Zakelijke brief

Iedereen heeft wel eens een persoonlijk briefje of mailtje geschreven. Het kan een
spannende liefdesbrief zijn, een briefje dat je achterlaat voor je broer als hij later
thuiskomt dan jij of een mailtje naar een vakantievriendinnetje met wie je heel graag
contact wilt houden.

Een zakelijke brief is daarentegen veel serieuzer. Je kent de persoon aan wie je de
brief schrijft meestal niet, terwijl je wel dingen van hem gedaan wilt krijgen of je wilt
iemand informatie geven over iets. Tegenwoordig verloopt veel communicatie via de
e-mail, maar zakelijke brieven worden nog altijd veel verstuurd.

Een zakelijke brief is gebonden aan veel regels. Die bespreken we hieronder.

Regels
Voor zakelijke brieven en e-mails zijn vier dingen van belang. Ze moeten gericht,
duidelijk, aantrekkelijk en correct zijn.

Gericht
Je houdt goed rekening met degene die jouw brief leest. Welke informatie heeft hij al
en welke informatie heeft hij nog nodig? Als je bijvoorbeeld een sollicitatiebrief wilt
schrijven, moet je goed bedenken dat de persoon die jouw brief leest, niet uit z’n
hoofd weet op welke vacature jij solliciteert. Ook de belangen van de lezer doen
ertoe. Als je je telefoonabonnement wilt opzeggen, moet je erg duidelijk zijn naar de
lezer. De lezer heeft er natuurlijk wel belang bij om jou van je gedachten af te
brengen.

Duidelijk
Maak goed duidelijk waarom je de brief schrijft en wat je van de lezer verwacht. Als
je informatie wilt over een bepaalde vakantiebestemming, moet je natuurlijk goed
duidelijk maken over welk gebied of welke stad je informatie wilt ontvangen.

Aantrekkelijk
Niemand wil een brief lezen die te lang is en waar veel onduidelijkheden in staan.

Correct
Een goede brief bevat geen spel- en formuleringsfouten.

Opbouw van een zakelijke brief

De inhoud van een zakelijke brief is, net als een zakelijke e-mail, verdeeld in een
inleiding, een middenstuk en een slot.
Omdat een zakelijke brief een officiële brief is, gelden er speciale regels voor
de vorm van zo’n brief. Die noem je de briefconventies. Bekijk het voorbeeld van
een zakelijke brief op de volgende pagina om te zien wat die briefconventies zijn.

Let op: alle onderstaande onderdelen worden van elkaar gescheiden door een
witregel.
Beoordelingsmodel

Beoordelingscriteria + of - commentaar

Vaste briefopbouw
Briefhoofd
Geadresseerde
Plaats en datum
Betreft
Aanhef
Eerste alinea/inleiding
Tweede en eventueel volgende
alinea’s/kern
Laatste alinea/slot
Afsluitende zin
Afsluiting
Ondertekening

Duidelijk
Staat de aanleiding(waarom hij/zij
schrijft) in de inleiding?
Is de betreftregel duidelijk en kort.
(géén volledige zin!)
Staan de gegevens in de juiste
volgorde?

Efficiënt
Is de brief goed te volgen en niet te
lang?
Zijn de aanhef en het taalgebruik
neutraal en beleefd?
Zijn de woordkeus en formuleringen
begrijpelijk?

Correct
Is de brief aantrekkelijk en wordt het
doel bereikt?
Bestaat de brief uit een inleiding,
middenstuk en slot? (minimaal 3
alinea’s met een witregel ertussen)
Is de briefindeling correct?
Is de alinea-indeling correct?
Zitten er fouten in de formulering,
spelling en/of interpunctie?

Tips en Tops?