Projektmenedzsment

tanfolyam
6. alkalom
Projektötlet
Fiktív projektötlet kidolgozása a projektmenedzsment területeinek
megismeréséhez
Projektötlet

 Projektgazda: Magyarországi középvállalat

 Fejlesztendő funkció: humánerőforrás menedzsment
 Projektmenedzsment fejlettségi szint: kezdő
 Vállalati igény:
1) vezetői utánpótlás program kidolgozása egybekötve
2) szervezeti kultúra fejlesztését támogató belső
kommunikációs csatorna bevezetésével
 Szakterületek:
1) Humánerőforrás menedzsment
2) Informatika
Projektvízió

 Vízió:  Vízió
• Rövid • Tudásmenedzsmentre alapuló vezetői utánpótlás
• Tömör program kialakítása
• Világos • Egy új és modern mobilapplikáció bevezetése a
hatékony belső kommunikáció érdekében
• Érhető
 Célkitűzés:  Célkitűzés
• Pontos • Utánpótlás program kialakítása 12 hónapon belül,
• Mérhető tudásadatbázis képezésével és pilot mentorprogram
• Megvalósítható megvalósításával
• Realista
• Online, kétirányú kommunikációt lehetővé tevő
mobil applikáció bevezetése 6 hónapon belül a
• Időben meghatározott munkatársak azonnali informálhatósága érdekében
Feladatlebontási struktúra 1.0 verzió – a
minta alapján
UP! program

Vezetői utánpótlás program kidolgozása Belső kommunikációs csatorna fejlesztése

Tudásbázis kialakítása Belső PR analízis

Módszertan kialakítása Új belső kommunikációs csatorna bevezetése

Pilot megvalósítása Fenntartási módszertan kidolgozása

Projektszervezet kialakítása V.

Projektszponzor

Projekt Irányító Bizottság és

Projekt Felügyelő Bizottság
Projektmenedzser

Minőségbiztosító

Projekt pénzügyi felelős

Vezetői utánpótlás program

alprojekt csoportja
Mobil applikáció alprojekt
csoportja
Projektterjedelem-menedzsment
Bevezetés és a menedzsment fő összefüggései
Projektterjedelem-menedzsment
fogalmi-hálója
 Azokat a folyamatokat foglalja magában, amelyek Terjedelem
 Biztosítják a projekt sikeres teljesítéséhez szükséges összes
feladatot Feladatok
Felügyelet
 Kizárólag a projekttel összefüggésben lévő feladatok
 A terület elsődlegesen azzal foglalkozik, hogy meghatározza és
felügyelje mindazt, ami a projektben szerepel és ami nem szerepel Projektterjedelem

 A terjedelem kétféleképpen merül fel

 Termékterjedelem – jellemzők és funkciók, amelyek
meghatároznak egy terméket, szolgáltatást vagy eredményt. Termékterjedelem
 Projektterjedelem - termék, szolgáltatás vagy eredmény
előállításához szükséges munka
Projektterjedelem-menedzsment folyamatai

Terjedelemmenedzsment- Követelmények
Terjedelemmeghatározás
tervezés összegyűjtése

Munkalebontási
Terjedelemvalidálás Terjedelemfelügyelet
struktúra
Terjedelemmenedzsment-tervezés I.
Bemenetek Eszközök és módszerek Kimenetek
 Projektmenedzsment-terv  Szakértői vélemény  Terjedelemmenedzsment-terv
 Projektalapító okirat  Megbeszélések  Követelménymenedzsment-terv
 Vállalat környezeti tényezői
 Szervezeti folyamatokhoz
kapcsolódó tudásvagyon
Ötlettanulmány készítése megalapozásul

A tanulmány egyfajta előkészítési dokumentum, vázlatosan Mintaprojekt vonatkozásában

indítja el a továbbgondolkodást.
1) A projektet indokló probléma vagy lehetőség leírása 1) Belső kommunikációs
fejlesztése, jobb HR folyamatok
2) Lehetséges utak, megoldások, elképzelések vázlata a 2) Mobilapplikáció fejlesztése, új
probléma megoldására szervezeti egység a belső PR
érdekében

3) Előzetes kockázatelemzés, az egyes utak előzményeinek 3) Intranet utáni érdektelenség,

és hátrányainak, költségeinek összegyűjtése külső közösségépítő
foglalkoztatása költségesebb

