SISTEM PENGURUSAN

SEKOLAH KUALITI

OLEH:
ABD RASHID BIN SULAIMAN
 ISO
ISO - International Organization of
Standardization ( IOS )
nickname
ISO - Bahasa Yunani iaitu ISOS
bermaksud berkekalan
MS - Malaysian Standard
9001- Keperluan standard
2008- Versi keluaran ( setiap 5 tahun )
 ISO
Pertubuhan bukan kerajaan di Geneva,
Switzerland.
Ditubuhkan pada 28 Februari 1947
Keahlian 150 negara yang diwakili oleh
Badan Persijilan ( SIRIM )
Mempunyai lebih 180 JK Teknikal meliputi
pelbagai sektor industri dan produk
JK Teknikal akan menyemak standard
ISO
 Keperluan Kualiti
1. PKPA Bil 1/1992 : Panduan Pengurusan
Kualiti Menyeluruh ( TQM ) Bagi
Perkhidmatan Awam
2. PKPA Bil 2/1996: Garis Panduan Bagi
Melaksanaan MS ISO 9000 Dalam
Perkhidmatan Awam
3. PKPA 1/2002: Garis Panduan Semakan
Semula Prosedur dan Proses Kerja Di
Agensi Kerajaan.
4. Penstrukturan di BPSH, KPM 2008 -
Sektor Jaminan kualiti .Fungsi Sektor
Jaminan Kualiti.
 OBJEKTIF KUALITI SPSK
JOHOR
1. 100 % P & P dilaksanakan
2. 100 % Aduan dan Maklumbalas
pelanggan dilayan.
3. 100 % Murid dapat Perkhidmatan
Bimbingan
4. Peningkatan 3 % atau 65 % lulus
keseluruhan
5. Tanpa Teguran Audit
 PROSEDUR KUALITI ( PK )
PK 01 - P. Panatia
PK 02 - P. Jadual Waktu
PK 03 - P. Pengajaran &
Pembelajaran
PK 04 - P. Pencerapan
PK 05 - P. Peperiksaan
PK 06 - P. Semakan Hasil
Kerja Murid
PK 07 - P. Mesyuarat
PK 08 - P. Aduan Pelanggan
PK 09 - P. Pusat Sumber
PK 10 - P. Perkembangan Staf
PK 11 P. Perolehan dan
Pembelian
PK 12 - P. Kawalan Dokumen
dan Rekod
PK 13 - P. Bimbingan
PK 14 - P. Audit Dalam
PK 15 - Perkhidmatan
Yang Tidak Akur
PK 16- Tindakan Pembetulan,
Pencegahan dan
Penambahbaikan
PK 17- Kajian Semula
Pengurusan
 LANGKAH 1
Isikan maklumat latarbelakang sekolah dan
muatkan dalam MANUAL KUALITI m/s 16
Bahagian 3.1.1
Isikan maklumat piagam pelanggan sekolah
pada m/s 19 Bahagian 3.9
Cap SALINAN TERKAWAL pada muka
hadapan sebelah atas MANUAL KUALITI.
Isikan lampiran PK12/1, PK12/4 dan PK 12/6
sebagai bukti penerimaan salinan dokumen
terkawal. Simpan dalam Fail Induk SPSK
(wujudkan dan daftarkan fail ini).
 CONTOH SALINAN
TERKAWAL
1. Surat Senarai Nama Pemegang
Dokumen
Senarai Nama Edaran
Contoh:
Pengetua SMK Taman Tun Aminah
No Senarai Edaran 52
PK - 52 01
PK HEM -52 02
PK KOKO - 52 - 03
 CONTOH SALINAN
TERKAWAL
1. Surat Senarai Nama Pemegang
Dokumen
Senarai Nama Edaran daripada PK 1
Ketua Bidang Bahasa - 52-01/01
Ketua Bidang Tek&Vok - 52-01/02
Ketua Bidang Sains - 52-01/03
Ketua Bidang Kemanusian -52-01/04
S/U Peperiksaan - 52-01/05
Guru GBK - 52-01/06
 Langkah 2
Tubuhkan J/K SPSK sekolah iaitu:
J/K Induk SPSK
Pengurus Kualiti : PK 1 (SM) / GB (SR)
Pen. Pengurus Kualiti:
Setiausaha: S/U Kurikulum sekolah
Ahli-Ahli : Pentadbir lain
Ketua-ketua Bidang, Ketua Panitia,
Guru Media, kaunselor, s/u pep.
