Wolfgang Cronenbroeck:

Internationales Projektmanagement

Projekttérkép
 Projekttérkép

A projekttérkép által felölelt

projektmenedzsment tevékenységek:
1. Projektelemzés
2. Projektindítás
3. Projekttervezés
4. Projektirányítás és nyomon követés
5. Projektzárás

2
 Projektötlet

Projekttérkép
Projektelemzés

Projektdöntés

Nem jön létre a

A projekt létrejön projekt!

Projektindítás
A projektindító
megbeszélés megtörtént

Projekttervezés

A projektterv elkészült

Projektirányítás és
nyomon követés
A projekttevékenységeket
elvégezték

Projektzárás

3
A projekt lezárult
 Projektötlet

Projekttérkép
Projektelemzés

Projektelemzés Projektdöntés

Nem jön létre a

A projekt létrejön projekt!

Projektindítás
A projektindító
megbeszélés megtörtént

Projekttervezés

A projektterv elkészült

Projektirányítás és
nyomon követés
A projekttevékenységeket
elvégezték

Projektzárás

4
A projekt lezárult
 1. Projektelemzés

1.1. Célelemzés
1.2. Környezetelemzés
1.3. Kockázatelemzés
1.4. Gazdaságossági vizsgálat
1.5. Szerződéselemzés
1.6. Megbízáselemzés
5
 1. Projektelemzés

A projektötletet kiváltó megfontolás, vagy

ok lehet:
– Vevői megbízás
– Elégedetlenség a jelenlegi helyzettel
– Gazdaságossági követelmények
– Befektetési igény, stb.

6
 1. Projektelemzés

• Projektleírás készítése a projekt tárgyára és az azt

körülvevő szituációra vonatkozóan.
• Ennek során a jövőbeli projektmenedzsernek az
alábbi tevékenységeket kell megtennie:
– Minden lehetséges információt beszerezni a projektről!
– Minden eddigi érintettet megkérdezni!
– Ellenőrző listákat alkalmazni!
• Projektleírás űrlap
7
 1.1. Célelemzés

• „Ha nem tudod, hogy hová mész, hogyan várhatod

el, hogy megérkezz oda?” (Basil S. Walsh)
• A projektcélok meghatározásának hagyományos
megközelítése az úgy nevezett projektháromszög: a
költség – határidő – teljesítmény követelménye.
• E három feltétel, kölcsönösen hatással van egymásra,
és nagyon ritkán teljesül egyidejűleg mindhárom
célkitűzés.

8
 1.1. Célelemzés

• Mérhető és teljesíthető célokat kell meghatározni.

• Az ilyen mérhető módon leírt célok lesznek az operatív,
vagy eredménycélok.
– „2011.12.31-ig a vevői megrendelések átfutási idejét 20%-kal
rövidíteni kell!”
• A teljesítés előrehaladását ugyanakkor az úgynevezett
végrehajtási célok fejezik ki.
– Határidőcélok
– Költségvetési célok
– Minőségorientált célok, stb.

9
 1.1. Célelemzés
Eredménycélok és végrehajtási célok

10
 1.1. Célelemzés
Vállalati célok

11
 1.1. Célelemzés - Összegzés
• A célelemzés szolgálja:
– A projektcélok meghatározását
– Alternatívák értékelését és kiválasztását
– Projekteredmények ellenőrzését
• A célelemzés a következőképpen történik:
– Elképzelés kialakítása: „Gyorsabb lefutás, jobb teljesítmény”
– Célok strukturálása: Melyik cél mit szolgál? Mik a
prioritások? Milyen konfliktusok várhatók?
• A célelemzés egyeztetése szükséges
– A közös elképzelés kialakításához és megértéséhez
– A projektcsapatban a célok elfogadásához
– A megbízóval a célrendszer megerősítése céljából.
• Célelemzés űrlap
12
1.2. Környezetelemzés
1.2.1. Befolyásoló tényezők elemzése

• Befolyásoló tényezők
– Környezeti (pl. klíma, környezeti hatások)
– Jogi (pl. törvények, EU-irányelvek)
– Politikai (pl. protekcionizmus)
– Nép- és összgazdasági
– Üzemgazdasági (pl. költségek, jövedelmezőség)
– Pénzügyi (pl. tőke-, hitelpolitika, kamatok)
– Személyi (pl. munkahelyek, személyügyi politika)
– Szociális, pszichológiai (pl. társadalom, mentalitás)
– Technikai (pl. technológiai fejlődés és trendek)

13
1.2. Környezetelemzés
1.2.1. Befolyásoló tényezők elemzése

• A befolyásoló tényezők elemzése során minél több

ismeretet kell összegyűjteni, melyeket elemezni kell
és meg kell vizsgálni a lehetséges összefüggéseket,
melyek hatással lehetnek a projektre.
• A befolyásoló tényezők hátterét is meg kell
vizsgálni, a befolyások mögött húzódó okok és
okozat feltárása érdekében.

14
1.2. Környezetelemzés
1.2.2. Projektérintettek elemzése

• Projektérintettek azonosítása
• Annak tisztázása, hogy milyen formában (fékező,
vagy támogató) és milyen érdekeket (kívánság,
követelmény) képviselnek az érintettek és ez
milyen hatással lehet a projektre?
• Ezen ismeretek birtokában a projektvezetésnek
kezelnie kell az egyes érintetteket, hogy ők a
projektet támogassák, vagy legalábbis ne
hátráltassák.
15
1.2. Környezetelemzés
1.2.2. Projektérintettek elemzése

• Az érintettelemzés eredményei
– Nyertesek és vesztesek, akikre a projekt hatással lehet, pozíciójuk
meghatározása
– A döntő erők (pro és kontra) megismerése
– A nyertesek és vesztesek elvárásai és változtatási hajlandóságuk
– Tényezők, melyek támogatják és elősegítik a változtatási
készséget
– Lehetőségek ezen változtatások támogatására
– Kulcstényezők és pótlólagos követelmények, melyeket a
projekttervezésnél figyelembe kell venni.

16
1.2. Környezetelemzés
1.2.2. Projektérintettek elemzése

A változtatások következményei

Magas
Itt kerülnek bejegyzésre
az érintettek indítékai és
Közepes
céljai

Alacsony

Fékezők/ Kérdéses Hajtók/

Vesztesek Nyertesek
1.2. Környezetelemzés - Összegzés

• A környezetelemzés során azonosíthatók a befolyásoló

tényezők és érintettek
– Ellenőrzőlisták használata, miért és milyen érdekből?
• Kideríthetők az érintettek indítékai és céljai
– Célok és elképzelések?
• Leírhatók az érintettek és befolyások következményei
– Mi történik akkor, ha …?
• Előkészíthetők a lehetséges intézkedések
– Megelőzés, felkészülés
• Környezetelemzés űrlap

18
1.3. Kockázatelemzés
1.3.1. A kockázatok azonosítása

• A kockázatok azonosításához kockázati ellenőrző

listák alkalmazhatók.
• Az egyes iparágakban és projekttípusoknál eltérő
szempontok lehetnek érvényesek, ezért a listákat,
mindig hozzá kell igazítani az adott projekthez.
• A lehetséges kockázatok kockázati csoportokba
foglalhatók, melyekben a kockázat leírása is
megadható. Például:
• R1; Technikai kockázatok; nem világos technika
19
1.3. Kockázatelemzés
1.3.1. A kockázatok azonosítása
Kockázatazonosítási táblázat
Kockázati ellenőrző Kérdéslista
lista
Általános A projektcélokat pontosan meghatározták?
projektkockázatok A projektet alaposan megtervezték?
Teljesíthetőek az elvárások?
Technikai és Garantálható a megvalósíthatóság?
eredménykockázatok Milyen hibák léphetnek fel?

Végrehajtási Terv szerint fog a végrehajtás történni?

kockázatok Készen lesznek a határidőre?
Milyen elmaradásokkal kell számolni?
Kereskedelmi Adódhatnak fizetési hiányok? Van valutakockázat?
kockázatok Felléphet áremelkedés? Veszíthetünk foglalót?

20
1.3. Kockázatelemzés
1.3.1. A kockázatok azonosítása

Kockázati ellenőrző Kérdéslista

lista
Személyi kockázatok Rendelkezésre áll a szükséges személyzet?
Megvan a személyzetnek a szükséges tudása?
Vannak motivációs problémák? Kell külső erőforrást
igénybe venni?
Környezeti kockázatok Van-e szövetség, vagy ellenség a megbízottak vagy
partnerek között? Van-e politikai kockázat? Van-e
különleges nemzeti mentalitás? Vannak-e időjárásbeli
különlegességek? Lehet- e katasztrófa, szabotázs, stb.?
Szállítási kockázatok Betartják-e a határidőket és a minőségi követelményeket
a beszállítók?
Szerződéses Adódhatnak kockázatok a fővállalkozásból?
kockázatok Egyértelműek-e a vállalkozói és alvállalkozói
szerződések? Érdekelt-e a megbízó a
projektteljesítésben? 21
1.3. Kockázatelemzés
1.3.2. A kockázatok értékelése

• A kockázatértékelési táblázat adatai

– A kockázatok sorszáma
– A kockázatok leírása
– A kockázatok oka, alapja
– A kockázat felmerülésének következménye a projekt számára
– A kockázat felmerülésének előzetes jelei
– A kockázat bekövetkezésének valószínűsége 0,1 és 1 között (0,1
nem valószínű; 1 szinte biztos)
– Lehetséges károk a bekövetkezéskor 1-től 10-ig (1 nem
jelentős; 10 kritikus a projekt sikerére)
– Kockázati faktor (Bekövetkezési valószínűség * Lehetséges
károk)
22
 1.3. Kockázatelemzés
1.3.2. A kockázatok értékelése
Kockázatértékelési táblázat
Bekövet-
Kocká-
Következ- Előzetes kezési
Leírás Ok Károk zati
mény jel valószí-
faktor
nűség
Hiányzó
Nem világos Idővesz-
K1 próbaered- Nincs 0,2 3 0,6
technika teség
mények
Nem világos Politikai Média
K2 Késedelem 0,3 6 1,8
finanszírozás helyzet hírek
Gyakori
Specifikáció Új vevő Idővesz-
K3 változta- 0,9 8 7,2
változtatás kívánságok teség
tások

