‫اتصال فاعل إلدارة ناجحة‬

‫يرى خبراء اإلدارة ان أسلوب االتصال الداخلي والخارجي للشركات هو من أهم البنود التي تحدد مدى نجاح او‬
‫فشل العمل‪ ،‬فاالتصال الفاعل الذي لطالما سمعنا عنه في أساليب التربية والتعليم‪ ،‬هو نفسه اليوم يدخل في صلب‬
‫مناهج إدارة الشركات واالعمال لتحقيق نجاح المؤسسات للوصول إلى أهدافها وبأعلى مستويات جودة المنتج ‪.‬‬

‫وعلى إدارات الشركات أن تعي أهمية االتصال الفعال بكل األطراف المؤثرة والمتأثرة بخدمات المؤسسة ومن ثم‬
‫اإللمام بأنواع االتصال الناجح الستخدامه حسب متطلبات الموقف والجهة المتعامل معها وكذلك تلمس المعوقات في‬
‫سبيل التغلب عليها وإ يجاد بيئة ناجحة التصالها مع الطرف اآلخر‪ ،‬وتأكيد على موضوع البحث الرئيسي حول اإلدارة‬
‫بأسلوب االتصال ولتوليد قناعة أكيدة بأهمية االتصال الفعال لنجاح اإلدارة في أسلوب عملها وأنها تسير حثيثًا نحو‬
‫النجاح من خالل سبر الذات‪ ،‬ألن من ينجح في التعامل مع ذاته ويفهم أغوارها يعي قدراتها في سبر ذوات من‬
‫حوله ‪.‬‬

‫ومتى ما تحققت نجاح قدرته في االتصال اإلداري الفعال مع األطراف المؤثرة في عمله أدرك يقينًا وصول‬
‫مؤسسته إلى بر األمان وأنها قد اتخذت لنفسها السبيل الصحيح لتحقيق أهدافها ‪.‬‬

‫واالتصال بالتعريف‪ ،‬هو شبكة العمل التي يمكن من خاللها جمع المعلومات وهي عملية ضرورية لصنع القرار‬
‫الفعال‪ ،‬فهو الوسيلة التي تنتقل عبرها المعلومات المتعلقة بالقرارات وهو أساسي للتنفيذ‪ ،‬واالتصال في المنظمات‬
‫اإلدارية سواء كان مكتوبًا أو شفويًا‪ ،‬رسميًا أو غير رسمي‪ ،‬يكون متوجها نحو تحقيق هدف من األهداف الرئيسية‬
‫التي تدخل ضمن أولويات عمل المؤسسة وضمان نجاحها ‪ .‬وبصورة عامة يقصد منه ضمان تحقيق األداء على‬
‫المستويات كافة وبأعلى معايير الجودة‪ ،‬بحيث ينتج عنه تنفيذ القرارات وتحقيق لألهداف التنظيمية األخرى ‪.‬‬

‫ولتوضيح األهمية نرصد تعريفًا مبسطًا لالتصال الفعال بأنه “نقل المعلومات أو إرسالها بين شخصين أو أكثر”‬
‫كما يتضمن االتصال تبادل المعلومات بين الناس واآلالت‪ ،‬ويعد عملية حيوية للمنظمات الحديثة‪ ،‬ألنه مهم للقيادة‬
‫الفعالة وعمليات التخطيط والتنسيق والتدريب وإ دارة الصراع واتخاذ القرارات والعمليات التنظيمية االخرى ‪.‬‬

‫وتنبع أهمية االتصال الفعال في حياة اإلداري الناجح كما أثبتته الدراسات التي أجريت في مجال “السلوك‬
‫اإلداري” من أن الجزء األكبر من وقت رجل اإلدارة يقضيه في االتصال مع اآلخرين‪ ،‬وقد أظهرت إحدى الدراسات أن‬
‫اإلداريين يقضون ما بين ‪ %70‬و‪ %80‬من وقتهم في شكل من أشكال االتصال‪ ،‬نظرًا ألن كل جانب من جوانب‬
‫اإلدارة يرتبط بطريقة عملية االتصال وهو بدوره مؤثر كعامل من عوامل نجاح األداء في هذه الجزئية أم فشلها ‪.‬‬

‫لذلك يعد االتصال الفعال من األدوار المهمة للمدير والذي من خالله يستطيع أن يحقق العديد من األهداف‪ ،‬والبد‬
‫له أن يوجد البيئة المناسبة لتحقيق االتصال الناجح مع جميع األطراف‪ ،‬والبد كذلك من اإلشارة الى بعض اإلرشادات‬
‫الضرورية التي تضمن ذلك على صعيد االتصال الداخلي مع الموظفين‪:‬‬
 ‫جمع األفكار والمعلومات قبل أن تبدأ عملية االتصال‪ ،‬ألن الفشل في هذه النقطة يعكس انطباع صفة عدم التنظيم‬
‫على شخصية المدير‪ ،‬وبالتالي ضعف اإلنصات لعرضه للموضوع بشعور أنه ال يستحق االستماع ‪.‬‬

