New Template MoU OGV 1819

AIESEC in Universitas Diponegoro
Damay Residence, Jalan Gondang Raya No. 66H, Tembalang - Semarang, Central Java, Indonesia
www.aiesec.or.id | email: aiesec.undip@gmail.com | FB: AIESEC UNDIP | Twitter: @AIESECUNDIP
Surat Perjanjian Peserta Exchange

Global Volunteer Programme
No. 000//UNDIP/OGV/MoU/XX/XXXX Commented [E1]: KHUSUS DIISI OLEH NISA
Yang bertanda tangan dibawah ini:
I. Nama : Widayu Mutiya Ramadhani

Jabatan : VP oGV AIESEC in Universitas Diponegoro 2018/2019
Alamat : Damay Residence Jalan Gondang Raya Nomor 66H, Tembalang,
Semarang
No. Telp : +6282113967616
Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama AIESEC in Universitas Diponegro selanjutnya
disebut “PIHAK PERTAMA”;
II. Nama : Nama lengkap EP sesuai KTP

Alama t : Alamat lengkap EP sesuai KTP Commented [E2]: ALAMAT TIDAK BOLEH ada yang
disingkat kecuali RT&RW.
No. Telp : +628xxxx Contoh:
Jl.  jalan
No.  nomor
Kec.  kecamatan
Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama dirinya sendiri sebagai Peserta Exchange Program
Global Volunteer Programme dari AIESEC yang akan diadakan di luar negeri selama batas
waktu yang telah ditentukan dan telah lulus interview dengan AIESEC negara tujuan disebut
“PIHAK KEDUA”.
PIHAK PERTAMA dan PIHAK KEDUA yang secara bersama-sama disebut “Para Pihak”.
Pada hari ini, hari [DD/MM/YYYY], Para Pihak telah sepakat bahwa segala tindakan yang Commented [E3]: SESUAI TANGGAL TANDA TANGANNYA
CONTOH :
dilakukan kepada, untuk, dan berhubungan dengan kebijakan AIESEC Indonesia yang Rabu [07/03/2018]
dikeluarkan oleh AIESEC in Universitas Diponegoro, yang dijelaskan dalam Perjanjian Peserta
Exchange dengan ketentuan – ketentuan dan syarat – syarat yang diatur dalam 9 pasal sebagai
berikut:
AIESEC Empowering Young People for Peace and Fulfillment of Humankind's Potential since 1948
Pasal 1
DEFINISI DAN INTERPRETASI
Dalam Perjanjian ini yang dimaksud dengan :

1. “AIESEC” adalah organisasi pemuda Internasional yang bertujuan untuk mengembangkan
potensi kepemimpinan;
2. “GLOBAL VOLUNTEER PROGRAMME” adalah sebuah kesempatan bagi Peserta
untuk mengembangkan potensi kepemimpinan dan bertanggung jawab dengan
menciptakan dampak positif secara langsung melalui pengalaman menjadi relawan
internasional;
3. “ACCEPTED” adalah ketika peserta diterima di sebuah proyek sosial di negara lain
setelah melalui proses seleksi data atau wawancara;
4. “APPROVED” adalah ketika peserta telah menandatangani perjanjian ini dan membayar
biaya yang tercantum pada pasal 5. Peserta kemudian menandatangani acceptance note
dan mengisi test Leadership Development Assessment di akun aiesec.org;
5. “REALIZED” adalah ketika peserta mulai menjalankan proyek sosial di salah satu negara
AIESEC di luar negeri dalam Global Volunteer Programme;
6. “FINISHED” adalah ketika peserta telah selesai mengerjakan proyek sosial di negara
tujuan dan kembali ke Indonesia.
7. “COMPLETED” adalah ketika peserta telah melengkapi survey pada akun aiesec.org dan
mendapatkan sertifikat dalam bentuk soft file dari AIESEC Internasional;
8. “BREAK APPROVED” adalah pembatalan keikutsertaan program setelah status
“approved” terjadi yang dijelaskan pada pasal 6;
9. “BREAK REALIZE” adalah jika peserta berhenti bekerja sebelum periode proyek selesai.
Pasal 2
KEWAJIBAN
1) PIHAK PERTAMA berkewajiban untuk:

a. Membekali PIHAK KEDUA dengan segala sesuatu yang berhubungan dengan
organisasi atau proyek yang bersangkutan ketika PIHAK KEDUA telah “approved”
dengan suatu proyek;
b. Menyarankan dan memandu PIHAK KEDUA dalam mengumpulkan dokumen yang
dibutuhkan seperti visa, asuransi dan kebutuhan lainnya yang berhubungan dengan
AIESEC Local Committee di luar negeri;
c. Menjaga komunikasi dengan PIHAK KEDUA selama proyek berlangsung;
d. Menyiapkan kesempatan reintegrasi untuk PIHAK KEDUA setelah kembali dari
pengerjaan proyek;
e. Merekomendasikan travel insurance yg bekerjasama dengan PIHAK PERTAMA;
f. Menjelaskan tentang Exchange Programme Policies yang menjadi landasan hukum
dalam program ini.
1) N
2) PIHAK KEDUA memiliki kewajiban untuk:
a. Mengikuti pembekalan yang terdiri dari:
● Lead Session, yaitu kegiatan pembekalan yang diberikan oleh AIESEC in
Universitas Diponegoro kepada peserta selama proses persiapan pemberangkatan.
● Outgoing Preparation Seminar, yaitu seminar persiapan yang diberikan kepada
peserta sebelum berangkat ke negara tujuan.
● Jika PIHAK KEDUA tidak mengikuti Outgoing Preparation Seminar maka tidak
diizinkan untuk berangkat ke negara tujuan dan biaya administrasi yang sudah
dibayarkan tidak akan dikembalikan.
b. Mengumpulkan dokumen penting sebagai syarat keikutsertaan dalam program
pertukaran di luar negeri antara lain passport, visa, asuransi, dan syarat-syarat lain
terlampir serta menanggung segala pengeluaran;
c. Memiliki asuransi perjalanan (travel insurance) yang mencakup asuransi kesehatan

selama program pertukaran berlangsung dalam rangka mencegah hal-hal yang tidak
diinginkan;
d. Mendapatkan izin orang tua dalam mengikuti Global Volunteer Programme dengan
mengumpulkan surat izin orang tua kepada PIHAK PERTAMA;
e. Memiliki dana yang cukup untuk menutupi segala pengeluaran selama proyek
berlangsung dan telah memiliki tiket kembali ke Indonesia;
f. Mengisi segala kuesioner melalui e-mail atau akun aiesec.org yang dikirim oleh
AIESEC International atau AIESEC Indonesia;
g. Membayar biaya administrasi sesuai dengan “AIESEC Indonesia Exchange
Participant Pricing” yang juga diterangkan dalam Pasal 5;
h. Kooperatif serta responsif dengan PIHAK PERTAMA selama proses exchange serta
memenuhi segala sesuatu yang ditentukan;
i. Berpartisipasi pada proyek sosial yang telah disepakati (approved), mengerjakan
pekerjaan yang telah ditentukan, dan tinggal di lingkungan yang telah ditentukan
selama durasi proyek sosial tersebut;
j. Memberikan testimoni yang dilengkapi dengan foto kegiatan exchange kemudian
mempublikasikan kisah exchange PIHAK KEDUA melalui media online dan atau
membuat video tentang pengalaman exchange PIHAK KEDUA, dalam waktu paling
lambat 3 (tiga) minggu setelah acara reintegrasi;
Pasal 3
HAK
1) PIHAK PERTAMA berhak untuk:

a. Mendapatkan segala dokumen yang dibutuhkan untuk proses keseluruhan;
b. Menerima uang pembayaran dari PIHAK KEDUA yang akan diatur pada Pasal 5.
c. Mengumpulkan segala kuesioner melalui e-mail yang dikirim oleh AIESEC
International atau AIESEC Indonesia;
d. Mengumpulkan cerita exchange dan foto kegiatan setelah PIHAK KEDUA
menyelesaikan program pertukaran dan melakukan reintegrasi; dan
e. Menyarankan PIHAK KEDUA untuk tidak membeli tiket pesawat sebelum
menyelesaikan proses pembuatan visa, kecuali jika tiket pesawat dibutuhkan dalam
proses pembuatan visa (PIHAK KEDUA disarankan untuk membeli tiket yang dapat
dikembalikan dalam kasus ini).
2) Pihak Kedua berhak untuk:
a. Dipandu oleh seorang manajer Peserta Exchange dari PIHAK PERTAMA selama
proses persiapan keberangakatan hingga balik ke Indonesia;
b. Memperbarui Perjanjian dengan evaluasi dan persetujuan PIHAK PERTAMA terlebih
dahulu (menimbang kemampuan “approve” PIHAK KEDUA), apabila PIHAK
KEDUA ingin melanjutkan partisipasinya pada Global Volunteer Programme setelah
kontrak Pihak Kedua habis masa berlakunya;
c. Mendapat dukungan serta bantuan dari PIHAK PERTAMA dalam setiap tahap
(approve, realize, finish, complete) dan selama terjadi prosedur komplain;
d. Mendapatkan sertifikat Peserta Exchange setelah mengisi semua kuesioner melalui e-
mail/aiesec.org yang dikirim oleh AIESEC Internasional atau AIESEC Indonesia.
Pasal 4
PROSES APPROVE
1. Proses approve merupakan proses ketika PIHAK KEDUA telah diterima di proyek sosial
di aiesec.org dan telah menandatangi acceptance note dan mengisi leadership development
assessment;
2. Apabila PIHAK KEDUA diterima oleh satu atau beberapa proyek sekaligus, PIHAK
KEDUA harus memilih satu proyek yang paling sesuai dan menandatangani acceptance
note;
3. PIHAK KEDUA tidak diperbolehkan mendaftarkan diri pada proyek lain apabila
perwakilan proyek sudah menerima atau menandatangani acceptance note Peserta
Exchange, karena proses approved sudah terjadi;
4. PIHAK KEDUA hanya boleh mendaftarkan diri pada proyek lain apabila setelah 10
(sepuluh) hari accepted tidak ada kabar lebih lanjut mengenai proses “Approved” dari LC
luar negeri;
5. PIHAK KEDUA wajib membayar biaya administrasi tepat waktu sesuai dengan yang
dicantumkan di Pasal 5, jika tidak maka PIHAK KEDUA akan dianggap “break
accepted” kecuali ada situasi darurat seperti yang dicantumkan pada lampiran I.
Pasal 5
BIAYA
1. Pihak Kedua dengan ini sepakat untuk membayar biaya administrasi sebesar Rp
3.000.000,- untuk semua project yang berada di semua region yang akan dibayar satu kali
dengan ketentuan: Biaya administrasi adalah biaya approve dan persiapan sebesar Rp
3.000.000,- dibayar maksimal 7 (tujuh) hari setelah Peserta Exchange participant lolos
pada tahap wawancara (accepted) .
2. Biaya yang dicantumkan dapat dikembalikan kepada PIHAK KEDUA jika terdapat
pembatalan keikutsertaan pada Program Global Volunteer oleh PIHAK KEDUA dengan
ketentuan yang dijelaskan pada pasal 6.
3. PIHAK KEDUA wajib menanggung biaya dokumen (passport, visa dan legalitas lain
yang dibtuhkan), transportasi dari negara asal dan keperluan pribadi.
Pasal 6
PEMBATALAN KEIKUTSERTAAN PROGRAM
1. Pembatalan keikutsertaan program disebut dengan break approved dan break realized;
2. Break approved terjadi sebelum PIHAK KEDUA berangkat ke negara tujuan dan break
realize terjadi setelah PIHAK KEDUA sampai di negara tujuan;
3. Biaya approved akan dikembalikan kepada peserta sebesar Rp 2.000.000,- apabila
pembatalan disebabkan oleh faktor legalitas dan kemananan negara tujuan dan proses
pembatalan disahkan oleh PIHAK PERTAMA seperti yang terlampir pada lampiran I.
4. PIHAK KEDUA membatalkan keikutsertaan disebabkan oleh urusan pribadi maka biaya
approved tidak akan di kembalikan tetapi mendapatkan kesempatan untuk pindah ke
musim selanjutnya tanpa perlu membayar biaya approve lagi dan proses pembatalan
disahkan oleh PIHAK PERTAMA seperti yang terlampir pada lampiran I.
5. Denda akibat pembatan proyek yang di tetapkan oleh negara tujuan akan menjadi tanggung
jawab PIHAK KEDUA.
6. Syarat dan ketentuan pembatalan keikutsertaan dijelaskan lebih lanjut pada lampiran I.
Pasal 7
JANGKA WAKTU
1. Perjanjian ini berlaku sejak hari ditandatanganinya Perjanjian ini oleh kedua belah pihak
dan tetap berlaku sampai dengan 6 (enam) bulan.
2. Apabila penandatanganan Perjanjian dilakukan pada periode summer (Juni sampai
Agustus) maka Perjanjian berlaku pada periode tersebut dan hanya dapat diperpanjang
hingga periode winter (Desember sampai Februari) setelahnya, dan tidak dapat
diperpanjang hingga periode summer berikutnya.
3. Apabila penandatanganan Perjanjian dilakukan pada periode winter (Desember sampai
Februari) maka Perjanjian berlaku pada periode tersebut dan hanya dapat diperpanjang
hingga periode summer (Juni sampai Agustus) setelahnya, dan tidak dapat diperpanjang
hingga periode winter berikutnya.
4. Apabila penandatanganan Perjanjian dilakukan pada periode autumn (September sampai
November) maka Perjanjian berlaku pada periode tersebut dan hanya dapat diperpanjang
hingga periode spring (Maret sampai Mei) setelahnya, dan tidak dapat diperpanjang
hingga periode autumn berikutnya.
5. Apabila penandatanganan Perjanjian dilakukan pada periode spring (Maret sampai Mei),
maka Perjanjian berlaku pada periode tersebut dan hanya dapat diperpanjang hingga
periode autumn (September sampai November) setelahnya, dan tetapi tidak dapat
diperpanjang hingga periode autumn berikutnya.
Pasal 8
PENYELESAIAN PERSELISIHAN
1. Apabila di kemudian hari timbul perselisihan di antara PARA PIHAK mengenai isi dari
Perjanjian ini, PARA PIHAK sepakat dengan niat yang baik mencari penyelesaian secara
damai, dan merujuk pada XPP (Exchange Program Policies) AIESEC;
2. Jika sengketa tidak dapat diselesaikan secara damai, kedua pihak sepakat untuk membawa
semua sengketa yang timbul dari Perjanjian ini melalui mediator yang selanjutnya akan
ditunjuk oleh PARA PIHAK.
Pasal 9
KETENTUAN LAIN
1. Terlampir sebagian “AIESEC Exchange Program Policies” sebagai bagian penting dan
tak terpisahkan dari Perjanjian ini untuk menangani segala sengketa dan sesuatu yang tidak
jelas dapat dipecahkan melalui standar Internasional ini;
2. Segala sesuatu yang tidak berkaitan dengan Perjanjian ini dan/atau disetujui untuk
dilakukan perubahan dan/atau penambahan akan diputuskan di kemudian hari saat
ditandatanganinya perjanjian tambahan oleh PARA PIHAK dimana perjanjian tambahan
memiliki kekuatan hukum yang sama dengan Perjanjian ini;
3. Perjanjian ini dibuat tanpa ada paksanaan dari pihak manapun.
Demikian Perjanjian ini dibuat dalam 2 (dua) rangkap, diberi materai secukupnya serta
berbunyi dan berisikan sama, tidak bertentangan satu dengan yang lainnya, serta mempunyai
kekuatan hukum yang sama dan ditandatangani oleh kedua belah pihak.
Semarang, hari DD/MM/YYYY Commented [E4]: SESUAI TANGGAL TANDA TANGAN

