Projektmenedzsment

tanfolyam
4. alkalom
Projekttervezés lépésekben II.
Első lépések folytatása – egy esettanulmány bemutatásával
 Minta-projekt nagyvonalakban
A székesfehérvári szennyvíztisztító telep biogáz vonalának fejlesztése
a székesfehérvári szennyvíztisztító telep
energiahatékonysági fejlesztése a biogáz
gázmotorokban történő hasznosítása
(kapcsolt hő- és villamos energia
termelés) útján.
Projektkezdés:
2016. szeptember
Projektzárás:
2019. december
Fizikai területi: Székesfehérvár,
Szennyvíztisztító telep
Szakterület: helyi adottságokhoz
illeszkedő, megújuló
energiaforrások kiaknázására
Hatókör
irányuló
energiaellátás
megvalósítása
Minőség
Projekt: ~1 102 millió Ft
Európai Uniós és állami
Idő Költség támogatás támogatás
Projekttipológia
Karakterisztika Típus A projekt jellemzői alapján
Újszerűség Nem, már kitalált eljárás adaptálása történik
Technológia Biogáz-hasznosítás új alapokra helyezése
Dimenzió szerint Tervezési – Engedélyezési – Kivitelezési szakasz
Komplexitás
Kisérő tevékenységek
Teljesség szükséges üteme Egyedileg meghatározott az ütemezés
Beruházási Igen
Tartalom megjelenési
formája és Kutatási és fejlesztési Részben
jelentéstartalma Szervezet-fejlesztési Nem
Szervezeti stratégiai Nem
Generáló eredet Problémamegoldó Megterhelő rezsiköltségek és fenntartási költségekre irányul
Esemény Nem
Számításokkal alátámasztó minőségi változás és kalkulált
Konkrét
Létrejövő eredmény költségmegtakarítások
behatárolásának
Véletlenszerű Nem
mértéke
Nyílt Nem
Portfólió – Program – Projekt – Elhelyezés
egy programozási időszakban

Portfólió Terület- és Településfejlesztési Operatív Program

Önkormányzatok által vezérelt, a helyi adottságokhoz

Program illeszkedő, megújuló energiaforrások kiaknázására irányuló

energiaellátás megvalósítása, komplex fejlesztési programok
keretében

Projekt A székesfehérvári szennyvíztisztító telep biogáz vonalának

fejlesztése
Projekttervezés hálóterve

A projekt Feladatlebontási
Felelősségek
céljának struktúra Időütemezés
hozzárendelése
meghatározása meghatározása

Szervezetlebon- Időtartamának
Tevékenységek
tási struktúra meghatározása
azonosítása
meghatározása
Erőforrás-
igényének
meghatározása
Logikai
kapcsolatának
meghatározása
Esetleges időbeli
megszorítások
meghatározása
Problémafa és Célfa

Központi A projekt hozzájárul az

Magas az üvegházgáz- Stratégiai
probléma üvegházgáz-kibocsátás
kibocsátás az országban cél
csökkenéséhez

A biogázhasznosítás nem
Alapvető Gázmotorok által
kihasznált a Operatív cél
probléma hasznosított biogáz
szennyvíztisztító telepen

A rendelkezésre álló Hálózatról vételezett

Alapvető villamos energia
ok technológia miatt a Eredmény mennyisége 84%-kal
biogáz fáklyázásra kerül
csökkenni fog

