CED‐CP‐009    

 
 
CIVIL ENGINEERING DIVISION 
 
 

Client’s procedure for Building Permit 

1.0 Purpose: 
The  purpose  of  this  document  is  to  outline  the  procedure  for  the  Client  to  obtain  a  Building 
Permit  for  their  specific  project.  The  Building  Permit  obtained  will  enable  them  to  initiate  the 
construction on site.  
 
2.0 Scope: 
All Clients/Business Units operating within the Trakhees jurisdiction area. 
 
3.0 Responsibility: 
Trakhees/CED  Engineers  will  handle  reviewing  submitted  drawings  in  compliance  to  Trakhees 
Codes, Regulations and relevant codes, even if ,the Client consultants’ and his contractors’ shall 
remain entirely responsible for the design, accuracy of design and drawings for the stability and 
safety.  
 
4.0 References: 
Client  consultants’  and  his  contractor  shall  refer  to  Trakhees  Codes,  Regulations  and  relevant 
codes  where  it’s  required.  Trakhees‐Building  Permit  procedure  may  be  used  for  additional 
information.   
 
5.0 Definitions: 
Authority‐Trakhees 
BP‐ Building Permit 
CED‐Civil Engineering Division 
EHS‐Environment Health & Safety Division 
NOC‐ No objection Certificate 
 
6.0 Procedure: 
After  obtaining  Concept  design  NOC  (the  primary  stage)  Client’s  Consultant  shall  registered 
project  online  by  e‐permit  to  obtain  B.P  application  ID.  &  apply  for B.P  payment.  Permit  admin 
shall  send  B.P  fees  notification  to  the  Client’s  Consultant  for  payment  prior  submitting  to 
Trakhees/CED  recipient.  And  no  B.P  will  be  accepted  without  Trakhees/CED  B.P  payment. 
Payment shall be to Trakhees Cashier at Dragon Mart (1st floor). 
 
There are four types of for Building Permit submissions that applied for through the Helpdesk by 
the appointed Client’s Consultant:  

• New Building Permit (as documented in the B.P procedure) 
• Revised Building  Permit  (Revision):  This any  type  of modification, minor or  major that 
occurs during the construction  period  within  the validity of the  Building Permit shall  be 
classified as a Revision. 

Revision 00      January 2013 Page 1 of 13

 
 
  CED‐CP‐009    
 
 
CIVIL ENGINEERING DIVISION 
 
   

• Revalidation  of  Building  Permit:  This  is  ‐  almost  an  administrative  procedure  which  is 
required If the Construction on site doesn’t commence within Six months for date of B.P 
issuance. 
• Amendment of Building Permit: The request for an amendment could be for change of 
Consultant/Contractor, project description, change in the area (BUA)….etc.   
 
6.1 Front desk registration & acknowledgement process 
6.1.1.  Registered  Client’s  Consultant  shall  submit  after  register  their  specific  project  for 
B.P by e‐permit to obtain B.P Application ID & apply for B.P payment. This payment shall 
be paid to Trakhees Cashier at Dragon Mart (1st floor) prior submitting to Trakhees/CED 
recipient. And no B.P will be accepted without Trakhees/CED B.P payment. 
 
6.1.2. Trakhees/CED Helpdesk receives from the Client’s Consultant the application for 
the Building Permit accompanied with copy of the appraisal fees payment receipt (for 
new Building Permit only). This application is presented in pdf format in a CD containing 
the document/drawing package together with other submission requirements depending 
on submission type  
 
6.1.3. The Trakhees/CED Helpdesk has the right to accept or reject the submission if the 
CD is not complete as per the checklist requirements. If the submission is complete, then 
the CD is accepted and a mail notification is forwarded with the submission serial number 
to the Consultant within one working day, for easy tracking purposes. 
 
6.1.4. Incomplete submissions are rejected by the Trakhees/CED Helpdesk to be 
resubmitted. 
 
6.2 Distribution of Documentation to Respective Sections 
6.2.1 One submission accepted it assigned to individual Structural Engineers by the 
Permit  Administration.  The  Structural  Engineer  circulates  the  submission  to 
relevant sections (namely Architectural, , Quality & HVAC) 
6.2.2 All sections undertake to review of received drawings and calculations as per 
Trakhees Codes & Regulation & other relevant Codes and standards.  
6.2.3 Structural Engineer undertakes review of structural drawings and calculations 
while , Architectural section  
6.2.4 Architect Engineer checks the submission for compliance with BRDG & other 
applicable standards.  
6.2.5 Quality  Control  Engineer  undertakes  review  submission  according  to 
Construction Materials Quality Control Guidelines when required. 
6.2.6 Submissions  are  directed  to  the  HVAC  Specialist  to  check  the  thermal  load 
calculations and HVAC design drawings. 
 
