MODULE 5 PHẦN I - TRÌNH BÀY DỮ LIỆU SỐ NÂNG CAO 23.8.22

MODULE 5: TRÌNH BÀY NỘI DUNG SỐ HIỆU
QUẢ, TẠO NỘI DUNG SỐ NÂNG CAO- PHẦN I

PHẦN 1: MICROSOFT WORD 2016 NÂNG CAO
PHẦN 1: MICROSOFT WORD 2016 NÂNG CAO
I. Tùy chỉnh lưu tài liệu trong Word Options

II. Các thao tác văn bản nâng cao
III. Định dạng văn bản nâng cao, Định dạng trước khi in
IV. Kiểm duyệt tài liệu trước khi xuất bản
V. Thao tác với bảng biểu nâng cao
VI. Làm việc với tham chiếu, trộn thư
8/23/2022 CITAD – ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM 2

Tùy chỉnh lưu tài liệu trong Word Options
• Tùy chỉnh lưu tài liệu trong Word Options cho phép:
• Thiết lập thời gian tự động lưu,
• Ấn định thư mục chứa tập tin tự động lưu (Auto-saved),
• Gắn Font chữ (Embed fonts) để tài liệu duy trì font chữ trên các
máy không có font đã được sử dụng trong tài liệu.

Tùy chỉnh lưu tài liệu trong Word Options

Mở tài liệu
• Word có thể mở tất các các tập tin có
nguồn gốc từ Word bao gồm .docx,
.docm, .dotx, .doc, .dot, và một số
định dạng khác có trong danh sách
cho phép định dạng lưu file như .txt,
.rtf, .pdf,…
Danh sách các loại tập tin có thể mở trong Word 2016
Nhập (Import) tài liệu vào một tập tin đang mở
• Một cách khác để mở tập tin bằng lệnh Open là:
• Nhập (Inport) tập tin văn bản vào tài liệu Word.
• Sử dụng phương pháp này khi tài liệu Word không mở hoặc nếu
muốn chèn văn bản từ một tài liệu trực tiếp vào tài liệu khác mà
không cần sao chép (Copy) và dán (Paste)

Các thao tác văn bản nâng cao
Sử dụng chức năng hiện/ẩn (Show/Hide ¶)
• Chức năng Show/Hide ¶ cho phép hiện/ẩn:
• Các ký tự ẩn (Hidden characters),
• Các ký tự đặc biệt (Special characters),
• Các ký tự không in (Non- printing characters)

Sử dụng chức năng hiện/ẩn (Show/Hide ¶)
Ký tự Ý nghĩa
Ký tự “ngắt dòng cứng” xuất hiện khi nhấn phím Enter.
Ký tự “ngắt dòng mềm” xuất hiện khi nhấn phím Shift + Enter.
Ký tự Tab xuất hiện khi nhấn phím Tab.
Ký tự khoảng trắng (Space) xuất hiện khi nhấn phím Spacebar.
Ký tự kết thúc nội dung ô hoặc dòng trong bảng (Table).
Các ký tự “ngắt trang mềm” xuất hiện khi bạn nhập đủ một trang văn
bản.
Các ký tự “ngắt trang cứng” xuất hiện khi chèn ngắt trang Page Break.
Các ký tự ngắt phần (Section).
Phân chia cửa sổ (Splitting the Window)
• Khi làm việc với một tài

liệu và muốn tham khảo
đến một phần khác cũng
trong tài liệu đó.
• Để tránh trường hợp di
chuyển lên xuống tài liệu
gây nhầm lẫn và mất thời
gian.

Làm việc với văn bản
• Chèn các ký hiệu (Symbols) hoặc các ký tự đặc biệt (Special
Characters)
• Các ký tự đặc biệt bao gồm Copyright ©, Registered ®, Trademark
™,…) hoặc các ký hiệu Left Arrow , Right Arrow ,…
• Có thể chọn và định dạng cho các ký tự đặc biệt và các ký hiệu như:
kích cỡ (Size), màu sắc (Color), hiệu ứng (Effect)…

Tìm và thay thế (Finding and Replacing)
• Tìm kiếm (Finding) trong tài liệu
• Tính năng tìm (Find) cho phép tìm từ, cụm từ, câu cụ thể, ký hiệu,
ký tự đặc biệt, các định dạng hoặc kết hợp.
• Có thể thực hiện lệnh Find trên Ribbon, từ phím tắt Ctrl+F hoặc
từ hộp thoại tìm và thay thế (Find and Replace).

• Sử dụng các tùy chọn tìm kiếm (Search Options) trong hộp
thoại Find and Replace:
• Các tùy chọn tìm kiếm (Search Options) cho phép:
• Định hướng (All/Up/Down) và thu hẹp phạm vi tìm kiếm,
• Tìm kiếm theo các tiêu chí đặc biệt như định dạng (Format) và các ký
tự đặc biệt (Special).

