QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

QUẢN LÝ NGUỒN
NHÓM 8 CUNG ỨNG CÁC
DỊCH VỤ VĂN
PHÒNG.
 Nhóm 8 1/Nguyễn Minh Luân
2/Lê Ngô An Khang
Các thành viên 3/Nguyễn Hồng Tân Khoa
của nhóm
4/Nguyễn Ngọc Thắng

5/Nguyễn Thị Hạnh

 Mua sắm thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm.
NHÓM 8

Các dịch vụ trang trí.

1/ Các sản phẩm dịch

Dịch vụ chuyển văn phòng.
vụ văn phòng thuê mua
bên ngoài
Các dịch vụ sửa chữa bảo trì thiết bị văn phòng

Các dịch vụ lễ tiệc

2/ Quản lý nhà cung cấp sản phẩm, dịch vụ văn phòng

- Đối với các doanh nghiệp, việc quản lý các nhà cung cấp
sản phẩm, dịch vụ văn phòng là một điều khá quan trọng.
Việc này yêu cầu nhà quản trị có kiến thức sâu và rộng về
chuyên môn, có khả năng tổ chức hoạch định, đi kèm với
giám sát và quản lý thông tin nhà cung cấp để phù hợp với
tài chính.
Để hoạt động quản lý được suôn sẻ,

cần chú trọng những vấn đề sau:

Đánh giá, lựa chọn Quản lý thông tin Quản lý được đơn Xây dựng mối
nhà cung cấp. nhà cung cấp. đặt hàng, thanh quan hệ tốt đẹp
toán với nhà cung với nhà cung cấp.
cấp.
 2.1/ Đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp các sản phẩm, dịch vụ văn phòng

Xác định mục đích của quá trình đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp

Mục đích của quá trình đánh giá nhà cung cấp nhằm lựa chọn các nguồn
cung cấp sản phẩm dịch vụ văn phòng đảm bảo chất lượng, tiết kiệm chi phí
Thu thập thông tin về nhà cung ứng
Doanh nghiệp cần thu thập các thông tin từ nhà cung ứng thông qua:
- Hệ thống quảng cáo trên báo chí, truyền thanh, truyền hình.
- Catalogue chào hàng của nhà cung ứng.
- Trực tiếp liên hệ tại cơ sở nhà cung ứng.
- Sự giới thiệu của các đơn vị khác có liên quan….
bảng 5.4 một số thông tin cần thu nhập về nhà cung
cấp sản phẩm dịch vụ tại văn phòng
 Lập danh sách nhà cung ứng ban đầu

Các nhà cung ứng được cập nhật vào danh sách nhà cung ứng ban đầu, người đánh
giá phải thu thập đầy đủ thông tin theo biểu mẫu.
 Lập tiêu chí đánh giá

Để đánh giá nhà cung ứng, doanh nghiệp có thể đưa ra xem xét các vấn đề quan

trọng liên quan đến nhà cung ứng như:

- Tư cách pháp nhân của các nhà cung cấp

- Mối liên hệ giữa nhà cung cấp và nhà sản xuất

- Năng lực cung cấp hàng hoá/ dịch vụ đúng chủng loại và chất lượng.

- Chất lượng, Thời gian giao hàng

- Uy tín, kinh nghiệm, giá cả

- Chăm sóc khách hàng

Ví dụ 1: Tiêu chuẩn đánh giá nhà cung cấp sản phẩm, dịch vụ văn phòng
Điểm
STT Chỉ tiêu
8-10 5-7 0-4

Chất lượng phù hợp, quy

Chất lượng và quy cách sản Chất lượng tốt,
1 cách chưa Không đạt
phẩm chuẩn
chuẩn

Chấp nhận
2 Giá cả Tốt Không đạt
được

3 Tiến độ Đúng tiến độ Chậm Không đạt

4 Uy tín Tốt Bình thường Không đạt

Phương thức Chấp nhận

5 Tốt Không đạt
thanh toán được

Chăm sóc Chấp nhận

6 Tốt Không đạt
khách hàng được

Nhà cung ứng được chọn phải đáp ứng đủ 2 điều kiện:
- Tổng điểm > 30 điểm
- Điểm chất lượng >= 8 điểm
Ví dụ 2: Tiêu chuẩn đánh giá nhà cung cấp sản phẩm, dịch vụ văn phòng
TIÊU THỨC ĐIỂM TRỌNG SỐ
STT
ĐÁNH GIÁ 0,5-1 1,5-2 2,5-3

Có sai sót
Sai sót trong
Chất lượngsản ngoài quy định Đúng với
1 phạm vi cho 4
phẩm tạm chấp nhận thỏa thuận
phép
được

Giao đúng
Thời gian
2 Chậm 2 ngày Chậm 1 ngày thời 4
giao hàng
gian yêu cầu
Có chiết khấu
3 Giá bán Gía bán lẻ Giá bán sĩ theo 4
số lượng Nhà cung ứng được chọn phải đáp ứng
Trả chậm Trả chậm
4
Phương thức
thanh toán
Trả ngay 07
đến 10 ngày
15
đến 20 ngày
2 đủ 02 điều kiện:
Giao tại kho
Điểm trung bình > 1.5 điểm. Điểm
Phương thức Giao tại kho
5
giao hàng bênbán trong TP
bên bán trong
TP
Giao tại cty 1
trung bình = (Tổng điểm * hệ số ) / tổng
hệ số. Điểm chất lượng > 1.5 điểm
Sự phản hồi
Từ 4 đến 8
6 đối với những Trên 8 tiếng Dưới 4 tiếng 1
tiếng
sự cố phát sinh

Thời hạn đã Từ 03 năm

7 Dưới 1 năm Từ 01 đến 03 1
giao dịch trở lên

Quy mô sản
8 Hàng chợ Cơ sở sản xuất Công ty 1
xuất

Chỉ đáp ứng Không giới

9 Số lượng Đáp ứng từ 1
< hạn
hàng hóa tối đa 50% số lượng 50 < 100%
đáp ứng yêu
cầu công ty
Tổng cộng 19
Tiến hành đánh giá nhà cung ứng

Việc đánh giá nhà cung cấp được tiến hành:

+ Trong lần mua hàng đầu tiên.

