BÀI 2: CẤU TRÚC CỦA

HOẠT ĐỘNG GIAO TIẾP

Câu hỏi thảo luận
“Cơ thể chúng ta giống như một nhạc cụ. Để
chiếc nhạc cụ phát ra những âm thanh hay, từng
bộ phận trên cây đàn đó phải rung lên, phải
ngân nga hoà cùng một nhịp. Muốn nói hay thì
phải nói bằng cả người, nói bằng tổng lực: Nét
mặt nói, dáng đi nói, trang phục nói, tay nói,
từng đường gân thớ thịt đều nói”.

Nêu quan điểm của bạn về nhận định trên.

NỘI DUNG

1. TIẾN TRÌNH GIAO TIẾP

2. PHƯƠNG TIỆN GIAO TIẾP

3. HOÀN THIỆN GIAO TIẾP

1. TIẾN TRÌNH GIAO TIẾP

1.1. GIAO TIẾP GIỮA CÁC CÁ NHÂN

1. TIẾN TRÌNH GIAO TIẾP

1.1. GIAO TIẾP GIỮA CÁC CÁ NHÂN

1. TIẾN TRÌNH GIAO TIẾP
1.1. GIAO TIẾP GIỮA CÁC CÁ NHÂN
 1. TIẾN TRÌNH GIAO TIẾP
1. Người gửi thông điệp: phải tạo được cho mình sự tự tin, điều này thể
hiện bằng những hiểu biết của bạn về chủ đề, về người tiếp nhận và bối
cảnh truyền đạt thông điệp.
2. Thông điệp: chứa đựng cả yếu tố trí tuệ và tình cảm, xem xét tính hợp
lý và yếu tố tình cảm để có thái độ thích hợp, qua đó thay đổi được suy
nghĩ và hành động.
3. Kênh truyền thông điệp: thông điệp được mã hoá, được truyền nhận
qua kênh, “nói, viết”, sau khi được giải mã, truyền đạt đến người nhận,
và chờ phản hồi.
4. Người nhận thông điệp: ý tưởng và tình cảm có thể làm ảnh hưởng
đến việc hiểu thông điệp và cách phản hồi lại thông điệp của người nhận.
Phản hồi thể hiện người nhận thông điệp có hiểu chính xác hay không.

5. Bối cảnh thông điệp được truyền đi: là yếu tố về môi trường xung quanh hay rộng
hơn là nền văn hóa.
1. TIẾN TRÌNH GIAO TIẾP
1.1. GIAO TIẾP GIỮA CÁC CÁ NHÂN
LÊN KẾ HOẠCH
• Tại sao phải giao tiếp? WHY?
• Giao tiếp về cái gì? WHAT?
• Giao tiếp với ai? WHO?
• Giao tiếp như thế nào? HOW?
• Khi nào thì nên giao tiếp? WHEN?
• Giao tiếp ở đâu? WHERE?
1. TIẾN TRÌNH GIAO TIẾP

1.1. GIAO TIẾP GIỮA CÁC CÁ NHÂN

THIẾT KẾ THÔNG ĐIỆP

• Nguyên tắc ABC

+ Chính xác (Accuracy) /ˈækjərəsi/
+ Ngắn gọn ( Brevity) /ˈbrevəti/
+ Rõ ràng (Clarity) /ˈklærəti/
1. TIẾN TRÌNH GIAO TIẾP

1.1. GIAO TIẾP GIỮA CÁC CÁ NHÂN

THIẾT KẾ THÔNG ĐIỆP
 1. TIẾN TRÌNH GIAO TIẾP
1.1. GIAO TIẾP GIỮA CÁC CÁ NHÂN
THIẾT KẾ THÔNG ĐIỆP
• Nguyên tắc 5C
+ Rõ ràng (Clear) /klɪə(r)/
+ Hoàn chỉnh (Complete) /kəmˈpliːt/
+ Ngắn gọn, súc tích (Concise) /kənˈsaɪs/
+ Chính xác (Correct) /kəˈrekt/
+ Lịch sự (Courteous) /ˈkɜːtiəs/
 1. TIẾN TRÌNH GIAO TIẾP

1.2. TRUYỀN THÔNG TRONG TỔ CHỨC

QUÁ TRÌNH TRUYỀN THÔNG TRONG TỔ CHỨC
• Mạng truyền thông (p 39)
+ Mạng hình sao
+ Mạng hình tròn
+ Mạng dây chuyền
+ Mạng đan chéo
+ Mạng phân nhóm
 1. TIẾN TRÌNH GIAO TIẾP

1.2. TRUYỀN THÔNG TRONG TỔ CHỨC

QUÁ TRÌNH TRUYỀN THÔNG TRONG TỔ CHỨC
• Mạng truyền thông (p 39)
+ Mạng hình sao
+ Mạng hình tròn
+ Mạng dây chuyền
+ Mạng đan chéo
+ Mạng phân nhóm
 ƯU NHƯỢC ĐIỂM CỦA MẠNG
TRUYỀN THÔNG
MẠNG ƯU ĐIỂM NHƯỢC ĐIỂM