• Sử dụng các tùy chọn tìm kiếm (Search Options) trong hộp
thoại Find and Replace (tt):
• Các tùy chọn tìm kiếm bao gồm.
Tùy chọn Ý nghĩa
Mở/Đóng các tùy chọn tìm kiếm
Định hướng tìm kiếm
Tìm chính xác theo từ hoặc cụm từ trong hộp tìm kiếm (chữ in, chữ
Match Case
thường,…)
Find whole words Chỉ tìm nguyên từ. Ví dụ: tìm red, Word sẽ không đưa các từ như
only hundred, bred, redline, credible,… vào kết quả tìm kiếm
Các ký tự đại diện gồm dấu ? và dấu *
- Dấu ? đại diện cho một ký tự duy nhất. Ví dụ: nếu tìm c?t thì kết quả
Use wildcards có thể là cat, cot,… nhưng không bao gồm cart, chat, crat,…
- Dấu * đại diện cho các ký tự. Ví dụ: nếu tìm c*t thì kết quả có thể là
cat, cot, cart, chat, crat, chit,…
Được sử dụng khi không chắc chắn về cách đánh vần chính xác của từ.
Sử dụng tính năng này để thu hẹp tiêu chí tìm kiếm. Vì dụ: có thể tìm
Sounds like (English)
chính xác football khi sử dụng tùy chọn này và gõ vào futball hoặc
footbal.
Sử dụng tùy chọn này khi muốn tìm tất cả các dạng của từ, bất kể đó là
Find all word forms danh từ, động từ, tính từ hay trạng từ. Word cũng bỏ qua thì của động từ
(English) (ví dụ wants, wanting, wanted) và các hình thức số ít và số nhiều (ví dụ,
book or books).
Sử dụng nút này để tìm kiếm các mục có thuộc tính định dạng cụ thể
được áp dụng cho tiêu chí tìm kiếm. Có thể chỉ định các thuộc tính như:
font, paragraph, tab, language, frame, style và highlight.
Sử dụng công cụ này để tìm kiếm các ký tự đặc biệt như dấu đoạn, ngắt
trang và ký tự tab.
Sử dụng tùy chọn này để xóa mọi tùy chọn định dạng được chỉ định
trước đó.

• Sử dụng AutoCorrect và
AutoText để thay thế các mục
trong tài liệu.
• AutoCorrect là chức năng tự
động hiệu chỉnh lỗi chính tả trong
văn bản.

• Sử dụng AutoCorrect và AutoText để thay thế các mục

trong tài liệu (tt).
• AutoText là chức năng hoàn tất từ hoặc nhóm từ khi nhập các từ
hoặc nhóm từ thường sử dụng.
• Word cho phép người dùng có thể tự xây dựng các từ thay thế trong
AutoCorrect và trong AutoText.

Định dạng văn bản và đoạn văn bản nâng cao
Định dạng các đoạn văn bản
• Kiểm soát các dòng trong đoạn văn bản và các đoạn văn bản
• Word không cho phép chỉ một dòng đầu tiên (Widow) và dòng cuối cùng
(Orphan) của đoạn văn bản nằm ở hai trang khác nhau.
• Sử dụng hộp thoại Paragraph, có thể kiểm soát để các dòng trong cùng
một đoạn văn bản luôn nằm trên cùng một trang.
• Ngoài có thể thiết lập cho các đoạn văn bản luôn luôn nằm trên cùng một
trang với nhau.

Định dạng các đoạn văn bản
• Sử dụng hộp thoại Tabs (tt)

Định dạng văn bản sử dụng Styles
• Style là sự kết hợp được định nghĩa trước của kiểu chữ (Font), màu sắc (Color)
và kích thước (Size) và có thể được áp dụng cho bất kỳ văn bản nào trong tài
liệu.
• Style được sử dụng để định dạng cho ký tự (Character) và cho đoạn văn bản
(Paragraph), mỗi Style được lưu với một tên duy nhất.
• Ba loại Style được sử dụng phổ biến nhất là:
• Paragraph: Định dạng và vị trí cho toàn bộ đoạn văn bản;
• Character: Định dạng và vị trí của nhóm văn bản được chọn;
• Linked (Paragraph and Character): Định dạng và vị trí của toàn bộ đoạn văn
bản hoặc một nhóm văn bản được chọn.

• Word cung cấp một số Style như tiêu đề (Heading) hoặc danh sách
(List).
• Normal là kiểu định dạng mặc định được tự động áp dụng cho tất
cả các đoạn văn bản mới trong tài liệu.

• Sử dụng định dạng nhanh (Quick Styles)

• Quick Style là các Style dựng sẵn được thể hiện trong nhóm Styles trên
thẻ Home dưới dạng Gallery.
• Có thể mở rộng Quick Styles bằng cách nhấp chọn nút More góc dưới
bên phải của nhóm Style

• Sử dụng định dạng nhanh (Quick Styles) (tt)

• Các chức năng trong cửa sổ Quick Styles gồm:
• Create a Style: Cho phép tạo một Style mới.
• Clear Formatting: Cho phép xóa các định dạng văn
bản đã được áp dụng Style và trả về Normal Style.
• Apply Style: Hiển thị một cửa sổ để chọn từ danh
sách Style hoặc nhập tên của Style sẽ áp dụng (có
thể nhấn CTRL+SHIFT+S để hiển thị cửa sổ này.

Định dạng văn bản để in
Mục tiêu bài học
• Chèn trang hoặc ngắt phần (Section);

• Chèn đầu trang hoặc chân trang (Headers and Footers);
• Áp dụng nền (Backgounds) hoặc chủ đề (Themes).

Hiệu chỉnh thiết lập trang
• Làm việc với các ngắt phần (Section

Breaks)
• Section Break (ngắt phần) cho phép chia tài
liệu thành những phần mà mỗi phần có thể áp
dụng các định dạng khác nhau.
• Ví dụ: tài liệu có 5 trang, các trang 1, 2 , 5 có
hướng trang là Portrait với Header là
Orientation Portrait chữ đen trên nền trắng
và các trang 3, 4 có hướng trang là Landscape
với Header là Orientation Landscape chữ
trắng nền đen.
• Làm việc với các ngắt phần (Section Breaks) (tt)

• Các Section gồm có các tùy chọn, ký tự không in (Non-printing
Character) và ý nghĩa như sau:
Section Non-printing Character Meaning
Next page Bắt đầu một phần mới trên trang tiếp theo;
bạn sẽ sử dụng loại ngắt này nếu bạn muốn
thay đổi hướng trang hoặc sử dụng các
Header hoặc Footer khác nhau.
Bắt đầu một phần mới trên cùng một trang;
Continuous
bạn sẽ sử dụng loại ngắt này để thay đổi từ
định dạng cột đơn sang định dạng nhiều cột
hoặc để quay lại định dạng cột đơn (nhập văn
bản thông thường).
Section Non-printing Character Meaning
Even page
Bắt đầu một phần mới trên trang chẵn tiếp
theo; (ở phía bên trái của một cuốn sách mở).
Odd page
Bắt đầu một phần mới trên trang lẻ tiếp theo;
(ở bên phải của một cuốn sách mở).