4) Döntési pontok, alternatívák, az elfogadásra javasolt út 4) Meglévő költségek

összehasonlítása a fejlesztés utáni
költségekkel, majd jóváhagyó
döntés kérése
Terjedelemmenedzsment-tervezés II.
Terjedelemmenedzsment-tervezés III.
Terjedelemmenedzsment-terv részei
 Folyamat egy részletes projektterjedelem-leírás
készítésére
 Folyamat egy munkalebontási struktúra kialakítására a
részletes projektterjedelem-leírás alapján
 Folyamat a munkalebontási struktúra javítására és
jóváhagyására
 Folyamat, amely megszabja a projektleszállítandók
formális átvételének módját
 Folyamat a változtatáskérelmek feldolgozásának
felügyeletére
Mintaprojekt vonatkozásában
 A mobilapplikáció kipróbálásától a
szervezetre szabás véglegesítéséig
 Demo kipróbálása  Saját igények meg-
fogalmazása  Termékfejlesztés… stb.
 Csapatteljesítmény mérése, értékelés,
változtatás eszközkészlete stb.
 Átadás-átvételi jegyzőkönyv, applikáció
felhasználói kézikönyv stb.
 Döntési mechanizmus kialakítása
Terjedelemmenedzsment-tervezés IV.
Követelménymenedzsment-terv részei
 A kapcsolatos tevékenységek tervezésének,
követésének és jelentésének folyamatai
 Konfigurációmenedzsment tevékenységek
(változtatások és azok végrehajtása, jóváhagyási
szintek)
 Követelmények rangsorolásának folyamata
 Felhasználható termék metrikák (visszajelzést
támogató eszköz), felhasználásuk módja
 Követés módja, amely megmondja, mely
követelményjellemzőket fogják nyilvántartani egy
követelménykövetési táblázatban
Mintaprojekt vonatkozásában
 Tesztelők bevonása és instruálása, teszt-
eredmények gyűjtése, elemzés formája
 Demo változtatható paraméterei, szükséges
változtatás időigénye stb.
 Informatikai, felhasználóbarát funkciók, stb.
 Hiba/észrevétel gyűjtő adatbázis
(eletronikus)
 Meeting – fókuszban a követelmények
listázása
Követelmények összegyűjtése I.
Bemenetek
 Terjedelemmenedzsmentterv
 Követelménymenedzsmentterv
 Projektérintettmenedzsment-terv
Érintettek kommunikációs igényei,
közreműködésük szintje
 Projektalapító okirat
 Projektérintett-nyilvántartás
Érintettek és jellemzőik, támasztott
követelményeik
Eszközök és módszerek Kimenetek
 Interjúk  Követelménydokumentáció
 Fókuszcsoportos interjúk  Követelménykövetési táblázat
 Moderált műhelymunkák
 Kreatív csoporttechnikák
 Csoportos döntéshozatali
technikák
 Kérdőívek, felmérések
 Megfigyelések
 Prototípusok
 Szint-összehasonlítás
 Környezeti diagramok
 Dokumentumelemzés
Követelmények összegyűjtése II.

 Interjúk - formális és informális beszélgetések, információgyűjtés

 Fókuszcsoportos interjúk – többszereplős, moderátor által irányított, interaktív vita
 Moderált műhelymunkák – interaktív csoportmunka
 Kreatív csoporttechnikák - brainstroming (ötletbörze), gondolattérkép (korábbi ötletek
rendszerezése)
 Csoportos döntéshozatali technikák – egyhangú, többségi, relatív vagy diktatórikus döntés elve
 Kérdőívek, felmérések
 Megfigyelések – gyakran külső szakértő által történik az objektív látásmód érdekében
 Prototípusok
 Szint-összehasonlítás – legjobb gyakorlatokkal történő összevetés
 Környezeti diagramok – vizuálisan ábrázolva az előrehaladás
 Dokumentumelemzés – keletkező dokumentumok értékelése (pl: minőségbiztosító visszajelzései)
Követelmények összegyűjtése III.

Logframe-mátrix
Erősen formalizált, jól átlátható formában támogatja a projekt
megértését, végrehajtását és értékelését.
 Előfeltételek
o A tervezés megvalósításához szükséges:
 a meglévő infrastrukturális helyzet pontos ismerete,
 a vonatkozó hatályos jogszabályok és szabályzatok
ismerete,
 a feladat pontos meghatározása,
 helyesen megválasztott tervezési módszertan,
 felkészült tervező szervezet.
o A termék vagy szolgáltatás kialakításához szükséges:
 a termék vagy szolgáltatás pontos meghatározása,
 a vonatkozó hatályos jogszabályok és szabályzatok
ismerete,
 felkészült megvalósító szervezet
Követelmények összegyűjtése IV.