Tevékenység Technológia létesítése

Projektcélok origója – SMART

Hatáidőhöz
Specifikus

Releváns
Mérhető

Elérhető

kötött
Cél Kritika

Közvetlen célja a Székesfehérvári Szennyvíztisztító Igen Nem Talán Igen Nem Hosszú és nincs
Telepen keletkező biogáz jelenleginél nagyobb mértékű benne konkrétum
és hatékonyabb hasznosításán keresztül a telephely
gazdaságosságának javítása, ezzel egyidejűleg erőművi Inkább stratégiai
üvegházgáz (széndioxid) kibocsátás közvetett cél
csökkentése, fosszilis energiaforrások használatának
megelőzése.
A hálózatról vételezett villamos energia mennyisége a Igen Igen Igen Igen Nem Rövid távon
projekt hatására 84%-al csökkenni fog. megnyilvánul, de
hiányzik a idő
kritérium
Székesfehérvár Megyei Jogú Város Integrált
Településfejlesztési Stratégiája 2014-2020
 Prioritás
Helyi energiatermelés és szolgáltatás komplex megújítása
A lokális és térségi potenciálokra alapozott energetikai célnövény termesztésének energiahordozói
struktúrába vonásával, az agráriummal történő együttműködések és beszállítói hálózat kialakításával
a megújuló energiahordozókkal kiegészített helyi hő-, és villamos energia termelés; decentralizált
energiaellátási rendszerek kiépítése, valamint a meglévő távhőtermelési és szolgáltatási rendszer
energiahatékonyságának korszerűsítése értelmezett a prioritás keretében, illetve a
szennyvízkezelésben és hulladékgazdálkodásban rejlő biogáz-potenciálok kiaknázása és
hasznosítása.
Székesfehérvár Megyei Jogú Város Integrált
Településfejlesztési Stratégiája 2014-2020
 Fejlesztési cél
• Szennyvízkezelés üzembiztonságának megőrzése, hatékonyságának növelése
 Fejlesztendő funkciók
• Infrastruktúrafejlesztés
 Specifikus cél
• Székesfehérvár a városi környezeti és infrastrukturális elemek jó állapotával szolgálja a helyi
lakosságot és gazdasági szereplőket
Stratégiai megnyilvánulása
Székesfehérvár a városi környezeti és Vízió
infrastrukturális elemek jó állapotával
szolgálja a helyi lakosságot és gazdasági
szereplőket Misszió

Szennyvízkezelés
üzembiztonságának megőrzése,
Stratégia & rendszer
hatékonyságának növelése

Helyi energiatermelés és
szolgáltatás komplex megújítása Vállalati tervezés Projekt portfólió tervezés

Operatív működés
Projektek irányítása
irányítása

Vállalati erőforrások
 Projekttervezés hálóterve

A projekt Feladatlebontási
Felelősségek
céljának struktúra Időütemezés
hozzárendelése
meghatározása meghatározása

Szervezetlebon- Időtartamának
Tevékenységek
tási struktúra meghatározása
azonosítása
meghatározása
Erőforrás-
igényének
meghatározása
Logikai
kapcsolatának
meghatározása
Esetleges időbeli
megszorítások
meghatározása
Feladatlebontási struktúra 1.0 verzió

 Work Breakdown Structure – WBS

 A projekt feladatának hierarchikus felbontása elemi egységekre
 „Oszd meg és uralkodj” gyakorlat
 Nagy projektek esetében az 1. kör a nagyvonalak vázolására
alkalmasak.
 Az elemi egységekhez hozzárendeljük majd szükséges
erőforrásokat (emberi, pénzügyi, fizikai, információs)
 Lebontási lehetőségek
 Földrajzi elhelyezkedés
 Létrehozandó termék/szolgáltatás funkcionális haszna
 Projekt végrehajtási ciklusa szerint
Feladatlebontási struktúra 1.0 verzió – a
minta alapján

A székesfehérvári szennyvíztisztító telep biogáz vonalának fejlesztése

Engedélyezési
Végleges Projekt terv Kivitelezés Kötelező tájékoztatás és
tervdokumentáció
rendelkezésre állása megvalósítása nyilvánosság biztosítása
készítése

Kritériumok Kritériumok
Közbeszerzési eljárás
összegyűjtése összegyűjtése Szolgáltató kiválasztása
lebonyolítása
közbeszerzési eljáráshoz közbeszerzési eljáráshoz

Szerződéses jogviszony
Nyertes Ajánlattevővel
Nyertes Ajánlattevővel Nyertes Ajánlattevővel kialakítása,
szerződéses jogviszony
együttműködés együttműködés együttműködés nyertes
fenntartása
Ajánlattevővel
Szervezetlebontási struktúra előtt… A
projektszereplők első körös felmérése I.
Alpolgármesterek Polgármester Jegyző
Aljegyző