CONTOH: Rabu 07/03/2018
Pihak Pertama Pihak Kedua
Widayu Mutiya Ramadhani Nama Exchange Participant

Local Committee Vice President of oGV Peserta Exchange Global Volunteer
AIESEC in Universitas Diponegoro Programme
2018/2019
SAKSI I, SAKSI II,
Nama Saksi (tdk boleh tulis tangan) Nama Saksi (tdk boleh tulis tangan)
LAMPIRAN I
PEMBATALAN KEIKUTSERTAAN PROGRAM
I. Break Approved, dan Break Realize

1. Break Approved
Dikatakan break approved jika:
(a) PIHAK KEDUA menolak TN atau proyek yang telah approved yangmana formulir di
dalam sistem tersebut cocok dengan area proyek yang dibutuhkan, latar belakang
professional, deskripsi pekerjaan atau jadwal tanpa alasan yang sah.
(b) PIHAK KEDUA memberikan informasi yang palsu atau salah dalam formulir Peserta
Exchange, resume, dan lain-lain.
(c) PIHAK KEDUA menolak proyek karena latar belakang negara atau wilayah, padahal
wilayah tersebut terindikasi dalam formulir Peserta Exchange.
(d) PIHAK KEDUA memutuskan untuk berhenti dari program ini dengan alasan yang tidak
termasuk dalam alasan yang sah dalam dokumen ini sebelum masa Perjanjian habis.
(e) PIHAK KEDUA menolak pekerjaan, padahal proses approved sudah selesai
(f) PIHAK KEDUA melanggar aturan yang dipatuhi di negara tujuan.
Konsekuensi dari break approved antara lain:

(a) PIHAK KEDUA harus membayar denda yang di tetapkan oleh AIESEC negara tujuan.
Beberapa situasi break approved dapat dimaklumi. AIESEC in Universitas Diponegoro

akan mempertimbangan alasan yang sah dan tidak akan menyalahkan Peserta Exchange yang
bersangkutan apabila:
(a) Di negara tujuan terdapat perang atau kerusakan serius lainnya yang dapat mengancam
nyawa Peserta Exchange.
(b) PIHAK KEDUA atau PIHAK PERTAMA tidak memiliki atau tidak diinformasikan
mengenai izin bekerja yang legal yang sesuai dengan program pertukaran di negara
tujuan.
(c) Jika PIHAK KEDUA tidak bisa mendapatkan visa yang dikarenakan oleh regulasi
negara pengirim/penerima bukan disebabkan oleh kelalaian peserta.
(d) Ketika ada kondisi darurat seperti kematian atau penyakit serius yang dimiliki oleh
PIHAK KEDUA atau keluarganya.
(e) Apabila AIESEC negara tujuan membatalkan status approved PIHAK KEDUA tanpa
adanya konfirmasi dari AIESEC negara tujuan
Pada kasus alasan yang sah di atas, PIHAK KEDUA mendapatkan keringanan seperti
yang dijelaskan pada pasal 6.
2. Break Realize
Break realize adalah ketika PIHAK KEDUA memutuskan untuk berhenti dari program
dengan alasan yang tidak sah selama proses proyek berlangsung.
AIESEC in Universitas Diponegoro akan memperbolehkan break realize dengan alasan

yang sah dan tidak akan menyalahkan PIHAK KEDUA dengan situasi seperti berikut:
(a) Deskripsi pekerjaan berbeda antara kenyataan dengan formulir TN di aiesec.org;
(b) Negara atau wilayah tempat mengerjakan proyek mengalami masa perang dan situasi
lainnya yang mengancam yang dapat membahayakan PIHAK KEDUA;
(c) PIHAK KEDUA tidak menemukan adanya proyek atau pekerjaan pada waktu dan
tempat yang seharusnya;
(d) Kondisi proyek benar-benar berbeda dengan apa yang dicantumkan pada TN form di
aiesec.org;
(e) PIHAK KEDUA didiskriminasikan berdasarkan warna kulit, ras, jenis kelamin, umur,
atau mendapatkan pelecehan seksual di tempat PIHAK KEDUA melaksanakan proyek;
(f) Adanya masalah keluarga yang tidak diinginkan seperti masalah kesehatan keluarga
dimana PIHAK KEDUA harus hadir di negara asal.
(g) PIHAK KEDUA jatuh sakit dan situasi sangat membahayakan hidup PIHAK KEDUA.
Pada kasus alasan yang sah di atas, PIHAK KEDUA mendapatkan keringanan seperti
yang dijelaskan pada pasal 6.
Konsekuensi dari break realize yaitu:

(a) PIHAK KEDUA harus membayar denda yang di tetapkan oleh AIESEC negara tujuan.
3. Prosedur Pembatalan Keikutsertaan Program

(a) PIHAK KEDUA wajib mengirim surat pembatalan kepada PIHAK PERTAMA
maksimal seminggu sebelum proyek dimulai;
(b) Surat pembatalan harus di ketahui oleh orang tua atau wali dari PIHAK KEDUA;
(c) Pembatalan keikutsertaan akan sah jika pihak pertama sudah mengirimkan konfirmasi
berupa surat resmi kepada PIHAK KEDUA;
(d) Segala bentuk kelalaian yang disebabkan oleh PIHAK KEDUA akan menjadi tanggung
jawab pihak kedua.

New Template MoU OGV 1819

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

New Template MoU OGV 1819

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

AIESEC in Universitas Diponegoro

Surat Perjanjian Peserta Exchange

Yang bertanda tangan dibawah ini:

I. Nama : Widayu Mutiya Ramadhani

II. Nama : Nama lengkap EP sesuai KTP

Dalam Perjanjian ini yang dimaksud dengan :

1) PIHAK PERTAMA berkewajiban untuk:

c. Memiliki asuransi perjalanan (travel insurance) yang mencakup asuransi kesehatan

1) PIHAK PERTAMA berhak untuk:

Semarang, hari DD/MM/YYYY Commented [E4]: SESUAI TANGGAL TANDA TANGAN

Widayu Mutiya Ramadhani Nama Exchange Participant

SAKSI I, SAKSI II,

I. Break Approved, dan Break Realize

Konsekuensi dari break approved antara lain:

Beberapa situasi break approved dapat dimaklumi. AIESEC in Universitas Diponegoro

AIESEC in Universitas Diponegoro akan memperbolehkan break realize dengan alasan

Konsekuensi dari break realize yaitu:

3. Prosedur Pembatalan Keikutsertaan Program

You might also like