Arkivistika

Prof. Dr.
Jusuf Osmani | 1
Prof. dr. Jusuf OSMANI

ARKIVISTIKA
PRISHTINË, 2015
2 | Arkivistika
ARKIVISTIKA
ARCHIVE
BOTUES: Autori
RECENSUES: Mr. Qerim Lita, Shkup

Mr. Bekim Aliu, Prishtinë
LEKTURA: Habibe Qovanaj, Pranvera Gashi dhe

Benjamin Hashani
REDAKTOR TEKNIK: Fisnik Osmani
E drejtë e autorit © 2015 nga Jusuf Osmani
Të gjitha të drejtat janë të rezervuara.

Asnjë pjesë e këtij libri nuk mund të kopjohet ose të publikohet në
asnjë mënyrë, çfarëdoqoftë, pa leje paraprake të shkruar nga autori,
përveç në raste të citimeve të shkurtëra.
U shtyp në shtypshkronjën “TREND” Prishtinë
Tirazhi: 500 copë

Prof. Dr. Jusuf Osmani | 3
PËRMBAJTJA
Faqe
PARATHËNIE ……………………………………………………. 7
KAPITULLI I
ARKIVISTIKA .............................................................................. 9
- ZHVILLIMI I ARKIVISTIKËS DHE I ARKIVAVE …………… 10
- NDARJA E ARKIVISTIKËS ……………………………………. 23
- DETYRAT E ARKIVISTIKËS ...................................................... 24
- ARKIVISTIKA DHE SHKENCA ………………………………. 26
- MARRËDHËNIET E ARKIVISTIKËS ME SHKENCAT
DHE DISIPLINAT TJERA SHKENCORE ……………………… 30
KAPITULLI II
ARKIVAT
- DEFINICIONI DHE KUPTIMI I ARKIVAVE …………………. 35
- ROLI, RËNDËSIA DHE KONCEPTI I ARKIVAVE …………… 37
- VEPRIMTARIA, MISIONI DHE DETYRAT E ARKIVAVE …. 39
- FUNKCIONET E ARKIVIT …………………………………….. 41
- LLOJET E ARKIVAVE …………………………………………. 42
- ARKIVAT NË VEND, RAJON DHE NË BOTË ……………….. 46
- KËSHILLI NDËRKOMBËTAR I ARKIVAVE ………………… 76
- ARKIVI DHE INFORMATA ……………………………………. 80
KAPITULLI III
LËNDA ARKIVORE/DOKUMENTACIONI ARKIVOR .. …. 85
- LLOJET E LËNDËS ARKIVORE – DOKUMENTEVE ……….. 86
- DOKUMENTACIONI ARKIVOR DHE TRASHËGIMIA
KULTURORE …………………………………………………… 93
- BURIMET HISTORIKE –ARKIVORE …………………………. 95
KAPITULLI IV
KRIJIMI, KRIJUESIT DHE POSEDUESIT E LËNDËS
ARKIVORE ……………………………………………………… 101
4 | Arkivistika
- KATEGORIZIMI I KRIJUESVE ………………………………. 102

- MBROJTJA DHE RUAJTJA E DOKUMENTEVE
TE KRIJUESIT …………………………………………………. 109
KAPITULLI V
MENAXHIMI ME DOKUMENTE
- MENAXHIMI ZYRTAR ………………………………...……… 113
- PËRFORMANCAT E MENAXHIMIT ME DOKUMENTE ....... 118
- SHKRIMTORJA ………………………………………………… 126
- SISTEMET E MENAXHIMIT ZYRTAR ………………………. 130
- EVIDENCAT NË MENAXHIMIN ZYRTAR ………………….. 130
- POSTA …………………………………………………………… 135
- SHKRESA/AKTI ………………………………………………… 137
- VULAT …………………………………………………………… 141
- LËNDA …………………………………………………………… 142
- DOSJA ……………………………………………………………. 144
- SERIA …………………………………………………………….. 145
- NËNSERIA ……………………………………………………….. 146
- KLASIFIKIMI I DOKUMENTEVE TE KRIJUESIT ……………. 147
- INFORMATIZIMI I MENAXHIMIT ZYRTAR …………………. 157
KAPITULLI VI
RREGULLIMI DHE PËRPUNIMI I LËNDËS ARKIVORE … 159
- FONDI ARKIVOR ………………………………………………… 159
- KRITERET PËR PËRCAKTIMIN E FONDIT ARKIVOR ………. 161
- LLOJET E FONDEVA ARKIVORE ……………………………… 161
- KLASIFIKIMI I FONDEVE DHE KOLEKSIONEVE
ARKIVORE NË ARKIV ………………………………………….. 162
- RREGULLIM I LËNDËS ARKIVORE …………………………… 166
- PARIMET E RREGULLIMIT TË LËNDËS ARKIVORE ……….. 169
- FAZAT E RREGULLIMIT TË LËNDËS ARKIVORE …................ 173
- PËRPUNIMI I LËNDËS ARKIVORE ……………………………. 183
- PËRSHKRIMI I LËNDËS ARKIVORE SIPAS STANDARDEVE
NDËRKOMBËTARE …………………………………………….. 185
- STANDARDI I PËRGJITHSHËM NDËRKOMBËTAR PËR
PËRSHKRIMIN E LËNDËS ARKIVORE ISAD(G) …………….. 188
- PËRSHKRIMI I DOKUMENTEVE ARKIVORE TË NORMUARA
PËR PERSONAT JURIDIKË E FIZIKË DHE FAMILJEVE
SIPAS STANDARDIT NDËRKOMBËTAR ISAAR(CPF)……….. 194
- MJETET INFORMATIVE DHE MJETET

INFORMATIVO-SHKENCORE …………………………………… 202
- RREGULLIMI DHE PËRPUNIMI I DOKUMENTACIONIT
SPECIFIK …………………………………………………………… 213
KAPITULLI VII
VLERËSIMI DHE PËRZGJEDHJA E LËNDËS ARKIVORE
- VLERËSIMI I LËNDËS ARKIVORE ……………………………….. 255
- PËRZGJEDHJA E LËNDËS ARKIVORE DHE ASGJËSIMI
I MATERIALIT TË PAVLERSHËM .................................................. 269
KAPITULLI VIII
PRANIM- DORËZIM I LËNDËS ARKIVORE NË ARKIV ……. 275
KAPITULLI IX
SHFRYTËZIMI DHE QASJA NË LËNDËN ARKIVORE
- SHFRYTËZIMI I LËNDËS ARKIVORE ……………………………. 281
- QASJA NË DOKUMENTACION …………………………………… 299
- PARIMET E QASJES NË LËNDËN ARKIVORE ………………….. 304
KAPITULLI X
PUBLIKIMI I LËNDËS ARKIVORE DHE VEPRIMTARIA
KULTURO-ARSIMORE E ARKIVIT
- PUBLIKIMI I LËNDËS ARKIVORE ……………………………… 313
- VEPRIMTARIA KULTURO-ARSIMORE E
PROPAGANDISTIKE E ARKIVAVE ……………………………. 319
- BIBLIOTEKA E ARKIVIT ………………………………………… 325
KAPITULLI XI
TEKNOLOGJIA INFORMATIVE DHE ARKIVISTIKA .......... 327
- DIGJITALIZIMI NË ARKIVA ……………………………………. 329
- ARKIVAT DHE INTERNETI …………………………………….. 332
- DOKUMENTET ELEKTRONIKE ……………………………….. 345
KAPITULLI XII
MBROJTJA DHE RUAJTJA E LËNDËS ARKIVORE ……….. 377
- PARIMET E MBROJTJES DHE TË RUAJTJES
SË LËNDËS ARKIVORE ………………………………………….. 378
- MBROJTJA JURIDIKE, TEKNIKE DHE PREVENTIVE E
6 | Arkivistika
LËNDËS ARKIVORE ....................................................................... 383

- MIKROFILMIMI I LËNDËS ARKIVORE SI MASË
MBROJTËSE ………………………………………………………. 391
- DËMTIMI I LËNDËS ARKIVORE ……………………………….. 397
- RESTAURIMI DHE KONZERVIMI I LËNDËS
ARKIVORE SI MASË MBROJTJËSE ……………………………. 399
- RUAJTJA E LËNDËS ARKIVORE ………………………………. 410
KAPITULLI XIII
OBJEKTET ARKIVORE ………………………………………… 415
- NDËRTESA E ARKIVIT ………………………………………….. 417
- DEPOJA E ARKIVIT ……………………………………………… 422
- PAJISJET NË ARKIV DHE NJËSITË ARKIVORE FIZIKE …….. 432
KAPITULLI XIV
KUADRI ARKIVOR …………………………………………….. 435
KAPITULLI XV
LEGJISLACIONI ARKIVOR, ARKIVI DHE TË DREJTAT E
NJERIUT DHE TË DREJTAT NDËRKOMBËTARE
- LEGJISLACIONI ARKIVOR …………………………………….. 455
- DEKLARATA E PËRGJITHSHME PËR ARKIVAT ….……….. 460
- ARKIVAT DHE TË DREJTAT E NJERIUT ……………………. 462
- ARKIVAT DHE TË DREJTAT NDËRKOMBËTARE …….……. 463
KAPITULLI XVI
STANDARDIZIMI I VEPRIMTARISË ARKIVORE ………… 467
- ISDIAH – STANDARDI NDËRKOMBËTAR PËR PËRSHKRIMIN
E INSTITUCIONEVE ME LËNDË ARKIVORE ….……………. 483
- ISDF – STANDARDI NDËRKOMBËTAR PËR PËRSHKIMIN
E FUNKSIONEVE ………………………………………………… 490
KAPITULLI XVII
TERMINOLOGJIA ARKIVORE ……………………………….. 495
SUMMARY ……………………………………………………….. 499
BURIMET DHE LITERATURA ………………………………... 501

PARATHËNIE
Me aprovimin e programit të studimeve të drejtimit të Arkivistikës në
Fakultetin Filozofik, Departamenti i Historisë, nivelit Master në vitin akademik
2014/2015, lindi nevoja për sigurimin e teksteve të reja mësimore profesionale
nga lëmia e arkivistikës.
Dhjetë vjet më parë botova librin “Arkivistika – teoria dhe praktika”,
Prishtinë, 2005, dhe vazhdova me botimin e veprave të tjera nga lëmia e
arkivistikës si dhe shumë punime profesionale arkivore në revista profesionale
në vend dhe jashtë vendit. Mirëpo, me zhvillimet dhe avancimet e reja të
teknologjisë së krijimit të dokumenteve të reja në formën elektronike, audio-
vizuale, të mënyrës së informimit dhe të komunikimit, u imponua nevoja për
botim të tekstit të ri në të cilin do të përfshihen aq sa është e mundur të arriturat
e fundit të zhvillimit të arkivistikës në aspektin teorik dhe praktik, sidomos të
teknologjisë së informimit.
Tranzicioni i veçantë, por edhe i ndërlikuar i shoqërisë në Kosovë
reflektohet edhe në segmentet e krijimit, mbrojtjes, përpunimit, vlerësimit,
shfrytëzimit, publikimit etj. të lëndës arkivore, përkatësisht të tërë veprimtarisë
arkivore. Njëkohësisht në nivelin e doktrinës arkivore në përmasat botërore po
ndodhin zhvillime të shpejta, më së shumti si përgjigje në sfidat të cilat janë
rezultat i zhvillimeve tekniko-teknologjike të njerëzimit, e që medeomos kërkon
mbashtrimin konstruktiv të njohurive dhe aftësive arkivore.
Botimi i librit “Arkivistika” është rezultat i përpjekjeve që të fitohen
njohuritë e nevojshme të gjithëve, të cilët merren me krijimin, menaxhimin,
ruajtjen dhe në përgjithësi për kujdesin ndaj lëndës arkivore. Kujdesi për
dokumente fillon nga momenti i krijimit të tij dhe pastaj kujdesi vazhdon në
arkiva. Arkivat garanojnë sigurinë për mbrojtjen e “memories së popullit”. Ato
bëhen burim i rëndësishëm dhe evidencë më e besueshme për të kaluarën
historike dhe për krijimtarinë njerëzore. Rregullativa ligjoro-juridike për
menaxhimin arkivor është e paparamendueshme pa rezultate të teorisë arkivore.
Veçanërisht sot është aktuale teoritizimi në arkivistikë që akceptohet në modelin
e kontiunitetit të lëndës arkivore. Sipas këtij modeli, kujdesi profesional për
lëndën arkivore fillon që nga vet krijimi i saj, e jo më nga pranimi në arkiv, e që
gjithnjë e më tepër po i aktualizon dhe po i imponon si imperative marrëdhëniet
ndërjmet krijuesve dhe të arkivave.
8 | Arkivistika
Struktura momentale kadrovike, si të krijuesit dhe në arkiva, as për së

afërmi nuk i plotëson nevojat e vërteta. Përveç kësaj, në Kosovës deri më tani
nuk ka ekzistuar sistem adekuat i arsimimit e kuadrave për veprimtarinë
arkivore. Andaj shpresojmë që ky tekst do të përmbush qëllimin në arsimimin
kontinuiv, specifik dhe kompleks të kuadrit arkivorë, studentëve të arkivistikës
si dhe t'iu shërben të gjithë atyre që dëshirojnë të arrijnë njohuri themelore nga
kjo lëmi. Pra, tematika që përfshinë ky libër i përgjigjet programit mësimor të
arkivistikës, të punëve profesionale të zyrtarëve arkivorë nëpër institucionet
arkivore, por edhe të zyrtarëve që menaxhojnë me dokumente arkivore të
krijuesit dhe poseduesit e tyre.
Në përpilimin e këtij teksti jam mbështetur në botimet e deritanishme
nga lëmia e arkivistikës në vend, në rajon dhe më gjerë, në dispozitat ligjore
vendore dhe ndërkombëtare, rekomandimet dhe udhëzimet e Këshillit Ndërkom-
bëtar të Arkivave, të Bashkimit Evropian, si dhe materiale të tjera me interes.
Disa të dhëna në kapitujt përkatës janë marrë nga disa autorë që merren me atë
lëmi, titujt e veprave dhe emrat e të cilëve janë paraqitur në pjesën – Literatura.
Temat e caktuara nga ky libër janë renditur nga procedurat dhe veprimet
me lëndën arkivore që nga krijimi e deri te ruajtja e saj në institucionin arkivor,
shfrytëzimi dhe publikimi i saj, e ndarë në 17 kapituj, e në kuadër të tyre sipas
temave të caktuara. Pra, renditja e teksteve deri diku ka përfshirë ciklin jetësor
të dokumenteve te krijuesit dhe në arkiv.
Jam përkujdesur që në këtë tekst të përfshihen sa më tepër çështje të cilat
ngërthejnë problemet e arkivistikës bashkëkohore dhe tani të vihen në jetë në
Kosovë, por duke mos lënë anash edhe çështjet nga e kaluara e zhvillimit dhe të
arritura në botë. Mirëpo, jam i vetëdijshëm se shumë çështje nga lëmia e arkivi-
stikës kanë mbetur të pashtjelluara, ose janë shtjelluar në masë jo të mjaftue-
shme, prandaj dytyrë e imja por edhe e të tjerëve që në botime të tjera të kësaj
lëmie të plotësohen dhe begatohen njohuritë e reja nga arkivistika.
Në këtë tekst janë paraqitur në pika të shkurtëra rezultatet më të reja nga
aspekti teorik. Mirëpo, vëllimi i atyre përmbajtjeve është dhënë në minimum,
ndërsa kujdesi themelor i është kushtuar aplikimit të tyre më praktikë. Me fjalë
tjera, ana teorike është paraqitur vetëm aq sa është e nevojshme për qëllime
praktike.
Në fund shpresoj se ky tekst do të kontribuoj dhe do të jetë ndihmesë për
arkivistët tanë të rinj që t’i thellojnë njohuritë për arkivistikë dhe të inkorporohen
në rrjedhat nacionale dhe botërore të njohurive, posaçërisht në themelet e
arkivistikës.
Më këtë rast falënderoj të gjitha ata që më ndihmuan që kjo vepër të dali
në dritë, si recensuesit, lektorët, redaktorin teknik dhe të tjerët.
KAPITULLI I
ARKIVISTIKA
Arkivistika është disiplinë shkencore e cila merret me studimin teorik

dhe praktik si dhe aplikimit të metodave dhe parimeve të punës të krijimit,
mbrojtjes, ruajtjes, pranimit, rregullimit, përpunimit, vlerësimin, publikimit,
shfrytëzimit etj. të lëndës arkivore. Qëllimi i tërë kësaj është që arkivistika të
jetë në shërbim të shkencës dhe historisë, përktësisht në funksion të shoqërisë.
Arkivistika sikurse çdo disiplinë tjetër shkencore, ka lindur nga nevojat
praktike shoqërore, në rastin konkret nga nevoja që me administrimin me akte
të përcaktohen parimet dhe metodat e klasifikimit dhe sistemimit, që dokumentet
e kërkuara mundën në çdo kohë, kur është e nevojshme, lehtë dhe shpejt të
gjenden.
Nëpërmjet të analizës dhe sintezës arkivistika përcakton parimet dhe
metodat e punës profesionale në arkiv. Arkivistika bashkëkohore e konceptuar
përfshinë kuptime të shumta teorike dhe praktike për veprimtarinë e arkivave në
mënyrë që të zgjidhen shumë probleme përkitazi me punën dhe veprimtarinë e
institucioneve arkivore, prej grumbullimit të lëndës arkivore nëpërmjet të
përpunimit profesional deri të shfrytëzimi i saj jo vetëm në arkiv, por edhe në
distancë.
Përveç tjerash, arkivistika na mëson të njihemi se çka është arkivi në
përgjithësi, pse ekziston, me zhvillimin e tij, strukturën, si dhe karakteristikat të
cilat e përcaktojnë karakterin e tij. Përveç kësaj, ajo ka për qëllim që në baza
shkencore t’i përcaktoj parimet dhe metodat e punës praktike në arkiva duke iu
ofruar mjetet për zgjedhjen e detyrave praktike në punën e përditshme të
arkivave.
Detyrat e arkivistikës gjenden në lidhje të drejtpërdrejt me detyrat e
shërbimit arkivor dhe vetë arkivave. Sot, tendenca kryesore është që lënda
arkivore të cilën e posedojnë arkivat të përgatitet për nevoja të shumta shoqërore
e shkencore, me këtë do të thotë për aplikimin sa më efikas të fondeve arkivore
si burim dokumentacioni, me rëndësi të madhe.
Në vitet e fundit me futjen e teknologjisë elektronike në jetën e
përditshme, krijimi i dokumentacionit në bartësit optikë dhe magnetikë e ngrit
arkivistikën në nivel shumë më të lartë të interesimit dhe zhvillimit të saj. Ajo
10 | Arkivistika
përcjell të gjitha risitë që janë të lidhura me krijimin e dokumentacionit,

përkatësisht të shkoj në hap me kohën.
Arkivistika moderne kontribuon edhe në ndriçimin e shumë informatave
të dhëna në dokument, të cilat në kohën e sotme janë paraqitur në mënyrë jo
objektive, varësisht nga rrethanat, qëndrimet politike dhe partiake. Kjo arrihet
me format dhe studimet komplekse të disa burimeve arkivore dhe në aspektin
postmodern intelektual, profesional dhe shkencor.
ZHVILLIMI I ARKIVAVE, ARKIVISTIKËS

DHE I MATERIALEVE PËR SHKRIM
1. Zhvillimi i arkivave dhe i arkivistikës

Dokumentet edhe arkivat kanë lindur si kërkesë objektive e zhvillimit
shoqëror, në procesin e punës për zgjidhjen e problemeve të ndryshme.
Historikisht, dokumentet kanë lindur në kohën kur lindi edhe shkrimi. Mund të
thuhet se kur ekziston shkrimi dhe zgjidhja e çështjeve të llojllojshme private
dhe juridike nëpërmjet të shkrimit, ekziston edhe kujdesi për përmendorët e
shkruara, kushtimisht të thuhet për lëndën arkivore.
Së pari, dokumentet i ndeshim të gdhendura në gurë, në pllaka argjili të
pjekur, në dërrasa të lyera me dyllë, fleta të palmës, lëvore të drunjve, guri, glinë,
pllaka të metalit, dyllë, në papirus, në pergamenë, e deri në letrën e sotme, në
shiritat kinematografikë, në negative të fotografive, në disketa, kaseta
magnetofonike, në kompjuter – disketa e CD etj.
Dokumentet e para i takojnë mijëvjeçarit të tretë para erës së re dhe i
gjejmë në shtetet skllavopronare të Lindjes së Lashtë dhe më vonë në Greqinë
dhe Romën e Lashtë. Zhvillimi i dokumenteve nga një stad në tjetrin është
rrjedhojë e vet zhvillimit ekonomiko-shoqëror. Që nga koha e antikës në
Mesopotami, Asiri, Babiloni, Feniki, Egjipt etj. hasim vende të caktuara ku janë
ruajtur dokumentet me interes publik. Ato ishin një lloj i arkivave në të cilat
ruheshin dokumentet e shkruara në pllakëza të argjilës që gjendeshin në oborrin
e sundimtarëve.
Hulumtimet moderne arkeologjike dëshmojnë për ekzistimin e arkivave
dhe ruajtjen e tyre që nga lashtësia. Në gjetjet arkeologjike në Mari, qytetit e
Babilionisë në bregun perëndimor të Eufratit, janë gjetur mbi 20.000 pllaka të
shkruara me shkrim kuiniform. Në Amarnë në Egjipt janë gjetur shkrime në
pllakat e glinës. Në Siri, në Ras Shamrin e sotëm, në mbetjet e qytetit shtet të
Finikisë, Ugarita janë gjetur lokale të veçanta për arkiva diplomatike, financiare
dhe administrative. Në Nipuru, konsiderohet se është gjetur arkivi i parë i bakrit.
Edhe qytetet e shteteve Gubla, Sidon, Tir e të tjerë kanë poseduar me depo të
tilla të veçanta, për të cilat hulumtimet arkeologjike kanë dëshmuar se ishin të
caktuara për ruajtjen e dokumenteve.
Te grekët e vjetër shënimet e para për arkiv rrjedhin nga shek. VII p.e.s.
Te jonianët e Azisë së Vogël me vendosjen e rendit demokratik dhe me
paraqitjen e papirusit si material për shkrim, paraqiten ligjet e shkruara.
Origjinalet e tyre janë ruajtur në një vend të caktuar. Tek athinasit arkivat e para
paraqiten në shek. VI p.e.s. Në to paraqiten ligjet. Mbikëqyrja e zbatimit të drejtë
të ligjeve i ishte besuar aeropagut, gjyqit të vjetër të Athinës, i cili përveç ligjeve,
nën mbrojtje kishte edhe aktet tjera zyrtare origjinale të shkruara në papirus ose
tabela të drurit. Pra, aeropagu kryente detyrën e arkivit, e më vonë këtë detyrë e
kryente një kolegj nga 7 nomifilikë (ruajtës të ligjeve). Centralizimi i materialit
arkivor në Greqi fillon në shek. IV p.e.s. Kështu që, të gjitha aktet shtetërore
janë grumbulluar dhe janë bartur në tempullin e nënës së zotrave – Metron, pranë
gjykatës në sheshin e Athinës. Në Athinë ruheshin kontratat, ligjet, procesvër-
balet e Kuvendit Popullor, protokollet dhe aktet tjera, si ato gjyqësore, financiare
etj. Pos dokumenteve të karakterit shtetëror këtu ruheshin edhe dokumentet e
karakterit privat me rëndësi të posaçme etj.
Idenë për ruajtjen e kontratave ndërmjet vendeve në një vend të posaçëm
romakët e morën nga grekët. Dokumentet e disa familjeve ruheshin nëpër shtëpi,
në dhomën e caktuar, e cila quhej tablinum. Më vonë, edhe perandori edhe
udhëheqësit provincialë i kanë pasur tabulacionet e veta, ku janë ruajtur
dokumentet e tyre. Pas një kohe në tempullin e zotit Saturn janë ruajtur: ligjet,
vendimet e senatorit, vendimet e kuvendit, procesvërbalet e mbledhjeve të
senatit, aktet, raportet e ndryshme etj. Me këtë arkiv udhëhiqnin censorët, e
pastaj dy kvestorë (gjykatës hetues) të lartë, dhe u ndihmonte arhivarijuesi, më
vonë i quajtur tabulari, si dhe sekretarët, të cilët quheshin skribe. Ky arkiv më
vonë quhet arkivi i senatorit. Përveç këtij, ekzistonte edhe arkivi i perandorit
(Palatinit) dhe arkivi i censorëve.
Në trevat shqiptare dokumentet dhe arkivat i ndeshim në periudha shumë
të hershme, qysh në qytetet e lashta ilire. Nga të dhënat, si: mbishkrimet në gurë
apo kronikat e ndryshme, rezulton se në qytetet ilire kanë ekzistuar biblioteka
ku ruheshin dokumente që mbronin interesat e skllavopronarëve. Gjatë sundimit
të Perandorisë Bizantine, nga fundi i shekullit V-të e fillimi shekullit VI-të, u
lëshua një urdhër nga perandori Justinian për mbledhjen dhe për grumbullimin
e dokumenteve në qendra të përshtatshme. Një dokument i kësaj periudhe që ka
ardhur deri në ditët tona dhe që ruhet në Arkivin Qendror Shtetëror të Shqipërisë
në Tiranë është Kodiku i Beratit i shekullit VI.
12 | Arkivistika
Pra, në kohën e Bizantit e gjejmë dispozitën e parë ligjore në historinë e

arkivave përkitazi me krijimin, ruajtjen dhe grumbullimin e monumenteve të
shkruara dhe për lokalet e arkivave. Këtë e gjejmë te perandori bizantin
Justiniani, i cili në shek. VI jep këtë urdhër konkret: “Le të urdhërojë eminenca
e juaj që në çdo provincë, në qytete, të adaptohen disa ndërtesa publike në të
cilat defanzorët do të mund t’i vendosin dokumentet e shkruara, njëherit ta
caktojnë dikë i cili ato do t’i gjejë shpejtë. Pra, defanzorët duhet të themelojnë
arkivat, gjë e cila deri më tani nëpër qytete është lënë pasdore, andaj duhet të
përmirësohet”.
Në mesjetën e hershme klasa sunduese e feudalëve laikë dhe kishtarë në
Evropë krijoi një numër të madh të arkivave të vogla në lokale të veçanta të
kullave e manastireve të tyre, ku i ruanin dokumentet, që kishin të bëjnë më tepër
me marrëdhëniet agrare, faljet dhe privilegjet, kryesisht për nevojat e tyre
personale, për dëshmitë e ndonjë të drejte të arritur ose të fituar. Në kohën e
Mesjetës formohen arkivat e dinastive, të qyteteve, aritokroatëve, noterëve
(zyrave), shoqatave të ndryshme kishtare, krahinore etj. Arkivat ishin kryesisht
pronë e sundimtarëve, feudalëve dhe kishave, të cilat shërbenin vetëm për
argumentimin e të drejtave të tyre të pronave të fituara.
Zhvillimi i tregtisë në kohën e Mesjetës, e me këtë edhe lulëzimi i
qyteteve, ndikoi edhe në paraqitjen e arkivave të reja të qyteteve, në të cilat
ruheshin dokumentet lidhur me to, si dhe për të drejtat e qyteteteve dhe jetën e
tyre. Në kohën e Mesjetës, zhvillimit të arkivave dhe mbrojtjes së lëndës
arkivore i kontribuoi sidomos kisha, e cila në atë kohë kishte pushtet të madh, të
mbështetur në shumë privilegje. Në këtë kohë kisha krijon disa arkiva të vogla,
siç janë ato të peshkopëve, manastireve dhe të kishave.
Prej shek. XII fillon praktika e re juridike, andaj edhe koncepti i ri i
arkivave, i cili ka qendruar deri në shek. XVI. Çdo sundimtar, aristokrat e ka
arkivin e vet në vend të veçantë, trezor ku ruhej e tërë ajo që mund të kishte
forcën dëshmuese. Në histori kanë ekzistuar shumë arka dhe trezor, siç
quheshin: Kartofilatinum, Cista seu Archivum, armarium, scatula, archa, tresor,
scrinium, chartarum, chartularium, sacristia. Kështu p.sh. Filip August në vitin
1194 ka themeluar Tresor des chartes.
Me qëllim të mbrojtjes dhe sigurisë, filloi periudha që dokumentet
dëshmi të përshkruhen në kartular dhe në përgjithësi filloi kujdesi për
inventarizimin e dokumenteve dhe dëshmive, që në një formë paraqesin
inventarët e parë të dokumenteve, përkatësisht mjeti ndihmës në bazë të cilës
dokumentet e kërkuara mund të gjendëshin dhe të dëshmoheshin se ato
ekzistonin. Në shtetet e Ballkanit, në statutet e disa qyteteve, si të Zarës,
Shibenikut, Dubrovinikut etj. ishte e rregulluar obligimi i ruajtjes së lëndës
arkivore. Statuti i qytetit të Dubrovnikut i vitit 1278, në mënyrë të qartë ka

përcaktuar ruajtjen e dokumenteve, që do të thot se Arkivi Shtetëror i
Dubrovnikut ka traditë më se shtatë shekuj.
Në shek. XVI paraqiten interesimet për grumbullimin e lëndës në një
vend, d.m.th tentimet për forminin e arkivave. Arkivi i parë i tillë është
themeluar nga Mbreti i Spanjës Filipi II, i cili në vitin 1564 ka bashkuar
dokumentet në pallatin Simancas afër Valladolidës. Në Angli në vitin 1578,
mbretëresha Elizabeta ka themeluar Zyrën shtetërore për dokumente. Në Romë,
Papa Pio V ka themeluar Arkivin e Vatikanit, të cilin pastaj më 1611 e ka
bashkuar trashëgimtari Pavao V. Pra, në shek. XVII fillon procesi i krijimit të
institucioneve arkivore të veçanta dhe të pavarura, në të cilat gradualisht
koncentrohet numri gjithnjë më i madh i tërësive organike të lëndës arkivore, të
krijuar me punën e organeve shtetërore dhe të institucioneve të ndryshme
publike.
Proceset e diskutimeve nga arkivistika janë të lidhur me zhvillimin e
adminstratës në shek. XVI, me forcimin e komunikimit me shkrim, që sjell deri
të rritja e sasisë së dokumenteve për dallim nga Mesjeta, e kështu edhe deri të
grumbullimi i dokumenteve që nuk ishin të nevojshëm. Në shtetet gjermane
krijohej regjistraturat, të cilat ndikojnë në tërë Evropën. Dokumentet filluan të
vendosën në mbështjellës, dosje, fashikuj të veçantë, kështu që më parë
përpilohej plani për vendosje dhe rregullim të dokumenteve.
Në atë kohë, me themelimin e shteteve moderne evropiane, në pjesën e
dytë të shekullit XVI, zgjerohet fushëveprimi i zyreve dhe me këtë edhe rritjen
e lëndës arkivore të krijuar me punën e zyreve dhe koncentrimi i tyre në një
vend, kështu që fillojnë edhe diskutimet e para për lëndën arkivore dhe
rregullimin e arkivave. Autorët e parë të sudimeve arkivore ishin Carolus
Molineus (1552. dhe 1612); Balthassare Bonifacius (1632), Alberto Barisone
(1619. dhe 1667), Ahasver Fritsch (1664), Jakob von Rammingen, (1571),
Nicolaus Glussianus (1684) dhe të tjerë. Rumenige në Hajdeberg, në vitin 1571
publikon dy libra me të cilat në mënyrë teorike mundohet të përcakton rolin e
regjistraturës në strukturën administrative si dhe parimet e caktuara arkivore për
rregulliimin e lëndës arkivore.
Në atë periudhë arkivat dhe lënda e shkruar që gjendej te ta kanë parase-
gjithash kanë pasur karakter praktik. Dokumentet shërbenim për dëshmimin e të
drejtave të caktuara dhe rregullimi i tyre është bërë në mënyrë që të gjendën sa
më shpejt dhe më thjesht. Andaj si parim themelor në shërbimin arkivor është
përdorur parimi i pertinencës. Përpunimin e mëtejmë të kuptimit arkivistika dhe
arkivi e ka dhënë Balthasar Bonifacius, i cili në Venedik në vitin 1632 ka botuar
14 | Arkivistika
veprën "De Archiviliber singularis", dhe në te i përpunon disa probleme

