Dept.

ISO COMMITTEE
Yakult QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Code IS-PRO-04-00
Yakult Vietnam Co., Ltd Effective date 05.06.2009
Factory Document Control Procedure Page

Prepared by Verified by Approved by

/ / / / / /

DOCUMENT CONTROL PROCEDURE

QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU
 Dept. ISO COMMITTEE
Yakult QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Code IS-PRO-04-00
Yakult Vietnam Co., Ltd Effective date 05.06.2009
Factory Document Control Procedure Page

TABLE CONTENTS
Approval Page..................................................................................................................................................................1
Table Content......................................................................................................................................................................2
1. Purpose..........................................................................................................................................................................3
2. Scope............................................................................................................................................................................3
3. Reference...........................................................................................................................................................3
4. Definitions...................................................................................................................................................................3
4.1 Document...............................................................................................................................................................3
4.2 Internal Document......................................................................................................................................3
4.3 External Document.....................................................................................................................................3
4.4 Preparing....................................................................................................................................................3
4.5 Review....................................................................................................................................................... 3
4.6 Approval..............................................................................................................................................................3
4.7 Re-approval................................................................................................................................................3
4.8 Modification, revision of document.....................................................................................................................3
4.9 Effective date.............................................................................................................................................3
4.10 Modification date.....................................................................................................................................3
4.11 Update......................................................................................................................................................3
4.12 Controlled document..........................................................................................................................................4
4.13 Uncontrolled document......................................................................................................................................4
4.14 Outdated document..................................................................................................................................4
4.15 Original..............................................................................................................................................................4
4.16 Confidential record / document................................................................................................................4
4.17 Index.........................................................................................................................................................5
4.18 Distribute, withdraw..........................................................................................................................................5
5. Structure of document..................................................................................................................................................6
5.1 Policy...................................................................................................................................................................6
5.2 Objective....................................................................................................................................................6
5.3 Manual....................................................................................................................................................... 6
5.4 Plan......................................................................................................................................................................6
5.5 Procedure................................................................................................................................................... 6
5.6 SOP......................................................................................................................................................................6
5.7 Standard..................................................................................................................................................... 6
5.8 Record..................................................................................................................................................................6
6. Standard for issuing code number for document, forms based on ISO system...................................................7
7. Standard for issuing document number for other writing documents.................................................................8
8. Standard for display document system based on ISO standard............................................................................9
8.1 Document Display..................................................................................................................................................9
8.2 Approval Page........................................................................................................................................................9
8.3 Content Page.................................................................................................................................................9
8.4 Forms part............................................................................................................................................................10
8.5 Modifications & Distribution History..................................................................................................................10
9. Document control procedure – internal.................................................................................................................11
10. Document control procedure – external................................................................................................................13
11. Forms attachment....................................................................................................................................................14
12. Modifications and Distribution History................................................................................................................15
 Dept. ISO COMMITTEE
Yakult QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Code IS-PRO-04-00
Yakult Vietnam Co., Ltd Effective date 05.06.2009
Factory Document Control Procedure Page

Appendix ( 04 attached forms )