1. Hình - Nguồn phát đóng vai trò trung - Nguồn nhận không thể truyền
sao tâm thông với nhau

2. Hình - Mỗi thành viên của mạng là

tròn nguồn phát cho 2 nguồn nhận
ở 2 bên
3. Dây Nguồn phát chỉ có thể truyền
chuyền thông với một cá nhân gần nhất

4. Đan - Mỗi thành viên đều có thể

chéo truyền thông với cá nhân còn
lại
5. Phân Hình thành nhóm nhỏ truyền
nhóm thông tách ra khỏi nhau
 ƯU NHƯỢC ĐIỂM CỦA MẠNG
TRUYỀN THÔNG
MẠNG ƯU ĐIỂM NHƯỢC ĐIỂM

1. Hình - Tốc độ truyền thông cao; bảo - Giới hạn sự tiếp xúc giữa các
sao đảm lãnh đạo tập trung cá nhân trong nhóm
- Thông tin ít bị nhiễu - Sự thỏa mãn công việc thấp
2. Hình - Có sự tăng cường giao tiếp - Tốc độ truyền thông chậm;
tròn giữa các cá nhân lãnh đạo phi tập trung
- Tăng sự thỏa mãn công việc - Thông tin bị nhiễu cao
3. Dây - Tốc độ truyền thông chậm; lãnh
chuyền đạo phi tập trung
- Thông tin bị nhiễu cao
4. Đan - Phát huy tốt tính tập thể - Lãnh đạo phi tập trung
chéo - Tốc độ truyền thông cao - Thông tin bị nhiễu cao
- Sự thỏa mãn công việc cao
5. Phân - Có lợi cho lợi ích cục bộ Lãnh đạo phi tập trung cao
nhóm Hạn chế trao đổi thông tin
 1. TIẾN TRÌNH GIAO TIẾP

1.2. TRUYỀN THÔNG TRONG TỔ CHỨC

QUÁ TRÌNH TRUYỀN THÔNG TRONG TỔ CHỨC
• Chiều hướng truyền thông: 3 hướng
+ Hướng từ trên xuống: từ cấp cao xuống cấp thấp
hơn
+ Hướng từ dưới lên: từ cấp thấp lên cấp cao hơn
+ Hướng ngang hàng: giữa những cá nhân cùng cấp
 1. TIẾN TRÌNH GIAO TIẾP

1.2. TRUYỀN THÔNG TRONG TỔ CHỨC

QUÁ TRÌNH TRUYỀN THÔNG TRONG TỔ CHỨC

• Thông tin chính thức: do cấp có thẩm quyền
trong tổ chức công bố
• Thông tin phi chính thức: hình thành từ các mối
quan hệ phi chính thức; có tốc độ lan truyền khá
nhanh, có tác động không lường trước được
 1. TIẾN TRÌNH GIAO TIẾP

1.2. TRUYỀN THÔNG TRONG TỔ CHỨC

TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ
• Giao tiếp nội bộ
+ Giao tiếp chính thức
+ Giao tiếp không chính thức
 1. TIẾN TRÌNH GIAO TIẾP

1.2. TRUYỀN THÔNG TRONG TỔ CHỨC

TRUYỀN THÔNG VỚI BÊN NGOÀI TỔ CHỨC

+ Giao tiếp chính thức
+ Giao tiếp không chính thức
 1. TIẾN TRÌNH GIAO TIẾP

1.3. NHỮNG TRỞ NGẠI TRONG GIAO TIẾP

-
 1. TIẾN TRÌNH GIAO TIẾP

1.3. NHỮNG TRỞ NGẠI TRONG GIAO TIẾP

- Định kiến, thành kiến: khó giữ được tính khách quan đánh giá tiêu
cực, lệch lạc về thông tin thu nhận được
- Sự khác biệt về ngôn ngữ, văn hoá, phong tục tập quán: làm các
bên không hiểu nhau
- Sự chênh lệch về địa vị, trình độ nhận thức : nghe theo những
người có địa vị cao và bỏ qua những người có địa vị thấp.
- Môi trường giao tiếp không thuận tiện: Thời tiết, khí hậu, tiếng
ồn, chỗ đông người; hoàn cảnh, thời gian, không gian không phù
hợp... khó có khả năng tập trung cao độ vào thông điệp trong giao
tiếp.
 1. TIẾN TRÌNH GIAO TIẾP

1.3. NHỮNG TRỞ NGẠI TRONG GIAO TIẾP

Bản thân chúng ta: Bản năng phòng vệ (thấy ai đó đang tấn công mình), sự ưu tiên (cảm
thấy mình hiểu biết nhiều hơn người khác) và cái tôi (cảm thấy mình là trung tâm của
mọi hoạt động).
Căng thẳng tâm lý của bản thân cũng là rào cản trong giao tiếp.
Những gì chúng ta nhìn nhận và tin tưởng sẽ chịu tác động bởi các yếu tố tâm lý như
niềm tin, giá trị, kiến thức, kinh nghiệm và mục tiêu.

