C HƯƠNG 1

TỔNG QUAN
VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

GV: ThS. Nguyễn Thị Hải Linh

Mail: linhnth@tdmu.edu.vn
 NỘI DUNG
Các câu hỏi cần giải quyết:
• Ý nghĩa của hệ thống, dữ liệu và thông tin?
• Hệ thống thông tin kế toán (AIS) là gì?
• Tại sao cần phải nghiên cứu về AIS?
• AIS cung cấp thông tin cho việc ra quyết định như thế
nào?
• Mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế
toán.

Hệ thống thông tin kế

Chương 1 2
toán
 HỆ THỐNG, DỮ LIỆU VÀ THÔNG TIN

Một hệ thống là:

• Một tập hợp gồm nhiều thành phần
• Tương tác với nhau
• Để hướng đến một hoặc nhiều
mục tiêu

Hệ thống thông tin kế

Chương 1 3
toán
 HỆ THỐNG, DỮ LIỆU VÀ THÔNG TIN
Các yếu tố cơ bản của hệ thống

MỤC TIÊU CẤU TRÚC

HỆ THỐNG HỆ THỐNG

HỆ THỐNG

MÔI TRƯỜNG ĐẦU RA,

HỆ THỐNG ĐẦU VÀO
HỆ THỐNG, DỮ LIỆU VÀ THÔNG TIN
Một hệ thống bất kỳ đều có 4 yếu tố cơ bản:
- Mục tiêu của hệ thống:
- Cấu trúc của hệ thống: là sự sắp xếp các thành phần bộ
phận bên trong của hệ thống
- Các yếu tố đầu ra, đầu vào
- Môi trường của hệ thống: là các yếu tố , điều kiện nằm
ngoài hệ thống và có ảnh hưởng đến kết quả hoạt động
của hệ thống
 HỆ THỐNG, DỮ LIỆU VÀ THÔNG TIN
• Hầu hết các hệ thống được kết hợp từ
nhiều hệ thống con . . .
• Mỗi tổ chức đều có các mục tiêu
- Các hệ thống con phải được thiết kế để
tối đa hóa khả năng đạt được mục tiêu
của tổ chức.

Hệ thống thông tin kế

Chương 1 6
toán
 HỆ THỐNG, DỮ LIỆU VÀ THÔNG TIN

• Xung đột mục tiêu xảy ra khi hoạt động của hệ thống
con không phù hợp với các hệ thống con khác hoặc với
hệ thống cha.
• Đồng nhất mục tiêu xảy ra khi các mục tiêu của hệ
thống con phù hợp với mục tiêu của tổ chức.
• Hệ thống càng lớn và càng phức tạp thì càng khó đạt
được sự đồng nhất mục tiêu.

Hệ thống thông tin kế

Chương 1 7
toán
 HỆ THỐNG

HỆ THỐNG HỆ THỐNG
CHA, CON ĐÓNG, MỞ

HỆ THỐNG HỆ THỐNG HỆ THỐNG HỆ THỐNG

CHA CON ĐÓNG MỞ

HT ĐÓNG HT ĐÓNG HT
HT
TUYỆT TƯƠNG PHẢN
MỞ
ĐỐI ĐỐI HỒI
 HỆ THỐNG, DỮ LIỆU VÀ THÔNG TIN

HT CHA & HT CON

Một hệ thống có thể được phân thành các cấp bậc khác nhau
- HT cấp thấp được gọi là HT con.
- HT cấp cao hơn bao gồm các HT con được gọi là HT cha
 HỆ THỐNG, DỮ LIỆU VÀ THÔNG TIN

HT ĐÓNG & HT MỞ
HỆ THỐNG ĐÓNG là HT không có liên hệ với môi trường
bên ngoài.
- HT ĐÓNG TUYỆT ĐỐI là HT cô lập với môi trường. Nó
không có nơi giao tiếp với môi trường bên ngoài, các tiến
trình xử lý sẽ không bị môi trường tác động.