themelore në rregullimin e lëndës arkivore.
Në të njëjtën kohë, për zhvillimin e arkivistikës, rol të rëndësishëm ka
luajtur diplomatika. Në fund të shek. XVII, shfrytëzimi i dokumenteve nga
organet e ndryshme të pushtetit si dëshmi e të drejtave dhe privelegjeve të tyre,
ka sjellur deri të zhvillimi i metodologjisë së vërtetimit të autenticitetit të
dokumenteve. Në të vërtetë, diplomatika është krijuar dhe zhvilluar për shkak të
falsifikimeve dhe prodhimit të shumë dokumenteve të rrejshme. Në veprën Acta
Sanctorum quotquot in toto orbe coluntur (1643.) Johannes Bolandus ka
paraqitur konstatimin që shumica e dokumenteve në Saint Denisu afër Parisit
janë falsifikikuar. Vepra De re diplomatica libri sex Jeana Jacquesa Mabillona,
që është krijuar si përgjigjje në këtë konstatim, në vitin 1681, është edhe vepra
që e ka themeluar diplomatikën si disiplinë të veçantë. Që nga atëherë mësimi
diplomatik është fokusuar në tërësinë e dokumenteve, karakteristikat e tyre,
krijimin dhe mënyrë se si duhet të administrohet me to. Paraqitja e eruditëve në
shek. XVIII ka ndikuar dukshëm në përparimin edhe më të madh të studimeve
diplomatike dhe ka vënë themelet e kritikës historike. Kjo nuk ka pasur rëndësi
të madhe dhe ndikim të madh në zhvillimin e arkivistikës, sepse kryesisht janë
marrë me materiale diplomatike të zakonshme, ndërsa shumë pak me metodat e
sistemimit dhe ruajtjes së tyre. Madje, arkivat nuk ishin në duar të
shkencëtarëve, por në duar të nëpunësve, sidomos të noterëve që konsidero-
heshin se persona më të besueshëm. Por, këta janë marrë edhe me punë të tjera,
andaj nuk i kanë kushtuar kujdes të duhur arkivave. Arkivat në këtë kohë për
publikun ishin ende të mbyllura.
Në shek. XVIII për herë të parë paraqitet ideja se arkivat dhe lënda
arkivore nuk shërbejnë vetëm si dëshmi e pronësisë dhe të disa të drejtave të
tjera, por mund të shërbejnë edhe si burim primar gjatë hulumtimeve historike
dhe hulumtimeve të tjera shkencore.
Shërbimi arkivor në një shkallë më të lartë, me karakteristikat e tij, siç
janë centralizimi i arkivave, pavarësimi i drejtorateve të arkivave si degë të
posaçme të administratës, hapja publike e arkivave dhe lidhja e tyre me
institucionet dhe organizatat kompetente, me regjistraturat e saj, si dhe
organizimi i vlerësimit të lëndës arkivore për nevoja të shkencës, i arriti
parakushtet e ekzistencës dhe zhvillimit në kohën e Revolucionit Borgjez
Francez të vitit 1789. Në këtë kohë filloi procesi i ndarjes së arkivave nga
administrata, sepse deri më atëherë lënda arkivore, siç ishte praktikë ruhej të
krijuesi ose trashëgimtari. Revolucioni francez, shpie deri te centralizimi i
shërbimit arkivor dhe deri të hapja e tij për publik, me këtë do të thotë edhe
fillimin e shërbimit modern të arkivor. Pas Revolucionit francez, arkivat më nuk
janë vetëm vende për ruajtjen e dokumenteve, institucione të mbylluara, por si

institucione të pavarura dhe të hapura. Lënda arkivore më nuk ka të bëjë vetëm
për sundimtarët dhe në përgjithësi si dëshmi, e cila i ka dhënë rëndësi forcës së
tyre juridike – dëshumese, por edhe është lëndë e të gjitha institucioneve dhe
individëve, jo vetëm ato shtetërore, por edhe ato kishtare, private, të cilët kanë
jo vetëm përfitime juridike dhe pronësore, por edhe politike, kulturore e
shkencore. Me vendimin e datës 24.VII 1794, lënda arkivore shpallet e mirë
publike që kanë qasje të gjithë qytetarët për shfrytëzim. Ajo ka filluar të
konsiderohej si thesar nacional, të cilën duhet shfrytëzuar si burim historik dhe
me te të njihen shkenctarët.
Filloi kujdesja për tërësinë e fondit (Respect des fonds) si tërësi organike
e lëndës të krijuar nga veprimtaria e një personi juridik (institucioni, organi
shtetëror etj.) ose personit fizik (individit ose familjeve), të cilat janë të obliguar
që ta ruajnë si tërësi. Futjen e këtij parimi do të thotë ndryshimin e fatit të
arkivave dhe të lëndës arkivore në aspektin pozitiv. Deri të pranimi i këtij parimi,
lënda arkivore është rregulluar tematikisht, varësisht nga parimet interne të atij
që e ka rregulluar. Më zbatimin e këtij parimi, rregullimi tematik nuk është
ndërprerë, por ka vazhduar brenda tërësisë së fondit të ruajtur.
Me një Instrukcion të vitit 1841 është vendosur edhe parimi i provi-
nijencës. Ligjet e miratuara ndërmjet viteve 1812 dhe 1854 në Napoli, Prusi,
Holondë dhe Francë kanë theksuar se lënda arkivore e një krijuesi (personi ose
organizata e cila e ka krijuar ose e ka pranuar lëndën gjatë veprimtarisë së vetë),
duhet të trajtohet si e ndarë nga lënda arkivore e krijuesit tjetër dhe të ruhet në
rendin siç është krijuar. Sipas Brennekeut, klasa historiko-filologjike e
Akademisë së Shkencave të Berlinit, më 6 prill 1819, ka paraqitur për herë të
parë mendimin për provinijencën. Me këtë është edhe parimi i pandarësisë së
rendit fillestar, sipas të cilit ruhet obligativisht ai rend burimor që është krijuar
lënda. Në vitin 1861, në Danimarkë aprovohet dispozita ligjore, në të cilën
Arkivi i Qeverisë së Danimarkës do të rrethullohet sipas parimit të
provinijencës. Ky parim në fund të shekullit XIX futet në përdorim të gjerë dhe
fillon të aplikohet në shumë shtete të Evropës.
Rezultatet qenësore të Revolucionit francez, përkitazi me lëndën
arkivore, janë: krijimi i administratës arkivore të pavarur; parimit të qasjes së
përgjithshme në lëndën arkivore dhe përgjegjësisë së shtetit për arkiva dhe
lëndën arkivore.
Pra, arkivat e sundimtarëve që ekzistonin, u riorganizuan dhe u
shndërruan në institucione të pavarura arkivore, që si të tilla më parë nuk
ekzistonin. Ka filluar deri të koncentrimi i lëndës të disa krijuesve në një vend
të njëjtë, që ajo lëndë i shërben jo vetëm një administrate ose strukture afariste,
16 | Arkivistika
se më nuk është e lidhur vetëm me një qark organizativ. Deri të ky proces në

disa mjedise vjen në kohë të ndryshme dhe jo përherë me motive të njëjta.
Kështu, vjen deri të koncentrimi i lëndës në qendra të caktuara dhe rritej interesi
për lëndën si burim për hulumtime historike.
Pas konstituimit të Arkivit Nacional të Francës, me Ligjin e vitit 1790,
fillojnë të themelohet arkivat shtetëror/nacional dhe në shtetet tjera (në Itali në
vitin 1816, në Angli në vitin 1833, në Poloni në vitin 1874, në Çeki në vitin
1862, etj.). Në harmoni me zhvillimin historik të arkivistikës si disiplinë e
veçantë, është zhvilluar dhe arsimimi arkivor. Shkolla e parë e arkivistikës
llogaritet Ecole des Chartes (1821). Kjo shkollë është zgjeruar në vitin 1829 në
tri vite, në rang të universitetit, për përgatitjen e arkivistëve – paleografëve dhe
bibliotekistëve. Krahas saj ekzistonte edhe kursi i përhershëm Stage techique
international d' archives. Në mesin e shkollave të para të arkivistikës janë ato
në Napuli (1811), München (1821), Madrid (1856), Vatikan (1884), Marburg
1893). Shkollat e arkivistikës, që kanë ofruar programe të veçanta ishin të
bazuara në idenë që njohuritë e arkivistëve bazohen në njohurit e shkencave
ndihmëse të historisë, si dhe në disiplinat filologjike.
Shprehje e rëndësishme e koncepetit për pavarësinë e arkivistikës
paraqet doracaku për rregullimin dhe përshkrimin e lëndës arkivore të tre
autorëve, arkivistëve holandez S. Muller, J. A. Feitha dhe R. Fruin, i vitit 1898.
Në librin e tyre, ata kanë vërtetuar pavarësinë e arkivave si institucion dhe
parimin e privinijencës, si dhe parimin e rendit fillestar. Libri është përkthyer në
shumë gjuhë botërore dhe llogaritet si teksti i parë më i rëndësishëm i teorisë së
arkivistikës si shkencë.
Në Angli në vitin 1922, arkivistikës si shkencë të pavarur iu ka qasur
Hilary Jenkinson në veprën A Manual of Archive Administration. Në Itali libër
të rëndësishëm ka publikuar Eugenio Casanova (Archivistica), në vitin 1928. Në
mesin e artikujve me ndikim në definimin e drejtimit ndërkombëtar të
arkivistikës ishin studimet e Archivkunde, të gjermanit Adolfa Brennekea (1953)
dhe Modern Archives dhe amerikanit Theodor Schellenbergut.
Deri në shekullit XIX, historianët mundën t’i përdornin arkivat vetëm në
raste të jashtëzakonshme dhe në një shtrirje tepër të kufizuar. Hapja e lejuar e
arkivave, që prej vitit 1850 e këndej, shkaktoi një bum në kërkimet historike,
parasegjithash hapja e Arkivit të Vatikanit, që i dha shkas një numri shtetesh
evropiane të ngrinin institutet historike të tyre. Si rrjedhojë e kësaj u ofrua një
sasi e madhe materiali të panjohur dhe u desh të rishkruheshin sërish pjesë të
rëndësishme të historisë evropiane.
Nga e tërë kjo mund të konstatojmë se zhvillimi i arkivave ka shkuar
nëpër faza të shumta që kanë arritur deri në ditët e sotme nga dokumentet
tradicionale në letër e deri të dokumentet elektronike. Zhvillimi teknologjik dhe

teknologjitë e reja informativo-komunikative kanë filluar ta ndryshojnë botën
rreth nesh. Ndryshimet në komunikimet elektronike, përpunimin e shënimeve,
si dhe sistemin e administrimit me dokumente i kanë ndryshuar proceset afariste,
të cilat arkivistët duhet t’i dokumentojnë dhe të paraqesin kërkesa të reja para
arkivave. Sot arkivat në qarkun digjital duhet t’i vazhdojnë e t’i realizojnë
detyrat e tyre themelore. Arkivat janë të detyruar t’i pranojnë teknologjitë
bashkëkohore të krijimit të dokumenteve. Detyrat e punës së tyre tradicionale
duhet t’i inkorporojnë me të arriturat e reja tekniko-teknologjike të krijimit të
dokumenteve, përkatësisht administrimin me to, qasjen dhe shfrytëzimin në të
ardhmën, atëherë kur pranohen në arkiv. Në përputhje me këtë imponohet nevoja
që arkivat duhet të përfshihen në procesin e tërësishëm të administrimit me
dokumente elektronike – prej krijimit të tyre e deri te përdorimi.
Me zhvillimin e arkivistikës filluan të botohen edhe revista të posaçme
me tematikë arkivore. Më pastaj filluan të dalin edhe doracakët arkivorë. Kështu,
sot në shumë shtete të botës por edhe në Kosovë botohen rregullisht revistat
arkivore, si dhe doracakë të ndryshëm varësisht nga problematika, çështja dhe
përmbajtja e lëndës arkivore. Kjo çështje ka arritur edhe në nivel ndërkombëtar
me krijimin e Këshillit Ndërkombëtar të Arkivave, komisioneve të ndryshme
dhe grupeve punuese jo vetëm në nivel ndërkombëtar, por edhe kontinental,
rajonal etj.
Çështja e problematikës së arkivistikës dhe në përgjithësi e shërbimit
arkivorë po shqyrtohet në kongrese, konferenca dhe tubime tjera profesionale e
shkencore ndërkombëtare arkivore në tërë botën, me qëllim që të sillen dhe
aprovohen parimet, metodat dhe standardet e përbashkëta unike për punën në
arkiva.
2. Zhvillimi i shkrimit dhe materialit për shkrim

Gjuha është mjeti i parë i komunikimit te njeriu, pastaj janë shfaqur të
vizatuarit e figurave. Shkrimet e para të njerëzimit janë bërë në gurë, si mermeri
dhe materiale të këtij lloji. Më pastaj si material për të shkruar, përdoreshin
shtylla guri katërfaqëshe, që vendoseshin në ndërtime sociale kulturore të
ndryshme, të quajtura stela dhe në to gdhendeshin mbishkrimet. Si material për
shkrim përdoreshin edhe piedestalet e statujave të kultit të varreve etj. Me
ngritjen e ndërtimeve të tilla, si tempuj e pallate edhe muret, kolonat, obeliskët,
si dhe zbukurimet e tjera arkitekturale, u mbuluan me mbishkrime të tilla.
Mbishkrime kishte edhe në orenditë shtëpiake etj. Të gjitha këto dokumente, të
fiksuara në material të tillë, quhen dokumente epigrafike. Më vonë, në vend të
gurit i cili mungonte, në vende të caktuara filloi zëvendësimi i tij me një lloj
18 | Arkivistika
materiali siç ishte deltina, nga e cila bëheshin pllakat që shërbenim për shkrim
dhe njëherit edhe si mjet komunikimi. Dokumente të tilla janë zbuluar në
Babiloni, Asiri, Egjipt, Greqinë e Vjetër e gjetiu. Në Perandorinë Romake më
pastaj shfaqet një teknikë e re për prodhimin e dokumenteve: tabelat prej druri
të lyera me dyllë. Materiale tjera të përdorura për dokumente ishin edhe pllakat
prej bakri, ari, argjendi etj. Në disa vende apo raste edhe pëlhura është përdorur
si mjet shkrimi. Krahas materialeve të përmendura, në vende të ndryshme janë
përdorur edhe materiale tjera shkrimi, siç janë fletët e palmës në Indi, Shri Lankë
etj., në disa vende është përdorur korja e druve përkatës etj.
Me kalimin e kohës, kërkesat e shoqërisë për fiksimin, dokumentimin e
fakteve dhe dukurive, me zhvillimin e saj u shtuan. Njëkohësisht u rritën edhe
kërkesat e komunikimit midis grupeve të ndryshme të njerëzve dhe shteteve të
ndryshme. Pra, të gjitha këto nxitën kërkimet për materiale të reja më pak të
kushtueshme dhe më shumë praktike. Një material i tillë shkrimi dhe me
përhapje të gjerë ishte papirusi, i cili posaçërisht përgatitej e përdorej në Egjiptin
e vjetër. Monopolizimi i prodhimit të papirusit dhe ndalimi i eksportit të tij nga
faraonët e Egjiptit, si dhe faktorë të tjerë me karakter ekonomik e shoqëror,
fortësia e pamjaftueshme e këtij materiale, bënë që, pak nga pak, ai t’ia linte
vendin një materiali më të përshtatshëm siç ishte pergamena. Pergamena është
një material shkrimi i përgatitur nga lëkurat shtazore.
Sipas legjendës pergamena është zbuluar kur sundimtari i Pergamës
Eumanej në shek. 2 p.e.s. Ai dëshironte të formonte bibliotekën sikurse ate në
Aleksandri. Ptolelemeut kjo ide nuk i ka konvenuar, andaj, ka ndaluar dërgimin
e papirusit, i cili ishte materiali bazë për shkrim. Andaj sipas legjendës në
Pergamë është punuar materiali i ri nga lëkua e rexhur e shtazëve. Sipas
Herodotit pergamena është punuar në shek. e 5 dhe 4 p.e.s. nga jonjanët, që është
shfrytëzuar deri në shek. 4 dhe 5 të e.s. Deri në atë kohë është quajtur membrane.
Pergamena si material për shkruarje ishte më i shtrenjtë se papiruesi. Pergamena
më e vjetër, e vitit 195 p.e.s. është gjetur në Siri. Kjo ishte një kontratë e shit-
blerjes në lëkurën e qingjit. Sipas Ciceronit, ai e kishte parë Iliadën e shkruar në
pergamenë.
Letra është paraqitur në fillim të shek. 2 të epokës sonë në Kinë. Kinezi
Can Luj ka ardhur te ideja që t’i bluan gërdhojat e krimbit të mendafësht dhe t’i
përzinë me material tjetër (pejët e linit, kallamët e bambusit me rrjetetat e
peshkatarëve) dhe me metodën e zirjes dhe të terjes fiton masën për letër. Kjo
metodë ishte ruajtur deri në shek. 7, kur koreanët arrinin që të shihnin një
punëtori të tillë, e pas tyre edhe japonezët. Në qytetin e Samarkandit, në
Uzbekistanin e sotëm, fillon faza arabe e punimit të letrës. Nëpërmjet të Afrikës
arabët e sjellin letrën në Spanjë. Ndërsa, në Bizant sillet nëpërmjet të rrugëve

tregtare.
Dokumenti më i vjetër në letër të arabët është i shek. 10. Në Bizant,
dokumenti i parë në letër është diploma e Konstantin Monamatrit. Punëtoritë e
para për punimin e letrës te gjermanët dhe italianët paraqitën në shek. 12. Faza
tjetër e punimit të letrës, mund të merret fillimi i shek. 18, kur shkenctari francez
Rimer ka bërë eksperimete me dru dhe ka ardhur deri të ideja se pjesët e drurit
të kalbër janë më të mira për letër. Pastaj, kjo metodë përsoset. Prodhimin e
letrës e ka ngritur revolucioni industrial në shek. 19, kur zbulohet shtypshkronja.
Vazhdimi i përdorimit të letrës vazhdoi deri në ditët e sotme, kur filluan të
paraqitën edhe bartësit tjerë, si filma, mikrofilm, disqe, shirita magnetofonik dhe
tani edhe në bartësit elektronik – magnetik dhe optik.
Mirëpo, duhet theksuar se prodhimi i letrës nga druri ka ardhur deri të
përkeqësimi karakteristikave të saj, e me këtë edhe të qendrushmërisë. Letra e
vjetër e punuar me dorë nga fijet e linit dhe të pambukut dhe praktikisht pa
shtesën e kemikalive, ka qenë shumë më cilësore dhe më të qendrueshme.
Mirëpo, për shkak të çmimit shumë të lirë, shumë dokumente sot po shkruhen
në letrat të cilësisë më të dobët, e më ketë edhe ruajtja dhe mbrojtja e tyre po
paraqet problem të madh.
Format e dorëshkrimit
- Rrotullëza dhe kodeksi.
Rrotullëza e dokumentit është forma më e vjetër në antikë. Rrotullëza e
parë është gjetur në Egjipt para 5000 viteve. Këtë formë më vonë e kanë marrë
grekët dhe romakët që e kanë quajtur volumen. Dokumenti është pështjellur
zakonisht në dru, nganjëherë edhe në asht të elefandit, që është quajtur
umbilikus. Rrotëllëzat janë përdorë sidomos për pergamenë dhe ishin praktik.
Sidomos ishin të përshtshëm për diploma të sundimtarëve. Edhe krisobula e
Manastrit të Deçanit, e vitit 1330, e gjatë 5,5 m. ishte e vendosur në rrotullëza.
Në antikë, rrotullëza është ruajtur në kavanoza (çypa), ndërsa nga mesjeta në
mbështjellësa special të punuar nga lëkuara.
Kodeksi është më i vjetër se rrotullëza. Në Mesjetë kodeksi fiton
rëndësinë – ku çdo libër apo dokument është i shkruar me dorë, në pergamenë
dhe në letër. Kodeksi i parë nga shek. 1, është paraqitur në shkolla. Kisha e ka
përdorur kodeksin në shek. 6, që më lehtë të përhapë krishtenizmin. Kodeksit
më të burkur janë nga shek. 14 dhe 15, në kohën e humanizmit dhe të renesancës.
Në kodeks është shkruar recto – në faqën e parë dhe verso – në anën tjetër të
fletës. Kapakët e kodeksit ishin zakonisht prej duri. Kodeset përbënin edhe
ilumacione (shkronja të dekoruara).
20 | Arkivistika
Ekzistojnë edhe forma të tjera të mëvonshme të dorëshkrimeve.
Mjetet për shkrim

Kur flasim për mjetet për shkrim, nënkuptojmë mjetin dhe materialin që
është shfrytëzuar, përkatësisht është shkruar. Mjeti i parë për shkrim ka qenë nga
materiali i fortë i mbrehtë, siç ishte ashti, e që shërbente për gdhendjen e
simboleve.
Me paraqitjen e papirusit, fillon të përdorët kallami si mjet për shkrim
dhe është quajtur kalamus. Pastaj përdoret penda e shpezëve, që ka qenë më
elastike për shkrim më të bukur. Penda e shpezëve është quajtur penna. Si
material për shkrim përdorej ngjyra. Penda ka mundësuar paraqitjen e
kaliografisë.
Teksti është pjesë integrale e dokumentit arkivor. Mund të jetë i shkruar,
i vizatuar ose i shtypur. Mjet ideal për shkrim ende nuk është gjetur deri më sot.
Të gjitha mjetet që janë përdorur në të kaluarën ose ato që perdorën edhe sot
kanë veçoritë e mira por edhe mangësitë që mund të paraqesin probleme në
mbrojtje.
Mjetet me të cilat janë shkruar dokumentet arkivore në arkiva, por edhe
të krijuesit janë të llojeve të ndryshme, duke filluar lapsat, ngjyra anilinë dhe
tushët bashkëkohorë. Shumë prej tyre janë shtypur me makina ose janë shtypur
me ngjyrna të shtypit, ndërsa në kohërat më të reja shkruhen me kompjuter të
llojeve të ndryshme të shtypësve, dërgohen me telefaks ose kopjohen me aparate
të fotokopjimit.
Mjetet që janë shkruar dhe shkruhen dokumentet janë:
- Lapsat grafitë që e ka minën nga grafiti që është shumë stabil në
veprimin e dritës, nxehtësisë dhe kemikalive të ndryshme. Mirëpo, mangësi e
teksteve të shkruara me lapsin grafit është sepse lehtë fshihen, jo vetëm me
gomë, por edhe nëse mbi to kalohet me gishta.
- Lapsat me ngjyra e kanë minën e butë, e cila është punuar nga argjila e
përzirë dhe ndonjë pigmenti mineral. Gjurma e lapsit me ngjyrë lehtë fshitet,
shkapërderdhët në mjedisin e lagësht, ndërsa nën ndikimin e sasive të mëdha të
ujit mundet në tërësi të shpërlahet nga letra. E njëjtë ndodhë edhe me kontaktin
me alkoholin dhe acetonin.
- Lapsat kopjues (lapsi tintan) e kanë minën që përveç grafitit dhe argjilës
përban edhe ndonjë ngjyrë, zakonisht ngjyrë vjellëce. Gjurmat e lapsit kopjues
shumë lehtë fshihen, në krahasim me gjurmët e lapsit grafit. Mirëpo, tekstet e
shkruara me lapsin kopjues jashtëzakonisht janë të ndishëm në veprimin e
lagështisë. Në mjediset me lagështi, ngjyra shkapërderdhet, që do të thotë
keqësohet pasqyra estetike e dokumentit, e në rast të ndikimit të gjatë të
lagështisë ose ujit ngjyra depërton në anën tjetër të fletës, dhe njëherit i ngjyrosë
edhe fletët tjera.
- Lapsat kimikë janë të mbushur me ngjyra organike si dhe me rrëshinë
organike si lidhëse dhe tretëse. Gjurma e lapsit kimik është e ndieshme në
veprimet e dritës dhe tretësitë organikë (alkoholi, aceti etj.). Ndaj ujit është më
pak i ndieshëm.
- Tushat bashkëkohorë janë tinta të përgatitur nga bloza e mirë, të cilës i
shtohen si lidhëse ngjitësitë e ndryshëm. Janë të patretshëm në ujë, sepse si
lidhës përdoren mjetet e patretshme në ujë. Janë stabil në veprimin e dritës.
- Tintat analinë janë kryesisht neturale, andaj nuk e dëmtojnë as letrën e
as penën. Lehtë dalin nga pena, janë të lira dhe të ngjyrave të bukra. Si mangësi
e këtyre tintave është se janë shumë jostabile në dritë – ato pastaj zbehen, dhe
nëse një kohë të gjatë janë nën ndikim të dritës dhe të lagështisë ato plotësisht
zhdukën nga letra. Përveç kësaj, tintat analinë tretën në ujë dhe në tretësitë
organikë, sidomos në alkohol, e disa janë të ndieshme edhe në veprimin e klorit
madje edhe në gjurmët, që kanë mundur të mbetën në letër, sepse preparatet e
klorit përdorën për zbardhjen e letër gjatë procesit së prodhimit.
- Shiritat e makinave të shkrimit. Qëndrushmëria, ngjyra dhe veçoritë e
origjinalit shtypur me makinë të shkrimit kryesisht varën nga pigmenti me të
cilën është impregnuar shiriti i makinës së shkrimit. Ndaj dritës janë më stabile
tekstet e shkruara me shirit të zi që përbëjnë blozë. Shiritat me ngjyrë të tjera
zakonisht përbëjnë pigmente organike, andaj i kanë të gjitha mangësitë të
shkruara sikurse tinta anilinë. Cilësia dhe qendrushmëria e kopjeve është shumë
më e vogël se sa e dokumentit origjinal. Përveç kësaj, për dallim nga origjinali
që është i shkruar në letrën më cilësore (bankpost, letra bond etj.), kopjet
zakonisht janë shtypur në letrën të cilësisë më të dobët (letrën pelir etj.), andaj
edhe janë shumë më të ndieshme.
- Ngjyrat e shtypit – (tonerët) tekstet e shtypura me ngjyrat e shtypit janë
shumë më stabile. Mirëpo, edhe në mesin e ngjyrave të shtypit më stabile janë
ato të bëra në bazë të blozës.
Kuptimi dhe zhvillimi i shkrimit

Shkrimi është çdo sistem i formave të dukshme që japin shpjegime.
Shkrimi bartë ndonjë informatë, kështu që në kuptimin e gjerë, shenjat, simbolet
dhe fotografitë paraqesin një lloj të shkrimit. Shkrimi është shprehje grafike e
gjuhës dhe e studion shkenca që quhet paleografi.
Gjatë historisë ekzistojnë katër lloje të shkrimeve:
1. Shkrimi piktografik dhe figurativ
22 | Arkivistika
Njerëzitë e parë kanë filluar të që të paraqesin figurat, të cilat janë

shërbyer si simbole të shkrimit. Shkrimi është zhvilluar ashtu që nuk janë
paraqitur figurat e plota, por verzionet e tyre të thjeshtëzuara, të cilat kanë ndonjë
kuptim. Shkrimi piktografik është krijuar rreth 4000 vjet p.e.s. në Mesopotami
(Babilioni). Rreth 1000 vjet pas krijimit të tyre, shkrimi piktografik fillon të
marrë formën e shkronjave. Quhet edhe shkrim sumerë ose kuneiformë. Sumerët
kanë shkruar në pllakat e glinës nga e majta në të djathtë. Edhe vepra më e vjetër
letrare Epi i Gilgameshit është shkruar në pllakat e glinës me shkrim kuneiformë.
2. Shkrimi ideografik ose kuptimor

Sot këtë shkrim e përdorin kinezët, koreanët dhe japonezët. Ky përbëhet
nga ideogramet, që më nuk paraqesin objektin, por kuptimin. Ato janë paraqitje
e simboleve të kuptimeve të caktuara. Simbolet njëri me tjetrin bashkohen dhe
krijohet fjala. Shkrimet e para ideografike janë krijuar në Egjipt, e ai ishte
shkrimi hierografik. Ky shkrim ka lindur rreth 3500 vjet p.e.s. Shkrimi
hierografik shumë shpejt ka filluar të thjeshtohet dhe pas 700-800 vjetëve
krijohet nga ai një lloj i shkrimit simbolik.
3. Shkrimi simbolik ose rrokëzor

Te shkrimi simbolik, grupin e njëjtë të shenjave që e krijojnë ndonjë
fjalë, shfrytëzohet në të gjitha vendet ku është e nevojshme të përdorët ajo fjalë.
Me shkrimin simbolik krijohen rrokjet. Gradualisht formohet sistemi i shenjave.
Ky shkrim më nuk përdoret. Djepi i parë i shkrimit simbolik është civilizimi i
Egjeut. Në ato treva është formuar shkrimi i Kretës.
4. Shkrimi alfabetik
Shkrimi alfabetik është krijuar në Mesdhe. Në Azi të Vogël jetonin
fenikasit, tregtarë të njohur, të cilët bënin tregti me Babilioninë, Egjyptin dhe
Kretën. Fenikasit për nevoja të veta krijuan shkrimin me të cilin shkruanin e
lidhnin kontrata tregtare. Nuk i kanë përdorur shenjat për rrokje, por tingujt i
kanë përcaktuar me shkronja. Ky shkrim ka 22 shkronja, por nuk ka shenja për
vokale. Nga fillimi është formuar shkrimi alfabetik.
Të gjitha shkrimet alfabetike ndaheshin në shkrimin fenikas, nga i cili
është krijuar shkrimi armenë (hebrej), arabë, grek (nga i cili krijohet shkrimi
latinë dhe sllavë).
Tekstet me shkrim dhe alfabet tjetër duhet dëshifruar. Me dëshifrim
nënkuptojmë: zbërthim, të bërit të lexueshëm të një teksti, dokumenti të shkruar
me shifra; arrijtja e të lexuarit e të kuptuarit e një teksti (dokumenti) të shkruar
me në alfabet të panjohur a me shenja të panjohura; leximi, kuptimi i një

dokumenti me shkrim shumë të keq a të lexueshëm.
Në fund mund të konstatojmë se bazë për shkrim, nënkuptojmë
materiale: guri, ashti, letra, argjili i pjekur, dylli, pergamena, letra etj., tani
mediat elektronike me të cilat njeriu shërbehet për të shprehur mendimin e vet.
NDARJA E ARKIVISTIKËS
Ndarja e arkivistikës në fusha përkatëse është rezultat i procesit të

zhvillimit të shkencës historike, arkivistikës dhe i çështjeve specifike zotëruese,
pamjet e të cilave paraqesin aspekte të kësaj ndarjeje. Synimi i sotëm kaq i
sforcuar në drejtim të interdisiplinaritetit është në thelb një shprehje e gjendjes,
në të cilën tanimë janë tejkaluar mjaft çështje të vjetra. Gjithashtu, çështjet e reja
nuk mund të hulumtohen më në kuadrin e ndarjeve klasike të vjetra.
Sipas ndarjes që e ka aprovur Këshilli Ndërkombëtar i Arkivave
(International Council on Archives), duke u bazuar në detyrat dhe qëllimin e saj,
arkivistika ndahet në katër tërësi: arikivistikën e pastër, teknikën arkivore,
historinë e arkivistikës dhe shërbimit arkivor dhe legjislacionin arkivorë,
përkatësisht në dispozitat ligjore për shërbimin arkivor dhe arkivat.
1. Arkivistika e pastër, ose arkivistika në kuptimin e ngushtë të
fjalës, merret me studimin e teorisë arkivore dhe përcaktimin e parimeve dhe
rregullave të cilat aplikohen në punën profesionale me lëndën arkivore. Ajo
studion metodat e evidencimit dhe mbrojtjes së lëndës arkivore dhe asaj
dokumentare (regjistraturike) jashtë arkivit, metodat e asgjësimit të materialit të
pavlershëm regjistraturik dhe përzgjedhjen dhe pranimin e lëndës arkivore,
mënyrën dhe kushtet e vendosjes dhe të ruajtjes së lëndës arkivore në arkiva,
metodat e klasifikimit, sistemimit, rregullimit së lëndës dhe përpilimit të mjeteve
informativo-shkencore për lëndën, metodat e publikimit, prezantimit të lëndës
në ekspozita si dhe të gjitha format tjera të shfrytëzimit të lëndës për qëllime
shkencore dhe qëllime të tjera.
Më parë në kuptimin e ngushtë, arkivistika ishte e ndarë në: teorinë dhe
praktikën arkivore.
2. Teknika arkivore: merret me çështjet e mbrojtjes teknike të lëndës
arkivore nga të gjitha rreziqet dhe ndikimet dëmtuese. Në lidhje me të shqyrton:
çështjet e ndërtesave dhe lokaleve për vendosje të lëndës arkivore; masat teknike
të mbrojtjes nga fatkeqësitë elementare dhe dëmtuesit tjerë, vjedhja etj.; metodat
teknike të punës në përpunimin e lëndës arkivore, restaurimin, konservimin,
24 | Arkivistika
libërlidhjen etj.; metodat e punës të incizimit, mbrojtjes, fotoreproduksioni i

lëndës arkivore dhe pajisjet e laboratorëve etj.
3. Historiku i arkivave: me rëndësi është edhe historiku i arkivave që
studion zhvillimin e arkivave dhe në përgjithësi të veprimtarisë arkivore që nga
kohërat më të vjetra historike e deri në ditët e sotshme, pastaj hulumton dhe
shpjegon krijimin dhe zhvillimin e arkivave dhe të shërbimit arkivor, posaçërisht
organizimin e tyre, si dhe parimet dhe metodat e punës së arkivave.
4. Legjislacioni arkivor: rregullon parimet themelore të statusit të
arkivave dhe të shërbimit arkivor, përkatësisht të mbrojtjes së lëndës arkivore
dhe të funksionimit të shërbimit arkivor. Nëpërmjet ligjeve, dekretligjeve,
akteve nënligjore, rregulloreve, udhëzimeve, rekomandimeve etj. rregullohen
këto çështje: e drejta dhe obligimi i mbrojtjes dhe sigurimit të lëndës arkivore, e
drejta e pronësisë me lëndën arkivore, organizimi dhe funksionimi i veprimtarisë
së arkivit, shfrytëzimi, qasja në dokumente arkivore, publikimi i dokumenteve e
deri të financimi i veprimtarisë arkivore.
DETYRAT E ARKIVISTIKËS
Detyrat e arkivistikës janë që në bazat shkencore të përcakton parimet