- Thông điệp không rõ ràng: Sự xao lãng thường xuất hiện khi chúng ta tiếp nhận những
thông điệp mù mờ, không rõ ràng, gây cảm giác nhàm chán, không muốn nghe.

Các rào cản trên có thể được xem như là những bộ lọc, nghĩa là khi thông điệp rời người gửi
sẽ phải đi xuyên qua các bộ lọc này để đến với người nhận. Những bộ lọc này sẽ “bóp méo”
thông điệp. Cách thức để thoát khỏi những bộ lọc đó là chủ động lắng nghe và phản hồi thông
tin
 1. TIẾN TRÌNH GIAO TIẾP

1.3. NHỮNG TRỞ NGẠI TRONG GIAO TIẾP

- Khác nhau về nhận thức
- Môi trường hạn chế
- Sự đứt quãng/thiếu tập trung
- Các thủ đoạn lừa dối
- Những trở ngại trong giao tiếp giữa các cá nhân
- Những trở ngại trong giao tiếp trong tổ chức
 1. TIẾN TRÌNH GIAO TIẾP
1.4. CÁCH THỨC VƯỢT QUA NHỮNG RÀO CẢN
TRONG GIAO TIẾP: 4 nội dung
- Áp dụng phương pháp lấy người nghe làm trung tâm
- Tăng cường và thúc đẩy môi trường giao tiếp cởi mở
- Tạo ra các thông điệp ngắn gọn và hiệu quả
- Cam kết giao tiếp có tính đạo đức
 1. TIẾN TRÌNH GIAO TIẾP
1.4. CÁCH THỨC VƯỢT QUA NHỮNG RÀO CẢN
TRONG QUÁ TRÌNH GIAO TIẾP

a. Áp dụng phương pháp lấy người nghe làm trung

tâm:
Viết và nói từ quan điểm của người nghe
nhằm giúp người nghe hiểu và chấp nhận thông
điệp của bạn
 1. TIẾN TRÌNH GIAO TIẾP
1.4. CÁCH THỨC VƯỢT QUA NHỮNG RÀO CẢN
TRONG QUÁ TRÌNH GIAO TIẾP
b. Tăng cường môi trường giao tiếp cởi mở: phản
ánh văn hóa của tổ chức (giá trị, truyền thống, thói
quen …)
+ Giảm bớt số cấp bậc trong tổ chức
+ Tạo điều kiện cho việc phản hồi
 1. TIẾN TRÌNH GIAO TIẾP
1.4. CÁCH THỨC VƯỢT QUA NHỮNG RÀO
CẢN TRONG QUÁ TRÌNH GIAO TIẾP
c. Tạo ra thông điệp ngắn gọn và hiệu quả (giá trị,
truyền thống, thói quen …)
+ Giảm số lượng các thông điệp
+ Tối thiểu hóa sự đứt quãng
+ Sử dụng công nghệ phù hợp
 1. TIẾN TRÌNH GIAO TIẾP
1.4. CÁCH THỨC VƯỢT QUA NHỮNG RÀO
CẢN TRONG QUÁ TRÌNH GIAO TIẾP
d. Cam kết giao tiếp có tính đạo đức
+ Giao tiếp đạo đức
+ Nhận diện các lựa chọn mang tính đạo đức
* Trạng thái khó xử về đạo đức
* Thực hiện lựa chọn có tính đạo đức
* Thúc đẩy các lựa chọn có tính đạo đức
 2. PHƯƠNG TIỆN GIAO TIẾP

2.1. GIAO TIẾP BẰNG NGÔN NGỮ

- Nội dung ngôn ngữ
- Tính chất của ngôn ngữ
- Điệu bộ khi nói
 2. PHƯƠNG TIỆN GIAO TIẾP
2.1. GIAO TIẾP PHI NGÔN NGỮ
Sự gần gũi Cử chỉ

Nét mặt Tư thế

Nụ cười Ngoại hình – diện mạo

Ánh mặt Không gian giao tiếp

Những hành vi giao tiếp

đặc biệt
 3. HOÀN THIỆN GIAO TIẾP
1. Xây dựng lòng tin
2. Suy nghĩ khi giao tiếp
3. Xác lập mục tiêu
4. Lựa chọn thời điểm và
kênh truyền tin hợp lý
5. Tạo sự đồng cảm giữa 2
bên
6. Sử dụng thông tin phản hồi 12. Học cách tiếp xúc và thể hiện
7. Sử dụng ngôn ngữ hợp lý
8. Không nên cảm xúc mạnh chi
phối quá trình giao tiếp
9. Suy xét thận trọng đánh giá
khách quan
10. Diễn đạt rõ ràng, có sức
thuyết phục
11. Hạn chế tối đa yếu tố gây
nhiễu
động tác, phong cách, cử chỉ hợp
lý