Jika boleh, ahli-ahli menjadi auditee kepada Prosedur Kualiti
tertentu.
Senarai J/K SPSK juga di masukkan dalam Fail Induk SPSK
 Langkah 3
Buat salinan dokumen kualiti dan
Lampiran kualiti dan edarkan kepada
pegawai yang bertanggungjawab
menguruskannya. Capkan SALINAN
pada dokumen tersebut.
Pastikan lampiran PK 12/5 diisi oleh
penerima dan lampiran ini di simpan
dalam fail induk SPSK.
 Langkah 4
Salin/taip semula Dasar Kualiti dan
Objektif Kualiti m/s 23 dalam MANUAL
KUALITI untuk di sebar luaskan di
sekolah.
 Langkah 5- PK01 Pengurusan
Panitia
Prosedur ini bertujuan untuk memastikan
pengurusan panitia diurus dengan cekap
dan teratur supaya prestasi setiap mata
pelajaran bagi peperiksaan pertengahan
tahun, akhir tahun dan peperiksaan awam
meningkat 3 % atau minimum 65 %
keseluruhan dalam tahun semasa.
Apa yang perlu ada dlm PK 01
J/K Kurikulum mesy. Minimum 2 x /thn
Ketua Panitia mesy. Minimum 4x / thn
Ada 10 fail panitia yang dikemaskini (PK01/1).
Ada program peningkatan mata pelajaran
(PK01/3)
Ada laporan program.(PK 01/2)
 PK 02 Jadual Waktu
Prosedur ini diguna pakai untuk
memastikan jadual waktu disiapkan dalam
tempoh 7 (tujuh) hari sebelum sesi
persekolahan dimulakan.
Perlu ada:
Load guru serta agihan kelas dan m/pel.
Jadual waktu guru dan master serta t/t
Jadual waktu kelas dan master serta t/t
Jadual dan slip guru ganti.
 PK 03 P&P
Prosedur ini bagi memastikan proses
Pengajaran dan Pembelajaran yang telah
dirancang dan dilaksanakan 100 %
berdasarkan Rancangan Pelajaran
Tahunan, melainkan berlaku perkara-
perkara di luar kawalan sekolah.
 Pengurusan P&P samb ....
Buku Persediaan Mengajar perlu ada:
Sukatan, Huraian dan Ranc Tahunan, Takwim
persekolahan, Jadual waktu dan senarai
nama pelajar.

Rancangan Pelajaran Harian:

Tajuk, Objektif, aktiviti, nilai/BBM, refleksi.
 Pengurusan P&P samb.
Semasa P&P:
Kelas kondusif
Buku kawalan Bilik Darjah (kehadiran murid)
Instrumen pencerapan (PK04/1)(instrumen)
Borang pinjaman alatan/ bahan (PK03/2)
Borang penggunaan Bilik Khas (PK03/1)
Rekod pengesanan 100% (PK03/3)
Selepas P&P: latihan dan semakan kerja
murid.
 PK 04 - Pencerapan
Prosedur ini bertujuan memastikan guru-
guru yang mengajar di Sekolah Menengah
Negeri Johor dicerap minimum dua (2) kali
setahun.
Minit mesyuarat kurikulum
Jadual pencerapan
Instrumen pencerapan dan hasil
pencerapan. (PK04/1)
 PK 05 - Peperiksaan
Prosedur ini disediakan untuk memastikan
penyediaan soalan dan pengurusan
Peperiksaan Pertengahan Tahun dan
Peperiksaan Akhir Tahun dapat berjalan
dengan lancar dalam tempoh 60 hari
mengikut perancangan yang telah
ditetapkan dalam Takwim Sekolah.
