İŞ VE AİLE YAŞAMINDA

ZAMAN YÖNETİMİ
YRD. DOÇ. DR. BÜLENT ŞEN
Zaman; Yerine konması, geri döndürülmesi,
yenilenmesi, depolanması, satın alınması mümkün
olmayan bir kaynaktır.
Yapılacak her iş için bir zaman gereklidir.
 ZAMANIN ÖNEMİ !!!

BİR SENE’nin değerini anlayabilmek için sınıfta kalan bir öğrenciye sorun.
BİR AY’ın değerini anlayabilmek için, prematüre bir bebek dünyaya getiren
bir anneye sorun.
BİR HAFTA’nın değerini anlayabilmek için haftalık bir derginin editörüne
sorun.
BİR SANİYE’nin değerini anlayabilmek için, bir kazayı kıl payı atlatan bir
adama sorun.
BİR MİLİSANİYE’nin değerini anlamak için, olimpiyatlarda gümüş madalya
alan sporculara sorun.
 Zamanı Nasıl Yönetiyorum?

• Hayatınızda istediğiniz sonuçları hedeflediğiniz süre içerisinde alabiliyor musunuz?

• Zaman darlığı çekiyor musunuz?
• Kendinizi yeterince geliştiriyor musunuz?
• Hobilerinize vakit ayırıyor musunuz?
• Sevdiğiniz kişileri ihmal ettiğiniz oluyor mu?
• Çok fazla işiniz olduğunu düşünüyor musunuz?
• İşiniz için öncelikleriniz belirli mi?
• Tekrarlarla vakit kaybettiğiniz oluyor mu?
 Hayatınızda istediğiniz sonuçları hedeflediğiniz süre
içersinde alabiliyor musunuz?

• Hayattan beklentilerinizi ve bunları

gerçekleştirmeyi planladığınız süreleri
belirlediniz mi?

• Bu beklentileriniz planladığınız süre içersinde

gerçekleştirebiliyor musunuz?

İlk değerlendirmeyi yapmayan bir kişi rasgele yaşıyor demektir. Bırakın zamanı hayatını bile
etkin olarak yönettiği söylenemez.
 Zaman Darlığı Çekiyor musunuz?

“Hiçbir şeye zamanım yetmiyor,

koşuşturmaktan canım çıkıyor,
yine de yetişemiyorum.”

Kişiler;
• Yapmaları gereken önemli işler,
• Acilen yapılması gereken işler,
• Kendileri için yapmayı arzu ettikleri şeyler,
• Bazen de gereksiz bazı uğraşlar arasında kalır ve zamanlarını
bunlar arasında paylaştırmaya çalışırlar.
 Kendinizi Yeterince Geliştiriyor musunuz?

“Ne zamandır bu konuda bir şeyler

öğrenmek istiyorum ama bir türlü
fırsatım olmuyor.”

“İşlerimi biraz kolaylayayım şu

konuya bir el atacağım”

Kişiler çoğunlukla günlük koşuşturma arasında acil olan veya yapmaya mecbur oldukları
işlerden zaman ayırıp da kendilerini geliştirmeye yönelik faaliyetlere vakit ayıramazlar.
Bu konuya bir çözüm getirme işini ise hep ileri bir tarihe atarlar.
 Hobilerinize Zaman Ayırabiliyor musunuz?

Kültür – sanatla ilgilenmek,

spor yapmak, gezilere katılmak,
satranç oynamak vb. şekilde
hem iyi vakit geçirebileceği hem
de zevk alabileceği faaliyetlerle
uğraşmak aslında kişilerin daha
yönlü hale gelmesine de olanak tanır.

İşinden başka hobisi olmayan çoğu kişinin işinden

ayrıldığı ya da emekli olduğu zamanlarda depresyona girdiğine
veya hızla yaşlandığına hepimiz şahit olmuşuzdur.
 Sevdiğiniz Kişileri İhmal Ettiniz Oluyor mu?

• Unutulan evlilik yıldönümleri

• Yetişilemeyen çocuk müsamereleri

ve spor müsabakaları
• Yapayalnız akrabalar

En son çocuğunuzla ne zaman birlikte bir maça ya da

sinemaya gittiniz?
 Çok Fazla İşiniz Olduğunu Düşünüyor musunuz?

“Ne kadar çalışırsam çalışayım, ne kadar

uğraşırsam uğraşayım
İşleri yetiştirmem mümkün değil!”

İşleri Yetiştirememe

İşler gerçekten çok Kişi zamanı etkin olarak

fazladır. yönetememektedir.
 İşleriniz İçin Öncelikleriniz Belirli mi?
Tekrarlarla Vakit Kaybettiğiniz Oluyor mu?

Biriken işler sizi strese

sokuyor mu?