XỬ LÝ MÔI TRƯỜNG
 HT ĐÓNG & HT MỞ
- HT ĐÓNG TƯƠNG ĐỐI (Hay là HT Đóng có quan hệ): là
HT có sự tương tác với môi trường, có nơi giao tiếp với
bên ngoài và có sự kiểm soát ảnh hưởng của môi
trường lên tiến trình. Quan hệ ở đây được thể hiện qua
các nhập liệu và kết xuất (Ví dụ : HTTTKT là 1 HT đóng
tương đối)

MÔI TRƯỜNG
VÀO XỬ LÝ RA
HT ĐÓNG & HT MỞ
HT MỞ: là HT có liên hệ và chịu sự tác động rất mạnh
của môi trường bên ngoài.
HT MỞ:

Yếu tố tác động Môi trường

VÀO XỬ LÝ RA
HT ĐÓNG & HT MỞ
HT PHẢN HỒI: là HT có các nhập liệu có thể là các kết xuất
của nó (Ví dụ: HT Thông tin ra quyết định là 1 HT phản
hồi).
Môi trường

VÀO XỬ LÝ RA
HỆ THỐNG, DỮ LIỆU VÀ THÔNG TIN

• Dữ liệu là các sự kiện được thu thập, ghi chép, lưu

trữ và xử lý bởi một hệ thống thông tin.
• Tổ chức thu thập dữ liệu về:
- Các sự kiện xảy ra
- Các nguồn lực bị ảnh hưởng bởi các sự kiện
- Các thành phần tham gia vào sự kiện đó
• Thông tin khác dữ liệu.
• Thông tin là dữ liệu đã được tổ chức và xử lý để
cung cấp cho người sử dụng.
Hệ thống thông tin kế
Chương 1 14
toán
HỆ THỐNG, DỮ LIỆU VÀ THÔNG TIN

• Thông thường, càng nhiều thông tin hữu ích, gía trị
thì càng có nhiều quyết định tốt.
• Tuy nhiên, càng nhiều thông tin thì có thể bị đồng
hóa tính hữu hiệu – quá tải thông tin (information
overload).
• Khi đạt mức quá tải, chất lượng các quyết định
giảm sút trong khi chi phí tạo ra thông tin tăng lên.

Hệ thống thông tin kế

Chương 1 15
toán
HỆ THỐNG, DỮ LIỆU VÀ THÔNG TIN

Lợi ích của thông tin

- Chi phí tạo ra thông tin
Giá trị của thông tin

Lợi ích của thông tin bao gồm:

• Giảm sự không chắc chắn
• Nâng cao chất lượng các quyết định
• Nâng cao khả năng lập kế hoạch và lịch trình
cho các hoạt động

Hệ thống thông tin kế

Chương 1 16
toán
HỆ THỐNG, DỮ LIỆU VÀ THÔNG TIN

Lợi ích của thông tin

- Chi phí tạo ra thông tin
Giá trị của thông tin

Chi phí bao gồm thời gian và nguồn lực được

sử dụng để:
• Thu thập dữ liệu
• Xử lý dữ liệu
• Lưu trữ dữ liệu
• Truyền đạt thông tin cho người sử dụng

Hệ thống thông tin kế

Chương 1 17
toán
 HỆ THỐNG, DỮ LIỆU VÀ THÔNG TIN
Lợi ích của thông tin
- Chi phí tạo ra thông tin
Giá trị của thông tin
Chi phí và lợi ích của thông tin rất khó định
lượng, nhưng doanh nghiệp cần phải quyết
định xem có nên cung cấp thông tin đó hay
không.

Hệ thống thông tin kế

Chương 1 18
toán
HỆ THỐNG, DỮ LIỆU VÀ THÔNG TIN

• Các đặc điểm của một thông tin hữu ích:

• Tính có liên quan

Điều này làm giảm sự không chắc chắn bằng

cách giúp dự đoán những gì sẽ diễn ra hoặc
xác nhận những gì đã xảy ra

Hệ thống thông tin kế

Chương 1 19
toán
HỆ THỐNG, DỮ LIỆU VÀ THÔNG TIN

• Các đặc điểm của một thông tin hữu ích:

• Tính có liên quan
• Đáng tin cậy

Nghĩa là mô tả trung thực các sự kiện và hoạt

động.

Hệ thống thông tin kế

Chương 1 20
toán
HỆ THỐNG, DỮ LIỆU VÀ THÔNG TIN

• Các đặc điểm của một thông tin hữu ích:

• Tính có liên quan
• Đáng tin cậy
• Tính đầy đủ

Không bỏ qua bất kỳ điều gì quan trọng.

