PENULISAN LAPORAN YANG BERKUALITI

1.0 Pengenalan Kita pernah membaca laporan. Banyak maklumat yang kita peroleh daripada sesuatu laporan. Dari laporan ini kita boleh membuat penilaian tentang pencapaian sesuatu organisasi atau badan itu. Dari laporan juga kita boleh membuat perancangan penambahbaikan. Dalam kalangan kita ada yang dipertanggungjawabkan untuk menulis laporan, tetapi; 1. Apakah yang dimaksudkan dengan laporan? 2. Apakah ciri-ciri umum sesebuah laporan? 3. Apakah fungsi laporan? 4. Apakah jenis-jenis laporan? 5. Bagaimanakan struktur dan format laporan? 6. Apakah aspek-aspek penting yang perlu diambil perhatian semasa menulis laporan? Marilah kita bersama-sama menelusuri nota ini bagi merungkai permasalahan yang dimajukan kepada kita itu.

2.0 Konsep/Takrif Laporan 2.1. Laporan ialah maklumat tentang sesuatu kedudukan atau masalah yang dihadapi yang dilaporkan (Kamus Dewan 1996:766) 2.2. Suatu kenyataan formal hasil daripada sesuatu penyelidikan, atau sebarang maklumat lengkap tentang sesuatu hal yang disampaikan oleh sekumpulan penyelidik atau sesebuah badan yang diarah untuk menyampaikannya (Oxford English Dictionary) 2.3. Digunakan oleh golongan profesional seperti penyelidik, pentadbir, perunding, penyiasat dan seumpamanya untuk membuat sesuatu projek, mengesan
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------1 Hj. Zainal Abidin bin Hj. Kasim, Munsyi Dewan Bahasa dan Pustaka, (083) Fasa 2

masalah, dan mengambil tindakan untuk mengatasi sesuatu masalah, menentukan strategi pemasaran, atau untuk menilai kejayaan sesuatu rancangan. (Ab.Rahman Ab Rashid dan Yap Kim Fatt: 1998) 2.4. Secara ringkasnya laporan bermaksud catatan tentang sesuatu peristiwa (kemalangan jalan raya, banjir, tanah runtuh, tsunami, ...) atau sesuatu aktiviti (kokurikulum, lawatan, seminar, mesyuarat, kemajuan syarikat/sekolah, ...) 2.5. Penulisan Laporan berbeza, bergantung kepada tujuan atau perkara yang dilaporkan.

3.0 Ciri-ciri Laporan 3.1. Struktur, format, dan gaya yang formal Laporan mempunyai struktur dan format khusus yang meliputi tajuk/judul, ringkasan, senarai kandungan, pengenalan, senarai cadangan, penutup, dan lampiran. Laras bahasanya formal. 3.2. Pembentangan berilustrasi Hujah, penerangan, dan maklumat boleh diperjelas dengan menggunakan gambar rajah, graf, carta, dan sebagainya. Lantaran yang baik ada menggunakan ilustrasi bagi membantu menjelaskan sesuatu fakta. 3.3. Pernyataan pendapat Penulis laporan biasanya membuat kesimpulan setelah mengkaji, menilai, dan mengupas bukti-bukti yang diketengahkan. Kesimpulan ini penting sebagai pelengkap tujuan laporan sehingga penulis perlu mendapatkan maklumat lanjut yang lebih lengkap.

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------2 Hj. Zainal Abidin bin Hj. Kasim, Munsyi Dewan Bahasa dan Pustaka, (083) Fasa 2

4.0 Fungsi Laporan Penulis laporan perlu faham kehendak / keperluan pembaca / sasaran dan tujuan laporan itu disediakan. Ini akan melahirkan laporan yang lengkap dan berguna. Laporan ditulis untuk memberi maklumat tentang sesuatu peristiwa atau aktiviti. Contoh: Laporan Berita (Peristiwa Jabatan) Laporan Aktiviti Jabatan Laporan Lawatan Laporan Pemeriksaan Laporan Kajian 5.0 Jenis-jenis Laporan 5.1. Pemerian / penyelidikan a. Tujuannya adalah untuk memberi gambaran tentang sesuatu hal, objek, atau seseorang agar pembaca dapat menafsirkan sesuatu yang digambarkan itu dengan jelas. b. Memerlukan gambaran yang jelas dan lengkap tentang sesuatu aspek tanpa memasukkan emosi penulis. c. Memerlukan fakta yang tepat dan disokong dengan gambar, gambar rajah, carta, dan sebagainya.

5.2. Penyelesaian Masalah

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------3 Hj. Zainal Abidin bin Hj. Kasim, Munsyi Dewan Bahasa dan Pustaka, (083) Fasa 2

a.

