СУБД MS Access.

СУБД MS Access є системою керування реляційними БД і включає всі необхідні

інструментальні засоби для створення прикладних програм БД. MS Access дозволяє
створювати: локальну БД, загальну БД у локальній мережі з файловим сервером,
програму користувача для роботи з БД на SQL-сервері.
Система управління базами даних Microsoft Access входить до складу пакета Microsoft
Office. Вона дозволяє розв’язувати широке коло завдань користувачів без програмування і
доступна для широкого кола непрофесійних користувачів персональних комп’ютерів.
Система управління базами даних (СУБД) Access розроблена для експлуатації у
комп’ютерних мережах у середовищі Windows.
Одна з основних переваг СУБД Ассеss полягає у тому, що вона має прості та зручні
засоби обробки кількох таблиць у одній базі даних. Таблиця є основним об’єктом бази
даних. У одній базі даних зберігається кілька таблиць та засоби зв’язування таблиць.
У системі Acсess є різні способи управління даними, а саме:
система меню;
панелі інструментів;
контекстивне меню;
укажчик миші;
комбінації клавіш.
 СУБД MS Access.
СУБД Access має значну кількість спеціальних програм – “майстрів”. Є майстер таблиць,
майстер кнопок, майстер форм та ін. Майстри здійснюють діалог з користувачем, у
процесі якого визначаються дані, необхідні для розв’язування відповідної задачі. Для
зручності роботи кожен майстер має певні етапи (кроки). Будь-який етап можна
пропустити або звернутись до попередніх.
Прикладами баз даних є: бібліотечні каталоги, записна книжка, навчальні журнали та ін.
Перш ніж створити електронну базу даних, необхідно детально розробити
її структуру. Цей процес включає наступні етапи:
•Визначення мети створення бази даних.
•Визначення таблиць, які повинна містити база даних.
•Визначення для кожної таблиці списку полів і призначення імен кожному
•полю.
•Визначення полів з унікальними значеннями у кожному записі.
•Визначення зв’язків між таблицями.
•Удосконалення структури бази даних.
•Введення даних і створення інших об’єктів бази даних.
•Використання засобів аналізу бази даних.
 СУБД MS Access.
База даних повинна задовольняти вимогам тих користувачів, які будуть з нею
працювати. Тому на першому етапі необхідно визначити, які функції буде
виконувати база даних, яка інформація буде міститись в її таблицях. Визначити,
яку результативну інформацію необхідно отримувати у звітах. Після визначення
мети створення бази даних, стане зрозумілим, які дані повинні міститися в її
таблицях.
Добре продумана структура таблиць є запорукою ефективної роботи з даними.
Необхідно детально продумати структуру таблиць, враховуючи наступні
вимоги:
Інформація в таблиці не повинна повторюватись.
Таблиці не повинні містити одну й ту ж інформацію.
Кожна таблиця повинна містити інформацію лише на визначену тему.
Щоб не відбувалось дублювання даних, необхідно розподілити різнорідні дані
по окремих таблицях. Для кожного типу відомостей необхідно створювати окреме
поле.
 СУБД MS Access.
Сучасні СКБД забезпечують:
набір засобів для підтримки таблиць і співвідношень між зв’язаними табли-цями;
введення, модифікацію інформації, пошук і представлення інформації в тек-стовому
або графічному вигляді;
засоби програмування, за допомогою яких ви можете створювати власні до-датки.
Отже, для створення бази даних і роботи з нею крім комп’ютера потрібно мати
відповідний програмний продукт – СКБД.
Робота з базами даних має такі етапи:
•створення структури бази даних;
•введення даних;
•редагування структури і даних;
•пошук інформації в базі даних;
•оформлення звітів.
 СУБД MS Access.
В ACCESS база даних – це файл розширення назви якого .mdb (його мо-
жна не зазначати).
До об’єктів баз даних належать:
1. Таблиці – це набір даних по одній визначеній темі. Наприклад, дані про
студентів, їх прізвища, адреси, телефони.
2. Форми – використовуються для введення нових даних і перегляду існуючих у
вказаному форматі. Можна використовувати кнопочну форму, для відкриття
інших форм або звітів.
3. Запити – вимоги на відбір даних, що зберігаються в таблицях, або вимога на
виконання певних дій з даними. За допомогою запитів дані упорядковують,
фільтрують, об’єднують, аналізують.
4. Звіти – об'єкти бази даних Microsoft Access, призначені для відображення
даних, організованих і відформатованих відповідно до вимог користувача. За
допомогою звітів складаються комерційні відомості, списки телефонів або списки
розсилки. Звіти використовуються для відображення інформації у друкованому
вигляді.
