PERKONGSIAN AMALAN TERBAIK

PENGURUSAN ICT DI SEKOLAH

SEMPENA BENGKEL PEMANTAPAN PROFESIONALISME
PENGURUSAN KEPIMPINAN GURU BESAR
DAERAH KUALA TERENGGANU
23 SEPTEMBER 2022 | WP HOTEL, KUALA LUMPUR

DISAMPAIKAN OLEH:
CIKGU AMIR BIN HAMZAH
GURU BESAR SK LADANG
KUALA TERENGGANU
MUDAH, CEPAT, TEPAT

SEKOLAH KEBANGSAAN LADANG

KUALA TERENGGANU
PENYATAAN ISU

PENGURUSAN AGIHAN SURAT DI PEJABAT

KEPADA GURU YANG TIDAK SISTEMATIK

LATAR
BELAKANG Inovasi ini tercetus apabila sekolah masih lagi tidak dapat
INOVASI beroperasi secara bersemuka semenjak bulan Jun 2021 di mana
daerah Kuala Terengganu dikenakan Perintah Kawalan
Pergerakan Diperketatkan (PKPD) maka semua urusan di pejabat
juga terjejas dan semuanya dilakukan secara dalam talian.
Ekoran daripada itu, lahirnya idea membina e-PIGEONHOLE.

SEKOLAH KEBANGSAAN LADANG

KUALA TERENGGANU
KENAL PASTI ISU

ANALISIS SWOT
Strengths Weaknesses
(KEKUATAN) (KELEMAHAN)
S1. Guru Besar seorang Google Trainer. W1. Guru kurang mahir melaksanakan PBD.
S2. 60% adalah guru muda
S3. 50% guru mempunyai kemahiran ICT
di Tahap Baik.
S W W2.
W3.
W4.
Masalah kehadiran murid di bawah 90%.
Bilik Darjah tidak kondusif.
PENGURUSAN SURAT DI PEJABAT YANG LAMBAT.
S4. Bilangan guru yang mencukupi (36/36) W5. Guru tidak komited melaksanakan aktiviti Koko.
S5. Semua guru berijazah (Data e-Operasi)

Opportunities Threats (ANCAMAN)

(PELUANG)
O1. PIBG yang sangat menyokong
O T
O2. Pegawai SISC+ yang sering membantu
O3. Sekolah Anak Angkat Bank Rakyat
O4. Sekolah dalam Kawasan Pelancongan.
O5. Alumni sekolah yang sangat aktif
T1. Lebih 50% keluarga berlatarbelakang B40
T2. Masalah keluarga tinggi kerana penceraian.
T3. Ibu bapa kurang prihatin dengan pendidikan
T4. Gangguan bunyi kenderaan dari jalan utama
T5. Berdekatan dengan pusat membeli belah.

SEKOLAH KEBANGSAAN LADANG

KUALA TERENGGANU
MEMAHAMI PUNCA ISU/MASALAH
SOAL SELIDIK KEPADA GURU SK LADANG BERKAITAN SISTEM
PENGURUSAN DI SEKOLAH
KURANG
BIL. SOALAN YA TIDAK PASTI
ADAKAH PENGURUSAN KURIKULUM DI SEKOLAH
1 BERJALAN DENGAN BAIK? 28 7 1 24 GURU
ADAKAH PENGURUSAN HEM DI SEKOLAH BERJALAN TIDAK PUAS HATI
2 DENGAN BAIK? 20 16 0
DENGAN
ADAKAH PENGURUSAN KOKURIKULUM DI SEKOLAH
3 BERJALAN DENGAN BAIK? 30 3 3 PENGURUSAN
ADAKAH PENGURUSAN DI PEJABAT BERJALAN DENGAN PEJABAT
4 BAIK? 10 24 2

GRAF PERBANDINGAN SOAL SELIDIK KEPADA GURU SK LADANG BERKAITAN SISTEM

PENGURUSAN DI SEKOLAH
35
30
30 28
24
25
20
20
16
15
10
10 7

5
1 0
3 3 2 TEACHER’S VOICE
0
ADAKAH PENGURUSAN ADAKAH PENGURUSAN HEM ADAKAH PENGURUSAN ADAKAH PENGURUSAN DI
KURIKULUM DI SEKOLAH DI SEKOLAH BERJALAN KOKURIKULUM DI SEKOLAH PEJABAT BERJALAN DENGAN
BERJALAN DENGAN BAIK? DENGAN BAIK? BERJALAN DENGAN BAIK? BAIK?