Hệ thống thông tin kế

Chương 1 21
toán
HỆ THỐNG, DỮ LIỆU VÀ THÔNG TIN

• Các đặc điểm của một thông tin hữu ích:

• Tính có liên quan
• Đáng tin cậy
• Tính đầy đủ
• Kịp thời

Giúp đưa ra các quyết định kịp thời

Hệ thống thông tin kế

Chương 1 22
toán
HỆ THỐNG, DỮ LIỆU VÀ THÔNG TIN

• Các đặc điểm của một thông tin hữu ích:

• Tính có liên quan
• Đáng tin cậy
• Tính đầy đủ
• Kịp thời
• Có thể hiểu được

Trình bày dưới hình thức có thể hiểu và sử

dụng

Hệ thống thông tin kế

Chương 1 23
toán
HỆ THỐNG, DỮ LIỆU VÀ THÔNG TIN

• Các đặc điểm của một thông tin hữu ích:

• Tính có liên quan
• Đáng tin cậy
• Tính đầy đủ
• Kịp thời
• Có thể hiểu được
• Có thể kiểm tra

Bản chất của thông tin đó là những người

khác nhau có xu hướng tạo ra kết quả như
Hệ thống thông tin kế
nhau.
Chương 1 24
toán
HỆ THỐNG, DỮ LIỆU VÀ THÔNG TIN

• Các đặc điểm của một thông tin hữu ích:

• Tính có liên quan
• Đáng tin cậy
• Tính đầy đủ
• Kịp thời
• Có thể hiểu được
• Có thể kiểm tra
• Có thể truy cập

Có thông tin bất cứ khi nào cần dưới bất kỳ

hình thức có thể sử dụng được
Hệ thống thông tin kế
Chương 1 25
toán
HỆ THỐNG, DỮ LIỆU VÀ THÔNG TIN

Đối tượng sử dụng thông tin:

• Đối tượng bên ngoài:

- Các cơ quan chức năng nhà nước

- Các nhà đầu tư
- Các các quan quản lý khác,…

• Đối tượng bên trong:

- Nhà quản lý
- Các phòng ban,…

Hệ thống thông tin kế

Chương 1 26
toán
HỆ THỐNG, DỮ LIỆU VÀ THÔNG TIN

• Đối tượng bên ngoài sử dụng chủ yếu:

- THÔNG TIN BẮT BUỘC — được yêu cầu bởi các cơ
quan Nhà nước.
• Trong quá trình cung cấp thông tin cho đối tượng bên
ngoài cần phải:
- Tối thiểu hóa chi phí.
- Đáp ứng yêu cầu của người sử dụng.
- Đạt được các mục tiêu tối thiểu về độ tin cậy và tính
hữu dụng.

Hệ thống thông tin kế

Chương 1 27
toán
HỆ THỐNG, DỮ LIỆU VÀ THÔNG TIN

• Đối tượng bên trong chủ yếu sử dụng thông tin đa dạng
tùy theo yêu cầu sử dụng.
• Mục tiêu chủ yếu khi cung cấp thông tin cho đối tượng
bên trong đó là việc đảm bảo lợi ích lớn hơn chi phí,
nghĩa là thông tin có giá trị tích cực.
• Cung cấp thông tin cho các đối tượng bên trong đó là
các nhà quản trị các cấp bên trong doanh nghiệp
• Các báo cáo cung cấp là các báo cáo kế toán quản trị
(báo cáo nội bộ).

Hệ thống thông tin kế

Chương 1 28
toán
DÀNH CHO BẠN?
• YẾU TỐ CÔNG NGHỆ CÓ THỂ LÀ YẾU TỐ TIÊN
QUYẾT PHẢI CÓ CỦA MỘT HỆ THỐNG ?

• Công nghệ đơn giản là

một công cụ để sáng tạo,
duy trì hoặc phát triển
một hệ thống.
Hệ thống thông tin kế
Chương 1 29
toán
 AIS LÀ GÌ?
• Một AIS là một hệ thống thu thập, ghi chép, lưu trữ và xử
lý dữ liệu nhằm cung cấp thông tin cho những người ra
quyết định.
• AIS có thể:
- Sử dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật; hoặc
- Là một hệ thống giấy viết đơn giản; hoặc
- Kết hợp cả hai.

