Zakelijke correspondentie

10M 14-15

Inhoud
1

Inleiding

Soorten handelsbrieven

Inhoud, structuur en stijl

3.1

Inhoud

3.2

Structuur

3.2.1 SCRAP
3.2.2 Tekstschemas
3.3

Stijl
3.3.1 Algemene stijladviezen
3.3.2 Stijladvies op zinsniveau
3.3.3 Stijladvies op het gebied van de woordkeuze

3.4

Oefeningen

Vormgeving

19

De prijsaanvraag

20

De offerte als reactie op een prijsaanvraag

22

De spontane offerte en de verkoopbrief (AIDA)

24

De tegenofferte

27

Het antwoord op een tegenofferte

28

10

De bestelling

29

11

De bevestiging van een bestelling

31

12

Het bericht van verzending

31

13

De betaling

32

15

Specifieke brieven

32

BIJLAGE
BIJLAGE
BIJLAGE
BIJLAGE
BIJLAGE

1:
2:
3:
4:
5:

Checklist en evaluatiecriteria
Opsommingen
De meest courante structuuraanduiders
De euro
Tekstschemas

33
34
35
37
38

Inleiding

Wat vind je van de volgende brief, die door een bedrijf naar het priv-adres van de
werknemers werd verstuurd?
Geachte mevrouw/heer
Zoals u weet, bleef onze verkoop het afgelopen jaar ver beneden de
verwachtingen. Door de heersende economische crisis en de moordende
concurrentie binnen onze branche, is het helaas niet gelukt onze omzet op te
vijzelen. Integendeel: de verliezen werden elke maand groter.
Deze situatie heeft mij ertoe gedwongen een faillissement aan te vragen. Zeer
waarschijnlijk zal dat vandaag door de handelsrechtbank uitgesproken worden,
wat betekent dat het bedrijf definitief gesloten wordt. Uiteraard betreur ik deze
ontwikkeling ten zeerste.
Om voor een werkloosheidsuitkering in aanmerking te komen, dient u zo spoedig
mogelijk een aanvraag in te dienen via uw vakbondsorganisatie of de hulpkas
voor werklozen. Verder moet u zich zonder verwijl als werkzoekende laten
inschrijven bij de RVA.
Al de medewerkers die zich zovele jaren met hart en ziel voor het bedrijf hebben
ingezet, wil ik graag uitdrukkelijk bedanken. Ik wens u en uw familie veel sterkte
toe in deze moeilijke periode en hoop dat u snel een nieuwe betrekking vindt bij
een ander bedrijf.
Hoogachtend
C. Jansen
algemeen directeur
Waarom is een brief is in deze situatie duidelijk niet het gepaste communicatiemiddel?
Hoe moest het dan wel?
In een organisatie kun je kiezen uit tal van communicatiemiddelen (ook wel "media" of
"kanalen" genoemd): e-mail, de telefoon, memo's, folders, rapporten, affiches,
vergaderingen, voordrachten of presentaties, brochures, een gesprek onder vier ogen,
sms'jes, een bekendmaking via het prikbord, enzovoort.
Elk van deze communicatiemiddelen heeft zijn voor- en nadelen die je tegen elkaar moet
afwegen. Bij de keuze moet je met allerlei zaken rekening houden, bijvoorbeeld:
Is er haast bij?
Verwacht je een antwoord?
Gaat het om interne of externe communicatie?
Is de informatie vertrouwelijk of delicaat?
Voor delicate informatie die ingrijpend is voor de ontvanger: (bv. een personeelsevaluatie,
aanwerving, bevordering, ontslag:
E-mail :
Voor eenvoudige praktische informatie:
Brieven worden maar zelden gebruikt voor interne communicatie, en dan nog meestal ter
bevestiging van een boodschap die ook via een ander kanaal is overgebracht.
Zoals je ziet, is een zakenbrief zeker niet altijd het gepaste communicatiemiddel. Zorg
ervoor dat je de communicatieve situatie altijd grondig analyseert zodat je het meest
geschikte medium weet uit te kiezen.
In tegenstelling tot wat veel mensen denken in deze tijden van doorgedreven elektronische
communicatie, worden er nog altijd enorm veel zakenbrieven geschreven. Een brief komt

immers veel persoonlijker over dan een e-mail. Onderzoek heeft bijvoorbeeld uitgewezen
dat de overgrote meerderheid van sollicitanten nog steeds de voorkeur geven aan de goede
ouderwetse sollicitatiebrief wanneer ze een job in de wacht proberen te slepen, al gebruikt
vrijwel iedereen tegenwoordig het internet om vacatures op te sporen. Maak je overigens
niets wijs: ook wanneer je via e-mail solliciteert, schrijf je in wezen nog altijd een
sollicitatiebrief. Het enige verschil is dat je de brief verstuurt via e-mail in plaats van in een
envelop met een postzegel erop, maar het is en blijft een brief die met evenveel zorg
geschreven moet worden.
Er zijn trouwens tal van bedrijven die zelfs van vaste klanten geen telefonische bestellingen
aanvaarden: men verwacht een bestelling op papier met een authentieke handtekening.
Wanneer er haast bij is, kan een klant telefonisch een bestelling doorgeven, maar in veel
gevallen wordt er pas geleverd na ontvangst van een formele schriftelijke bevestiging. Bij
eventuele betwistingen kan dat enkel maar voordeel opleveren.

Soorten handelsbrieven

Je kunt verschillende types van handelsbrieven onderscheiden. Soms gebruikt men een
indeling op basis van de soort van boodschap die wordt overgebracht.
soort boodschap

voorbeeld

neutrale boodschap

goed nieuws

directieve boodschap

slecht nieuws

goodwill

bevestiging van een bestelling

begeleidende brief bij een bestelbon of een factuur
positief antwoord op een klachtenbrief
een sollicitant verneemt dat hij wordt aangeworven
verzoek om informatie
offerte
verzoek om betaling (rappelbrief)
verkoopbrief
sollicitatiebrief
afwijzing van een klacht
afwijzing van een verzoek om sponsoring
afwijzing van een sollicitant
dankbrief
brief om iemand te feliciteren

Deze indeling op basis van de aard van de boodschap is zeker zinvol en we zullen die later
overnemen, maar voorlopig hanteren we voor correspondentie een chronologische indeling,
gebaseerd op de brieven die achtereenvolgens aan bod (kunnen) komen bij een doorsnee
handelstransactie.
Enerzijds zijn er brieven die geschreven worden door de (potentile) klant, anders heb je
de brieven van de leverancier.
klant

leverancier

prijsaanvraag
tegenofferte
bestelling

betalingsbericht
(klacht)

offerte (al dan niet spontaan)

reactie op tegenofferte
bevestiging bestelling
bericht van verzending
verzoek om betaling
bevestiging betaling
(antwoord op klacht)
(rappel)

(reactie op rappel)
Het is deze indeling die in deze bundel wordt gebruikt, maar klachtenbrieven komen hier
niet aan bod.

Inhoud, structuur en stijl

Voor je aan het eigenlijk schrijfwerk begint, moet je jezelf de nodige vragen stellen over de
ontvanger, over het doel van je brief en over je eigen rol als zender. De antwoorden op deze
vragen hebben belangrijke consequenties voor alle aspecten van de tekst:

3.1

de inhoud,
de structuur
en de stijl.

Inhoud

Vaak vergeten briefschrijvers informatie te vermelden die absoluut evident is voor henzelf,
maar daarom niet voor de lezer.
* Het lijkt ons inderdaad een goed idee met u te overleggen over deze vervelende kwestie.
Wij nodigen u graag uit voor een gesprek met een verantwoordelijke van ons bedrijf op 24
juli om 9.00 uur in onze hoofdzetel in Leuven. Wij zijn ervan overtuigd dat een eerlijke en
open gedachtewisseling alle moeilijkheden uit de weg zal ruimen.
De lezer wil ongetwijfeld weten hoe lang dat gesprek gaat duren. Hij zal zich eveneens
afvragen hoe die verantwoordelijke van het bedrijf heet en wat zijn of haar functie is.
Enkele zaken die je zeker niet mag vergeten:
Stel jezelf en/of je organisatie voor indien nodig.
Maak duidelijk wat de aanleiding is tot je brief. Als je reageert op een brief die je zelf
ontvangen hebt, moet je dat natuurlijk concreet vermelden.
Vermeld heel precies wat je wil vragen of meedelen. Gebruik geen vage
formuleringen, maar vermeld concrete informatie.
Vermeld concrete argumenten wanneer je de lezer ergens van wil overtuigen.
Standpunt van de lezer: In een sollicitatiebrief bijvoorbeeld moet je niet gaan uitleggen dat
je dringend een goedbetaalde job nodig hebt omdat je een gezin hebt met drie kindjes en
bovendien een huis moet afbetalen. Het zal veel meer resultaat opleveren wanneer je erin
slaagt om de lezer ervan te overtuigen dat hij een goede zaak zal doen door jou aan te
werven.
Je moet dus argumenten vermelden die in de kraam van de ontvanger passen. Veel
sollicitanten verliezen dat uit het oog, en slagen er bijgevolg niet in een job te vinden.
Dit principe geldt evengoed voor tal van andere brieven, bijvoorbeeld een verkoopbrief, of
een verzoek om sponsoring.

3.2
Structuur
3.2.1 SCRAP
Zakenbrieven zijn vaak zo beknopt dat briefschrijvers geneigd zijn zich tot n enkele alinea
te beperken. Dat is helemaal geen goed idee. Een degelijke brief bestaat minimaal uit drie
afzonderlijke delen: een inleiding, een middengedeelte en een afronding.
In de inleiding staat de aanleiding tot het schrijven. In veel gevallen zal dat een verwijzing
zijn naar een brief waarop je antwoordt. De inleidende alinea moet in elk geval het
behandelde onderwerp duidelijk maken, zodat de lezer al een aanduiding krijgt van het doel
van je brief.
Bij de formulering van de inleidende alinea doe je er goed aan rekening te houden met de
boodschap die je moet overbrengen. Als je goed nieuws kunt vermelden, of informatie die
de lezer verwacht, dan kun je kiezen voor een directe benadering. Als je slecht nieuws moet
overbrengen kun je beter niet met de deur in huis vallen.
Jammer genoeg kunnen we niet ingaan op uw verzoek om sponsoring van uw
wielerploeg. Ons bedrijf besteedt elk jaar een aanzienlijk bedrag aan sportsponsoring,
maar we ontvangen steeds meer aanvragen voor financile steun. Daarom bepalen we
ieder jaar in januari ons budget en maken we een selectie uit de ontvangen aanvragen.
Zoals u begrijpt, is de verdeling voor dit jaar al rond. Als u dat wenst, plaatsen we u op
onze lijst voor volgend jaar. Bij de selectie in januari zullen we uw aanvraag dan ernstig
in overweging nemen.
Hoe zou jij het aanpakken in de volgende situaties?

Je moet een sollicitant ervan op de hoogte brengen dat hij niet wordt aangeworven.
Je moet een klant laten weten dat zijn bestelling later wordt geleverd dan
overeengekomen.

