UMA DEVI A/P NAGIAH J37911 DCE 4955B PRAKTIKUM

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA PUSAT PENDIDIKAN LUAR

1.0 PENGENALAN Latihan industri merupakan sebahagian daripada kursus wajib yang perlu diambil oleh semua pelajar Universiti Putra Malaysia pada tahun terakhir pengajian. Setiap pelajar diwajibkan menjalani latihan industri selama tempoh yang ditetapkan oleh pihak universiti. Saya juga telah menjalani latihan industri selama 2 minggu di Jabatan Kastam Diraja Malaysia Selangor, Bahagian Khidmat Pengurusan dan Sumber Manusia (KPSM). Sepanjang tempoh latihan industri, saya telah membuat pemerhatian tentang aktiviti akitiviti KPSM yang dijalankan oleh jabatan dengan menjalankan sesi temuduga, menganalisis dokumen-dokumen KPSM dan saya juga telah diberi penerangan dan tunjuk ajar yang cukup jelas sebagai pengetahuan am dan seterusnya mempelajari corak pengurusan di bahagian KPSM. Di akhir latihan industri ini, saya telah mempelajari cara-cara pemajuan staf, hubungan antara staf, proses pendidikan yang berterusan, pengurusan program latihan, penilaian prestasi, kaunseling, kepimpinan, pemajuan individu dan perancangan kerjaya serta pengurusan perubahan organisasi.

UMA DEVI A/P NAGIAH J37911 DCE 4955B PRAKTIKUM

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA PUSAT PENDIDIKAN LUAR

1.1 LATAR BELAKANG ORGANISASI

Nama Organisasi Lokasi Organisasi Alamat

: : :

Jabatan Kastam Diraja Malaysia Selangor () Terletak di Pelabuhan Barat, Pulau Indah, Selangor Wisma Kastam Selangor No 1, Jalan Perigi Nenas 7/1, KS II Taman Perindustrian Pulau Indah 42907 Pelabuhan Klang Selangor Darul Ehsan

Laman Web

http://www.kastamselangor.gov.my

UMA DEVI A/P NAGIAH J37911 DCE 4955B PRAKTIKUM

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA PUSAT PENDIDIKAN LUAR

1.1.1 Sejarah Penubuhan Organisasi

Ibu pejabat Kastam Diraja Malaysia Selangor pada awalnya terletak di Jalan Kelab, Pelabuhan Klang, Selatan. Bangunan ini menempatkan Cawangan Eksport, Merin, Pentadbiran, Kewangan dan Perjawatan. Bangunan NTS Realty Sdn Bhd telah disewa bagi menampung kekurangan ruang pejabat. Disini Cawangan Pencegahan dan Cawangan Tuntutan ditempatkan. Kompleks Wisma Kontena Pelabuhan Utara telah disewa dengan Lembaga Pelabuhan Klang untuk menempatkan Cawangan Import dan Eksport yang mengendalikan urusan pengimportan dan pengeksportan barang-barang dagangan. Bangunan Sultan Salahuddin Abdul Aziz Shah, Shah Alam (SUK) pula disewa daripada SUK, Negeri Selangor untuk menempatkan Bahagian Cukai Dalaman yang terdiri daripada Cawangan Cukai Jualan, Cawangan Eksais/Petroleum, Cawangan Cukai Perkhidmatan dan Cawangan Industri.

Rancangan pembinaan WISMA KASTAM, SELANGOR dibuat sejak awal tahun 1980an di bawah Rancangan Malaysia Kelima (RM5) dengan kos perbelanjaan sebanyak RM13.1 juta terletak di atas sebuah kawasan seluas 12 ekar di Lot 18, Bandar Sultan Suleiman di Selat Klang Utara, Pelabuhan Klang, Selangor. Projek pembinaan telah dirancang pada tahun 1984 dan kerjakerja menimbus dan membersihkan kawasan telah dijalankan sejak tahun 1988. Pada tahun 1990 kerja pembinaan dimulakan. Kos pembinaan telah meningkat kepada RM24 juta dan bangunan ini akhirnya siap dibina pada tahun 1992. Bangunan WISMA KASTAM siap diduduki sepenuhnya pada bulan Januari 1993.

UMA DEVI A/P NAGIAH J37911 DCE 4955B PRAKTIKUM

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA PUSAT PENDIDIKAN LUAR

Cadangan pembinaan Kompleks Ibu Pejabat Kastam Diraja Malaysia, Selangor telah dicetuskan oleh Ketua Pengarah Kastam Malaysia berikutan daripada cadangan asal untuk membina sebuah pejabat berasingan bagi cawangan Pelabuhan Barat. Peringkat awal, lokasi pembinaan dicadangkan di sekitar Telok Gong, Klang. Tetapi setelah mengambil kira beberapa faktor tapak cadangan dipinda dan pembinaan diputuskan dibuat di Pelabuhan Barat.

Kompleks baru yang akan dibina bakal menjadi pusat operasi utama Kastam Selangor, selain menempatkan pejabat untuk cawangan Pelabuhan Barat. Untuk itu, sebahagian operasi di Wisma Kastam di Pelabuhan Utara akan dipindahkan ke kompleks ini manakala sebahagian lagi kekal di tempat lama.

Pembinaan kompleks bernilai RM49.5 juta ini melibatkan bangunan pejabat setinggi 9 tingkat dan dilengkapi dengan pelbagai keistimewaan, antaranya ialah : Rekabentuk bercirikan bentuk wang kertas dan syiling. Ini melambangkan fungsi Kastam sebagai pemungut hasil utama negara. Kawasan pejabat yang selesa, lengkap dengan peralatan canggih dan moden. Penyediaan kemudahan bersukan merangkumi sebuah padang bola sepak, gelanggang tenis, sepak takraw dan sebuah kolam renang bertaraf antarabangsa. Dewan serbaguna dibina boleh memuatkan seramai 500 orang dalam sesuatu majlis. Sebuah auditorium yang boleh memuatkan seramai 250 orang dan ruang meletak kereta.

Tanggal 29 Julai 2003, Upacara Pecah Tanah Kompleks Kastam Diraja Malaysia Selangor telah disempurnakan oleh Y.B. Dato' Dr. Haji Shafie bin Haji Mohd. Salleh, Timbalan Menteri Kewangan 1.

UMA DEVI A/P NAGIAH J37911 DCE 4955B PRAKTIKUM

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA PUSAT PENDIDIKAN LUAR

1.1.2 VISI ORGANISASI

Menjadikan perkhidmatan Kastam Malaysia Bertaraf Dunia Pada Tahun 2015.

1.1.3 MISI ORGANISASI

Memacu Pertumbuhan Ekonomi, Memelihara Keselamatan Negara Dan Kesejahteraan Rakyat Melalu Perkhidmatan Pungutan Hasil, Fasilitasi Perdagangan Dan Perindustrian Serta Memastikan Pematuhan Undang-Undang Secara Cekap Dan Berkesan.

1.1.4 ETIKA

Amanah Berkhidmat Ikhlas Dedikasi (ABID) Bertugas dengan Iltizam, Proaktif dan Inovatif Bertugas dengan Cepat, Tepat, Adil dan Berkualiti Memberi layanan yang mesra Mengutamakan pelanggan

1.1.5 OBJEKTIF

Untuk memungut cukat tidak langsung dengan tepat, cekap dan berkesan sesuai dengan perkembangan dasar dan strategi percukaian tidak langsung negara. Untuk membantu melaksanakan dasar pembangunan perindustrian dan aktiviti perdagangan negara dengan cekap dan berkesan dari segi mempermudahkan urusan perdagangan dan perindustrian.

UMA DEVI A/P NAGIAH J37911 DCE 4955B PRAKTIKUM

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA PUSAT PENDIDIKAN LUAR

Untuk meningkatkan lagi aktiviti mengesan dan mencegah kegiatan penyelewangan hasil, penyeludupan, barang-barang berduti import/eksport dan barang-barang yang

bertentangan dengan kepentingan negara dari segi keselamatan dan perlindungan sosial. Untuk menguruskan dan membangunkan sumber-sumber dalam jabatan iaitu tenaga manusia, kewangan, peralatan yang lengkap dan cekap dan berkesan serta kemudahan perundangan dan prosedur yang terlus. Untuk Merealisasikan "HUB-CENTER" melalui Teknologi Maklumat Negara. Membantu Wawasan Negara menjadikan Negara Maju Tahun 2020.