Polgármesteri Tanácsadók

Városfejlesztési és Humán Szolgáltatási Gazdasági Jegyzői Kabinet

Üzemeltetési Igazgatóság Igazgatóság Igazgatóság

Jogi Főosztály Hatósági Humán Erőforrás Művészeti

Főosztály Gazdálkodási és vezető
Koordinációs
Főosztály
Jogi Iroda Beruházási Iroda Közművelődési és Költségvetési Főépítészi
Rendezvényszervező Iroda Iroda Iroda
Személyügyi
Közbeszerzési Közlekedési Iroda
Pénzügyi Kontrolling
Iroda Iroda Egészségügyi, Oktatási és
Iroda
Szociális Intézményi Iroda
Közgyűlési
Iroda Ellenőrzési Iroda
Vagyon- Pályázat
Városüzemeltetési és Civil, Ifjúsági és
gazdálkodási Iroda Előkészítő és
Közműellátási Iroda Sportiroda
Tervező Iroda Közterület-
Gondnokság
felügyelet
Kommunikációs Iroda
Projektmenedzsment
Iroda

Adóiroda Anyakönyvi és Építésigazgatási Igazgatási Iroda Környezetvédelmi Szociális ellátási és

Vállalkozásigazgatási Iroda Iroda Gyermekvédelmi Iroda
Iroda
Szervezetlebontási struktúra előtt… A
projektszereplők első körös felmérése II.
Működés-
 Más érintett: Támogatáskezelő Más érintett menedzs- Funkcionális
 Programmenedzser, Portfóliómenedzser: ITS ment menedzsere
Program-
gondozó külső szakértő k
menedzser
 Projektiroda Projektmenedzsment Iroda Szállítók,
 Projektszponzor: – Önkormányzat (Polgármester, üzleti
Közgyűlés) Portfólió- Projekt- partnerek
 Működésmenedzsment: Városi önkormányzat menedzser szponzor
felsővezetése (Polgármester, Jegyző)
 Funkcionális menedzserek: Jogi, Közbeszerzési, Ügyfelek,
Költségvetési, Pénzügyi osztályvezetők, Projekt- felhasználók
 Szállítók: Tervező és Kivitelező cég, Műszaki ellenőr, Projektiroda menedzsment
Technológiai tanácsadó csapat
 Ügyfelek: Lakosság
 Projektmenedzsment csapat: Projektmenedzsment
Iroda projektmenedzsere, Városüzemeltetési és
Közműellátási Irodavezető, Üzemeltető képviselete PROJEKT
Hogyan lesz ebből projektszervezet?
Egy lehetséges projektszervezet -
Visszatekintés
Projekt Irányító Bizottság
Projektirodai
megközelítés
Projektvezető
Külső
minőségbiztosító
Projektmenedzsment
Projektkontrolling titkárság

Projektmenedzser Projektmenedzser Projektmenedzser

Projektteam Projektteam Projektteam

Egy lehetséges projektszervezet – Több
szerepkörrel bővítve
Projektszponzor

Projekt Felügyelő Projekt Irányító

Bizottság Bizottság

Külső minőség-
Projektiroda
biztosító

Technikai Szolgáltató
Projektmenedzser
alprojekt vezető alprojekt vezető

Projekt Projekt pénzügyi

adminisztrátor felelős
Alprojekt Projekt Alprojekt
munkacsoport munkacsoport munkacsoport
Szervezetlebontási struktúra alapfelvetése

 Organization Breakdown Strukture – OBS

 Hasonló kinézetű elméletileg, mint a feladatlebontási struktúra
 Szükségessége: láttatni a fő feladatok mentén mely szervezeti egység lesz a felelős
A valóság…

Külső tanácsadó
Polgármesteri Víziközmű
hivatal szolgáltató
Hol lett elrontva? Nem voltak a szerepkörök
megfelelően megjelenítve!
Szerepkörök áttekintése I. - Projektszponzor

 Személy vagy személyek egy csoportja (testület).

