Igaz ugyan, hogy a személyi eredetű levéltári anyagot létrehozójuk vagy tulajdo­

nosuk nem köteles átadni a levéltárnak, de ezeknek az iratoknak a gyűjtésére is első­

sorban a levéltárak jogosultak. Rajtuk kívül ilyen eredetű anyagot csak azok a
könyvtárak, múzeumok és egyéb tudományos intézmények gyűjthetnek és őrizhet­
nek, amelyeknek a kulturális miniszter erre külön engedélyt adott, s gyűjtőkörüket
- a fenntartó meghallgatása után - kijelölte.

4. Az egyes levéltárak illetékességi és gyűjtőkörének

elhatárolása
Az egyes levéltárak illetékességi és gyűjtőköreinek elhatárolásakor alapvetően két
követelmény érvényesítésére van szükség. Egyrészt biztosítani kell, hogy egy-egy le­
véltárhoz lehetőleg csak olyan típusú, olyan fajtájú fondok kerüljenek, amelyek leg­
jobban megfelelnek az adott levéltár jellegének, sajátos feladatainak. Másrészt a
proveniencia elvének tiszteletben tartása érdekében ügyelni kell arra, hogy az egy
fondhoz tartozó iratokat csak egy levéltár gyűjtse, illetve őrizze. Az első követel­
mény megvalósítását azonban bizonyos fokig megnehezíti az a körülmény, hogy ese­
tenként tekintettel kell lenni a levéltárak zavartalan munkáját, a levéltári anyag fo­
kozottabb védelmét és jobb felhasználását elősegítő gyakorlati szempontokra is.
(így pl- gondoskodni kell arról, hogy az egyes fondok lehetőleg ahhoz a levéltárhoz
kerüljenek, ahol azokat legjobban lehet felhasználni, ahol az anyag iránti kutatási
igények a legnagyobb számban jelentkeznek. Vigyázni kell arra is, hogy egy-egy új
elhatárolás az egyes levéltáraknak a történeti fejlődés során kialakult illetékességi és
gyűjtőkörét túlzottan ne, bolygassa meg. Ajánlatos figyelembe venni a biztonsági
szempontokat is, és ennek megfelelően egy-egy korszak legértékesebb fondjait lehe­
tőleg különböző levéltárakhoz kell sorolni, hogy esetleges pusztulás veszélye ne egy­
formán fenyegesse valamennyit.) Éppen ezért célszerű, ha a levéltárak különböző tí­
pusait eleve úgy alakítják k i , feladataikat úgy jelölik meg, hogy az az illetékességi és
gyűjtőkörök elhatárolásakor - az alapvető követelmények betartása mellett - a gya­
korlati szempontok érvényesítését is lehetővé tegye.
1950 előtt a Magyar Országos Levéltár többnyire csak a minisztériumok és a Kú­
ria iratait vette át. A törvényhatósági levéltárakhoz pedig szinte kizárólag csak a le­
véltárfenntartó és az annak alárendelt hivatalok iratai kerültek. Éppen ezért, ebben
az időszakban az illetékességi és gyűjtőkörök elhatárolásának kérdése gyakorlatilag
fel sem merült.
Az 1950. évi 29. sz. tvr. és a kapcsolódó jogszabályok az új levéltári hálózat kiala­
kítását, s ezt követően az egyes levéltárak illetékességi és gyűjtőköreinek elhatárolá­
sát a fenti követelményeknek megfelelően igyekeztek elvégezni, de ez a részkérdése­
ket illetően nem mindig sikerült. A pártszervek, a honvédségi szervek, az egyházi
szervek és 1962-ig- a Központi Gazdasági I evéltár fennállásáig - az országos jelen­
tőségű gazdasági szervek iratainak, valamint az ilyen jellegű személyi eredetű anyag-
nak a kivételével, minden más iratképző szerv vagy személy levéltári anyagát a Ma­
gyar Országos Levéltár és az újonnan létrehozott 22 területi állami levéltár illetékes­
ségi és gyűjtőkörébe utalták. 1962 után az országos jelentőségű gazdasági szervek
iratai a Magyar Országos Levéltárhoz kerültek. Az előbb kivételként emiitett szer­
vek iratainak gyűjtését és őrzését külön ezzel a feladattal megbízott levéltári intéz­
mények látták el. (A Magyar Országos Levéltár és a területi állami levéltárak általá­
nos levéltárak voltak, a többi levéltári intézmény pedig szaklevéltárként működött,
de a levéltári típusoknak ezt a szakszerű megjelölését az akkori jogszabályok még
nem alkalmazták.)
A Magyar Országos Levéltár és a területi állami levéltárak illetékességi és gyűjtő­
körének elhatárolásakor az államhatalmi, államigazgatási és jogszolgáltatási szer­
veknél az iratképző területi illetékességét, a többi szerv esetében pedig a forrásérték
jelentőségét vette figyelembe. (Pl. területi levéltárhoz sorolták még az országos szer­
vezeti hálózattal rendelkező szervek iratanyagát is, ha azok forrásértéke nem érte el
a kívánt mértéket, viszont a jelentős forrásértékű fondok többnyire a Magyar Orszá­
gos Levéltárhoz kerültek, függetlenül attól, hogy a fondképző helyileg hol műkö­
dött.) A forrásérték jelentősége, mint elhatárolási szempont, a szubjektív elbírálás­
nak igen tág teret biztosított, és a.% ebből adódó problémák gyakran idéztek elő gyűj­
tőköri vitákat.
Az illetékességi és gyűjtőköröknek a területi állami levéltárak közötti elhatárolá­
sakor azt vizsgálták, hogy az adott iratképző székhelye melyik levéltári gyűjtőterü­
lethez tartozott. Egy-egy területi levéltár gyűjtőterületi illetékessége általában egy-
egy megyére, illetve a fővárosra terjedt k i , de Pest és Nógrád megye területe egy le­
véltári intézményhez, a Budapesti 2. sz. Állami Levéltárhoz tartozott, Csongrád,
Győr-Sopron és Borsod-Abaúj-Zemplén megyék területén pedig 2-2 levéltár műkö­
dött. Ez utóbbi három megyében lévő 2-2 levéltári intézmény illetékességi és gyűjtő­
körének elhatárolása viszonylag nehezen elvégezhető feladat volt, s elég sok vitára
adott okot.
1968. j a n u á r 1-én a területi állami levéltárak az illetékes megyei (fővárosi) taná­
csok felügyelete alá kerültek, s ezt követően az 1969. évi 27. sz. tvr. további szerveze­
ti változtatásokat hajtott végre. Mindez szükségessé tette a levéltárak illetékességi és
gyűjtőkörének átfogó jellegű felülvizsgálását.
Az egyes levéltárak illetékességi és gyűjtőköreinek új elhatárolása az 1969. évi 27.
sz. tvr. vonatkozó előírásai, s az ezek alapján kiadott kulturális miniszteri utasítások
- L Ü S Z 7-8., 12-16. és 24. §, valamint a L Ü S Z 13. és 16. §-át módosító 101/1975.
( M . K . 3.) K M sz., illetve a 101/1976. ( M . K . 2.) K . M . sz. utasítások - alapján tör­
tént meg.
A törvényerejű rendelet a levéltárakat illetékességi és gyűjtőkörük szakjellege
alapján két fő csoportra, általános levéltárakra és szaklevéltárakra osztotta. Az* álta­
lános levéltárakon belül pedig, attól függően, hogy a gyűjtőmunka milyen közigaz­
gatási egységre terjed k i , különbséget tett az országos, azaz központi és a tanácsi
(megyei, fővárosi), azaz területi levéltárak között. A Magyar Országos Levéltárat
korhoz kötött levéltárrá alakította át, s ugyancsak korhoz kötött országos levéltár­
ként - a szocialista kori iratok gyűjtésére és őrzésére - létrehozta az Új Magyar Köz­
ponti Levéltárat.
A levéltári fondok típusainak megállapítása a fondképző szerv vagy személy alap­
funkciójának, alapjellegének figyelembevételével történt. ( F ő b b csoportok: állam­
hatalmi, államigazgatási, jogszolgáltatási és gazdasági szervek, intézmények, intéze­
tek, testületek, egyesületek, valamint családok és személyek fondjai, de a pontosabb
elhatárolás érdekében a jogszabályok esetenként a további tagolódásokat is figye­
lembe vették. Pl. a gazdasági szerveken belül szervezeti formák szerint megkülön­
böztették a trösztök, vállalatok, egyesülések, a feladatkör alapján pedig a termelő,
szolgáltató, beruházó és tervező tevékenységet folytató szervek fondjait.)
Ha azt vizsgáljuk, hogy az egyes irattári eredetű fondokat jelenleg melyik levéltár
veszi át, illetve őrzi - a levéltári illetékességi körök elhatárolásának menetét követve -
a gyakorlatban a következő elvek és szempontok érvényesülését figyelhetjük meg.
Az általános levéltárak mindenfajta iratképző szerv iratanyagát átvehetik és ellen­
őrizhetik, kivéve azokat, amelyeket a kulturális miniszter a szakjelleg alapján illeté­
kes szaklevéltárhoz sorolt.
A szaklevéltárak illetékességi körének megállapítása a fond tárgyának, azaz a.
fondképző szerv hatáskörének, illetve feladatkörének, valamint a fondképzők közötti
szervezeti összefüggéseknek a figyelembevételével történt meg. Ez utóbbi szempont
következtében a szaklevéltárak illetékességi körébe gyakorlatilag - néhány kivételtől
eltekintve - a levéltárfenntartó közvetlen felügyelete alatt álló szervek iratai tar­
toznak. A rendeletek egyébként a szaklevéltárak létrehozásának lehetőségét nem
korlátozták, így minden olyan anyag, amelyet jelenleg az általános levéltárak
vesznek át és őriznek, a jövőben elvileg átkerülhet egy-egy újonnan létrehozott
szaklevéltár illetékességi és gyűjtőkörébe.
Az általános levéltárakon belül az országos levéltárak illetékességi körébe az or­
szágos szervek iratanyaga tartozik (1969. évi 27. sz. tvr. 8. §). A két országos levéltár,
mint két korhoz kötött levéltár között az időhatár a felszabadulás időpontja. Kivételt
ez alól többnyire csak a k o r á b b a n magántulajdonban lévő szervek iratai képeznek.
Ezek esetében - a fond egy helyen történő őrzése érdekében - az államosítás idő­
pontját célszerű figyelembe venni. A felszabadulás időpontjának általában a szerv
székhelye felszabadulásának napját, vitás esetekben 1945. j a n u á r 1-et kell tekinteni.
A megyei (fővárosi) tanácsi levéltárakhoz az adott megye, illetve a főváros jelenle­
gi területén m ű k ö d ő , illetve k o r á b b a n m ű k ö d ö t t szervek anyaga tartozik (1969. évi
27. sz. tvr. 9. §), kivéve természetesen azokat a fondokat, amelyeket jellegük alapján
a kulturális miniszter valamelyik országos levéltár, illetve szaklevéltár illetékességi
körébe utalt. (A megye területén fekvő, de közigazgatásilag önálló megyei jogú váro­
sok területén m ű k ö d ő szervek is értelemszerűen az adott megyei levéltár illetékességi
körébe tartoznak.) A Pest megyei Levéltár illetékességi köre a megye területén mű­
ködő szerveken kívül még azoknak a fővárosi székhellyel bíró szerveknek az irat­
anyagára is kiterjed, amelyek tevékenységi területe kizárólag Pest megye.
 Az országos és a megyei (fővárosi) levéltárak illetékességi körének fondonkénti el­
határolása az államhatalmi, államigazgatási és jogszolgáltatási szervek esetében nem
okozott különösebb problémát. Itt a fondképző szerv területi illetékességét vették
figyelembe. A gazdasági szervek, az intézetek, az intézmények és az egyéb szervek
vonatkozásában azonban a két országos levéltár illetékességi körének kijelölésekor
nem teljesen azonos szempontok érvényesültek. A jogszabályok ugyanis a Magyar
Országos Levéltárnak - mint korban lezárt levéltárnak - a történeti fejlődés során
kialakult illetékességi és gyűjtőkörét a lehetőségekhez mérten igyekeztek érintetlenül
hagyni. Ennek következtében a felszabadulás, illetve az államosítás előtt keletkezett
jelentős forrásértékű fondok továbbra is áz Országos Levéltárhoz tartoznak, függet­
lenül attól, hogy a fondképző helyileg hol működött. Az Új Magyar K ö z p o n t i Le­
véltár és a megyei tanácsi levéltárak illetékességi köreinek elhatárolásakor viszont
egyértelműen a területi elv érvényesült. Ebből a d ó d ó a n az Új Magyar Központi Le­
véltár gyűjtőterületi illetékessége az irattári eredetű fondok esetében - tekintettel ar­
ra, hogy országos hatáskörű szerv vidéki székhellyel nem működik jelenleg csak a
főváros területéré terjed k i .
A fővárosban m ű k ö d ő általános levéltárak illetékességi körének elhatárolásakor a
területi elv alkalmazása a Fővárosi Tanács közvetlen felügyelete és irányítása alá
tartozó szervek, a budapesti területi illetékességgel rendelkező államigazgatási és
jogszolgáltatási szervek, továbbá a társadalmi szervezetek és a szövetkezeti érdek­
képviseletek fővárosi szintű szervei esetében nem jelentett különösebb problémát.
Ezek egyértelműen Budapest Főváros Levéltára illetékességi körébe kerültek.
Az elhatárolás csak a minisztériumok, valamint országos hatáskörű szervek köz­
vetlen felügyelete és irányítása alá tartozó, fővárosi székhelyű vállalatok, intézetek
és intézmények esetében okozott gondot. Ezeket a szerveket az Új Magyar Központi
Levéltár, Budapest Főváros Levéltára és a Pest megyei Levéltár között kellett meg­
osztani. (Ez utóbbi illetékességi körének kialakításával kapcsolatos álláspontot fen­
tebb m á r ismertettük.)
Az elhatárolásról intézkedő 101/1975. ( M . K . 3.) K M sz. utasítás egyrészt a szer­
vek feladatkörét, másrészt pedig a szervezeti formákat vette alapul. Az ipari vállala­
tok és azok a trösztök, amelyek vállalatainak többsége a fővárosban m ű k ö d i k , to­
vábbá a felsőfokú oktatási-nevelési intézmények Budapest Főváros Levéltárához, az
állami vállalatok egyesülései, az országos szervhálózattal rendelkező trösztök, a ve­
gyes (nemzetközi) vállalatok, valamint a kereskedelmi, beruházó, tervező, k u t a t ó és
szolgáltató tevékenységet ellátó vállalatok, intézetek, intézmények pedig az Új Ma­
gyar Központi Levéltárhoz kerültek.
Az államigazgatási területcsatolások módosítják a területileg érintett tanácsi levél­
tárak illetékességi körét is. A módosítást ilyen esetekben a 101/1976. ( M . K . 2.) K M -
sz. utasításban foglaltak szerint kell elvégezni. Ennek értelmében mindazon m ű k ö d ő
vagy megszűnt szerv iratainak kezelését, amelynek tevékenységi köre m á s megyei
(fővárosi) tanácsi illetékességi területéhez csatolt helységre terjed (terjedt) k i , a hely­
ség szerint illetékes tanácsi levéltár látja el. (Pl. az 1950-ben Budapesthez csatolt Pest
megyei városok és községek területén 1950 előtt keletkezett iratanyag átvételére Bu­
dapest Főváros Levéltára jogosult.)
A személyi eredetű levéltári anyag gyűjtőköri hovatartozásának kérdését illetően
a vonatkozó jogszabályok a következő irányelvet fogalmazták meg: az országos le­
véltárak az egész ország területéről gyűjtik az országos szempontból jelentős csalá­
dok és személyek anyagát, a tanácsi levéltárak az adott terület, a szaklevéltárak pe­
dig az adott szakterület fejlődése szempontjából jelentős szerepet játszott személyek
történeti értékű iratait gyűjtik.
Az eddig felsorolt levéltári anyagon kívül a két országos levéltár átveszi még a tör­
vények és törvényerejű rendeletek eredeti példányait, a konzuli anyakönyvi másod­
példányokat, s mindazt a más levéltárba nem tartozó levéltári anyagot, amelyet a
Levéltári Osztály külön intézkedéssel illetékességi, illetve gyűjtőkörükbe utalt. A ta­
nácsi levéltárak pedig az illetékességi területükön keletkezett állami anyakönyvek
másodpéldányainak átvételével vannak megbízva.