1. MỤC ĐÍCH: 1. PURPOSE:

Tài liệu này qui định và hướng dẫn phương pháp và hình This procedure regulates and guides a way and form for
thức trình bày, đánh ký mã hiệu, nhận dạng và kiểm soát, present, code, recognize, identify and control, search
truy tìm tài liệu, văn bản một cách có hệ thống, và đảm bảo documents, records systematically, and ensure the
các vấn đề sau: following:
 Phê duyệt tài liệu trước khi ban hành  Approve documents before issuing
 Xem xét, cập nhật khi cần và phê duyệt lại tài liệu  Review, update if necessary and re-approve documents
 Đảm bảo nhận biết được các thay đổi và tình trạng sửa đổi  To ensure to recognize a change and revised status of
hiện hành của tài liệu current documents
 Đảm bảo các bản của các tài liệu thích hợp và sẵn có ở nơi  Ensure documents is suitable and available for using
sử dụng  Ensure documents is clear and easy to recognize
 Đảm bảo tài liệu luôn rõ ràng và dễ nhận biết
 Ensure document is distributed controlably
 Đảm bảo tài liệu được phân phối có kiểm soát
 Prevent unintentional using documents outdated and need
 Ngăn ngừa việc sử dụng vô tình các tài liệu lỗi thời và cần
to use a signal easy to recognize status of these documents
áp dụng các dấu hiệu nhận biết thích hợp nếu chúng được
giữ lại vì mục đích nào đó.
2. PHẠM VI: 2. SCOPE
2.1 Tài liệu này được áp dụng đối với tất cả các phòng ban, bộ 2.1 This procedure apply for all departments, sections at
phận tại Nhaø Maùy Yakult Vieät Nam Yakult Vietnam Factory
2.2 Áp dụng đối với tất cả các tài liệu khi soạn thảo, ban hành
và phê duyệt bởi nội bộ Công ty hoặc tài liệu có nguồn gốc 2.2 Apply for all internal documents preparing, issuing and
bên ngoài đươc chuyển đến Công ty, trong quá trình xây approval or external documents according to standard of
dựng và áp dụng hệ thống các tiêu chuẩn ISO 22000:2005. ISO 22000:2005
3. THAM KHẢO: 3. REFERENCE
ISO 22000:2005 - Hệ thống quản lý an toàn thực phẩm vaø tieâu ISO 22000:2005 – Food safety management systems,
chuan TCVN ISO 22000:2007 và một số tài liệu khác. TCVN ISO 22000:2007 and other documents
4. ĐỊNH NGHĨA: 4. DEFINITIONS
4.1 Tài liệu: Là những dữ liệu có ý nghĩa và các phương tiện 4.1 Document: is usefull information and is support means. In
hỗ trợ trong công việc. Yakult Vietnam Factory, we have two kinds of documents
- Taøi lieäu chung: Những tài liệu sử dụng chung cho các bộ - General documents: Documents are used for all of
phận nhö laø caùc quy trình vaø caùc taøi lieäu khaùc. Ủy departments such as procedures and other documents. The
Ban ISO soạn thảo và ban hành ñeán caùc boän phaän ISO committee will make and issue to all of departments
sau khi được phê duyệt của Đại diện lãnh đạo và Giám đốc after getting approval from Management Representative and
nhà máy. Các tài liệu này sẽ được lưu trong file lưu có Factory Manager. These documents are kept in file with the
nhãn màu xanh. blue label.
- Individual documents: Documents are only used for own
- Taøi lieäu rieâng: Những tài liệu sử dụng riêng cho bộ phận
department, the department will make and use after getting
sẽ do bộ phận đó soạn thảo và sử dụng sau khi được phê
approval from Management Representative and Factory
duyệt của Đại diện lãnh đạo và Giám đốc nhà máy. Các tài
Manager. These documents are kept in file with the yellow
liệu này. Các tài liệu này sẽ được lưu trong file lưu có nhãn
label.
màu vàng.
4.2 Internal document: is document is prepared, issued within
4.2 Tài liệu nội bộ: Là những tài liệu được soạn thảo, ban
Company under ISO 22000 and only be effective when is
hành bởi nội bộ Công ty thuộc phạm vi hệ thống ISO
reviewed by Management representative and approved by
22000 và phải được xem xét bởi Đại diện lãnh đạo và phê
Factory Manager
duyệt bởi Giám đốc nhà máy thì tài liệu mới có giá trị sử
4.3 Outgoing documents are documents that our company
dụng.
make and issue or send to outside party such as offical
4.3 Tài liệu gửi ra ngoài: Là các tài liệu mà công ty viết và
office and governmental department.
gửi ra cơ quan bên ngoài như cơ quan nhà nước, cơ quan
chính phủ.
4.4 External document ( incoming document ): is not internal
4.4 Tài liệu bên ngoài: Là các tài liệu không thuộc tài liệu nội
document, it origin from outside Company which is used
bộ, có nguồn gốc (xuất xứ) từ bên ngoài, mà được sử dụng
in Company’s business operation
trong các hoạt động sản xuất, kinh doanh tại Công ty.
4.5 Soạn thảo: Là soạn thảo một văn bản, tài liệu để thông tin
4.5 Preparing: is preparing letter, document in order to inform
hoặc quy định các hoạt động trong tổ chức.
or regulate Company’s activities
4.6 Xem xét: Là xem xét văn bản về tính khả thi trong việc áp
4.6 Review: is evaluation of feasibility in applying and
dụng và sự phù hợp với các yêu cầu tiêu chuẩn.
conformation with standards
4.7 Phê duyệt: Là một hành động ký tên chấp thuận văn bản
4.7 Approval: is signing action to accept effectiveness of
có hiệu lực sử dụng.
 Dept. ISO COMMITTEE
Yakult QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Code IS-PRO-04-00
Yakult Vietnam Co., Ltd Effective date 05.06.2009
Factory Document Control Procedure Page

4.8 Phê duyệt lại: Nếu không có chỉ định đặc biệt nào khác thì
mọi thay đổi trong tài liệu phải được xem xét và phê duyệt
lại bởi cùng một cấp đã xem xét và phê duyệt trước đây.
4.9 Sửa đổi, soát xét tài liệu: Là việc sửa đổi một phần hay
nhiều phần về nội dụng hoặc là hình thức để cho tài liệu
cho phù hợp với các yêu cầu tiêu chuẩn và việc áp dụng
thực tế. Mọi thay đổi phải được sự xeùt duyeät laïi của Đại
diện lãnh đạo và Giám đốc nhà máy
4.10Ngày hiệu lực: Là ngày tài liệu có hiệu lực áp dụng vào
công việc.
4.11 Ngày sửa đổi: Là ngày tài liệu sửa đổi được đưa vào áp
dụng.
4.12 Cập nhật: Là việc ghi nhận sự thay đổi vào trang “Quá
trình thay đổi và phân phối tài liệu” ở phần cuoái
của mỗi tài liệu & “Danh mục kiểm soát tài liệu” (**-
PRO- 01-F01); như thêm tài liệu, thay đổi tài liệu, hủy bỏ
tài liệu. Cập nhật còn là sự ghi nhận kết quả thực hiện
trong quá trình làm việc vào biểu mẫu.
4.13 Tài liệu được kiểm soát: Là những tài liệu được sửa đổi,
bổ sung, cập nhật và được lưu hành với số soát xét, ban
hành mới nhất. Tài liệu được kiểm soát nhận dạng bằng
cách đóng dấu “Được kiểm soát” bằng mực đỏ ở góc
dưới bên phải của trang pheâ duyeät cuûa tài liệu. Tài liệu
được kiểm soát phải được cập nhật vào danh mục kiểm
soát tài liệu ( **-PRO-01-F01). Nhưng các tài liệu riêng
không cần đóng dấu bởi vì các tài liệu này không phân
phối đến những bộ phận khác, vì thế chúng ta có thể
nhận biết được chúng dễ dàng.
documents
4.8 Re-approval: If there is no special designation, any
change of document should be reviewed and re-approved
by the same level who the approved document before
4.9 Modification, revision of document: is modifying part or
more about content or form of document so that document
will conform with standards and can apply to actual
situation. Any modification have to re-approval of
Management representative and Factory Manager
4.10 Effective date: is date which document is applied to
works
4.11 Modification date: is date the modified document is
applied
4.12 Update: Is recording of any change last page
“Modifications and Distribution Control” in each
document’s first part “Documents control list” ( **-PRO-
01-F01) such as add in more documents, change
document, cancel of documents. Update also include
recording of result of implementing forms.
4.13 Controlled document: is document prepared, added,
updated and issued with latest version. Controlled
document is recognized by “Được kiểm soát”
(Controlled) red stamp under the right corner of approval
page of document. Controlled document should be
updated to Document control list ( **-PRO-01-F01). But
individual documents don’t need to be stamped because
they are not distributed to other department, so we can
recognize them easily.