 A projekt tulajdonosa
Gyakorlat
Megvalósulás
 A cél érdekében a projektet elindította, eredményes befejezésében kiemelten érdekelt, és
gondoskodik a projekt finanszírozásáról. Önkormányzat
(Polgármester,
 Feladata: Közgyűlés)
• A projekt felső szintű támogatása, képviselete. Kritika
• A projekt elindítása, leállítása, felfüggesztése. Az önkormányzati
• A projekt megvalósításához szükséges források (jogi, pénzügyi és humán) biztosítása. döntésmechanizmus
nem éppen ideális
 Felelősségi köre: gyors döntésekhez.
• A projektet érintő legfontosabb, a projekt létét érintő döntések meghozatala.
• A projektvezető elsődleges felügyelője
Szerepkörök áttekintése II. - Projekt
Felügyelő Bizottság (PFB)
 A projekt stratégiai irányítását ellátó döntéshozó szerve.
 A PIB szintjén nem megoldható, nem eldönthető kérdések esetében az PFB az illetékes
Gyakorlat
szervezet. Megvalósulás
 Feladata: Önkormányzat
• A projekt megvalósítását, működtetését érintő szabályozás támogatása. (Közgyűlés)
• A stratégiai szintű döntések meghozatala.
• Konzultál, és támogatja a projektszponzori tevékenységeket, független csoportként.
Kritika
 Felelősségi köre: Az önkormányzati
döntésmechanizmus
• A projekt megvalósítását, működtetését érintő szabályzatok biztosítása, elfogadása.
nem éppen ideális
• Döntéshozatal a projekt költségvezetését, humán erőforrás-állományát érintő legfontosabb gyors döntésekhez.
kérdésekben.
 Felügyelet
• Felügyeli a PIB működését.
Szerepkörök áttekintése III. - Projekt Irányító
Bizottság (PIB)
 A projekt operatív irányítását felügyelő, ellenőrző szervezet.
 Folyamatosan felügyeli az irányítása alá tartozó projekt megvalósításának folyamatát, beszámoltatja a
projekt operatív vezetését, és elfogadja a megvalósított projekttermékeket.
 A vezetésére a tagok maguk közül elnököt választanak.
 Rendszeres időközönként ülésezik, de bármelyik PIB-tag kezdeményezheti a PIB-ülés összehívását.
 A szállítók képviselői is tagjai lehetnek a PIB-nek, hiszen a PIB olyan döntéseket hoz, amelyek a teljes
projektre vonatkoznak. A PIB üléseken állandó meghívott a projekt minőségbiztosítási vezetője, akinek
minőségi jelentési kötelezettsége, illetve véleményezési jogköre van.
 Állandó meghívott beszámolási kötelezettséggel a projektgazda projektvezetője és a szállítók
projektvezetői, sőt, ha veszi a fáradságot, a megrendelő, a projektszponzor képviselője is.
 Felelősségi köre:
• A projekt működéséhez szükséges erőforrások és feltételek biztosítása.
• A tervek és dokumentumok határidőre történő elfogadása.
• A változások és kockázatok hatékony kezelése.
Szerepkörök áttekintése III. - Projekt Irányító
Bizottság (PIB)
 Feladata:
• A projektvezető felügyelete, irányítása, rendszeres, alkalomszerű beszámoltatása. Gyakorlat
• A projekt végrehajtása során jelentkező magas szintű konfliktusok kezelése. Megvalósulás
• A projekttervek és az azokat érintő változások véleményezése és elfogadása. Ilyen szerepet betöltő
• Az egyes fázisok, főbb folyamatok indítása, lezárása.
szerv nem volt a
projektben.
• A projekt előrehaladásának felügyelete, a szükséges erőforrások biztosítása.
Kritika
• A projektdokumentumok értékelése, elfogadása.
Egyértelműen ki
• Változáskezelési igények elfogadása, illetve elutasítása.
kellett volna ilyet