23
1.3. Kockázatelemzés
1.3.2. A kockázatok értékelése

Projektkockázati portfólió
1
0,9
Bekövetkezési valószzínűség

K3
0,8 7,2
07
0,7
0,6
0,5
0,4 K2
0,3 1,8
K1
0,2 0,6
0,1
0
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
24
Károk, következmények
1.3. Kockázatelemzés
1.3.3. Kockázatcsökkentő intézkedések

• A magas kockázati faktorral rendelkező kockázatok

esetében ajánlatos a kockázat elkerülésére (E), illetve a
bekövetkezésekor (B) szükséges intézkedések
kidolgozása
• Az intézkedéseket összefoglaló táblázat az alábbi
adatokat tartalmazza:
– Az intézkedés leírása
– Az intézkedés fajtája (E vagy B)
– Felelős megnevezése
– Megjegyzés az elintézésről (státusz)

25
 1.3. Kockázatelemzés
1.3.3. Kockázatcsökkentő intézkedések

Kockázati Intézkedés
Leírás Intézkedés Felelős Státusz
faktor fajtája
Nem világos
K1 0,6 Nincs
technika
Nem világos
K2 1,8 Nincs
finanszírozás
Következetes
Specifikáció Folyamat-
K3 7,2 változás- E Nagy I.
változtatás ban
menedzsment

26
1.3. Kockázatelemzés
1.3.4. Folyamatos kockázatelemzés

• A kockázatelemzés csak akkor járulhat hozzá a projekt

sikeréhez, ha rendszeresen aktualizálják.
• Az aktualizálás során a következő kérdéseket kell
tisztázni:
– Vannak-e új kockázatok?
– Elmaradtak-e várt kockázatok?
– Változtak-e az azonosított kockázatok és kell-e emiatt újból
értékelni ezeket?

27
1.3. Kockázatelemzés - Összegzés
• A kockázatok azonosítása
– Ellenőrzőlisták alkalmazhatók
– Összeállításra kerül a kockázatok listája
• A kockázatok értékelése
– Összeállításra kerül az értékelési táblázat
– Értékelésre kerülnek a kockázatok, kiszámítható a kockázati faktor
– Összeállítható a kockázati portfólió
• Kockázatcsökkentő intézkedések meghatározása
– Intézkedési lista összeállítása történik meg
– Megelőző és elhárító intézkedések
• A kockázatelemzés folytatása
• Kockázatelemzés űrlap
28
1.4. Gazdaságossági vizsgálat
• A gazdaságossági vizsgálat eszköze a költség-haszon
elemzés, melynek során szembeállítjuk az előrelátható
költségeket és hasznokat.
• A költség-haszon elemzés eredményeként:
– Kiválasztható az optimális projekt alternatíva
– A döntéshozatalhoz megadható az egyes alternatívák rangsora
– Megvalósítható a projekt gazdasági szempontok szerinti
alkalmassága
• A költség-haszon elemzéssel teljesíthetők az alábbi célok:
– Egy objektív döntéshozatali alapelv létrehozása
– A döntéshozatal átláthatóságának javítása
– A tárgyilagossághoz történő ragaszkodás 29
 1.4. Gazdaságossági vizsgálat
Gazdaságossági vizsgálat

30
1.4. Gazdaságossági vizsgálat
1.4.1. Költségorientált módszerek

• A költségorientált módszereket elsősorban a

racionalizálás során alkalmazzák.
• Statikus módszerek:
– A rendszer gazdaságosságát a beruházás tervezett
élettartamának átlagos periódusára számítják ki, azonban nem
nyújtanak információt a jövedelmezőségre vonatkozóan.
– Például: amortizációszámítás
• Dinamikus módszerek:
– Az összesített bevételeket és kiadásokat a rendszer
előirányozott élettartamára vonatkozóan jelenértékre
átszámítják.
– Például: jövedelmezőség számítás
31
 1.4. Gazdaságossági vizsgálat
1.4.2. Haszonorientált módszerek

• A haszonorientált módszerek elsősorban akkor ajánlottak, ha

több projektalternatíva merül fel, és a tisztán pénzügyi
értékelés feltételei nem adottak, vagy nem elegendőek.
• A módszer előnye, hogy a gazdasági szempontok mellett
szakmai szempontok is figyelembe vehetők.
• A haszonorientált elemzés lépései
– A projektcélok rögzítése
– Azoknak a követelményeknek a kidolgozása, melyeket az egyes
alternatíváknak teljesíteniük kell (kritériumok)
– Az egyes kritériumok súlyozása
– Az alternatívák kidolgozása és értékelése
– A legjobb alternatíva kiválasztása
32
 KÖLTSÉG
"C" alternatíva: saját fejlesztés
0 1 2 3 4 5 Σ
Egyszeri költségek "B" alternatíva: bérlés
Fejlesztés 0 1 2 3 4 5 Σ
Alvállalkozó
Egyszeri költségek "A" alternatíva: vásárlás
Fejlesztés Beszerzés
0 1 2 3 4 5 Σ
Alvállalkozó Σ Beruházási költség
Egyszeri költségek
Beszerzés Folyamatos költségek
Fejlesztés 150
Leírás
Σ Beruházási költség
Alvállalkozó 50
Kamatok
Folyamatos költségek
Beszerzés 50
Leírás Licenszdíjak
Σ Beruházási költség 250
Kamatok Energia
Folyamatos költségek
Licenszdíjak Σ Üzemi költségek
Leírás 5
Energia Σ KÖLTSÉGEK 600
Kamatok 20
Licenszdíjak Σ Üzemi költségek20 KÖLTSÉG - HASZON
Energia Σ KÖLTSÉGEK 5 700

Σ Üzemi költségek 50
Σ KÖLTSÉGEK 300 50 100 100 100 150 800

HASZON
"A" alternatíva "B" alternatíva "C" alternatíva
Sorszám Kritérium Súlyszám
Érték Súlyozott érték Érték Súlyozott érték Érték Súlyozott érték
1 Ügyfél
1.1 Szervízszolgáltatás 10 8 80
1.2 Felhasználóbarát 15 8 120
1.3 Komplex szolgáltatás 5 10 50
1.4 Szaktanácsadás 10 8 80
1.5 Hírnév 20 10 200
Σ Ügyfél 60 530
2 Tudás/Tapasztalat
2.1 Technológia 20 8 160
2.2 Szervezet 5 10 50
2.3 Piac 5 6 30
2.4 Rugalmasság 10 8 80
Σ Tudás/Tapasztalat 40 320
Σ 100 850 550 800
 1.4. Gazdaságossági vizsgálat
Az elemzés értékelése Költség-haszon elemzés
1000
• A teljesítményértékelésből pont Érdekes
adódik az haszonérték: a
gyakorlati teszt és az elméleti A
célelérés pontjainak összege. C

Haszon mértéke
(500-500 pont)

Nem érdekes
• A költségszámításból adódik a B
gazdaságosság: a beruházás és
üzemeltetés várható éves
összköltsége.
• A hozamelvárások alapján
történő értékelés. 0 500 1000
34
Költség (ezer EUR)
1.4. Gazdaságossági vizsgálat -
Összegzés
• A költségorientált vizsgálat végrehajtása
– Módszer kiválasztása
– Elemzés elvégzése

• A haszonorientált vizsgálat végrehajtása

– Projektcélok súlyozása
– Célelérés becslése
– Használati érték kiszámítása

• A vizsgálatok értékelése
– A költség-haszon elemzés eredményeinek értékelése

• Gazdaságossági vizsgálat űrlap 35

 1.5. Szerződéselemzés
• Szerződés típusok
– Szolgáltatási szerződés (pl. munkáltatói szerződés, tanácsadás, stb.)
– Vállalkozási szerződés (pl. kutatás-fejlesztés, gyártás, stb.)
– Adásvételi szerződés (pl. gépek, felszerelések vételekor)
• Kísérő jogviszonyok lehetnek:
– Hitelszerződések, társasági és részesedési szerződések
– Szállítmányozási megállapodások, stb.
• Nemzetközi szerződések esetén kiemelendő:
– A jogrendszer kiválasztása, jogérvényesítés (választott és állami
bíróság)
– Import- és exportkorlátozások, engedély, vám és deviza előírások
– Garanciák , árfolyam- és átváltási kockázat, költségváltozások,
stb. 36
 1.5. Szerződéselemzés
• A szerződések tartalma:
– Szerződő felek megnevezése
– Szerződéses, jogi alapelvek
– Szerződés tárgya
– Feladat leírása
– Teljesítmény, specifikáció
– Határidők
– Kötelezettségek
– A megbízó közreműködésének
módja és mértéke
– Projektszervezet
– Átvétel, teszt, tanúsítvány
– Szerződés időtartama, felmondási
feltételek, felmondási határidők
– Ár, Honorárium
– Fizetési feltételek
– egyéb teljesítmény és fizetés
– Garancia, szavatosság
– Felelősség, kártérítés
– Vis major
– Elfogadási késedelem
– Tulajdonjog fenntartás
– Teljesítés helye, jogi illetékesség
– Általános szerződéses feltételek
– Kötbér
37
1.5. Szerződéselemzés - Összegzés

• A szerződéseket komolyan kell venni!

• A szerződéseket idejében át kell olvasni!
• Lehetőleg működjünk közre a szerződés tárgyalásán.
• A szerződést nézzük át a megfelelő ellenőrző listával
• Szükség esetén tárgyaljuk újra a szerződés egyes részeit.
• Szerződéselemzés űrlap

38
1.6. Megbízáselemzés

• Nem minden esetben készül részletes projektelemzés

az adott projekt indítását megelőzően.

• Egy rövidebb, egyszerűbb elemzést azonban ekkor is

célszerű elvégezni. Megbízás elemzés.

• A megbízás elemzés segít a projektvezetőnek a

projektet gondolatilag és tartalmilag körüljárni,
megfontolni.

39
 1.6. Megbízáselemzés
1.6.1. A projektmegbízás leírása

• Az időtartam, erőforrások és teljesítmény

követelményeknek igazodniuk kell egymáshoz.

Mágikus háromszög

Idő
g
lts é
Teljesítmény/minőség:

tar
tam
K ö

Mik a legfontosabb elvárások a projekttel Cél
szemben?

Milyen eredmények elérése esetén minősítik
sikeresnek a projektet? Teljesítmény

Mik lesznek az eredmény alkotórészei?

Mi tartozik bele a projektbe és mi nem?
40
1.6. Megbízáselemzés
1.6.1. A projektmegbízás leírása
Költségek:

Melyek a legfontosabb költségösszetevők?

Mely személyek és tárgyi erőforrások állnak rendelkezésre?

