‫كتيب ملخص إجراءات الدراسات العليا‬

‫والعالقات الثقافية و المكتبات‬

‫اعداد فريق العمل بالدراسات العليا و البحوث و العالقات الثقافية‬

‫ديسمبر ‪2020‬‬
‫جامعة السويس‬
‫السويس‬
 ‫جامعة السويس‬
‫مكتب نائب رئيس الجامعة‬
‫لشئون الدراسات العليا‬
‫والبحوث والعالقات الثقافية‬
‫السيدات والسادة الزمالء وكالء الكليات للدراسات العليا‬
‫تحية طيبة وبعد‪،‬‬

‫ارفق لسيادتكم ملخص إجراءات الدراسات العليا و العالقات الثقافية و املكتبات‪ ،‬حيث ورد الى الكليات‬
‫زمالء جدد سواء من أعضاء هيئة التدريس او العاملين‪ ،‬ولوحظ استمرار بعض املالحظات فيما يتعلق برجوع‬
‫األوراق الى الكليات الكثر من مرة لعدم اتباع اإلجراءات‪ ،‬و حرصا على رفع جودة الخدمة التعليمية على مستوى‬
‫الدراسات العليا من حيث الدقة و السرعة و املرونة ‪ ،‬فبرجاء التكرم باالحاطة و التنبية على الزمالء العاملين‬
‫باقسام الدراسات العليا بكليتكم ‪.‬‬

‫برجاء التفضل بالتوجيه بما ترونه سيادتكم مناسبا‪.‬‬

‫وتفضـ ـ ــلوا سيادتكم بق ـ ـ ـ ــبول واف ـ ـ ـ ــر االح ـ ـ ـتـ ـرام والتقـ ـ ـ ـ ـ ـ ــدير؛؛؛‬

