Лекція №

Системи управління базами даних

План
1. Поняття БД і СУБД
2. Характеристика СУБД Access
3. Запити, форми, звіти

1. Базою даних (БД) називається вся сукупність структурованих даних

про конкретні об'єкти певної предметної галузі, до якої можуть мати доступ
багато програм та користувачів. Бази даних можуть містити відомості про
людей, товари, замовлення тощо.
СУБД - це сукупність програмних і мовних засобів, що забезпечують
взаємодію користувача з базою даних та виконують низку функцій банку даних.
До цих функцій, наприклад, належать:
• скорочення надмірності даних;
• забезпечення повноти даних;
• забезпечення цілісності даних;
• забезпечення захисту даних;
• розмежування доступу до даних;
Під надмірністю даних розуміють наявність у системі одних і тих самих
даних на різних носіях, у різних місцях і, можливо, у різній формі. Повнота даних -
це спроможність банку даних у кожний момент часу мати всю інформацію,
необхідну для даного проекту.
Цілісність даних - це спроможність банку даних у кожний момент часу
мати істинні дані, тобто без помилок.
Під забезпеченням захисту даних розуміють створення через певний
проміжок часу резервних копій даних, необхідних для відновлення банку даних. Під
розмежуванням доступу розуміють використання системи паролів, коли
кожний користувач отримує доступ тільки до своєї частини проекту. СУБД
підтримують один із можливих типів моделей даних: ієрархічну, мережну і
реляційну.
СУБД Access є реляційною базою даних, тобто дані в ній зберігаються
не в одній великій таблиці, а в кількох різних таблицях. Вони пов'язані між собою
так, що в будь-який момент часу можна об'єднати або вибрати з цих таблиць усі
необхідні дані.
Створення таблиці бази даних складається з двох етапів.
На першому етапі визначається її структура: склад полів, їхні імена,
послідовність розміщення полів у таблиці, тип даних кожного поля, розмір поля,
ключі, індекси таблиці та інші властивості полів.
На другому етапі відбувається створення записів таблиці й заповнення їх
даними. Для визначення полів таблиці задають Імена полів, Типи даних і Опис –
стислий коментар, а також властивості полів, зокрема максимальний розмір, назва
(виводиться у заголовку стовпчика), значення за замовчуванням тощо. БД можна
створювати як вручну так і на основі шаблонів. Але шаблони не
1
завжди відповідають необхідній базі даних. Хоча з їх допомогою можна створити
подібну, а потім відредагувати.
Кожна база даних Access складається з таких об'єктів:
таблиць, вміщують дані у форматі, схожому на електронну таблицю;
запитів, що вибирають дані з таблиць на основі встановленої умови. Дані, які
потрібно переглянути, зазвичай розташовані в кількох таблицях, і запити дають
змогу переглянути їх в одній таблиці даних.
Створивши запит один раз, можна користуватися ним багаторазово,
незважаючи на те, що дані в таблицях можуть оновлюватися. Збережений запит
насправді не містить ніяких даних, а тільки умови їх вибору з таблиць, імена полів
та інші відомості, необхідні для відбору інформації з таблиць бази даних. Після
закриття запиту результуючий набір даних припиняє своє існування. При
наступних виконаннях запит звертається до таблиць і знову створює динамічно
оновлений набір даних.
форм, що відображають дані з таблиці або запиту на основі описаного
користувачем формату. Форми дають можливість переглядати, редагувати та
друкувати дані. У формі можна відобразити дані з кількох таблиць або запитів;
звітів, відображають і друкують дані з таблиці або запиту на основі
описаного користувачем формату. У звіті не можна редагувати дані. Звіти
використовуються для зведення та представлення даних у таблицях. Звіт можна
запустити будь-коли, і він завжди відображатиме поточні дані в базі даних.
макросів, що автоматизують стандартні дії;
програмних модулів - модуль автоматизує складні операції, які не можна
виконати з допомогою макрокоманд.

