INSTITUT AMINUDDIN BAKI

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

MINIT MESYUARAT
PUSAT KEPIMPINAN, KOMUNIKASI DAN PENGURUSAN PEJABAT (PKKPP)
BIL. 4/2014

Tarikh: 11 Julai 2014 (Jumaat)

Masa: 9.00 Pagi
Tempat: Bilik Kuliah S304, IAB Bandar Enstek

KEHADIRAN:

Bil. Nama Jawatan

1. Pn. Hjh. Wan Azmiza binti Wan Mohamed KP PKKPP/Pengerusi

2. Pn. Zakiah binti Haji Ahmad KJ JPPPEP (Induk)

3. Cik Noraida binti Md. Nor KJ JPKPP (Induk)

4. En. Mat Zizi bin Ismail Wakil KJ JBKP (Induk)

5. En. Wan Othman Kamal bin Wan Yusof KJ JPPPEP (Caw. GH)

6. YM Hjh. Raja Rafidah Hanim binti Raja Abd. Aziz Pensyarah Kanan (Caw. GH)

7. Tn. Hj. Ismail bin Abd. Aziz Pensyarah Kanan

TURUT SERTA:

Bil. Nama Jawatan

8. En. Mazlan bin Samsudin Timbalan Pengarah Khidmat Latihan

TIDAK HADIR (dengan kenyataan):

Bil. Nama Jawatan

9. Cik Norhayati binti Aziz @ Esa Pensyarah Kanan (CR)

1
URUS SETIA:

Bil. Nama Jawatan

10. Pn. Faridah binti Mohamed Pensyarah Kanan (IAB Caw. GH)

11. Pn.Maznah binti Abdullah Pensyarah Kanan (Induk)

CR Cuti Rehat CTR Cuti Tanpa Rekod BL Bertugas Luar

CS- Cuti Sakit B - Bertugas K - Kursus

1.0 UCAPAN ALU-ALUAN PENGERUSI

1.1 Pengerusi mengucapkan terima kasih atas kehadiran ahli mesyuarat

(Enstek/GH) dan memulakan mesyuarat dengan bacaan Al-Fatihah.

1.2 Pengerusi juga mengingatkan ahli mesyuarat agar melaksanakan

tanggungjawab/tugas mengikut peraturan, bercakap benar, mengamalkan
konsep kerja win-win situation dan berkongsi kerja bersama-sama terutama
setelah berpisah pentadbiran (Enstek/ GH).

1.3 Beliau berharap walaupun pentadbiran kini telah terpisah namun segala kerja/
tanggungjawab dapat dilaksanakan secara bersama/sepakat bagi mencapai
objektif organisasi terutama dalam aspek latihan.
Makluman

2.0 PENGESAHAN MINIT MESYUARAT

Minit Mesyuarat PKKPP Bil.3 /2014 telah disahkan tanpa pindaan.

Pencadang: Pn. Fadzilah binti Abdullah

Penyokong: En. Husney bin Hamzah

3.0 PERKARA-PERKARA BERBANGKIT

3.1 Para 1.6 Bil.4/2013 dan Para 4.3 (f) Bil.2/2014: Proposal Sistem Pengurusan
Fail dan Rekod

2
 (a) Tuan Haji Ismail bin Abdul Aziz telah menyiapkan proposal dan akan
membentangkannya semasa mesyuarat PKKPP, Bil.4/2014.

(b) Pengerusi berharap agar menyediakan kertas kerja bagi menjalankan

kursus ini. Beliau juga mengingatkan bahawa mandat perlu diperolehi
untuk menjalankan sesuatu program. Analisis keperluan latihan dan
justifikasi perlu dibuat bagi tujuan tersebut. Penyeragaman kod adalah di
peringkat JPN/PPD sahaja.

