CASE STUDY 4-2

Đề bài: Phân tích tình huống, trình bày các nội dung mà Andrew sẽ đưa ra trong cuộc
họp và chiến lược mua hàng sắp tới của Phòng mua hàng.
TÓM TẮT
Chiều ngày 12 tháng 9, Andrew Baines, trợ lý giám đốc mua hàng tại
Eastern Pharmaceuticals Ltd. (Eastern), đang thảo luận về việc mua vật liệu đóng gói và
ký hợp đồng điền mẫu máy tính bảng với đại diện của nhà cung cấp. Khi các chi tiết của
đơn đặt hàng bao bì đã được hoàn tất, Andrew nói với đại diện bán hàng, John Cao, của
Công ty Lucas Paper & Box (Lucas), rằng sẽ gửi cho anh ta đơn đặt hàng các thành phần
bao bì và 25% giá trị hợp đồng. John nói rằng Shannon Baily, thuộc bộ phận marketing,
đã hứa với anh ta là 100%. Andrew ngắt lời. “Việc marketing không phải là trách nhiệm
quyết định bao nhiêu phần trăm hoàn thành hợp đồng mà một nhà cung cấp cụ thể sẽ
nhận được. Thu mua sắp xếp hợp đồng với các nhà cung cấp có thể cung cấp chất lượng,
giao hàng và giá cả tốt nhất.” John Cao trả lời rằng anh ấy luôn xử lý cả marketing và
mua hàng và đôi khi việc mua hàng không liên quan gì đến các dự án. Anh ấy nói rằng
trong trường hợp này, cả marketing và mua hàng đều tham gia, anh ấy chỉ cần thông báo
cho người mua về những gì tiếp thị muốn. Andrew kết thúc cuộc họp và nói với John
rằng sẽ cho anh ấy biết Lucas sẽ nhận được bao nhiêu trong hợp đồng đóng gói.

THE FILLING CONTRACT

Hợp đồng đóng gói đang được thảo luận có tổng trị giá 88.000 USD. John Cao đã
thiết kế một phong cách mẫu mới, là một thẻ gấp chứa các dải máy tính bảng có thể được
đẩy qua từng viên một theo yêu cầu của bệnh nhân. John đã phát triển ý tưởng để
marketing, hy vọng sẽ nhận được cả việc in ấn và thực hiện hợp đồng. Mặc dù Eastern đã
thực hiện 90% công việc sản xuất và đóng gói, nhưng họ không có thiết bị để hàn nhiệt
dải băng vào các thẻ gấp. Khi hàng hóa đến từ một nhà đóng gói hợp đồng chẳng hạn như
Lucas, chúng được giữ trong kho cho đến khi bộ phận marketing yêu cầu.
MỐI QUAN HỆ GIỮA TIẾP THỊ VÀ MUA HÀNG
Trong khi Shannon và John có thể làm việc tốt với nhau, họ gặp khó khăn trong
việc hợp tác với các phòng ban khác có liên quan. Các trường hợp thường xuyên gửi thư
mẫu bị trễ hoặc đại diện bán hàng hết hàng tiếp tục cản trở sự thành công của chương
trình của họ. Sự chậm trễ là do đặt hàng chậm các bộ phận từ các nhà cung cấp bên
ngoài, thiếu máy tính bảng và danh sách gửi thư được in không chính xác. Andrew muốn
biết đâu là ranh giới giữa trách nhiệm mua hàng và marketing trong các vấn đề liên quan
đến các nhà cung cấp của công ty. Matt giải thích rằng, vì tổng chi phí xúc tiến tiếp thị
lên tới 34 triệu đô la hay 22% doanh thu, nên Eastern cũng phải đối mặt với các vấn đề
tiếp thị-mua hàng tương tự. Nếu các nhà quản lý tiếp thị chịu trách nhiệm về ngân sách
của họ, họ có quyền chi 1 đô la cho mỗi mặt hàng cho 10.000 mặt hàng hoặc nếu muốn,
họ có thể mua 5.000 mặt hàng với giá 2 đô la mỗi mặt hàng mà vẫn nằm trong ngân sách
của họ. Việc họ nhận được kết quả tốt hơn từ mặt hàng 1 đô la hay 2 đô la là một quyết
định tiếp thị. Đối với những mặt hàng này, việc mua hàng chỉ tạo ra một đơn đặt hàng để
xác nhận thỏa thuận đã được thực hiện bằng cách tiếp thị với nhà cung cấp. Tuy nhiên,
Matt chỉ ra rằng việc lựa chọn nguồn cuối cùng cho bất kỳ mặt hàng nào đã mua phải
được nhà máy đóng gói luôn là trách nhiệm của bộ phận thu mua. Trong trường hợp cụ
thể này, vẫn còn một lượng đáng kể các mẫu kiểu cũ trong tòa nhà, điều mà bộ phận tiếp
thị đã không tính đến khi họ hứa với John Cao 100% việc thực hiện hợp đồng. Andrew
cảm thấy rằng việc điền vào tất cả các hợp đồng ngay lập tức sẽ làm tăng lượng hàng mẫu
một cách không cần thiết. Bên cạnh đó, anh ta đã thương lượng một mức giá tốt hơn từ
một nhà cung cấp đáng tin cậy khác, Sheppard Packaging, và cảm thấy rằng anh ta sẽ
trả 75% số tiền còn lại cho họ. Matt Roberts giải thích rằng tiếp thị chỉ bị tính phí đối
với các mẫu thử khi chúng được chuyển đến các đại diện bán hàng hoặc gửi cho các bác
sĩ. Do đó, marketing không quá quan tâm đến mức tồn kho miễn là không xảy ra tình
trạng thiếu hàng. Các bộ phận đóng gói và sản phẩm số lượng lớn được giữ trong kho
không được tách biệt với quy mô thương mại trong kho hoặc trong báo cáo tài chính. Chỉ
những mẫu đã hoàn thành mới được cấp một số tài khoản đặc biệt để ngân sách tiếp thị
có thể được ghi nợ khi các mẫu được gửi đi.
CÁC BƯỚC TIẾP THEO
Matt Roberts gợi ý rằng Andrew nên tổ chức một cuộc họp vào tuần sau với
Shannon và John để mỗi bộ phận có thể trình bày trường hợp của mình và giải quyết một
quy trình quản lý các hoạt động mua hàng liên quan đến tiếp thị. Andrew đồng ý và trả
lời: “Tôi hiểu rằng tiếp thị muốn mọi thứ diễn ra nhanh chóng, nhưng chúng ta cần tuân
theo các thông lệ mua hàng hợp lý. Chúng ta nên lắng nghe đề xuất của họ về việc lựa
chọn nhà cung cấp—xét cho cùng đó là ngân sách của họ—nhưng quyết định cuối cùng
nên dựa vào việc mua hàng.”

