Professional Documents
Culture Documents
خريطة الجدول الزمني هي عبارة عن رَسم بياني يوضح الجدول الزمني َ
لعمل ما مثل مشروع إنشائي أو عملية صيانة أو عملية تطوير أو مشروع
تطوير وتصنيع وتسويق ُمنتج جديد .هذه الخريطة تَستخدم الخطوط العرضية
Barsل ُتوضح الزمن الذي تستغرقه كل خطوة من خطوات المشروع ومتى تبدأ
ومتى تنتهي .وبالتالي فهذه الخريطة تساعدنا على التخطيط للمشروع
وعلى نقل هذا التخطيط لمديرينا وزمالئنا وكل من له عالقة بالمشروع .هذه
الخريطة تُعتبر وسيلة جيدة جدا في متابعة تَطور األعمال وعرض هذه المتابعة
بشكل يسهل استيعابه بسرعة .فيمكننا ان نستخدم خطوطا أفقية أخرى
لتحديد الوقت الفعلي لتنفيذ األعمال بمعنى أن الخريطة يظهر عليها الزمن
المخطط والفعلي
دعنا نسأل السؤال بطريقة أخرى :وماذا لو لم نُعد جدول زمني للمشروع؟
إذن ال يعلم أح ٌد متي ينتهي المشروع وال ُيمكننا توقع الخطوات التي تؤثر
على انتهاء المشروع بسرعة وال يمكننا تمييز الخطوات التي يمكننا القيام بها
ن واحد وال يمكننا تنظيم مواردنا وال يمكن للعاملين في المشروع منفي آ ٍ
معرفة متى يأتي دَو ُرهم في المشروع وال يمكن للمشاريع األخرى تَنسيق
أعمالها مع هذا المشروع
الجدول الزمني يجعلنا نخطط للمشروع بشكل جيد إذ أنه يوضح لنا الموارد
المطلوبة وكيفية استغاللها ويساعدنا على تقليل زمن التنفيذ عن طريق
تنفيذ بعض الخطوات بشكل متواز أو عن طريق بدء بعض الخطوات في مرحلة
مبكرة .كذلك فإن الجدول الزمني هو وسيلة للتنسيق مع كافة األطراف
المشاركة والمتأثرة بالمشروع أو خطواته
افترض أننا سنقوم بعملية تركيب ماكينة جديدة .وافترض أننا لم نعد جدول
زمني .كيف ستسير األمور؟ لن نستطيع أن نقول أننا نعمل بمعدل جيد ألنه ال
توجد أي خطة ُمسبَّقة .عندما نحتاج لمسئولي التركيبات الميكانيكية
س ُنفاجئهم بالطلب وقد يكونون غير مستعدين وكذلك الحال عندما نحتاج
مسئولي التركيبات الكهربية ومسئولي التشغيل وهكذا .قد يكون من الممكن
متواز لضغط الوقت ولكننا
ٍ أن نقوم ببعض األعمال الكهربية والميكانيكية بشكل
لن ننتبه لذلك .قد ُنفاجأ في وقت متأخر أن عملية ما لم يتم إجراؤها سوف
تتسبب في تعطيل كل شيء مع أنه كان يمكن تنفيذها في أي وقت سابق.
كذلك فإن تنسيق استخدام الموارد (مثل أدوات النقل أو الحمل أو أجهزة
الحاسوب… ).بين األعمال المختلفة سيكون مشكلة كبيرة.