‫نائب رئيس الجامعة لشئون الدراسات العليا والبحوث والعالقات الثقافية‬

‫" أ‪.‬د‪ /‬ع ــبد الع ــاطي الشـ ـ ــين محمـ ــد منس ي"‬

‫‪1‬‬

‫‪ -1‬ملخص إجراءات الدراسات العليا‬
‫‪ :1/1‬ما يتعلق بخدمة طالب الدراسات العليا منذ فتح باب القيد الى اظهارالنتيجة (فيما يتعلق باملقررات)‬
‫إجراءات اإلدارة العامة‬
‫• إعداد مذكرات مقترح فتح باب القيد لطالب مرحلة الدراسات العليا‪.‬‬
‫• عرض مقترح باب القيد على مجلس الدراسات‪.‬‬
‫• عرض مقترح باب القيد على مجلس الجامعة‪.‬‬
‫• إرسال قرار مجلس الجامعة إلى الكليات‪.‬‬
‫مراجعة ملفات الطالب‪ ،‬اعداد مذكرات قيد الطالب‪ ،‬اعتماد قيد الطالب‬
‫من قبل مجلس الدراسات العليا‪ ،‬اعتماد قوائم القيد من أ‪.‬د‪ /‬نائب رئيس‬
‫الجامعة لشئون الدراسات العليا‪ ،‬إرسال قوائم القيد املعتمدة الى الكليات‪.‬‬
‫• مراجعة عدد الساعات الدراسية لكل فصل دراس ي‪.‬‬
‫• اعتماد الخطط الدراسية من أ‪.‬د‪ /‬نائب رئيس الجامعة للدراسات العليا‪.‬‬
‫• إرسال الخطط الدراسية املعتمدة إلى الكليات‪.‬‬
‫• مراجعة الخطط الدراسية للفصلين األول والثانى من واقع لوائح‬
‫الكليات‪.‬‬
‫• مراجعة أوراق انتداب أعضاء هيئة تدريس‪.‬‬
‫• مراجعة موافقة جهة العمل‪.‬‬
‫• إعداد مذكرات االنتداب‪.‬‬
‫• عرض املذكرات على أ‪.‬د‪ /‬نائب رئيس الجامعة للدراسات العليا‪.‬‬
‫• عرض املذكرات على أ‪.‬د‪ /‬رئيس الجامعة‪.‬‬
‫• إرسال خطابات بقرار أ‪.‬د‪ /‬رئيس الجامعة‪.‬‬
‫• مراجعة جداول االمتحانات‪.‬‬
‫• إعداد مذكرة بمواعيد بدء ونهاية االمتحانات‪.‬‬
‫• اعتماد مواعيد االمتحانات من قبل مجلس الدراسات العليا‪.‬‬
‫• إرسال قرارات املجلس إلى الكليات‪.‬‬
‫• مراجعة أوراق اعتذار الطالب‪.‬‬
‫• إعداد مذكرة اعتذار الطالب‪.‬‬
‫• عرض مذكرات اعتذار الطالب على مجلس الدراسات العليا والبحوث‪.‬‬
‫• إرسال قرارات املجلس إلى الكليات‪.‬‬
‫• مراجعة أوراق استرداد املصروفات‪.‬‬
‫• إعداد مذكرات استرداد املصروفات‪.‬‬
‫• اعتماد مذكرات االسترداد من أ‪.‬د‪ /‬نائب رئيس الجامعة‪.‬‬
‫• عرض مذكرات استرداد املصروفات على أ‪.‬د‪ /‬رئيس الجامعة‪.‬‬
‫• إرسال خـطاب إلى الكلية بقرار أ‪.‬د‪ /‬رئيس الجامعة‪.‬‬
‫ً‬ ‫• مراجعة أسماء الطالب من قوائم القيد‪.‬‬
‫• مراجعة درجات الطالب بالفصل الد ًراس ى األول والثانى كال على حده‪.‬‬
‫• مراجعة مجموع الطالب وتقديره وفقا للوائح الداخلية لكل كلية‪.‬‬
‫• اعتماد النتيجة من أ‪.‬د‪ /‬نائب رئيس الجامعة لشئون الدراسات‪.‬‬
‫• اعتماد النتيجة من أ‪.‬د‪ /‬رئيس الجامعة‪.‬‬
‫• إرسال النتائج بعد اعتمادها إلى الكليات‪.‬‬
‫• مراجعة أوراق اعتماد صرف مكافأة اإلعداد المتحانات الدراسات العليا‬
‫• اعداد مذكرات صرف مكافأة اإلعداد المتحانات مرحلة الدراسات العليا‬
‫• اعتماد املذكرات من أ‪.‬د‪ /‬نائب رئيس الجامعة للدراسات العليا والبحوث‬
‫• عرض املذكرات علي أ‪.‬د‪ /‬رئيس الجامعة‬
‫• ارسال خطابات الي الكلية بقرار أ‪.‬د‪ /‬رئيس الجامعة‬
‫• مراجعة أوراق صرف مكافأة االشراف للسادة وكالء الكليات للدراسات‬
‫العليا والبحوث بكليات الجامعة‬
‫• اعداد مذكرات صرف مكافأة االشراف للسادة وكالء الكليات للدراسات‬
‫العليا والبحوث بكليات الجامعة‬
‫• اعتماد املذكرات من أ‪.‬د‪ /‬نائب رئيس الجامعة للدراسات العليا والبحوث‬
‫• عرض املذكرات علي أ‪.‬د‪ /‬رئيس الجامعة‬
‫• ارســال خــطابات الــي الك ـلــية ب ـقـرار أ‪.‬د‪ /‬رئيس الجامعة‬
‫• مراجعة أوراق صرف تميز كنترول مرحلة الدراسات العليا‪.‬‬
‫• إعداد مذكرات صرف تميز كنترول مرحلة الدراسات العليا‪.‬‬
‫• اعتماد املذكرات من أ‪.‬د‪ /‬نائب رئيس الجامعة للدراسات العليا والبحوث‪.‬‬
‫• عرض املذكرات على أ‪.‬د‪ /‬رئيس الجامعة‪.‬‬
‫• إرسال خطـابات الـي الكـلية بق ـرار أ‪.‬د‪ /‬رئيس الجامعة‪.‬‬
‫جامعة السويس‬
‫مكتب نائب رئيس الجامعة‬
‫لشئون الدراسات العليا‬
‫والبحوث والعالقات الثقافية‬
‫املستندات املصاحبة من الكلية‬ ‫نوع املعاملة (الخدمة)‬
‫• موافقة مجلس الكلية على مقترح فتح باب القيد‬
‫لطالب مرحلة الدراسات العليا‪.‬‬ ‫‪ -1‬فتح باب القيد‬
‫• موافقة مجالس األقسام على القيد‪.‬‬
‫• موافقة مجلس الكلية على القيد‪.‬‬
‫• قوائم القيد معتمدة من أ‪0‬د‪ /‬عميد الكلية‪.‬‬ ‫‪ -2‬اعتماد قيد‬
‫• صورة من ملف كل طالب ملراجعتها‪.‬‬
‫• ايصال سداد املصروفات الدراسية‪.‬‬
‫• موافقة مجلس الكلية على الخطة الدراسية‪.‬‬ ‫‪ -3‬اعتماد الخطط الدراسية‬
‫• الخطط الدراسية لكل من للفصل الدراس ى (األول –‬ ‫واألعباء التدريسية للفصلين‬
‫الثانـ ــى ) معتمدة من أ‪0‬د‪ /‬عميد الكلية‪.‬‬ ‫الدراسيين األول والثانى بكليات‬
‫الجامعة‪.‬‬