• Kockázatkeléssel kapcsolatos döntések meghozatala. alakítani ahhoz, hogy
 Felügyelet: ne bukjon el a projekt.
• A PFB felügyelete alá tartozik. Sok érintett volt.
• Felügyeli a projektvezető munkáját.
Szerepkörök áttekintése IV. -
Munkacsoportok, alprojektek és vezetőik
 Munkacsoportnak nevezzük a projektszervezetben önálló szakmai feladatot ellátó csapatot. Gyakorlat
 Munkacsoport létrehozása szükséges lehet, ha egy adott szakmai feladat önállóan menedzselhető
Megvalósulás
feladatcsoporttal rendelkezik.
 A munkacsoportban a feladatokat a munkacsoport tagjai végzik, irányítása a munkacsoport-
Volt
vezető feladata. projektmenedzsment,
de a projekt nem került
 Vezető feladata: abba a szakaszba,
• A projektvezető által meghatározott szakmai feladatok határidőre történő végrehajtása, amikor ez jogot kapott
felelősségvállalás a feladatok teljesítéséért, az elvárásoknak megfelelő minőségéért. volna.
• A munkacsoport napi munkájának irányítása. Kritika
• A munkacsoport tevékenységéhez szükséges információ biztosítása. Relevancia esetén a
• A szükséges változások jelzése a projektvezető felé. projekt összetettsége
igényelte volna a
munkacsoportok
kialakítását.
Szerepkörök áttekintése IV. -
Munkacsoportok, alprojektek és vezetőik
 Vezető feladata:
• Együttműködés a kapcsolódó munkacsoportok vezetőjével, tagokkal, külső szakmai
munkacsoportok szakértőivel.
• A projektvezető tájékoztatása a projekt kockázatainak feltárása, kezelése érdekében.
• Változások szakmai hatáselemzése.
• A projektütemtervben meghatározott határidők teljesülésének nyomon követése, javaslat a
projektütemterv aktualizálására.
• A feladatok tervszerű előrehaladásához szükséges szakmai döntések meghozatala.
 Vezető felelősségi köre
• A munkacsoporton belüli együttműködés elősegítése.
• A munkacsoport keretén túlmutató témák jelzése a projektvezetőnek, és egyeztetése a
kapcsolódó munkacsoportokkal.
Szerepkörök áttekintése IV. -
Munkacsoportok, alprojektek és vezetőik
 Vezető felelősségi köre
• Az azonosított szakmai problémák és nyitott kérdések megoldása érdekében az ehhez
szükséges erőforrások jelzése, a tervezett megoldásban való részvétel.
• Az azonosított vagy új, a csoporton túlmutató problémákról és problémaforrásokról a
projektvezető tájékoztatása.
 Felügyelet
• A munkacsoport-vezetők a projektvezető felügyelete alá tartoznak.
• A munkacsoport-vezető a munkacsoport tagjait felügyeli.
Szerepkörök áttekintése V. -
Munkacsoportok, alprojektek és tagjaik
 A munkacsoporttag a rendelkezésre állás függvényében lehet:
• Hozzárendelt: az adott munkatárs egy adott időtartamra, akár a projekt teljes élettartamára Gyakorlat
teljes mértékben a projekt rendelkezésére áll. Megvalósulás
• Részmunkaidős, megosztott: az adott munkatárs egy adott időtartamra, akár a projekt teljes A projektmenedzsment
élettartamára a munkaideje egy meghatározott mértékéig áll a projekt rendelkezésére. tagjaival volt
 Feladata: teljesítve.
• A munkacsoportban a részére kijelölt tevékenység elvégzése. Kritika
 Felelősségi köre: -
• A projekt sikerét veszélyeztető tényezők azonnali jelzése a munkacsoportvezetők felé.
• A szakterületükhöz tartozó szakmai döntések meghozatalában való részvétel.
 Felügyelet
• A munkacsoporttag a munkacsoport-vezető felügyelete alá tartozik.
Szerepkörök áttekintése VI. - Projektiroda