dhe metodat themelore të punës praktike në institucionet arkivore. Një prej
detyrave kryesore është gjetja e metodave më të mira teorike, të cilat në
praktikën arkivore do të ndihmonin që lënda arkivore dhe materiali regjistraturik
sa më mirë të ruhen, rregullohen, përpunohen dhe të mbrohen nga dëmtuesit, që
atë t'ia prezanton publikut, përkatësisht të shfrytëzon për nevoja shkencore dhe
privato-juridike.
Arkivistika si shkencë merret edhe me studimin e: teorisë arkivore,
praktikës arkivore, teknikës arkivore, legjislacionit arkivorë, historikut të
arkivistikës dhe të arkivave si dhe me informatikën arkivore.
Teoria arkivore shqyrton dhe studion metodat dhe parimet e punës në
institucionet arkivore, arkivat speciale dhe njësitë arkivore. Teoria arkivore
kryesisht merrët me këto çështje: përsosshmërisë të terminologjisë arkivore;
studimin e lëndës arkivore; metodat dhe parimet e punës në rregullimin,
sistemimin dhe klasifikimin e lëndës arkivore; çështjen e përpilimit të mjeteve
informative në arkiv (studion metodat dhe parimet e përpilimit të tyre);
shfrytëzimin e lëndës arkivore për nevoja të shkencës, kulturës, arsimit dhe për
qëllime të tjera administrative; popullarizimin e lëndës arkivore si burim primar
për studimin e historisë dhe shkencave të tjera; arsiminim profesional dhe
përfeksionimin e të punësuarve në shërbimin arkivor.
Praktika arkivore merret me studimin dhe përparimin praktik të

veprimtarisë së institucioneve arkivore. Përfshinë të gjitha masat dhe punët në
lidhje me mbrojtjen e lëndës arkivore dhe materialit regjistraturik të krijuesit,
punën në pranimin e lëndës arkivore nga krijuesit, vendosjen e saj, rregullimin,
përpunimi dhe shfrytëzimin në institucionet arkivore, si dhe prezantimin
publikut. Përveç kësaj, praktika arkivore studion gjetjen e metodave efikase të
shërbimit informativ në arkiva në mënyrë që lënda arkivore të ketë qasje më të
mirë për hulumtuesit. Merret edhe me mbrojtjen tekniko-teknologjike (konser-
vimin, restaurimin, mikrofilmimin dhe skenimin) e lëndës arkivore në vet arkiv
dhe sidomos kujdeset për arsimimin dhe përfeksionimin e zyrtarëve arkivorë.
Përveç asaj që u tha më lartë, te ndarja e arkivistikës, teknika arkivore si
pjesë e arkivistikëks merret edhe me problemet e vendosjes dhe të ruajtjes së
lëndës arkivore nga rreziqët dhe dëmtuesit, dhe përkitazi me këtë trajton:
- projektimin e ndërtesave dhe depove;
- ndërmarrjen e masave të mbrojtjes tekniko-teknologjike nga lagështia,
pluhuri, insektet, vjedhja, fatkeqësitë elementare, rrezikut nga lufta etj.;
- metodat e punës në mbrojtjen e lëndës arkivore të dëmtuar, siç janë:
restuarimi, konservimi, laminimi, libërlidhja e librave të dëmtuara etj.;
- Mikrofilmimin e lëndës arkivore si dhe aparatet për laboratorium;
- Skenimin e lëndës akrivore, si dhe aplikimin e sistemit informativ në
praktikën arkivore.
Në aspektin e legjislativ, legjislacioni arkivor merret me bazat ligjore
themelore të mbrojtjes së lëndës arkivore dhe materialit regjistraturik, bazën
juridike të funkcionimit të institucioneve arkivore dhe të shërbimit arkivore, në
lidhje me këtë propozimin e ligjeve dhe pruarjen e akteve nënligjore dhe
normativave të tjerë që rregullojnë këtë lëmi. Në aspektin arkivor, legjislacioni
rregullon: mbrojtjen e lëndës së arkivore si e mirë publike për shoqërinë dhe
shtetin; të drejtat dhe obligimet e krijuesve, përkatësisht poseduesve të lëndës
arkivore; statusit, të drejtat dhe detyrat e institucioneve arkivore – të drejtat dhe
obligimet e poseduesve, përkatësisht të krijuesve të lëndës arkivore; rregullon
bashkëpunimin ndërmjet resoreve, ndërkombëtar dhe ndërarkivor; dhe titujt
profesional, përfeksionimin profesional dhe provimet profesionale të zyrtarëve
arkivorë.
Historia e arkivistikës prezanton zhvillimin e veprimtarisë arkivore nga
periudhat më të hershme (arkivistika klasike) deri me sot (arkivistika moderne).
Në teorinë arkivore ekziston dallimi ndërmjet arkivistikës klasike dhe moderne.
Arkivistika klasike ka të bëjë në periudhën nga fundi i civilizimit antik
deri në fund të Mesjetës, në territorin e Evropës, ndërsa arkivistika moderne
26 | Arkivistika
përfshinë periudhën e shekullit të ri deri në kohën më të re, ndërsa në aspektin

territorial ka të bëjë për tërë botën.
Historia e arkivistikës merret me studimin e zhvillimit edhe të
arkivistikës klasike dhe moderne si dhe me zhvillimin e arkivave moderne.
Informatika arkivore është disiplinë e re shkencore, e cila ka gjetur
zbatimin e saj në profesionin e arkivistikës. Ekzistojnë mundësi të shumta që
arrijtjet bashkëkohore të mediumeve informative (CD, DVD, etj.) të përdorën
në arkiv ose në shkrimtore të krijuesit e lëndës me kusht që në aspektin kadrovik
të jenë të aftësuar dhe të pajisur teknikisht.
Para së gjithash janë këto mundësi: përpunimi i fondeve dhe koleksi-
oneve arkivore (të vlefshëm dhe të vjetër) sipas standardeve evropiane
(ISAD(G), ISAAR) që mundësojnë këmbimin ndërkombëtar të të dhënave për
përmbajtjen e lëndës arkivore nëpërmjet internetit; ndërlidhjen – rrjetëzimin e të
gjitha institucioneve arkivore në vend dhe mundësia e këmbimit të informatave;
skenimi i dokumen-teve etj.
Një prej detyrave të arkivistikës është edhe konstituimi i shërbimit
arkivor. Shërbimi arkivor është organizimi i tërësishëm i arkivave dhe organeve
të tjera kompetente për mbrojtjen, ruajtjen, rregullimin dhe përpunimin e lëndës
arkivore.
Po ashtu duhet të konstituohet rrjeti arkivor. Rrjeti arkivor është sistem i
arkivave të përgjithshme kompetent në një shtet, në mënyrë që të mbulojnë
territorin e tërë me shërbimin arkivor.
ARKIVISTIKA DHE SHKENCA
Roli i arkivit në veprimtarinë shkencore

Shkenca është tërësia e fondit të dijës së trashëguar të njeriut, të arritur
nëpërmjet hulumtimit, të mësuarit dhe literaturës, pra është ajo çfarë njeriu fiton
përmes studimit. Shkenca është njohja e arsyetuar (argumentuar), e paraqitshme
(e përshkrueshme dhe e plotësueshme). Shkenca është gjithashtu procesi i
hulumtimit metodik dhe i punës njohëse, që sipas mundësisë duhet të jetë e
trajtuar sistematikisht. Ajo parimisht është intersubjektive dhe e përvetë-
sueshme. Gjithashtu, shkenca është institucionalizimi i përmbajtjes në dijen dhe
njohjen. Shkenca orientohet në teori dhe përparon metodikisht e sistematikisht,
e jo sipas rastit. Pa kushte paraprake dhe me ndihmën e hipotezave, ajo synon të
zbulojë ligje, të cilat nëpërmjet teorive lidhen me njësi më të mëdha. Pra,
shkenca është më shumë se sa koleksioni, përshkrimi dhe klasifikimi i fakteve,
e pikërisht në kuptimin klasik jep prova për të sqaruar dukuritë dhe ky sqarim
duhet medoemos të jetë metodikisht i argumentuar, i paraqitshëm, i plotësue-

shëm dhe mundësisht duhet të çojë në rezultate jo kontradiktore.
Nga historia e shkencës nuk duhet kërkuar vetëm përshkrime rreth atyre
që është arritur, por aq më parë, përgjigje në pyetje si janë arritur rezultatet. Në
këtë mënyrë historia e shkencës bëhet mbështetëse e çdo mendimi mbi
shkencën. Historia e shkencës nuk guxon të konsiderohet as për regjistruesen e
thatë të argumenteve të kaluara, por duhet të shërbej në mënyrë që të evitohet
përsëritja e gabimeve, të cilat janë bërë më parë, si dhe zgjedhjeve të dështuara.
Më pastaj, historia e shkencës nuk guxon të dështojë në paraqitjen e konklu-
dimeve objektive, lëshimeve që janë pasojë e dështimeve shkencore, dhe duhet,
p.sh. të provojë, se të arriturat e mëdha shkencore ndonjëherë mund të keqpër-
dorën. Ajo duhet të dëshmojë për faktorët, të cilët do të sjellin deri te përdorimi
human i të arriturave të shkencës. Kjo në mënyrë që, në të ardhmen tu ofrohet
mundësia për përparimin e jetës dhe punës së njeriut. Ashtu siç i është dhënë
për detyrë që të tërheqë vërejtjen për faktorët të cilët sjellin deri te përdorimi
johuman i atyre të arriturave, në mënyrë që ato të pengohen me kohë.
Në teorinë arkivore jepen mendime të shumta se roli i arkivit a është
shkencor apo administrative? Nga studiuesit e ndryshëm thuhet se arkivi e ka
rolin shkencor dhe rolin administrativ. Mirëpo, te shumica e tyre thuhet se roli
shkencor i arkivit është në plan të parë. Në arkiva ruhet lënda arkivore e vjetër,
lënda burimore për studimin dhe shkruarjen e historisë, por ruhet edhe lënda
arkivore e re e cila mund të shfrytëzohet edhe për qëllime praktike. Arkivi dhe
shërbimet e tij bëjnë grumbullimin, ruajtjen, rregullimin dhe inventarizimin e
lëndës arkivore. Mirëpo, këto punë duhet të kryhen paraprakisht sipas parimit
shkencor.
Pjesëmarrja e arkivit në punën shkencore fillon në atë të valorizimit të
dokumenteve. Arkivisti, me nivelin e vet profesional e shkencor luan një
funksion të rëndësishëm në vlerësimin e dokumenteve. Për shkencën ky rol është
i pazëvendësueshëm. Përveç kësaj, arkivisti ka rol të veçantë edhe në metodo-
logjinë e përpunimit arkivor, në kuadër të arkivistikës, si disiplinë shkencore.
Me këtë arkivisti e lidhë teorinë me praktikën.
Arkivistët me punën e vet profesionale e shkencore e përgatisin lëndën
arkivore për shkruarjen e historisë, përkatësisht për shfrytëzuesit dhe
hulumtuesit shkencor. Nëse ka të bëjë me ndonjë fond të rëndësishëm, vet puna
në rregullimin, përpunimin dhe përpilimin e mjeteve informative-shkencore në
vetvete paraqesin elemente të punimit historik të arkivistit. Këto janë edhe
elemente të veprimtarisë shkencore të arkivistit në punën e tij profesionale e
shkencore.
28 | Arkivistika
Arkivistika në shërbim të shkencës

Çdo metodologji profesionale, por edhe arkivistika, duhet të mbështetet
në postulatet e caktuara shkencore. Te arkivistika është në pyetje veçoria e saj e
rëndësishme se çdo aktivitet është në ndërlidhje më të ngushtë me burimet të
cilat kanë të bëjnë për shumë shkenca. Për këtë arsye në faza të ndryshme të
punës gërshetimi i profesionalizmit dhe shkencës pa dyshim është i ngushtë dhe
i ndërlikuar, andaj është prezent edhe përpjekja për karakterin profesionalo-
mekanik dhe shkencoro-hulumtues. Kjo është sidomos rasti i përpilimit të
mjeteve informativo-shkencore, publikimit të dokumenteve dhe punës personale
shkencore të arkivistëve.
Rëndësia e arkivistikës si shkencë e cila merret me përcaktimin e
aktiviteteve në lidhje me mbrojtjen, evidencimin, rregullimin, përpunimin dhe
prezantimin e lëndës arkivore dhe cila në kohën e tanishme gjithnjë po rritet dhe
po zhvillohet paralel me zhvillimin e shoqërisë në të gjitha lëmit, në aspektin
material dhe shpirtëror. Sasia e dokumentacionit arkivor nga të gjitha lëmit e
jetës shoqërore gjithnjë po rritet si në aspektin e llojit, mënyrës së krijimit dhe
në karakteristikat e tyre të jashtme dhe të brendshme.
Arkivistika është disiplinë shkencore, në kuptimin se shkenca është
faktor qenësor i progresit, hulumtimit të të resë në bazë të njohurive për të
kaluarën dhe të tanishmën, me qëllim të parashikimit të ardhmërisë. Si shkencë,
arkivistika merret me studimin e dokumenteve në të gjitha aspektet: në çfarë
materiali janë shkruar, si është forma e tyre, me atë se dokumenti a është pjesë
e ndonjë lënde, ndonjë dosje ose fondi dhe në fund përmbajtja e dokumentit. Ajo
është kritika e jashtme dhe e brendshme e dokumenteve si burime historike. Kjo
analizë ose kritikë e dokumenteve, nëpërmjet të cilëve vjen deri të e vërteta,
mundëson shpjegimin dhe të kuptuarit e dokumenteve dhe shfrytëzimin e tij të
shumëfishtë.
Të gjitha këto e bëjnë arkivistikën dhe veprimtarinë arkivore gjithnjë më
kompetente që me punën e vet profesionale dhe shkencore të gjejë zgjidhje për
llojet dhe format e reja të dokumentacionit arkivorë. Në rastet e caktuara, në
botën bashkëkohore të teknologjive të larta dhe të dokumenteve të krijuara
elektronike dhe audio-vizuale, para arkivistikës dhe veprimtarisë arkivore
paraqiten kërkesa që të gjejnë zgjidhje efikase për krijimin, mirëmbajtjen dhe
shfrytëzimin e lëndës arkivore dhe materialit regjistraturik në bartësit “standard”
dhe në bartësit elektronik të të dhënave.
Në këtë kontekst duhet vënë edhe digjitalizimin si mënyrë bashkëkohore
e mirëmbajtjes, ruajtjes dhe shfrytëzimit të lëndës në arkiva dhe jashtë tyre,
publikimin paralel të botimeve të shtypura dhe elektronike (në CD) të lëndës
arkivore, shfrytëzimi i internetit për prezantimin e ekspozitave arkivore me
dokumente dhe fotografi, si dhe disa mënyra të tjera të komunikimit elektronik,

më së shpeshti të postës elektronike, me ndihmën e së cilës dokumentet – të
llojeve të shumta, formularët, fotografitë, vizatimet dhe tekstet e shkruara në
shkrime të ndryshme (me latinicë, gjuhë të vjetër greke, hebreje, osmane, turke,
arabe, shqipe, sllave (çirilicë), etj.) në kuadër të komunikimit shkencor dhe të
tjerë mund të dërgohen dhe të pranohen me sukses nëpër tërë botën. Arkivistika
si shkencë dhe disiplinë praktike është prezente në të gjitha këto lëmi dhe në të
gjitha këto relacione, shpesh duke kërkuar nga informatorët që të konsultohen
me arkivistët dhe të njihen me ligjshmërinë dhe parimet në mënyrë që programet
dhe projektet e caktuara të vendosen në mënyrë të drejt.
Për shkak të këtyre kërkesave arkivistika, si segment teorik dhe shkencor
në botën bashkëkohore po fiton gjithnjë e më shumë rëndësi të veçantë. Ajo i
studion burimet historike si shkencë dhe qenësisht angazhohet që dokumenta-
cionin arkivor ta sjellë në atë gjendje që të bëhet burim për studimin e të kaluarës
dhe që ai dokumentacion të ruhet gjatë për një kohë të pacaktuar.
Arkivistika, njëjtë sikurse çdo disiplinë tjetër shkencore është krijuar nga
nevojat praktike të shoqërisë, në rastin konkret për nevoja që të përcaktohen
parimet dhe metodat për veprimet në sistemimin dhe klasifikimin e akteve, në
mënyrë që dokumenti i kërkuar të gjendet gjithnjë shpejt dhe lehtë. Ajo ka për
qëllim që në baza shkencore të definon parimet dhe metodat e punës praktike në
arkiva në kohën e tanishme, orienton në drejtimet dhe mënyrat e zgjidhjeve të
detyrave të përditshme të cilat parashtrohen para arkivave.
Nga e tërë kjo mund të konstatojmë se arkivistika është shkencë e cila
studion parimet, rregullat dhe metodat në përparimin e metodologjisë së punës
profesionale në shërbimin arkivor. Nëpërmjet analizës dhe sintezës përcakton
parimet dhe ligjet të cilat aplikohen në punën profesionale me lëndën arkivore,
duke filluar nga krijimi, mbrojtja, pranimi, vlerësimi, rregullimi, përpunimi,
shfrytëzimi, publikimi dhe ruajtja e saj.
Arkivistika e sotme nuk është në të gjitha shtetet në nivel të njëjtë të
zhvillimit. Disa shtete kanë arritur një shkallë të lartë të organizimit, ndërsa disa
janë ende në shkallën e konsolidimit.
Gjatë periudhave të mëtejshme të zhvillimit historik edhe shërbimi
arkivor ka pësuar transformime, ka shkuar në hap me kohën. Ndërsa, sot
zhvillimi i shpejt i automatizimit, kompjuterizimit, teknologjive elektronike
kanë sjellë deri te rritja e shpejt e dokumenteve në formë jokonvencionale. Rritja
është mundësuar edhe me zhvillimin e teknikave të reja në shtyp, fotografi,
incizimet filmike, mekanografike, magnetike, ndërsa në kohë të fundit edhe të
incizimeve laserike. Mediat jokonvencionale – prej fotografisë dhe filmit,
nëpërmjet të dokumenteve zanore deri te dokumentet e lexuara me aparatet
30 | Arkivistika
lexuese në mediat magnetike, paraqesin para arkivistëve detyra të reja lidhur me

përpunimin e tyre profesional, ruajtjen dhe mbrojtjen.
MARRËDHËNIET E ARKIVISTIKËS ME SHKENCAT

DHE DISIPLINAT TJERA SHKENCORE
Duke u mbështetur në tërësinë e veprimtarisë së saj, arkivistika është e

lidhur ngushtë me disiplinat tjera të ngjashme, të cilat mundësojnë që dokumenti
arkivor të identifikohet, t’i përcaktohet koha dhe vendi i krijimit të tij (nëse ato
njësi i mungojnë), të përcaktohet autenticiteti i dokumenteve, të gjendet vendi
adekuat i tyre në grumbullimin e lëndëve të shkruara me rastin e klasifikimit dhe
sistemimit të lëndës arkivore të parregulluar etj. Në këtë mënyrë kjo siguron dhe
mundëson që përmbajtja e dokumentit të jetë komplete dhe shfrytëzuesit t’i
bëhet më e qartë. E tërë kjo është me rëndësi kur dokumentit nuk mund t’ia
përcaktojmë krijuesin në mungesë të paqartësisë, nga përmbajtja jokomplete,
ose për shkak të dëmtimit fizik të tij, përkatësisht kujt i është dërguar, kur dhe
ku është krijuar etj.
Andaj, mu për këto fakte, arkivistika është e lidhur ngushtë me këto
disiplina:
1. Historia: Arkivistika dhe historia janë dy disiplina shkencore të
lidhura ndërmjet vedi. Lidhja e tyre është e natyrshme në të gjitha shoqëritë
(shtetet). Mirëpo, indoktrinimi politik i historiografisë ishte evident në të gjitha
segmentet e saj: nga statusi i veçantë i dokumenteve që kishin të bënin me
rrënjët, krijimin e funkcionimin e politikës aktuale të sundimit, nëpërmjet të
prioriteteve të përpunimit historiografik, botimeve dhe në strategjinë
(programet) e zhvillimit, e deri të planet mësimore dhe në programet e historisë
në të gjitha nivelet e arsimimit. Interesi i politikës dhe i historiografisë është
ardhur në shprehje sidomos në arkivistikë. Historia është rrjedha kohore e të
ashtuquajturës “e vërtetë”, është rrjedha e ngjarjeve të ndodhura në botë, si dhe
zbulimi, interpret-timi dhe paraqitja e këtyre ngjarjeve”
Me ndryshimet shoqëroro-politike në Kosovë, në rajon dhe në botë, edhe
qasja ndaj historisë kanë filluar të ndryshojë. Historia u liria nga roli i imponuar
i “ndëgjuesit të politikës”, kuptohet i asaj politike të mëparshme. Por duhet
theksuar se ende edhe sot historiografia nuk është plotësisht e pavarur nga
politika. Në këtë plan arkivistika e ka parë shansin e vetë në ikjen nga ndikimi i
politikës, dhe të shndërrohet në disiplinë humane, shkencore dhe informative.
2. Paleografia: Paleografia, shkenca për krijimin, zhvillimin, tipin e

shkrimit dhe drejtëshkrimit, që është e domosdoshme që të njihemi në mënyrë
që dokumentet e vjetra mund t’i lexojmë dhe indetifikojmë, sidomos kohën dhe
vendin e krijimit. Pra, paleografia merret me studimin e fenomenit të shkrimit.
Studime dhe manuale të tilla përbëjnë një instrument të rëndësishëm për leximin
e stileve të ndryshme të shkrimit, për të analizuar vendin dhe kohën e origjinës
së pjesë së veçantë të shkrimit.
3. Diplomatika: Diplomatika merret me përcaktimin e autenticitetit të

diplomave në bazë të veçorive të tyre të jashtme dhe të brendshme, dhe në këtë
mënyrë përkcaktohet se diploma a është origjinale ose falsifikim.
Diplomatika është fusha e shkencës që merret me studimin e diplomave.
Një diplomë është një pjesë e shkruar, që është realizuar me shkrim me ndjekjen
e disa rregullave formale. Duhet të sqarohet se personi ose personat që dhuronin
apo jepnin diçka, duhet të theksonin se diploma ishte në pajtueshmëri me
dëshirat e tyre. Përveç kësaj, një diplomë është një dokument ligjor. Një
karakteristikë e rëndësishme e diplomave është se ato janë përgjithësisht vetëm
një dokument ligjor. Ky është një ndryshim i rëndësishëm në mes diplomave
dhe dokumenteve publike. Diplomat janë në aspektin historiografik një burim i
llojit më të rëndësishëm për historinë e Mesjetës. Ato gjithashtu ishin lloji i parë
i burimeve mbi të cilat është aplikuar kritikë studimore. Përdorimi i tyre për
qëllime historiografike u zhvillua në rrugë vërtetë të specializuar nga shekulli
XVII e këndej.
4. Sfragistika: Sfragistika mundëson që në bazë të vulave të përcaktohet

përkatësia kohore dhe territoriale e dokumenteve, si dhe zyrat të cilat ato i kanë
lëshuar.
Sfragistika merret me studimin e llojeve të ndryshme të vulave të
përdorura nga sundimtarët, fisnikët, autoritetet lokale, institucione të tilla si
gjykatat etj., për të vërtetuar diplomat që i lëshonin ata. Në këtë sens, sfragistika
është e rëndësishme për të analizuar dhe kritikuar diplomat. Përveç kësaj,
sfragistika i shërben edhe historisë kulturore dhe historisë së artit.
5. Kronologjia: Kronologjia studion sistemet e mëparshme të ndarjes,

matjes dhe të njehsimit të kohës duke i bartur në njehsimin bashkëkohor, dhe në
këtë mënyrë e përcaktojnë kohën e krijimit të dokumenteve me kalendar të
ndryshëm. Ajo është një fushë studimi shumë e gjerë, shumë e diferencuar dhe
pjesërisht e vështirë. Kronologjia është e nëndarë shpesh sipas sistemeve
specifike kalen-darike që ajo studion: ndërrimin e sistemeve të ndryshme të
32 | Arkivistika
matjes së kohës në sistemin tonë dhe analizat e historisë së sistemeve të

ndryshme të matjes së kohës.
6. Numizmatika: Numizmatika si disiplinë për njësitë dhe vlerën e

monedhave – të hollave nga periudhat e ndryshme, përveç identifikimit të vendit
dhe kohës kur është krijuar, mundëson që duke e llogaritur vlerën e të hollave të
theksuara në dokument, më mirë të kuptoj përmbajtjen e tij.
Numizmatika identifikon dhe daton monedhat e vjetra. Për një seri
arsyesh monedhat janë një burim i rëndësishëm historik. 1. Ato na japin një
informacion rreth qarkullimit të monedhave dhe vendeve të prerjes së tyre gjatë
historisë. Për këtë arsye monedhat janë një burim i rëndësishëm për kërkimet
historiko-ekonomike; 2. Monedhat mund të na japin informacione kronologjike;
3. Monedhat mund të jenë një burim i rëndësishëm për të zbuluar më shumë
rreth personave të veçantë; 4. Tiparet e monedhave janë me interes për historinë
kulturore.
7. Gjeografia historike: Gjeografia historike operon me ndryshimet e

kushteve fiziko-gjeografike. Ajo operon me ndryshimin e vijës bregdetare,
rrjedhës së lumenjve, me ndikimet e tërmeteve, ndryshimet e klimës, ndryshimet
e rezervave ujore etj. Kjo degë e shkencës është e përqendruar në studimin e
efekteve të këtyre aspek-teve: ndikimi mbi florën, faunën dhe kushtet e jetës në
përgjithësi. Gjeografia historike gjithashtu operon me çështjen e vendbanimeve.
Ajo merret me lidhjet në mes peizazheve të veçanta dhe formave të organizimit
politik. Gjeografia historike heton kufijtë e shteteve dhe kufijtë e rajoneve, në
një periudhë të caktuar historike, p.sh. në Mesjetë. Gjeografia historike
gjithashtu rindërton pamjen e botës në një kohë të caktuar dhe në një vend të
caktuar. Një gjë të tillë ajo e bën nëpërmjet studimit të hartave të vjetra, të
vendeve të veçanta dhe të botës në tërësi. E ashtuquajtura antropo-gjeografi,
është një hapësirë gjigante e gjeografisë historike. Me rëndësi është edhe
gjeografia kulturore.
8. Menaxhim zyrtar dhe arkivor: Menaxhimi zyrtar dhe arkivor

studion sistemin e mënyrës së udhëheqjes së punëve rreth administrimit dhe
manipulimit me dokumente prej krijimit të tyre e deri te arkivimi, e këtë gjatë
periudhave të ndryshme nga e kaluara nëpër zyre të organeve e organizatave të
ndryshme. Kjo mundëson që lëndët e parregulluara të klasifikohen në atë
mënyrë dhe sistem sikur janë krijuar.
9. Arkeografia: Arkeografia studion zhvillimin, teorinë dhe metodikën

e punës në publikimin e lëndës arkivore; degë e shkencës, që merret me
përshkrimin dhe botimin e dokumenteve të vjetra të shkruara.
10. Gjenealogjia: Gjenaologjia studion prejardhjen, zhvillimin dhe

degëzimin e familjeve, farefisnitë e tjera. Kjo shërben atëherë kur ka të bëjë
kryesisht me rregullimin dhe përpunimin e fondeve dhe koleksioneve personale.
11. Heraldika: Heralidika studion stemat e ndryshme në vula dhe

përmendore dhe kështu, jep shënime të dobishme për përcaktimi e rrjedhave
shoqërore.
Heralidika është fusha studimore që merret me studimin e emblemave,
stemave, vizatimeve, që mbajnë ndër veshjet e tyre një familje, një qytet, një
organizatë e caktuar, ushtria etj.
12. Heuristika: Heuristika është shkencë, mjeshtri, shkathtësi

hulumtimi, që d.m.th. tërësi e veprimtarisë së ndryshme metodologjike dhe
teknike, të cilat duhet aplikuar në mënyrë që të gjenden dokumentet e ndryshme
për temën – çështjen e caktuar. Pra, heuristika është studimi i mënyrave për
fitimin e brendisë shkencore.
13. Epigrafia: Epigrafia është shkencë që merret me studimin e

mbishkrimeve të vjetra; studim, deshifrim dhe interpretim i mbishkrimeve dhe
shkrimeve të gdhendura në gurë, të modeluara në glinë, metal dhe material tjetër.
14. Filigranologjia: Filigranologjia është mjet për datimin e dokumen-

teve të vjetra; shenja të ujit ose të filigraneve që shërbejnë për vërtetimin e datave
të dokumenteve.
15. Ikonografia: Ikonografia është njohje, punim dhe përshkrim i

fotografive, ikonave dhe statujave. Ikonografi d.m.th. edhe shënim e shpjegim i
atributeve të emblemave dhe simboleve në mitologji dhe në artin kishtar, por do
të thotë edhe regjistrim i fotografive dhe shenjën e vendit ku gjenden.
16. Kriptologjia: Kriptografia është shkencë që merret me shifrimin dhe

me deshifrimin e shkrimeve të fshehta.
34 | Arkivistika
17 Organizimi i pushtetit dhe historia e institucioneve: Është e lidhur

ngushtë me organizimin e sistemit të pushtetit, hierarkinë e tyre etj. Kjo shërben
që lëndën arkivore më lehtë ta identifikojmë, klasifikojmë dhe vlerësojmë.
18. Kimia: Arkivistika është e lidhur me kiminë me qëllim të

konservimit dhe të restaurimit të lëndës arkivore, pastaj mbrojtjes nga dëmtuesit
e ndryshëm kimik, biologjik, fizik, si dhe të vendosjes dhe të ruajtjes së saj,
kohëve të fundit edhe të përdorimit të mjeteve përkatëse të mbrojtjes fizike të
lëndës arkivore mikrofilmimit, digjitalizimit të saj etj.
19. Informatika: Informatika është disiplinë shkencore e cila studion

strukturën dhe veçoritë (pa përmbajtjen konkrete) informative, shkencore dhe
ligjshmërinë e veprimtarisë shkencoro-informative, historikun e metodikës dhe
organizimit të tyre. Pra, për teorinë dhe praktikën arkivore të shërbimit arkivor
është me rëndësi edhe informatika, si disiplinë shkencore e cila përbën bazën
për aplikimin e mekanizmit dhe automatizimit në manipulimin e shënimeve për
përmbajtjen e lëndës arkivore. Më parë në lëmin e arkivistikës kishte depërtuar
edhe kibernetika, shkenca për proceset e administrimit me sisteme të ndërlikuara
dinamike, të cilat krijohen në bazat e matematikës dhe logjikës dhe në aplikimin
e automatizimit.
Ndërsa, informatika arkivore është aplikimi i teknologjive informative
në punët profesionale arkivore dhe shqyrtimi i çështjeve të përdorimit të
teknologjive informative në krijimin e dokumenteve, administrimin me to,
mirëmbajtjen dhe mbrojtjen afatgjate.
KAPITULLI II
ARKIVAT
DEFINICIONI DHE KUPTIMI I ARKIVAVE
Fjala arhiv vjen nga fjala e vjetër greke arkhé që do të thotë administratë
(qeveri). Fjala është zhvilluar nga fjala greke ἀρχεῖον / arheîon, që do të thotë
shtëpi ose banesë e arhonta. Nga nga latinishtja archium / archivum që do të
thotë koleksion publik, ndërtesë e sundimatarëve.
Në vendin tonë me termin arkiv nënkuptojmë:
- Institucion shtetëror i cili grumbullon, ruan, mbron, rregullon,
përpunon, evidencon dhe jep në shfrytëzim lëndën arkivore;
- Pjesë organizative e shkrimtorës në të cilin ruhen lëndët e zgjedhura,
evidencat për lëndët, dhe tërë materiali tjetër regjistraturik deri të dorëzimi
arkivit kompetent ose deri të asgjësimi;
- Lënda arkivore;
- Ndërtesë ose lokale (depo) ku ruhet lënda arkivore.
Arkivat janë institucione në të cilat ruhet thesari burimor i shkruar, i
incizuar ose i krijuar në formë tjetër – dokumentet dhe shënimet të cilat flasin
nga dora e parë. Aty janë të dhënat të cilat drejtpërdrejt janë të lidhura me
ngjarjet për të cilat kanë të bëjnë, më së shpeshti të krijuara nga ato dhe për ato.
Shënimet burimore arkivore kanë vlerë të veçantë si gjurmë autentike dhe të
besueshme të së kaluarës dhe ngjarjeve të cilat i dokumentojnë. Ato na
mundësojnë që të arrijmë vështrimin e drejtpërdrejtë në rrjedhën e ngjarjeve,
kushtet nën të cilat janë zhvilluar, të njihemi me rolin, qëllimin dhe të arriturat
e individëve, grupeve shoqërore dhe institucioneve të cilat kanë marrë pjesë në
to. Nga lënda arkivore thithim pjesën më të madhe të asaj që dimë për të kaluarën
tonë, andaj mund të themi se pa arkiva as e kaluara jonë, as e sotmja nuk do të
ishin të njëjta.
Arkivat përbëjnë kujtesën e kombeve dhe të shoqërive. Ato përbëjnë
bazën e identitetit të tyre dhe janë një element thelbësor i shoqërisë së
informimit. Duke dëshmuar për aktivitetet e kryera dhe për vendimet e marra,
ato në të njëjtën kohë sigurojnë vazhdimësinë e organizmave, si dhe justifikimin
e të drejtave të tyre qoftë individuale apo shtetërore. Arkivat përbëjnë dhe ruajnë
36 | Arkivistika
kujtesën e popullit, përbëjnë një pjesë thelbësore dhe të pazëvendësueshme të

pasurisë kulturore, historike, shkencore etj. Ato ruajnë përjetësinë e kujtesës
njerëzore, përkatësisht thesarin kulturor, trashëgiminë kulturore të një populli,
treve ose të një vendi. Çdo dokument i shkruar, fotografi ose dokument në zë,
elektronik ose në media të tjera janë dëshmi e kohës kur janë krijuar.
Sot, përparimet në teknikë kanë sjellë një prodhim të jashtëzakonshëm
informacioni, dhe një rritje të madhe të komunikimit të të dhënave në rrjetet
informatik. Informatat sot nëpërmjet mjeteve bashkëkohore të komunikimit
kanë depërtuar në çdo pjesë të botës. Ajo është arma kryesore. Edhe arkivat sot
kanë filluar të jenë distribues të atyre informatave. Mirëpo, për këto shërbimi
arkivor kërkon përgatitje globale, d.m.th. standardizimin e të gjitha punëve që
kanë të bëjnë me lëndën arkivore, sipas praktikave botërore.
Pasi që ato garantojnë qasjen e qytetarëve në informata dhe në të drejtën
e popujve për ta njohur historinë e tyre, arkivat janë qenësore në ushtrimin e
demokracisë, në ndërgjegjësimin e pushteteve publike dhe për qeverisje më të
mirë.
Këshilli Ndërkombëtar i Arkivave - The International Council on
Archives (KNA-ICA), ka qëllim vetanak promovimin, ruajtjen dhe qasjen në
arkiva në tërë botën, përmes bashkëpunimit ndërkombëtar. Duke punuar për
përmirësimin e udhëheqjes së arkivave, KNA kontribuon në ruajtjen dhe
pasurimin e kujtesës njerëzore.1
Arkivat në tërë botën, por edhe në Kosovë janë institucione të karakterit
publik, të cilat përveç tjerash posedojnë dokumentacion unikat për ngjarjet, jetën
e njerëzve dhe të bashkësisë si vepra të trashëgimisë kulturo-historike të vendit
ku veprojnë.
Shpesh nocioni thelbësor në fjalën përkujtuese “arkiv”, është i lidhur me
“lëndën arkivore” si “e mirë kulturore”, “thesar kulturor” ose si “memorie”
unikate dhe e vetme, burim pa ta cilin nuk është e mundur të njihet e kaluara dhe
as të plotësohen njohuritë për identitetin e një populli.
Sipas rekomandimeve të Këshillit të Evropës, këtë dallim e përcaktojnë
me shkronjën a – të vogël dhe A – të madhe:
a. Arkivi – tërësia e dokumenteve, cilado qoftë koha, forma dhe bartësi
material i tyre, të krijuara ose të marra nga çdo person fizik ose juridik në
ushtrimin e aktivitetit të tij, dhe të derdhura në arkiva për ruajtje të përhershme:
përveç rasteve të shprehura në mënyrë të veçantë.
A. Arkivi – institucionet publike të ngarkuara për ruajtjen e arkivave.
1
Nga Preambula e Projekt statutit të Këshillit Ndërkombëtar të Arkivave, viti 2003.
Të bazuar në terminologjinë tonë arkivore dhe legjislacionin arkivor –