5. A levéltárak részvétele
az iratkezelési szabályzatok véleményezésében
és az iratkezelők továbbképzésében
Az iratok rendszerezése, segédletekkel való ellátása először az irattárakban, vagy­
is az iratképző szerveknél történik. E munkák szakszerű, az ügyviteli és a levéltári ér­
dekeknek egyaránt megfelelő végzése éppen ezért megköveteli, hogy a különböző
szervek iratkezelésének kialakításában a levéltárak is részt vegyenek, s közvetlenül is
segítsék, figyelemmel kísérjék az iratkezelési szabályzatokban foglaltak végrehajtá­
sát.
Az iratok irattári rendszerének kialakításába, a szervek iratkezelési munkájába a
levéltáraknak 1969-ig nem volt beleszólási lehetőségük. Igaz ugyan, hogy az 1950.
évi 29. sz. tvr. a Levéltárak Országos Központjának feladatává tette a levéltári és
irattári vonatkozású jogszabályok előkészítésében való közreműködést, de a
178/1951. (IX. 30.) M T sz. rendelet, amely általános érvénnyel minden szerv számá­
ra kötelezővé tette irataik csoportszámok szerint történő kezelését, a L O K tudta és
bevonása nélkül jelent meg.
Az állami szervek iratainak védelméről és selejtezéséről szóló 45/1958. ( V I I . 30.)
Korm. sz. rendeletbe viszont m á r a levéltári szakterület kezdeményezésére került be
az iratkezelés szakszerű megszervezésére vonatkozó előírás (3. §). Ennek nyomán a
tárcaszintű végrehajtási utasítások kimondták, hogy a szervek kötelesek az ügyinté­
zés érdekeihez igazodó iratmegőrzés és selejtezés megfelelő lebonyolítása céljából le­
velezés jellegű irataikat iktatni, egyéb irataikat (pl. a különböző nyilvántartásokat)
pedig legalább az irattári nyilvántartásba bevezetni, valamint az iratok kezeléséhez
szükséges tárgyi és személyi feltételeket biztosítani.
 Az 1969. évi 27. sz. tvr., s az ennek végrehajtása tárgyában kiadott 30/1969.
Korm. sz. rendelet által előírt, és az iratok egységes szempontok szerinti rendszere­
zését megvalósító új iratkezelési szabályzatok m á r a levéltárak és a szervek közös
munkájával készültek el.
A levéltári anyag védelmét szabályozó 1969. évi rendeletek, valamint az iratkeze­
lésről szóló minisztertanácsi irányelvek (a 30/1969. Korm. sz. rendelet melléklete­
ként bocsátották ki,)az iratok nyilvántartásának, továbbá az iratkezelés szervezeté­
nek kialakításában áz iratképző szervek érdekeinek messzemenő érvényesítésére ad­
tak lehetőséget, az iratok rendszerezésének módját illetően viszont egységes gyakor­
latot vezettek be. Ugyancsak egységesen szabályozták az iratok selejtezését, vala­
mint a levéltárba adásuk módját is. Kötelezővé tették továbbra olyan irattári jegy­
zék készítését, amely az irattárban levő iratokat raktári egységenként, s az irattári
tervnek megfelelő tagolódásban veszi számba.
Az országos hatáskörű szervek iratkezelési szabályzatainak, valamint felügyelete
alá tartozó szervek egységes iratkezelési szabályzatainak (pl. az általános és középis­
kolák, a tanácsi szakigazgatási szervek részére kötelező érvénnyel kiadott szabályza­
tainak), illetve minta-iratkezelési szabályzatainak előkészítésében és véleményezésé­
ben a Levéltári Igazgatóság, és ennek megbízásából az Új Magyar Központi Levél­
tár vett részt. Az egyes szervek - minta-iratkezelési szabályzatok alapján készítendő
- szabályzataival kapcsolatban a rendeletek a levéltárak számára nem jelöltek meg
feladatokat, csak azt írták elő, hogy a szervek - a felügyeleti hatóságuk által jóváha­
gyott - iratkezelési szabályzat egy példányát küldjék meg az illetékes levéltárnak.
Ennek ellenére a levéltárak - a Levéltári Igazgatóság irányításával - széleskörűen
bekapcsolódtak az illetékességi k ö r ü k b e tartozó szervek szabályzatkészítési munkái­
ba. A szabályzatkészítéssel megbízott dolgozók felkészítése érdekében tájékoztató
előadásokat és megbeszéléseket tartottak, szükség esetén a helyszínen adtak taná­
csokat, s ha a szabályzatok jóváhagyásával megbízott szervek kérték, szakvéleményt
adtak az elkészült szabályzatokról is. Ha a levéltáraknak nem nyílt módjuk az irat­
kezelési szabályzat véleményezésére, hanem azt m á r csak a jóváhagyás után kapták
meg az adott szervtől, észrevételeiket - illetékes intézkedésre - a Levéltári Igazgató­
sághoz továbbították.
Az iratkezelés megjavítására irányuló törekvések - az iratkezelés tárgyi feltételei­
nek biztosítása mellett - azonban csak akkor j á r n a k eredménnyel, ha az iratkezelést
végző dolgozók ismerik, és a gyakorlatban alkalmazni is tudják az iratkezelésre vo­
natkozó előírásokat. Éppen ezért 1958 óta az iratkezelők és irattárosok képzése a le­
véltárak gyűjtőterületi munkájának egyik fontos feladatát képezi. A 45/1958. ( V I I I .
30.) K o r m . sz. rendelet megjelenése után a levéltárak elsősorban a kezdő vagy há­
rom évnél kevesebb szakmai gyakorlattal rendelkező irattárosok részére szerveztek
tanfolyamokat.
Az iratkezelési szabályzatok bevezetése után elengedhetetlenné vált, hogy mind a
gyakorlott, mind pedig a kezdő iratkezelők és irattárosok megismerjék a saját mun­
kahelyükön érvényben levő szabályzat előírásait, illetve az esetleges módosításokat
is. Ezeket a tanfolyamokat elsősorban a szervek rendezik, de az előadások megtartá­
sára általában az illetékes levéltárak munkatársait kérik fel. Olyan esetekben, ami­
kor valamely intézmény, vállalat iratkezelői részére nem tart tanfolyamot, a levéltár
ha azt szükségesnek látja, s ezzel az adott szerv is egyetért - maga is szervezhet az
érdekelt dolgozók részére továbbképző tanfolyamot.

