KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN

MỤC TIÊU KHÓA HỌC

 Nhận biết được …………….

………. của việc quản lý thời
gian trong công việc và trong
cuộc sống

 Nắm vững và áp dụng một

số …………………………..
cơ bản để quản lý thời gian

 Tìm được ………………….

cho các yếu tố gây lãng phí
thời gian trong công việc
NỘI DUNG
1 Tổng quan về quản lý thời gian

2 Phương pháp quản lý thời gian

3 Quy trình và công cụ quản lý

thời gian
1 Tổng quan về quản lý thời gian
1.1 Định nghĩa về thời gian

Hãy định nghĩa về thời gian theo quan

điểm của bạn!
 1.2 Đặc điểm của thời gian

•Thời gian là một nguồn tài nguyên

với đặc điểm:
 ………………………
 ……………………….
 ……………………….
………………………..
……………………….
 1.3 Định nghĩa quản lý thời gian

Quản lý thời gian là gì?

 Quản lý thời gian là

…………………………
thời gian sao cho hiệu
quả khi làm việc cá
nhân & điều phối, tổ
chức công việc với mọi
người.
1.4 Lợi ích của việc quản lý thời gian

Lợi ích cá nhân Lợi ích tập thể

• ……………………………………… • ………………………………………
• ……………………………………… • ………………………………………
• ……………………………………… • ………………………………………
• ……………………………………… • ………………………………………
• ……………………………………… • ………………………………………
• ……………………………………… • ………………………………………
2 Phương pháp quản lý thời gian
2.1 Trắc nghiệm về quản lý thời gian

Hãy làm bài tập trắc nghiệm theo các

trải nghiệm của các bạn!
2.2 Thói quen sử dụng thời gian

• ……………………………………………………….
• ………………………………………………………
• ………………………………………………………
• ………………………………………………………
• ……………………………………………………..

• ……………………………………………………….
• ………………………………………………………
• ………………………………………………………
• ………………………………………………………
2.3 Nguyên tắc Pareto - 80:20

 Nguyên tắc Pareto (còn được biết là nguyên tắc 80:20)

………………………………………………………………...
 2.3 Nguyên tắc Pareto( tiếp)

 …………….. có thể
được hoàn thành trong
……………… và 20%
còn lại sẽ cần 80% thời
gian để hoàn thành.

 Phần lớn mọi người đạt

được ……………. của họ
từ …………họ bỏ ra.
 2.4 Nguyên tắc Eisenhower

 Phân loại công việc:

• Độ khẩn cấp: • Độ quan trọng:
 Đòi hỏi sự chú ý & xử lý  Có ý nghĩa rất lớn hay tạo
ngay lập tức. ra một kết quả đáng kể khi
được thực hiện.
2.4 Nguyên tắc Eisenhower(tiếp)
Cao

………………… ………………
Độ quan trọng

………………… ……………..
………………… ....................

…………………… ……………………
…………………… ……………………
…………………… ……………………
Thấp

Thấp Cao
Độ khẩn cấp
 2.4 Nguyên tắc Eisenhower(tiếp)
Cao

…………………… ……………………
…………………… ……………………
…………………… ……………………
……………………
………………………
Độ
quan trọng

……………………… ……………………
……………………… ……………………
……………………… ……………………

Thấp

Thấp Độ khẩn cấp Cao

3 Quản lý những yếu tô gây lãng
phí thời gian
 3.1 Giờ vàng của bạn

 Bạn có 16 giờ “thức” mỗi ngày:

• 3 giờ ………………
• 5 giờ ……………….
• 6 giờ ……………………………….
• 2 giờ ………………………..
 3.2 Những yếu tố gây lãng phí thời gian

 YẾU TỐ KHÁCH QUAN:  YẾU TỐ CHỦ QUAN:

• …………………………. • ……………………………….
• ……………………………….. • ……………………………….
………………… • ……………………………....
• ………………………………… …………………..
……………………… • ………………………………….
 Giải pháp cho những yếu tố
3.3 gây lãng phí thời gian
4 Quy trình và công cụ
quản lý thời gian
Quy trình quản lý thời gian
 4.1 Xác định ………… cần đạt được

Là bước cực kỳ quan

trọng trong quy trình
quản lý thời gian

Là kim chỉ nam định

hướng chúng ta
bước những bước
tiếp theo
Clip về quản lý thời gian
4.1.1 Phân biệt giữa mục đích & mục tiêu

 Mục đích:  Mục tiêu:

• Những câu phát biểu chủ định, • Những câu phát biểu cụ thể
có khuynh hướng …………….. (kết quả muốn đạt được, khi nào
& bởi ai).
• Mô tả những nỗ lực sẽ liên tục
tiếp diễn. • Đo đếm được, quan sát được.
• Bao quát, …………………… .. • ………………….
cụ thể.
• Có kết quả cuối cùng.
• Không liên quan đến những
• Liên hệ với mục đích.
thành tựu đặc biệt trong một
khoảng thời gian nhất định.
• Liên quan đến ……………….
4.1.2 Nguyên tắc SMART

• Specific - ……………….
• Measurable & Motivational - …..
…………………………………………….
• Achievable - ………………………….
• Result oriented & Realistic - ……
……………………………………………
• Time frame - ………………………..
4.2 …………những công việc cần làm

……………………………
…………..., những vấn
đề cần giải quyết trong
ngày, trong tuần và
trong tháng.

