SİSTEM YAKLAŞIMI

SİSTEM KAVRAMI
Sistem;
- “belirli parçalardan (alt birimlerden, alt sistemlerden)
oluşan,
- Bu parçalar arasında belirli ilişkiler olan,
- Bu parçaların aynı zamanda dış çevre ile ilişkisi
olduğu, bir bütün”dür.
Bu doğrultuda “sistem” denildiği zaman belirli
parçalardan (bölümlerden, alt-sistemlerden)
oluşan bir bütün anlaşılmaktadır. Burada;
- bütünü oluşturan parçaların her birinin kendine
özgü işleyiş özelliği olması, ve
- Aynı zamanda her birinin etkinliğinin de diğer
parçaların işleyişine bağlı olması,
- Parçaların durumunda ya da işleyişindeki
değişimin diğer parçaları (alt sistemleri) ve
sistemin bütünün etkileyebilmesi
Sistemi diğer yaklaşımlardan ayıran en önemli
özelliklerdir.
SİSTEM YAKLAŞIMININ GENEL
ÖZELLİKLERİ
 Sistem-alt sistem özelliği
 Açık ve kapalı sistem özelliği
 Dış çevre özelliği
 Sistemin sınırları
 Entropi özelliği
 Değişkenler ve parametreler
 Dinamik denge özelliği
 Girdi-Çıktı-Geribesleme(Feedback) özelliği
Sistem-alt sistem özelliği
Bir sistem çeşitli parçalardan oluşmaktadır. Bu parçalar
alt-sistem olarak adlandırılır. Mekanik, biyolojik,
sosyal tüm sistemlerin alt sistemleri vardır. Eğitim ve
ücret yönetimi, insan kaynakları yönetiminin bir alt
sistemidir. İnsan kaynakları bölümü de işletmenin alt
sistemidir. İşletme ise bulunduğu endüstrinin alt
sistemidir.
Bir sistem olarak işletme
Ülke ekonomisi
X
endüstri
dalı Rakip
işletme
İşletme Rakip
işletme
İKY Pazar
lama

Ar-Ge
Üre
Finans tim
Rakip
işletme
Y
endüstri
dalı
Açık-kapalı sistem özelliği
Her sistem belirli bir çevrede faaliyet gösterir. Sistem ile
faaliyette bulunduğu çevre arasında enerji, bilgi ve
materyal alışverişi varsa, bu tür sistemler açık sistem,
yoksa, sistem kapalı sistemdir. Biyolojik ve sosyal
sistemler açık sistemlerdir. Mekanik sistemler ise
genellikle kapalıdır.
Açık sistem, çevresinden veya başka sistemlerden enerji,
bilgi ve materyal alır, bunları işler ve çeşitli formlarda
tekrar çevresine veya başka sistemlere gönderir.
Girdi-Süreç-Çıktı-Geribesleme özelliği
Girdi, sistemin belirli bir düzeyde faaliyet
gösterebilmek için çevresinden aldığı herşeydir. Bu
girdiler belirli bir teknolojik süreç ile çıktılar
(mal/hizmetler) haline gelir. Çıktılar tekrar
sistemin dışında yer alan çevreye verilir. Geri
besleme, bu akışın normal ve kesintisiz olmasını
sağlamak amacıyla çıktı ve süreç safhalarından
girdi safhasına doğru olan bir bilgi akışını ifade
eder. Bu akış sistemin dengeli durumunu
korumasını sağlar.
Dış çevre

Girdiler çıktılar
Süreç
Hammadde (transformasyon) Mal ya da hizmet
Ve malzemeler Kar/zarar
Finansal kaynak Müşteri tatmini
İşgücü Sistemin sınırları
atıklar
Enerji
Pazar bilgisi

Geri Besleme
(Feedback)
Dış çevre özelliği
Bütün sistemler belirli bir çevrede faaliyette bulunurlar.
Sistemin dışında kalan her şey çevreyi oluşturur.
