Projektmenedzsment

tanfolyam
5. alkalom
Projektmenedzsment területeinek átfogó
megismerése
Projektötlet kidolgozása a PMBOK® GUIDE irányelvei alapján
PMBOK® GUIDE

 1983-ban a Project Management Institute (PMI ®) önkénteseinek egy elkötelezett

csoportja rendszerezte a projektmenedzsment tudásbázisát.
 A /projektmenedzsment világszintű szabványának tekinthető.
 Napjainkban széles körben elismert kiadvány, amely átfogó szabályrendszert ad a
hatékony projektmenedzsment gyakorlat számára.
 Az előadások során az 5. kiadás elméleti irányelvei mentén fogunk haladni.
Projektötlet
Fiktív projektötlet kidolgozása a projektmenedzsment területeinek
megismeréséhez
Projektötlet

 Projektgazda: Magyarországi középvállalat

 Fejlesztendő funkció: humánerőforrás menedzsment
 Projektmenedzsment fejlettségi szint: kezdő
 Vállalati igény:
1) vezetői utánpótlás program kidolgozása egybekötve
2) szervezeti kultúra fejlesztését támogató belső
kommunikációs csatorna bevezetésével
 Szakterületek:
1) Humánerőforrás menedzsment
2) Informatika
Projektvízió

 Vízió:  Vízió
• Rövid • Tudásmenedzsmentre alapuló vezetői utánpótlás
• Tömör program kialakítása
• Világos • Egy új és modern mobilapplikáció bevezetése a
hatékony belső kommunikáció érdekében
• Érhető
 Célkitűzés:  Célkitűzés
• Pontos • Utánpótlás program kialakítása 12 hónapon belül,
• Mérhető tudásadatbázis képezésével és pilot mentorprogram
• Megvalósítható megvalósításával
• Realista
• Online, kétirányú kommunikációt lehetővé tevő
mobil applikáció bevezetése 6 hónapon belül a
• Időben meghatározott munkatársak azonnali informálhatósága érdekében
Feladatlebontási struktúra 1.0 verzió – a
minta alapján
UP! program

Vezetői utánpótlás program kidolgozása Belső kommunikációs csatorna fejlesztése

Tudásbázis kialakítása Belső PR analízis

Módszertan kialakítása Új belső kommunikációs csatorna bevezetése

Pilot megvalósítása Fenntartási módszertan kidolgozása

A középvállalat szervezeti felépítése

Ügyvezető Kiszervezett
tevékenységek:
Gazdasági igazgató Termelési igazgató  Jogi képviselet
 Foglalkozás-
PR osztály Közgazdasági osztály Termeléstervezés
egészségügy
Külső kommunikáció Könyvelés, bérszámfejtés Termelésirányítás  Munka-, baleset- és
tűzvédelem
Értékesítés HR Minőségbiztosítás  Könyvvizsgálat
 Informatikai
Alapanyaggazdálkodás
támogatás
Logisztika
Projektszervezet kialakítása I.

 Projektiroda: a vállalkozásban még nincs kiépült

projektmenedzsment, az iroda léte nem releváns Működés-
Más érintett menedzs- Funkcionális
 Portfólió-, program-, projektmenedzser: egy ment menedzsere
Program-
személyben összpontosul kezdő k
menedzser
projektmenedzsment miatt Szállítók,
üzleti
 Más érintett: a projekt kezdeti állapotában nem Projekt-
Portfólió- partnerek
merül fel (Támogatáskezelés elviekben lesz érintett) menedzser szponzor
 Működésmenedzsment: ügyvezető
 Ügyfelek,
Funkcionális menedzserek: igazgatók és Projekt- felhasználók
csoportvezetők Projektiroda menedzsment
 Szállítók, üzleti partnerek: külső HR tanácsadó, csapat
applikáció-szállító, jogi képviselet, informatikai
támogatás
 Ügyfelek, felhasználók: a vállalat teljes
humánerőforrás állománya PROJEKT
Projektszervezet kialakítása II.