إن كان والبد من إعداد جدول زمني فلماذا خريطة جانتGantt Chart؟ أال
يكفي أن نكتب كل شيء في جدول؟ إن خريطة الجدول الزمني سهلة الفهم
وقراءتها أيسر بكثير من قراءة جدول به بعص المواعيد واألزمنة .ولذلك فهي
شائعة االستخدام منذ زمن بعيد .الحظ أن إعداد خريطة الجدول الزمني ال
يتطلب وقتاً كبيرا في رسمها ألن برامج الحاسوب تجعل هذا يسيرا بل ولو
رسمت باليد فإنها ال تأخذ وقتا كبيرا
بعد التنفيذ يمكننا أن نوضح الزمن الفعلي للتنفيذ مقارنة بالمخطط كما
بالشكل ادناه
انظر إلى المثال التالي الذي يوضح جدول تدريب مجموعات العاملين وكذلك
المشرفين على مدار عدة أسابيع .الحظ سهولة فهم مواعيد التدريب
انظر إلى المثال التالي الذي يوضح الجدول الزمني ألعمال افتتاح مركز
للحاسوب .هذا المثال يوضح كيف أمكن تقسيم األعمال إلى عدة مجموعات
وكيفية توضيح الجدول اإلجمالي لكل مجموعة باللون األزرق
ُيمكنك أن تضيف بعض األعمدة التوضيحية للجدول الزمني مثل رقم مسلسل
في أقصى اليمين ،واسم المسئول عن كل عمل في عمود تالي لعمود
األعمال .كذلك يمكنك إضافة مالحظات أسفل الجدول حسب الحاجة .يمكننا
أن نستخدم أحد البرامج شائعة االستخدام مثل ميكروسوفت وورد MSWord
أو إكسل Excelأو أحد البرامج المتقدمة مثل ميكروسوفت بروجكت
MSProjectأو غيرها إلعداد خريطة جانت
من المهم أن يتم إعداد الجدول الزمني بناء على أفضل التوقعات لألوقات
التي تستغرقها كل خطوة وكذلك التسلسل الالزم للخطوات .هذا يعني أن
يتم استشارة كل األطراف المشاركة في المشروع .أحيانا يحاول المديرون
فرض جدول زمني أقصر مما هو متوقع لتحفيز العاملين على الوصول إلى
نتائج أفضل .هذا قد يكون مفيدا إن كان هذا التخفيض في مدة التنفيذ عن
وعي بظروف العمل .الحظ أن الجدول الزمني القصير جدا يجعل العاملين
يفقدون األمل في تحقيقه ولذلك فقد يعملون ببطء شديد ألنهم على أي حال
ُمالمون وإما أن يحاولوا تحقيق الجدول الزمني على حساب جودة العمل.
لذلك فإنه ينبغي أن يكون تقدير الزمن المتوقع على أساس الخبرة السابقة
ورأي المختصين
أحيانا يتم إعداد جدول زمني لكي يكون هناك جدول زمني أي أن الموضوع
يتم كاستكمال أوراق رسمية وليس عن َقناعة وفهم لقيمة وجود جدول
زمني .البد أن يتم إعداد الجدول الزمني بعناية وباتفاق األطراف المشاركة
في العمل .ثم بعد ذلك يتم متابعة تنفيذ الجدول الزمني وتُحاول جميع
األطراف االلتزام به ويقوم المديرون بالمتابعة وتحديد أسباب أي حيود عن
الجدول الزمني الموضوع وذلك بشكل دوري أثناء عملية التنفيذ .بعد االنتهاء
من العمل يتم تقييم عملية التنفيذ بالكامل والمشاكل التي أدت لتأخر التنفيذ
إن كان هناك تأخير ويتم حفظ هذه المعلومات لالستفادة منها في المرات
القادمة .كذلك فإنه من خالل متابعة التنفيذ فإننا قد نجد أن تنفيذ خطوتين
في وقت واحد قد تسبب في تعطيل العمل أو العكس .كذلك قد نالحظ أن
بعض الخطوات يمكن االستغناء عنها وذلك بإجرائها مسبقا مثل أن يتم تجميع
بعض األجزاء ويتم استبدال المجموعة بدال من استبدال كل جزء على حدة أو
أن يتم شراء أدوات تساعدنا على أداء العمل بسرعة
في المشاريع الصغيرة التي تقوم بها جهة واحدة كإصالح عطل كهربي أو
تعيين موظفين جدد فقد يكون بإمكان شخص واحد تقدير األوقات الالزمة لكل
خطوة .أما في المشاريع التي يشترك فيها أكثر من جهة أو تخصص فينبغي
استشارة الجهات المختصة في تقدير األوقات الالزمة لكل خطوة من الخطوات
التي يقومون بها خاصة إذا كانت هذه الخطوات ليس لها جداول زمنية في
مشاريع سابقة .الحظ أننا نهدف بالجدول الزمني إلى تنسيق العمل وال
نهدف إلى فرض جدول زمني ال عالقة له بالواقع مما يتسبب في تعطيل
العمل وإصابة جو العمل بالتوتُّر
ي أن أفترض أوقاتاً طويلة لكل خطوة لكي أظهر في النهاية وكأنني قمت
عل َّ
بإنجاز العمل في وقت قياسي!!!
