Dr.

Kása Richárd | Projektmenedzsment | BGE-PSZK

PROJEKTIRÁNYÍTÁS
Dr. Kása Richárd

kasa.richard@uni-bge.hu
PROJEKTEK
ÉLETCIKLUSA
PCM- Projekt Ciklus Menedzsment
1. Kezdeményezési (koncepcionális) fázis
a) Ötlet/igény felmerülése
b) Projektjavaslat elkészítése
c) Részletesebb piaci elemzések (megvalósíthatósági tanulmány)
készítése
2. Tervezési fázis
a) Projekt célok definiálása
b) Projekt menedzsment létrehozása
c) Tevékenységek, erőforrások tervezése-ütemezése, integrácója
minőségi- ill. biztonsági előírásokkal, adminisztrációval
d) Életciklus-előrehaladás ellenőrzési tervek készítése
PCM- Projekt Ciklus Menedzsment
1. Végrehajtási (implementációs) fázis
a) Tervek „üzembehelyezése”
b) Tevékenységek figyelemmel kísérése, irányítása
c) Előrehaladás (periodikus) vizsgálata, szükség szerint reviziója
2. Lezáró (befejező) fázis
a) Projekt komplettálása
b) Átadás
c) Projekt kiértékelése
d) Disszemináció
e) Fenntarthatóság
f) Nyomonkövetési feladatok (follow-up)
Projektfolyamat
0. •Ötlet
Előkészítés •Javaslatok kidolgozása

•Projektkörnyezet meghatározása
1. Tervezés •Idő, kapacitás, erőforrás, költség
•Optimalizálás

•Projektirányítás
2. •Ellenőrzés
Megvalósítás •Szervezés
•Koordináció

3. Bevezetés •Átadás-átvátel

Ut
óe
lle
nő
rzé
s 4. Lezárás •Értékelés
0. Projektelőkészítés
1. Projekttervezés
2. Megvalósítás
3. Bevezetés
4. Lezárás
Projekt folyamata
• Igény felmerülése és pontosítása
• Megállapodás a célokban
• Projekt team megalakítása
• Megbízás a projektterv elkészítésére
• A projektfolyamat megtervezése
• Költség- és időterv
• Kockázatelemzés
• Kommunikációs terv elkészítése
• Terv elfogadása
• Megvalósítás –Monitoring és kontrolling
• Értékelés
Projektek bonyolításának 6 fázisa
1. Lelkesedés
2. Illúziók elvesztése
3. Pánik
4. Bűnösök keresése
5. Az ártatlanok és lelkesedők
megbüntetése
6. A projektben közvetlenül részt nem vevők kitüntetése,
megjutalmazása
PCM elvárások I.
1. Relevancia
• a projektek kapcsolódnak a szektorális,
nemzeti és közösségi célkitűzéshez
• a kedvezményezettek már a kezdetektől
részt vesznek a tervezési folyamatban
• alapos a problémaelemzés
• a célokat világosan meghatározták a
célcsoportok számára kínált előnyök
formájában
PCM elvárások II.
2. Megvalósíthatóság
• a célkitűzések logikusak és mérhetőek
• számba veszi a kockázatokat és
feltételezéseket és a végrehajtó intézmények
kapacitását
• a monitoring releváns célokra koncentrál
3. Fenntarthatóság
• a fenntarthatóságot befolyásoló tényezőkkel a
projekttervezés részeként foglalkoznak
• az elemzések és értékelések eredményeit
felhasználják és figyelembe veszik a tervezés
során
A PCM alapelvei I.
1. A projekt-ciklus szakaszainak következetes
betartása, amely strukturált és megfelelő
információn alapuló döntéshozatali eljárást
biztosít.
2. Részvétel biztosítása, a projekt-ciklus
kulcsfontosságú szakaszaiban szervezett
workshop-ok és a projekt céljainak a
kedvezményezettek részére nyújtandó tartós
előnyök/hasznok formájában történő
megfogalmazása révén.
3. Fenntarthatósági szempontok figyelembe
vétele a projekttervezés során, az
előnyök/hasznok tartós biztosítása érdekében.
A PCM alapelvei II.
4. Logikai keretmátrix alkalmazása, amely
konzisztens elemzési módszert biztosít a
projekttervezés és a végrehajtás során.
5. Integrált megközelítés, amely az egyes projektek
céljait összekapcsolja a Bizottság célkitűzéseivel
és a partner-országon belüli nemzeti és szektorális
célkitűzésekkel; biztosítja, hogy a projekt-
munkatervek és költségvetések logframe
módszerrel készüljenek; és egységes alapformát
használ a kulcsfontosságú kérdések konzisztens
és teljes körű kezelésének biztosítása érdekében a
projekt teljes időtartama alatt.
Elvárás és gyakorlat
KÍNÁLATVEZÉRELT PROJEKTALAPÚ
GONDOLKODÁSMÓD GONDOLKODÁSMÓD