 Projektszponzor: Ügyvezető Ügyvezető

• A projekt megvalósításához szükséges
források (jogi, pénzügyi és humán) Gazdasági igazgató Termelési igazgató
biztosítása
• A projektvezető elsődleges felügyelője PR osztály Közgazdasági osztály Termeléstervezés
 Projekt Felügyelő Bizottság (PFB):
Gazdasági igazgató, Jogi képviselet Külső kommunikáció Könyvelés, bérszámfejtés Termelésirányítás
• A projekt megvalósítását, működtetését
érintő szabályozás támogatása Értékesítés HR Minőségbiztosítás
• Döntéshozatal a projekt
költségvezetésében, humán erőforrás-
Kiszervezett tevékenységek: Alapanyaggazdálkodás
állományában
Jogi képviselet; Foglalkozás-
Logisztika
egészségügy; Munka-, baleset- és
tűzvédelem; Könyvvizsgálat;
Informatikai támogatás
Projektszervezet kialakítása III.

 Projekt Irányító Bizottság (PIB): Ügyvezető

Projektmenedzser, PR és Közgazdasági
osztály vezetői Gazdasági igazgató Termelési igazgató
• A projektvezető felügyelete, irányítása,
rendszeres, alkalomszerű beszámoltatása PR osztály Közgazdasági osztály Termeléstervezés
• Az egyes fázisok, főbb folyamatok
indítása, lezárása Külső kommunikáció Könyvelés, bérszámfejtés Termelésirányítás
 Vezetői utánpótlás program alprojekt
Értékesítés HR Minőségbiztosítás
• Vezető: Projektmenedzser
• Csoport tagok: HR, Termeléstervezés, Alapanyaggazdálkodás
Kiszervezett tevékenységek:
Termelésirányítás, Minőségbiztosítás,
Alapanyaggazdálkodás, Logisztika egy- Jogi képviselet; Foglalkozás-
Logisztika
egy tagja egészségügy; Munka-, baleset- és
tűzvédelem; Könyvvizsgálat;
Informatikai támogatás
Projektszervezet kialakítása IV.

 Mobil applikáció alprojekt Ügyvezető

• Vezető: Projektmenedzser
• Csoport tagok: HR és Informatikai Gazdasági igazgató Termelési igazgató
támogatás egy-egy tagja
 Minőségbiztosító: HR egy, PR osztály Közgazdasági osztály Termeléstervezés
munkacsoportoktól független tagja
 Projekt pénzügyi felelős (és technikai Külső kommunikáció Könyvelés, bérszámfejtés Termelésirányítás
alprojekt): könyvelési munkatárs
• Pénzügyi tervezés az alprojektek Értékesítés HR Minőségbiztosítás
munkacsoportjaiban
• Pénzügyi nyilvántartás, kontroll a Kiszervezett tevékenységek: Alapanyaggazdálkodás
könyvelési munkatárs feladata
 Kiszolgáló alprojekt: nem releváns Jogi képviselet; Foglalkozás-
Logisztika
egészségügy; Munka-, baleset- és
tűzvédelem; Könyvvizsgálat;
Informatikai támogatás
Projektszervezet kialakítása V.

Projektszponzor

Projekt Irányító Bizottság és

Projekt Felügyelő Bizottság
Projektmenedzser

Minőségbiztosító

Projekt pénzügyi felelős

Vezetői utánpótlás program

alprojekt csoportja
Mobil applikáció alprojekt
csoportja
Projektintegráció-menedzsment
Bevezetés és a menedzsment fő összefüggései
Projektintegráció-menedzsment
fogalmi-hálója
 Azokat a folyamatokat és tevékenységeket fogja át, amelyek a Integráció
projektmenedzsment folyamatcsoportokon belüli összes folyamatot
és projektmenedzsment tevékenységet azonosítják, definiálják, Folyamatok
kombinálják, egyesítik és koordinálják. Folyamatcsoportok
 Magában foglalja
Szabályozott végrehajtás
• a projekt szabályozott végrehajtását, az érintettek elvárásainak Érintettek elvárásai
menedzselését és a követelmények teljesítését. Követelmények
• az erőforrások hozzárendelésével kapcsolatos döntéseket,
célkitűzések és alternatívák optimalizálását, tudásterületek Döntések
közötti összefüggések menedzselését. Optimalizálás
Összefüggések
Folyamatok – Projekt életciklus

Projektstart Szervezés és A munka végrehajtása Projektzárás

Magas
előkészítés
Költség és személyzet

A költség- és
erőforrásszint tipikus
alakulása

Alacsony
Projektalapító Projekt- Elfogadott Archivált projekt-
okirat menedzsment terv leszállítandók dokumentumok

Projektidő
Projektfázisok I.