 
 
6.3 Feedback & Compile Summary 

Revision 00      January 2013 Page 2 of 13

 
 
  CED‐CP‐009    
 
 
CIVIL ENGINEERING DIVISION 
 
6.3.1 Structural  Engineer  receives  feedback  by  email  from  each  section  and 
prepare feedback summary Report and sends it to permit admin to prepare 
commented/approved letter to be sent to the related consultant.  
6.3.2 In the event where any major problems have been identified, permit admin 
to prepare commented letter and request them to resubmit.  
6.3.3 Additional  payment  (if  any)  shall  be  calculated  by  Architect  Engineer  and 
send  to  permit  admin  to  prepare  payment  notification  to  be  sent  to  the 
Client’s Consultant to settle payment prior receiving B.P 
6.4 Sign Drawings, Prepare Building Permit and save drawing in the server 
6.4.1 If  the  submission  is  complete  and  complies  with  all  the  Regulations  and 
Guidelines  set  by  Trakhees/CED,  the  Structural  Engineer  stamped  Structural 
drawings  and  Architect  Engineer  stamped  Architectural  drawings  and  save 
them in the server. 
6.4.2 Any  conditions  from  the  reviewing  sections  (if  any)  &  Quality  Control 
Section’s recommendations   as well as the HVAC review report are collected 
from the concerned sections and attached to the B.P . 
6.4.3  Permit  Admin  to  prepare  Building  Permit  NOC.  General  Conditions, 
Recommendations  of  the  Concrete  Mix  Design  and  HVAC  Review  Report(if 
any)   are to be attached to the issued BP. 
6.4.4 B.P  to  be  signed  Architect  Engineer,  structure  Engineer  and  Sr.  Manager  –
Permits & Compliance prior CED. 
6.5 Notify Consultant  
6.5.1 Once  B.P  NOC  signed  by  CED  director.  Permit  admin  shall  send  notify 
Consultant  about  the  missing  fees  (if  any)  amount  to  settle  payment  to 
Trakhees  Cashier  at  Dragon  Mart  (1st  floor)  and  request  to  collect  CD 
containing Building Permit, stamped Drawings and other related documents 
such as the Recommendations of the Concrete Mix Design and HVAC Review 
Report  which  will  be  handed  over  to  the  Client/Consultant/Contactor 
Representative only.  
 
6.6 Issuance of Building Permit 
6.6.1 Building  Permit  is  only  issued  by  Trakhees/CED  helpdesk  upon  payment  of 
any additional calculated fees to Trakhees Cashier at Dragon Mart (1st floor). 
The  collected  CD  containing  Cover  Letter,  Building  Permit,  and 
Recommendations  of  the  Concrete  Mix  Design  and  HVAC  Review  Report 
along  with  the  approved  drawings  are  handed  over  to  the 
Client/Consultant/Contactor Representative only.  
6.6.2 Client’s Consultant and his Contractor shall comply with all conditions list in 
the  issued  B.P  and  to  fulfil  with  Recommendations  of  the  Concrete  Mix 
Design and HVAC Review Report (in any). 
6.6.3 Site  Construction  shall  be  as  per  the  approved  Architectural  &  Structural 
drawings by Trakhees/CED Engineers. 
6.6.4 For  inspection  issues    Client’s  Consultant  shall  refer  to  Trakhees/CED 
inspection procedure 
6.6.5 Revised Building Permit (Revision):  In case of any modification from previous 
approved  drawings  during  construction  stage  before  issuing  Building 
Completion  Certificate  (BCC)  comprises  Architectural  and  Structural  revised 
drawings  along  with  approved  drawings  by  the  Authority.  For  this  stage,  no 

Revision 00      January 2013 Page 3 of 13

 
 
  CED‐CP‐009    
 
 
CIVIL ENGINEERING DIVISION 
 
need  for  registration  on  e‐permit.  Only  submittal  of  soft  copy  of  revised 
drawings along with documents is required.   
6.6.6 To  apply  for  Building  Completion  Certificate  (BCC),  Client’s  Consultant  to 
refer to BCC procedure. 
 