• Làm việc với các cột (Columns) văn bản

• Văn bản dạng cột trình bày văn bản dạng cột báo chí
(newspaper style).
• Số lượng cột văn bản tùy thuộc vào nhiều yếu tố như:
hướng trang (Page Orientation), kích cỡ trang (Paper
Size), bố cục trang (Page layout), độ rộng cột
(Column Width), số lượng cột (Number of
Columns), kiểu chữ (Font), kích cỡ chữ (Font
Size),…

• Làm việc với các cột (Columns)

văn bản (tt)
• Khi thiết lập dạng cột báo cho văn bản
được chọn (Selected text), Word sẽ tự
động chèn ngắt phần (Section Break)
vào cuối cột cuối cùng của các cột văn
bản.

Sử dụng Headers và Footers
• Đầu trang (Headers) và chân trang (Footers) thường được sử dụng

để chứa các thông tin tóm tắt như tiêu đề (Title), tên tác giả
(Author’s name), tên công ty (Company’s name), logo hoặc số
trang (Page number),… Các thông tin này có thể là dạng văn bản
(Text) hoặc dạng đồ họa (Graphics).
• Tùy theo nội dung của tài liệu, Headers và Footers có thể giống
nhau ở tất cả các trang hoặc khác nhau ở các trang chẵn (Even
pages) và trang lẻ (Odd pages) hoặc giữa các Sections.

• Chèn số trang (Page numbers)
• Bạn có thể chèn số trang ở trong phần đầu trang (Headers) hoặc chân
trang (Footers). Các tùy chọn chèn số trang bao gồm
Các tùy chọn Ý nghĩa
Chọn kiểu bạn muốn sử dụng để thêm số trang ở đầu trang
Top of Page
hoặc trong khu vực tiêu đề
Chọn kiểu bạn muốn sử dụng khi thêm số trang ở cuối
Bottom of Page
trang hoặc trong khu vực chân trang
Page Margins Chọn vị trí lề cho số trang
Current Position Chọn kiểu cho số trang ở vị trí hiện tại
Chọn một kiểu đánh số khác (ví dụ: chữ Alpha, chữ số La
Format Page Numbers Mã viết thường hoặc định dạng số khác), bao gồm số
chương hoặc đặt số trang để bắt đầu ở một số khác 1).
Remove Page Numbers Xóa số trang khỏi tài liệu
• Tạo Header và Footer

• Word xây dựng sẵn một số mẫu
Header và Footer giúp tạo các
Header/Footer một cách nhanh chóng.
• Khi sử dụng Quick Parts kết hợp với
các mẫu này, người dùng có thể tạo ra
các Header/Footer một cách linh hoạt
cho tài liệu tùy theo giá trị thuộc tính
(Properties) và các Heading được sử
dụng trong tài liệu.
• Tạo Header và Footer (tt)
• Theo mặc định, Word dành khoảng cách 0.5” tính từ mép trang giấy phía
trên cho vùng Header và 0.5” tính từ mép trang giấy phía dưới cho vùng
Footer.
• Người dùng có thể điều chỉnh độ rộng của vùng Header/Footer tùy theo
nội dung cần thiết lập.

Làm việc với nền tài liệu (Backgrounds)
• Nền tài liệu (Document Backgrounds) được sử dụng nhằm
làm nổi bật cho tài liệu.
• Có thể sử dụng màu sắc (Colors), mẫu (Patterns), hình ảnh
(Pictures), độ đậm nhạt (Gradients), kết cấu (Textures), hình
mờ (Watermarks) để trang trí cho nền tài liệu.

• Thêm hình mờ (Watermark) vào nền
tài liệu
• Word tạo sẵn một số Watermark bao gồm
Confidential (Bí mật), Do not Copy (Không
sao chép), Draft (Dự thảo), Sample (Mẫu),
ASAP (Càng sớm càng tốt), Urgent (Khẩn
cấp) theo đường chéo chính hoặc theo chiều
ngang trang tài liệu.
• Người dùng có sử dụng văn bản (Text) hoặc
hình ảnh (Pictures) để tạo Watermark theo
nội dung riêng tùy theo tính chất của tài liệu.
• Thêm màu nền (Background Colors) cho tài liệu
• Màu nền thường được dùng cho các tài liệu trực tuyến hoặc tài liệu
cung cấp cho các trang Web.
• Các thiết lập màu nền cho tài liệu gồm có các màu đơn sắc (Color)
và các hiệu ứng nền (Fill Effects)
• Với màu nền đơn sắc (Color), có thể chọn Theme Colors, Standard
Color hoặc More Color. Với More Colors, bạn có thể chọn:
• Standard: màu định sẵn
• Custom: định màu theo hệ RGB (Red, Green, Blue) hoặc HSL (Hue, Sat,
Lum) với giá trị mỗi gam màu có thể từ 0 – 255.