Tujuannya adalah untuk menyediakan satu rancangan yang boleh digunakan untuk menyelesaikan sesuatu masalah. Contohnya; laporan tentang masalah kemerosotan disiplin pelajar.

b.

Memerlukan penulis yang mempunyai daya fikir yang kreatif dan kritis dan penaakulan yang mendalam agar punca masalah dapat dikesan dan diberi cadangan penyelesaiannya.

5.3. Penilaian a. Biasanya digunakan untuk menilai sesuatu seperti laporan prestasi seseorang pegawai. b. c. Biasanya laporan ini bertaraf sulit. Laporan ini mesti tepat agar keputusan yang akan diambil betul.

5.4. Analisis a. Laporan ini bertujuan untuk menganalisis sesuatu sebelum sebarang tindakan diambil terhadapnya. b. Ia memerlukan penelitian secara terperinci terhadap sesuatu perkara dan dalam proses menganalisisnya, perkara-perkara itu boleh diagih-agihkan kepada beberapa bahagian atau peringkat tertentu supaya dapat dijelaskan bagaimana sesuatu bahagian itu berfungsi dan apakah kaitannya dengan bahagian-bahagian lain. c. Contohnya: Laporan tentang kuasa beli, cita rasa pembeli, jumlah pasaran, dan tambahannya pada masa hadapan terhadap sesuatu barangan yang akan dipasarkan.

6.0 Apakah yang hendak dilaporkan?

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------4 Hj. Zainal Abidin bin Hj. Kasim, Munsyi Dewan Bahasa dan Pustaka, (083) Fasa 2

a. b. c.

Perkara yang wajib diketahui Perkara yang patut diketahui Perkara yang boleh diketahui

7.0 Struktur dan Format Laporan 7.1. Judul/Tajuk Bahagian ini mengandungi nama penulis, organisasi dan rujukan, tajuk laporan, tarikh keluaran, nama atau rujukan orang / organisasi yang menjadi sasaran.

7.2. Senarai Kandungan Maklumat ini diperlukan untuk laporan yang panjang. Ia termasuk tajuk perkara, muka surat, dan lampiran.

7.3. Ringkasan Bagi laporan yang panjang, perlu disediakan ringkasan yang memberi gambaran umum akan keseluruhan kandungan laporan, ringkasan latar belakang kajian, kerja penyelidikan dan kesimpulan utama serta cadangan

7.4. Pengenalan/Pendahuluan Pengenalan mengandungi latar belakang sejarah sehingga penghasilan laporan, rujukan, ringkasan kaedah penyelidikan, dan penghargaan kepada sumber maklumat. Ada tarikh, hari, masa, tempat.

7.5. Hasil Dapatan/Hujahan

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------5 Hj. Zainal Abidin bin Hj. Kasim, Munsyi Dewan Bahasa dan Pustaka, (083) Fasa 2

Hujahan disusun di bawah bahagian tajuk dan pengenalan bagi memudahkan rujukan dan pemahaman. Ada pelaku dan watak serta peristiwa.

7.6. Kesimpulan Kesimpulan boleh dinomborkan. Tajuk kesimpulan tidak semestinya terletak pada bahagian akhir. Bahagian ini amat penting kerana penulis akan menyatakan cadangan/pandangan/ramalannya berdasarkan bukti-bukti yang diperoleh. 7.7. Cadangan Semula Setiap cadangan perlu dihujahkan atau dihuraikan dengan alasan (justifikasi) yang konkrit. 7.8. Penutupan 7.9. Lampiran 7.10. Apendiks 7.11. Rujukan dan Bibliografi Rujukan ialah bahan sumber yang dinyatakan dalam isi sesuatu laporan. Bibliografi ialah bacaan lanjutan. Rujukan dan bibliografi biasanya disenaraikan pada bahagian akhir sesuatu laporan.

7.12.

Pelapor dan Jawatan

Nama dan jawatan pelapor biasanya dituliskan pada akhir laporan.

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------6 Hj. Zainal Abidin bin Hj. Kasim, Munsyi Dewan Bahasa dan Pustaka, (083) Fasa 2

8.0 Laras, Gaya Bahasa, dan Wacana Laporan 8.1 Istilah yang digunakan mengikut bidang yang diliputi oleh laporan eg. Bidang kedoktoran, kejuruteraan, ekonomi, audit, dsb. 8.2 Gaya bahasa bersifat; a. b. Contoh: i. ii. iii. iv. v. vi. vii. Dalam laporan tahun ... Dalam tahun yang sama ... Dalam tempoh yang sama ... Pada penghujung tahun ... Pada awal tahun kewangan ... Sejak tahun ... Sepanjang tahun ... Deskriptif, huraian, dan penjelasan. Mengikut kronologi/ detik waktu

8.3 Ungkapan Khusus

a. Ungkapan perbandingan Contoh: i. ii. Berbanding dengan tahun ... Seperti pada tahun ...

b. Ungkapan Kemajuan Contoh: i. Ada kenaikan ...