‫ال تناقش أي موضوع وأنت في حالة غضب‪ ،‬فالغضب قد يجعلك تقول أشياء ال تعنيها أو تفعل أشياء‪ ،‬قد تكلفك الكثير‬
‫فيما بعد‪ ،‬فخذ وقتك حتى تهدأ تمامًا وخطط أن تكون منطقيًا في مدخلك االتصالي مع الناس‪ ،‬وإ ذا كنت واقفًا فلتجلس‬
‫أو تغير وضعك أثناء الموقف الغاضب الى وضع آخر ‪.‬‬

‫كن مستعدا إلعطاء صورة محددة واضحة وصريحة في أي تفاعل اتصالي بينك وبين اآلخرين ‪ .‬فإذا لم تخبرهم‬
‫عن مشاعرك تجاههم بصورة واضحة وجلية‪ ،‬فإنهم سيضطرون للجوء إلى التخمين والتفسير الشخصي‪ ،‬مما يؤدي‬
‫إلى وقوعهم في االرتباك واالستياء والفشل والذي بدوره سيمتد إليك أنت بصورة أو بأخرى ‪.‬‬

‫إدراك أن الرسالة إذا كانت ضرورية بما فيه الكفاية لشخص ما ليستجيب لها ويحولها إلى فعل‪ ،‬فإنها ستكون مهمة‬
‫له حتى لو اخبرك احدهم بأنها مشكلة بسيطة فإنه يجب عليك أن تضع لها حًال حتى تمنع زيادة حدتها وتفاقهما ‪.‬‬

‫خذ وقتك في إرسال رسالتك بحرص ودقة لتجنب سوء التقدير‪ ،‬وافهم المقولة المشهورة جيدا “العجلة قد تكون سببا‬
‫في الهدر”‪ ،‬فعدم الدقة في استخدام رسائل االتصال المناسبة قد تؤدي الى تفسيرات خاطئة ومشاكل ال حصر لها‬
‫تتطلب أوقاتًا إضافية لحلها ‪.‬‬

‫تجنب محاولة إكراه اآلخرين على القيام بعمل ما‪ ،‬أو حتى الضغط عليهم ألن ذلك سيؤدي إلى االستياء واإلحباط‬
‫وإ فساد العالقة وسد طرق االتصال الناجح ‪.‬‬

‫حاول أن تكون متسقًا في تعاملك مع اآلخرين‪ ،‬فبهذه الطريقة تنجح في تخفيف ضغوط العمل على العاملين حولك‬
‫فمعاملتهم بعدل ومساواة يكون بمثابة رسالة ناجحة تؤدي إلى كسبك ثقتهم وتعزز شعورهم باهتمامك بهم وتقديرك‬
‫لنشاطهم ‪.‬‬

‫اعترف بأخطائك‪ ،‬واجعل من نفسك أعالما باألخطاء‪ ،‬تقليًال لمرات االحتكاك باآلخرين‪ ،‬في مواقف اتصال من أجل‬
‫النقاش أو صراع على شيئًا ما ‪.‬‬
‫كن مستعدًا لمساعدة اآلخرين‪ ،‬فمساعدة اآلخرين تعزز فرصة كسب حبهم وتزيد أعداد المؤيدين المحيطين بك ‪.‬‬
‫امدح اآلخرين إذا ما قاموا بعمل ناجح‪ ،‬فمعظم الناس يرغبون بل هم بحاجة ماسة إلى التقدير وذلك يشعرهم أنك مؤيد‬
‫وداعم لهم ‪.‬‬

‫ال تنتقد أبدًا شخصًا أمام اآلخرين‪ ،‬واحرص على تنفيذ المقولة “امدح عالنية‪ ،‬وانتقد سرا”‪ ،‬والفشل في تحقيق ذلك‬
‫ستكون نتائجه وخيمة وعديدة ‪.‬‬

‫احترم المعلومات السرية التي يشاركك فيها آخرون‪ ،‬فال تعطها ألحد‪ ،‬فإذا فعلت فربما تكون آخر المعلومات التي‬
‫تحصل عليها من ذلك الشخص‪ ،‬وسوف تعرض سمعتك في مجال أمانة المعلومة الى عدم الثقة ‪.‬‬
 ‫احكم على الموظفين من خالل األشياء التي يمكن أن يسألوا عنها ال ما ال إرادة لهم به كالسن‪ ،‬والجنس‪ ،‬وفي‬
‫هذا ضمان لسالسة االتصال حيث البد من التأكد من أن قنوات االتصال مفتوحة وبإيجابية تصاعديًا وتنازليًا بين‬
‫اإلدارة والموظفين ‪.‬‬

