1.0.

PENGENALAN

Perkhidmatan awam di Malaysia boleh dibahagikan kepada beberapa peringkat

selari dengan sistem kerajaan yang diamalkan di Malaysia iaitu sistem persekutuan.
Kerajaan dalam sistem persekutuan terbahagi kepada tiga peringkat iaitu Kerajaan
Persekutuan sebagai kerajaan pusat diikuti oleh Kerajaan Negeri dan seterusnya Kerajaan
Tempatan atau lebih dikenali sebagai Pihak Berkuasa Tempatan (PBT). Setiap peringkat
kerajaan ini mempunyai perkhidmatan awam dengan sistem pengurusan sumber manusia
tersendiri dan tertakluk kepada peraturan-peraturan mereka sendiri. Walaupun demikian,
peraturan yang digunakan adalah berdasarkan peraturan yang dikeluarkan oleh peringkat
pusat iaitu Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA). Sistem pengurusan sumber manusia yang
akan diterangkan di sini ialah Sistem Pengurusan Sumber Manusia Dalam Perkhidmatan
Awam Negeri Sarawak di bawah kendalian Unit Pengurusan Sumber Manusia (UPSM) di
Jabatan Ketua Menteri (JKM). Kita akan melihat amalan pengurusan sumber manusia yang
dijalankan di bawah UPSM, undang-undang dan peraturan yang dipakai serta pemodenan
yang dilaksanakan dalam Perkhidmatan Awam Kerajaan Negeri Sarawak.

2.0.

LATAR BELAKANG UNIT PENGURUSAN SUMBER MANUSIA (UPSM)

Perkhidmatan Awam Negeri pada awalnya terbahagi kepada dua bahagian iaitu
Sekretariat dan Daerah. Bermula pada tahun 1937, Sekretariat telah menjadi pusat
pentadbiran kerajaan yang diketuai oleh dua orang Eropah dan dibantu oleh seorang kerani
berbangsa Melayu, tiga orang kerani berketurunan Cina dan tiga pembantu pejabat. Setelah

Sarawak menyertai persekutuan untuk menubuhkan Malaysia, perkhidmatan awam negeri

Sarawak pada ketika itu telah mempunyai kakitangan seramai 2,599 orang dan bilangannya
bertambah kepada seramai 14,208 orang dalam tahun 2012. Pada tahun 1966, pejabat asal
Sekretariat telah berpindah dari Pejabat Residen dan Daerah Kuching sekarang ke
Bangunan Sekretariat berhadapan dengan Padang Sentral, Kuching. Sekretariat telah
berpindah ke Wisma Bapa Malaysia pada tahun 1976 dan ditukar namanya kepada Pejabat
Perjawatan Negeri. Berikutan dari penyusunan semula Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri
pada 1 November 1995, Pejabat Perjawatan Negeri telah ditukar nama dan seterusnya
dikenali sebagai Bahagian Pengurusan Sumber Manusia. Seorang pengarah telah dilantik
untuk mengetuai bahagian tersebut dan bertanggungjawab kepada Timbalan Setiausaha
Kerajaan Negeri (Sumber Manusia). Pada 25 Ogos 2001, bahagian tersebut telah ditukar
namanya sekali lagi berikutan penyusunan semula struktur organisasi Jabatan Ketua
Menteri dan sekarang ia dikenali sebagai Unit Pengurusan Sumber Manusia (UPSM).
UPSM terbahagi kepada lapan seksyen iaitu Seksyen Pembangunan Organisasi, Seksyen
Perjawatan, Seksyen Kerjaya, Seksyen Korporat, Seksyen Keistimewaan, Seksyen
Maklumat, Seksyen Latihan dan Seksyen Disiplin dan setiap seksyen tersebut diketuai oleh
seorang Ketua Penolong Pengarah yang berperanan untuk melaksanakan fungsi-fungsi
UPSM bagi mencapai misi, visi dan objektif yang telah ditetapkan.

2.1.

MISI DAN VISI

Visi Perkhidmatan Awam Negeri Sarawak ialah untuk menjadikan Pentadbiran Awam
Negeri Sarawak (PANS) sebagai sebuah perkhidmatan awam bertaraf dunia dan Jabatan

Ketua Menteri (JKM) sebagai sebuah organisasi berprestasi tinggi yang menerajui
transformasi Sarawak serta menjadikan Unit Pengurusan Sumber Manusia (UPSM) sebagai
peneraju transformasi sumber manusia Perkhidmatan Awam Negeri Sarawak.

