Penyediaan Laporan Perbelanjaan

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

Kandungan
Peraturan Laporan Laporan Laporan i)

Harian Bulanan Pilihan:berkaitan

Laporan-laporan yang perbelanjaan / bayaran

Kepentingan Laporan

Peraturan
Arahan Perbendaharaan 92 (ii)
Pegawai

Pengawal hendaklah mengemukakan laporan perbelanjaan berkala kepada Perbendaharaan mengikut format dan kekerapan yang ditentukan oleh Perbendaharaan perbelanjaan hendaklah ditandatangan oleh Pegawai Pengawal sendiri atau wakilnya

Laporan

Peraturan
Pekeliling Perbendaharaan Bil 7 Tahun 2008

Pegawai Pengawal dikehendaki memastikan:i) Pengurusan kewangan dikendalikan berdasarkan sistem kawalan dalaman yang kukuh dan mengikut peraturan kewangan yang ditetapkan Pelaksanaan sesuatu program/aktiviti/projek adalah selaras dengan jumlah peruntukan yang telah diluluskan Semua peruntukan yang diluluskan mempunyai jadual pelan tindakan supaya dapat dibelanjakan mengikut perancangan sebelum akhir tahun

ii)

iii)

Peraturan
Pekeliling Perbendaharaan Bil 10 Tahun 2008
Tujuan:-

i)

Menetapkan format penyediaan laporan Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA) yang seragam dan menyeluruh Laporan yang dikehendaki adalah:a) Laporan Pengurusan Bajet/Prestasi Perbelanjaan b) Laporan Kedudukan Bil-Bil Tertunggak BV347/BV349

ii)

Peraturan
Pekeliling Perbendaharaan Bil 10 Tahun 2008 (Samb) iii) Penghantaran laporan pada setiap suku tahun

Laporan

Tarikh Ahir Penghantaran

Ke Perbendaharaan (Peringkat Kementerian) Ke Kementerian (Peringkat PTJ/Jabatan)

Suku Tahun Pertama (31/3) Suku Tahun Kedua (30/6) Suku Tahun Ketiga (30/9) Suku Tahun Keempat (31/12)

15/5 15/8 15/11 15/2

Bergantung arahan Kementerian masing

kepada daripada masing-

Laporan Harian
Laporan harian menunjukkan:

adalah

Buku

Vot,

yang

Jumlah Peruntukan Jumlah Perbelanjaan Jumlah Tanggungan; dan Baki Peruntukan

Laporan Harian BV381

Laporan Laporan

harian amanah/hasil/vot

ini dijana secara harian dan merupakan BUKU VOT BERKOMPUTER bagi PTJ maklumat kewangan terperinci berkenaan dengan urusniaga amanah / hasil / vot mematuhi kehendak AP95 yang mencatat segala perbelanjaan, tanggungan dan perubahan peruntukan

Memberi

Tetap

Laporan Harian BV381

Laporan Harian BV381

Tahun

Kod jab. bayar

Kod PTJ/PK

Tarikh laporan transaksi yang nak dijana

Laporan Harian BV381

MAKLUMAT KEWANGAN URUSNIAGA DI PTJ

Laporan Harian BV381

NOTA PENTING

Laporan BV381 hendaklah diperiksa sekurang-kurangnya sebulan sekali oleh penyelia dengan menurunkan tandatangan ringkas (Rujuk AP95(e))
Laporan BV381 hendaklah dicetak setiap hari (naziran esPKB)

Laporan Harian BV381 NOTA PENTING

Perbelanjaan pukal dan gaji yang dilakukan di Pejabat Perakaunan akan dikemaskini di BV381 secara elektronik Tranksaksi di BV381 akan dikemaskini mengikut Logik Buku Vot (Rujuk Nota F) setelah dokumen diperaku II

Laporan Bulanan
Penyesuaian Laporan

Akaun Vot

Bulanan Mengurus / Pembangunan Pengurusan Bajet / Prestasi Perbelanjaan Bulanan

Laporan

Laporan Bulanan Penyesuaian Akaun Vot (BV500 -BV505)

Laporan Bulanan BV500

Laporan

Penyesuaian Akaun Vot

Memaparkan

perbandingan baki peruntukan (C230, C231, C232) di AO dengan baki buku vot BV381 di PTJ jumlah BV501, BV502, BV503