In het middengedeelte van de brief vermeld je uiteraard al de relevante informatie. Als die
eerder uitgebreid is gebruik je daarvoor meer dan n alinea. De vuistregel is n kernidee
te formuleren per alinea.
Als je iets verwacht van de lezer, zorg er dan in elk geval voor dat heel concreet te
vermelden: dat kan bepaalde informatie zijn, een rechtzetting van probleem, enzovoort.
De afronding is meestal niet meer dan een beleefde afsluitende zin, waarin je bijvoorbeeld
vooraf dankt voor een snelle reactie.
Eveneens een typische slotalinea: een potentile klant wordt op het hart gedrukt niet met
vragen te blijven zitten en contact op te nemen als hij verdere informatie wenst.
Verder drukt de slotzin van een brief vaak hoop uit, bijvoorbeeld op toekomstige
samenwerking, of op een bestelling. Of de leverancier verzekert dat de klant erop kan
rekenen dat zijn bestelling stipt zal worden uitgevoerd.
Voor sommige types van zakenbrieven is er een standaardopbouw die al vaak zijn diensten
bewijzen heeft. We bekijken die verderop, wanneer we enkele briefsoorten apart
behandelen.
Of je nu zon standaardstructuur gebruikt of niet, je moet in elk geval veel aandacht
besteden aan de structuur van een brief, zodat de informatie in een logische volgorde
vermeld staat. Je kunt eventueel overwegen om het SCRAP-model toe te passen; dat is een
modelstructuur die geschikt is voor veel brieftypes. Elke letter van het woord SCRAP staat
voor een bepaald onderdeel van deze structuur:

Situation:

situeert de brief door te verwijzen naar een vorig contact of maakt

duidelijk dat dit een eerste contact is

Complication:

schetst een probleem of stelt een bepaalde idee voor

Resolution:

suggereert een bepaalde oplossing voor / rechtzetting van het

probleem

Action:

zegt duidelijk wat er heel concreet gaat / moet gebeuren

Politeness:

is een beleefde afronding

Vergeet echter niet dat dit maar een model is. De werkelijkheid is vaak complexer. Toch
blijkt het SCRAP-model vaak geschikt te zijn, zeker als je het met de nodige flexibiliteit
toepast
Bekijk het volgende voorbeeld en deel de tekst op in alinea's.
Geachte heer Peeters
Op 4 juli plaatsten wij bij u een bestelling voor vijfentwintig kopieermachines. U beloofde
die voor september te leveren. Het is nu bijna oktober en we hebben de toestellen
dringend nodig. Als u niet kunt leveren voor 10 oktober, zullen we de bestelling moeten
annuleren en een andere leverancier zoeken. Kunt u ons voor maandag laten weten of u
de levering voor die datum kunt garanderen of dat we naar een nieuwe leverancier
moeten uitkijken?
Met vriendelijke groeten
Een tweede voorbeeld: zet de alinea's in de juiste volgorde door het SCRAP-model toe te
passen.
1. Bedankt voor uw hulp. Ik kijk uit naar een snelle oplossing van dit probleem.
2. Ik heb nog geen antwoord gekregen op mijn brief en de toestand van het gelijkvloers
wordt steeds erger.
3. Kunt u ervoor zorgen dat het lek voor het weekend hersteld is? Anders verplicht u mij
gerechtelijke stappen te ondernemen.
4. Vorige week ontving u van mij een brief i.v.m. een lek in de badkamer op de eerste
verdieping van dit gebouw. Dat lek heeft al veel schade toegebracht aan het
appartement op het gelijkvloers.
5. Aangezien dit een structureel probleem is waarvoor de bewoners van het gebouw geen
verantwoordelijkheid hebben, is het duidelijk uw taak om dit probleem op te lossen.
De indeling in alinea's moet uiteraard zichtbaar zijn; daarom laat je tussen alinea's telkens
een witregel. In een aantal gevallen kun je zelfs overwegen om een opsomming te
gebruiken, bijvoorbeeld om verkoopvoorwaarden te vermelden. Telegramstijl is echter niet
toegelaten. Zelfs bij opsommingen moet je dus volzinnen schrijven. Achteraan in de bijlagen
vind je concrete richtlijnen en voorbeelden voor het gebruik van opsommingen.
Hoewel je een brief in alinea's opdeelt, moet je toch zorgen voor een samenhangend
geheel. De alinea's mogen niet zomaar los van elkaar staan. Gebruik dus de nodige
verbindingswoorden of structuuraanduiders om het verband tussen alinea's duidelijk te
maken. Enkele voorbeelden:
Een derde nadeel van de huidige aanpak is
Naast deze minpunten kunnen we zeker ook een aantal pluspunten vermelden.
Door deze tekortkomingen is er duidelijk nood aan
In de bijlage achteraan vind je een uitgebreid overzicht van mogelijke structuuraanduiders
gerangschikt volgens de functie die ze vervullen.
3.2.2 Tekstschemas gebruiken
Zie Bijlage 5: Dit schema gaan we systematisch toepassen.

3.3

Stijl

Nauwelijks enkele decennia geleden werden Nederlandse zakenbrieven geschreven in een

stijl die erg verouderd, saai en ambtelijk overkwam. De meeste brieven stonden bovendien
bol van de clichs. Vooral Vlamingen bezondigden zich daaraan, meestal met heel goede
bedoelingen overigens, want zij waren ervan overtuigd dat het zo hoorde.
Sinds de jaren 90 is de Nederlandse briefstijl een stuk vlotter, frisser en dynamischer
geworden. Daarmee bedoelen we zeker niet dat je informeel mag gaan schrijven, want dat
kan nu eenmaal niet voor een handelsbrief. Wel hebben steeds meer organisaties begrepen
dat vlotte communicatie een aanzienlijke PR-waarde heeft. Mettertijd zijn ze een levendige,
meer directe, persoonlijke en servicegerichte stijl gaan hanteren. Over het algemeen zijn
brieven ook veel leesbaarder, duidelijker, begrijpelijker en to-the-point geworden, wat de
boodschap enkel maar ten goede komt.
Niet alle zakenbrieven zijn even formeel; sommige brieven mogen gerust een beetje minder
formeel zijn. De gepaste stijl is in aanzienlijke mate afhankelijk van de communicatieve
situatie, en dan vooral het doel, de ontvanger(s) en de positie van de zender. In het ene
geval kan een tamelijk ongedwongen stijl erg geschikt zijn, terwijl in andere gevallen zonder
meer een formele stijl gewenst is.
3.3.1 Algemene stijladviezen

Schrijf zoals je spreekt, maar verzorgd.

Hanteer een natuurlijke, frisse schrijfstijl. Een zakenbrief mag niet informeel
geformuleerd worden, maar formeel en beleefd staat zeker niet gelijk met saai en
onvriendelijk!

Overdrijf niet met "kousenvoetentaal".

Sommige briefschrijvers hebben de neiging om al te voorzichtig te werk te gaan in
hun formulering, wat nogal eens gepaard gaat met onnodig gebruik van
hulpwerkwoorden als zouden, willen en mogen. Het resultaat is een overdreven
onderdanig taalgebruik, dat zelfs ongewild grappig kan overkomen, zoals bij:
* Ik zou u graag willen bedanken voor uw bestelling.
De lezer gaat ongetwijfeld denken: "Ja maar, doe het dan; bedank mij dan als je dat
toch zo graag wil doen!" Uiteraard moeten we hoffelijk blijven, maar we hoeven
daarin niet te overdrijven. Een directere aanpak is dikwijls veel meer aanvaardbaar
dan zulke bijna slaafse serviliteit, die veel lezers als ronduit storend ervaren. Waarom
niet gewoon schrijven:
Hartelijk dank voor
Bekijk ook de volgende voorbeelden:
* Mag ik u vragen om uw bestelling voor 1 december door te geven? ("Ja hoor,
vraag gerust!")
Kunt u uw bestelling voor 1 december doorgeven?
* Ik zou u willen verzoeken om
Kunt u ?
Merk dat de verbeterde versies absoluut niet opdringerig of onbeleefd overkomen, en
bovendien merkelijk korter zijn. Op de koop toe laat de directere aanpak ons toe om
"u" te gebruiken in plaats van "ik" of eventueel "wij".
Schrijf lezergericht
In een goed geformuleerde zakenbrief de lezer centraal. Vroeger begonnen
zakenbrieven vrijwel altijd met een clich als:

* Wij hebben het genoegen u mee te delen dat

* Wij bevestigen de ontvangst van
Zoals reeds vermeld onder 3.1 Inhoud moet je proberen om de situatie zo veel
mogelijk vanuit het perspectief van de lezer te bekijken. In de praktijk betekent dit
dat je bij voorkeur kiest voor de u-vorm, en niet voor de ik- of de wij-vorm. Je moet
niet elk gebruik van de eerste persoon gaan omzeilen, maar probeer toch bij
voorkeur de u-vorm te gebruiken en vermijd in elk geval je brief met "ik" of "wij" te
beginnen. Over het algemeen is dat helemaal niet moeilijk; je moet er gewoon aan
denken.
Hoe kun je bijvoorbeeld de wij-vorm wegwerken in de volgende zin?
* Vanochtend ontvingen wij uw bestelling van 28 september.

Een illustratie van lezergerichte stijl

Geachte mevrouw
Geachte heer

Hallo

Proficiat met uw 12-jarige. Uw kind wordt nu een stuk

zelfstandiger: het einde van de lagere school en die grote stap
voorwaarts naar de middelbare school. Wellicht kijkt u er samen
naar uit.

Dit jaar verwent de X-bank je op een heel bijzondere manier.

Omdat je 12 jaar wordt of het nu al bent, kun je van ons een gratis
X-pakket krijgen.

De X-bank vindt dat uw kind nu ook langzaam aan mag leren op

een verstandige manier met (zak)geld om te springen. Daarom
hebben wij het X-pakket ontwikkeld. Dat is volledig gratis en
bestaat uit een spaarboekje, een zichtrekening en een betaalkaart
met codenummer.
Het pakket staat op naam van uw kind, maar u moet schriftelijk uw
toestemming geven om de zichtrekening en de betaalkaart aan te
vragen. Uw kind kan geen geld afhalen van het spaarboekje, niet
meer geld opnemen dan bepaalt en nooit onder nul gaan.
Cheques en overschrijvingsformulieren op naam zijn uitgesloten.
Wel kan uw kind geld storten, overschrijven van zichtrekening
naar spaarboekje, geld opnemen van de zichtrekening en rekeningafschriften opvragen.
Zo leert uw dochter of zoon van jongs af op een veilige manier en
onder uw toezicht met geld omspringen. Praat er samen eens over
en kom dan langs.

Met dat pakket kun je nu zelf voor iets leuks sparen, geld opnemen
met je eigen bankkaart, enz. Eigenlijk kun je nu gewoon zelf gaan
bankieren. Het klinkt je allemaal misschien nog wat onbekend in
de oren maar je zult het snel leren.
Natuurlijk moet je eerst de toelating van je ouders vragen. Zij
zullen ook meer uitleg geven. Bevalt het je? Kom dan samen met
je ouders naar het X-kantoor om je eigen rekening te openen. Dat
is een werkje van niets en nadien kan je je eigen spaarcenten
beheren.
Bovendien krijg je een draagbare FM-radio. Die hang je met een
handige clip aan je broekzak of je rugzak. Tof toch!
Een goede raad: kom snel naar ons X-kantoor want onze voorraad
geschenken is zo op. Het zou jammer zijn als je te laat kwam.
Van harte

U schenkt uw kind op een verantwoorde wijze een leerzame

vrijheid. En dat is toch het mooiste cadeau.
Met vriendelijke groeten
versie 1: gericht aan de ouders

versie 2: gericht aan de 12-jarige

10

 Spreek de lezer persoonlijk aan.

