Yürürlük Tarihi : 05.03.

2007
KALİTE KAYITLARININ KONTROLÜ Döküman No : PP02
PROSEDÜRÜ Rev.No./Tarihi :00
Sayfa No : 1/2

1.0 AMAÇ

Kuruluş içersinde Kalite Yönetim Sistemi kapsamında tutulan tüm kalite kayıtlarının tanımlanması, arşivlenmesi,
korunması, geri çağırılması, saklama süreleri, imha şekli için bir sistem oluşturmak.

2.0 UYGULAMA ALANI

Tüm Birimler

3.0 SORUMLU

Yönetim Temsilcisi

4.0 TANIMLAR
4.1 Kalite kayıtları : Kalite sistemi oluşturulan formlar

5.0 İLGİLİ DOKÜMANLAR

Tüm Kayıtlar

6.0 UYGULAMA DETAYI

6.1 Tüm kalite kayıtları silinmez yazım aracı ile ( tükenmez kalem, dolma kalem, bilgisayar yazılımı vb. )
okunaklı tutulmalıdır. Kalite kayıtlarında silinti, kazıntı, olmamalıdır; tipex kullanılmamalıdır, yanlış
yazılması durumunda üstü çizilerek yanına doğrusu yazılmalıdır.

6.2 Tüm bölüm sorumluları tarafından yıl içinde tutulan kalite kayıtlarının tasnifleri yapılır.

6.3 Kalite Kayıtlarının dökümü, düzenleme adeti, dağıtım yerleri, saklama süreleri, koruma şekilleri, imha
şekilleri, Yönetim Temsilcisi tarafından yapılan kalite kayıtları sorumluluk tablosunda belirtilmiştir.

6.4 Saklama süresi biten bütün kayıtlar el ile okunmayacak kadar küçük parçalara ayrılarak yırtılır ve imha
edilir. İmha edilen kağıtlar kağıt için ayrılan ayrı çöp kutularına atılır. Hazırlanan tüm dokümanların
yedekleri CD’lere ya da flash disklere yedekleri alınır ve 6 ayda bir yedekler güncellenir . Güncelliğin
takibi yedek alınırken dosya alındığı tarihe göre isimlendirilerek yapılır.

6.5 Gelen Evrakların Dosyalanması

6.5.1 Çeşitli Resmi ve Özel Kuruluşlardan gelen evraklar ( fakslar hariç ), Gelen Evrak Klasörüne
yerleştirilir.

6.5.2 Gelen evrak faks ise, Yazının içeriğine göre gerekli ise Genel Müdüre verilir.

6.5.3 Gelen Doküman şirketimizin abone olduğu bir yayın ise;

Gelen Doküman abone olunmuş bir Doküman ise Genel Müdür’e verilir ve Genel Müdür’ün
uygun gördüğü personel/birime iletilir.

HAZIRLAYAN : ONAYLAYAN :
Yönetim Temsilcisi Genel Müdür
 Yürürlük Tarihi : 05.03.2007
KALİTE KAYITLARININ KONTROLÜ Döküman No : PP02
PROSEDÜRÜ Rev.No./Tarihi :00
Sayfa No : 2/2

6.6 Giden Evrakların Dosyalanması

a. Şirket bünyesindeki günlük yazışmalar ve fakslar dosyalarına tarih, sayı ve konusuna gore , her
iş grubuna ait olan klasörlere konularak muhafaza ve takip edilir.

6.7 Çeşitli Sözleşmeler ve Kıymetli Evrakların Dosyalanması

a. Resmi kuruluşlarla, tedarikçilerle veya diğer şahıs ve kuruluşlarla yapılan Sözleşmelerin
muhafaza ve takibi Yönetim Temsilcileri tarafından yapılır. İdarelerle yapılan Sözleşmeler,
Sözleşme yapılan işe ait yeni bir dosya oluşturularak dosyasında muhafaza edilir. Her türlü
kıymetli evraklar ise ilgili dosyasında muhafaza ve takip edilir.

6.8 Bilgisayar Üzerinde Kayıtların Saklanması,

a. İş bazında hazırlanan bütün çalışmalar bir araya toplanır ve bu suretle iş bazında elektronik
arşiv oluşturulur. Bu amaçla yazılabilir CD’ler kullanılmaktadır. İşin bitiminde, o işte görevli kişiler
tarafından işle ilgili Dokümanlar ( çizimler, raporlar, v.b. tüm materyaller ) şirket bünyesinde
belirlenen bir bilgisayarın sabit diskinde toplanır. Daha sonra bu bilgiler CD’ lere kaydedilir. Eğer
idareler tarafından işin elektronik ortamda teslim edilmesi isteniyorsa, bir kopyada idareye teslim
edilir. Şirkette kalacak CD’ ler şirket yönetimi tarafından belirlenmiş CD arşivleyecek kişiler
tarafından muhafaza edilir. Gerekli olduğu durumlarda bir kopyada ilgili birimlere verilir.

6.10 Bilgisayar Üzerinde Doküman Kayıtlarının Saklanması,

İş bazında hazırlanan Doküman kayıtları Yönetim Temsilcisi tarafından her ayda bir CD’ lere yedekleri alınır ve
muhafaza edilir.
7.0 DAĞITIM
Tüm Birimler

HAZIRLAYAN : ONAYLAYAN :
Yönetim Temsilcisi Genel Müdür