Találunk egy pályázati Azonosítunk egy valós

kiírást problémát

Megfelelünk a jogossági Van kidolgozott

kritériumoknak? projektjavaslatunk

Forrásokat és
Megvizsgáljuk a pénzügyi
kereteket finanszírozási formákat
keresünk/találunk

Ha minden kedvező, kreálunk Érintettek bevonásával

egy problémát és arra építünk elkészül a projektterv
egy projektet (pályázat) (pályázat)

Érintettek bevonásával
Megvalósítjuk a projektet
(jusson is, maradjon is … ) megvalósítjuk a
projektcélokat
A PCM mint megvalósítási eszköz
• Cél:
• az érintettek hozzák meg a
döntéseket Programozás
• a döntések releváns információkra
épüljenek
Értékelés Identifikáció
• a fázisok egymásra épülnek, a
sikerhez minden fázist teljesíteni
kell
• a tapasztalatok beépülnek a
következő programok és Megvalósítás Kidolgozás

projektek tervezésébe
Finanszírozás
Projektciklus
1. Programozás: országos, szektorális tervezés
2. Identifikáció: projektötlet és fejlesztési tevékenység
meghatározása
3. Kidolgozás: projektterv elkészítése,
megvalósíthatóság elemzése, relevancia elemzése
4. Finanszírozás: finanszírozó azonosítása, döntése
5. Végrehajtás: megvalósítás, támogatási szerződés
alapján
6. Értékelés: előzetes - közbenső - utólagos
 A PCM egyszerűsített modellje
ELŐKÉSZÍTÉS
ELŐKÉSZÍTÉS TERVEZÉS VÉGREHAJTÁS
EREDMÉNY

Kiindulópont: Zárópont
Ötlet, lehetőség, Koncepció Terv Végeredmény
kezdeményezés (végtermék)

Elemzés Projekt elemeinek Megvalósítás

meghatározása
FELADAT

• A partnerek meghatározása • Monitoring

• Tevékenységstruktúra
• Helyzetelemzés tervezése • Nyomkövetés
• Probléma meghatározása • Időterv készítése • Beavatkozás
• Célkitűzések, célok • Költségek és ráfordítások • Kommunikáció
hierarchiája tervezése • Projekt zárása
• Stratégiák elemzése • A terv finomítása
• Kockázatelemzés
MÓDSZER