Dit sluit natuurlijk nauw aan bij lezergericht schrijven. Het verdient aanbeveling om zo
veel mogelijk op maat van de individuele lezer te schrijven, en geen typebrieven te
gebruiken die je naar om het even wie zou kunnen sturen. Als je bijvoorbeeld de naam
kent van de persoon die je met je brief wil bereiken, dan vermeld je die zowel in het
adres als in de aanspreking.
Schrijf hoffelijk en servicegericht.
Wanneer je negatieve inhoud moet verwoorden, is het belangrijk dat je een hoffelijke
formulering gebruikt. Als je de lezer bijvoorbeeld op een fout moet wijzen, mag dat
niet als een beschuldiging of een terechtwijzing overkomen. Hoe zou je de volgende
zinnen herformuleren?
* Wij zijn tot de vaststelling gekomen dat u de factuur van 26 maart nog altijd niet
betaald hebt.
* U hebt de bestelbon niet correct ingevuld en daardoor heeft de levering vertraging
opgelopen.
Pak het positief aan.
Denk altijd goed na hoe je slecht nieuws op een aanvaardbare manier kunt
formuleren. Soms kun je het zo ombuigen dat het vrijwel positief overkomt. Het komt
er gewoon op aan te bekijken hoe je iets op een tactvolle en strategische manier kunt
verwoorden. Vergelijk even de volgende twee formuleringen.
* In september zal onze zaak jammer genoeg een week gesloten zijn wegens
verbouwingen. Wij hopen dat u begrip hebt voor deze situatie.
* Om u in de toekomst nog beter van dienst te zijn, gaan we onze zaak aanzienlijk
uitbreiden. Gelieve ermee rekening te houden dat de winkel gesloten zal zijn van 23
tot 29 september. U bent nu al van harte uitgenodigd voor de feestelijke heropening
op zaterdag 30 september. We pakken dan uit met tal van speciale promoties, en elke
klant krijgt die dag een welkomstgeschenkje.
Schrijf duidelijk en concreet.
Vermeld geen vage informatie waar de lezer weinig aan heeft.
* Wij zullen uw bestelling zo snel mogelijk vervangen.
* Wij doen er alles aan om de verkeerde levering op de kortst mogelijke tijd te
vervangen.
* In onze begroting hebben wij een aanzienlijk bedrag gereserveerd om
* Wilt u ons zo snel mogelijk laten weten of
Kies een gepaste stijl en toon.
Op de volgende pagina vind je vijf verschillende versies van dezelfde brief. Vergelijk ze
met elkaar en ga voor elke versie na of ze in bepaalde omstandigheden aanvaardbaar
kan zijn.

11

Vergelijk en beoordeel.

Geachte heer Peeters

1.

Wij hebben uw aanvraag voor een aansluiting op ons

ServiceNet ontvangen. Wij willen u bedanken voor het
vertrouwen dat u in onze firma stelt en zullen de
aansluiting zo vlug mogelijk in orde brengen. Via deze
brief willen wij alvast het administratieve deel van de
aansluiting regelen.
Wij sturen u hierbij vier formulieren die we graag
ingevuld, gedateerd en ondertekend terug ontvangen.
Mogen wij vragen om telkens 'gelezen en
goedgekeurd' boven uw handtekening te schrijven.
Wij verwachten enkel de exemplaren terug die we met
rood gemarkeerd hebben.
Zodra we de administratieve gegevens verwerkt
hebben, brengen we u op de hoogte van de eigenlijke
aansluiting.
Met vriendelijke groeten

Geachte heer Peeters

3.

Uw aanvraag voor aansluiting op het ServiceNet is

genoteerd en wordt zo vlug mogelijk in orde gebracht.
De formulieren bij deze brief laten toe het
administratieve deel van de aansluiting te regelen.
De vier formulieren moeten ingevuld, gedateerd en
ondertekend worden. Gelieve de handtekening te
laten voorafgaan door de met de hand geschreven
formule 'gelezen en goedgekeurd'. Alleen de rood
gemarkeerde exemplaren worden door ons terugverwacht.
Zodra de administratieve gegevens verwerkt zijn,
wordt u op de hoogte gebracht van de eigenlijke
aansluiting.
Met vriendelijke groeten

Geachte heer Peeters

2.

U hebt een aansluiting op het ServiceNet

aangevraagd. Wij danken u voor uw vertrouwen in
onze firma. U mag erop rekenen dat wij dit zo vlug
mogelijk in orde brengen. Via deze brief kunt u alvast
het administratieve deel van uw aansluiting regelen.
In de bijlage vindt u vier formulieren. Wilt u die
invullen, dateren en ondertekenen? Om uw
abonnementsverbintenis geldig te maken, schrijft u
met de hand de formule 'gelezen en goedgekeurd'
boven uw handtekening. U hoeft alleen de rood
gemarkeerde exemplaren aan ons terug te bezorgen.
Zodra de administratieve gegevens verwerkt zijn,
ontvangt u meer informatie over de eigenlijke
aansluiting.
Met vriendelijke groeten

Geachte heer

4.

In antwoord op uw schrijven om aangesloten te

worden op het ServiceNet zenden wij u de daartoe in
te vullen formulieren. Daar deze formulieren het
administratieve deel van de aansluiting regelen,
vragen wij u met aandrang ze nauwkeurig in te vullen.
De vier formulieren zijn tevens te dateren en te
ondertekenen. U gelieve de handtekening steeds te
laten voorafgaan door de met de hand geschreven
formule 'gelezen en goedgekeurd'.
Slechts de
exemplaren met een rood merkteken dienen naar ons
adres te worden geretourneerd.
Na de administratieve gegevens te hebben verwerkt,
doen wij u de informatie voor de eigenlijke aansluiting
geworden.
Hoogachtend

Beste Guy

5.

In bijlage vind je de nodige formulieren om de

administratieve rompslomp voor je ServiceNetaansluiting in orde te brengen.
Vul in, dateer en bezorg de rood gemarkeerde
exemplaren terug. Boven je handtekening schrijf je
telkens 'gelezen en goedgekeurd'.
Ik geef wel een seintje zodra de eigenlijke aansluiting
in orde is.
Groetjes

12

3.3.2 Stijladvies op zinsniveau

Schrijf geen ellenlange zinnen, maar wissel korte en minder korte zinnen
met elkaar af.
Bijvoorbeeld:
* Zoals beloofd in ons telefoongesprek van vanmorgen, waarin u zich
genteresseerd toonde in deelname aan de beurs voor beginnende kleine
ondernemers die Seminar International bv op 19 mei volgend jaar hoopt te
organiseren, stuur ik u hierbij onze uitgebreide brochure.
Door deze zin op te splitsen wordt hij voor de lezer heel wat lichter verteerbaar:
Zoals u weet, hoopt Seminar International bv op 19 mei volgend jaar een beurs
te organiseren voor beginnende kleine ondernemers. In ons telefoongesprek van
vanmorgen toonde u interesse voor deze beurs. Daarom stuur ik u hierbij onze
uitgebreide brochure.
Vermijd zeker ook kettingconstructies zoals:
* Het geplande certificeringsproject, waarvoor al op 1 juli een aanvraag, die
overigens heel wat voorbereidend werk met zich meebrengt, had moeten zijn
ingediend, wordt uitgesteld tot volgend jaar.
Probeer de zin zelf te verbeteren:

Zorg voor variatie in de zinsbouw.

Begin niet elke zin met onderwerp en vervoegd werkwoord. In veel Nederlandse
zinnen kun je heel eenvoudig een ander zinsdeel vooraan plaatsen, wat over het
algemeen inversie en dus extra variatie met zich meebrengt. Uiteraard horen ook
vraagzinnen tot de mogelijkheden.

Gebruik passieve zinnen enkel als je daar een goede reden voor hebt.
In een beperkt aantal gevallen biedt passief duidelijke voordelen. (Dit komt
elders in de cursus Nederlands uitgebreider aan bod.) Over het algemeen echter
komen passieve zinnen (of de zogenaamde "lijdende vorm") erg statisch, stroef
en onpersoonlijk over. Probeer ze zoveel mogelijk te vermijden en gebruik bij
voorkeur actieve zinsconstructies.
Bijvoorbeeld:
* In het rapport wordt duidelijk gemaakt dat de maatregelen die vorig jaar
werden genomen, weinig resultaat opleverden. Er zullen volgende week nieuwe
suggesties worden geformuleerd door onze werkgroep.
Wat wordt dat in de actieve wijze?
Briefschrijvers gebruiken soms bewust een passieve zin om te vermijden dat ze
met "ik" moeten beginnen. In plaats van:
* Ik stuur u deze week nog een nieuwe catalogus toe.
schrijven ze:
* Onze nieuwe catalogus wordt u deze week nog toegestuurd.
terwijl ze gemakkelijk "u" kunnen gebruiken als actief onderwerp:

Vermijd overspannen tangconstructies.

Een tangconstructie betekent dat zinsdelen die logisch gezien bij elkaar horen in
de zin juist ver uit elkaar gezet worden. In het Nederlands gebeurt dit
bijvoorbeeld vrijwel systematisch met het werkwoordelijk geheel.
Tangconstructies zijn trouwens absoluut niet fout. Eerder integendeel: zij zijn een
kenmerk waardoor het Nederlands zich onderscheid van de meeste andere
Europese talen. Vergelijk maar eens de volgende twee zinnen:
I have seen him in Brussels this afternoon.

13

Ik heb hem vanmiddag in Brussel gezien.

Wat we wel moeten vermijden zijn overspannen tangconstructies, waarbij logisch
bij elkaar horende zinsdelen zo ver van elkaar komen te staan dat het voor de
lezer problemen oplevert. Vooral de combinaties "dat als", "dat wanneer", "dat
aangezien" e.d. moeten we vermijden. Enkele voorbeelden met telkens een
verbeterde versie:
* Hij heeft te kennen gegeven dat als wij onze prijzen verhogen, hij naar een
andere leverancier overstapt.
Hij heeft te kennen gegeven dat hij naar een andere leverancier overstapt als wij
onze prijzen verhogen.
* In deze analyse wordt de kans op een vijandige overname, waarbij een externe
partij de meerderheid van de aandelen in handen probeert te krijgen, hoger
geschat dan ooit.
In deze analyse wordt de kans op een vijandige overname hoger geschat dan
ooit. Bij zo'n vijandige overname probeert een externe partij de meerderheid van
de aandelen in handen te krijgen.
* Eindelijk volgde een door de minister van Sociale Zaken in het kader van de
stimulering van de arbeidsverkorting aangekondigde, maar door de oppositie fel
bekritiseerde beleidsmaatregel. Wat maak jij daarvan?:

Vermijd storend gebruik van naamwoordstijl.