Arkivi është institucion publik që evidencon, merr, ruan, rregullon, përpunon,
boton lëndën arkivore dhe mundëson shfrytëzimin e saj për punë hulumtuese –
shkencore, profesionale dhe arsimore-edukative, si dhe për nevojat e tjera me
interes publik, organet shtetërore, institucionet dhe organizatat e bashkësitë e
tjera, për punëtorët dhe qytetarët.
Sipas standardit Ndërkombëtar ISO 15489 – Informatat dhe dokumen-
tacioni – Menaxhimi me dokumente, organe kompetente arkivore janë:
autoritetet arkivore (archival authority), agjencitë arkivore (archival agency),
institucionet arkivore (archival institution) dhe programet arkivore (archival
programme). Ky është organ përgjegjës për përzgjedhje, grumbullim dhe ruajtje
të lëndës arkivore, sigurimin e qasjes së saj dhe dhënien e lejeve për asgjësim të
dokumenteve të tjera.
ROLI, RËNDËSIA DHE KONCEPTI I ARKIVAVE
Roli dhe rëndësia e arkivit

Në Seminarin Ndërkombëtar të Këshillit të Arkivave dhe UNESKO-s, të
mbajtur në Peking më 30-31 maj 2002, me qëllim të përgatitjes së Konferencës
botërore për shoqërinë informative janë aprovuar rekomandimet përkitazi me
rëndësinë e arkivave dhe administrimin me dokumente në zhvillimin e shoqërisë
informative globale dhe ruajtjes së memories së saj. Arkivat janë prodhim i
drejtpërdrejtë dhe autentik i aktiviteteve njerëzore, janë dëshmi e zhvillimit të
qenies njerëzore dhe ambientit të tij.
Seminari i ka rekomanduar këto parime të rëndësisë së arkivave:
- arkivat janë unik dhe të patjetërsuar;
- arkivat kanë të bëjnë me të gjithë qytetarët, të tanishmit dhe të ardh-
shmit, sepse paraqesin dëshmi për të drejtat dhe privilegjet e tyre;
- arkivat janë bazë e identitetit historik dhe kulturor të individëve dhe
popujve si dhe të nevojshme për të kuptuar kulturat e llojllojshme, sikurse
ndërmjet shteteve të ndryshme ashtu edhe brenda shtetit të njëjtë;
- arkivat janë parakusht për administrimin efektiv dhe përgjegjes;
- arkivat janë të domosdoshëm për informimin e qytetarëve;
- ruajtja e arkivave garanton besushmërinë, tërësinë dhe posedimin e
informatave, kjo është me rëndësi kur informata gjithnjë e më tepër po bëhet e
paqëndrueshme dhe të ndryshueshme, ndërsa mediat elektronike jostabile dhe
nën ndikimin e vjetërsimit të shpejt teknologjik;
38 | Arkivistika
- arkivat paraqesin burimin kryesor informativ publik dhe iu mundësojnë

qytetarëve përdorim papagesë dhe të pakufizuar të informatave nga domeni
publik;
- qasja në arkiva bazohet në ekzistimin dhe aplikimin e dispozitave
përkatëse ligjore;
- qasja në arkiva paraqet arsimimin e shfrytëzuesve të arkivave dhe të
zyrtarëve arkivorë;
- përdorimi i teknologjive të përshtatshme financiare mundësojnë qasje
globale on-line të informatave dhe zhvillimin e shoqërive informative në të cilën
të gjithë në ndërkohë janë prodhues dhe shfrytëzues, duke krijuar bashkësinë e
informatave dhe të njohurive.
Koncepti i arkivit
Gjatë historisë së arkivave mund t’i vërejmë disa koncepte që mund të
konsiderohen si tipe për ndonjë periudhë të caktuar. Koncepti i arkivit ka
ndryshuar në të kaluarën, për shkak të interesimit të krijuesve për hulumtime
shkencore, dhe duke e veçuar atë që e ka atë vlerë. Kur flitet për arkivat në
periudhat e mëhershme, fjala është për një tretman të njëjtë si për menaxhim të
dokumenteve, administrimin dhe mënyrën e cila në veprimtarinë e vetë i krijon
dhe i shfrytëzon ato dokumente.
Në literaturën arkivore janë përpunuar dy ndryshime në “paradigmën”
që e përkufizojnë konceptim e arkivit si burim historik dhe si trashëgimi
kulturore: në një anë në të kaluarën e lartë, ekzistonte koncepti juridik ose i
“trezorit” të arkivit, në të cilën ata shërbenin për mbrojtjen dhe realizimin e të
drejtave të patundshmërisë dhe të statusit të tyre, në anën tjetër, duhet theksuar
rëndësinë e madhe shoqërore të arkivit në kohët e fundit, që ndërlidhet në nevojat
e llojllojshme individuale dhe kolektive në shoqëri. Ndërsa, sot koncepti i arkivit
pothuajse ka ndryshuar. Ato paraqitën si institucione të shoqërisë informative si
dhe ruajtjes dhe promovues i thesarit dhe si mbështetje e veprimtrisë së suk-
sesshme dhe efektive si dhe promovues i vlerave të cilat në përgjithësi
konsiderohen të rëndësishme për shoqëri, siç janë të drejtat e njeriut,
përgjegjësia e pushtetit, demokratizimi dhe forcimi i pozitës së individëve në
kontekst me pushtetin, etj.
Në kuadër të zhvillimit, koncepti i arkivit përfshinë: arkivi si mjet i
administrimit; koncepti juridik i arkivit; arkivat si burim historik dhe thesar i
shoqërisë dhe kulturës; dhe koncpeti shoqëror i arkivit.
Roli dhe koncepti i arkivit ka ndryshuar, duke filluar nga ai, ruajtjes i
dokumenteve e deri më sot kur arkivi është shndërruar në qendër të shfrytëzimit
të resurseve informative, të të gjitha aspekteve dhe të veprimtarive.
VEPRIMTARIA, MISIONI DHE DETYRAT E ARKIVAVE
Veprimtaria
Veprimtaria e arkivit, punët dhe detyrat e punës nëpër të cilat ajo
veprimtari kryhet janë përcaktuar me aktet ligjore dhe nënligjore, përkatësisht
dispozitat me të cilat është përcaktuar statusi dhe fushëveprimi i arkivit,
udhëzimeve dhe rregulloreve, janë precizuar dhe përcaktuar nga metodologjia
profesionale e punës në kryerjen e atyre punëve dhe detyrave të punës.
Duke e përcjellur përvojën e deritashme vendore dhe atë botërore, sot në
arkiv, në veprimtarinë e tij të tërësishme janë instaluar parimet bashkëkohore të
punës, duke filluar nga realizimi i mbrojtjes së lëndës arkivore, e cila krijohet
nga organet dhe institucionet dhe është në kompetencë të arkivit, nëpërmjet të
pranimit të lëndës, vendosja e saj dhe ruajtja në depo të arkivit, rregullimi,
përpunimi, ekspozimi i lëndës arkivore, organizimi i ligjëratave dhe formave të
tjera të veprimtarisë kulturo-arsimore; hulumtimi dhe kopjimi i lëndës arkivore
në vend dhe jashtë vendit me qëllim të kompletimit të fondeve në arkiv; sigurimi
i mbrojtjes teknike të lëndës arkivore; bashkëpunimi me arkivat dhe institucionet
e afërta dhe asociacionet në vend dhe në botë, si dhe sigurimi i kushteve për
shfrytëzim deri te ndërtimi i sistemit bashkëkohor informativ dhe publikimi i
lëndës arkivore. Prandaj, sot përcjellja e përvojave botërore dhe vendore, në
arkiv, është një prej detyrave kryesore të shërbimit arkivor.
Në shumë vende të botës arkivat shihen si një nga shtyllat ku mbështetet
një shtet demokratik, çka ka rritur ndjeshëm vëmendjen ndaj tyre. Në ato vende,
arkivat gjithnjë marrin pjesë në krijimin e udhëheqjes unike të dokumenteve
(records management), përbërjes së klasifikimit, caktojnë afatin e ruajtjes së
disa llojeve të dokumenteve arkivore etj. Për shembull, arkivat iniciojnë dhe
marrin pjesë në hartimin e dispozitave ligjore dhe standardeve profesionale për
mediat e reja dhe ndërmarrin kujdesin për dokumentet elektronike.
Misioni i arkivave
Misioni i arkivave ka lidhje të drejtpërdrejtë me fjalën arkiv. Arkivat, në
kuptimin tradicional të fjalës janë ato institucione ku ruhet tërësia e dokumen-
teve të trashëguara nga kohët më të hershme të shkruara, e deri në ditët tona.
Misioni i arkivave është ruajtja e kësaj trashëgimie të paçmueshme e kombit,
administrimi, përpunimi teknik dhe shkencor, krijimi i mjeteve arkivore të
kërkimit shkencor, pasurimi i pandërprerë i kësaj trashëgimie me dokumente
dhe fonde të individëve të veçantë, të subjekteve private, që veprojnë brenda dhe
jashtë atdheut, dhe kryesisht të institucioneve të administratës shtetërore
40 | Arkivistika
qendrore dhe lokale, si dhe organizatave, shoqatave, dhe fondacioneve kombë-

tare dhe ndërkombëtare, qeveritare dhe joqeveritare që zhvillojnë veprimtari
brenda territorit të vendit.
Arkivi nuk është vetëm vend në të cilin ruhet dhe sipas parimeve të
caktuara përgatitet lënda që të shfrytëzohet për nevoja të shoqërisë. Ai e ka edhe
misionin tjetër. Është qendër për kultivimin dhe respektimin e përhershëm të
vazhdimësisë historike pa të cilin nuk mund të paramendohet e vërteta e plotë e
kulturës së një populli. Arkivat janë edhe përçues të domosdoshëm të shoqërisë
bashkëkohore. Duke iu falënderuar atyre, shoqëria sot është më e pasur dhe ka
njohuri të plotë për vendin, botën dhe jetën. Në bazë të thesarit të grumbulluar
kulturor bëhet e mundshme që të kaluarën ta vëmë në shërbim të shkencës,
progresit të tanishëm dhe të ardhmes.
Detyrat themelore të arkivit

Arkivi kryen këto punë:
- evidencimin e krijuesve dhe poseduesve dhe lëndën e tyre arkivore dhe
materialin regjistraturik;
- pranon lëndën arkivore nga krijuesit dhe poseduesit;
- udhëheq evidencat për lëndën arkivore të fondeve dhe koleksioneve;
- udhëheq librin e invetarit hyrës për fondet dhe koleksionet;
- ndërmerr masat teknike dhe teknologjike të mbrojtjes së lëndës arkivo-
re (mikrofilmimin, resturimin, konservimin, digjitalizimin, etj.);
- bënë përpunimin profesional të lëndës arkivore;
- përpilon udhëzime metodike, standarde dhe normative për veprimtarinë
arkivore;
- përcjell dhe studion zhvillimin e veprimtarisë arkivore;
- siguron kushtet për shfrytëzimin e lëndës arkivore dhe të njëjtën e jep
në shfrytëzim;
- përpilon mjetet informative-shkencore;
- bënë hulumtime me qëllim të kompletimit të fondeve arkivore;
- publikon lëndën arkivore, revistat profesionale dhe invetarët;
- organizon ligjerata, ekspozita dhe forma të tjera të përshtatshme të
veprimtarisë kulturore, arsimore dhe shkencore;
- organizon arsimimin profesional dhe përfeksionimin e zyrtarëve
arkivorë;
- zhvillon bashkëpunimin ndërarkivor dhe ndërkombëtar;
- me kërkesë të personave të interesuar juridikë dhe fizikë lëshon
certifikata, vërtetime, përshkrime të vërtetuara, fotokopje dhe dokumente të tjera
për faktet të cilat i përmban lënda arkivore.
FUNKSIONET E ARKIVIT
Funksioni bashkëkohor i arkivit

Funksioni themelor i arkivit, pra qëllimi dhe detyrat e arkivit në çdo shtet
është që të ruan lëndën arkivore si pjesë e trashëgimisë kulturore të shkruar ku
gjendet memoria e popullit. Në realizimin e këtij qëllim është e domosdoshme
që të sigurohen disa parakushte që në bazë kanë të bëjnë:
- ndërtimi i sistemit juridik përkatës, në të cilën legjislacioni arkivor
(ligjet dhe aktet nënligore) do të jenë tërësi e harmonizuar që njëherit edhe
kompatibile me dispozitat tjera që kanë të bëjnë me dokumentet;
- ndërtimit i strukturës përkatëse administrative të shërbimit arkivor
efikas për shtetin;
- sigurimi i kuadrove arkivore optimale si bartës të veprimtarisë, shko-
llimin nëpërmjet institucioneve të sistemit, dhe pastaj edhe edukimeve shtesë,
sidomos për profesionet speciale;
- sigurimi i infrastrukturës adekuate informative duke aplikuar teknolo-
gjinë bashkëkohore informative;
- sigurimi i qasjes në informata nga dokumentacioni, si instrument i
realizimit të të drejtave dhe nevojave të tyre kulturore, demokratike e të tjera.
Në shtetet e zhvilluara të botës këto parakushte kryesisht janë siguruar.
Janë aprovuar dhe implementuar në sistemin arkivore fushat e teknologjisë
informative, kështu që shërbimet arkivore janë bërë segment i rëndësishëm i
sistemit informativ të shtetit të vet. Në shtetet tjera me zhvillim të mesëm, këto
procese janë në fazën e zhvillimit, ndërsa në shtetet e tranzicionit, shumë çështje
me rëndësi nga kjo lëmi janë në fazën fillestare. Kjo ka kushtëzuar që gjendja e
arkivave në shtetet e Evropës dhe të botës është e llojllojshme dhe e pabarabartë.
Në disa shtete lufta zhvillohet në mbrojtjen fizike të lëndës arkivore, ndërsa në
disa të tjera procesi i konsolidimit ka përfunduar, ndërsa ato më të zhvilluarat
janë në fazat më të larta të menaxhimit me dokumente, si p.sh në ato të
digjitalizimit, publikimit, etj.
Funksioni juridik e shkencor i arkivit

Arkivi gjatë veprimtarisë së vetë e kryen funksionin juridik dhe shken-
cor. Funksioni juridik i arkivit përbëhet nga prurja e vendimit për mbrojtjen e
lëndës arkivore, përzgjedhjen dhe asgjësimin e materialit të pavlershëm regjis-
traturik, si dhe lëshimin e ekstrakteve nga dokumentet sipas kërkesës së qyteta-
rëve. Ndërsa, funksioni shkencor i arkivit përbëhet nga publikimi i informatave
shkencore. Përveç kësaj përbëhet edhe në publikimin e burimeve më të
42 | Arkivistika
rëndësishme të lëndës arkivore dhe të mjeteve informative- shkencore ndihmëse

(p.sh. inventarëve), si dhe në përparimin e teorisë dhe praktikës arkivore.
LLOJET E ARKIVAVE
Sot në botë ekzistojnë lloje të ndryshme të arkivave. Si institucione të

veçanta veprojnë sipas rregullit arkivat shtetërore, e shpesh edhe arkivat e
krahinave, regjioneve, qyteteve dhe disa arkiva të veçanta publike ose arkivat
private. Një arkiv si do të funkcionojë si institucion apo shërbim është varur nga
tradita, nga sistemi i ndërlikuar dhe i llojllojshëm, lënda e të cilëve merrej në
arkiv, situatave lokale dhe më atë se çka dëshirohej të arrihej me vetë arkivin.
Kur arkivat kryejnë veprimtarinë për një krijues ose për një segment të
administratës, atëherë ai arkiv është i organizuar si shërbim ose sektor në kuadër
të atij krijuesi ose segmenti të sistemit administrativ. Këto janë arkivat e qyteteve
ose të komunave, të universiteteve, qendrave mjekësore ose ndonjë subjekti
ekonomik, shoqatave ose personave të tjerë juridikë që shpesh janë të strukturuar
si shërbime ose sektorë në sistem, brenda sistemit të rregullimit të përgjithshëm
administrativ, lënda e të cilit është arkivuar. Përveç statusit formal-juridik, në
organizimin dhe punët profesionale nuk dallojnë shumë nga arkivat të tjera
publike.
Në mjediset e vogla, atje ku ka sasi të vogël të lëndës arkivore, kujdesi
për mbrojtjen e saj iu është besuar disa punëtorëve, që arkivi mund të mos jetë
njësi e veçantë organizative, por si grup i punëve dhe autorizimeve. Kjo ka të
bëjë për disa shkrimtore dhe arkiva të tyre, të cilët nuk përbëjnë një njësi të
veçantë, por janë në përbërje të ndonjë sektori (kryesisht atij të punëve të
përgjithshme, administrative ose juridike).
Dokumentet arkivore ruhen në tërësi të lidhura në veprimtarinë e
shërbimeve të caktuara. Ai dokumentacion ruhet në shërbimet përkatëse që është
me regjim të veçantë të administrimit dhe të shfrytëzimit. Kjo ka të bëjë për
dokumentacionin që iu shërben sektorëve përkatëse për punë, si p.sh. ato
projektuese, hulumtuese – shkencore etj.
Lënda arkivore që ruhet në biblioteka dhe muze, mund të bashkohet në
kuadër të një sektori ose koleksioni, p.sh. koleksioni i dorëshkrimeve, por i
klasifikuar në koleksione të ndryshme sipas ndonjë kriteri tematik ose formal.
Arkivat publike/shtetërore
Arkivat e sotëm shtetërorë janë shembull tipik i institucionalizimit dhe i
rrjetit të arkivave të centralizuar, në të cilat një arkiv ose rrjet i arkivave
shtetërore kompetent për lëndën e tërë administratës shtetërore. Arkivat

shtetërore munden me qenë të tipit të përgjithshëm, të cilat e pranojnë lëndën e
të gjitha organeve shtetërore, përveç nëse është rregulluar ndryshe me ndonjë
dispozitë ligjore, por edhe lëndët tjera publike dhe private për të cilën nuk është
përgjegjës ndonjë arkiv tjetër si kompetent. Ky lloj arkivi është themel kryesor
dhe bazë e çdo rrjeti të arkivave. Në disa shtete ekziston një lloj arkivi i tillë i
tipit të përgjithshëm, i cili është kompetent për tërë lëndën arkivore të
provinijencës shtetërore, pa marrë parasysh në nivelin e organeve admini-
strative, siç është rasti me Arkivin Shtetëror të Kosovës, përkatësisht Agjencinë
Shtetërore të Arkivave të Kosovës. Mirëpo, ka raste kur në një shtet ekzistojnë
disa arkiva shtetërore të tipit të përgjithshëm, siç është rasti me Kroacinë, ku një
është kompetent për organet qendrore shtetërore, ndërsa të tjerët për lëndën e
organeve që veprojnë në territorin e caktuar. Pra, mund të flasim për centra-
lizimin dhe decentralizimin e shërbimit arkivorë shtetëror. Në Kosovë shërbimi
arkivor shtetëror është i centralizuar.
Përveç arkivave të përgjithshëm ekzistojnë edhe Arkivat Shtetërore të
Specializuar, që janë kompetent për lëndën e disa organeve shtetërore ose
territoreve të caktuara administrative, të cilët janë të ndarë nga arkivi kompetent
shtetëror të tipit të përgjithshëm. Më së shpeshti ka të bëjë me arkivat
parlamentare, arkivat ushtarake që mbulojnë resorin e mbrojtjes dhe forcave të
sigurisë, pastaj arkivave të ministrisë së punëve të jashtme dhe disa të tjera.
Përveç që kujdesën për lëndën e provinijencës shtetërore, arkivat
shtetërore të tipit të përgjithshëm shpesh i kanë edhe dy role të rëndësishme. E
para, manifestohen në mbikëqyrjen e mbrojtjes së lëndës arkivore në përgjithësi,
me punën e arkivave të tjerë dhe në zbatimin e dispozitave që e përcaktojnë
veprimtarinë arkivore. Këtu arkivat shtetërore e kanë rolin e organit administera-
tiv ose mbikëqyrës, që nuk është si veprimtari themelore e arkivit, por nga
vendimi i ligjdhënësit që në to të bartë disa autorizime të caktuara. Në disa shtete
këto punë nuk i kryejnë arkivat por ministritë kompetente ose organet tjera
administrative, shpesh edhe nëpërmjet të sektorëve të caktuara administrativ, siç
janë drejtoritë e arkivave ose shërbime të caktuara të inspekcionit.
Përveç kësaj, arkivat shtetërore shpesh janë kompetent dhe për lëndën e
cila nuk është e provinijencës shtetërore, para se gjithash për lëndën arkivore
publike për të cilën nuk është kompetent ndonjë arkiv tjetër. Me dispozitat me
të cilat rregullohet veprimtaria arkivore dhe mbrojtja e të mirave kulturore, në
mënyrë të qartë përcaktohet edhe obligimi i ruajtjes së lëndës arkivore të
shërbimeve të tjera publike, të qyteteve dhe njësive të tjera territoriale dhe të
qeverisjes lokale, si dhe atje ku nuk është krijuar shërbimi i veçantë arkivor,
arkivat shtetërore dalin si bartës të veprimtarisë arkivore. Kështu, krijohen
44 | Arkivistika
arkivat e tipit të përgjithshëm, të cilët nuk janë vetëm shtetëror, por njëherit edhe
territorial, të qyteteve dhe të komunave, kompetent për të gjitha ose për
shumicën e shërbimeve publike në territorin e caktuar, kështu që mund të flasim
për Arkivin Publik të tipit të përgjithshëm¸ siç janë p.sh në Slloveni, Kroaci, etj.
Në Kosovë arkiva të tillë siç i quajmë Rajonal (Ndërkomunal) janë në kuadër të
Agjencisë Shtetërore të Arkivave të Kosovës dhe se nuk e kanë cilësinë e
personit juridik.
Arkivat të tjerë publikë

Lënda arkivore në parim i takon dhe ka rëndësi të posaçme me punën e
të cilit është krijuar dhe për veprimtarinë dhe të kaluarën që dëshmon. Nevojat
publike dhe interesat nuk manifestohen vetëm nëpërmjet të administratës
shtetërore, por edhe nëpërmjet të sistemit të administratës lokale dhe rajonale –
krahina, rajone, qytete dhe komuna, dhe disa veprimtari publike që janë
themeluar në mënyrë autonome, siç janë universitetet, mediet publike, odat dhe
format e ngjashme të nevojave publike të institucionalizuara dhe të autorizimeve
jashtë sistemit klasik administrativ.
Segmenti më i rëndësishëm i arkivave publike jashtë sistemit të arkivave
shtetërore pa dyshim janë arkivat e njësive lokale dhe administratës rajonale,
qyteteve dhe komunave. Në zhvillimin dhe mirëmbajtjen, siç quhen në botë, por
edhe te ne në Kosovës – te arkivat komunale ndikojnë rrethanat historike, niveli
i autonomisë, kontinuiteti në veprimtarinë autonome dhe rregullimi shtetëror në
disa periudha. Në shumë shtete të botës arkivat komunale janë mjaftë të zhvi-
lluara dhe kanë traditë të gjatë, për dallim që në Kosovë pranë komunave
ekzistojnë arkivat komunale, të cilat më tepër e kanë karakterin e arkivit
administrativ.
Arkivat komunale ndërmjet veti dallojnë në aspektin e rregullimit,
madhësisë dhe mënyrës së organizimit të veprimtarisë. Ka arkiva të mëdhenj të
qyteteve që veprojnë si institucione të pavarura me strukturë të madhe të
organizimit, por ka edhe arkiva modest në kuadër të ndonjë sektori të
administratës së komunës.
Arkivat Speciale
Në mesin e arkivave të tjerë publik duhet përmendur arkivat speciale të
universiteteve, të mediave dhe të tjera, prapa të cilave qendron shteti ose ndonjë
organ tjetër publik. Universiteti si institucion autonom, andaj është i obliguar që
ta ketë edhe arkivin vetanak. Në disa shtete arkivat e universiteteve funkcionojnë
si sektor i pavarur i arkivit, e diku tjetër janë të ndërlidhur me bibliotekat, e diku
tjetër me shërbimet administrative të universitetit.
Arkivat Publike të Mediave

Janë arkiva të specializuara të cilët e ruajnë dhe e përpunojnë lëndën e
mediave publike, para se gjithash të atyre të cilat janë në pronësi të shtetit, e
nganjëherë edhe private, përkatësisht të mediave të privatizuara. Arsye
themelore e ndarjes së kësaj lënde nga kompetencat e arkivave të përgjithshme
publike është në lëndën specifike e cila krijohet me punën e medieve, siç janë
radio dhe televizioni, por edhe rëndësia për prodhimin vijues që lënda arkivore
çdo ditë shfrytëzohet për prodhimin e programeve të reja.
Prej arkivave të tjerë special mund të përmendim edhe arkivat ekonomik,
nga të cilët ka arkiva private dhe publike, arkivat e lëvizjeve të rëndësishme
shoqërore dhe politike, të institucioneve shkencore dhe arkivat publike që në
aspektin tematik janë të drejtuar në lëmi të caktuara të jetës shoqërore,
jashtëzakonisht të rëndësishëm për proceset historike, periudha ose ngjarje. Në
Kosovë këtë lloj arkivi mund ta konsiderojmë, atë që është në formim në
Institutin për krime të luftës në Kosovë në periudhën 1998-1999.
Arkivat Private
Arkivat private grumbullojnë dhe ruajnë lëndën e themeluesve të tyre, e
nganjëherë edhe lëndën e personave të tjerë juridikë dhe privatë. Kufijtë në mes
të arkivave private dhe publike nganjëherë nuk është lehtë dhe qartë të
përcaktohen. Partitë politike dhe sindikatat në parim janë shoqata vullnetare të
individëve, por natyra e veprimtarisë së tyre në mënyrë të theksuar është e
ndërlidhur me jetën publike dhe me institucionet. Në disa shtete në rregullimin
shoqëror ato organizata janë integruar në sistemin e administrimit publik dhe të
shërbimeve publike dhe veprojnë si mekanizëm i pushtetit publik. Nëse sot
mendojnë se besimi, xhamia, kisha, sinagoga është çështje private e individëve,
në të kaluarën institucionet fetare, sidomos kishat përveç funksionit fetar kishin
edhe funksione publike dhe administrative. Gjithashtu, edhe në shumë arkiva të
familjeve të sundimtarëve, me lëndë me përmbajtje private mund të gjenden
shpesh edhe lëndë që kanë kryer funksionin e sundimtarit në çdo aspekt. Kështu
që, sundimtari nuk vepron si person privat, por edhe si pjesë e sistemit
administrativ.
Kufijtë në mes të lëndës publike dhe private e bëjnë të pasigurt edhe
proceset e nacionalizimit, privatizimit dhe bartja e autorizimeve publike në
personat publiko-privat. P.sh. shteti mund të administron drejtpërdrejtë me
resurset e veta natyrore, që kuptohet edhe krijohet lënda arkivore publike, por
ato punë mundet në një pjesë të caktuar t’ua bartë edhe personave privat.
Atëherë, duhet vendosur vijën ndërmjet asaj pjese të dokumentacionit që
46 | Arkivistika
krijohet në kryerjen e autorizimeve publike dhe asaj që është rezultat

ekskluzivisht i aktiviteteve afariste private.
Në mesin e arkivave private zakonisht si më të rëndësishmit dallohen
arkivat e bashkësive fetare, arkivat ekonomike, arkivat e familjeve, arkivat e
partive politike dhe të lëvizjeve dhe organizatave të tjera të angazhuara
shoqërore. Në deceniet e fundit veprojnë shumë lëvizje për mbrojtjen e të
drejtave të njeriut ose të drejtat dhe interesat e grupeve specifike, kanë zbuluar
forcën e identifikimit dhe veprimit publik që përmbajnë konceptin e arkivit,
kështu që sot kemi mjaft arkiva që janë krijuar me punën e atyre lëvizjeve dhe
grupeve: nga të drejtat e njeriut, barazisë së gjinive dhe të grupeve shoqërore të
pakicave, deri te asociacionet e pastra të interesit. Fakti se themelimi i këtij
arkivi flet se lëvizja, grupi ose ideja që qëndron pas tyre, janë bërë relevante
dhe e pranuar si bashkëbisedues në shoqëri të cilës i drejtohet.
ARKIVAT NË VEND, RAJON DHE NË BOTË
Arkivat në Republikën e Kosovës