 Tevékenységek
o tervezés,
o a termék vagy szolgáltatás kialakítása,
o a szükséges kapcsolatok (interfészek) kialakítása,
o irányítási és támogatási tevékenységek, mint minőségbiztosítás,
o kockázatkezelés, változáskezelés, adminisztráció, kontrolling,
o befejező feladatok, mint pl. oktatás, képzés, nyilvánosság
biztosítása stb.
 Szükséges eszközök
o infrastruktúra,
o hatályos jogszabályokat, szabályzatokat tartalmazó tudásbázis,
o a feladatot leíró definíciós eszköz,
o tervezési módszertan, és az azt támogató rendszer,
o megvalósítási módszertan, és az azt támogató rendszer,
o oktatási- (esetleg: e-learning-) anyag készítési rendszer,
o projektvezetési módszertan, és az azt támogató rendszer.
Követelmények összegyűjtése V.

 Információforrások
o meglévő infrastruktúra nyilvántartásai,
o a vonatkozó hatályos jogszabályok és szabályzatok adatbázisa.
 Feltételezések és kockázataik
o a meglévő infrastrukturális helyzet pontos ismerete
o a vonatkozó hatályos jogszabályok és szabályzatok ismerete,
o a feladat pontos meghatározása
o helyesen megválasztott módszertanok, mert ezek nélkül sem a
tervezés, sem a megvalósítás, sem az oktatási anyagok nem
valósíthatók meg megfelelő minőségben,
o felkészült tervező szervezet.
 Várt eredmények (outputok) – előállított termék, szolgáltatás
megnevezése
 Eredményindikátorok – mérhető paraméterek
 Az eredményindikátorok forrásai – nyilvántartások, adatbázisok,
dokumentumok
Követelmények
összegyűjtése VI.
Követelmények összegyűjtése VI.

Követelménydokumentáció Mintaprojekt vonatkozásában

 Rögzíti adott követelmény miként teljesítik a projekttel
kapcsolatos üzleti igényt
 Lehet: Egyszerű listázás; Összetettebb dokumentum (vezetői
összefoglaló, leírások, mellékletek)
 Fő részei:
• Üzleti követelmények  A bekerülési díj nem emelkedjen túlóra miatt
• Projektérintett követelmények  Az applikáció legyen felhasználóbarát
• Megoldásra vonatkozó követelmények  Egyértelmű felhasználó kézikönyv készüljön
• Projektkövetelmények  Ütemezés betartása, késedelmek kerülése
• Átmeneti fázisra vonatkozó követelmények  Tesztelés és véglegesítés között elérhető
• Feltételezések, függőségek, korlátok  Háttértámogatás folyamatossága
Követelmények összegyűjtése VII.

Követelménykövetési táblázat
 Tartalma  Attribútumok
• Üzleti igények, lehetőségek, • Egyedi azonosító
célkitűzések • Szöveges leírás
• Projektcélkitűzések • Forrás
• Projektterjedelem, leszállítandók a • Prioritás
munkalebontási struktúra alapján
• Státusz
• Termék műszaki terve
• Dátum
• Termékfejlesztés
• Tesztstratégia és tesztforgatókönyv stb.
Terjedelemmeghatározás I.
Bemenetek
 Terjedelemmenedzsment-terv
 Projektalapító okirat
 Követelménydokumentáció
 Szervezeti folyamatokhoz
kapcsolódó tudásvagyon
Eszközök és módszerek
 Szakértői vélemény
 Termékelemzés
 Alternatívák azonosítása
 Moderált műhelymunkák
Kimenetek
 Projektterjedelem-leírás
 Projektdokumentum-frissítések
Terjedelem-
meghatározás
II.
Terjedelemmeghatározás III.