6. Az iratkezelés levéltári ellenőrzése

A történeti értékű iratokat a levéltárakba történő beszállításukig igen sok veszély
fenyegeti. Ezért elengedhetetlenül szükséges, hogy irattári megőrzésük rendjét és
szakszerűségét a levéltárak is figyelemmel kísérjék, s ennek érdekében az iratképző
szerveket rendszeres időközönként meglátogassák. Erre nálunk először akkor nyílt
lehetőség, amikor az 1950. évi 29. sz. tvr., valamint az állami szervek iratainak védel­
méről és selejtezéséről szóló 185/1951. (X. 23.) M T sz. rendelet az iratképző szervek
selejtezési munkáiba az illetékes levéltárakat is bevonta.
Ezt a munkát a levéltárak nem adminisztratív jellegű feladatként fogták fel, ha­
nem az iratképző szervekkel és az irattárakkal való sokrétű kapcsolat kialakítására
használták. Az 1951-ben országosan megindult irattári selejtezések megszervezésé­
ben, előkészítésében és lefolytatásában a legtöbb helyen - mint az adott szerv selejte­
zési bizottságának tagjai - a levéltárosok közvetlenül is részt vettek. Az első nagy se­
lejtezési és iratbeszállítási akció lebonyolítása után pedig - a jogszabályok előírásai­
nak értelemszerű alkalmazásával és a tapasztalatok felhasználásával - megkezdő­
dött az irattárakkal, illetve az iratképző szervekkel való rendszeres kapcsolattartás
gyakorlatának és módszereinek egységesítése. Ennek során figyelembe vették mind­
azokat a feladatokat, amelyeket a levéltáros csak a helyszínen, vagyis az irattárban,
az iratképző szervnél tud elvégezni.
Első helyen az iratokat létrehozó szerv működésére, az irattárában őrzött történe­
ti értékű iratok évkörére, mennyiségére, állapotára, belső tagolódására, valamint az
iratvédelem tárgyi és személyi feltételeire vonatkozó legfontosabb adatok összegyűj­
tésének igénye merült fel. További feladatként jelentkezett az iratok beszállításának
előkészítésében történő közvetlen részvétel, mivel csak így lehetett megfelelően biz­
tosítani az iratok levéltári átvételére vonatkozó előírások érvényesülését.
Az iratkezeléssel és az iratvédelemmel kapcsolatos követelmények növekedésével
egyre t ö b b szerv kérte ügyviteli, iratkezelési problémáinak megoldásához a levéltá­
rak segítségét. Ezt a feladatot is többnyire csak a helyszínen lehetett megfelelően el­
végezni, így a rendszeres időközönként végrehajtott szervlátogatások a gyűjtőterüle­
ti munka végzésének legalapvetőbb formájává váltak. A levéltárak és az irattárak
kapcsolatának fejlődésével párhuzamosan a szervlátogatások során végzendő mun­
ka tartalma és módszere bizonyos fokig módosult, erősödött az igazgatási jelleg, de
maga a cél, a levéltári anyagok védelme és begyűjtésének előkészítése, változatlan
maradt.
 A szervlátogatások először akkor váltak igazgatási jellegűvé, amikor a 45/1958.
K o r m . sz. rendelet a levéltárak feladatává tette a kiselejtezésre szánt iratok megsem­
misítésének engedélyezését. A fejlődés következő állomása az volt, amikor a levéltá­
rak jogot nyertek az illetékességi k ö r ü k b e tartozó szervek iratselejtezésének ellen­
őrzésén túl iratkezelési rendjük egészének ellenőrzésére is. Ezt a jogkört az 1969. évi
rendeletek mondták k i , a végrehajtás módját pedig a L Ü S Z szabályozta.
Az iratkezelés levéltári ellenőrzésének lényege, hogy lehetővé teszi a történeti ere­
detű iratok fokozottabb védelmét, kiválogatásának és rendszerezésének figyelemmel
kísérését, így végső soron tudományos célt szolgál, ugyanakkor módszerei döntően
igazgatási jellegűek. Ez egyrészt azt jelenti, hogy magának az ellenőrzésnek a lefoly­
tatása szigorúan csak a szabályzatban foglaltak számonkérésére, a tények megállapí­
tására korlátozódhat. Az ügyviteli kérdésekbe történő közvetlen, mélyebb beavatko­
zás a levéltáraknak nem feladata, a történeti értékű iratok védelmét szolgáló javasla­
taik, tanácsaik az ügyviteli érdekeket nem sérthetik, nem korlátozhatják. Másrészt
viszont az ellenőrzések során szerzett tapasztalatok átfogó, tudományos igényű
elemzésével, az iratok keletkezését, az iratkezelési szabályzatok érvényesülését befo­
lyásoló ügyviteli problémák feltárásával, közvetett m ó d o n segíthetik a levéltári és
ügyviteli érdekek eredményesebb egyeztetését.
Az ellenőrzés elsődleges célja az iratkezelési szabályzatok mindazon előírásainak
betartása, amelyek a folyamatosan keletkező levéltári anyagot védik. Ebből adódó­
an egy-egy szerv iratkezelését döntően a következő szempontok alapján kell meg­
ítélni:

- az iratokra a központi irattárba helyezés előtt rávezetik-e az irattári terv által

meghatározott tételszámot;
--az iratok nyilvántartását szolgáló segédletek (elsősorban az iktatókönyvek)
megfelelő rovatába az irattári tételszámot bejegyzik-e (ennek hiánya az iratok
visszakeresését rendkívül megnehezíti);
- a központi irattárban, illetve az osztály- és részirattárakban az iratokat a tétel­
számok szerint rendszerezik-e;
- az egyes irattári tételekbe sorolt iratok szúrópróbaszerű ellenőrzése milyen hi­
bákat, hiányosságokat mutat;
- az iratok nyilvántartásának rendszere megfelel-e az iratkezelési szabályzat elő­
írásainak ;
- a nyilvántartás tartalmazza-e az iratok azonosításához feltétlenül szükséges
adatokat;
- a nyilvántartást kiegészítő segédletrendszer alapján ellenőrizhető-e az iratok útja
az ügyintézésben, illetve a központi irattárban, s ha nem, mi ennek az oka;
- milyen a központi irattár fizikai állapota;
- minden irat bekerül-e az irattárba, s az onnan kikölcsön/ött iratokról vezet­
nek-e külön nyilvántartást;
- az irattárban lévő iratokról készítenek-e azokat raktári egységenként számba
 vevő, az irattári terv szerinti tagolódásuknak is megfelelő raktári jegyzéket (ez
levéltári szempontból különösen az iratok begyűjtésekor játszik fontos szere­
pet);
- az iratkezelés személyi feltételei biztosítottak-e?
Az ellenőrzésről két példányban jegyzőkönyvet kell felvenni, amelyet a levéltári
kiküldött és a szerv iratkezelésének felügyeletével megbízott dolgozó ír alá. A jegy­
zőkönyvben az észlelt hiányosságokat és hibákat részletesen fel kell sorolni, s ezek­
ről a szerv vezetőjét is értesíteni kell. Ha a levéltár a soros ellenőrzés alkalmával azt
tapasztalja, hogy a hiányosságok megszüntetéséről a szerv vezetője nem gondosko­
dott, úgy az ügyet köteles a Levéltári Osztálynak jelenteni.
Az iratkezelés ellenőrzésének további célja a szervek nyilvántartásához szükséges
adatok összegyűjtése, illetve a m á r k o r á b b a n nyilvántartásba vett adatok félülvizs­
gálata. Emellett számba kell venni az adott szerv feladatkörében, ügykörbeosztásá­
ban, szervezetében végbement, a szerv iratanyagára is kiható jelentősebb változáso­
kat, s ügyelni kell arra, hogy ennek megfelelően megtörténjék az irattári terv módo­
sítása is.
Az iratkezelés ellenőrzését tervszerűen, az éves munkaterv szerint kell végezni.
A tervben a meglátogatandó szerveket, szervcsoportokat tételesen fel kell sorolni.
Indokolt esetben (pl. ha a levéltári anyag veszélyeztetett állapotba kerül, vagy ha az
ellenőrzést a szerv, illetve annak felügyeleti hatósága külön kéri) az ellenőrzést soron
kívül is el kell végezni. Biztosítani kell továbbá, hogy egy-egy szerv iratkezelésének
ellenőrzésére 5 évenként legalább egyszer sor kerüljön.