‫• موافقة جهة العمل للسادة أعضاء هيئة ًالتدريس‬
‫على االنتداب للتدريس بالجامعة موضحا به عدد‬ ‫‪-4‬اعتماد املو افقة على انتداب أعضاء‬
‫الساعات‪.‬‬
‫• موافقة مجلس الكلية على على االنتداب للسادة‬ ‫هيئة تدريس من داخل وخارج الجامعة‬
‫للتدريس‬
‫اعضاء هيئة التدريس من خارج الجامعة للتدريس‬
‫بكليات‪.‬‬
‫• موافقة مجلس الكلية على مقترح جدول االمتحانات‬
‫للفصل الدراس ى (االول – الثانـ ــى )‪.‬‬ ‫‪ -5‬اإلحاطة بجداول االمتحانات لكل‬
‫• صورة من جدول امتحانات مرحلة الدراسات العليا‬ ‫من الفصلين الدراسيين األول والثانى‬
‫معتمدة من أ‪0‬د‪ /‬عميد الكلـ ـ ــية‪.‬‬
‫• طلب اعتذار الطالب عن عدم دخول االمتحان‪.‬‬
‫• سبب االعتذار معتمد من مستشفى حكومى أو من‬ ‫‪ -6‬اعتماد اعتذار طالب عن عدم‬
‫االدارة الطبية بالجامعة‪.‬‬ ‫دخول بعض أو كل امتحانات الفصلين‬
‫• موافقة مجلس الكلية على عدم دخول االمتحان‬ ‫الدراسيين األول والثانى‬
‫بعذر‪.‬‬
‫• طلب استرداد املصروفات الدراسية للطالب املقيدين‪.‬‬
‫• موافقة مجلس الكلية على استرداد املصروفات‬
‫‪-7‬اعتماد املو افقة علي استرداد‬
‫الدراسية‪.‬‬ ‫املصروفات الدراسية‬
‫• صورة ايصال سداد املصروفات الدراسية‪.‬‬
‫• نتائج مرحلة الدراسات العليا بكليات الجامعـ ــة‪.‬‬
‫• محاضر الغش أو الغياب ان وجدت‪.‬‬ ‫‪-8‬مراجعة نتائج الفصلين الدراسيين‬
‫• تشكيل كنترول الدراسات العليا‪.‬‬ ‫األول والثانى واعتمادها من أ‪.‬د‪ /‬نائب‬
‫• تفويض أ‪0‬د‪ /‬عميد الكلية بإعتماد النتائج‪.‬‬ ‫رئيس الجامعة للدراسات العليا‬
‫والبحوث وأ‪.‬د‪ /‬رئيس الجامعة‪.‬‬
‫• كتاب الكلية بطلب صرف مكافأة االعداد المتحانات‬
‫مرحلة الدراسات العليا‬ ‫‪ -9‬اعتماد صرف مكافأة اإلعداد‬
‫المتحانات‬
‫• كتاب الكلية بطلب صرف مكافأة االشراف للسادة‬
‫وكالء الكليات للدراسات العليا والبحـ ــوث ‪0‬‬
‫‪ 10‬اعتماد صرف مكافأة االشراف‬
‫للسادة وكالء الكليات للدراسات العليا‬
‫والبحوث بكليات الجامعة‪.‬‬
‫• كتاب الكلية بطلب صرف تميز منترول مرحلة‬ ‫‪-11‬اعتماد صرف تميز كنترول مرحلة‬
‫الدراسات العليا‪.‬‬ ‫الدراسات العليا ألعضاء كنترول‬
‫الدراسات العليا وللسادة العمداء‬
‫ووكالء الكليات‪.‬‬
‫‪2‬‬
 ‫جامعة السويس‬
‫مكتب نائب رئيس الجامعة‬
‫لشئون الدراسات العليا‬
‫والبحوث والعالقات الثقافية‬
‫‪ : 1/2‬فيما يتعلق بالتسجيل والتعديل و املد و التعزيز و اإللغاء و التشكيل و املنح (رسائل املاجستيرو الدكتوراة)‬
‫إجراءات اإلدارة العامة‬ ‫املستندات املصاحبة من الكلية‬ ‫نوع املعاملة (الخدمة)‬
‫مراجعة أوراق تسجيل الطالب‪ ،‬إعداد مذكرات تسجيل الطالب‪ ،‬اعتماد‬ ‫موافقة مجلس القسم على التسجيل‪.‬‬ ‫•‬
‫تسجيل الطالب من قبل مجلس الدراسات العليا‪ ،‬اعتماد استمارات تسجيل‬ ‫موافقة مجلس الكلية على التسجيل‪.‬‬ ‫•‬
‫الطالب من أ‪.‬د‪ /‬نائب رئيس الجامعة للدراسات العليا‪ ،‬إرسال استمارات‬ ‫قوائم القيد معتمدة من أ‪0‬د‪ /‬عميد الكلية‪.‬‬ ‫•‬
‫التسجيل املعتمدة إلى الكليات‪.‬‬ ‫استمارة تسجيل الطالب مستوفاة ومعتمدة من‬ ‫•‬
‫‪-1‬اعتماد تسجيل الطالب لدرجتى‬
‫العميد‬ ‫املاجستير والدكتوراة بكليات‬
‫خط ــة البحث باللغتين العربية واإلنجلي ــزي ــة‪.‬‬ ‫•‬
‫إفادة بإجتياز الدراسات التمهيدي ــة‪.‬‬ ‫•‬ ‫الجامعة‬
‫ايصال سداد املصروفات الدراسية‪.‬‬ ‫•‬
‫شهادة إتقان اللغة اإلنجليزية ‪.TOEFL‬‬ ‫•‬
‫فحص عنوان الرسالة من خالل املكتبة الرقمية‪.‬‬ ‫•‬
‫• مراجعة أوراق تعديل عنوان الرسالة‪.‬‬ ‫‪ -2‬اعتماد تعديل ‪ /‬عنوان الرسالة‬
‫• إعداد مذكرة تعديل عنوان الرسالة‪.‬‬ ‫موافقة لجنة اإلشراف على تعديل عنوان الرسالة‪.‬‬ ‫•‬
‫• اعتماد تعديل عنوان الرسالة من قبل مجلس الدراسات العليا‪.‬‬ ‫موافقة مجلس الكلية على تعديل عنوان الرسالة‪.‬‬ ‫•‬ ‫" جوهرى – غير جوهرى " للطالب‬
‫املسجلين لدرجتى املاجستير‬
‫• اعتماد استمارات تعديل عنوان رسائل الطالب من أ‪.‬د‪ /‬نائب رئيس‬ ‫استمارة تعديل عنوان الرسالة معتمدة من العميد‬ ‫•‬ ‫والدكتوراة‪.‬‬
‫الجامعة‪.‬‬ ‫ايصال سداد املصروفات الدراسية‪.‬‬ ‫•‬
‫• إرسال استمارة تعديل عنوان الرسالة املعتمدة إلى الكليات‪.‬‬
‫مراجعة أوراق تعديل لجنة اإلشراف للطالب‪ ،‬إعداد مذكرات تعديل لجنة‬ ‫موافقة لجنة اإلشراف على التعديل‪.‬‬ ‫•‬ ‫‪ -3‬اعتماد تعديل لجنة اإلشراف‬
‫اإلشراف للطالب‪ ،‬اعتماد تعديل لجنة اإلشراف للطالب من قبل مجلس‬ ‫موافقة مجلس القسم و مجلس الكلية‬ ‫•‬ ‫للطالب املسجلين لدرجتى‬
‫الدراسات العليا‪ ،‬اعتماد استمارات تعديل لجنة اإلشراف للطالب من ا‪.‬د‪/‬‬ ‫استمارة تعديل من أ‪0‬د‪ /‬عميد الكلية‪.‬‬ ‫•‬ ‫املاجستير والدكتوراة بكليات‬