1.1.6 BILANGAN KAKITANGAN DALAM ORGANISASI ADALAH SERAMAI: 1287 orang (Jadual 1)

Jadual 1.0 Bilangan Anggota JKDMS

Bil 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17

Pangkat Pengarah Kastam Negeri Timbalan Pengarah Kastam Negeri Penolong Kanan Pengarah Kastam I Penolong Kanan Pengarah Kastam II Penolong Kanan Pengarah Kastam II Penolong Pengarah Kastam Penolong Pengarah Kastam Penguasa Kastam Pegawai Sistem Maklumat Penolong Penguasa Kastam Penolong Penguasa Kastam Penolong Pegawai Sistem Maklumat Penolong Pegawai Tadbir Penolong Penguasa Kastam Penolong Pegawai Tadbir Pegawai Kastam Tinggi Pegawai Kastam Kanan
6

Gred Jusa C W54 W52 W48 W48(KUP) W44 W44(KUP) W41 F41 W36 W32 F29 N28 W27 N27 W26 W22

Jumlah 1 5 10 27 14 34 17 109 1 2 14 2 1 21 6 43 121

UMA DEVI A/P NAGIAH J37911 DCE 4955B PRAKTIKUM

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA PUSAT PENDIDIKAN LUAR

18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31

Pegawai Kastam Kanan Pembantu Tadbir Kanan Pegawai Kastam Pembantu Tadbir Pembantu Tadbir Rendah (Jurutaip) Pembantu Am Rendah Pembantu Am Rendah Pembantu Am Rendah Pemandu Kenderaan Bermotor Pemandu Kenderaan Bermotor Pemandu Kenderaan Bermotor Pemandu Kenderaan Bermotor Jaga Jurumudi

W22(KUP) N22 W17 N17 N11 N4 N4(KUP) N1 R6 R6(KUP) R3 R4 R1 A1

138 8 611 49 3 2 11 5 2 2 11 1 1 1

Pengarah Kastam Negeri Selangor: Dato' Azis B. Yacob

Ketua Bahagian Pengurusan Sumber Manusia: Tuan Isnan Bin Kaslar

Ketua Bahagian Kastam: Tuan Mohd Khushairi B Mohd Khalid

Ketua Bahagian Perkhidmatan Teknik: Tuan Sarip B. Ismail

Ketua Bahagian Pematuhan: Tuan Zazuli B. Johan

Ketua Bahagian Penguatkuasaan: Tuan Abdullah Bin Wahabi

Ketua Bahagian Cukai Dalaman: Tuan Zaini Bin Md. Desa

1.2 CARTA ORGANISASI

7

UMA DEVI A/P NAGIAH J37911 DCE 4955B PRAKTIKUM

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA PUSAT PENDIDIKAN LUAR

2.0 BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN DAN SUMBER MANUSIA (KPSM)

UMA DEVI A/P NAGIAH J37911 DCE 4955B PRAKTIKUM

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA PUSAT PENDIDIKAN LUAR

Pengurusan telah memberi penekanan kepada pengurusan modal insan yang sistematik dan proaktif bagi melahirkan warga yang memiliki tahap fizikal, mental dan spiritual yang cemerlang serta peka kepada semua perkara berasaskan perasaan kasih kepada tanggungjawab. Bahagian ini terdiri daripada kakitangan dari Gred 48 hingga Gred 17 (Rajah 1.0). Jumlah pegawai di bahagian ini adalah seramai 116 orang, 9% daripada keseluruhan staf di organisasi JKDMS. Bahagian ini terdapat beberapa cawangan. Setiap cawangan diketuai oleh seorang Penolong Kanan Pengarah Kastam/ Penolong Pengarah Kastam/ Penguasa Kastam. Saya telah menjalani latihan industri di Cawangan Personal & Tatatertib dan Cawangan Latihan.

Cawangan Pentadbiran Am Cawangan Perhubungan Awam Negeri Cawangan Personal & Tatatertib Cawangan Latihan Cawangan Kewangan/ Perolehan Cawangan Teknologi Maklumat Unit Kawalan Ejen

Rajah 1.0 Carta Organisasi Bahagian Sumber Manusia JKDMS

UMA DEVI A/P NAGIAH J37911 DCE 4955B PRAKTIKUM

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA PUSAT PENDIDIKAN LUAR

W48 W41 N27 N22

W17 W17

W17 W17 W17

N17 N17 N17 N17

N17 N17 N17 N17

Hasil daripada pemerhatian dan temubual dengan pegawai di Bahagian Sumber Manusia saya mendapati fokus utama pengurusan sumber manusia adalah:

a. Menyemarakkan semangat jati diri; b. Meningkatkan tahap integriti; c. Memantapkan akauntabiliti; d. Memantapkan peranan penyelia; e. Memperkukuhkan delivery system kepada pelanggan dan masyarakat; f. Penerokaan sistem teknologi maklumat baru; g. Menyediakan barisan pegawai pelapis;

10

UMA DEVI A/P NAGIAH J37911 DCE 4955B PRAKTIKUM

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA PUSAT PENDIDIKAN LUAR

h. Mengeratkan perhubungan antara Pihak Pengurusan dan Pekerja; dan i. Meningkatkan hubungan antara warga jabatan dan masyarakat.

Pelbagai perancangan sumber manusia telah dibuat bagi mencapai objektif-objektif berikut:

i.

Mewujudkan warga kastam jabatan yang berintergriti tinggi dan mempunyai semangat jati diri yang teguh serta menjadi role model untuk diikuti oleh warga lain;

ii.

Melahirkan warga jabatan yang berwibawa, berpengetahuan luas serta bersikap positif dalam menjalankan tugas;

iii.

Membangunkan warga jabatan melalui program-program latihan dan sebagainya bagi menjadikan warga jabatan sebagai modal insan yang dinamik dan berpotensi untuk memberi sumbangan yang cemerlang kepada jabatan;

iv.

Pembangunan fizikal, sistem, dan prosidur adalah selari dengan pembangunan modal insan;

v.

Menyediakan aspek-aspek fizikal meliputi kemudahan dan persekitaran kerja yang berkualiti.

vi.

Melahirkan pegawai sebagai agen transformasi yang menjadi pakar dalam semua bidang perkastaman dan menjadi sumber rujukan

vii.

Memberi pengiktirafan ke atas kecemerlangan dari segi pengetahuan, kemahiran dan kebolehan warga jabatan.

Beberapa pelan telah dijalankan bagi membangun dan mengurus warga . Antaranya:

i.

Membuat penempatan pegawai-pegawai berdasarkan kepada kompentasi dan kesesuaian pegawai serta memenuhi kepentingan .
11

UMA DEVI A/P NAGIAH J37911 DCE 4955B PRAKTIKUM

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA PUSAT PENDIDIKAN LUAR

ii.

Mengenalpasti pegawai-pegawai berkaliber dan berpotensi di bawah program pembangunan kerjaya seperti Gold Collar Worker (PKE). (Rajah 1.0)

iii.

Tahap kompentasi/pembangunan sumber manusia pegawai berdasarkan pendekatan pendidikan formal minima yang diterima, pengalaman kerja, penilaian prestasi dan Interpersonal Relationship.

iv. v.

Pelaksanaan program latihan In House Training dan On The Job Training. Menggalakkan aktiviti sukarelawan kea rah memupuk semangat berpasukan. Rajah 2.0. Pelan Pembangunan Kerjaya JKDMS

Pengiktirafan dan Penghargaan

Kenaikan Pangkat Pembangunan Kerjaya

Pekerja Kolar Emas

Budaya Ilmu

Penempatan/ Penugasan

Pengurusan JKDM Selangor telah melaksanakan strategi pembangunan sumber manusia dengan matlamat untuk membangunkan dan mengurus sumber manusia yang berintergriti, professional, berdisiplin dan mesra seperti berikut:

12

UMA DEVI A/P NAGIAH J37911 DCE 4955B PRAKTIKUM

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA PUSAT PENDIDIKAN LUAR

Menetapkan standard prestasi kakitangan melalui Sasaran Kerja Tahunan dan penetapan Petunjuk Prestasi Utama (KPI) setiap proses kerja.

Penempatan pegawai di Bahagian/Cawangan adalah mengikut pendekatan the right person at the right time and at the right place selaras dengan Perintah Tetap Perjawatan Bil. 42.