7. Az iratképző szervek, s azok történeti értékű iratainak

levéltári nyilvántartása
A levéltárak az 1950. évi 29. sz. tvr. hatályba lépése után megkezdték az illetékes­
ségi körükbe tartozó szervek irattárainak felmérését és nyilvántartásba vételét. Ez a
szervlátogatások tapasztalataival folyamatosan kiegészülő nyilvántartási rendszer a
gyűjtőterületi munka tervszerű végzésének egyik legfontosabb segédeszköze. Az ér­
tékhatár-vizsgálatok elvégzése, vagyis 1960-61 óta a nyilvántartás csak azokra a
szervekre terjed k i , amelyek működésük során történeti értékű, levéltári megőrzést
igénylő iratokat hoznak létre. A nyilvántartás rendszere, illetve az abban szereplő
adatok száma a levéltárak és az irattárak kapcsolatának erősödésével több ízben is
változott, módosult.
A Levéltári Igazgatóság 1972-ben - a különböző levéltári nyilvántartások egysé­
gesítése céljából - szabályozta az iratképző szervek és azok iratanyagának nyilván­
tartását.
A nyilvántartás gerincét a szervdosszié alkotja. Funkcióját tekintve elsősorban a
gyűjtőterületi munka tervezési-statisztikai adataira vonatkozó, valamint az iratkép-
ző szervekkel való kapcsolat során keletkezett iratok gyűjtője, de emellett nyilván­
tartási szerepe is van. Az iratvédelmet és az iratbegyűjtést, majd a későbbiekben a
begyűjtött fond anyagának levéltári feldolgozását segíti elő. A szervdossziék a levél­
tári irattár szerves részét, a nyilvántartás igényei szerint elkülönített tárgyi egységét
alkotják.
A szervdossziéban kerül elhelyezésre egy-egy szerv iratkezelési szabályzata, az
iratkezelés és a selejtezés ellenőrzéséről készült minden jegyzőkönyv és feljegyzés, a
szervvel kapcsolatos iratkezelési és irattározási jellegű levelezés, valamint a szerv
irattárában őrzött fondok törzslapjainak egy példánya. Ha egy szerv megszűnik,
szervdossziéját is meg kell szüntetni, és az abban foglalt anyagok a jogutód szerv
dossziéjába kerülnek át. Ha a szervjogutód nélkül szűnik meg, akkor anyagát annak
a szervnek a dossziéjába kell áttenni, amelyet a megszűnt szerv iratainak őrzésére k i ­
jelöltek, így a szervdosszié nemcsak a m ű k ö d ő szervre, hanem az annak őrizetébeh
lévő fondok létrehozóira vonatkozó iratokat is tartalmazza. Az egyes szervdossziék
tartalmáról célszerű a dosszié fedőlapjának belső oldalán iratjegyzéket készíteni.
Egy-egy fond átvételekor a vonatkozó iratokat a szervdossziéból a fonddossziéba.
kell áttenni, tehát a szervdosszié anyaga idővel a levéltárban őrzött iratok nyilván­
tartásának részévé válik. Emiatt a szoros kapcsolat miatt a szervdossziét korábban
külső fonddossziénak is nevezték, ez a meghatározás azonban - miután egy-egy
dossziéban szükségszerűen nemcsak az adott szerv fondjára, hanem az annak irattá­
ri helyiségében őrzött egyéb fondökra vonatkozó anyagok is találhatók - pontatlan­
nak bizonyult. A dossziék fondok szerinti vezetésére tett kísérletek sem jártak siker­
rel, mivel ez m á r túlmegy a gyűjtőterületi munka gyakorlati igényein, illetve lehető­
ségein. A probléma megoldásaként került bevezetésre - mint arról majd a későbbi­
ekben szó lesz - az irattárakban őrzött fondok kartonos nyilvántartása, a fondtörzs-
lap.
A szervdossziék csoportosításának legcélszerűbb formája az ágazatonkénti rende­
zés. Egy-egy ágazaton belül a dossziékat sorszámmal kell ellátni. A jobb áttekinthe­
tőség érdekében a L I G vonatkozó utasítása lehetővé teszi, hogy a megyei levéltárak
a dossziékat először városok és községek szerint csoportosítsák, s csak ezt követően
kerüljön sor az ágazati rend kialakítására.
A m ű k ö d ő s/ervre vonatkozó legfontosabb, a gyakorlati munkát elősegítő adato­
kat, továbbá a levéltár és az adott szerv közötti" munkakapcsolat főbb mozzanatait a
szervnyilvántartó lapon kell rögzíteni.
A szervnyilvántartó lap a következő rovatokat tartalmazza: a szervdosszié száma;
a szerv neve, címe, postacíme, telefonszáma; a szerv irattárában őrzött idegen, jog­
előd fondok elnevezése; a szerv iratkezelési szabályzatának kelte, s z á m a ; a szervlá­
togatások, valamint a selejtezések időpontja, a jegyzőkönyvek iktatószáma, az ellen­
őrzést végző levéltáros neve. A szervnyilvántartó lap egyben a szervdosszié mutató­
kartonjaként is szolgál.
A fondtörzslap a levéltár illetékességi körébe tartozó szervek irattáraiban őrzött
fondokra vonatkozóan a következő adatokat gyűjti össze: fondtörzsszám; szerv-
 dosszié száma; a fondképző neve; megalakulásának, illetve megszűnésének időpont­
j a ; a fondképző jogelődei, illetve j o g u t ó d a i ; a fondképző főbb állagai, iratsorozatai
(kép-, film- és hanganyag, adattár, tervtár, dokumentációs gyűjtemény is), az elneve­
zés, évkor és terjedelem feltüntetésével; a fondot őrző szerv neve, címe; a fondok
irattári elhelyezése; levéltári átvételének időpontja és az átvételi jegyzőkönyv száma.
A ,fondtörzsszáiu" rovata csak akkor töltendő k i , ha a fond anyagának egy része
már a levéltárban van, illetőleg amikor a levéltárba kerül. A fondtörzslapot két pél­
dányban kell elkészíteni, az egyik példány - mint már említettük - a szervdossziéba
kerül, a másik pedig a szakcsoportosításban helyezendő el.
Mindkét nyilvántartó lap A/5-ös nagyságú, nyomdai ú t o n , központilag sokszoro­
sított, a L I G által meghatározott rovatokat tartalmazó kemény karton. Rovataikat
írógéppel kell kitölteni.

8. Az irattári selejtezés

a) Az irattári selejtezés mai gyakorlatának kialakulása

Az iratselejtezés lényege az iratok tartalmi értékelése. E munka rendszeres időkö­

zönként történő elvégzését egyrészt az irattárakban felhalmozódó anyag áttekinthe­
tőbb és használhatóbb állapotba hozásának igénye, másrészt pedig az irattárak fo­
lyamatos telítődése teszi szükségessé. Az irattári selejtezés mai gyakorlata viszonylag
hosszú fejlődés eredményeként alakult k i .
Magyarországon a kormányhatósági szervek, valamint a vármegyei és városi hi­
vatalok működése során keletkezett iratok mennyisége a X V I 1 I - X I X . században
vált olyan tömegűvé, amely már szükségessé tette az iratok nagyarányú selejtezését.
Ebben az időszakban még csak az ún. régi iratokat tartották levéltári megőrzésre ér­
demesnek, ezért kezdetben az 1711., majd később az 1791., 1849. és az 1967. évet
megelőzően keletkezett iratok selejtezését megtiltották, viszont a tiltott évek utáni
anyagból szinte teljes egészében kiselejtezték azokat az iratokat, amelyek jogbiztosí­
tó jellege már megszűnt (a polgári korszakban ez általában 32 év után következett
be), s a napi ügyvitelben sem volt m á r rájuk szükség. A selejtezési m u n k á k b a a levél­
tárosokat ekkor még egyáltalán nem vonták be. A X I X . század végétől az államigaz­
gatási szervek többsége rendelkezett ugyan iratselejtezési szabályzatokkal, utasítá­
sokkal, de ezek - mivel a kiselejtezhető, illetve a megőrzendő iratok körét túl tágan
határozták meg - a selejtezést végzők számára egyértelmű útbaigazítást nem adtak.
Ugyancsak a X I X . század végétől kezdett kialakulni az a gyakorlat, hogy a törvény­
hatósági levéltárak a vármegyei és a városi iratok selejtezési tervét - szakmai vélemé­
nyezés céljából - megküldték az Országos Levéltárnak. Mindez azonban az ország­
ban m ű k ö d ő szerveknek csak egy szűk körét érintette, és a selejtezés problémáját
ezeknél sem oldotta meg megnyugtatóan. A többi szervnél - az országos hatáskörrel
nem rendelkező állami szerveknél és a magánszerveknél - viszont az ügyviteli szem-
 pontból értéktelenné vált iratok további sorsa teljesen bizonytalan volt. (Pl. 1945
előtt a vonatkozó jogszabály a vállalatokat csak arra kötelezte, hogy iratanyagukat
10 évig megőrizzék. T ö b b vállalatnál a selejtezés a 10 évnél régebbi anyag egyszerű
megsemmisítéséből állt.) A többnyire egyéni meggondolásokra, szubjektív értékíté­
letre alapozott selejtezések nyomán szinte minden szervnek - köztük az országos fő­
hatóságoknak és a törvényhatóságoknak is - igen sok pótolhatatlan levéltári értékű
anyaga esett áldozatul, m é g az 1945^47 közötti időszakban is.
A szakszerű iratselejtezés átfogó igényű szabályozása és megszervezése azonban
nem egyszerű feladat. Lényegében a következő kérdések megválaszolását és a kap­
csolódó problémák megoldását igényli:
- a szabályozás a szerveknek milyen körére terjedjen k i ;
- milyen szempontok szerint történjék az irattárak anyagainak selejtezése, azaz a
történeti értékű iratok kiválogatása;
- a selejtezést a levéltárak vagy az iratképző szervek végezzék-e;
- a selejtezésre milyen rendszerességgel kerüljön sor;
- az előkészítés és a végrehajtás menetében milyen követelmények érvényesülje­
nek?
Az 1950. évi 29. sz. tvr. az állami szervek (gyakorlatilag az országban m ű k ö d ő
minden iratképző szerv) irattári anyagának egységes szempontok szerint történő se­
lejtezését írta elő. A selejtezési eljárás részletes szabályozását a 185/1951. (X. 23.)
M T s/. rendelet végezte el.
A kormányrendelet és a végrehajtás tárgyában - a közoktatásügyi miniszterrel
egyetértésben - kiadott tárcaszintű utasítások 5 éves irattári őrzést írtak elő. Ennek
letelte után az iratokat egy éven belül az egyes tárcák által kiadott részletes ügykör­
jegyzékek alapján selejtezés alá kellett vonni. Az ügykörjegyzékek, amelyek az egyes
ügykörökben létrejött iratok megőrzési idejét szabályozták, egy-egy minisztérium,
illetőleg országos főhatóság felügyelete alá tartozó szervek egészére, együttesen ké­
szültek el, és erősen tekintettel voltak a kapitalista korszak iratféleségeire is.
(1951-52-ben ugyanis a legtöbb szervnél az 1867-1946 között keletkezett iratokat
kellett selejtezni.) Az ügykörjegyzékek kimunkálásában a Levéltárak Országos Köz­
pontjának irányításával a levéltárosok is részt vettek.
A kormányrendelet egyik legnagyobb érdeme az volt, hogy gyakorlatilag minden
irattári anyag selejtezését a levéltárak szakmai ellenőrzése és irányítása alá helyezte.
A másik pedig az, hogy sikerült visszaszorítania, a korábbihoz képest jelentősen
csökkentenie az iratok értékelésekor jelentkező legnagyobb veszélyt, a szubjektiviz­
must.
Az új selejtezési eljárás kiállta a gyakorlat próbáját, de kiütköztek gyengeségei is.
A legtöbb probléma abból adódott, hogy az ügykörjegyzékek nem vették figyelembe
a szervek közötti alá- és fölérendeltségi viszonyt, azt a tényt, hogy az egyes ügyek
iratai a különböző hivatali fokokat is végigjárhatják, s az iratok egy-egy példányá­
nak minden hivatali fokon való megtartása felesleges lehet. Emellett az ügykörjegy­
zékek az államigazgatás és a gazdaságirányítás rendszerében végbemenő gyors üte-
mű fejlődés következtében viszonylag rövid idő alatt elavultak. Gondot okozott to­
vábbá az 5 éves irattári megőrzési idő is, mivel ennek letelte u t á n . a levéltáraknak
igen nagy tömegű és viszonylag új keletű iratanyagot kellett átvenniük, s ez nemcsak
elhelyezési problémákat vetett fel, hanem az ügyfélforgalmat is felduzzasztottá.
Jelenleg, az érvényben lévő jogszabályok, attól függően, hogy az iratok értékelését
mikor és hogyan kell elvégezni, kétféle selejtezési eljárást különböztetnek meg.
Az egyiket, a hagyományosnak is nevezhető eljárást - az 1969. évi 27. sz. tvr. által
előírt iratkezelési szabályzatok bevezetése előtt keletkezett iratok esetében - a
45/1958. (VII. 30.) Korm. sz. rendeletnek, valamint a végrehajtás tárgyában kiadott
tárcaszintű utasításoknak, s az azok mellékletét képező ügykörjegyzékeknek megfe­
lelően kell végezni. Ez a rendelet a selejtezés 1951-ben kialakított módszerét érintetle­
nül hagyta, és csak a legszembetűnőbb hiányosságokat és problémákat szüntette
meg. így az irattári őrzési időt általában 10 évben állapította meg, és előírta, hogy a
selejtezést az őrzési idő letelte után legalább három éven belül le kell folytatni. A ko­
rábbijogszabályhoz képest részletesebben szabályozta az iratselejtezések megszerve­
zésének, végrehajtásának és levéltári ellenőrzésének rendjét. Új, a m ű k ö d ő szervek
ügyköreit figyelembe vevő ügykörjegyzékek elkészítéséről is intézkedett, és ezeket az
illetékes minisztériumok és országos hatáskörű szervek egy-másfél éven belül össze
is állították.
A kormányrendelet csak a nem selejtezhető, illetve a tíz évnél hosszabb őrzési időt
igénylő iratok jegyzékbe foglalását írta elő. A végrehajtási utasítások azonban nem­
csak ezeket készítették el ( I . sz. ügykörjegyzék), hanem kiadták a tíz évnél rövidebb,
a 2, 3, 5, 8 éves irattári tárolás után selejtezhető iratok jegyzékét is ( I I . sz. ügykör­
jegyzék), elősegítve ezzel az amúgy is zsúfolt irattárak tehermentesítését.
Az 1958-1960 közöttelkészített ügykörjegyzékek továbbra is egy-egy szakterület
egészére vonatkozóan sorolták fel az ügyköröket. így az iratkezelési szabályzatok
bevezetése előtt keletkezett iratok selejtezésekor az egyes szervcsoportok „visszatük­
röződő", valamint a nem típusjellegű, egyedi, speciális iratainak kiválogatása ma is
gondot okoz.
A korábbi időszakhoz képest viszont előrelépést jelentett, hogy a végrehajtási uta­
sítások a történeti értékű iratok fokozottabb védelme érdekében részletesen felsorol­
ták azokat a tartalmi szempontokat is, amelyeket az iratok kiválogatásakor, az ügy­
körjegyzékekben feltüntetett őrzési idők mellett szintén figyelembe kellett venni.
(Ilyenek pl. az adott szerv működésére, szervezetére, fejlődésére és ügykezelésére vo­
natkozó, alapvető fontosságú iratok, a műszaki leírások, műszaki gyártási és gyári
tervek, a fontos történelmi eseményeket rögzítő, vagy történelmi személyiségekre
vonatkozó iratok, különösen akkor, ha azokon eredeti aláírás is szerepel.) Külön k i ­
emelték az utasítások az 1867-ben vagy az ezt megelőző években, továbbá az
1919-ben, valamint az 1944-45-ben keletkezett iratokat, és ezeket teljes egészükben
megőrzendőnek nyilvánították (ún. védett évek). -
A másik selejtezési eljárást az 1969. évi 27. sz. tvr. és annak végrehajtási utasítása,
valamint az iratkezelésről szóló minisztertanácsi irányelv szabályozza. Ennek lénye-
ge, hogy az iratok értékelését, vagyis a selejtezési munka legfontosabb részét, m á r az
ügyintézés menetében, az iratoknak a központi irattárba helyezése előtt el kell végez­
ni, ami az iratoknak - az iratkezelési szabályzat mellékletét képező - irattári terv
megfelelő tételébe való besorolásával történik.
E munkafolyamat eredményeként - ha az iratkezelési előírásokat betartják, és az
ügyintézők az iratok értékelését megfelelően végzik el - maga a selejtezés, vagyis a
levéltári és ügyviteli érdekkel nem bíró iratok kiemelése, megsemmisítése szinte
automatikussá válhat. A selejtezésnek ez a menete természetesen csak akkor valósít­
ható meg, ha az iratokat az új iratkezelési szabályzatba foglaltak szerint kezelik és
rendszerezik. így az 1969. évi jogszabályok selejtezésre vonatkozó előírásai csak az
új iratkezelési szabályzatok bevezetése után keletkezett iratokra vonatkoznak.
A selejtezés alapvető fegyelmét, valamint a selejtezés levéltári ellenőrzését illetően
jelenleg - függetlenül attól, hogy a selejtezést az ügykörjegyzékek vagy pedig az irat­
tári tervek alapján végzik-e - az iratkezelési szabályzatokban egységesen megfogal­
mazott előírások vannak érvényben. Az ebben foglaltak szerint: az irattárból irato­
kat megsemmisités vagy nyersanyagként való felhasználás céljából csak meghatáro­
zott iratselejtezés során szabad kiemelni; a tervezett selejtezést a szerv vezetője 30
nappal előbb köteles az illetékes levéltárnak írásban bejelenteni; a selejtezés szabály­
szerű lefolytatásáért a szerv vezetője a felelős; a selejtezés megszervezése és végrehaj­
tása az adott szerv ezzel a munkával megbízott vezető állású dolgozójának a felada­
ta ; a kiselejtezett iratokról - két példányban - jegyzőkönyvet kell felvenni; a selejte­
zés ellenőrzését végző levéltáros bármilyen irat további megőrzését rendelheti el; to­
vábbá a kiselejtezett iratokat megsemmisíteni csak akkor lehet, ha az illetékes levél­
tár a selejtezési jegyzőkönyvet aláírta, vagyis a selejtezés ellen levéltári szempontból
kifogást nem emelt. Ezekben a kérdésekben egyébként lényegében azonos álláspon­
tot foglalt el a 45/1958. K o r m . sz. rendelet is.
Mind az 1958-as, mind pedig az 1969-es jogszabály lehetőséget biztosít arra, hogy
az illetékes levéltárak az iratok értékelését, selejtezését menet kö ben is ellenőrizzék
és szakmai tanácsaikkal segítsék.
Közös vonás még, hogy sem az ügykörjegyzékek, sem pedig az irattári tervek
figyelembevételével végzett irattári selejtezések nem mentik fel a levéltárakat a hoz­
zájuk került iratok további selejtezése alól, mert a megőrzendőnek minősített ügykö­
rök és tárgykörök között is lehetnek olyan tárgyú iratok, amelyeket nem kell végle­
gesen megőrizni. Az ilyen határesetek eldöntése azonban m á r a levéltárosok fel­
adata.