DEPARTMENT
……………………….

CONTROLLED DOCUMENT
Date / /

PICTURE 4.12: “CONTROLLED” STAMP SAMPLE

MẪU DẤU ĐƯỢC KIỂM SOÁT

4.14 Tài liệu không kiểm soát: là những tài liệu không thuộc
hệ thống quản lý theo ISO 22000:2005, chỉ dùng để
tham khảo, không được cập nhật trong danh mục kiểm
soát tài liệu. Những tài liệu không kiểm soát không đóng
dấu “Được kiểm soát”.
4.15 Tài liệu lỗi thời: Là tài liệu đã hết hiệu lực áp dụng và
được đóng dấu màu đỏ “Hết hiệu lực” trên trang phê
duyệt của bộ tài liệu, ghi rõ ngày, tháng, năm kể từ ngày
tài liệu không còn hiệu lực áp dụng (tài liệu khi đóng dấu
lỗi thời sẽ trở thành hồ sơ)
4.14 Uncontrolled document: is document not under ISO
22000:2005, for reference only, not updated into
Document control list. Uncontrolled document is not
stamped “Được kiểm soát” (Controlled).
4. 15 Outdated document: is invalid documents and stamped
red “Hết hiệu lực” ( Non – Validity ) in approval pages
of documents, clearly stated date, month, year since
document outdated (When stamped “Non – Validity”
document become record)

DEPARTMENT
……………………….
NON- VALIDITY
Date / /

PICTURE 4.14: “NON-VALIDITY” STAMP SAMPLE

MẪU DẤU HẾT HIỆU LỰC

Yakult QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU
Yakult Vietnam Co., Ltd
Factory Document Control Procedure
4.16 Bản gốc: Là bản có chữ ký thật, dấu thật màu đỏ ở
trang phê duyệt, các trang, biểu mẫu còn lại của tài liệu
bản gốc cần được đóng dấu “Được kiểm soát”. Mỗi tài
liệu chỉ có 01 bản gốc, do Phòng, bộ phận soạn thảo và
ban hành giữ. Các Phòng, Bộ phận khác (Theo chỉ định ở
trang phân phối) được phân phối bản photo có đóng dấu
đỏ “Được kiểm soát”. Mỗi Bộ phận chỉ lưu giữ 1 bộ tài
liệu.
4.17 Tài liệu / hoà sô mật: Là những tài liệu liên quan đến kỹ
thuật, công nghệ, công thức pha chế … khi tài liệu có
đóng dấu “Tài liệu / Hồ sơ mật”, sẽ được kiểm soát bởi
Tröôûng bộ phận, hoặc Đại diện lãnh đạo.
DEPARTMENT
……………………….
CONFIDENTIAL DOCUMENT
Date / /
PICTURE 4.16: “CONFIDENTIAL DOCUMENT / RECORD” STAMP SAMPLE
MẪU DẤU TÀI LIỆU / HỒ SƠ MẬT
4.18Phụ lục: Là phần tài liệu kèm thêm để bổ sung cho nội
dung của tài liệu chính và có cùng soát xét, ký mã hiệu với
tài liệu chính.
4.19 Phân phối, thu hồi: Là các thao tác cần thiết đảm bảo
rằng tài liệu được kiểm soát và được chuyển tới nơi cần
sử dụng.
4.19.1 Phân phối:
-Taøi lieäu chung được phân phối bởi Uỷ Ban ISO đến các
phòng ban trước ngày hiệu lực.
- Tài liệu riêng thì không phân phối cho các phòng ban
khác. Những phòng ban khác muốn tham khảo, họ phải
mượn từ bộ phận này. Các bộ phận phải lập “ Sổ theo dõi
mượn trả tài liệu / hồ sơ “ ( **-PRO-01-F02 )
4.19.2 Thu hồi:
- Tài liệu chung: Phòng, Bộ phận soạn thảo, phát
hành tài liệu mới phải thu hồi tài liệu cũ ở các bộ
phận và huỷ bỏ bản copy các tài liệu lỗi thời. Uỷ
Ban ISO chỉ lưu lại một bản gốc tài liệu lỗi thời và
đóng dấu “Hết hiệu lực” lên các trang tài liệu. Uỷ
Ban ISO soạn thảo tài liệu có trách nhiệm phân
phối, thu hồi và cập nhật việc kiểm soát tài liệu.
- Tài liệu riêng: Mỗi bộ phận phải tự kiểm soát và lưu tài
liệu lỗi thời và lưu trữ như hồ sơ ở phòng mình và cập
nhật vào Danh mục kiểm soát hồ sơ ( **-PRO-01-F01) .
Dept. ISO COMMITTEE
Code IS-PRO-04-00
Effective date 05.06.2009
Page
4.16 Original: document have real signature, red stamp in page
approved by, other pages, form of document. There is
only 01 original, kept by issuing Department/ Section.
Other (As distrible list) Departments, Sections have a
copy with “Được kiểm soát” (Controlled) stamp. Each
Department/ section keep only 01 copy.
4.17 Confidential document / record: is documents relating
to technical, technology, formular … with “Tài liệu mật”
(Confidential document/Record) stamp, will be controlled
by Department Head and Management representative
4.18 Index: Is attachment of document to supplement content
of main document and there is same revision, same code with
main document
4.19 Distribute, withdraw: is necessary action to ensure that
document is controlled and distributed to using
department/ section.
4.19.1 Distribute:
- General documents are distributed by ISO committee to all
departments before effective date.
- Individual documents are not distributed to other department.
Other department want to take reference for these documents,
they must borrow from this department. They must make “
Borrow and Return Documents / Record Book” ( **-PRO-01-
F02 )
4.19.2 Withdraw:
- General documents: Issuing department have to withdraw the
outdated documents and cancel copy of these document. ISO
only keep original and stamp “Non - Validity “ in this
document. ISO committee must have responsibility to
distribute, withdraw and update document control.
- Individual documents: Each department should control and
keep the outdated documents and keep file as record in their
department and update to Document control list ( **-PRO-01-
F01) .
 Dept. ISO COMMITTEE
Yakult QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Code IS-PRO-04-00
Yakult Vietnam Co., Ltd Effective date 05.06.2009
Factory Document Control Procedure Page

