1

OBJEKTIF
1. Menerapkan kefahaman yang mendalam terhadap konsep, sistem dan peraturan yang terlibat dalam Penyelenggaraan Buku Tunai Kumpulan Wang Sekolah;

2. Menerapkan konsep Penyelenggaraan Buku Tunai dari perspektif kawalan Pengurusan Kewangan; 3. Mengawal Terimaan dan Bayaran mengikut Peraturan Kewangan; 4. Merekod urusniaga dengan sempurna.
2

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

UNDANGUNDANG-UNDANG DAN PEKELILING

1. 2. 3. 4. Akta Tatacara (disemak 1972). Prosedur Kewangan 1957

Arahan Perbendaharaan. Akta Pendidikan 1996 (Peraturan-peraturan Pendidikan Akaun dan Audit 2002. Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah Bahagian Kewangan KPM Edisi 4 2005 dan Ralat Buku Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah KP 1602/900/A-1/SJ6 Jld II /(33) bertarikh 27 September 2007. Pekeliling-Pekeliling Kewangan yang berkuatkuasa.
3

5.

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

BUKU TUNAI
1. Merupakan buku perakaunan utama bagi merekodkan segala urusniaga penerimaan / kutipan dan pembayaran Kumpulan Wang Sekolah. 2. Diselenggarakan dengan sempurna mengikut Pekeliling Perbendaharaan Kewangan yang berkuatkuasa. dan dan

3.Merupakan dokumen asas bagi penyediaan Penyata Akaun Tahunan Kumpulan Wang Sekolah.
Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 4

PENYELENGGARAAN BUKU TUNAI

Setiap kali urusniaga (berlaku penerimaan pembayaran) dan, berlaku dan

Setiap akhir bulan untuk tujuan pengimbangan serta penyediaan Penyata Penyesuaian Bank.
(TPKPKWS 4.5)
Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 5

JENIS BUKU TUNAI

1. BUKU TUNAI INDUK Kumpulan Wang Kerajaan - DKS009 Kumpulan Wang SUWA - DKS010 Kumpulan Wang Asrama - DKS011 (Format tidak boleh dipinda) BUKU TUNAI PANJAR WANG RUNCIT

2.

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

FORMAT BUKU TUNAI

1. Terimaan Sebelah Kiri Tarikh Perihal Nombor Resit Lajur Analisis Jumlah Terimaan Jumlah Masuk Bank Tarikh Masuk Bank Tandatangan ringkas Pengetua / Guru Besar
7

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

FORMAT BUKU TUNAI

2. Bayaran Sebelah Kanan Tarikh Perihal Nombor Baucar Nombor Cek Lajur Analisis Jumlah Bayaran Tandatangan ringkas Pengetua / Guru Besar
Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 8

LAJUR ANALISIS (KWK)

I. BANTUAN PERKAPITA MATA PELAJARAN

Teras Wajib Tambahan /Tambahan Bahasa Asing Elektif Elektif Elektif

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 9

LAJUR ANALISIS (KWK)

2. BANTUAN PERKAPITA BUKAN MATA
PELAJARAN LPBT Bimbingan dan Kaunseling Pusat Sumber Sekolah 3. Pra Sekolah 4. Peperiksaan Kerajaan (MUET) 5. Pendidikan Khas Integrasi 6. Biasiswa 7. Pelbagai
Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 10

LAJUR ANALISIS (KWS)

Kokurikulum Kertas Ujian Sukan Tahunan Sekolah Caj/Sewaan (Kantin, Lain-lain) Sumbangan Pelbagai

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

11

LAJUR ANALISIS (KWA)

LPBT / LPK Bantuan Makanan Makanan Pendaftaran Dobi Pelbagai
Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 12

FORMAT BUKU TUNAI

1.BUKU TUNAI KERAJAAN Terimaan Bayaran 2.BUKU TUNAI SUWA Terimaan Bayaran 3. BUKU TUNAI ASRAMA Terimaan Bayaran 4. PANJAR WANG RUNCIT
Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 13

