PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ NHÂN SỰ

1. Bộ máy tổ chức của công ty

Cơ cấu tổ chức của công ty trách nhiệm hữu hạn Huỳnh Thanh Sơn được thể hiện bằng sơ đồ
sau:

GIÁM ĐỐC

PHÓ GIÁM ĐỐC

KẾ TOÁN THỦ QUỸ QUẢN LÝ

NHÂN VIÊN THỦ KHO

Nguồn: Công ty trách nhiệm hữu hạn Huỳnh Thanh Sơn

Hình 3.1: Cơ cấu tổ chức Công ty trách nhiệm hữu hạn Huỳnh Thanh Sơn
2. Chức năng, nhiệm vụ
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty trách nhiệm hữu hạn Huỳnh Thanh Sơn được thiết kế theo vị trí
và chức năng tương ứng như sau:
- Giám đốc: là người đại diện pháp luật của công ty, chịu trách nhiệm trực tiếp điều hành,
xây dựng chiến lược kinh doanh và quyết định mọi hoạt động của công ty. Giám đốc sẽ
giao nhiệm vụ cho các bộ phận theo chức năng, kiểm tra phối hợp các bộ phận với nhau.
- Phó giám đốc: là người tham gia việc điều hành công ty cùng Giám đốc, nhận các chỉ thị từ
Giám đốc giao phó, phó giám đốc cũng sẽ có quyền tương tự phân công cho quản lý và nhân
viên thực hiện công việc. Đặc biệt, phó giám đốc là người được ủy quyền hợp pháp của giám
đốc có quyền ký kết các giấy tờ khi cần thiết.
- Thủ quỹ: là người chịu trách nhiệm cập nhật đầy đủ, chính xác, kịp thời Thu – Chi – Tồn
 quỹ tiền mặt, báo cáo khi cần cho giám đốc.
- Quản lý: là người xem xét, kiểm tra lại công việc của nhân viên, dẫn dắt - đốc thúc nhân
viên thực hiện công việc đúng tiến độ. Đồng thời đảm nhận trách nhiệm về kết quả lao động
của nhân viên. Bên cạnh đó còn kiểm soát các nguồn lực sẵn có một cách đúng đắn để đạt
được hiệu quả trong công việc.
- Kế toán: là người thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính
dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động. Để cung cấp thông tin về kinh tế tài
chính thực sự hữu dụng về một doanh nghiệp, cần có một số công cụ theo dõi những hoạt
động kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp, trên cơ sở đó tổng hợp các kết quả thành các
bản báo cáo kế toán. Ngoài ra kế toán còn theo dõi, tổng hợp công nợ, kiểm tra và thu hồi nợ
từ các đơn vị mua hàng. Nắm bắt giá cả thị trường kịp thời báo cho ban lãnh đạo.
- Thủ kho: là người quản lý số lượng các hàng hóa, kiểm tra, xem xét, xuất nhập kho các
vật tư – thành phẩm.
- Nhân viên: là người trực tiếp thực hiện các công việc được giao phó từ cấp trên.
3. Tổ chức nhân sự
Công ty trách nhiệm hữu hạn Huỳnh Thanh Sơn hiện tại có 15 nhân viên chính thức bao gồm:
- 1 Giám đốc
- 1 Phó giám đốc
- 2 kế toán
- 1 thủ quỹ
- 2 quản lý
- 1 thủ kho
- 7 nhân viên (2 tài xế xe tải, 1 tài xế xe cẩu, 2 nhân viên bán hàng và nhân viên phụ xe)
Ngoài ra công ty còn thuê mướn một số công nhân bốc vác làm việc theo ngày/ mùa vụ.
Do đặc thù công việc nên bộ phận kế toán, thủ quỹ, thủ kho sẽ ưu tiên tuyển nhân viên nữ vì cần
tính cẩn thận, chăm chỉ và mềm dẻo trong công việc. Còn bộ phận khác sẽ cần giới tính nam
nhiều hơn do tính chất công việc thường xuyên phải đi công tác, gặp gỡ khách hàng, khuân vác
hàng hóa…
Trình độ học vấn: đội ngũ nhân viên đa số đều yêu cầu trình độ Đại học trở lên, đặc biệt đối với
cấp quản lý. Còn với những nhân viên thông thường thì có thể ở mức cao đẳng hoặc trung cấp
nghề.
4. Công tác tuyển dụng và đãi ngộ:
Hiện tại công ty chưa có một quy trình đào tạo cụ thể dựa theo những quy chuẩn riêng mà phần
lớn sẽ do nhân viên cũ hướng dẫn lại cho nhân viên mới.
Các thông tin tuyển dụng nhân viên sẽ được ưu tiên thông báo trong nội bộ trước với người nhà
hoặc bạn bè, người thân. Công ty rất ít tuyển nhân viên từ các Website xin việc, kênh quảng
cáo…
Nhân viên mới sẽ được Ban giám đốc phỏng vấn và tuyển dụng, cho thử việc trong 2 tháng. Nếu
phù hợp với công việc thì sau 2 tháng nhân viên sẽ được nhận vào làm chính thức và ký hợp
đồng lao động. Lương sẽ được trả theo cố định hàng tháng và có thêm các khoản phụ cấp (tiền
xăng xe, điện thoại, doanh số bán hàng…) tùy thuộc từng vị trí công việc.
5. Giải pháp về nhân sự
Văn hóa công ty được thiết kế theo kiểu công ty gia đình và do chưa có quy mô lớn nên hệ
thống nhân sự của công ty khá đơn giản. Như vậy nếu công ty muốn tăng lượng bán hàng lên
thì cần cải thiện bộ máy nhân sự như sau:
- Công ty chưa thiết lập phòng kinh doanh hay phòng marketing riêng biệt. Nhưng nếu muốn
phát triển thị trường mới và mở rộng kinh doanh thì ban lãnh đạo nên xem xét mở thêm bộ
phận chuyên về kinh doanh – marketing và cần có sự đầu tư mạnh vào vị trí này.
- Nên áp dụng các quy chế tuyển dụng mới như không tuyển người thân trong công ty, tìm
kiếm những nhân tài ngoài xã hội đáp ứng với yêu cầu công việc và sẵn sàng trả lương xứng
đáng nếu họ có khả năng cao.
- Cần có đội ngũ chuyên chở - bốc vác là nhân viên chính thức. Thông thường khách hàng sẽ
yêu cầu giao hàng tận nhà do đó công ty luôn rất cần nhân viên khuân vác. Nhưng phần lớn
đội ngũ khuân vác thường được thuê mướn theo kiểu thời vụ khi có đơn hàng nên sẽ tạo sự
thụ động trong công việc và có thể ảnh hưởng đến tiến độ hoàn thành giao hàng, cũng như
vấn đề chất lượng của nhân viên về thái độ và sự chuyên nghiệp. Điều này dễ gây mất hình
ảnh chuyên nghiệp trong mắt khách hàng.