Mengurus tatakelakuan personal melalui pendekatan pencegahan, tindakan tatatertib yang tegas dan program pemulihan yang berkesan.

Mengenalpasti keperluan Training Needs Identification kepada semua warga Jabatan. Melaksanakan program latihan dan pembangunan personal secara sistematik, terancang dan bersepadu. o Latihan In house Training dan On The Job Training o AKMAL (Akademi Kastam Malaysia) dan pusat latihan luar seperti INTAN

Menggalakkan penglibatan kakitangan dalam penentuan matlamat organisasi dalam proses penyelesaian masalah produktiviti melalui pelaksanaan program bertujuan menggalakkan semangat Espirit de Corp.

Memotivasikan kakitangan melalui penerapan nilai-nilai murni dan positif kearah menghasilkan perkhidmatan yang berkualiti sejajar dengan objektif JKDMS.

Menyediakan suasana pejabat yang kondusif, berkualiti, selamat yang akan dapat mewujudkan kepuasan bekerja.

Lembaga Tatatertib Peringkat Negeri dilantik untuk memantau disiplin dan perilaku/kualiti warga serta membuat pengesyoran kepada kaunseling jabatan bagi kes-

13

UMA DEVI A/P NAGIAH J37911 DCE 4955B PRAKTIKUM

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA PUSAT PENDIDIKAN LUAR

kes pelanggaran perilaku yang serius dan wajar dikenakan tindakan. Beberapa strategi telah dijalankan bagi mengurangkan masalah tatatertib dan disiplin seperti di Jadual 2.0.

Jadual 2.0 Strategi dan Tindakan bagi Mengurangkan Masalah Disiplin Strategi Prosedur dan Sistem Kerja
14

Hebahan

Kesesuaian Tempat Kerja

Penglibatan Pekerja

Pengiktirafan

Tindakan Menyediakan prosedur kerja Fail meja Buku panduan pengguna Round Table Discussion Audit Naziran Pemeriksaan Mengejut Pemeriksaan Wang Saku Saman Q Checklist Standard Kualiti Saman Perilaku Checklist Perilaku Slogan (Sepakat Ke Arah Kecemerlangan, Bersih, Nampak Bersih Dan Berbau Bersih) Siaraya Bahan Cetakan Ceramah Taklimat Penempatan berdasarkan kompentasi Kemudahan di tempat kerja Kitaran tempat bertugas Kelengkapan dan peralatan mencukupi. Kelab/Persatuan/NGO Mesyuarat Majlis Bersama Jabatan Pertandingan/Sukan Peti Maklumbalas KMK Pertandingan Pejabat Anugerah Inovasi Pegawai Tiru Macam Saya Pegawai Khidmat Cemerlang Pencalonan Anugerah Pingat Sambutan Hari Lahir/ Persaraan

UMA DEVI A/P NAGIAH J37911 DCE 4955B PRAKTIKUM

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA PUSAT PENDIDIKAN LUAR

Pegawai Pemungut Hasil Terbanyak Tokoh Intergriti Latihan Kemahiran Latihan Pembangunan Diri Peluang Pembelajaran Lawatan Arahan Dasar Perhimpunan Setia Dan Mesra Sambutan Hari Kastam Sedunia Konsep Turun Padang Hari Keluarga Jabatan Kenderaan Jabatan Kediaman Yang Selesa

2.1 PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA JKDMS

Pembangunan Sumber Manusia JKDMS adalah untuk melahirkan warga JKDMS yang berwibawa, berpengetahuan, berketrampilan dan mempunyai sikap yang sentiasa positif dalam menjalankan tugas-tugas utama serta sentiasa dapat menyesuaikan diri dengan perubahan global di samping menyediakan sistem penyampaian perkhidmatan yang sentiasa dapat menepati kehendak pelanggan. Program pembangunan sumber manusia ini juga meliputi pembentukan warga JKDMS yang mempunyai minda kelas pertama ke arah menghasilkan pegawai-pegawai pelapis melalui konsep Pegawai Kolar Emas. Saya telah membuat beberapa pemerhatian dari segi pemajuan staf, hubungan antara staf/ ketua, kepimpinan, pengurusan perubahan, latihan dan pembangunan, kaunseling, perancangan kerjaya serta penilaian prestasi.

2.1.1 KEPIMPINAN

15

UMA DEVI A/P NAGIAH J37911 DCE 4955B PRAKTIKUM

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA PUSAT PENDIDIKAN LUAR

Sebagai agensi pemungut cukai, JKDMS dipimpin oleh seorang Pengarah Kastam Negeri dan dibantu oleh 5 orang Timbalan Pengarah Kastam Negeri. Pucuk pimpinan JKDMS bertanggungjawab dalam merancang dan menggubal dasar-dasar pelaksanaan organisasi serta memastikan system penyampaian perkhidmatan Kastam diiktiraf, dihormati dan bertaraf dunia selaras dengan visi dan misi JKDM. Saya telah menjalankan temubual dengan Tuan Muhamad Riduan bin Abdullah yang merupakan Penguasa Kastam di Cawangan Personal & Tatatertib. Beliau merupakan urusetia pengurusan dan dasar-dasar organisasi.

Hasil daripada temubual beliau, gaya kepimpinan pihak pengurusan atasan JKDMS adalah bercorak demokratik. Pihak pengurusan atasan menggalakkan penglibatan dan penyertaan staf dalam melaksanakan program-program kualiti di peringkat jabatan. Penglibatan secara langsung oleh pihak pengurusan atasan merupakan pemangkin, pendorong dan juga pemberi semangat kepada semua lapaisan warga JKDMS untuk sama-sama berusaha mewujudkan dan mengekalkan persekitaran kerja yang baik, cemerlang dan berkualiti.

Pihak pengurusan bukan sahaja sebagai penjana dasar-dasar untuk diterap dan diamalkan tetapi juga turut berperanan secara aktif dalam melaksanakan program dan projek. Selain itu, pihak pengurusan juga bijak membuat perancangan bagi memandu JKDMS dalam menangani perubahan-perubahan terhadap kehendak dan tuntutan stakeholder serta pelanggan. Segala perancangan yang dibuat setelah membuat analisis persekitaran dengan mengambil kira segara perubahan yang berlaku dan kesannya. Analisis juga mengambil kira cabaran-cabaran semasa dan mendatang melalui kaedah SWOT iaitu Kekuatan (Strength), Kelemahan (Weaknesses), Peluang (Opportunities) dan Ancaman (Threats) seperti berikut di Jadual 3.0.

16

UMA DEVI A/P NAGIAH J37911 DCE 4955B PRAKTIKUM

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA PUSAT PENDIDIKAN LUAR

Jadual 3.0 Model Analisis SWOT JKDMS KEKUATAN Visi dan Misi yang jelas Kakitangan 1287 orang Sistem Maklumat Kastam dan EDI Kedudukan lokasi JKDMS Peralatan dan infrastruktur Tempat kerja dan kediaman yang selesa Pelaksanaan WTO dan AFTA Pusat Latihan -AKMAL KELEMAHAN Latihan terhad Pertindihan prosedur Ketidakpuasan hati warga Kewangan yang terhad Pelanggan kurang faham mengenai proses kerja Sistem pengurusan kurang mantap PELUANG Latihan dengan agensi luar Pelabuhan Klang sebagai transhipment center Pelaksanaan Wawasan 2020 Kemudahan Pelabuhan Kemudahan Teknologi Maklumat Dasar-dasar kerajaan Kedudukan JKDMS di dalam negeri yang termaju di Malaysia ANCAMAN

Pelbagai teori telah diaplikasi dalam memimpin organisasi. Antaranya, teori Likert. Pengurusan atasan menggunakan teori pengurusan sistem 3 dengan menubuhkan matlamat-matlamat dan arahan-arahan am setelah berunding dan berbincang terdahulu dengan para pekerja bawahan. Pekerja bawahan juga boleh mengambil keputusan sendiri tentang cara mengendalikan tugastugas mereka, hal ini kerana hanya keputusan am dan yang menyeluruh sahaja diambil oleh para pengurus di peringkat- peringkat pengurusan atasan. Lebih banyak ganjaran digunakan daripada hukuman untuk mendorong staf, dan pekerja diberi kebebasan untuk membincangkan hal-hal

17

UMA DEVI A/P NAGIAH J37911 DCE 4955B PRAKTIKUM

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA PUSAT PENDIDIKAN LUAR

kerja dengan pengurus-pengurus mereka yang lebih menaruh kepercayaan tentang kebolehan mereka untuk melakukan tugas masing-masing.