• Thêm màu nền (Background Colors) cho tài liệu (tt)
• Với các hiệu ứng Fill Effects, các tùy chọn có ý nghĩa như sau:
• Gradient: Hiệu ứng màu đậm nhạt
• Texture: Hiệu ứng kết cấu
• Fill Effects: màu mẫu
• Picture: chọn hình ảnh làm nền cho tài liệu

• Thêm đường viền trang (Page
Borders)
• Sử dụng đường viền (Border) nhằm
nhấn mạnh sự chú ý của người đọc
hoặc nhằm trang trí cho cả tài liệu.
• Có thể áp dụng đường viền cho một
nhóm văn bản (Text), cho đoạn văn
bản (Paragraph), cho phần (Section)
văn bản hoặc cho cả tài liệu.

• Áp dụng các chủ đề (Themes)
• Chủ đề (Theme) là tập hợp các yếu tố thiết kế hợp nhất như màu
sắc (Colors), Fonts chữ và đồ họa (Graphics), cung cấp giao diện
nhất quán cho tất cả các trang trong tài liệu.
• Người dùng có thể hiệu chỉnh màu (Theme Colors) và font chữ
(Theme Fonts) tùy theo nhu cầu cụ thể.

• Áp dụng các chủ đề (Themes) (tt)

Sử dụng Document Style Sets
• Document Style Sets là một tập hợp hoặc nhóm các kiểu
(Style) có thể được áp dụng để tạo cho tài liệu một diện mạo
chuyên nghiệp và nhất quán.

Kiểm duyệt tài liệu trước khi in
• Sửa chữa tài liệu;

• Điều hướng xung quanh tài liệu bằng các công cụ đặc biệt;
• Chuẩn bị in tài liệu;
• Kiểm tra tài liệu về thông tin cá nhân hoặc thông tin ẩn;

Sửa chữa (Proofread) tài liệu
• Trước khi in/chuyển tài liệu, cần đọc và rà soát lại các lỗi có thể có
như: lỗi chính tả, lỗi ngữ pháp, lỗi ngữ cảnh, các từ trùng lắp.
• Word cung cấp một số công cụ giúp tự động hóa các tác vụ hiệu
đính.
• Word cũng hiển thị các gợi ý trực quan khi gặp các mục cần được
xem xét trước khi hoàn thành tài liệu cụ thể là:
• Các đường lượn sóng màu đỏ (Red) cho biết một từ không được nhận
dạng trong bộ từ điển cho Word.
• Các đường lượn sóng màu xanh (Blue) biểu thị một lỗi văn bản theo
ngữ pháp hoặc ngữ cảnh.
• Tính năng Chính tả (Spelling) và Ngữ pháp (Grammar) cung cấp các
tùy chọn để kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp và cung cấp tùy chọn tạo
tự điển tùy chỉnh.
• Tính năng Spelling: kiểm tra chính tả, từ trùng lặp và viết hoa không
chính xác.

• Tính năng Grammar: kiểm tra chính tả và ngữ pháp.
• Đối với các lỗi văn phạm phức tạp, Word không có đề nghị hiệu
chỉnh chính xác mà chỉ có những đề nghị mang tính tham khảo.

• Các tùy chọn trong hộp thoại Spelling gồm có:
Tùy chọn Ý nghĩa
Unknown word Từ không được nhận biết như từ sai chính tả, lỗi ngữ pháp hoặc ngữ cảnh.
Ignore Bỏ qua sự xuất hiện lần này, nhưng tiếp tục tìm các lần xuất hiện khác của từ có cùng cách viết.
Ignore All Bỏ qua tất cả các lần xuất hiện của các từ với lỗi này.
Add Thêm từ này vào tự điển mặc định.
List of Suggestions Hiển thị danh sách các gợi ý cho từ sai chính tả.
Change Thay đổi sự xuất hiện này với từ đã chọn trong danh sách gợi ý.
Change All Thay đổi tất cả các từ có lỗi chính tả này thành từ đã được chọn trong danh sách gợi ý.
Hiển thị một biểu tượng âm thanh để bạn có thể nghe cách phát âm của từ này và định nghĩa của
Definition từ này nếu có. Tùy thuộc vào từ và cách sử dụng, Word sẽ thể hiển thị danh sách các từ đồng
nghĩa (synonyms) hoặc từ trái nghĩa (antonyms).
See more… Hiển thị tự điển trực tuyến về từ được chọn trong danh sách gợi ý.
Powerred by: Tên nguồn cung cấp tự điển.
Language Hiển thị ngôn ngữ mặc định được bật để kiểm tra chính tả của tất cả các tài liệu.

Điều hướng với các tham chiếu
• Việc di chuyển (điều hướng) để tìm nội dung trong một tài liệu
dài, đôi khi mất rất nhiều thời gian nếu sử dụng bàn phím
(Keyboard) hoặc các thanh cuộn (Scroll Bars).
• Word cung cấp một số công cụ hữu hiệu giúp tìm nội dung một
cách dễ dàng và nhanh chóng.
• Các công cụ này gồm có: Khung điều hướng (Navigation
Pane), lệnh Go To, các Siêu liên kết (Hyperlinks) và các Đánh
dấu trang (Bookmarks).

• Sử dụng khung điều hướng (Navigation Pane)

• Để sử dụng khung điều hướng, cần phải sử dụng các Heading
Styles cho các tiêu đề trong tài liệu.
• Word xây dựng sẵn các Heading Style từ Heading 1 đến Heading
7 để sử dụng cho các tiêu đề được phân cấp trong tài liệu.