Bagi mencapai visi Perkhidmatan Awam Negeri Sarawak pula misi yang telah ditetapkan
bagi Pentadbiran Awam Negeri Sarawak (PANS) ialah penyampaian perkhidmatan yang
cemerlang melalui kerja berpasukan berprestasi tinggi. Jabatan Ketua Menteri (JKM) pula
mempunyai

misi

memimpin

dalam

perancangan

dan

pelaksanaan

dasar-dasar

pentadbiran, pembangunan dan awam melalui sistem penyampaian bertaraf dunia yang
memenuhi kehendak rakyat manakala bagi Unit Pengurusan Sumber Manusia (UPSM) pula
misinya ialah membangun dan mengurus bakat untuk kecemerlangan organisasi.

2.2.

UPSM SECARA UMUM

UPSM berfungsi untuk menggubal dasar sumber manusia dalam Perkhidmatan
Awam Negeri Sarawak dan merancang, memudah cara, melaksana dan memantau
pengurusan sumber manusia dalam Perkhidmatan Awam Negeri Sarawak. Bagi memenuhi
fungsi-fungsi tersebut UPSM telah menyatakan komitmen pelaksaaannya melalui janji yand
dipegang melalui piagam pelanggan, dasar-dasar kualiti yang dijadikan prinsip UPSM dan
penerapan nilai-nilai teras yang penting sebagai panduan UPSM. Perkara-perkara tersebut
akan dinyatakan selepas ini.

Berikut merupakan Piagam Pelanggan UPSM:

i)

Keputusan permohonan persaraan pilihan sendiri bagi pegawai Perkhidmatan

ii)

Awam Negeri Sarawak dalam tempoh seratus dua puluh (120) hari bekerja.
Mengisi Kekosongan jawatan di bawah bidang kuasa Setiausaha Kerajaan
Negeri Sarawak dalam tempoh sembilan puluh (90) hari bekerja selepas

iii)

tarikh tutup iklan.

Perakuan Pengesahan dalam Jawatan bagi Pegawai Perkhidmatan Awam
Negeri Sarawak untuk tujuan kelulusan diproses dalam tempoh empat belas

iv)

(14) hari dari tarikh permohonan diterima.

Mengakui penerimaan dan menyalurkan tindakan ke atas aduan pelanggan

v)

dalam tempoh satu (1) hari bekerja.

Keputusan permohonan pinjaman kenderaan dan peralatan dalam tempoh
tujuh (7) hari bekerja.

Dasar Kualiti yang dipegang oleh UPSM pula adalah:

i)

Setiap

Jabatan/Agensi

dalam

Perkhidmatan

Awam

Negeri

Sarawak

mempunyai struktur organisasi yang terancang dan sistematik serta bilangan

perjawatan yang optimum sejajar dengan matlamat dan objektif semasa
ii)

organisasi.
Pengurusan pengambilan dan pelantikan dibuat secara telus dan saksama ke

iii)

arah memberi perkhidmatan yang profesional dan berkualiti.

Semua perakuan pengesahan dalam jawatan, pelanjutan tempoh percubaan
dan pemberian taraf berpencen diuruskan dengan menepati jangkamasa yang

iv)
v)

ditetapkan.
Pengurusan acara rasmi dijalankan dengan cekap dan sistematik.
Anggota Unit Pengurusan Sumber Manusia mendapat latihan dan bimbingan
secara berterusan.

vi)

Setiap permohonan Kemudahan dan Keistimewaan diberi keputusan dalam

vii)

jangkamasa yang telah ditetapkan.

Pelaksanaan peperiksaan dan amali diurus dengan sempurna, teratur dan

viii)

usaha penambahbaikan dibuat secara berterusan.

Pengurusan Disiplin dan Integriti dilaksanakan dengan tepat dan mematuhi
undang-undang.

Nilai-Nilai Teras yang diterapkan ke dalam organisasi oleh UPSM:

i)
ii)
iii)
iv)
v)
vi)

2.3.

Berintergriti
Berhemah dan Prihatin
Profesionalisme
Sikap Bersegera Dan Kepunyaan
Semangat Berpasukan
Berorientasi Pencapaian

SEKSYEN-SEKSYEN UPSM

Seperti yang telah dinyatakan sebelum ini, UPSM terdiri dari lapan seksyen yang
mempunyai peranan masing-masing dalam pelaksanaan sistem pentadbiran awam Kerajaan
Negeri Sarawak. Secara umumnya fungsi seksyen-seksyen tersebut adalah seperti berikut
(Azri Ibrahim, 2013):

2.3.1. Seksyen Pembangunan Organisasi

i.
Menggubal dasar dan garis panduan perjawatan.
ii.
Menyusun semula dan memperkukuhkan perjawatan organisasi.
iii.
Mengurus data perjawatan.
iv.
Mengkaji skim perkhidmatan.

v.
vi.
vii.

Memberi khidmat nasihat perjawatan.