Beberapa teori atau pendekatan digunakan bagi mempengaruhi tingkah laku pekerja. Motivasi adalah proses psikologi yang merancang, memberi arah dan mengekalkan tingkahlaku pekerja ke arah pencapaian matlamat. Menurut teori ini, keperluan timbul mengikut susunan hierarki. Keperluan yang penting untuk hidup (keperluan asas seperti gaji dan keperluan keselamatan seperti rancangan setelah bersara, kesatuan sekerja) perlu dipenuhi sebelum keperluan lain (keperluan sosial seperti bekerjasama dalam kumpulan kerja dan psikologi seperti penghargaan dan penghormatan.

Buktinya, setiap pekerja yang menunjukkan prestasi yang cemerlang akan memperoleh kenaikan gaji setiap tahun. Selain itu wujud Kesatuan Sekerja Kastam bagi mempertahankan hak-hak pegawai kastam dan menyelesaikan masalah-masalah yang dihadapi oleh pekerja bawahan atau ketidakpuasan hati terhadap persekitaran kerja. Saya juga telah melakukan satu soal selidik dan mendapati kebanyakan pekerja berpuashati dengan gaji yang diterima dan keadaan persekitaran ruang kerja.

Di samping itu, pengurusan atasan juga mengaplikasikan Teori Herzberg dalam mengurus organisasi. Mengikut teori ini, manusia mempunyai dua set teori keperluan, iaitu keperluan untuk hidup dan keperluan untuk perkembangan diri. Dalam situasi kerja, faktor hygiene (polisi organisasi, amalan penyeliaan, keadaan tempat kerja, gaji dan upah) boleh mengelakkan ketidakpuasan kerja. Faktor motivasi (penghargaan, pencapaian, tanggungjawab,

perkembangan diri, peningkatan kemahiran) boleh menentukan kepuasan kerja. JKDMS

18

UMA DEVI A/P NAGIAH J37911 DCE 4955B PRAKTIKUM

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA PUSAT PENDIDIKAN LUAR

memberi penghargaan dan pengiktirafan kepada kakitangan yang telah menunjukkan prestasi cemerlang dalam menyumbang ke arah peningkatan kualiti jabatan. Pengiktirafan diberi mengikut kategori pengiktirafan umum dan pengiktirafan khusus adalah seperti di Jadual 4.0. dan Jadual 5.0.

Jadual 4: Pengiktirafan Umum BIL 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. PENGIKTIRAFAN Anugerah Perkhidmatan Cemerlang Kenaikan Pangkat Anjakan Gaji Kursus jangka pendek (Luar Negara) Anugerah Bintang & Pingat Anugerah Pegawai Contoh Hadiah PRP 2009 102 30 3 8 2010 100 33 3 2 8 GANJARAN RM1000 beserta sijil

Pergerakan gaji secara melintang

Jadual 5.0: Pengiktirafan Khusus BIL 1 2. 3. PENGIKTIRAFAN Anugerah KMK Anugerah Pegawai Contoh Berkualiti Anugerah Integriti KDRM sempena Hari Kastam Sedunia 2009 5 4 1 2010 3 4 1 GANJARAN Sijil Penghargaan & Wang Tunai Sijil Penghargaan & Badge Sijil Penghargaan

2.1.2 KOMUNIKASI

19

UMA DEVI A/P NAGIAH J37911 DCE 4955B PRAKTIKUM

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA PUSAT PENDIDIKAN LUAR

Komunikasi merupakan satu proses di mana seseorang berusaha untuk menyalurkan pendapat, pemikiran, emosi dan pengharapan terhadap orang lain. Menurut Tuan Muhamad Riduan Bin Abdullah, JKDMS mengamalkan tiga bentuk komunikasi:

Komunikasi ke bawah

Komunikasi daripada pegawai atasan kepada orang bawahan. Komunikasi ini merupakan dimensi saluran formal.

i. ii. iii. iv. v.

Arahan tugas Rasional tugas Prosedur dan amalan Maklumbalas pencapaian Penerapan nilai

Komunikasi menegak

Mesej yang mengalir dari pegawai atau orang bawahan kepada orang atasan. Ianya bertujuan untuk mendapatkan maklum balas, mengemukakan soalan dan membuat cadangan.

i. ii. iii.

Maklumbalas mengenai misi, objektif dan pencapaian Mengutarakan pandangan dan cadangan Menyuarakan permintaan
20

UMA DEVI A/P NAGIAH J37911 DCE 4955B PRAKTIKUM

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA PUSAT PENDIDIKAN LUAR

iv.

Peningkatan penglibatan pengikut.

Komunikasi mendatar

Pertukaran mesej yang sama rata dalam kalangan orang yang sama peringkat autoritinya. Antara cirinya ialah

i. ii. iii. iv.

Penyelarasan tugas Penyelesaian masalah Perkongsian maklumat Penyelesaian konflik

JKDM Selangor menggalakkan penglibatan semua peringkat warga dalam usaha meningkatkan kualiti perkhidmatannya. Oleh itu, pelbagai saluran komunikasi diwujudkan bagi

mempermudahkan saluaran maklumbalas dan cadangan oleh warga. ( Jadual 6 dan 7)

Jadual 6: Saluran Komunikasi Warga JKDMS SISTEM CADANGAN Sistem Cadangan MEDIA KOMUNIKASI Surat rasmi/memo Fax/e-mail/telefon Borang aduan /peti cadangan Mesyuarat Hari Keluarga Pegawai Pemilik Standard Talian terus PKN, TPKN Kumpulan Meningkat Mutu Kerja NGO Jabatan ( PERKASA, KESATUAN, BAKISKA, PEWAKAS) Audit Dalaman
21

Mekanisme maklumbalas

UMA DEVI A/P NAGIAH J37911 DCE 4955B PRAKTIKUM

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA PUSAT PENDIDIKAN LUAR

Mesyuarat Bersama Jabatan Taklimat/ Dialog

Jadual 7: Saluran Pengurusan JKDMS SISTEM Sistem Cadangan MEDIA PENGURUSAN Perhimpunan Setia & Mesra Siaraya E-mail Papan Notis Surat dasar / edaran Mesyuarat Bersama Pegawai/ NGO Mesyuarat bahagian/ cawangan

Mekanisme maklumbalas

2.1.3 KAUNSELING

JKDMS telah mengaktifkan Program Rakan Pembimbing Perkhidmatan Awam di jabatan bagi melahirkan modal insan yang mempunyai jati diri yang tinggi. Empat aplikasi utama telah digariskan iaitu Aplikasi Psikologi dalam Penilaian Personal, Aplikasi Psikologi dalam Pembangunan Personal, Aplikasi Penyelidikan Psikologi dan Aplikasi Psikologi dalam Intervensi. Aplikasi Psikologi dalam Intervensi telah dibangunkan bagi meningkatkan kecemerlangan diri pegawai termasuk membantu pegawai bermasalah dan berprestasi rendah. Di JKDMS, terdapat enam pegawai yang telah dilatih bagi membantu pegawai yang berdepan dengan masalah seharian. Antara fungsi AKRAB adalah untuk:

i.

Mengenalpasti pegawai yang memerlukan bantuan dengan melihat kepada indikator kehadiran maklumat pelantikan dan Laporan Penilaian Prestasi Tahunan (LNPT).
22

UMA DEVI A/P NAGIAH J37911 DCE 4955B PRAKTIKUM

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA PUSAT PENDIDIKAN LUAR

ii.

Merancang dan melaksana program serta aktiviti bimbingan kepada pegawai yang dikenal pasti sesuai.

iii.

Menyelaras pelaksanaan aktiviti secara individu dan kelompok di agensi masingmasing.

iv.

Menjadi perantara dalam pelaksanaan perkhidmatan psikologi di agensi dengan Bahagian Perkhidmatan Psikologi, Jabatan Perkhidmatan Awam.

v.

Membantu keberkesanan program dan aktiviti membimbing yang dijalankan di agensi.

Bilik Rakan Pembimbing telah diwujudkan dalam usaha untuk memberi bimbingan dan motivasi kepada pegawai-pegawai yang memerlukan.