5.CẤU TRÚC CỦA HỆ THỐNG TÀI LIỆU: 5. STRUCTURE OF DOCUMENT SYSTEM: Described as below:
Được mô tả theo hình sau:

Chính sách/Policy
Mục tiêu Objective

Sổ tay Manual

Tài liệu chung – General Documents Qui trình – Procedures ( Blue Label )

Tài liệu riêng – Individual Documents SOPs, etc. ( Yellow Label )

Hồ sơ - Các văn bản của cơ

Record ( Pink Label ) quan nhà nước
- Tiêu chuẩn ISO
22000:2005
- Các tài liệu của đối
tác, nhà cung ứng,
khách hàng…

Tài liệu nội bộ Tài liệu bên ngoài

Internal Documents External Documents

5.1 Chính sách: Là ý đồ và định hướng chung của Công ty
được lãnh đạo Công ty công bố chính thức.
5.2 Mục tiêu: Là điều được tìm kiếm hay nhắm tới. Mục tiêu
phải nhất quán với chính sách, phải khả thi và đo lường
được. Các mục tiêu này sẽ được thiết lập bởi Ban Giám
Đốc cho mỗi bộ phận vào đầu năm thong qua chính sách
cơ bản của nhà máy.
5.3 Sổ tay: Là tài liệu qui định hệ thống quản lý ISO
22000:2005.
5.4 Kế hoạch: Là tài liệu qui định các thủ tục và nguồn lực
kèm theo phải được người nào áp dụng, khi nào áp dụng
đối với một dự án hay một sản phẩm hay một quá trình
hay một hợp đồng cụ thể.
5.5 Qui trình: Là tài liệu qui định các bước thực hiện một
công việc hay một quá trình.
5.6 Thủ tục vận hành chuẩn: Là tài liệu dùng để hướng dẫn
một công việc cụ thể.
5.7 Tiêu chuẩn: Là những điều được đặt ra để làm chuẩn
mực cho việc đánh giá.
5.8 Hồ sơ: Là tài liệu cung cấp bằng chứng về các hoạt động
đã được thực hiện.
5.1 Policy: is intention and general orientation for Company
and announced by Board of Directors
5.2 Objective: is target to be achieved or try to achieve.
Objective should be consistent with Policy, feasible and
can be measured. These objectives are set up by Board of
Management for each department at the early year through
Factory Basic Policy.
5.3 Manual: is document regulating management system of
ISO 22000:2005
5.4 Plan: is document regulating procedures and sources
attachment including responsibility, when will apply for
specific project, product, process or contract.
5.5 Procedure: is document regulating steps to perform one
business or one process
5.6 SOP is document for guiding of specific work at each
department.
5.7 Standard: is thing be set which will be creteria for
evaluation work
5.8 Record: provide evidence for the implemented activities
 Dept. ISO COMMITTEE
Yakult QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Code IS-PRO-04-00
Yakult Vietnam Co., Ltd Effective date 05.06.2009
Factory Document Control Procedure Page

6. STANDARD FOR ISSUING CODE NO. FOR DOCUMENTS, FORMS BASED ON ISO
22000:2005 DOCUMENT SYSTEM
TIEÂU CHUAÅN VEÀ CAÙCH ÑAËT KYÙ MAÕ HIEÄU ( CODE ) CUÛA TAØI LIEÄU, BIEÅU MAÃU THUOÄC
HEÄ THOÁNG TAØI LIEÄU ISO 22000:2005

OO-OOO-OO-OO

OO is showing quantity of times that the content of documents or forms having some modifications for docu
OO laø soá laàn noäi dung taøi lieäu hay form chænh söûa hay thay ñoåi khi caàn boå sung theâm noäi dun

OO is ordering number of the same level documents ( records ) in department, this document ordering numbe
OO laø soá thöù töï cuûa caùc taøi lieäu ( hoà sô ) cuøng loaïi ôû töøng phoøng ban, soá taøi lieäu naøy ch

OOO is abbreviated name of document ( records ) - indicating 03 characters( Policy, objectives, procedures,
OOO laø teân vieát taét cuûa taøi lieäu ( hồ sơ ) – hieån thò 03 kyù töï ( Chính saùch, muïc tieâu, quy trình,

OO is department codes - indicating 02 characters in English as below. OO laø maõ caùc phoøng ban – hieån
MB: Board of Management ( FM & AD ) - ( Ban Giám Đốc – FM & AD )
GA: General Affair department ( Phoøng Toång vuï )
PR: Production department ( Phoøng Saûn xuaát )
QC: Quality Control department (Phoøng Kieåm Soaùt Chaát Löôïng )
BO: Bottling department ( Phoøng roùt chai )
BM: Bottle Making department ( Phoøng Taïo chai )
UC: Utility department ( Phoøng Thieát bò )
IS: ISO Committee ( UÛy Ban ISO )

Note: - Beside general documents issued by ISO committee, Board of Management issued general documents for all of
deaprtemnts to implement relating to quality objectives, chính sách cơ bản của nhà máy.
- The method to issue record code number is following rule above.
Lưu ý: - Ngoài các tài liệu chung do Uỷ Ban ISO ban hành, còn có tài liệu do Ban Giám Đốc Nhà Máy ban hành tài liệu chung
cho các bộ phận thực hiện liên quan đến mục tiêu chất lượng , factory basic policy.
- Cách đạt mã cho các form của hồ sơ cũng tuân theo quy định đặt mã số của tài liệu như trên.