PENYELENGGARAAN BUKU TUNAI

1. Diselenggara berasingan mengikut: Kumpulan Wang Tahun Kewangan 2. Catatan / Penulisan / Perekodan: Pada hari urusniaga Mengikut susunan urusniaga
(AP 144)
Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 14

PENYELENGGARAAN BUKU TUNAI

3. Catatan Terimaan : Mengikut RESIT (RP01) 4. Catatan Bayaran :Mengikut BAUCAR
Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 15

PENYELENGGARAAN BUKU TUNAI

5. Setiap pindaan ditandatangan ringkas. hendaklah

(Tidak boleh dipadam, tetapi dipotong dengan satu garisan dan catatan yang betul ditulis semula di atas) AP 147

6.

Perlu diimbang tiap-tiap akhir bulan tanpa menunggu Penyata Bank dan ditandatangani oleh Penyedia dan Pengesah
TPKPKWS 4.3.8
16

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

PENYELENGGARAAN BUKU TUNAI

7. Penyata Penyesuaian Bank perlu dibuat sebaik sahaja Penyata Bank diterima dan ditandatangani oleh Penyedia dan Pengesah beserta tarikh.
TPKPKWS 4.6.3 (d)

8. Disimpan di tempat yang selamat (di premis sekolah)

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 17

AGIHAN PCG MP TERAS

(a) 60 % (Sains, 40 % 30 % 30 % Matematik, Bahasa Inggeris) - Sains - Matematik - Bahasa Inggeris

(b) 40 % (Lain-lain Mata Pelajaran Teras) (c) Sivik dan Kewarganegaraan

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 18

AGIHAN PCG MP TERAS

Contoh:Teras : RM5,000.00 60 % (SMBI) 40 % (Lain-lain M/P)

60 % daripada RM5,000.00 = RM3,000.00 40 % Sains = RM1,200.00

RM 3,000

30 % MT 30 % BI

= RM 900.00 = RM 900.00
19

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

AKAUN SUBSIDIARI
Akaun Subsidiari perlu diselenggarakan bagi butiran yang memerlukan keterangan lanjut. Akaun Subsidiari perlu diselenggarakan bagi setiap Kumpulan Wang Kerajaan dan Kumpulan Wang SUWA Akaun Subsidiari Kumpulan Wang Kerajaan Bantuan M/Pelajaran
Teras

Akaun Subsidiari
Sains, Matematik, Bahasa Inggeris Dan Mata Pelajaran Lainlain. Sivik dan Kewarganegaraan
20

Sekolah
Rendah / Menengah

Teras

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

Bantuan MPelajaran
Elektif

Akaun Subsidiari
Sains Tulen Pengajian Islam Sastera Ikhtisas Bahasa Kemanusiaan Teknologi Vokasional Teras Wajib Tambahan LPBT Pusat Sumber Sekolah Bimbingan & Kaunseling

Sekolah
Menengah Sahaja

Teras Wajib Tambahan LPBT Pusat Sumber Bimb.Kaunseling

Pendidikan Khas Integrasi Rendah sahaja

Nota: Bagi sekolah Pendidikan Khas Integrasi tidak perlu pecahan dalam mata pelajaran teras. Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 21

Bantuan Mata Pelajaran Teras Wajib Elektif

Akaun Subsidiari Teras Wajib Elektif

Sekolah Pendidikan Khas Integrasi Menengah Masalah Penglihatan dan Pembelajaran Pendidikan Khas Integrasi Menengah Masalah pendengaran

Teras Teras Wajib Wajib Elektif I Elektif I Elektif II Elektif II Elektif III Elektif III Nota: Bagi sekolah Pendidikan Khas Integrasi tidak perlu pecahan dalam mata pelajaran teras.
22

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

Bantuan Bukan M/pelajaran Pelbagai

Akaun Subsidiari RMT SBT KWAPM RIMUP J-QAF/KEM BESTARI SOLAT Faedah Bank (Lain-lain bantuan kerajaan yang ada tujuan).