b) A selejtezés végrehajtása a 45/1958. (VII. 30.) Korm. sz. rendelet alapján

A minisztériumoknak és országos főhatóságoknak a kormányrendelet végrehajtá­

sa tárgyában kiadott utasításai, ha nem is teljesen egyforma, de főbb vonásaiban
mégis azonos módszertani követelményeket támasztanak a selejtezési eljárás lefoly-
tatására vonatkozóan. Az előzőekben már említettük, hogy ezek az utasítások a se­
lejtezési eljárások szabályozása mellett kötelezővé tették az iratok iktatását, és e szá­
mok sorrendjében történő lerakását is. Ebből a d ó d ó a n csak az iktatott iratok selej­
tezésének menetét írják le. A gazdasági szervek 1969 előtt keletkezett iratanyagában
azonban elég szép számmal találhatók olyan irattípusok, amelyeken belül az irato­
kat nem iktatták (pl. különböző nyilvántartások, dokumentációk, adatgyűjtések,
számviteli bizonylatok, valamely meghatározott tárgykörben folytatott levelezés).
Az utasítások értelmében a selejtezési munka első lépéseként a selejtezési felelős
kijelölését, a selejtezési bizottság megalakítását, valamint a levéltár értesítését kell el­
végezni. (A selejtezési felelősi teendőket 1969 óta az iratkezelés felügyeletével megbí­
zott, vezető állású dolgozó látja el.) A selejtezési bizottság tagjait, vagyis a selejtezést
végző dolgozókat lehetőleg azok közül az érdemi ügyintézők közül kell kiválasztani,
akik jól ismerik az adott szerv felépítését, működését, ügyvitelét, az államigazgatás­
ban vagy a gazdasági életben betöltött szerepét, a selejtezésre vonatkozó előírásokat,
valamint az iratok politikai, gazdasági, tudományos és egyéb értékét. A bizottság­
nak lehetőleg annyi tagja legyen, amennyi biztosítani tudja a selejtezés belátható
időn belül történő végrehajtását.
Ezt követően a selejtezés alá vont iratok átvizsgálását, keveredett iratok esetében
az iktatószámok eredeti rendjének visszaállítását, a korábban összeszerelt, de idő­
közben esetleg külön-külön elhelyezett darabok egyesítését, az előadóknál lévő ira­
tok visszakérését kell elvégezni. Különösen nagy gondot kell fordítani az esetleges
nagyobb irathiányok, iratpusztulások előzetes felmérésére, mivel ezek módosíthat­
ják a megmaradt iratok értékét. Ilyen esetben legtöbbször olyan iratokat is meg kell
majd őrizni, amelyek egyébként selejtezhetők lennének.
Az ügykörjegyzékek már említett hiányosságai miatt célszerű - különösen a sok­
rétű, szerteágazó hatáskörrel rendelkező szervek esetében - az adott szerv konkrét
ügyköreit szervezeti egységenként feltüntető külön jegyzék elkészítése. Ezeket azon­
ban a selejtezés megkezdése előtt a levéltáraknak - a központilag kiadott ügykör­
jegyzékek alapján - véleményezniük kell.
További fontos teendő a selejtezést megkönnyítő lehetőségek felmérése. Az utasí­
tások általában az iratok egyenként történő átvizsgálását írják ugyan elő, de az azo­
nos tárgykörben keletkezett, s különálló irategyüttesként kezelt iratsorozatok, vala­
mint a levéltári szempontból jelentéktelen napi ügyeket intéző szervezeti egységek
(pl. gondnokság, rendészet) külön kezelt iratai együttesen is értékelhetők. (Az előző­
ekben említett iktatás nélküli vállalati iratok zömét egyébként az ilyen típusú irat­
együttesek alkotják.) Ezeket még a selejtezés megkezdése előtt számba kell venni,
majd pedig az elvileg teljes egészükben kiselejtezhetőnek minősülő állagok és soro­
zatok esetében meg kell állapítani, hogy nem állnak-e fenn olyan körülmények (pl.
m á s , jelentősebb szervezeti egységek irataiban tapasztalható hiányok), amelyek in-
dpkolttá tehetik esetleg teljes vagy részleges megtartásukat.
A bizottság tagjai a selejtezés alkalmával a többi iratot egyenként vizsgálják meg,
és tartalmi jegyeik alapján három kategóriába, sorolják azokat. Az elsőbe a levéltári
megőrzést igénylő, a másodikba az irattárban visszamaradó, s végül a harmadik kate­
góriába a kiselejtezhető iratok kerülnek.
Azokat az iratokat, amelyek a szerv többi szervezeti egységének iratanyagában
megismétlődnek („visszatükröződő" iratok), annál a főosztálynál, osztálynál őrzik,
amelynek működése során létrejöttek, és a többi egységnél - függetlenül tartalmi ér­
téküktől - kiselejtezik (pl. tájékoztatás céljából megküldött iratok). Azokat a havi,
negyedévi jelentéseket, amelyeknek adatait esetleg az évi jelentés is tartalmazza (tar­
talmi elemeit „elnyeli"), ugyancsak kiselejtezik. Ezeket a szempontokat azonban
csak akkor lehet biztonsággal alkalmazni, ha a selejtezés alá vont iratok hiánytala­
nul megvannak.
Azonos tartalmú iratok esetében a selejtezőknek ügyelniök kell arra is, hogy min­
dig az eredeti okmányok és a hitelesített másolatok, valamint azok a példányok ma­
radjanak fenn, amelyekre a végrehajtásokra vonatkozó megjegyzéseket is rávezet­
ték. Előnyben kell részesíteni továbbá az épebben megőrzött példányokat, valamint
azokat, amelyek anyaguknál fogva hosszabb tárolásra is alkalmasak.
Az iratoknak e három kategóriába történő szétrakásakor ügyelni kell az iratok
eredeti rendjének, egymásutánjának megtartására. Az ügyviteli szempontból tovább
őrzendő, valamint a levéltárnak végleges megőrzésre átadandó iratok esetében azért
van erre szükség, hogy a már meglévő segédletek (iktató-, mutató- és sorkönyvek)
alapján az egyes darabok továbbra is kikereshetők legyenek. A kiselejtezésre ítélt
iratok esetében az eredeti rendet a selejtezés ellenőrzésének megkönnyítése érdeké­
ben kell fenntartani.
Ha a bizottság az összes iratot átvizsgálta és csoportokba sorolta, a selejtezési fele­
lős a bizottság egy-két tagjával ismételten átnézi az iratanyagot. Az első és a máso­
dik kategória esetében elegendő a szúrópróbaszerű ellenőrzés is, a kiselejtezésre
szánt iratokat azonban tételesen kell átvizsgálni, s ha találnak közöttük levéltári
vagy ügyviteli szempontból értékes iratot, azt azonnal a megfelelő kategóriába kell
átrakni.
A kiselejtezés tényének feljegyzésére, megörökítésére vonatkozóan az egyes végre­
hajtási utasítások különböző előírásokat tartalmaznak. Közös vonásuk azonban,
hogy az iktatott iratok esetében kötelezővé teszik a kiselejtezés tényének az iktató­
könyv megfelelő rovatába, többnyire a „kezelési feljegyzések" rovatba történő be­
v