Ví dụ (cho phần đặt ký mã hiệu)

UÛy ban ISO có quy trình « Kiểm soát tài liệu », và trong quy trình này có nhiều bieåu mẫu (biểu mẫu phiếu yêu
cầu tài liệu, biểu mẫu danh mục kiểm soát tài liệu, v.v…).
- Qui trình « Kiểm soát tài liệu » có mã số như sau : IS-SOP-01-00
 Dept. ISO COMMITTEE
Yakult QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Code IS-PRO-04-00
Yakult Vietnam Co., Ltd Effective date 05.06.2009
Factory Document Control Procedure Page

7. STANDARD FOR ISSUING DOCUMENT NO. FOR OUTGOING DOCUMENTS

( Announcement, Official Documents, Request Application, … )
TIÊU CHUẨN VỀ CÁCH ĐẶT SỐ CHO CÁC VĂN BẢN PHÂN PHỐI RA BÊN NGOÀI ( Thông
báo, Công văn, Giấy đề nghị v.v…):
OOO-MMYY-OO-GA

GA is General Affair department code

Is character abbreviated for name of documents. For example, Annoucement ( TB ), Official documents (CV), R
Laø nhöõng kyù töï vieát taét cuûa teân vaên baûn ,ví du: Thoâng baùo (TB), Coâng vaên (CV), Giaáy ñeà ngh

MM is 02 number of current month & YY is the last 02 number of current year for issuing documents. For exam

OOO is ascending order number of documents from 1 to n in a year duration at each department.
OOO laø soá thứ töï taêng daàn cuûa vaên baûn trong khoaûng töø 1 ñeán n trong 01 naêm ôû moãi phoøng ban

These documents are controlled by General Affair department. Therefore, if other department want to make some documents
to send to outsider such as official office, governmental office. They must send to General Affair department to register and
get approval from Board of Management for sending writing document contents.

Các loại tài liệu này được kiểm soát bởi bộ phận tổng vụ. Vì vậy, nếu những bộ phận khác muốn làm văn bản gửi ra bên ngoài
như là cơ quan nhà nước, cơ quan chính phủ. Các bộ phận phải gửi tới bộ phận tổng vụ để đăng ký và nhận phê duyệt từ Ban
giám đốc cho nội dung văn bản cần gửi.

Ví dụ Ngày 01/01/2009, Phòng Tổng vụ có soạn thảo 01 Công văn (mới nhất năm 2009) gửi cơ
quan Hải quan: Đặt số cho văn bản như sau : 001/0109/CV-GA.
 Dept. ISO COMMITTEE
Yakult QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Code IS-PRO-04-00
Yakult Vietnam Co., Ltd Effective date 05.06.2009
Factory Document Control Procedure Page

8. STANDARD FOR DISPLAY DOCUMENT SYSTEM BASED ON ISO STANDARD

HÌNH THỨC TRÌNH BÀY HỆ THỐNG TÀI LIỆU ÁP DỤNG QUẢN LÝ THEO TIÊU
CHUẨN ISO:
8.1 Tài liệu trình bày bằng Tiếng Anh có thể thêm phần Tiếng Việt, phải gọn gàng, sạch sẽ, dễ hiểu. Tất cả các trang của tài
liệu ( kể cả trang bìa ) phải có những phần kiểm soát như sau:
Document Display: Document is written by English, can be with Vietnamese. Document should be clearly, clean, easily
understandable. All of pages of document ( including cover page ) should have control parts as follows:
- Logo “ Yakult “
- Tên công ty, nhà máy – Name of company, Factory
- Tên tài liệu - Biểu mẫu

Document Name - Form Name Ở phần đầu trang

-
Tên phòng ban – Name of department
At the head of page
-
Ký mã hiệu và lần soát xét- Code & Revision
-
Ngày hiệu lực / Effective date
-
Số trang – Page
8.2 Trang phê duyệt - Approval Pages ( if any )
- Các tài liệu chung phải có trang phê duyệt là trang đầu tiên của tài liệu.
General documents should have approval pages as the first page of document.
- Các tài liệu riêng như SOP ở các bộ phận không cần trang phê duyệt này, nó sẽ tùy thuộc vào mẫu định dạngcủa
từng loại tài liệu
Individual documents should not need this approval page, it depend on form format of each kind of document.
8.3 Trang nội dung – Content Page
- Mục Đích – Purpose (nếu có)
- Phạm Vi – Scope (nếu có)
- Tài Liệu Tham Khảo – Reference (nếu có)
- Định Nghĩa – Definition
- Lưu Đồ – Flowchart (Nếu có), trình bày như sau:

Tài liệu - hồ sơ
Bước/ Step Trách nhiệm - Responsibility Lưu đồ - Flow chart
Document - record
01
…n Show all steps to implement the procedure
Nêu đủ các bước thực hiện quy trình

- Quy ước ký hiệu khi vẽ lưu đồ (quy ước này mang tính thống nhất theo chuẩn quốc tế):

