BT 10.

1
A. Problem: Theo luật định, các thành viên ủy ban kiểm toán phải trực
thuộc Hội đồng quản trị của công ty, phải độc lập với công ty, là thành
viên của Hội đồng quản trị không điều hành.
Solution: Tất cả các thành viên của ủy ban kiểm toán phải là thành viên
của Hội đồng quản trị và phải độc lập với công ty. Họ chịu trách nhiệm
giám sát cấu trúc kiểm soát nội bộ của tập đoàn, quy trình báo cáo tài
chính và việc tuân thủ các luật, quy định và tiêu chuẩn liên quan. Phải
làm việc chặt chẽ với các kiểm toán viên nội bộ và bên ngoài của tập
đoàn. Các ủy ban kiểm toán chịu trách nhiệm tuyển dụng, bồi thường và
giám sát các kiểm toán viên và kiểm toán viên phải báo cáo tất cả các
chính sách và thông lệ kế toán quan trọng.
B. Problem: Vì vị trí thủ quỹ của công ty liên quan đến việc quản lý tiền
mặt và các tài sản tài chính khác nên vị trí này phải được chọn bởi một
người chính trực và có các giá trị đạo đức.
Con người nên được đánh giá dựa trên giá trị của bản thân, phải cẩn thận
trước khi đánh giá thủ quỹ đó có trung thực hay không. Mặt khác, việc
thủ quỹ từng là phụ tá cho một người bị kết tội lừa đảo sẽ gây nên sự nghi
ngờ. Vậy nên cần phải cẩn thận trong khi tiếp cận tất cả các cuộc kiểm
toán.
Solution: Dù không có thông tin cụ thể kết tội thủ quỹ của công ty gian
lận, nhưng qua đó cũng cho thấy sự cần thiết trong việc kiểm tra cẩn thận
các tiêu chuẩn nhân sự, chính sách nhân sự và điều lệ của công ty đối với
việc tuyển dụng.
C. Problem: Lý do mà một công ty muốn chuyển từ phương pháp khấu
hao nhanh sang phương pháp xóa khấu hao thấp hơn. Đó là do nó làm
giảm chi phí khấu hao, làm tăng thu nhập ròng và có khả năng làm tăng
giá cổ phiếu của công ty. Ngoài ra, cũng có thể là họ đang tìm cách che
giấu các vấn đề khác của công ty có thể ảnh hưởng đến thu nhập ròng.
Solution: Công ty nên thay đổi phương pháp kế toán, ngoài việc chỉ tăng
thu nhập ròng và giá cổ phiếu, sẵn sàng giải quyết các vấn đề báo cáo tài
chính quan trọng, cam kết về vấn đề đạo đức liên quan đến các sự việc bị
nghi ngờ,… Nếu sự thay đổi đó không có lý do chính đáng thì cam kết
của ban quản lý công ty về tính chính trực và các giá trị đạo đức cần được
đánh giá một cách cẩn thận. Cũng có thể là có vấn đề với phong cách điều
hành của ban quản lý, nó liên quan đến xu hướng chấp nhận rủi ro và các
vấn đề từ sự bất cẩn hay liều lĩnh. Và một điều quan trọng là ban quản lý
có thể bất cẩn, sơ suất nhưng bắt buộc vẫn phải có đạo đức; họ cũng có
thể cẩn thận, nhưng lại phạm lỗi phi đạo đức.
D. Problem: Mặt tổ chức của chức năng kiểm toán nội bộ không độc lập
với chức năng kế toán và tài chính.
Solution: Cơ cấu tổ chức và các yêu cầu của hội đồng quản trị quy định
rằng kiểm toán nội bộ phải báo cáo trực tiếp với ủy ban kiểm toán của hội
đồng quản trị chứ không phải là phó chủ tịch tài chính.