Strese yol açan temel unsurlar;

• Yapılacak bir sürü iş arasından hangilerinin önce yapılması

gerektiğine karar verilememesi,

• Yapılamayan işlerin kişinin zihnini meşgul etmesi,

• Bir işin ilk defasında sonuçlandırılmaması nedeniyle tekrar

tekrar geri dönülmek zorunda kalınması,

olduğu tespit edilmiştir.

ZAMAN KAVRAMI VE ÖNEMİ :
 
Zaman nedir? Zaman sahip olduğumuz en önemli ve değerli hazinedir.
Her ne kadar; Vakit nakittir , Time is money veya Zeit ist Geld diyerek
tüm dünya insanları zamanı parayla eş tutsalar da, aslında zaman
paradan önemli ve değerlidir.
 

v     ZAMAN çok değerli bir sermayedir.

v      ZAMAN mutlak kardır.
v      ZAMAN satın alınmaz.
v      ZAMAN saklanmaz ve depolanmaz.
v      ZAMAN çoğaltılamaz.
v      ZAMAN kesinlikle bir daha geri gelmemek üzere akıp gider.
v      Doğan her yeni gün, kişi için karşılıksız ve geri ödemesi
olmayan yüz milyarlarca kredi değerindedir.
YAŞAMIMIZDAKİ BİR SAATLİK ZAMANIN DEĞERİ ACABA NEDİR?
 
Ortalama bir insan ömrü aşağı yukarı iki yüz bin (200.000) planlanabilir
saatle sınırlıdır.
İktisadi olarak yapılan araştırmaIara göre, bir insan toplam iş
görebilme gücünün ancak % 30 - 40 ' nı kullanabilmektedir. Peki geriye
kalan %60 civarındaki iş görebilme gücü nereye gidiyor?
v      Netleşmemiş hedefler,
v      Planlamada yapılan hatalar,
v      Plansızlık,
v      Önceliklere gerekli önemi verememe,
v      Sürekli erteleme,
v      Öze inememe,
v      Detayla fazla uğraşma,
 BİR GÜNÜMÜZÜ NASIL HARCARIZ ?
 
Bir günde 24 saat vardır ve bu herkes için aynıdır. Farklı olan ise bu 24 saatin kullanış
şeklidir. Aşağıdaki tabloda 24 saatin insanlar tarafından genelde nasıl harcandığı
görülmektedir.

FAALiYET SÜRE (SAAT)

 
UYKU 8
TEMIZLIK 1
YEMEK 3
SEYAHAT 2
ÇALIŞMA 8
+ --------
TOPLAM 22
 
Yukarıdaki tabloya göre bir gün içinde kendimize ayıracak 2 saat zamanımız kalıyor.
Birde çalışma saatlerinin genelde 8 saatin üzerinde olduğu düşünülecek olursa,
elimizdeki iki saatin gittiği de görülmektedir.
 BİR İŞ GÜNÜMÜZÜ NASIL HARCARIZ ?

İş ve çaIışma zamanımızın kontroIü genel olarak üç ana noktada toplanır.

A - AMİR :ÇaIışma zamanımızın önemli bir kısmı amirimizin kontrolü altındadır. Bu süre içerisinde
onun verdiği işleri yapar ve onun direktiflerini yerine getiririz.
B-SİSTEM :Çalışma zamanımızın bir bölümünü de çalışma düzenimiz (Kurum hiyerarşisi ) alır.
C-KENDİMİZ : Nihayet, çaIışma zamanımızın bir bölümünü de doğrudan kendimiz kontrol ederiz.
Ne yapacağımıza, nasıl yapacağımıza, ne zaman , hangi sürede yapacağımıza kendimiz karar
veririz.

“ BOŞ DURMAYIP BİR İŞ YAPIYOR OLSANIZ BİLE,

O ANDA YAPILACAK DAHA ÖNEMLİ BIR İŞİNİZ VARSA
ZAMANINIZI BOŞA HARClYORSUNUZ DEMEKTİR.. “
 
“ NE YAPTIĞIMIZ DEĞİL , NE İÇİN YAPTIĞlMIZ ÖNEMLİDİR.”
ZAMANI PLANLAMANIN KAZANDIRDIĞI AVANTAJLAR :
 
v      Mesleki ve özel hedeflere daha sağlam ve çabuk ulaşma
v      Gerçekten önemli işlerimiz ve hedeflerimiz için zaman kazanma
v      Daha az telaş ve stres, günlük iş akışına sağlıklı bakma
v      Yazılı planlar zihnin yükünü hafifletir.
v      Yazılı bir plan kişinin işe karşı olan motivasyonunu yükseltir. Onu işinde daha
etkin kılar.
v      Yazılı plan sayesinde, belirlenen hedeflerde daha az sapmalar olur,
v      Konsantrasyon artar, güç görünen işler zamanında biter.
v      Gün bitiminde halledilmemiş işler gözümüzden kaçmaz, kontrol kolaylaşır.
 KISSADAN HİSSE :