2.1.4 LATIHAN DAN PEMBANGUNAN

a. Analisis Keperluan Latihan (Training Needs Analysis) JKDMS berpegang kepada prinsip sumber manusia sebagai aset utama organisasi yang mesti dititikberatkan. Penempatan smber manusia di JKDMS dari peringkat sokongan ke peringkat profesionl dibuat berdasarkan merit, kepakaran dan latihan yang diperolehi, ditempatkan di bahagian/ cawangan lain yang bersesuaian mengikut kaedah pusingan dalam tempoh masa tertentu. Dalam usaha untuk mengenalpasti program latihan yang bersesuian dengan keperluan Jabatan, JKDMS telah mengadakan satu analisis keperluan latihan melalui maklum balas yang diterima daripada borang soal selidik keperluan latihan dari setiap cawangan dan dibincangkan oleh
23

UMA DEVI A/P NAGIAH J37911 DCE 4955B PRAKTIKUM

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA PUSAT PENDIDIKAN LUAR

Jawatankuasa Latihan Negeri. Di samping itu, cadangan-cadangan pegawai berhubung dengan keperluan latihan dalam Borang Penilaian Prestasi juga diambil kira. Jawatan kuasa Latihan Negeri akan mengenal pasti kursus yang sesuai samada ianya akan dilakukan in house training atau dimajukan ke AKMAL untuk tindakan peringkat jabatan. b. Pelan Pembangunan Kompentensi Jawatankuasa Latihan Negeri merangka program latihan yang bersesuaian mengikut tahap kompetensi yang diperlukan bagi setiap kategori jawatan di mana pegawai-pegawai Kastam di bahagi kepada tiga zon mengikut tempoh berkhidmat sepeti di Jadual 8.

Jadual 8: Pelan Pembangunan Kompetensi JKDMS ZON Hijau TEMPOH PERKHIDMATAN JENIS LATIHAN DAN KURSUS PEGAWAI Pegawai yang baru berkhidmat Kursus Induksi dan Asas kurang dari satu tahun. Kursus Induksi dan Asas kurang dari satu tahun. Pegawai yang berkhidmat satu Kursus Teknikal Kastam ( asas atau lanjutan) hingga lima tahun seperti Kursus Perjenisan/ Penilaian/ Pemeriksaan Akaun dan lain-lain Pegawai yang berkhidmat lebih Kursus Kemajuan Kerjaya seperti Kursus dari lima tahun Penyeliaan Berkesan dan Kursus Pembangunan Eksekutif yang ditawarkan kepada pegawai-pegawai baru atau berpotensi untuk dinaikkan pangkat. c. Program-Program Dilaksanakan.
24

Biru

Merah

Peningkatan

Kompetensi

dan

Latihan

Yang

UMA DEVI A/P NAGIAH J37911 DCE 4955B PRAKTIKUM

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA PUSAT PENDIDIKAN LUAR

Program-program latihan untuk meningkatkan kompetensi dikendalikan oleh Cawangan Latihan Negeri. Program Latihan di JKDMS terbahagi kepada latihan dalaman dan luaran. Latihan Dalaman. Latihan dalaman berkonsepkan in house dan On Job Training yang mana ianya dikelolakan oleh cawangan Latihan Negeri dengan kerjasama Bahagian/Cawangan. Program In house dan On Job Training ini bertujuan untuk meningkatkan tugasan harian

perkastaman. Hasil kajian didapati, sepanjang tahun 2010, sebanyak 189 kursus/taklimat/seminar telah dianjurkan dengan bilangan peserta sebanyak 9859 orang. Jumlah kursus KSA pula sebanyak 186 kursus dengan 3714 orang peserta.

Latihan Luaran Latihan luaran merangkumi program latihan yang dianjurkan oleh Akademi Kastam Diraja Malaysia dan juga anjuran lain-lain agensi kerajaan mahupun swasta. (Jadual 9.)

Jadual 9: Statistik Latihan Luaran Anggota JKDMS

25

UMA DEVI A/P NAGIAH J37911 DCE 4955B PRAKTIKUM

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA PUSAT PENDIDIKAN LUAR

TEMPAT Akmal Melaka Akmal Langkawi Akmal Sabah Akmal Sarawak Kursus di Ibu Pejabat Kursus di Intan Kursus di Institusi Lain

JUMLAH PESERTA 401 69 9 3 408 2 392

JUMLAH KURSUS 78 12 7 2 79 2 49

d. Program Latihan Semula Program latihan semula dibuat oleh JKDMS apabila pegawai yang bertugas di sesuatu bahagian bertukar ke bahagian yang lain. Ini amat penting terutamanya apabila pengenalan sesuatu tugas-tugas baru yang memerlukan pengetahuan dan kemahiran tertentu. Latihan semuala ini dijalankan secara berterusan dari semasa ke semasa melalui in house training, KSA dan On The House Training.( Jadual 10)

Jadual 10: Program Latihan Semula JKDMS KATEGORI Kemahiran KURSUS Pengurusan fail Pengendalian mesyuarat Perkhidmatan pelanggan berkualiti Perkhidmatan telefon berkualiti Asas kawad Pengurusan stor/ pelupusan Pengendalian peralatan / senjata Pengendalian kapal / bot Penjenisan dagangan Penilaian harga Forensik Pendakwaan, risikan dan siasatan Kemahiran bahasa Inggeris Latihan menembak

26

UMA DEVI A/P NAGIAH J37911 DCE 4955B PRAKTIKUM

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA PUSAT PENDIDIKAN LUAR

Pembangunan Diri

Protokol dan Etikat Motivasi dan Kaunseling Jati Diri Kepimpinan dalam pengurusan Kursus Pengurusan Kewangan Kursus Pengurusan Bengkel KMK Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja MS ISO 9000 Inovasi e- learning e- ksa

Pengurusan Kewangan

Kualiti

ICT

e. Mekanisme Menilai Keberkesanan Program Peningkatan Kompetensi Bagi latihan dalaman/ luaran, penilaian keberkesanan program dibuat melalui borang penilaian kursus/program selepas tamat kursus dan borang penilaian reaksi selepas tiga bulan tamat kursus Pengukuran prestasi pegawai dibuat melalui penilaian prestasi tahunan Penilaian keberkesanan latihan melalui semakan pencapaian output: i. Kuantiti Penyemakan jumlah output dalam SMK, prestasi pencapaian sasaran dan output tahunan bahagian/cawangan. ii. Kualiti semakan pencapaian piagam pelanggan semakan kadar kesilapan
27

UMA DEVI A/P NAGIAH J37911 DCE 4955B PRAKTIKUM

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA PUSAT PENDIDIKAN LUAR

maklumbalas dari pelanggan o secara lisan o surat/borang maklum balas pelanggan o media massa

f. Program-program yang dilaksanakan secara sistematik 1. Pencalonan Peserta Cawangan Latihan akan mengeluarkan surat kepada setiap

bahagian/cawangan pada setiap bulan mengikut perancangan program latihan yang telah dirancang pada awal tahun yang telah diluluskan oleh Pengarah Kastam Negeri Selangor. 2. Urusetia setiap bahagian/cawangan akan mengemukakan pencalonan peserta kepada Cawangan Latihan pada setiap bulan mengikut kursus yang telah ditetapkan. Urusetia Sebelum Mengenal pasti penceramah Menyediakan dan menghantar surat panggilan kepada peserta Memastikan kehadiran penceramah yang dilantik Tempahan makanan untuk jamuan mengikut bilangan peserta Menyediakan presentation/backdrop untuk sesi Taklimat Menyediakan nota/hand-out bagi taklimat/kursus mengikut bilangan peserta yang akan hadir

28

UMA DEVI A/P NAGIAH J37911 DCE 4955B PRAKTIKUM

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA PUSAT PENDIDIKAN LUAR

Memastikan terdapat pegawai yang dilantik untuk menguruskan kerjakerja pendaftaran dan pengacara majlis.

Menyediakan buku aturcara. Menyediakan minuman (mineral water) untuk penceramah. Memastikan alatan teknikal (Laptop,Projector) dalam keadaan tersedia sebelum ketibaan penceramah.

Menyediakan cenderahati untuk penceramah dan peserta (jika perlu) Menyediakan borang soal selidik penilaian kursus/penilaian peserta kursus.