Memaparkan

Laporan Bulanan BV500

Tahun Kod jab. bayar Kod PTJ/PK

Bulan dan tahun penyesuaian yang nak dijana

Laporan Bulanan BV500

Laporan Bulanan BV500

Laporan Bulanan BV501

Laporan

Baucar-Baucar Yang Belum Di Bayar Oleh Pejabat Pembayar baucar bayaran yang belum dibayar oleh Pejabat Pembayar

Memaparkan

Laporan Bulanan BV501

Tahun Kod jab. bayar

Kod PTJ/PK

Bulan dan tahun penyesuaian yang nak dijana

Laporan Bulanan BV501

Laporan Bulanan BV502

Laporan

Urusniaga Di Akaun Vot Yang Tidak Terdapat Di Laporan Terperinci Perbelanjaan

dokumen kewangan selain baucar bayaran (PP,BJ,WP) yang belum dibayar oleh Pejabat Pembayar

Memaparkan

Laporan Bulanan BV502

Tahun

Kod jab. bayar

Kod PTJ/PK

Bulan dan tahun penyesuaian yang nak dijana

Laporan Bulanan BV502

Laporan Bulanan BV503

Laporan

Urusniaga Di Laporan Terperinci Perbelanjaan Yang Tidak Terdapat Di Akaun Vot

semua dokumen kewangan (BB,PP,BJ,WP) yang telah diambilkira oleh AO tetapi belum diambilkira oleh PTJ

Memaparkan

Laporan Bulanan BV503

Tahun Kod jab. bayar Kod PTJ/PK

Bulan dan tahun penyesuaian yang nak dijana

Laporan Bulanan BV503

Laporan Bulanan BV504

Laporan

Perbezaan Amaun Di BP21 dan Akaun Vot Debit

perbezaan amaun debit (kod urusniaga 16011) di antara Laporan BV381 dan BP21 selepas pemadanan pukal bagi tempoh di parameter.

Memaparkan

Laporan Bulanan BV504

Tahun Bulan dan tahun penyesuaian yang nak dijana

Kod jab. bayar Kod PTJ/PK Kod Agensi Pukal

Laporan Bulanan BV504

Laporan Bulanan BV505

Laporan

Perbezaan Amaun Di BP21 dan Akaun Vot Kredit

Memaparkan

perbezaan amaun kredit (kod urusniaga 16012) di antara Laporan BV381 dan BP21 selepas pemadanan pukal bagi tempoh di parameter

Laporan Bulanan BV505

Tahun

Kod jab. bayar Kod PTJ/PK

Bulan dan tahun penyesuaian yang nak dijana

Kod Agensi Pukal

Laporan Bulanan BV505

Laporan Bulanan BV551M

Laporan

Bulanan Vot Mengurus

Memaparkan

laporan bulanan vot mengurus mengikut objek bagi PTJ yang dipilih di parameter.

Laporan Bulanan BV551M

Kod AO Tahun Kod jab. bayar Kod PTJ/PK

Bulan dan tahun penyesuaian yang nak dijana

Laporan Bulanan BV551M

Laporan Bulanan BV551P

Laporan

Bulanan Vot Pembangunan

Memaparkan

laporan bulanan vot pembangunan mengikut projek dan cara pembiayaan bagi PTJ yang dipilih di parameter

Laporan Bulanan BV551P

Tahun

Kod jab. bayar Kod PTJ/PK

Bulan dan tahun penyesuaian yang nak dijana

Laporan Bulanan BV551P

Laporan Bulanan
Laporan

Pengurusan Bajet / Prestasi Perbelanjaan Bulanan

maklumat vot/amanah/hasil baki terkini

Memaparkan

Laporan Bulanan Prestasi Perbelanjaan

Laporan Bulanan NOTA PENTING

Laporan Bulanan membolehkan pengguna menjana dan memaparkan maklumat berkenaan dengan komponen penyesuaian, pemadanan pukal dan pengurusan (Rujuk Nota G) Proses Penyesuaian Akaun Vot dilakukan secara auto (rujuk nota H).

