商务接待流程及工作标准

编制 陈首龙 日期 2023.12.18
审核 日期
批准 日期

1、流程概况

流程目的 规范公司商务接待流程，明确接待工作标准，提高接待效率。
适用范围 适用公司层面各类商务接待。
流程主导及参与部 董事长/总经理、行政人力资源中心、各中心相关人员、物业相关人员
门、人员 （保安、保洁、维修工）
部门 流程中承担职责
1、 确定商务接待的单位、到访时间、人员名单。
董事长/总经理 2、 公司出席接待的领导名单。
3、 审批《接待行程安排》。
1、 负责编制《接待行程安排》，并发布；
2、 负责商务接待环境的布置；
3、 负责商务接待酒水、点心、水果、纸巾、接待用具等物品的采买；
行政人力资源中心 4、 负责台卡的制作、会议室布置；
5、 负责商务接待车辆安排；
6、 负责接待过程中的会务服务。
7、 负责会议记录
各部门负责人 1、参与公司商务接待活动。
物业 1、做好商务接待过程中的配合工作。

保洁 1、负责接待办公区域、会议室的清洁工作。

维修工 1、 负责接待办公区域、会议室照明、电梯电梯轿厢灯光的检查更
 换；
2、 负责开启办公区外围绿化喷泉。

2、工作标准
2.1 商务接待前期筹备
2.1.1 行政人力资源中心行政专员负责与董事长/总经理或相关领导沟通，提前确认商务
接待的到访人员信息（包括公司名称、人员姓名及职务）、具体时间、人数及我司
陪同人员、行程安排等相关事项。
2.1.2 根据确认的商务接待信息，行政专员编写《接待行程安排》（客户版）及《接待行
程安排》（内部版），报相关领导审核/审批，并提前 0.5 天将董事长审批后的《接
待行程安排》（客户版）发给客户，《接待行程安排》（内部版）发给参与接待的
公司领导及工作人员。
2.1.3 行政人力资源中心总经理根据接待规模、规格标准整体安排布置接待任务。具体接
待任务分工明细如下表：
接待具体任务 任务描述 中心/部门 责任人
商务会议中会 行政人力 总经理助
会议资料的准备，会议投影欢迎背景页面的制作等。
议资料的准备 资源中心 理
1、工厂环境，样品室会议室植物租摆位置、增减、更
换，接待欢迎牌制作与摆放等；（2）会议室沙发茶
几、休息区摆放鲜花。（3）注意植物、鲜花颜色、形 行政人力
接待环境布置 行政主管
状的选择及提前 0.5 天至 1 天摆放到位。 资源中心
2、生产车间等环境，保持整洁卫生。
3、提前 0.5 天至 1 天布置到位。
1、按照公司既定模版，粉红色彩纸打印；2、提前 行政人力 网络管理
制作台卡、布标
0.5 天至 1 天摆放到位。 资源中心 员
1、会议室物品包括但不限于：台卡、便签纸、签字
笔、铅笔、激光笔、茶杯、矿泉水、纸巾碟、座椅、备用 人力资源
行政人力
会议室布置 水等。 主管/专
资源中心
2、按照商务接待的既定标准摆放整齐。 员
3、提前 0.5 天至 1 天布置到位。
1、确保会议室多媒体设备：投影仪、音响、有线话
筒、无线话筒、笔记本电脑等设备调试正常，确保其
多媒体、电子设 行政人力 网络管理
正常使用。
备检查 资源中心 员
2、摄像、拍照设备提前准备，确保正常使用。
3、提前 0.5 天至 1 天调试到位。
人力资源
需提前安排人员进行会议记录。会后交由总助补充 行政人力
会议记录 主管/专
细节，并交付到董事长和总经理 资源中心
员
 1、茶杯、泡茶器皿、点心碟子、水果碗盘、水果刀叉等
提前整理、清洗干净。
2、根据接待会议时间的长短准备茶水、矿泉水、点
行政人力
接待用品准备 心、水果。（1）会议时间在 2 个小时以内的，不准 行政专员
资源中心
备点心、水果，2 个小时以上的，则需准备。（2）点
心等食品准备以无防腐剂、近期出厂为主；水果以
无籽、可削皮、分切的为主。
1、视接待规格、领导要求采买白酒、红酒；
2、礼品以广州特色为主，原则上定为点心，价格控
行政人力
酒水、礼品采买 制在 元/份。 行政主管
资源中心
3、酒水库房需备货，礼品需提前 0.5 天至 1 天采购
到位。
接待点心、水果 1、时令水果，确保新鲜。2、提前 0.5 天至 1 天采购 行政人力