Makluman melalui siar raya sehari sebelum kursus dan pada hari kursus

Semasa Bersedia untuk sebarang masalah peralatan yang mungkin akan timbul. Mengedarkan borang soal selidik penilaian kursus/penilaian peserta kursus. Mematikan kesemua peserta membuat pendaftaran Memastikan makanan disediakan jam sebelum tamat sesi

kursus/taklimat. Menyerahkan borang tuntutan elaun saguhati kepada penceramah Selepas Memastikan segala peralatan dikemas dan disimpan semula. Mengumpul dan memasukkan serta mengemaskini maklumat penilaian kursus/penilaian peserta kursus.

29

UMA DEVI A/P NAGIAH J37911 DCE 4955B PRAKTIKUM

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA PUSAT PENDIDIKAN LUAR

Menyediakan laporan kehadiran bagi setiap aktiviti. Mengumpul nota/slide daripada penceramah dalam bentuk softcopy atau hardcopy.

Menyediakan sijil untuk peserta sekiranya perlu.

g. Skop Liputan Program Bagi tujuan mengenalpasti kumpulan sasaran pegawai yang akan dipanggil

berkursus, perbincangan akan dilakukan di dalam Mesyuarat Jawatankuasa Latihan Negeri Selangor pada awal tahun bersama Ketua-Ketua

Bahagian/Cawangan dan unit serta pegawai-pegawai penyelia. Hasil daripada perbincangan Cawangan Latihan akan membuat tindakan susulan untuk menghantar tawaran kursus yang akan dianjurkan kepada setiap

bahagian/cawangan dan Ketua Bahagian akan menentukan dan mengemukakan senarai nama kumpulan pegawai-pegawai yang berkaitan dan bersesuaian untuk berkursus. Kursus-kursus yang dirancang meliputi Bahagian Perkastaman, Penguatkuasaan, Cukai Dalam Negeri, Perkhidmatan Teknik, Pematuhan dan Bahagian Khidmat Pengurusan dan Sumber Manusia.

2.1.5 PENGURUSAN PERUBAHAN

30

UMA DEVI A/P NAGIAH J37911 DCE 4955B PRAKTIKUM

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA PUSAT PENDIDIKAN LUAR

HRMIS Aplikasi HRMIS di JKDMS dilaksanakan pada Oktober 2008 dengan dimulakan dengan taklimat serta bengkel untuk pegawai-pegawai yang terlibat. Peratusan maklumat sumber manusia dikemaskini dalam HRMIS (Human Resource Management Information System) ialah 20% bermula Oktober hingga 31 Disember 2008. Sehingga Jun 2010, peratusan HRMIS telah mencapai 100% bagi Modul Perkhidmatan, Profail Peribadi dan Cuti. Atas arahan Ibu Pejabat KRDM, perisytiharan harta, pengisytiharan SKT/LNPT dan pengemaskinian data peribadi dilaksanakan 100%. Pegawai-pegawai yang gagal berbuat demikian dikenakan pelbagai tindakan. Antaranya:

1. Tidak boleh dipertimbangkan kenaikan pangkat 2. Tiada kenaikan gaji 3. Tiada gaji/tuntutan perjalanan/cuti rehat 4. Tiada kemudahan kesihatan untuk tanggungan (eGL) 5. Proses pencen pegawai akan terganggu 6. Tidak boleh ke luar negara 7. Gagal untuk menghubungi waris sekiranya terdapat kes-kes kecemasan

Program 5S

Pengurusan persekitaran tempat kerja yang lebih seragam dan sistematik berdasarkan amalan 5S merupakan satu pendekatan untuk menghasilkan persekitaran tempat kerja yang kondusif bagi meningkatkan kualiti penyampaian perkhidmatan kepada pelanggan. Amalan 5S merujuk kepada singkatan perkataan iaitu Sisih, Susun, Sapu, Seragam dan
31

UMA DEVI A/P NAGIAH J37911 DCE 4955B PRAKTIKUM

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA PUSAT PENDIDIKAN LUAR

Sentiasa Amal. Antara faedah pelaksanaan pengurusan persekitaran tempat kerja yang cekap dan berkesan adalah seperti berikut:

1. Peningkatan produktiviti 2. Peningkatan tahap pengurusan penyelenggaraan 3. Peningkatan perkhidmatan kepada pelanggan 4. Suasana persekitaran tempat kerja yang bersih, kemas dan ceria. 5. Penjimatan kos 6. Peningkatan kreativiti dan Inovasi 7. Peningkatan semangat kerja berpasukan

JKDMS telah mewujudkan satu jawatankuasa Pelaksanaan 5S yang diketuai oleh Tn. Aziz Md. Nor ( Penolong Kanan Pengarah Kastam I). Satu pelan tindakan Amalan 5S meliputi Gotong Royong, Ceramah Kesedaran dan Aktiviti 5S disediakan. Pihak pengurusan akan menyediakan peralatan dan bahan yang diperlukan untuk aktiviti gotong royong. ( Contoh: Penyapu, plastik sampah, papan tanda dan lain-lain). Di JKDMS, setiap hari Jumaat merupakan hari 5S. Semua pegawai dan kakitangan melaksanakan gotong-royong secara berkala. Audit secara berkala ditubuhkan dengan pelan tindakan Audit Dalaman dan Audit Luar. Setelah JKDMS bersedia untuk mendapat pengiktirafan/persijilan, MAMPU akan datang untuk membuat penilaian.

32

UMA DEVI A/P NAGIAH J37911 DCE 4955B PRAKTIKUM

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA PUSAT PENDIDIKAN LUAR

2.1.6 PEMBANGUNAN KERJAYA

Bagi membolehkan JKDMS mempunyai pegawai-pegawai yang berkaliber serta memastikan kesinambungan kepimpinan yang cemerlang selaras dengan matlamat Ibu Pejabat JKDM Putrajaya, strategi-strategi berikut dilaksanakan:

Menggalakkan pegawai-pegawai untuk menduduki peperiksaan seperti KPSL dan lulus supaya layak untuk pertimbangan kenaikan pangkat.

Pegawai-pegawai terutamanya Kumpulan Sokongan digalakkan untuk melanjutkan pelajaran secara sepenuh masa ataupun separuh masa manakala untuk Kumpulan Pengurusan & Profesional digalakkan untuk menyambung pengajian ke peringkat Sarjana (Master) atau Doktor Falsafah (PhD).

Pegawai juga digalakkan untuk menghadiri kursus dan aktiviti luar yang boleh memberi manfaat kepada mereka terutamanya dari segi pengetahuan dan kemahiran. Untuk tujuan ini, kemudahan Cuti Tanpa Rekod (CTR) akan diberikan sekiranya kursus atau aktiviti yang dihadiri tersebut melayakkan pegawai untuk menggunakan kemudahan CTR.

33

UMA DEVI A/P NAGIAH J37911 DCE 4955B PRAKTIKUM

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA PUSAT PENDIDIKAN LUAR

3.0 PENGALAMAN PEMBELAJARAN Sepanjang 2 minggu di Bahagian Pengurusan Sumber Manusia JKDMS, saya telah mempelajari gaya-gaya pemimpin yang cemerlang. Pihak pengurusan atasan menunjukkan kepimpinan yang berkaliber. Mereka mengamalkan kepimpinan yang bersifat demokratik yang amat disenangi oleh pegawai-pegawai bawahan. Pucuk pemimpin juga menunjukkan sikap yang mesra dan sentiasa sudi mendengar masalah pegawai dan menghulurkan bantuan yang sewajarnya. Pihak pengurusan telah mengaplikasikan teori- teori seperti teori Path Goal Theory dan Contigency theory. Seorang pemimpin dikira berjaya apabila mempengaruhi pekerja bawahan dengan corak kepimpinannya. Saya telah membuat satu kajian mengenai kepuasan pekerja bawahan di bahagian pengurusan. Rata-rata amat menyenangi dengan corak pentadbiran pemimpinnya dan kemesraan yang ditunjuk oleh pihak atasan. Selain itu, kecekapan dan kemahiran pihak pengurusan membuat keputusan amat penting dalam meneraju sesuatu tugas/dasar/perubahan oragnisasi. Pandangan atau cadangan yang diberikan oleh pegawai atasan lebih mudah diterima oleh pegawai bawahan apabila mereka mempunyai pengetahuan yang luas, karisma yang tinggi dan bersikaf positif. Komunikasi dua hala yang diamalkan di JKDMS membantu dalam menyalurkan maklumat dan pandangan ke setiap peringkat pentadbiran. Pengenalan sistem HRMIS di JKDMS memudahkan penyimpanan data dan pengemaskinian data. Namun begitu, terdapat pelbagai kekangan yang dihadapi oleh kakitangan di JKDMS. Hal ini kerana keadaan talian HRMIS yang amat sibuk dan kekurangan fasiliti ICT di semua bahagian memaksa semua kakitangan bertumpu di bilik e-learning yang hanya mampu menampung seramai 30 orang. Saya mengucapkan syabas kepada pegawai-pegawai yang
34