Tindakan: KJ JPKPP/Tn. Haji Ismail bin Abdul Aziz

3.2 Para 4.1 (d) Bil.2/2014: Kursus Bahasa JBKP

En. Yong Chee Ken dan En Azhan bin Ahmad sedang memantapkan kerangka
modul berkenaan. Kursus Bahasa ini ditukar nama kepada Kursus Komunikasi
dan Silang Budaya.
Tindakan: KJ JBKP/ En. Yong Chee Ken

4.0 ISU-ISU YANG DIBINCANGKAN

4.1 Pengurusan dan Pentadbiran PKOM

Pengerusi menjelaskan tentang beberapa perkara yang berikut:

(a) Kehadiran Ahli PKKPP

(i) Semua ahli PKKPP perlu melaporkan pergerakan masing-masing

mengikut lokasi bertugas (Enstek/ GH) sama ada bercuti/ keluar
bertugas di luar atau lain-lain urusan.

(ii) Mengisi pergerakan pegawai dalam Jadual Pergerakan Pensyarah

(JPP) untuk tujuan pemberitahuan terus kepada KP/KJ. JPP juga
boleh dikemas kini dari semasa ke semasa sekiranya berlaku
perubahan tugas. KP akan sentiasa memantau pergerakan ahli
PKKPP (Enstek) melalui jadual JPP yang akan dicetak secara
mingguan.
Makluman

(b) Tuntutan Perjalanan

(i) Tuntutan perjalanan akan ditandatangan oleh KP (Enstek)

manakala ahli PKKPP di Genting perlu ditandatangan oleh
Pengarah Cawangan Genting Highlands.

3
 (ii) Segala dokumen tuntutan perjalanan boleh disahkan oleh KJ dan
dikumpulkan oleh Pn. Masliana untuk ditandatangan oleh KP.
Manakala staf PKKPP di Genting hendaklah menyerahkannya
kepada Farahwahida binti Mohd. Ghazali untuk dikumpul dan
ditandatangan oleh pengarah cawangan.
Makluman

(c) Pengurusan Tugas/ Tanggungjawab

(i) Pengerusi mengingatkan ahli PKKPP agar memahami peranan

pengurusan kerja masing-masing sama ada di Enstek atau
Genting. Walaupun berasingan pentadbiran namun tugas/
tanggungjawab ahli masih bersama-sama dengan pengurusan
pusat.

(ii) Maklumat/ Dasar mesyuarat yang dirancang perlulah sama dan

seiring agar wujud penyelarasan antara jabatan (Enstek/ GH). Ini
termasuklah hal-hal yang melibatkan operasi latihan perlu ada
kerjasama antara kedua-dua belah pihak.

(iii) Kedudukan penstrukturan organisasi IAB sebagaimana yang

dibentangkan oleh pihak pendaftar adalah seperti berikut;

Pengarah IAB
Timbalan Pengarah Khidmat Profesional
Timbalan Pengarah Khidmat Latihan
Pendaftar
Ketua Pusat
Pengarah Cawangan
Makluman

(d) Mengutamakan Konsep Kerjasama

(i) Pengerusi juga mengingatkan ahli PKKPP agar sentiasa

mengutamakan kerja berpasukan sesama ahli walaupun berada di
lokasi yang berbeza. Sebagai contoh, aktiviti perbengkelan
permurnian dan pembinaan modul latihan, audit bahasa, runding
cara, penyediaan teks ucapan yang melibatkan induk/ cawangan
perlu diselaraskan dan melibatkan semua ahli atas dasar
kepakaran yang ada.

(ii) Ketua Jabatan perlu merancang bajet 2015 sama seperti di pusat.
Sasaran kursus adalah mengikut kebitaraan lokasi masing-masing
tetapi kandungan kursus adalah sama dan perlu diberi keutamaan.

(iii) Beliau berharap agar semua ahli PKKPP memberi kerjasama

dalam usaha merancang program jabatan seperti Audit Bahasa
(JBKP), Runding Cara (JPKPP) dan NPQEL (JPPPEP).

Makluman

4
4.2 Laporan Ketua Jabatan

4.2.1 Laporan Ketua Jabatan PPPEP

Pn. Zakiah binti Hj. Ahmad melaporkan beberapa perkara berikut:

(a) Pengurusan NPQEL 2014

(i) Perlaksanaan program NPQEL, Ambilan 1/2014 telah selesai

dijalankan dan pengumpulan markah masih dalam proses.
Program Sandaran NPQEL, Ambilan 1/2014 juga telah selesai
dijalankan.