Menjadi urus setia jawatankuasa pembangunan organisasi negeri.
Mengkaji dan mempertimbangkan pelaksanaan Pekeliling Perkhidmatan dan
Surat Edaran JPA berkaitan perjawatan.

2.3.2. Seksyen Perjawatan

i.
Menggubal dasar dan garis panduan pembangunan kerjaya.
ii.
Mengurus dan memproses pengesahan dalam jawatan, kenaikan pangkat,
iii.
iv.
v.
vi.

pemangkuan dan penanggungan kerja.

Mengurus dan mentadbir sistem penilaian prestasi pegawai.
Mengurus pertukaran pegawai dan pelan penggantian.
Memberi khidmat nasihat berkaitan urusan pembangunan kerjaya.
Mengkaji dan mempertimbangkan pelaksanaan Pekeliling Perkhidmatan, Surat
Pekeliling dan Surat Edaran JPA berkaitan pembangunan kerjaya.

2.3.3. Seksyen Kerjaya

i.
Menggubal dasar dan garis panduan pembangunan kerjaya.
ii.
Mengurus dan memproses pengesahan dalam jawatan, kenaikan pangkat,
iii.
iv.
v.
vi.

pemangkuan dan penanggungan kerja.

Mengurus dan mentadbir sistem penilaian prestasi pegawai.
Mengurus pertukaran pegawai dan pelan penggantian.
Memberi khidmat nasihat berkaitan urusan pembangunan kerjaya.
Mengkaji dan mempertimbangkan pelaksanaan Pekeliling Perkhidmatan, Surat
Pekeliling dan Surat Edaran JPA berkaitan pembangunan kerjaya.

2.3.4. Seksyen Khidmat Gunasama

i.
Mengurus fail dan registri UPSM.
ii.
Mengendali urusan pelanggan termasuk HRM Call Centre
iii.
Mengurus pentadbiran dan penyelenggaraan pejabat.
iv.
Menjadi urus setia pengurusan kualiti UPSM.
v.
Menjadi urus setia Majlis Bersama Jabatan untuk PANS.
vi.
Mengurus acara yang dipertanggungjawabkan kepada UPSM.

2.3.5. Seksyen Kemudahan

i.

Menggubal dasar dan tatacara berkaitan dengan kemudahan & keistimewaan

ii.
iii.
iv.
v.
vi.
vii.

dalam perkhidmatan.
Mengurus belanjawan dan aset UPSM.
Mengurus tuntutan kemudahan dan keistimewaan pegawai PANS.
Menjadi urus setia pencalonan anugerah negeri.
Mengurus majlis penyampaian Pingat Setia.
Memberi khidmat nasihat berkaitan dengan kemudahan dan keistimewaan.
Mengkaji dan mempertimbangkan pelaksanaan Pekeliling Perkhidmatan, Surat
Pekeliling dan Surat Edaran JPA berkaitan kemudahan.

2.3.6. Seksyen Maklumat

i.
Menggubal garis panduan dan tatacara penggunaan sistem aplikasi pengurusan
ii.

sumber manusia.
Merancang dan memudah cara pembangunan sistem aplikasi pengurusan sumber

iii.
iv.

manusia.
Mengurus dan membekal maklumat personel dalam PANS
Mengurus dan mentadbir sistem-sistem aplikasi pengurusan sumber manusia yang

v.
vi.
vii.

sedia ada.
Memberi khidmat nasihat tatacara pengemaskinian maklumat.
Mengurus dan mentadbir laman sesawang UPSM.
Mengurus perkakasan dan perisian teknologi maklumat UPSM.

2.3.7. Seksyen Latihan

i.
Mengurus perkakasan dan perisian teknologi maklumat UPSM.
ii.
iii.
iv.
v.

Mengurus Kursus Induksi untuk lantikan baru.

Mengurus Peperiksaan PANS.
Merancang latihan untuk meningkatkan kompetensi pegawai.
Mengurus pemberian biasiswa dan hadiah latihan pegawai.

vi.

Menjadi urus setia:

a. Jawatankuasa Latihan Pembangunan Sumber Manusia Negeri.
b. Lembaga Peperiksaan PANS.
c. Program Latihan Pemerkasaan Keupayaan Siswazah.

v.

Memberi khidmat nasihat berkaitan latihan dan peperiksaan.

vi.

Mengkaji dan mempertimbangkan pelaksanaan Pekeliling Perkhidmatan, Surat

Pekeliling dan Surat Edaran JPA berkaitan latihan dan peperiksaan.

2.3.8. Seksyen Disiplin

i.
Menggubal dasar dan garis panduan pengurusan tindakan tatatertib dan program
ii.
iii.
iv.
v.

integriti.
Menjadi urus setia Jawatankuasa Keutuhan Tadbir Urus Jabatan dan Negeri.
Mengurus pemberian kuasa Majistret Kelas Dua bagi Pegawai Pentadbir Sarawak.
Memberi khidmat nasihat pengurusan tindakan tatatertib.
Mengkaji dan mempertimbangkan pelaksanaan Pekeliling Perkhidmatan, Surat
Pekeliling dan Surat Edaran JPA berkaitan tatatertib dan tadbir urus.