Laporan Bulanan
NOTA PENTING Jika terdapat transaksi yang memerlukan pemadanan secara manual di Format A1 dan Format A2 pengguna boleh menggunakan modul penyesuaian manual (rujuk Panduan Pengguna PTJ eSPKB AK0112 dan AK0113)

Laporan Bulanan
NOTA PENTING
Laporan Penyesuaian Bulanan (BV500 BV505) perlu dicetak dalam bulan berikutnya Jika tidak PTJ perlu menyedia penyata penyesuaian secara manual kerana selepas tempoh tersebut sistem akan mengemaskini maklumat bagi Penyata Penyesuaian bulan berikutnya

Laporan Bulanan
NOTA PENTING Sekiranya terdapat kesilapan di Laporan Penyesuaian Bulanan (BV500 BV503) yang dicetak dan perlu dipinda:i) angka asal yang hendak dipinda hendaklah digaris dengan satu garisan sahaja (menunjukkan dengan terang apakah angka yang dicatatkan pada asalnya

Laporan Pilihan
Laporan

Pilihan membolehkan pengguna menjana dan memaparkan maklumat berkenaan dengan komponen pengemaskinian status dan pemantauan bil ini akan menyenaraikan segala kronologi, pemindahan individu daripada pelbagai modul di e-SPKB. (Rujuk Nota G)

Laporan

Laporan Pilihan
Laporan

pilihan ini secara umumnya boleh digunakan sebagai kawalan sumber dalam memastikan beberapa maklumat penting dalam setiap pemindahan disalin ke dalam modulmodul yang memerlukannya.

Laporan Pilihan

Lain-lain Laporan-laporan
Laporan

Bil/Invois

Laporan
Laporan Laporan

Liabiliti Belum Selesai Bil/Invois

Kelewatan Bayaran Bil Prestasi Proses Pembayaran Bil

Sempurna

Laporan

Prestasi Proses Pembayaran Bil Belum Sempurna

Laporan
Laporan

Kelewatan Bayaran Bil Pembekal

Kedudukan Bil/Invois AP58(a) Yang belum Selesai

Laporan Pilihan BV340

Laporan

Bil/Invois (AP103)

Memaparkan

senarai invois/bil yang telah didaftarkan bagi tempoh di parameter dijana mengikut objek dan status dokumen

Laporan

Status dokumen e-SPKB

STATUS KETERANGAN

1
2 3 4 6 7 8

Belum Perakuan I
Belum Perakuan II Telah Perakuan II Telah Diterima oleh GFMAS Telah Ditolak oleh GFMAS Dibatalkan Telah Dikemaskini di GFMAS

Laporan Pilihan BV340

Status

8 pada peringkat cek/EFT dijana tidak akan memaparkan no rujukan Cek/ EFT

Status

8 pada peringkat cek dicetak/EFT dihantar ke bank akan memaparkan no rujukan Cek/EFT
Ringkasan Status Dokumen

Memaparkan

Laporan Pilihan BV340

Tahun

Kod jab. bayar Kod PTJ/PK

Tempoh bagi transaksi yang dikehendaki

Laporan Pilihan BV340

SENARAI BIL/INVOIS YANG DIDAFTARKAN

Laporan Pilihan BV340

RINGKASAN STATUS DOKUMEN

Laporan Pilihan BV340

NOTA PENTING

Daftar bil/invois hendaklah diperiksa tidak kurang daripada sekali sebulan oleh Ketua Jabatan atau wakilnya yang diberikuasa dan hendaklah ditandatangan ringkas

Laporan Pilihan BV341

Laporan

Liabiliti Belum Selesai Bil/Invois

Memaparkan

senarai liabiliti belum selesai yang telah dijana di bawah modul Baucar Bayaran bagi tempoh di parameter

Kemaskini

setelah dokumen diperakui I

Laporan Pilihan BV341

Tahun

Kod jab. bayar Kod PTJ/PK

Tempoh bagi transaksi yang dikehendaki

Laporan Pilihan BV341

SENARAI LIABILITI BELUM SELESAI

Laporan Pilihan BV342

Laporan

Kelewatan Bayaran Bil

Memudahkan

pengguna mengesan dan mengenalpasti peringkat kelewatan sesuatu bil ringkasan:dan jumlah bil sempurna

Memaparkan

i)

bilangan dibayar

ii) bilangan dan jumlah bil belum sempurna dibayar yang tempoh pemprosesannya melebihi 14 hari

Laporan Pilihan BV342

Memaparkan

maklumat terperinci sokongan kepada ringkasan

sebagai

Maklumat

terperinci yang dipaparkan adalah:-

i)

tempoh pemprosesan di PTJ/AO tindakan bagi bil sempurna

ii) peringkat dibayar

iii) peringkat tindakan bagi bil belum sempurna dibayar yang melebihi 14 hari.