Për arkivat dhe shërbimin arkivor në territorin e sotëm të Kosovës nuk
kemi shënime të duhura deri në kohën pas Luftës së Dytë Botërore. Në Kosovë,
siç është e njohur për shkak të sundimit shekullor nga të huajt, mungonte kujdesi
për dokumentet e shkruara, ndërsa okupatorët dokumentet me rëndësi të
posaçme historike e shkencore i shkatërronin ose i bartnin në arkivat e veta.
Kështu, te ne deri në vitin 1948 nuk ekzistonte kurrfarë shërbimi arkivorë.
Prandaj, si pasojë e tërë kësaj ishte shkatërrimi i shumë dokumenteve të shkruara
e të krijuara në trevat shqiptare, konkretisht në Kosovë.
Organizimi i mirëfilltë i shërbimit të sotëm arkivorë daton që nga viti
1948, kur në kuadrin e Drejtoratit Krahinor për Arsim dhe Kulturë, formohet
Qendra arkivore, e cila kujdesej për mbrojtjen, evidencimin etj. të lëndës
arkivore. Më 20 mars 1951, në bazë të Ligjit mbi arkivat shtetërore të ish
Jugosllavisë dhe me Vendimin e Këshillit Popullor Krahinor formohet Arkivi
Shtetëror i Krahinës, tani Agjencia Shtetërore e Arkivave të Kosovës, në
Prishtinë. Që nga fillimi e deri në vitin 1968, përkatësisht deri në vitin 1970, kur
u krijua rrjeti arkivor në baza ndërkomunale e komunale, Arkivi kreu funksionin
e vet në tërë Kosovën.
- Arkivi Ndërkomunal i Prizrenit: Arkivi është themeluar me vendimin e
Kuvendit të komunës së Prizrenit 01 nr. 14109, datë 26.12.1967, me qëllim të
mbrojtjes së lëndës arkivore për territorin e komunave të Prizrenit, Suharekës,
Rahovecit, Malishevës dhe Dragashit.
- Arkivi Ndërkomunal i Pejës: Është themeluar me vendimin e Kuvendit

të Komunës së Pejës nr. 1284/1, të vitit 1968, i cili ia filloi punës në këtë vit.
Kompetencat territoriale shtriheshin në territorin e komunave të Pejës, Istogut
dhe Klinës. Këto komuna deri në vitin 1988, në një farë forme bashkëpunojnë,
por pastaj ndahen dhe krijojnë arkiva të veta.
- Arkivi Nërkomunal i Mitrovicë: Është themeluar në vitin 1968, i cili
punës ia filloi në dhjetor të vitit 1970. Kompetencat e këtij arkivi shtriheshin në
territorin e komunave të Vushtrrisë, Skënderajit, Leposaviqit dhe Mitrovicës.
Më vonë nga siç u tha më lartë nga ky arkiv u ndanë si të pavarur Arkivi
i Vushtrrisë dhe Arkivi i Skënderaj. Mirëpo, me themelimin e komunave të reja
të Zubin Potokut dhe Zveçanit, kompetencat territoriale të këtij arkivi prapë
mbetën nën mbikëqyrjen e këtij Arkivi.
- Arkivi Ndërkomunal i Gjilanit: Është themeluar më vendimin e
Kuvendit të Komunës së Gjilanit, nr. 01-630, datë, 2 mars 1971, sipas
marrëveshjes për komunat e Gjilanit, Kamenicës dhe Vitisë. Mirëpo, punës ia
fillon në 2.03.1977.
- Arkivi i Qytetit – Prishtinë: Është themeluar me vendimin e Kuvendit
të komunës së Prishtinës nr. 262, datë 21 janar 1969. Kompetencat territoriale
në fillim ishin shtrirë në territorin e komunës së: Prishtinës, Lipjanit, Podujevës,
Kaçanikut, Ferizajt dhe Drenasit (Gllogocit). Mirëpo, ky bashkëpunim nuk
funksionoi në mënyrë të duhur. Përveç Kuvendit të Komunës së Kaçanikut i cili
krijoi njësinë arkivore në kuadrin e këtij Arkivi që funksionoi deri në vitin 1993,
kuvendet tjera komunale nuk bënin financimin dhe më vonë krijuan arkiva të
veçanta.
Tani kompetencat territoriale të arkivit shtrihen në territorin e komunës
së Prishtinës, Fushë-Kosovës, Obiliqit dhe Novobërdës.
- Arkivi Historik – Gjakovë: Është formuar me vendimin e Kuvendit
Komunal të Gjakovës të datës 17.12.1969. Mirëpo, punës ia fillon në vitin 1971,
për territorin e komunës së Gjakovës.
- Arkivi Komunal i Deçanit: është themeluar më 1 janar 1968, për
territorin e kësaj komune. Një kohë i bashkëngjitet Arkivit të Gjakovës dhe të
Pejës. Mirëpo, pastaj funksionon i pavarur deri në vitin 1990, me disa ndërprerje
të vogla. Lokalet e këtij Arkivi ishin të vendosura në Shtëpinë e kulturës në
Junik.
Gjatë agresionit serbë të vitit 1999 tërë dokumentacioni u dogj nga
paramilitarët serbë. Arkivi kishte 27 fonde arkivore me rreth 150 metra gjatësi
lëndë arkivore.
- Arkivi Komunal – Podujevë: Në fillim, kur konstituohet rrjeti arkivorë
në Kosovë, në vitin 1969 ishte paraparë që shërbimi arkivorë i Prishtinës të
48 | Arkivistika
mbulojë edhe këtë komunë. Mirëpo, si i tillë fare nuk funksionoi. Kështu më
vendimin e Kuvendit të Komunës së Podujevës 01 nr. 1/541, datë 18.07.1977
formohet si Arkiv historik i pavarur.
- Arkivi Komunal – Vushtrri: Arkivi prej vitit 1972 punon si seksion në
kuadër të Arkivit të Mitrovicës, ndërsa me vendimin e kuvendit komunal të 10
qershorit 1980, ndahet dhe funksionon si arkiv i pavarur. Themelimi i Arkivit
bëhet me vendimin e Kuvendit Komunal të Vushtrrisë nr. 01-908/1 të vitit 1980.
- Arkivi Historik – Ferizaj: Është themeluar më 19 prill 1980, me
vendimin e kuvendit Komunal të Ferizajit, por punën si institucion komunal ia
fillon më 1 shtator 1980. Kompetencat territoriale shtrihen në territorin e
komunës së Ferizajt, Shtimes dhe Shtërrpces.
- Arkivi Komunal – Viti: Deri me themelimin e këtij Arkivi, shërbimi
arkivorë ishte i organizuar në kuadrin e Arkivit Historik të Gjilanit. Mirëpo, më
vendimin nr. 01-79, datë 12.11.1996 është themeluar nga ana e Kuvendit
Komunal si Arkiv i pavarur me qëllim të kryerjes së veprimtarisë arkivore në
territorin e komunës së Vitisë.
- Arkivi Komunal – Kaçanik: Si njësi arkivore ka punuar deri në vitin
1993 në kuadrin e Arkivit të Qytetit të Prishtinës. Pas kësaj filloi të punoi si
Sektor në kuadrin e shërbimit të administratës së Kuvendit Komunal të
Kaçanikut.
- Arkivi Komunal – Skënderaj: Deri në vitin 1988 ky arkiv funksionon
në kuadrin e Arkivit të Mitrovicës, nga ky vit punon si i pavarur. (Gazeta Zyrtare
e KSAK” nr. 29/88, 4 tetor 1988).
- Sektori i Arkivit pranë Drejtoratit për administratë të përgjithshme të
Kuvendit komunal – Istog: Që nga viti 1969, kur formohet Arkivi i Pejës,
veprimtaria e mbrojtjes së lëndës arkivore iu kishte besuar këtij Arkivi. Mirëpo,
pas 20 viteve, ky bashkëpunim u zbeh, pothuajse nuk funksionoi fare. Kështu
më 24 dhjetor 1987 Kuvendi i Komunës së Istogut merr vendimin për
themelimin e Arkivit Komunal në Istog, si sektor në kuadrin e Drejtoratit për
Administratën e Përgjithshme të Kuvendit të Komunës. Arkivi punës ia ka
filluar më 1 janar 1988.
- Arkivi Komunal – Drenas: Deri në vitin 1977, punonte në kuadrin e
Arkivit të Qytetit të Prishtinës. Por, më 4 nëntor 1977, me vendimin e Kuvendit
të Komunës nr. 01-802, formohet si arkiv i veçantë për këtë komunë.
Kompetenca territoriale për komunën e Drenasit, përkatësisht një pjese të
territorit të Drenicës.
- Arkivi Komunal - Lipjan: Ky sektor deri në vitin 1980 punon në kuadrin
e Arkivit Komunal të Prishtinës, e pastaj ndahet dhe punon si sektor në kuadrin
e Drejtoratit Komunal të Kulturës.
- Arkivi Komunal – Kamenicë: Shërbimi i mbrojtjes së lëndës arkivore

në këtë komunë deri në vitin 1978 e ishte në kuadrin e Arkivit të Gjilanit, por
pastaj është ndarë si i pavarur dhe funksionon në kuadrin e Shtëpisë së Kulturës.
- Arkivi Komunal – Fushë-Kosovë: Është themeluar në vitin 2002,
mirëpo, punës ia ka filluar në vitin 2003.
- Arkivi komunal – Klinë: është themeluar në vitin 2003.
Pranë Kuvendit komunal të Malishevës ekziston njësia arkivore.
Në Kosovë prej vitit 1967 pranë Komitetit Krahinor të LK-së të Kosovës
ka funksionuar edhe Qendra për Arkiv, e cila në vitin 1986 pushon së
funksionuar dhe lënda arkivore kalon në Arkivin e Kosovës.
Pranë Radio Televizionit të Kosovës funksionon Kinoteka e krijuar
menjëherë pas themelimit të tij. E cila ende është duke funksionuar. Pranë
institucioneve shkencore në Kosovë, tani funksionon Arkivi shkencor pranë
Akademisë së Shkencave dhe Arteve të Kosovës dhe Arkivi shkencor pranë
Institutit Albanologjik të Prishtinës.
Me suprimimin e autonomisë nga Kuvendi i RSS, Arkivi i Kosovës
administrohet nga masat e dhunshme dhe i ndërrohet emri në Arkivi i Kosovës
dhe Metohisë. Pas mbarimit të luftës së vitit 1999, dhe vendosjes së
administratës ndërkombëtare të OKB-së, saktësisht më 21 qershor të këtij viti,
arkivi administrohet nga organet legjitime të dala pas luftës dhe i rikthehet emri
Arkivi i Kosovës.
Në vitin 2003, aprovohet Ligji mbi lëndën arkivore dhe arkivat. Në bazë
të këtij ligji krijohet Drejtoria e Arkivave të Kosovës.
Organizimi i shërbimit arkivor është faktor i rëndësishëm në zhvillimin
e tij, sepse në të mbështeten mekanizmat e veprimtarisë së shërbimit. Rrjeti
arkivor është tërësia e arkivave dhe kompetencat e tyre territoriale e ligjore në
mbrojtjen e lëndës arkivore. Ky përfshin organizimin arkivor në territorin e
caktuar.
Shërbimi arkivor i Kosovës është i organizuar sipas rrjetit, analogjikisht
ndërtimit administrativo-territorial të Kosovës, siç janë:
1. Agjencia Shtetërore e Arkivave të Kosovës. Në bazë të Ligjit nr.
03/L-077, për plotësimin dhe ndryshimin e Ligjit nr. 2003/7 për lëndën arkivore
dhe arkivat, Drejtoria e Arkivave të Kosovës shndërrohet në Agjenci Shtetërore
të Arkivave si institucion qendror në kuadër të Qeverisë së Republikës së
Kosovës – Zyrës së Kryeministrit, e cila organizon, drejton dhe kontrollon vepri-
mtarinë arkivore.
Zhvillimi dhe futja e standardeve profesionale dhe standardeve cilësore
për administrimin me lëndë në të gjitha fazat e ciklusit jetësor të dokumenteve
është një prej detyrave prioritare të Agjencisë Shtetërore të Arkivave të Kosovës.
50 | Arkivistika
Në procesion e zhvillimit të strukturës informative do të ndërlidhet shërbimi

arkivor dhe do të inkuadrohet në rrjetin evropian të institucioneve arkivore
(EUN). Ndërsa, tani është inkuadruar në rrjedhat ndërkombëtare, duke u pranuar
në Këshillin Ndërkombëtar të Arkivave, në kategorinë A, si arkiv nacional.
Detyrat dhe synimet e Agjencisë janë: koordinimi, organizimi dhe
udhëheqja e punëve profesionale në mënyrë unike për tërë shërbimin arkivor në
Kosovë; racionalizimi dhe profesionalizimi i shërbimit arkivor; hartimi i
udhëzimeve profesionale, mjeteve informativo-shkencore, legjislaturës etj. në
mënyrë unike për tërë Kosovën; shkollimi i kuadrit arkivor; publikimi i lëndës
arkivore; udhëheqja e disa shërbimeve të përbashkëta profesionale, siç janë:
inspeksioni dhe kontrolli, bashkëpunimi ndërkombëtar, veprimtaria kulturo-
arsimore-propagandistike e përbashkët etj.
2. Arkivi Shtetëror i Kosovës: ruan, mbron dhe administron lëndën
arkivore të organeve dhe të organizatave publike, të personave fizikë, të
familjeve dhe të subjekteve të tjera, veprimtaria e të cilëve shtrihet apo është
shtrirë në territorin e Kosovës apo në një pjesë të saj, që i referohet dokumenteve
të trashëguara nga e kaluara e Kosovës, institucioneve qendrore dhe subjekteve
private të kaluara në pronësi private.
3. Arkivat Ndërkomunale (rajonale): kryejnë veprimtari arkivore me
interes për komunat të cilat i mbulon me shërbimet e veta; ruan, mbron, klasi-
fikon, përpunon, kategorizon etj. lëndë arkivore që i referohet komunave
përkatëse. Në Kosovë funksionojnë arkivat ndërkomunale. Në disa treva quhen
edhe historike, siç janë: në Prishtinë, Pejë, Mitrovicë, Prizren, Gjilan dhe
Gjakovë.
4. Arkivat Komunale: kryejnë veprimtarinë arkivore për nevojat e
komunës përkatëse. Veprimtarinë dhe shërbimin arkivor të sigurimit, mbledhjes,
klasifikimit, ruajtjes, mbrojtjes, përzgjedhjes dhe përdorimit të lëndës arkivore
e bën sipas vendimit për themelimin e tyre, udhëzimeve profesionale detyrimore
të autoritetit arkivor përkatës, si dhe standardeve arkivore në përgjithësi.
Në Kosovë, sot veprojnë këto arkiva komunale: Podujevë, Vushtrri,
Drenas, Skenderaj, Istog, Klinë, Kaçanik, Viti, Lipjan, Ferizaj, Kamenicë dhe
Fushë-Kosovë.
5. Arkivat Speciale: Funksionojnë pranë disa institucioneve krijuese të
lëndës arkivore, duke pasur varësi të dyfishtë: metodologjinë nga Agjencia
Shtetërore të Arkivave të Kosovës dhe administrativisht nga institucioni që e ka
krijuar. Në Kosovë ekzistojnë këto arkiva speciale: Arkivi shkencor pranë
Akademisë së Shkencave dhe Arteve të Kosovës dhe pranë Institutit
Albanologjik në Prishtinë.
6. Arkivat e krijuesve të lëndës arkivore: Çdo organ, organizatë,

institucion etj. posedon arkivin e vet të krijuar me punën e tyre të deritanishme.
Ky dokumentacion pas afatit ligjor dorëzohet në arkivin kompetent.
Arkivi Shtetëror i Kosovës, përkatësisht Agjencia Shtetërore e Arkivave
të Kosovës ka kryer dhe kryen veprimtarinë e shërbimit amë. Shërbimi amë
është veprimtari, që e kryen arkivi qendror shtetëror, e që përfshinë mbikëqyrjen
profesionale në veprimtarinë e arkivave dhe në punën për arsimimin dhe perfe-
ksionimin e zyrtarëve që kryejnë punë profesionale në arkiva. Më pastaj ky
shërbim përcjell dhe studion gjendjen e veprimtarisë arkivore në vend, merret
me punët shkencore – hulumtuese nga lëmia e arkivistikës, organizon dhe
koordinon përvojat profesionale dhe bashkëpunimin ndërmjet arkivave, mban
evidencat për arkiva, përpilon udhëzime profesionale dhe normative për punë
profesionale në arkiva, mikrofilmon dhe digjitalizon lëndën arkivore me rëndësi
të veçantë me qëllim të mbrojtjes nga lufta dhe rreziqet e mundëshme si dhe të
shfrytëzimit më të lehtë etj.
Arkivat në Republikën e Shqipërisë

Në Shqipëri, si dhe në shumë vende të tjera, dokumentet i ndeshim në
periudha shumë të hershme. Këtë e vërtetojnë zbulimet e bëra në qytetet e lashta
ilire. Mbishkrimet në gurë ose kronikat e ndryshme flasin se në, qytetet ilire kanë
ekzistuar dokumente dhe vende të posaçme ku ato ruheshin. Fillimet e veprimta-
risë arkivore në trevat shqiptare datojnë që nga antikiteti, kur bibliotekat që
ekzistonin në shtetet ilire, krahas librave ruheshin edhe dokumentet. Evolucioni
i proceseve arkivistike ka njohur të njëjtat drejtime si në vendet e tjera.
Në kushtet e pushtimeve të huaja, organizimi i arkivave kombëtare në
Shqipëri, ka qenë i pamundur. Edhe pas shpalljes së Pavarësisë më 1912, për
shkak të prapambetjes dhe rrethanave të pafavorshme, arkivat mbetën në fazën
e tyre fillestare, si sektorë brenda strukturës organizative të organeve shtetërore,
të ngarkuara për administrimin e dokumenteve të tyre.
Dokumenti i parë që bën fjalë për përpjekjet në krijimin e një Arkivi
Qendror, është vendimi i datës 2 janar 1932 i Këshillit të Lartë të Shtetit, për
shqyrtimin e projekt-rregullores, për regjistrimin e ngjarjeve me rëndësi. Në këtë
projekt-rregullore parashikohej edhe krijimi i Arkivit të Përgjithshëm të Shtetit.
Moment i rëndësishëm për historinë e arkivave shqiptare është projekt-ligji i
vitit 1932 “Për krijimin e Arkivit të Përgjithshëm të Shtetit dhe të Kronikës
historike”. Megjithëse projekt-ligji nuk u zbatua, ai i dha një nxitje zhvillimit të
veprimtarisë arkivore.
Pas Luftës së Dytë Botërore sistemi arkivor shqiptar nuk trashëgonte
ndërtesa të mirëfillta për ruajtjen e dokumenteve, përvoja arkivore në këtë fushë
52 | Arkivistika
qëndronte në disa përpjekje të administratës së mëparshme shtetërore, më shumë

në drejtim të administrimit të tyre.
Në prag të çlirimit, më 17 nëntor 1944, Shtabi i Përgjithshëm i Ushtrisë
Nacional-çlirimtare, me një urdhër dërguar Shtabit të Korparmatës së Parë,
porosiste që të krijohej një komision, në të cilin do të merrte pjesë edhe një anëtar
i Këshillit të Përgjithshëm Nacional-çlirimtar, i cili do të merrte në dorëzim të
gjitha dokumentet zyrtare të shtetit, të ministrive, të bashkive, të kuesturave, të
ushtrisë kuislinge dhe të ruheshin ato prej forcave të armatosura. Në vitin 1947
sillen disa qarkore për grumbullimin dhe ruajtjen e dokumenteve arkivore.
Krahas krijimit të arkivave qendrorë, propozohej krijimi i arkivave të
institucioneve në veprim. Në vitin 1948, pranë Institutit të Studimeve u krijua
“Arkivi Dokumentar i Institutit”. Ai grumbulloi një sasi të konsiderueshme
dokumentesh historike që ruheshin në organe shtetërore apo individë të veçantë,
duke marrë kështu edhe atributin e një Arkivi Qendror, por jo me të gjitha
karakteristikat e një organi të tillë.
Në qershor të vitit 1949, me Udhëzim të Këshillit të Ministrave të RP të
Shqipërisë, nr. 21, datë 8 qershor 1949, krijohet Arkivi i Shtetit, pranë Institutit
të Shkencave, i cili do të grumbullonte dhe do të administronte dokumentet që
ruheshin në Shqipëri që nga kohët më të lashta deri më 28 Nëntor 1944 si ato të
institucioneve të ndryshme të periudhës së pushtetit popullor. Arkivi i Shtetit do
të kishte dy funksione kryesore: grumbullimin dhe administrimin e
dokumenteve arkivore dhe drejtimin e punës arkivore në vend.
Në vitin 1951, Arkivi Qendror i Shtetit kaloi në varësi të Ministrisë së
Punëve të Brendshme. Pas kalimit të Arkivit të Shtetit në varësi të Ministrisë së
Punëve të Brendshme gjatë viteve 1951-1960 vëmendja u përqendrua në
hartimin e dispozitave të punës arkivore, në grumbullimin e dokumenteve të
punës arkivore të vitit 1955. Dispozitat e vitit 1955, në tërësi, përbëjnë përpjekje
për t’u dhënë zgjidhje problemeve themelorë të punës arkivore. Për drejtimin e
arkivave, e të punës arkivore në shkallë vendi duhet përmendur vendimi i Byrosë
Politike të KQ të PPSH, nr. 164, datë 29.04.1955, për krijimin e Drejtorisë së
Arkivave të Shtetit pranë Ministrisë së Punëve të Brendshme.
Me zbatimin e vendimit të Byrosë Politike të KQ të PPSH Këshilli i
Ministrave miratoi rregulloren e Drejtorisë së Arkivave, e cila sikurse Arkivi
Qendror i Shtetit do të ishte në varësitë e Ministrisë së Punëve të Brendshme.
Sipas rregullores së mësipërme, Drejtoria e Arkivave të Shtetit ngarkohej me
administrimin e Fondit Kombëtar, me drejtimin e rrjetit arkivor dhe të punës
arkivore në shkallë vendi. Gjithashtu ajo kishte për detyrë të organizonte
kualifikimin e kuadrit arkivist; të kontrollonte e ndihmonte arkivat e të gjithë
niveleve dhe të organizonte vënien në shfrytëzim të Fondit Arkivor Kombëtar.
Në vitin 1962, u krijua Drejtoria e Përgjithshme e Arkivave të Shtetit, në

varësi të Këshillit të Ministrave. Më pastaj, organizimi strukturor i Drejtorisë së
Përgjithshme të Arkivave të Shtetit dhe përsosja e rrjetit arkivor kanë luajtur në
çdo periudhë, rolin e vet, në nivelin e punës arkivore. Përarsye se në periudha të
ndryshme, për t’iu përgjigjur detyrave që shtronte koha, janë bërë ndryshime
strukturore në Drejtorinë e Përgjithshme të Arkivave të Shtetit dhe është
përsosur rrjeti arkivor i vendit. Por, në tërësinë e masave për përsosjen e
strukturës organizative të Drejtorisë së Përgjithshme të Arkivave të Shtetit dhe
të rrjetit arkivor, kanë qenë dy momente kryesore të kësaj periudhe: riorganizimi
strukturor i Drejtorisë së Përgjithshme të Arkivave të Shtetit i vitit 1982 dhe
krijimi i arkivave të rretheve. Siç po shihet një nga masat më të rëndësishme
është përsosja e rrjetit arkivor. Me vendimin e Këshillit të Ministrave, nr. 72,
datë 14 mars 1985, krijohen arkivat shtetërore në rrethe, sot organe arkivore në
bazë. Arkivat shtetërore të rretheve, janë organe që drejtojnë e përgjigjen për
punën e arkivave në rrethe, dhe varen nga Drejtoria e Përgjithshme e Arkivave
të Shtetit.
Rrjeti arkivor në Shqipëri është i organizuar në këtë formë: Drejtoria e
Përgjithshme e Arkivave të Shqipërisë; Arkivi Qendror Shtetëror; Arkivat
Rajonalë; Arkivat e Rretheve; Arkivat Tekniko-Shkencore; Arkivat e figurës
dhe zërit; Arkivat e organeve shtetërore; Arkivat e organeve joshtetërore dhe
Arkivat e personave fizikë, juridikë, e privatë. Arkivi Qendror Shtetëror,
aktualisht bën pjesë në Drejtorinë e Përgjithshme të Arkivave në Tiranë dhe
drejtohet nga Drejtori i Përgjithshëm.
Dokumenti më i hershëm është Kodiku i Beratit i shek. VI dhe kodikët
tjerë të shek. IX dhe më tutje. AQSH është një prej arkivave më të pasura në
botë si nga sasia ashtu edhe nga vlera kulturo-historike. Me rëndësi të posaçëm
është fondi i disçeve. Tani në vitet e fundit është duke u bërë modernizimi i
arkivave shqiptare, sidomos në inventarizimin dhe digjitalizimin e fondeve dhe
koleksioneve arkivore.
Arkivat në Maqedoni
Institucioni i parë arkivor i themeluar në këtë shtet është më 28 nëntor
1926 me emrin Arkivi Shtetëror në Shkup, i cili funksionon si institucion deri
në vitin 1941 nën udhëheqjen e drejtëpërdrejt të Arkivit Shtetëror të Serbisë në
Beograd. Në vitin 1941 është bashkuar me Muzeun, në cilësinë e sektorit të tij.
Pas mbarimit të Luftës, një kohë mbrojtjen dhe grumbullimin e lëndës
arkivore e bënte Instituti i Historisë Kombëtare dhe Fakulteti Filozofik në
Shkup. Institucioni arkivor, si i pavarur themelohet në vitin 1949 – me emrin
54 | Arkivistika
Arkivi Historik pranë KQ të PK të Maqedonisë, i cili më vonë i bashkohet

Institutit për Histori Kombëtare, ndërsa më vonë Arkivit të Maqedonisë.
Më 1 prill 1951, në bazë të Ligjit për arkivat shtetërore formohet Arkivi
Shtetëror i Maqedonisë.
Në periudhën prej vitit 1952 deri më 1960 janë formuar dhe kanë filluar
punën nëntë arkiva rajonale në: Ohër, Shkup, Kumanovë, Manastir, Veles,
Prilep, Strumicë, Shtip dhe Tetovë. Në vitin 1990, në bazë të nenit 48 të Ligjit
për lëndën arkivore, këto arkiva hyjnë në kuadër të Arkivit të Maqedonisë, si
njësi arkivore.
Në Arkivin e Maqedonisë sot ruhen edhe një numër i konsideruar i
fondeve dhe koleksioneve arkivore të provinijencës së Kosovës.
Arkivat në Kroaci
Në Kroaci ekziston një traditë mjaftë e gjatë në ruajtjen e dokumenteve
të shkruara. Me zhvillimin e kancelarive, posaçërisht në Kroacinë bregdetare që
nga shek. XIII u formuan arkiva të posaçme për ruajtjen e dokumenteve
arkivore. Dokumentet janë ruajtur kryesisht si mjet dëshmie, nga kancelaritë dhe
notaritë.
Fillet e shërbimit arkivor në Kroaci datojnë nga viti 1278, ku llogaritet
themelimi i Arkivit të Dubrovnikut, pastaj ai i Zarës më 1624, Zagrebit më 1870.
Sa i përket Arkivit të sotëm Shtetëror të Kroacisë, fillet e para datojnë
nga viti 1643, ku në bazë të vendimit të Mbretërisë Kroate është caktuar një arkë
e veçantë për ruajtjen e dokumenteve shtetërore, privilegjeve dhe dispozitave
ligjore. Pas marrëveshjes kroate-hungareze, Arkivi Mbretëror Shtetëror bëhet
zyre ndihmëse e Qeverisë Shtetërore, e cila në vitin 1870 miraton Ligjin për
Arkivin Shtetëror në Zagreb, me dispozita për shfrytëzimin e lëndës arkivore,
ku arkivi hapet për opinion. Prej vitit 1962 vepron me emrin Arkivi i Kroacisë.
Në vitin 1979, formohet Kinoteka e Kroacisë si arkiv kombëtar i filmit, ku
Arkivi merr edhe funkcionin e ruajtjes së thesarit kombëtar filmik. Me
pavarësinë e shtetit të Kroacisë ky arkiv shndërrohet në arkiv amë kombëtar i
shërbimit arkivor dhe vepron me emrin Arkivi Shtetëror i Kroacisë.
Arkivi Shtetëror në Dubrovinik si institucion i pavarur vepron që nga
viti 1820, por historiku i tij është shumë më i hershëm. Që nga kohërat më të
vjetra dubrovnikasit e kanë parë nevojën e ruajtjes së dokumenteve të
rëndësishme shtetërore, ndërsa ato më të vjetrat i kanë ruajtur në vend të
posaçëm të sigurt - në relikviumin e Katedralës së Shën Mrisë. Viti i themlimit
të Arkivit të Dubrovinikut mund të llogaritet viti 1278, kur në Dubrovnik vjen
Tomasiono de Savere, personi i parë i shkolluar nga shtetit, noter i paguar –
laik, i cili ka filluart të mban librat zyrtare dhe të noterit. Sot arkivi gjëndet në
Pallatin Sponza.
Ruajtja e dokumenteve ka traditë të gjatë në Zarë, ku dëshmon kronisti
Paulus de Paoli nga shek. XIV, i cili përmend ruajtjen e dokumenteve privi-
legjeve të titullarëve të qytetit që i kanë ruajtur nën harqet e kumbanës së kishës
Shën Maria. Fjala e parë e përmendur “arkiv” në territoret e Kroacisë është
ruajtur në dokumentet e noterit të Zarës, Vannesa Bernardia nga Firma, i vitit
1390, ku përmend "archivium communis Jadre" përkatësisht arkivin e komunës
së Zarës. Në vitin 1451 fisniku Venedikas Francesco Foscari me dekret e lejon
kancelarit të komunës që dokumentet t’i rregullon sipas rendit abecede, dhe
njëherit cakton që kancelari i komunës dhe principatës të mbajnë nga një çelës
të lokalit ku ruhen dokumentet. Ruajtja sistematike dhe e organizuar e
dokumenteve në një vend fillon më 20 shtator 1624, kur providuri gjeneral
Francesco Molin, sipas autorizimit të Senatit të Venedikut, formon Arkivin e
Providurit Gjeneral në Zarë, i cili bëhet qendër rreth të cilës më vonë do të
grumbullohet edhe lënda tjetër. Në aktin e vet përcakton punët në Arkiv, punën
e nëpunësve dhe mënyrën e punës, miraton dispozitën për menaxhim dhe
mbrojtje të lëndës arkivore dhe e cakton titullarin e parë arkivist Nicolu Vegliu,
me pagesë shtetërore. Gjatë shekullit të XVIII në arkiv fillojnë të arkivohen edhe
dokumentet e organeve të tjera administrative, ku arkivi shndërrohet në
isntitucion të rëndësishëm për atë trevë, por edhe më gjerë.
Sot në Republikën e Kroacisë rrjeti arkivorë është i organizuar në këtë
mënyrë: Arkivi Shtetëror i Kroacisë, Arkivat Shtetëror në: Zarë, Dubrovnik,
Zagreb, Rijekë, Osjek, Varazhdin, Split, Sllavonski Brod, Karllovc, Sisak,
Bjellovar dhe Pazin. Përveç këtyre arkivave ekzistojnë edhe arkiva tjera të
shumta pranë institucioneve shkencore, organizatave, kishave, odave etj.
Padyshim më i rëndësishmi është ai i Akademisë Kroate të Shkencave dhe
Arteve.
Arkivat në Austri
Në Austri që në shek. XII, nga koha e dinastisë së Banborgëve, në një
manastir ekzistonte Arkivi i dokumenteve. Mirëpo, Arkivi Haus Hof-und
Stadsarchiv, përkatësisht Österreichisches Staatsarchiv i sotëm në Vjenë është
themeluar në vitin 1749.
Arkivat në Austri deri pas Luftës së Dytë Borëtore ishin të ndara, si
institucione të veçanta. Më pastaj të gjitha institucionet arkivore të Vjenës siç
janë: Arkivi Shtëpiak, Shtetëror dhe i Pallatit, Arkivi i Luftës, Arkivi i Odës
(ekonomik), Arkivi i Ministrisë së Financave, Arkivi i Ministrisë së Punëve të
Brendshme dhe i Drejtësisë dhe të tjera bashkohen në aspektin organizativ,
56 | Arkivistika
ndërsa në aspektin e hapësirës ishte e pamundur. Mendimi për formimin e një

istitututi për ruajtjen e lëndës arkivore të organeve shtetërore administrative të
Monarkisë së Austrisë (Hazburgëve) daton që nga fillimi i shek. XVIII, por
rrethanat e ndryshme, shpesh ato të politikës së jashtme, por edhe të
mbrendshme e kanë penguar realizimin e kësaj ideje.
Shkatërrimi i Austro-Hungarisë i ka gjetur arkivat e Vjenës në nivelin e
ekzistimit të shumë institucioneve arkivore speciale, punën e të cilave është
munduar ta koordinon Këshilli i Arkivave (më parë Seksioni i II i Komisionit
për Mbrojtjen e Përmendoreve Historike). Në mesin e atyre institucioneve
dallojmë dy lloje: në një anë arkivat e pavarura, siç ishin Arkivi Shtëpiak,
Shtetëror dhe i Pallatit, Arkivi i Odës (ekonomik) dhe Arkivi i Luftës, ndërsa në
anën tjetër Arkivi i Financave dhe Arkivi i Punëve të Brendshme dhe i
Drejtësisë, që në vërtet ishin në kuadër të institucioneve përkatëse. Republika e
parë nuk ka sjellur ndryshime të mëdha në organizimin e arkivave të Vjenës,
përveç asaj që Arkivi i Luftës ka hyrë nën administrimin civil.
Aneksimi i Austrisë nga Gjermania naciste më 1938 ka sjellur që disa
ndryshime në arkivat e Vjenës, kështu që Arkivi i Luftës hynë nën varësinë e
Arkivit Qendror Ushtarak në Berlin. Është themeluar një arkiv qendror i quajtur
Reichsarchiv Ëien, që ka përfshirë të gjitha arkivat e përmendura më lartë. Por,
pas mbarimit të luftës është dashur që të dimilitarizohet Arkivi i Luftës, kështu
që mendimi për institucionin unik qendror të Austrisë nën një drejtori gjenerale,
përfundimisht është realizuar. Sipas strukturës së re organizative është krijuar
Arkivi Shtetëror i Austrisë (Österreichisches Staatsarchiv – OeStA) me
Drejtorinë Gjenerale (Generaldirektion – GD) me pesë sektore: Arkivi Shtëpiak,
i Pallatit dhe Shtetëror (Haus-, Hof- und Statsarchiv – HHStA), Arkivi i Luftës
(Kriegsarchiv – KA), pastaj Arkivi i Bashkuar i Financave dhe i Odave (Finanz-
und Hofkammerarchiv – FuHKS), Arkivi i Përgjithshëm Administrativ (Allge-
meines Verëatlungsarchiv – AVA), si pasardhës i Arkivt të Punëve të Brend-
shme dhe të Drejtësisë, si dhe Arkivi i Transporitit (Verkehrsarchiv – VA) që si
bazë e kishte Arkivin e Hekurudhave. Në krye të OeSTA është drejtori general,
ndërsa sektorët i udhëheqin drejtorët.
Arkivi Nacional i Austrisë është një ndër arkivat më të pasura me lëndë
arkivore që ka të bëjë me të kaluarën e Kosovës.
Arkivat në Britani të Madhe