Met naamwoordstijl bedoelen we dat werkwoorden worden gebruikt als
zelfstandig naamwoord. Op zich is dat niet verkeerd. In de zin Zwemmen is
gezond bijvoorbeeld, wordt het werkwoord zwemmen als zelfstandig naamwoord
gebruikt. Veelvuldig gebruik van naamwoordstijl echter maakt een tekst statisch.
De oplossing is eenvoudig: vervang de naamwoordvormen zoveel mogelijk door
werkwoorden die ook werkelijk als werkwoord worden gebruikt. Dat maakt de
stijl veel dynamischer. Enkele voorbeelden met telkens een verbeterde versie:
* De verwachting is dat de aangekondigde verhoging van de beursnorm zal
leiden tot een drastische daling van het aantal studenten.
Wij verwachten dat het aantal studenten drastisch zal dalen als de beursnorm
verhoogd wordt.
* Het paraferen van elke pagina is voldoende.
Het is voldoende als u elke pagina even parafeert.
* Het gebruik van naamwoordstijl heeft het ontstaan van verwarring bij de lezer
tot gevolg.
U brengt de lezer in verwarring als u vaak naamwoordstijl gebruikt.

14


Vermijd dubbele ontkenning.
Wat waar is in de wiskunde geldt evengoed voor de taal: tweemaal negatief is
positief.
* Het is niet ondenkbaar dat een aanpassing van het personeelsbestand niet langer
kan worden voorkomen bij een blijvende daling van de omzet.
De oorzaak van de twee dubbele ontkenningen in dit voorbeeld is nogal duidelijk: de
schrijver probeert zijn boodschap zo te formuleren dat zij minder hard overkomt; de
fameuze "kousenvoetentaal", weet je nog? Dat verandert evenwel niets aan de
betekenis van de zin, of het moest zijn dat sommige lezers niet doorhebben wat er
precies bedoeld wordt, maar dat kan toch zeker niet de bedoeling zijn? Het is beter
om te schrijven wat de zender eigenlijk bedoelt:

3.3.3 Stijladvies op het gebied van de woordkeuze

Sommige spreektaalwoorden kun je niet in schrijftaal gebruiken.

In het Nederlands is het onderscheid tussen spreek- en schrijftaal de afgelopen
decennia aanzienlijk kleiner geworden. Toch blijft er verschil en kun je sommige
bewoordingen uit de spreektaal niet in een zakelijke schrijftaal gebruiken, zeker niet
in eerder formele zakenbrieven.
* Onze afdeling heeft het afgelopen jaar te gekke resultaten behaald.
Onze afdeling heeft het afgelopen jaar schitterende resultaten behaald.
* De directie heeft daarover nog niks bekend gemaakt.
De directie heeft daarover nog niets bekend gemaakt.

Gebruik enkel algemeen bekende en algemeen aanvaarde

afkortingen.

Vermijd moeilijke of ambtelijke woorden

implementeren invoeren
een beslissing aan de werknemers communiceren meedelen
onderhavig contract het bedoelde contract, het contract in kwestie
krachtens deze wet volgens deze wet
.
Vermijd verouderde uitdrukkingen, schrijftaalwoorden, formulezinnen
en clichs.
indien als
reeds al
zulks dit
doch maar
thans nu
tevens ook
desalniettemin toch
Ik heb de vrijheid genomen om mij kandidaat te stellen voor
Hopende u hiermee voldoende te hebben ingelicht, verblijven wij met de meeste
hoogachting.
U gelieve in deze zending aan treffen
De oorzaak hiervan is gelegen in de omstandigheid dat
Echter, in verband met problemen met betrekking tot de productie
3.4 Oefeningen
Opgave 1: herformuleer de volgende zinnen.
1. De boeken welke je nodig hebt voor dit vak, kun je kopen bij de Academische
boekhandel.
2. Wij hebben nog geen besluit genomen met betrekking tot onze vakantie van
volgend jaar.

15

3. De cohesie tussen deze zinnen is niet helemaal duidelijk. Kun je uitleggen wat je
precies bedoelt?
4. M.i. is het beter deze veranderingen geleidelijk in te voeren.
5. Ik zou u er graag op willen wijzen dat de prijzen van de door onze firma
geproduceerde koelsystemen de goedkoopste in Belgi zijn.
6. Wij willen niet nalaten onze tevredenheid uit te drukken over uw professionele
aanpak van het probleem.
7. Wij moeten u met spijt meedelen dat we de betaling van de huur van november
nog niet ontvangen hebben.
8. U kunt niet ontkennen dat door de door uw bedrijf eenzijdig genomen
maatregelen heel wat klanten in problemen gebracht worden.
9. Wat de betaling betreft, die dient zo snel mogelijk te gebeuren.
10. Waarschijnlijk zal onze vertegenwoordiger volgende week langskomen.
11. Het staat vrijwel vast dat door onze aankoopdienst nog een bestelling geplaatst
zal worden.
12. Dit ondanks zijn ziekte.
13. Men moet steeds proberen dergelijke constructies te vermijden.
14. Ter gelegenheid van de opening van ons nieuwe filiaal wordt de nieuwe collectie
gepresenteerd.
15. In het rapport wordt duidelijk gemaakt dat de maatregelen die vorig jaar door de
docenten genomen werden, weinig resultaten opleverden. Volgende week zal het
rapport door een speciaal hiervoor opgerichte werkgroep besproken worden.
16. Ten behoeve van een grotere cohesie tussen de verschillende hoofdstukken werd
het rapport herwerkt.
17. De oefenfirmas dat aan de beurs deelnemen, zullen ontvangen worden door de
voorzitter.
18. Bij het controleren van de geleverde broeken kwamen we tot de conclusie dat
de helft van de broeken productiefouten hebben.
19. Na een gesprek met u vertegenwoordiger, hebben we besloten om een
bestelling te doen van 10 toestellen.
20. Uw vertegenwoordiger, de heer Bellens, vermeldde dat we 10 gratis filters per
besteld product zouden ontvangen, graag zouden wij hiervan confirmatie krijgen.
21. Kunt u ons laten weten wanneer jullie de toestellen zullen leveren?
22. Aangezien onze bestelling voor 31 januari is, rekenen we op de promotieprijs van
570 euro die u eerder vermelde.
23. Ondanks dat hij bijna altijd te laat kwam, was hij een goede student.
24. Ik wil zeker niet ontkennen dat hij zijn tijd niet verknoeid heeft.

16

25. In het hoger onderwijs is het zo dat als je niet geregeld studeert of je cursussen
nooit eens inkijkt, weet je in feite nooit of je het hele leerstofpakket voor de
examens wel verwerkt krijgt.
26. We verzoeken u het door ons begonnen opruimingswerk op uw grondgebied
voort te zetten, evenals het aanbrengen van een buis onder de veldweg.
27. Door al te veel bedienden wordt nog altijd te veel gebruik gemaakt van de
lijdende vorm.
28. Wat betreft deze aangelegenheid kan ik je echt geen raad.
29. De met dit door ons nu verkochte waterwerend product bereikte resultaten,
grenzen werkelijk aan het ongelooflijke.
30. Ik ken die auteur niet persoonlijk, maar naar ik gehoord heb, zou hij morgen, op
de Dag van de Klant, in de Standaard Boekhandel in Mol, een lezing komen geven
over de themas die ook in zijn werk behandeld worden, zoals daar zijn discriminatie,
armoede en uitsluiting.
31. Men kan tickets voor dat concert verkrijgen op de site www.concert.be.
32. Het is niet ongebruikelijk dat men zich de eerste week na de operatie nog zwak
voelt.
33. Wat algemene communicatie in het bedrijfsleven betreft, blijkt dat de meeste
algemene informatie via vergaderingen en meetings doorgegeven wordt.
34. De meeste managers schatten hun eigen communicatieve vaardigheden vrij goed
in, toch zouden velen onder hen graag een cursus communicatievaardigheden volgen
en zeggen ze dat er tijdens hun opleiding te weinig aandacht besteed werd
communicatievaardigheden.
35. Namelijk met de mails die verder moesten verzonden worden naar de
oefenfirmas van Neerpelt en Overpelt.
36. Na een paar telefoontjes bleek dus dat er nog een mail met het
inschrijvingsformulier naar de oefenfirmas verstuurd moesten worden.
37. Wij hebben ons bezig gehouden met een databank op te stellen.
38. Men vindt een evenwichtig lessenpakket bepalend voor een goede opleiding.
39. Met betrekking tot het verplaatsen van lessen moet men zich tot het
departementssecretariaat wenden.
40. Gemiddeld gesproken is het zo dat een arbitraire distributie niet tot de gewenste
resultaten leidt.

17

Opgave 2: herformuleer de volgende brieven.

A.
Meneer en geachte klant
Met dit schrijven wensen wij u mede te delen dat wij wegens inventaris onze
magazijnen zullen sluiten van 24 December tot en met 2 Januari.
Gedurende deze periode zal het ons helaas onmogelijk zijn bestellingen uit te
voeren. Onze diensten zijn echter gedurende deze periode paraat om uw orders
te noteren teneinde ze met spoed uit te voeren vanaf 3 Januari.
Wij danken u bij voorbaat voor het begrip dat u opbrengt voor deze situatie.
Tevens houden wij eraan u onze beste wensen voor het nieuwe jaar aan te
bieden. Wij hopen dat het nieuwe jaar u geluk, gezondheid en voorspoed
brengt. Moge het nieuwe jaar al uw wensen voldoen.
Van onze kant zullen wij al het mogelijke, en soms als het nodig mocht blijken
het onmogelijke, doen om u in het nieuwe jaar nog beter te dienen.
B.
Geachte
Bij deze hebben de voorzitter, de raadsleden, het personeel van het OCMW en de
bejaarden van ons rusthuis het genoegen u, je familie en vrienden voor de
opendag op 8 mei e.k. uit te nodigen.
Zoals u wellicht alreeds vernomen hebt via het gemeentelijk informatieblad,
wordt het nieuwe rusthuis op 7 mei officieel geopend. Jammer genoeg is die
opening alleen bestemd voor genodigden.
Vanaf 10 u 's morgens is er gelegenheid het rusthuis te kunnen bezoeken. 's
Namiddags worden de deuren terug geopend van 14 tot 18 u.
Om 11 u wordt ons een aperitiefconcert aangeboden door het ensemble Musica
Eterna.
Een muzikaal intermezzo rond 15.30 u wordt gebracht door de
Koninklijke Harmonie Sint-Cecilia.
Tijdens deze dag zal er gelegenheid zijn om een frisdrank of koffie te verbruiken
in de polyvalente zaal van het nieuwe rusthuis.
Hopende u te mogen verwelkomen verblijven wij met hoogachting.