 A projekt tetszőleges fázisra bontható. Kezdeményezési

 A fázis logikailag kapcsolódó folyamatok
projekttevékenységek összessége.
Tervezési folyamatok
 Egy vagy több leszállítandó elkészítéséhez
vezethet.
Követési és
 Minden fázis eltérő fókuszú  egyedi felügyeleti
irányítást és folyamatokat igényel. folyamatok
 Záráskor az előállított termék valamilyen Végrehajtási folyamatok
formában átadás-átvételre kerül.
 Fázis-zárás lehet: szakaszhatár, mérföldkő,
fázis-felülvizsgálat, fázis-kapu, leállítási pont. Zárási folyamatok
Projektfázisok II.
 Fázisok közötti kapcsolatok
• Szekvenciális – Egy fázis csak akkor kezdődik el, ha az előző fázis befejeződött
• Átfedéses – Egy fázis előbb kezdődik, mielőtt az előző fázis befejeződött volna
 Típusok
• Prediktív
o A projektterjedelem, költségkeret és az ütemezés korán meghatározott
o Legnagyobb valószínűséggel nem változik a végrehajtás során
• Iteratív és inkrementális
o Iterációban a termék megismételt ciklusokon keresztül fejlődik
o Inkrementális életciklusban rendre egy-egy újabb funkcionalitást adnak a termékhez
o A projektterjedelem, költségkeret és az ütemezés módosul a folyamat során
• Adaptív
o Magas szintű változások kezelésére irányulnak
o Tulajdonképpen iteratív és inkrementális, de gyorsak a fázisok és rögzített a költségkeret is.
Projekt-
menedzsment

folyamat-
csoportok
I.
Projektmenedzsment folyamatcsoportok II.

 Tevékenységek csoportosítási rendje

 Világos összefüggések jellemzik őket
 Tipikusan minden projektben végrehajtásra kerülnek
 Nem életciklus-fázisok, adott fázison belül akár mindegyik folyamatcsoport
végrehajtásra kerülhet
Projektmenedzsment folyamatcsoportok III.

 Kezdeményezési folyamatcsoport – Azokat a folyamatokat tartalmazza, amelyek

 Egy új projekt vagy egy meglévő projekt új fázisának meghatározásra használnak
 Eredménye a kezdeti projektterjedelem
 Megteremtik az elköteleződést a szükséges pénzügyi erőforrások biztosításához
 Tervezési folyamatcsoport – Azokat a folyamatokat tartalmazza, amelyek
 A projekt teljes terjedelmét határozzák meg
 Definiálják a célokat és finomítják azokat
 Eredménye a projektmenedzsment terv
 Végrehajtási folyamatcsoport – Azokat a folyamatokat tartalmazza, amelyek
 A projektmenedzsmenttervben meghatározott munka elvégzésére irányulnak
 Az emberek és erőforrások koordinálását, a projektérintettek elvárásainak menedzselését
teszik lehetővé
 Eredménye a projektspecifikáció
Projektmenedzsment folyamatcsoportok IV.

 Követési és felügyeleti folyamatcsoport – Azokat a folyamatokat tartalmazza, amelyek

• Követik, felülvizsgálják, szabályozzák és összehangolják a projekt előrehaladását és
teljesítményét
• Azonosítják a terv változtatási szükségeit és kezdeményezik azokat
• Eredménye a változáskezelés, teljesítésmérési alapterv
 Zárási folyamatcsoport – Azokat a folyamatokat tartalmazza, amelyek
• Biztosítják minden tevékenység befejezését az összes folyamatcsoportban
• Eredményei lehetnek:
o Dokumentálják a tanulságokat
o Szponzortól/Ügyféltől kapott elfogadási nyilatkozat alapján zárják a projektet
o Archiválják a projektdokumentumokat
o Értékelik a csapattagok teljesítményét és felszabadítják az erőforrásokat.
Dokumentációs körkép a
projektmenedzsmentben
 A projektintegráció-menedzsment tartalmazza a projektdokumentumok
menedzseléséhez szükséges tevékenységeket.
 Fő dokumentumcsoportok:
• Technikai: rögzíti a létrehozandó projekteredményt, illetve annak
eszközstruktúráját (specifikációs leírások, tervek, anyaglista, eszközlista,
szabványok stb.)
• Jogi: szabályozza a projekttulajdonosi szervezet és a külső közreműködői
szervezet közötti kapcsolatrendszerben a projektfeladat tartalmának teljesítésére
vonatkozó jogokat és kötelezettségeket (támogatási szerződés, vállalkozási
szerződés stb.)
• Vezetési: átláthatóvá és számon kérhetővé teszi a projektvezetés folyamatát
Projektvezetési dokumentumok I.

