TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỎ - ĐỊA CHẤT

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

-----***-----

PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG

QUẢN LÝ THUỐC CHO HIỆU THUỐC

Giảng viên hướng dẫn: ThS. Trần Mai Hương

Sinh viên thực hiện: 1 - Đoàn Thị Thùy Linh - 2121051094
2 – Hồ Viết Trà - 2121051113
3 – Dương Văn Mạnh - 2121051081

7080703 - 22

Hà Nội – 2023
 MỤC LỤC

2
 LỜI NÓI ĐẦU
Ngày nay các hiệu thuốc thường xuyên phải đối mặt với thách thức trong việc duy trì lượng tồn
kho, theo dõi các đơn đặt hàng, và đảm bảo rằng mọi giao dịch đều được ghi chính xác. Cần phải giảm
thiểu sai sót trong quá trình bán thuốc và đảm bảo tính minh bạch đối với khách hàng. Vì vậy chúng em
tạo ra một hệ thống quản lý thuốc độc lập hoặc tích hợp với hệ thống thanh toán hiệu quả nhằm tăng
cường khả năng theo dõi lịch sử giao dịch, tồn kho, và thông tin về thuốc để giảm thiểu rủi ro liên quan
đến quản lý thuốc.

3
CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ THIẾT LẬP DỰ ÁN
1.1 Hiện trạng hệ thống
Ngày nay vẫn còn nhiều hiệu thuốc sử dụng quy trình thủ công trong việc bán thuốc nên việc liên
kết giữa các khâu trong chuỗi cung ứng còn thuốc còn nhiều yếu kém, dẫn đến tình trạng thiếu thông
tin, gây khó khăn cho công tác quản lý. Hệ thống bán thuốc bao gồm chủ cửa hàng, nhân viên, quầy
thuốc, dụng cụ y tế và chăm sóc sức khỏe, quầy thanh toán và giao dịch, khu vực tư vấn và hỗ trợ
khách hàng, khu vực lưu trữ và quản lý hàng hóa. Chủ của hàng là người sở hữu và quản lý tổng quan
của hàng thuốc, chịu trách nhiệm về quản lý kinh doanh, lựa chọn hàng hóa, tuyển dụng nhân viên và
cách nhiệm vụ khác liên quan đến hoạt động hàng ngày của cửa hàng. Có hai nhân viên trong cửa hàng
gồm thủ kho – chịu trách nhiệm về việc kiểm tra, quản lý và bảo quản hàng hóa trong cửa hàng, thứ hai
là dược sĩ hoặc nhân viên bán hàng sẽ cung cấp tư vấn và hỗ trợ khách hàng về các sản phẩm thuốc và
dịch vụ chăm sóc sức khỏe. Nhưng vẫn còn nhiều cơ sở kinh doanh thuốc chưa có đủ điều kiện về cơ
sở vật chất, trang thiết bị và nhân lực để quản lý thuốc theo quy định. Việc sử dụng phần mềm quản lý
thuốc còn chưa phổ biến, dẫn đến việc quản lý thuốc còn thủ công, thiếu hiệu quả. Để khắc phục những
vấn đề trên chúng ta cần phải có một hệ thống quản lý thuốc cho các nhà thuốc giúp giảm thiểu các rủi
ro trên.
1.2 Phạm vi và mục tiêu dự án
 Mục tiêu chung
 Hoàn thành bài toán phân tích và thiết kế hệ thống cho cửa hàng thuốc Dương Trà Linh.
 Mục tiêu cụ thể
 Nâng cao hiệu quả quản lý thuốc tại nhà thuốc, đảm bảo thuốc được quản lý chặt chẽ,
khoa học, an toàn và hiệu quả.
 Nâng cao chất lượng dịch vụ bán thuốc, phục vụ khách hàng tốt hơn.
 Tăng doanh thu và lợi nhuận cho nhà thuốc Dương Trà Linh.
 Phạm vi dự án
 Hệ thống sẽ chỉ được triển khai tại của hàng thuốc Dương Trà Linh.
 Hệ thống sẽ quản lý tất cả các loại thuốc được bán tại nhà thuốc.
 Hệ thống bao gồm các chức năng chính:
o Quản lý
o Quản lý nhập hàng.
o Quản lý bán hàng.
o Quản lý kho hàng.
o Báo cáo thống kê
1.3 Các phương pháp quan sát
1.3.1 Phỏng vấn:
1.3.1.1 Phỏng vấn nhân viên:
 Đối tượng:
o Dược sĩ.

