Системи електронного

документообігу

“ДІЛО-ПІДПРИЄМСТВО”
 “ДІЛО-ПІДПРИЄМСТВО”

Система “ДІЛО-ПІДПРИЄМСТВО” – найбільш

розповсюджена серед існуючих систем
електронного документообігу.
Система “ДІЛО” – комплексне промислове
рішення, що забезпечує автоматизацію процесу
діловодства, а також ведення повністю
електронного документообігу організації.
 “ДІЛО-ПІДПРИЄМСТВО”

Перша версія системи “ДІЛО-96” випущена в

1996 році. Сьогодні “ДІЛО” використовують 3500
компаній, установ, організацій України, Росії,
Білорусії та країн СНД, а загальне число
встановлених робочих місць 250 000.
Реалізуються програми автоматизації органів
влади всіх рівнів на базі системи “ДІЛО”.
 “ДІЛО-ПІДПРИЄМСТВО”

Переваги:
Для керівників різних рівнів:
• швидкий пошук документів;
• відстеження руху документа на всіх етапах його життєвого
циклу;
• ефективний контроль і звітність по виконанню резолюцій;
• скорочення термінів підготовки та узгодження документів;
• зручна робота над проектами документів;
• отримання зведених звітів і журналів;
• можливість делегування повноважень.
 “ДІЛО-ПІДПРИЄМСТВО”

Переваги:
Для співробітників канцелярій, секретаріатів, для
діловодів:
• швидка і зручна реєстрація документів за допомогою
розгорнутої системи різних довідників;
• відстеження ходу виконання резолюцій;
• зручний і швидкий пошук по будь-яких реквізитах
реєстраційної картки (РК) як документів, так і проектів (РКПД);
• журнал передачі документів, внутрішні і зовнішні реєстри
відправлення;
• формування звітності.
 “ДІЛО-ПІДПРИЄМСТВО”

Функціональні можливості
1. Реєстрація документів
2. Робота з файлами (електронними документами)
3. Робота з дорученнями
4. Кабінети
5. Робота з проектами документів
6. Прийом і зовнішня розсилка документів
7. Рух документів всередині організації
8. Формування справ
9. Інформаційно-довідкова робота
10. Віддалений доступ
 “ДІЛО-ПІДПРИЄМСТВО”

Реєстрація документів
Реєструються документи які надійшли ззовні, так і
створені всередині організації : листи, накази, договори,
звернення громадян та інше.
 “ДІЛО-ПІДПРИЄМСТВО”

При реєстрації формується реєстраційно-

контрольна картка (РК), в яку заносяться відомості
про документ, і система автоматично присвоює
номер відповідно до заданого шаблону.
РК містить повний набір метаданих та реквізитів,
передбачених стандартами діловодства. До картки
можуть бути прикріплені файли, що містять тексти
або графічні образи самих документів.
 “ДІЛО-ПІДПРИЄМСТВО”

Робота з файлами (електронними документами)

До реєстраційної картки можуть прикріплятися файли
будь-яких форматів, що містять текст або графічні образи
документів.
Файли записуються в базу даних системи “ДІЛО”, що
гарантує їх збереження, після чого вони можуть бути
видалені з локального комп'ютера користувача. При
цьому система забезпечує повноцінну роботу з файлами:
перегляд, редагування, видалення, підписання
електронним цифровим підписом, розмежування прав
доступу (як на рівні РК, так і самого електронного
документа).
 “ДІЛО-ПІДПРИЄМСТВО”

Робота з файлами (електронними документами)

Система надає можливість сканування і розпізнавання
паперових документів прямо з інтерфейсу реєстраційної
картки й автоматично прикріплює отримані файли до РК
(Опція “Сканування”).
Для організацій з великим документопотоком реалізована
можливість масового введення в систему паперових
документів і розпізнавання їх електронних образів.
Це значно скорочує трудовитрати на введення інформації
і створює передумови для переходу до електронного
документообігу. (Опція “Поточне сканування”).
 “ДІЛО-ПІДПРИЄМСТВО”

Робота з файлами (електронними документами)

Система надає можливість гнучкого налаштування
параметрів потокового сканування:
розташування штрих-коду на документі або чистому
аркуші паперу;
підтримка роботи з двостороннім сканером;
спосіб обробки (створення графічного зображення,
текстового файлу або комбінований варіант); формати
зображення (TIFF, GIF, JPG, PNG), і розпізнавання
(TXT, RTF, DOC, HTML, CSV, DBF, XLS, PDF);
 “ДІЛО-ПІДПРИЄМСТВО”

Робота з дорученнями
Система забезпечує роботу з декількома видами
доручень:
 резолюція - доручення, що видається уповноваженою
посадовою особою на підставі документа;
 пункт - доручення, що міститься в тексті самого документа і
не має конкретного автора;
 підпорядкована резолюція - відноситься не до документа в
цілому, а до його окремого пункту або резолюції;
 система дозволяє відстежити ієрархію резолюцій будь-якої
складності незалежно від їх кількості;
 проект резолюції - попередній варіант резолюції, що вимагає
затвердження керівництвом.
“ДІЛО-ПІДПРИЄМСТВО”

Робота з дорученнями
 “ДІЛО-ПІДПРИЄМСТВО”