• Sử dụng khung điều hướng (Navigation Pane) (tt)
Heading 1
Heading 2
Heading 3

• Sử dụng lệnh Go To
• Tính năng Go To trong Word cho phép di chuyển nhanh đến một vị
trí khác trong tài liệu mà không phải tìm kiếm một cách thủ công.
• Các tùy chọn Go To trong hộp thoại Find and Replace bao gồm:

Go to What: Nhấp vào mục trong danh sách để chọn kiểu điều hướng trong tài liệu
Page Điều hướng đến trang
Section Điều hướng đến phần
Line Điều hướng đến dòng
Bookmark Điều hướng đến dấu trang
Comment Điều hướng đến chú thích/bình luận
Footnote Điều hướng đến chú thích chân trang
Endnote Điều hướng đến chú thích cuối tài liệu
Field Điều hướng đến trường
Table Điều hướng đến bảng
Graphic Điều hướng đến đối tượng đồ họa
Equation Điều hướng đến biểu thức toán học
Object Điều hướng đến các đối tượng nhúng vào Word như Adobe Acrobat, Excel,
Heading PowerPoint,…
Điều hướng đến các tiêu đề Heading (theo thứ tự từ trên xuống trong danh sách
Navigation Pane)
Enter [Go To item] Nhập những gì bạn muốn Word tìm hoặc điều hướng đến trong trường này
Previous/Next Di chuyển đến mục trước hoặc mục tiếp theo mục Go To được chỉ định
• Sử dụng Siêu liên kết (Hyperlinks)
• Siêu liên kết là công cụ phép điều hướng đến các phần khác nhau
trong phạm vi tài liệu, đến một tài liệu khác, một trang Web hoặc
một Email trống mới.
• Trong nhiều trường hợp, khi nhập một địa chỉ Email, một địa chỉ
trang Web, Word sẽ tự động chuyển các địa chỉ này thành
Hyperlink.

• Các tùy chọn trong hộp thoại Insert Hyperlink gồm các mục với
chức năng:
Các tùy chọn Chức năng
Link to:
Existing File or Nơi liên kết đến:
Web Page Đến một tập tin tài liệu khác hoặc một trang Web
Place in This Đến một nơi khác trong phạm vi tài liệu (thường là một Heading hoặc
Document Bookmark)
Create New Đến một tài liệu mới sẽ được tạo
Document
Đến một Email trống mới, sau đó bạn tiếp tục soạn nội dung Email để
Email Address gửi đến địa chỉ đã nhập trong vùng Address:
Text to display: Nhập văn bản bạn muốn hiển thị trong tài liệu thay vì địa chỉ liên kết.
ScreenTip… Nhập thông tin trợ giúp ngắn gọn cho văn bản hiển thị nội dung liên kết.

• Các tùy chọn trong hộp thoại Insert Hyperlink gồm các mục với
chức năng:
Các tùy chọn Chức năng
Look in: Điều hướng đến vị trí thích hợp nếu bạn đang liên kết đến một tập tin
được lưu trên ổ đĩa cục bộ hoặc mạng
Current Folder Điều hướng đến tập tin trong thư mục hiện hành.
Browsed Pages Điều hướng đến địa chỉ các trang Web đã truy cập trước đó.
Recent Files Điều hướng đến các tập tin làm việc gần đây nhất.
Bookmark… Hiển thị danh sách các dấu trang có thể được liên kết đến.
Target Frame… Chọn một khung trong bố cục trang web của tài liệu để hiển thị liên kết
đến.
Address: Vùng nhập địa chỉ trang Web cần liên kết đến

• Tạo đánh dấu trang (Bookmarks)
• Dấu trang (Bookmark) là điểm tham chiếu để điều hướng đến nơi
không được sử dụng Heading Style bằng cách sử dụng tính năng
Go To hoặc Hyperlink.
• Các tùy chọn trong hộp thoại Bookmark bao gồm:
• Bookmark name: Đặt tên cho Bookmark;
• Add: Thêm một Bookmark mới sau khi đã đặt tên;
• Delete: Xóa một Bookmark đã được chọn trong danh sách;
• Go To: Di chuyển đến Bookmark đã được chọn trong danh sách;
• Sort by: Sắp xếp danh sách Bookmark;
• Hidden bookmarks: Ẩn Bookmark đã được chọn trong danh sách.

Kiểm tra tài liệu (Inspecting a Document)
• Sử dụng trình kiểm tra tài liệu (tt)
• Các thuộc tính (Properties) của tài liệu
như số liệu thống kê, tiêu đề email, tên
người dùng, tên mẫu sử dụng (Template),
thông tin trong Thẻ tùy chỉnh (Custom
Tab) của Hộp thoại thuộc tính tài liệu
(Document Properties Dialog Box);
• Thông tin trong bất kỳ về Header/Footer,
bao gồm cả Watermark.
• Các văn bản dạng ẩn (Hidden Text).

Sử dụng bảng nâng cao
Created by: IIG Vietnam

Chèn bảng (Table) vào tài liệu
• Các tùy chọn trong hộp thoại Insert Table gồm:
Number of columns Xác định số cột của bảng.
Number of rows Xác định số dòng của bảng.
AutoFit behavior Chỉ định cách thức hoạt động của bảng.
Fixed column width Cố định chiều rộng cột.
AutoFit to contents Tự động định chiều rộng cột theo nội dung văn bản.
AutoFit to window Tự động định chiều rộng cột sao cho chiều rộng của bảng bằng với độ rộng
văn bản trong tài liệu.
Remember dimensions for Lưu các thay đổi tham số làm tham số mặc định khi tạo bảng mới các lần sau.
new tables

Chèn bảng (Table) vào tài liệu
• Làm việc với văn bản trong bảng
• Việc nhập văn bản vào bảng giống như nhập văn bảng vào tài liệu.
• Ngoài các công cụ trên thẻ Home nhóm Paragraph, Word còn cung
cấp một số công cụ trên thẻ ngữ cảnh Layout dưới Table Tools trong
nhóm Aligment bao gồm:
• Căn lề văn bản (Text Alignment)
• Hướng văn bản (Text Direction)
• Lề của ô trong bảng (Cell Margins).

