Az oktatási intézmények iratkezelésének

alapjai

Készítette: Mucsi László levéltáros, MNL JNSZML

Elérhetőség: mucsi.laszlo@mnl.gov.hu
Az oktatási intézmények iratkezelését szabályozó legfontosabb jogszabályok:

1995. évi LXVI. törvény a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári

anyag védelméről

335/2005. (XII. 29.) Korm. Rendelet a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének

általános követelményeiről

27/2015. (V. 27.) EMMI rendelet a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak

tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről

20/2012. (VIII. 31.) EMMI rendelet a nevelési-oktatási intézmények működéséről

és a köznevelési intézmények névhasználatáról
 Az iratkezelés legfontosabb követelményei I.

Az iskola rendelkezzen iratkezelési szabályzattal, melynek mellékletét kell, hogy képezze a

20/2012. (VIII. 31.) EMMI rendeletben megtalálható irattári terv!

Minta iratkezelési szabályzat megtalálható a levéltár honlapján (bár a jogszabályi változásokat

figyelembe kell venni):
http://mnl.gov.hu/mnl/jnszml/iratkezeles_felugyelete

A bevezetni kívánt iratkezelési szabályzatot a levéltárnak is felül kell vizsgálnia és hozzá kell
járulnia a bevezetéshez.

Az iratkezelési szabályzat elkészítése illetve beküldése előtt javasolt az előzetes egyeztetés a

levéltár egyik gyűjtőterülettel foglakozó munkatársával.
 Az iratkezelés legfontosabb követelményei II.

Az iktatás:

- Papír alapon, iktatókönyv használatával.

-Elektronikusan, iktatóprogram használatával.

Az iktatás céljára nem megfelelő eszközök:

-Kockás füzet
-Excel táblázat
-Táblázatkezelő program
-Szövegszerkesztő program
Az iktatószám:

-Az iratkezelőnek az iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő

munkanapon be kell iktatni.
-Az iratot el kell látni iktatószámmal. Az iktatószám felépítése:
főszám-alszám/év.
-Az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat egy főszámon
kell nyilvántartani. Egy iktatókönyvön belül a főszámokat folyamatos sorszámos
rendszerben kell kiadni. Az ügyirathoz tartozó iratokat az iktatási főszám alatt
folyamatosan kiadott alszámokon kell nyilvántartani.
-Az irat iktatása előtt meg kell állapítani, hogy van-e előzménye. Az előzményt az
irathoz kell szerelni.
Iktatószám a gyakorlatban:

A nevelési tanácsadó határozata, mely szerint Példa Béla sajátos nevelési igényű
tanulóvá nyilváníttatik
34-1/2018.

Példa Istvánné kérvénye, hogy fia, Példa Béla magántanuló lehessen.

34-2/2018.

Az iskola válasza a szülőknek

34-3/2018.

Példa Istvánné kérvénye, hogy fia osztályozó vizsgát tehessen.

34-4/2018.
 Az iratkezelés legfontosabb követelményei III.
Az irattárazás:
Kézi és központi irattárat is működtethetnek. Kézi irattárban az utóbbi 1-2 év iratait érdemes
tárolni, amelyek még a napi ügymenetben használatban lehetnek. Utána érdemes az iratokat a
központi irattárban elhelyezni.

Az iratok a jobb áttekinthetőség kedvéért évente és amennyiben lehetséges, ügykörcsoportonként

legyenek elkülönítve.

Az iratokat fém vagy fa polcokon helyezzék el.

Az irattár legyen zárható, száraz helyiség. Az irattárban ne fussanak közművezetékek, nem

javasolt a pincék használata irattár számára.

Az irattárban vagy annak közelében mindig legyen poroltó készülék.

 Meddig kell őrizni az iratokat?

Az iratokat mindig az adott irat keletkezésekor érvényben lévő irattári tervben meghatározott
ideig kell őrizni.

Az irattári tervben meghatározott őrzési időt mindig be kell tartani, azt megrövidíteni nem lehet, a
meghosszabbítását viszont a levéltár kérheti.

Jelenleg hatályos irattári terv: 20/2012. (VIII.31.) EMMI rendelet mellékletét képző egységes
irattári terv.

A korábbi irattári tervek elérhetők az alábbi linken:

http://mnl.gov.hu/mnl/jnszml/iratkezeles_felugyelete
 Mit lehet tenni, ha az irattárban nincsen hely?

1.Selejtezni lehet a nem maradandó értékű iratokat.

2.Levéltárnak lehet átadni a maradandó értékű iratokat.

Mi számít maradandó értékű iratnak?

