TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

---🙡 🕮 🙣---

BÁO CÁO MÔN HỌC

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

ĐỀ TÀI

PHÂN TÍCH SỰ CỐ HỆ THỐNG ERP CỦA CÔNG TY PNJ

Sinh viên thực hiện: Võ Thị Ngọc Châu - 2154053001

Nguyễn Phạm Xuân Đan - 2154050060

Trần Thanh Trúc - 2154053006

Bùi Lê Phương - 2154050239

Đặng Vạn Như Ý - 2154053008

Giảng viên hướng dẫn: ThS Võ Thị Kim Anh

TP. Hồ Chí Minh, ngày 30 tháng 11 năm 2023

1
MỤC LỤC
1. GIỚI THIỆU CÔNG TY
2. SỰ CỐ ERP CỦA PNJ:
2.1. Tổng quan về hệ thống ERP của PNJ:
2.2. Hiện trạng công ty sau khi triển khai ERP 3 tháng đầu:
3. ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP
3.1. Xác định nguyên nhân dẫn đến sai lầm triển khai ERP:
3.2. Phân tích các điều kiện hiện tại của công ty để đề xuất các giải pháp:
3.2.1. Kết quả khảo sát:
3.2.2. Phân tích kết quả khảo sát:
3.2.2.1. Yếu tố về nguồn nhân lực:
3.2.2.2. Yếu tố về quy trình hoạt động:
3.2.2.3. Yếu tố về cơ sở dữ liệu
3.3. Đề xuất phương án khắc phục:
4. PHÂN CÔNG NHÓM:
5. PHỤ LỤC - TÀI LIỆU THAM KHẢO:

2
1. GIỚI THIỆU CÔNG TY
- Tên công ty: Công ty CP Vàng bạc Đá quý Phú Nhuận. Mã chứng
khoán là PNJ. PNJ đã mở ra nhiều trung tâm trang sức lớn cùng
với các thương hiệu như: PNJSilver, PNJ Gold, CAO FINE
Jewelry và Jemma.
- Quá trình hình thành và phát triển: Công ty CP Vàng bạc Đá quý
Phú Nhuận - PNJ tiền thân là Cửa hàng Kinh doanh Vàng bạc Đá
quý Quận Phú Nhuận, được thành lập ngày 28/04/1988, trực thuộc
UBND Quận Phú Nhuận.
- Ngành nghề kinh doanh chính:
+ Sản xuất kinh doanh trang sức bằng vàng, bạc, đá quý, phụ
kiện thời trang, quà lưu niệm. Kinh doanh đồng hồ và mua
bán vàng miếng
+ Dịch vụ kiểm định kim cương, đá quý, kim loại quý
+ Kinh doanh bất động sản.
- Sứ mạng: không ngừng vận động để đạt được sự phát triển bền
vững trong môi trường kinh doanh toàn cầu và cung cấp cho khách
hàng những sản phẩm và dịch vụ đa dạng với chất lượng tốt nhất
và giá cả cạnh tranh.Trở thành công ty hàng đầu châu Á về chế tác
trang sức và bán lẻ sản phẩm tôn vinh vẻ đẹp, vươn tầm thế giới.
- Trải qua hơn 30 năm phát triển và vươn tầm thế giới, tính đến nay
công ty PNJ đã có gần 6000 nhân viên cùng với 353 cửa hàng được
phân bố khắp cả nước
- Triết lý kinh doanh: đặt lợi ích khách hàng và lợi ích xã hội vào lợi
ích doanh nghiệp
- Ngành nghề kinh doanh: Tháng 01/2004 PNJ đã chính thức chuyển
sang hoạt động theo mô hình công ty cổ phần. Lĩnh vực kinh doanh
chính: đồ chế tác từ vàng, bạc, đá quý và đá bán quý, dịch vụ kiểm
định, vàng miếng. Vốn điều lệ cho tới tháng 12/2009 là bốn trăm tỉ
đồng (400.000.000.000VNĐ)
- Địa bàn kinh doanh: Hệ thống phân phối PNJ có hệ thống phân
phối rộng khắp cả nước.
- Điều này rất cần thiết ứng dụng ERP để quản lý số liệu tập trung,
tổng hợp báo cáo tức thời để ra quyết định kịp thời trên các thị
trường khác nhau.

3
2. SỰ CỐ ERP CỦA PNJ:

2.1. Tổng quan về hệ thống ERP của PNJ:

- Ngày 05 tháng 04 năm 2018 tại Tp.HCM, Công ty Cổ phần Vàng
bạc đá quý Phú Nhuận (PNJ) đã chính thức khởi động Dự án
Hoạch định Nguồn Nhân lực Doanh nghiệp – ERP, cấu phần quan
trọng nhất của chiến lược Digital Transformation.
- Để phù hợp với định hướng phát triển, trong thời đại công nghệ
4.0, trong sự thay đổi xu hướng tiêu dùng ngày càng nhanh như
hiện nay, PNJ tiếp tục khởi động Dự án ERP phiên bản mới trên cơ
sở xem xét và lựa chọn kỹ lưỡng. HĐQT và Ban lãnh đạo PNJ đã
quyết định áp dụng và lựa chọn 1 trong 4 đơn vị tư vấn hàng đầu
thế giới – Deloitte cùng hệ thống giải pháp ERP mới nhất và nổi
tiếng nhất thế giới – SAP 4HANA, cùng các đối tác chiến lược
Hitachi, CMC, FPT triển khai dự án. Đây là một trọng những dự án
trọng điểm và quan trọng nhất của PNJ trong giai đoạn 2018 –
2019, được đầu tư cả nguồn lực và chi phí thực hiện.