Hệ thống thông tin kế

Chương 1 30
toán
 AIS LÀ GÌ?
• Chức năng của AIS:
- Thu thập và lưu trữ dữ liệu về các sự kiện, nguồn lực và
đối tượng tham gia.
- Chuyển hóa dữ liệu thành thông tin mà nhà quản lý có
thể sử dụng để ra quyết định.
- Cung cấp các thủ tục kiểm soát để đảm bảo các nguồn
lực của tổ chức:
+ Có sẵn khi cần
+ Chính xác và đáng tin cậy

Hệ thống thông tin kế

Chương 1 31
toán
3. HTTT KẾ TOÁN TÀI CHÍNH
3.1. KHÁI NIỆM
- HTTT KẾ TOÁN TÀI CHÍNH là HT ghi nhận các sự
kiện, các nghiệp vụ kinh tế, tổng hợp, phân tích số
liệu và truyền thông báo cáo để cung cấp thông tin
cho người sử dụng.
- MỤC TIÊU CỦA HTTT KTTC: cung cấp báo cáo về
thông tin tài chính cho người sử dụng trong và
ngoài doanh nghiệp.
- CẤU TRÚC : bao gồm nhiều HT xử lý ứng dụng
(mua hàng, bán hàng, sản xuất, tài chính)
- THÔNG TIN ĐẦU VÀO: là chứng từ của các nghiệp
vụ kế toán
3. HTTT KẾ TOÁN TÀI CHÍNH
3.1. KHÁI NIỆM
- THÔNG TIN ĐẦU RA: là các báo cáo tài chính
- MÔI TRƯỜNG: các quy định về kế toán của Nhà
nước, môi trường pháp lý, chuẩn mực kế toán
(VAS, IAS, GAAP).
3.2. CẤU TRÚC HTTT KTTC
HTTT KTTC bao gồm nhiều HT ứng dụng:
(1) Hệ thống ứng dụng cho chu trình Doanh thu
(2) Hệ thống ứng dụng cho chu trình Chi phí
(3) Hệ thống ứng dụng cho chu trình Sản xuất
(4) H Hệ thống ứng dụng cho chu trình Tài chính.
 3. HTTT KẾ TOÁN TÀI CHÍNH
3.2. CẤU TRÚC HTTT KTTC

HTTT KTTC

HT ỨNG DỤNG HT ỨNG DỤNG HT ỨNG DỤNG HT ỨNG DỤNG

MUA HÀNG BÁN HÀNG CHUYỂN ĐỔI TÀI CHÍNH

MUA HÀNG NHẬN HÀNG CTỪ T/TOÁN CHI TIỀN

QUY TRÌNH
CHỨNG TỪ BÁO CÁO
THỰC HIỆN
3. HTTT KẾ TOÁN TÀI CHÍNH
3.2. CẤU TRÚC HTTT KTTC
VÍ DỤ: HT ứng dụng Chu trình Chi tiêu (Mua hàng)
BC nhận
HT nhận TK TS hàng Ghi nhận
hàng & cphí Ctừ T/Toán
TK
Phải trả
Đơn đặt hàng Phiếu chi
Hàng tồn Tiền
HT mua kho
HT chi tiền
hàng Nhà cung
Cấp
 3. HTTT KẾ TOÁN TÀI CHÍNH

3.3. LUỒNG THÔNG TIN TRONG HTTT KTTC

HỆ THỐNG XỬ LÝ BẰNG TAY

NV Nhận Ghi Xử Báo Thông

Kế toán Biết chép lý cáo tin

HỆ THỐNG XỬ LÝ BẰNG MÁY TÍNH

NGUỒN NHÂN LỰC

NV Thông
Kế toán Nhận biết, ghi chép, xử lý và báo cáo tin
4. HTTT KẾ TOÁN QUẢN TRỊ

4.1. KHÁI NIÊM

HTTT KTQT: là HT cung cấp các thông tin quản trị cho nội bộ theo
yêu cầu quản lý của tổ chức
- MỤC TIỆU: cung cấp báo cáo về thông tin quản trị cho nội
bộ tổ chức
- CẤU TRÚC: gồm HT Ngân sách và HT báo cáo trách nhiệm
- THÔNG TIN ĐẦU VÀO: thông tin tài chính trong doanh
nghiệp và thông tin kinh tế liên quan đến môi trường kinh
doanh (ví dụ các chỉ tiêu kinh tế vĩ mô như GDP, lạm phát,
các chỉ tiêu về cạnh tranh như thị phần, …).
4. HTTT KẾ TOÁN QUẢN TRỊ
4.1. KHÁI NIỆM
- THÔNG TIN ĐẦU RA: là các báo cáo và thông tin quản trị cho
quá trình ra quyết định.
- MÔI TRƯỜNG: phong cách quản lý trong tổ chức.
4.2. LUỒNG THÔNG TIN TRONG HTTT KTQT
@ LUỒNG THÔNG TIN TỪ TRÊN XUỐNG (Top – down): xuất phát
từ quản lý tổ chức cấp cao nhất dần xuống cấp quản lý bên
dưới. HT sẽ ghi nhận các sự kiện, tóm tắt và truyền thông tin
từ cấp cao đến cấp thấp.
@ LUỒNG THÔNG TIN TỪ DƯỚI LÊN (Bottom – up): xuất phát từ
các cấp quản lý bậc thấp dần lên cấp quản lý bậc cao nhất.
 TẠI SAO PHẢI NGHIÊN CỨU VỀ AIS?
• Đó là nguyên lý của kế toán.