E. Problem: Việc một hoặc một vài cá nhân chi phối hoạt động quản lý
của một tổ chức là một khía cạnh trong triết lý và phong cách điều hành
của ban quản lý, điều này có thể cho thấy môi trường nội bộ có vấn đề, có
thể có khả năng nhóm nhỏ này sẽ chi phối hệ thống kiểm soát nội bộ.
Nhưng không có nghĩa là coi vấn đề này như gian lận, điều này chỉ khiến
việc thực hiện dễ dàng hơn và nên được xem xét.
Solution: Cần phải đánh giá cẩn thận tình huống này để xác định xem nó
có thực sự thể hiện sự sơ suất trong kiểm soát nội bộ hay không.
F. Problem: Có thể thấy rằng có một vấn đề có thể xảy ra đối với các tiêu
chuẩn nguồn nhân lực của ban quản lý và các phương pháp giám sát của
họ. Vậy nên phương pháp đánh giá chủ quan thường không hiệu quả lắm
trong việc phát hiện các vấn đề hay xác định hiệu suất tốt như các biện
pháp khách quan.
Solution: Cần phải đánh giá cẩn thận lại tình huống này để xác định xem
nó có thực sự thể hiện sự sơ suất trong kiểm soát nội bộ hay không.
G. Problem: Triết lý và phong cách điều hành, những cam kết về tính
chính trực và các giá trị đạo đức của ban quản lý có thể được kiểm tra khi
một công ty phải đối mặt với tình trạng thu nhập giảm sút. Khi thu nhập
trên mỗi cổ phiếu giảm hay khi chúng không đáp ứng được như kỳ vọng,
cổ phiếu của công ty có thể lao dốc, đôi khi là một đợt sụt giảm đáng kể,
bị sụt giảm đảng kể. Các vấn đề xảy ra khi ban quản lý sử dụng các cách
thức không trung thực hoặc thậm chí bất hợp pháp để gia tăng thu nhập
cho họ.
Solution: Vì nhiều gian lận đã được thực hiện để gia tăng thu nhập nên
những việc gian lận quan trọng này phải được điều tra.
H. Problem: Một trong những phương pháp phân công quyền lực và trách
nhiệm là hướng dẫn thủ tục và chính sách toàn diện và được viết thành
văn bản. Go-Go có một chính sách bằng văn bản và thủ tục hướng dẫn,
nhưng nó không đầy đủ. Nó chỉ giới hạn trong ba lĩnh vực: chính sách
giao dịch với khách hàng, nhà cung cấp và nhân viên.
Solution: Sổ tay hướng dẫn các thủ tục và chính sách nên bao quát nhiều
hơn những gì được chỉ ra, nó nên có phần giải thích các thông lệ kinh
doanh phù hợp, mô tả kiến thức và kinh nghiệm cần thiết của nhân sự và
liệt kê các nguồn lực được cung cấp để thực hiện các nhiệm vụ cụ thể. Nó
nên nêu rõ chính sách quản lý liên quan đến việc xử lý các giao dịch và
tài liệu cụ thể cũng như các hệ thống và thủ tục được sử dụng để xử lý
các giao dịch đó. Nó cần phải bao gồm biểu đồ tài khoản của tổ chức và
các bản sao mẫu của các biểu mẫu và tài liệu. Là tài liệu tham khảo hữu
ích trong công việc cho nhân viên và là công cụ hữu ích trong việc đào
tạo nhân viên mới.
I. Problem: Không thể chắc chắn rằng hệ thống kế toán được thiết kế tốt
và sử dụng các thủ tục kiểm soát nội bộ hiệu quả. Bởi chúng có thể sẽ hư
hỏng vì một môi trường kiểm soát nội bộ yếu kém. Không có dẫn chứng
nào cho thấy các biện pháp kiểm soát có hiệu quả.
Solution: Không nên dựa vào các quy trình kiểm soát nội bộ có hiệu lực
cho đến khi kiểm tra các biện pháp kiểm soát.