Sekolah Semua Sekolah

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

23

AKAUN SUBSIDIARI (KWS)

Bantuan Bukan MP Pelbagai Akaun Subsidiari Kegiatan Agama Islam / Pendidikan Moral Faedah Bank Majalah Kedai Buku Pertaruhan Kantin Pertaruhan Kedai Buku Lain-lain terimaan untuk sesuatu tujuan Sekolah Semua sekolah

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

24

PINDAH PERUNTUKAN
Sekiranya berlaku kekurangan peruntukan bagi satu-satu aktiviti, pindahan peruntukan ( virement ) perlu dibuat. Pindahan boleh dibuat daripada peruntukan lain.
Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 25

PROSES VIREMENT
1. 2. 3. Ia melibatkan dua peruntukan. Bertujuan menampung perbelanjaan yang tidak dapat dielakkan. Bidang Kuasa: Kuasa meluluskan pindah peruntukan antara kumpulan wang peruntukan/butiran dan borang seperti berikut:

BIL 1.

PINDAH PERUNTUKAN KUMPULAN WANG KERAJAAN * Antara kumpulan PCG mata pelajaran

BIDANG KUASA MELULUS Pengurus Sekolah

BORANG Borang PP1

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

26

PROSES VIREMENT
BIL PINDAH PERUNTUKAN Antara kumpulan PCG mata pelajaran ke PCG bukan mata pelajaran. Di antara kumpulan PCG bukan mata pelajaran. 2. Dari kumpulan wang SUWA ke kumpulan Wang Kerajaan BIDANG KUASA MELULUS Ketua PTJ BORANG Borang PP2 Borang PP2 Borang PP3

Ketua PTJ

Ketua PTJ

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

27

PROSES VIREMENT
BIL 3. PINDAH PERUNTUKAN Diantara peruntukan dalam kumpulan wang SUWA Diantara peruntukan dalam Kumpulan Wang Asrama Dari kumpulan wang SUWA ke kumpulan Wang Asrama BIDANG KUASA MELULUS Ketua PTJ BORANG Borang PP3 Borang PP3 Borang PP3

4.

Ketua PTJ

5.

Ketua PTJ
28

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

PROSES VIREMENT
Buku Tunai dikemaskini. Baki butiran mencukupi bagi membiayai perbelanjaan sehingga hujung tahun. Permohonan hanya bagi menampung perbelanjaan yang tidak dapat dielakkan dan tidak ada apa-apa lagi pendapatan tambahan yang dijangka diperoleh bagi tahun dan butiran berkenaan. Sebarang pindahan peruntukan yang telah dipindah keluar tidak dibenarkan dipindah masuk semula atau sebaliknya dalam tahun kewangan semasa. Guna Borang Pindah Peruntukan yang berkaitan.
Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 29

PENYELENGGARAAN BUKU TUNAI KUMPULAN WANG SUWA

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 30

LATIH AMAL
Soalan Buku Tunai Terimaan KWS Buku Tunai Bayaran KWS Subsidiari Penyata Bank Penyata Penyesuaian Bank Jaw. Terimaan Buku Tunai KWS Jaw. Bayaran Buku Tunai KWS Jaw. Penyata Penyesuaian Bank
Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 31

IMBANGAN BUKU TUNAI

Bandingkan dua bahagian antara TERIMAAN dengan BAYARAN yang mana lebih banyak urus niaga berlaku. Gariskan satu garisan lurus di bahagian yang lebih urusniaga hingga ke bahagian yang kurang urusniaga.

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

32

IMBANGAN BUKU TUNAI

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 33

IMBANGAN BUKU TUNAI

Di ruang TERIMAAN ada 3 barisan: Jumlah Terimaan

Jumlah Besar

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

34

IMBANGAN BUKU TUNAI

Di ruang BAYARAN ada 3 barisan: Jumlah Bayaran Baki akhir Jumlah Besar

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

35

IMBANGAN BUKU TUNAI

Ruangan TERIMAAN atau BAYARAN yang kurang urus niaga, digaris lurus dari lajur awal hingga ke lajur akhir; dan Garis melintang di lajur jumlah setiap kali Buku Tunai ditutup dan diimbang. Amaun defisit hendaklah ditulis dalam kurungan. Sekiranya catatan dalam buku tunai memerlukan lebih daripada satu muka surat, jumlahkan semua terimaan dan bayaran dalam muka surat itu dan pindahkan ke muka surat yang berikutnya.
Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 36