2. Типи даних і властивості полів СУБД Access

Кожне поле має ім'я, тип і властивості. Імена полів можуть мати не
більше за 64 символи, до яких належать літери, цифри і пробіли. Імена полів в
одній таблиці не повинні повторюватися.
Тип даних визначає вид інформації, що зберігається в полі. Коли
вказується тип даних, Access визначає, які дані можуть зберігатися в цьому полі, а
також скільки місця потрібно для них зарезервувати. На основі типу даних
визначаються типи розрахунків або інших операцій, можливих для даного поля.
В Access передбачено 10 основних типів полів:
• Текст. Літери, цифри та інші символи - до 255 байт.
• Довгий текст. Це довге поле, або інакше - поле приміток.
• Число. Цілі числа та числа з плаваючою комою.
• Дата/Час. Для запису дат або часу у визначених форматах.
• Грошове.
• Лічильник. Послідовна нумерація, яка автоматично збільшується. • ТАК-НІ.
Найчастіше використовують в анкетних даних, де є лише дві можливі відповіді.
• Поле об’єкта OLE. Вмішує не інформацію про об'єкт, а вказівку на ім'я
об'єкта. Об'єктами можуть бути рисунки, відео, звукозаписи та інші файли. •
Гіперпосилання. зберігання гіпертекстових посилань на об'єкти.
2
• Майстер підстановок. Містить набір постійних значень або значень з іншої
таблиці.

Властивості полів можуть прийматися за замовчуванням. Правильне та

оптимальне визначення властивостей полів помітно полегшує введення
інформації до бази даних. Властивості полів, установлені для таблиці,
автоматично переносяться на інші об'єкти БД, що використовують цю таблицю -
форми, запити і звіти.
У загальному випадку поля мають такі властивості:
• Розмір поля. Обмежує розмір полів визначеною кількістю символів •
Формат поля. Із допомогою спеціальних символів можна задавати вигляд і
розмір рядків, що вводяться; !(@@@@)@@@-@@-@@
• Число десяткових знаків. Установлює кількість знаків після крапки •
Маска уведення. Із допомогою спеціальних символів можна визначити кількість
та тип символу в кожній позиції введення.
СИМВОЛ ПОЯСНЕННЯ

0 Користувач має ввести цифру (від 0 до 9).

9 може ввести цифру (від 0 до 9).

# може ввести цифру, пробіл або знак плюса чи мінуса.

L має ввести букву.

? може ввести букву.

A має ввести букву або цифру.

a може ввести букву або цифру.

& має ввести або символ або пробіл.

C може ввести символи або пробіли.

> Усі наступні символи перетворюються на символи верхнього регістра.

< Усі наступні символи перетворюються на символи нижнього регістра.

! Вимагає, щоб маска вводу заповнювалася зліва направо замість справа наліво.

\ Усі наступні суміжні символи відображаються літерами.

"" Символи, узяті в подвійні лапки, відображаються літерами.

∙ Значення по замовченню. автоматично вставляються значення, які часто

повторюються, у всі новостворені поля;
• Умова на значення. забезпечує введення в поле значень, які відповідають
заданій умові;
• Обов’язкове поле. Для даних, які обов'язково повинні бути введені; • Порожні
рядки. Дає змогу полям типів Текст мати рядок нульової довжини. Для
ефективної роботи в Access кожна таблиця повинна мати ключове поле. Основний
ключ - унікальний та ідентифікує кожний запис.

3. Проектування та створення бази даних

Перед тим як перейти до створення бази даних комп'ютера, необхідно
скласти її приблизний проект. Тобто потрібно вирішити, які поля слід включити
3
та на скільки різних частин буде розподілена вся інформація. Потім поля
розподілити за різними таблицями. Проектування – це найскладніший етап
створення бази даних. Він є виключно творчим процесом. Для однієї й тієї самої
задачі можна розробити декілька баз даних, але не всі вони можуть бути
раціональними.
Щоб створити нову базу даних Access, можна скористатися послугами
Майстра, але можна її створити і вручну.
Після завантаження Access на екрані з'явиться вікно-запрошення в якому
вибрати "Пустая база данных" в розділі "Новая пустая база данных", справа у
вікні вказати ім’я файлу та встановити місце його збереження.
Клацнути кнопку Создать, режим Конструктор.
До першої колонки заносимо назви полів таблиці. В другій колонці для
кожного поля зі списку вибираємо тип. За замовчуванням Access присвоює
текстовий тип даних кожному новому полю. Для чисел, що містять знаки
пунктуації (дефіси в номерах телефонів і т. д.), слід використовувати числовий
тип даних і маску введення.
Використання третьої колонки описание поля не обов'язкове. Воно потрібне
лише тоді, коли необхідно нагадати призначення конкретного поля. Описування
поля зручне тим, що воно з'являється в рядку стану при введенні даних у це поле.
Ключ для вибраного поля можна створити, наприклад, із допомогою кнопки
Ключевое поле на панелі інструментів або ПКМ зліва від назви поля /Ключевое
поле. З'явиться піктограма ключа.
Завершити роботу, закривши вікно конструктора і присвоївши ім’я
таблиці.
Після створення таблиць потрібно перевірити або встановити зв'язки між
ними за відповідними ключовими полями. Робота з базами даних/ Схема даних.

