ZAMAN KAVRAMI VE ÖNEMĠ :

Zaman nedir? Zaman sahip olduğumuz en önemIi ve değerli hazinedir. Her ne kadar; Vakit nakittir , Time is
money veya Zeit ist Geld diyerek tüm dünya insanları zamanı parayla eĢ tutsalar da, aslında zaman paradan
önemli ve değerlidir.

v ZAMAN çok değerli bir sermayedir.

v ZAMAN mutlak kardır.
v ZAMAN satın alınmaz.
v ZAMAN saklanmaz ve depolanmaz.
v ZAMAN çoğaltılamaz.
v ZAMAN kesinlikle bir daha geri gelmemek üzere akıp gider.
v Doğan her yeni gün, kiĢi için karĢılıksız ve geri ödemesi olmayan yüz milyarlarca kredi değerindedir.

YAġAMIMIZDAKĠ BĠR SAATLĠK ZAMANIN DEĞERĠ ACABA NEDĠR?

Ortalama bir insan ömrü aĢağı yukarı iki yüz bin (200.000) planlanabilir saatle sınırlıdır.
Ġktisadi olarak yapılan araĢtırmaIara göre, bir insan toplam iĢ görebilme gücünün ancak % 30 - 40 ' nı
kullanabilmektedir. Peki geriye kalan %60 civarındaki iĢ görebilme gücü nereye gidiyor?
v NetleĢmemiĢ hedefler,
v Planlamada yapılan hatalar,
v Plansızlık,
v Önceliklere gerekli önemi verememe,
v Sürekli erteleme,
v Öze inememe,
v Detayla fazla uğraĢma,
 BĠR GÜNÜMÜZÜ NASIL HARCARIZ ?

Bir günde 24 saat vardır ve bu herkes için aynıdır. Farklı olan ise bu 24 saatin kullanıĢ Ģeklidir. AĢağıdaki
tabloda 24 saatin insanlar tarafından genelde nasıl harcandığı görülmektedir.

FAALiYET SÜRE (SAAT)

UYKU 8
TEMIZLIK 1
YEMEK 3
SEYAHAT 2
ÇALIġMA 8
+ --------
TOPLAM 22

Yukarıdaki tabloya göre bir gün içinde kendimize ayıracak 2 saat zamanımız kalıyor. Birde çalıĢma
saatlerinin genelde 8 saatin üzerinde olduğu düĢünülecek olursa, elimizdeki iki saatin gittiği de
görülmektedir.

BĠR Ġġ GÜNÜMÜZÜ NASIL HARCARIZ ?

ĠĢ ve çaIıĢma zamanımızın kontroIü genel olarak üç ana noktada toplanır.

A - AMĠR :ÇaIıĢma zamanımızın önemli bir kısmı amirimizin kontrolü altındadır. Bu süre içerisinde onun
verdiği iĢleri yapar ve onun direktiflerini yerine getiririz.
B-SĠSTEM :ÇalıĢma zamanımızın bir bölümünü de çalıĢma düzenimiz. (Kurum hiyerarĢisi ) alır.
C-KENDĠMĠZ : Nihayet, çaIıĢma zamanımızın bir bölümünü de doğrudan kendimiz kontrol ederiz.
Ne yapacağımıza, nasıl yapacağımıza, ne zaman , hangi sürede yapacağımıza kendimiz karar veririz.

“ BOġ DURMAYIP BĠR Ġġ YAPIYOR OLSANIZ BĠLE,

O ANDA YAPILACAK DAHA ÖNEMLĠ BIR ĠġĠNĠZ VARSA
ZAMANINIZI BOġA HARClYORSUNUZ DEMEKTĠR.. “

“ NE YAPTIĞIMIZ DEĞĠL , NE ĠÇĠN YAPTIĞlMIZ ÖNEMLĠDĠR.”