4
 o Nhân viên bán hàng.
o Quản lý.
 Mục đích:
o Hiểu rõ quy trình làm việc, phân công nhiệm vụ.
o Đánh giá năng lực, hiệu quả làm việc.
o Xác định vấn đề, khó khăn trong công việc.
 Ví dụ:
o Dược sĩ: "Anh/chị có thể chia sẻ về kinh nghiệm tư vấn cho khách hàng sử dụng
thuốc đặc trị không?"
o Nhân viên bán hàng: "Bạn thường gặp phải những vấn đề gì khi giải đáp thắc mắc
của khách hàng?"
o Quản lý: "Theo anh/chị, nhà thuốc cần cải thiện những gì để nâng cao chất lượng
dịch vụ?"
 Cách thức thực hiện:
o Chuẩn bị bảng câu hỏi.
o Phỏng vấn trực tiếp hoặc qua điện thoại.
o Ghi chép hoặc ghi âm nội dung.
 Lưu ý:
o Đảm bảo tính khách quan.
o Khuyến khích chia sẻ ý kiến cởi mở.
1.3.1.2 Phỏng vấn khách hàng:
 Đối tượng:
o Khách hàng đang mua thuốc.
o Khách hàng đã từng mua thuốc.
 Mục đích:
o Đánh giá mức độ hài lòng với dịch vụ.
o Hiểu rõ nhu cầu, mong muốn của khách hàng.
o Xác định điểm mạnh, điểm yếu so với đối thủ cạnh tranh.
 Ví dụ:
o "Anh/chị có hài lòng với chất lượng dịch vụ của nhà thuốc chúng tôi không?"
o "Anh/chị thường gặp phải những vấn đề gì khi mua thuốc tại nhà thuốc?"
o "Theo anh/chị, nhà thuốc cần cải thiện những gì để nâng cao chất lượng dịch
vụ?"
 Cách thức thực hiện:
o Phân phối bảng khảo sát hoặc phỏng vấn trực tiếp.
5
 o Ghi chép hoặc ghi âm nội dung.
 Lưu ý:
o Đảm bảo tính khách quan của bảng câu hỏi.
o Phân tích dữ liệu thu thập một cách khoa học.
1.3.2 Nghiên cứu tại chỗ:
1.3.2.1 Quan sát quy trình làm việc:
 Mục đích:
o Quan sát trực tiếp cách thức nhân viên thực hiện công việc.
o Ghi chép điểm yếu, mảng tối trong quy trình.
 Ví dụ:
o Quan sát cách thức tiếp nhận đơn thuốc, tư vấn, thanh toán và giao thuốc.
o Ghi chép thời gian chờ đợi của khách hàng tại mỗi khâu.
 Cách thức thực hiện:
o Tham quan nhà thuốc vào các thời điểm khác nhau.
o Ghi chép nhật ký quan sát.
o Chụp ảnh hoặc quay phim để lưu lại dữ liệu.
 Lưu ý:
o Tuân thủ quy định của nhà thuốc.
o Tránh ảnh hưởng đến hoạt động của nhà thuốc.
1.3.2.2 Quan sát cách thức quản lý:
 Mục đích:
o Đánh giá hiệu quả hoạt động.
o Xác định điểm mạnh, điểm yếu trong cách thức quản lý.
 Ví dụ:
o Quan sát cách thức quản lý kho thuốc, kiểm kê hàng hóa, nhập xuất kho.
o Quan sát cách thức quản lý nhân viên, đào tạo và phát triển năng lực.
 Cách thức thực hiện:
o Phỏng vấn nhân viên quản lý.
o Tham khảo tài liệu, sổ sách ghi chép.
 Lưu ý:
o Đảm bảo tính khách quan.
o Giữ bí mật thông tin nhạy cảm.
1.3.3 Phân tích dữ liệu:
 Mục đích:
6
 o Xác định xu hướng, điểm bất thường, hiệu quả hoạt động.
 Cách thức thực hiện:
o Sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu như Excel, Power BI.
 Ví dụ:
o Phân tích dữ liệu bán hàng theo từng loại thuốc.
o Phân tích thời gian chờ đợi của khách hàng.