 СУБД MS Access.
5. Макроси – містять одну або декілька макрокоманд, які використовують-
ся для автоматичного виконання деяких операцій.
6. Модулі – містять програми, на VISUAL BASIC. Дозволяють розширити
можливості системи, якщо написати для цього необхідні програми.
Створення бази даних
Створення нової реляційної бази даних здійснюється згідно з її структурою,
одержаною в результаті проектування.
При створенні БД важливо задати параметри, відповідно до яких Access буде
автоматично підтримувати цілісність бази даних. Для цього при визначенні структури
таблиць мають бути вказані обмеження на допустимі значення даних, а при створенні
схеми даних на основі нормалізованих даних мають бути задані параметри підтримки
цілісності зв'язків бази даних.
Завершується створення бази даних процедурою заповнення таблиць конкретною
інформацією. Особливе значення має технологія заповнення взаємопов'язаних даних.
Зручним інструментом в Access є форми введення-виведення.
 СУБД MS Access.
Запуск Access. Створення нової БД Запуск програми Access виконується точно так само,
як і запуск будь-якої прикладної програми Windows. При запуску Access на екрані
з'являється діалогове вікно, у якому потрібно вибрати один із наступних варіантів
продовження роботи:
 Нова база даних - створюється нова база даних;
 Запуск майстра - майстер надає можливість скористатися наявними шаблонами
(заготівками) БД (пропонуються 22 шаблона);
 Відкрити БД - надається можливість вибрати і відкрити одну з вже існуючих БД. Вікно
має вид, показаний на рис. 1.
 СУБД MS Access.
Основні поняття про таблиці
Таблиці містять всю інформацію бази даних. На основі таблиць створюють усі
інші об’єкти форми, запити, звіти. БД в ACCESS може містити не більше ніж 32
768 таблиць, причому одночасно може бути відкрито 255 таблиць.
Таблиця має унікальне ім’я в БД. В кожній з таблиць міститься інформація про
які-небудь об’єкти одного типу. Дані таблиць можна доповнювати, вилучати,
редагувати, сортувати або фільтрувати за деякими критеріями. Кожна таблиця
складається з рядків і стовпчиків, які називаються записами і полями відповідно.
Поля утворюють структуру таблиці. Для кожного поля необхідно визначити його
ім’я, тип даних, які будуть у ньому міститися, а також залежно від типу даних
задати властивості для кожного поля.
Визначення полів таблиці включає створення: ­
•імен полів; ­
•типів даних полів; ­
•описів полів (короткі коментарі); ­
•властивостей полів.
 2) Визначення типу полів.
В MS ACCESS допускаються дані таких типів:
1. Текстові. Текстові дані – це текст, комбінація тексту і чисел або числа, які не потребують розрахунків
(номер телефону, індекс, інвентарний номер, ідентифікаційний код і т.д.). Розмір текстового поля від 1 до
255 символів (за замовчуванням 50). Для зміни ширини поля потрібно в рядку РАЗМЕР ПОЛЯ в розділі
СВОЙСТВА ПОЛЯ задати число, яке визначає ширину поля (від 1 до 255). ACCESS автоматично
використовує задану кількість символів для кожного запису. Якщо символів менше, останні заповняться
пробілами.
2. Числове поле. Цей тип для числових даних, які використовуються для ви-конання розрахунків. Зберігає
1, 2, 4 або 8 байт. Конкретний тип числового поля визначається значенням властивості Розмір.
3. Поля грошового типу. Грошове поле аналогічне числовому. Використовується для грошових значень і
для запобігання округленню під час обчислень.
 СУБД MS Access.
4. Поля ДАТИ\ЧАСУ. Використовуються для зберігання значень дат і часу. Розмір поля 8
байт.
5. Логічні поля. Логічні поля використовуються для збереження даних, які можуть
приймати одне з двох можливих значень „TRUE/FALSE”, „Так/Ні”,
„Включено/Виключено”. Значення NULL не допускаються. Зберігає 1 біт.
6. Поля типу СЧЕТЧИК (ЛІЧИЛЬНИК). Ці поля зберігають ціле значення, яке ACCESS
збільшує автоматично при додаванні нових записів. Їх значення унікальні. Зберігає 4
байти.
7. Об’єкти OLE. Це поля, які містять картинки, музичні кліпи і відеозаписи. Зберігає до 1
Гігабайта (обмежується об’ємом диска).
8. Поля МЕМО – це довгі текстові поля. Розмір поля від 0 до 65 536 символів.
