HƯỚNG DẪN XIN PHÊ DUYỆT ĐÊM PHÒNG, DỊCH VỤ MIỄN PHÍ TRÊN SAP

Mã số văn bản :
Đơn vị phát hành : Công ty Cổ phần Vinpearl
Ngày phát hành :
Phạm vi áp dụng : Toàn bộ CBNV và cơ sở thuộc Công ty Cổ phần Vinpearl (trừ VinOasis Phú Quốc)

MỤC LỤC

I. CÁC THUẬT NGỮ VIẾT TẮT..............................................................................................................2

II. HƯỚNG DẪN XIN PHÊ DUYỆT...........................................................................................................2

1. Đối với đêm phòng Quản lý trên Smart Card....................................................................................2

2. Đối với Đêm Phòng Quản lý phê duyệt trên SAP (FM Module).......................................................2

PHỤ LỤC 01: DANH MỤC ARTICLES CHO ĐÊM PHÒNG VÀ DỊCH VỤ MIỄN PHÍ...............................3

PHỤ LỤC 02: CÁC BƯỚC TẠO PR XIN PHÊ DUYỆT KHI SỬ DỤNG ĐÊM NGHỈ VÀ DỊCH VỤ MIỄN
PHÍ 5

1
CÁC THUẬT NGỮ VIẾT TẮT

GĐK SM : Giám đốc Khối Kinh doanh và Marketing S&M : Bộ phận Kinh doanh và Marketing
KS : Khách sạn TGĐ : Tổng giám đốc
CFO : Giám đốc tài chính CBLĐ : Cán bộ lãnh đạo
ĐP : Đặt Phòng PR : Phiếu yêu cầu mua hàng
CBNV : Cán bộ nhân viên PO : Phiếu đặt hàng
NVKD : Nhân viên kinh doanh FC HO : Quản lý tài chính hội sở

I. HƯỚNG DẪN XIN PHÊ DUYỆT

Quỹ đêm phòng và

Đêm nghỉ miễn phí CNBV đi tham gia
CBNV đi công tác các dịch vụ miễn phí
CBLĐ của Vinpearl đào tạo
của GĐK SM
Hệ thống Kiểm soát NS trên Kiểm soát NS trên Kiểm soát NS trên
Smart Card
kiểm soát SAP-FM Module SAP-FM Module SAP-FM Module

1. Đối với đêm phòng Quản lý trên Smart Card

- Bộ phận quản lý Smart Card cấp mã sử dụng dịch vụ theo phê duyệt/chính sách
- CBLĐ sử dụng mã smart card đưa cho đặt phòng để đặt dịch vụ
2. Đối với Đêm Phòng Quản lý phê duyệt trên SAP (FM Module)
- 1 đêm phòng cho mã Article phòng và bữa ăn của CBNV đi công tác và CBNV đi tham gia đào tạo đã
bao gồm tiền phòng và ăn 3 bữa.
- 1 phòng cho mã Article phòng và bữa ăn Quỹ đêm phòng và các dịch vụ miễn phí của GĐK SM chỉ
bao gồm tiền phòng và ăn bữa sáng.
- Danh mục Articles được sử dụng như trong PHỤ LỤC 01
- Các dịch vụ miễn phí khác áp dụng là theo Bảng giá tách nội bộ Phát hành văn vản mới nhất. Nếu
dịch vụ không có trong Bảng giá tách nội bộ, CBNV yêu cầu FC cơ sở cung cấp giá và đính kèm theo
PR để phê duyệt.
- Trường hợp muốn xin đêm phòng tại villa thì quy đổi như sau:

Loại Villa Hệ số quy đổi

Phòng/Villa 2 phòng ngủ 2
Phòng/Villa 3 phòng ngủ 3
Phòng/Villa 4 phòng ngủ 4

- CBNV chọn Trung tâm chi phí tương ứng mã bộ phận của mình. (Lưu ý: Không kéo PO)
- CBNV phải xuất PR đã được phê duyệt trên SAP và gửi ĐP để thực hiện đặt dịch vụ. Với trường hợp
đi công tác và tham gia đào tạo thì gửi cả Hành chính và ĐP.
- CBLĐ thực hiện phê duyệt theo cẩm nang phân quyền.
Lưu ý: Trường hợp sử dụng dịch vụ nội bộ tại VinOasis Phú Quốc sẽ thực hiện mở PR như dịch vụ
mua ngoài khác.
Hướng dẫn chi tiết về cách tạo và cách in PR đã được hướng dẫn trong PHỤ LỤC 02.

Người soạn thảo: Tổ công tác

Người thẩm định: Tổ công tác
Người phê duyệt: Tổng Giám đốc – Phó Chủ tịch Thường trực 02 kiêm nhiệm

2
PHỤ LỤC 01: DANH MỤC ARTICLES CHO ĐÊM PHÒNG VÀ DỊCH VỤ MIỄN PHÍ
1. Danh mục Article FOC DOSM

Article Diễn giải ĐVT Đơn giá Ghi chú

71000121 Đêm phòng FOC DOSM Resort + Đêm phòng 355,000 Bao gồm Buffet sáng
Discovery cho 2 người
71000122 Đêm phòng FOC DOSM Condotel + Đêm phòng 315,000 Bao gồm Buffet sáng
CityHotel cho 2 người
71000123 Đêm phòng FOC DOSM Luxury Đêm phòng 490,000 Bao gồm Buffet sáng
cho 2 người
71000124 Đêm phòng FOC DOSM Landmark 81 Đêm phòng 660,000 Bao gồm Buffet sáng
cho 2 người
71000125 Dịch vụ FOC DOSM - VC shuttle bus Lượt khách 130,000 Dịch vụ FOC bổ sung
71000113 Dịch vụ FOC DOSM - VC khác Lượt khách Theo bảng Dịch vụ FOC bổ sung
giá off 30%
71000114 Buffet trưa FOC DOSM Lượt khách 110,000 Dịch vụ FOC bổ sung

71000115 Buffet tối FOC DOSM Lượt khách 178,000 Dịch vụ FOC bổ sung

71000116 Set menu FOC DOSM Lượt khách 165,000 Dịch vụ FOC bổ sung

71000117 Dịch vụ FOC DOSM - Khác Lượt khách Theo bảng Dịch vụ FOC bổ sung
giá off 30%

2. Danh mục Article FOC Công tác

Article Diễn giải ĐVT Đơn giá Ghi chú

71000127 Đêm phòng FOC C.tác Resort + Đêm phòng 930,000 Bao gồm Buffet sáng
Discovery cho 2 người
71000128 Đêm phòng FOC C.tác Condotel + Đêm phòng 975,000 Bao gồm Buffet sáng
CityHotel cho 2 người
71000130 Đêm phòng FOC C.tác Luxury Đêm phòng 1,150,000 Bao gồm Buffet sáng
cho 2 người
71000131 Đêm phòng FOC C.tác Landmark 81 Đêm phòng 1,320,000 Bao gồm Buffet sáng
cho 2 người
71000132 Dịch vụ FOC C.tác - VC shuttle bus Lượt khách 130,000 Dịch vụ FOC bổ sung
71000133 Dịch vụ FOC C.tác - VC khác Lượt khách Theo bảng Dịch vụ FOC bổ sung
giá off 30%
71000134 Buffet trưa FOC C.tác Lượt khách 110,000 Dịch vụ FOC bổ sung
71000135 Buffet tối FOC C.tác Lượt khách 178,000 Dịch vụ FOC bổ sung
71000136 Set menu FOC C.tác Lượt khách 165,000 Dịch vụ FOC bổ sung
71000148 Dịch vụ FOC C.tác - Khác Lượt khách Theo bảng Dịch vụ FOC bổ sung
giá off 30%