Laporan Pilihan BV342

Perkiraan

i) ii)

tempoh pemprosesan di PTJ: Tarikh Baucar Diperakui II tolak (-) Tarikh Tarikh Terima Bil; atau Tarikh Laporan Dijana tolak (-) Tarikh Terima Bil
tempoh pemprosesan di AO: Tarikh Cek telah Dicetak/EFT Dihantar ke Bank tolak (-) Tarikh Baucar Diperakui II; atau Tarikh Laporan Dijana tolak (-) Tarikh Baucar Diperakui II

Perkiraan

i)

ii)

Laporan Pilihan BV342

Tahun Pilihan untuk jana laporan

Kod jab. bayar Kod PTJ/PK Tempoh bagi transaksi yang dikehendaki

RINGKASAN BIL/INVOIS SEMPURNA DIBAYAR/BELUM SEMPURNA DIBAYAR

Laporan Pilihan BV342

Laporan Pilihan BV342

MAKLUMAT TERPERINCI KEPADA RINGKASAN

Laporan Pilihan BV342

Tahun Pilihan untuk jana laporan

Kod jab. bayar Kod PTJ/PK Tempoh bagi transaksi yang dikehendaki

RINGKASAN BIL/INVOIS SEMPURNA DIBAYAR/BELUM SEMPURNA DIBAYAR

Laporan Pilihan BV342

Laporan Pilihan BV343

Laporan

Prestasi Proses Pembayaran Bil Sempurna

pengguna memantau maklumat terperinci prestasi proses pembayaran bil-bil sempurna ringkasan bilangan, jumlah serta tempoh pemprosesan bil-bil yang sempurna dibayar

Memudahkan

Memaparkan

Laporan Pilihan BV343

Memaparkan

maklumat terperinci sebagai sokongan kepada ringkasan

Maklumat

terperinci yang dipaparkan adalah bilangan, jumlah serta tempoh pemprosesan bil yang sempurna dibayar.
tempoh pemprosesan adalah:i) Tarikh Cek telah Dicetak/EFT Dihantar ke Bank tolak (-) Tarikh Terima Bil

Perkiraan

Laporan Pilihan BV343

Tahun Pilihan untuk jana laporan

Kod jab. bayar Kod PTJ/PK Tempoh bagi transaksi yang dikehendaki

RINGKASAN DAN MAKLUMAT TERPERINCI BIL/INVOIS SEMPURNA DIBAYAR

Laporan Pilihan BV343

Laporan Pilihan BV343

Tahun
Pilihan untuk jana laporan

Kod jab. bayar Kod PTJ/PK Tempoh bagi transaksi yang dikehendaki

RINGKASAN DAN MAKLUMAT TERPERINCI BIL/INVOIS SEMPURNA DIBAYAR

Laporan Pilihan BV343

Laporan Pilihan BV344

Laporan

Prestasi Proses Pembayaran Bil Belum Sempurna pengguna memantau bil-bil yang belum selesai. ringkasan bilangan dan jumlah bil belum sempurna dibayar di PTJ/AO

Memudahkan

Memaparkan

Laporan Pilihan BV344

Memaparkan

maklumat terperinci sebagai sokongan kepada ringkasan

Maklumat

terperinci yang dipaparkan:i) tempoh pemprosesan di PTJ/AO

ii) peringkat tindakan bagi bil sempurna dibayar iii) peringkat tindakan sempurna dibayar bagi bil belum

Laporan Pilihan BV344

Perkiraan

i)

ii)

tempoh pemprosesan di PTJ: Tarikh Baucar Diperakui II tolak (-) Tarikh Terima Bil; atau Tarikh Laporan Dijana tolak (-) Tarikh Terima Bil tempoh pemprosesan di AO: Tarikh Cek telah Dicetak/EFT Dihantar ke Bank tolak (-) Tarikh Baucar Diperakui II; atau Tarikh Laporan Dijana tolak (-) Tarikh Baucar Diperakui II

Perkiraan

i)

ii)

Laporan Pilihan BV344

Tahun

Kod jab. bayar Kod PTJ/PK Tempoh bagi transaksi yang dikehendaki

RINGKASAN DAN MAKLUMAT TERPERINCI BIL/INVOIS BELUM SEMPURNA DIBAYAR

Laporan Pilihan BV344

Laporan Pilihan BV347

Laporan

Kelewatan Bayaran Bil Pembekal

Memudahkan

pengguna memantau kelewatan bayaran bil-bil pembekal ringkasan bilangan dan jumlah bil