PARETO KANUNU :

80:20 olarak bilinen bu teori yalnız rasyonel zaman yönetimi için değil, değiĢik bilimsel alanlarda da
geçerlidir. Bu teoriye göre, örneğin ;
v Ciromuzun % 80' nini müĢterilerimizin % 20' si sağlar.
v % 20 üretim hatası % 80 kayba neden olur.
v Gazetenin % 20 'si haberlerin % 80' nini oIuĢturur.
v Toplantı zamanının % 20 'si kararların % 80' nini doğrudan etkiler.
v Masa üstü çaIıĢmanın % 20' si iĢteki baĢarının % 80 ' nini sağlar.

80:20 kuralı ilk defa Ġtalyan ekonomist ViIfredo Pareto tarafından 19. Y.Y da ortaya atılmıĢtır. Burada
önemli olan mesleki ve özeI alanda hedefleri tespit edip bunlara uIaĢabiImek için bu kuralı göz
önünde tutarak gerekli çabayı sarf etmektir.
ULAġMAK ĠSTEDĠĞĠNĠZ HEDEFLER :

“ Ġġ VE ÖZEL YAġAMDA BAġARILI OLMAK ĠÇĠN ERĠġMEK ĠSTEDĠĞĠNĠZ TÜM MESLEKĠ VE ÖZEL HEDEFLERĠNĠZĠ
AÇIK VE NET OLARAK BELĠRLEYĠN ! “

ULAŞMAK İSTEDİĞİNİZ HEDEFLER

1- Mesleki ve kariyer hedefleriniz :

...............................................................................................................................................................................................
Bu hedefe ulaĢmanız için yapmanız gerekenler ve alınması zorunlu tedbirler :
...............................................................................................................................................................................................
2- Arzuladığınız diğer kiĢisel ve özel hedefler :
...............................................................................................................................................................................................
Bu hedefe ulaĢmanız için yapmanız gerekenler ve alınması zorunlu tedbirler :
..............................................................................................................................................................................................
3- YaĢam hedefiniz :
...............................................................................................................................................................................................
Bu hedefe ulaĢmanız için yapmanız gerekenler ve alınması zorunlu tedbirler :
...............................................................................................................................................................................................
 ZAMANI PLANLAMANIN KAZANDIRDIĞI AVANTAJLAR :

v Mesleki ve özel hedeflere daha sağlam ve çabuk ulaĢma

v Gerçekten önemli iĢlerimiz ve hedeflerimiz için zaman kazanma
v Daha az telaĢ ve stres, günlük iĢ akıĢına sağlıklı bakma
v Unutmayalım ki en önemli planlama prensibi yazılı faaliyetlerdir.
v Yalnız akılda kalan planın ana hatları ve hatta tamamı unutulabilir.
v Yazılı planlar zihnin yükünü hafifletir.
v Yazılı bir plan kiĢinin iĢe karĢı olan motivasyonunu yükseltir. Onu iĢinde daha etkin kılar.
v Yazılı plan sayesinde, belirlenen hedeflerde daha az sapmalar olur,
v Konsantrasyon artar, güç görünen iĢler zamanında biter.
v Gün bitiminde halledilmemiĢ iĢler gözümüzden kaçmaz, kontrol kolaylaĢır.
v Yapacağınız günlük planlar sayesinde baĢarı artar, önemli iĢlerinizi engelleyen ıvır zıvır iĢleri ikinci
plana atabilirsiniz.
v Yazılı yapılan günlük planlarınız, önce veya sonra yapılan ya da bitmemiĢ iĢlerinizi takip etmenizi
kolaylaĢtırır, gerekli tedbirleri almanızı sağlar.

KISSADAN HĠSSE :

Adamın biri ormanda doIaşırken bir ormancıya rastlar. Ormancı bütün gücüyle henüz yeni kesiImiş olan bir ağaç
kütüğünü parçalarına ayırmakla meşguIdür.
Adam ormancıya yaklaşır ve ormancının kan ter içinde, kör bir testere ile işini yapmaya çalıştığını görür ve
dayanamaz:
“Afedersiniz, testereniz kör ve siz hala kütüğü kesmeye, parçalamaya çaIışıyorsunuz. HİÇ TESTERENİZİ BİLEMEYİ
DÜŞÜNDÜNÜZ MÜ?”
Bunun üzerine ormancı sinirlenerek adama döner ve “Bunun için hiç zamanım yok, bir an önce işimi bitirmek
zorundayım, lütfen bana engel olmayın .” diye söylenir.