2.2. Hiện trạng công ty sau khi triển khai ERP 3 tháng đầu:
- Thời gian trước đó, PNJ đã gặp những câu chuyện rủi ro khi sử
dụng ERP in house và phải lùi lại trong một khoảng thời gian. Sau
một năm nghiên cứu và hoàn thiện, hệ thống ERP mới được đưa
vào vận hành từ cuối tháng 3/2019, PNJ quyết định “ tái cấu trúc
trên đỉnh”, đưa vào triển khai ERP với trị giá 8,3 triệu USD cụ thể
là chương trình SAP của PNJ đã mang đến hậu quả rất nặng nề cho
công ty.
- Sau đó các sự cố trong quá trình chuyển giao giữa 2 hệ thống cũ và
mới đã dẫn đến tình trạng thiếu hàng để bán ở các cửa hàng và ảnh
hưởng tới kết quả kinh doanh Quý II của công ty. Cụ thể, theo
Công ty Chứng khoán Bản Việt (VCSC), lợi nhuận sau thuế trong 5
tháng đầu năm 2019 của PNJ có dấu hiệu tăng trưởng chậm lại nếu
so sánh với tốc độ tăng trưởng trong quý I/2019.
- Kết quả kém khả quan này đến từ việc thiếu hàng tại cửa hàng do
những trục trặc không lường trước được trong hoạt động sau khi
triển khai hệ thống ERP mới vào ngày 27/3.
- Lỗi số liệu trong thời gian chuyển đổi sang hệ thống ERP mới gây

4
 gián đoạn hoạt động trong tháng 4 và 5/2019. Ban lãnh đạo cho
biết có một số lỗi khi số liệu được chuyển từ các hệ thống cũ khác
nhau của PNJ sang một hệ thống ERP mới.

Hậu quả:

- Tháng 4/2019, nhà máy chỉ hoạt động được 50% công suất dẫn đến
tình trạng thiếu hụt hàng hóa. Ban lãnh đạo cho biết con số này cải
thiện lên 80% trong tháng 5 và 90% trong tháng 7.
- Với sự tự tin trước đây của PNJ rằng quý công ty có tỷ lệ nghỉ việc
rất thấp, tuy nhiên sau quyết định tái cấu trúc này hàng loạt nhân sự
xin nghỉ việc tăng đột biến.
- Các lỗi số liệu đã ảnh hưởng đến quy trình sản xuất, việc tiếp nhận
đơn hàng mới và phân bổ thành phẩm của PNJ trong hệ thống cửa
hàng, dẫn đến tình trạng thiếu hàng bán tại các cửa hàng.
- Trong ba tháng 4, 5, 6 giá cổ phiếu của PNJ giảm sâu có những
ngày nằm dưới ngưỡng 75.000đ/cổ phiếu; cùng với đó doanh thu
thuần và doanh số bán sỉ cũng giảm theo cụ thể là doanh thu thuần
giảm 8% so với cùng kỳ năm trước còn doanh số bán sỉ giảm 23%
(dựa vào báo cáo tài chính quý 2 năm 2019 và báo cáo tài chính
cùng kỳ năm 2018).
- Chưa dừng lại, ban lãnh đạo PNJ cũng dự báo khả năng giảm tốc
của tăng trưởng chi tiêu tiêu dùng tại Việt Nam và ảnh hưởng của
việc các cửa hàng mở mới lấy đi doanh số của các cửa hàng hiện
hữu ngày càng lớn.
- SSSG (same store sales growth) ghi nhận âm trong quý 2/2019 sau
khi đạt 11% trong quý 1/2019. Ban lãnh đạo cho rằng SSSG thấp
trong quý 2/2019 do vấn đề thiếu hàng bán trong tháng 4-5, hiệu
ứng mất doanh số cho các cửa hàng mới, đặc biệt là cho cửa hàng
flagship PNJ Next mới mở hồi tháng 2/2019 và (3) tăng trưởng của
chi tiêu tiêu dùng giảm tốc. (dựa vào báo cáo tài chính quý II và
quý I năm 2019)

5
3. ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP

3.1. Xác định nguyên nhân dẫn đến sai lầm triển khai ERP:
- Vấn đề con người ngại chuyện thay đổi, tái cấu trúc, nhiều người
sợ rằng quy đổi sẽ mất đi cái bên vững và kiên cố
- Chưa có sự nhất quán và quyết tâm giữa nhà lãnh đạo và nhân viên
- Lý do PNJ bị giảm 50% công suất tại các nhà máy, là có lý do
riêng của nó. Như việc chuẩn bị cho sự thay đổi các quy trình làm
việc chưa được tốt. Điều này dẫn đến việc lập kế hoạch, khâu
chuẩn bị nguyên vật liệu bị chậm trễ.v.v. Đó là do một vài vị trí tại
những khâu này có thể chưa thích ứng được với hệ thống mới nên
dòng “workflow” tại đó bị “delay”… Trong khi đó SAP thường
yêu cầu rất cao về các quy trình làm việc, chỉ cần một yêu cầu
không được thông qua, lập tức các bộ phận phía sau sẽ phải chờ.

3.2. Phân tích các điều kiện hiện tại của công ty để đề xuất các giải
pháp:

3.2.1. Kết quả khảo sát:

Kích thước mẫu điều tra là 110 người (lấy theo mức tối thiểu từ
100-150 của Hair & ctg 1998) . Phương pháp chọn mẫu là phân
nhóm dựa theo mức độ tham gia và kiến thức/kinh nghiệm của họ
về ERP.
Bảng 2.4. Phân nhóm mẫu khảo sát theo đối tượng khảo sát
STT Đối tượng khảo sát Số lượng được
khảo sát

1 Ban TGĐ PNJ 3

2 Ban dự án ERP PNJ 30
3 Các cấp quản lý PNJ 31
4 Chuyên gia tư vấn ERP 46
Tổng cộng 110

Bảng 2.5. Phân nhóm mẫu khảo sát theo thời gian làm việc

6
 STT Thời gian làm việc Số lượng được
khảo sát

1 < 3 năm 2
2 3-5 năm 24
3 5-10 năm 48
4 > 10 năm 36
Tổng cộng 110

Bảng 2.6. Phân nhóm mẫu khảo sát theo kinh nghiệm tham gia dự án ERP
STT Kinh nghiệm tham gia dự án ERP Số lượng được
khảo sát

1 Chưa tham gia dự án ERP nào 12

2 Đã tham gia dự án ERP nhưng chưa thành 61
công
3 Đã tham gia một dự án ERP thành công 37
Tổng cộng 110

Kết quả khảo sát và phân tích sơ bộ được tổng hợp ở bảng sau:
Bảng 2.7. Tổng hợp kết quả khảo sát mức độ đánh giá về các điều
kiện quyết định đến triển khai ứng dụng ERP thành công tại PNJ

Các yếu tố khảo sát Điểm Điểm Điểm

nhỏ cao trung
nhất nhất bình
I. Nguồn nhân lực cho dự án ERP 3.31

1. Lãnh đạo cao nhất của DN cam kết hỗ trợ tối đa cho 4 5 4.5
dự án ERP.

2. Cán bộ chủ chốt của DN hiểu rõ mục đích ý nghĩa 3 5 4

7
và có quyết tâm triển khai ERP.