1.3.4 Tham khảo tài liệu:

 Mục đích:
o Tìm hiểu các mô hình quản lý nhà thuốc hiệu quả.
o Tham khảo các bài báo, nghiên cứu khoa học về quản lý nhà thuốc.
 Cách thức thực hiện:
o Tìm kiếm tài liệu trên các trang web, thư viện, hoặc các nguồn uy tín khác.
o Đọc và ghi chép các thông tin quan trọng.
o Phân tích và tổng hợp các thông tin thu thập được.
 Ví dụ:
o Đọc các bài báo về mô hình quản lý nhà thuốc theo tiêu chuẩn GPP.
o Tham khảo các nghiên cứu khoa học về hiệu quả của các chương trình tư vấn thuốc.
 Lưu ý:
o Sử dụng các tài liệu có nguồn gốc rõ ràng và uy tín.
o Phân tích thông tin một cách cẩn thận và khách quan.
1.3.5 Lựa chọn phương pháp phù hợp:
 Căn cứ:
o Mục tiêu nghiên cứu.
o Phạm vi nghiên cứu.
o Nguồn lực sẵn có.
 Ví dụ:
o Nếu muốn nghiên cứu về quy trình làm việc, có thể sử dụng phương pháp quan sát
trực tiếp.
o Nếu muốn nghiên cứu về mức độ hài lòng của khách hàng, có thể sử dụng phương
pháp phỏng vấn hoặc khảo sát.
 Lưu ý:
o Kết hợp nhiều phương pháp để có cái nhìn toàn diện.
o Lựa chọn phương pháp phù hợp với mục đích và phạm vi nghiên cứu.

7
1.4. Phân tích mô hình nghiệp vụ:
1.4.1 Nghiệp vụ quản lý khách hàng:
 Ghi thông tin khách hàng và triệu chứng
 Các quy trình (ví dụ: quy trình bán hàng, quy trình nhập xuất kho)
 Các mối quan hệ giữa các bộ phận và quy trình
1.4.2 Đánh giá hiệu quả của mô hình:
 Mức độ phù hợp với quy mô và loại hình kinh doanh của nhà thuốc
 Mức độ hiệu quả của các quy trình
 Mức độ phối hợp giữa các bộ phận
1.4.3 Xác định các điểm cần cải thiện:
 Các quy trình không hiệu quả
 Các điểm nghẽn trong quy trình
 Các vấn đề về phối hợp giữa các bộ phận
1.4.4 Đề xuất giải pháp cải thiện:
 Tối ưu hóa các quy trình
 Xóa bỏ các điểm nghẽn
 Nâng cao mức độ phối hợp giữa các bộ phận
1.4.5 Lựa chọn giải pháp phù hợp:
 Căn cứ vào tính khả thi, chi phí và hiệu quả của giải pháp
 Lựa chọn giải pháp phù hợp với mục tiêu và tầm nhìn của nhà thuốc
Ví dụ:
 Mô hình nghiệp vụ theo chức năng:
o Xác định các bộ phận chức năng chính (ví dụ: bán hàng, quản lý kho, kế toán)
o Phân tích quy trình làm việc của mỗi bộ phận
o Đánh giá hiệu quả hoạt động của mỗi bộ phận
o Xác định các điểm cần cải thiện trong quy trình làm việc của mỗi bộ phận
o Đề xuất giải pháp cải thiện quy trình làm việc của mỗi bộ phận
 Mô hình nghiệp vụ theo sản phẩm:
o Xác định các nhóm sản phẩm chính (ví dụ: thuốc kê đơn, thuốc không kê đơn, thực
phẩm chức năng)
o Phân tích quy trình làm việc cho từng nhóm sản phẩm
o Đánh giá hiệu quả hoạt động của quy trình cho từng nhóm sản phẩm
o Xác định các điểm cần cải thiện trong quy trình cho từng nhóm sản phẩm
o Đề xuất giải pháp cải thiện quy trình cho từng nhóm sản phẩm