 Projekt-előkészítési dokumentumok:
• Projektbehatárolási dokumentumok (cél kontra képességek)
• Megvalósíthatósági tanulmány (több projektváltozat ismertetése)
• Döntés-előkészítő összefoglaló javaslat (a konkrét projektváltozat ismertetése)
 Projektindítási dokumentumok:
• Erőforrás-tervek
• Projektszervezetre vonatkozó dokumentum
• Kontroll típusú dokumentumok
• Módosítási és változáskezelési eljárások
Projektvezetési dokumentumok II.

 Odaítélési dokumentumok (külső projektmegvalósítás esetén)

• Projekt- és projekttulajdonosi profil
• Előminősítési kritériumrendszer
• Előminősítésre történő felhívás, kérdőív és kapcsolódó dokumentumok
• Ajánlatértékelési kritériumrendszer
• Ajánlattételi felhívás
• Szerződéses megállapodás
 Teljesítési dokumentumok
• Projektkontroll, -minőség elemzési dokumentumok
• Projektértekezleti dokumentumok
• Korrekciós döntésekre vonatkozó dokumentumok
Projektvezetési dokumentumok III.

 Projektzárási dokumentumok
• Működési problémák dokumentumai
• Összefoglaló jelentés
• Értékelési dokuemntumok
• Átadás-átvételi jegyzőkönyvek
Projektvezetési dokumentumok formai
követelményei
Dokumentum
 tartalma
 elkészítésének konkrét célja
 készítésének időpontja
 elkészítéséhez rendelkezésre álló, illetve ahhoz felhasznált adatok és információk
 ellenőrző és jóváhagyó személy
 valamilyen célra felhasználó személy
 eredeti példányának tárolási helye
Projektintegráció-menedzsment folyamatai

A projektmunka
Projektalapító okirat Projektmenedzsmentterv
irányítása és
készítése készítése
menedzselése

A projektmunka követése Integrált

Projekt- vagy fáziszárás
és felügyelete változásfelügyelet
Projektalapító okirat készítése I.
Bemenetek Eszközök és módszerek Kimenetek
 Projektfeladat-leírás  Szakértői vélemény  Projektalapító okirat
Szöveges ismertetés, üzleti igény, Külsős tanácsadók
stratégiai terv vonatkozásai ismeretanyagának elemzése
 Üzleti terv  Moderációs technikák
Piaci kereslet, szervezeti igény, Workshopok, értekezletek
ügyfélelvárások, technológiai fejlődés, vezetési technikái
jogi követelmények, környezetvédelmi
és társadalmi hatások
 Megállapodások
Szerződés, szándéknyilatkozat, szóbeli
megállapodás
 Vállalat környezeti tényezői
Hatósági és iparági előírások,
szervezeti kultúra és struktúra, piaci
feltételek
 Szervezeti folyamatokhoz kapcsolódó
tudásvagyon
Szabályzatok, sablonok, tapasztalatok
Projektalapító
okirat készítése II.
Projektalapító okirat készítése III.