Adamın biri ormanda doIaşırken bir ormancıya rastlar. Ormancı bütün gücüyle henüz yeni kesiImiş olan
bir ağaç kütüğünü parçalarına ayırmakla meşguIdür.
Adam ormancıya yaklaşır ve ormancının kan ter içinde, kör bir testere ile işini yapmaya çalıştığını görür
ve dayanamaz:
“Afedersiniz, testereniz kör ve siz hala kütüğü kesmeye, parçalamaya çaIışıyorsunuz. HİÇ TESTERENİZİ
BİLEMEYİ DÜŞÜNDÜNÜZ MÜ?”
Bunun üzerine ormancı sinirlenerek adama döner ve “Bunun için hiç zamanım yok, bir an önce işimi
bitirmek zorundayım, lütfen bana engel olmayın .” diye söylenir.

TESTERENİZİ NE ZAMAN BİLEMEK İSTİYORSUNUZ ?

ZAMAN BÜTÇESİ :
Etkili bir zaman bütçesi yapabilmek için en azından aşağıdaki hususlara dikkat etmek
gerekir.
v      Zamanınızı bütçeleyin fakat belirli ölçülerde toleranslı olsun.
v      Olmayacak işlere vakit harcamayın
v      Yardımcılarınızdan ve elemanlarınızdan etkin bir şekilde yararlanmayı bilin
v      Kendiniz ve birlikte çalıştığınız insanların özel sorunlarına gereğinden fazla
zaman ayırmayın
v      Açık kapı politikanızı sınırlandırın
v      İşi bitirdiğinizde bırakmayı bilin
v      Mali bütçede olduğu gibi zaman bütçesinde de kayıt tutun. 
YEDEK ZAMANINIZ OLSUN
Hiç bir zaman herşey planladığımız gibi aynen gerçekleşmez. Bu nedenle
çalışma süremizin, ortalama % 60 kadar kısmını planlamamız doğru olacaktır.
Zamanımızın % 100 'ünü veya buna yakın oranını planlamamız önceden
tahmin edilemeyen, süreleri bilinmeyen durumlar nedeniyle imkansızdır. Bu
nedenle bu durumlar için yedek zaman ayırmalıyız.
Zamanımızı planlarken 3 ana kategoride değerlendirmeliyiz.
A- % 60 planIanmış işIer için,
B- % 20 pIanIanmamış aniden çıkan, zaman çaIan durumlar için,
C- % 20 sosyal faaliyetler ( çeşitli özeI durumlar)
"DOĞRU İŞİ YAPMAK, İŞİ DOĞRU YAPMAKTAN İYİDİR."

ABC ANALİZİ :
Bu analiz öncelikIerin tespitinde kullanılan bir metottur. ABC analizi
zaman kullanımında değer analizi yapıIması ile olur. Yapılması
gereken tüm işler aynı öneme sahip değillerdir. İşimizi taşıdıkları
değerlere göre belli kategorilere ayırmak mümkündür. Örneğin:
A grubundaki işler çok önemIi,
B grubundaki işleri önemli,
C grubundaki işleri daha az önemli. rutin v.s.olarak
sınıflandırabiliriz.
ZAMAN KULLANIMINDA DEĞER ANALİZİ :

FAALİYETİN DEĞERİ

% 65 % 20 % 15

A- ÇOK ÖNEMLİ İŞLER B- ÖNEMLİ İŞLER C- AZ ÖNEMLİ (RUTİN) İŞLER

% 15 %20 %65

GERÇEK ZAMAN KULLANIMI

Görüldüğü gibi zamanın büyük böIümü C grubundaki işleri halletmekle geçiyor.
 
 
A- Bu Gruptaki işler en önemli işlerdir. Bunlar yalnızca o işin sahibi sorumlu kişi ya da grup
tarafından yapılır, bir başka kişi ya da gruba devredilemez.
B- Bu Gruptaki işlerin önemi orta ya da vasat düzeydedir. Bir başka elemana devredilebilir.
C- En az değere sahip işler bu grupta bulunmaktadır. ( Rutin işler, okumak, telefon, haberIeşme,
günlük idari işler, önemsiz toplanı, ani ziyaretler vs..)

ABC analizi yalnızca A şıkkındaki işlerin halledilmesini ve C şıkkındaki işIerin de bir kenara
bırakılmasını öngörmüyor. Aksine tüm bu işIeri taşıdıkIarı öneme göre belirli bir öncelik sırasına
koyarak bir işgünü içinde en verimli şekiIde halledilmeleri için gerekli ortamı hazırlamayı
öngörüyor.
 