18

Vormgeving

Het Belgisch Instituut voor Normalisering heeft normen vastgelegd voor de lay-out
en vormgeving van zakenbrieven. Dit zijn de zogenaamde BIN-normen.
Volledige informatie over de BIN-normen vind je in de brochure BIN-normen,
uitgegeven door het VVKSO. Deze handige brochure bevat bovendien nog heel wat
aanvullende praktische informatie over de notatie van bijvoorbeeld
telefoonnummers, bankrekeningnummers, munteenheden en allerlei andere
eenheden en symbolen. In de Toledocursus van dit vak vind je een
PowerPointbestand met de belangrijkste informatie uit de brochure BIN-normen.
De NBN-normen worden ook heel overzichtelijk voorgesteld op deze website:
http://www.calliope.be/dutch/res/NLmodules.html. Je vindt er een handig
overzicht n oefeningen.
Belangrijke opmerking bij het bovenvermelde materiaal: gebruik als slotformule
voor zakelijke brieven niet 'Hoogachtend' maar (een variant van) 'Met vriendelijke
groeten'.
Voor privcorrespondentie gebruik je de lay-out voor brieven zonder voorgedrukt
briefhoofd. Je vindt daarvan een voorbeeld in de brochure BIN-normen en ook in
de Toledocursus voor dit vak.
Op de volgende pagina vind je een brief waarin de NBN-normen duidelijk niet
werden toegepast. Bovendien kan de formulering heel wat efficinter en
lezervriendelijker. Pas aan waar nodig.

19

PRAGMACOM bvba
Oude-Bareelstraat 157

B-9040 SINT-AMANDSBERG

tel. 09 67 93 95

Adri Hendrickx
Dwarsstraat 38
3000 LEUVEN

uw bericht van
17-05-2012

uw kenmerk
AH/112

ons kenmerk
EL-KV-98

datum
24-05-2012

betreft: onze tegenofferte op uw offerte

Geachte mijnheer Adri Henderickx
Wij zouden u graag willen bedanken voor uw offerte.
Wij hebben een firma gevonden in Sint-Niklaas, waar wij hetzelfde apparaat kunnen kopen
met n jaar garantie terwijl het bovendien ook nog twee jaar gratis wordt onderhouden. Wij
zouden graag ook deze voorwaarden willen bekomen van u, als dat zou kunnen ja.
Uw prijs en betalingsvoorwaarden vinden wij wel interessant en wij denken dat uw
apparaat precies is wat door ons al een half jaar wordt gezocht.
Wij verwachten een snelle reactie van u, want wij hebben het nieuwe kopieerapparaat
dringend nodig. Kan het binnen de tien dagen nadat het werd besteld geleverd worden? Want
anders gaat het allemaal veel te lang duren, voor de nieuwe machine kan worden in gebruik
genomen.
Uw spoedige reactie wordt door ons met veel ongeduld tegemoet gezien.
Met de allermeeste hoogachting

De heer Loodts Erwin

aankoopdienst

20

De prijsaanvraag
5.1

Betekenis
De benaming "prijsaanvraag" is nogal misleidend, want naast de prijs(lijst) kun
je nog heel wat andere informatie vragen: een catalogus,
leveringsvoorwaarden, leveringstermijn, betalingsvoorwaarden. Je kunt
bijvoorbeeld ook vragen om een vertegenwoordiger langs te sturen.
"Informatieaanvraag" is eigenlijk een betere benaming dan "prijsaanvraag".

5.2

Opdracht 1
Reconstrueer de onderstaande prijsaanvraag en kies een gepaste alineaindeling.
1. Kunt u ons in de loop van de volgende week uw voorwaarden meedelen
voor het vervoer van Udinese naar Denderhoutem?
2. Wij zijn ervan overtuigd dat u ons een aantrekkelijk voorstel doet.
3. Vorige maand kochten wij bij de firma Tentorano, Via Toricelli 37 in Udinese,
een partij lederen koffers en handtassen aan.
4. Vanaf 1 juni kunnen die goederen bij de leverancier afgehaald worden.
5. De totale waarde van de zending bedraagt 110 000 euro.
6. Dank bij voorbaat.
7. U mag u de zending laten verzekeren tegen elk risico van beschadiging en
verlies.
8. Opnieuw willen wij op uw bedrijf een beroep doen voor een
transportopdracht.
9. Ze zijn verpakt in stevige kartonnen dozen, respectievelijk 55 dozen
(150x100x80 cm) en 70 dozen (200x90x60 cm).
10. Houdt u er ook rekening mee dat we tegen uiterlijk 10 juni over de
goederen wensen te beschikken?

5.3

Opdracht 2
SITUATIE: Verzekeringskantoor Williams & Co neemt vanaf 1 maart zijn intrek
in bedrijvencentrum Westrand in Brugge. Je hebt vernomen dat de andere
firmas in het bedrijvencentrum voor de schoonmaak van hun kantoren een
beroep doen op Schoonmaakbedrijf Glashelder (Spoorweglaan 44 in 8340
Damme). De verantwoordelijkheid voor het onderhoud van de
gemeenschappelijke ruimtes (b.v. receptie, toiletten, gangen) berust bij het
centrum zelf.
OPDRACHT: Schrijf een prijsaanvraag naar Glashelder, gedateerd op 16 januari
en met als kenmerk IS/pa/03. Briefpapier van Williams & Co is beschikbaar op
Toledo.
DOEL: Een offerte aanvragen voor het schoonmaken van je kantoor.
BIJKOMENDE INFORMATIE: Je wenst een offerte te ontvangen tegen eind
volgende week; je wil 1 schoonmaakbeurt per week; je wil weten hoeveel dit
kost; het onderhoud moet gebeuren buiten de kantooruren; de openingsuren
van het kantoor zijn: maandag, dinsdag, donderdag en vrijdag van 9
tot 16 uur en woensdag en zaterdag van 9 tot 13 uur.

21

5.4

Opdracht 3 (coaching)
SITUATIE: De brand- en diefstalpolis van Meubelpaleis Schaevers vervalt over 6
maanden. Je bent niet echt tevreden over de service van je huidige
verzekeraar. Je wil een nieuwe polis afsluiten bij een andere
verzekeringsmaatschappij.
OPDRACHT: Schrijf een prijsaanvraag, gedateerd op 26 september en met als
kenmerk IM/agf/01. Briefpapier van Meubelpaleis Schaevers is beschikbaar op
Toledo.
DOEL: Een offerte aanvragen voor brand- en diefstalverzekering bij
Verzekeringsmaatschappij AGF Insurance Belgium nv (Lakenstraat 35 in 8400
Oostende).
BIJKOMENDE INFORMATIE: Je hebt bij diverse handelsrelaties positieve
geluiden opgevangen over de service van AGF; je wil uitgebreide informatie
over de verschillende formules die AGF aanbiedt; je veronderstelt dat een
bezoek van een verzekeringsinspecteur nodig is om de concrete voorwaarden te
bepalen; in dat geval verwacht je dat AGF telefonisch contact opneemt om een
afspraak te maken, je verwacht een reactie over uiterlijk een week.

5.5

Opdracht 4 (coaching)
SITUATIE: Medicon bv uit Amsterdam verkoopt hoogtechnologische
analysetoestellen voor ziekenhuizen en laboratoria. Het bedrijf zoekt een
geschikte transportfirma om te leveren vanuit een opslagruimte in de
Antwerpse haven.
OPDRACHT: Schrijf een prijsaanvraag, gedateerd op 14 april en met als
kenmerk LV/PB/as-9. Briefpapier van Medicon bv is beschikbaar op Toledo.
DOEL: Een offerte voor een transportcontract aanvragen bij Transportbedrijf
Ceuleneers (Hoogakker 35 in 2660 Hoboken).
BIJKOMENDE INFORMATIE: Een zakenrelatie, de firma Alvaplast uit Deurne
heeft Ceuleneers aanbevolen; Ceuleneers zou een prima service bieden tegen
gunstige voorwaarden; elke maand moet er tweemaal geleverd worden aan
klanten in de hele Benelux; je voegt een catalogus toe met een uitgebreide
beschrijving van de toestellen, inclusief gewicht, afmetingen en waarde; je
verzoekt Ceuleneers om een voorstel voor een vervoersovereenkomst uit te
werken; je verwacht antwoord voor het einde van de maand.

22

De offerte als reactie op een prijsaanvraag

6.1

Opdracht 5
Een meubelproducent beantwoordt de prijsaanvraag van een beginnende
groothandelaar. Die had o.a. gevraagd een catalogus en een prijslijst te sturen.
Reconstrueer de offerte en kies een gepaste alinea-indeling. Zorg, waar
mogelijk, voor een puntsgewijze presentatie. Zoek ten slotte een viertal
blikvangers.
1. In ons assortiment vindt u een ruime keuze aan multifunctionele
keukenmeubelen.
2. Onze condities mag u gerust vergelijken met die van de concurrentie.
3. Naast interessante prijzen krijgt u immers de volgende aantrekkelijke
voorwaarden.
4. Veel succes met uw nieuwe handelszaak.
5. Van hem krijgt u op al uw vragen een antwoord.
6. Als bijlage vindt u onze prijslijst.
7. De handelskorting bedraagt 10 % op de prijzen uit de prijslijst.
8. Daarin zult u trouwens ook ons rijke assortiment tuinmeubelen leren
kennen.
9. Vindt u het goed dat ik in elk geval begin volgende maand persoonlijk met u
contact opneem?
10. Hebt u interesse voor ons aanbod?
11. Onze algemene verkoopsvoorwaarden vindt u op blz. 35 van onze
catalogus.
12. Vul dan het bijgevoegde bestelformulier in en stuur het terug in de
gefrankeerde retourenveloppe.
13. De betaling gebeurt 45 dagen na factuurdatum.
14. Daar kunt u zelf oordelen over de degelijkheid en de onberispelijke
afwerking.
15. Het doet ons veel plezier dat u aan ons bedrijf denkt als mogelijke
leverancier van keukenmeubelen.
16. De quantumkorting bedraagt 5 % vanaf een aankoop van 10 000 euro, btw
inclusief.
17. De levering gebeurt 10 dagen na bestelling, franco aan huis.
18. Als u zich daarvan wil overtuigen, bent u altijd welkom in onze toonzalen.
19. Wenst u nog meer inlichtingen, neem dan contact op met onze
exportmanager, de heer Werner Berrevoets, op het nummer (09)348 55 66.
20. Over enkele dagen ontvangt u nog onze catalogus.
21. Alle elementen zijn gemakkelijk te onderhouden en kunnen probleemloos in
elke keuken ingebouwd worden.

23

6.2

Opdracht 6
SITUATIE: Groothandel Verstrepen (Neerstraat 33 in 8900 Ieper) heeft een
offerte aangevraagd voor een transportopdracht.
OPDRACHT: Schrijf een offerte, gedateerd op 10 mei en met als kenmerk
CL/VS/T126. Briefpapier van Renders International is beschikbaar op Toledo. Je
reageert op een prijsaanvraag van Jean-Pierre Verstrepen, daterend van 5 mei
met als kenmerk V/CL/a-2.
DOEL: Ervoor zorgen dat Groothandel Verstrepen de transportopdracht aan
jouw firma toewijst.
BIJKOMENDE INFORMATIE: Het gaat om een transport van Rome naar Overpelt
van 50 dozen (150x100x80 cm) en 60 dozen (150x90x60 cm) lederen koffers
en handtassen; laden in Rome op 1 juni; lossen in Overpelt op 2 juni; de
vervoerprijs bedraagt 735 euro; de verzekering alle risicos voor deze zending
met een waarde van 10 050 euro kost 150 euro; de kosten voor commissie en
administratie bedragen 55 euro; de getrouwheidskorting bedraagt 10 % op het
volledige bedrag, dus 94 euro; het totaal exclusief BTW bedraagt 846 euro;
BTW 21 %; een reactie voor 20 mei is wenselijk om de nodige schikkingen te
kunnen treffen; Verstrepen kan zijn akkoord bevestigen door de bijgevoegde
kopie van de offerte te ondertekenen en terug te sturen.