jegyzését. A jelölés módját (pl. „ S " = kiselejtezve) az iktatókönyv borítójának belső

oldalára is fel kell írni. A tanácsi szakigazgatási szerveknél és a jogszolgáltatási szer­
veknél általában kötelező a kiselejtezett, valamint a szervnél visszamaradott iratok­
ról - az iktatószámok felsorolásával - jegyzéket készíteni. Azoknál a szerveknél vi­
szont, ahol az iktatókönyv elveszett vagy megsemmisült, ilyen jegyzék készítése elen­
gedhetetlen követelmény. A nem iktatott iratok kiselejtezésének tényét - egyéb se­
gédlet hiányában - az irattári nyilvántartásban (az irattári anyagot állagonként, so­
rozatonként, illetve állagon belül tárolási egységenként felsoroló jegyzékben) kell
feljegyezni.
A selejtezés tényének rögzítésével a selejtezés irattári munkája lényegében lezárul.
Ezt követően a selejtezési felelős a kiselejtezésre szánt iratokról két példányban jegy­
zőkönyvet vesz fel, s ezt az illetékes levéltárnak megküldi jóv hagyásra.
A jegyzőkönyvnek a következő adatokat kell tartalmaznia:
- a selejtezést lebonyolító szerv nevét;
- a selejtezést végző és azt a szerv részéről ellenőrző személyek nevét;
- a selejtezés megkezdésének és befejezésének időpontját;
- a selejtezés során az iratok elbírálásához alapul vett jogszabály címét és számát;
- a selejtezés alá vont fondok és állagok címét és évkorét;
- a kiselejtezett anyag lehető részletességgel felsorolt csoportjainak címét, évkorét
és mennyiségét, s az ebből ügyviteli szempontból visszatartott iratanyag darab­
jainakjegyzékét (iktatott iratoknál, iktatási egységenként az iratok első és utol­
só sorszámát kell feltüntetni, nem iktatott, tárgyilag rendszerezett és segédletek­
kel nem rendelkező iratok esetében elegendő, ha pontosan megjelölik, hogy mi­
lyen ügykörbe tartozó és milyen évkörű iratokat selejteztek k i ) ;
- a selejtezésért felelős személy aláírását és nyilatkozatát arról, hogy az iratselejte­
zési utasításnak megfelelően járt el.
Az a körülmény, hogy a selejtezés során az értéktelennek minősített irat megsem­
misítésre kerül, levéltári szempontból igen sok veszélyt rejt magában, különösen így
van ez az 1958-as kormány rendelet alapján végrehajtott selejtezések esetében. Emi­
att fontos, hogy minden olyan szervnél, amelynek működése során jelentős mennyi­
ségbenjön létre levéltári anyag, a selejtezés minden fázisát (az iratanyag előzetes át­
vizsgálását, a selejtezést végzők felkészítését, a selejtezés végrehajtását, a selejtezési
jegyzőkönyvek elkészítését) az illetékes levéltárak figyelemmel kísérjék, ellenőrizzék,
és ha kell, a selejtezők munkáját észrevételeikkel, tanácsaikkal közvetlenül is segít­
sék.

c) A selejtezés végrehajtása az iratkezelési szabályzatok előírásai alapján

A jelenleg érvényben lévő iratkezelési szabályzatok előírják, hogy az iratokat még

az ügyintézés menetében, de legkésőbb az irattárba helyezés előtt az irattári terv
megfelelő tételébe kell besorolni, s egy-egy tételbe csak azonos időtartamú irattári
megőrzést igénylő iratok kerülhetnek. Ennek ellenére a levéltári szempontból érték­
telennek minősített tételek iratait sem lehet az őrzési idő lejárta után automatikusan
megsemmisíteni. Kiselejtezésük csak a vonatkozó szabályoknak megfelelően lefoly­
tatott selejtezési eljárás befejezése után történhet meg.
A selejtezéskor azokat a tételeket, amelyek őrzési ideje lejárt, a megsemmisítés
előtt felül kell vizsgálni. Abban az esetben, ha a kiselejtezhető irattári tételben egyes
olyan iratok is vannak, amelyek őrzési ideje még nem járt le, illetve amelyek az irat­
tári tervszerint nem selejtezhetők k i , azokat az irattárban vissza kell tartani. Ha pe­
dig az irattári tételekben idegen anyag van (magánszemélyek iratai, egyéb tárgyak),
azt a tulajdonosnak, illetve az érdekelt szervnek át kell adni.
 A selejtezés megtörténtét - ennél az eljárásnál - az iktatókönyvben nem kell külön
jelezni, ha az iktatókönyvbe az irattári tételszámot bejegyezték. A selejtezési jegyző­
könyvet ugyancsak két példányban, a korábbi selejtezési eljárás kapcsán ismertetett
követelmények szerint kell elkészíteni. Eltérés csak a kiselejtezett iratok felsorolásá­
nak módjában van. I t t az irattári terv teljes egészében kiselejtezett tételeinek jelét, cí­
mét, évkorét és mennyiségét, a csak részben kiselejtezetteknél a tétel jelét, címét, év-
körét és a tételből kiselejtezett darabok jelét és összmennyiségét kell feltüntetni.
Az ügykörjegyzékek alapján végzett selejtezésekkel szemben ez az eljárás sokkal
kisebb mértékben igényli a levéltárosok közvetlen részvételét, segítségnyújtását, hi­
szen az iratok értékelésében jelentkező hibák, következetlenségek kiszűrésére m á r
jóval k o r á b b a n , az iratkezelés levéltári ellenőrzése során m ó d nyílik. Olyan alkal­
makkor azonban, amikor ún. vegyes, vagyis különböző tárgyú egyes iratokat össze­
gyűjtő tételeket (pl. a tanácsi szakigazgatási szerveknél a 8/1973. ( T K 51.) M T T H
sz. utasításban közreadott irattári terv 20-as ügykörszám alá sorolt iratokat) selej­
teznek, vagy pedig olyan szerv selejtez, amelynek iratkezelésében az illetékes levéltár
k o r á b b a n nagyon sok hibát talált, lehetőleg biztosítani kell égy-egy levéltári dolgozó
közvetlen részvételét is.

d) A selejtezési jegyzőkönyvek levéltári felülvizsgálata

A kiselejtezhetőnek ítélt iratokat csak akkor lehet megsemmisíteni, ha az illetékes

levéltár a részére két példányban átadott selejtezési jegyzőkönyv egyik példányát j ó ­
váhagyva visszaküldi. A selejtezés levéltári ellenőrzése a jegyzőkönyvek alapján és
kizárólag a levéltári anyag védelme érdekében történik. Annak elbírálása, hogy a k i ­
selejtezésre szánt iratok között van-e olyan, amelynek további őrzéséhez ügyviteli ér­
dekek fűződnek, nem a levéltár feladata.
A selejtezés levéltári ellenőrzésére a jogszabályok kétféle megoldást tesznek lehe­
tővé. Az egyik esetben a beküldött jegyzőkönyv alapján kell megállapítani, hogy az
abban tételesen felsorolt irattári anyag kiselejtezése a selejtezés alapjául szolgáló jog­
szabály (ügykörjegyzék, irattári terv) rendelkezéseivel összhangban, levéltári szem­
pontból megfelelően történt-e vagy sem. A másik megoldás pedig az, amikor a levél­
tár - a selejtezési jegyzőkönyvet kontrollálva - a selejtezés helyszínén, a kiselejtezés­
re szánt iratokban végzett szúrópróbaszerű vizsgálat alapján győződik meg arról,
hogy levéltári anyag nem került-e selejtezésre. Hogy adott esetben melyiket kell al­
kalmazni, azt a körülmények mérlegelésével mindig a levéltár dönti el.
Az ellenőrzés módjának megválasztásában döntően a következő szempontok ját­
szanak szerepet:
- a selejtezést végző szerv működése során általában milyen arányban keletkezik
levéltári anyag? (Pl. a levéltári nyilvántartásban nem szereplő (értékhatár alatti)
 szervek selejtezésének ellenőrzéséhez elégséges csak a jegyzőkönyvek átnézése.
Ilyenkor egyrészt meg kell győződni arról, hogy a szerv valóban nincs nyilván­
tartva, másrészt pedig meg kell állapítani, hogy nem található-e a selejtanyag­
ban, annak tételes felsorolása szerint olyan levéltári anyag, amely a szerv nyil­
vántartásba vételét indokolttá tehetné. Azoknál a szerveknél, amelyeknek csak
néhány típusirata igényel levéltári megőrzést, többnyire ugyancsak elegendő a
jegyzőkönyv alapján történő elbírálás.);
- a szerv egy bizonyos időszakban keletkezett teljes iratanyagát vonták-e selejte­
zés alá, vagy csak néhány jelentéktelenebb feladatot ellátó szervezeti egység ira­
tait (pl. a selejtezés az 1958-as jogszabály alapján, a I I . sz. ügykörjegyzék szerint
történt);
- az 1969-es jogszabály hatálya alá tartozó iratok esetében, ha az iratkezelés ko­
rábbi ellenőrzései kedvező eredménnyel zárultak, a selejtezés a jegyzőkönyv
alapján is elbírálható.
Ha a jegyzőkönyv vizsgálata vagy a selejtezés helyszíni ellenőrzése alapján meg­
állapítható, hogy a selejtezést szabályszerűen hajtották végre, és így az iratok kiselej­
tezése levéltári szempontból engedélyezhető, a jegyzőkönyvre a következő záradékot
kell rávezetni: „A jegyzőkönyv szerint kiselejtezésre javasolt iratok nem minősülnek
levéltári anyagnak. Kiselejtezhetők."
Előfordulhat azonban, hogy egyes iratokat, iratfajtákat a selejtezést ellenőrző le­
véltáros történeti értékűnek minősít, és kiselejtezésüket nem engedélyezi. Ilyenkor a
jóváhagyási záradékot a kivételek teljes felsorolásával k i kell egészíteni.
Ha a kiselejtezett irattári anyagban kép- és hangfelvételek, valamint gépi adatfel­
dolgozás során keletkezett adathordozók is vannak, ennek tényét a záradékban min­
dig fel kell tüntetni.
A selejtezési jegyzőkönyvre írt záradékot a levéltár igazgatója vagy az általa meg­
bízott levéltári dolgozó írja alá, ellátja a levéltár pecsétjével, az így záradékolt jegy­
zőkönyv egyik példányát a szervnek visszaküldi, a másikat pedig a megfelelő szerv­
dossziéban helyezi el.
Kirívóan súlyos, a selejtezés megismétlését igénylő esetben a jegyzőkönyvet zára­
dék nélkül, levél kíséretében kell a szerv vezetőjének visszaküldeni. A levélben pon­
tosan meg kell határozni azokat a hibákat, amelyek miatt a levéltár a selejtezés meg­
ismétlését kívánja, és lehetőleg javasolni kell olyan módszereket is, amelyek a munka
újból történő elvégzését megkönnyítenék vagy meggyorsítanák.
 X I I . Levéltári rendszerek
A levéltárak mindig több szerv vagy személy működése során létrejött iratanyagot
őriznek. Ezt az összetett, s a modern levéltárak esetében mindig nagy mennyiségű
iratanyagot valahogy rendszerezniük kell, hogy lehetővé tegyék benne az eligazo­
dást.
A levéltári anyag rendezése különböző m ó d o k o n történhetik. A rendszeralkotás
szempontját tekintve azonban két fő rendszertípust különböztethetünk meg: azokat
a rendszereket, amelyekben az iratokat elsődlegesen eredetük (provenienciájuk)
alapján csoportosították, és azokat, amelyekben az iratokból eredetükre való tekin­
tet nélkül, pusztán formai vagy tartalmi vonatkozásaik (pertinenciájuk) alapján
hoztak létre csoportokat.
Azonos provenienciájú vagy pertinenciájú iratok összességét fondnak nevezzük.
A fondok a levéltári anyag rendszerezésének alapegységei.
Azt a fondot, amely valamely természetes személy, vagy önálló ügyvitellel rendel­
kező szerv működése során keletkezett, szerves fondnak nevezzük. A szerves fond
egyes iratait a proveniencia azonossága fűzi egybe. Egy szerv vagy személy a maga
élete, működése során egyetlen fondot hoz létre, a szerves fond azoknak az iratok­
nak az összessége, amelyeket a fondképző személynek vagy szervnek írtak, valamint
amelyeket ő írt saját használatára (pl. másokhoz intézett leveleinek fogalmazvá­
nyai).
Azt a fondot, amelynek egyes darabjait nem a proveniencia, hanem a pertinencia
azonossága fűzi egybe, szervetlen-fondnak vagy levéltári gyűjteménynek nevezzük.
A gyűjtemény létrehozója másodlagos fondképző, aki a gyűjteményben különböző
provenienciájú iratokat egyesít. Levéltári gyűjteményeket különböző szempontok
alapján lehet létrehozni. Az iratfajta alapján j ö n létre pl. egy oklevélgyűjtemény vagy
egy térképtár. A területi pertinencia alapján lehet pl. egy községre vonatkozó iratok
gyűjteményét létrehozni. Az időbeli pertinencia alapján gyűjthetik egybe pl. az
1848/49-re vonatkozó iratokat. A tárgyi pertinencia alapján alakíthatják k i pl. az or­
szággyűlésre vonatkozó iratok gyűjteményét.
A fondok kialakításának, a levéltári anyag elsődleges rendszerezésének elvei és
módszerei az elmúlt évszázadok alatt bontakoztak k i , hosszan tartó fejlődés során
tisztázódtak. A mai levéltári fondok rendszere annak a kornak a gyakorlatát tükrö­
zi, amelyben végső kialakításuk történt. A levéltári gyakorlatban a pertinencia elve
hosszú évszázadokig érvényesült, a proveniencia elve viszonylag igen későn vált
elfogadottá.
 1. A pertinencia elve

