CHƯƠNG 8.

QUẢN LÝ NGUỒN CUNG ỨNG CÁC

DỊCH VỤ VĂN PHÒNG
8.1 Các sản phẩm dịch vụ văn phòng thuê mua bên ngoài.
Hầu hết các doanh nghiệp đều phải tiến hành mua sắm, thuê ngoài một số sản phẩm,
dịch vụ văn phòng nhằm phục vụ cho hoạt động của doanh nghiệp. Có thể kế đến một số
sản phẩm, dịch vụ văn phòng cơ bản sau:
 Mua sắm thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm…
 Các dịch vụ trang trí
 Dịch vụ chuyển văn phòng
 Các dịch vụ sửa chữa bảo trì thiết bị văn phòng
 Các dịch vụ lễ tiệc…
8.2 Quản lý nhà cung cấp sản phẩm, dịch vụ văn phòng

Đối với các doanh nghiệp nói chung, việc quản lý các nhà cung cấp sản phẩm, dịch vụ
văn phòng là một điều khá quan trọng, vì điều này ảnh hưởng lớn đến quá trình cung ứng
các dịch vụ văn phòng hỗ trợ cho hoạt động của doanh nghiệp. Quản trị nhà cung cấp sản
phẩm, dịch vụ văn phòng là một phần trong các công tác quản trị khác. Nhà quản trị khâu
này được yêu cầu có kiến thức sâu và rộng về chuyên môn, có khả năng tổ chức hoạch
định, đi kèm với giám sát quản lý thông tin nhà cung cấp để phù hợp với tài chính và ngân
sách hoạt động.
Để hoạt động của doanh nghiệp không bị ứ đọng, tốn kém chi phí quản lý…thì khâu
quản lý nhà cung cấp sản phẩm dịch vụ văn phòng cần chú trọng những vấn đề sau:
 Đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp;
 Quản lý thông tin nhà cung cấp;
 Quản lý được đơn đặt hàng, thanh toán với nhà cung cấp;
 Xây dựng mối quan hệ với nhà cung cấp.
8.2.1 Đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp các sản phẩm, dịch vụ văn phòng
- Xác định mục đích của quá trình đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp

1
 Mục đích của quá trình đánh giá nhà cung cấp nhằm lựa chọn các nguồn cung cấp
sản phẩm dịch vụ văn phòng đảm bảo chất lượng, tiết kiệm chi phí, phù hợp với qui định,
tiêu chuẩn kỹ thuật hoặc các yêu cầu đã được quy định của doanh nghiệp.
-Thu thập thông tin về nhà cung ứng
Do cóSTT
nhiều nhà cung ứngtincùng cung cấp một hoặc nhiều chủng loại sản phẩm,
Thông
1
dịch vụ văn phòngTên, địanhau,
giống chỉ công
nên ty
để có quyết định chính xác trong mối quan hệ
hợp tác, doanh2 nghiệp
Uy tín
cầnthương hiệu
thu thập các thông tin từ nhà cung ứng thông qua:
- 3
Hệ thốngSản phẩm
quảng cáo trên báo chí, truyền thanh, truyền hình.
- 4 Giá
Catalogue bánhàng của nhà cung ứng.
chào
- Trực5 tiếpPhương thức
liên hệ tại cơthanh toán
sở nhà cung ứng.
- 6 thiệu
Sự giới Phương
của thức giaovịhàng
các đơn khác có liên quan….
7 số
Bảng 5.4. Một Các chương
thông trình
tin cần thuKM
thập về nhà cung cấp sản phẩm, dịch vụ văn
8 Chương trình CSKH phòng
9 Tên, địa chỉ người liên hệ

Lập danh sách nhà cung ứng ban đầu

Các nhà cung ứng được cập nhật vào danh sách nhà cung ứng ban đầu, người
đánh giá phải thu thập đầy đủ thông tin theo biểu mẫu.

2
 Bảng 8.1. Danh sách nhà cung cấp sản phẩm, dịch vụ văn phòng
Stt Tên nhà Người Địa chỉ Dịch Giá bán Phương Phương Khuyến
cung ứng liên hệ vụ/sản thức thanh thức giao mãi/Chăm
phẩm toán hàng sóc khách
hàng

Lập tiêu chí đánh giá

Để đánh giá nhà cung ứng, doanh nghiệp có thể đưa ra xem xét các vấn đề
quan trọng liên quan đến nhà cung ứng như:
- Tư cách pháp nhân của các nhà cung cấp: doanh nghiệp nhà nước, công ty
100% vốn nước ngoài, công ty cổ phần, doanh nghiệp tư nhân…
- Mối liên hệ giữa nhà cung cấp và nhà sản xuất: nhà cung cấp chính, đại lý
cấp 1, đại lý cấp 2…
- Năng lực cung cấp hàng hoá/ dịch vụ đúng chủng loại và chất lượng.
- Chất lượng: chứng nhận quản lý chất lượng ISO, chứng nhận hàng chất lượng
cao, chứng nhận nguồn gốc hàng hóa…
- Phương thức thanh toán
- Thời gian giao hàng
- Uy tín
- Kinh nghiệm
- Giá cả
- Chăm sóc khách hàng