UMA DEVI A/P NAGIAH J37911 DCE 4955B PRAKTIKUM

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA PUSAT PENDIDIKAN LUAR

bertugas di unit HRMIS yang tidak jemu mengajar kakitangan yang masih kurang arif mengemaskini data-data di dalam sistem HRMIS. Di samping itu, Model Penilaian Kirkpatrick iaitu perubahan tahap reaksi, pembelajaran, perlakuan dan keberhasilan digunakan bagi menilai program latihan yang dijalankan di JKDMS. Model ini telah memperkenalkan keperluan kepada keprofesionalan latihan untuk memahami proses penilaian latihan yang berbentuk sistematik. (Shelton & Alliger, 1993). Ianya melengkapi sistem yang terus terang (straightforward system) atau dalam bahasa yang mudah, model ini digunakan berkaitan dengan outcome latihan dan jenis informasi yang membolehkan ianya melengkapi untuk menilai terhadap keluasan mana mana program latihan bagi pencapaian matlamat. Berdasarkan kepada Model Penilaian Kirkpatrick (1998), pada asasnya keempat empat tahap adalah penting untuk memberikan informasi yang bernilai. Meskipun tahap 1, dimana ianya kelihatan seolah olah menggambarkan tahap kepuasan peserta sahaja, tetapi ia sebenarnya membantu jurulatih (trainer) untuk menentukan bagaimana keberkesanan program latihan dan bagaimana ianya boleh di pertingkatkan. Giber et al. (2000) telah menyelidiki program pembangunan kepimpinan mendapati 93% diukur melalui reaksi, 33% pembelajaran, 86% perlakuan, dan 73% hasil, dan menegaskan bahawa the success of leadership development program should be observed in how participants use their education and respond to it. Borang penilaian reaksi diberi pada akhir sesi kursus/latihan untuk tujuan mengumpul segala maklumat mengenai demografi responden, persepsi responden terhadap kepuasan dan perubahan pengetahuan yang diperolehi hasil daripada kursus yang dihadiri.

35

UMA DEVI A/P NAGIAH J37911 DCE 4955B PRAKTIKUM

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA PUSAT PENDIDIKAN LUAR

Bukan itu sahaja, penilaian prestasi adalah salah satu aktiviti terpenting dalam amalan pengurusan sumber manusia. Impak dari sistem penilaian prestasi adalah sangat signifikan kepada pekerja kerana kaitan langsung terhadap kadar upah atau gaji yang akan diterima oleh pekerja. Pegawai-pegawai yang dikategorikan berprestasi rendah dan bermasalah ialah pegawai yang tidak produktif, ponteng, tidak bersungguh dan kurang berusaha dalam menjalankan tugas. Pemantauan warga organisasi yang berprestasi rendah dibuat berdasarkan Perintah Tetap Perjawatan 48. Penyelia bertanggungjawab memantau prestasi serta tingkahlaku anggotaanggota di bawah kawal selianya. Pegawai-pegawai yang berprestasi rendah dipangggil untuk mengenal pasti masalah yang dihadapinya. Bagi membantu pegawai tidak terlibat dalam masalah mental atau fizikal pemantauan dibuat secara berterusan. Sekiranya, tiada peningkatan dalam memperbaiki prestasi atau masalahnya maka amaran secara lisan diberikan kepada anggota berkenaan. Amaran lisan ini bertujuan memberi peluang kepada angggota tersebut untuk memperbaiki permasalahan yang dihadapi. Program peningkatan prestasi (kaunseling) diadakan untuk membimbing anggotaanggota yang bermasalah. Keberkesanan program ini diukur melalui laporan maklum balas/laporan prestasi daripada Ketua Bahagian /Cawangan mengenai prestasi pegawai yang telah dihantar mengikuti kaunseling.

Anggota

pegawai yang layak untuk dipertimbangkan bagi Anugerah Perkhidmatan

Cemerlang (APC) akan dipilih oleh Panel Pembangunan Sumber. Pemilihan anggota yang layak untuk dipertimbangkan adalah berpandukan kepada markah yang diperolehi dalam penilaian markah prestasi tahunan iaitu perlu mendapatkan markah 85 peratus dan lebih. Selain itu,

36

UMA DEVI A/P NAGIAH J37911 DCE 4955B PRAKTIKUM

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA PUSAT PENDIDIKAN LUAR

sumbangan anggota berkenaan kepada organisasi perkhidmatan awam, komuniti, daerah, negeri, negara dan peringkat antarabangsa juga akan diambilkira dalam penilaian.

Pengurusan perubahan didefinisikan sebagai salah satu cabang kemahiran dalam amalan sains pengurusan. Walaupun dikategorikan sebagai salah satu cabang kemahiran, namun ianya sebenarnya lebih mencabar dari proses pengurusan yang biasa kerana telah terdapat satu budaya atau rutin amalan pengurusan yang sedia ada sebelum ini. Matlamat dan cabaran awal sebagai pengurus kepada pengurusan perubahan adalah lebih kepada memperbetulkan sistem pengurusan, budaya dan suasana kerja sedia ada. Ini kerana, apabila sistem pengurusan, budaya dan suasana kerja menjadi lebih baik maka sudah tentu kerja menjadi lebih cekap dan hasil yang dilahirkan lebih baik.

Menurut Carnall (1991) perkara yang pasti akan berlaku untuk setiap organisasi adalah perubahan. Perubahan adalah satu keperluan dan setiap organisasi pasti akan menghadapinya, mahu atau tidak mahu. Perubahan adalah agenda khas dalam pengurusan di alaf baru. Pengenalan amalan 5S dalam organisasi membantu menjadikan persekitaran tempat kerja selesa, bersih, dan kemas. Melalui amalan 5S, kita dapat membina disiplin dan etika kerja yang baik dalam kalangan warga kerja yang akan menghasilkan prestasi kerja yang lebih baik, kerja berkualiti, memupuk semangat berpasukan dan tolong-menolong yang tinggi.

Pengiktirafan dan penghargaan yang diberikan kepada kakitangan yang menunjukkan prestasi yang cemerlang menggalakkan motivasi diri dalam kalangan kakitangan JKDMS. McClelland (1978) dalam Abdul Rahman (1997), mengatakan bahawa motivasi individu akan meningkat jika, pertama, dia dimotivasikan. Kedua, memahami unsur-unsur motivasi. Ketiga,
37

UMA DEVI A/P NAGIAH J37911 DCE 4955B PRAKTIKUM

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA PUSAT PENDIDIKAN LUAR

melibatkan diri secara aktif dalam usaha itu. Hal ini dengan sendirinya menjelaskan proses motivasi itu bertindak secara dua hala, dan kedua-dua pihak pula mestilah saling memberi dan menerima. Di samping itu, JKDMS juga menggalakkan pendidikan dewasa dalam kalangan anggota JKDMS. Teori Andragogi oleh Kowles adalah suatu percubaan untuk mengembangkan satu teori yang khas tentang pembelajaran orang dewasa. Knowles menegaskan orang dewasa adalah terarah diri dan dijangka bertanggungjawab atas keputusannya. JKDMS memberi peluang dan menyediakan ruang kepada anggota-anggota yang ingin melanjutkan pelajaran ke peringkat lebih tinggi dengan memberi Cuti Tanpa Rekod, Cuti Tanpa Gaji dan Cuti Separuh Gaji.