3. Ban dự án ERP đủ tiêu chuẩn quản trị dự án ERP 2 3 2.25

(đủ nghiệp vụ, đủ kiến thức ERP, đủ khả năng điều
hành, …)

4. Người dùng cuối sẽ sớm thích nghi và sử dụng được 2 4 2.5

hệ thống ERP

II. Quy trình hoạt động 4.05

5. Tất cả hoạt động chính của DN đều có thủ tục/quy 4 5 4.76

trình thực hiện nhất quán.

6. Cán bộ công nhân viên của DN thực hiện tác nghiệp 3 5 4.25
thực tế đúng theo thủ tục/quy trình đã ban hành.

7. DN đã sẵn sàng với những thay đổi quy trình để 2 4 3.15

thích ứng với hệ thống ERP.

III. Cơ sở dữ liệu 2.84

8. Hệ thống danh mục sản phẩm được thống nhất và 2 5 3

nhận dạng dễ dàng trong tất cả đơn vị của DN.

9. Dữ liệu của DN đã đầy đủ thông tin đáp ứng mọi 2 4 3.16

yêu cầu quản lý của lãnh đạo DN.

10. DN có khả năng tổng hợp dữ liệu chính xác 1 4 2.35

trong thời gian ngắn.
IV. Cơ sở hạ tầng 4.59

11. DN có đủ ngân sách trang bị hệ thống máy chủ đáp 5 5 5

ứng được điều kiện vận hành hệ thống ERP.

12. DN có đủ năng lực quản trị tốt hệ thống máy chủ 3 5 4.2
ERP.
13. DN có đủ năng lực nâng cấp và quản trị hạ tầng 4 5 4.55
mạng phù hợp với hệ thống ERP.

8
V. Ngân sách cho dự án ERP 4.08

14. DN đã tham khảo và sẵn sàng dành ngân sách phù 4 5 4.75
hợp với giải pháp ERP sẽ lựa chọn.

15. DN dự toán được các yếu tố chi phí của dự án ERP 3 5 4.25
(chi phí công nghệ và phần mềm, chi phí chuyển đổi
DN, chi phí khác).

16. DN đã có kế hoạch ngân sách cho những chi phí phát 2 5 3.25
sinh.
VI. Khả năng quản trị dự án 3.57

17. DN đã xác định được mục tiêu rõ ràng và phù hợp 2 4 3.22
với nguồn lực của DN khi triển khai ERP.

18. DN có bộ phận điều hành lập kế hoạch và giám sát 3 5 3.15

chất lượng dự án ERP chặt chẽ.

19. DN có sự hỗ trợ tối đa của lãnh đạo để giải quyết 4 5 4.65

những tình huống khẩn cấp trong quá trình triển khai
ERP.

20. DN có các kênh thông tin thường xuyên giữa các 4 5 4.5
thành viên Ban dự án và lãnh đạo DN.

21. DN có quy trình quản lý rủi ro trong quá trình triển 2 4 3.2
khai dự án.

22. DN có quy trình quản trị thay đổi trong quá trình 2 3 2.7
triển khai dự án.
3.2.2. Phân tích kết quả khảo sát:
Dựa vào kết quả khảo sát trên, nhóm em nhận thấy có 3 yếu tố sau
cần được xem xét để có thể đưa ra các giải pháp phù hợp nhất:

3.2.2.1. Yếu tố về nguồn nhân lực:

- Qua kết quả khảo sát chúng ta thấy khả năng thích nghi với công
nghệ mới của người sử dụng cuối là rất hạn chế (điểm trung bình
2.15). Yếu tố này được đánh giá thấp do nhân viên tác nghiệp có

9
 thói quen quản lý theo cách thủ công, trình độ ứng dụng tin học
còn thấp và ngại sự đổi mới.
- Hơn nữa, kiến thức về ERP của Ban dự án vẫn chưa cao, khả năng
quản trị và điều hành cũng được đánh giá là chưa đủ kinh nghiệm
(điểm trung bình 2.25). Ban dự án ERP chưa có kinh nghiệm quản
lý thực tế và phối hợp giữa các thành viên chưa thực sự nhịp
nhàng. Một nhân tố gián tiếp ảnh hưởng đến năng lực của Ban dự
án là thời gian làm việc cho dự án cũng chưa thực sự tập trung vì
đang trong quá trình chuyển tải công việc nghiệp vụ hàng ngày cho
nhân viên khác phụ trợ.
- Tóm lại, yếu tố nguồn nhân lực bị tác động bởi yếu tố về nguồn lực
Ban dự án và người sử dụng cuối làm cho yếu tố này ngấp nghé
ngưỡng đạt yêu cầu (điểm trung bình 3.31). Yếu tố nguồn nhân lực
lại có trọng số lớn nhất ảnh hưởng đến khả năng thành công của dự
án ERP.
- Do đó, PNJ cần phải thực hiện những biện pháp cải thiện nguồn
lực Ban dự án và đào tạo cho người sử dụng cuối có khả năng và ý
thức ứng dụng công nghệ mới để sớm thành thạo hệ thống ERP.