Milyen külső forrásból biztosíthatók a hiányzó erőforrások?

Milyen erőforrás-költségek merülnek fel a saját és a külső
erőforrások igénybevételével?

Időtartam:

Milyen időtartam áll rendelkezésre?

Ezt kihasználjuk-e?

Mikorra várható a projekt kezdése illetve befejezése?

Melyek a kritikus úton levő tevékenységek?

Lehet-e a projekt átfutási idejét a tevékenységek idejének
csökkentésével rövidíteni?

Lehet-e a projekt átfutási idejét a tevékenységek átfedésével,
párhuzamosításával rövidíteni? 41
 1.6. Megbízáselemzés
1.6.2. A projektcélok tisztázása

• A projektvezetőnek pontosan meg

kell értenie:

Mit kell a döntéshozó számára
teljesíteni?

l?
bó

A megbízó kinek szeretné ezt elérni?

K
in
él

ek
ic

Miért szeretné ezt elérni?

?
M

Mennyit akar és tud befektetni a
projektbe?

riu ési

?
ok
ég

ité ér
er

m

Milyen eredménnyel lesz elégedett?

kr M
e
dm

Milyen mutatók milyen értékei

én
y?
jelentik a projekt sikerét?

42
 1.6. Megbízáselemzés
1.6.3. A projektprioritások meghatározása

• A prioritások meghatározása a három követelményre

vonatkozóan:
– Magas prioritás: a kitűzött célt tartani
– Közepes prioritás: a kitűzött célt optimalizálni
– Alacsony prioritás: a kitűzött cél változtatása elfogadható

Prioritás Alacsony Közepes Magas

Tennivaló? Változtatás Célok Célok konstans
Követelmény elfogadható optimalizálása megtartása
Időtartam X

Erőforrások X

Teljesítmény X
43
 1.6. Megbízáselemzés
1.6.4. A projektkockázatok vizsgálata

• A projektkockázati táblázatba szükséges adatok:

– Az azonosított kockázatok leírása
– A kockázatok bekövetkezési valószínűsége, fokozatok szerint
– A kockázat bekövetkezésének feltehető hatása a projektre,
fokozatok szerint
– Az azonosított kockázatok összefoglalása a kockázati
portfólióba.
– A megfelelő kockázat kezelési lehetőségek felvázolása a
portfólióban.

44
1.6. Megbízáselemzés
1.6.4. A projektkockázatok vizsgálata

Kockázati portfólió

Magas
Kritikus
sikertényezőként
definiálni

ószínűség

Közepess
Bekövetkezési való
Biztosítás
Megelőzés
Elkerülés

Alacsony

Elfogadás

Alacsony Közepes Magas

45
Fontosság, jelentőség
 1.6. Megbízáselemzés - Összegzés

• A projektmegbízás elemzése során a következő lépéseket

kell elvégezni:
– A projektmegbízás leírása
– A projektcél tisztázása
– A projektprioritások meghatározása
– A projektkockázatok vizsgálata

• Megbízáselemzés űrlap

46
 Projektötlet

Projekttérkép
Projektelemzés

Projektdöntés Projektdöntés

Nem jön létre a

A projekt létrejön projekt!

Projektindítás
A projektindító
megbeszélés megtörtént

Projekttervezés

A projektterv elkészült

Projektirányítás és
nyomon követés
A projekttevékenységeket
elvégezték

Projektzárás

47
A projekt lezárult
 1.7. Projektdöntés
Projektdöntés belső projekt esetén

Vállalatvezetés
megfogalmazás támogatás
Projektjavaslat Projektvezetés
Szakterületek
benyújtás
elutasítás
Döntéshozó grémium

jóváhagyás
tájékoztatás
Projektvezetés

kidolgozás

Projektmegbízás Döntéshozó grémium

48
felhatalmazás
 1.7. Projektdöntés
Projektdöntés külső projekt esetén I.
megfogalmazás
Ügyfél Megkeresés

tájékoztatás
nincs ajánlat
Értékesítés

kidolgozás
támogatás
Ajánlati javaslat Projektvezetés

tájékoztatás benyújtás
nincs ajánlat elutasítás
Döntéshozó grémium

jóváhagyás
Kötelező érvényű
ajánlat
49
 1.7. Projektdöntés
Projektdöntés külső projekt esetén II.

tárgyalás tárgyalás
Ügyfél Ajánlati tárgyalás Kereskedelem

nincs szerződés újratárgyalás

Ügyfél

megbízás adás

Projektszerződés

újratárgyalás kivitelezés
Szerződéselemzés Projektvezetés

megbízás elfogadás
50
Projektmegbízás
 1.7. Projektdöntés - Összegzés
• Projektdöntés belső projekt esetén:
– Projektjavaslat előkészítése
– Előterjesztés benyújtása a döntéshozó grémium számára

• Projektdöntés külső projekt esetén:

– Ajánlat előkészítésének támogatása
– Projektelemzés eredményeinek belefoglalása az ajánlatba
– Ajánlati tárgyalás lefolytatása
– Szerződéselemzés elvégzése

• Projektdöntés űrlap
51
 Projektötlet

Projekttérkép
Projektelemzés

Projektindítás Projektdöntés

Nem jön létre a

A projekt létrejön projekt!

Projektindítás
A projektindító
megbeszélés megtörtént

Projekttervezés

A projektterv elkészült

Projektirányítás és
nyomon követés
A projekttevékenységeket
elvégezték

Projektzárás

52
A projekt lezárult
 2. Projektindítás

2.1. Projektelemzés átdolgozása

2.2. Projektmegbízás véglegesítése

2.3. Projektszervezet felállítása

2.4. Projektinfrastruktúra kialakítása

2.5. Projektindító megbeszélés

53
2.1. Projektelemzés átdolgozása

• Változtatások a projektdöntés során

A projekt- és megbízáselemzésben feltártak nem biztos,
hogy helytállóak.

• A változtatások összegyűjtése és relevanciájuk,

jelentőségüket vizsgálata.
• Az átdolgozott részekre a projektmegbízásban külön
fel kell hívni a figyelmet.
• Belső projektek: projektmegbízás újratárgyalása

54
2.1. Projektelemzés átdolgozása -
Összegzés
A projekt-, megbízáselemzés átdolgozása során az
alábbi lépéseket kell elvégezni:
 Vannak-e a projektdöntést követően változtatások az
elemzések egyes részeiben?
 Relevánsak, fontosak-e ezek a változtatások?
 Releváns változtatásoknál:
 utólagos tárgyalások
 a projektbe történő betervezés, számításba vétel

• Projektelemzés átdolgozása űrlap

55
2.2. Projektmegbízás

• Az írásos projektmegbízás adja a projektmunka alapját.

• Külső projekt: a projektmegbízás egyben szerződés is.
• Célszerű egy rövidebb, érthetőbb változatot készíteni a
projektcsapat számára.
• Belső projekt: projektvezető dolgozza ki, egyeztetve a
belső megbízóval, a projektvezető és a megbízó írja alá a
projektmegbízást.
• Megbízás alapelve módosul megbízást is
aktualizálni kell!
56
2.2. Projektmegbízás

A projektmegbízásnak az alábbi részeket kell

tartalmaznia:

Projektmegjelölés (név, sorszám, stb.)

Projekt tárgya

Projektelemzés

Elvárt eredmény

Tervezett költségek

Tervezett időtartam

Erőforrások

Döntéshozó testület jóváhagyása és megjegyzése 57
 2.2. Projektmegbízás - Összegzés

A projektmegbízás elkészítése során az alábbi lépéseket

kell elvégezni:
 Külső szerződést a projektmegbízásba átírni
 Belső projektjavaslatot projektmegbízásként véglegesíteni
 Projektmegbízást a megbízóval egyeztetni
 Belső projekteknél a projektmegbízást a megbízóval és a
projektvezetővel aláíratni.

• Projektmegbízás űrlap

58
2.3. Projektszervezet

A projektcsapat meghatározása a projektmegbízás

alapján az alábbi tevékenységeket öleli fel:
• Elsődleges erőforrásigény megállapítása
• Szükség esetén igényelt speciális ismeret, tudás
azonosítása
• Projektvezetés és adott esetben alprojektvezetők
meghatározása
• Projektcsapat magjának és a projekt döntéshozó
testületnek meghatározása.
59
 2.3. Projektszervezet
Projekt szervezeti ábra

Magcsapat
60
 2.3. Projektszervezet - Összegzés

A projektszervezet létrehozása során az alábbi lépéseket

kell elvégezni:
 A magcsapat kialakítása
 A projekt döntéshozó testület felállítása és bevonása
 Projekt szervezeti ábra összeállítása
 Egyeztetés a megbízóval

• Projektszervezet űrlap

61
2.4. Projektinfrastruktúra
A szükséges projektinfrastruktúra
meghatározása az alábbi lépéseket jelenti:
• A projekt fázistervének elkészítése
• A projekt folyamattervének elkészítése
• Az alkalmazott módszerek meghatározása
• A dokumentációszabványok meghatározása
• Egyéb fontos szabványok meghatározása
• A szervezeti kommunikációs és koordinációs folyamatok
meghatározása
• A használni kívánt eszközök meghatározása
• A minőségbiztosítási rendszer és tevékenységek 62
meghatározása
2.4. Projektinfrastruktúra

Fázisterv elkészítése
• Minden fázis számára meg kell határozni a
következőket:
A fázis végére elvárt eredmény meghatározása

Időtartam

Költségek

Minőségi előírások
• A fázistervet egyeztetni kell a megbízóval és bele
kell foglalni a projektmegbízásba.
63
 2.4. Projektinfrastruktúra
Fázisterv elkészítése
Termékéletciklus
• A projekt kezdése és befejezése közötti időtartamot fázisokra bontjuk.
• Az egyes fázisok végén döntési helyzet (mérföldkő) van, a fázis céljaira
és eredményeire, valamint a további végrehajtásra vonatkozóan.