3
 3. Danh mục Article FOC Đào tạo

Article Diễn giải ĐVT Đơn giá Ghi chú

71000137 Đêm phòng FOC Đ.tạo Resort + Đêm phòng 930,000 Bao gồm Buffet sáng
Discovery cho 2 người
71000138 Đêm phòng FOC Đ.tạo Condotel + Đêm phòng 975,000 Bao gồm Buffet sáng
CityHotel cho 2 người
71000139 Đêm phòng FOC Đ.tạo Luxury Đêm phòng 1,150,000 Bao gồm Buffet sáng
cho 2 người
71000140 Đêm phòng FOC Đ.tạo Landmark 81 Đêm phòng 1,320,000 Bao gồm Buffet sáng
cho 2 người
71000141 Dịch vụ FOC Đ.tạo - VC shuttle bus Lượt khách 130,000 Dịch vụ FOC bổ sung
71000142 Dịch vụ FOC Đ.tạo - VC khác Lượt khách Theo bảng Dịch vụ FOC bổ sung
giá off 30%
71000143 Buffet trưa FOC Đ.tạo Lượt khách 110,000 Dịch vụ FOC bổ sung
71000144 Buffet tối FOC Đ.tạo Lượt khách 178,000 Dịch vụ FOC bổ sung
71000145 Set menu FOC Đ.tạo Lượt khách 165,000 Dịch vụ FOC bổ sung
71000146 Dịch vụ FOC Đ.tạo - Khác Lượt khách Theo bảng Dịch vụ FOC bổ sung
giá off 30%
71000150 Phòng họp FOC nửa ngày đến 30 Phòng/ngày 3,000,000 Bao gồm Tea break,
khách VPP và set-up cơ bản
71000151 Phòng họp FOC cả ngày đến 30 khách Phòng/ngày 5,000,000 Bao gồm Tea break,
VPP và set-up cơ bản

71000155 Phòng họp FOC nửa ngày đến 100 Phòng/ngày 9,000,000 Bao gồm Tea break,
khách VPP và set-up cơ bản

71000156 Phòng họp FOC cả ngày đến 100 Phòng/ngày 15,000,000 Bao gồm Tea break,
khách VPP và set-up cơ bản

71000195 Phòng họp FOC nửa ngày trên 100 Phòng/ngày 15,000,000 Bao gồm Tea break,
khách VPP và set-up cơ bản

71000196 Phòng họp FOC cả ngày trên 100 Phòng/ngày 25,000,000 Bao gồm Tea break,
khách VPP và set-up cơ bản

4
PHỤ LỤC 02: CÁC BƯỚC TẠO PR XIN PHÊ DUYỆT KHI SỬ DỤNG ĐÊM NGHỈ VÀ DỊCH VỤ
MIỄN PHÍ
Bước 1: Tạo FR bằng T-code ME51N

- Chọn PR type: ZEXP Expense PR

- A (account assignment) chọn giá trị cố định “K”
- Article: chọn mã dịch vụ tương ứng với phòng miễn phí của từng chuỗi như bên dưới
- Quantity: nhập số lượng đêm phòng sử dụng
- Lưu ý: đơn giá đã được cài cố định, bộ phận không sửa lại đơn giá
- Site: Chọn site 9025 cho tất cả các bộ phận HO chuỗi hoặc chọn mã site của bộ phận sử dụng chương
trình
- Purchasing group: chọn giá trị cố định “200”
- Sau khi nhập xong các thông tin từ 1 đế 5, ấn enter và nhập thêm thông tin Cost center ở tab account
assignment
- Cost center = Mã bộ phận MKT tương ứng của chuỗi
- Ấn Ctrl+S để lưu lại PR
- T-code: ZMM002
- Điền mã site vào trường Plant, số PR cần in vào trường Purchase requisition và ấn F8 để chạy

- Hệ thống liệt kê các PR đã được duyệt, click vào đầu dòng cần in và ấn nút Print

5
- Ấn Print để in hoặc Print preview để xem trước