Hiệu chỉnh bảng
• Thiết lập các tiêu đề dòng (Row

Headings)
• Dòng tiêu đề (Heading Rows) là các
hàng đầu tiên của bảng cho biết tên và ý
nghĩa thông tin trong mỗi cột.
• Khi bảng dữ liệu mở rộng ở nhiều trang,
cần duy trì các dòng tiêu đề của bảng ở
mỗi trang để dễ theo dõi thông tin các
cột trong bảng.

Hiệu chỉnh bảng
• Sử dụng các kiểu định dạng bảng
(Table Styles)
• Table Styles là các kiểu định dạng bảng
được xây dựng trước và được lưu trong
thư viện gọi là Style Gallary.
• Các định dạng được chia thành các
nhóm Plain Tables, Grid Tables, và
List Tables.
• Có thể hiệu chỉnh Style hoặc tạo một
Style mới tùy thuộc vào yêu cầu cụ thể.
Chuyển đổi thông tin bảng
• Là chuyển đổi một số dữ liệu trong

văn bản của bạn thành bảng hoặc dữ
liệu của bảng thành văn bản.
• Có thể thực hiện điều này bằng cách
sử dụng các công cụ Convert text to
Table và Convert to Text.

• Chuyển văn bản thành bảng:
• Để chuyển dữ liệu dạng văn bản thành bảng, cần tổ chức văn bản theo
một quy tắc nào đó.
Ví dụ: văn bản được phân thành các nhóm với dấu phân cách là các ký tự Tab ,
dấu phẩy (commas), ký tự phân đoạn ,…

• Chuyển văn bản thành bảng (tt):
• Với công cụ chuyển đổi thành bảng, Word sẽ tự động thiết lập số cột, số
dòng và loại dấu phân cách được thể hiện trong hộp thoại Convert Text
to Table và cho phép tùy chỉnh độ rộng của bảng (AutoFit behavior).

• Chuyển đổi bảng thành văn bản

• Tương tự như việc chuyển từ văn bản
thành bảng;
• Có thể quy định ký tự phân cách giữa
các cột bao gồm ký tự Tab, dấu phẩy,
ký tự phân đoạn,…trong hộp thoại
Convert Table To Text.

Sắp xếp dữ liệu
• Có thể sắp xếp dữ liệu của bảng hoặc
dữ liệu văn bản được chuyển từ bảng
hoặc các đoạn theo thứ tự tăng dần
(Ascending) hoặc giảm dần
(Descending) cho các cột dữ liệu
dạng ký tự (Character) hoặc dạng số
(Numeric).
• Có thể sắp xếp 3 cột cùng một lúc.
Tùy theo tính chất của dữ liệu, dữ
liệu được sắp xếp có thể có hoặc
không có dòng tiêu đề (Header row).
Làm việc với các tham chiếu
Created by: IIG Vietnam

• Chèn và sửa đổi chú thích

• Chèn và sửa đổi chú thích chân trang hoặc cuối tài liệu
• Chèn và sửa đổi trích dẫn
• Chèn và sửa đổi danh sách tài liệu tham khảo
• Chèn và cập nhật mục lục
• Chèn trang bìa

Tại sao phải sử dụng các tham chiếu (References)
• Nhằm để tránh mọi khả năng vi phạm bản quyền (Piracy) hoặc đạo
văn (Plagiarism),
• Luật bản quyền được đưa ra để bảo vệ các tác phẩm gốc được tạo
bởi một cá nhân hoặc một tổ chức.
• Đạo văn là hành động lấy một tác phẩm gốc, thay đổi bố cục, nội
dung, nhân vật... để trở thành một tác phẩm khác và xem tác phẩm
được chỉnh sửa này như là một tác phẩm gốc của mình.

Tại sao phải sử dụng các tham chiếu (References)
• Luật bản quyền áp dụng cho mọi thứ được tìm thấy trên Internet
theo cách tương tự như chúng áp dụng với bất kỳ tài liệu được xuất
bản nào.
• Word cung cấp nhiều công cụ để tham chiếu tài liệu cho phù hợp
với loại tài liệu bạn đang sử dụng bao gồm: chú thích (Captions),
chú thích chân trang (Footnotes), chú thích cuối tài liệu
(Endnotes), trích dẫn (Citations),...

Sử dụng chú thích (Caption)
• Thường được sử dụng cho các đối tượng như
Hình ảnh (Picture), Sơ đồ (Diagram), Biểu đồ
(Charts), Bảng biểu (Tables),…nhằm làm rõ
thêm thông tin hoặc nguồn gốc của đối tượng.
• Caption có thể được đặt trên (Above) hoặc
dưới (Below) các đối tượng.
• Bên cạnh các nhãn (Label) mặc định như:
Equation, Figure, Table, người dùng có thể
thêm các nhãn chú thích mới tùy theo nhu cầu
cụ thể của các đối tượng trong tài liệu.
Delete Label Cho phép xóa nhãn trong danh sách
Xác định kiểu đánh số sẽ được sử

Numbering
dụng với chú thích
Chỉ định đối tượng nào Word sẽ tự

động gắn nhãn chú thích ngay khi đối
AutoCaption tượng được chèn vào tài liệu.

• Chèn bảng mục lục các chú thích (Table of Figures)

• Bảng mục lục các chú thích tương tự như bảng mục lục của quyển
sách,
• Cho phép liệt kê tự động danh sách các chú thích của các đối tượng.
• Cho phép di chuyển nhanh đến đối tượng khi nhấp chuột vào các mục
trong mục lục.