BÀI LÀM

PHÂN TÍCH TÌNH HUỐNG

Tình huống nêu ra cho thấy có một sự mâu thuẫn giữa phòng mua hàng và phòng
marketing của Eastern Pharmaceuticals về trách nhiệm trong việc lựa chọn nhà cung cấp
và giá cả đối với các hợp đồng mua hàng liên quan đến các mẫu thử. Về Eastern
Pharmaceuticals Ltd.(Eastern), vấn đề là do sự thiếu liên lạc giữa bộ phận Marketing và
bộ phận thu mua do quá trình gửi mẫu, lấy mẫu và thành phẩm bị cản trở gây ra sự chậm
trễ. Hơn nữa, bộ phận Marketing quyết định trao 100% hợp đồng cho John Cao mà không
có cuộc họp với bộ phận mua hàng, trong khi đó, trợ lý giám đốc mua hàng, Andrew
Baines, đã nghĩ đến việc trao 25% hợp đồng cho nhà cung cấp Lucas và 75% còn lại cho
Sheppard Packaging vì đã đàm phán được một giá tốt hơn. Ngân sách là của bộ phận tiếp
thị nhưng quyết định của bộ phận mua hàng rất quan trọng. Để giải quyết mâu thuẫn trên
Matt Roberts đề xuất Andrew nên tổ chức một cuộc họp vào tuần tới với Shannon, John
để mỗi bộ phận có thể trình bày quan điểm của mình và đưa ra quy trình quản lý các mua
hàng liên quan đến marketing.

Sự mâu thuẫn này có thể dẫn đến một số vấn đề, bao gồm:
 • Chi phí cao hơn: Nếu phòng marketing được phép lựa chọn nhà cung cấp và giá
cả mà không cần tham khảo ý kiến của phòng mua hàng, công ty có thể phải trả
nhiều tiền hơn cho các hợp đồng mua hàng.
• Thiếu minh bạch: Nếu không có quy trình rõ ràng về cách thức lựa chọn nhà
cung cấp và giá cả cho các hợp đồng mua hàng liên quan đến tiếp thị, có thể dẫn
đến sự thiếu minh bạch về chi phí và trách nhiệm.
• Thiếu hiệu quả: Nếu phòng marketing và phòng mua hàng không hợp tác chặt
chẽ, có thể dẫn đến chậm trễ và thất vọng trong việc triển khai các chương trình
tiếp thị.
Với tư cách là Andrew Baines:
Tôi sẽ thực hiện hành động sau để giải quyết các vấn đề trong mối quan hệ mua
hàng - marketing. Tôi sẽ tạo ra một quy trình liên lạc chính thức giữa bộ phận mua
hàng và marketing để đảm bảo rằng cả hai bộ phận đều nhận thức được nhu cầu và yêu
cầu của nhau. Ngoài ra, hãy tạo cơ chế phản hồi để đảm bảo rằng mọi vấn đề phát sinh
đều được giải quyết kịp thời. Ông cũng nên khuyến khích đối thoại cởi mở giữa hai cơ
quan để thúc đẩy sự hợp tác và hiểu biết. Tôi cũng sẽ tạo ra một hệ thống khuyến khích
để khen thưởng sự cộng tác và hợp tác giữa hai bộ phận.