‫نائب رئيس الجامعة‪ ،‬إرسال استمارات تعديل لجنة اإلشراف للطالب‪.‬‬ ‫ايصال سداد املصروفات الدراسية‪.‬‬ ‫•‬ ‫الجامعة‪.‬‬
‫مراجعة أوراق مد فترة تسجيل الطالب‪ ،‬إعداد مذكرات مد فترة تسجيل‬ ‫طلب املشرف الرئيس ى على مد فترة التسجيل‪.‬‬ ‫•‬ ‫‪ -4‬اعتماد مد فترة تسجيل الطالب‬
‫الطالب‪ ،‬اعتماد مد فترة تسجيل الطالب من قبل مجلس الدراسات العليا‪،‬‬ ‫موافقة مجلس ى القسم والكلية على التسجيل‪.‬‬ ‫•‬
‫اعتماد استمارات مد فترة تسجيل الطالب من أ‪.‬د‪ /‬نائب رئيس الجامعة‪،‬‬ ‫استمارة مد فترة التسجيل ومعتمدة من العميد‪.‬‬ ‫•‬ ‫املسجلين لدرجتى املاجستير‬
‫والدكتوراة بكليات الجامعة‪.‬‬
‫إرسال استمارات مد فترة تسجيل الطالب إلى الكليات‪.‬‬ ‫ايصال سداد املصروفات الدراسية‪.‬‬ ‫•‬
‫• مراجعة أوراق إلغاء قيد وتسجيل الطالب‪.‬‬ ‫موافقة األقسام املختصة ولجنة اإلشراف على إلغاء‬ ‫•‬ ‫‪-5‬اعتماد إلغاء قيد وتسجيل‬
‫• إعداد مذكرة إلغاء قيد وتسجيل الطالب‪.‬‬ ‫قيد الطالب‪.‬‬ ‫الطالب املقيدين واملسجلين‬
‫• اعتماد إلغاء قيد وتسجيل الطالب من قبل مجلس الدراسات العليا‪.‬‬ ‫موافقة مجلس الكلية على إلغاء قيد الطالب‪.‬‬ ‫•‬ ‫لدرجتى املاجستير والدكتوراة‪.‬‬
‫• إرسال قرارات املجلس إلى الكليات‪.‬‬
‫• مراجعة أوراق تشكيل لجنة املناقشة والحكم للطالب‪.‬‬ ‫• تقرير لجنة اإلشراف بصالحية الرسالة للمناقشة‪.‬‬ ‫‪ -6‬اعتماد تشكيل لجنة املناقشة‬
‫• إعداد مذكرة تشكيل لجنة املناقشة والحكم من أالنائب‬ ‫• موافقة مجلس الكلية على تشكيل لجنة املناقشة‬
‫• اعتماد تشكيل لجنة املناقشة والحكم للطالب‪.‬‬ ‫والحكم‪.‬‬ ‫والحكم للطالب املسجلين لدرجتي‬
‫املاجستير والدكتوراة بكليات‬
‫• اعتماد استماره تشكيل لجنة املناقشة والحكم من النائب‬ ‫• استمارة تشكيل لجنة املناقشة والحكم معتمدة من‬ ‫الجامعة‪.‬‬
‫• إرسال استماره تشكيل لجنة املناقشة والحكم املعتمدة للكليات‪.‬‬ ‫أ‪0‬د‪ /‬عميد الكلية‪.‬‬
‫• مراجعة أوراق منح الطالب‪.‬‬ ‫• موافقة مجلس الكلية على منح الدرجة العلمية‪.‬‬
‫• إعداد مذكرات املنح‪ ،‬وقرارات املنح‪.‬‬ ‫• التقرير الجماعى ملناقشة الرسالة‪.‬‬
‫• اعتماد مذكرات املنح من أ‪.‬د‪ /‬نائب رئيس الجامعة للدراسات العليا‬ ‫• التقرير الفردى ملناقشة الرسالة‪.‬‬
‫والبحوث‪.‬‬ ‫• نشر بحث أو بحثين فى إحدى املجالت العلمية‪.‬‬
‫• عرض مذكرات منح الطالب الدرجة العلمية علي أ‪.‬د‪ /‬رئيس الجامعة‪.‬‬ ‫• نسخ ملخص الرسالة باللغة العربية (‪ 100‬كلمة)‪.‬‬
‫• إرسال قرار املنح إلى الكليات‪.‬‬ ‫• نسخ ملخص الرسالة باللغة االنجليزية (‪ 100‬كلمة)‪.‬‬
‫• إرسال الرسائل املجلدة إلى الكليات وإلدارة املكتبات بالجامعة‪.‬‬ ‫• صورة من شهادة امليالد‪.‬‬
‫• شهادة اختبار الدراسات التمهيدية‪.‬‬ ‫‪ -7‬اعتماد منح درجتي املاجستير‬
‫• عدد أربع نسخ من الرسالة املجلدة‪.‬‬
‫• استمارة تجميع بيانات‪.‬‬ ‫والدكتوراة‬
‫• استمارة حصر بيانات‪.‬‬
‫• بيان بتقديرات مواد الدراسة‪.‬‬
‫• استمارة بيانات خاصة بأبحاث املاجستير‪.‬‬
‫• ملخص الرسالة باللغة العربية‪.‬‬
‫• ملخص الرسالة باللغة االنجليزية‪.‬‬
‫• عدد (‪ CD )2‬من الرسالة‪.‬‬
‫• استمارة أكاديمية البحث العلمى والتكنولوجيا‬
‫• مراجعة أوراق صرف دعم البحوث للمسجلين لدرجتي املاجستير‬
‫موافقة املشرف الرئيس ى على ص ــرف دعم البحوث‬ ‫•‬
‫والدكتوراه‪.‬‬ ‫موافقة مجلس القسم على ص ــرف دعم البحوث‬ ‫•‬ ‫‪ -8‬اعتماد صرف دعم البحـ ــوث‬
‫• اعداد مذكرات صرف دعم البحوث للطالب املسجلين للدرجتين‬ ‫للطالب املسجل ـ ــين لدرج ــتي‬
‫• اعتماد املذكرات من أ‪.‬د‪ /‬نائب رئيس الجامعة للدراسات العليا والبحوث‬ ‫موافقة مجلس الكلية على ص ــرف دعم البحوث‬ ‫•‬ ‫املاجستير والدكتوراه‪.‬‬
‫بيان باالسعار التقديرية للمواد والخامات املطلوب ــة‬ ‫•‬
‫• عرض املذكرات علي أ‪.‬د‪ /‬رئيس الجامعة‬ ‫لدعم البحوث‬
‫• ارسال خطابات الي الكلية بقرار أ‪.‬د‪ /‬رئيس الجامعة‬
‫• مراجعة أوراق استرداد مصروفات شهادة إتقان اللغة‪.‬‬ ‫• طلب استرداد املصروفات شهادة اتقان اللغة‬
‫‪ -9‬اعتماد املو افقة على استرداد‬
‫• إعداد مذكرات استرداد مصروفات إتقان اللغة‪.‬‬ ‫اإلنجليزيــة للمعيدين واملدرسين املساعدين العاملين‬ ‫مصروفات شهادة إتقان اللغة‬
‫• اعتماد مذكرات االسترداد من أ‪.‬د‪ /‬نائب رئيس الجامعة‪.‬‬ ‫بالجامعة‪.‬‬
‫• عرض مذك ـرات اســترداد املصروفات على أ‪.‬د‪ /‬رئيس الجامعة‪.‬‬ ‫• صورة شهادة اتقان اللغة اإلنجليزيــة‪.‬‬ ‫األجنبية "‪"TOEFL‬‬
‫• إرسال خطاب إلى الكلية بقرار أ‪.‬د‪ /‬رئيس الجامعة‪.‬‬ ‫• ايصال سداد مصروفات اتقان اللغة اإلنجليزيــة‪.‬‬

