Access

БАЗИ НА ПОДАТОЦИ

Поими: бит, бајт, поле, запис, датотека, ентитет, атрибут, база на

податоци, релациона база на податоци, идентификационо поле
(клуч)

1. Логичка и физичка организација на податоци

логичка организација
бит- најмала организациона единица

Датотека- множество од записи со иста структура (ист број и тип на

полиња)

Kога е потребно да се обработат податоци од повеќе датотеки ,

тогаш датотеките се поврзуваат во логички систем наречен база на
податоци

физичка организација ( зачувување на надворешни медиуми : диск,

усб, ....)
2. База на податоци

Пример за организација на податоци и поставување на релации

меѓу податоците

Се брише и информацијата за курсевите Word i PowerPoint

Подобар начин :

Табела за вработени
Табела за курсеви
Табела за завршени курсеви
(врската меѓу нив е со идентификациони броеви ( шифри) )
- основни поими

ентитет - секој запис

атрибут - секоја карактеристика (поле во ентитетот)

Датотеките графички се претставуваат со табели, составени од

редици и колони. Редиците претставуваат записи, колоните полиња
во записите.
Сите записи во табелата се различни. Секој запис има сопствени
податоци во полињата, со што се карактеризира како посебен
објект наречен ентитет.
Записите имаат иста структура (ист број и тип на полиња). Едно
поле изразува една карактеристика на сите ентитети. Ваквите
карактеристики се нарекуваат атрибути.
Пред да се изработи база на податоци, се прави анализа на барањата
што таа треба да ги задоволува (што се очекува од базата, односно
кои ќе бидат нејзини корисници). Системот за управување со базата
треба да овозможува нејзина надградба, проширување, измени.
Базата се состои од повеќе табели помеѓу кои се поставени
одредени релации. Таквата база се нарекува релациона база на
податоци.
При дефинирање на податоците кои се внесуваат во табелата
пожелно е тие да бидат во попроста форма. На почетокот се задава
типот на секое поле, т.е. каков тип податоци ќе содржи полето:број,
текст, датум .... Се поставува и поле - примарен клуч, со кој се
поставуваат релации на табелата со другите табели во базата.
ЗАПОМНИ:

Множество од записи со иста структура (ист број и тип на полиња)

се нарекува датотека. Кога е потребно да се обработат податоци од
повеќе датотеки, тогаш датотеките се поврзуваат во логички систем
наречен база на податоци.

База на податоци претставува организирана колекција на меѓусебно

поврзани податоци кои се чуваат на една или повеќе табели. Базата
e збирка или колекција на податоци кои обично ги опишуваат
активностите на една или повеќе сродни организаци

Базите на податоци нудат организиран механизам за складирање,

управување и превземање информации. Тие го прават тоа преку
употреба на табели.

Пример: Една база на податоци може да ги содржи податоците за

едно цело училиште и од неа ќе може да се добијат одговори на
прашања како: Кои ученици поминале одлични? Кои ученици
имаат повеќе од 10, а помалку од 20 неоправдани изостаноци? Кој
клас има најдобар успех? Кои ученици доаѓаат од гимназија
“Св.Климент Охридски?“ Кои ученици учат во паралелката II-
5? Кои наставници се класни раководители? Кој наставник на кој
клас е класен раководител? Кој наставник кои предмети ги предава
и во кои класови?. . . и други вакви прашања на кои сакаме да
добиеме одговор.

Всушност, базите на податоци се креираат со таа цел, да се добијат

одговори на голем број прашања, за доста кратко време, за разлика
од рачната обработка на податоци.

Поставување релации помеѓу табелите

Релациите помеѓу табелите треба да бидат логички. Пример

- Еден клиент изнајмил филмови многу пати

- Еден филм е позајмен многу пати

Значи врската помеѓу табелата Клиенти и Позајмувања, како и

табелата Филмови и Позајмувања е еден према многу .Тоа се
означува со 1:n ( во Access тоа се означува со 1:∞ ) . Покрај оваа
релација постојат и 1 : 1 и n:n релации.

Откако се креирани повеќе табели со соодветни примарни клучеви,

може да се креираат релации помеѓу табелите. При тоа треба да се
дефинира и терминот Секундарен ( надворешен) клуч, кој
претставува примарен клуч од табела што е копија во друга табела
(каде не е примарен клуч) и се употребува за меѓусебно поврзување
на табелите.