- Bắt đầu, kết thúc – Begin, end

- Các bước thực hiện - Implementing steps

- - Hoạt động tiến hành đồng thời – Acitivties conduct at the same time

- Xem xét phê duyệt, thanh tra, kiểm tra, quyết định – Review, approval, verify, decide
- Tiến trình Mô Tả – Description (nếu cần): Để làm rõ nội dung theo từng bước công việc

8.4 Phaàn biểu mẫu: Phần biểu mẫu, hoặc phụ lục đính kèm theo tài liệu (nếu
có). Forms part: Form part, or attached appendix following documents ( if
any )

STT Tên biểu mẫu Ký mã hiệu (Code)

01
…n List all forms or appendix attached with documents. If the document do not have forms attached, the document must
be indicated “ This document does not form attached”
Liệt kê đủ số lương biểu mẫu hoặc phụ lục đính kèm theo tài liệu Nếu tài liệu nào không có biểu mẫu đính kèm thì
phải ghi rõ: “Tài liệu này không có biểu mẫu”.
 Dept. ISO COMMITTEE
Yakult QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Code IS-PRO-04-00
Yakult Vietnam Co., Ltd Effective date 05.06.2009
Factory Document Control Procedure Page

8.5 Trang phân phối và kiểm soát ( phải có những mục như sau):
Modifications and Distribution History Page ( should have items as below
):

8.5.1 Tài liệu chung: Dưới đây là mẫu để cập nhật việc phân phối kiểm soát thay đổi của tài liệu chung theo sự hướng dẫn
mẫu như sau:
General documents: Herein is the sample to make updated modifications and distribution history for general
document as following sample instructions

MODIFICATIONS and DISTRIBUTION HISTORY

Registration
Distributio Distributed Place & Withdraw Disposal
Effective Code Modified Contents
n Date Receiving Signature Date Date
Date ( Revision)

FM :
st
10.07.200 IS-SOP-01-00 01 issuing docs 08.07.2009 MB
9 ( newly distributed ) AD :
IS
GA
PR
QC
BO
BM
UC
FM : 10.10.2009 10.10.2009
12.10.200 IS-SOP-01-00 Revise Part 4 10.10.2009 MB
AD : 10.10.2009 10.10.2009
9 « Definition »
IS
GA
PR
QC
BO
BM
UC
 Dept. ISO COMMITTEE
Yakult QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Code IS-PRO-04-00
Yakult Vietnam Co., Ltd Effective date 05.06.2009
Factory Document Control Procedure Page

8.5.2 Tài liệu riêng: Dưới đây là mẫu để cập nhật việc phân phối kiểm soát thay đổi của tài liệu riêng theo sự hướng dẫn
mẫu như sau:

Individual documents: Herein is the sample to make updated modifications and distribution history for individual
document as following sample instructions

Effective date Registration Code Modified Contents Distribution Date Withdraw Date
( Revision) ( Record Date )

10.07.2009 IS-SOP-01-00 01st issuing docs 08.07.2009 08.07.2009

( newly distributed )

9. DOCUMENT CONTROL PROCEDURE – INTERNAL

QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU – NỘI BỘ:
Step Responsibilities Flow Chart Descriptions Document
Bước Trách nhiệm Lưu đồ Mô tả Tài liệu

Document serve for all activities

All section, department
in company
01
Taát caû caùc phoøng, ban,
boä phaän trong Coâng ty.
When having draft , correct, distribute relate to ISO 22000 system
document Taøi lieäu phuïc vuï cho caùc hoaït
Khi coù nhu caàu soaïn thaûo, söûa ñoåi, phaân phoái ñoäng lieân quan ñeán heä thoáng ISO
boå sung 22000.

If there is any draft, correction

on document , it must be According “
submited for approval by Document
Preparing document
Management Representative, Managemnen
02 department
Factory Manager t Process”
Boä phaän soạn thảo tài Make draft , correct, distribute document Neáu laø soaïn thaûo, söûa ñoåi taøi lieäu Theo “Quy
liệu Soaïn thaûo, söûa ñoåi, phaân phoái boå sung thì khi thöïc hieän xong phaûi trình kieåm
trình Ñaïi dieän laõnh ñaïo, Giaùm soaùt taøi lieäu”
ñoác nhaømaùy xem xeùt, pheâ duyeät.

Review document, if it meet

requirement , Management
Management Representative and Factory
Representative, Factory No Manager approve it. If not, it
Verify and approve Document
Manager must be re-creation
03 document Xem Baûn taøi lieäu
Ñaïi dieän laõnh ñaïo, Giaùm Xem xeùt baûn taøi lieäu, neáu ñaït
xeùt, pheâ duyeät
Ñoác nhaø maùy thì Ñaïi dieän laõnh ñaïo vaø Giaùm
ñoác nhà máy duyeät chaáp thuaän,
Yes neáu khoâng ñaït yeâu caàu thöïc hieän
laïi.