• Műhelymunka, • Tevékenységfa • Gantt diagram

szeminárium • Gantt diagram • Visszacsatolás formális
• Ötletroham • Logframe mátrix és informális elemei
• SWOT elemzés • Indikátorok • Kommunikációs
• Problémafa módszerek
• Célfa
• Logframe mátrix
Projekt-életciklusok
• A projekt-életciklusok általában meghatározzák:
• hogy az egyes fázisokban milyen technikai munkát kell elvégezni;
• az egyes fázisokban mikorra kell a leszállítandókat létrehozni, és
ezeket hogyan kell felülvizsgálni, verifikálni és érvényesíteni;
• az egyes fázisokban kik vesznek részt;
• az egyes fázisok ellenőrzési és jóváhagyási módszereit.
Projekt-életciklusok (PMBOK 2006:38)
• A projekt-életciklusok meghatározása lehet nagyon általános
vagy részletes.
• A projekt-életciklusok számos közös jellemzővel rendelkeznek:
• a fázisok általában szekvenciálisan követik egymást, és azonosításuk
valamilyen technikai információ vagy technikai komponens átadásával
kezdődik;
• a projekt elején a költségek és a projektrésztvevőktől várt ráfordítás
alacsony, a középső fázisokban nagyon magas, majd erőteljesen
csökken, amint a projekt a végéhez közelít;
• a projekt elején a bizonytalanság és ebből eredően az
eredménytelenség kockázata a legmagasabb. A teljesítés
valószínűsége a projekt előrehaladásával általában növekszik;
• az érintettek a projekttermék végső jellemzőit és a projekt végső
költségét a projekt elején képesek a legjobban befolyásolni, azonban
ez a képesség a projekt során fokozottan csökken. A jelenséget
legfőképpen az okozza, hogy a változások és az előforduló hibák
javításának költsége a projekt előrehaladásával fokozatosan
emelkedik.
Projektciklus modell (Görög, 2003:65)
Beruházási projektek
• Aprojekt „élete” körfolyamatként van szemléltetve.
• A többi elmélettel ellentétben ez a forma kiemeli:
• Tevékenységfolyamatot
• A stratégiai meghatározottságot
• A megvalósítási folyamat egészének és a stratégiai célok
teljesülésének kölcsönös összefüggéseit.
• Fontos elem a modellben a döntési pontok megjelenése.
• Ezeknek az adott fázist határoló, lezáró feladatuk mellett
előre mutató a szerepük
• Rögzítik a projekt céljait
• Teljesítésük az eredmény elfogadását
• Előtérbe helyezi a folyamatos monitoring és a
visszacsatolás szerepét.
Projektciklus modell (Görög, 2003:65)
Beruházási projektek
Projektciklus modell (Görög, 2003:65)
• Projektkialakítás fázisa
• Projektek illeszkedése a szervezeti stratégiába
• Alternatívák felvázolása – megvalósíthatósági tanulmányok
• Megvalósíthatósági elemzések
• Műszaki megvalósíthatósági elemzés
• Környezetvédelmi ökológiai megvalósítási elemzés
• Marketing megvalósíthatósági elemzés
• Gazdaságossági elemzés
• Pénzügyi-finanszírozási elemzés
• Társadalmi-politikai elemzés
• Szervezési-vezetési megvalósíthatósági elemzés
Projektciklus modell (Görög, 2003:65)
• Odaítélési fázis
• Kell-e külső partner?
• Szerződésstratégia kialakítása
• Zárt tender
• Nyílt tender
• Tenderdokumentáció

• Teljesítés fázis
• Tevékenységi folyamatok realizálása
• Stratégiával való összevetés fontossága nő
• Utóelemzési fázis
• Tapasztalatok – tanulási folyamatok
• Siker megítélése/értékelése – GAP elemzés
A projektfázisok egy tipikus sorrendje egy
projekt-életciklusában (PMBOK)
1. Kezdeti ciklus: A projektötlet megfogalmazódástól az (egy- vagy két fordulós) támogatási pályázat
lezárásáig, fázisok
2. Megvalósítási vagy középső ciklus: A pályázat megnyerésétől a teljesítménypróbák sikeres
befejezéséig, fázisok
3. Záró vagy végső ciklus: A műszaki átvétel megkezdésétől a jótállási-szavatossági időszak végéig,
fázisok
3 fázisú projektciklus modell
(PMBOK 2006)
• Kezdeti ciklus: A projektötlet megfogalmazódásától az (egy- vagy
kétfordulós) támogatási pályázat lezárásáig, fázisok:
• előkészítés,
• projektszervezet megtervezése és kialakítása,
• pályázati fázis (egy- vagy kétfordulós),
• cikluszárás.
• Megvalósítási vagy középső ciklus: a pályázat megnyerésétől a
teljesítmény- próbák sikeres befejezéséig, fázisok:
• előkészítés,
• tervezés-engedélyezés,
• kivitelezés, üzempróbák, próbaüzem,
• cikluszárás.
• Záró vagy végső ciklus: a műszaki átvétel megkezdésétől a jótállási-
szavatossági időszak végéig, fázisok:
• előkészítés,
• műszaki átvétel és zárás,
• pénzügyi zárás, aktiválás,
• garanciális időszak zárása,
• projektzárás.
Weiss és Wysocki ötfázisú modellje
TERVEZÉS MEGVALÓSÍTÁS
KIALAKÍTÁS TERV SZERVEZÉS VÉGREHAJTÁS ZÁRÁS
(define) (plan) (organize) (control) (close)
Követelmények Feladatok Csoporttagok Menedzsment Elfogadtatás
elemzése azonosítása menedzselése stílus
Kimenetek
Megvalósíthatósági Sorrendiség Projektmenedzser Kontroll eszközei, telepítése
tanulmány kialakítása beszerzése módszerei
Dokumentáció
Funkcionális Kritikus Projektteam Státusjelentések komplettálása
specifikáció tevékenységek beszerzése
Megvalósítás Végjelentés /
Szcenárió Csapat toborzása Csoportok beszámoló
kialakítása megszervezése Projektterv
felülvizsgálata Karbantartás
Költség-haszon Idő és Munkacsomagok - Ütemterv (tervezése)
elemzés költségbecslés csoportokhoz - Költségterv
rendelése - Erőforrásterv Végrehajtás utáni
Célok kitűzése Csapat Áttekintése ellenőrzés
véglegesítése Feladatok
felosztása Értékelemzés / Értékbecslés
Változatok Értéktervezés folyamatos
összemérése optimalizálás