За да се постават релации помеѓу табелите, треба да се направат

следниве чекори:

Access

Во базата на податоци, одберете Database Tools, Relationship или

кликнете на копчето Relationship на лентата со алатки.
Се појавува дијалог прозорец Show Table, во кој се избираат
соодветните табели и се кликнува на копчето Add.

Потоа, секоја табела се појавува во прозорецот Relationship.

Селектирајте го заедничкото поле во табелата каде што таа е
примарен клуч, одвлечете го и пуштете го на неговата копија
(полето со исто име) во другата табела. Се отвора Edit Relationship
прозорецот.

Edit Relationship прозорецот ги покажува полињата кои ќе бидат

поврзани. Со кликнување на Create се креира релацијата, која ја
претставува линијата која ги спојува двете полиња во прозорецот.

ПРИМАРЕН КЛУЧ

Што е примарен клуч?

Во светот на бази на податоци , примарниот клуч на релациона

табела еднозначно го идентификува секој запис во табелата. Базите
на податоци користат клучеви за споредување, сортирање и
зачувување на евиденција и за создавање врски помеѓу записите.

Изборот на примарен клуч во базата на податоци е еден од

најважните чекори во процесот. Тоа може да биде
нормален атрибут кој е загарантиран да биде уникатен, како што е
бројот на социјално осигурување на маса со не повеќе од еден запис
по лице или - по можност - може да биде генериран од системот за
управување со бази на податоци, како што е глобален единствен
идентификатор. Примарните клучеви може да се состојат од еден
атрибут или повеќе атрибути во комбинација.
Примарните клучеви се единствените линкови до поврзани
информации во другите табели каде се користи примарниот клуч.
Мора да се внесе кога е направен запис и никогаш не треба да се
менува. Секоја табела во базата на податоци има колона или две
специјално за примарниот клуч.

Пример за примарен клуч

Замислете дека имате табела со ученици која содржи запис за секој

студент на универзитет. Уникатниот студентски број на ученикот е
добар избор за примарен клуч во табелата СТУДЕНТИ. Првото и
презимето на студентот не се добри избори, бидејќи секогаш
постои можност повеќе од еден студент да го има истото име.

Други лоши избори за примарни клучеви вклучуваат ZIP код,

адреса за е-пошта и работодавач, од кои сите можат да променат
или да претставуваат многу луѓе. Идентификаторот што се
користи како примарен клуч мора да биде уникатен. Дури и
броевите за социјално осигурување може да се променат кога
Управата за социјално осигурување повторно назначува број на
некој кој бил погоден од кражба на идентитет. Некои луѓе дури
немаат број за социјално осигурување. Сепак, бидејќи двата случаи
се ретки. Броевите за социјално осигурување може да бидат добар
избор за примарен клуч.

Совети за избор на добри примарни клучеви

Кога ќе го изберете вистинскиот примарен клуч, пребарувањата за

базата на податоци се брзи и сигурни. Само запомни:

Бидете кратки . Бидејќи примарниот клуч се користи за

пребарувања и споредби, краток примарен клуч значи дека
системот за управување со бази на податоци може да го обработи
побрзо од долг примарен клуч.
Користете број за примарниот клуч секогаш кога е
можно.Системи за управување со бази на податоци обработуваат
типови на типови на податоци побрзо од типовите на податочни
карактери.

Бидете едноставни. Не користете специјални карактери, вметнати

места или мешавина од горна и помала капитализација.

Никогаш не менувајте го примарниот клуч откако ќе го доделите.

Работна околина на Access

Стартување на Access

Креирање на нова база (опиши ја постапката на креирање празна

база и користејќи некој шаблон)
Прозорец на Access (со оглед на унифицираноста на објектите под
Windows и некои елементи на прозорецот access se идентични со
прозорците на изучените апликации )
Објекти Објаснување
Табели Основен елемент на Access е табела во која се
наоѓаат полиња и записи
Прашалници Обезбедуваат начин на прикажување само на
податоците кои се потребни (одговорите се
добиваат од податоци од повеќе табели)
Формулари Објекти преку кои се внесуваат податоци ,
интерфејс на корисникот за табелите (За
прегледност и ракување со записите)
Извештаи Врз основа на табелите и прашалниците се
дизајнираат извештаи во кои се сумираат
информации во формат прегледен за печатење
( содржат податоци од повеќе табели)