3.2.2.2. Yếu tố về quy trình hoạt động:

- Nhìn chung quy trình hoạt động của PNJ được đánh giá ở mức
tương đối (điểm trung bình xấp xỉ 4.05). Tuy nhiên, chúng ta cũng
lưu ý khả năng thay đổi và tái cấu trúc quy trình của PNJ được
nhận định là chưa cao (điểm trung bình chưa tới 3.0) nên trong quá
trình triển khai áp dụng quy trình chuẩn trên hệ thống ERP cũng sẽ
gặp một vài khó khăn. Quy trình hoạt động hiện tại của PNJ chỉ
làm cơ sở cho việc điều chỉnh và tái cấu trúc quy trình để thích ứng
với hệ thống ERP, chứ chưa có ý nghĩa phù hợp hoàn toàn với hệ
thống ERP.
- Hơn nữa, PNJ phát triển từ một đơn vị sản xuất nhỏ lẻ lên quy mô
lớn nên nhiều quy trình hiện tại còn mang nặng tính thủ công chưa
phù hợp với quy trình tin học nói chung hay trên hệ thống ERP nói
riêng. Ngoài ra, sản phẩm nữ trang mang tính chất đa dạng về
chủng loại và chất lượng nên đã ảnh hưởng rất nhiều đến tính linh
động trong quy trình sản xuất, giá cả sản phẩm, … điều này gây
khó khăn rất lớn khi ứng dụng phần mềm tin học để quản lý.
- Tóm lại, PNJ cũng cần rà soát các quy trình, chuẩn bị các nguồn
lực để tái cơ cấu và mạnh dạng lựa chọn việc thay đổi quy trình
cho phù hợp với hệ thống ERP.

3.2.2.3. Yếu tố về cơ sở dữ liệu

- Cơ sở dữ liệu của PNJ được đánh giá là chưa hoàn thiện (điểm
trung bình chỉ đạt 2.84). Hệ thống cơ sở dữ liệu chưa ràng buộc

10
 chặt chẽ, dữ liệu phân tán, mã hóa sản phẩm không chuẩn và thiếu
sự nhận dạng thống nhất trên toàn hệ thống.
- Tóm lại, cơ sở dữ liệu của PNJ chưa thật hoàn chỉnh theo yêu cầu
của hệ thống ERP. Cần tiếp tục thực hiện việc chuẩn hóa dữ liệu
càng nhanh càng tốt.

3.3. Đề xuất phương án khắc phục:

- Thành lập Ban dự án ERP để tiến hành thực hiện các giải pháp,
theo dõi tình hình, kết quả và giải quyết sự cố kịp thời:
Cơ cấu Ban dự án ERP đề nghị bao gồm: Trưởng dự án, Trưởng
ban điều hành, Trưởng ban CNTT, các thành viên CNTT, Trưởng
ban nghiệp vụ, Thư ký dự án ERP, Trưởng các nhóm nghiệp vụ,
các thành viên nghiệp vụ, người sử dụng chính và người sử dụng
cuối. Sơ đồ tổ chức như sau:

+ Trưởng dự án là một thành viên trong Ban Tổng giám đốc để đảm
bảo điều hành tốt dự án.
+ Ban điều hành & thư ký là bộ phận hỗ trợ cho Trưởng dự án trong
các công việc soát xét, lưu trữ và phân phối tài liệu phát sinh trong

11
 dự án, tổ chức các buổi họp định kỳ và đột xuất, kiểm soát tiến độ
và báo kết quả thực hiện các công việc cho Ban dự án. Ban điều
hành & thư ký còn đảm đương công việc giám sát chất lượng trong
quá trình triển khai ứng dụng ERP.
+ Trưởng ban điều hành là người có đủ năng lực để hỗ trợ cho
trưởng dự án về điều phối nhân lực và công việc của dự án
+ Trưởng ban nghiệp vụ chịu trách nhiệm lập kế hoạch và phân
công cụ thể cho các thành viên nghiệp vụ.
+ Trưởng các nhóm nghiệp vụ sẽ chịu trách nhiệm mô tả và rà soát
tài liệu quy trình cũng như việc quản trị sự thay đổi nhân sự.
+ Thành viên nghiệp vụ theo kinh nghiệm là thành viên trong người
sử dụng chính và người sử dụng cuối.
+ Trưởng ban CNTT là người nắm vững về kỹ thuật phần mềm và
công nghệ phần cứng.
+ Các thành viên CNTT là những nhân viên IT chịu trách nhiệm
nắm vững từng phân hệ của hệ thống ERP để hỗ trợ người dùng
chính và người dùng cuối. Trong đó có thể chia thành 3 nhóm IT
chính: nhóm chuyên trách phát triển chức năng các phân hệ, nhóm
quản trị hệ thống máy chủ và nhóm quản trị cơ sở dữ liệu.
+ Nhóm người sử dụng chính (Key Users) là những người sử dụng
có năng lực được các phòng ban được doanh nghiệp chọn ra làm
việc với nhà triển khai.
+ Nhóm người sử dụng cuối là những người hiện đang thực hiện tác
nghiệp hàng ngày bằng những phần mềm cũ hoặc theo phương
pháp thủ công như hiện tại. Những người sử dụng cuối sẽ được đào
tạo để sử dụng các chức năng mình đảm trách trên hệ thống ERP.
Người sử cuối tại PNJ theo kết quả khảo sát được đánh giá là khả
năng thích nghi với hệ thống ERP thấp, do vậy Ban dự án cần thực
hiện đào tạo và kiểm soát quá trình thực hiện thường xuyên.