64
 2.4. Projektinfrastruktúra
Fázisterv elkészítése

Lineáris koncepció Adatgyűjtés

• Az egyes fázisokat
részletesen is kidolgozzuk, Elemzés
tevékenységekre bontjuk.
• Csak az egyik fázis befejezése Rendszertervezés
után térünk rá a következőre.
Megvalósítás

65
 2.4. Projektinfrastruktúra
Fázisterv elkészítése
Ciklikus koncepció
• Az előző fázis befejezése
előtt már elkezdődhet a
következő fázis.
Előzetes tanulmányok
Projektmeghatározás
Részletes tanulmányok
Követelmény elemzés
Szakmai koncepció
Felhasználás helye
Megvalósítási
koncepció
Alkalmazás
66
 2.4. Projektinfrastruktúra

Fázisterv elkészítése - Összegzés

• A fázisterv elkészítése során az alábbi tevékenységeket kell
elvégezni
 A projekt kezdő és befejező dátumának meghatározása
 Az egyes projektfázisok meghatározása
 Az egyes projektfázisok durva időzítése
• A fázisterv a projektmegvalósítás lépésenkénti
konkretizálását szolgálja egészen a létrejövő
projekteredményig.
• Projektfázisterv űrlap
67
 2.4. Projektinfrastruktúra
Mérföldkőtervezés
Előzetes
1.fázis
tanulmányok
Szervezeti
2.fázis
átvilágítás
Rendszer
3.fázis
koncepció
Részletes
4.fázis
tervezés
Programozás,
5.fázis
tesztelés
Rendszer
6.fázis
tesztelés
Üzembe-
7.fázis
helyezés
Mérföldkövek
M1 M2 M3 M4 M5 M6 M7

68
2.4. Projektinfrastruktúra
Mérföldkőtervezés
Fázis Fázis jelölés Lényeges tevékenység Eredmény Mérföldkő

1 Előzetes tanulmányok Keretkoncepció Megbízás részletes M1

2 Szervezeti átvilágítás
3 Rendszer koncepció
4 Részletes tervezés
5 Programozás, tesztelés
6 Rendszer tesztelés
7 Üzembehelyezés
adatgyűjtésre
Átfogó költség- és haszonbecslés Gyengeségek és erősségek M2
megállapítása
Megoldási variánsok kidolgozása A megvalósítandó koncepció M3
kiválasztása
A kiválasztott rendszerkoncepció Erőforrások biztosítása M4
hatásának vizsgálata a
folyamatokra, a humán és tárgyi
erőforrásokra
A rendszer kidolgozása és egyes Működőképes programrendszer M5
részeinek tesztelése
Rendszerteszt megvalósítása Hibalista és javítás M6
(felhasználóbarát, hatékony,
megbízható)
Bevezetés Átvett és működő rendszer M7 69
2.4. Projektinfrastruktúra
Mérföldkőtervezés - Összegzés
• A mérföldkőtervezés során az alábbi tevékenységeket
kell elvégezni
– A fázisterv áttekintése
– A fázisok lényeges tevékenységeinek leírása
– A fázisok elvárt eredményének definiálása
– A megfelelő mérföldkövek hozzárendelése
– A mérföldkövek időzítése
• A mérföldkőterv a projektmegvalósítás ütemezését
szolgálja az egyes részeredményektől egészen a
létrejövő projekteredményig.
• Mérföldkőtervezés űrlap 70
 Projektelem
mzés

Projektindíttás

Mérföldkövek
Projektterveezés

1. fázis
Előzetes tanulmán
nyok

M1
2. fázis
Szervezeti átvilágíítás

M2
3. fázis
Rendszer koncepcció

M3
4. fázis
Részletes tervezéés

M4
5. fázis
Projekt folyamatterv

Programozás, teszttelés

M5
6. fázis
Nyomon követés és irányítás

M6 Rendszer teszteléés
2.4. Projektinfrastruktúra

7. fázis
Üzembehelyezéés
M7

Projektzárá
ás
Szakmai
tevékenységek

71
Projekt menedzsment

projekttevékenységek
2.4. Projektinfrastruktúra

Projekt folyamatterv - Összegzés

• A folyamatterv elkészítése során az alábbi
tevékenységeket kell elvégezni
– A fázistervet a folyamattervbe átültetni.
– A mérföldköveket időzíteni.
– A projektmenedzsment tevékenységeket ütemezni.
• A projekt folyamatterv minden szükséges tevékenység
integrálását szolgálja.
• Projekt folyamatterv űrlap

72
2.4. Projektinfrastruktúra
Alkalmazott módszerek meghatározása
• A projekt során alkalmazott módszereket a
projektvezető határozza meg. Például:

Tervezési módszerek

Fejlesztési módszerek

Elemzési módszerek

Konstrukciós, szerkezeti módszerek

Kalkulációs, becslési módszerek
• Csak egyforma módszerek alkalmazásakor
hasonlíthatók össze a kapott eredmények!
73
2.4. Projektinfrastruktúra
Dokumentációszabványok meghatározása
• Mind a projekt megvalósítását, mind az elért
eredményeket dokumentálni kell.
• Meg kell határozni:

Milyen dokumentumformák vannak?
 Milyen tartalmakat kell a dokumentumokba
belefoglalni?
 Hogyan történik a dokumentumok jelölése?
 Milyen dokumentum mintákat kell alkalmazni?
 Hogyan történik a dokumentumok archiválása? 74
2.4. Projektinfrastruktúra

Egyéb fontos szabványok meghatározása

• További fontos szabványok, melyeket a

projektlebonyolítás során figyelembe kell venni:

Konstrukciós, szerkezeti szabványok

Programozási szabványok

Kommunikációs szabványok

75
2.4. Projektinfrastruktúra
Szervezeti kommunikációs és koordinációs
folyamatok meghatározása
• Belső és külső beszámolási módok, rendszeres
projektmegbeszélések meghatározása.
• A projekten belül:

A belső dokumentációs struktúra meghatározása
(projektjelölések, hozzáférési jogok)

A projektvezetés felé történő jelentések
meghatározása (gyakoriság, tartalom)

A dolgozókkal történő rendszeres egyeztető
megbeszélések meghatározása
76
2.4. Projektinfrastruktúra
Szervezeti kommunikációs és koordinációs
folyamatok meghatározása
• A projekten kívül:

A projekt helyzetjelentések gyakoriságának,
tartalmának és elkészítőjének meghatározása.

A projekt- és mérföldkő-megbeszélések
gyakoriságának meghatározása.

A megbízóval történő kommunikáció meghatározása.

Konfliktus esetén követendő viselkedés.

A döntéshozó testület hatáskörének meghatározása.
77
2.4. Projektinfrastruktúra
Használni kívánt eszközök meghatározása
• A projektmunkát számos eszköz használata
támogatja:

Fejlesztőeszközök

Projektmenedzsment eszközök

Kalkulációs eszközök

Teszt eszközök

Konfigurációmenedzsment eszközök

Kommunikációs eszközök, stb.
78
2.4. Projektinfrastruktúra

Minőségbiztosítási tevékenységek
meghatározása
• A projektindításnál meg kell határozni a
minőségbiztosítás tevékenységeit és a felelősségeket.
• Belső projektnél a minőségbiztosítási felelős foglalja
bele a szerződésbe.
• Külső projektnél a minőségbiztosítási specifikáció
(osztály) foglalja bele a szerződésbe.

79
 2.4. Projektinfrastruktúra –
Összegzés
A projektinfrastruktúra előkészítése során az alábbi
lépéseket kell elvégezni:

Fázisterv elkészítése

Alkalmazott módszerek meghatározása

Dokumentációszabványok meghatározása

Egyéb fontos szabványok meghatározása

Szervezeti kommunikációs és koordinációs folyamatok
meghatározása

Használni kívánt eszközök meghatározása

Minőségbiztosítási tevékenységek meghatározása

• Projektinfrastruktúra űrlap
80
2.5. Projektindító megbeszélés

• Célja az összhang megteremtése és a keretfeltételek

tisztázása.
• A projektvezető a meghívó és a megbeszélés vezetője.
• Belső projektindító megbeszélés:
 A projektvezető, az alprojektvezetők és a projektcsapat
tagjai a résztvevők.

• Külső projektindító megbeszélés:

 A megbízó és a megbízott projektvezetője és
projektmagcsapat tagjai a résztvevők.
81
2.5. Projektindító megbeszélés
A projektindító megbeszélés tartalma Belső Külső

A projektcsapat és a projektszervezet X X
bemutatása
A projektmegbízás részletes ismertetése X X

A projektinfrastruktúra bemutatása X X

A projekt struktúratervének és lebonyolítási X X

tervének egyeztetése
Képzettségi igény a projekttagok felé X

Elvárások és minden projekttag motiválása X

82
 2.5. Projektindító megbeszélés -
Összegzés
A projektindító megbeszélés lebonyolítása során az
alábbi lépéseket kell elvégezni:
 Az időpontot korán leegyeztetni
 Meghívót és forgatókönyvet összeállítani
 A megbeszélés tartalmát legalább egy héttel a találkozó előtt
elküldeni
 A projektindító megbeszélésről jegyzőkönyvet készíteni

• Projektindító megbeszélés űrlap

83
 Projektötlet

Projekttérkép
Projektelemzés

Projekttervezés Projektdöntés

Nem jön létre a

A projekt létrejön projekt!

Projektindítás
A projektindító
megbeszélés megtörtént

Projekttervezés

A projektterv elkészült

Projektirányítás és
nyomon követés
A projekttevékenységeket
elvégezték

Projektzárás

84
A projekt lezárult
 3. Projekttervezés

• Tervezés nélkül a projektmegvalósítás

kiszolgáltatott a véletlennek és számos
kockázatot rejt magában.
• A megfelelő projekttervezés alapja:
1. Megfelelő tervezési részletesség
2. Valós és igazságos tervezés
3. Aktualitás
4. Egyeztetés
5. Lényeges tervek egybefoglalása
85
 3. Projekttervezés
1. Megfelelő tervezési részletesség
 A tervezés részletessége, mélysége az időtávhoz kell,
hogy igazodjon.
 A távoli jövőre vonatkozóan a részletes tervezés
megtévesztő lehet, míg a durva tervezés nem ad
elegendő információt.
 A fázistervezés lehet hatékony: részletes tervezés a
következő fázisra vonatkozóan, durva tervezés a
jövőre vonatkozóan.

86
 3. Projekttervezés
2. Valós és igazságos tervezés
 Az idő- és költségbecslések vonatkozásában a
tervekben elrejtett tartalékok aláássák a megbízó,
megbízott és a projektcsapat közötti bizalomteljes
együttműködést.
 A kockázati felárakat és tartalékidőket a
projektvezetőnek kell megterveznie és explicit
módon ki kell mutatnia, igazolnia kell annak
jogosságát.