8
1.5 Các giải pháp và tính khả thi
1.5.1 Giải pháp đề xuất
 Phần mềm:
 Sử dụng phần mềm quản lý nhà thuốc chuyên nghiệp.
 Phần mềm cần đáp ứng các yêu cầu:
 Tự động hóa các quy trình quản lý.
 Giao diện đơn giản, dễ sử dụng.
 Có khả năng tích hợp với các thiết bị khác như máy pos, máy in hóa đơn.
 Phần cứng:
 Nâng cấp máy tính, máy pos nếu cần thiết.
 Đảm bảo hệ thống mạng ổn định.
 Đào tạo:
 Đào tạo nhân viên sử dụng phần mềm quản lý nhà thuốc.
 Nâng cao kiến thức về quản lý nhà thuốc cho nhân viên.

1.5.2 Đánh giá tính khả thi

 Tính khả thi về mặt kỹ thuật:
 Có nhiều phần mềm quản lý nhà thuốc trên thị trường đáp ứng được yêu cầu.
 Hệ thống nhà thuốc có đủ khả năng để triển khai phần mềm.
 Tính khả thi về mặt kinh tế:
 Chi phí cho phần mềm, phần cứng và đào tạo nằm trong ngân sách dự kiến.
 Tính khả thi về mặt thời gian:
 Dự án có thể hoàn thành trong thời gian dự kiến.
1.6 Dự trù và kế hoạch triển khai dự án
1.6.1 Dự trù kinh phí
 Phần mềm:
 Chi phí mua phần mềm: 10 triệu đồng.
 Chi phí bảo trì phần mềm: 2 triệu đồng/năm.
 Phần cứng:
 Nâng cấp máy tính: 5 triệu đồng/máy.
 Máy pos: 3 triệu đồng/máy.
 Đào tạo:
 Chi phí đào tạo: 1 triệu đồng/người.
1.6.2 Lập kế hoạch triển khai
 Giai đoạn khởi động:

9
  Thành lập ban chỉ đạo dự án.
 Phân công nhiệm vụ cho các thành viên dự án.
 Giai đoạn thiết kế:
 Xác định các yêu cầu chức năng của hệ thống.
 Thiết kế giao diện hệ thống.
 Giai đoạn phát triển:
 Lập trình phần mềm.
 Kiểm tra, thử nghiệm hệ thống.
 Giai đoạn thử nghiệm:
 Cho nhân viên sử dụng thử hệ thống.
 Sửa lỗi, hoàn thiện hệ thống.
 Giai đoạn triển khai:
 Triển khai hệ thống chính thức.
 Đào tạo nhân viên sử dụng hệ thống.
1.6.3 Phân công nhiệm vụ
 Ban chỉ đạo dự án:
 Phụ trách chung dự án.
 Ra quyết định các vấn đề quan trọng.
 Nhóm phát triển phần mềm:
 Phụ trách lập trình, phát triển hệ thống.
 Nhóm kiểm thử:
 Phụ trách kiểm tra, thử nghiệm hệ thống.
 Nhóm đào tạo:
 Phụ trách đào tạo nhân viên sử dụng hệ thống.