+ Định kỳ vào quý 01 hàng năm, hoặc sau mỗi lần mua hàng.

+ Khi có nhu cầu đánh giá bổ sung.

=> Đối với phương pháp cho điểm, doanh nghiệp sẽ dựa vào tiêu chuẩn đã xây
dựng, sau đó tiến hành xem xét, đo lường từng tiêu chí của các nhà cung cấp, so
sánh với tiêu chuẩn, tiến hành cho điểm và cộng điểm.
 Lập danh sách nhà cung ứng chính thức
Danh sách nhà cung ứng được chọn theo thứ tự từ kết quả đánh giá.
Ví dụ: Danh sách nhà cung cấp sản phẩm dịch vụ văn phòng chính thức
Stt Tên nhà cung ứng Sản phẩm, dịch vụ Địa chỉ Tel Fax Người liên hệ Phương thức thanh toán Ngày đánh
giá lại
 2.2/ Lập hồ sơ theo dõi nhà cung cấp

- Sau khi lập xong danh sách nhà cung

cấp chính thức, cần trình các cấp lãnh đạo
xem xét, ký duyệt.

- Danh sách nhà cung ứng được chọn

được cập nhật thường xuyên và phải duy
trì hồ sơ các kết quả đánh giá và mọi hành
động cần thiết phát sinh từ việc đánh giá.

- Lập phiếu theo dõi nhà cung cấp.

 VD: PHIẾU THEO DÕI NHÀ CUNG CẤP

• Tên nhà cung cấp:................................................... Mã số: ...................................

• Người đại diện: .......................................................................................................
• Địa chỉ: ...................................................................................................................
• Số điện thoại:.......................................................... Fax: .......................................

Số Hợp Tổng giá Ký Thời Số Chất lượng Ghi chú

đồng trị kết ngày hạn giao lượng
hàng Tốt Khá Kém
 2.3/ Quản lý danh mục nhà cung cấp
. Hệ thống danh mục nhà cung cấp gồm những thông tin chính như:
- Mã nhà cung cấp: ( Đặt một cái mã bất kỳ dễ nhớ với nhà cung cấp)
- Tên nhà cung cấp;
- Tên công ty;
- Địa chỉ;
- Số tài khoản;
- Tại ngân hàng
- Mã số thuế
- Phương thức thanh toán
Việc thiết lập danh mục nhà cung cấp có thể tiến hành một cách thủ công bằng cách
lập sổ theo dõi. Trong đó, tiến hành theo dõi những thông tin chung về nhà cung cấp
như tên, địa chỉ…. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần theo dõi về tần suất giao dịch,
giá trị giao dịch, và những đánh giá phản hồi từ đơn vị sử dụng sản phẩm, dịch vụ.
 2.4 Quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp

Việc xây dựng các mối quan hệ tốt đẹp với các nhà

cung cấp sản phẩm, dịch vụ văn phòng giúp doanh

nghiệp tiết kiệm tài chính hoặc cải thiện chất lượng của

hàng hóa, dịch vụ, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt

động của doanh nghiệp.

 Một số vấn đề cần chú ý nhằm tạo dựng được mối quan hệ
tốt với các nhà cung ứng:

- Liên lạc thường xuyên và cập nhật với nhà cung cấp những thay
đổi trong nhu cầu hàng hóa của doanh nghiệp
- Giúp các nhà cung cấp bằng cách đặt hàng trong thời gian tốt và
thuận tiện, rõ ràng về thời điểm và trả tiền đúng hạn.
- Xây dựng, củng cố hệ thống mua hàng, kiểm soát, và chi trả
hiệu quả..
- Tạo cho doanh nghiệp nhiều cơ hội lựa chọn nhà cung cấp hàng
hóa, dịch vụ văn phòng bằng cách kiểm tra chất lượng các dịch
vụ, sản phẩm được chào mời từ các nhà cung cấp khác
- ...
 Những vấn đề chính  Đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp;
cần quan tâm trong  Quản lý thông tin nhà cung cấp;
khâu quản lý nhà cung  Quản lý được đơn đặt hàng, thanh toán

cấp sản phẩm dịch vụ với nhà cung cấp;

văn phòng gồm:  Xây dựng mối quan hệ với nhà cung cấp.
 Kết Luận

Quản lý sơ sở vật chất văn phòng là một trong những công việc quan trọng của

nhà quản trị văn phòng. Một cơ sở vật chất văn phòng khang trang, hoạt động

hiệu quả và tránh tránh lãng phí sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho mọi họat động

của doanh nghiệp. Đồng thời giúp các hoạt động mua sắm, bảo trì, sử dụng tài

sản, thiết bị văn phòng diễn ra một cách trật tự, tránh được sự chồng chéo về

quyền hạn, trách nhiệm và phòng tránh lãng phí.

THANK YOUUUU