87
 3. Projekttervezés
3. Aktualitás
 A terveket a projekt előrehaladásával folyamatosan
aktualizálni kell és részleteiben ki kell dolgozni.
 Egy újabb projektfázis kezdetekor, illetve a
helyzetjelentések alkalmával szükséges az
aktualizálás.
 Amennyiben a korábbi tervek valamilyen
változtatás miatt nem aktuálisak, akkor a tervek
átdolgozása is szükségessé válik.

88
 3. Projekttervezés
4. Egyeztetés
 Csak azon tervek hajthatók végre sikerrel, melyek
egyeztetésre kerültek a megbízó és megbízott
között.
 Ez a projektvezető egyik legfontosabb feladata, hogy
elérje minden érintett számára a projekttervek
átláthatóságát és ezáltal a projekttervezés
biztonságát megteremtse.

89
 3. Projekttervezés
5. Lényeges tervek egybefoglalása
 A projekttervezésnek átfogónak kell lennie és az
alábbi részterveket kell tartalmaznia:
 Struktúraterv
 Megvalósítási és időterv
 Költségterv
 Emberi erőforrás terv
 Az egyes tervek összeállításának alapja a
struktúraterv, vagyis a kidolgozandó részprojektek,
munkacsomagok, eljárások tervezése.

90
 3. Projekttervezés
5. Lényeges tervek egybefoglalása

91
 3. Projekttervezés

3.1. Struktúratervezés

3.2. Költségbecslés

3.3. Megvalósítás- és időtervezés

3.4. Emberi erőforrás tervezés

3.5. Költségtervezés
92
 3.1. Projekt struktúratervezés

A projekt struktúratervezés célja:

 Megkapjuk a projekttartalom hierarchikus és
eredményorientált összefoglalását.
 A projektet kézben tartható részprojektekre és
munkacsomagokra bontsuk.
 Az összefüggések minimális mennyiségének biztosítása.
 A következő idő- és költségtervezés alapelveinek
megteremtése.
 A dolgozókhoz felelősségek rendelése.

93
 3.1. Projekt struktúratervezés
Projekt 0. szint

Részprojekt Részprojekt Részprojekt 1. szint

Munka- Munka- Munka-

2. szint
csomag csomag csomag

A projekt struktúraterv alsó szintjének minden eleméhez

(részprojekt, munkacsomag) írásba kell foglalni:

A tartalmát, illetve az elvárt eredményeket.

A mérhető célokat (a projektcélokból levezetve)

A többi tényezővel történő összefüggéseket. 94
 3.1. Projekt struktúratervezés
Objektumorientált struktúraterv
Gyárlétesítés 0. szint
0000

Irányítási
Épületek Berendezések 1. szint
rendszerek
1000 2000
3000

Gyártó Szállító Gyártásirányít Anyagirányítá

Irodák Műhely
1100 1200
berendezések berendezések ási rendszer si rendszer 2. szint
2100 2200 3100 3200

Raktár Parkoló Raktár Személyzeti Elszámolási

Munkahelyek
1300 1400 berendezések irányítórsz. rendszer
2400
2300 3300 3400

95
 3.1. Projekt struktúratervezés
Feladatorientált struktúraterv
Gyárlétesítés 0. szint
0000

Tervezés Megvalósítás Üzembehelyezés 1. szint

1000 2000 3000

Alapok Költség- Kivitelezés/ Beszerzés/

Képzés Indulás
kidolgozása tervezés Építés Szállítás 2. szint
3100 3200
1100 1200 2100 2200

Jóváhagyási Kiviteli
Berendezés Üzem átvétel Próbaüzem Végső átvétel
tervezés tervezés
2300 2400 3300 3400
1300 1400

96
 3.1. Projekt struktúratervezés
Vegyes orientációjú struktúraterv
Gyárlétesítés 0. szint
0000

Irányítási
Épületek Berendezések 1. szint
rendszerek
1000 2000
3000

Alapok Jóváhagyás Berendezés Berendezés Irányítási rsz. Irányítási rsz.

kidolgozása tervezés elemzés koncepció elemzés koncepció 2. szint
1100 1200 2100 2200 3100 3200

Kivitelezési Épület Berendezés Berendezés Irányítási rsz. Irányítási rsz.

tervezés átadás specifikáció beszerzés összeállítás fejlesztés
1300 1400 2300 2400 3300 3400

Kivitelezés/ Épület Berendezés Berendezés Irányítási rsz. Irányítási rsz.

Építés átvétel funkcióteszt átvétel funkcióteszt átvétel
1500 1600 2500 2600 3500 3600 97
 3.1. Projekt struktúratervezés -
Összegzés
A projekt struktúraterv összeállítása során az alábbi
lépéseket kell elvégezni:
 Orientáció meghatározása:

Objektumorientált

Feladatorientált

Vegyes orientáció

 Alsó szintek összeállítása és leírása:

Részprojekt szint

Munkacsomagok szint

• Projekt struktúraterv űrlap 98

3.2. Projekt költségbecslés
Projekt

Részprojekt 1 Részprojekt 2 Részprojekt 3

Munka- Munka- Munka-

csomag 1.1 csomag 1.2 csomag 1.3

Munka-csomag 1.1
Folyamatok

F 1.1.1 F 1.1.2

F 1.1.3 F 1.1.4

F 1.1.5 F 1.1.6 99
 3.2. Projekt költségbecslés

A munkacsomagokból kidolgozott folyamatokra

megbecsüljük a ráfordítást munkanapokban. (Max. 10
munkanap)

Az alsóbb szintek összegzéséből adódik a felsőbb szintek
költségbecslése

Az átláthatóbb egységekre vonatkozó ráfordítások
becslése pontosabb, mint a teljes projektre vonatkozóan.

A projekttagok bátorítást igényelnek a projektvezetőtől

A pontatlan becslés is jobb, mint ha egyáltalán nincs
becslés.
100
 3.2. Projekt költségbecslés –
Összegzés

A projekt költségbecslés összeállítása során az alábbi

lépéseket kell elvégezni:
 Munkacsomagok felosztása folyamatokra
 Minden folyamat ráfordításának becslése munkanapokban
 Adott esetben becslési módszerek alkalmazása

• Projekt költségbecslés űrlap

101
 3.3. Megvalósítás- és időtervezés

1. lépés: A folyamatok (feladatok) ráfordításigényének

és időtartamának meghatározása

Ssz. Folyamat Ráfordítás Dolgozók Időtartam

(munkanap) száma (nap)
1 Tevékenység-felelősségi 5 1 5
leírás összeállítása
2 Felületi prototípus 8 1 8
elkészítése
3 OOA-modell elkészítése 8 1 8

102
 3.3. Megvalósítás- és időtervezés
2. lépés: Az időbeli összefüggések figyelembevétele:
egymást követő és párhuzamos tevékenységek
3. lépés: A folyamatok ütemezése
Felületi prototípus
elkészítése
Tevékenység-felelősségi
8 munkanap
leírás összeállítása
2009.03.16. 2009.03.25.
5 munkanap
2009.03.09 2009.03.13. OOA-modell elkészítése
8 munkanap
2009.03.16. 2009.03.25. 103
 3.3. Megvalósítás- és időtervezés
4. lépés: A tervezés megjelenítése Gantt-diagramban

Ssz Folyamat Idő- Kezd. Bef. 2009. Március

tartam 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20 22 24 26 28
1 Tevékenység-felelősségi 5 03.09. 03.13.
leírás összeállítása
2 Felületi prototípus 8 03.16. 03.25.
elkészítése
3 OOA-modell elkészítése 8 03.16. 03.25.

104
3.3. Megvalósítás- és időtervezés -
Összegzés
A projekt megvalósítás- és időtervezése során az alábbi
lépéseket kell elvégezni:
 A munkacsomagok folyamatainak áttekintése
 A ráfordításigényből a folyamatok időtartamának
meghatározása
 A megvalósításnak megfelelően a folyamatok sorrendbe
rendezése
 A folyamatok ütemezése
 Az ütemterv elkészítése és ábrázolása
 Adott esetben mérföldkövek bevezetése

• Megvalósítás- és időtervezés űrlap 105

3.4. Emberi erőforrás tervezés

Az egyes folyamatok emberi erőforrásának tervezése a

szükséges képzettségnek, kvalifikációnak megfelelően.

A projektvezető feladata az egyes dolgozók rendelkezésre

állásának vizsgálata és engedélyeztetése.

A dolgozók csak korlátozott mértékben állnak a projekt

rendelkezésére.
 Szabadság, képzések, egyéb feladatok, betegség, stb. miatt

106
 3.4. Emberi erőforrás tervezés

Figyelembe kell venni a projektbe be nem tervezett

tevékenységeket is: projektvezetés, egyeztetések,
beszerzések, stb.

A dolgozó teljes kapacitásának, kötelező munkaidejének

max. 80%-ával számolhatjuk a projektben történő
rendelkezésre állását.

Szükség esetén a megvalósítás- és időterv felülvizsgálata

és átdolgozása.
107
 3.4. Emberi erőforrás tervezés -
Összegzés
Az emberi erőforrás tervezés során az alábbi lépéseket
kell elvégezni:
 A dolgozók képzettségének, tapasztalatának meghatározása
 A személyek és eszközök illetékességének és
hozzáférhetőségének tisztázása.
 A folyamatok munkamennyiségének időbeli meghatározása.
 A személyek megkeresése és megbízása
 Tartalékok és a helyettesítés megvizsgálása és biztosítása
 Projektszervezet kibővítése a projekttagokkal

• Emberi erőforrás tervezés űrlap

108
 3.5. Projekt költségtervezés

Költség: az eredmény létrehozását szolgáló javak és

teljesítmények becsült felhasználása.

A projekttervezés fázisában már részletesebben ismerjük a

projektet, ami pontosabb költségtervezést tesz lehetővé.