3
 …
Việc xây dựng tiêu chuẩn đánh giá cần chi tiết, rõ ràng, đặc biệt đối với trường
hợp dùng phương pháp đánh giá bằng cách cho điểm. Có thể dùng nhiều loại thang
điểm khác nhau như thang điểm 1, thang 10… để xây dựng tiêu chuẩn, tuỳ thuộc vào
doanh nghiệp.
Ví dụ 1:
Bảng 8.2.a Tiêu chuẩn đánh giá nhà cung cấp sản phẩm, dịch vụ văn phòng

Điểm
STT Chỉ tiêu
8-10 5-7 0-4

Chất lượng
Chất lượng và phù hợp,
Chất lượng tốt,
1 quy cách sản quy cách Không đạt
chuẩn
phẩm chưa
chuẩn

Chấp nhận
2 Giá cả Tốt Không đạt
được
3 Tiến độ Đúng tiến độ Chậm Không đạt
Bình
4 Uy tín Tốt Không đạt
thường
Phương thức Chấp nhận
5 Tốt Không đạt
thanh toán được

Chăm sóc Chấp nhận

6 Tốt Không đạt
khách hàng được
Nhà cung ứng được chọn phải đáp ứng đủ 02 điều kiện:
- Tổng Điểm > 30 điểm.
- Điểm chất lượng >= 8 điểm

4
 Ví dụ 2:
Bảng 8.2.b Tiêu chuẩn đánh giá nhà cung cấp sản phẩm, dịch vụ văn phòng
TRỌNG
TIÊU THỨC ĐIỂM
STT SỐ
ĐÁNH GIÁ
0,5-1 1,5-2 2,5-3

Có sai sót
Sai sót trong
Chất lượng ngoài quy định Đúng với
1 phạm vi cho 4
sản phẩm tạm chấp nhận thỏa thuận
phép
được

Giao đúng
Thời gian
2 Chậm 2 ngày Chậm 1 ngày thời 4
giao hàng
gian yêu cầu
Có chiết khấu
3 Giá bán Gía bán lẻ Giá bán sĩ theo 4
số lượng
Trả chậm Trả chậm
Phương thức
4 Trả ngay 07 15 2
thanh toán
đến 10 ngày đến 20 ngày

Giao tại kho Giao tại kho

Phương thức
5 bên bán trong bên bán trong Giao tại cty 1
giao hàng
TP TP

Sự phản hồi
Từ 4 đến 8
6 đối với những Trên 8 tiếng Dưới 4 tiếng 1
tiếng
sự cố phát sinh

Thời hạn đã Từ 03 năm

7 Dưới 1 năm Từ 01 đến 03 1
giao dịch trở lên

Quy mô sản
8 Hàng chợ Cơ sở sản xuất Công ty 1
xuất

Chỉ đáp ứng Không giới

9 Số lượng Đáp ứng từ 1
< hạn
hàng hóa tối đa 50% số lượng 50 < 100%
đáp ứng yêu
cầu công ty
Tổng cộng 19

5
Nhà cung ứng được chọn phải đáp ứng đủ 02 điều kiện:
Điểm trung bình > 1.5 điểm. Điểm trung bình = (Tổng điểm * hệ số ) / tổng hệ
số. Điểm chất lượng > 1.5 điểm
- Tiến hành đánh giá nhà cung ứng
Việc đánh giá nhà cung cấp được tiến hành:
+ Trong lần mua hàng đầu tiên.
+ Định kỳ vào quý 01 hàng năm, hoặc sau mỗi lần mua hàng.
+ Khi có nhu cầu đánh giá bổ sung.
Khi tiến hành đánh giá, doanh nghiệp cần xác định phương pháp và công
cụdùng để đánh giá nhà cung cấp sản phẩm, dịch vụ văn phòng. Thông thường các
doanh nghiệp có thể dùng phương pháp đánh giá dựa vào kiến thức và kinh nghiệm
của các nhà quản lý, hoặc các chuyên gia trong ngành; hoặc cũng có thể dùng
phương pháp cho điểm, hoặc co điểm có trọng số để đánh giá, lựa chọn nhà cung
cấp. Các công cụ dùng để đánh giá nhà cung cấp sản phẩm, dịch vụ văn phòng bao
gồm phiếu hỏi, phiếu điểm, phiếu đánh giá tổng hợp…
Đối với phương pháp cho điểm, doanh nghiệp sẽ dựa vào tiêu chuẩn
đã xây dựng, sau đó tiến hành xem xét, đo lường từng tiêu chí của các nhà
cung cấp, so sánh với tiêu chuẩn, tiến hành cho điểm và cộng điểm.
Đối với phương pháp cho điểm có trọng số, doanh nghiệp cần tiến
hành theo các bước:

+ Lập hội đồng tư vấn để quyết định các tiêu chí đánh giá, thang điểm và
trọng số của từng tiêu chí
+ Liệt kê các phương án và các yếu tố ảnh hưởng đến việc lựa chọn phương án.
+ Tính trọng số
+ Tính khung điểm
+ Tính khung điểm*trọng số
+ Chọn phương án có tổng điểm cao nhất
-Lập danh sách nhà cung ứng chính thức
Danh sách nhà cung ứng được chọn theo thứ tự từ kết quả đánh giá.

6
 Bảng 5.8. Danh sách nhà cung cấp sản phẩm dịch vụ văn phòng chính thức

Stt Tên nhà Sản phẩm Địa Tel Fax Người Phương Ngày đánh
cung ứng ,dịch vụ chỉ liên hệ thức thanh giá lại
toán

8.2.2 Lập hồ sơ theo dõi nhà cung cấp

Sau khi lập xong danh sách nhà cung cấp chính thức, cần trình các cấp
lãnh đạo xem xét, ký duyệt.Lãnh đạo doanh nghiệp sẽ xem xét tiêu chuẩn đánh
giá nhà cung ứng, nếu không đồng ý thì thực hiện đánh giá lại, nếu đồng ý sẽ phê
duyệt cho lập danh sách các nhà cung ứng được chọn lựa.
Danh sách nhà cung ứng được chọn đuợc cập nhật thường xuyên và phải
duy trì hồ sơ các kết quả đánh giá và mọi hành động cần thiết phát sinh từ việc
đánh giá.
- Lập phiếu theo dõi nhà cung cấp.

Biểu mẫu 8.1. PHIẾU THEO DÕI NHÀ CUNG CẤP

Tên nhà cung cấp:................................................... Mã số: ...................................
Người đại diện: .......................................................................................................
Địa chỉ: ...................................................................................................................
Số điện thoại:.......................................................... Fax: .......................................
Số Hợp Tổng Ký kết Thời Số Chất lượng Ghi chú
đồng giá trị ngày hạn giao lượng
Tốt Khá Kém
hàng

- Tập hợp các thông tin đánh giá ban đầu lưu trong hồ sơ nhà cung cấp.
- Hàng năm, căn cứ vào phiếu theo dõi để quyết định duy trì hay loại bỏ nhà cung