行政专员
采买 到位。3、会议前做好分切准备。 资源中心
行政主管
主导，行
行政人力
接待物资采买 签字笔、铅笔、电池、激光笔、餐具等。 政专员、
资源中心
行政内勤
配合
1、酒店、餐厅预定，编制在《接待行程安排》中，并
将具体地理位置提前发送给接待相关工作人员。 行政人力
酒店、餐厅预定 行政专员
2、确定餐标、菜单。 资源中心
3、提前将酒水放在接待车中或放置用餐酒店。
1、 合理调配司机、车辆。
2、接待前确保车辆内部椅套、地垫、烟灰缸、垃圾桶
接待司机、车辆 清洁，无杂物，接待前需清洗车辆。 行政人力 行政人力
安排 3、驾驶人员着商务装。 资源中心 资源总监
4、车辆保养，确保安全，接待前加满油箱。
5、如长途需使用 ETC。
1、除常规清洁外，如遇接待，需提前重点保洁区
域：一楼大厅玻璃、门口地毯、外围水池、石材清洗、
电梯轿厢、第一会议室、董事长办公室及外部等候
办公区域清洁
区。 保洁
卫生
2、接待区域使用物资的配置，如厕纸、擦手纸、樟脑
球、洗手液等。
3、宝洁用品不得随意丢放，做到人走物清。
办公区域照明
1、客用卫生间全天开灯。
维护、办公外围 维修工
2、所有照明灯进行检查，更换。
喷泉的开启
迎宾 1、客人到达前确保保安、前台迎宾处在指定接待位 物业
置。
2、确保办公楼外围道路畅通，使客人车辆能够行至
大厅门口。
3、如遇下雨天，备好客人所需的雨伞等。
 4、一楼大厅所有物品摆放及前台物资的收捡工作。
行政人力
1、 行政人力资源中心总经理负责监督检查各项工
监督检查 协理 资源中心
作的落实情况。
经理
2.1.4 此外，行政人力资源中心及公司其他各中心的各岗位人员须根据公司商务接待要
求，积极配合、支持公司安排的相关接待任务；
2.1.6 行政人力资源中心总经理根据《接待行程安排》、“接待任务分工明细”监督检查各
项接待任务的完成情况，并跟踪责任人落实。
2.2 商务接待
2.2.1 参与接待的我司相关领导，按照《接待行程安排》、董事长/总经理要求做好客人的
迎接、会议及陪同工作。
2.2.2 商务接待过程中会务服务
2.2.2.1 行政人力资源中心行政专员、人力资源专员按要求做好会议中各项服务工作，并
视接待规模、标准协调假日酒店配合：
2.2.2.1.1 客人引领。
2.2.2.1.2 客人入座 5 分钟内，按照商务礼仪要求给客人斟茶倒水，观察询问客人是否有
其他需求。
2.2.2.1.3 每隔 30 分钟给客人续一次茶。
2.2.2.1.4 根据接待要求、会议时间的长短，为客人提供点心、水果。
2.2.2.1.5 要控制与会无关人员随便出入会场；掌握公司员工通讯方式，以便及时联络。
2.2.2.2 物业保安人员在接待过程中全程配合。
2.2.2.3 网络管理员负责接待过程中的摄像、拍照工作。
2.2.2.4 接待司机按照行程安排，负责客人的接送。
2.2.2.5 商务接待中各岗位不得擅离职守，保证接待信息的对称，做好突发事件相应的协
调工作。
2.2.2.6 所有直接对客服务的公司员工，在接待商务客人时，原则上须着商务装。
2.2.3 会议结束后，参与接待的我司领导按照《接待行程安排》、董事长/总经理要求做好
客人的用餐、项目考察陪同或欢送工作。
2.2.4 会议结束后，行政专员/人力资源专员/保洁及时清理会议室，还原物品。
2.3 商务接待结束物资盘点、经验总结。
2.3.1 接待结束后，行政专员 1 个工作日内负责完成酒水、食品、会议用品等物资的清理
并做好登记，编制酒水等物资登记表（详见附件 3：信息包括但不限于：品名、结转数量
本次采买数量、本次使用数量、结余数量），发送行政人力资源中心总经理、行政总监、行
政主管，并完善出入库手续。
2.3.2 10 个工作日内，行政专员完成酒店、餐饮结算工作，行政主管完成物资采购结算
工作，并按照财务要求开具发票，及时清理账务及借款。
2.3.3 行政专员回顾商务接待过程，总结经验与不足，并不定期拟报“商务接待总结报
告”。

附：
1. 内部接待流程及责任划分
2. 中英文双语邀请函