 

Peki bu işIeri günIük plana nasıl oturtabiliriz?

A grubu işIerinden yaInızca bir veya ikisini planımıza alabiliriz. ( Örneğin; ortalama 3 saat

süre için)

B grubu işIerinden iki yada üçünü ortalama 1 saat süre iIe günlük planımızda

öngörebiIiriz.

C grubu işIer içinde ortalama 45 dakika ya da 1 saat süre ayırabiliriz.

 
A ve B GRUBUNA GiREN İŞLERİN TESPİTİ VE HALLEDİLMESİ :
 
Bulunduğunuz görev ve pozisyon gereği A grubuna giren işIerinizi yazar mısınız?
.........................................................................................................................................................................
Her gün en az bir veya iki A grubu işini, zaman faktörünü de göz önünde tutarak halletmeniz için yapmanız gerekenleri
yazın!
.........................................................................................................................................................................
Bulunduğunuz görev ve pozisyon gereği B grubuna giren işIerinizi yazar mısınız?
.........................................................................................................................................................................
Her gün en az iki veya üç B grubu işini zaman faktörünü de göz önünde tutarak yapmanız gerekenleri yazın!
.........................................................................................................................................................................
KİŞİNİN GÜN BOYUNCA SAHİP OLDUĞU İŞ GÖRME GÜCÜ :
Her insanın kendine özgü yaşam alışkanIıkIarı vardır; beslenme sosyal iIişkiIer,
uyku düzeni, çaIışma koşulları vs. gibi.Bütün bu bireysel farklara rağmen her
insanın doğal yaşam ritminde ortak olan teme! özellikler vardır. Bu özelliklerden
biride bilim adamlarınca yapılan araştırmalara göre, bir insanın 24 saat boyunca iş
görme güçlerinin yani randımanlarının ortak bir ortalama grafiğe sahip olmalarıdır.

ÖĞLE ÖNCESİ ÖĞLE ÖĞLE SONRASI AKŞAM GECE

+ 50
İ
Ş
 

G
Ö
R
M 0
E
 
G
Ü
C
Ü
 
- 50
6 8 10 12 14 16 18 20 22 24 2 4
24 SAATİN DAĞILIMI / BİR GÜN
KİŞİNİN 1 SAAT BOYUNCA SAHİP OLDUĞU İŞ GÖRME GÜCÜ:

Peki bir insanın bir saat içindeki iş görme gücü ve konsantrasyon kapasitesi nasıldır?.
Tıbbi araştırmalar en uygun dinIenme zamanının 1 saatlik çalışma sonunda olduğunu ortaya koyuyor.
Bu dinlenme süresinin ise azami olarak 10 dakika olması gerektiğini, çünkü en verimli ve etkili dinlenmenin ilk
on dakika içinde gerçekIeştiğini, bu süre aşıldığında dinlenmenin etki ve verimliliğinin süratle azaldığını
belirtiyorlar.
1 saatlik çalışma sonunda en fazla 10 dakika ara verin. Verimli ve etkin çalışabilmek için düzenli ve kısa aralar
vermelisiniz. Bu sizi işinizde daha başarılı kılar.
Günlük planınızda düzenli ve kısa aralar öngörebilirsiniz.
 
“ ZAMANIMIZI, ÖNCE BAŞKALARININ ONA OLAN İHTİYACINI KARŞILADIKTAN SONRA SIRANIN BİZE GELDİĞİNİ
DÜŞÜNEREK KULLANMAYA ÇALIŞMIŞIZDlR.
AMA SIRA BİZE HİÇ GELMEZ. “
 
 
Başarının Gerekleri
 Kişiler Nasıl Başarılı Oluyor?

Başarılı Kişilerin Gösterdikleri Ortak Davranış

ODAKLANMAK

Bu insanlar;
- belli bir hedef seçiyorlar,
- tüm çabalarını bu konuya yönlendiriyorlar.

Herhangi bir işte başarılı olmak için mutlaka hedefe

odaklanmak ve konsantre olmak gerekiyor.
  84 cami
 52 mescit
 57 medrese
 7 okul ve darülkurra
 22 türbe
 17 imaret
 3 darüşşifa
 7 su yolu kemeri
 8 köprü
 20 kervansaray
 35 köşk ve saray

MİMAR SİNAN


6 ambar ve mahzen
48 hamam olmak üzere toplam 350’ye yakın
yapıyı gerçekleştirmiştir.

’’ 99 yaşında, 1588 yılında vefat etmiştir.’’

 Esas Amaca Odaklanmak İçin Neler Yapılmalı ?

1. Gerçek hedefim ne? Hedef belirle !

2. Hedefe ulaşmak için ne Önemli hususları tespit et !

yapmalıyım?

