Vuistregels bij het schrijven van een (verkoop)brief: 1. Voor wie ga ik deze brief schrijven?

Wat is zijn functie, waar zit hij wel en niet op te wachten, waar zal hij voor vallen. 2. Wat wil ik die persoon vertellen/vragen/verkopen? Wat wil je eigenlijk verkopen? Dat moet je voor jezelf heel duidelijk hebben. Je boodschap moet KORT zijn. Dus niet: dat we het blad vernieuwen, dat er een themanummer aan komt, dat hij zijn proefabonnement om moet zetten in een vast abonnement, dat er een nieuwe hoofdredacteur is. Probeer je centrale boodschap in n zin samen te vatten. Die hoeft niet zo in je brief, maar die moet je in je achterhoofd hebben. 3. Val met de deur in huis. Begin je brief niet met een omslachtige uitleg voordat je to the point komt. Er is een nieuw blad? Meteen zeggen. Niet: zoals we allemaal weten is het nog niet zo makkelijk om in de huidige economie blablablabla. 4. Aandachttrekkende eerste zin. Bij een artikel of nieuwsbericht zou dat de kop zijn. Iets wat tegenstrijdig lijkt, wat grappig is, wat aantrekkelijk is Prikkelend. 5. Stijl. Hl belangrijk! Lange zinnen, passief gebruik van het werkwoord, te formeel taalgebruik allemaal heel vervelend en een reden om een brief direct in de papierbak te mikken. Dus: korte zinnen, fris taalgebruik, to the point zijn. 6. Inhoud: maak het de lezer makkelijk. Al schrijf je het nog zo leuk op; als het een ingewikkeld aanbod is dat je de lezer doet, belandt de brief alsnog in de papierbak. 7. Gekker dan je normaal vindt. Probeer eens een brief te schrijven die je zelf eigenlijk net te ver vindt gaan. Waarschijnlijk is ie dan leuk en prikkelend. Voor de zekerheid kun je m even aan een collega laten lezen; als die gaat fronsen moet je misschien een beetje inbinden. Maar waarschijnlijk vinden ze m leuk, verrassend, prima. Opbouw 1. Intro Net als bij een nieuwsbericht of tijdschriftartikel geeft je eerste alinea het thema aan. Waar gaat deze brief over? Moet gelijk duidelijk zijn. Overigens geldt voor een nieuwsbericht dat de intro in feite een heel korte samenvatting moet zijn van het hele bericht, of, bij een langer artikel, een samenvatting van het meest aansprekende deel. Dat geldt voor een brief niet. 2. Opbouw per alinea Elke alinea heeft een thema of kernidee. Extra overzichtelijk en scanbaar maak je zowel een brief als een nieuwsbericht of artikel met tussenkopjes die dat thema dekken en liefst ook nog prikkelend zijn. Alineas scheiden met een witregel oogt prettig overzichtelijk. 3. Logische volgorde Probeer een logische volgorde aan te brengen. Het belangrijkste eerst. Verplaats je in de ontvanger: wat wil die het eerst weten, en wat daarna, en wat daarna. Wat zal hem het minst interesseren? Zet dat achteraan.

4. Onderling verband Je lezer kan de kluts kwijt raken als er geen verband lijkt tussen de alineas onderling. Verband breng je aan met signaalwoorden als maar, toch, bovendien, als etc. Voorbeeld: Als u nu een abonnement neemt krijgt u de eerste twee nummers helemaal gratis. Maar dat is nog niet alles Stijl Je aanbod kan nog zo leuk zijn, als je het ingewikkeld of saai opschrijft komt het niet uit de verf en heeft niemand er zin in. Ook al ben je geen briljant schrijver, een paar dingen kan iedereen. Economie (kort dus!), leesbaarheid en begrijpelijkheid staan voorop. 1. Concreet en specifiek Wees heel kritisch op abstract taalgebruik. ding, zaak, gebeuren, plaatsvinden uit den boze! Schrappen en vervangen door een concreet woord. Alles kan plaatsvinden. Net zoals je vrijwel alles een gebeuren kunt noemen. Dat managers dit doen wil nog niet zeggen dat jij het moet doen. 2. Economisch Heel veel werkwoorden en zinsdelen kunnen korter. Een paar voorbeelden: een poging doen om = proberen een vergelijking trekken met = vergelijken er de nadruk op leggen = beklemtonen ondanks het feit dat = hoewel (het tegenwoordig veel gebruikte ondanks dat is FOUT!!) niettegenstaande het feit dat = hoewel Wees ook alert op overbodige bijvoeglijke naamwoorden de uiteindelijke bestemming= de bestemming Zelf heb ik ook een ongelooflijke hekel aan moeilijkdoenerij: een drietal voordelen = drie voordelen 3. Actief Actieve werkwoordsvormen lezen veel prettiger dan passieve. Juist briefschrijvers neigen vaak tot passieve vormen, omdat ze plechtiger en formeler klinken en om n of andere reden hebben mensen soms het idee dat een brief plechtig en formeel moet zijn. Dus niet: In veel bedrijven wordt communicatie beschouwd als n van de meest onwetenschappelijke disciplines. Maar: Veel bedrijven beschouwen communicatie als Of als je echt stellig durft te zijn: Communicatie is de meest onwetenschappelijke. 4. Dood hout kappen Oftewel: schrijven is schrappen. Als je een tekst kritisch leest kan er vrijwel altijd n en ander uit. En je weet: less is more. Je lezer is niet gek dus je hoeft dingen niet eindeloos te herhalen. Als je het toch niet durft te riskeren, eindig dan je brief desnoods met een kort puntenlijstje, in de trant van de voordelen op een rijtje: -

5. Korte zinnen Knip lange zinnen liever op in korte. Dan raakt je lezer niet achter adem. Tot slot: iets over persberichten Persberichten zijn bijna altijd slecht geschreven, zeg ik, als redacteur die ze ontvangt. Waarom? Ze zijn vrijwel altijd vanuit de zender geschreven, die denkt dat hij zijn bedrijfs- of productsnaam twintig keer moet noemen en de eerste tien regels moet besteden aan het de hemel in prijzen van dit bedrijf of product en het opsommen van alle wapenfeiten in heden en verleden van het prachtige bedrijf of product. Terwijl ik als redacteur op zoek ben naar NIEUWS. Of, als potentile adverteerder, of koper: naar de voordelen voor MIJ. Verder zijn veel persberichten te lang. Meer dan n A4-tje is funest. Wat moet je dus doen: Voor de media: beginnen met NIEUWS. Datgene uit je boodschap dat voor een redacteur interessant kan zijn om aan zijn lezers te melden, niet datgene wat JIJ zo graag aan die redacteur wilt vertellen. Je bedrijf bescheiden presenteren en bij voorkeur verwijzen naar een website voor die ene redacteur die misschien toch genteresseerd is in al je verdere wapenfeiten. Telefoonnummer en e-mailadres waar ze terecht kunnen met verdere vragen. (p.s.: NIET nabellen of het bericht ontvangen is!) Voor adverteerders: beginnen met de grote VOORDELEN voor HEN. Wat gaat jouw aanbod hen opleveren. Hoe gaat jouw product/bedrijf hun leven aangenamer maken.