De spontane offerte
7.1

Opdracht 7
Een producent van huishoudtoestellen schrijft een spontane offerte naar de
vaste klanten (handelaars) om de gloednieuwe reeks koelkasten te
presenteren. Reconstrueer deze spontane offerte en kies een gepaste alineaindeling. Zorg, waar mogelijk, voor een puntsgewijze presentatie. Zoek ten
slotte een viertal blikvangers.
1. De nieuwe koelkasten behouden natuurlijk de degelijkheid van de vroegere
modellen, maar ze verbruiken maar liefst 15 % minder energie.
2. Wenst u meer inlichtingen?
3. Daarnaast geniet u de volgende introductievoorwaarden.
4
Wenst u als dynamische handelaar op de hoogte te blijven van alle
innovaties?
5. Met onze vorige modellen hebt u altijd een mooie omzet gerealiseerd, maar
met de nieuwe serie mag u zeker nog betere verkoopresultaten verwachten.
6. De waarborg geldt 3 jaar.
7. Tot dan.
8. Als bijlage vindt u ook de lijst met erg voordelige prijzen.
9. De leveringstermijn bedraagt 8 dagen.
10. Kom dan op 20 september om 15 uur naar onze bedrijfsgebouwen.
11. Vanaf 1 oktober kunt u deze hypermoderne en functionele koelkasten
aankopen.
12. Ongetwijfeld hebt u interesse voor dit aanbod.
13. De korting bedraagt 5 % bij een aankoop voor 1 november.
14. U zult er kennis maken met onze nieuwe reeks Prestige-koelkasten.
15. Ondertussen kunt u zich in de ingesloten folder al een beeld vormen van de
unieke vormgeving.
16. Neem dan gerust contact op met uw handelsvertegenwoordiger en kom
uzelf zeker nog eens extra overtuigen op 20 september.
17. Bovendien zijn ze uitgerust met een volledig automatisch
ontdooiingsysteem.

24

7.2

Opdracht 8
SITUATIE: Philadelphia, een producent van huishoudtoestellen, wil zijn trouwe
klanten verrassen met een speciale kerstaanbieding. De V15-wasmachine wordt
tegen zeer voordelige voorwaarden aangeboden omdat ze in de lente van
volgend jaar door een nieuw model wordt vervangen.
OPDRACHT: Schrijf een spontane offerte, gedateerd op 2 december en met als
kenmerk MP/K1/mail3. Briefpapier van Philadelphia is beschikbaar op Toledo.
Richt je brief aan Dirk Cauwels van Groothandel Telcona (Bevrijdingslaan 35 in
9700 Oudenaarde).
DOEL: Goodwill creren bij de vaste klanten en de V15-wasmachines die nog in
voorraad zijn verkopen.
BIJKOMENDE INFORMATIE: Zeer degelijke machine; altijd zeer goed verkocht;
na de winter verdwijnt het model uit het assortiment; wordt vervangen door de
V16, waarover later uitvoerige informatie volgt; de V16 wordt nu tegen
uitzonderlijke voorwaarden aangeboden; bij aankoop van ten minste 5
toestellen wordt een korting van 25 % verleend op de normale verkoopprijs van
420 euro, inclusief BTW; er is een garantie van 3 jaar op alle onderdelen;
levering 7 dagen na bestelling, franco aan huis; betaling 45 dagen na
factuurdatum; aanbod geldig zolang de voorraad strekt.

Aanvulling: het AIDA-Marketingmodel

AIDA is een afkorting die staat voor:

Attention (aandacht)
Interest (interesse)
Desire (verlangen, drang)
Action (actie)

Het AIDA model gaat over het beslissingsproces van de consument voordat hij of zij een
product of dienst afneemt.

Fig. 1.36: AIDA model voorbeeld

De eerste A uit het AIDA model
De eerste A uit het AIDA model staat voor attention. Als de consument niet weet dat het
product bestaat, zal het ook nooit gekocht worden.
De I uit het AIDA model
De I uit het AIDA model staat voor interest. De eerste interesse is gewekt.

25

De D uit het AIDA model

De D uit het AIDA model staat voor Desire. De consument raakt bewust van de voordelen
van het product en wil het gaan kopen.
De tweede A uit het AIDA model
De tweede A uit het AIDA model staat voor Action. De consument heeft de beslissing
genomen het product te kopen.
AIDA model en de kracht van herhaling
Wat het AIDA model vooral aantoont, is dat de kracht van reclame herhaling is
De laatste A van Action is een heel belangrijke. Door het product ook beschikbaar te maken
(de P van Plaats in de Marketingmix) zorg je ervoor dat de consument ook werkelijk jouw
product koopt. Ook persoonlijke verkoop kan dat laatste zetje geven.
AIDA in verschillende situaties
Het AIDA model kan op ieder koopproces worden toegepast. Uiteraard verschilt het heel erg
per product hoe het AIDA model in de praktijk werkt. Je hebt goedkope producten waarbij
impulsaankopen een groot deel van de verkopen betreft.
AIDA of DAIA?
AIDA is een model. Net als ieder model is het een simplificatie van de werkelijkheid.
Het is namelijk niet zo dat ieder koopproces ook daadwerkelijk zo gebeurt als het model
uitlegt. Heb je bijvoorbeeld honger, dan ga je op zoek naar een broodje. Honger is een
behoefte (Desire). Daarna zie je bijvoorbeeld het uithangbord van een broodjeszaak
(Attention). De zaak ziet er niet al te shabby* uit (Interest), dus je besluit naar binnen te
gaan, alwaar de prijzen op de menukaart ook nog schappelijk zijn en je het broodje bestelt
(Action).
AIDAS model
Het AIDA model is bijna een eeuw oud. Hoewel de manier hoe mensen denken natuurlijk
niet is veranderd, zijn er wel een aantal nuttig aanvullingen op het AIDA model bedacht. De
meest interessante aanvulling vinden wij de S van Satisfaction. Veel aankopen zijn
herhaalaankopen

Dit marketingmodel is perfect toepasbaar in commercile communicatie:

POSITIEVE OPENING: ATTENTION in verkoopbrieven vaak boven de aanspreking
AANLEIDING: INTEREST

argumenten volgens specifieke DOELGROEPEN

KERN: DESIRE

sterkste overtuigers volgens product en doelgroep

TOELICHTING: INTEREST

meer argumenten, uitleg

VERWACHTING: ACTION
GOODWILL:

26

7.3

Opdracht 9
Een bedrijf gespecialiseerd in bewegwijzering en signalisatie in grote gebouwen,
verstuurt een eenvoudige, indirecte verkoopbrief (prospectiebrief).
Reconstrueer
de tekst van de brief en schrijf de brieftekst uit met een gepaste
alineaverdeling.
Zoek drie blikvangers.
1. Een goede begeleiding van bedrijfsbezoekers, daar zorgt het Modulexsysteem voor.
2. Ook dat is natuurlijk een pluspunt voor het bedrijfsimago.
3. En dat is toch wat uw bedrijf wenst?
4. Aarzel niet om vandaag nog de gefrankeerde antwoordkaart terug te sturen.
5. Als die bezoekers ogenblikkelijk hun weg vinden in het gebouw, storen zij
uw personeel niet en krijgen zij de indruk van een perfecte organisatie.
6. Door de grote verscheidenheid in vormgeving, het uitgebreide kleurenpalet,
het ruime scala van lettertypes en symbolen, kunt u alle kanten uit.
7. Mijn adviseurs zullen met plezier en zonder enige verplichting bestuderen
welke signalisatie het best bij uw bedrijfsgebouwen past.
8. Dagelijks bezoeken tientallen mensen uw bedrijf.
9. Uiteindelijk zorgt Modulex er altijd voor dat zowel uw personeel als
bezoekers kostbare tijd besparen.
10. Dat is natuurlijk goed voor uw imago.
11. Of bel mij op het nummer 02 560 96 58.
12. Bovendien is het systeem zo flexibel dat voor elk gebouw een gepast
ontwerp mogelijk is.

De tegenofferte
8.1

Achtergrondinformatie
Het gebeurt dat een offerte in haar geheel bekeken erg interessant is, maar dat
er n of twee concrete punten zijn die je als potentile klant graag aangepast
wil zien. In dat geval kun je een tegenofferte schrijven.
Belangrijk is dat je duidelijk je interesse laat blijken voor het aanbod van de
leverancier. Verder moet je natuurlijk concreet vermelden wat je aangepast wil.
Het is bovendien aangewezen dat je daar relevante argumenten bij vermeldt;
een leverancier gaat zijn prijs niet zomaar verlagen omdat een klant vindt dat
die te hoog is. Daarom wordt er in een tegenofferte nogal eens verwezen naar
concurrenten die de gewenste voorwaarden wl aanbieden, al worden er zeker
ook andere argumenten gebruikt. In tegenoffertes worden overigens niet enkel
prijsaanpassingen gevraagd, maar ook wijzigingen van bijvoorbeeld de
leverings- of de betalingstermijn, de garantievoorwoorden, de service na
verkoop, enzovoort. Erg typisch voor de afsluiting van een tegenofferte is dat er
vaak een bestelling in het vooruitzicht wordt gesteld wanneer de gewenste
aanpassingen worden toegestaan.
Een voorbeeld:
Van harte dank voor uw offerte. Uw aanbod is erg interessant en zoals steeds
is uw prijs bijzonder scherp.
Uw betalingsvoorwaarden vinden we nogal strikt. Gezien de omvang van de
bestelling durven we vragen om een betalingstermijn van 60 i.p.v. 30 dagen
toe te staan. In dit soort situaties is dat zeker gebruikelijk.

27

Hopelijk komt onze jarenlange goede verstandhouding niet in het gedrang. Wij
hopen alleszins voor het einde van de maand onze bestelling bij u te kunnen
plaatsen.
8.2

Opdracht 11
SITUATIE: Je opent binnenkort een groothandel in huishoudtoestellen en je
hebt diverse leveranciers aangeschreven. Uit een vergelijking van de diverse
offertes komt die van Ranofix als een van de interessantste naar voren, maar
ook de offerte van een leverancier uit Wervik maakt indruk. Wegens de
uitstekende faam geef je de voorkeur aan Ranofix. Toch wil je nog proberen
deze producent tegen zijn concurrent uit te spelen.
OPDRACHT: Schrijf een tegenofferte, gericht aan Evert Rigolle van Ranofix nv
(Legevoorde 56 in 9950 Waarschoot) gedateerd op 1 juni en met als kenmerk
PP/R/2. Briefpapier van P.u.L.L. is beschikbaar op Toledo.
DOEL: De lezer ertoe aanzetten zijn offerte aan te passen aan wat een
concurrent te bieden heeft.
BIJKOMENDE INFORMATIE: De offerte van Ranofix dateert van 14 mei en heeft
als kenmerk ER/NVR/L2. Positief aan het aanbod van Ranofix: een zeer
uitgebreid assortiment huishoudtoestellen van uitstekende kwaliteit; goede
leverings- en betalingsvoorwaarden. De concurrent uit Wervik waarborgt dat
zijn technische dienst binnen 24 uur eventuele defecten bij de klanten thuis
repareert. Kan Ranofix dezelfde service garanderen? Bij een akkoord kun je een
veelbelovende handelsrelatie en aanzienlijke bestellingen in het vooruitzicht
stellen. Je verwacht een antwoord tegen eind volgende week, want de opening
van je nieuwe zaak is gepland op 15 juli.