Kapalı sistemlerin çevreleri ile ilişkileri olmadığından,
bu sistemler için çevrenin önemi çok azdır. Fakat açık
sistemler için çevre son derece önemlidir. Çevrenin
önemi, sistemi ve işleyişini etkileyecek potansiyeli
taşımasından ileri gelmektedir.
Sistemlerin sınırları vardır
Sınır, sistemin iç yapısına ait değişkenleri, sistemin
çevresine ilişkin faktörlerden ayırır. Sınır sistemin
nerede başlayıp nerede bittiğini gösterir ve her
sistemin bir sınırı vardır. Kapalı sistemlerde sınırlar
katı ve çevre ile alışverişe genellikle kapalıdır. Açık
sistemlerde ise sınırlar oldukça esnek ve çevre ile
alışverişe açıktır.
 Örnek olarak, organizasyonlarda üretim birimlerinin
kapalı sistem eğilimi göstermesine karşılık pazarlama
veya araştırma geliştirme birimleri açık sistem özelliği
gösterecek, dolayısıyla bu tür alt sistemlerin sınırları
dışarıdan bilgi vs. akışına müsaade edecektir.
Entropi özelliği (pozitif-negatif)
Sistemlerde enerjinin tükenmesi, faaliyetlerin bozulması,
dengenin kaybolması, karışıklık ve aksamaların belirmesi
sonunda sistemin faaliyetlerinin durması yönünde bir
eğilim vardır. Bu eğilim entropidir. Tüm sistemlerde
entropi vardır. Kapalı sistemlerdeki pozitif entropi, sistemi
durduran ve işlevsiz hale getiren bir özelliktir. Oysa açık
sistemlerdeki entropi durdurularak, sistemin işleyişini
sürdürmesi sağlanabilir. Bunun en önemli nedeni açık
sistemlerin çevreden bilgi, materyal, enerji ve kaynak
alışverişi ile entropinin olumsuz etkilerini azaltma ve
ortadan kaldırma özelliğine sahip olmasıdır. Bu nedenle
açık sistemlerdeki entropi negatif özelliğe sahiptir.
Değişkenler-parametreler
Bütün sistemlerde, sistemin yapısını ve işleyişini
etkileyen faktörler vardır. Bu faktörlerden sistem
sınırları içinde olanlar değişken, sistemin sınırları
dışında olanlar ise parametre olarak adlandırılır.
Açık sistemler hem değişkenlerin hem de
parametrelerin etkisi altındadır. Kapalı sistemler ise
genellikle değişkenlerden etkilenirler
Dinamik denge özelliği
Açık sistemlerin en önemli özellikleri dengeli
durumlarını koruyabilmeleridir. Bu özellik geri
besleme ve negatif entropi ile ilgilidir. Açık sistemler
çevrelerinden aldıkları materyal, enerji ve bilgi ile
entropinin olumsuz etkilerini ortadan kaldırır ve
faaliyetlerini çevre koşulları ile dengeli bir şekilde
sürdürürler.
Değişik girdi-çıktı ilişkisi
Kapalı ve mekanik sistemlerde başlangıçta
kullanılan girdi ile elde edilecek çıktı ya da
sonuçlar arasında doğrudan bir neden-sonuç
ilişkisi vardır.Oysa açık sistemlerde aynı sonuçlar
değişik girdilerle veya değişik süreçlerin
kullanılması ile elde edilebilir. Dolayısıyla biyolojik
ve sosyal sistemler çok çeşitli ve değişik girdiler ve
farklı süreçler kullanarak amaçlarını
gerçekleştirebilirler.
BİR SİSTEM OLARAK
ORGANİZASYON
Organizasyonlar, çevrelerinden çeşitli
kaynakları(girdileri) alan, bu kaynakları işleyerek mal
veya hizmet haline getiren(süreç) ve bu mal-
hizmetleri(çıktılar) dış çevresine sunan ve yeniden
kaynak sağlayan açık sistemlerdir. Organizasyonlar
sistem yaklaşımı açısından incelendiğinde üç önemli
özellik ortaya çıkar. Bütüncül görüş, çevre, bilgi
akışının önemi.