YA TIDAK KURANG PASTI

SEKOLAH KEBANGSAAN LADANG
KUALA TERENGGANU
MEMAHAMI PUNCA ISU/MASALAH
SOAL SELIDIK
SOAL SELIDIK PRA KEPADA GURU SK LADANG BERKAITAN PENGURUSAN SURAT MENYURAT PRA DAN PASCA
DI SEKOLAH
KURANG
BIL. SOALAN YA TIDAK PASTI
ADAKAH GURU LAMBAT MENERIMA SURAT YANG TELAH
1
DIMINITKAN OLEH GURU BESAR? 20 16 0
30 GURU
2 ADAKAH KAEDAH MANUAL YANG DIGUNAKAN SEKARANG MAHU KAEDAH
PERLU DIGANTI DENGAN KAEDAH LAIN? 30 5 1
SEDIA ADA
3 ADAKAH PELAPORAN KEPADA JPN ATAU PPD TERGANGGU
APABILA LAMBAT MENERIMA SURAT? 18 17 1 DIGANTI
KAEDAH LAIN
GR A F P E R BANDINGAN S OAL S E L IDIK P R A KE PADA GU R U S K
L A DANG BE R KAI TAN P E NGURUSAN S U RAT M E NYURAT D I S E KOLAH
YA TIDAK
30 KURANG PASTI
20

18

17
16

TEACHER’S VOICE
5

1
0

ADAKAH GURU LAMBAT MENERIMA ADAKAH KAEDAH MANUAL YANG ADAKAH PELAPORAN KEPADA JPN
SURAT YANG TELAH DIMINITKAN DIGUNAKAN SEKARANG PERLU ATAU PPD TERGANGGU APABILA
OLEH GURU BESAR? DIGANTI DENGAN KAEDAH LAIN? LAMBAT MENERIMA SURAT? SEKOLAH KEBANGSAAN LADANG
KUALA TERENGGANU
 KAEDAH MANUSIA Budaya kerja
Secara manual Komunikasi sehala dalam zon selesa
Tidak konsisten Tiada sistem Tidak kompeten
dalam tugasan PENGURUSAN AGIHAN SURAT
DI PEJABAT KEPADA GURU
Dakwat TIDAK SISTEMATIK
Rak sistem fail pencetak
tidak sesuai yang terhad
Penggunaan kertas
Suasana pejabat BAHAN
PERSEKITARAN terlampau tinggi
yang tidak
kondusif

SEKOLAH KEBANGSAAN LADANG

KUALA TERENGGANU
MENJANA CADANGAN INTERVENSI
MELALUI TOWS MATRIK
INTERVENSI 1

Tambahbaik kaedah melalui sistem

pendigitalan

INTERVENSI 2

Meningkatkan kompetensi staf dalam

kemahiran pengurusan surat

INTERVENSI 3

Penandaarasan ke sekolah cemerlang

pengurusan fail dan rekod
SEKOLAH KEBANGSAAN LADANG
KUALA TERENGGANU
 PEMILIHAN INTERVENSI
MELALUI MATRIKS RANKING
BIL. KRITIA PEMILIHAN INT1 INT2 INT3
1. Tahap kebolehlaksanaan proses kerja 5 4 4
2. Kompentensi staf yang bertanggungjawab 4 3 4
3. Sumber kewangan dan kos pembiayaan terlibat 5 4 4
4. Kemudahan infrastruktur dan peralatan 4 5 4
5. Andaian hasil yang dijangkakan 5 4 4
6. Rekod keberkesanan yang lepas 4 4 5
7. Kesesuaian dengan persekitaran 5 3 4
JUMLAH SKOR 32 27 29
KEPUTUSAN 1 3 2

SEKOLAH KEBANGSAAN LADANG

KUALA TERENGGANU
 INISIATIF INTERVENSI
MELALUI INOVASI e-PIGEONHOLE
MULA DIGUNAKAN
PADA JULAI 2021

Sistem PIGEONHOLE secara konvensional

MENYOKONG SLOGAN JPNT

ANJAKAN AMN KE-5
KECEKAPAN PENGURUSAN
SUMBER MANUSIA
SEKOLAH KEBANGSAAN LADANG
KUALA TERENGGANU
 EVOLUSI e-PIGEONHOLE

PAPARAN LAMA ( SEPTEMBER 2021)