7
 cấp ra khỏi danh sách những nhà cung cấp được phê duyệt (ví dụ: ba lần liên tiếp
không đạt).
- Các nhà cung cấp không có giao dịch trong một thời gian nhất định (ví dụ 2 năm)
thì sẽ tiến hành ðánh giá lại từ đầu.
8.2.3 Quản lý danh mục nhà cung cấp
Xây dựng hệ thống danh mục nhà cung cấp là việc làm cần thiết để phục
vụ quá trình mua hàng, thanh toán, hoặc đánh giá lại nhà cung cấp sản phẩm,
dịch vụ văn phòng. Hệ thống danh mục nhà cung cấp gồm những thông tin
chính như:
- Mã nhà cung cấp: ( Đặt một cái mã bất kỳ dễ nhớ với nhà cung cấp
-Tên nhà cung cấp;
-Tên công ty;
- Địa chỉ;
- Số tài khoản;
- Tại ngân hàng
- Mã số thuế
- Phương thức thanh toán
Việc thiết lập danh mục nhà cung cấp có thể tiến hành một cách thủ công
bằng cách lập sổ theo dõi. Trong đó, tiến hành theo dõi những thông tin chung về
nhà cung cấp như tên, địa chỉ…. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần theo dõi về tần
suất giao dịch, giá trị giao dịch, và những đánh giá phản hồi từ đơn vị sử dụng sản
phẩm, dịch vụ. Ngày nay, với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ, hấu
hết các doanh nghiệp đã ứng dụng công nghệ thông tin trong quá trình quản lý
thông tin nhà cung cấp. Việc trang bị một phần mềm quản lý thông tin nhà cung
cấp cho phép doanh nghiệp nhanh chóng cập nhật cũng như truy xuất thông tin cần
thiết về nhà cung cấp mà không tốn quá nhiều thời gian và công sức, hơn nữa đảm
bảo tính chính xác và hiệu suất của công việc.
8.2.4 Quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp
Việc xây dựng các mối quan hệ tốt đẹp với các nhà cung cấp sản phẩm,
8
dịch vụ văn phòng giúp doanh nghiệp tiết kiệm tài chính hoặc cải thiện chất lượng
của hàng hóa, dịch vụ, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động của doanh
nghiệp.
Một số vấn đề cần chú ý nhằm tạo dựng được mối quan hệ tốt với các nhà
cung ứng: Tìm hiểu công việc kinh doanh của nhà cung cấp để có những dự đoán
tốt về khả năngcó thể đem lại lợi ích cho doanh nghiệp.
Liên lạc thường xuyên và cập nhật với nhà cung cấp những thay đổi trong
nhu cầu hàng hóa của doanh nghiệp nhằm giúp các nhà cung cấp thích nghi và
chuẩn bị hàng hóa cho những thay đổi của khách hàng.
Giúp các nhà cung cấp bằng cách đặt hàng trong thời gian tốt và thuận tiện,
rõ ràng về thời điểm và trả tiền đúng hạn.
Xây dựng, củng cố hệ thống mua hàng, kiểm soát, và chi trả hiệu quả..
Tạo cho doanh nghiệp nhiều cơ hội lựa chọn nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ
văn phòng bằng cách kiểm tra chất lượng các dịch vụ, sản phẩm được chào mời từ
các nhà cung cấp khác.Thực hiện giao dịch thông qua bản hợp đồng rõ rãng để bảo
đảm quyền lợi và trách nhiệm của hai bên. Với hầu hết các doanh nghiệp, việc
quản lý các nhà cung cấp sản phẩm, dịch vụ văn phòng là một vấn đề quan trọng,
vì điều này ảnh hưởng lớn đến quá trình cung ứng các dịch vụ văn phòng hỗ trợ
cho hoạt động của doanh nghiệp. Quản trị nhà cung cấp sản phẩm, dịch vụ văn
phòng là một phần trong các công tác quản trị khác. Thực hiện hiệu quả công tác
quản trị nhà cung cấp sản phẩm, dịch vụ văn phòng giúp hoạt động của doanh
nghiệp không bị ứ đọng, tốn kém chi phí quản lý…Những vấn đề chính cần quan
tâm trong khâu quản lý nhà cung cấp sản phẩm dịch vụ văn phòng gồm:
 Đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp;
 Quản lý thông tin nhà cung cấp;
 Quản lý được đơn đặt hàng, thanh toán với nhà cung cấp;
 Xây dựng mối quan hệ với nhà cung cấp.
Để công tác quản trị nhà cung cấp sản phẩm, dịch vụ văn phòng đạt hiệu
quả, nhà quản trị văn phòng cần xây dựng quy trình, lựa chọn phương pháp đánh
9
 giá lựa chọn nhà cung cấp hợp lý. Bên cạnh đó, nhà quản trị văn phòng cũng cần
ứng dụng công nghệ thông tin trong quá trình quản lý thông tin nhà cung cấp.
Ngoài ra, nhà quản trị văn phòng cũng cần sử dụng chuyên môn và sự nhạy bén
của mình trong việc thiết lập và duy trì mối quan hệ với các nhà cung cấp sản
phẩm, dịch vụ văn phòng.
TÓM TẮT
Quản lý sơ sở vật chất văn phòng là một trong những công việc quan trọng của
nhà quản trị văn phòng. Một cơ sở vật chất văn phòng khang trang, hoạt động
hiệu quả và tránh tránh lãng phí sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho mọi họat động
của doanh nghiệp.
Những nội dung chính trong công tác quản lý cơ sở vật chất văn phòng bao
gồm quản lý tài sản; quản lý quá trình mua sắm, bảo trì, sửa chữa trang thiết bị
văn phòng, quản lý quá trình mua sắm sử dụng văn phòng phẩm; cước phí điện
thoại xe ô tô; quản lý các sản phẩm, dịch vụ thuê, mua ngoài. Để công tác quản lý
cơ sở vật chất văn phòng đạt hiệu quả, nhà quản trị văn phòng cần xây dựng
những quy định, cáchthức thực hiện những nhiệm vụ cơ bản, ví dụ xây dựng
quy trình mua sắm, bảo trì, sửa chữa trang thiết bị; xây dựng tiêu chuẩn, định
mức sử dụng văn phòng phẩm và cước phí điện thoại; quy định cách thức cấp
phát văn phòng phẩm…Điều này giúp các hoạt động mua sắm, bảo trì, sử dụng
tài sản, thiết bị văn phòng diễn ra một cách trật tự, tránh được sự chồng chéo về
quyền hạn, trách nhiệm và phòng tránh lãng phí.

10