A költségek számbavételekor főként az alábbi költségfajták

lesznek mérvadóak:
 Személyi költségek
 Egyéb költségek: anyagköltség, utazási költség (főként
nemzetközi projekteknél), finanszírozási költségek.
109
 3.5. Projekt költségtervezés
A költségtervezés formái
Az egésztől a részek felé (Top-down) A részektől az egész felé (Bottom-up)
• A költségvetési eszközökből • Előzetes tanulmányokon alapul
rendelkezésre áll • A projektstruktúrára támaszkodik
• Hasonló projektekből levezethető • Becslésekkel megállapítható
• A költségvetési keretből adódik • Árakkal, ajánlatokkal alátámasztható
• A ki nem merített tartalékokból • A költség-plusz (Cost-Plus-Method)
finanszírozható módszer alapján számítható
• A tervezésből költségek (Design-to- • A szükséges ráfordítások alapján
Cost) módszer alapján számítható kalkulálható
• Az eladáspolitikára támaszkodik
Az adott és hozzáférhető költségkeretek Költségszámítások az előzetesen
szabad felosztása kalkulált alkotórészek, tételek és
110
költségviselők alapján
3.5. Projekt költségtervezés
1. lépés: A folyamatok becsült ráfordításának összegzése a
munkacsomagok, részprojektek és a teljes projekt becsült költségeivé.
Ráfordítások minden struktúraelemre vonatkozóan.
2. lépés: Az időráfordítások multiplikálása a speciális személyzeti
költségtételekkel.
Személyi ráfordítások minden struktúraelemre vonatkozóan.
3. lépés: Az egyéb költségek becslése: anyagköltség, utazási költség,
finanszírozási költség, stb.
Egyéb ráfordítások minden struktúraelemre vonatkozóan.
4. lépés: A személyi költségek és egyéb költségek összesítése
folyamatonként, munkacsomagonként, részprojektenként és a teljes
projektre vonatkozóan.
Teljes ráfordítások minden struktúraelemre vonatkozóan. 111
3.5. Projekt költségtervezés –
Összegzés
A projekt költségtervezés során az alábbi lépéseket kell
elvégezni:
 A folyamatok ráfordításának megállapítása:

Személyi ráfordítások

Egyéb ráfordítások
 A ráfordítások összesítése:

Munkacsomag ráfordítás

Részprojekt ráfordítás

Teljes projekt ráfordítás
 A költségterv összeállítása

• Projekt költségtervezés űrlap

112
 3.6. A tervek optimalizálása

A projekttervek a legtöbb esetben nem biztosítják a

projektmegbízásban meghatározott hármas
követelményrendszer teljesítését.

A tervek optimalizálására van szükség az egyes

követelmények vonatkozásában:
 Időtartam: A projektidőtartam optimalizálása
 Költségek: Az erőforrás igénybevétel optimalizálása
 Teljesítmény: A projektterjedelem optimalizálása

113
 3.6.1. A projektidőtartam optimalizálása

A kritikus út tevékenységei határozzák meg az időtartamot.

Lehetőségek az időtartam optimalizálására:
 Vizsgáljuk felül az időbeli és logikai összefüggéseket.
 Osszuk fel a tevékenységeket párhuzamosan végezhető
résztevékenységekre, ahol lehetséges.
 A kritikus út tevékenységeinek időbecslését vizsgáljuk meg.
 Soroljunk át tevékenységeket, ha ez előnyösebb.
 Ahol lehetséges alkalmazzunk több dolgozót a feladatra,
főként a kritikus út mentén.
 Ha lehetséges hozzuk előrébb a legfontosabb projektrészek
teljesítését, az ügyfél megelégedésére. 114
3.6.2. Az erőforrás igénybevétel optimalizálása

Keressük meg a túlterheléseket és a szabad kapacitásokat és

egyenlítsük ki ezeket. (PM-szoftverek támogatása)

Lehetőségek az erőforrás igénybevétel optimalizálására:
 Egyenlítsük ki az erőforrásterhelést a nem kritikus
tevékenység eltolásával, tartalékidejük kihasználásával.
 Figyeljünk a projektcsapat állandó és kiegyensúlyozott
munkaterhelésére.
 Szükség esetén hozzunk külső erőforrást a túlterhelés
megszüntetésére. (pl. más részlegről, alvállalkozóktól, stb.)

115
3.6.2. Az erőforrás igénybevétel optimalizálása

 Gondoljuk át az alkalmazott technológiákat. Az új technológiák

javíthatják a dolgozók hatékonyságát, azonban itt jelentős
betanulási idő van.
 Megfelelő továbbképzésekkel növeljük a projektcsapat
képességeit. Ez a befektetés sok esetben már a projekt során
megtérül.
 Javítsuk az egyéni teljesítőképességet, a munkaidő kitolásával,
melyben a dolgozók az összefüggő (sürgős) feladatok
teljesítésén dolgoznak.
 Becsüljük meg, hogy a személyek, részlegek, tervezők és gyártók
a vállalt feladatot időben teljesíteni tudják-e és a
kapacitástervek megfelelőek-e.
116
 3.6.3. A projektterjedelem optimalizálása

A projektterjedelem, vagyis funkciók, termék alkotórészek és

az eredmények minősége sok esetben változtatható.

Lehetőségek a projektterjedelem optimalizálására:
 Állítsunk össze az ügyféllel együtt egy tartalmi prioritáslistát:
Mik a kötelező elemek és mik a kötelezettség nélküli
kívánságok?
 Vegyük fontolóra a projektterjedelem csökkentését,
amennyiben a követelményeket csökkennek vagy bizonyos
funkciók nem kerülnek alkalmazásra.
 Tervezzük korábbra a fontosabb elemek teljesítését, és a
kevésbé fontos funkciókat ütemezzük későbbre.
117
3.6.3. A projektterjedelem optimalizálása

 Vásároljuk kész alkatrészeket, azok előállítása helyett. Ennek

előállítása valóban a projektcsapat kompetenciája, vagy más
ezt egyszerűbben, olcsóbban és professzionálisan megteszi?
 Fontoljuk meg a termékminőség csökkentését, természetesen
az ügyfél igényeit szem előtt tartva.
 A projektterjedelem minden változtatását egyeztessük a
döntéshozó testülettel.
 Gondoskodjunk arról, hogy a nagyobb változtatásokat
összehangoljuk szerződéssel, megbízással, illetve a
költségekkel, valamint szerezzük meg az érintettek
egyetértését.
118
 Projektötlet
Projekttérkép
Projektelemzés

Projektirányítás és Projektdöntés
nyomon követés Nem jön létre a
A projekt létrejön projekt!

Projektindítás
A projektindító
megbeszélés megtörtént

Projekttervezés

A projektterv elkészült

Projektirányítás és
nyomon követés
A projekttevékenységeket
elvégezték

Projektzárás

119
A projekt lezárult
 4. Projektirányítás és nyomon követés

Projekttervezés – megvalósítás – nyomon követés és

irányítás körfolyamat:

Tervezési szint Projekttervezés

Tervértékek Eltérések Tervértékek

Irányítási szint Projekt- Nyomon

Eltérések
irányítás követés

Intézkedések Tényértékek

Végrehajtási szint Projektmegvalósítás

120
 4. Projektirányítás és nyomon követés

 A nyomon követés és irányítás megvalósítása a projekt-

vezető, az alprojektvezetők és a projekttagok feladata.
 Minél korábban felismerik az eltéréseket, annál
sikeresebben tudják kezelni azokat.
 Az egyes projekttagok feladata saját hatáskörükön belül az
eltérések felismerése és kezelése.
 A több területet érintő probléma esetén a projektszervezetet
is be kell vonni a megoldásba.
 A projektmegbízást érintő változtatás esettén a döntéshozó
testületet dönt.
121
 4. Projektirányítás és nyomon követés
A nyomon követés és irányítás alapelvei:
 A projektvégrehajtást nem szabad magára hagyni, vagy a
véletlenre bízni.
 A nyomon követés során folyamatos információkat kell
biztosítani a projekt előrehaladásáról.
 Határidő- vagy költségtúllépés jelei esetén a
projektvezetésnek be kell avatkoznia.
 Ha probléma merül fel a projekteredmények
megvalósításakor a projektvezetésnek lépnie kell.

122
 4. Projektirányítás és nyomon követés
A nyomon követés és irányítás alapelvei:
 A projektvezetésnek kezelnie kell a kockázatokat, melyek
a határidőre, költségkeretre, vagy az eredményre hatással
lehetnek.
 Jelentős eltérés, vagy a projektcélokat érintő
változtatások esetén be kell vonni a megbízót és a
döntéshozó testületet.
 A projekttervek, illetve célok változtatását megfelelően
dokumentálni kell.
 A projektvégrehajtást nem szabad magára hagyni, hanem
aktívan irányítani és befolyásolni kell azt. 123
 4. Projektirányítás és nyomon követés

4.1. Projekt nyomon követés

4.2. Projektirányítás

4.3. Változásmenedzsment

4.4. Projekt mérföldkövek

4.5. Projekt helyzetjelentés

124
 4.1. Projekt nyomon követés

A projekt nyomon követése a projektvezetés feladata,

melyben a projekteredményekre és a projekt végrehajtására
kell fókuszálnia.

Az eredmények nyomon követéséhez meg kell határozni:
 a projektcélokat
 a projekteredményeket és
 a minőségi követelményeket, melyek révén teljesül az elvárt
eredmény.

A végrehajtás nyomon követéséhez meg kell határozni:
 a határidőket
 a költségkereteket és
 a kapacitásokat, melyekkel a tervértékek teljesíthetők. 125
 4.1. Projekt nyomon követés
A projekt nyomon követés az alábbi elemekből áll:

Információ-
gyűjtés Tényadatok gyűjtése a projekteredményekről és a
projekt végrehajtásról
Tényértékek

Terv-tény
elemzés A projekteredményekre és végrehajtásra vonatkozó
terv- és tényértékek összehasonlítása
Eltérések
126
 4.1. Projekt nyomon követés
Az információgyűjtés során a projektvezetés különböző
forrásokra támaszkodhat.
1. Projektmegbeszélések
 Információcsere a projektvezetés és a projekttagok között.
Lehetőség az eltérések, a megvalósítási zavarok korai felismerésére.
2. Meglévő projektadatok
 A ráfordításokról szóló jelentéseket a belső és külső dolgozóktól az
egyes folyamatok szintjén kell összegyűjteni. Az adatok
összegyűjtése és rendszerezése a projektvezetés feladata.
3. Belső előrehaladási jelentések
 A projekttagok az adott időszak eredményeiről, köztes helyzetről,
ráfordításairól, valamint problémáiról és kockázatairól készítenek
jelentést a projektvezetés számára. 127
 4.1. Projekt nyomon követés

A terv-tény elemzés során össze kell vetni az összegyűjtött

tényértékeket a meghatározott tervértékekkel.

Az elvárt eredmények, határidők és költségkeretek
vonatkozásában feltárt eltéréseket rögzíteni kell.

Az eltérések okai eltérőek lehetnek. Például:
 Nem reális, ill. túl optimista tervezés
 Hibák, nehézségek a kivitelezés során
 A követelmények előre nem látott változtatásai
 Problémák a dolgozók rendelkezésre állásával: betegség,
szabadság, felmondás, projekten kívüli munkavégzés, stb.