Në Britani të Madhe veprojnë tri arkiva kombëtare: Arkivi Shtetëror me
seli në Londër, Arkivi i Skotlondës me seli në Edingurg dhe Arkivi Shtetëror i
Irlandës Veriore me seli në Belfast.
Arkivi Shtetëror (Public Record Office) në Londër është themeluar me

Ligjin e vitit 1838. Në krye të të cilit ishte njëri prej gjyqëtarëve të shumtë, që e
ka pasur titullin: “Zot i dokumenteve”. Detyrë e këtij Arkivi ishte grumbullimi
dhe bashkimi i të gjitha dokumenteve që nga koha e Normanëve që ishin të
shpërndar nëpër shumë vende. Për këtë qëllim prej vitit 1851-1900 është
ndërtuar ndërtesa e veçantë në Chancery Lane. Në vitin 1852, me ligj zgjerohen
kompetencat e arkivit në të gjitha dokumentet shtetërore. Pas vitit 1920
ndërtohen edhe ndërtesa të tjera. Me ligjin e ri të vitit 1958, Lordi Kancelari e
merrë përgjegjësinë për arkivat shtetërore. Prej vitit 1959, është përcaktuar
drejtori i përhershëm i Arkivit Shtetëror (The Keeper of the P.R.O.). Ky ligj dhe
ai i vitit 1967, janë bazat e organizimit dhe të kompetencave të Arkivit Shtetëror.
Në harmoni me këtë, Arkivi Nacional në Londër është qendra kryesore për
lëndën arkivore të Mbretërisë së Bashkuar dhe të gjykatave të Anglisë dhe të
Vellësit. Dokumeti më i vjetër është Libri i Katastirit i vitit 1086. (Domesday
Book).
Sot me rëndësi të posaçme është edhe arkivi: United Kingdom – National
Digital Archive of Datasets, etj. Ndërsa, nga arkivat e filmit duhet përmendur:
British Film Institute (Naional Film Archive), London; Film and Video Archive,
London etj.
Arkivi Nacional i Londrës, me seli në Kew – Richmond, është një ndër
arkivat më të pasura me lëndë arkivore për të kaluarën e Kosovës. Fondi më i
rëndësishëm është FO 381 – Foriegen Office.
Arkivat në Bosnje dhe Hercegovinë

Në kështjellat e sundimtarëve dhe feudalëve boshnjakë dhe hercegovas
janë ruajtur si koleksione, akte të ndryshme, ndërsa gjatë kohës së sundimit
osman, aktet ruheshin nëpër depo. Në vitin 1865 pas ndarjes së re administrative
në Bosnje dhe Hercegovinë, në Drejtorinë e Vilajetit u krijua – institucioni për
aktet e Vilajetit. Mirëpo, edhe përkundër disa përpjekjeve për themelimin e
arkivit, Arkivi Shtetëror u themelua në vitin 1947. Pas këtij viti themelohen
arkivat historik në: Sarajevë (1948), Banjallukë (1953), Doboj (1954), Travnik,
Tuzëll, Mostar. Përveç këtyre arkivave ekzistonin edhe arkiva speciale, sikurse
që ishte ai i Institutit Oriental në Sarajevë. Mirëpo, në luftën e fundit në Bosnje
1991-1995, një pjesë e dokumentacionit arkivor është djegur. Poashtu në trazirat
në Bosnje, në janar të vitit 2014 është shkatërruar një pjesë dokumentacionit në
Arkivin Republikës së Bosnjes dhe Hercegovinës.
Me mbarimin e luftës në Bosnje e Hercegovinë në vitin 1996, pas ndarjes
administrative, edhe shërbimi arkivor në këtë shtet pëson ndryshime. Krijohet
një shërbim administrativ i decentralizuar. Nuk ekziston asnjë arkiv amë
58 | Arkivistika
qendror. Sot, shërbimi arkivor në Bosnje e Hercegovinë është i organizuar në

këtë mënyrë: Arkivi i Bosnjës dhe Hercegovinës në Sarajevë, Arkivi i Federatës
së Bosnjës dhe Hercegovinës në Sarajevë, Arkivi i Republikës Serbe në Banja
Llukë, Arkivat e Kantoneve në: Sarajevë, Tuzëll, Mostar, Travnik, Bihaq dhe
Shiki Breg.
Arkivat në Bullgari
Pas vitit 1878 në Bullgari filloi grumbullimi i lëndës arkivore, dhe
funksionin e arkivit e kryente Biblioteka Popullore në Sofje. Në vitin 1951
themelohet Drejtorati arkivor pranë Ministrisë së Punëve të Brendshme.
Në Bullgari, përveç dy arkivave shtetërore qendrore (Arkivi Shtetëror
Qendor Historik deri më 9 shtator 1944 dhe Arkivi Qendror Shtetëror RPB prej
9 shtatorit 1944, punojnë edhe 26 arkiva të qarqeve, pastaj Arkivi Historiko-
Ushtarak, Arkivi i Partisë etj. Arkivat më të njohura të qarqeve janë në Sofi,
Tërnovë, Pllovdiv, Varnë etj.
Me rëndësi janë edhe Arkivi bullgar i Bibliotekës Popullore «Qiril dhe
Metodi», Arkivi Shkencor i Akademisë së Shkencave të Bullgarisë, Arkivi
Qendror Shtetëror i Historisë së Republikës së Bullgarisë, Arkivi i Ministrisë së
Punëve të Jashtme, Arkivi Ushtarako-Historik, dhe arkiva të tjera në disa krahina
dhe qytete, por edhe arkivat speciale.
Arkivat në Francë
Organizimi i mirëfilltë i shërbimit arkivor në Francë fillon pas
Revolucionit Borgjez Françez në vitin 1789. Me dekretlin e 12 shtatorit të vitit
1790, Arkivi i Asamblesë popullore (i krijuar me 1789), u caktua të ruante të
gjitha aktet e asamblesë popullore lidhur me kushtetutën, jurisprudencën,
veprimtarinë legjislative, ndarjen administrative të Francës, duke u shpallur
Arkiv Kombëtar i Francës. Në fakt, pas një organizimi të brendshëm me disa
dekrete të veçanta në ligjin e 27 qershorit 1794 u shpall Arkivi Nacional, duke
u shndërruar në një qendrë arkivore për të gjithë arkivat e Francës. Centralizimi
i shërbimit arkivor u decentralizua pjesërisht me ligjin e 26 tetorit 1796, me të
cilin u formuna arkivat e departamenteve, në kryeqytetet e atyre njësive
administrative. Arkivat e departamenteve duhej të grumbullonin të gjitha aktet
e shkruara nga depot e distrikteve, të komunave dhe të arkivave kishtare. Këto
arkiva varëshin nga Arkivi Nacional.
Në vitin 1897 në Paris themelohet Drejtoria e Arkivave të Francës. Në
përgjithësi arkivat në Francë janë nën përgjegjësinë e kësaj Drejtorie. Drejtoria
udhëheq drejtpërdrejt Arkivat kombëtare dhe siguron kontrollin specifik dhe
teknik të arkivave regjionale, të departamenteve dhe atyre komunale.
Arkivat kombëtare franceze siç u tha, janë krijuar nga Revolucioni i vitit
1789. Ato ruajnë dokumente që kanë prejardhje nga qeveria dhe nga organet
qendrore të shtetit. Ato përfshijnë: një shërbim qendror në Paris (komuna e
Subisë dhe Rohanës); Qendra e pranimit dhe e kërkimit të arkivave kombëtare
që quhet CARAN; Qendra e arkivave të natyrës së punës është në Robuaix;
Qendra e Arkivave Bashkëkohor është në Fontainebleau; Qendra e Arkivave të
Outre- Mer, në Aix-en-Provence; Depoja qendrore e mikrofilmave, në Espeyran
(Gard). Kjo ruan mikrofilma të dokumenteve të arkivave kombëtare dhe të
departamenteve.
Arkivat regjionale franceze janë krijuar përmes ligjit të 22 korrikut të
vitit 1983 mbi decentralizimin, dhe definon përmes Ligjit të 28 nëntorit 1990 si
të vetmet arkiva të shërbimeve që varen nga këshilli rajonal.
Drejtoria e Arkivave të Francës krijon, orienton, vlerëson dhe kontrollon
veprimin e shtetit sa iu përket arkivave publike dhe të organeve administrative,
civile, shkencore dhe kulturore. Ajo kujdeset për ruajtjen e arkivave private, të
cilat në pikëpamje historike paraqesin interes publik. Ekziston edhe Drejtoria e
Arkivave pranë Ministrisë së Punëve të Jashtme.
Arkivat në Greqi
Arkivi Shetëror Gjeneral i Greqisë (Γενικά Αρχεία του Κράτους) është
arkivi nacional në Greqi. Është themeluar në vitin 1914 (Eleftherios Venizelos'
government).
Më pastaj në vitin 1937 filloi riorganizimi i shërbimit arkivor. Në vitin
1939 me ligj është rregulluar ruajtja e obliguar e dokumenteve dhe marrja e tyre
nga personat privat.
Në Greqi ekzistojnë shumë arkiva, por më të njohurit janë Arkivi i
Përgjithshëm Shtetëror, Arkivi i Ministrisë së Punëve të Jashtme i Athinës,
Arkivi Historik i Maqedonisë, Arkivi i Korfuzit, Arkivat e Athosit, etj. Një prej
arkivave kishtare më të njohur është Arkivi i Hinlandarit.
Arkivat në Gjermani
Pasi që Gjermania ishte e ndarë në shumë territore të pavarura, arkiv
qendror ishte vetëm ai që e themeluan Habsburgët në fillim të shekullit XV. Nga
viti 1749 e këndej Haus-Hof-und Staatsarchiv (Arkivi i Dinastisë, i Oborrit dhe
i shtetit Perandorak të Habsburgut) në Vjenë i mori mbi vete këto dokumente.
Regjistrimet qendrore ishin të vendosura në arkivat e njësive individuale
qendrore perandorake. Kështu, regjistrimet e Reichskammergericht mbaheshin
në Ëetzlar, regjistrimet e Reichshofrat mbaheshin në Huas - Hof- und Staats-
archiv në Vjenë, ndërsa dokumentet e mbledhjeve të fisnikëve perandorakë
60 | Arkivistika
mbaheshin në zyrën e lordëve të zgjedhur në Mainz. Pas bashkimit të

Gjermanisë më 1871, arkiviat nuk u unisuan, madje ndodhi e kundërta. Deri në
këtë kohë dokumentet e Reichskammergericht, të cilat mbaheshin në një arkiv
të përbashkët qendror, u ndanë nëpër territore të ndryshme të federatës gjermane
(Deutscher Bund). Vetëm në vitin 1919 u themelua Arkivi Qendror i Perandorisë
(Reichsarchiv) në Potsdam, afër Berlinit. Pasues i Arkivit Qendror të
Perandorisë është arkivi i sotëm i Koblencit. Megjithatë, pjesa më e madhe e
dokumenteve ruhen në Arkivin Qendror të provincave të veçanta gjermane.
Formohen edhe arkivat speciale, si ai i luftës, i hartave gjeografike, i fotografive,
i filmave etj. Shërbimin arkivor e ka udhëhequr Drejtoria e Përgjithshme e
Arkivave. Me ardhjen e Hitlerit në pushtet, në vitin 1936 është formuar shërbimi
i posaçëm arkivor në kuadrin e Armatës (pra, si i pavarur prej Arkivit
Perandorak) – Drejtorati i arkivave ushtarake i cili ishte nën komandën e shtabit
gjeneral gjerman.
Pas mbarimit të Luftës së Dytë Botërore, Gjermania coptohet në dy
pjesë. Në Repulikën Federative të Gjermanisë arkivat e vjetër vazhduan të
ekzistonin. Pas vitit 1945, Republika Demokratike Gjermane themeloi një
administratë qendrore të arkivave, me arkiva qendror në Potsdam dhe në
Masenburg dhe arkiva provincialë në provinca të veçanta.
Pas bashkimit të Gjermanisë, shërbimi arkivor pëson disa ndryshime. Ai
u unisua. Kështu, sot në Gjermani funksionon ky rrjet arkivor: Në Republikën
federative të Gjermanisë janë gjithsej 52 arkiva shtetëror të landeve federative
pa degët e jashtme) dhe 6 Arkiva të federatës. Në qytet shtetet (Berlin, Bremen
dhe Hamburg) dhe në disa lande federale (Brandenburg, Saarland, Schlesëig-
Holstein) një Arkiv i shtetit respektivisht i landit çdo herë është përgjegjës për
tërë landin. Në landet tjera federale numri i arkivave shtetëror arrin prej dy
(Mecklenburg-Vorpommern, Rheinland-Pfalz) deri në 9 në Bavari. Në Gjermani
funkcionojnë edhe disa arkiva të tjera në nivel federal.
Arkivat në Hungari
Hapat e parë të organizimit të shërbimit arkivor në Hungari datojnë që
nga viti 1750, atëherë kur themelohet dhe organizohet Arkivi Kombëtar
Hungarez në Budim, i cili në vitin 1874 u shndërrua në Arkiv Qendror Shtetëror.
Pas Luftës së Dytë Botërore, në vitn 1947 miratohet Ligji për rregullimin e
shërbimit arkivor, ndërsa tri vjet më vonë bëhet organizimi i tij, ku formohet
Qendra Kombëtare e Arkivave, e cila bën mbikëqyrjen e tërë rrjetit të arkivave
në vend. Në Hungari ekzistojnë rreth 50 lloje të arkivave, nga ato tri qendrore
kombëtare (historik, ekonomik dhe ushtarak), 21 arkiva kombëtar të provincave
dhe 25 arkiva kishtar.
Në Hungari ekzistojnë edhe shumë arkiva speciale, siç janë: Arkivi i

Akademisë së Shkencave, Arkivi Ushtarak, Arkivi Ujrave, Arkivi i Kinotekës,
Arkivi i Drejtorisë Qendrore të Statistikave, arkiva të shumtë kishtarë etj.
Në Budapest botohet edhe revista Open Society Archives në kuadër të
Centeral European University, Budapest.
Arkivat në Itali
Në kohërat më të vjetra dokumentacioni arkivor ruhej në oborret
mbretërore, në kisha e manastire, në komuna e qytete dhe te noteri. Për shkak të
coptimit administrativ të Italisë, një kohë të gjatë nuk ka mundur me të vie deri
të centralizimi i shërbimit arkivor. Në Itali para bashkimit të saj ndeshim ligjin
e parë arkivor në Mbretërinë e Sicilisë. Ai ishte sjellë më 1813 dhe përbën
themelet e legjislacionit mbi organizimin e mëvonshëm të shërbimit arkivore në
Itali. Pas bashkimit të Italisë u organizua shërbimi arkivor për tërë territorin e
mbretërisë me ligjin e 25 majit 1875. Më këtë ligj i gjithë shërbimi arkivor i
shtetit ishte nën varësinë e Ministrisë së Punëve të Brendshme. Pranë kësaj
Ministrie ishte krijuar një këshill arkivor si organ këshilldhënës, i përbërë nga
ekspertët arkivor, të cilët nuk i takonin stafit drejtues të arkivit. Nga
intendanturat (rretheve administrative) me ligj të veçantë lënda arkivore duhej
të deponohej në arkiva. Me këto lënda ishte përcaktuar edhe një lloj i sistemimit
të lëndës sipas përmbajtjes, përkatësisht parimit të proviniencës. Lënda
sistemohej në tri seksione: aktet gjyqësore, aktet juridike dhe aktet notere. Me
ligjet e mëvonshme, të vitit 1902 dhe 1939 ishte rregulluar edhe çështja e
arkivave private.
Me ligjin e vitit 1911 është bërë një organizim i ri i shërbimit arkivor.
Me ligjin e ri mbi arkivat të datës 22 dhjetor 1939, të gjitha arkivat u shpallën
publike, dhe përveç arkivave kishtare edhe arkivat private u vunë nënë varësinë
dhe mbikqyrejn e arkivave të mëdha shtetërore.
Në Itali formohet Drejtoria Qendore e Arkivave Shtetërore, nën
mbikëqyrjen e të cilës është rrjeti i institucioneve arkivore, në krye me Arkivin
Qendror në Romë.
Administrata e arkivave është në varësi të Drejtorisë së Arkivave. Përveç
arkivave shtetërore, sipas organizimit të vitit 1997, në varësi të Drejtorisë së
Arkivave, bëjnë pjesë edhe: arkivat e organeve shtetërore – kushtetuese, Arkivi
i Punëve të Jashtme, Arkivi Ushtarak, Arkivat e institucioneve lokale, komunale,
rajonale dhe krahinore, arkivat e universiteteve dhe institucioneve kërkimore-
shkencore, arkivat e Odave Ekonomike, Arkivi Kinemotografik, ai audiovizual,
letrar e muzikor, Arkivi i politikave sindikaliste, arkivat e shtypit, bankave dhe
të sigurimit.
62 | Arkivistika
Arkiva shumë të rëndësishëm, të cilët posedojnë me lëndë arkivore nga

periudhat më të hershme historike ekzistojnë në Venedik, Napoli, Milano e
shumë qytete të tjerë.
Në Arkivat shtetërore italiane ruhen dokumentet e organeve juridike dhe
administrative të shtetit, të cilat nuk janë më të nevojshme sa i përket nevojave
të përditshme të shërbimeve, dhe të gjitha dokumentet sekundare nga arkivat
tjera i ka në dispozicion shteti. Organizimi arkivor është i rregulluar përmes
dispozitave, të cilat dalin nga ligji i 30 shtatorit 1963, i cili pjesërisht është
modifikuar më 3 dhjetor 1975, dhe tani kodi i të mirave kulturore dhe i ambientit
më 22 janar 2004.
Dokumentet që ruhen në Arkivin Shtetëror janë që nga viti 721, të cilat
janë gjetur në Arkivin e Shtetit të Milanos, e deri te dokumentet më të reja që
lidhen me origjinalet e ligjeve dhe direktivave të shtetit.
Arkivat në Shtetet e Bashkuara të Amerikës

Lënda e vjetër arkivore në SHBA është ruajtur në mënyrë fragmentare
pranë qeverive federale dhe pjesërisht në biblioteka të shteteve, dhe tek personat
privat. Më 15 shtator 1789, Kongresi amerikan kishte miratuar aktin që të
siguroj mirëmbatjen e veprave, shënimeve dhe vulave në SHBA. Ky akt i dha
përgjegjësi Sekretarit të shtetit për sigurimin dhe lejën për qasjen në dokumentet
zyrtare të Qeverisë federale.
Në vitet 1800 dhe 1801 vendin ku ruheshin këto të dhëna e përfshiu
zjarri dhe shumë dokumente të Departamentit të luftës i shkatërroi. Në vitin 1884
u formua Shoqata e Historianëve Amerikan (AHA) që kishte për qëllim
promovimin e studimeve historike, koleksionimin dhe ruajtjen e dorëshkrimeve
historike dhe për thellimin e interesit për historinë amerikane. Themeluesi i
AHA-së, Franklin Jameson u bë shtytës në lëvizjen për krijimin e arkivit
nacional.
Publikimi i “Udhrrëfyesit për në Arkivin e Qeverisë së Shteteve të
Bashkuara në Washington” nga Komisioni i Arkivës Publike, më 1904 ishte një
zhvillim i rëndësishëm në rrugën për krijimin e arkivit të shënimeve federale. U
zgjërua në edicionin e dytë në vitin 1907. Autori bashkëpunues (Co-author)
Waldo G. Leland, u bë figurë kyqe në krijimin dhe zhvillimin e Arkivit Nacional.
Pra, çdo degë dhe agjenci të qeverisë amerikane ishte përgjegjës për
mbrojtjen e dokumenteve të veta, që shpesh rezultonin me humbjen e tyre. Pas
shumë përpjekjeve, përfundimisht nën udhëheqjen e Franklin Jameson, lëvizja
më 1913 arriti suksesin, kur Kongresi autorizoi organet kompetente për
pregatitjen e planit për ndërtesën e Arkivit Nacional, sipas modeleve evropiane.
Fatkeqësisht, shpërthimi i Luftës së Dytë Botërore dhe pjesëmarrja e SHBA-së
në të e anuloi projektin. Pas luftës filloi interesimi për ruajtjen e të dhënave për
luftërat në të cilat luftuan ushtarët amerikanë, në një mjedis të sigurt. Më në
fund, në vitin 1926, Kongresi amerikan siguroi buxhetin për ngritjen e ndërtesës
për arkiv. Kjo gjendje për formimin e arkivit, pothuajse në letër ekzistoi deri në
vitin 1934. Në nëntor të vitit 1934, Presidenti Roosvelt, zgjodhi edukatorin,
arkivistin dhe historiani e shquar Robert Digges Wimbelry Connor, si arkivistin
e parë të SHBA. Funkcioni i këtij arkivi ishte që të ruan dokumentacionin e
qeverisë federale. Në vitin 1937, ndërtesa e Arkivit Nacional u përfundua në
Vashington. Në atë ndërtesë u vendosën dokumentet kyçe të historisë
amerikane. Në vitin 1949 në Arkiv ishte inkorporuar edhe General Servis
Administration (GSA) Shërbimi Gjeneral i Administratës.
Me Ligjin e arkivave të vitit 1950 - Federal Records Act, është mundë-
suar themelimi i arkivave krahinore në shtetet federale, ashtu siç ishte edhe
ndarja administrative. Në bazë të këtij ligji, çdo shtet federal amerikan e ka
institucionin e vet arkivor.
Arkivi Nacional dhe i Shërbimeve të Administratës (NARS) filloi
aktivitetin e vet në përpilimin e programeve, trajnimin e kuadrit, sidomos pas
vitit 1960 dhe me pranimin e dokumenteve të shumta në Arkiv. Prej vitit 1980
filloi angazhimi për pavarësimin e plotë me emrin Arkivi Nacional dhe
Dokumenteve Administrative - NARA (National Archives and Record
Administration). Ky projekt u realizua më 1 prill 1985.
Arkivi Nacional dhe i Dokumenteve Administrative (NARA) është
agjenci e pavarur e qeverisë së Shteteve të Bashkuara i ngarkuar për ruajtjen e
dokumenteve të qeverisë dhe të dhënat historike dhe qasjen e atyre dokumenteve
publikut të gjerë. NARA është përgjegjës për mirëmbajtjen dhe publikimin e
dokumenteve të Kongresit, aktet presidenciale, dokumenteve të organeve
ekzekutive etj. në nivel federal.
Përveç NARA, ekzistojnë edhe shumë arkiva tjera, kryesisht të
departamenteve, të shteteve federale etj.
Në SHBA ekzistojnë edhe shumë arkiva të filmit, ndër të cilët duhet
përmendur: Academy Film Archive/Center for Motion Picture Study, Los
Angeles; UCLA Film and Television Archive, Los Aneles; National Center for
film and Video Preservation, American Film Institute, Los Angeles; George
Eastman Hause/Motion Picture Department, Rochester etj.
Edhe shërbimi arkivor në Kanada është i organizuar gadi njëjtë sikurse
në SHBA. Përveç arkivit qendror federal në Ottawi, ekzistojnë edhe arkivat e
veçanta në provincat kanadeze.
64 | Arkivistika
Në Australi arkivi shtetëror e ka selinë në Camberi me degët e veta në të

gjitha kryeqytetet e shteteve të Australisë. Përve kësaj edhe qytetet Darwin dhe
Townsville i kanë arkivat e veta, por në kuadër të bibliotekave shtetërore.
Arkivat në Turqi
Thesari arkivor më i çmuar i Perandorisë osmane gjendet në Arkivin
Osman pranë Drejtorisë së Përgjithshme të Arkivave Shtetërore të Turqisë.
Vendi i parë ku është ruajtur dokumentacioni arkivor gjatë periudhës së
Perandorisë osmane është vendi i quajtur Yedikule në Stamboll. Pas zhvendosjes
së doumentacionit në vendin e quajtur Atmaydani, më vonë ky dokumentacion
bartet në Topkapi Sarayi (Pallati Topkapi), ku vendoset në Hazine-i Amire
(Thesari shtetëror) dhe Enderun-u Humayun. Për shkak të vështërsive në qasje
të dokumentacionit arkivorë, i cili ishte të ndarë në disa lokacione Sulltan
Abdylmexhidi me një urdhëresë në vitin 1846 vendosi ndërtimin e një ndërtese
ku do të mbledhej i gjithë dokumentacioni i ndarë në disa lokacione të ndryshme,
vend ky i cili quhej Hazizne-i Evrak.
Pas shkatërrimit të Perandorisë osmane dhe para shpalljes së Republikës
së Turqisë në vitin 1923, për thesarin e mbetur nga kjo Perandori përkujdeset
një drejtori e përkohshme pranë Këshillit special të Kryeministrisë e quajtur
”Mijzem-i Evrak Mumeyyzligi”. Kjo Drejtori e përkohshme vazhdon të
funksionoj deri në vitin 1927, kur edhe themelohet Nëndrejtoria e thesarit
dokumentarë pranë Zyrës së zëvendëskryeministrit të Republikës, dhe më tutje
ka vazhduar të funksionoj si një institucion i pavarur.
Në vitin 1846 formohet Arkivi i Kryesisë së Qeverisë (Başvekalet Arşivi,
Başbakanlik Arşivi), nga materiali i ruajtur i zyrave të organeve qendrore
administrative e financiare osmane. Materiali themelor rrjedh nga zyrat e
Këshillit Perandorak dhe nga administrata financiare qendrore, pastaj nga zyrat
e Portës së Lartë, e cila që nga mesi i shek. XVIII u bë organ më i rëndësishëm
i Këshillit Perandorak, dhe nga zyrat e qeverisë, të themeluara nga organet e
vjetra në qerekun e dytë të shek. XIX.
Në dhejtëvjetorin e Republikës, Drejtoria e Arkivave në Ankara
bashkohet me Nëndrejtorinë e Arkivave në Stamboll, dhe më në fund, në vitin
1943 themelohet Drejtoria e Përgjithshme e Arkivave Shtetërore pranë Kryemi-
nistrisë.
Në vitin 1982 në kuadër të Kryeministrisë themelohet Zyra e arkivave
osmane, kurse në vitin 1984 kjo zyrë vihet nën administrimin e Drejtorisë së
Përgjithshme të Arkivave Shtetërore pranë Kryeministrisë së Republikës së
Turqisë.
Në Republikën e Turqisë, në kuadër të Qeverisë, ekzistojnë Drejtoria e

Përgjithshme e Arkivave Shtetërore të Turqisë, Arkivi Osman, Arkivi Shtetëror
dhe Arkivi i Dokumenteve të Ministrive. Në tërë territorin e Turqisë ekzistojnë
shumë arkiva, siç janë ai i Muzeut të Topkapi Sarajit, që ruan dokumentacionin
e pallatit të sulltanit, e bashkë me të edhe dokumentacionin tjetër shumë me
rëndësi që ruhet në këtë arkiv. Kështu, në Turqi nëpër krahina, qytete etj.
ekzistojnë arkiva, si dhe arkiva tjera speciale.
Pa dyshim, arkivat më të rëndësishëm në Turqi janë Arkivi Osman dhe
Arkivi Shtetëror. Në Arkivin Osman ruhet dokumentacioni i Perandorisë
Osmane deri në vitin 1922, kur themelohet Republika e Turqisë në kohën e
Ataturkut. Prej kohës së kanunit të Sulltan Sylejmanit, numri i dokumenteve
arkivore në këtë arkiv ka filluar të shtohet në masë të madhe. Pas shpalljes së
Tanzimatit, roli i arkivit rriten në një masë të madhe. Kështu që, sot në atë arkiv
ruhen më se 150 milion dokumenta. Ndërsa, në Arkivin Shetëror, prej kohës së
Ataturkut ruhen dokumentet për shtetin dhe popullin e Turqisë nga aspekti
historik, juridik, ekonomik, politik, kulturor etj., pra të të gjitha lëmive.
Në fund duhet theksuar, se Arkivat e Turqisë janë një ndër arkivat më të
pasura në botë. Aty ruhen dokumente për të kaluarën historike të tri
kontinenteve: Evropës (Ballkanit), Afrikës Veriore dhe Lindjes së Mesme
(Azisë). Ky arkiv posaçërisht ka dokumenteve arkivore për Kosovës.
Arkivat në Danimarkë
Ruajtja e dokumenteve në Danimarkë ka një traditë të gjatë. Shërbimi
modern në Danimarkë e fitoi bazën e tij ligjore më ligjin e vitit 1861, kur u krijua
“Arkivi i Mbretërive”, në të cilin u vendos lënda e nëntë ministrive. Mirëpo, ky
arkiv ekzstone dhe më herët, në të cilin u ruante lëndën e zyreve dhe këshillave
shtetërore, si dhe të oborrit mbretëror. Me Ligjin e vitit 1889, arkivat ë ekzistonin
u bashkuan duke e krijuar Arkivin shtetëror. Me këtë ligj u krijuan edhe arkivat
krahinorë, që grumbullonin lëndën arkivore të provincave.
Sot arkivi kryesor në Danimarkë është Arkivi i Shtetit (Statens Arkiver),
si institicion publik në varësi të Ministrisë së Kulturës.
Arkivat Shtetëror përbëhen prej shtatë arkivave: Arkivi Kombëtar në
Kopenhagë (Rigsarkivet i København), Arkivi krahinor (Landsarkivet) në
Sjælland; Arkivi krahinor (Landsarkivet for Fyn) në Fyn; Arkivi Provinijencial
(Landsarkivet for Nørrejylland) në Norrjylland; Arkivi i Biznesit (Landsarkivet
for Sønderjylland); Arkivi elektronik danez i data bazës (Erhvervsarkivet i
Århus og Dansk Data Arkiv i Odense).
66 | Arkivistika
Arkivat në Norvergji
Në Norvegji arkivi më i vjetër shtetëror u krijua që në shekullin e XIII e
fitoi statusin e pavarur me urdhëresën – dispozitën ligjore të vitit 1875. Ai ishte
përgjegjës për lëndën e administratës qendrore të shtetit. Lënda nga administrata
krahinore dhe lokale një kohë të gjatë ishin nën pushtetin e kishës dhe të
fisnikërisë. Rrjeti i arkivave krahinore më 1851 filloi me krijimin e depove
krahinore, të cilat vetëm me Ligjin e vitit 1919 u shndërran në arkiva lokale.
Arkvi Kombëtar në Norvegji (Arkivverket), është në qytetin e Osllos dhe
është në kuadër të Ministrisë së Kulturës dhe për Çështje Kishtare. Shërbimin
arkivorë në Norvegji, përveç Arkivit Kombëtar e përbëjnë edhe tetë arkiva
rajonale (statsarkiv) dhe Sami Arkivi (Samisk arkiv). Arkivat lokale janë të
vendosura në Bergen, Hamar, Kongsberg, Kristiansand, Oslo, Stavanger,
Tromsø dhe Trondheim. Dokumenti më i vjetër i plotë është nga viti 1189. Kjo
është një letër (një diplomë) e lëshuar më 28 janar 1189 nga Papa Klementi III
(1187-1191) të gjithë klerikëve në Norvegji.
Arkivat në Suedi
Arkivi Kombëtar i Suedisë (Riksarkivet) është një prej institucioneve
mjaftë tjë vjetra publike në Suedi, me një histori që nga Mesjeta. Në shekullin e
XVII, kancelarja Axel Oxenstierna ka krijuar një organizatë për ruajtjen e
dokumenteve të shkruara.
Hapi i parë drejt formimit të rrjetit arkivor u arrit me një urdhëresë të
parlamentit, të vitit 1897. Prej asaj kohe filloi krijimi i arkivave krahinore, të
cilat nga viti 1924 ishin nën juridiksionin e Drejtorisë së arkivave të krijuar më
1920.
Sot, Arkivi Kombëtar i Suedisë në Stokholm është arkivi qendror
shtetëror. Ekzistojnë edhe arkivat rajonale dhe lokale. Ky arkiv sot mbikëqyrë
edhe Arkivin Ushtarak (Riksarkivet) i themeluar në vtin 1805, dhe ka qenë
përgjegjës për inspektimin dhe kontrollin e të dhënave ushtarake që nga viti
1943. Arkivat ushtarake ruajnë shënime ushtarake nga shekulli i 16 dhe në
vazhdim. Pastaj ekziston Research Center SVAR (Svensk Arkivinformation),
arkiv special për kronikat dhe gjenaologjinë e familjeve. Ekzston edhe QKR
(Mediakonverteringscentrum - Media Konvertimi Center) në Fränsta, që është
një prej arkivave më të njohura në Evropë që i përket arkivimit të dokumenteve
digjitale.
Arkivat shtetërore rajonale (Landsarkiven) u themeluan në fillim të
shekullit të XX, dhe janë të vendosura në Uppsala, Vadstena, Visby, Lund,
Göteborg, Härnösand dhe Ostersund. Arkivi e qytetit në Stokholm ruan të dhënat
e Stokholmit County, ndërsa arkivi në Karlstad ruan të dhënat e qarkut të
Varmland. Në Suedi funksionon edhe Baza e të dhënave Kombëtare arkivore