‫‪3‬‬

‫‪ :1/3‬مقترحات الكليات بشأن تطوير العمل بقطاع الدراسات العليا والبحوث‪.‬‬
‫اإلدارة العامة للدراسات العليا‬
‫• إعداد مذكرات مقترحات الكليات بشأن تطوير العمل بقطاع‬
‫الدراسات‪.‬‬
‫•عرض مقترحات الكليات بشأن تطوير العمل بقطاع الدراسات على‬
‫املجلس‪.‬‬
‫• إرسال قرارات املجلس إلى الكليات‪.‬‬
‫‪4‬‬
‫جامعة السويس‬
‫مكتب نائب رئيس الجامعة‬
‫لشئون الدراسات العليا‬
‫والبحوث والعالقات الثقافية‬
‫الكليات‬
‫• مقترحات الكليات بشأن تطوير العمل بقطاع‬
‫الدراسات‪.‬‬
‫• كتاب السادة ‪ /‬عمداء ووكالء الكليات بشأن‬
‫املقترحات‪.‬‬
‫• موافقة مجالس الكليات على املقترحات‪.‬‬
 ‫جامعة السويس‬
‫مكتب نائب رئيس الجامعة‬
‫لشئون الدراسات العليا‬
‫والبحوث والعالقات الثقافية‬
‫‪ -1‬الخدمـــــات المقدمة من االدارة العامة للعالقات العلمية والثقافية‬
‫اإلجراءات املتخذه‬ ‫املستندات املطلوبة من الكلية‬ ‫املعاملة‬
‫مراجعة االوراق الواردة من‬ ‫‪o‬‬ ‫أصل موافقة مجلس القسم ‪.‬‬ ‫✓‬
‫الكلية‪.‬‬ ‫اصل موافقة مجلس الكلية ‪.‬‬ ‫✓‬
‫اعداد مذكرة للعرض على‬ ‫‪o‬‬ ‫اصل الطلب املقدم من عضو هيئة التدريس ‪.‬‬ ‫✓‬
‫مجلس الدراسات‪.‬‬ ‫خطاب الجانب املانح للمهمة العلمية (الجامعة‬ ‫إيفاد املهمات العلمية ✓‬
‫عرض مذكرة بموافقة املجلس‬ ‫‪o‬‬ ‫األجنبية أوالعربية)‪.‬‬ ‫ألعضاء هيئة‬
‫على أ‪.‬د‪ /‬رئيس الجامعة‪.‬‬ ‫عدد (‪ )4‬استمارة استطالع رأي امن ‪.‬‬ ‫✓‬ ‫التدريس ‪.‬‬
‫إرسال قرار املوافقة على السفر‬ ‫‪o‬‬
‫الى الكليات‪.‬‬
‫اصدار امر تنفيذي بالسفر بعد‬ ‫‪o‬‬
‫ورود اخالء الطرف من الكلية ‪.‬‬
‫مراجعة االوراق الواردة من‬ ‫‪o‬‬ ‫أصل مو افقة مجلس القسم ‪.‬‬ ‫✓‬ ‫سفربعض اعضاء‬
‫الكلية‪.‬‬ ‫اصل مو افقة مجلس الكلية ‪.‬‬ ‫✓‬ ‫الهيئة املعاونة في‬
‫اعداد مذكرة للعرض على‬ ‫‪o‬‬ ‫اصل الطلب املقدم من الدارس‪.‬‬ ‫✓‬ ‫اجازات دراسية‬
‫مجلس الدراسات‪.‬‬ ‫خطاب الجانب املانح ‪.‬‬ ‫✓‬ ‫أوبعثات داخلية‬
‫عرض مذكرة بموافقة املجلس‬ ‫‪o‬‬ ‫عدد (‪ )4‬استمارة استطالع رأي امن ‪.‬‬ ‫✓‬ ‫وخارجية وقنوات‬
‫على أ‪.‬د‪ /‬رئيس الجامعة‪.‬‬ ‫عدد (‪ )4‬استمارة بيانات عضو موفد ‪.‬‬ ‫✓‬ ‫اشراف املشترك‬
‫إرسال قرار املوافقة على السفر‬ ‫‪o‬‬ ‫نتيجة الكشف الطبي من القومسيون الطبي‬ ‫✓‬ ‫(شخصية أو‬
‫الى الكليات‪.‬‬ ‫العام ‪.‬‬ ‫حكومية) ‪.‬‬
‫اصدار امر تنفيذي بالسفر بعد‬ ‫‪o‬‬
‫ورود اخالء الطرف من الكلية ‪.‬‬
‫اإلعارة من‬ ‫•‬ ‫مراجعة االوراق الواردة من‬ ‫‪o‬‬ ‫أصل مو افقة مجلس الكلية ‪.‬‬ ‫✓‬
‫العام االول إلى العام‬ ‫الكلية‪.‬‬ ‫أصل مو افقة مجلس القسم ‪.‬‬ ‫✓‬
‫الرابع – مو افقة أ‪.‬د‪/‬‬ ‫اعداد مذكرة للعرض على أ‪.‬د‪/‬‬ ‫‪o‬‬ ‫املقدم من سيادته ‪.‬‬
‫أصل الطلب ً‬ ‫✓‬ ‫سفربعض اعضاء‬
‫رئيس الجامعة ‪.‬‬ ‫نائب رئيس الجامعة ‪.‬‬ ‫أصل العقد موثقا ( لالعارة الخارجية )‪.‬‬ ‫✓‬ ‫هيئة التدريس في‬
‫عرض املذكرة على أ‪.‬د‪ /‬رئيس‬ ‫‪o‬‬ ‫استمارة بيان عن املرشح لإلعارة مختومة ‪.‬‬ ‫✓‬ ‫اعارة ( خارجية ‪/‬‬
‫اإلعارة من‬ ‫•‬ ‫الجامعة للموافقة‪.‬‬ ‫استمارة بيان بموقف اعضاء هيئة التدريس‬ ‫✓‬ ‫داخلية) ملدة عام اول‬
‫العام الخامس إلى العام‬ ‫إرسال قرار املوافقة على السفر‬ ‫‪o‬‬ ‫بالقسم بشأن االجازات واإلعارات ‪.‬‬ ‫مرة‬
‫العاشر – مو افقة أ‪.‬د‪/‬‬ ‫الى الكليات‪.‬‬ ‫عدد (‪ )4‬استمارة استطالع رأي امن (‬ ‫✓‬
‫رئيس الجامعة للعرض‬ ‫اصدار امر تنفيذي باالعارة بعد‬ ‫‪o‬‬ ‫لالعارة الخارجية)‪.‬‬
‫على مجلس الجامعة ‪.‬‬ ‫ورود اخالء الطرف من الكلية ‪.‬‬
‫مراجعة االوراق الواردة من‬ ‫‪o‬‬ ‫عدد (‪ )4‬استمارة استطالع رأي امن‬ ‫✓‬
‫الكلية‪.‬‬ ‫ً‬ ‫(للمؤتمرات الخارجية) ‪.‬‬
‫اعداد مذكرة للعرض على‬ ‫‪o‬‬ ‫أن يكون كتاب الكلية معتمد ومتضمنا ما يلي‬ ‫✓‬
‫مجلس الدراسات‪.‬‬ ‫وذلك تنفيذا لقرار مجلس الدراسات العليا‬
‫سفربعض اعضاء‬
‫عرض مذكرة بموافقة املجلس‬ ‫‪o‬‬ ‫‪ )55‬بتاريخ ‪2017/07/18‬م ‪-:‬‬ ‫والبحوث رقم ( ً‬ ‫هيئة التدريس‬
‫على أ‪.‬د‪ /‬رئيس الجامعة‪.‬‬ ‫أسم املؤتمر كامال ‪.‬‬ ‫✓‬ ‫والهيئة املعاونة‬
‫اصدار قرار أ‪.‬د ‪ /‬رئيس الجامعة‬ ‫‪o‬‬ ‫محاور املؤتمر ‪.‬‬ ‫✓‬ ‫لحضورمؤتمرات او‬
‫فى حالة املؤتمرات الخارجية ‪.‬‬ ‫اسم الجهة التى تعقد املؤتمر ‪.‬‬ ‫✓‬ ‫ندوات او دورات‬
‫مذكرة باملوافقة من أ‪.‬د ‪ /‬رئيس‬ ‫‪o‬‬ ‫أسم البحث املقدم للمؤتمر ‪.‬‬ ‫✓‬ ‫تدريبية او ورش عمل‬
‫الجامعة فى حالة املؤتمرات‬ ‫أسم عضو هيئة التدريس والقسم وتخصصه‬ ‫✓‬ ‫(خارجية ‪ ،‬داخلية) ‪.‬‬
‫الداخلية ‪.‬‬ ‫ً‬ ‫‪.‬‬
‫إرسال قرار املوافقة على السفر‬ ‫‪o‬‬ ‫صورة من البحث للمؤتمر كامال ‪.‬‬ ‫✓‬
‫الى الكليات‪.‬‬ ‫أصل قبول البحث أو الدعوة املوجهة‬ ‫✓‬
‫لعضوهيئة التدريس‪.‬‬
‫أصل الطلب املقدم من عضوهيئة التدريس ‪.‬‬ ‫✓‬