128
 4.1. Projekt nyomon követés -
Összegzés
A projekt nyomon követés során az alábbi lépéseket kell
elvégezni:
 Az adatok meghatározása, melyeket ellenőrizni kell.
 Szabvány meghatározása a belső projektjelentésre
 Rendszeres belső projektülések
 Lista összeállítása, melyben szerepelnek:
 tervértékek
 tényértékek
 eltérések

• Projekt nyomon követés űrlap

129
 4.2. Projektirányítás
A projektirányítás az alábbi elemekből áll:

Eltéréselemzés
Eltérések a projekteredmény, végrehajtás
tekintetében
Eltérés-
elemzések

Javítóintézkedések
vizsgálata és
kiválasztása
A megvalósítandó
javítóintézkedések listája
130
 4.2. Projektirányítás

Az eltéréselemzés során a projektirányításnak elemeznie

kell a projekteredmény, illetve végrehajtás vonatkozásában
feltárt eltéréseket, az alábbi kérdések segítségével:
Mi történt?
Mikor történt?
Hol történt?
Hogyan történt?
Miért történt?
Ki vett részt benne? (Ne bűnbakot keressünk!)
Milyen hatása van az eltérésnek a projektsikerre?
Az elemzést követően össze kell állítani és ki kell választani
a megfelelő intézkedéseket. 131
4.2. Projektirányítás

Lehetséges javítóintézkedések az eltérések kezelésére és a

problémák megoldására:

 A projekttagok közvetlen utasítása

 A projekttagok képzése
 A projekttagok mentesítése a projekten kívüli feladatok alól
 A projekttagok cseréje
 A dolgozói létszám növelése

132
4.2. Projektirányítás

Lehetséges javítóintézkedések az eltérések kezelésére és a

problémák megoldására:

 Túlórák teljesítése
 A projektvégrehajtás módosítása
 A kommunikáció javítása
 Megbeszélések a projekttagokkal
 A megbízó és a döntéshozó testület tájékoztatása
 A projektinfrastruktúra változtatása
133
 4.2. Projektirányítás - Mérföldkőelemzés

 A mérföldkőelemzés egy áttekintést ad az előrehaladásról, a

mérföldkövekre koncentrálva és a projektzárást is előrevetítve.
 A háromszögű rácsban függőlegesen a tervezett mérföldkövek,
vízszintesen a tervezett időpontok szerepelnek, időszakos
beosztásban, tartalékidőt is tartalmazva.
 A jelentési időpontban a projektvezető ad egy időpontbecslést
az egyes mérföldkövek teljesítésére vonatkozóan.
 A becsült határidőket bejelölik a grafikonon és összekötik a
korábbi becsült időponttal. Ily módon a projekt
előrehaladásáról kialakul egy görbe.

134
 4.2. Projektirányítás - Mérföldkőelemzés

Az elemzés és grafikus ábrázolás kritériumai:

 Meg kell vizsgálni, hogy az időben egymást követő
folyamatokat nem lehet-e mégiscsak egymással (legalább
részben) párhuzamosan megvalósítani.
 A vízszintes egyenes jelzi, hogy a mérföldkő teljesítésére
tervezett határidőt valószínűleg tartani tudják.
 A növekvő görbe jelzi, hogy a mérföldkő teljesítésében
csúszásra kell számítani.
 A csökkenő görbe jelzi, hogy a mérföldkő az eredetileg
tervezettnél korábban teljesül.
 Ha egy mérföldkő teljesült, akkor a görbe eléri a háromszög
átlóját. 135
4.2. Projektirányítás - Mérföldkőelemzés

136
4.2. Projektirányítás - Költségtrendelemzés
Teljes költtség (ezer EUR)

137
4.2. Projektirányítás - Összegzés

A projektirányítás során az alábbi lépéseket kell

elvégezni:
 Eltéréselemzés elvégzése
 Az eltérések hatásának vizsgálata
 Intézkedések kidolgozása a jelentős eltérésekre
 Intézkedéslista összeállítása
 Az intézkedések megvalósításának ellenőrzése

• Projektirányítás űrlap

138
4.3. Változásmenedzsment

 Egy biztos minden projektben, hogy mindig lesznek

változások, változtatások.
 A gyakorlatban gyakran jelentkeznek ilyen változtatások,
melyek jelentős veszélyt jelentenek a tervszerű megvalósításra.
 Az önmagától fellépő változások megelőzésére változtatási
kérelmet alkalmazhatunk, mely a projektmegbízás
változtatására irányuló kívánság, igény. Ez szükséges lehet:

Valamelyik partnernek változtatási igénye van, mely a tervezett
határidő, vagy ráfordítás keretek belül nem teljesíthető.

A szerződéses idő- vagy ráfordítás keretek nem tarthatók, vagy az elvárt
minőség teljesítése erősen veszélybe kerül.
139
4.3. Változásmenedzsment
 Változtatási igények, melyek a kérelmet indokolttá
tehetik:
 A projektvezető kérése a projektzárás határidejének eltolására.
 A projektvezető kérése a megállapított költségkeret emelésére.
 A külső megbízó kérése, további funkciók megvalósítására, a
meglévő funkciók módosítására, a szerződött mennyiség
változtatására, stb.
 A törvényi előírások betartása miatt, melyek az adott határidő,
vagy ráfordítás keretek között nem valósíthatók meg.
 Felmerült technikai problémák miatt a projektmegbízás
módosítása lehet szükséges.

 Minden változtatási kérelmet és változtatást írásban rögzíteni

kell! 140
4.3. Változásmenedzsment
 A változtatási kérelem dokumentum tartalma:
 A változtatási kérelem (tárgy) bemutatása
 A változtatási igény okainak és alapjának leírása.
 Egy hatáselemzés elvégzése az alábbi kérdések segítségével:
- A projekt mely területeit, részeit érinti a változtatás?
- Milyen hatások merülnek fel a projektcélok vonatkozásában?
 Konkrét megoldási szempontok kidolgozása az alábbi kérdések
segítségével:
- Milyen megoldási lehetőségek vannak a változtatás teljesítésére?
- Milyen járulékos költségek merülnek fel az egyes
alternatíváknál?
- Milyen időbeli hatásai vannak az egyes alternatíváknak?
141
 4.3. Változásmenedzsment –
Folyamat
Megbízó
megfogalmazás
Változtatási igény Változásmenedzsment
lista
Projektcsapat
elemzés
kidolgozás
tájékoztatás kidolgozás
Projektvezetés Változtatási kérelem

Változtatási utasítás Elutasítás Döntéshozó grémium / elemzés,

teljesítése Megbízó döntés

intézkedés

Változtatási
utasítás
142
 4.3. Változásmenedzsment –
Összegzés
A változásmenedzsment során az alábbi lépéseket kell
elvégezni:

Minden változtatási igény írásba foglalása egy változtatási kérelem
formájában.

A változtatási igény projektmegbízásra kifejtett hatásának vizsgálata

A változtatási kérelem belefoglalása a változásmenedzsment listába.

A döntéshozó testület döntése a változtatási kérelemről.

A változtatási utasítás írásbeli jóváhagyása.

A változtatás kezdeményezőjének tájékoztatása.

A változtatási utasítás teljesítésének felügyelete.

• Változásmenedzsment űrlap
143
4.4. Projekt mérföldkövek

 Mérföldkövek és az elvárt eredmények meghatározása és

ütemezése az egyes projektfázisok végére, illetve fontos
eredmények teljesítésére.
 Mérföldkő-megbeszélés a döntéshozó testülettel az elért
eredmények elemzésére a mérföldkőjelentés alapján

Eredménye: elfogadás vagy utólagos javítás.
 A döntés rögzítése a mérföldkőprotokollban.
 Az elfogadott mérföldkövek alátámasztják, hogy a projekt a
projektmegbízásnak megfelelően halad.

144
 4.4. Projekt mérföldkövek –
Összegzés
A mérföldkövek elfogadása során az alábbi lépéseket
kell elvégezni:
 A mérföldkő-megbeszélést időben megtervezni.
 A mérföldkőjelentést összeállítani és legalább a megbeszélés
előtt egy héttel elküldeni.
 A mérföldkő-megbeszélést lebonyolítani.
 A mérföldköveket elfogadtatni.
 Az utólagos javításokról jegyzéket vezetni.
 Az utólagos javítások elvégzéséről intézkedni és ellenőrizni.

• Projekt mérföldkövek űrlap

145
4.5. Projekt helyzetjelentés

 A projekt nyomon követés és irányítás eredményeit a

helyzetjelentésben foglaljuk össze.
 A jelentést a projektvezető rendszeresen elküldi a megbízó
számára, akinek így rálátása van a projekt előrehaladására.
 A projekt helyzetjelentés magában foglalja az alábbiakat:

Terv- és maradványértékek a személyi ráfordításokban

A bázishónap anyagköltségei és költségvetése részprojektenként

A projekteredmények készültségi fokának becslése

Kitekintés a tervezett eredményekre vonatkozóan

Mérföldkőelemzés

Költségtrendelemzés

Adatok a változtatási kérelemhez, illetve változtatási utasításhoz
146
 4.5. Projekt helyzetjelentés –
Összegzés

A projekt helyzetjelentés összeállítása során az alábbi

lépéseket kell elvégezni:

 A helyzetjelentés gyakoriságát a megbízóval egyeztetni.

 A helyzetjelentés formáját a megbízóval egyeztetni.
 A projekt helyzetjelentést pontosan leadni.
 A megbízótól visszajelzést kérni.

• Projekt helyzetjelentés űrlap

147
 Projektötlet
Projekttérkép
Projektelemzés

Projektzárás Projektdöntés

Nem jön létre a

A projekt létrejön projekt!

Projektindítás
A projektindító
megbeszélés megtörtént

Projekttervezés

A projektterv elkészült

Projektirányítás és
nyomon követés
A projekttevékenységeket
elvégezték

Projektzárás

148
A projekt lezárult
 5. Projektzárás

 Miután a projekt megvalósítás során megtörtént az utolsó

mérföldkő elfogadása is, akkor kezdődik a projektzárás
folyamata.
 Minden projektet hivatalosan is le kell zárni.
 A szabályos projektzárás elemei:

A projekteredmény átvétele a projektmegbízásnak megfelelően.

A projekteredmény prezentálása a megbízó számára.

Projektzáró megbeszélés a projektcsapattal.

Projekt zárójelentés.