Önemsiz işler.

3. Odaklan !

Zamanını doğru işler Önemli

için kullan ! işler.
 Doğru İşlere Odaklanmak

Hangisi Zaman Yönetiminin Temel Aracıdır ?

Saat Pusula
Kişinin vermiş olduğu Kişinin vizyonunu,
sözleri, randevularını ve değerlerini ve
programını temsil eder. ilkelerini temsil eder.
 Zaman Nelere Harcanıyor?

1. Yapılması zorunlu işler:

Yasal / Mali (Vergi yatırılacak, kira ödenecek; para çekilecek vs.), Ailevi
(Çocuklarla ilgilenmek; eşle birlikte seyahat vs.), Sağlık (Diş kontrolü,
spor vs.), Kişisel gelişim (Okula gitme, gazete okuma vs.)

2. Odak konusu (önemli) işler:

Problemleri tespit etme, bilgi toplama, çözümler üretme

3. Acil (ancak önemsiz) işler:

Gereksiz telefonlar, gündemsiz ve verimsiz toplantılar,
ilgisiz konularda yazışmalar, hemen yapılması gereken diğer işler
4. Diğer işler:
Zamanı boşa harcayan, kişiye herhangi bir şey katmayan
faaliyetler. Aşırı televizyon izleme, dedikodu yapma vb.
 Başarı İçin Hangi İşler Yapılmalı?

Yasal/mali işler yapılmazsa: Kişinin geleceği/özgürlüğü tehlikeye girer.

İnsani/ailevi işler yapılmazsa: Kişi yalnızlığa mahkum olur.

Sağlık/kişisel vb. işler yapılmazsa: Kişinin yaşam kalitesi düşer.

ANCAK BU İŞLERDEN ZAMAN TASARRUFU SAĞLANABİLİR !

 Başarı İçin Hangi İşler Yapılmalı?

Ortalama bir insan en fazla 3 konuya odaklanabilir.

“Jack all the trades, master of none”

Her işte joker olan hiçbir işte usta olamaz.
Başarı İçin Hangi İşler Yapılmalı?

Önemsiz işler için alınabilecek en önemli tedbir

bu işleri yok etmektir!
 GÜNLÜK OLARAK BİZE VERİLEN 24
SAAT,1440 DAKİKA,86400 SANİYELİK
SÜREYİ, YAŞAMIMIZA KATKI
SAĞLAYACAK BİÇİMDE KULLANMAKTIR

ZAMAN YÖNETİMİ
ZAMAN YÖNETİMİ İÇİN
Amaç ve hedeflerin
belirgin olması

Önceliklerin
belirlenmiş olması

Planlama yapılması

Acil durum
değerlendirilmesi
 NE

AMAÇ

NEDİR NEDEN
 Belirli

Ulaşılabilir Ölçülebilir

HEDEF

Sonuca
Zamanlı
yönelik
 Başarı İçin Hangi İşler Yapılmalı?

• İşlerin zaman – pusula kavramları göz önünde bulundurularak

sınıflandırılması.
- Zorunlu
- Acil
- Önemli

• Zamanın önemli işlere göre planlanması ve gündemin buna

göre oluşturulması

• Acil ama önemsiz işlerin başkasına devredilmesi ya da zaman

içerisinde yok edilmesi.
 ÖNEMLİ İŞ-ACİL İŞ

 Önemli işler; “olgun insan” gibidir. Saygın, saygılı, sessiz ve sadedirler.

Mütevazı olmayı ve arka planda kalmayı severler. Kendilerini fark ettirme gibi
bir dertleri yoktur.

 Acil işler ise, “reklâm budalası” gibidir. Kendini göstermeye ve ilgi odağı
olmaya çalışırlar. Gerçekte önemsizdirler, ama etrafa saçmaya çalıştıkları
ışığın, gözleri kamaştırmasından bu anlaşılmaz.
 ÖNCELİK
HEDEFE ULAŞMAK İÇİN EN ÖNEMLİ VE EN ÖNCE
YAPILMASI GEREKEN “FAALİYET” DİR.