38

UMA DEVI A/P NAGIAH J37911 DCE 4955B PRAKTIKUM

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA PUSAT PENDIDIKAN LUAR

4.0 KESIMPULAN Pengurusan adalah satu bidang yang luas, merangkumi bidang-bidang sains sosial seperti sosiologi, antropologi, sains politik, ekonomi, dan juga psikologi. Kemahiran di dalam pengurusan bukan sahaja diperolehi melalui bacaan dan kefahaman tentang konsep dan prinsipprinsip yang telah dikemukakan di dalam buku-buku teks. Malahan. kemahiran ini dapat diperolehi melalui pengalaman yang dialami oleh pihak pengurusan semasa menjalankan tugas. Peranan pengurus bukan sahaja tertumpu kepada aspek pengawasan dan pengawalan kakitangan, bahkan ia juga merangkumi tugas yang tidak tercatat di dalam gambaran tugasnya seperti peranan sebagai penyampai maklumat atau sebagai pendorong kakitangan atau sebagai seorang pemimpin atau tokoh. Secara amnya, pengurusan sumber manusia meliputi bantuan kepada para pekerja di dalam organisasi daripada segi gaji, ganjaran, perhubungan dengan kesatuan pekerja dan penilaian prestasi. Pembangunan sumber manusia pula meliputi aspek-aspek latihan, pendidikan dan pembangunan diri pekerja. Ketiga-tiga komponen ini adalah aktiviti pembelajaran sistematik bagi pekerja meningkatkan kemahiran, pengetahuan dan sikap (KSA) dalam merealisasikan matlamat memajukan diri dan menghasilkan pekerja-pekerja yang berpengetahuan. Kebanyakan pengurusan organisasi besar mula mengurus organisasi mereka dengan berpandukan idea knowledge management. Aktiviti-aktiviti pembelajaran sistematik yang dikemukakan dalam sumber manusia adalah merujuk pada pembelajaran dewasa dengan tujuan membawa perubahan pada pengetahuan, sikap, kemahiran dan tingkah laku.

39

UMA DEVI A/P NAGIAH J37911 DCE 4955B PRAKTIKUM

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA PUSAT PENDIDIKAN LUAR

5.0 BIBILIOGRAFI

Asmawati Desa (2002). Psikologi Untuk Golongan Profesional. Universiti Kebangsaan Malaysia: McGraw-Hill (Malaysia) Sdn. Bhd. Shabuddin Hashim 2003 Psikologi Pembelajaran dan Personaliti Bentong: PTS Publication. Tajul Ariffin Nordin & Nor Aini Dan 2002. Pendidikan dan Pembangunan, Selangor : AsSyabab Media. Zanden, James W. Vander. (2000). Human Development . USA: The Mc. Graw- Hill Companies. Inc.
Antaya, J. (2005). Employee retention: 15 cost-effective steps to keep your best talent from leaving. Detroiter, 96(5), 42. Berlinger-Gustafson, C. (2004). Building professional learning communities. Retrieved March 19, 2007, from http://www.teachinflorida.com/teachertoolkit/PLC.htm.

Kirkpatrick, D. (1996), Great ideas revisited: revisiting Kirkpatricks four-level model, Training and Development, Vol. 50 No. 1, pp. 54-7. Kirkpatrick, D.L. (2000), Evaluating training programs: the four levels, in Piskurich, G.M., Beckschi, P and Hall, B. (Eds), The ASTD Handbook of Training Design and Delivery, McGraw-Hill, New York, NY, pp. 133-46. Klein, H.J., Noe, R.A. and Wang, C.W. (2006), Motivation to learn and course outcomes: the impact of delivery mode, learning goal orientation, and perceived barriers and enablers, Personnel Psychology, Vol. 59 No. 3, pp. 665-702.

40

UMA DEVI A/P NAGIAH J37911 DCE 4955B PRAKTIKUM

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA PUSAT PENDIDIKAN LUAR

Kontoghiorghes, C. (2004), Reconceptualising the learning transfer conceptual framework: empirical validation of a new systemic model, International Journal of Training and Development, Vol. 8 No. 3, pp. 210-20. Lim, D.H. and Morris, M.L. (2006), Influence of trainee characteristics, instructional s atisfaction, and organizational climate on perceived learning and training transfer, Human Resource Development Quarterly, Vol. 17 No. 1, pp. 85-115. Martineau, J.W. (1995), A contextual examination of the effectiveness of a supervisory skills training program, unpublished doctoral dissertation, The Pennsylvania State University, University Park, PA. Mathieu, J.E., Tannenbaum, S.I. and Salas, E. (1992), Influences of individual and situational characteristic on measures of training effectiveness, Academy of Management Journal, Vol. 35 No. 4,pp. 828-47. Myers, S.D. (1997), The role of person, outcome, environmental, and learning variables in training effectiveness, unpublished doctoral dissertation, University of Tennessee, Knoxville, TN. Naquin, S.S. and Holton, E.F. III (2002), The effects of personality, affectivity, and work commitment on motivation to improve work through learning, Human Resource Development Quarterly, Vol. 13 No. 4, pp. 377-82. Nease, A.A. (1999), Do motives matter? An examination of reasons for attending training and their influence on training effectiveness, unpublished doctoral dissertation, Rice University, Houston, TX. Nikandrou, I., Brinia, V. and Bereri, E. (2009), Trainee perceptions of training transfer: an empirical analysis, Journal of European Industrial Training, Vol. 33 No. 3, pp. 255-70.
41

UMA DEVI A/P NAGIAH J37911 DCE 4955B PRAKTIKUM

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA PUSAT PENDIDIKAN LUAR

Noe, R.A. (1986), Trainees attributes and attitudes: neglected influences on training effectiveness, Academy of Management Journal, Vol. 11 No. 4, pp. 736-49.

Noe, R.A. (2009), Employee Training and Development, 5th ed., McGraw-Hill, Boston, MA. Ooi, A.-Y., Lee, G.-H. and Lo, B.C.-W. (2007), The determinants of training

effectiveness

in Malaysian organizations, International Journal of Business Research, Vol. VII No. 4, pp. 143-9. Paek, J. (2005), A study of training program characteristics and training effectiveness among organizations receiving services from external training providers, unpublished doctoral dissertation, The Ohio State University, Columbus, OH. Politt, D. (2001), A flexible workforce for the modern economy: the role of education and training,Education + Training, Vol. 43 No. 7, pp. 349-52. Quinones, M.A. (1997), Contextual influences in training, in Quinones, M.A. and Ehrenstein, A. (Eds),Training for a Rapidly Changing Workforce, American Psychological Association, Washington, DC, pp. 177-99. Rowold, J. (2007), The impact of personality on training-related aspects of motivation: test of a longitudinal model, Human Resource Development Quarterly, Vol. 18 No. 1, pp. 9-31. Seyler, D.L., Holton, E.F. III, Bates, R.A., Burnett, M.F. and Carvalho, M.A. (1998), Factors affecting motivation to transfer training, International Journal of Training and Development, Vol. 2 No. 1, pp. 2-16. Tai, W.-T. (2006), Effects of training framing, general self-efficacy and training motivation on trainees training effectiveness, Personnel Review, Vol. 35 No. 1, pp. 51-65.

42

UMA DEVI A/P NAGIAH J37911 DCE 4955B PRAKTIKUM

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA PUSAT PENDIDIKAN LUAR

43

UMA DEVI A/P NAGIAH J37911 DCE 4955B PRAKTIKUM

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA PUSAT PENDIDIKAN LUAR

6.1 GAMBAR-GAMBAR SEBELUM AKTIVITI 5S

44

UMA DEVI A/P NAGIAH J37911 DCE 4955B PRAKTIKUM

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA PUSAT PENDIDIKAN LUAR

6.2 GAMBAR-GAMBAR SEMASA AKTIVITI 5S

6.3 GAMBAR- GAMBAR SELEPAS AKTIVITI 5S

45

UMA DEVI A/P NAGIAH J37911 DCE 4955B PRAKTIKUM

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA PUSAT PENDIDIKAN LUAR

46

UMA DEVI A/P NAGIAH J37911 DCE 4955B PRAKTIKUM

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA PUSAT PENDIDIKAN LUAR

6.4 AKRAB Jabatan Kastam Diraja Malaysia Selangor

Bilik Rakan Pembimbing bagi membantu pegawai yang memerlukan sessi bimbingan

Bilik Gerakan AKRAB KDRM

Selangor untuk ahli-ahli AKRAB

berbincang

Nombor Telefon ahli-ahli Rakan Pembimbing KDRM Selangor

47

UMA DEVI A/P NAGIAH J37911 DCE 4955B PRAKTIKUM

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA PUSAT PENDIDIKAN LUAR

6.5 Contoh Gambar Penerima Anugerah Perkhidmatan Cemerlang Tahun 2010 bagi kumpulan Gunasama

48