CHƯƠNG 2: MÔ HÌNH NGHIỆP VỤ HỆ THỐNG

2.1. Mô tả bài toán
Một hệ thống bán thuốc có ba bên: Nhà cung cấp, Nhân viên và Khách hàng.
 Nhân viên – Khách hàng: Khi khách hàng đến mua thuốc, khách hàng cung cấp đơn thuốc hoặc
triệu chứng bệnh. Từ những thông tin mà khách hàng cung cấp, nhân viên sẽ ghi thông tin
khách hàng, triệu chứng và đưa ra các loại thuốc phù hợp nhất, kiểm tra thuốc trong kho. Khách
hàng sẽ tiếp nhận thuốc và thanh toán. Nhân viên sẽ ghi và xuất hóa đơn xuất.

 Nhà cung cấp – Nhân viên: Thống kê thuốc trong kho từ báo cáo thống kê, nhân viên sẽ ghi
danh sách mua gửi về nhà cung cấp. Từ danh sách mua đó, nhà cung cấp sẽ cung cấp những
loại thuốc cho nhân viên và gửi hóa đơn nhập. Nhân viên nhận và ghi hóa đơn nhập từ nhà cung
cấp và thanh toán hóa đơn nhập.
 Nhân viên sẽ thu thập thông tin hóa đơn và lưu vào cơ sở dữ liệu, phân tích dữ liệu và đưa
ra báo cáo thống kê theo tuần.
10
2.1 Bảng phân tích xác định chức năng và tác nhân

Động từ Cụm danh từ

ghi thông tin khách hàng, triệu chứng

đưa ra các loại thuốc phù hợp nhất

kiểm tra thuốc trong kho

ghi và xuất hóa đơn xuất

thống kê thuốc

ghi danh sách mua

gửi nhà cung cấp

nhận và ghi hóa đơn nhập

thanh toán hóa đơn nhập

thu thập thông tin hóa đơn

lưu cơ sở dữ liệu

phân tích dữ liệu

đưa ra báo cáo thống kê

11
2.2 Lập biểu đồ phân rã chức năng

Các chức năng chi tiết Nhóm lần 1 Nhóm lần 2

Ghi thông tin khách hàng
và triệu chứng QUẢN LÝ KHÁCH
Đưa ra các loại thuốc phù HÀNG
hợp nhất
Ghi và xuất hóa đơn xuất
Kiểm tra thuốc trong kho
Nhận báo cáo thống kê,
ghi danh sách mua và gửi QUẢN LÝ TỒN KHO
cho nhà cung cấp QUẢN LÝ NHÀ
THUỐC
Nhận thuốc và ghi hóa
đơn nhập
Thanh toán hóa đơn nhập
Thống kê thuốc trong kho
Thu thập thông tin từ các
hóa đơn
Lưu cơ sở dữ liệu BÁO CÁO THỐNG KÊ
Lập báo cáo thống kê
hàng tuần
Báo cáo doanh thu và lợi
12 nhuận
2.3 Mô tả chi tiết chức năng lá
 Quản lý khách hàng:
Ghi thông tin khách hàng:
 Tên khách hàng
 Địa chỉ
 Số điện thoại
 Triệu chứng
Đưa ra các loại thuốc phù hợp nhất:
 Xác định bệnh của khách hàng dựa trên triệu chứng
 Tìm kiếm các loại thuốc phù hợp với bệnh
 Đưa ra các lựa chọn cho khách hàng
Ghi và xuất hóa đơn:
 Ghi thông tin khách hàng, thuốc và số lượng
 Tính toán tổng giá tiền
 In hóa đơn
 Quản lý tồn kho:
Kiểm tra thuốc trong kho:
 Xem số lượng thuốc còn lại
 Xem hạn sử dụng của thuốc
Nhập báo cáo thống kê, ghi danh sách mua và gửi cho nhà cung cấp:
 Thống kê số lượng thuốc đã bán
 Lập danh sách các loại thuốc cần nhập
 Gửi danh sách mua cho nhà cung cấp
Nhận thuốc và ghi hóa đơn nhập:
 Kiểm tra số lượng và chất lượng thuốc
 Ghi hóa đơn nhập
Thanh toán hóa đơn nhập:
 Thanh toán cho nhà cung cấp bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản
 Báo cáo thống kê:
Thống kê thuốc trong kho:
 Thống kê số lượng thuốc theo từng loại
 Thống kê giá trị thuốc theo từng loại
Thu thập thông tin từ các hóa đơn:
 Thu thập thông tin về khách hàng, thuốc và số lượng
 Thu thập thông tin về doanh thu
Lưu cơ sở dữ liệu:
 Lưu thông tin hoá đơn vào cơ sở dữ liệu
Lập báo cáo thống kê hàng tuần:
 Báo cáo số lượng thuốc bán ra
 Báo cáo doanh thu
 Báo cáo lợi nhuận

