PRO-BCA-GEN-001 Elaboracion y Control Documentos Rev.0

Edición: 1
PROCEDIMIENTO ELABORACION Y Vigencia: 05-01-08

CONTROL DE DOCUMENTOS 1
Página:
CODIGO: PRO-BCA-GEN-001
Preparado por: Cargo: Revisado Por: Cargo: Aprobado por: Cargo:
Hernán Duarte P. Asist. Calidad Felipe Castillo A. Jefe Calidad. Julio López G. Ingeniero Administrador.
CONTROL MODIFICACIONES DOCUMENTOS
Modificación Nº Modificación Descripción de Fecha Firma Jefe de Firma autorización

Pagina (s) la Modificación área generadora (administrador)
1 4 Se agrega nuevos 05-01-2008
procesos los cuales
son: Medio
Ambiente y Obras
Civiles.
INDICE
Edición: 1
Página:
1. PROPOSITO 3
2. ALCANCE 3
3. RESPONSABILIDADES 3
4. EQUIPOS Y MATERIALES 3
5. DESCRIPCION DEL PROCESO 3
5.1. Definiciones 3
5.2. Contenidos 4
5.3. Códigos de identificación de documentos 5
5.4. Formatos del documento 5
5.5. De la aprobación del documento 6
5.6. Distribución y control del documento 6
5.7. Modificaciones 6
5.8. Retiro o eliminación de documentos 6
5.9. Control de documentos externos 7
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIAS 7
7. ANEXOS Y REGISTROS 7
 Anexo 1 – Formato control de modificación 8

 Anexo 2 – Formato de procedimiento y instructivo 9
 Anexo 3 – Formato registro control de documentos 10
 Anexo 5 – Formato registro control de documentos externos 11
1. PROPOSITO
Definir y estandarizar formatos y metodologías para la correcta elaboración de documentos del Sistema de Gestión de Calidad
(SGC).
Establecer los controles necesarios para la aprobación, revisión, actualización, distribución y control de la documentación.
Edición: 1
Página:
2. ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a todos los documentos involucrados en el SGC de la Organización.
3. RESPONSABILIDADES
Administrador: Es el responsable de determinar las responsabilidades de elaboración de los documentos, de la aprobación y la