 A projektiroda célja és feladata, hogy koordinálja a projektirányítási feladatokat. A projektiroda Gyakorlat

felelősségi köre általában az adott intézmény valamennyi projektjére, a teljes projektportfólióra
Megvalósulás
kiterjed, és magába foglalhatja (de nem kötelezően) egyes projektek közvetlen irányítását is.
 Az önkormányzatnak
A legfontosabb felelősségei:
külön szervezeti
• Támogatja a projektek működését. Biztosítja a módszertanok, a projektutasítások, egysége van.
projektsablonok rendelkezésre állását, az aktualizálást, az adott intézmény számára történő
testreszabását. Kritika
• Felügyeli a projektek működését. Ellenőrzi a módszertanok, a projektutasítások, Itt összpontosult volna
projektsablonok alkalmazását, a határidők megtartását. Minőségbiztosítási feladatokat is a közvetlen irányítás,
elláthat. de az önkormányzati
• Irányítja egyes projektek működését. A meghatározott módszertanok, a projektutasítások, döntési
projektsablonok alkalmazásával közvetlenül részt vesz egyes projektek menedzselésében. mechanizmusában
nem volt meg a teljes
jogkör.
Szerepkörök áttekintése VI. - Projekt
pénzügyi felelős
 Felelősségi köre: Gyakorlat
• Felelős a projekt pénzügyeinek adminisztratív és koordinációs feladatainak elvégzéséért. Megvalósulás
 Feladata: Külön pénzügyi
• Elvégzi a projekt pénzügyi tervezési és nyilvántartási feladatait. felelős igazából csak
nevesítve volt! A
• A projekt pénzügyi tervében megfogalmazott feladatok felügyeletében és kontrolljában
projektiroda
támogatja a projektvezetőt.
képviseletében eljáró
 Felügyelet projektmenedzser látta
• A projektvezető felügyelete alatt látja el munkáját. el a feladatot.
• Projekt pénzügyi felelős (legtöbbször) a projektiroda keretein belül tevékenykedik. Kritika
Le kell határolni a
felelősségi köröket.
Szerepkörök áttekintése VII. -
Minőségbiztosító
 Felelősségi köre:
Gyakorlat
• A minőségbiztosítási tervben meghatározott feladatok elvégzése.
Megvalósulás
• A projektkockázatok azonosítása és jelzése

Volt technológiai
Feladata:
tanácsadó, de nem
• A projekt folyamatainak és a létrehozott eredménytermékek minőségének felügyelete. minőségbiztosító volt
• Vizsgálja a létrehozott adminisztratív termékek minőségét. a szerepköre.
• Vizsgálja a projekt eredménytermékei előállításának folyamatát, lépéseit. Kritika
• Haladéktalanul jelzi a projektvezető felé, ha problémát észlel a projekt előrehaladásában, az Meg lehetett volna
eredménytermékek minőségében. oldani, alapfeladatait
• Részt vesz az eredménytermékek átadás-átvételben, leszállítandó eredménytermékek kellett volna
minőségbiztosítását végzi. kiterjeszteni.
• Monitorozza és előre jelzi a kockázatokat.
 Felügyelet
• Független, beszámolási kötelezettséggel a PIB-nek.
Szerepkörök áttekintése VIII. - A technikai
alprojekt
 Csak egyetlen projekt kiszolgálására jön létre, Gyakorlat
 Nincsenek saját erőforrásai, az alprojekt erőforrásai mind humán, mind pénzügyi Megvalósulás
erőforrások tekintetben a projekt erőforrásai között szerepelnek,
Ez a szerepkör
 Önálló költséghely a pénzügyi-számviteli rendszerben. igazából jelen volt. A
költségvetési osztályon
gondoskodtak a
projekt elkülönített
könyveléséről.
Kritika
-
Szerepkörök áttekintése IX. - A kiszolgáló
alprojekt
 Több projekt kiszolgálására jön létre, Gyakorlat
 Saját humán és technológiai erőforrásait használja, melyeket az alporjektet használó Megvalósulás
projektek meghatározott szabály szerint finanszíroznak,

Jogi Iroda,
Önálló költséghely a pénzügyi-számviteli rendszerben.
Közbeszerzési Iroda
közreműködése a
projektben.
Kritika
-
 Köszönöm a figyelmet!

Szalai Anita
​ev.szalaianita@gmail.com
+36 30 721 1587

Facebook: Pályázatok, projektek, ötletek