KIMENETEK (DELIVERABLES)
• Projektáttekintő • WBS • Felvételi • Eltérésjelentés • Végjelentés
• Projektháló kritériumok • Statusreport • Audit report
• CP • Munkacsomagok • Erőforráselosztási
• Projektjavaslat leirata report
• Munkacsomag
hozzárendelések
Weiss és Wysocki ötfázisú modellje
• A fő szakaszok közötti átfedő területek azt érzékeltetik, hogy az egyik
szakaszból a másikba történő átmenet nem éles.
• A projekt kialakítási szakaszában javaslatok kerülnek kialakításra, a
megvalósíthatóságuk kerül értékelésre. Egy „menjen/ne menjen”
döntés zárja le ezt a szakaszt. Egy pozitív „menjen” döntés után a
projekt a tervezési szakaszba lép. A tervezési szakaszban
elvégzendő feladatok:
• A feladatok alábontási rendszere (WBS – Work Breakdown Structure) (Mit?).
• A feladatok kivitelezőinek meghatározása (kompetenciák és felelősségek
mátrixa – KFM) (Ki?).
• A feladatok közötti logikai kapcsolat alapján a kivitelezés technológiája – a
projekt hálóterve (Hogyan?).
• A feladatok végrehajtásának időbeli tervezése – Gantt-diagram (Mikor?).
• A kivitelezéshez szükséges erőforrások megtervezése – erőforrás-tervezés
(Mivel?).
• A projekt költségeinek felmérése (Mennyiből?).
Weiss és Wysocki ötfázisú modellje
• Végrehajtás/ megvalósítás szakasza
• kommunikáció a vezetőkkel, megrendelővel, kivitelezőkkel,
végfelhasználókkal,
• változtatások a projekten,
• a projekt ellenőrzése, nyomon követése a kivitelezés során,
• a költségek figyelemmel kísérése,
• minőség-ellenőrzés.
• A projektciklus végső szakasza a projektzárás.
• a projektcsapat átadja a projekt eredményét a végfelhasználónak
• az értékelés az átadás után következő, tehát záró feladat.
Corsten projekt-életciklus modellje
(Corsten, 2000:12-43)
MINŐSÉGMENEDZSMENT

START

Projekt-
Előkészítés
meghatározás
Projekt-
tervezés
Projekt-
megvalósítás
Projektdokumentáció
/ átadás

Projektkontroll
END

PROJEKTKONTROLLING
Cronenbroeck (2004) projektciklus
rendszere Projektötlet

Projektelemzés

Projekt-
döntés

A projekt létrejön Nem jön létre a

projekt
Projektindítás

A projektindító megbeszélés megtörtént

Projekttervezés

A projektterv elkészült

Irányítás és
nyomonkövetés
A projekttevékenységeket elvégezték

Projektzárás

A projekt lezárul
PROJEKTEK ÉLETCIKLISA
SORÁN MEGFIGYELHETŐ
LEGFONTOSABB
TENDENCIÁK
Költségek befolyásolhatósága a projekt
életciklusában (Cecca, Peri, 1995:16)
Lehetőség a költségek befolyásolására

Koncepció-tervezés

Megvalósíthatóság elemzés

Szerződés

Kivitelezés

Működtetés

Projektéletciklus (idő)
 Erőforrásszükséglet alakulása
(Boris, 1995:14)
Koncepció- Átadás
Tervezés Megvalósítás - átvétel
tervezés
Erőforrás-szükséglet

TÉNY

TERV

t
 A bizonytalanság és a változtatás költségeinek
alakulása a projektciklusban (Boris, 1995:17)

Változtatás költségei
költség

t őség
he i
ibale sége
h ölt
k

t
 Gyorsítás költségei (Boris, 1995:18)
költség