12
 - Tăng khả năng đáp ứng của nhân lực:
+ Kế hoạch thực hiện:

Các bước Nội dung thực hiện Cá Thời gian Chi phí ước
nhân/Bộ thực hiện tính
phận
phụ
trách
Bước 1: - Thường xuyên cử người Trưởng Trung Từ 500.000 ->
Vấn đề tham gia những buổi hội ban dự bình 1 1 triệu / 1 buổi
kiến thức thảo ERP do những tập án phân buổi/thán
về ERP của đoàn cung cấp giải pháp công g, tùy
Ban dự án ERP và những công ty triển nhân thuộc vào
khai tổ chức để cập nhật kịp viên có có nhân
thời các thông tin, kiến thức trách sự tham
mới nhất về ERP, tránh việc nhiệm gia được
không kịp nắm bắt xu theo dõi hay
hướng dẫn đến việc thay đổi hệ thống không
không kịp thời. ERP

-Sau những buổi hội thảo Trưởng Sau khi Không có

ERP, nếu có các vấn đề mới ban dự nhận (Công ty có
thì nên tổ chức những buổi án, được báo phòng họp
hội thảo nội bộ phổ biến Trưởng cáo về riêng đủ các
kiến thức về ERP cho các ban các nội thiết bị)
thành viên Ban dự án, giải CNTT dung của
quyết các vấn đề khó khăn nhân viên
trong quá trình cải tổ quy đã tham
trình nghiệp vụ của PNJ. gia buổi
Trong quá trình va vấp thực hội thảo
tế, trình độ nhận thức và
kinh nghiệm của Ban dự án
sẽ được cải thiện nhanh
chóng.
-Chủ động học hỏi kinh Thành Mọi lúc Không có
nghiệm thực tế triển khai viên ban
dự án ERP của những dự án

13
 doanh nghiệp đã triển khai
ứng dụng ERP thành công
tại Việt Nam và nước ngoài.
Nhân viên tự tìm hiểu và
làm báo cáo, đóng góp nào
có thể thế sử dụng đều được
xem xét khen thưởng theo
mức độ của đóng góp.

Bước 2: -Thường xuyên kiểm tra Nhân Tổ chức Khen thưởng

Cải thiện khả năng sử dụng hệ thống viên 1 500.000 -
khả năng của người sử dụng cuối thuộc lần/tháng 1.000.000
thích nghi bằng các bài kiểm tra lý nhóm đồng/lần
cho người thuyết + thực hành, khen quản trị
sử dụng thưởng nếu hoàn thành xuất hệ thống
cuối sắc, kịp thời phát hiện ra sai
sót (nếu có), tổ chức đào tạo
lại cách sử dụng

- Chuẩn hóa quy trình hoạt động:

Kế hoạch thực hiện:

Các bước Nội dung thực hiện Cá Thời gian Chi phí
nhân/Bộ thực hiện ước tính
phận phụ
trách
Bước 1: - Ban dự án rà soát lại toàn Trưởng Từ 3 đến Chi phí
bộ quy trình/quy định đã ban dự án 6 tháng. ước tính
ban hành để đảm bảo các sẽ phân sẽ vào
quy trình/quy định không bị công cho khoảng:
chồng chéo và sát với thực nhân viên vài triệu
Chuẩn hóa tế. Mục đích của việc rà có trách đến vài
quy trình soát quy trình là để tháo gỡ nhiệm về chục triệu
hoạt động những vấn đề mang tính lý việc rà
hiện tại. thuyết không phù hợp với soát quy
thực tiễn nhằm bảo đảm trình.
quy trình được thực hiện
nghiêm túc và hiệu quả trên
thực tế.

14
 Ban dự án tập trung phân Trưởng Thời gian Chi phí
tích những vấn đề gặp khó ban dự án có thể dao ước tính
khăn của PNJ khi chuyển và Trưởng động từ 1 sẽ vào
đổi từ quy trình quản lý cũ ban đến 6 khoảng:
sang quy trình quản lý trên CNTT. tháng. 5tr-50tr
hệ thống ERP. Từ đó, Ban
dự án xem xét các yếu tố và
lập kế hoạch thực hiện với
quy trình cụ thể và giám sát
chặt chẽ trong quá trình
thực hiện. Trong kế hoạch
thực hiện Ban dự án chú ý
bố trí hoặc bổ sung nguồn
nhân lực đầy đủ để đảm
bảo tính khả thi của kế
hoạch.
Bước 2: Ban dự án tổ chức đào tạo Trưởng Thường Không có
thường xuyên những nhân ban nghiệp xuyên
viên tác nghiệp để bổ túc vụ sẽ chịu
những kiến thức và ý thức trách
Đào tạo và làm việc theo quy trình, nhiệm và
giám sát phát huy tính chủ động và phân công
chặt chẽ sáng tạo của những người cho Thành
việc thực tác nghiệp nhằm rút gọn, viên
hiện thay tối ưu hóa các quy trình nghiệp vụ.
đổi quy hiện hành. Từ đó làm cơ sở
trình cho việc cải tiến quy trình
hiện tại tương thích với quy
trình mới được tích hợp
trên hệ thống ERP.
Bên cạnh việc đào tạo, ban Trưởng Tổ chức Chi phí
lãnh đạo cần chú ý giám các nhóm theo định ước tính
sát chặt chẽ quá trình thực nghiệp vụ kỳ 1-2 sẽ vào
hiện của những nhân viên sẽ giám buổi/1 khoảng:
tác nghiệp. Giám sát chặt sát các tháng (tất 1tr-2tr/1
chẽ quá trình thực hiện một Thành cả các buổi
mặt là để tháo gỡ kịp thời viên Thành
những khó khăn thực tế nghiệp vụ viên
trong quá trình thực hiện trong quá nghiệp vụ
quá trình thay đổi, mặt khác trình thực tham gia).
là để đôn đốc tiến độ thay hiện.

15
đổi trên toàn hệ thống.

16
 - Nâng cao chất lượng về cơ sở dữ liệu:
+ Kế hoạch thực hiện:

Các bước Nội dung thực hiện Cá Thời gian Chi phí
nhân/Bộ thực hiện ước tính
phận phụ
trách
Bước 1: 1.1 Thống nhất và ban hành Một nhân Thực hiện Ngân
Chuẩn quy định về cấu trúc mã sản viên IT có ngay lập sách dự
hóa danh phẩm, bán thành phẩm, kiến thức khi dự án tính rơi
mục dữ nguyên liệu, đá quý/bán chuẩn hóa bắt đầu, vào
liệu quý, … Tất cả các danh dữ liệu có thể khoảng
mục được xác định những (Data thực hiện 5.000.000
thông tin cần quản lý đáp Analyst, song song -
ứng cho nhu cầu của tất cả Data với 2 giải 7.000.000
đơn vị, từ đó ban hành Science… pháp trên đồng
những quy trình đặt mã và )
được nhận dạng thống nhất
trên toàn hệ thống. Ít nhất
class Product phải có các
thuộc tính sau:
- id: int
- name: string
- type: list[] <Type>
- ingredient: list[]
<Product>
- …
1.2 Ban hành quy trình đặt Trưởng Sau khi
mã, phân công trách nhiệm ban thực hiện
cho từng bộ phận chịu trách CNTT 1.1
nhiệm quản lý hệ thống
danh mục. Hệ thống danh
mục được kiểm soát bởi các
đầu mối phát sinh và được
nhận dạng truy xuất trên
toàn hệ thống. Những nhân
viên chuyên trách quản lý
hệ thống danh mục phải là
những người am hiểu về cấu
tạo sản phẩm và nguồn gốc