J. Problem: Dường như không có ranh giới rõ ràng về thẩm quyền và
trách nhiệm đối với các thủ tục và chính sách bảo mật dữ liệu.
Solution: Sự ưu tiên quản lý hàng đầu đó là đạt được mức độ bảo mật và
kiểm soát đầy đủ đối với dữ liệu của tổ chức. Cơ cấu tổ chức của công ty
xác định các dòng thẩm quyền, trách nhiệm và báo cáo, đồng thời cung
cấp khuôn khổ tổng thể để kiểm soát và giám sát hoạt động của công ty.
Ban quản lý nên giao quyền hạn và trách nhiệm đối với các mục tiêu kinh
doanh như bảo mật dữ liệu cho các bộ phận và cá nhân cụ thể, sau đó là
trách nhiệm cho họ về việc đạt được các mục tiêu đó. Quyền hạn và trách
nhiệm được bàn giao thông qua bản mô tả công việc chính thức; huấn
luyện nhân viên; và các kế hoạch, lịch trình và ngân sách hoạt động. Sổ
tay thủ tục và chính sách bằng văn bản có thể là một công cụ quan trọng
để phân công quyền hạn và trách nhiệm.
K. Problem: Mục này dường như không phải là một vấn đề, việc xem xét
cẩn thận chỉ ra rằng công ty dường như đang phân bổ đủ ngân sách để tài
trợ các dự án tăng cường bảo mật dữ liệu.
L. Problem: Lịch trình triển khai tường lửa không khả thi.
Solution: Triết lý và phong cách điều hành của ban quản lý cần được
đánh giá cẩn thận. Họ có sẵn sàng chấp nhận rủi ro kinh doanh để đạt
được mục tiêu không? Có gây áp lực cho nhân viên để đạt được kết quả
mong muốn bất kể phương pháp được sử dụng để đạt được chúng không?
M. Problem: Đào tạo và hỗ trợ nhân viên có khả năng yếu. Các công ty
đào tạo trao đổi có nhiều khả năng gian lận và vi phạm an ninh hơn. Nếu
nhân viên không tìm được sự giúp đỡ thì dường như cơ cấu tổ chức và
phương pháp phân công quyền hạn và trách nhiệm của công ty bị thiếu
hoặc không lý giải được.
Solution: Các tiêu chuẩn nguồn nhân lực tốt yêu cầu các chương trình đào
tạo giúp nhân viên mới hiểu rõ trách nhiệm của họ, mức độ thực hiện,
hành vi dự kiến và các chính sách, thủ tục, lịch sử, văn hóa, phong cách
điều hành của công ty. Đào tạo liên tục là việc cần thiết để giúp nhân viên
giải quyết những thách thức mới, đi trước đối thủ, thích nghi với công
nghệ thay đổi và biết đối mặt với môi trường phát triển.
N. Problem: Sự rủi ro của Go-Go dường như là cơ sở cho các nguyên tắc
lập ngân sách vốn vững chắc. Do đó nên việc này không phải là một vấn
đề.
O. Problem: Quà tặng từ nhà cung cấp có thể ảnh hưởng quá mức đến đại
lý mua hàng, họ muốn mua thêm hàng để lấy thêm quà tặng. Quyết định
mua hàng không nên xuất phát từ cơ sở này.
Solution: Một phần trong triết lý và phong cách điều hành của ban quản
lý phải là việc tạo ra văn hóa tổ chức mang tính chính trực, phù hợp với
các giá trị đạo đức và năng lực. Vậy nên ban quản lý cần phát triển các
tiêu chuẩn và chính sách nguồn nhân lực, mô tả rõ ràng các hành vi trung
thực và không trung thực và phải truyền đạt lại cho nhân viên.
Các chính sách này nên đặc biệt đề cập đến các vấn đề không chắc chắn
hay không rõ ràng, thấy rằng có thể có vấn đề với việc ủng hộ một số nhà
cung cấp.