Tương ứng với các

công việc cần làm cần
…………………………
……..(deadline).
 4.3 …………..thời gian và nguồn lực

……………… thời gian và

nguồn lực cần thiết để hoàn
thành mỗi công việc

Mang tính tương đối và giúp

chúng ta …………..thời gian
và các nguồn lực của bản
thân.
 4.4 ……………… mức độ ưu tiên

Sử dụng nguyên tắc

………………… để sắp loại thứ
tự theo 2 tiêu chí là mức độ
quan trọng và khẩn cấp

…………………..các công việc

cần làm theo một trật tự mới để
lên kế hoạch thực hiện
 Công cụ quản lý thời gian - To do list

STT Công việc Thời điểm Thời điểm Thứ tự Ghi chú
bắt đầu hoàn thành ưu tiên
1 A
2 B
3 C
4 D
5 E

• Liệt kê ra tất cả những công việc/hoạt động ………..thường xuyên để

đạt được các mục tiêu/nhiệm vụ (thời điểm bắt đầu & thời điểm hoàn
thành).
• Liệt kê tất cả những công việc/hoạt động ……………..theo nhu cầu
thực tế (cần cập nhật mỗi ngày).
 To do list(tiếp)

 Đặt thứ tự ưu tiên cho các công việc/hoạt động theo phương pháp
ABCDE:
• A - Việc quan trọng & khẩn cấp (*): Phải ưu tiên thực hiện.
• B - Việc quan trọng nhưng không khẩn cấp: Nên ưu tiên thực hiện.
• C - Việc không quan trọng nhưng khẩn cấp: Làm được thì tốt hơn.
• D - Việc không quan trọng & không khẩn cấp: Việc có thể giao cho người
khác thực hiện.
• E - Việc cần loại bỏ.
(*) Những công việc gắn liền với các mục tiêu cần hoàn thành.
 To do list(tiếp)
 Thực hiện:
• …………….dành phần lớn thời gian để thực hiện các công việc/hoạt
động thuộc loại A & B.
• Dành một khoảng ………………….trong tuần (hoặc ngày) để thực
hiện các công việc/hoạt động thuộc loại C.
• …………..dành thời gian quá nhiều cho công việc/hoạt động loại D.
 Đừng bị cám dỗ làm những việc dễ dàng và đơn giản trước:
• Hãy bắt đầu ngày mới bằng công việc/hoạt động quan trọng và khó
khăn trước.
 To do list(tiếp)

 Kiểm soát:
• Kiểm tra To Do List mỗi “đầu ngày, đầu tuần và đầu tháng” để
tránh việc sao lãng & ngắt quãng.
• Thường xuyên ……………………….của các công việc/hoạt động.
• Phát hiện và giải quyết kịp thời khi có vấn đề phát sinh.
• …………………làm việc khi có các thay đổi.
• Xem xét & …………………………quanh bạn.
 4.5 Lên kế hoạch và thực hiện

……………những khoảng thời gian

dành cho những công việc phát
sinh khi thực hiện.

Phải ………………thực hiện kế

hoạch theo đúng thứ tự ưu tiên đã
được xác định trước.
Công cụ quản lý thời gian – KẾ HOẠCH THÁNG

• Vào tuần cuối mỗi tháng - lập Kế hoạch làm việc trong tháng để có
cái nhìn tổng quát về các công việc/hoạt động cần phải thực hiện &
hoàn thành trong tháng:
 Những công việc/hoạt động loại A, B & C có hạn hoàn thành
(Dead-line) trong tháng.
 Những công việc/hoạt động mang tính thường xuyên cần phải
thực hiện (gọi điện thoại đặt hẹn cho khách hàng, thăm viếng
các khách hàng thường xuyên v.v…)
 Làm cơ sở để xây dựng thời kế hoạch làm việc tuần.
Công cụ quản lý thời gian – KẾ HOẠCH TUẦN

• Dựa vào kế hoạch tháng - vào chiều thứ sáu hoặc sáng thứ bảy
của tuần trước - lập kế hoạch làm việc tuần nhưng có sự điều chỉnh
cho phù hợp với tình hình thực tế:
 Những công việc loại A có hạn hoàn thành (Dead-line) trong
tuần hoặc vừa mới phát sinh phải hoàn thành ngay trong tuần.
 Lên lịch chi tiết các công việc/hoạt động thường xuyên cần thực
hiện trong mỗi ngày (giờ thực hiện & giờ kết thúc).
 4.6 Theo dõi điều chỉnh, kiểm tra và đánh giá

…………………., kiểm tra,

kiểm soát về thời gian và
đánh giá kết quả đạt được.

Có ……………………….
nếu có những phát sinh
ngoài mong muốn
 Ý NGHĨA CỦA THỜI GIAN

Muốn biết ý nghĩa của 1 năm, hãy đi hỏi

những ………………………………….
Muốn biết ý nghĩa của 1 tháng, hãy hỏi
những ………………………………..
Muốn biết ý nghĩa của 1 tuần, hãy hỏi
những …………………….
Muốn biết ý nghĩa của 1 ngày, hãy hỏi
những …………………………..
 Ý NGHĨA CỦA THỜI GIAN
Muốn biết ý nghĩa của 1 giờ, hãy hỏi những
………………………….
Muốn biết ý nghĩa của 1 phút, hãy hỏi những
………………………….
Muốn biết ý nghĩa của 1 giây, hãy hỏi những
…………………………………………………….
Và cuối cùng, muốn biết ý nghĩa của một phần
nghìn giây, hãy hỏi những ………………
……………trong các cuộc chạy đua Olympic
Thank you!