Bütüncül görüş (holism)
sistem yaklaşımında esas ağırlık bütün üzerindedir. Açık
sistem olarak organizasyonlar, çevre koşullarının
özelliklerine ve amaçlarına göre çeşitli alt sistemlere
ayrılabilirler(farklılaşma) Sistemin bir bütün olarak ele
alınması ise farklılaşmış faaliyetleri ve hedefleri olan
alt sistemlerin sinerji yaratacak bir şekilde
oluşturulmasıyla ilgilidir.
Organizasyon-çevre ilişkisi
Açık sistemler olarak organizasyonlar incelenirken
çevre ile olan ilişkiler önem kazanır. Bu doğrultuda
sistem düşüncesi;
-sistemi oluşturan alt-sistemlerin kendi aralarındaki
ilişkilerinin incelenmesini,
-sistem içi değişkenlerle dış çevre arasındaki ilişki ve
etkileşimin incelenmesini,
-sistemin, kendisinin de bir parçası olduğu daha
büyük sosyal sistem üzerindeki etkilerinin
incelenmesini ön plana çıkarmıştır.
Bilgi akışının
Açık sistem olarak birönemli rolübaşarısı,
organizasyonun
bilgi akışının düzenlenmesine bağlıdır.
Bilgi (information), sistemin iç değişkenleri ve dış
parametrelerinin özellikleri ile ilgili ve sistemin
davranışını (karar vermesini) sağlayan mesajlar
topluluğudur. Sistemin bu değişkenler ve
parametreler hakkındaki bilgisi arttıkça, karar
verme sürecindeki belirsizlik azalacaktır.
Bilgi akışının sistemin işleyişinde önemli olması
nedeni ile açık sistem olarak organizasyonlar
bilgi işleme sistemlerine benzetilebilir.
SİSTEM YAKLAŞIMININ YÖNETİCİLER
AÇISINDAN SONUÇLARI
 Yönetici görevini, sadece kendi fonksiyonu açısından
yorumlamaktan kurtularak, kendi sisteminin bağlı olduğu diğer
alt-sistemleri ve çevre koşullarını da dikkate almaya başlamıştır.
 Yöneticiye kendi sisteminin amaçlarını daha geniş bir sistemin
amaçları ile ilişkilendirmek fırsatını vermiştir.
 organizasyon yapısının alt-sistemlerin amaçları ile uyumlu bir
şekilde tasarlanması sağlanmıştır.
 Alt sistemlerin değerlendirilmesinde, bu sistemlerin esas
sisteme yaptıkları katkı ortaya çıkmıştır.
 Yöneticilerin ilgisi belirli bir alt-sistemin iç dinamiği yerine alt-
sistemler arasındaki karşılıklı ilişkiye çekilmiştir.
 Yöneticiler dış çevrenin işletme üzerindeki etkilerini daha net
değerlendirme imkanına kavuşmuştur.
Organizasyon Organizasyon Başlıca Süreçler İlgili Değer
Teorisi Yapısı Yargıları
Klasik -Ayrıntılı görev -Amaçlar -Rasyonellik
tanımlamaları -Planlama -Çok çalışma
-Departmanlaşma -Organizasyon -Tüketim değil
-Hiyerarşi -Emir-komuta tasarruf
-Karar verme
Davranışsal -İnformal -Kararlara katılım -Duygular
organizasyon -Anlama
-İnformal küçük -Doğruluk
gruplar
Sistem -Bilgi işleyen bir -Bilgi-Haber -Açıklık
birim olarak -Bilgi işleme -Bütüncülük
organizasyon -Karar verme
-Açık sistem -Kontrol
-Bilgi akışı
-Alt sistemler arası
ilişkiler