constante revisión de ellos. Además debe determinar las necesidades de creación de documentos.
Jefes de Áreas: Son los responsables directos de elaborar; actualizar; modificar y mantener un registro de los documentos que
se mantienen en su área de trabajo, como también la difusión de los mismos y cumplimiento por partes de los usuarios
directos.
Jefe Calidad y Control Documentos: Mantener un control adecuado de todos los documentos, con la finalidad que el proceso
de actualización de documentos, se materialice y que dicho control sea permanente en el tiempo.
4. EQUIPOS Y MATERIALES
Aquellos que se encuentren involucrados en el proceso y que puedan prestar apoyo al mejoramiento de este.
5. DESCRIPCION DEL PROCESO:
5.1 Definiciones
Procedimiento: Documento de formato normalizado en el que se describen las responsabilidades de todos los cargos que
intervienen en un proceso administrativo y/u operativo, describiendo las actividades o pasos que deben ejecutarse en dicho
proceso. Se define a los responsables COMO proceder.
Instructivo: Documento de formato normalizado en el cual se describe, en forma detallada, los sucesivos pasos y COMO que
se han de cumplir para llevar a cabo el control efectivo de determinadas actividades o procesos incluidos en un procedimiento.
Elaboración: Es la acción de confeccionar la documentación, en forma y contenido, según las pautas indicadas en éste
procedimiento.
Revisión: Es la acción de verificar que el documento es técnicamente adecuado y que cumpla el objetivo de constituir un
método efectivo para el cumplimiento de la actividad o proceso.
Aprobación: Es la acción de asegurar que el documento cumple las especificaciones de elaboración de documentos y de que
sea apropiado a los objetivos del sistema de gestión de calidad.
Modificaciones y reediciones: Es la actividad de realizar los cambios requeridos en la documentación original y generación
de nuevas ediciones que reemplazan y cancelan las anteriores.
Eliminación: Es la actividad de destruir la documentación declarada obsoleta.
Originador y/o Modificador: Es cualquier trabajador que elabora o propone modificaciones y/o mejoras. Es el responsable
por la adecuación técnica u operacional del documento.
Aprobador: Persona responsable de la aprobación del documento.
Usuario: Son todas aquellas personas que utilizan la documentación para la actividad o proceso en el que se desempeñen.
Edición: 1
Página:
Documento Controlado: Es todo documento que está sujeto a control de modificaciones, distribución y custodia.
5.2 Contenidos
Tabla contenidos requeridos para elaboración de documentos
Procedimientos Instructivos
 Registro Control modificaciones  Registro Control modificaciones
 Índice
 1- Propósito  Propósito
 2- Alcance
 3- Responsabilidades  Responsabilidades
 4- Equipos y materiales  Equipos y materiales
 5- Descripción de la actividad  Descripción de la actividad
 5.1- Definiciones
 6- Documentos de referencia  Documentos de referencia
 7- Anexos y registros  Anexos y registros
 Registro Control de modificaciones: Mantiene actualizados los cambios o modificaciones efectuadas en cada
documento.
 Índice: Identifica los contenidos principales del documento
 Propósito: Se debe explicar la finalidad del documento en cuanto al proceso a describir.
 Alcance: Límites y/o procesos dentro de los cuales tiene alcance el documento.
 Responsabilidades: Indica el cargo que tendrá la responsabilidad de implementar el documento.
 Equipos y materiales: Detalla los equipos, instrumentos y materiales críticos para el resultado del proceso que son
necesarios para efectuar la actividad. Incorpora sólo los elementos que son críticos en función de los atributos
definidos para el proceso.
 Descripción de la actividad: Descripción paso a paso y en orden lógico un proceso, poniendo especial énfasis en
aquellos que puedan afectar los procesos del SGC.
 Definiciones: Describe la estandarización de conceptos utilizados en el documento.
 Documentos de referencia: Aquellos que están involucrados directamente con la actividad descrita.
 Anexos y registros: Aquellos documentos y registros que son utilizados para el cumplimiento del documento.
5.3 Códigos de identificación de documentos
Para facilitar el ordenamiento, identificación y control de los documentos, se les asignara un código de identificación explicado
a continuación.
 Tipo de documento
Documento Código
Plan P
Reglamento R
Procedimiento PRO
Instructivo INS
 Identificación empresa
empresa Código
Besalco Cerro Alto BCA
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Página:
 Proceso
Proceso Código
General GEN
Operaciones Mina OPM
Mantenimiento MAN
Administración ADM
Bodega BOD
Prevención de Riesgos (HSEC) HSEC
Medio Ambiente GMA
Obras Civiles CIF
Oficina Técnica OFT
 Numeración: La numeración será correlativa desde la aprobación del primer documento, se efectuara por cada
proceso.
Ejemplo código de identificación de documentos.
 Procedimiento mantenimiento correctivo: PRO-BCA-MAN-01
5.4 Formato del documento
a) Formato control de modificaciones indicado anexo 1
b) Formato de procedimiento y instructivo indicado en anexo 2.
c) Titulo del documento: Indicado en el lugar indicado como titulo en anexo 2, debe ser escrito en mayúsculas, negrilla,
centrado.
d) Recuadro de Elaboración, revisión y aprobación: Indica la persona que tuvo la responsabilidad de elaborar, revisar y
aprobar un documento. Acorde a formato anexo 2
e) Recuadro código: Identifica al documento y sirve para su ordenamiento. Acorde a formato anexo 2
f) Recuadro Edición: Indica mediante un numero las veces que ha sido modificado y revisado. Acorde a formato anexo
2
g) Recuadro vigencia: fecha desde que esta vigente el documento desde su elaboración o ultima revisión. Acorde a
formato anexo 2
h) Recuadro pagina: Indica el número de páginas del documento. Acorde a formato anexo 2
5.5 De la aprobación del documento
El documento elaborado, deberá ser entregado al departamento de calidad para una revisión previa del documento,
posteriormente el departamento de calidad entregará a una persona designada por el administrador de faena para su revisión
final, el cual, terminada la revisión hará entrega al administrador de faena, para que apruebe dicho documento, el cual será
Edición: 1
Página:
entregado al Departamento de calidad y control documentos para su respectivo control, la cual, se explica (punto 5.6) de este
documento.
5.6 Distribución y control del documento
Se mantendrá una copia con carácter de original por el Departamento de Calidad y Control de Documentos, donde se deberá
mantener registro maestro como control interno de los documentos debidamente aprobados. Además deberá distribuir una
copia con carácter de documento controlado para las áreas que deban mantenerlo, donde cada área deberá mantener un
control de los documentos que mantienen (anexo 3 – registro control de documentos).
5.7 Modificaciones
Las modificaciones pueden ser propuestas por cualquier integrante de la organización, deberán ser canalizadas a través de la
jefatura directa, las que deben ser analizadas por el administrador, jefe de rea y en caso de aplicar modificación, generarla para
luego seguir con el paso de aprobación del documento (ver 5.3).
Las modificaciones de los documentos serán registradas luego que el cambio sea aprobado, quedando registrada en la hoja de
registro interno Control de modificaciones documentos (ver anexo 1), este registro acompañara como primera hoja cualquier
documento controlado del SGC.
5.8 Retiro o eliminación de documentos
Un documento será retirado cuando este sufra modificaciones y su edición sea cambiada, esto será efectuado por el
departamento de calidad y control de documentos, quien llevara un registro interno de la cantidad de ejemplares del documento
y su ubicación, lo cual se hará efectivo mediante un correo electrónico ha las personas responsables de su almacenamiento
solicitando su entrega para su posterior destrucción.
El departamento de calidad y control de documentos mantendrá una copia como histórico, en este caso la original que
mantiene el mismo departamento, identificándolo con el timbre obsoleto.
5.9 Control de documentos externos
Se define como Documento externo:
 Todo aquel que no tiene su origen al interior de la organización, sino que fuera de ella y que sea útil para nuestro
SGC.
Serán controlados mediante un registro de Control de documento externo (anexo 4).
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
No hay
7. ANEXOS Y REGISTROS:
Anexo 1 – Formato control de modificación