• Chèn bảng mục lục các chú thích (Table of Figures) (tt)

• Chèn bảng mục lục các chú thích (Table of Figures) (tt)
• Hộp thoại Table of Figures bao gồm các mục với ý nghĩa như sau:
Nhấp vào tùy chọn và xem trước cách danh sách này sẽ xuất hiện nếu các tùy chọn này được
Print Preview
đặt.
Web Preview Cung cấp bản xem trước về cách danh sách này sẽ xuất hiện nếu tài liệu này được đặt trên web.
General Các tùy chọn chung liên quan đến kiểu định dạng cho bảng mục lục.
Chỉ định các tùy chọn kiểm soát cách Word

Options
tạo bảng mục lục
Chọn kiểu bạn muốn áp dụng cho các mục

trong mục lục. Bạn có thể thay đổi các thuộc
Modify
tính khác nhau bằng nút Modify…để mở hộp
thoại Modify Style.

Sử dụng chú thích chân trang hoặc cuối tài liệu (Footnotes
hoặc Endnotes)
• Footnote và Endnote thường được sử dụng để tham chiếu một
mục được chọn trong tài liệu và thường bao gồm thông tin về tác
giả hoặc người khởi tạo của mục đó.
• Ngoài ra, Footnote và Endnote còn được sử dụng như là một
phương pháp thêm thông tin.
Chú thích về nguồn thông tin Chú thích thêm thông tin

Sử dụng chú thích chân trang hoặc cuối tài liệu (Footnotes
hoặc Endnotes)
• Các tùy chọn trong hộp thoại Footnote and Endnote có các chức
năng như sau:
Xác định vị trí của chú thích chân trang (Footnote) hoặc chú thích cuối tài liệu
Location (Endnote).
Cho phép chuyển Footnote thành Endnote và ngược lại
Convert
Chọn định dạng số hoặc dấu cho việc đánh số thứ tự Footnote/Endnote;
Format
Chọn số bắt đầu hoặc số tiếp tục cho Footnote/Endnote;
Apply Chọn phạm vị áp dụng Footnote/Endnote.
Chèn nguồn trích dẫn (Citation Sources)
• Trích dẫn (Citation) là nguồn tài liệu tham
khảo được sử dụng hoặc trích dẫn trong tài
liệu..
• Mục đích chính của việc sử dụng trích dẫn là:
• Để đảm bảo sự tin tưởng vào các nội dung
thông tin được cung cấp từ các nguồn tham
khảo;
• Cung cấp cho người đọc có cơ sở xác định xem
tài liệu được tham khảo có hỗ trợ các vấn đề
được nêu ra trong tài liệu hay không.

Chèn nguồn trích dẫn (Citation Sources)
Kiểu tham chiếu được sử dụng chủ yếu để tham khảo các
IEEE
nguồn kỹ thuật điện và máy tính.
Được sử dụng cho tất cả các loại tài liệu, bao gồm cả tài liệu
điện tử. Tiêu chuẩn ISO 690 được tạo ra và duy trì bởi Tổ
ISO 690
chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (International Organization for
Standardization).
Hội ngôn ngữ hiện đại (Modern Language Association);
MLA được sử dụng chủ yếu để tham khảo các ấn phẩm văn học,
nghệ thuật hoặc nhân văn.
Tiêu chuẩn về thông tin của Khoa học & Công nghệ
SIST02
(Standards for Information of Science & Technology).
Tương tự như kiểu APA; chủ yếu được sử dụng bởi các sinh
Turabian
viên đại học cho tất cả các đối tượng.

Tạo bảng mục lục cho tài liệu (Table of Contents)
• Word cung một tính năng tạo ra bảng mục lục, với số trang tương ứng trong tài
liệu và với định dạng được chọn.
• Để Word tự động tạo bảng mục lục cho bất kỳ tiêu đề nào, cần phải sử dụng các
kiểu styles (Heading 1, Heading 2, Heading 3,…) cho các tiêu đề đó trong tài
liệu.

Tạo trang bìa cho tài liệu (Cover Page)
• Một tài liệu dài hoặc chính thức cần có một trang bìa hiển thị tóm
tắt những gì tài liệu bao gồm.
• Trang bìa là trang đầu tiên thường thể hiện tên của người trình bày
hoặc người viết, có thể có ngày thuyết trình.
• Tùy thuộc vào mục đích của tài liệu, trang bìa cũng có thể bao gồm
một bản tóm tắt ngắn gọn về nội dung và thường nằm dưới tiêu đề
của tài liệu.
• Khi tạo trang bìa, Word sẽ tự động tạo một trang mới làm trang bìa.

Tạo trang bìa cho tài liệu (Cover Page)
• Ngoài một thư viện trang bìa được
thiết kế sẵn, Word còn cho phép sử
dụng các trang bìa trên Office.com
Trang bìa trên Office.com Thư viện trang bìa

TRỘN THƯ
TRỘN THƯ
• Đây là một chức năng trong Word hỗ trợ người dùng phải thường
xuyên thiết kế các biểu mẫu (thư mời, thư ngỏ, phiếu thông báo,
quảng cáo…)
• Có thể in ấn hoặc gửi email cho rất nhiều khách hàng, các mẫu này
đa phần là giống nhau toàn bộ về hình thức trình bày cũng như nội
dung, chỉ khác nhau chút ít về thông tin khách hàng.
• Danh sách khách hàng đã có sẵn và được thu thập từ lâu. Do đó,
chỉ cần thiết kế một lần biểu mẫu và có thể
được nhân bản ra rất nhiều các biểu mẫu khác tương ứng với thông
tin của khách hàng một cách chính xác và nhanh gọn.
Thiết lập chức năng trộn văn bản
• Ta phải có: Biểu mẫu và danh sách (dùng để đổ thông tin vào
biểu mẫu khi trộn) Tên khách Địa chỉ Số điện
hàng thoại
Nguyễn Thảo Lĩnh Nam – Hoàng Mai – Hà Nội 0162853495
Anh 3
Vũ Xuân Bắc Hoàng Văn Thụ - Hoàng Mai – 0169321343
Hà Nội 3
Tạ Văn Chiến Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà 0167732838
Nội 8
Lê Mạnh Đức Giang – Long Biên – Hà Nội 0969333955
Cường
Nguyễn Duy Khâm Thiên – Đống Đa – Hà 0164990696
Đạt Nội 6