8.3

Opdracht 12
SITUATIE: Je bent de zaakvoerder van Wine Cellar, een groothandel in wijnen
en likeuren. Als antwoord op een prijsaanvraag bij een vaste leverancier
(Mendoza) heb je een interessante offerte ontvangen. Alleen de voorgestelde
leveringsdatum is voor jou onaanvaardbaar.
OPDRACHT: Schrijf een tegenofferte, gericht aan Didier Lammers van Mendoza
(Stationsstraat 12 in 2520 Broechem) gedateerd op 21 april en met als
kenmerk vd/dl/f-23. Briefpapier van Wine Cellar is beschikbaar op Toledo.
DOEL: De lezer ertoe aanzetten zijn leveringstermijn aan te passen.
BIJKOMENDE INFORMATIE: de offerte van Mendoza dateert van 18 april en
heeft als kenmerk del/dup/d3. Positief: Mendoza biedt kwaliteitswijnen aan
tegen interessante betalingsvoorwaarden en scherpe prijzen. Probleem: de
voorgestelde leveringsdatum (15 juni) is voor Wine Cellar niet aanvaardbaar. Je
neemt van 3 tot 15 juni deel aan een plaatselijke handelsbeurs en je wil de
klanten op de handelsbeurs een glaasje laten proeven van de wijnen van
Mendoza. Je wenst een levering uiterlijk 31 mei. Je wil gratis promotiemateriaal
om de stand op de handelsbeurs op te smukken. Je wenst in de loop van de
week een telefonische reactie met aansluitend een schriftelijke bevestiging van
de beslissing van Mendoza.
Op voorwaarde dat er inderdaad geleverd kan worden uiterlijk 31 mei, plaats je
de volgende bestelling: 50 kisten bourgogne Chteauville 2002 tegen 35 euro;
50 kisten bourgogne Nuit St-Pierre 2001 tegen 48 euro; 50 kisten bordeaux
Charlemagne 2000 tegen 52 euro.

28

De reactie op de tegenofferte
9.1

Achtergrondinformatie
Wanneer je als leverancier akkoord gaat met een tegenofferte stuur je de klant
een nieuwe offerte met de aangepaste voorwaarden. Wanneer je niet op het
tegenvoorstel kunt ingaan, moet je je beslissing in elk geval verantwoorden.
Uiteraard kun je ook op een compromis aansturen: tegenoffertes en reacties op
tegenoffertes zijn nu eenmaal brieven waarin onderhandeld wordt.
Een voorbeeld (reactie op het voorbeeld van de tegenofferte in onderdeel 8):
Uw tegenvoorstel op onze offerte van 8 december lijkt ons erg redelijk.
Een betalingstermijn van 60 dagen na factuurdatum is inderdaad niet
ongewoon voor zo'n aanzienlijke bestelling.
U weet evenwel dat de regering onlangs kredietbeperkende maatregelen
getroffen heeft om het inflatietempo te vertragen. Daardoor zijn wij verplicht
onze betalingstermijn tot 30 dagen te beperken. Mogen wij hierin op uw begrip
rekenen?
Wij hopen dat u alsnog beslist om uw bestelling bij ons te plaatsen. U mag er
alleszins op rekenen dat wij die met de grootste zorg zullen uitvoeren.

9.2

Opdracht 13
SITUATIE: Je bent Didier Lammers van Mendoza. Je hebt vanmorgen al
telefonisch gereageerd op de bovenstaande tegenofferte van Wine Cellar.
OPDRACHT: Schrijf een reactie op de tegenofferte van Wine Cellar
(Antwerpsedreef 27 in 2980 Zoersel). Lees de opgave van de tegenofferte zeer
aandachtig voor je aan deze brief begint. Richt je reactie aan Franois Biermans
(zaakvoerder van Wine Cellar). Briefpapier van Mendoza is beschikbaar op
Toledo.
DOEL: Je telefonische reactie op de tegenofferte van Wine Cellar schriftelijk
bevestigen..
BIJKOMENDE INFORMATIE: Je hebt voor Wine Cellar een bestelling genoteerd
voor 50 kisten Chteauville 2002, Nuit St-Pierre 2001 en Charlemagne 2000
(voor de details: zie opgave 8.3). Zeer goede keuze; wijnen met een
uitstekende prijs-kwaliteitverhouding; zullen bij de bezoekers aan de beurs
zeker in de smaak vallen. Zoals telefonisch overeengekomen: op 1 juni worden
15 kisten van elke wijn geleverd op de locatie van de handelsbeurs; de overige
35 kisten worden op 15 juni geleverd aan het adres van Wine Cellar
(Antwerpsedreef 27, 2980 Zoersel). Gratis promotiemateriaal voor de stand op
de handelsbeurs wordt bezorgd op 1 juni, samen met de wijn. Vraag of Wine
Cellar de bestelling schriftelijk wil bevestigen.

29

10

De bestelling
Nogal wat leveranciers aanvaarden enkel schriftelijke bestellingen. Telefonische
bestellingen worden gewoonlijk wel genoteerd maar pas uitgevoerd na ontvangst van
een schriftelijke bevestiging.
Eenvoudige bestellingen kun je nog altijd plaatsen d.m.v. een brief. Om verwarring
en betwistingen te voorkomen is het belangrijk duidelijke en volledige informatie te
vermelden: catalogusnummers, hoeveelheden, prijzen (exclusief en inclusief BTW),
leveringsvoorwaarden (bv. franco), leveringsadres, leveringstermijn,
betalingsvoorwaarden, enz.
Een voorbeeld (reactie op het voorbeeld in onderdeel 9):
Uw reactie op onze tegenofferte heeft ons overtuigd. In de gegeven omstandigheden
is het voor u onmogelijk om de betalingstermijn te verlengen.
Daarom plaatsen wij hierbij een bestelling voor 3 kopieermachines van het model
XERO-418E tegen de volgende voorwaarden:
prijs: 2 199 per stuk;
BTW: 21 %;
levering: franco Merksemsebaan 278, Wijnegem, uiterlijk 4 weken na
ontvangst bestelling;
garantie: 1 jaar op defecten, 2 jaar op onderdelen;
betaling: wissel op 30 dagen na factuurdatum.
Graag een schriftelijke bevestiging bij ontvangst van deze bestelling. Laat u ons
vooraf even weten wanneer de kopieerapparaten precies geleverd worden?
Uiteraard rekenen wij op een correcte uitvoering van deze bestelling.
Voor meer uitgebreide of ingewikkelde bestellingen gebruikt men doorgaans
bestelbons of bestelformulieren. Leveranciers stellen die vaak ter beschikking van
hun klanten, maar nogal wat bedrijven staan erop voor al hun bestellingen hun eigen
formulier te gebruiken en als leverancier hoor je dat natuurlijk te aanvaarden. Een
bestelbon of bestelformulier stuur je naar de leverancier met een begeleidende brief;
in veel gevallen is een begeleidende kaart voldoende.
Een voorbeeld:
U ontvangt hierbij onze bestelling nummer 435.
Bezorgt u ons een schriftelijke bevestiging?
Vriendelijke groeten

30

11

De bevestiging van de bestelling

Wanneer je als leverancier een bestelling ontvangt, kun je die bevestigen. Dit
betekent dat je formeel te kennen geeft dat je aanvaardt om de bestelling uit te
voeren tegen de vermelde voorwaarden. Bestellingen worden vooral bevestigd:
wanneer het gaat om de eerste bestelling van een nieuwe klant;
wanneer de bestelling niet onmiddellijk kan/moet worden uitgevoerd;
wanneer het gaat om een bestelling op maat;
wanneer er relatief veel tijd, geld, werk mee gemoeid is;
wanneer een reeds geplaatste bestelling gewijzigd werd;
wanneer de klant uitdrukkelijk om een bevestiging vraagt.
Een erg praktische manier om een bestelling te bevestigen is een kopie terug te
sturen van de bestelbrief of de bestelbon, met de hand getekend voor akkoord en
gedateerd. Vergeet niet om een begeleidende brief of een begeleidende kaart toe te
voegen.
Een voorbeeld:
Hartelijk dank voor uw bestelling nummer 435.
Hierbij ontvangt u onze bevestiging.
Vriendelijke groeten

12

Het bericht van verzending

In sommige gevallen is het nuttig om de klant te laten weten wanneer een bestelling
precies geleverd zal worden. Dit gebeurt vooral:
wanneer het gaat om uitgebreide partij goederen;
wanneer er relatief veel tijd is verlopen tussen bestelling en levering;
wanneer je de bestelling slechts gedeeltelijk kunt uitvoeren;
wanneer de klant uitdrukkelijk om een bericht van verzending heeft gevraagd.
Een voorbeeld:
Op maandag 24 februari bezorgt de transportfirma Rapidex (Grunstraat 11, 9100
Sint-Niklaas) de bestelde magazijnrekken. Rapidex heeft ons verzekerd dat uw
bestelling voor 12 uur wordt geleverd.
U hebt beslist de rekken zelf te monteren. Daarom is het belangrijk dat u de
bestelling grondig controleert bij de levering. U begrijpt dat we op deze manier
mogelijke betwistingen kunnen voorkomen.
Ongetwijfeld zullen onze rekken in uw magazijn goede diensten bewijzen.
Vriendelijke groeten

31

13

De betaling
Tegenwoordig wordt de betaling grotendeels zonder correspondentie afgehandeld;
facturen bijvoorbeeld worden vaak overhandigd bij de levering. Voor sommige
transacties echter gebruikt men nog steeds cheques of wisselbrieven, en daar hoort
meestal een brief bij. Vaste klanten ontvangen soms niet een afzonderlijke factuur
voor elke levering, maar een maandelijkse of zelfs driemaandelijkse afrekening, en
die verstuurt men in elk geval met een begeleidende brief.
Als voorbeeld nog een brief die verstuurd wordt samen met een wissel:
Op 17 maart leverden wij de drie XERO-418E kopieerapparaten die u bij ons besteld
had.
Als bijlage ontvangt u onze factuur nr. 753 voor een bedrag van 6 597. Kunt u de
bijgevoegde wissel nr. 38 geaccepteerd naar ons terugsturen?
Vriendelijke groeten

14

Specifieke brieven
Een voorbeeld van een specifieke brief is een verzoek om sponsoring.
Opdracht 14: schrijf een brief naar een bedrijf in je eigen dorp waarin je financile
steun vraagt voor een evenement van jeugdvereniging, een sportclub of een
culturele organisatie waarvan je lid bent.
Andersoortige briefteksten komen aan bod bij N3 en N5