(ii) Promosi program NPQEL telahpun bermula pada 1 April - 31

Disember 2014. Sesi bersemuka Fasa 3, Ambilan 1/2014
ialah pada 4 Mei - 9 Mei 2014. Beliau berharap agar semua
pengurus kursus NPQEL lebih proaktif dalam penyampaian
maklumat kepada peserta NPQEL.

Makluman

(b) Isu-isu Pelaksanaan Program NPQEL

(i) Bilik kerja urus setia NPQEL di IAB Induk masih belum ada.
Justeru itu, pengurusan yang dilakukan di induk memenatkan
bagi aktiviti jabatan. Permohonan telah dibuat bagi keperluan
tersebut untuk mendapatkan keputusan daripada pihak
pengurusan.

(ii) Mesin fotostat di IAB Induk telahpun dimohon melalui

peruntukan PPPM dan diperakui oleh Unit Kewangan.
Jabatan masih menunggu keputusan daripada pihak
Pendaftar bagi membuat perolehan.

Tindakan: KJ PPPEP Induk

4.2.2 Laporan Ketua Jabatan PKPP

Cik Noraida binti Md. Nor melaporkan beberapa perkara berikut:

(a) Memperkenalkan Pegawai Latihan yang baharu iaitu Pn. Zuriah

Irdawaty binti Hassan (Penolong Akauntan W32)

(b) Mengumumkan pertukaran En. Zahari bin Ismail (Jabatan Bomba)

(c) Mengucapkan tahniah atas kenaikan pangkat Gred 36 kepada En.

Ibrahim bin Khalid dan En. Mohd. Isa bin Haji Bakar

(d) Laporan Kursus:

5
 (i) Kursus Kewangan: 19/30 telah dilaksanakan (63.3%)

(ii) Kursus Pengurusan Pejabat: 10/18 telahpun dijalankan (56%)

Makluman

(e) Memohon tambahan urus setia kursus CPD kerana banyak kursus
yang terpaksa diurus iaitu 48 kursus jabatan dan 27 kursus PPPM.

Tindakan: KJ PKPP/ KP PKKPP

4.2.3 Laporan Ketua Jabatan JBKP

En. Mat Zizi bin Ismail melaporkan beberapa perkara berikut:

(a) Sebanyak 25/49 kursus telah dijalankan di mana jumlah kehadiran

peserta ialah 603/750 orang (80.6%).

(b) JBKP telah mengendalikan kursus berdasarkan pecahan unit

pengurusan iaitu;
Unit Bahasa Melayu: 10/18 kursus (55.6%)
Unit Bahasa Inggeris: 5/12 kursus (41.7%)
Unit Bahasa Mandarin: 3/5 kursus (60%)
Unit Bahasa Tamil: 2/4 kursus (50%)
Unit Bahasa Arab: 2/4 kursus (50%)
Unit Protokol dan Etiket Sosial: 3/6 (50%)

Makluman
4.3 Laporan Kewangan PKKPP
4.3.1 Pn. Asiah binti Yaacob Khan memaklumkan bahawa baki kewangan
pusat sehingga 30 Jun 2014 ialah sebanyak RM1,583.63.
Makluman

5.0 HAL-HAL LAIN

5.1 En. Mazlan bin Samsudin (TPL) mengingatkan ahli PKKPP tentang perkara
berikut;
5.1.1 Pensyarah perlu membuat perubahan dalam penyampaian kepada guru
atau pemimpin sekolah terutama penyampaian ilmu semasa yang
relevan dan terkehadapan.

6
 5.1.2 Pensyarah perlu membangun profil diri agar relevan dengan keperluan
semasa.
5.1.3 Kemudahan telefon untuk bilik pensyarah sedang dalam proses untuk
mendapatkan peruntukan tersebut.
Makluman

6.0 PENANGGUHAN MESYUARAT

Pengerusi menangguhkan mesyuarat pada pukul 12.40 tengah hari dan mengucapkan
terima kasih kepada semua ahli yang hadir. Mesyuarat seterusnya akan diadakan pada
5 September 2014.

Urus Setia
Mesyuarat PKKPP

Bertarikh: 15 Julai 2014

WAM/fam/maa/mm_bil.4/2014