Thực hiện chức năng trộn thư
• Ví dụ sử dụng file bên trên mẫu_ĐK.docx

• Bước 1: Mở tập tin mẫu_ĐK.docx, vào tab Mailings/ Start Mail
Merge/ chọn Letters

• Bước 2: Vào Mailings/ Select Recipients/ chọn Use Existing List…
Trong màn hình Select Data Source: Ta tìm tới đúng tập tin
danhsach.docx rồi bấm Open

• Bước 3: Chèn dữ liệu vào biểu mẫu, muốn chèn dữ liệu vào vị trí nào thì di chuyển
con trỏ văn bản vào vị trí đó trước, rồi vào Insert Merge Field / chọn đúng tên cột
hiển thị:

• Bước 4: Xem trước kết quả, chọn Preview Results

Bước 5: Kết thúcquá trình trộn thư, trong tab Mailings ta chọn nút Finish & Merge:
• Edit Individual Documents…: Xuất các nhân bản biểu mẫu vào một tập tin (mỗi dòng dữ liệu sẽ tạo lên
một biểu mẫu nằm ở 1 trang riêng biệt, tức là nếu ta có 5 dòng dữ liệu thì sẽ tự động tạo ra 5 biểu mẫu nằm ở
5 trang khác nhau), tên mặc định là Letters1.
• All: Trộn toàn bộ danh sách.
• Current record: Trộn dòng dữ liệu hiện tại đang xem (ở bước 5).
• From … To : Trộn danh sách từ vị trí X tới vị trí Y (ví dụ From: 2, To: 4 thì trộn danh sách từ dòng thứ 2 tới
dòng thứ 4).
• Bấm OK để xem kết quả

Kết quả trộn thư

BÀI TẬP THỰC HÀNH
• Tạo nguồn dữ liệu chứa trong 1 bảng và lưu tập tin tên DanhSach.docx và tiến hành
trộn thư

BÀI TẬP THỰC HÀNH
• Sử dụng định dạng Tab kết hợp với Bullet and Numbering, WordArt để soạn thảo
mẫu văn bản sau

MODULE 5 PHẦN I - TRÌNH BÀY DỮ LIỆU SỐ NÂNG CAO 23.8.22

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

MODULE 5 PHẦN I - TRÌNH BÀY DỮ LIỆU SỐ NÂNG CAO 23.8.22

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

MODULE 5: TRÌNH BÀY NỘI DUNG SỐ HIỆU

QUẢ, TẠO NỘI DUNG SỐ NÂNG CAO- PHẦN I

I. Tùy chỉnh lưu tài liệu trong Word Options

8/23/2022 CITAD – ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM 2

• Ấn định thư mục chứa tập tin tự động lưu (Auto-saved),

8/23/2022 CITAD – ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM 3

8/23/2022 CITAD – ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM 4

8/23/2022 CITAD – ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM 6

8/23/2022 CITAD – ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM 8

• Khi làm việc với một tài

8/23/2022 CITAD – ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM 10

8/23/2022 CITAD – ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM 11

8/23/2022 CITAD – ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM 12

8/23/2022 CITAD – ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM 13

8/23/2022 CITAD – ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM 16

8/23/2022 CITAD – ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM 17

• Sử dụng AutoCorrect và AutoText để thay thế các mục

8/23/2022 CITAD – ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM 18

8/23/2022 CITAD – ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM 20

8/23/2022 CITAD – ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM 21

8/23/2022 CITAD – ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM 22

8/23/2022 CITAD – ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM 23

• Sử dụng định dạng nhanh (Quick Styles)

8/23/2022 CITAD – ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM 24

• Sử dụng định dạng nhanh (Quick Styles) (tt)

8/23/2022 CITAD – ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM 25

• Chèn trang hoặc ngắt phần (Section);

8/23/2022 CITAD – ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM 27

• Làm việc với các ngắt phần (Section

8/23/2022 CITAD – ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM 29

8/23/2022 CITAD – ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM 31

• Làm việc với các cột (Columns) văn bản

8/23/2022 CITAD – ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM 32

• Làm việc với các cột (Columns)

8/23/2022 CITAD – ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM 33

• Đầu trang (Headers) và chân trang (Footers) thường được sử dụng

8/23/2022 CITAD – ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM 34

• Tạo Header và Footer

8/23/2022 CITAD – ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM 37

8/23/2022 CITAD – ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM 38

8/23/2022 CITAD – ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM 40

8/23/2022 CITAD – ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM 41

8/23/2022 CITAD – ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM 42

8/23/2022 CITAD – ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM 43

8/23/2022 CITAD – ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM 44

8/23/2022 CITAD – ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM 45

• Sửa chữa tài liệu;

8/23/2022 CITAD – ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM 47

8/23/2022 CITAD – ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM 49

8/23/2022 CITAD – ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM 50

8/23/2022 CITAD – ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM 52

8/23/2022 CITAD – ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM 53

• Sử dụng khung điều hướng (Navigation Pane)

8/23/2022 CITAD – ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM 54

• Sử dụng khung điều hướng (Navigation Pane) (tt)

8/23/2022 CITAD – ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM 55

8/23/2022 CITAD – ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM 56

8/23/2022 CITAD – ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM 58

8/23/2022 CITAD – ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM 59

8/23/2022 CITAD – ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM 60

8/23/2022 CITAD – ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM 61

8/23/2022 CITAD – ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM 62

Created by: IIG Vietnam

8/23/2022 CITAD – ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM 64