NỘI DUNG ANDREW SẼ ĐƯA RA TRONG CUỘC HỌP

-Mô tả về cách mà hai bộ phận sẽ chia sẻ thông tin, sau khi phòng Marketing đã đàm
phán giá cả và các điều kiện có lợi cho nhà cung cấp, họ sẽ cung cấp thông tin đầy đủ cho
bộ phận thu mua để thực hiện so sánh và ra quyết định
- Khẳng định rằng phòng mua hàng có trách nhiệm lựa chọn nhà cung cấp và giá cả cho
các hợp đồng mua hàng liên quan đến tiếp thị. Andrew có thể giải thích rằng phòng mua
hàng có chuyên môn trong việc này, và họ có trách nhiệm đảm bảo rằng công ty nhận
được mức giá tốt nhất có thể.
- Nêu rõ rằng phòng marketing có quyền tham gia vào quá trình lựa chọn nhà cung cấp và
giá cả. Andrew có thể nói rằng phòng marketing có thể cung cấp thông tin về các yêu cầu
của họ và các ưu tiên của họ
- Đề xuất một quy trình rõ ràng về cách thức lựa chọn nhà cung cấp và giá cả cho các hợp
đồng mua hàng liên quan đến tiếp thị. Andrew có thể đề xuất một quy trình bao gồm các
bước sau:
• Phòng marketing sẽ cung cấp thông tin về các yêu cầu và ưu tiên của họ.
• Phòng mua hàng sẽ sử dụng thông tin này để lựa chọn nhà cung cấp và giá cả.
• Phòng mua hàng sẽ trình bày lựa chọn của họ cho phòng marketing để xem xét
và phê duyệt.
- Trình bày hạn chế và khó khăn giữa việc liên kết giữa hai phòng ban mua hàng–
marketing hiện tại. Trong khi, phòng marketing tập trung vào việc đạt được mục tiêu tiếp
thị như tạo ra các sản phẩm mẫu, trang trí quầy bán hàng, hay tăng doanh số bán hàng, thì
phòng mua hàng quan tâm đến việc đảm bảo chất lượng sản phẩm và giảm chi phí mua
hàng.
- Trình bày quan điểm mua hàng của bộ phận mua hàng là tìm kiếm giá trị tối đa cho
từng đồng tiền của công ty.
- Mua hàng phải có sự kiểm soát chính giữa tất cả các quyết định được đưa ra, tuy nhiên,
bộ phận marketing nên hỗ trợ đưa ra quyết định về việc thiết kế mẫu mua hàng nhưng
trước tiên hãy tham khảo và cho biết các yêu cầu tới bộ phận mua hàng.
- Bộ phận tài chính nên phát hành ngân sách đúng thời hạn, tuy nhiên, bộ phận này cũng
nên xác minh số tiền phát hành cho từng bộ phận và xem bộ phận mua hàng nên được
-Mô tả kế hoạch quản trị rủi ro cho những trường hợp có thể phát sinh để đánh giá tình
hình và giải quyết vấn đề kịp thời phép làm việc đầu tiên và sau đó mới thực hiện phát
hành.
- Để tránh xung đột, cả hai bộ phận nên xem xét làm thế nào để không chỉ giảm thiểu chi
phí mà còn mang lại doanh thu cho công ty.