Створення та використання запитів

В Access передбачено 15 типів запитів, деякі із них:
• Запит на вибірку. Вибирає дані з однієї або кількох таблиць і
результати відображає в режимі таблиці. Крім того, використовується для
групування записів, а також для обчислювання сум, середніх значень, підрахунку
кількості записів і розрахунку підсумкових значень інших типів.
• Запит з параметрами. Це запит, при запуску якого відкривається
діалогове вікно із запрошенням ввести умови відбору записів або їх значення.
Можна також ввести один або кілька критеріїв у рядку условие отбора в сітці
конструктора запиту (необов’язково).
КРИТЕРІЇ ВПЛИВ

>234 Повертає всі числа, більші за 234

>="Київ" Повертає всі записи від запису Київ до кінця алфавіту.

Between #02.02.2020# Повертає дати від 2-лют-07 до 1-гру-07 (ANSI-89).

And #12.01.2020#

Not "Німеччина" Знаходить усі записи, де вміст поля не збігається зі словом

«Німеччина».

Not "T*" Знаходить усі записи, крім тих, які починаються з «Т».
 4
Not "*т" Знаходить усі записи, які не закінчуються на «т».

In(Канада,Великобританія) Знаходить всі записи, які містять слова «Канада» або

«Великобританія».

Like "[А-Д]*" Знаходить усі записи, які починаються з букв від А до Д.

Like "*но*" Знаходить усі записи, які містять послідовність букв «но».

#02.02.2020# Знаходить усі записи для 2 лютого 2020 року.

< Date() - 30 Використовує функцію Date, щоб повернути всі дати, старші за 30 днів.

Date() Date, щоб повернути всі записи, які містять сьогоднішню дату.

Is Null Повертає всі записи, які містять значення null (пусте або невизначене).

Is Not Null Повертає всі записи, які містять значення.

"" Повертає всі записи, які містять рядок із нульовою довжиною., тобто
значення ще невідоме. Наприклад, у полі потрібно вказати номер
факсу, але в деяких клієнтів немає факсів. Тоді замість числа
вводяться ("").

[Вартість одиниці Перемножує значення в полях «Вартість одиниці товару» та

товару] * [Кількість] «Кількість».

При створенні запиту перш за все слід указати таблиці, з яких братимуться
дані. Після визначення таблиць потрібно вибрати поля, на основі яких
створюється запит. Далі слід визначитись, як повинні бути відсортовані
результати виконання запиту, установити інші умови відбору і т. д.
Between #01.01.2006# and #31.12.2006#
Between [введіть початкову дату] and [введіть кінцеву дату]
Після створення й використання запиту його можна зберегти, щоб, за
необхідності, у будь-який момент використати знову.
Перехресний запит – це тип вибіркового запиту. Якщо виконати
перехресний запит, результати відображаються в таблиці даних з особливою
структурою. Такі результати читати легше, ніж ті, які відображає простий
вибірковий запит.
Перехресний запит може відображати ті самі дані, але групує їх одночасно
по горизонталі та по вертикалі, щоб зробити дані в табличному поданні
компактнішими та зрозумілішими.
Створюючи перехресний запит, слід вказати поля, що міститимуть
заголовки рядків, поле, що міститиме заголовки стовпців, і поле, що міститиме
значення, які потрібно підсумувати. Для заголовків стовпців і значень, які
потрібно підсумувати, можна використовувати лише по одному полю. Для
заголовків рядків можна використовувати до трьох полів.

Способи створення перехресного запиту

За допомогою майстра перехресних запитів.
Переваги майстра
 ▪ Простота у використанні. Щоб створити перехресний запит за допомогою
майстра, потрібно запустити майстер і відповісти на кілька запитань. ▪
Автоматичне групування дат в інтервали. Якщо для заголовків стовпців ви
використовуєте поле, що містить дані у форматі дати й часу, майстер може
згрупувати дати в інтервали, наприклад місяці або квартали.