17
 phát sinh của sản phẩm đó,
cụ thể là nhân viên đã
Bước 2: 2.1 Chuyển đổi danh mục Nhóm Sau khi Ngân
Chuyển cũ sang danh mục mới theo nhân viên thực hiện sách dự
đổi dữ quy định cấu trúc mới cho IT chuyên xong tính
liệu toàn tất cả đơn vị liên quan. Bộ về dữ liệubước 1, khoảng
hệ thống danh mục sẽ được thống thời gian 7.000.000
nhất và sử dụng chung trên dự tính -
toàn hệ thống, nâng cấp cho bước 10.000.00
phần mềm tại các đơn vị, này là từ 0 đồng
khóa các chức năng tạo mã 3 đến 6
trên phần mềm, thay vào đó tháng và
sử dụng công cụ đồng bộ thực hiện
danh mục từ bộ phận chuyển
chuyên trách tạo mã. đổi đúng
kế hoạch,
2.2 Tiến hành chuyển đổi ban dự án cần có sự
dữ liệu nhập - xuất - tồn tại chuẩn bị
các đơn vị để đảm bảo số kỹ lưỡng
liệu nhập-xuất-tồn được và sự phối
nhận dạng thống nhất và hợp chặt
đồng bộ với danh mục mới, chẽ của
loại bỏ những dữ liệu rác tất cả các
đang tồn tại trên các phần đơn vị
mềm cũ đang sử dụng do liên quan.
thiếu tính kiểm soát và nhất
quán giữa các đơn vị. Việc
chuyển đổi dữ liệu thống
nhất sẽ làm cơ sở cho việc
tập hợp và tổng hợp số liệu
trên toàn hệ thống được
nhanh chóng và chính xác.
Bước 3: Xây dựng và ứng dụng công Nhóm Mọi lúc Dự tính
Xây cụ tập hợp số liệu cho các nhân viên kể từ khi >=
dựng các đơn vị cửa hàng để It chuyên hoàn tất 2.000.000
công cụ chuẩn bị cho việc làm sạch trách phát chuẩn hóa .000 đồng
tập hợp (cleaning) và chuyển đổi triển chức dữ liệu
số liệu (migrating) vào hệ thống năng các toàn hệ
toàn hệ ERP. PNJ có quy mô lớn về phân hệ, thống
thống số lượng và địa lý phân bố nhóm
cửa hàng trên toàn quốc nên nhân viên

18
việc tập hợp dữ liệu thủ IT quản
công từ các cửa hàng như trị hệ
hiện nay sẽ không thể đáp thống
ứng khả năng chuyển đổi máy chủ;
vào hệ thống ERP. nhóm
quản trị
cơ sở dữ
liệu như
Data
Analyst,...

19
4. PHÂN CÔNG NHÓM:

Thành viên Phân công Đánh giá

Nguyễn Phạm Giới thiệu sơ lược về công ty (bao gồm: 100%

Xuân Đan - Giới thiệu về công ty
- Quá trình hình thành và phát triển
- Ngành nghề kinh doanh
- Địa bàn kinh doanh
- Những thuận lợi và khó khăn khi
chưa triển khai ERP)
Làm powerpoint phần 1 + 2
Lập kế hoạch cho giải pháp 1

Bùi Lê Phân tích các điều kiện để triển khai ERP 100%
Phương tại PNJ (dựa vào kết quả khảo sát PNJ)
- Yếu tố về nguồn nhân lực
- Yếu tố về quy trình hoạt động
- Yếu tố về cơ sở dữ liệu
Làm powerpoint phần 3
Lập kế hoạch cho giải pháp 2

Võ Thị Ngọc - Giới thiệu về ERP của PNJ 100%

Châu - Phân tích các điều kiện để triển
khai ERP tại PNJ (dựa vào kết quả
khảo sát PNJ): Yếu tố về cơ sở dữ
liệu
- Đề xuất giải pháp về cơ sở dữ liệu
- Kiểm tra, tổng hợp các nội dung
- Thuyết trình phần 3
- Lập kế hoạch cho giải pháp 3

Trần Thanh - Hiện trạng công ty sau khi triển 100%

Trúc khai ERP thời gian đầu (dựa vào 2
báo cáo tài chính quý 2 năm 2018,
2019)
- Hậu quả của việc triển khai ERP

20
 thất bại
- Xác định nguyên nhân thất bại
- Thuyết trình phần 2
- Làm video

Đặng Vạn Đề xuất phương án khắc phục 100%

Như Ý Thuyết trình phần 1
Thiết kế poster

5. PHỤ LỤC - TÀI LIỆU THAM KHẢO:

- Sự cố ERP của PNJ năm 2018
- Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: NGHIÊN CỨU KHẢ NĂNG TRIỂN
KHAI ỨNG DỤNG HỆ THỐNG QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP
TÍCH HỢP (ERP) TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VÀNG BẠC ĐÁ
QUÝ PHÚ NHUẬN (PNJ) 2020
- “Triển khai hệ thống ERP cao cấp- tại sao & như thế nào” phiên
bản tiếng Việt, Bartlomiej Seidel (nhà tư vấn ERP Ba lan).
- https://www.panorama-consulting.com/erp-blog/ : web site của tập
đoàn Panorama, nơi cung cấp các bài viết về ERP trên các khía
cạnh khác nhau, đặc biệt là các bài báo cáo gần đây.
- Báo cáo tài chính quý 2 năm 2019 công ty PNJ:
https://cdn.pnj.io/images/quan-he-co-dong/2019/2-
BCTC_quy_2_nam_2019_Hop_nhat.pdf
- Báo cáo tài chính quý 2 năm 2018 công ty PNJ:
https://cdn.pnj.io/images/quan-he-co-dong/30c-
BCTC_quy_2_nam-2018_Hop_nhat_Signed.pdf
- Bảng câu hỏi khảo sát: Bảng Câu Hỏi Khảo Sát

