MANULIFE VIETNAM LIMITED

QUI TRÌNH GỬI VÒNG HOA CHIA BUỒN

Phiên bản 1.0

Ngày hiệu lực: 15/11/2015
 QUI TRÌNH GỬI VÒNG HOA CHIA BUỒN
Phiên bản: 1.0 Ngày hiệu lực: 15/11/2015

BẢNG KIỂM SOÁT

Tên tài liệu QUI TRÌNH GỬI VÒNG HOA CHIA BUỒN
Sở hữu tài liệu Bộ Phận Giải Quyết Quyền Lợi Bảo Hiểm
Số tài liệu
Phân phối Bộ Phận Giải Quyết Quyền Lợi Bảo Hiểm
Bộ Phận Dịch Vụ Khách Hàng
Số Phiên bản Ngày hiệu lực Điều chỉnh Người soạn
1 1.0 15/11/2015 Nguyễn Thị Mỹ Hạnh

Người soạn tài liệu Người phê duyệt

Nguyễn Thị Mỹ Hạnh Lê Thị Thanh Xuân

Phó Phòng Cấp Cao Trưởng Phòng Cấp Cao
Bộ Phận Giải Quyết Quyền Lợi Bảo Hiểm Bộ Phận Giải Quyết Quyền Lợi Bảo Hiểm

Người phê duyệt Người phê duyệt

Nguyễn Ý Nhi Trần Thế Lộc

Giám Đốc Giám Đốc Nghiệp Vụ
Bộ Phận POS - CS/BCS - CSU

Trang 1/5
 QUI TRÌNH GỬI VÒNG HOA CHIA BUỒN
Phiên bản: 1.0 Ngày hiệu lực: 15/11/2015

MỤC LỤC

I. MỤC ĐÍCH.................................................................................................................... 3

II. PHẠM VI ÁP DỤNG .................................................................................................... 3

III. QUI TRÌNH ................................................................................................................ 3

Trang 2/5
 QUI TRÌNH GỬI VÒNG HOA CHIA BUỒN
Phiên bản: 1.0 Ngày hiệu lực: 15/11/2015

I. MỤC ĐÍCH

Với mục đích nâng cao chất lượng phục vụ Khách hàng và hướng đến mục tiêu
“Khách hàng là trọng tâm”, từ ngày 15/11/2015, Đại lý phục vụ sẽ thay mặt Công ty
gửi vòng hoa chia buồn đến gia đình Khách hàng tử vong với số tiền không quá
500.000 đồng/vòng hoa/Khách hàng.

II. PHẠM VI ÁP DỤNG

Vòng hoa chia buồn được gửi đến Khách hàng thoả hai yêu cầu sau:

1. Khách hàng là Người được bảo hiểm trong sản phẩm có quyền lợi bảo hiểm khi tử
vong, có thể là sản phẩm chính hoặc sản phẩm bảo hiểm bổ sung; và
2. Hợp đồng bảo hiểm hoặc sản phẩm bảo hiểm bổ sung còn hiệu lực tại thời điểm
Khách hàng tử vong

III. QUI TRÌNH

1. Khi nhận được thông tin tử vong của Khách hàng thỏa hai yêu cầu nêu trên, trong
vòng 05 ngày kể từ ngày Khách hàng tử vong, Đại lý phục vụ mua vòng hoa đi
viếng Khách hàng mà không cần đợi sự chấp thuận của Bộ phận Claims. Đồng
thời, trong thời gian 5 ngày nêu trên, Đại lý phục vụ hoặc Trưởng nhóm kinh
doanh/ Trưởng phòng kinh doanh gửi email thông báo đến Claims-
online@manulife.com. Nội dung thông báo gồm có các thông tin sau:
a. Mã số Đại lý
b. Số Hợp đồng bảo hiểm
c. Họ tên Khách hàng tử vong
d. Ngày tử vong
e. Nguyên nhân tử vong

Trang 3/5
 QUI TRÌNH GỬI VÒNG HOA CHIA BUỒN
Phiên bản: 1.0 Ngày hiệu lực: 15/11/2015

2. Bộ phận Claims kiểm tra và gửi email xác nhận chấp thuận hoặc từ chối thanh toán
chi phí vòng hoa đến BCS Group Sup và Đại lý phục vụ (hay người thông báo)
trong vòng 02 ngày làm việc kể từ khi nhận được email thông báo này.
Ngoài ra, Bộ phận Claims lập danh sách theo dõi (theo mẫu đính kèm) các trường
hợp đã chấp thuận thanh toán để tránh thanh toán trùng lắp.