Yakult
Yakult Vietnam Co., Ltd
Factory
Section, Department
which is assigned to
make the document
Phoøng, Boä phaän, ngöôøi
04
ñöôïc phaân coâng thöïc
hieän hoaëc soaïn thaûo taøi
lieäu
Section, Department
which is assigned to
execute
Boä phaän, ngöôøi ñöôïc
05
phaân coâng thöïc hieän taøi
lieäu
Section, Department
which is assigned to
execute document in the
request letter (or person
who draft the document)
06
Boä phaän, ngöôøi ñöôïc
phaân coâng thöïc hieän taøi
lieäu trong phieáu yeâu caàu
(Hoaëc ngöôøi soaïn thaûo
taøi lieäu)
Draft Department,
Distributed Document
Receiving Department
(for using or reference)
07
Boä phaän soaïn thaûo, boä
phaän coù nhaän taøi lieäu
phaân phoái (ñeå söû duïng
hoaëc tham khaûo).
Dept. ISO COMMITTEE
QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Code IS-PRO-04-00
Effective date 05.06.2009
Document Control Procedure Page
Stamp and update on Document
control list at your own
department. Document
Or given document control Control List
number and update on Writing Receive and
Stamp and update Document Control List distribute
Or document monitor book (to others
document like dispatch, monitor book
Receive and distribute monitor book
announcement, spared-petition)
Ñoùng daáu vaø caäp nhaät vaøo danh muïc kieåm soaùt taøi lieäu Danh muïc
Hoaëc soå theo doõi ñaùnh soá vaø phaân phoái taøi lieäu Ñoùng daáu & caäp nhaät vaøo danh kieåm soaùt taøi
muïc kieåm soaùt taøi lieäu taïi boä phaän lieäu
mình. Soå theo doõi soá
Hoaëc cho soá vaên baûn vaø ghi vaên baûn
vaøo soå soá vaên baûn (ñoái vôùi caùc loaïi
vaên baûn khaùc nhö coâng vaên,
thoâng
baùo, ñôn töø.
Copy all necessary slip and mark
as “ Controlled ” Stamp to
approval page of document .
Original document is saved and
managed at draft-document
Department.
Except when send out dispatch,
announcement which is legal
property, It must be sent by
original copy and save an original
copy without If internal According
distribution, not necessary “Document
“Controlled” stamping. Control
Procedure”
Distribute document to necessary place
Copy ñuû soá baûn caàn thieát vaø ñoùng Theo “Quy
Ban haønh vaø phaân phoái taøi lieäu ñeán nhöõng nôi caàn thieát söûduïng
daáu “Ñöôïc kieåm soaùt” leân trang ký trình kieåm
duyệt của tàûi lieäu ñeå phaân soaùt taøi lieäu”
phoái ñeán nhöõng boä phaän lieân
quan caàn söû duïng. Baûn goác ñöôïc
löu & kieåm soaùt taïi boä phaän soaïn
thaûo taøi lieäu. Rieâng: Coâng vaên,
thoâng baùo, ñôn töø coù tính chaát
phaùp lyù khi göûi ra beân ngoaøi phaûi
göûi baûn goác vaø löu 01 baûn goác
khoâng ñoùng daáu kieåm soaùt “
Controlled ” Stamp. Neáu phaân
phoái noäi boä thì khoâng caàn phaûi
ñoùng daáu “Ñöôïc kieåm soaùt”.
With outdated document, it must
be stamped “NON - VALIDITY”
and mark invalid-date. According
Cancel the copy of outdated “Document
document and save original copy Control
at draft document department. Procedure”
Withdraw outdated documents
Theo “Quy
Thu hồi tài liệu lỗi thời Taøi lieäu cuõ (loãi thôøi) phaûi ñoùng trình kieåm
daáu “Heát hieäu löïc” vaø ghi ngaøy loãi soaùt taøi lieäu”
thôøi. Taøi lieäu loãi thôøi huûy caùc baûn
copy chæ löu laïi 01 baûn goác taïi boä
phaän soaïn thaûo taøi lieäu.
According
Execute, filing, control and update “Document
Using and Filing Document the change of document Control
Sử dụng và lưu trữ tài liệu Procedure”
Thöïc hieän, löu tröõ & kieåm soaùt Theo “Quy
caäp nhaät söï thay ñoåi cuûa taøi lieäu. trình kieåm
soaùt taøi lieäu”
 Dept. ISO COMMITTEE
Yakult QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Code IS-PRO-04-00
Yakult Vietnam Co., Ltd Effective date 05.06.2009
Factory Document Control Procedure Page

10. DOCUMENT CONTROL PROCEDURE – EXTERNAL

Kiểm soát tài liệu & văn bản có nguồn gốc từ bên ngoài:
Step Responsibilities Flow Chart Descriptions Document
Bước Trách nhiệm Lưu đồ Mô tả Tài liệu

Document, Record, hand written

Outsite
Document, Record,hand letter, airmail
01 Beân ngoaøi written letter, airmail Taøi lieäu, vaên baûn, hoà sô, thö tay, böu
Taøi lieäu, vaên baûn beân phaåm töø beân ngoaøi göûi ñeán Coâng ty
ngoaøi ngoaøi ñeán Coâng ty
Security has responsibility and filing. Book of keeping track of
After that, transfer to General Affair receiving and allotting
Security Department immediately document
02 Baûo veä Baûo veä coång chòu traùch nhieäm
Receive and Record on Book
Nhaän vaø ghi soå theo doõi nhaän vaø ghi soå. Sau ñoù chuyeån Soå theo doõi nhaän – phaân
ñeán Boä phaän haønh chaùnh ngay khi phoái vaên baûn
nhaän ñöôïc.

Transfer to General Affair General Affair sign on security’s Book of keeping track of
Security Department book after receive document receiving and allotting
03 Baûo veä Chuyeån ñeán Boä phaän Toång vuï Boä phaän Toång vuï kyù nhaän vaøo document
soå phaân phoái cuûa Baûo veä (ngay khi Soå theo doõi nhaän – phaân
nhaän ñöôïc) phoái vaên baûn

General Affair Book of keeping track of

Department Classify and Record General affair department classify
receiving and allotting
(filing clerk, protocol Phaân loaïi vaø ghi vaøo soå and record on keeping track book
document
staff) (after receive)
04
Boä phaän Toång vuï Boä phaän Toång vuï phaân loaïi vaø
Soå theo doõi nhaän – phaân
(Nhaân vieân leã taân, vaên ghi vaøo soå theo doõi (ngay khi nhaän
phoái vaên baûn
thö) ñöôïc)