ÖNCELİK BELİRLEMEK
Önemli olanı belirleyip önce onu
gerçekleştirmektir.
ANCAK ÇOĞUMUZ;
Hoşlanmadıklarımız yerine hoşlandıklarımızı

Uzun sürecek olan yerine çabuk bitecek olanı

Zor olan yerine kolay olanı

Bilmediğimiz yerine bildiğimizi

Karmaşık olan yerine rutin olanı

Önemli olan yerine acil olanı

Kendi seçtiğimiz yerine başkalarının istediğini

Zaman Yönetimi Matrisi
Acil Acil değil
1 2

Önemli
Önemli değil

3 4
Kaynak : Stephen Covey
Zaman Yönetimi Matrisi
Acil Acil değil
1 2

Önemli
• Krizler • Planlama
• Son Günü Gelen İşler • Hazırlanma
• Müşteri Sorunları • Stratejik İşler

• Gereksiz İşler
Önemli değil

• Rutin İşler
• Kesintiler • Gereksiz telefonlar
• Çalan telefonlar • Zaman hırsızları
• E-Posta • Fazla TV
• Randevusuz ziyaretçiler
3 4

Kaynak : Stephen Covey

ÖNCELİKLERİMİZ..

www.mpm.org.tr
PARETO KANUNU :
 
80:20 olarak bilinen bu teori yalnız rasyonel zaman yönetimi için değil, değişik bilimsel
alanlarda da geçerlidir. Bu teoriye göre, örneğin ;
v      Ciromuzun % 80' nini müşterilerimizin % 20' si sağlar.
v      % 20 üretim hatası % 80 kayba neden olur.
v      Gazetenin % 20 'si haberlerin % 80' nini oIuşturur.
v      Toplantı zamanının % 20 'si kararların % 80' nini doğrudan etkiler.
v      Masa üstü çaIışmanın % 20' si işteki başarının % 80 ' nini sağlar.

80:20 kuralı ilk defa İtalyan ekonomist ViIfredo Pareto tarafından 19. Y.Y da ortaya atılmıştır.
Burada önemli olan mesleki ve özeI alanda hedefleri tespit edip bunlara uIaşabiImek için bu
kuralı göz önünde tutarak gerekli çabayı sarf etmektir.
PLAN YAPMIYORUZ?
Amaç ve
Önemini
hedeflerin
bilmemek
belirsizliği

Günlük ve
Sıkılmak acil olaylara
önem verme
NEDEN
PLAN YAPMANIN ÖNEMİ

PLAN

• Örgütsel ve kişisel anlamda uzun süreli

düşünmeyi sağlar
• Zaman kaybını önler
• Kişiyi amacına yoğunlaştırır ve motive eder
• Önemli işlere öncelik vermeyi sağlar
• Daha az telaş ve stres, günlük iş akışına sağlıklı
bakmayı sağlar
• Kişinin işe karşı olan motivasyonunu yükseltir.
 PLAN YAPARKEN NELER YAPILMALI?

• Amaca uygun hedefleri saptamak

• Mevcut durumun analizini yapmak
• Olası gelişme ve değişimleri incelemek
• Bu hedeflere ulaşmak için diğer yolları
bulmak
• Karar vermek ve uygulamak
• Denetleme ve kontrol etmek
 ORTA
UZU
KISA
N
PLAN
Ana
hedeflerini Daha önemli Önemli
listele:

Uzun dönem    

Orta dönem    

Kısa dönem    
Her bir gün için
Kalan süre

GünlükEtkinlikler: Pztesi Salı Çarşba Perşbe Cuma Cmrtsi Pazar

Uyku:

Kişisel Bakım/Temizlik:
Yemek hazırlama/
Yeme/Toplama:
Aile ile zaman geçirme:

Sosyal ilişkiler & arkadaşlık:

Dinlenme: TV/
video izleme,vb:
spor/egzersiz:
Ulaşım
(okul, iş, vb.):
Çalışma/yardım:
Okuma:
Plan yapma
Diğer:
 GÜNLÜK PLAN ÖRNEĞİ

Saat Yapılacaklar Saat Toplantılar

Saat Telefon

Saat Kişisel Saat Yazışma

 Planlama Teknikleri

Siz ne tür tekniklerden yararlanıyorsunuz?

ZAMAN YÖNETİMİ TUZAKLARI

Kişilerden Kurumlardan
kaynaklanan tuzaklar kaynaklanan tuzaklar

Dışarıdan
Teknolojik tuzaklar
kaynaklanan tuzaklar
 KİŞİSEL TUZAKLAR
Öz disiplin
yokluğu ve Masa düzeninin
organize olmayışı
olamamak

Hayır
Ertelemek
diyememek

Kendim
Sürüncemede
yapacağım
bırakma
tutkusu
ÖZ DİSİPLİN YOKLUĞU VE ORGANİZE OLAMAMAK

Haz duygusunu
erteleyebilmeyi Nasıl olmak istediğimizi
öğrenmek belirleyip belirlediğimiz bu
modele uygun davranmayı
ve düşünmeyi seçmek.
ERTELEME
ERTELEMENİN NEDENLERİ
Başarısızlık ve
Planlamaya
“Hata
zaman Alışkanlıklar
yapacağım”
ayırmamak
korkusu

Hoş olmayan
Verilmesi güç İşe konsantre
bir iş yaptığını
kararlar olamamak
düşünmek