TESTERENĠZĠ NE ZAMAN BĠLEMEK ĠSTĠYORSUNUZ ?

ZAMAN BÜTÇESĠ :
Etkili bir zaman bütçesi yapabilmek için en azından aĢağıdaki hususlara dikkat etmek gerekir.
v Zamanınızı bütçeleyin fakat belirli ölçülerde toleranslı olsun.
v Olmayacak iĢlere vakit harcamayın
v Yardımcılarınızdan ve elemanlarınızdan etkin bir Ģekilde yararlanmayı bilin
v Kendiniz ve birlikte çalıĢtığınız insanların özel sorunlarına gereğinden fazla zaman
ayırmayın
v Açık kapı politikanızı sınırlandırın
v ĠĢi bitirdiğinizde bırakmayı bilin
v Mali bütçede olduğu gibi zaman bütçesinde de kayıt tutun.
YEDEK ZAMANINIZ OLSUN
Hiç bir zaman herĢey planladığımız gibi aynen gerçekleĢmez. Bu nedenle çalıĢma süremizin,
ortalama % 60 kadar kısmını planlamamız doğru olacaktır.
Zamanımızın % 100 'ünü veya buna yakın oranını planlamamız önceden tahmin edilemeyen, süreleri
bilinmeyen durumlar nedeniyle imkansızdır. Bu nedenle bu durumlar için yedek zaman ayırmalıyız.
Zamanımızı planlarken 3 ana kategoride değerlendirmeliyiz.
A- % 60 planIanmıĢ iĢIer için,
B- % 20 pIanIanmamıĢ aniden çıkan, zaman çaIan durumlar için,
C- % 20 sosyal faaliyetler ( çeĢitli özeI durumlar)

"DOĞRU ĠġĠ YAPMAK, ĠġĠ DOĞRU YAPMAKTAN ĠYĠDĠR."

ABC ANALĠZĠ :
Bu analiz öncelikIerin tespitinde kullanılan bir metottur. ABC analizi zaman kullanımında değer
analizi yapıIması ile olur. Yapılması gereken tüm iĢler aynı öneme sahip değillerdir. ĠĢimizi
taĢıdıkları değerlere göre belli kategorilere ayırmak mümkündür. Örneğin:
A grubundaki iĢler çok önemIi,
B grubundaki iĢleri önemli,
C grubundaki iĢleri daha az önemli. rutin v.s.olarak sınıflandırabiliriz.
 ZAMAN KULLANIMINDA DEĞER ANALĠZĠ :
FAALĠYETĠN DEĞERĠ
% 65 % 20 % 15

A- ÇOK ÖNEMLĠ ĠġLER B- ÖNEMLĠ ĠġLER C- AZ ÖNEMLĠ (RUTĠN) ĠġLER

% 15 %20 %65
GERÇEK ZAMAN KULLANIMI

Görüldüğü gibi zamanın büyük böIümü C grubundaki iĢleri halletmekle geçiyor.

A- Bu Gruptaki iĢler en önemli iĢlerdir. Bunlar yalnızca o iĢin sahibi sorumlu kiĢi ya da grup tarafından yapılır,
bir baĢka kiĢi ya da gruba devredilemez.
B- Bu Gruptaki iĢlerin önemi orta ya da vasat düzeydedir. Bir baĢka elemana devredilebilir.
C- En az değere sahip iĢler bu grupta bulunmaktadır. ( Rutin iĢler, okumak, telefon, haberIeĢme, günlük idari
iĢler, önemsiz toplanı, ani ziyaretler vs..)

ABC analizi yalnızca A Ģıkkındaki iĢlerin halledilmesini ve C Ģıkkındaki iĢIerin de bir kenara bırakılmasını
öngörmüyor. Aksine tüm bu iĢIeri taĢıdıkIarı öneme göre belirli bir öncelik sırasına koyarak bir iĢgünü içinde en
verimli ĢekiIde halledilmeleri için gerekli ortamı hazırlamayı öngörüyor.