هذه أحد آفات إعداد الجدول الزمني وهو أن يزعم المسئول عن العمل أو عن
ضعف أو أَضعاف الوقت الذي يعتقد هو أنه يحتاجه فعال ً
خطوة فيه أنه يحتاج ِّ
بمعنى أن يَزعم أنه يحتاج َعشر ساعات بينما هو يعلم أنه يحتاج من ساعتين
إلى أربع ساعات .الهدف من ذلك أن يَضمن أنه في جميع األحوال سوف يقوم
بالعمل في وقت أقل من المخطط وبذلك يكون مَشكورا في كل األحيان .هذا
إخالل باألمانة .فأنت عندما تسأل عن الوقت الذي تحتاجه فإنك البد وأن تكون
صادقاً .الحظ أن الكذب في خريطة جانت أو الجدول الزمني هو كأي كذب .إما
أن تكون صادقا أو أن تكون كاذبا
المتابعة الجيدة لتنفيذ الجدول الزمني قد تُبين الحاالت التي يبالغ فيها
المسئول عن العمل .كذلك فإننا عندما نحتفظ بالجداول الزمنية المخططة
والفعلية بحيث يتم الرجوع إليها عند القيام بأعمال مماثلة فإننا نستطيع أن
نَعتبر أن زمن التنفيذ الفعلي في المرة السابقة هو المخطط في المرة
القادمة .بذلك نتغلب بشكل ما على المبالغة في تقدير الزمن
من الدوافع للكذب في إعداد الجداول الزمنية أن ُيالم المسئول عن العمل عن
أي تأخير بدون تقدير لظروف العمل التي أدت إلى التأخير .يجب على
المديرين إدراك أن هذا ال يدفعه إلى إتقان عمله في المرة القادمة ولكنه
يدفعه لتجنب اللوم بأي طريقة
الجداول الزمنية تحتاج وقتا إلعدادها .أليس من األفضل توفير هذا الوقت وهذا
المجهود؟
نعم الجداول الزمنية تستهلك وقتا ومجهودا ولكن الفائدة منها أكبر بكثير من
المجهود المبذول في إعدادها .الحظ قيمة الوقت الذي يضيع أثناء تنفيذ العمل
نتيجة سوء التخطيط أو سوء التنسيق .غالبا ما يكون أي تأخير في التنفيذ له
قيمة مادية عالية مثل توقف اإلنتاج أو تأخر ظهور المنتج الجديد للسوق أو
وجود غرامات تأخير وغير ذلك
عندما يكون األمر بسيطا وغير متعلق بأفراد كثيرة وليس أمرا ذي بال مثل أن
تقوم بكتابة خطاب .ولكن قد يكون األمر متعلق بشخص واحد وال يهتم به
غيره ومع ذلك يكون من المفيد أن يقوم بإعداد جدول زمني .لماذا؟ ألن هذا
يساعده على متابعة نفسه في التنفيذ ومعرفة الموارد المطلوبة للتنفيذ.
مثال ذلك أن تقرر أن تقوم بتنفيذ عمل ما على مدار عدة سنوات أو عدة
أشهر كأن تقوم بتطوير مهاراتك في شيء ما أو تقوم باإلعداد للزواج أو تقوم
بالتجهيز لمشروعك الخاص أو تقوم بمشروع دراسي .الجدول الزمني في
هذه الحالة ُيشجعك على تنفيذ خطتك والوصول إلى هدفك ويساعدك في
اإلعداد لكل شيء.
ُ
أليس من األفضل أن أخفي الجدول الزمني عن المرؤوسين لكي يظلوا
متحفزين؟
بعض المديرين يتصور أن عليه أن ُيخبر المرؤوسين دائما بأنهم متأخرين في
التنفيذ لكي يكونوا دائما متحفزين .هذا أسلوب غير سليم .بالطبع هذا ال يخلو
من الكذب عليهم وهذا أمر مرفوض في جميع األحوال .كما وأنه ال ُيشعر
العاملين بالمشاركة الحقيقية ويجعلهم يفقدون الثقة في المدير .وبالطبع
ينكشف االمر لهم ويجعلهم ذلك ال يستجيبون لطلب المدير لهم باالجتهاد
لتنفيذ العمل في وقت أقل
كثيرا ما يقوم العاملون والمديرون بالتنازل عن احتياطات األمان لكي يتم إنهاء
العمل في أقل مدة زمنية .هذا أمر خاطئ تماما ألن أي خسائر مادية لتأخر
العمل لن تُساوي فقد أصبع أو يد أو ساق أحد العاملين .عليك أن تُصر على
حسبان عند إعداد الجدول االلتزام بمبادئ األمان الصناعي وأن تأخذها في ال ُ
الزمني .حتى وإن تسببت هذه االحتياطات في تأخير التنفيذ فالبد من
االلتزام بها .هذا ال يعني افتعال مشكالت غير حقيقية ولكن المطلوب هو
االلتزام بالمبادئ المعروفة لألمان الصناعي والصحة المهنية .باإلضافة لذلك
فإن عدم االلتزام بمبادئ األمان قد يؤدي إلى إصابات وحوادث ينتج عنها تأخر
العمل كثيرا .وكذلك قد تحدث بعض الحوادث التي ينتج عنها تلف لآلالت أو
المواد مما يؤدي إلى تأخر التنفيذ.