149
 5. Projektzárás

 A projektzárás teendőit követően a projekt formálisan véget

ér és a létrehozott projektszervezet és infrastruktúra
leszámolásra kerül.
 Fontos eredmény a sikeres és összeszokott projektcsapat,
amely újabb projektek teljesítésére alkalmazható.
 Ezáltal elkerülhetők az új projektben a kezdeti nehézségek
és ellentétek, valamint biztosított a szükséges tudástranszfer
is.
 Az utómunkálatokról rendelkezni kell, ezek azonban már
nem képezik a projekt részét.
150
 5. Projektzárás

5.1. Átadás-átvétel

5.2. Záró prezentáció

5.3. Záró megbeszélés

5.4. Projekt zárójelentés

151
5.1. Átadás-átvétel

 Az átadás-átvétel a projekt kötelező része, melyet a

projektvezetés készít elő. Az átadás-átvételkor rendelkezésre kell
állnia a projektmegbízásnak megfelelő projekteredménynek,
valamint a szükséges dokumentumoknak.
 A megbízó véleményezi az elkészült projekteredményt és
összeveti a megbízás követelményeivel.
 Az átadás-átvételi megbeszélés során tisztázni kell az alábbiakat:

Az átadás-átvétel időtartama

Az átadás-átvételt lebonyolító személyek kijelölése

A megbízott részéről szükséges dolgozók kijelölés az átadás-
átvételhez

Dokumentumok és eljárások az esetlegesen megállapított
hiányosságokra vonatkozóan. 152
 5.1. Átadás-átvétel

 Az átadás-átvétel végén egy átadás-átvételi jegyzőkönyv készül,

melyet a megbízó is aláír.
 A sikeres átadás-átvételt követően kezdődik a szavatossági idő.
 Az egyes hiányosságok javításának átadás-átvételét részletenként
meg kell szervezni.
 A sikeres átadás-átvétel egyben a projekteredmény átadása a
megbízónak, melyet az átadás-átvételi jegyzőkönyvbe fel kell
jegyezni.
 A jegyzőkönyvet a projektzárást követően meg kell őrizni,
legalább a vállalati irányelveknek megfelelő ideig.

153
 5.2. Záró prezentáció

 A záró prezentáció során a projektvezetőnek az alábbi pontokat

kell előadnia:

A projekteredmény bemutatása

Rövid visszatekintés a projektre és a projektmegvalósítás fontosabb
változtatásai.

A megcélzott projekteredmény terv-tény elemzése.

A megbízó és megbízott közötti együttműködés tapasztalatai.

Adott esetben az utómunkálatok a projektzárást követően.
 A záró prezentáció végén hivatalosan is le kell zárni a projektet.

154
 5.3. Záró megbeszélés
 A záró megbeszélés célja visszatekintés a projekt tervezésére és
irányítására, valamint a tapasztalatok megbeszélése és
feldolgozása.
 Az alábbi témákat célszerű tekintetbe venni:

Szakmai, tartalmi szempontok

Szervezeti szempontok

Módszertani szempontok

A csapaton belüli együttműködés

A csapat külső kommunikációja és együttműködése
 A megbeszélésen jelenjen meg a konstruktív kritika is.
 A megbeszélést a projektvezető vezeti le, és részt vesz minden
projekttag.
155
 5.4. Projekt zárójelentés
 A projekt zárójelentés minden projektérintett számára
tájékoztatást nyújt az elért projektállapotról, a projekt
értékeléséről, valamint a megszerzett tapasztalatokról.
 Fontos az alábbi kérdések megválaszolása:

Mit értünk el a projekt során?

Milyen tapasztalatokat szereztünk a projektmunka folyamán?

Hogyan hasznosíthatók a tapasztalatok a következő projektek
számára?
 A zárójelentés tartalmaz például egy visszatekintést a projektre,
valamint utalást a megszerzett tapasztalatok felhasználására a
jövőbeni projektek során.

156
5. Projektzárás - Összegzés
A projektzárás folyamata során az alábbi lépéseket kell
elvégezni:

Az átadás-átvételt időben előkészíteni

Az átadás-átvételről a megbízót értesíteni

Az átadás-átvételi megbeszélést előkészíteni és lebonyolítani

Az átadás-átvételi megbeszélésről jegyzőkönyvet készíteni és a
megbízóval jóváhagyatni

Adott esetben hiánylistát összeállítani, felelősségeket és határidőket a
megbízóval egyeztetni és a javításokat ellenőrizni

Záró prezentációt a megbízóval megtartani

Záró megbeszélést a projektcsapattal megtartani

Zárójelentést készíteni és minden érintett számára elküldeni
• Projekt zárójelentés űrlap 157
 6. Projektdokumentáció
 A projekt megvalósítása során számos dokumentum keletkezik,
melyek érintik

A projekteredményt
Projektdokumentáció

A projekt megvalósítást

Eredményhez kapcsolódó Megvalósításhoz kapcsolódó

dokumentumok dokumentumok
Például: Például:
- Projekttartalom - Projektmegbízás
- Projekteredmények - Projektszervezet
- Projektelemzések - Projektindítás
- Munkacsomagok tartalma - Projekttervezés
- Részeredmények - Nyomon követés és irányítás
- stb. - Projektzárás
- Átadás-átvételi jegyzőkönyv
- Listák
- stb. 158
 6. Projektdokumentáció
 A dokumentáció nem egy pótlólagos feladat, hanem csupán a
meglévő információk strukturált gyűjtése és összeállítása.
 A projektvezető feladata a projektdokumentumok összegyűjtése, a
hozzáférhetőség, érthetőség és ellenőrizhetőség biztosítása.
 A legjobb, ha a dokumentáció egy szerveren keresztül
elektronikusan hozzáférhető minden projekttag számára.
 E mellett papíralapú formában is szükséges a
projektdokumentáció vezetése, melyet a projektvezető kezel:
 Például: eredeti szerződések, átadás-átvételi jegyzőkönyvek,
változtatási utasítások, szállítási dokumentumok, stb.
 A projektzárást követően a projektdokumentációt archiválni kell.
159
 6. Projektdokumentáció
 A projektdokumentáció összeállításakor ajánlatos figyelembe
venni az alábbiakat:
 A megvalósítással kapcsolatos dokumentumok, adatok (pl.
projektmegbízás, tervek, jelentések, stb.) egy jegyzékben kell
gyűjteni, amely struktúrájában a projektmenedzsment
tevékenységekhez igazodik.
 Az eredményhez kapcsolódó dokumentumok struktúrája az egyes
projektfázisok eredménystruktúrájához igazodjon.
 Minden előre látható és a megvalósítás során létrehozott
projekteredményről egy részletes jegyzéket kell vezetni a
tervekkel, vázlatokkal.
 A projektcsapat minden tagja (a projektvezetéssel együtt) számára
legyen egy saját dokumentáció jegyzék, melyet egyénileg vezethet.
160
6. Projektdokumentáció
Projektdokumentáció - Projektcím

1. Megvalósítással kapcsolatos dokumentumok

1-1 Projektindítás
1-1-1 Projektmegbízás
1-1-2 Projektszervezet
1-1-3 Projektinfrastruktúra
1-2 Projekttervezés
1-3 Nyomon követés és irányítás
1-4 Projektzárás
2. Eredménnyel kapcsolatos dokumentumok
2-1 Projektelemzés
2-1-1 Célelemzés
2-1-2 ...
2-2 Projekteredmények
2-2-1 Részprojekt 1.
Munkacsomag 1.
Munkacsomag 2.
3. A projekttagok dokumentumai
3-1 Projekttag 1. 161
3.2 Projekttag 2.
 6. Projektdokumentáció
 Ha az ügyfél nem határoz meg előírásokat, akkor a
projektvezetés alakítja ki a dokumentációjelölés rendszerét.
 Az egyes adatokat az alábbi sémák szerint lehet jelölni:
 Dátum: YYYY-MM-DD
 Névrövidítések, címzett, címszó, szavak elválasztása
 Dokumentumtípus (F=fax, M=e-mail, L=levél, N=jegyzet,
MM=megbeszélés emlékeztető, J=jelentés, P=prezentáció,
E=egyéb)
 Például:
2009-08-16_FM_M_to Mustermann_Időterv
2009-09-17_JS_F_from Mustermann_Problémák
2009-10-01_WOC_MM_Projektmegbeszélés_2002-09-17
162
 6. Projektdokumentáció
 A kimenő levelezés kezelésénél fontos szempontok:
 A levelezés számozása
 Küldő figyelembe vétele
 Feldolgozó rövidítésének feljegyzése
 Dátum feljegyzése
 Kimenő levelek listájának vezetése
 Időben közelálló iratok biztosítása
 A beérkező levelezés kezelésénél fontos szempontok:
 A levelezés számozása
 Beérkezési dátum ellenőrzése
 Beérkezés rövidítéssel történő igazolása
 Küldő figyelembe vétele
 Beérkező levelek listájának vezetése
163
 Időben közelálló iratok biztosítása
 6. Projektdokumentáció

 A dokumentumok elosztása:
 Elosztók, azon személyek köre, akik az előre meghatározott
beérkező és kimenő dokumentumokat másolatban
feldolgozásra megkapják.
 Ez elosztók lehetnek a projektcsapat tagjai, a döntéshozó
testület tagjai, vagy egyéb a projektvezető által kijelölt
személyek.

164
 6. Projektdokumentáció
 A dokumentumok bizalmas kezelése és hozzáférése:
 A bizalmas adatok és dokumentumok kezelését a
bizalmassági megállapodásnak megfelelően kell kezelni,
amely minden projekttagra és minden
projektdokumentumra érvényes.
 Ki kell dolgozni a projektmunka során érvényes hozzáférési
koncepciót, mely meghatározza, hogy kiknek van teljes
hozzáférésük a projektdokumentumokhoz. (Másolási,
változtatási, illetve megsemmisítési jogok, ezek
dokumentálása)

165
6. Projektdokumentáció –
Összegzés
A projektdokumentáció során az alábbi lépéseket kell
elvégezni:

Iratstruktúra meghatározása

Iratstruktúra elhelyezése a szerveren

Iratstruktúra papírformájának kialakítása

Az aktuális állapot folyamatos fenntartása

Dokumentumjelölés meghatározása

Dokumentum elosztók meghatározása

Hozzáférési jogok meghatározása
• Projektdokumentáció struktúra űrlap
• Dokumentumjelölés űrlap
166
Köszönöm a figyelmet!

167