Projektterjedelem-leírás Mintaprojekt vonatkozásában

 Termékterjedelem-leírás – folyamatosan bővül a
jellemzőkkel
 Elfogadási feltételek – lista, amelyek alapján elfogadásra
kerül a végén
 Leszállítandók – Termék, szolgáltatás, eredmény leírása és
mellékeredményei
 Projektkizárások - Mi nem része a projektnek
 Projektkorlátok – Mérföldkövek meghatározása, költségkeret
meghatározása stb.
 Projektfeltételezések – Elméleti feltételezések és azok
mérlegelése
 Az applikáció alap specifikációja, majd a
változtatásokkal bővített leírás
 Projektcsoport által készített lista: adroid
alapú telefonokra legyen alkalmas stb.
 Letölthető mobilapplikáció, felhasználói
kézikönyvvel
 Olyan modul az applikációban, ami
választható volt, de nem lett megkérve
 6 hónapon belül legyen kész
 Ha a rendelkezésre álló idő nem lenne elég a
teljes termékfejlesztésre
Munkalebontási struktúra I.
Bemenetek
 Terjedelemmenedzsment-terv
 Projektterjedelem-leírás
 Követelménydokumentáció
 Vállalat külső tényezői
 Szervezeti folyamatokhoz
kapcsolódó tudásvagyon
Eszközök és módszerek Kimenetek
 Lebontás  Terjedelem-alapterv
 Szakértői vélemény Tartalmazza a projektterjedelem-
leírást, munkalebontási struktúrát
és hozzákapcsolódó szótárat
 Projektdokumentum-frissítések
Munkalebontási
struktúra II.
Munkalebontási struktúra III.

1.0. Értékmenedzsmentrendszer projekt

Példa 1.1 Igényfelmérés

1.2. Standardok
kialakítása
1.3. Rendszer-
fejlesztés
1.4. Projekt-
menedzsment

1.1.4. Rendszer-
1.1.1. A meglévő 1.1.2. Követelmény 1.1.3. Alternatívák
követelmények
rendszer auditja meghatározás kialakítása
meghatározása

1.1.1.1.
1.1.2.1. 1.1.3.1. Alternatívák
Komponensek
Eltérésvizsgálat azonosítása
azonosítása

1.1.1.2. 1.1.2.2. Követelmény-

1.1.3.2. Alternatívák
Komponensek változtatások
meghatározása elemzése
elemzése
Munkalebontási struktúra IV.

Mintaprojekt vonatkozásában
1. Belső kommunikációs csatorna fejlesztése UP! program

Belső kommunikációs csatorna

1.1. Igényelemzés fejlesztése

Belső PR analízis
1.1.1. Használt kommunikációs
1.1.2. Belső PR analízis
csatornák azonosítása
Új belső kommunikációs csatorna
bevezetése
1.1.1.1.
1.1.1.2. 1.1.2.1. 1.1.2.2.
Használt
Hiányok, Szervezeti Közösségépítési Fenntartási módszertan kidolgozása
kommunikációs
szükségletek kultúra lehetőségek
csatornák
azonosítása elemzése azonosítása
értékelése
Terjedelemvalidálás I.
Bemenetek
 Projektmenedzsment-terv
 Követelménydokumentáció
 Követelménykövetési táblázat
 Vertifikált leszállítandó
Minőségellenőrzési folyamat
alapján megfelelt
projektleszállítandó
 Munkateljesítési adatok
Eszközök és módszerek
 Szemle
Vizsgálati, mérési és validálási
tevékenységek a termékelfogadás
kritériumok ellenőrzéséhez,
megfelelőséghez
 Csoportos döntési technikák
Kimenetek
 Elfogadott leszállítandók
 Változtatáskérelmek
 Munkateljesítési információ
 Projektdokumentum-frissítések
Terjedelemvalidálás II.
Terjedelemfelügyelet I.
Bemenetek
 Projektmenedzsmentterv
 Követelménydokumentáció
 Követelménykövetési táblázat
 Munkateljesítési adatok
 Szervezeti folyamatokhoz
kapcsolódó tudásvagyon
Eszközök és módszerek
 Eltéréselemzés
Az aktuális teljesítés és a
terjedelem-alapterv közötti eltérés
mértékének és okának
meghatározását támogatja.
Kimenetek
 Munkateljesítési információ
 Változtatáskérelmek
 Projektmenedzsmentterv
frissítések
 Projektdokumentum-frissítések
 Szervezeti folyamatokhoz
kapcsolódó tudásvagyon frissítései
Terjedelem-
felügyelet II.
 Köszönöm a figyelmet!

Szalai Anita
​ev.szalaianita@gmail.com
+36 30 721 1587

Facebook: Pályázatok, projektek, ötletek