 PK05- Peperiksaan samb
Apa yang perlu ada:
Mesy. J/K peperiksaan awal tahun
Jadual/takwim peperiksaan

Jika soalan tidak setara daerah atau

negeri maka perlu lihat prosedur PK05.
Jika setara, maka lampiran PK05/1,
PK05/2 dan PK05/3 tidak digunapakai.
PK05 Peperiksaan samb.
Soalan dicetak dan diagihkan ikut bil.
Murid dan kelas. Disimpan dalam
tempat/bilik/almari berkunci.
Jadual pengawasan peperiksaan.
Susun atur bilik peperiksaan.
Rekod pengambilan kertas soalan
(PK05/4)
Rekod penyerahan skrip jawapan murid.
(PK 05/5)
 PK 06 Hasil Kerja Murid
Prosedur ini bertujuan untuk memastikan:
100 peratus hasil kerja murid disemak
oleh guru mata pelajaran.
Pihak pentadbir memantau semakan hasil
kerja murid minimum dua kali setahun.
 PK06 HKM samb..
Mesti ada:
Jadual Pemantauan yang disahkan.
Borang pengesanan (PK06/1) 5 buku
minimum
Laporan semakan Buku latihan (PK06/2)
dalam tempoh 14 hari.
 PK07 - Mesyuarat
Prosedur ini bertujuan untuk memastikan
proses pengendalian mesyuarat yang
teratur mengikut agenda yang ditetapkan
dengan mematuhi Pekeliling Kemajuan
Perkhidmatan Awam.
Mesti ada: Notis mesyuarat (PK07/1) ,
Kehadiran (PK07/2), Minit Mesyuarat
(PK07/3), Rekod Edaran minit (PK07/4)
dan Maklumbalas (PK07/5).
 PK08-Aduan Pelanggan
Prosedur ini bertujuan untuk memastikan proses
pengendalian aduan dan maklum balas
pelanggan diurus dengan cekap dan teratur
melalui tindakan berikut:
Mengambil tindakan terhadap semua aduan
dan maklum balas pelanggan yang diterima dan
direkodkan.
Borang maklum balas pelanggan diedarkan
kepada murid dua kali dalam tahun semasa.
 PK08 Aduan samb.
Terima aduan:
Rekodkan (PK08/1)
Daftarkan (PK08/2)
Maklumkan kepada pengadu (PK08/3) dlm
tempoh 3 hari.
Laporan Aduan diserah kepada Pengetua
dalam tempoh 3 hari (PK08/4) di beritahu
kpd pengadu dalam tempoh 7 hari.
 PK08- Maklumbalas
Edar instrumen penilaian P&P (PK08/5)
dua kali setahun. Setiap guru dinilai 10
orang murid.
Kumpul borang dan buat analisis data
(PK08/6).
Bincang dengan guru jika didapati tak
kompeten.
 PK09 Pusat Sumber
Prosedur ini bertujuan untuk memastikan 100%
murid membuat pinjaman buku di Pusat Sumber
di sekolah, minima 10 buah buku dalam
setahun persekolahan.
Mesti ada peraturan pinjaman/ pemulangan
buku.
Sistem automasi yang dapat analisis rekod
pinjaman dan pemulangan.
Keluarkan surat jika murid tak pulang buku.
(PK09/1)
 PK10 - Perkembangan Staf
Prosedur ini bertujuan untuk memastikan
semua guru di Sekolah
Menengah/Rendah Negeri Johor
mendapat latihan 7 hari dalam satu
tahun, sebagaimana Surat Pekeliling
Ikhtisas Bil. 6/2005 - Dasar Latihan
Sumber Manusia Sektor Awam.
 PK 10 - samb.