‫‪5‬‬
 ‫جامعة السويس‬
‫مكتب نائب رئيس الجامعة‬
‫لشئون الدراسات العليا‬
‫والبحوث والعالقات الثقافية‬
‫‪ -2‬املعامالت بين اإلدارة العامة ومكتبات الكليات‬
‫‪ : 3/1‬ما يتعلق بإدارة شئون مكتبات الكليات‬
‫إجراءات اإلدارة العامة‬ ‫املستندات‬ ‫نوع املعاملة‬
‫طلبات املكتبات من دفاتر إستعارة قامت اإلدارة العامة للمكتبات بطلب لطباعة الدفاتر‬
‫والسجالت ببيانات جامعة السويس‬ ‫دفاتر مترددين‬ ‫متابعة مكتبات الكليات في تقديم الخدمات‬
‫تم تصميم كارنيه للطالب وعليه بيانات وشروط‬ ‫سجالت قيد الكتب والرسائل‬ ‫املكتبية واملعلوماتية ملجتمع املستفيدين منها‬
‫االستعارة‬ ‫استمارات الضمان‬
‫كارنيهات الطالب والخاصة باملكتبة تصميم بطاقة ضمان الطالب وعليها البيانات الهامه‬
‫طلب املكتبات الجديدة لخطة تم عمل لجنة مكتبات وأوصت اللجنة بشراء تصنيف‬ ‫ُ‬
‫رؤوس ديوي العشري وقائمة رؤوس املوضوعات وإرسال القرار‬ ‫وقائمة‬ ‫التصنيف‪،‬‬ ‫دراسة النظم املتبعة في تصنيف املكتبات وتحديد‬
‫املوضوعات من أدوات العمل الفني إلى الكليات للشراء من ميزانية الكلية‬ ‫النظام الذي يسير وفقه تصنيف املقتنيات‬
‫للمكتبات‬
‫طلبات مكتبات الكليات من الكتب تقوم اإلدارة بعمل لجنة للمكتبات والتوصية باميزانية‬
‫الشراء وإقامة معرض للكتاب‬ ‫لدعم املكتبة بأحدث اإلصدارات‬
‫إرسال امليل إلى إتحاد الناشرين وذلك إلعالم جميع دور‬
‫النشر بجمهورية مصر العربية بموعد املعرض‬ ‫التعرف على احتياجات مكتبات الكليات وإعداد‬
‫التنسيق مع دور النشر التي ستشارك باملعرض وإرسال‬ ‫املوازنة الخاصة بها‬
‫القوائم الخاصة بالكتب لالختيار‬