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------7 Hj. Zainal Abidin bin Hj. Kasim, Munsyi Dewan Bahasa dan Pustaka, (083) Fasa 2

ii. iii. iv. v.

Mempunyai kemajuan... Ada peningkatan modal dalam ... Dalan usaha meningkatkan modal ... ... meningkat dengan kadar 20%.

c. Ungkapan Kemunduran Contoh: i. ii. iii. iv. ... telah merosot. Kemerosotannya menyebabkan ... ... telah meleset....telah mengalamai kemelesetan. ... telah bertambah muram. Kemuramannya menyebabkan ... ... dalam ekonomi yang lembab. Kelembapannya adalah kerana ...

d. Ungkapan penanda selesai Contoh: i. ii. Organisasi telah memperuntukkan ... Organisasi telah selesai ...

CONTOH-CONTOH LAPORAN: 1. Laporan seminar, bengkel, pameran, kursus, mesyuarat, 2. Laporan tragedi/peristiwa (tanah runtuh/kemalangan jalan raya) 3. Laporan kelab, persatuan, sukan unit beruniform 4. Laporan penyediaan seatu majlis eg. Perkahwinan, ... 5. Laporan Tahunan

... laporan bagi sesebuah organisasi untuk satu-satu takwim atau tahun kewangan. Di dalamnya dirakamkan perjalanan organisasi tersebut sama ada maju atau mundur, keahlian, kewangan, aktiviti, dsb.
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------8 Hj. Zainal Abidin bin Hj. Kasim, Munsyi Dewan Bahasa dan Pustaka, (083) Fasa 2

Sila lihat LAMPIRAN

9.0 Penulisan Laporan 9.1 Sebelum a. i. Perancangan Kenal pasti tajuknya atau apa yang hendak ditulis atau untuk apa laporan itu ditulis. ii. Kenal pasti khalayaknya agar kita dapat menyesuaikan bahasanya untuk semua peringkat dan fokusnya berdasarkan keperluan dan minat mereka. iii. iv. Kenal pasti bahan dan sumber rujukannya. Pastikan mereka yang terlibat dengan laporan ini bersetuju untuk bekerjasama. v. Tulis bersama dan buat salinan untuk setiap orang.

9.2

Sewaktu Penulisan Kenal pasti: a. Struktur laporan tepat. b. Format Laporan betul. c. Fakta yang dikemukakan tepat. d. Gaya bahasa Laporan baik. iaitu menggunakan perkataan, frasa, dan ayat yang mudah, jelas, serta menarik. Elakkan menggunakan perkataan yang mengelirukan dan

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------9 Hj. Zainal Abidin bin Hj. Kasim, Munsyi Dewan Bahasa dan Pustaka, (083) Fasa 2

mempunyai banyak makna. Pastikan ejaan betul dan pemerengganan menarik.

9.3

Selepas Penulisan Pastikan apa yang telah ditulis disemak dari segi: a. Struktur laporan, (Susun atur, tajuk, penomboran, grafik, ... menarik) b. Format Laporan, c. Bahan atau Fakta Laporan, dan d. Gaya, ejaan, dan tatabahasa Laporan.

10.0 Penutupan Laporan yang berkualiti akan membayangkan kualiti pelapor dan organisasi pelapor itu. Laporan yang berkualiti bebas daripada cacat cela isi kandungan atau fakta, format penulisan laporan, dan kesilapan tatabahasa. Faktor yang amat penting bagi memastikan sesuatu laporan itu berkualiti ialah ketua atau pengurusnya. Ketua atau pengurus yang berkualiti akan membentuk satu pasukan penulis laporan yang berkualiti. Antara ciri pengurus atau ahli pasukan yang berkualiti ialah ketelitian, disiplin, dan kecekapan atau kemahiran dalam mengurus penulisan laporan. Dalam konteks kita pada hari ini, kita selaku penulis laporan perlu mahir dengan format pelaporan, mahir berbahasa atau menghidangkan fakta. Dalam perkataan lain kita harus dapat menguasai rumus-rumus bahasa atau setidak-tidaknya merujuk mereka yang pakar apabila menghadapi sesuatu kemusykilan.

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------10 Hj. Zainal Abidin bin Hj. Kasim, Munsyi Dewan Bahasa dan Pustaka, (083) Fasa 2

Oleh, Hj. Zainal Abidin b. Hj. Kasim, Munsyi Dewan 083, Fasa 2, Dewan Bahasa dan Pustaka.

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------11 Hj. Zainal Abidin bin Hj. Kasim, Munsyi Dewan Bahasa dan Pustaka, (083) Fasa 2