Tartalma:
 Projekt célja és indoka
 Mérhető projektcélok és kapcsolódó sikerkritériumok
 Magas szintű követelmények
 Feltételezések és korlátok
 Projekt magas szintű leírása és határai
 Magas szintű kockázatok
 Összefoglaló mérföldkőütemterv
 Összefoglaló költségterv
 Projektérintettek listája
 Projekt-jóváhagyási követelmények
 Kinevezett projektmenedzser, felelősség és felhatalmazási szintje
 Szponzor megnevezése és felhatalmazási szintje
Projektmenedzsmentterv készítése I.
Bemenetek Eszközök és módszerek Kimenetek
 Alapító okirat  Szakértői vélemény  Projektmenedzsmentterv
 Más folyamatok kimenetei  Moderációs technikák
Alaptervek és résztervek, amely
más tervezési folyamatokból
származnak és hatással lehetnek a
projektre
 Vállalat környezeti tényezői
 Szervezeti folyamatokhoz
kapcsolódó tudásvagyon
Projektmenedzsmentterv készítése II.
Projektmenedzsmentterv készítése III.
Tartalma
 Alaptervek:
 Terjedelem-alapterv
 Ütemezés-alapterv
 Költségalapterv
 Résztervek:
 Terjedelemmenedzsment-terv
 Követelménymenedzsment-terv
 Ütemezésmenedzsment-terv
 Költségmenedzsment-terv
 Minőségmenedzsment-terv
 Folyamatjavítási terv
 Emberi erőforrásmenedzsment-terv
 Kommunikációmenedzsment-terv
 Kockázatmenedzsment-terv
 Beszerzésmenedzsment-terv
 Projektérintettmenedzsment-terv
A projektmunka irányítása és menedzselése I.
Bemenetek Eszközök és módszerek Kimenetek
 Projektmenedzsmentterv  Szakértői vélemény  Leszállítandók
 Jóváhagyott változtatási-kérelmek  Projektmenedzsment-információs Komponensek a projektcélok
Javító intézkedések, megelőző rendszer teljesítése érdekében
intézkedések, hibajavítások Teljesítménymutatók automatikus  Munkateljesítési adatok
 Vállalat környezeti tényezői gyűjtése, jelentések készítése Megfigyelések és mérések adatai
 Szervezeti folyamatokhoz  Megbeszélések  Változtatáskérelmek
kapcsolódó tudásvagyon Felmerülő problémák megoldása
 Projektmenedzsmentterv-
frissítések
 Projektdokumentum-frissítések
Követelménydokumentáció,
projektlisták és jegyzékek,
kockázat-nyilvántartás,
projektérintett-nyilvántartás
A
projektmunka
irányítása és
menedzselése
II.
A projektmunka követése és felügyelete I.
Bemenetek
 Projektmenedzsmentterv
 Ütemezés-előrejelzés
 Költség-előrejelzés
 Validált változtatások
A változtatások végrehajtását
erősítik meg
 Munkateljesítési információ
Tipikus státuszjelentések
 Vállalat környezeti tényezői
 Szervezeti folyamatokhoz
kapcsolódó tudásvagyon
Eszközök és módszerek
 Szakértői vélemény
 Elemző módszerek
Oksági elemzés, előrejelzés
módszerek, hiba-fa elemzés stb.
 Projektmenedzsment-információs
rendszer
 Megbeszélések
Kimenetek
 Változtatáskérelmek
 Munkateljesítési jelentések
 Projektmenedzsmentterv-
frissítések
 Projektdokumentum-frissítések
A projektmunka
követése és
felügyelete II.
Integrált változásfelügyelet I.
Bemenetek
 Projektmenedzsmentterv
 Munkateljesítési jelentések
 Változtatáskérelmek
 Vállalat környezeti tényezői
 Szervezeti folyamatokhoz
kapcsolódó tudásvagyon
Eszközök és módszerek
 Szakértői vélemény
 Megbeszélések
 Változásfelügyeleti eszközök
Kimenetek
 Jóváhagyott változtatáskérelmek
 Változtatás-nyilvántartás
 Projektmenedzsmentterv-
frissítések
 Projektdokumentum-frissítések

Az a folyamat, amelyben
 a változtatáskérelmek felülvizsgálata,
 a változtatások jóváhagyása, továbbá
 a leszállítandókban, a szervezeti folyamatokhoz kapcsolódó tudásvagyonban, a projektdokumentumokban
és a projektmenedzsmenttervben bekövetkező változtatások menedzselése, valamint
 a rendelkezések kommunikációja valósul meg.
Integrált változásfelügyelet II.
Projekt- vagy fáziszárás I.
Bemenetek
 Projektmenedzsmentterv
 Elfogadott leszállítandók
 Szervezeti folyamatokhoz
kapcsolódó tudásvagyon
Eszközök és módszerek Kimenetek
 Szakértői vélemény  Végső termék, szolgáltatás vagy
 Elemzési módszerek eredmény átadása
 Megbeszélések Átadás, használatbavétel
 Szervezeti folyamatokhoz
kapcsolódó tudásvagyon frissítései
Projektmappák, zárást alátámasztó
dokumentumok, múltbéli
információ
Integrált változásfelügyelet II.
 Köszönöm a figyelmet!

Szalai Anita
​ev.szalaianita@gmail.com
+36 30 721 1587

Facebook: Pályázatok, projektek, ötletek