Peki bu iĢIeri günIük plana nasıl oturtabiliriz?

A grubu iĢIerinden yaInızca bir veya ikisini planımıza alabiliriz. ( Örneğin; ortalama 3 saat süre için)
B grubu iĢIerinden iki yada üçünü ortalama 1 saat süre iIe günlük planımızda öngörebiIiriz.
C grubu iĢIer içinde ortalama 45 dakika ya da 1 saat süre ayırabiliriz.
 A ve B GRUBUNA GiREN ĠġLERĠN TESPĠTĠ VE HALLEDĠLMESĠ :

Bulunduğunuz görev ve pozisyon gereği A grubuna giren iĢIerinizi yazar mısınız?

.........................................................................................................................................................................
Her gün en az bir veya iki A grubu iĢini, zaman faktörünü de göz önünde tutarak halletmeniz için yapmanız
gerekenleri yazın!
.........................................................................................................................................................................
Bulunduğunuz görev ve pozisyon gereği B grubuna giren iĢIerinizi yazar mısınız?
.........................................................................................................................................................................
Her gün en az iki veya üç B grubu iĢini zaman faktörünü de göz önünde tutarak yapmanız gerekenleri
yazın!
.........................................................................................................................................................................
KĠġĠNĠN GÜN BOYUNCA SAHĠP OLDUĞU Ġġ GÖRME GÜCÜ :
Her insanın kendine özgü yaşam alışkanIıkIarı vardır; beslenme sosyal iIişkiIer, uyku düzeni, çaIışma koşulları
vs. gibi.Bütün bu bireysel farklara rağmen her insanın doğal yaşam ritminde ortak olan teme! özellikler vardır.
Bu özelliklerden biride bilim adamlarınca yapılan araştırmalara göre, bir insanın 24 saat boyunca iş görme
güçlerinin yani randımanlarının ortak bir ortalama grafiğe sahip olmalarıdır.
ÖĞLE ÖNCESĠ ÖĞLE ÖĞLE SONRASI AKġAM GECE
+ 50
Ġ
ġ

G
Ö
R
M 0
E

G
Ü
C
Ü

- 50
6 8 10 12 14 16 18 20 22 24 2 4
24 SAATĠN DAĞILIMI / BĠR GÜN
 24 SAATĠN DAĞILIMI / BĠR GÜN
Grafikte görüIdüğü gibi iş görme gücü yada kişisel randıman en yüksek olduğu zaman öğle öncesidir,
bu öğleden sonra düşüş gösterir ve akşam üstüne doğru tekrar yükselir, daha sonra düşme başlar,
gece yarısından birkaç saat sonra en düşük seviyeye iner.
Her ne kadar grafik genel bir özeIIik taşısa da, yine de önemIi olan kişinin kendi günIük biyolojik ritmini
bulabilmesidir. Muhtelif düzeyde önem ve aciliyete sahip işIeri grafiği gözönünde tutarak günIük
planınıza yerleştirebilirsiniz. Aşağıdaki grafiği kendi özeIIikIerinize göre doldurun!

ÖĞLE ÖNCESĠ ÖĞLE ÖĞLE SONRASI AKġAM GECE

+ 50
Ġ
ġ

G
Ö
R
M 0
E

G
Ü
C
Ü

- 50
6 8 10 12 14 16 18 20 22 24 2 4
24 SAATĠN DAĞILIMI / BĠR GÜN
KĠġĠNĠN 1 SAAT BOYUNCA SAHĠP OLDUĞU Ġġ GÖRME GÜCÜ:

Peki bir insanın bir saat içindeki iĢ görme gücü ve konsantrasyon kapasitesi nasıldır?.
Tıbbi araĢtırmalar en uygun dinIenme zamanının 1 saatlik çalıĢma sonunda olduğunu ortaya
koyuyor.
Bu dinlenme süresinin ise azami olarak 10 dakika olması gerektiğini, çünkü en verimli ve etkili
dinlenmenin ilk on dakika içinde gerçekIeĢtiğini, bu süre aĢıldığında dinlenmenin etki ve
verimliliğinin süratle azaldığını belirtiyorlar.
1 saatlik çalıĢma sonunda en fazla 10 dakika ara verin.Verimli ve etkin çalıĢabilmek için düzenli
ve kısa aralar vermelisiniz. Bu sizi iĢinizde daha baĢarılı kılar.
Günlük planınızda düzenli ve kısa aralar öngörebilirsiniz.