A középkorban az okleveleket gyakran nem az oklevélnyerő őrizte, hanem az a

személy vagy szerv, akire, illetőleg amelyre az oklevelekben foglalt jogok az idők fo­
lyamán szálltak, vagy az a levéltár, amelynek a tulajdonos az okleveleket megőrzés
végett átadta. Ennek következtében az okleveles anyagban az eredeti szerinti egysé­
gek gyakran felbomlottak. Kisebb levéltárakban az okleveleket különösebb rend
nélkül tárolták, hiszen úgy is kiigazodtak bennük, ha az összehajtogatott oklevelek­
re ráírták kívül azok tárgyát vagy tartalmi kivonatát. De amint az anyag gyarapo­
dott, szükségessé vált az iratok valamilyen rendszer szerinti csoportosítása. A rend­
szerezés az időbeli, területi, tárgyi vagy személyi pertinencia alapján történt, leg­
gyakrabban azonban az oklevelek fajai szerinti csoportokat alakítottak k i .
E rendezési módszerek a feudalizmus későbbi századaiban sem változtak lényeges
módon. A levéltárak általában nem tettek különbséget az egyes iratok és irategyütte­
sek között aszerint, hogy kinek a működése során jöttek létre, hanem pusztán vonat­
kozásaik alapján rendezték az általuk őrzött iratanyagot. A levéltári anyag rendsze­
rezésénél tehát a pertinencia elvét alkalmazták, ami azonban nem zárta k i annak a
lehetőségét, hogy esetenként - célszerűségi vagy kényelmi okokból - egyes proveni-
encia szerinti irategyütteseket ne hagyjanak együtt.
A pertinencia-elv alapján kétféle m ó d o n lehet levéltári rendszert létrehozni: az
egyik m ó d a praktikus-induktív eljárás, amit a korábbi évszázadokban alkalmaztak,
a másik az elméleti-deduktív módszer, amivel egyes nagy levéltárak a X V I I I . , illetve
a X I X . században kísérleteztek.
Induktív eljárásról akkor beszélünk, ha a levéltáros az egyes iratokból indul k i , a
köztük talált rokon vonások alapján alakít k i belőlük iratcsoportokat. így jártak el
azok a régi levéltárosok, akik a gondjaikra bízott iratokat, legtöbbször eredetükre
való tekintet nélkül, formai vagy tartalmi vonatkozásaik szerint csoportosították.
Annyi és olyan iratcsoportot hoztak létre belőlük, amennyit és amilyeneket szüksé­
gesnek láttak ahhoz, hogy az iratanyagban eligazodhassanak, hogy szükség esetén
megtalálhassák a keresett iratokat. Csak azokat az iratokat rendezték, amelyeket j o ­
gi szempontból értékesnek, gyakorlati szempontból fontosnak tartottak. Legfonto­
sabbnak tekintették és elsősorban rendezték a gyökeres jogokat biztosító oklevele­
ket. Az ilyen szempontból nem használható levelek, kiegyenlített számlák stb. rende­
zetlenül, .Jnutiliá'-ként külön sorozatba kerültek, ha egyáltalán fennmaradtak.
Ilyen eljárást alkalmaztak a hiteleshelyi levéltárakban is, ahova sok család biztos
megőrzés végett beadta legféltettebb iratait. így pl. a gyulafehérvári káptalan orszá­
gos levéltárában a jogbiztosító iratokat eleinte, tekintet nélkül a beadó családokra,
az iratok tárgyára vagy az érintett birtokok területi hovatartozására, egyetlen soro­
zatba gyűjtötték, és a sorozat anyagát minden további rend nélkül, az időrendre sem
ügyelve, százasával kötegelték (Centuriae). Később, amikor az iratok mennyisége
felduzzadt, a jogbiztosító iratok egy újabb gyűjteményét hozták létre, s abban az
egyes iratokat m á r aszerint csoportosították, hogy az érintett birtok melyik törvény-
hatóság területén feküdt (Cista comitatum). További, iratfajták szerinti sorozatokat
is kialakítottak: külön gyűjteményben tárolták a címeres leveleket (Armales), külön
a határjárásokat (Metales), külön a leszármazási táblázatokat (Genealógiáé) stb.
Azokat a jogbiztosító iratokat, amelyek nem birtokjogi vonatkozásúak, egy vegyes
sorozatba (Miscellanea) osztották be. Végül mindazt az iratanyagot, amit jogbiztosí­
tás céljára alkalmatlannak minősítettek, egyetlen iratmasszaként (Lymbus) érintetle­
nül hagyták, hozzá - a többi sorozattal ellentétben - segédletet sem készítettek. így a
gyulafehérvári lymbusba került többek között az erdélyi fejedelmek levelezése kül­
földi uralkodókkal, tehát olyan forrásanyag, amelyet később a politikai történet ku­
tatói többre becsültek az egykorúak által oly nagyra értékelt és gondosan feltárt jog-
biztosító iratoknál.
Az induktív eljárást alkalmazták általában még a X V I I I . századi nagy levéltári
rendezések során is. Az iratokat ekkor is elsősorban birtokjogi, és emellett a köz­
ponti hatóságok levéltáraiban, illetőleg a régi országos levéltárban államjogi szem­
pontok szerint értékelték. A magyar kamara 1755-ben létrehozott „archívum"-a
éppúgy, mint az 1756-ban intézményes formát nyert Országos Levéltár, különböző
szervek és személyek működése során létrejött iratokat őrzött, és azokból, részben
eredetükre való tekintet nélkül, induktív úton gyűjteményeket alakított k i .
így jött létre a kamarai archívumban elsőnek a különböző kamarai szervek rende­
zetlen irataiból, a kamara kezére került családi levéltárakból és más irathagyatékok­
ból a köz- és magánjogilag fontos, valamint a lappangó királyi jogok megismerésé­
hez szükséges oklevelek gyűjteménye (Neo-regestrata acta). Másodiknak ugyanott a
családi levéltárak és kincstári hivatalok rendezetlen irataiból kiemelt urbáriumok­
ból, összeírásokból és becslésekből állítottak össze hatalmas gyűjteményt (Urbaria
et conscriptiones). Az egész rendezőmunka során a kincstár érdekeit tartották szem
előtt. A jogbiztosítás szempontjából érdektelen irategyütteseket és egyes iratokat
nem vonták be a rendezőmunka keretébe. így a kamarai levéltárba bekerült családi
és később, egyes szerzetesrendek felosztása folytán bevont egyházi levéltárak anya­
gának nagy része megbontatlanul maradt. A kamarai archívumban is kialakult a
rendezetlen iratok masszájából egy lymbus, amit az egykorúak kevésre becsültek, a
későbbi kutatók azonban - így Thaly Kálmán a X I X . század második felében - a
magyar történettudomány kincsesbányájának tekintettek.
Hasonló szempontok érvényesültek a régi Országos Levéltárban is, az iratok
rendszerezésénél. I t t is gyűjteményeket alakítottak k i , irattípusok, illetőleg tárgyak
szerint, induktív úton. így jött létre a királyi hitlevelek sorozata (Diplomata regum
Hungáriáé), a béketárgyalások irataié (Tractatus pacis), a törvények eredeti példá­
nyainak gyűjteménye (Acta privilegialia) stb. Az egyes nádorok és országbírák irat­
együtteseit azonban eredeti összefüggéseikben hagyták meg. így alakult k i a szűkebb
értelemben vett Archívum regni (a tulajdonképpeni gyűjteményes rész) mellett a ná­
dori és az országbírói levéltár, a maga szerves fondjaival.
A vármegyei levéltárak anyagának rendezése Mária Terézia rendeletére vett na­
gyobb lendületet. Egységes utasítás hiányában ugyan e rendezőmunka a helyi viszo-
nyoktól függően különböző módon történt, általában azonban megállapítható,
hogy a rendezők nem vették tekintetbe az iratok provenienciáját, hanem pertinencia
szerinti sorozatokat alakítottak k i , induktív úton. Ezzel az anyag tagolásában leg­
többször a régi megyei szervezet nyomait is eltüntették.
Deduktív eljárásról akkor beszélünk, ha a levéltáros a fogalmak rendszerezéséből
indul k i , s az iratokat azután az elméletileg megkonstruált rendszer egyes kategóriái­
ba osztja be. A X V I I I . század második felében számos olyan (főként francia és né­
met) levéltártani munka jelent meg nyomtatásban, amelynek szerzője általános sé­
mát ajánlott a levéltárak anyagának rendezésére, olyan racionális sémát, amely al­
kalmas lenne bármely levéltár bármely korú anyagának használhatóvá tételére.
E munkák, az addigi levéltári gyakorlatnak megfelelően, figyelmen kívül hagyták az
iratok provenienciáját, és csak tartalmi vonatkozásaikat, pertinenciájukat vették te­
kintetbe. A pertinencia szerinti sorozatokat azonban nem egy adott levéltár anyagá­
nak elemző vizsgálata alapján, praktikus-induktív úton ajánlották létrehozni, ha­
nem ellenkezőleg, megkísérelték elméletileg, deduktív úton azt a logikus tárgyi rend­
szert kidolgozni, amelybe minden elképzelhető tárgy belefér, amelynek kategóriáiba
tehát valamennyi irat beosztható. Ilyen rendszert dolgoztak k i a párizsi nemzeti le­
véltárban a francia forradalom győzelme után, az oda beáramló nagy tömegű, rész­
ben eredeti összefüggéseiből, rendjéből kiforgatott, sokszor töredékes, hiányos álla­
potban levő levéltári anyag rendezésére. A gyakorlati munka során azután a párizsi
nemzeti levéltárban nem bontották fel teljesen a proveniencia szerinti irategyüttese­
ket, hanem sokszor egész szerves fondokat többé-kevésbé szétbontatlanul az elméle­
tileg megkonstruált séma szerinti „szekciók" egyikébe vagy másikába sorolták be.
A pertinencia elvének e deduktív m ó d o n való alkalmazása a X I X . században álta­
lánosan elterjedt. Miután a francia forradalom a régi államapparátust szétzúzta és
az előjogokat eltörölte, a levéltárakat pedig nyilvánossá, az állampolgárok számára
hozzáférhetővé tette, megszűnt a forradalom előtti levéltári anyag rendezésénél a j o ­
gi-gyakorlati szempont elsőbbsége, a történettudomány érdekeinek pedig egy logi­
kus, egységes és átfogó rendszer jobban látszott megfelelni a régi, induktív, a feudá­
lis jogok biztosítását szolgálni hivatott rendszereknél.
A deduktív rendszerek szélsőséges példájaként említhető a badeni őrgrófságban
1801-ben általánossá tett rendszer, ami ott addig volt érvényben, amíg 1888-ban át
nem tértek a proveniencia elvének alkalmazására. Ebben a rendszerben az iratfajták
szerinti, a területi és a tárgyi pertinencia szempontjai különböző szinteken érvénye­
sültek. A badeni központi levéltár anyagát mindenekelőtt négy osztályra osztották:
az elsőbe kerültek az oklevelek, a másodikba az akták, a harmadikba a számadások
s végül a negyedikbe az ügyviteli könyvek. A következő rendezési szint az egyes osz­
tályok anyagának főcsoportokra bontása volt, topográfiai alapon: az egyes közsé­
gekre vonatkozó anyagot a megfelelő község főcsoportjába osztották be, míg azokat
az iratokat, amelyek az egész tartományra vagy annak egy-egy részére vonatkoztak,
a területek szerinti főcsoportokba vonták össze. Végül a harmadik szint az egyes fő­
csoportok anyagának tárgyi csoportokra bontása volt: felállították a tárgyi címsza-
vak egységes, betűrend szerinti sémáját, s minden főcsoporton belül az egyes dara­
bokat tárgyuk szerint a nekik megfelelő tárgyi csoportban helyezték el.
Hasonló mesterséges rend létrehozására gondoltak nálunk is, amikor a múlt szá­
zad hetvenes eveinek elején az Országos Levéltár újjászervezését készítették elő,
majd amikor az átszervezés megtörtént, hozzá is fogtak, hogy ezt az elméletileg előre
megkonstruált rendszert megvalósítsák. E rendszerben a kor szerinti és a tárgyi per­
tinencia érvényesült volna különböző szinteken. Mindenekelőtt korszakok szerint
kívánták a levéltári anyagot kétfelé bontani: külön a Mohács előtti korra vonatkozó
anyagot, s külön a későbbi korokra vonatkozót. A Mohács utáni anyagra nézve to­
vábbi bontásként a tárgyi pertinenciát akarták érvényesíteni. Amint akkor mond­
ták, „a nemzeti élet egyes ágazatai" szerint 10 „főszakot" kívántak létrehozni (ilye­
neket mint: belpolitika, külpolitika j o g ü g y , hadügy, közművelődés stb.). A Mohács
előtti anyag különválasztása s az ún. „diplomatikai levéltár"-ban való egyesítése
m é g i s történt. E hatalmas gyűjtemény anyagában nem alakítottak k i tárgyi csopor­
tokat, hanem az iratok kelte szerint kezdték el rendezni az egészet. Az időrend a kor
történettudományi irányzatának, a pozitivizmusnak megfelelő levéltári rendszernek
látszott, az eseménytörténet tisztázásához nyújtott könnyítést. Ugyanebben a kor­
ban az Országos Levéltárba és a Nemzeti Múzeum levéltárába bekerült családi levél­
tárak anyagát is, az egyes családtagok fondjainak szétszedésével, családonként
egyetlen időrendi sorozatba rendezték át.
Az Országos Levéltárban megkezdődött a múlt század második felében a Mohács
utáni forrásanyagból fontosabbnak látszó iratok kiválogatása és tárgyi „főszakok"
szerinti csoportosítása. így jött létre a „Történelmi emlékek" című gyűjtemény,
nagyrészt a kamarai levéltár anyagából kiválogatott iratokból, s ezen belül a „Bel­
ügy", „Pénzügy" és „Külföld" című iratcsoportok. Amikor az Országos Levéltár
1910 után (a bécsi Staatsarchivval körülbelül egy időben) áttért a proveniencia elvé­
nek alkalmazására, a „Történelmi emlékek"-ből azokat az iratokat, amelyek eredeti
helye a rajtuk látható jelzetekből megállapítható volt, reponálták, és csak azok ma­
radtak és szerepelnek ma is e sikertelen kísérlet emlékét őrző gyűjteményben, ame­
lyeknek eredeti helye és hovatartozása nem volt megállapítható.