‫طلبات املكتبات في التعامل مع تم إعداد الئحة ملكتبات جامعة السويس ودليل إرشادي‬
‫االستعارة والجرد و الكتب املفقودة‬ ‫وضع نظم العمل الداخلية في مكتبات الكليات‬
‫والكتب التالفة‬
‫التعامل مع الطالب وقواعد دخول‬ ‫ومراقبة تطبيقها‬
‫املكتبات‬
‫طلبات العاملين باملكتبات نوع تم التواصل مع الجمعية املصرية للمكتبات وهي الجهه‬
‫التدريب حيث أن العاملين باملكتبات التي تقوم بعمل الدورات التدريبية عن طريق أعضاء‬
‫غير متخصصين ولم يدرسوا هيئة التدريس تخصص املكتبات واملعلومات‬
‫تم اإلعداد لدورتين تدريبيتين للعاملين باملكتبات‬ ‫العمليات الفنية للمكتبات‬
‫وعرضهم على أ‪.‬د‪ /.‬نائب رئيس الجامعة للدراسات العليا‬
‫تم طلب إدخال الدورات ضمن خطة إدارة التدريب‬ ‫إقتراح نوعية التدريب الجماعي والبرمجي للعاملين‬
‫بالجامعة‬ ‫بمكتبات الكليات‬
‫تم التدريب للعاملين باملكتبات والعاملين باألرشيف‬
‫الجامعي(إدارة امللفات)‬
‫يتم كل عام إدخال الدورات التدريبية الخاصة باملكتبات‬
‫ضمن خطة التدريب التي يتم املوافقة عليها من التنظيم‬
‫واإلدارة‬
‫طلبات املكتبات بأجهزة الحاسبات تم عرض األمر على لجنة املكتبات‬
‫تمت التوصية بأن يتم دعم املكتبات باألجهزة الالزمة من‬ ‫اآلليه والطابعات وماكينات‬
‫ميزانيةو الجامعة‬ ‫التصوير‬ ‫متابعة املكتبات وما ينقصها وما تحتاجه‬
‫تمك توزيع األجهزة وماكينات التصوير لبعض املكتبات‬
‫وجاري متابعة باقي املكتبات‬

‫‪6‬‬
 ‫جامعة السويس‬
‫مكتب نائب رئيس الجامعة‬
‫لشئون الدراسات العليا‬
‫والبحوث والعالقات الثقافية‬
‫‪ : 3/2‬ما يتعلق بإدارة املكتبة املركزية‬
‫إجراءات اإلدارة العامة‬ ‫املستندات‬ ‫نوع املعاملة‬
‫قامت اإلدارة العامة للمكتبات بشراء الكتب‬ ‫تم املوافقة على دعم‬
‫للمكتبة املركزية وإضافتها بالدفاتر‬ ‫املكتبة املركزية بنفس‬
‫مبالغ مكتبات الكليات‬ ‫إقتناء وتنظيم املوسوعات واملعاجم‬
‫من امليزانية‬ ‫والكتب متعددة األجزاء بكافة‬
‫املخصصة لشراء‬ ‫التخصصات التي تخدم املقررات‬
‫الكتب السنوية من‬ ‫والبرامج الدراسية بالجامعة‬
‫معرض الجامعة‬
‫للكتاب‬
‫سيتم عمل إجتماع للجنة املكتبات ملناقشة دعم‬ ‫سيتم عمل إجتماع‬
‫املكتبة املركزية بكافة إصدارات الجامعة(نشرات‬ ‫للجنة املكتبات‬
‫– أعمال – مؤتمرات‪ -‬دوريات)‬ ‫ملناقشة دعم املكتبة‬ ‫تعمل املكتبة املركزية علي أن تكون‬
‫املركزية بكافة‬ ‫مركز لتجميع كافة إصدارات‬
‫إصدارات‬ ‫الجامعة(نشرات – أعمال –‬
‫الجامعة(نشرات –‬ ‫مؤتمرات‪ -‬دوريات)‬
‫أعمال – مؤتمرات‪-‬‬
‫دوريات)‬
‫يتم تجميع الرسائل وإضافتها في الدفاتر الخاصة‬ ‫يتم تسلم الرسائل من‬
‫بالرسائل‬ ‫اإلدارة العامة‬ ‫اقتناء وتنظيم الرسائل العلمية‬
‫بعد إنشاء اإلدارة العامة للمكتبات تم عمل أختام‬ ‫للدراسات العليا‬ ‫املجازة بالجامعة لنيل درجتي‬
‫خاصة ويتم حاليا ختم الرسائل بها‬ ‫ببيانات الرسالة كاملة‬ ‫املاجستير والدكتوراه بواقع ‪3‬‬
‫يتم اآلن إعادة كتابة الرسائل بدفتنر جديدة‬ ‫نسخة ورقية مجلدة ونسخة‬
‫حيث يوجد خطأ بالترقيم مما يعوق إدخال‬ ‫الكترونية من كل رسالة علي األقل‪.‬‬
‫الرسائل على املكتبة الرقمية‬
‫يتم شراء املوسوعات والقواميس وعموم العلوم‬ ‫يتم التعرف على‬
‫أي شراء الكتب التي تتحدث ن العلم بصفة عامة‬ ‫موضوعات الكتب‬ ‫تيسير الحصول على املراجع التي‬
‫إجمالية تفيد الطالب‬ ‫املتاحه بمكتبات‬ ‫تعجز مكتبات الكليات عن اقتنائها‬
‫يتم الشراء عن طريق إختيار السادة أعضاء هيئة‬ ‫الكليات‬
‫التدريس حتى تحقق أقص ى استفادة للطالب‬
‫تم وضع الئحة للتصوير داخل الئحة املكتبات‬ ‫تم املوافقة من لجنة‬
‫الجامعية‬ ‫املكتبالت على دعم‬
‫املركزية باالجهزة‬ ‫توفير خدمات التصوير واملسح‬
‫الضوئي للنصوص والخرائط‬
‫وماكينة التصوير‬ ‫واألشكال املختلفة‬
‫لم يتم تسلم أي‬
‫أجهزة‬