AKAUN BANK
Akaun Bank mesti dibuka di bank tempatan yang diluluskan oleh Pejabat Perakaunan TPKPKWS 4.5.1 dan surat SPP Bil. 10 Tahun 1983 Permohonan dihantar ke Jabatan Akauntan Negara Cawangan Negeri masing-masing melalui Pengarah Jabatan Pelajaran Negeri. Dokumen yang perlu disediakan dalam permohonan pembukaan akaun bank. Borang Kuasa Tetap (AK 52) Isi 5 salinan Kad Contoh Tandatangan

(Isi 5

kad setiap satu akaun.Dapatkan kad dari bank)

37

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

38

PENYATA PENYESUAIAN BANK

1. Penyata Penyesuaian Bank ialah penyata yang disediakan oleh pihak sekolah bagi menyesuaikan baki di Buku Tunai dengan baki di Penyata Bank

2. Penyata Penyesuaian Bank hendaklah disediakan secara berasingan dan difailkan dengan sempurna. 3. Penyata ini perlu disediakan dalam tempoh tujuh (7) hari dari tarikh Penyata Bank diterima.
Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 39

SEBAB PERBEZAAN
Kemasukan wang yang belum diambilkira oleh bank Pengeluaran cek di Buku Tunai Kesilapan pihak bank Cek-cek yang belum ditunaikan Cek tak laku Wang dimasukkan terus ke bank Faedah bank Caj bank dan caj perkhidmatan
Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 40

yang

tidak

direkod

SURCAJ
Kesalahan Yang Boleh Dihukum Denda (Surcaj) (Seksyen 18 Akta Prosedur Kewangan 1972) dan A.P. 327 Gagal mengutip dan menguruskan dipertanggungjawabkan; 1957 Disemak kutipan yang

Membuat bayaran tidak mengikut peraturan; Terlibat dan sabit dengan sesuatu kehilangan atau kerosakan harta-harta kerajaan; Gagal menyimpan akaun dan rekod-rekod yang perlu dengan sempurna dan teratur; Gagal membuat bayaran / menangguhkan bayaran
Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 41

CARTA ALIRAN PENYELENGGARAAN BUKU TUNAI MULA

Dapatkan Buku Tunai
Rekod baki awal di Bahagian terimaan bagi semua butiran di ruangan-ruangan analisis yang berkaitan dengan berpandukan baki akhir bulan lepas (sekiranya ada). Lengkapkan juga ruangan tarikh, perihal dan jumlah.

Rekod urusniaga urusniaga harian mengikut susunan tarikh.

Rujuk kepada resit dan rekodkan butiranbutiran berikut: Tarikh: Perihal: No.Resit Amaun mengikut ruangan analisis yang berkenaan Jumlah Terimaan: Tandatangan:

Terimaan

Bayaran

Rujuk baucar dan cek, rekodkan butiran-butiran berikut; Tarikh: Perihal: No. Baucar: No. Cek: Amaun mengikut ruangan analisis yang berkenaan: Jumlah Bayaran: Tandatangan:

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

42

A
Tutup dan imbangkan Buku Tunai pada akhir bulan

Terima Penyata Bank dari bank berkenaan Penyata Penyesuaian Bank Mesti disediakan bagi memastikan Perbezaan antara Penyata Bank dan Buku Tunai.

Failkan Penyata Bank mengikut Kumpulan Wang.

Kemukakan Buku Tunai kepada Pengetua /Guru Besar untuk pengesahan.

TAMAT
Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 43

CARTA ALIRAN BUKU TUNAI DAN PATS

Terimaan Buka Akaun Bayaran

Resit

Buku Tunai Tutup dan Imbang Buku Tunai

Baucer Akaun Subsidiari PATSKOM

Penyata Bank

Penyata Penyesuaian Bank

PATS
Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 44

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

45