PAPARAN BARU ( SEPTEMBER 2022)

SEKOLAH KEBANGSAAN LADANG

KUALA TERENGGANU
 PELAN TINDAKAN
MENTERJEMAH
MEMBANGUNKAN HALA TUJU
HALA TUJU
1 MESYUARAT SLT 2 PEMBAHAGIAN TUGAS

Memanggil semua GPK untuk Pembentukan jawatankuasa

berbincang dengan kaedah
JUN 2021
sumbang saran JUN 2021
3 PELAKSANAAN PROGRAM
4 PEMANTAUAN
Dijalankan sebagaimana
PEMANTAUAN & Dipantau berdasarkan pemerhatian MENGOPERASIKAN
PENAMBAHBAIKAN JULAI -OGOS
jadual perancangan HALA TUJU
dan maklum balas JUN – OGOS 2021
2021

SEMAKAN SEMULA SESI POST MORTEM

5 6
Menilai kesesuaian kaedah yang Penilaian akhir bagi penentuan
telah dilaksanakan untuk kejayaan setiap program
penambahbaikan berterusan dilaksanakan
SEPTEMBER 2021
SEPTEMBER 2021

Adaptasi Model Kaplan (2010)

 CARA INOVASI
6 LANGKAH MUDAH
1 telah diminit oleh Guru Besar untuk
Taip URL di search bar Google
Chrome atau mana-mana browser.
2 6
Menu e-PIGEONHOLE keluar
sebagaimana paparan di atas dan
terdapat senarai pentadbir, guru
dan AKP.
IDEA
DIGUNAKAN
5
3
GPK HEM memilih tarikh surat yang
tindakan selanjutnya daripada arahan
dalam surat tersebut.
Sebagai contoh, GPK HEM memilih
ikon foldernya sendiri untuk melihat
surat dan dokumen yang telah diminit
oleh Guru Besar pada tarikh folder.
4 Surat tersebut akan keluar dan
GPK HEM boleh muat turun
surat tersebut untuk tindakan
Semua surat dan dokumen berada dalam bersama guru berkenaan.
Google Drive yang telah diupload oleh
Pembantu Operasi dan GPK HEM boleh
memilih folder bulan dan seterusnya tarikh.
 LAPORAN PROGRAM
KEKUATAN/IMPAK GRAF PERBANDINGAN ANTARA KOS MANUAL
DAN KOS e-PIGEONHOLE
RM3,000

PENJIMATAN KOS SUMBER : LAPORAN e-SPKWS TAHUN 2021

PERCUMA
• TIADA KOS PERBELANJAAN
• HANYA MENGGUNAKAN APLIKASI
PERCUMA DAN YANG DIBEKALKAN KPM
• KOS PEMBELIAN KERTAS DAN DAKWAT
PRINTER DAPAT DIJIMATKAN SEHINGGA
RM 3,000.00 SETAHUN BAGI PERUNTUKAN
LPBT
PENJIMATAN
MASA
KAEDAH SERAHAN
MANUAL
(DALAM MASA 1 HARI)
SUMBER : BORANG MAKLUM BALAS (G-FORM) GURU
https://spkws.moe.gov.my/
RM0
KOS MANUAL (LPBT) e-PIGEONHOLE
PENINGKATAN SKOR/BAND SKPMg2
PENINGKATAN DARI BAND 3 (74.3%) KE
BAND 1 (100%) BAGI PENARAFAN MENGUPAYAKAN
SKPMg2 STANDARD 2 ( ASPEK 2.1.1 ) PEMBANTU OPERASI
TIDAK SAMPAI 1 MINIT SUMBER : DASHBOARD NKRA SK LADANG SEKOLAH
https://nkra.moe.gov.my/
PENGHANTARAN SURAT
SEKOLAH KEBANGSAAN LADANG
KUALA TERENGGANU
 LAPORAN PROGRAM
KEKUATAN/IMPAK MAKLUM BALAS GURU
– SOAL SELIDIK PASCA
SOAL SELIDIK PASCA KEPADA GURU SK LADANG BERKAITAN PENGURUSAN SURAT MENYURAT DI SEKOLAH

