1

1969tvr.1
Mutassa be az 1969. évi 27. tvr. iratkezelésre vonatkozó előírásait!

I. A tvr. és a végrehajtási rendelet célja, hatálya

Az 1945 utáni iratkezelési reformok hiányossága az volt, hogy csak az információs igények
minél gyorsabb kielégítésének, az iratok biztonságos őrzésének feltételeit igyekeztek
megteremteni, ugyanakkor nem voltak tekintettel az iratselejtezések megkönnyítésének
szempontjaira. Szükséges volt egy olyan iratkezelési reform bevezetése, amely az ügyviteli
érdekek mellett a levéltári érdekeket, vagyis az iratok elsődleges felhasználása mellett
másodlagos felhasználásukat is szem előtt tartja. Ezt kívánta elérni a levéltári anyag
védelméről és a levéltárakról szóló 1969. évi 27. sz. törvényerejű rendelet. Ez volt az első
olyan szabályozás hazánkban, amely az irattárak és a levéltárak munkájára egyaránt
kiterjedt. Végrehajtását a 30/1969 (IX, 2.) Kormányrendelet szabályozta, melynek
melléklete tartalmazta az iratkezelés szabályozásának irányelveit.

A rendelet célja: az iratkezelés egységesítése, javítása, a történeti értékű iratok levéltárba

adása és annak törvényerejű védelme.
Továbbá, hogy az állami és a társadalmi szervek iratkezelése megfeleljen
- az iratokban való gyors és pontos tájékozódásnak
- az iratok biztonságos megőrzésének
- a feleslegessé vált adatokat tartalmazó iratok kiselejtezhetősége szempontjainak.

Hatálya kiterjedt a gazdasági, társadalmi élet valamennyi területére:

1. A levéltárakban és más tudományos intézmények (könyvtárak, múzeumok)
gyűjteményeiben őrzött levéltári anyagra.
2. Állami hatóságok, hivatalok, intézmények, intézetek, vállalatok és más gazdálkodó
szervek, szövetkezetek, társadalmi szervezetek és más jogi személyek működésével
kapcsolatban keletkezett, rendeltetésszerűen azok irattáraiba, adattáraiba, illetve kép- és
hangfelvétel-táraiba tartozó levéltári anyagra.
3. A személyi tulajdonban lévő levéltári anyagra.
Kivételt az MSZMP szervei és iratai képezték.

II. Fogalmi meghatározások

A 30/1969. (IX. 2.) kormányrendeletben az egységesítés érdekében meghatározták az
iratkezelés legfontosabb fogalmait:

Irat - minden olyan írott szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz és hangjegy, amely valamely
szerv működésével, illetőleg személy tevékenységével kapcsolatban bármilyen anyagon,
alakban és bármely eszköz felhasználásával keletkezett, kivéve a megjelentetés szándékával
készült könyvjellegű kéziratokat. Iratnak tekintették a kép- és hangfelvételeket, valamint a
gépi adatfeldolgozás útján rögzített adatokat.
Levéltári értékű irat (történeti értékű irat > ma úgy hívjuk, maradandó értékű irat) - a
gazdasági, társadalmi, politikai, jogi, honvédelmi, tudományos, műszaki, művelődési vagy
egyéb szempontból jelentős iratok, továbbá a kép- és hangfelvételek.
Irattári anyag - a szerv működése során keletkezett és rendeltetésszerűen annak irattárába
tartozó iratok.
Iratkezelési szabályzat- meghatározza az iratok őrzésének módját, rendszerezését,
nyilvántartását, segédletekkel ellátását, irattározását, selejtezését, levéltárba történő átadását.
 2

Irattári terv- jegyzék, amely alapján az iratokat rendszerezni kell. Rendszerbe foglalja azokat
a tételeket, amelyek a szerv iratait tagolják. Meghatározza, hogy mely tételek iratai nem
selejtezhetők, melyek levéltári értékűek, mikor adandók át az illetékes levéltárnak, s a
selejtezhető tételek mikor selejtezhetők.

III. Az iratképző szervek feladatainak meghatározása

Az iratképző szervek kötelesek iratkezelésük célszerű rendjét kialakítani. Kötelesek:
- iratkezelési szabályzatot és annak mellékleteként irattári tervet készíteni
- irattárat fenntartani (a tűzrendészeti szabályoknak megfelelő helyiség), anyagukat
abban őrizni, rendeltetésszerű használhatóságukról gondoskodni
- az irattári anyagnak azt a részét, amelyre az ügyvitel érdekében nincs szükség a
selejtezésre vonatkozó szabályok alapján 5 évente kiselejtezni
- kötelesek az irattári anyagnak azt a részét, amely történeti értékű, és amelyre az
ügyvitel érdekében már nincs szükség, saját költségén az illetékes levéltárban
elhelyezni
- a szerv iratkezelésének és irattárának irányítására, ellenőrzésére vezetőt, az irattárosi
feladatok ellátására képzett irattárost megbízni
- gondoskodni az iratkezeléshez szükséges eszközök beszerzéséről (írószer, irattároló
eszközök)