 
7.0 Records 

No  Record description  Retention Time 

7.1  Consultants application form   2 years 

  DEWA (E) and (W) NOC  2 years 

  Telecommunication NOC  2 years 

  EHS NOC  10 years 

  Building Permit  Permanent 

  Stamped Drawings  Permanent 

  Design calculations  1 years 

  Soil Report  1 years 

  Consultant / Contactor’s License  2 years 

  Documentation Package  2 years 

  Correspondence  2 years 

  Affection Plan   Permanent 

  Consultant / Contactor Appointment Letter  10 years 

  Demarcation Certificate   10 years 

Upon  completion  of  each  review,  records  are  kept  centrally  on  Trakhees  server.  The 
records  include  all  documents,  drawings  and  end  with  the  covering  letter  sent  to  the 
applicant by Trakhees. 

 
8.0 Attachments  
8.1 Client Work Flow for BP 
8.2 Application Form 
8.3 Template for Building Permit 
 
 

Revision 00      January 2013 Page 4 of 13

 
 
  CED‐CP‐009    
 
 
CIVIL ENGINEERING DIVISION 
 
8.1 Client Work Flow for BP 
 

Revision 00      January 2013 Page 5 of 13

 
 
  CED‐CP
P‐009    
 
 
CIVIL ENGINE
C EERING DIVISSION 
 
 
8
8.2 A
Application
n Form 

/ Amendment 

 
 
 
 
 
 
 

Revision 00     
R Januuary 2013 Page 6 of 13
 
 
  CED‐CP
P‐009    
 
 
CIVIL ENGINE
C EERING DIVISSION 
 
 
 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Revision 00     
R Januuary 2013 Page 7 of 13
 
 
  CED‐CP‐009    
 
 
CIVIL ENGINEERING DIVISION 
 
 
 
 
 
 

9.4 Building Permit Template

 
Our Ref: ……………………………………………………………………………………            Date: ……… 
 
M/s. xxxxxxxxxxxxxx 
P.O. Box: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 
Dubai. 
 
Attn.: Manager        E‐Mail: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 
 
 
Community / Area:    xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 
Building Type:      xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 
Building Description & Height:  xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 
Total Built‐Up Area:    xxxxxxxxxxxxxxxxx SQ.M 
BP Ref No:      xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 
Date of Issuance:    Date of Building Permit                
Expiry Date:      6 Months from the date of BP (*Refer to General Conditions) 
Plot No:      xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 
Owner:                             xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx. 
Lessee / Purchaser:               xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 
Consultant  
(Lead & Supervision):    xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx               
Contractor:      xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 
Subject:      Building Permit 
 

We refer to your submission letter ref: xxxxxxxxxxxxxxx received on xxxxxxx with submission number xxxxx. 

We request you to collect the following documents from Civil Engineering department.  

1. The Original Building Permit ( Soft copy) 
2. The CED stamped drawings  
3. General Conditions of Civil Engineering Department 
4. Quality Control Section Recommendations regarding Concrete Mix Design. 
  

Yours faithfully, 
 
 
 
 
Eng. xxxxxxxxxxxxx 
Sr. Manager – Permit & Compliance     

Revision 00      January 2013 Page 8 of 13

 
 
  CED‐CP‐009    
 
 
CIVIL ENGINEERING DIVISION 
 
 
(xxxxx) 
 CC:  EHS & M‐File 
 

GENERAL CONDITIONS OF CIVIL ENGINEERING DIVISION 

1. *Expiry & Revalidation procedure: 
 

• Building permit is valid for 6 months from the issuance date. 
• Revalidation is required if construction activities does not commence within six (6) 
months from the date of issuance of this permit. Revalidation of the building permit 
can be carried out up to three times for a period of 6 months. 
• If the Building Permit is not revalidated prior to its expiry date, then the building 
permit is considered as cancelled and new Building Permit is to be obtained. 
• For projects under construction and obtained work suspension NOC, Building Permit 
revalidation is mandatory upon re‐commencing the works. 
 