“ ZAMANIMIZI, ÖNCE BAġKALARININ ONA OLAN ĠHTĠYACINI KARġILADIKTAN SONRA SIRANIN

BĠZE GELDĠĞĠNĠ DÜġÜNEREK KULLANMAYA ÇALIġMIġIZDlR.
AMA SIRA BĠZE HĠÇ GELMEZ. “

ĠĢimizi engelleyen faktörler en çok 10-12 ve 14-16 saatleri arasında doruk noktasına ulaĢıyorlar.

Örneğin; en az engellendiğimiz saatlerde önemli iĢIerimizi halledebiliriz.

En çok rahatsız edildiğimiz saatlerde en az önemli iĢlerimizi halledebiliriz.
En çok engellendiğiniz saatleri grafikte olduğu gibi çıkarın ve kendinize ayıracak zamanı tespit
edin.
A ve C grubundaki iĢlerinizi buna göre planlayın.
ERTELEME
Erteleme, insanı güçsüz düĢüren, aciz bırakan bulaĢıcı bir hastalıktır. En kötüsü, bir alıĢkanlığa ve yaĢam
biçimine dönüĢtürülmesidir.
Bir iĢi ertelemenin nedenleri pek çok ve çeĢitlidir. Bazıları Ģunlardır:
v Bu iĢ çok büyük, nereden baĢlayacağımı bilemiyorum?
v Bu iĢ, çok güç bir karar vermemi gerektiriyor, ne yapacağımı bilemiyorum!?
v Bu iĢ hiç hoĢ olmayan bir Ģey yapmamı gerektiriyor!
v Kendimi pek iyi hissetmiyorum ve bu iĢ için yeterli enerjim yok
v Sabah/öğleden sonra ilk saatlerde iĢe baĢlamakta güçlük çekiyorum
v ĠĢlerimi kolay kolay bitiremiyorum!
v Erteleme krizinden sonra, kendinizi sorgulayın.

MASANIZ VE ÇALIġMA ALANI

Yöneticilerin üçte birinin, düzensizlik sorunu bulunmaktadır; bunun bir belirtisi de karıĢık bir masadır.
v Gelen belgelerle baĢa çıkmak
v Asıl sorunu bulmak
v Her Ģeyi niye masanın üstüne koyuyorsunuz?
v Dosyalama sistemleri
v Yetersiz destek
ALIġKANLIKLAR

AlıĢkanlıklar yaĢamın yapı taĢlarıdır.

AlıĢkanlıklarımız olmaksızın bu biçimde yaĢayamayız.
Fakat bize zamanı harcatan alıĢkanlıklarımızı değiĢtirmeli yada terk etmeliyiz.

AlıĢkanlıklarınızı nasıl değiĢtirebiliriz;

 Nasıl bir değiĢiklik yapmak istediğinize karar verin ve hemen bu değiĢikliği yapın.
 Bir anda çok Ģey değiĢtirmeye kalkmayın. Ġlk değiĢiklikte ustalaĢtıktan sonra
ikincisine geçin.
 Yeni davranıĢınız için kendinize net ve ölçülebilir baĢarı standartları belirleyin.
 Asla ve asla istisna kabul etmeyin.
 Sonuçların aniden düzelmesini beklemeyin hayal kırıklığı olur. Bu iĢ zaman ve çaba
gerektirebilir.

BaĢarı için planlama

 Bize yön vermesi için hedeflere, bu hedeflere ulaĢmak için plan yapmaya
gereksinimimiz vardır ve kat ettiğimiz yolu bu planla düzenli olarak karĢılaĢtırmalıyız.
 Planlamada, ani ve acil iĢler için zaman toleransı bırakın ama bu boĢluğu rezerv
iĢlerle besleyin.

Katılımınız için teĢekkürler...