Takıntılı şekilde
mükemmellik
tutkusu
ERTELEMEDEN KURTULMAK İÇİN

Sıkıcı ve
Ertelenebilecek
Hemen işe sevimsiz işleri
işleri parçalara
başlamak başkalarına
ayırmak
devretmek

İş bitiminde
kendini Tarih saptamak
ödüllendirmek
TAKINTILI ŞEKİLDE MÜKEMMELİYETÇİLER
“KENDİM YAPACAĞIM”
TUTKUSU
Yetki devri konusunda isteksiz

A tipi davranış özellikleri

Takıntılı şekilde mükemmeliyetçilik

Astlarına güvensiz
“HAYIR” DİYEMEMENİN
NEDENLERİ
Sevilmeme korkusu
Kendine güvensizlik
Bencillik etme korkusu
Yalnız kalma korkusu
Kabul edilmemek
Önemsenmeme korkusu
Dinlemek “Hayır” demek
“HAYIR”
DEMENİN
ADIMLARI
Nedenlerini Alternatifler
açıklamak sunmak
MASA DÜZENİ
 Masa Düzeninin
Masa Düzeninin
Kalıcı Olabilmesi
Olmayışı
İçin
Çalışanlar iş üzerinde hakimiyetini Lüzumsuz her şey çöp kutusuna
kaybederler atılmalı

Üretkenlikleri azalır ABC sistemi uygulanmalı

Üzerinde çalışılan dosyanın dışında

Dikkat dağınıklığı olur
her şey masadan kaldırılmalı

Etkili bir dosyalama sistemi

Sürekli gergin ve yorgun olurlar
kurulmalı

Diğer çalışanların gözünde imaj Masanın kenarına ikinci bir masa

zedelenir eklenmeli
ALIŞKANLIKLAR

Alışkanlıklar yaşamın yapı taşlarıdır.

Alışkanlıklarımız olmaksızın bu biçimde yaşayamayız.
Fakat bize zamanı harcatan alışkanlıklarımızı değiştirmeli yada terk etmeliyiz.

Alışkanlıklarınızı nasıl değiştirebiliriz;

·       Nasıl bir değişiklik yapmak istediğinize karar verin ve hemen bu değişikliği yapın.
·       Bir anda çok şey değiştirmeye kalkmayın. İlk değişiklikte ustalaştıktan sonra ikincisine geçin.
·       Yeni davranışınız için kendinize net ve ölçülebilir başarı standartları belirleyin.
·       Asla ve asla istisna kabul etmeyin.
·       Sonuçların aniden düzelmesini beklemeyin hayal kırıklığı olur. Bu iş zaman ve çaba gerektirebilir.
 Kurumsal Tuzaklar

Yetki ve Öğle yemeği

Çalışma Hızlı okuma
görev Karar Verimsiz Kuralsız ve dinlenme Sekreterlerin
ortamının tekniklerinin İş gezileri
devrinin verememek toplantılar yazışmalar aralarının verimsizliği
koşulları olmayışı
olmayışı uzaması
Kurumsal Engeller
Görev tanımlarının belirli olmayışı
İç iletişimde yetersizlik
Kararların isabetsizliği
Yönetsel başarısızlık
Yetki ve sorumluluk sınırlarının belli olmayışı
Yetki devrini engelleyen yasal nedenler
Personel sayısının yetersizliği
İşin özelliği ve müşteri memnuniyeti
Kriz yönetimi
 Yetki Devri
Planlama ve Ayrıntılarla çok
Yönettiklerinizden Eve iş
gözetime az vakit fazla
fazla çalışıyorsanız götürüyorsanız
ayırıyorsanız uğraşıyorsanız

Yetki devri gerekiyor

 Beraber çalıştıklarınızı geliştirmek için
Karar verme yetkisinin en alt
Motivasyonu sağlamak için
düzeyde kalması için

YETKİ DEVREDİN

YETKİYİ DEVREDECEĞİNİZ KİŞİYİ BULUN VE EĞİTİN

İŞİ TAMAMIYLA ONA BIRAKIN
AMA KONTROL EDİN
YETKİ DEVRİNİN ÖNÜNDEKİ ENGELLER

Yetki veren
açısından

Yetki
Kurumlar
verilen
açısından
açısından
 Yetki Veren Açısından Yetki Verilen Açısından
Engeller Engeller

Hatalara hoşgörüyle yaklaşmamak Karar vermek için gerekli bilginin ve otoritenin yetersizliği

İşte ya da yetki devri konusunda deneyimsiz olmak

Risk almak istememek

Güvensizlik
Kendine güvensizlik

Astların yetkinliğinden çekinmek

Deneyim yetersizliği
Ayrıntılarla uğraşmak ve bizzat uygulamayı istemek

Yetenekli olmamak
“En iyi ben yaparım” düşüncesinde olmak

Üstlere bağımlılık
Takıntılı şekilde mükemmellik tutkusu

Denetimi yitirme korkusu İlgi eksikliği

Ters Yönde Yetki Devri

Haberiniz var mı ?
Bir problemim var…

Masanıza bıraktığım evrakı

kontrol ettiniz mi ?