13
 Báo cáo doanh thu và lợi nhuận:
 Báo cáo doanh thu theo tháng, quý, năm
 Báo cáo lợi nhuận theo tháng, quý, năm

2.4 Biểu đồ hoạt động

Sự kiện Nhân viên Nhà cung cấp Sản phẩm

Khách hàng cung cấp
đơn thuốc, triệu chứng

Đưa ra loại thuốc

no
Hợp lệ Thuốc, Hóa đơn
nhập
Thuốc, hóa đơn bán
yes

2.4 Mô hình phân cấp chức năng:

14
2.5 Biểu đồ ngữ cảnh

15
16
6. Phân tích hệ thống
Hệ thống quản lý nhà thuốc thông minh là một giải pháp phần mềm toàn diện dành cho các nhà
thuốc, giúp tối ưu hóa hiệu quả hoạt động và tăng cường trải nghiệm của khách hàng. Hệ thống bao
gồm các chức năng chính sau:

1. Quản lý bán hàng:

- Ghi nhận thông tin khách hàng, triệu chứng và kê đơn thuốc phù hợp dựa trên kho thuốc hiện
có.
- Hỗ trợ bán lẻ, bán buôn và bán theo đơn.
- Thanh toán linh hoạt qua nhiều hình thức: tiền mặt, thẻ ngân hàng, ví điện tử,...
- Xuất hóa đơn bán hàng điện tử theo quy định.
2. Quản lý kho thuốc:
- Theo dõi số lượng, hạn sử dụng, giá cả của từng loại thuốc.
- Cảnh báo sắp hết thuốc và tự động tạo đơn hàng đề xuất mua thuốc.
- Quản lý nhập hàng, xuất hàng, điều chuyển kho thuốc.
- Báo cáo thống kê tình hình nhập xuất kho, tồn kho.
3. Quản lý nhà cung cấp:
- Lưu trữ thông tin nhà cung cấp, sản phẩm cung cấp, giá cả, điều khoản thanh toán.
- Đánh giá hiệu quả hoạt động của nhà cung cấp.
- Lựa chọn nhà cung cấp uy tín, giá cả cạnh tranh.
4. Quản lý khách hàng:
- Lưu trữ thông tin khách hàng, lịch sử mua hàng, sở thích, dị ứng thuốc.
- Cung cấp dịch vụ tư vấn, chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp.
- Triển khai chương trình khuyến mãi, tích điểm, tri ân khách hàng.
5. Quản lý doanh thu:
6. Báo cáo thống kê:
- Báo cáo doanh thu, lợi nhuận, chi phí theo ngày, tháng, quý, năm.
- Báo cáo tình hình bán hàng theo từng loại thuốc, nhóm thuốc.
- Báo cáo tồn kho, sắp hết hạn, hàng bán chậm.
- Phân tích dữ liệu kinh doanh để đưa ra chiến lược phát triển hiệu quả.

17