(NAD).
Arkivat në Çeki
Fillet e para të arkivit në shtetin çek fillojnë që nga shek. XII. Fillimi i
saj mund të konsiderohen Arkivi i Familjes mbretërore Přemyslovců, sot e
njohur si kurora e Arkivit Çek, dokumentit më të vjetër të mbijetuar nga vitit
1158. Më pastaj një pjesë e arkivit çek u nda dhe u dërgua në Vjenë, që më vonë
është kthyer.
Arkivi Kombëtar i Çekisë në Pragë (Národní archiv, deri në vitin 2004 -
Státní ústřední archiv) është arkivi qendror i Republikës Çeke. Ka një thesar të
pasur të dokumenteve të vlefshme të veprimtarisë shtetërore dhe komunale, të
persononaliteteve të njohura çeke, të dhëna për kishën etj. Ky arkiv është në
kuadër të Ministrisë së Punëve të Brendshme.
Sot në Çeki ekzistojnë këto arkiva kryesore: Národní archive në Pragë;
Státní oblastní archiv v Praze; Státní oblastní archiv v Třeboni; Státní oblastní
archiv v Plzni; Státní oblastní archiv v Litoměřicích; Státní oblastní archiv v
Zámrsku; Moravský zemský archiv v Brně; Zemský archiv v Opavě.
Arkivat në Rusi
Iniciativat e para për grumbullimin e dokumenteve arkivore në Rusi
paraqiten në gjysmën e dytë të shek. XV. Në atë kohë paraqiten arikiva të
posaçme pranë institucioneve të ndryshme, siç janë: Arkivi Shtetëror në
Petersburg (pranë Ministrisë së Punëve të Jashtme), Arkivi Qendror në Moskë,
Arkivi i Ministrisë së Drejtësisë etj. Pas revolucionit të Tetorit, më 1 qershor
1918, aprovohet një Dekret, ku arkivat e institucioneve shtetërore, si organe të
resoreve janë suprimuar. Nga lënda arkivore e këtyre arkivave është formuar
Fondi Unik Shtetëror Arkivor. Pas kësaj kohe formohen disa arkiva në suaza
fedrative, repubikane, krahinore, të provincave, qarqeve, qyteteve dhe të
rajoneve etj. Me këtë fillon organizimi i rrjetit arkivor në ish BRSS. Ky rrjet
gjatë kohës pëson ndryshime. Me këtë rrjet ka udhëhequr Drejtoria Kryesore e
Arkivave, përmes seksioneve të veta – drejtorive arkivore të republikave
federative dhe autonome. Është themeluar Instituti informativo shkencor i
përgjithshëm për dokumentacion dhe shërbim arkivor i quajtur VNIIDAD, si
dhe Instituti Shtetëror Historiko-Arkivorë për shkollimi e kuadrit arkivor për
arkiva dhe institucione. Me shkatërrimin e Bashkimit Sovjetik, edhe rrjeti
arkivor pëson ndryshime gjatë periudhave të ndryshme kohore.
Me vendimin e Qeverisë së Federatës ruse nr. 290, datë 17 qershor 2004,
bëhet riorganizimi i fundit i shërbimit arkivor në Rusi. Formohet Agjensia
68 | Arkivistika
Federative e Arkivave, si organ adminstativ i subjekteve arkivore në Federatën

Ruse. Kjo Agjenci federale organizon, koordinon veprimtarinë shkencore-
metodike të të gjitha institutucioneve arkivore të qarqeve fedrale, ndihmon
administratën e subjekteve arkivore në arkivat fedrative dhe municpiale në Rusi.
Në kohën e tashme në Federatën Ruse veprojnë 83 organe vetanake që
administrojnë me punën arkivore, dhe më se 211 arkiva shtetërore dhe qendra të
dokumentacionit.
Arkivat në Serbi
Për territorin e ish Jugosllavisë socialiste ka ekzistuar Arkivi i
Jugosllavisë me qendër në Beograd. Ky arkiv është themeluar në vitin 1950. Më
vonë, pas ndryshimeve kushtetuese në Jugosllavinë Socialiste, në vitet e
nëntëdhjeta, këtij arkivi iu kanë bashkangjitur edhe arkivat tjera që funksionin
në kuadër të federatës jugosllave, siç ishin: Arkivi i Institutit Historik Ushtarak
(1945), Arkivi Diplomatik i Sekretariatit të Punëve të Jashtme (1919), Arkivi i
KQ të LK të Jugosllavisë (1948), Arkivi i Josip Broz Titos (1964).
Arkivi i parë në Serbi themelohet në bazë të Ligjit mbi arkivat Shtetëror,
në vitin 1898, mirëpo punës ia fillon në vitin 1900. Një kohë kryen edhe
funksionin e Arkivit Qendror për Mbretërinë Jugosllave dhe Jugosllavisë
socialiste deri në vitin 1947.
Me vendimin e Ministrisë së Arsimit të RP të Serbisë, në prill të vitit
1948 formohen edhe 16 qendra arkivore – në selitë e qarkut të Serbisë. Në bazë
të Ligjit të përgjithshëm për arkivat shtetërore, në vitin 1950, në bazë të të cilit
në vitin 1951 sillet ligji republikan, në territorin e Serbisë filluan të formohen
(disa ishin formuar edhe më parë) arkivat historike-ndërkomunale në: Beograd,
Nish, Pozharevc, Krushevc, Svetozarevë, Çaçak, Kragujevc (i Shumadisë),
Valevë, Shabac, Negotin (Krainës, Poreqit dhe Kluqit), Leskoc, Zajeçar
(krahinës së Timokut), Uzhicë, Kralevë, Vranjë, Smederevska Pallankë dhe
Novi Pazar.
Përveç këtyre arkivave, sidomos pranë institucioneve shkencore
ekzistojnë arkiva speciale, si p.sh. ai i Akademisë së Shkencave dhe Arteve të
Serbisë, ai i Institutit të historisë etj.
Arkivat në Mal të Zi
Arkivi i Malit të Zi si institucion zyrtar arkivor është formuar në vitin
1951 në Cetinje. Ka trashëguar dokumentacionin e Arkivës Shtetërore të Malit
të Zi, që punën e vet e ka filluar në vitin 1895. Posedon me lëndë arkivore të
ministrive të Malit të Zi që nga fillimi i punës së tyre në vitin 1879, të Gjyqit të
Madh, Këshillit Shtetëror, Këshillit të Ministrave, Kuvendit Popullor dhe të
organeve dhe institucioneve të tjera, pastaj arkivin e qeverive në migrim që kanë

punuar ndërmjet viteve 1916-1921, si dhe të Këshillit të Malit të Zi për bashkim
(1917-1918).
Pas themelimit të Arkivit Shtetëror në Cetinje, në vitin 1951, më pastaj,
formohen arkivat në qendra të ndryshme, si në Kotor, Hercegnovi, Budvë,
Podgoricë, Berane, Nikshiq dhe Arkivi për Lëvizjen punëtore. Në vitin 1992
bëhet riorganizimi i shërbimit arkivor, kështu që të gjitha arkivat e deritanishme
hyjnë në kuadër të Arkivit Shtetëror të Malit të Zi, si njësi organizative të tij.
Arkivat në Slloveni
Rreth vitit 1500 filloi ruajtja e rregullt e dokumenteve të shkruara. Për
shkak të kësaj, feudalët e Kranjës më 1589 dhe ata të Lubjanës më 1620
organizuan regjistraturat e administratës. Në pjesën e parë të shek XVIII, në
regjistraturat e mëdha dhe ato me dokumentacion të vjetër filloi rregullimi i
dokumetacionit sipas materjes.
Iniciativën, për krijimin e arkivit të parë historik në Slloveni, dhe
mbledhjen e dokumentacionit të shkruar historik, e filloi Shoqata e muzeologëve
për Kranjë në Lubjanë. Në të vërtetë, themelimi i arkivit të parë shtëtëror është
bërë në vitin 1826, atëherë kur u themelua Muzeu Shtetëror i Lubjanës, i cili
përveç tjerash grumbullonte edhe lëndë arkivore. Në fillim punonte si njësi e
Muzeut, ku në vitin 1926 themelohet si Arkiv Shtetëror i pavarur, por në kuadër
të Muzeut. Në vitin 1945 ndahet nga Muzeu dhe bëhet institucion i pavarur
republikan, me titull Arkivi i Republikës së Sllovenisë.
Pastaj formohen arkivat rajonal, që veprojnë për disa komuna, të cilët
quhen me disa emra, si p.sh. krahinor, historik, siç janë në këto qendra: Lubjanë,
Maribor, Ptuj, Celje, Kopër, Novo Goricë. Ekzistojnë edhe shumë arkiva pranë
institucioneve të ndryshme, sidomos atyre shkencore, kishtare etj.
Arkivat në Rumani
Deri në fillim të shek. XVIII, arkivat ruheshin në Principatën e Danubit
nga Kancelaritë mbretërore, nëpër autoritetet kishtare dhe nëpër familje fisnike.
Vendet më të vjetra ku ruheshin dokumentet ishin manastirët. Aty si vend i sigurt
ruheshin edhe dokumentet laike. Si shembull, në vitin 1775, Mitropoliti i
Bukureshtit ka ruajtur arkiv të përgjithshëm, duke përfshirë dokumente private,
posaçërisht ato të pronave.
Arkivi i Vllahisë u themeluar më 1 maj 1831, ndërsa në Molldavi arkivi
u themelua më 1 janar 1832. Nga kjo periudhë mund të themi se filloi themelimi
i arkivave moderne, me ligjet e para, me personelë, me buxhet, etj.
70 | Arkivistika
Në vitin 1840 janë bërë përpjekje për të rregulluar klasifikimin dhe

vlerësimin e dokumenteve arkivore. Mirëpo, kjo realizohet në vitin 1862, kur
bashkohën Principatat. Atëherë arkivat hyjnë në varësi të Drejtorisë së
Përgjithshme të Arkivave në Bukuresht. Kjo Drejtori ishte në varësi të Ministrisë
së Drejtësisë, Çështjeve Fetare dhe Arsimit Publik. Në vitin 1864, pas laicizmit
të pronave të manastireve në Rumani, arkivi u pasurua me shumë lloje të tilla të
dokumenteve. Pas kësaj u miratuan shumë rregullore për punën e arkivave.
Në Transilvani autoritetet hungareze mbanin arkivat e tyre. Pasi
Transilvania në vitin 1688, hyri në kuadër të Perandorisë së Habsburgëve, pozita
e arkivave u përmirësua. Pas vitit 1875, me krijimin e shtetit hungarez, shumë
arkiva të vjetra u vendosën në Budapest.
Pas zgjerimit të Rumanisë në vitin 1918, arkiva të shtetit u krijuan edhe
në tri rajone: më 1920 në Kluzh për Transilvani, në Cernăuţi në 1924 për
Bukovina dhe në Chişinău në 1925 për Besarabi.
Në vitin 1925 hyri në fuqi ligji i ri që rregulloi shumë çështje nga lëmia
e arkivistikës. Arkivat ishin në vartësi të Ministrisë së Arsimit Publik. Në 1951,
gjatë periudhës së hershme komuniste, Drejtoria e Arkivave kaloi nën kontrollin
e Ministrisë së Punëve të Brendshme, sipas modelit organizativ Sovjetik. Një
ligj i ri arkivor është miratuar në 1996, pas rënies së regjimit komunist. Sipas
këtij ligji arkivi qendror është Arkivi Kombëtar i Rumanisë (Arhivele Nationale
ale României). Ekzistojnë edhe 42 arkiva rajonale, një në çdo qark të Rumanisë
dhe një në Bukuresht (mbajtja e dokumenteve që kanë të bëjnë në mënyrë
specifike në qytet).
Arkivi Sekret i Vatikanit

Arkivi Sekret i Vatikanit (lat. Archivum Secretum Apostolicum
Vaticanum) është arkivi qendror i Selisë së Shenjtë, përkatësisht arkiv
kishtar dhe ruan të gjitha aktet dhe dokumentet që lidhen me qeverisjen dhe
veprimtarinë baritore të Pontefikatit Romak dhe zyrat e lidhura me Selinë e
Shenjtë. Emri i tanishëm Arkivi Sekret i Vatikanit është certifikuar për herë të
parë që nga vitet 600 e deri më sot, si certifikues i Arkivit privat (secretum) i
Papës. Arkivi Sekret të Vatikanit është institucion i Papa Palit V që nga viti
1612. Më pas, në vitin 1630, Papa Urbani VII, e kompletoi arkivin me regjistra
të ndryshëm postale (regjistrime fiskale) dhe librat e Dhomës apostolike që
kishin mbetur deri në atë kohë në rezidencen e vjetër të Papëve, në Pallatin e
Papëve të Avignone në Francë. Në vitin 1660, Papa Aleksandi VII vendos t’i
shtojë arkivit korrespondencën e Sekretarisë së Shtetit, ministrisë që
bashkpunote më së afërmi me Papën, në menaxhimin e Kishës katolike.
Në vitin 1810, Napolen Bonaparta merrë një sasi të madhe të dokumen-

tacionit të këtij arkivi dhe e dërgon në Pallatin Soubiese në Paris. Kthmi i këtij
dokumentacioni bëhet ndërmjet viteve 1814 dhe 1817. Mirëpo, një sasi e
dokumentacionit ishte shkatërruar ose humbur. Me 1881, Papa Leoni VIII, hapë
dyert e Arkivit për konsultim edhe për studiuesit, dhe ky Arkiv u bë kështu një
nga qendrat kërkimore historike më të rëndësishme të botës. Në vitin 1980, Papa
Gjon Pali II inauguroi lokalet e reja, të quajtura Bunker, një lokal i përbërë nga
dy kate me një hapësirë prej 31.000 metra kubë, e pajisur me 43 km. sirtar
lineare. Arkivi është begatuar edhe me dokumente të tjera. Papa Urbani
VIII, vendosi në Arkivin Sekret të Vatikanit regjistra të ndryshëm letrash papale
dhe libra në Dhomën Apostolike, të cilët gjerë në atë kohë gjëndeshin në
Avinjon. Papa Aleksandri VII vendosi të shtoi në arkiv letërkëmbimin
e Sekretarisë së Shtetit etj.
Në këtë Arkiv ruhen të gjitha aktet dhe dokumentet që i përkasin
Qeverisë së Kishës Universale. Ky arkiv i shërben në radhë të parë Papës së
Romës dhe Selisë së Shenjtë, më pas, sundiuesve të shumtë pa dallim vendi dhe
besimi. Funkcionimi i këtij arkivi është i rregulluar në vitin 1927 me të
ashtuquajturin «Regolamento dell’Archivio Vaticano del 1927», art. 1.
Konsultimi është i lejuar brenda kushteve të përcaktuara nga Papati. Për
momentin, e drejta e konsultimit në këtë arkiv shtrihet deri në periudhën e
pontifikatit të Benediktit XV (1914-1922). Për periudhën që vijon, Arkivi i
Vatikanit është ende sekret.
Arivat në dioçeza, manastire, kuvende dhe në famulli, radhiten pas
Arkivit të Vatikanit. Arkivat e chapterve, manastireve dhe kuvendeve, në
Epokën moderne kanë qenë pjesërisht të përfshira në arkivat e dioçezave. Ky
rrjet i arkivave të kishës u shpërnda nëpër gjithë hapësirën gjeografike të
ndikimit të Kishës Katolike Romane.
Këtu me rëndësi është Arkivi i Kongregacionit de Propoganda Fide i
themeluar në vitin 1622.
Në Arkiv është hapur edhe Shkolla paleografike, diplomatike dhe
arkivistike e Vatikanit, nga nga Leoni XIII. Ky vendosi edhe rregullat e punës
në "Motu Proprio", duke filluar nga 1 maj 1884. Rregullat e sotme të punës janë
miratuar nga Papa Pali VI, më 21 maj 1976. Kjo shkollë zgjat dy vjet. Kandidati
që e kryen këtë shkollë merrë diplomën e arkivistit paleograf. Përveç kësaj
mbahen edhe kurse të tjera, sidomos për paleografi greke.
Arkivi posedon më dokumente nga shek. VIII deri në ditët e sotme, me
rreth 600 fonde arkivore, me rreth 85 km. gjatësi.
72 | Arkivistika
Arkivat në Spanjë
Zhvillimi i shërbimit arkivor në Spanjë ka ndjekur rrugën e centralizimit
modern të administratës qendrore të arkivave. Arkivat e vjetër historik të
krahinave mesjetare janë ruajtur deri në ditët e sotme si “arkiva të kurorës”, por
janë ruajtur edhe lloje të tjera të arkivave. Në këtë kohë në Spanjë dalloheshin
arkivat, varësisht nga lënda që ruanin, siç ishin: arkivat që ruajnë lëndën për
historinë e Spanjës (arkivi gjeneral); arkivat që ruajnë lëndë arkivore të
territoreve të vjetra (arkivatë rajonalë); arkivat me lëndë arkivore nga historia e
institucioneve, objekteve dhe vendeve të veçanta (arkivat specialë).
Me Dekretligjin Mbretëror të datës 17 maj 1858 u formua, në vitin 1884
u riorganizua koorporata e arkivave, bibliotekave dhe antikuariumeve si organ
mbikëqyrës me karakter fedrativ si dhe organ lidhës ndërmjet institucioneve dhe
organeve përgjegjës të ministrisë. Në koorporatë vullnetarisht ishin anëtarësuar
jo vetëm disa arkiva, por edhe bibliotekat. Por jasht kësaj kishin mbetur një
numër arkivash të administratës qendrore të shtetit, arkivat e administratës
krahinore të qyteteve, si dhe arkivat kishtare, të cilat ishin në kompetencë vetëm
të organeve, kishtare.
Archivo Histórico Nacional në Spanjë u themelua në vitin 1866 si
rezultat i reformave të organizimit të shërbimit arkivor në vend, jo vetëm atyre
të administratës por edhe atyre kishtare, ekonomke etj.
Arkivat në Spanjë posedojnë me dokumente të periudhave të ndryshme
historike. Jashtë arkivit si sektore të veçanta janë edhe Arkivi i luftës civile në
Spanjë, Arkivi i fisnikrisë Toledo, etj. Në vitin 1858 u krijua Arkivin Qendror
të Mbretërisë në Alcalá de Henares që grumbullonte dokumente të shumta.
Madridi u bë qendër e dokumentacionit shtetëror.
Në Spanjë ekzistojnë edhe shumë arkiva, si p.sh. Archivo General de
Indias de Sevilla, që nga viti 1785; Archivo General de la Administración në
Madrid, Archivo General de la Corona de Aragón në Barcellonë, si dhe shumë
arkiva të tjera, sidomos ato speciale.
Shërbimi arkivor në Amerikën Latine

Shërbimi arkivor në Amerikën Latine ka kaluar nëpër dy etapa kryesore
të zhvillimit: koloniale dhe post koloniale (pas formimit të shteteve të pavarura).
Periudha koloniale përfshinë me lëndën burimore të nënmbretëreve, të
kapetanëve të përgjithshëm, guvernatorëve, organeve financiare dhe gjyqësore,
që ishin në varësi të organeve mbikëqyrëse koloniale të Spanjës dhe të
Portugalisë. Me rastin e krijimit të shteteve të pavarura (fillimi i shek. XIX), u
ndie nevoja e krijimit të arkivave shtetërore, përkatësisht nacionale, të cilat do
të grumbullonin lëndën arkivore të periudhës postkolonialiste. Urdhëresat e para
të shteteve të reja për krijimin e arkivave datojnë nga fillimi i shekullit XIX
(Buenos Aires 1821, Mexico 1823, Rio de Jenario 1838, Havana (Kubë) 1857,
Bogota në Kolumbi 1868,, Lima në Peru 1870, e kështu me radhë). Disa nga
shtetet e përmendura kishin miratojnë ligje arkivore, ku i jepej përparësi ruajtjes
së lëndës arkivore dhe hapjes së arkivave për punëtorët shkencor.
Sot në Ameriken Latine arkivat më të njohura janë: Archivo General de
la Nación në Argjentinë, Arquivo Nacional Brazil, Archivo Nacional de Chile,
Archivo Nacional del Ecuador, Columbia Archives, Archivo Nacional de Costa
Rica, Archivo Nacional de la República de Cuba, Archivo General de la Nación
México, etj.
Arkivat në Egjipt
Biblioteka dhe arkivi kombëtar i Egjiptit (‫" ;دار الكتب والوثائق القومية‬Dar el-
Kotob") në Kajro, është themeluar në vitin 1870 me dekretin e Khedive Ismail,
me iniciativë të Ali Pashë Mubarakut, ministër i arsimit në atë kohë. Themelimi
është bërë me qëllim të mbledhjes së dorëshkrimeve të vlefshme dhe të çmuara,
të krijuara nga ana e sulltanëve, princëve, dijetarëve dhe autorë të ndryshëm,
pastaj dokumentet nëpër xhami, tempuj të ndryshëm dhe në istitucionet e
ndryshme arsimore.
Në arkivat dhe në dorëshkrimet e bibliotekave në Egjipt ruhet edhe
koleksioni i dorëshkrimeve të Ku’ranit, më pastaj shkrime në papirues e tj.
Disa nga arkivat në botë
Österreichischen http://www.oesta.gv.at
Staatsarchiv, Austri
Het Rijksarchief in http://arch.arch.be
Belgiw
Arhiv Bosne i http://www.arhivbih.gov.ba/
Hercegovine
Národní archive, Çeki http://www.nacr.cz
Statens Arkiver,
http://www.sa.dk/
Danimarkë
Rahvusarhiiv, Estonia http://www.ra.ee
Arkistolaitos
http://www.arkisto.fi/
Arkivverket, Finlandë
Archives Nationales,
http://www.archivesnationales.culture.gouv.fr
Francë
74 | Arkivistika
Islands Nationalarkiv http://www.archives.is/

The National Archives
http://www.nationalarchives.ie
of Ireland
Israel State Archives http://www.archives.gov.il/ArchiveGov_eng
Direzione Generale per
http://archivi.beniculturali.it
gli Archivi
Архив Jугославије, http://www.arhivyu.gov.rs/active/sr-
Beograd latin/home.html
Latvija - Latvijas
http://www.arhivi.lv/
Nacionālais arhīvs
Liechtensteinisches
http://www.llv.li/home.htm
Landesarchiv
Lietuvos vyriausiojo
http://www.archyvai.lt/
archyvaro tarnyba
Archives nationales de
http://www.etat.lu/AN/
Luxembourg
The National Archives https://secure2.gov.mt/nationalarchives/default.as
of Malta px
Magyar Országos
http://www.mnl.gov.hu/
Levéltár
Arhiv na Makedonija http://www.arhiv.gov.mk/
Nationaal Archief,
http://www.archief.nl
Holandë
Risarkivet og
http://www.arkivverket.no/
Statsarkivene, Norvegji
Das Bundesarchiv,
http://www.bundesarchiv.de
Gjermani
Naczelna Dyrekcja
Archiwów Pańs- http://www.archiwa.gov.pl
twowych, Poloni
Государственный
архив Российской http://www.statearchive.ru/index.html
Федерации, Rusi
A Direção Geral de
http://dgarq.gov.pt/
Arquivos, Portugali
Slovenský národný
http://www.minv.sk/?slovensky-narodny-archiv-1
archív, Sllovaki
Arhiv Republike
http://www.arhiv.gov.si/
Slovenije
Archivo Histórico
http://en.www.mcu.es/archivos/MC/AHN/
Nacional, Spanjë
Riksarkivet, Suedi http://www.ra.se
Schweizerisches
http://www.bar.admin.ch/#
Bundesarchiv, Zvicra
General Directorate of http://www.turkishculture.org/general/museums/o
State Archives, Turqi ttoman-archives/general-directorate-of-632.htm
National Archives and
Records http://www.nara.gov
Administration, SHBA
Archivum Secretum
http://asv.vatican.va/
Vaticanum
State Archival Service
http://www.archives.gov.ua/Eng/
of Ukraine
The National Archives,
http://www.nationalarchives.gov.uk/default.htm
Mbretëria e Bashkuar
National Archives of http://www.archives-dgan.gov.dz/archives-
Algeria en/index.php?option=com_frontpage&Itemid=1
http://www.archivo.gov.ar/archivo/archivo.php?i
Archivo General de la
dName=arc&idNameSubMenu=&idNenuDer=am
Nación, Argjetina
eSubM
National Archives of
http://www.naa.gov.au
Australia
The National Library
http://www.darelkotob.org/
and Archives of Egypt
http://nationalarchives.nic.in/
India
http://www.archives.go.jp/english/index.html
Japan
National Archives and
Records Service of http://www.national.archives.gov.za
South Africa
Library and Archives
http://www.archives.ca
Canada
http://www.arkib.gov.my/home
Malaysia
76 | Arkivistika
Държавна агенция
www.archives.government.bg/...archives.../inde.
"Архиви", Sofia
Drejtoria e Pergjith-
shme e Arkivave të www.albarchive.gov.al
Shqipërisë, Tiranë
Agjencia Shtetërore e
http://asha-ks.net/
Arkivave të Kosovës
KËSHILLI NDËRKOMBËTAR I ARKIVAVE
Këshilli Ndërkombëtar i Arkivave - KNA (International Council on

Archives - ICA) është organizatë profesionale botërore që i kushtohet promo-
vimit të mbrojtjes, zhvillimit dhe shfrytëzimit të thesarit arkivorë botërorë, e që
tubon arkivat dhe shoqatat kombëtare në nivel botëror.
Ideja për një Këshill Ndërkombëtar të Arkivave ekzistonte shumë herët.
Instituti për bashkëpunimin intelektual bëri përpjekjen e parë për krijimin e një
Këshilli Ndërkombëtar të Arkivave (KNA) menjëherë pas Luftës së Parë
Botërore, por ky këshill u formua në vitin 1948. Ishin dy faktor ndihmës. E para,
ishte zgjedhja e Parisit si zyrë qendrore e UNESKO-s, e cila menjëherë në vitet
e pas luftës filloi me formimin e Këshillit Ndërkombëtar të Muzeve, pra në vitin
1946. Më 9 qershor 1948, u formua Këshilli Ndërkombëtar i Arkivave. Ndërsa,
Asambleja e Këshillit u ngrit në mbledhjen e mbajtur nga një grup ekspertësh në
Paris më 21 dhe 22 gusht 1950, në zyrën qendrore të UNESKO-s.
KNA-ja është organizatë jo shtetërore, me një aktivitet ndërkombëtar në
fushën e arkivave dhe në rolin e tyre në: organizimin e aktiviteteve private e
publike, ruajtjen e të drejtave të autorit dhe ngritjen e njohurive dhe të kulturës
njerëzore.
Misioni i KNA-së është përkrahja për ruajtjen dhe shfrytëzimin e
arkivave në gjithë botën, nëpërmjet bashkëpunimit ndërkombëtarë. KNA-ja
punon për një avancim sa më të madh të arkivave, mbrojtjen dhe avancimin e
kujtesës së botës.
KNA-ja është një organizatë jo shtetërore, e pranuar si një nivel
marrëdhëniesh konsultative të bashkëpunimit me UNESKO-n, bashkëpunon me
organizata të tjera ndërkombëtare për zbatimin e projekteve me interes të
përbashkët.
Ndihma kryesore e KNA-së është të mbështesë ruajtjen, zhvillimin dhe
shfrytëzimin e trashëgimisë arkivore. Këshilli në fjalë mbledhë arkivistë nga e
gjithë bota për të shkëmbyer informacione, për të forcuar zhvillimin e

profesionalizmit arkivor dhe për të tërhequr vëmendjen dhe vlerësimin për
rëndësinë e arkivave. Pra, qëllimi i këtij Këshilli është përparimi i arkivave me
anë të bashkëpunimit ndërkombëtarë.
Si anëtar të Këshillit Ndërkombëtar të Arkivave bëjnë pjesë me qindra
shtete dhe mijëra anëtarë të ndara në 5 kategori:
1. Kategoria A: Arkivat Kombëtar. Në këtë kategori hyjnë Drejtoria
Qendrore e Arkivave ose Institucionet Kombëtare në vendet federative, si dhe
vende të ngjashme;
2. Kategoria B: Shoqatat profesionale të arkivistëve. Shoqatat përbëhen
nga personat apo trupat e përbashkët të interesuara profesionalisht në
administrimin ose ruajtjen e dokumenteve dhe arkivave;
3. Kategoria C: Pjesëmarrësit institucional. Këtu hyjnë institucionet që
kanë të bëjnë me administrimin apo mbrojtjen e dokumenteve arkivore dhe
arkivave, ose me trajnimet profesionale të arkivave;
4. Kategoria D: Anëtarët e pavarur. Stafi i anëtarëve të tanishëm apo të
mëhershëm të ndonjë institucioni arkivor apo të ndonjë qendre të shërbimit apo
trajnimit;
5. Kategoria E: Anëtarë nderi. Ndonjë aktivist që dallohet për ndonjë
shërbim eminent në profesionin e tij, mund të zgjidhet anëtarë nderi.
Përveç kësaj, çdo organizatë publike ose private që punon në fushën e
arkivave dhe të shfrytëzimit të dokumenteve mund të bëhet anëtar institucional
i KNA-së, ashtu si çdo institucion tjetër që ofron trajnim mbi arkivat dhe
shfrytëzimin e dokumenteve. Çdo person që është duke punuar ose që ka punuar
më parë në një institucion arkivor, mund të bëhet anëtar i pavarur.
Struktura e KNA përbëhet nga: Asambleja e përgjithshme (mbledhja e
delegatëve), Komisioni ekzekutiv, Komisioni për menaxhimin e programit dhe
Komisioni për vlerësimin e programit.
KNA ka programe stimuluese dhe aktivitete, si: kongrese ndër-
kombëtare mbi arkivat, konferenca ndërkombëtare të tryezës së rrumbullakët
mbi arkivat, programe ndërkombëtare të mikrofilmimit për vendet e zhvilluara
(në bashkëpunim me UNESKO-n).
KNA konferencat e saja botërore i organizon në kuadër të CITRA
(Conference International Tables Rondes Archives - The International
Conference of The Round Table on Archives) - Tryeza e rrumbullakët e arkivave
është tubim ndërkombëtar të profesionistëve arkivorë.
Listën e publikimeve të KNA-së e përbëjnë me qindra tituj që përfshijnë
të dhënat e historisë së kombeve, doracakë dhe studime të specializuara, material
të kongreseve, konferencave dhe kolegjiumeve, periodikë të degëve rajonale dhe
78 | Arkivistika
shumë studime nga seria RAMP e UNESKO-s, si dhe një revistë profesionale
“COMMA”. Më parë është botuar revista JONUS.
Arkivi Shtetëror i Kosovës në vitin 2002 paraqiti kërkesë zyrtare për
pranim në KNA. Sekretariati i KNA-së e përkrahu dhe dha propozimin për
pranim. Në Kongresin e KNA-së në Vjenë të Austrisë në vitin 2004, u votua nga
anëtarët e KNA-së dhe kështu u ratifikua pranimi i arkivave të Kosovës në këtë
Organizatë Ndërkombëtare të Arkivave.
Disa nga institucionet tjera ndërkombëtare arkivore

 Projekti Monasterium
 Open Archives Initiative
 The International Institute for Archival Science of Trieste anda Maribor
 ICARUS – Interanational Centre for Archival Research, Wien
 INP – Institut national du patremoine, Paris
 Archives Portal Europe
 UNESCO archives portal
 Naukowy Portal Archiwalny - Poloni
 Narodowe Archiwum Cyfrowe, Poloni
 ARMA International
 International Records Management Trust.
Disa nga revistat arkivore në botë

 Archeion, Czasopismo naukowe poswiecone sprawom archiwalym,
Varszawa.
 Archivní zprávy ČSAV. - Praha,
 Archiva ecclesiae. Bollettino dell’Associazione archivistica
ecelesiastica. Citta del Vaticano.
 Archival Outlook – (Bilten i Shoqatës së arkivistëve amerikanë)
 Archivalische Zeitschrift – (Arkivi Shtetëror Gjeneral i Bavarisë)
 Archivaria – (Asociacioni i arkivistëve të Kanadas)
 Archives and Manuscripts – (Shoqata e arkivistëve të Australisë),
 Archives, Bibliotheques et Musees de Belgique, Revue semestrielle de
l’Association des Conservateurs d’Archives, de Bibliotheques et de
Musees, Bruxelles.
 Archives, The Journal of the Britisch Records Association, London.
 Archivi e cultura, Rassegna dell’Asspcoazopme mazopma;e arhivistica
italiana. Roma.
 Archivni casopis, Vydava Archivni sprava Ministerstvas vnitra, Praha.
 Archivum, Revue international des Arcives publiee sous les auspices du

Conseil International des Archives. Paris.
 Arhiv – Arkiv Jugoslavije.
 Arhivi – Arhivsko Drustvo Slovenije.
 Arhivska praksa – ArhivTuzlanskog Kantona.
 Arhivski anali – Drustvo Vojvodjanskih Arhiva.
 Arhivski pregled (Casopis), Drustvo Arhivskih Radnika Srbije,
Beograd.
 Arhivski vjesnik – Državni Arhiv Republike Hrvatske, Zagreb.
 Arhivski Zapisi – Časopis Državnog Arhiva Crne Gore.
 Arkivi Shqiptar, Arkivi Qendror Shtetëror i Shqipërisë
 Comma – ICA (revistë e Këshillit Ndërkombëtar të Arkivave)
 Der Archivar, Mitteilungsblat fur deutsches Archivëesen. Im Auftrage
des Vereins deutscher Arhivare herausegeben von Staatsarchiv
Dusseldorf.
 Fórum archivárov– (Publikim i Shoqatës së Arkivistëve të Sllovakisë),
 Journal of the American Institute for Conservation
 Le Gazette des Arhives, Organe de l’Association amicale et
professionnelle des archivostes framçais, Paris.
 Leveltari Kozlemenyek, Budapest.
 Levéltári Szemle – (Revistë e arkivistëve të Hungarisë)
 Resegni degli Archivi di Stato – Pasqyrë e Arkivit Shtetëror të Italisë
 Revista Arhivelor (Archives Revieë) – (Revistë e Arkivit Popullor të
Rumanisë).
 The American Archivist – Published quarterly by the Society of
Amerikan Archivists.
 The Getty Conservation Institute-GCI-e Bilten
 Vjetari, Agjencia Shtetërore e Arkivave të Kosovës
 Вестник архивиста – (Shoqata ruse e historianëve-arkivistëve).
80 | Arkivistika
ARKIVI DHE INFORMATA
Historiku: Liria në informacion dhe shfrytëzimi i dokumenteve publike