Memaparkan

pembekal :i) sempurna dibayar ii) belum tempoh hari.

sempurna dibayar yang pemprosesannya melebihi 14

Laporan Pilihan BV347

Memaparkan

maklumat terperinci sokongan kepada ringkasan.

sebagai

Maklumat

i) ii) ii)

terperinci yang dipaparkan:tempoh pemprosesan di PTJ/AO

peringkat tindakan bagi yang sempurna dibayar bil pembekal

peringkat tindakan bagi bil pembekal belum sempurna dibayar yang melebihi 14 hari

Laporan Pilihan BV347

Perkiraan

i)

ii)

tempoh pemprosesan di PTJ: Tarikh Baucar Diperakui II tolak (-) Tarikh Terima Bil; atau Tarikh Laporan Dijana tolak (-) Tarikh Terima Bil tempoh pemprosesan di AO: Tarikh Cek telah Dicetak/EFT Dihantar ke Bank tolak (-) Tarikh Baucar Diperakui II; atau Tarikh Laporan Dijana tolak (-) Tarikh Baucar Diperakui II

Perkiraan

i)

ii)

Laporan Pilihan BV347

Tahun

Kod jab. bayar Kod PTJ/PK

Pilihan untuk jana laporan

Tempoh bagi transaksi yang dikehendaki

Laporan Pilihan BV347

RINGKASAN KELEWATAN BAYARAN BIL PEMBEKAL

Laporan Pilihan BV347

MAKLUMAT TERPERINCI KEPADA RINGKASAN

Laporan Pilihan BV347

Tahun semasa Pilihan untuk jana laporan

Kod jab. bayar Kod PTJ/PK

Tempoh bagi transaksi yang dikehendaki

Laporan Pilihan BV3437

RINGKASAN KELEWATAN BAYARAN BIL PEMBEKAL

Laporan Pilihan BV349

Laporan

Kedudukan Bil/Invois AP58(a) Yang Belum Selesai kedudukan bil-bil AP 58(a) yang belum selesai. ringkasan bilangan dan AP58(a) belum sempurna

Memantau

Memaparkan

jumlah bil dibayar .

Laporan Pilihan BV349

Memaparkan

maklumat terperinci sebagai sokongan kepada ringkasan

Maklumat

terperinci yang dipaparkan:i) tempoh pemprosesan di PTJ/AO

ii) peringkat tindakan bagi bil sempurna dibayar iii) peringkat tindakan bagi bil belum sempurna dibayar.

Laporan Pilihan BV349

Perkiraan

i)

ii)

tempoh pemprosesan di PTJ: Tarikh Baucar Diperakui II tolak (-) Tarikh Terima Bil; atau Tarikh Laporan Dijana tolak (-) Tarikh Terima Bil tempoh pemprosesan di PP: Tarikh Cek telah Dicetak/EFT Dihantar ke Bank tolak (-) Tarikh Baucar Diperakui II; atau Tarikh Laporan Dijana tolak (-)Tarikh Baucar Diperakui II

Perkiraan

i)

ii)

Laporan Pilihan BV349

Kod jab. bayar

Tahun Kod PTJ/PK Tempoh bagi transaksi yang dikehendaki

Laporan Pilihan BV349

Laporan Pilihan
NOTA PENTING Laporan Pilihan membolehkan pengguna menjana dan memaparkan maklumat berkenaan dengan komponen pengemaskinian status dan pemantauan bil Laporan ini akan menyenaraikan segala kronologi, pemindahan individu daripada pelbagai modul di e-SPKB ( Rujuk Nota G)

Laporan Pilihan
NOTA PENTING

Laporan pilihan ini secara umumnya boleh digunakan sebagai kawalan sumber dalam memastikan beberapa maklumat penting dalam setiap pemindahan disalin ke dalam modul-modul yang memerlukannya.

Kepentingan Laporan-laporan yang Dikeluarkan

Sebagai alat Pengawal:

pemantauan

bagi

Pegawai

Kawalan peruntukan & perbelanjaan Prestasi PTJ/Pusat Kos

Membantu di dalam penyediaan belanjawan

Sekian Terima Kasih