General affair distribute to receiver

General Affair
Department
(filing clerk, protocol
staff)
05 Boä phaän Toång vuï
(Nhaân vieân leã taân, vaên
thö)
Distributed-Department
(Receiver)
06 Boä phaän ñöôïc phaân
phoái (beân nhaän)
Distributed-Department
(Receiver)
07 Boä phaän ñöôïc phaân
phoái (beân nhaän)
follow the name on book or on
document,record,airmail (in case of
Distribution
only company name is given, Document, Record, Hand
Tieán haønh phaân
transfer ed to Factory Manager. written letter, airmail Vaên
phoái
Boä phaän Toång vuï tieán haønh phaân baûn, hoà sô, chöùng töø, böu
phoái tôùi nhöõng nôi nhaän theo teân phaåm, … töø beân ngoaøi göûi
ghi treân bao bì vaên baûn, hoà sô, chöùng ñeán Coâng ty
töø, böu phaåm (tröôøng hôïp chæ ghi
teân Coâng ty thì chuyeån ñeán Giaùm ñoác
nhaø
maùy ).
Receivers sign on book to
acknowledge that they already Book of keeping track of
To Receiver receive their document from General receiving and allotting
Ñeán beân nhaän Affair department document
Ngöôøi nhaän kyù nhaän vaøo soå theo doõi Soå theo doõi nhaän – phaân
phaân phoái cuûa Boä phaän Toång vuï phoái vaên baûn
If document is used for ISO, receiver
put check seal on document and
update on External Document List.
Other case, record on Receive &
distribute Monitor Book of your own
Put “Controlled” Stamp and update on department
List Neáu laø taøi lieäu söû duïng cho heä thoáng Control Document List
Ñoùng daáu ñöôïc kieåm soaùt & caäp nhaät vaøo ISO thì beân nhaän ñoùng daáu kieåm soaùt Danh muïc kieåm soaùt taøi lieäu
vaø caäp nhaät vaøo danh muïc taøi lieäu
beân ngoaøi. Caùc tröôøng hôïp khaùc
thì ghi vaøo soå theo doõi nhaän vaên
baûn, chöùng töø, böu phaåm, … cuûa
boä phaän mình.

Distributed-Department According “ Control

Using and filing Using and filing
(Receiver) Document Process”
08 Söû duïng vaø löu tröõ Söû duïng vaø löu tröõ
Boä phaän ñöôïc phaân phoái Theo “Quy trình kieåm soaùt
(beân nhaän) taøi lieäu”
 Dept. ISO COMMITTEE
Yakult QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Code IS-PRO-04-00
Yakult Vietnam Co., Ltd Effective date 05.06.2009
Factory Document Control Procedure Page

Ghi chú: Trường hợp văn bản gửi qua máy Fax, Email thì của bộ phận nào bộ phận đó tự kiểm soát và sử dụng.
Note: In case of writing documents sending by fax, email; If these documents belongs to own department, that department
should control by themselve and using by themselve.

11. BIỂU MẪU ĐÍNH KÈM - FORMS ATTACHMENT:

TT TÊN BIỂU MẪU - FORM NAME KÝ MÃ HIỆU - CODE
Danh mục kiểm soát tài liệu
01 **-PRO-04-F01-00
Document Control List
Sổ theo dõi mượn trả tài liệu
02 Borrow & Return Document Monitor Book **-PRO-04-F02-00
Sổ theo dõi số văn bản ( thông báo, công văn, giấy đề nghị …)
03 Writing document Number Monitor Book ( Announcement, letter, request application …) GA-PRO-04-F03-00
Sổ theo dõi nhận & phân phối văn bản, hồ sơ, chứng từ, bưu phẩm
04 GA-PRO-04-F04-00
Receive & distribute Monitor Book ( Letter, document, record, airmail )

Lưu ý: Danh mục kiểm soát tài liệu ( **-PRO-04-F01-00) và Sổ theo dõi mượn trả tài liệu (**-PRO-04-F02-00 ). Hai ký tự **
trong mã form sẽ là ký tự viết tắt của mỗi phòng và được kiểm soát bởi từng bộ phận. Tuy nhiên, nếu các mẫu biểu trên khi có
thay đổi thì phải thay đổi lần soát xét cho quy trình này. Nếu nội dung quy trình này thay đổi mà không dẫn đến việc thay đổi các
form mẫu thì chúng ta có thể tiếp tục sử dụng các form mẫu này mà không cần thay đổi lần soát xét cho các form mẫu này, chỉ
thay đổi lần soát xét cho quy trình.

Note: Document Control List ( **-PRO-04-F01-00) and Borrow & Return Document Monitor Book (**-PRO-04-F02-00 ). 02
characters ** in the code number will be abbreviated symbol by department and be controlled by each department. However, the
above attached forms need to change, we must make new revision and code number for this procedure. If the content of procedure
to be changed, but not affect to any changes of the above forms, we can use these forms and no need to make new revision and
code nimber for these form. We only make new revison and code number for procedure.
 Dept. ISO COMMITTEE
Yakult QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Code IS-PRO-04-00
Yakult Vietnam Co., Ltd Effective date 05.06.2009
Factory Document Control Procedure Page

12. MODIFICATIONS and DISTRIBUTION HISTORY

Thay ñoåi vaø kieåm soaùt vieäc phaân phoái taøi lieäu.

MODIFICATIONS and DISTRIBUTION HISTORY

Registration
Distributio Distributed Place & Withdraw Disposal
Effective Code Modified Contents
n Date Receiving Signature Date Date
Date ( Revision)

FM :
MB
AD :
IS
GA
05.06.200 IS-PRO-04-00 1st distribution 03.06.2009 PR
9 ( newly distributed ) QC
BO
BM
UC
FM :
MB
AD :
IS
GA
PR
QC
BO
BM
UC
FM :
MB
AD :
IS
GA
PR
QC
BO
BM
UC