32

Bijlage 1: Beoordelingscriteria en checklist voor zakelijke brieven

Gebruik deze criteria als checklist voor je een brief ter beoordeling inlevert.
Een brief die in orde is voor de eerste drie rubrieken, levert 11 12 op 20 op. Let wel:
blunders zoals dt-fouten, fout gespelde namen/adressen en incorrecte of onlogische
gegevens wegen zwaar door in de beoordeling. Voor een brief die bovendien verzorgd is
qua stijl en formulering, kun je 14, 16 en zelfs meer krijgen.

inhoud, opbouw en indeling

volledige, duidelijke, concrete en correcte informatie
de lezer weet wat er van hem verwacht wordt en blijft niet met vragen zitten
duidelijk en goed gekozen onderwerp
logische opbouw en indeling in alineas
goede inleidende alinea
gepaste en efficinte afsluiting
behoorlijk geargumenteerd
geen overbodige informatie of ballast
taalgebruik
correct en verzorgd Nederlands
correcte zinsbouw
geen tikfouten, foute werkwoordsvormen of andere spelfouten
geen foutgespelde namen van personen of bedrijven
geen andere taalfouten?
vormgeving
volgens de NBN-normen (schikking, datums, aanspreking, adressering, )
verzorgd
stijl en formulering
vlotte maar verzorgde spreektaal
voldoende samenhang tussen zinnen en alineas
positief geformuleerd
lezergericht (veel u en weinig ik/wij), hoffelijk en servicegericht
consequent gebruik van ik/mij(n) of wij/ons
geen clichs, stadhuistaal, verouderd of overdreven formeel taalgebruik
geen te lange of te complexe zinnen
geen storende aanloopzinnen of kousenvoetentaal
geen onnodig gebruik van passief
geen onnodig gebruik van naamwoordstijl
geen overspannen tangconstructies
geen onnodige dubbele ontkenning

33

BIJLAGE 2: Opsommingen

Opsommingen zijn voor lezers vaak veel handiger dan doorlopende tekst. Vergelijk even de
volgende tekstfragmentjes.
U kunt zich inschrijven door 20 euro te betalen aan uw afdelingshoofd of op het
secretariaat, door 20 euro over te schrijven op rekeningnummer 096-1055939-18, of
door 30 euro te betalen op de ochtend van de sportdag zelf.
U kunt zich inschrijven:
door 20 euro te betalen aan uw afdelingshoofd of op het secretariaat,
door 20 euro over te schrijven op rekeningnummer 096-1055939-18,
door 30 euro te betalen op de ochtend van de sportdag zelf.
We moeten er wel voor zorgen dat zulke opsommingen grammaticaal kloppen: alle
opgesomde elementen moeten bij de inleidende zin aansluiten. Bij het volgende voorbeeld
is dat duidelijk niet het geval.
U kunt zich inschrijven:
door 20 euro te betalen aan uw afdelingshoofd of op het secretariaat,
door 20 euro over te schrijven op rekeningnummer 096-1055939-18,
u kunt ook 30 euro betalen op de ochtend van de sportdag zelf.
Als een opsomming enkel korte begrippen bevat, gebruiken we na elk opgesomd element
een komma. Na het laatste element volgt uiteraard een punt.
Wij verkopen:
boeken,
posters,
cd's,
software.
Als de opgesomde elementen uit grotere tekstdelen bestaan, worden ze gevolgd door een
puntkomma, zeker als er ook binnen de opgesomde elementen al leestekens worden
gebruikt. Na het laatste element volgt natuurlijk opnieuw een punt.
De deadlines voor inschrijving zijn:
20 maart: als u inschrijft door 20 euro over te schrijven op rekeningnummer
096-1055939-18;
30 maart: als u inschrijft door 20 euro te betalen aan uw afdelingshoofd of op
het secretariaat;
1 april: als u 30 euro betaalt op de ochtend van de sportdag zelf.
Als de opgesomde elementen telkens een volledige zin vormen, beginnen ze met een
hoofdletter en eindigen ze met een punt.
Om een zipbestand aan te maken, gaat u als volgt te werk.
1. Open de Windows Verkenner.
2. Klik rechts op het bestand dat u wil comprimeren, bijvoorbeeld het bestand
Test.
3. Kies voor Add to Test.zip. Het zipbestand komt automatisch terecht in dezelfde
directory als het originele bestand.

34

BIJLAGE 3: De meest courante structuuraanduiders

Voor opsommende verbanden

ten eerste, ten tweede
ook, bovendien, tevens, alsmede, eveneens
daarnaast, verder
en (voorts, voorts, enzovoort)
ten slotte, als laatste
leestekens: dubbele punt, puntkomma
grafische middelen: nummering, letters, opsommingstekens
zinnen: - We kunnen een aantal factoren/aspecten onderscheiden.
- De volgende onderwerpen spelen in dit verband een rol.
- Er zijn verschillende mogelijkheden.
- Maar daarmee zijn we er nog niet.

Voor chronologische verbanden

eerst, allereerst, om te beginnen, ter aanvang
alvorens, voordat
later, vervolgens, daarna, nadat
terwijl, gedurende, in de tijd dat, tijdens, zolang, toen
achtereenvolgens, opeenvolgend
ten slotte, als laatste, uiteindelijk
grafische middelen: opeenvolgende nummering of lettering
zinnen: - Achtereenvolgens spelen de volgende factoren/aspecten een rol.
- Het tijdschema zit als volgt in elkaar.
- De volgende stappen zijn in het proces te onderscheiden.
- In de tijd gezien verloopt dit als volgt.

Voor oorzakelijke verbanden

daarom, daardoor, omdat, doordat
ten gevolge van, als gevolg van, dit vloeit voort uit
dus, derhalve, om die reden, op grond daarvan
daaruit volgt, daaruit kunnen we afleiden dat, daaruit blijkt, daarmee is bewezen dat
want, immers, namelijk
zinnen: - Daarvoor zijn er drie argumenten.
- Als we de feiten op een rijtje zetten, kunnen we maar n conclusie trekken.
- Deze stelling berust op de volgende gegevens.
- Wat is namelijk het geval?

35

Voor tegenstellende verbanden

maar, hoewel, ofschoon, echter, toch, doch, evenwel, terwijl
(des)ondanks, (desal)niettemin, daarentegen
daar staat tegenover, aan de andere kant, dat neemt niet weg dat, in tegenstelling tot
enerzijds - anderzijds
zinnen: - Er is natuurlijk nog wel een andere kant aan deze zaak.
- Dit plan heeft ook wel enkele nadelen.
- We kunnen dit voorstel van twee kanten bekijken.
- Laten we dit voorstel ook eens van de kant van de werknemers bekijken.

Voor vergelijkende verbanden

(net) zoals, evenals, evenzeer
anders, afwijkend, verschillend van
op dezelfde manier, vergelijkbaar met
(dien)overeenkomstig, in overeenkomst met
vergelijk
zinnen: - Je kunt dit vergelijken met de aanpak bij bezuinigingen.
- Dit lijkt een beetje op de piramide van Maslow.
- Dit voorstel verschilt op een aantal punten van het plan van
- In afwijking van onze vorige offerte,

Voor illustrerende verbanden

bijvoorbeeld, zoals, ter illustratie
in het bijzonder, speciaal
neem, stel
onder andere, onder meer
en andere, enzovoort
we kunnen dit illustreren met
leesteken: dubbele punt
zinnen: - Graag wil ik u twee voorbeelden geven.
- Om deze stelling te verduidelijken even het volgende.
- Wat moeten we ons bij deze aanpak voorstellen?
- Laten we proberen om dit concreet voor te stellen.

Voor samenvattende verbanden

concluderend, samenvattend
dus, derhalve
als we alles overzien/in ogenschouw nemen
kortom, al met al
zinnen: - Laten we alles nog eens op een rijtje zetten.
- We kunnen zo langzamerhand gaan afronden.
- Maar we mogen de grote lijn niet uit het oog verliezen.
- Als we deze bezwaren samenvatten, ontstaat het volgende beeld.

36

BIJLAGE 4: Hoe noteer je de munteenheid bij een bedrag in euro's?

Voor bedragen in euro's zijn verschillende notaties mogelijk. Afhankelijk van de context
gebruik je het woord euro, het euroteken of het internationaal genormeerde symbool EUR.
Het woord euro en het -teken zijn gebruikelijk in gewone lopende tekst; het symbool EUR
is alleen gangbaar in gespecialiseerde monetaire teksten en eventueel in tabellen.
Als je euro voluit schrijft, zet je het woord achter het bedrag: 200 euro. Voor de plaats van
het -teken is er geen officile Europese standaard. In het Nederlandse taalgebied wordt
het teken voor het bedrag gezet, gevolgd door een spatie: Die cd kost 15,50. Andere
valutatekens staan ook voor het bedrag, bijvoorbeeld het Britse pond sterling ( 10), de
dollar ($ 20 ) of de Japanse yen ( 5 ). Volgens de BIN-norm schrijf je ook een spatie achter
die valutatekens. In andere talen is het de gewoonte om het valutateken aan het bedrag
vast te schrijven: 10, $20 en 5.
Het internationale symbool voor de munteenheid euro kan voor of achter het bedrag staan:
200 EUR of EUR 200. In Belgi is het gebruikelijk om EUR achter het bedrag te zetten; in
Nederland staat de muntcode er meestal voor. In beide gevallen staat er ook een spatie
tussen het bedrag en het symbool.
(bron: Taaltelefoon)

37

BIJLAGE 5: Tekstschemas gebruiken

Tekstschema opbouw correspondentieopgaven OM

Doelstelling(en):
Strategie:
Doelgroep:
voorkennis:
ontvankelijkheid:
Thema: bronvermelding:
Thema: positieve opening:
Thema : aanleiding:
Thema : kern: / toelichting:
Thema : toelichting:/ kern:
Thema : verwachting:
Thema : goodwill:
Opmerkingen:
De themas kunnen in elkaar overlopen; de toelichting kan uit meer delen bestaan. Niet
alle themas zijn altijd van toepassing.

38

s
Vragenschemas gebruiken:
Kiezen voor inductieve of deductieve opbouw, betekent een wisselende
volgorde
Thema bronvermelding: zeg hoe je met de lezer in contact gekomen bent.
Thema neutrale of positieve opening: gebruik de directe methode;
inhoud volgens type
Thema aanleiding: waarom schrijf je: vermeld wat je ertoe brengt te
schrijven
Thema kern : waarover handelt de boodschap, wat voor soort boodschap
is; gebruik zo nodig een opsomming of presentatie in tabelvorm als de kern
uit verschillende elementen bestaat.
Thema toelichting : welke (aanvullende) informatie geef je,
achtergrondinfo, reden van toezending specificeren, toegangsroute
beschrijven, enz.; motiveren: overtuigen van belang, noodzaak, nut;
dienstbetoon: aandacht voor het eigenbelang van de lezer.
Thema verwachting : welke houding, reactie verwacht je van de lezer :
wanneer en hoe moet hij reageren.
Thema goodwill : hoe sluit je positief af; probeer met informatie van
relationele aard de sympathie van de lezer te winnen of te behouden.

39