CHIẾN LƯỢC MUA HÀNG SẮP TỚI CỦA PHÒNG MUA HÀNG
- Thiết lập một quy trình mua hàng rõ ràng, phân chia trách nhiệm giữa hai phòng ban để
tránh sự hiểu lầm và mâu thuẫn. Ví dụ:
 + Phòng marketing đưa ra các quyết định về nhu cầu sản phẩm dịch vụ cần thiết
cho chiến dịch marketing.
+ Phòng marketing tiếp cận các nhà cung cấp và đàm phán giá cả và điều kiện sản
phẩm mà họ cần.
+ Sau khi đạt được thỏa thuận với nhà cung cấp, phòng marketing thông báo cho
phòng mua hàng về thông tin với nhà cung cấp cũng như các sản phẩm và dịch vụ
cần mua.
+ Phòng mua hàng xác nhận thông tin và tiến hành so sánh giá cả và chất lượng từ
các nhà cung cấp khác để đảm bảo đưa ra quyết định hợp lý.
+ Cuối cùng, phòng mua hàng đặt hàng và đảm bảo hàng hóa được giao đúng thời
hạn và đúng theo yêu cầu của phòng marketing.
- Tổ chức các cuộc họp định kỳ phòng trường hợp rủi ro phát sinh. Tổ chức các cuộc họp
thường xuyên giữa phòng mua hàng và phòng marketing để thảo luận về các hợp đồng
mua hàng liên quan đến tiếp thị. Các cuộc họp này sẽ giúp đảm bảo rằng tất cả các bên
liên quan đều được cập nhật về tình trạng của các hợp đồng và rằng có sự hợp tác chặt
chẽ trong việc đưa ra quyết định.
- Tạo một tài liệu chính sách hoặc quy trình nêu rõ trách nhiệm của phòng mua hàng và
phòng marketing đối với các hợp đồng mua hàng liên quan đến tiếp thị. Tài liệu này nên
được chia sẻ với tất cả các bên liên quan.
- Tạo một hệ thống để theo dõi hiệu quả của các hợp đồng mua hàng liên quan đến tiếp
thị. Điều này sẽ giúp phòng mua hàng xác định xem các hợp đồng có đang mang lại hiệu
quả như mong đợi hay không và liệu cần có những thay đổi nào.
- Thường xuyên trao đổi thông tin với các bộ phận liên quan, như mua hàng–marketing
trong trường hợp trên để tránh xung đột.
- Ngoài ra, để công việc diễn ra tốt hơn, cần có sự tư vấn từ bên trong cũng như bên
ngoài, mỗi bộ phận phải tự kiểm toán và bộ phận tài chính không được bỏ sót phần kiểm
toán nào.
- Đồng thời, theo dõi và quản lý tồn kho để tránh việc đặt hàng không hợp lý, lưu trữ quá
nhiều hàng tồn kho gây lãng phí và tăng chi phí lưu kho.
- Phòng mua hàng cũng có thể theo dõi và đánh giá hiệu suất của các nhà cung cấp để
đảm bảo rằng tất cả hàng hóa và dịch vụ yêu cầu của công ty đều được đáp ứng tốt nhất.

Kiến nghị:
Bộ quy tắc, quy chế, quy định mới được ban hành có tính đến lợi ích tốt nhất của
Eastern Pharmaceuticals. Tiêu chuẩn cao nhất, đảm bảo chất lượng phải luôn được tuân
thủ khi lựa chọn các công ty đóng gói để các quyết định đưa ra đều có hiệu quả. Tiêu
chuẩn mới nhất được lựa chọn như ISO 8 bao gồm cả phòng thay đồ. Vì đây là vấn đề có
tầm quan trọng cao nên chủ tịch miền Đông cũng cần được thông báo và đưa ra quyết
định hợp lý, khả thi để giải quyết vấn đề. Nên thực hiện các cuộc họp định kỳ định kỳ và
nếu phát sinh xung đột lợi ích, bộ phận nhân sự nên xem xét vấn đề với sự trợ giúp của
bộ phận kiểm toán trong việc phối hợp. Việc trao đổi thông tin là cực kỳ quan trọng giữa
tất cả các bộ phận nhưng hầu hết việc trao đổi nên được thực hiện với các bộ phận liên
quan như mua hàng và tiếp thị trong trường hợp này để tránh xung đột.

Kế hoạch hành động:

 Xây dựng các quy định, quy chế, thủ tục mới phù hợp với ranh giới pháp lý đặt ra
trong tuần đầu tiên của tháng 9 năm 2020.
 Chủ tịch công ty cần được Andrew Baines thông báo trong vòng hai ngày, tức là
vào ngày 4 tháng 9 năm 2020.
 Việc trao đổi các trung tâm thông tin sẽ được thực hiện trong vòng ngày 6 tháng 9
năm 2020 sau cuộc họp chi tiết với bộ phận mua hàng, tiếp thị vào ngày 5 tháng 9
năm 2020. Phản hồi sẽ được lấy từ mỗi nhân viên để đi đến điểm kết luận. Bộ
phận nhân sự và kế toán luôn luôn cảnh giác và chủ động.
 Vào ngày 7, quyết định cuối cùng được đưa ra trước sự chứng kiến của hội đồng
quản trị, chủ tịch và người đứng đầu ban quản lý và việc ký kết hợp đồng được
thực hiện bằng cách lựa chọn công ty đóng gói sau khi xem xét tất cả các thông tin
cần thiết. Đến giữa tháng 11, tất cả việc đóng gói cho Eastern Pharmaceuticals đều
được thực hiện