3. Trong vòng 30 ngày kể từ ngày Khách hàng tử vong, Đại lý phục vụ nộp cho BCS
các chứng từ sau để được thanh toán lại chi phí vòng hoa:
a. Hoá đơn tài chính hợp lệ (đầy đủ và chính xác tên công ty, địa chỉ, mã số
thuế) với ngày cấp hoá đơn không quá 05 ngày kể từ ngày Khách hàng tử
vong.
Trường hợp hoá đơn được cấp quá 05 ngày, Đại lý cần cung cấp thêm ảnh
chụp vòng hoa viếng Khách hàng có ghi tên Công ty Manulife đặt tại tang lễ
b. Hồ sơ yêu cầu giải quyết quyền lợi bảo hiểm tử vong của Khách hàng
c. Payment Voucher được hoàn tất với sự hỗ trợ của Thư ký SM/SSM

4. BCS thực hiện thanh toán bằng tiền mặt cho Đại lý nếu hội đủ 04 điều kiện sau:
a. Có hóa đơn tài chính hợp lệ với ngày cấp hoá đơn không quá 05 ngày kể từ
ngày Khách hàng tử vong; và
b. Hồ sơ yêu cầu giải quyết quyền lợi bảo hiểm tử vong đã được nộp; và
c. Có chấp thuận thanh toán chi phí vòng hoa của Bộ phận Claims; và
d. Payment Voucher
5. BCS thanh toán chi phí thực tế theo hóa đơn mua vòng hoa với số tiền tối đa là
500.000 đồng/vòng hoa/Người được bảo hiểm. Nếu Khách hàng có nhiều hợp
đồng bảo hiểm và nhiều Đại lý phục vụ, BCS chỉ thanh toán một lần với số tiền tối
đa là 500.000 đồng.

6. Bộ phận BCS gửi đến Bộ phận Claims báo cáo thanh toán trong tháng trước vào
ngày 10 của tháng tiếp theo. Chi phí vòng hoa sẽ được tính vào chi phí của Bộ
phận Claims.

Trang 4/5
 QUI TRÌNH GỬI VÒNG HOA CHIA BUỒN
Phiên bản: 1.0 Ngày hiệu lực: 15/11/2015

TÓM TẮT QUI TRÌNH:

Đại lý phục vụ BP. CS/BCS BP. Claims

Kiểm tra 2 điều kiện:

1. KH có QLBH tử vong
2. HĐBH còn hiệu lực
Nếu KH tử vong thỏa 2 điều
kiện trên, trong vòng 5 ngày kể
từ ngày KH tử vong, ĐL phục
Gửi email xác nhận chấp
vụ:
thuận hoặc từ chối thanh
- Mua vòng hoa viếng KH; và toán đến BCS Group Sup
- Thông báo bằng Email đến và Đại lý trong vòng 2 ngày
Claims-online@manulife.com làm việc
các thông tin sau:
1- Mã số ĐL
2- Số HĐBH
3- Họ tên KH tử vong
4- Ngày tử vong
5- Nguyên nhân tử vong

Ghi nhận email thông báo của

BP Claims

- Kiểm tra 4 điều kiện:

Trong vòng 30 ngày kể từ
ngày KH tử vong, ĐL nộp:
1- Hoá đơn tài chính hợp lệ
với ngày cấp không quá 5
ngày từ ngày KH tử vong; và
2- Hồ sơ yêu cầu giải quyết
QLBH tử vong; và
3- Payment Voucher được
hoàn tất với sự hỗ trợ của Thư
ký SM/SSM
1- Hóa đơn tài chính hợp lệ
với ngày cấp không quá 05
ngày kể từ ngày KH tử vong
Trường hợp hoá đơn được
cấp quá 05 ngày, ĐL cần
cung cấp thêm ảnh chụp
vòng hoa viếng KH tại tang lễ
2- Hồ sơ yêu cầu giải quyết
QLBH tử vong
3- Email chấp thuận của Bộ
phận Claims
4- Payment voucher
- Thanh toán tiền mặt cho ĐL
nếu thoả 4 điều kiện trên
- Gửi báo cáo thanh toán
hàng tháng cho BP Claims

Trang 5/5