Bu konuda bana fikir verebilir

misiniz ?
 Ters Yönde Yetki
Devrinin Nedenleri
Astların kendine güveni olmayışı

Bilgi yetersizliği

Riskten kaçmak

Eleştirilmekten korkmak

Bağımsız karar verememek

Çözüm Yolları
İyi planlama,
(Yetki sınırlarını belirlemek)

Sabır

Gelişmeleri düzenli olarak tartışma

Uzun vadeli bakma

Yeniliklere açıklık

Yöntem farklılıklarını kabullenme

Başarılı bir zaman yönetimi
uygulaması için
tek bir araç
gerekli ve yeterlidir !
SİZ !
ZAMAN BİYOLOJİK RİTM İLİŞKİSİ

Öğleden
Her Sabah
sonra
zaman tipleri
hazırtipleri
tipler
A , B ve C TİPİ DAVRANIŞ ÖZELLİKLERİ

TİP A TİP B

•Ben merkezci
•Telaşlı
• Daha az rekabetçi
•Mükemmelliyetçi
• Sabırlı
•Aceleci
• Yumuşak başlı
•Detaycı
• İyi dinleyici
•Rekabetçi
• Kolay sinirlenmez
•İşini ciddiye alır
• ve tedirgin olmaz
•Agresif
• Agresif değil
•Saldırgan
•Hırslı yapı
A , B ve C TİPİ DAVRANIŞ ÖZELLİKLERİ

TİPC TİP B
TİP A
•Ben merkezci
•Telaşlı • Detaycı • Daha az rekabetçi
•Mükemmelliyetçi • Mükemmelliyetçi • Sabırlı
•Aceleci • İşlerini ciddiye alır • Yumuşak başlı
•Detaycı • Kurallara uyarlar • İyi dinleyici
•Rekabetçi • Sabırlı • Kolay sinirlenmez
•İşini ciddiye alır • İnsanları mutlu etme • ve tedirgin olmaz
•Agresif çabası • Agresif değil
•Saldırgan • Agresif değil
•Hırslı yapı • Hislerini çok dışa
vurmazlar
ZAMAN KULLANIMI VE DAVRANIŞ BİÇİMLERİ

B TİPİ DAVRANIŞ BİÇİMİ C TİPİ DAVRANIŞ

A TİPİ DAVRANIŞ BİÇİMİ BİÇİMİ
ZAMAN VE STRES İLİŞKİSİ

ZAMAN
ZAMAN BASKISI
BASKISI

ZAMAN
BASKISI

STRES
STRESLE MÜCADELEYİ ZORLAŞTIRAN ve KOLAYLAŞTIRAN FAKTÖRLER
Düşmanlık
Kendilerini her
duyguları
konuda
baskın olan
suçlayanlar
kişiler
İş ve sosyal Mücadele ve
hayata daha aktif değişiklikten
katılanlar hoşlananlar
Aşırı duyarlı ve
duygusal Ben merkezciler
olanlar

Hayatı ve
çevresini kontrol Gelecekten
Olayları çok
Olgunlaşmamış ettiklerine beklentisi olanlar
kötü ya da çok inananlar
çocuk kişilikliler
iyi bulanlar

Çevresi ile ilişki

Hoşgörülü ve Yakın çevresiyle
kuramayanlar esnek kişilikte olumlu duygusal
olanlar ilişki kurabilenler
 ZAMAN YÖNETİMİ AÇISINDAN STRESLE BAŞA ÇIKMAK İÇİN

Akşam geç vakitlere

İşleri ertelememek, Mükemmellik
kadar çalışmamak,
bir an önce yapmak peşinde koşmamak
zamanı iyi planlamak

İşe yoğunlaşmışken,
Hedefleri, öncelikleri
bu durumu önemsiz
ve işle ilgili görevleri
şeylerle kesintiye
gerçekçi belirlemek.
uğratmamak
ZAMAN YÖNETİMİ AÇISINDAN STRESLE BAŞA ÇIKMAK İÇİN

Esnek olmayan plan İş bitirme tarihlerini

Gerektiğinde “HAYIR”
ve programlar gerçekçi olarak
diyebilmek
yapmamak belirlemek

Aşırı iş yükünden
Yerine
kaçınmak, zamanında Kendine her gün 10
getirilemeyecek
yetiştiremeyecek dakika ayırmak
sözler vermemek
işleri yüklenmemek,