ألنواع مخططات جانت ،إال أنه يمكنك Microsoft Office Excel 2007على الرغم من عدم توفير
محاكاة مخطط جانت عن طريق تخصيص نوع مخطط شريطي مكدس بحيث يمكن تصوير المهام
.وفترة المهمة والتسلسل الهرمي
األيام عمو ًما كوحدة زمنية بامتداد المحور األفقي .إذا كنت ترغب Excelيستخدم ُمخطط جانت بـ
ضا في استخدام الساعات بدال ً من األيام ،راجع االرتباط الموجود في المقطع
حول كيفية راجع أي ً
Excel 2007.إنشاء مخطط جانت الذي يستخدم الساعات كوحدات قياس في
يساعدك اإلجراء التالي في إنشاء مخطط جانت له نفس النتائج الموضحة في الرسم البياني
لمخطط جانت بالمثال .بالنسبة لهذا المخطط ،قمنا باستخدام بيانات ورقة عمل المثال .يمكنك
نسخ هذه البيانات إلى ورقة العمل الخاصة بك ،أو استخدام بياناتك الخاصة ما دمت تستخدم نفس
.رؤؤس األعمدة ونفس بنية ورقة العمل
1. قم بنسخ بيانات ورقة عمل المثال في ورقة عمل فارغة ،أو افتح ورقة العمل التي تحتوي على
.البيانات التي تريد رسمها في مخطط جانت
مالحظة عدد األيام من تاريخ البداية وعدد )والمدة بدء( تمثل القيم الموجودة في العمودين ب وج
.األيام المطلوبة إلنهاء المهمة
).في بيانات ورقة المثال الخاص بنا (A1:C6حدد البيانات التي تريد رسمها في مخطط جانت 6.
انقر فوق نمط المخطط الذي تريد أنماط المخططات من المجموعة تصميم من عالمة التبويب 10.
.استخدامه
،أو حددها من إحدى قوائم عناصر المخطط )بدء( في المخطط ،انقر فوق سلسلة البيانات األولى 11.
).عناصر المخطط التحديد الحالي ،المربع (عالمة التبويبتنسيق ،المجموعة
.تنسيق التحديد التحديد الحالي ،انقر فوق تنسيق ،في المجموعة من عالمة التبويب 12.
.في المخطط ،انقر فوق وسيلة اإليضاح ،ثم اضغط على حذف 15.
تنسيق ،حدد المحور (فئة) العمودي ،أو حدده من إحدى عناصر المخطط (عالمة التبويب 16.
).عناصر المخطط التحديد الحالي ،المربع المجموعة
.تنسيق التحديد التحديد الحالي ،انقر فوق تنسيق ،في المجموعة من عالمة التبويب 17.
.إغالق الفئات في ترتيب عكسي ،ثم انقر فوق خيارات المحور ،حدد خانة االختيار أسفل 18.
إذا كنت تريد استخدام ألوان سمات مختلفة عن ألوان السمات االفتراضية ال ُ
مطبقة على المصنف 19.
:لديك ،فقم بما يلي
.سمات سمات ،انقر فوق تخطيط الصفحة ،في المجموعة من الصفحة 1.
إذا كنت ترغب في إنشاء مخطط آخر كالذي قمت بإنشائه ،يمكنك حفظ هذا المخطط كقالب يمكن
.استخدامه كأساس لمخططات أخرى مشابهة
.حفظ كقالب نوع ،انقر فوق تصميم ،في المجموعة من عالمة التبويب 21.
تلميحإال إذا قمت بتحديد مجلد آخر ،مخططات في المجلد ) (.crtxسيتم حفظ ملف القالب
إدراج ،عالمة التبويب( في كل من مربع الحوارإدراج مخطط ويصبح القالب متوفراً تحتقوالب
مخططات ،مشغل مربع الحوار المجموعة عالمة ( تغيير نوع المخطط ومربع الحوار )
).تغيير نوع المخطط نوع ،تصميم ،المجموعة التبويب
إعادة استخدام مخطط مفضل من خالل لمزيد من المعلومات حول كيفية تطبيق قالب مخطط ،انظر
.استخدام قالب مخطط
مالحظة يحتوي قالب المخطط على تنسيقات المخطط كما أنه يخزن األلوان التي تكون قيد
االستخدام عندما تقوم بحفظ المخطط كقالب .عندما تستخدم قالب المخطط إلنشاء مخطط في
مصنف آخر ،يستخدم المخطط الجديد ألوان قالب المخطط — -وليس ألوان سمة المستند المطبقة
حاليًا على المصنف .الستخدام ألوان سمات المستند بدال ً من ألوان قالب المخطط ،انقر بزر الماوس
.من القائمة المختصرة إعادة تعيين لمطابقة النمط ناحية المخطط ،ثم انقر فوق األيمن فوق
أعلى الصفحة