2. A copy of Consultancy Agreement shall be submitted to confirm that you will be supervising 
the works. 
 

3. The “Certificate of conformity for construction safety” issued by our EHS department shall be 
submitted to CED ‐ Trakhees prior to commencement of work on site. No inspection will be 
done by CED until getting the “COC (I)”. 
 

4. Please  furnish  an  undertaking  letter  that  the  structural  drawings  are  in  full  conformity  with 
architectural drawings approved by CED‐Trakhees. 
 

5. Drawings are in full conformity with architectural drawings approved by CED ‐ Trakhees. 
 

6. The Consultant shall confirm that all necessary construction N.O.C's from services authorities 
(DEWA, Etisalat, etc,) have been obtained by the contractor prior to commencement of work. 
 

7. The consultant shall review and approve the method statement for safe construction of the 
super‐structural elements. 
 

8. Please  ensure  that  all  Lead‐in  ducts,  chambers  and  other  related  works  are  provided  in 
compliance with service authority's standards for telephone, water and electrical services to 
avoid delay in obtaining permanent connection after completion of project. 
 

Revision 00      January 2013 Page 9 of 13

 
 
  CED‐CP‐009    
 
 
CIVIL ENGINEERING DIVISION 
 
9. All electrical drawings shall be submitted to DEWA (Electricity Division) and approval obtained 
prior  to  commencement  of  construction.  Copies  of  DEWA  approved  drawings  shall  be 
submitted to us for reference. 
 

10. Assumed  safe  bearing  capacity  of  soil,  founding  levels,  piles  capacities  and  the  location  of 
soak away and planting area shall be in accordance with the recommendations of soil report. 
 

11. Any existing services within the plot shall be shown on drawing and protected.  Please refer 
to NOCs of Service Authorities (DEWA & Etisalat or DU) also. 
 

12. All construction works shall be confined within the plot limits. 
 

13. All design and construction of tanks and pipe work, if any, shall comply with requirements of 
N.F.P.A., A.S.M.E., A.N.S.I., A.P.I. and E.P.A. and shall be checked and certified in compliance 
with the requirements of these standards by CED ‐ Trakhees approved third party Inspection 
Company. 
 

14. Please obtain approval from HVAC department prior to commencing construction. Ventilation 
provided  shall  be  substantiated  with  calculations  for  the  proposed  activity.  Design, 
installation,  testing  and  commissioning  of  air  conditioning  system  shall  conform  to  latest 
ASHRAE standards. 
 

15. Drainage  system  shall  be  designed  to  enable  easy  future  connection  to  the  system.  Please 
liaise  with  our  EHS  Department  and  finalize  the  details  prior  to  commencement  of 
construction. 
 

16. Please  ensure  that  adequate  retaining  measures  are  provided  at  the  locations  of  u/g  water 
tanks,  holding  tanks,  etc.  Ensure  that  neighbor’s  plot  is  not  affected  during  the  excavation 
works.  
 

17. All  manhole  and  septic  tank  covers  shall  be  of  heavy  duty  to  allow  fire  vehicles  in  case  of 
emergency. 
 

18. Ventilation  design,  installation,  testing  and  commissioning  of  air  conditioning  system  shall 
conform to latest ASHRAE standards. 
 

19. Prior to resubmitting drawings for approval, you shall discuss and clarify comments raised by 
EHS department on the drawings or in drawing review report and resolve in order to avoid 
delay in commencing construction. 
 

Revision 00      January 2013 Page 10 of 13

 
 
  CED‐CP‐009    
 
 
CIVIL ENGINEERING DIVISION 
 
20. All  revised  drawings  shall  be  submitted  to  Civil  Engineering  department  clearly  highlighting 
the revisions carried out. Any modifications / remedial measures required for the structural 
system  due  to  design  changes,  site  related  incidents  shall  be  reported  to  us  immediately  & 
revised drawings & calculations to be submitted for our review / approval, prior to execution 
of related works. Major modifications may result in application for new Building Permit. 
 

21. Appointment  of  contractor  shall  be  in  compliance  with  circular  no.  (101)  of  Dubai 
Municipality ref. 812/02/03/24222 dated 29.11.2000. 
 

22. Within a week after the completion of the work, the adjoining area shall be cleared of all the 
debris, construction materials etc. 
 