‫‪7‬‬
 ‫جامعة السويس‬
‫مكتب نائب رئيس الجامعة‬
‫لشئون الدراسات العليا‬
‫والبحوث والعالقات الثقافية‬
‫‪ : 3/3‬ما يتعلق باملكتبة الرقمية‬
‫إجراءات اإلدارة العامة‬ ‫املستندات‬ ‫نوع املعاملة‬
‫إدخال بيانات الكتب وعمل املوافقة على دعم املكتبة املركزية تقوم املكتبة املركزية بإدخال الكتب على املكتبة الرقمية‬
‫تدريب العاملين بمكتبات الكليات على العمل على املكتبة‬ ‫فهرسة جديدة على موقع باألجهزة ولم يتم استالمهم‬
‫الرقمية وإدخال الكتب الخاصة بمكتبتهم‬ ‫نظام املستقبل في إدارة‬
‫املكتبات(املكتبة الرقمية)‪.‬‬
‫املوافقة على دعم املكتبة املركزية تقوم املكتبة املركزية بإدخال الرسائل على املكتبة‬
‫الرقمية‬ ‫إدخال بيانات الرسائل التي باألجهزة ولم يتم استالمهم‬
‫تدريب العاملين بمكتبات الكليات على العمل على املكتبة‬ ‫تجيزها الجامعة على النظام)‬
‫الرقمية وإدخال الرسائل الخاصة بمكتبتهم عن طريق‬
‫البحث واإلضافة فقط‬
‫املوافقة على دعم املكتبة املركزية قامت املكتبة املركزية بإدخال دورية كلية التربية على‬
‫املكتبة الرقمية بجميع أعدادها حتى ‪2015‬م‬ ‫باألجهزة ولم يتم استالمهم‬ ‫رفع األبحاث والدوريات‬
‫قامت املكتبة املركزية بإدخال دورية كلية هندسة البترول‬ ‫باملستودع الرقمي على‬
‫كفهرسة على املكتبة الرقمية وتدريب العاملين بها على‬ ‫النظام‬
‫كيفية رفع األعداد‬
‫تم شراء بار كود لبعض مكتبات الكليات‬ ‫يتم فتح فترات الجرد عن طريق‬
‫عمل جرد ملحتويات املكتبات حساب مدير إدارة شئون مكتبات تم إعالم إدارات الكليات أن امللصقات التي يتم قرائتها يتم‬
‫شرائها بمواصفات معينه لذا يجب الرجوع لإلدارة‬ ‫الكليات‬ ‫على النظام‬
‫إلعالمهم عن املواصفات‬
‫عمل حسابات للمستفيدين تم فتح حسابات ملوظفي املكتبات تم تدريب العاملين باملكتبات عن كيفية عمل الحسابات‬
‫للطالب وطالب الدراسات العليا‬ ‫من داخل الجامعة سواء (حساب موظف) ليقوموا بعمل‬
‫حسابات للطالب عن طريق الكلية تم تعريفهم الفرق بين حساب الطالب وطالب الدراسات‬ ‫طالب املرحلة األولى من‬
‫العليا‬ ‫التعليم الجامعي أو‬
‫الدراسات العليا أو أعضاء‬
‫هيئة التدريس‬
‫يتم تسليم الطالب أوراق الكشف قامت اإلدارة بإعداد إيصال ومراجعته من الشئون املالية‬
‫للتأكد من صحته‬ ‫عن طريق الكلية‬
‫تم إعداد األوراق الخاصة بالكشف ( على حسب ما ورد‬ ‫يم تسليمها لإلدارة العامة‬
‫من املجلس األعلى للجامعات – وحدة املكتبة الرقمية)‬ ‫للمكتبات لعمل الكشف‬
‫يتم إستالم اإليصال األصفر وفتح ملف للطالب بأوراق‬ ‫يتم تسليم الطالب إيصال دفع‬
‫لتسديد املبلغ املستحق عن عملية الكشف مع توقيعات املشرفين ورئيس القسم‬
‫القيام بالكشف عن التشابه الكشف عن التشابة (‪ 150‬جنيه) يتم البحث عن العنوان ببرنامج املكتبة الرقمية والذي يتم‬
‫رفع الرسائل املجازة والرسائل قيد الدراسه عليه‬ ‫في عناوين الرسائل لطالب يسلم الطالب اإلدارة العامة‬
‫في حالة عدم وجود عنوان مشابه يتم تساليم الطالب‬ ‫اإليصال األصفر كمستند لقيام‬ ‫الدراسات العليا‬
‫خطاب خاص بذلك‬ ‫الطالب بتسدسد املبلغ املستحق‬
‫في حالة وجود عناويتن مشابهه يتم طباعتها مباشرة من‬
‫البرنامج (‪ )On Line‬ألرسالها إلى املشرفين لتقرير صالحية‬
‫العنوان من عدمه‬
‫يتم عمل تقارير شهرية عن املبالغ املسددة وأرقام‬
‫اإليصاالت التي يسلمها الطالب‬
‫يتم رفع مخطط الرساله لحفظ حق الباحث في عنوانه‬ ‫بعد تسليم الطالب خطاب عدم‬
‫يتم إدخال املخطط باملستودع الرقمي بأسماء املشرفين‬ ‫إدخال مخططات الرسائل تشابه عنوانه مع عناوين رسائل‬
‫والكلمات الدالة و جميع البيانات‬ ‫أخرى على النظام‪ُ ،‬يطلب منه‬ ‫على النظام‬
‫الكودي للمخطط على أوراق الطالب لسهولة‬ ‫ُ‬
‫الرجوع إلى املكتبة املركزية لتسليم يكتب الرقم ُ‬
‫الرجوع إليه مرة أخرى‬ ‫(‪ )CD‬به املوافقة على العنوان‪،‬‬
‫ومخطط الرساله كامل‬

‫‪8‬‬