IV. A levéltárak és az iratképző szervek kapcsolatának rendezése

A korábbi szabályozások pontosabb megfogalmazásával, kiegészítésével a rendelet lehetővé
tette, hogy a levéltári anyag védelme érdekében a levéltárak jogot nyerjenek az illetékességi
körükbe tartozó szervek iratselejtezésének ellenőrzésén kívül iratkezelési rendjük
egészének szakmai ellenőrzésére is. A levéltári és ügyviteli érdekek tudatos és tervszerű
egyeztetése, a szakszerű iratkezelési rend megteremtése nemcsak az ügyviteli munka
folyamatosságát segíti elő, hanem megkönnyíti a történeti értékű iratok kiválogatását,
biztosítja, hogy azok rendezett állapotban kerüljenek be a levéltárba.
A levéltáraknak a szervellenőrzést tervszerűen, legalább 5 évente egyszer kell elvégezni.

A szervellenőrzés elsődleges célja az iratkezelési szabályzatok mindazon előírásainak

betartása és betartatása, amelyek a folyamatosan keletkező levéltári anyagot védik. Ebből
adódóan egy-egy szerv iratkezelését döntően a következő szempontok alapján kell megítélni:
1. Az iratokra a központi irattárba helyezés előtt rávezetik-e az irattári terv által meghatározott
tételszámot.
2. Az iratok nyilvántartását szolgáló segédletek (iktatókönyvek) megfelelő rovatába az
irattári tételszámot bejegyzik-e (hiánya megnehezíti az iratok visszakeresését).
3. A központi irattárban, illetve az osztály- és részirattárakban az iratokat a tételszámok
szerint rendszerezik-e.
4. Az egyes irattári tételekbe sorolt iratok szúrópróbaszerű ellenőrzése milyen hibákat,
hiányosságokat mutat.
5. Az iratok nyilvántartásának rendszere megfelel-e az iratkezelési szabályzat előírásainak.
6. A nyilvántartás tartalmazza-e az iratok azonosításához feltétlenül szükséges adatokat.
7. A nyilvántartást kiegészítő segédletrendszer alapján ellenőrizhető-e az iratok útja
8. Milyen a központi irattár fizikai állapota
9. Minden irat bekerül-e az irattárba, s az onnan kikölcsönzött iratokról vezetnek-e
nyilvántartást
10. Készült-e raktári jegyzék
 3

11. Biztosítottak-e az iratkezelés személyi feltételei

Az ellenőrzés további célja, hogy a szervek levéltári nyilvántartásához szükséges adatokat

felülvizsgálják, átvezessék az esetleges változásokat.
Az ellenőrzésről 2 példányban jegyzőkönyvet kell felvenni. A hiányosságokat részletesen fel
kell sorolni, s ezekről a szerv vezetőjét értesíteni. Ha a hiányosságok megszüntetéséről nem
gondoskodnak, akkor értesíteni kell a minisztérium Levéltári Osztályát.

V. Az iratselejtezés levéltári ellenőrzésének szabályozása

Az iratselejtezés lényege az iratok tartalmi értékelése, amelyet a rendelet szerint már az
ügyintézés menetében, az iratoknak a központi irattárba helyezése előtt el kellett végezni,
ami az iratoknak – az iratkezelési szabályzat mellékletét képező – irattári terv megfelelő
tételébe való besorolásával történik. Az iratértékelés szabályozása mind az iratképző,
mind a levéltár érdeke, ezért az ügyviteli érdekek szem előtt tartását az iratképzőnek kell
figyelemmel kísérni, míg a történeti értékű iratok védelmét a levéltárnak.
A selejtezési eljárást, annak szabályait, menetét, rendjét az iratkezelési szabályzatnak kell
tartalmaznia. A selejtezendő irattári tételek címeit, azok rendszerét az iratkezelési szabályzat
mellékletét képező irattári tervben kell leírni, ahol az egyes irattári tételekbe tartozó iratoknak
azonos az őrzési ideje.

Az 5 évente végrehajtott selejtezés szabályszerű lefolytatásáért a szerv vezetője a felelős. A

kiselejtezendő iratokról 2 példányban selejtezési jegyzőkönyvet kellett felvenni.
A selejtezési jegyzőkönyv adatai:
1. A selejtezést lebonyolító szerv neve
2. A selejtezést végző és azt a szerv részéről ellenőrző személyek neve
3. A selejtezés megkezdésének és befejezésének időpontja
4. A selejtezés során az iratok elbírálásához alapul vett jogszabály címét és számát
5. A selejtezés alá vont fondok és állagok címét és évkörét
6. A kiselejtezett anyag lehető részletességgel felsorolt csoportjainak címét, évkörét és
mennyiségét, az ebből ügyviteli szempontból visszatartott iratanyag darabjainak jegyzékét.
- Iktatott iratok esetében > iktatási egységenként az iratok első és utolsó sorszámát kell
feltüntetni.
- Nem iktatott, tárgyilag rendszerezett és segédletekkel nem rendelkező iratok esetében >
elegendő, ha pontosan megjelölik, hogy melyik ügykörhöz tartozik, milyen évkörű
7. A selejtezésért felelős személy aláírását és nyilatkozatát arról, hogy az iratselejtezési
utasításnak megfelelően járt el.