23. Contractor shall apply and obtain mobilization NOC from CED before start of works on site. 
The  nominated  contractor  shall  pay  a  refundable  deposit  as  specified  in  the  mobilization 
NOC. The deposit will be refunded upon completion of the project and complete clearance of 
the site; application for refund shall be submitted to EHS. 
 

24. All  documents  as  per  ‘Procedure  for  Obtaining  Building  Completion  Certificate’  shall  be 
submitted prior to inviting CED ‐ Trakhees for final inspection. 
 

25. No  operation  or  energization  of  the  facility  shall  be  carried  out  before  the  inspection  upon 
completion and issuance of Building Completion Certificate. Please contact EHS department 
on commencement of operations and obtain an Operations Fitness Certificate. 
 

26. The  consultant  shall  instruct  the  contractor  to  maintain  File  for  Compaction  test  result, 
Municipality  test,  certificate  for  blocks,  concrete  cube  test  results,  Civil  Engineering 
inspection report for concrete members and Structural Steel prior to false ceiling. The same 
shall be available for inspection at site at all times. 
 

27. Submit  Curriculum  Vitae  of  the  Resident  Engineer  for  both  the  consultant  and  the  Main 
Contractor,  who  shall  be  accredited  by  CED  on  both  BLUE  (Building  Regulations  &  Design 
Guidelines) and GREEN (Construction Materials & Quality Control Guidelines) code. 
 

Copies  of  CED  ‐  Trakhees  inspection  reports  shall  be  available  at  site  and  shall  be  presented  on 
demand. All construction works shall be confined within plot limits. A copy of all approved drawings 
shall be made available at site at all times. 

Please ensure that CED ‐ Trakhees approval is obtained for various stages of construction and would 
draw your attention to Clause 23.6 of our regulations for non‐compliance. 

Revision 00      January 2013 Page 11 of 13

 
 
  CED‐CP‐009    
 
 
CIVIL ENGINEERING DIVISION 
 
 

All documents to be collected from Cil Engineering Office during working hours within a week from 
receipt of e‐mail intimating approval of Building Permit. 

Civil Engineering Division‐(Trakhees) ‐ Building Permit 

Community / Area:    xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 
Building Type:      xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 
Building Description & Height:  xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 
Total Built‐Up Area:    xxxxxxxxxxxxxxxxx SQ.M 
BP Ref No:      xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 
Date of Issuance:    Date of Building Permit                
Expiry Date:      6 Months from the date of BP (*Refer to General Conditions) 
Plot No:      xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 
Owner:                             xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx. 
Lessee / Purchaser:               xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 
Consultant  
(Lead & Supervision):    xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx               
Contractor:      xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 
Drawing References:    As per list 
 

Permission is granted for the construction of the development proposal outlined by the above drawings. 

The  Building  Permit  is  subject  to  resolving  all  comments  regarding  our  HVAC  and  Quality  Control  Departments 
which is as per the attached document. 

The provisions of EHS, Electrical and Fire Protection will be subject to approval upon final inspection. 

The  construction  shall  be  in  accordance  with  Civil  Engineering  Division‐Trakhees  and  Construction  Regulations  & 
guidelines.  Installation  of  utility  services  shall  comply  with  the  Standards/Regulations  of  respective 
Authority/Departments. 

All HVAC works shall be in full compliance with applicable rules and regulations. 

All thermal insulation material including air ducts where applicable shall be DCL marked. 

 The Consultant and Contractor shall strictly comply with the conditions outlined in NOC’s of DEWA & Etisalat / DU 
and as per their approved drawings and legal rules. 

Revisions to the proposal and future modifications proposals will require to be submitted to the Civil Engineering 
Department‐Trakhees for approval. 

Neither the reviewing of the drawings and design calculations nor the inspection of works during the progress of 
construction shall be construed in any way to impose any legal responsibility and / or liability on the authority. The 
consultant and his contractor shall remain entirely responsible for design, accuracy of drawings and the execution 

Revision 00      January 2013 Page 12 of 13

 
 
  CED‐CP‐009    
 
 
CIVIL ENGINEERING DIVISION 
 
of  the  project  and  for  the  stability  and  safety  of  construction  during  the  progress  of  the  works  and  after 
completion. 

Eng. Abdulla M. Belhoul 

Director – Civil Engineering Division     Date: xx‐xxx‐xxxx 

Revision 00      January 2013 Page 13 of 13