21
 BẢNG CÂU HỎI KHẢO SÁT

“KHẢO SÁT CÁC ĐIỀU KIỆN TRIỂN KHAI

ERP TẠI PNJ”

Kính chào Anh/Chị

Đây là bảng câu hỏi nghiên cứu nhằm phân tích các điều kiện ảnh hưởng
đến khả năng thành công dự án ERP tại PNJ. Kính mong quý Anh/Chị
dành chút thời gian đánh giá về các phát biểu dưới đây:

Thang đo được xác định:

1: rất không đồng ý, 2: không đồng ý, 3: bình thường, 4: đồng ý, 5: rất đồng ý
I. Nguồn nhân lực cho dự án ERP

1. Lãnh đạo cao nhất của DN cam kết hỗ trợ tối đa cho dự 1 2 3 4 5
án ERP.

2. Cán bộ chủ chốt của DN hiểu rõ mục đích ý nghĩa và 1 2 3 4 5

quyết tâm triển khai ERP.

3. Ban dự án ERP đủ tiêu chuẩn quản trị dự án ERP (đủ 1 2 3 4 5

nghiệp vụ, đủ kiến thức ERP, đủ khả năng điều hành, …)

4. Người dùng cuối sẽ thích nghi và sử dụng được hệ thống ERP. 1 2 3 4 5

II. Quy trình hoạt động

5. Tất cả hoạt động chính của DN đều có thủ tục/quy trình 1 2 3 4 5

thực hiện nhất quán.

6. Cán bộ công nhân viên của DN thực hiện tác nghiệp thực 1 2 3 4 5
tế đúng theo thủ tục/quy trình đã ban hành.

22
7. DN đã sẵn sàng với những thay đổi quy trình để thích ứng 1 2 3 4 5
với hệ thống ERP.

III. Cơ sở dữ liệu

8. Hệ thống danh mục sản phẩm được thống nhất và nhận 1 2 3 4 5

dạng dễ dàng trong tất cả đơn vị của DN.

9. Dữ liệu của DN đã đầy đủ thông tin đáp ứng mọi yêu cầu 1 2 3 4 5
quản lý của lãnh đạo DN.

10. DN có khả năng tổng hợp dữ liệu chính xác trong thời 1 2 3 4 5
gian ngắn.

IV. Cơ sở hạ tầng

11. DN có đủ ngân sách trang bị hệ thống máy chủ đáp ứng 1 2 3 4 5

được điều kiện vận hành hệ thống ERP.

12. DN có đủ năng lực quản trị tốt hệ thống máy chủ ERP. 1 2 3 4 5

13. DN có đủ năng lực nâng cấp và quản trị hạ tầng mạng phù 1 2 3 4 5
hợp với hệ thống ERP.

V. Ngân sách cho dự án ERP

14. DN đã tham khảo và sẵn sàng dành ngân sách phù hợp với 1 2 3 4 5
giải pháp ERP sẽ lựa chọn..

15. DN dự toán được các yếu tố chi phí của dự án ERP (chi 1 2 3 4 5
phí công nghệ và phần mềm, chi phí chuyển đổi DN, chi
phí khác).

16. DN đã có kế hoạch ngân sách cho những chi phí phát sinh. 1 2 3 4 5

VI. Khả năng quản trị dự án ERP

17. DN đã xác định được mục tiêu rõ ràng và phù hợp với yêu 1 2 3 4 5
cầu quản lý và nguồn lực của DN khi triển khai ERP.

18. DN có bộ phận quản lý để lập kế hoạch và giám sát chất 1 2 3 4 5

23
 lượng dự án ERP.

19. DN có sự hỗ trợ tối đa của lãnh đạo để giải quyết những 1 2 3 4 5

tình huống khẩn cấp trong quá trình triển khai ERP.

20. DN có các kênh thông tin thường xuyên giữa các thành 1 2 3 4 5
viên Ban dự án và lãnh đạo DN.

21. DN có quy trình quản lý rủi ro trong quá trình triển khai dự án. 1 2 3 4 5

22. DN có quy trình quản trị thay đổi trong quá trình triển khai 1 2 3 4 5
dự án

VII. Thông tin cá nhân

23.Chức danh chính của Anh/Chị trong doanh nghiệp là
a. Ban giám đốc b. Trưởng/phó phòng c. Tổ trưởng/tổ phó
d. Nhân viên e. Khác ……………..............................

24.Anh/Chị làm trong bộ phận

a. Ban giám đốc b. Kinh doanh c. Kế toán

d. Tin học e. Kỹ thuật f. Sản xuất g. Nhân sự

h. Chuyên gia tư vấn i. Khác ........................................................

25.Thời gian Anh/Chị đã đi làm trong khoảng

a. <3 năm b. 3-5 năm c. 5-10 năm d. >10 năm
26.Thu nhập mỗi tháng của Anh/Chị trong khoảng
a. <5 triệu b. 5-10 triệu c. 10-20 triệu d. >20 triệu
27.Độ tuổi của Anh/Chị trong khoảng
a. <25 tuổi b. 25-30 tuổi c. 30-40 tuổi d. >40
tuổi 28.Anh/Chị đã từng tham gia dự án ERP?
○ Có ○ Không
29.Anh/Chị đã từng tham gia một dự án ERP thành công?

24
○ Có ○ Không
Họ tên của Anh/Chị:
………………...................................................................................

Công ty Anh/Chị đang công tác:

…………………………………………………………
Giới tính: a. Nam b. Nữ
Rất cám ơn Anh/Chị đã dành gian để cung cấp cho chúng tôi những thông
tin quý báu như trên. Trân trọng kính chào.