A tervezett selejtezés megkezdése előtt a szerv vezetője legalább 30 nappal írásban

értesíti az illetékes levéltárat.
A selejtezés levéltári ellenőrzésére a jogszabályok kétféle megoldást tesznek lehetővé:
1. A levéltárba beküldött selejtezési jegyzőkönyv alapján kell megállapítani, hogy az
abban tételesen felsorolt irattári anyag kiselejtezése a selejtezés alapjául szolgáló jogszabály
(ügykörjegyzék, irattári terv) rendelkezéseivel összhangban, levéltári szempontból
megfelelően történik-e.
2. A levéltár a selejtezés folyamatában, valamint a selejtezési jegyzőkönyv elkészülte után a
selejtezés helyszínén tételesen ellenőrzi a selejtezésre kijelölt iratokat.

A levéltár döntött arról, hogy melyik megoldást választja. Döntésében mérlegelte, hogy:
 4

- a selejtezést végző szerv működése során általában milyen arányban keletkezik levéltári
anyag. Elégséges-e a jegyzőkönyvek átnézése. Ez főleg azoknál a szerveknél érvényesíthető,
ahol néhány típusirat kerül levéltári megőrzésre.
- a szerv egy bizonyos időszakban keletkezett teljes iratanyagát vonják-e selejtezés alá vagy
csak néhány jelentéktelen feladatot ellátó szervezeti egység iratait.
- ha az iratkezelés korábbi ellenőrzései kedvező eredménnyel zárultak, a selejtezés a
jegyzőkönyv alapján is elbírálható.

Az ellenőrzést végző levéltáros bármilyen irat további megőrzését elrendelhette,

kifogásokat emelhetett, egyes tételeket selejtezhetőből történeti értékűvé, illetve történeti
értékűből ügyviteli értékűvé minősíthetett át.
Egyetértése esetén a selejtezési jegyzőkönyvet jóváhagyási záradékkal látta el, amelynek
birtokában a szerv a jegyzőkönyvbe foglalt iratokat megsemmisíthette.

VI. Az iratok levéltári átadására és a megszűnt szervek iratainak kezelésére vonatkozó

szabályozás

1. A tvr. főszabályként rögzíteti, hogy irattári eredetű, vagy jogi személy működése során
keletkezett levéltári anyagot csak levéltár vehet át és őrizhet. Az illetékes levéltár a
gyűjtőkörébe tartozó szervek történeti értékű iratait 5 évente előzetes egyeztetés után, 15 év
irattári őrzést követően vehet át.
A szerv az irattári tételeket nyilvántartásaikkal együtt rendezetten (irattári jelzetrend
szerint), szabályszerűen selejtezetten, a biztonságos őrzéshez szükséges tárolási
eszközökben, saját költségén adja át a levéltárnak, amely csak teljesen lezárt évfolyamokat
vehet át.
Az átadás-átvételi jegyzéket (3 példány) úgy kell elkészíteni, mint az ún. raktári jegyzéket,
tehát egyenként fel kell sorolni az átadandó raktári egységeket (iratcsomókat, dobozokat,
köteteket stb.), megadni azok évkörét, a bennük lévő iratok irattári jelzetét. Az
iktatókönyveket, mutatókönyveket is fel kell tüntetni.
A levéltárnak jogában áll az átadás-átvételi jegyzéket előzetesen átvizsgálni és dönteni az
átveendő iratok köréről. Vita esetén az átadó szerv felügyeleti szervének meghallgatásával a
művelődésügyi miniszter dönt.

Az átadást a szerv és a levéltár képviselője jegyzőkönyvben rögzíti, ennek melléklete az

átadás-átvételi jegyzék.

2. Ha a megszűnő szerv más szervbe olvad be, vagy helyette új szerv létesül, akkor az iratait
a feladatait átvevő szerv irattárában kell elhelyezni. A feladatok több szerv közötti
megoszlása esetén az összes iratot, a legtöbb feladatot átvevő szerv veszi át. A többi szerv a
szükséges irattári tételek vagy egyes iratok kölcsönzését kérhette.
Ha a megszűnő szerv feladatait más szerv nem vette át, iratainak elhelyezéséről a
felügyeletet ellátó miniszter gondoskodott.
Jogutód hiányában az iratokat az illetékes levéltár veszi át.