• Kế toán là hoạt động cung cấp thông tin, vì

vậy kế toán viên cần hiểu:
– Làm thế nào Hệ thống cung cấp thông
tin đã được thiết kế, triển khai thực hiện
và sử dụng.
– Làm thế nào báo cáo các thông tin tài
chính.
– Thông tin được sử dụng để ra quyết
định như thế nào.

Hệ thống thông tin kế

Chương 1 39
toán
 TẠI SAO PHẢI NGHIÊN CỨU VỀ AIS?
• Đó là nguyên lý của kế toán.
• Những kỹ năng quan trọng để thành công trong công việc.

• Kiểm toán viên cần đánh giá sự chính xác

và độ tin cậy của thông tin được cung cấp
bởi AIS.

Hệ thống thông tin kế

Chương 1 40
toán
 TẠI SAO PHẢI NGHIÊN CỨU VỀ AIS?
• Đó là nguyên lý của kế toán.
• Những kỹ năng quan trọng để thành công trong công việc.

• Kế toán thuế phải hiểu AIS của khách hàng

để đảm bảo rằng hệ thống cung cấp thông
tin đầy đủ và chính xác cho việc tuân thủ
và tính thuế.

Hệ thống thông tin kế

Chương 1 41
toán
 TẠI SAO PHẢI NGHIÊN CỨU VỀ AIS?
• Đó là nguyên lý của kế toán.
• Những kỹ năng quan trọng để thành công trong công việc.

• Trong lĩnh vực tư vấn quản lý, việc thiết

kế, lựa chọn và thực hiện hệ thống kế toán
là một khu vực phát triển nhanh chóng.

Hệ thống thông tin kế

Chương 1 42
toán
CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ KẾ TOÁN

Xử lý bán tự động:

• Trợ giúp của các bảng tính Excel

• Chứng từ giấy
• Có thể tự động xử lý số liệu, tạo các báo cáo cần thiết
nhưng mức độ giới hạn.
• Phù hợp doanh nghiệp nhỏ, nhu cầu chia sẻ dữ liệu giữa
các phần hành kế toán không lớn

Hệ thống thông tin kế

Chương 1 43
toán
 CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ KẾ TOÁN
• Tự động hóa công tác kế toán:

• Chứng từ giấy, nhập liệu chứng từ hoặc nhập dữ liệu để

in ấn chứng từ
• Tự động xử lý số liệu, tạo báo cáo cần thiết.
• Dữ liệu không chia sẻ với các bộ phận khác ngoài phòng
kế toán.

Hệ thống thông tin kế

Chương 1 44
toán
 CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ KẾ TOÁN
Tự động hóa công tác quản lý toàn doanh nghiệp (ERP
– Enterprise Resource Planning System):

• DL được nhập từ nhiều nguồn khác nhau; chứng từ điện tử

• Sử dụng mạng máy tính xử lý
• Tích hợp các chức năng kế toán, marketing, nguồn nhân lực,
hoạt động kinh doanh, sản xuất và lập kế hoạch
KT có thể chia sẻ DL với các phòng ban, bộ phận khác.

Hệ thống thông tin kế

Chương 1 45
toán
CHU TRÌNH KINH DOANH

• Một chuỗi các sự kiện cùng liên quan đến một nội
dung của quá trình SXKD
• Bao gồm:
- Chu trình doanh thu
- Chu trình chi phí
- Chu trình sản xuất
- Chu trình nhân sự
- Chu trình tài chính

Hệ thống thông tin kế

Chương 1 46
toán
 CHU TRÌNH KINH DOANH

Sản phẩm
Chu trình sản xuất Chu trình doanh thu

Dữ liệu Dữ liệu

Hệ thống ghi Tiền

NVL
sổ - lập báo
Dữ liệu cáo Dữ liệu
Dữ liệu
Chu trình chi phí Chu trình tài chính
Tiền
Tiền
Nhân công
Chu trình nhân sự

Hệ thống thông tin kế

Chương 1 47
toán