5
Порада.: Якщо потрібно використовувати значення з поля дати й часу для
заголовків стовпців, але ви хочете групувати дати в інтервали, не передбачені в
майстрі (наприклад, фінансовий рік або два роки), не створюйте запит за
допомогою майстра. Замість цього створіть перехресний запит у режимі
конструктора, а для інтервалів скористайтеся виразом.
Однак у майстрі ви не можете:
▪ використати як джерело записів кілька таблиць чи запитів;
▪ створити поля за допомогою виразу;
▪ додати підказку для параметра;
▪ указати список фіксованих значень, які потрібно використовувати як
заголовки стовпців.
На останньому кроці майстра можна перейти до редагування запиту в
режимі конструктора. Так ви зможете додати елементи оформлення запиту, які не
підтримуються в майстрі, наприклад додаткові джерела записів.
Режим конструктора. Дає змогу точніше налаштувати макет запиту. Радимо
створювати перехресний запит у режимі конструктора, якщо потрібно: ▪ як
джерело записів використати кілька таблиць чи запитів;
▪ додати до запиту підказку для параметра;
▪ використати вирази як поля в запиті;
▪ указати список фіксованих значень, які потрібно використовувати як
заголовки стовпців;
▪ навчитися працювати з бланком запиту.
Порада: Пам’ятайте: ви не повинні вибирати лише один спосіб створення
перехресного запиту. Ви можете створити запит за допомогою майстра, а потім
змінити макет запиту в режимі конструктора.

Створення та використання форм

Форми є одним із основних засобів перегляду та введення інформації до
бази даних. Користувач має змогу не лише розміщувати обчислювальні поля у
формі, але й додавати правила перевірки коректності введення та елементи
управління. Форми в Access дуже схожі на стандартні паперові бланки, які інколи
доводиться заповнювати. При введенні інформації до полів такої форми всі дані
одночасно вводяться в деяку таблицю бази даних, а при перегляді інформації в
полях форми дані відображаються з таблиці або кількох таблиць. Оптимально
побудована форма може вміщувати 50 і навіть більшу кількість полів на одному
екрані, а якщо полів більше, то можна зробити форму на кілька сторінок для
кожного запису. Крім того, форми можна роздрукувати з усіма візуальними
ефектами.
Головна кнопкова форма дозволяє з а допомогою кнопок (головного
елемента форми) зручно керувати об'єктами СУБД.
Головна кнопкова форма програми служить для групування складових
частин програми, які представлені за допомогою різних об’єктів, таких як запити,
форми, звіти та розмістити їх на одній формі.

6
Підформа – це форма, вставлена в іншу форму. Первинна форма
називається головною формою, а форма, яку вкладено у форму – підформою.
Підформи особливо ефективні, коли потрібно відображати дані з таблиць
або запитів зі зв’язком "один-до-багатьох". "Один-до-багатьох" – це зв’язок між
двома таблицями, у яких значення первинного ключа кожного запису в головній
таблиці відповідає значенню у відповідних полях кількох записів у пов’язаній
таблиці. Припустімо, ви створили форму з даними кожного співробітника, яка
містить підформу з їхніми замовленнями. Дані в таблиці "Співробітники" – це
сторона зв’язку "один", а дані в таблиці "Замовлення" – "багато". Кожен
співробітник може мати кілька замовлень, а дані в таблиці "Замовлення" –
"багато". Кожен співробітник може мати кілька замовлень.
Головна форма та підформа у формі пов’язані таким чином, що в
підформі відображаються лише записи, пов’язані з поточним записом у головній
формі.
В Access найпоширеніші способи створення форм: у режимі
конструктора, та з допомогою Майстра форм.
Для редагування форми використовується команда Конструктор.

Отримання звітів
Звіти забезпечують найгнучкіший спосіб перегляду та роздрукування
підсумкової інформації. У звіті можна отримати результати складних розрахунків,
статистичних порівнянь, а також розмістити діаграми та рисунки. Більшість
відомостей у звіті береться з базової таблиці, запиту або інструкції SQL, які є
джерелом даних для звіту. Інші відомості вводяться в процесі розробки звіту.
В Access передбачено три основні способи створення звітів:
автоматичний, із допомогою Майстра звітів та самостійний. ∙ Автозвіт є
засобом створення звіту, в якому виводяться всі поля та записи з базової
таблиці або запиту. Хоча використання автозвіту - це найшвидший спосіб
створення звіту, потрібно серйозно контролювати цей процес.
∙ Майстер звітів спрощує процес розташування полів, ставлячи низку
запитань про тип створюваного звіту, а також автоматично створюючи
макет звіту. Цей режим корисний навіть для досвідченого користувача, оскільки
дає можливість швидко розробити макет, що служить основою створюваного
звіту.
∙ При самостійному створенні звіту значно складніше надати йому
такого привабливого вигляду, який мають автоматично створені звіти.
7