Робота з дорученнями
Після введення доручень документи автоматично
пересилаються виконавцям у їх робочі кабінети в системі
«ДІЛО». Отриманий документ посадова особа може або
сама виконати його і ввести в систему відповідний звіт,
або своєю резолюцією направити документ далі -
виконавцям нижчого рівня.
 “ДІЛО-ПІДПРИЄМСТВО”

Кабінети
Система надає користувачеві «віртуальне робоче місце» -
його особистий кабінет, який надає зручні засоби для
роботи з документами: видачі, контролю та виконання
доручень, візування і підписання проектів та ін.
 “ДІЛО-ПІДПРИЄМСТВО”

Кабінети
Папки кабінету:
«Вхідні»
«На виконанні»
«На контролі»
«У керівництва»
«На розгляді»
«У справу»
«Управління проектами документів»
«На візуванні»
«На підпис»
В системі передбачені розвинені засоби інформування
власника кабінету про надходження в папки нових
документів або зміні їх статусу.
 “ДІЛО-ПІДПРИЄМСТВО”

Робота з проектами документів

Всі вихідні документи в процесі обробки проходять

стадію проектів.
Система підтримує повний цикл роботи з
проектами: створення, редагування із
збереженням попередніх версій, погодження та
затвердження (підписання) і, нарешті, реєстрація
вихідного або внутрішнього документа, створеного
на основі проекту.
“ДІЛО-ПІДПРИЄМСТВО”

Робота з проектами документів

 “ДІЛО-ПІДПРИЄМСТВО”

Робота з проектами документів

Для роботи з проектами використовується особливий тип

реєстраційної картки, що містить набір спеціальних реквізитів.
Виконавець, який створює проект документа, вказує візуючих і
підписуючих посадових осіб, а також маршрут руху проекту між
ними (послідовне або паралельне).
Посадові особи, яким направлено документ, можуть
ознайомитися з його змістом і внести корективи.
 “ДІЛО-ПІДПРИЄМСТВО”

Робота з проектами документів

Для роботи з проектами використовується особливий тип

реєстраційної картки, що містить набір спеціальних реквізитів.
Виконавець, який створює проект документа, вказує візуючих і
підписуючих посадових осіб, а також маршрут руху проекту між
ними (послідовне або паралельне).
Посадові особи, яким направлено документ, можуть
ознайомитися з його змістом і внести корективи.
 “ДІЛО-ПІДПРИЄМСТВО”

Прийом і зовнішня розсилка документів

Для полегшення обробки документів, переданих по електронній

пошті, система «ДІЛО» підтримує роботу з MAPI-сумісними
поштовими програмами, в т.ч. з MS Outlook.
Користувачеві надаються такі можливості:
прийом і відправка документів по електронній пошті з
інтерфейсу системи;
автоматизована реєстрація документів, що надійшли;
шифрування повідомлень із застосуванням засобів
криптографічного захисту;
контроль за повідомленнями про реєстрацію документів (в
системі «ДІЛО», встановленої в організації-адресата).
 “ДІЛО-ПІДПРИЄМСТВО”

Прийом і зовнішня розсилка документів

 “ДІЛО-ПІДПРИЄМСТВО”

Рух документів всередині організації

Система дозволяє пересилати реєстраційну картку з прикріпленими до

неї файлами в кабінет будь-якого співробітника.
При цьому сама РК зберігається на сервері, а в папці кабінету
відображається посилання в формі запису про документ. Таким чином,
можна розіслати документ в усі підрозділи без його фізичного
копіювання. При цьому видалення запису з кабінету не призводить до
повного видалення РК.
“ДІЛО-ПІДПРИЄМСТВО”

Рух документів всередині організації

 “ДІЛО-ПІДПРИЄМСТВО”

Формування справ
Протягом поточного року виконані документи «списуються в справу», і, таким чином, формується
архівний фонд організації. Система надає зручні засоби для організації зберігання як паперових, так і
електронних документів (прикріплених до РК файлів).
Функція «опис справ» забезпечує автоматизацію основних завдань оперативного
зберігання документів і справ:

підтримка прийнятої в організації номенклатури справ;

механізм списання документа в справу;

перегляд переліку документів, списаних у справу;
підтримка роботи з багатотомними справами;
автоматичний перерахунок сторінок в справі;
можливість відкрити і закрити справу для вступу до нього нових документів.
 “ДІЛО-ПІДПРИЄМСТВО”

Інформаційно-довідкова робота

Система надає широкі пошукові можливості для швидкого і зручного одержання

будь-якої інформації, накопиченої і збереженої в базі даних. Вона дозволяє миттєво
знаходити документи, доручення та проекти документів по значенню будь-яких
реквізитів і їх довільній комбінації. Також можливий повнотекстовий пошук за
змістом файлів, прикріплених до реєстраційних карток.
“ДІЛО-ПІДПРИЄМСТВО”

Інформаційно-довідкова робота
 “ДІЛО-ПІДПРИЄМСТВО”

Віддалений доступ

В системі «ДІЛО» реалізований повноцінний web-інтерфейс доступу до

всіх даних і функцій (Опція «ДІЛО-WEB»), що дозволяє працювати з
документами через Internet .
 “ДІЛО-ПІДПРИЄМСТВО”

Більш детальну інформацію можна отримати за

наступною адресою:
http://www.eos.com.ua/eos/ru/products/delo/funccii/