2. A proveniencia elve
Á levéltárelmélet fejlődése, a szemlélet változása lassan oda vezetett, hogy kezdték
felismerni a károkat, amelyeket a pertinencia elvének kíméletlen alkalmazása oko­
zott. A levéltári anyag ugyanis nem egyszerűen történeti tényekre vonatkozó adato­
kat tartalmaz, mint azt a pozitivizmus hívei vélték, hanem egyes szerveknek vagy
személyeknek e történeti tényekkel kapcsolatos intézkedéseit. Az egyes iratok éppen
ezért nem szakíthatok k i abból az együttesből, amelyben létrejöttek, különben nem
érthetők meg azok az összefüggések, amelyek tartalmukat befolyásolták. A levéltári
rendező, rendszerező m u n k á n a k tehát nem az egyes iratokat kell alapul vennie, ha-
nem azokat a szerves irategyütteseket, amelyek részeit a közös eredet fűzi egybe,
vagyis a szerves fondokat. A könyvtári anyagnál ilyen kapcsolatok nincsenek, vagy
ha vannak is, a könyvek használata szempontjából nem lényegesek. A könyvtári ol­
vasó a könyv szerzőjének nevéből és a könyv címéből indul ki elsősorban, amikor a
könyvtárba megy, és ezért a szerzői vagy a szakkatalógust keresi. A levéltári anyagot
ezzel szemben a mai t u d o m á n y o s kutatónak a fondképzők, az organikus fondokat
létrehozó személyek, illetőleg szervek oldaláról kell megközelítenie, vagyis először
azt kell kérdeznie: kik foglalkoztak azzal az üggyel, amelyet vizsgálni kívánok, és az­
után azt: milyen információt nyújtanak az üggyel foglalkozó, arra befolyást gyakor­
ló szervek és személyek fondjai a kérdéses ügyről? A levéltári anyagnak ez a megkö­
zelítése az anyag természetének felismerésén alapszik, és a legmegfelelőbb m ó d an­
nak feldolgozására.
Azt a rendezési elvet, amely szerint a levéltárban egy személy vagy szerv iratanya­
gát külön egységként kell megőrizni (a provenire latin igéből képzett szóval), a pro­
veniencia (eredet) elvének nevezzük. A közös eredet tiszteletben tartásának elve nem
tudományos, elméleti alapon, hanem gyakorlati szükségből jött létre. Először a fran­
cia belügyminisztérium egy 1841. évi rendelete mondta k i hivatalosan a „respect des
fonds" elvét, megtiltva ezzel a franciaországi département-ok és községek levéltárai­
nak, hogy az őrizetükre bízott fondokat összekeverjék egymással. E levéltárak a for­
radalom óta felgyülemlett levéltári anyag rendezésével másként nem is tudtak volna
megbirkózni. E rendezési elv általános elterjedése azonban csak azután ment végbe,
hogy elméleti szempontból is alátámasztották.
Az elmélethez a X I X . század tudományos gondolkodásában előtérbe nyomuló
fejlődéseszme adott tápot. A fejlődés gondolata késztette Sickel bécsi professzort ar­
ra, hogy m á r 1869-ben azt hirdesse: a levéltárakban úgy kell az anyagot felállítani,
ahogyan az létrejött a hivatalokban. Sickel ugyanis a középkori okleveles anyag
vizsgálata során az egyes kancelláriák ügyintézésének formáival is foglalkozott. Az
ügyintézés-történeti, hivataltörténeti vizsgálatokat pedig nagyon megkönnyíti, ha
egy-egy hivatal irattermése megmarad a maga eredeti együttesében.
A proveniencia elvét a legélesebben a hollandok fogalmazták meg, egy, a levéltári
anyag rendezésével és leltározásával foglalkozó, 1898-ban megjelent levéltártani
munkában. E munka szerzői, Muller, Feith és Fruin, az irattárakat szerves képződ­
ményeknek tekintették. Szerintük az irattárak organizmusok, és mint az is, aki egy
élő szervezet működésébe beavatkozik, annak létét veszélyezteti, a történetileg létre­
jött iratanyag rendszerén sem szabad változtatni. A hollandok tehát nemcsak azt
hirdették, hogy a proveniencia azonosságán alapuló irategyütteseket együtt kell tar­
tani, hanem azok belső rendjén történő változtatásokat is megengedhetetlennek tar­
tottak. Az általuk hirdetett elvet ezért pontosabban regisztratúra-elvnek nevezhet­
jük. A gyakorlatban ezt az eljárást, hogy t i . a szerves fondokat eredeti rendjükben
meghagyják, korábban is alkalmazták, anélkül, hogy a beavatkozást ebbe a rendbe
elvileg tiltották volna. A hollandok biológiai felfogása, az irattárakra alkalmazva,
nyilvánvalóan helytelen következtetésekre vezetett. Az, hogy egy személy vagy szerv