1. Az, amit az irattári terv nem selejtezhető iratként határoz meg.
2. Az, amit a levéltár maradandó értékűnek nyilvánít.

Fontos!
A selejtezésről jegyzőkönyvet kell felvenni és azt, a selejtezni kívánt iratok jegyzékével együtt be
kell küldeni a levéltárba, jóváhagyás céljából.
Összetett intézményeknél fontos a jegyzőkönyvben feltüntetni, hogy az intézmény melyik
egységének iratait érinti a selejtezés. Pl.: Ha az iskola gimnázium és általános iskola is (vagy a
múltban az volt), fontos feltüntetni, hogy melyik képzési egység iratait selejtezik!
Példa a selejtezendő iratok jegyzékére:
Iratok tárgya Évkör
Érettségi vizsga dolgozatok 2013-2016
Osztálynaplók 1995-2016
Rontott bizonyítványok 1985-2015
Tanműhely fenntartásával kapcsolatos iratok 1964-1975
Számlák 1990-2000
Ebédeltetés/napközi 1990-2006
Tanulók fegyelmi ügyei 1995-2006

Az őrzési időt a keletkezés évét követő év január 1-től kell számolni.

Pl.: 2008. május 12-én keletkezett, 10 év őrzési idejű iratnál: 2019. január 1-től
selejtezhető
A selejtezésnél mindig az irat keletkezésekor érvényben lévő irattári tervet kell
figyelembe venni.

A kiselejtezett iratokat az iktatókönyvből is ki kell vezetni (a levéltárba beadott

iratokat is). Papír alapú iktatókönyvben a selejtezett irat mellé „S”, a levéltárba
kerülő iratok mellé „L”, a helyben maradó iratok mellé „H” jelzés kerül.

A selejtezni kívánt iratokat csak a levéltár jóváhagyása után szabad

megsemmisíteni, akkor azonban oly módon, hogy lehetetlenné váljon az iratok
további felhasználása vagy rekonstruálása (elégetni, ledarálni).

A levéltárnak jogában áll az irattári terv által meghatározott őrzési időt felülbírálni
oly módon, hogy maradandó értékűvé nyilváníthat olyan iratokat, amelyek az
irattári terv szerint egyébként selejtezhetőek lennének. Ezeket a levéltár előzetes
egyeztetés után átveszi.
Az iskolákban előforduló legfontosabb, maradandó értékű iratok:

-tantestületi, osztályozó értekezletek jegyzőkönyvei

-bármilyen szöveges beszámoló az iskola éves munkájáról
-olyan statisztikák, melyekből az iskolára vonatkozóan fontos adatok (tanulói
létszám, szakos ellátottság stb.) tudhatók meg
-belső szabályzatok
-nevelési-oktatási kísérletek, újítások iratai
-az iskola történetének főbb eseményeire (létesítés, fejlesztés, átszervezés stb.)
vonatkozó iratok
-ha korábban működött iskolaszék, akkor annak az iratai
-minden 1945 előtt keletkezett irat

Ezek akkor is maradjanak meg, ha egyébként esetleg az irattári terv engedi

selejtezni.
 Az iratok levéltárba történő átadása

A levéltárba csak olyan anyagok kerülhetnek, amelyek korábban átestek a

selejtezésen. (Csak maradandó értékű irat kerülhet be.)

Előzetes egyeztetést követően kerülhetnek be az iratok.

Az irattári átadásról egy átadás-átvételi jegyzőkönyvet kell készíteni, amely

tartalmazza az átadni kívánt iratok jegyzékét.

Például: Az iskola iktatott iratai 1980-1999 9 csomó

Tantestületi jegyzőkönyvek 1985-2000 3 csomó
Éves beszámolók 2000-2001 2 kötet
Iktatókönyvek 1980-1999 19 kötet
 Összegzés

Bármilyen iratkezeléssel kapcsolatos kérdéssel keressék a levéltár munkatársait!

Elérhetőség: 06 56/421-404; 5000 Szolnok, Pozsonyi út 40-42.
Gyűjtőterülettel foglalkozó kollégák:
Mucsi László (mucsi.laszlo@mnl.gov.hu)
Horváth Gergő (horvath.gergo@mnl.gov.hu)
Szikszai Mihály (szikszai.mihaly@mnl.gov.hu)
Csönge Attila (csonge.attila@mnl.gov.hu)
Irattári tervek, minta iratkezelési szabályzat elérhetősége:
http://mnl.gov.hu/mnl/jnszml/iratkezeles_felugyelete

Selejtezési jegyzőkönyv és iratkezelési szabályzat megküldése előtt kérjük,

informálisan, e-mailben küldjék el számunkra a dokumentumokat!