‫االتصال الشفهي‬

‫تعتبر الخطابة كأداة من أدوات االتصال الشفهي‪ ،‬فن مشافهة الجمهور للتأثير فيهم أو استمالتهم‪ ،‬فالخطابة علم ذو‬
‫قواعد وأصول وأساليب البد من تعلمها ثم التدريب عليها مع امتالك المقدرة النفسية والموهبة‪ ،‬فهي ترتكز على‬
‫أمرين أساسيين هما‪ :‬العلم والموهبة‪ ،‬وهي تحتاج إلى تمرس ألنها توجه إلى الطرف اآلخر مباشرة‪ ،‬واألصل فيها‬
‫االرتجال مع سبق اإلعداد ومن صفات الخطيب الجيد أن يجيد االلتزام بالقواعد الست التالية‪:‬‬

‫‪ -‬أن تعرف متى تتحدث ومتى تتوقف عن الكالم ‪.‬‬

‫‪ -‬استخدام األشياء التي تهم اآلخرين ‪.‬‬
‫‪ -‬استخدام اللغة السهلة والعبارات الواضحة غير المبهمة ‪.‬‬
‫‪ -‬الحديث بعيدًا عن التفاخر ‪.‬‬
‫‪ -‬أن تكون اِإل شارات طبيعية ‪.‬‬
‫‪ -‬المحافظة على التواصل بالعين ‪.‬‬
‫‪ -‬التحدث بوضوح واختصار ‪.‬‬
‫‪ -‬القدرة على قراءة اإلشارات غير اللفظية ويعبر عنها المستمع بتعبيرات جسدية ‪.‬‬
‫‪ -‬تجنب الكلمات الغامضة ‪.‬‬
‫‪ -‬االبتعاد عن التكرار ولو بهدف توصيل الرسائل ‪.‬‬
‫‪ -‬الحديث عن فكرة محددة واحدة في كل جملة ‪.‬‬
‫‪ -‬الصمت قليًال أثناء الحديث للتفكير ومالحظة ردود األفعال ‪.‬‬
‫‪ -‬استخدم وسائل إزالة التشويش عن المستمع ‪.‬‬
‫‪ -‬ال تبدأ فكرة جديدة قبل االنتهاء من األولى ‪.‬‬
‫‪ -‬اختصر في جملك وأفكارك ‪.‬‬
‫‪ -‬تخيل كلماتك على شاشة عقلك قبل أن تنطق بها ‪.‬‬
‫‪ -‬ضع المعلومات المهمة في بداية ونهاية الجمل ‪.‬‬

‫المدير الناجح في االتصال‬

‫يستطيع المدير أن يتواصل مع العاملين ويحصل على مكانة‪ ،‬ونفوذ وتأثير قويين‪ ،‬فاالتصال الجيد يساعده في‬
‫الحصول على النتائج التي يرغبها‪ ،‬ومن الحقائق التي ال يغفلها المديرون في هذا الصدد أن ال ‪ 500‬كلمة األكثر‬
‫شيوعًا في اللغة اإلنجليزية لها ‪ 14000‬تعريف بالمعجم‪ ،‬ويعني ذلك أن متوسط معاني كل كلمة يصل إلى ‪ 28‬معنى‪،‬‬
‫فأي المعاني تقصد حينما تنطق بالكلمة؟ إذًا عليك أن تدرك أهمية ما يلي‪:‬‬
 ‫‪ -1‬االتصال القوي والمؤثر يأتي من القوة الداخلية للمرء وال يستمد من اآلخرين ‪.‬‬
‫‪ -2‬عليك التفاعل مع كل شخص في عملك أو مؤتمرك أو محيطك ‪.‬‬
‫‪ -3‬قلة الوقت المتاح ليس عذرا ‪.‬‬
‫‪ -4‬استثمار وقت الراحة بااللتقاء باألشخاص باستخدام قنوات االتصال المناسبة ‪.‬‬
‫‪ - 5‬في اجتماعاتك ال تنتظر المتأخرين وكأنك تعلمهم أن التأخير ال غبار عليه فبذلك تعاقب المنضبطين ‪.‬‬
‫‪ -6‬بسط صياغة الرسالة التي تسمعها كي تضمن صحة البث واالستقبال ‪.‬‬
‫‪ -7‬تذكر أنه كلما حققنا مقدارًا كبيرًا من فهم اآلخرين زاد نجاحنا في إدارة عملنا ‪.‬‬
‫‪ -8‬كلما قل فهمنا واستيعابنا كثرت مناوراتنا وأخطاؤنا ‪.‬‬
‫‪ -9‬الجأ إلى التفسير والتأويل إليجاد األعذار ‪.‬‬
‫‪ -10‬الكلمات وإ ن كان لها معاٍن إال أن الناس هم الذين يضفون الدالالت ‪.‬‬
‫‪ -11‬الكلمات ما هي إال رموز وليست حقائق واقعة ‪.‬‬
‫‪ -12‬الكلمات ليست مطلقة في حد ذاتها ولكن يتم تعليمها ‪.‬‬
‫‪ -13‬المعاني ممكن دفنها أو إخفاؤها في ثنايا الكالم ‪.‬‬
‫‪ -14‬الكلمات مشبعة بتأثيرات العرق والدين والنوع ‪.‬‬