BIL. SOALAN YA TIDAK KURANG PASTI

ADAKAH GURU LAMBAT MENERIMA SURAT YANG TELAH DIMINITKAN OLEH
1 GURU BESAR? 1 35 0
ADAKAH KAEDAH MANUAL YANG DIGUNAKAN SEKARANG PERLU DIGANTI
2 DENGAN KAEDAH LAIN? 36 0 0
PENINGKATAN LOGIN ID DELIMA ADAKAH PELAPORAN KEPADA JPN ATAU PPD TERGANGGU APABILA
3 LAMBAT MENERIMA SURAT? 25 10 1

GR AF PER BAN D IN GAN PASC A SOAL SELID IK K EPADA GUR U SK LADAN G

B ER K AITAN P EN GUR USAN SUR AT MEN YUR AT D I SEKO LAH
YA TIDAK KURANG PASTI

36
35

25
35 GURU (99%)
TIADA ISU
KELEWATAN
PENERIMAAN SURAT

10
1

1
0

0
SEKOLAH KEBANGSAAN LADANG ADAKAH GURU LAMBAT MENERIMA SURAT ADAKAH KAEDAH MANUAL YANG ADAKAH PELAPORAN KEPADA JPN ATAU
KUALA TERENGGANU YANG TELAH DIMINITKAN OLEH GURU DIGUNAKAN SEKARANG PERLU DIGANTI PPD TERGANGGU APABILA LAMBAT
BESAR? DENGAN KAEDAH LAIN? MENERIMA SURAT?
 LAPORAN PROGRAM

KELEMAHAN PENAMBAHBAIKAN

MENAMBAH BILANGAN ADMIN

UNTUK PENGURUSAN LEBIH CEKAP

PERLU ADA TALIAN INTERNET BAGI

AKSES DASHBOARD ePIGEONHOLE BINA VERSI OFFLINE
BAGI MENGATASI MASALAH TIADA INTERNET

NAIK TARAF ePIGEONHOLE

DALAM APLIKASI PLAYSTORE

SEKOLAH KEBANGSAAN LADANG

KUALA TERENGGANU
 KEJAYAAN PROGRAM

PENCAPAIAN : PINGAT PERAK DALAM PERTANDINGAN KREATIVITI DAN

INOVASI (e-KREAVASI) PERINGKAT KEBANGSAAN ANJURAN JPN WP LABUAN
PADA 13 HINGGA 19 SEPTEMBER 2021
• PENGHARGAAN INDIVIDU TUAN PPDKT
TELAH MENDAPAT PENGIKTIRAFAN PPDKT SEMASA MESYUARAT • PENGHARGAAN DARIPADA KPPM
PENGURUSAN PPDKT BERSAMA PGB DAERAH KT BIL.3
PADA 3 NOVEMBER 2021: SEKOLAH KEBANGSAAN LADANG
KUALA TERENGGANU
KEJAYAAN PROGRAM

• PENGHARGAAN DARIPADA TUAN

PENGARAH JPNT SEBAGAI PEMBENTANG
PROGRAM KOLOKIUM PEMBENTANGAN
AMALAN TERBAIK PGB NEGERI
TERENGGANU 2022 DI SMK KOMPLEKS
SEBERANG TAKIR, KUALA NERUS PADA
19 JULAI 2022

• PENGHARGAAN DARIPADA PPDKT

SEMPENA SESI LIBAT URUS
BERSAMA PGB DAERAH KT SEKOLAH KEBANGSAAN LADANG
BIL.4/2022 KUALA TERENGGANU
 DOKUMENTASI
BERGAMBAR/VIDEO PROGRAM
Pautan VIDEO TUTORIAL e-PIGEONHOLE

https://youtu.be/HXhEZsIMB9g
SEKOLAH KEBANGSAAN LADANG
KUALA TERENGGANU
SEKIAN, TERIMA KASIH
Setinggi-tinggi penghargaan kepada;

atas sokongan kepada projek inovasi intervensi ini

“KECIL BAGI KITA, BESAR BAGI MEREKA”

- YB Datuk Seri Ahmad Razif bin Abd Rahman
(Mantan Menteri Besar Terengganu)

SEKOLAH KEBANGSAAN LADANG

KUALA TERENGGANU