3.0.

PERATURAN DAN UNDANG-UNDANG YANG TERPAKAI

Berdasarkan penjelasan umum berkenaan latar belakang, misi dan visi serta fungsifungsi umum UPSM dan fungsi-fungsi khusus setiap seksyen di bawahnya, adalah jelas
bahawa UPSM menjalankan aktiviti-aktiviti pengurusan sumber manusia dalam sektor
awam di Sarawak. Dalam melaksanakan fungsi-fungsi tersebut, UPSM adalah tertakluk
kepada peraturan dan undang-undang yang telah ditetapkan. Perkhidmatan Awam Negeri
Sarawak (PANS) menggunakan beberapa peraturan antaranya seperti senarai di bawah:

i.
ii.

Perlembagaan Negeri Sarawak;

Ordinan Perkhidmatan Awam Negeri (Syarat-Syarat Perkhidmatan)1994;

iii.

Perintah-perintah Am Perkhidmatan Awam Negeri Sarawak (Swk. L.N. 1/96)

dan Kaedah-kaedah Suruhanjaya Perkhidmatan Awam, 1996 (Swk. L.N.

iv.
v.

14/96);
Akta Prosedur Kewangan 1957 dan Arahan Perbendaharaan;
Akta Pencen 1980 (Akta 227) dan Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4 Tahun

vi.

2003: Panduan Urusan Persaraan Dan Pencen;

Surat-surat Pekeliling Perkhidmatan dan Pekeliling-pekeliling Perkhidmatan
Awam..

Peraturan-peraturan seperti yang tersebut di atas terpakai bagi urusan-urusan perancangan,

pentadbiran dan pengurusan sumber manusia yang dilaksanakan oleh PANS. Secara
khususnya pula UPSM juga tertakluk kepada peraturan-peraturan tersebut dalam aktiviaktiviti pengurusan sumber manusia seperti urusan pencen, pengrekrutan, latihan dan
pembangunan, penilaian prestasi, kemudahan dan kebajikan serta disiplin.

Perintah-perintah Am Perkhidmatan Awam Negeri Sarawak (Swk. L.N. 1/96)

merupakan rujukan utama bagi setiap urusan pengurusan sumber manusia dalam PANS.
Tidak terkecuali daripada peraturan tersebut ialah UPSM. Ia mengandungi sepuluh bab
yang boleh dinyatakan seperti di bawah (Sarawak Government, 1996):

i)

Bab I :

Kelayakan pelantikan, kenaikan pangkat dan penamatan

perkhidmatan;

ii)
iii)
iv)
v)
vi)

Bab II :
Bab III:
Bab IV:
Bab V :
Bab VI:

Elaun-elaun tugas rasmi;

Cuti;
Kelakuan dan tatatertib;
Surat-menyurat dan kerja rutin pejabat;
Kuarters kerajaan dan bangunan pejabat kerajaan;

vii)
viii)
ix)
x)

Bab VII:
Bab VIII:
Bab IX:
Bab X :

Perubatan dan kesihatan;

Waktu bekerja lebih masa;
Peperiksaan perkhidmatan awam dan kursus
Pembatalan, perkecualian dan peruntukan-peruntukan
Peralihan

Di samping perintah am di atas, UPSM juga merujuk kepada surat-surat pekeliling dan
pekeliling-pekeliling am yang digubal dan dikuatkuasakan dari semasa ke semasa. Contoh:
Surat Pekeliling (Perj. Bil. 5/2012) daripada Setiausaha Kerajaan Sarawak (SUK) yang
memaklumkan kepada semua jabatan di bawah kuasa kerajaan Sarawak bahawa Kerajaan
Negeri Sarawak telah bersetuju menerimapakai Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 1 Tahun
2012:

RUJUKAN
Ibrahim, A. (2013, Jun 19). Seksyen UPSM. Retrieved from Laman Rasmi Unit
Pengurusan Sumber Manusia: http://www.hrm.sarawak.gov.my/portal2/
Kerajaan Seri Paduka Baginda Malaysia. (2003). PANDUAN URUSAN PERSARAAN
DAN PENCEN . Retrieved from PEKELILING PERKHIDMATAN BILANGAN 4
TAHUN 2003 : http://docs.jpa.gov.my/docs/pekeliling/pp03/bil04/bil04.pdf
Sarawak Government. (1996). The State Public Service General Orders, 1996 (Swk.
L.N. 1/96). Kuching: Sarawak Government.