Наприклад, характеристика, інструкція, примітка. Якщо розмір текстових даних в різних
записах цього поля надто відрізняється довжиною (5, 250 символів), то при використанні
цього типу відводиться стільки місця, скільки потрібно для кожного конкретного запису.
Таким чином економиться пам’ять для збереження бази даних.
9. Тип даних МАЙСТЕР ПІДСТАНОВОК. Майстер підстановок призначений для
створення поля, в якому пропонується вибір значень із списку, де містяться постійні
 СУБД MS Access.
10. Поля ГІПЕРПОСИЛАННЯ. Поля даного типу призначені для зберігання рядків, які
містять адресу. Гіперпосилання – це поле зв’язку в базі даних ACCESS, яке дозволяє
швидко перейти до іншого документа. Зберігає до 64 000 знаків.
3) Визначення опису поля. Опис – це короткий пояснювальний текст, що щораз буде
з'являтися в рядку стану при виборі відповідного поля (у таблиці, запиті чи формі). Опис
поля не є обов'язковим, однак при розробці БД рекомендується використовувати цю
можливість, тому що опис є свого роду міні-довідкою, яка може виявитися дуже корисною
для користувача. Уведення тексту опису виробляється в стовпці “Опис” у вікні
Конструктора таблиць.
4. Властивості полів
1.Розмір. Визначає максимальний розмір даних.
2.Формат. Ця властивість допускає використання як вбудованих, так і спеціальних
форматів, створених за допомогою символів форматування. Формати впливають лише на
відображення даних, а не на спосіб їх введення або збереження в таблиці.
3. Маска – показує, у якому форматі виводити дані. МАСКА ВВЕДЕННЯ – це шаблон,
який дозволяє вводити в поле значення, що мають однаковий формат. Маска введення
автоматично зображує в полі постійні символи. При введенні даних в поле нема
необхідності набирати ці постійні символи, навіть якщо вони повинні бути включені в
значення поля; достатньо заповнити порожні позиції в масці введення.
 СУБД MS Access.
Для значення (999)000-00-00 маска - \(999\)000\-000. Значення властивості МАСКА
ВВЕДЕННЯ може містити до трьох компонентів, розділених крапкою з комою.
Перша частина містить саму маску введення. Друга частина вказує, чи будуть
зберігатись текстові константи разом з уведеними користувачем значеннями. (0 –
текстові константи зберігаються, 1 або відсутнє значення даної частини вказують,
що зберігається лише значення). Третя частина вказує символ, який буде
використано замість пробілу в даній масці.
4. Число десяткових знаків. Визначає число десяткових знаків, яке викорис-
товується при відображенні чисел.
5. Значення за замовчуванням – визначає текст або вираз, який автоматично
вводиться в поле при введенні нового запису. Ця властивість не визначається для
типу даних Лічильник та поле об’єкта OLE. Це початкове значення при
необхідності можна змінити при введенні даних.
6. Умова на значення – визначає допустимі значення для даних, які вводяться в
поле. При спробі введення недопустимих значень видається повідомлення про
помилку, текст якого необхідно задати у властивості Повідомлення про помилку.
 СУБД MS Access.
7. Повідомлення про помилку – дозволяє вказати текст повідомлення, яке ви-
водиться у тому випадку, коли введені дані не задовольняють умові, визначеній у
властивості Умова на значення.
8. Обов’язкове поле – визначає, чи потрібне обов’язкове введення значення.
Якщо ця властивість має значення ДА, то відсутність значення в цьому полі не
допускається. Ця властивість не визначена для полів типу СЧЕТЧИК.
Створити порожню таблицю можна декількома способами:
 РЕЖИМ ТАБЛИЦЫ – відкриває заготовку, в якій всі поля мають формальні
імена: ПОЛЕ1, ПОЛЕ2,….. Імена заголовків можна змінити. Якщо двічі клацнути
на імені стовпчика, можна його відредагувати. Така таблиця відразу заповнюється
інформацією. При збереженні таблиці MS ACCESS проаналізує дані і автоматично
присвоїть кожному полю відповідний тип даних.
Зайві поля, тобто ті, які не перейменовані і не заповнені даними, при збереженні
таблиці будуть відкинуті.
 СУБД MS Access.
 КОНСТРУКТОР. – У режимі КОНСТРУКТОР можна створювати і зміню-
вати тільки структуру таблиць. В цьому режимі задаються імена полів,
визначається тип даних у кожному полі і встановлюються властивості полів. В
режимі конструктора також визначається ключове поле.
 МАСТЕР ТАБЛИЦ. Майстер запропонує серію вікон з питаннями і підказками.
Він дає можливість скоротити час створення таблиці завдяки використанню
готових зразків таблиць.