Anexo 2 – Formato de procedimiento y instructivo
Anexo 3 – Formato registro control de documentos
Anexo 5 – Formato registro control de documentos externos
Edición: 1
Página:
Anexo 1
Edición: 1
Página:
Anexo 2
Revisión: 0
Edición: 1
Página:
Vigencia:
TITULO Página:
CODIGO:
Edición: 1
Página:
Anexo 3
Edición: 1
Página:
Anexo 4

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PROCEDIMIENTO ELABORACION Y Vigencia: 05-01-08

CONTROL MODIFICACIONES DOCUMENTOS

Modificación Nº Modificación Descripción de Fecha Firma Jefe de Firma autorización

5. DESCRIPCION DEL PROCESO 3

 Anexo 1 – Formato control de modificación 8

Este procedimiento es aplicable a todos los documentos involucrados en el SGC de la Organización.

Administrador: Es el responsable de determinar las responsabilidades de elaboración de los documentos, de la aprobación y la

5. DESCRIPCION DEL PROCESO:

Eliminación: Es la actividad de destruir la documentación declarada obsoleta.

Aprobador: Persona responsable de la aprobación del documento.

5.3 Códigos de identificación de documentos

Ejemplo código de identificación de documentos.

 Procedimiento mantenimiento correctivo: PRO-BCA-MAN-01

5.4 Formato del documento

a) Formato control de modificaciones indicado anexo 1

b) Formato de procedimiento y instructivo indicado en anexo 2.

5.5 De la aprobación del documento

5.6 Distribución y control del documento

5.9 Control de documentos externos

Se define como Documento externo:

Serán controlados mediante un registro de Control de documento externo (anexo 4).

Anexo 1 – Formato control de modificación

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