Edar borang matrik kompetensi (PK10/1)
Buat analisis keperluasn latihan (PK10/2)
Sediakan rancangan latihan (PK10/3)
P/GB keluarkan surat arahan laksanakan
latihan.
Uruskan latihan.
Edar borang penilaian kursus pd hari
terakhir (PK10/4) pd hari terakhir latihan.
 PK10 - sambungan
Rekod dalam Kad Biru.
Isi borang pelaporan kursus (PK10/6)
setelah tamat kursus.
Edar borang Keberkesanan Program
selepas 3 bulan berkursus.
(PK10/5).Kumpul borang dan nilai
keberkesanan kursus.
 PK 11- Perolehan dan Pembelian
Prosedur ini bertujuan untuk memastikan
perolehan dibuat secara cekap, berkesan
dengan mematuhi Arahan
Perbendaharaan dan Tatacara
Pengurusan Kewangan dan Perakaunan
Kumpulan Wang Sekolah, tanpa Audit
Berteguran.
 PK11 Samb.
Tindakan
- Mesyuarat JK Kewangan Sekolah
- Memilih Pembekal
Membuat Pembelian berdasarkan:-
- Keperluan
- Kedudukan Kewangan
- Pembekal berdaftar ( asrama/KH/Sains )
Kedudukan Stok:-
- baki stok
- penggunaan bulanan
- kekerapan keperluan
- tarikh barangan dapat dibekalkan
 PK 11 samb..
- Kebenaran pusat Tanggungjawab ( mohon )
- Pesanan Sekolah melebehi RM 100.00
- Pajar Wang runcit
Dokumen Pembelian:
- Salinan asal Pesanan Sekolah, bil, invois
- Perakuan penerima (tandatangan dan cap )
- Borang Prestasi Pembekal
 PK11 Samb
Panitia membuat Anggaran Belanjawan
PK 11/1
Mengisi borang nota minta PK 11/2
Syarikat/pembekal mendaftar dengan
sekolah. PK 11/3
Sekolah menilai prestasi pembekal
PK 11/4
Sekolah menganalisis prestasi pembekal
PK 11/5
 PK 12 P. Dokumen dan Rekod
Prosedur ini bertujuan untuk menjelaskan tatacara
kawalan dokumen dan rekod kualiti bagi
memastikan semua dokumen dan rekod yang
digunakan dalam sistem pengurusan dokumen
dan rekod kualiti dilaksana mengikut kaedah
yang ditetapkan di bawah prosedur ini. Prosedur
ini juga bertujuan supaya rekod kualiti
dikendalikan dengan baik, dapat dibaca, mudah
dikenal dan mudah diperolehi semula. Prosedur
yang diwujudkan bertujuan untuk mengawal,
mengenal, menyimpan, menjaga, mendapatkan
semula dan melupuskan rekod kualiti.
 PK 13 P. Bimbingan
Prosedur ini bertujuan untuk memastikan
100% murid mendapat Perkhidmatan
Bimbingan daripada Guru Bimbingan dan
Kaunseling dalam Perkhidmatan
00% murid mendapat Perkhidmatan Bimbingan daripada Guru Bimbingan dan Kaunseling d
Bimbingan, Kemahiran Belajar,
Perkhidmatan Bimbingan Kerjaya,
Perkhidmatan Pembangunan Diri Murid
dan Perkhidmatan Bimbingan Motivasi,
melainkan dalam hal-hal yang bukan
kawalan pihak sekolah.
 PK 13 Bimbingan samb
Tindakan:
1. Borang Biodata semua guru GBK & murid
2. Takwim Tahunan
3. Memberitahu Guru Kelas Surat Makluman
4. Bahan untuk murid
5. Borang Penilaian Murid
6. Analisis Prestasi Perkhidmatan.
7. Borang-Borang ( 15 ) PK 13/1,13/3,13/4,13/5, 13/6
, 13/7, 13/8,13/9, 13/10,13/11,13/12, 13/13, 13/14,
13/15, 13/16