- Kết quả khảo sát: Kết quả khảo sát

Kích thước mẫu điều tra là 110 người (lấy theo mức tối thiểu từ 100-150
của Hair & ctg 1998) . Phương pháp chọn mẫu là phân nhóm dựa theo
mức độ tham gia và kiến thức/kinh nghiệm của họ về ERP.
Bảng 2.4. Phân nhóm mẫu khảo sát theo đối tượng khảo sát
STT Đối tượng khảo sát Số lượng được
khảo sát

1 Ban TGĐ PNJ 3

2 Ban dự án ERP PNJ 30
3 Các cấp quản lý PNJ 31
4 Chuyên gia tư vấn ERP 46
Tổng cộng 110

Bảng 2.5. Phân nhóm mẫu khảo sát theo thời gian làm việc
STT Thời gian làm việc Số lượng được
khảo sát

1 < 3 năm 2
2 3-5 năm 24
3 5-10 năm 48

25
 4 > 10 năm 36
Tổng cộng 110

Bảng 2.6. Phân nhóm mẫu khảo sát theo kinh nghiệm tham gia dự án ERP
STT Kinh nghiệm tham gia dự án ERP Số lượng được
khảo sát

1 Chưa tham gia dự án ERP nào 12

2 Đã tham gia dự án ERP những chưa thành công 61
3 Đã tham gia một dự án ERP thành công 37
Tổng cộng 110

Kết quả khảo sát và phân tích sơ bộ được tổng hợp ở bảng sau:
Bảng 2.7. Tổng hợp kết quả khảo sát mức độ đánh giá về các điều kiện
quyết định đến triển khai ứng dụng ERP thành công tại PNJ

Các yếu tố khảo sát Điểm Điểm Điểm

nhỏ cao trung
nhất nhất bình
I. Nguồn nhân lực cho dự án ERP 3.31

1. Lãnh đạo cao nhất của DN cam kết hỗ trợ tối đa cho dự án 4 5 4.5
ERP.

2. Cán bộ chủ chốt của DN hiểu rõ mục đích ý nghĩa và có quyết 3 5 4

tâm triển khai ERP.

3. Ban dự án ERP đủ tiêu chuẩn quản trị dự án ERP (đủ nghiệp 2 3 2.25
vụ, đủ kiến thức ERP, đủ khả năng điều hành, …)

4. Người dùng cuối sẽ sớm thích nghi và sử dụng được hệ thống 2 4 2.5
ERP

II. Quy trình hoạt động 4.05

5. Tất cả hoạt động chính của DN đều có thủ tục/quy trình thực 4 5 4.76
hiện nhất quán.

26
6. Cán bộ công nhân viên của DN thực hiện tác nghiệp thực tế 3 5 4.25
đúng theo thủ tục/quy trình đã ban hành.

7. DN đã sẵn sàng với những thay đổi quy trình để thích ứng với 2 4 3.15
hệ thống ERP.

III. Cơ sở dữ liệu 2.84

8. Hệ thống danh mục sản phẩm được thống nhất và nhận dạng 2 5 3
dễ dàng trong tất cả đơn vị của DN.

9. Dữ liệu của DN đã đầy đủ thông tin đáp ứng mọi yêu cầu 2 4 3.16
quản lý của lãnh đạo DN.

10. DN có khả năng tổng hợp dữ liệu chính xác trong thời 1 4 2.35
gian ngắn.

IV. Cơ sở hạ tầng 4.59

11. DN có đủ ngân sách trang bị hệ thống máy chủ đáp ứng 5 5 5

được điều kiện vận hành hệ thống ERP.

12. DN có đủ năng lực quản trị tốt hệ thống máy chủ ERP. 3 5 4.2

13. DN có đủ năng lực nâng cấp và quản trị hạ tầng mạng 4 5 4.55
phù hợp với hệ thống ERP.

V. Ngân sách cho dự án ERP 4.08

14. DN đã tham khảo và sẵn sàng dành ngân sách phù hợp với 4 5 4.75
giải pháp ERP sẽ lựa chọn.

15. DN dự toán được các yếu tố chi phí của dự án ERP (chi phí 3 5 4.25
công nghệ và phần mềm, chi phí chuyển đổi DN, chi phí khác).

16. DN đã có kế hoạch ngân sách cho những chi phí phát sinh. 2 5 3.25
VI. Khả năng quản trị dự án 3.57

17. DN đã xác định được mục tiêu rõ ràng và phù hợp với 2 4 3.22
nguồn lực của DN khi triển khai ERP.

18. DN có bộ phận điều hành lập kế hoạch và giám sát chất 3 5 3.15
lượng dự án ERP chặt chẽ.

19. DN có sự hỗ trợ tối đa của lãnh đạo để giải quyết những 4 5 4.65

27
tình huống khẩn cấp trong quá trình triển khai ERP.

20. DN có các kênh thông tin thường xuyên giữa các thành viên 4 5 4.5
Ban dự án và lãnh đạo DN.

21. DN có quy trình quản lý rủi ro trong quá trình triển khai dự 2 4 3.2
án.

22. DN có quy trình quản trị thay đổi trong quá trình triển khai 2 3 2.7
dự án.

÷ Điểm nhỏ nhất: điểm số thấp nhất được khảo sát của yếu tố nghiên
cứu.
÷ Điểm cao nhất: điểm số cao nhất được khảo sát của yếu tố nghiên
cứu.
÷ Điểm trung bình: điểm số trung bình được khảo sát của yếu tố
nghiên cứu.
Điểm số nhỏ nhất và cao nhất cho thấy mức độ nhận định sai lệch giữa các
đối tượng được khảo sát và điểm trung bình phản ánh nhận định chung
nhất của những đối tượng được khảo sát về yếu tố nghiên cứu.
Điểm trung bình xấp xỉ 4 sẽ được đánh giá là đạt yêu cầu để triển khai ứng
dụng ERP, tuy nhiên còn tùy thuộc vào đặc điểm của mỗi yêu tố nghiên
cứu mà có nhận xét kết luận riêng.

28