është e njohur në të gjitha shtetet demokratike. E drejta e lirisë së informatave
dhe e lirisë së fjalës janë theksuar në «Deklaratën për të drejtat e njeriut», gusht
1789, në fazën fillestare të Revolucionit françez dhe në amandamentin e parë të
«Deklaratës për pavarësi» të Amerikës më 1719. Ndërsa, për herë të parë kjo e
drejtë është rregulluar në vitin 1776 në Suedi. Ligji i parë është pruar në Shtetet
e Bashkuara të Amerikës në vitin 1966. Qasja e lirë në informata paraqet një prej
bazave të çdo demokracie. Në Kosovë, Ligji i parë për qasje në dokumente dhe
Ligji për lëndën arkivore dhe arkivat janë pruar në vitit 2003.
Kuptimi i informatës: Kuptimi “informatë” është përcaktuar në harmo-
ni me shprehjen “dokumenti zyrtar”, i cili është i përfshirë në Rekomandimin e
Komitetit të Ministrave të Këshillit të Evropës. Sipas Rekomandimit, shprehja
“dokument zyrtar” përfshinë të gjitha informatat të shënuara në çfarëdo baze
fizike dhe në çfarëdo forme e cila mund të ruhet.
Informacioni dhe dija janë themel i çdo veprimtarie shtetërore. Në fakt,
njohja e informacionit dhe disponueshmëria e informatës janë themelet e çdo
veprimtarie shtetërore. Një shtet mund të qeverisë dhe të vendosë siç duhet
vetëm po që se ka informatën e nevojshme dhe domethënëse.
Kuptimi i informacionit: Në literaturën dhe praktikën e arkivistikës dhe
të informacionit ekzistojnë disa kuptime:
1. Tërësi elementesh të cilat shërbejnë për gjetjen dhe dhënien e informa-
tave për dokumentet relevante ose për gjetjen dhe dhënien e shënimeve të
pavarura;
2. Tërësi e resurseve themelore njerëzore, kompjuterike e të tjera, për
grumbullimin, përpunimin dhe përdorimin e shënimeve për qëllim të vendosjes
sa më me sukses për planifikim, realizim dhe mbikëqyerje të operacioneve në
ndonjë institucion etj.;
3. Sistem i cili grumbullon, bartë, transmeton dhe memorion informata.
E karakterizojnë pesë komponente: burimi, dorëzuesi, transmetuesi i informa-
tave, memoria dhe pranuesi. Në esencë, qëllimi i sistemit informativ është që
t’ia sigurojë shfrytëzuesit informatat që i duhen. Burim i informatave në sistem
mund të jetë objekti (libri, dokumenti, fotografia, filmi) dhe subjekti (njeriu);
4. Është tërësi e programeve, pajisjeve të informacionit dhe të telekomu-
nikacionit në procedurat e përpilimit, dërgimit, pranimit, kontrollimit dhe
ruajtjes së dokumenteve elektronike.
Sistemi informativ - është sistem, i cili grumbullon, arkivon, ruan,

përpunon, dhe dërgon informatat e nevojshme në mënyrën që të kenë qasje të
gjithë pjesëtarët e ndonjë organizate, e cila dëshiron që t’i shfrytëzon dhe kanë
autorizime përkatëse. Nw anën tjetër sistemi informativ është pjesë e sistemit
afarist që jep pasqyrën e të dhënave nga sistemi real. Kjo realizohet me modelin
e të dhënave (definon të dhënat që shfrytëzohen në sistemin afarist), modelin e
proceseve (definon proceset nga sistemi afarist si dhe i përshkruan funkcionet
sipas të cilëve ato procese ndryshojnë), dhe modelin e ekzekutorit (definon të
gjitha ato që janë përfshirë në ekzekutimin e procesit të sistemit afarist).
Detyrat dhe ciklusi jetësor (life cycle) i sistemit

informativ/dokumenteve
Detyrat e sistemit informativ janë: grumbullimi, klasifikimi, përpunimi,
ruajtja, formësimi dhe shpërndarja e informatave të të gjitha niveleve punuese
të sistemit afarist.
Ciklusi jetësor i sistemit informativ paraqet renditjen e fazave në krijimin
dhe ndryshimin e sistemit informativ. Ekzistojnë dy metoda të zhvillimit të
sistemit informativ: linear dhe evolutiv. Te ai linear ekzistojë këto faza:
planifikimi, analiza dhe dizajni, implementimi, funkcionimi e mirëmbajtja dhe
vlerësimi dhe kontrolli.
Në arkivistikë tradicionalisht kuptohet se dokumentet i kanë dy „jetëra“:
periudhën deri sa janë te krijuesi dhe kanë vlerën operative, dhe periudhën kur
dokumentet e humbin vlerën për të cilin janë krijuar dhe bëhen lëndë arkivore.
Informata dhe e drejta ndërkombëtare

Asamblea gjenerale e Kombeve të Bashkuara, në mbledhjen e parë të
mbajtur në vitin 1946, ka aprovuar Rezolutën 59(1), në të cilën thuhet: “Liria e
informative është e drejta themelore e njeriut .. dhe gurëthemel e të gjitha lirive
të cilat Kombet e Bashkuara i përkushtojnë”.
Në instrumentet ndërkombëtare të mbrojtjes së të drejtave të njeriut të
cilat më vonë rrjedhin, liria në informata nuk është paraqitur e veçantë, por është
përfshirë në të drejtën themelore në shprehjen e lirë, ku bënë pjesë edhe e drejta
në kërkim, pranim dhe dhënie të informatave.
Deklarata univerzale për të drejtat e njeriut (neni 19), e aprovuar dhe
shapllur në Kuvendin e Përgjithshëm të Kombëve të Bashkuara më 10 dhjetor
1948, parasheh: çdo njeri ka të drejtë në lirinë e shprehjes së mendimit pa
përzirjen nga jashtë, të drejtë për kërkim, pranim dhe përhapje të informatave
dhe ideve nëpërmjet të cilido do mjet të informimit publik dhe pa marrë parasysh
kufijtë.
82 | Arkivistika
Arkivi dhe informata

Një kohë të gjatë, por edhe sot, në shtetet më pak të zhvilluara ose në
zhvillim, arkivistika është klasifikuar në sferën e shkencave humanitare – së
bashku me historinë. Mirëpo, sot në shumë shtete të zhvilluara të botës,
arkivistika është klasifikuar në kuadër të shkencave të informatikës. Edhe në
rastin e parë dhe të dytin, arkivistika është shkencë me rëndësi integruese, me
veçoritë e saja klasike dhe ato informatike.
Roli i arkivistikës në shumë shtete të zhvilluara, si shkencë informative
në kuadër të qarkut bashkëkohor informative bazohet në informatat dhe
komunikimet. Që të dyjat (informatat dhe komunikimet) në mënyrë permanente
ndikojnë në dimenzionin social dhe teknik të zhvillimit të shoqërisë. Me te
merren: informatika, teoria e informacionit, kibernetika, komunikologjia dhe
elektronika, por edhe të gjitha disiplinat tjera shkencore. Nga pikëpamja
arkivore, informata kryesisht është dokumenti elektronik (në vend të dokumentit
klasik), e cila është krijuar (ose krijohet) në procesin e krijimtarisë materiale e
shpirtërore në përgjithësi. Për arkivistikën më e rëndësishmja është përmbajtja e
saj, dimenzioni i besueshmërisë autentike. Komunikimi mundëson që me
sistemin e komunikimit (nëpërmjet të njerëzve dhe pajisjeve) vënë në dukje
informatën. Lidhja e tyre është natyrale dhe e pandarë.
Informata në shoqërinë informative, me energjinë materiale, bëhet resurs
dominant, e cila nuk konsumohet, por me shfrytëzim rritet. Ekzistojnë shumë
lloje dhe tipe të informatës. Posedimi me informata llogaritet si begati e madhe
dhe si burim i fuqisë. Informatat munden me qenë binare dhe digjitale. Njeriu
më së shpeshti është pordhues dhe konsumues i informatave.
Informata si resurs thelbësor (prodhim themelor) dhe kompjuteri si mjet
themelor për punë, janë objekt i studimit të shkencës së veçantë – informatikës.
Ajo merret me formësimin, dërgimin, bartjen, aplikimin, përpunimin dhe
përdorimin e informatave. Zhvillimin e informatikës e ndihmojnë teknologjitë
(informative-komunikative) bashkëkohore. Ajo është në lidhje të ngushtë me
sistemin e teorisë, teorinë e informatikës, teorinë e menaxhimit, kibernetikën,
teknologjinë kompjuterike, telekomunikacionin, si dhe me shumë lëmi të tjera
shkencore, ku në mesin e tyre padyshim është edhe arkivistika. Në të vërtetë,
informata nuk mund të konsiderohet eksluzivisht “pronë” e cilës do shkencë,
por e të gjitha së bashku. Sot gjithnjë e më tepër shtrohet pyetja e kvantitetit se
sa kvalitetit të informatës. Një prej llojeve të veçanta të rëndësishme të
informatave, e cila përveç vlerës operative ka edhe vlerën e përhershme
shoqërore (kulturore, shkencore, estetike, artistike) është informatë arkivistike
që është objekt i studimit të arkivistikës.
Informata si kategori univerzale e ka përmbajtjen e saj, ku kualiteti varet

nga saktësia, aktualiteti, konkretizmi dhe ekonimiteti. Burimet e informatave
janë të ndryshme: informimi gojor, dokumenti i shkruar, dokumenti elektronik
etj. Këto dy të fundit janë apriori kategori arkivore. Kjo do të thot se lënda
arkivore është burim me rëndësi i informatës.
Sistemi informativ në arkiva

Sistemi informativ i arkivave është rrjet i sistemeve informative të të
gjitha veprimtarive të tyre, të formalizuar dhe të strukturuar sipas nevojave të
shfrytëzuesve të lëndës arkivore dhe të mundësive të arkivave, duke u bazuar në
sistemet bashkëkohore në përpunimin e shënimeve me qëllim të seleksionimit
dhe destinimit të shpejtë dhe efikas të informatave për lëndën arkivore dhe
përmbajtjen e saj.
Në arkiva ekziston edhe sistemi informativo-dokumentar. Ky sistem
është rrjet i sistemeve informative të të gjitha veprimtarive të tyre, të formalizuar
dhe të strukturuar sipas nevojave të shfrytëzuesve të lëndës arkivore dhe të
mundësive të arkivave, duke u bazuar në sistemet bashkëkohore në përpunimin
e shënimeve me qëllim të seleksionimit dhe destinimit të shpejtë dhe efikas të
informatave për lëndën arkivore dhe përmbajtjen e saj. Njëherit janë edhe tërësi
e dokumenteve dhe të shënimeve të tyre që mund të shërbejnë për informim të
shpejt dhe të sakt të rrethit të caktuar të shfrytëzuesve të interesuar për llojin e
caktuar të informatave. Veprimtaria informative-dokumentare e arkivave
njëheritë është veprimtari e fokusuar në përmirësimin dhe lehtësimin e
shfrytëzimit të lëndës arkivore për qëllime të ndryshme.
Marrëdhënia ndaj informatës është pjesë e ngushtë e punës profesionale
– arkivore, i cili shkon deri te kufijtë më të gjerë të njohurive njerëzore, si dhe
të arritjeve teknike. Marrëdhënia e arkivit ndaj shtetit si themelues dhe ndaj
rregullativës ligjore është lëmi të cilën e rregullon shteti dhe është e determinuar.
Në mënyrë precize është përcaktuar pozita e njësisë arkivore në sistemin e
pushtetit, autorizimet dhe detyrat, si dhe të drejtat me të cilat disponon. Detyra
përfundimtare e arkivave është plasimi i informatave deri te shfrytëzuesi.
Plasimi i shpejt dhe cilësor i informatave nga depot e arkivit deri të shfrytëzuesi
në sallën e leximit të arkivit ose në ndonjë vend tjetër është pasqyrë e shkallës
së demokratizimit të një shoqërie.
Përveç punëve përkitazi me dhënien e informatave për lëndën arkivore,
arkivi mundëson edhe shfrytëzimin e saj. Shfrytëzimi i një informacioni të plotë
e të besueshëm është kusht «sine qua non» për çdo qeverisje transparente,
koherente dhe efikase.
84 | Arkivistika
Futja e teknologjive të reja ofrojnë mundësi të jashtëzakonshme për njo-

hjen dhe komunikimin e thesarit kulturor kombëtar që ruhet kryesisht në arkiva.
Me këtë lehtësojnë shfrytëzimin e informacionit në përgjithësi dhe të atij arkivor
në veçanti. Shfrytëzimi i informatave nëpërmjet Internetit, mundëson sigurimin
e një shërbimi kërkimor më të shpejtë, në një shtrirje shumë më të madhe.
Teknologjitë bashkëkohore krijojnë mundësi për të përmirësuar
ndjeshëm shfrytëzimin e informacionit të ruajtur në depot e arkivave dhe ta bëjnë
kujtesën dokumentare kombëtare pjesë përbërëse të kujtesës së mbarë
njerëzimit, duke e bërë të shfrytëzueshme në mbarë botën. Me rëndësi të madhe
në arkiv është gjetja e informatave. Gjetja e informatave është procedurë e
grumbullimi të informatave nga burime të ndryshme, të cilat ua ofrojnë lexuesve
vetëm atë që për ta është relevante në momentin e pikërishëm. Për gjetjen e
informatave shfrytëzohen sistemet informative të mekanizuara dhe automatike.
Sistemi konvencional i gjetjes së informatave është skedari arkivor, ndërsa tani
përdoren edhe sistemet e makinave të cilat përdorin lloje të ndryshme të
kartelave, shiritave magnetikë dhe kompjuterët. Gjuha e gjetjes së informatave
është tërësi e veçorive, sipas të cilave dokumenti kërkohet në sistem.
Mënyra e gjetjes së informatës së caktuar nga një

tërësi e dokumenteve
Parimi i informatës është se çdo kuptim duhet të shprehet me fjalë dhe
anasjelltas, çdo fjalë duhet të shpreh vetëm një kuptim. Gjuha e indeksimit duhet
të jetë përmbledhëse dhe e një kuptimi. Më së tepërmi përdoren sistemet e
klasifikimit, fjala çelës, përcaktuesi tematik, deskriptorët, tezaurusi, etj.
Në gjetjen e informatave, siç quhet në informatikë është e rëndësishme
edhe gjuha e makinës. Gjuha e makinës është tërësia e numrave binarë të cilët
shërbejnë si urdhëresë ose shënime të kodeve për mikroproceset. Programet e
shkruara me gjuhën e makinave zhvillohen me shpejtësi të cilat mikroprocesorët
mund t’i pranojnë. Të gjitha gjuhët e programeve duhet të kalojnë në gjuhën e
makinave të programeve (kompjuter ose programim për përkthim), i cili
përmban çdo mirokompjuter ose bartet në memorie para programit të dëshiruar.
Me gjuhën e programit, nënkuptojmë gjuhë e konsistuar artificialisht me
të cilën realizohet komunikimi në mes të njeriut dhe kompjuterit.
Në disa arkiva funkcionon qendra informative, që është qendër ose vend
në arkiv për informim të shfrytëzuesve dhe personave të tjerë të tretë. Në këtë
qendër ruhen edhe mjetet informative, që janë të gjitha llojet e përshkrimeve ose
të mjeteve ndihmëse që një institucion arkivor i ka përpiluar ose i ka pranuar
gjatë mbikëqyrjes së vetë administrative dhe intelektuale në lëndën arkivore
(Finding aid, Instrument de rechershe).
KAPITULLI III
LËNDA ARKIVORE/DOKUMENTACIONI ARKIVOR
Lëndë arkivore janë të dhënat ose dokumentet të cilët janë krijuar me

veprimtarinë e personave juridikë ose fizikë në kryerjen e veprimtarisë së vet,
dhe janë të rëndësisë së përhershme për kulturën, historinë dhe shkencat e tjera,
pa marrë parasysh vendin dhe kohën e krijimit të tyre, pavarësisht nga forma
dhe bartësin faktik në të cilin janë të ruajtur.
Të dhënat, përkatësisht dokumentet kryesisht janë shkrimet, librat admi-
nistrative dhe afariste dhe të tjera, skedarët, hartat, vizatimet, pllakatat, material-
let e shtypura, fotografitë, fotografitë lëvizëse (filmat dhe videodokumentet),
dokumentet tonike, mikroformat, dokumentet e lexuara me pajisje, datotekat,
duke përfshirë edhe programet dhe mjetet ndihmëse për shfrytëzimin e tyre.
Lënda arkivore krijohet me përzgjedhjen nga materiali regjistraturik.
Materiali regjistraturik është tërësi e shënimeveose dokumenteve të krijuara ose
të pranuara me veprimtarinë dhe punën e personave të caktuar juridikë dhe
fizikë. Material regjistraturik llogaritet lënda arkivore në krijim.
Sipas standarit ISO 15489, dokument është çdo informatë të cilën si mjet
dëshmie dhe informacioni, krijon, pranon dhe e ruan ndonjë institucion ose
person në kryerjen e detyrave të tyre juridike ose në kryerjen e ndonjë pune.
Ndërsa, sipas Standardit ISAD(G), dokument është çdo informatë e shënuar në
çfarëdo forme ose në çfarëdo bartësi, të cilin e ka krijuar ose e ka pranuar dhe e
ruan ndonjë person juridik ose individ gjatë kryerjes së veprimtarisë së vet.
Po ashtu dokument është çdo shënim, përkatësisht dëshmi, të çfarëdo
lloji, forme dhe teknikës së punimit (dorëshkrim, dokument i shtypur, vizatim,
dokument elektronik etj.), i cili me përmbajtjen, kontekstin dhe strukturën ofron
dëshmi për aktivitetet të cilat personi juridik ose fizik i ndërmerr, i kryen ose i
përfundon në procedurën e veprimtarisë së vet, i cili është i nënshkruar dhe i
vërtetuar. Ndërsa, dokumenti zyrtar do të thotë: të gjitha informacionet e
shkruara në një bartës të çfarëdo lloji qoftë, të përpiluara ose të aplikuara, në
pronësi të organeve publike dhe të ndërlidhura me çfarëdo funksioni publik dhe
administrativ, përveç dokumenteve në përgatitje e sipër.
Sipas të mendimit të arkivistëve të kohës, që një material mund të
llogaritet si lëndë arkivore, duhet të përmban këto elemente:
86 | Arkivistika
1. Duhet të krijohet gjatë veprimtarisë së organizuar të njerëzimit,

2. Vlerat që ai materil i ruan dhe përmban informata si burim për
rekonstruimin e të kaluarës dhe që mund të jenë të natyrës zyrtare dhe kulturore,
3. Materiali së pari ruhet te krijuesi dhe pastaj grumbullohet në vendin e
caktuar dhe shpallet e mirë kulturore.
4. Duhet të dëshmohet “vija e pandërprerë e ruajtësve përgjegjës”
(custodians), krijuesi –arkivi.
5. Lënda arkivore e krijuesit të caktuar duhet të ruhet e pandarë.
6. Lënda arkivore ruhet në rendin e njëjtë ashtu siç është krijuar te
krijuesi.
7. Lënda arkivore ruhet në tërësi.
8. Vlera dëshmuese e lëndës arkivore qëndron në mënyrën e pranimit
dhe të ruajtjes.
9. Asgjësimi i lëndës mund të bëhet vetëm me lejën e institucionit të
autorizuar për te.
Lënda arkivore përbëhet prej disa formave që me emrin e përgjithshëm
quhet dokumentacion arkivor. Që një dokument të konsiderohet arkivor, duhet
të posedon disa veçori thelbësore. Një prej tyre është kuptimi i krijimit të tij. Ai
duhet të krijohet në procesin e veprimtarisë dhe vetdijës njerëzore të organizuar,
i drejtuar për kryerjen e ndonjë qëllimi të caktuar administrativ, juridik, afarist
ose ndonjë qellimi tjetër shoqëror. Ai duhet të vlerësohet si i rëndësishëm për
ruajtje, përkatësisht si e mirë kulturore.
LLOJET E LËNDËS ARKIVORE – DOKUMENTEVE
Lloji i lëndës në arkiva mund të dallohen sipas kritereve të ndryshme:

sipas formës dhe teknikës së përpilimit, sipas llojit të përmbajtjes (dokumentet
tekstuale, fotografitë, ato tonike), sipas ndërlikushmërisë dhe mënyrës së
struktuirimit, prejardhjen ose arsyen e krijimit, efektin juridik ose me ndonjë
veçori tjetër. I njëjti dokument mund të klasifikohet në tërësi të ndryshme,
varësisht nga ajo se cilat veçori i merrë si kriterin për klasifikim.
Tipolizimi i lëndës në arkiva zakonisht shprehin mundësinë dhe nevojat
në menaxhim me lëndën. Qëllimi i tipolizimit të lëndës në arkiva në pjësën më
të mirë është pragmatik, andaj duhet kuptuar si pasqyrë e zakonshme e ndarjes,
të cilat do të theksohet këtu, e të cilat mund të gjendën në literaturën arkivore
ose janë paraqitur në mënyrën në të cilën është organizuar lënda në arkiva. Nuk
duhet paraparë se analiza e veçorive formale të dokumentit përherë është e mjet
i dobishëm metodologji në analizën dhe përpunimin e lëndës dhe të kuptuarit të

strukturave të tërësive arkivore.
Disa nga llojet e dokumenteve të periudhave më të hershme

Në kohat më të hershme si lloj të dokumenteve është Bulla, si dokument
publik (diplomë) e Papës ose e sundimtarëve, urdhëresë me vulë ose letër zyrtare
e tyre; vulë nga metali në dokumentet publike, ndërsa Krisobula: diplomë (kartë)
me vulë të artë, e varur me pe të mëndafshtë. Është e lëshuar kryesisht gjatë
mesjetës. Kishte fuqinë e ligjit dhe shërbente si formë për publikimin e ligjeve,
kontratave shtetërore e më së tepërmi të kartëdhënësve për dhënien e
imuniteteve. Është shkruar kryesisht në pergamenë, në formë dekorative. Si
document është edhe diploma, si dokument karakteristik publik i lëshuar nga
bartësi i pushtetit publik në formë të caktuar dhe solemne. Më vonë diploma
konsiderohet dokument zyrtar që i jepet dikujt si dëshmi, kur mbaron ndonjë
shkollë, gradë shkencore për veprimtari të shquar etj.; dëshmi me shkrim e cila
e ka forcën e caktuar juridike. Edikti është shpallje zyrtare; ligj, urdhër, dispozitë
që rregullon një çështje.
Gjatë kohës së Perandorisë osmane janë krijuar kryesisht këto
dokumente: Berati: dekret i mbretit, dokument, letër mbretërore me të cilën
ndokujt i jepen privilegje të veçanta; letër mbretërore përmes së cilës ndokush
vendoset në ndonjë pozitë; Bujruldi, Bujranti: urdhëresë, urdhër, dekret i pashës
ose i valise; Defter: libër afarist në Perandorinë osmane; libër, regjistër i
kadastrës; fletore; Sixhil: protokoll i gjykatës së sheriatit; përmbledhje e akteve
të ndryshme të gjykatës së sheriatit në të cilin kaditë, gjegjësisht qatipët e tyre,
sipas detyrës zyrtare, i kanë regjistruar në tërësi të gjitha aktet; Tapi: dokument
zyrtar mbi pasurinë e patundshme; Dekret: akt i shkruar i një organi të lartë
shtetëror ose i kryetarit të shtetit që ka fuqi ligjore; akt mbi vendosjen në detyrë;
Ferman: dekret a urdhër me shkrim i sulltanit në Perandorinë osmane për
gradim, dekorim, shpërblim, dënim etj; dokument zyrtar, dëshmi; Fetfa: vendim
juridik i myftisë mbi ndonjë çështje kontestuese i paraparë me ligj; mendim me
shkrim i myftisë mbi lejimin apo moslejimin e dispozitave fetare islame;
vërtetim i ndonjë aktgjykimi nga ana e vezirit të madh; Hafta: komunikatë
zyrtare gjatë kohës së Perandorisë osmane; Huxhet: aktvendim gjyqësor gjatë
kohës së Perandorisë osmane, i cili ka forcën e dëshmisë; protokoll gjyqësor i
sheriatit mbi shitblerjen; pajtim i palëve të ngatërruara etj.
Llojet e tjera të dokumenteve

Në arkivistikë një kohë është bërë ndarja tradicionale e lëndës arkivore
sipas llojit në dokumente, shkresa dhe libra. Dokumentet janë ato dokumente
88 | Arkivistika
që kanë efekt juridik, përkatësisht vendosin ose vërtetojnë ndonjë gjendje

juridike ose veprim. Me shkresa duhet të kuptojmë të gjitha dokumentet e tjera
që krijohen gjatë veprimit dhe zakonisht bashkohen në njësi që përbëhen nga
dokumentet e shumta të ndërlidhura reciprokisht, ndërsa librat (zyrtare,
administrative dhe afariste) dallohen kryesisht sipas formës. Kjo ndarje ka të
bëjë sidomos me dokumentet e krijuar para shumë kohe.
Më vonë krijohen krijohen edhe dokumentet të tjera të reja, siç janë:
fotografitë, dokumentët në zë, filmat, dokumentet elektronike.
Në arkiv arkivohen edhe dokumente të llojit të veçantë, të punuar me
teknikë dhe të madhësive të ndryshme, siç janë hartat, planet e llojllojshme,
dokumentacioni grafik, i shtypur, etj.
Tipolizimi i dokumenteve arkivore jo shpesh niset nga statusi i krijuesit
dhe lëmia e veprimtarisë me të cilën merret. Përveç ndarjes themelore në lëndën
publike dhe private, që më tepër është juridike se sa tipologjike, hasim edhe në
ndarjen në arkiva publik, ekonomik, personal dhe familjar, koleksione që ka
grumbulluar dhe formësuar vetë institucioni arkivor ose të pavarura.
Sot lëndën arkivore sipas prejardhjes e ndajmë në atë publike dhe
private, por edhe private-publike.
Lëndë arkivore publike, është lëndë e cila është krijuar ose krijohet me
veprimtarinë dhe punën e organeve të pushtetit, organeve të bashkësive lokale,
ndërmarrjeve dhe institucioneve publike, noterëve dhe personave të tjerë të cilët
kryejnë punë publike ose kanë autorizime publike. Cilësinë e lëndës arkivore e
përcakton në bazë të dispozitave të ligjit ose të vendimeve të arkivit kompetent.
Lëndë arkivore është edhe ajo, e cila me ligj është përcaktuar si publike, për
dallim nga ajo e provinijencës private. Ky kuptim shfrytëzohet edhe për shenjën
e dokumentit/lëndës arkivore e cila është e hapur për publikun. Termi lëndë
arkivore publike është edhe ajo e cila është krijuar ose është pranuar ose
grumbulluar në zyrat qeveritare në kryerjen e punëve publike, e cila mundet, por
nuk është e obligueshme të jetë e hapur për publikun.
Lëndë arkivore private, përfshinë pjesë të lëndës e krijuar me punën e
personave juridikë dhe fizikë, me kusht që nuk është krijuar gjatë kryerjes së
autorizimeve publike ose kryerjen e shërbimeve publike dhe që nuk është në
pronësi publike. Cilësia e lëndës arkivore përcaktohet në bazë të dispozitave të
ligjit ose të vendimeve të arkivit kompetent.
Lëndë arkivore krijojnë edhe individët dhe familjet. Evidencimi i këtyre
poseduesve paraqet problem të theksuar. Shumë posedues të tillë nuk e dijnë
vlerën historike të saj, ndërsa disa të tjerë mendojnë që të bëjnë tregti me të, por
ka të tillë që nga hobi edhe e ruajnë. Andaj, arkivat së pari duhet t'i gjejnë
poseduesit e tillë dhe t'i evidencojnë dhe pastaj t'i qasën mbrojtjes së saj. Arkivi
duhet së pari të vejnë kontakt me ata krijues, të bashkëpunojnë dhe t'iu tregojnë
për rëndësinë e asaj lëndë. Për ardhjen deri të informatat për ata posedues arkivi
mund të kontaktoj me institucionet shkencore, arsimore, odat e avokatëve, të
shfrytëzon mjetet e informimit për informim të poseduesve për rëndësinë e asaj
lënde, interesimin e arkivit për te etj. Pas regjistrimit të poseduesve, ata
regjistrojnë edhe lëndën arkivore që posedojnë me të dhënat përkatëse, pastaj i
ofrojnë poseduesit që atë të dorëzon në arkiv me falje, depozit ose blerje.
Lënda arkivore sipas formës së përmbajtjes dhe

teknikës së shkrimit
Dokumentacionin arkivorë mund ta dallojmë edhe sipas asaj se në çfarë
forme është përmbajtja e tyre dhe cilat teknika dhe konvencione janë shfrytëzuar
për të shkruar dhe lexuar. Kështu, zakonisht i dallojmë dokumentet tekstuale,
grafike dhe kartografike, planet dhe draft planet, fotografitë lëvizëse, doku-
mentet zanore, dokumentet elektronike, të mikrofilmuara dhe multimediale.
Disa grupe themelore mund të ndahen më tutje sipas teknikës së shkrimit, kara-
kteristikave formale specifike të shkrimit ose të mediumit, ose sipas tipologjisë
e cila karakterizohet për dokumente të llojit të caktuar (p.sh. te dokumentet
kartografike, politike, demografike, ushtarake, gjeodete, tematike etj.).
Kjo ndarje sidomos shfrytëzohet për përshkrimin e lëndës, sepse format
e ndryshme të përmbajtjes dhe teknikës së shkrimit kërkojnë të dhëna
përshkruese specifike. Ndonjë përshkrimi arkivor e përmbajnë edhe rregulla të
veçanta për disa lloje të dokumenteve. Mjaft është e përshtatshme edhe në
mbrojtjen e lëndës sepse disa forma dhe teknika të dokumentit kërkojnë mbrojtje
të ndryshme teknike dhe procedura të caktuara veprimi.
Disa nocione tjera të llojeve të lëndës/dokumentacionit

Lloj i lëndës/dokumentit është emri funkcional për tërësinë e caktuar të
dokumentit ose të serisë, siç është licenca, vërtetimi, shpallja ose regjistri. Emri
zakonisht përcakton ose madje e orienton në funkcionin ose përdorimin e
rëndësisë, ndërsa shpesh e përcakton edhe fizionomin themelore të informatës.
Në terminologjinë arkivore përdorën edhe këto nocione:
Lëndë arkivore e parregulluar: Lëndë arkivore të krijuesit dhënë arkiv
e parregulluar në mënyrë profesionale dhe sipas parimeve dhe metodave të
punës.
Lëndë arkivore e rregulluar: Gjendja e lëndës arkivore e rregulluar të
krijuesit dhe në arkiv, ku tërësitë a njësitë e llojllojshme klasifikohen dhe
vendosën në vendin e caktuar sipas strukturës së lëndës.
90 | Arkivistika
Lëndë e shtypur: Lloj i lëndës arkivore e shtypur me makina të posaçme

e të ndryshme.
Lëndë e trashëguar: Lëndë arkivore e mbetur pas vdekjes së krijuesit të
saj.
Lëndë filmike: Përmbajnë materialet burimore të filmave, kopjet e
filmave, origjinale, kopja e videoshiritit dhe bartësit e tjerë të shënimeve të
fotografisë së regjistruar në lëvizje pa marrë parasysh teknikën e fotografimit,
kur dhe ku janë krijuar, si dhe material përcjellës filmik; Dokumente/lëndë
arkivore në formë të fotografive lëvizese.
Lëndë hibride: Tërësi e dokumenteve elektronike dhe dokumenteve
fizike pjesërisht të ruajtur në lëndën elektronike brenda ESVS (Electronik Reco-
rds Management System), dhe pjesërisht me te të lidhur në letër jashtë ESVS.
Lëndë memoare: Paraqitje e ngjarjeve të kaluara në formë të
shënimeve, ditarit etj., ku autori ka marrë vetë pjesë; kujtimet për njerëzit që i
ka njohur vetë etj.
Lëndë operative: Lëndë, material i cili ende është në operativë, përdoret
për punë vijuese afariste, të përditshme në institucione, organizata, organe etj.;
material operativ.
Lëndë origjinale regjistraturike: Lëndë e cila është krijuar me
veprimtarinë dhe punën e krijuesit të saj ose është pranuar nga personi juridik
ose fizik i cili e ruan.
Lëndë/material regjistraturik: Material burimor ose i reprodukuar (i
shkruar, i vizatuar, i shtypur, i fotografuar, i filmuar, i fonografuar, magnetik,
optik ose në ndonjë formë tjetër i shënuar), i krijuar ose i pranuar me veprimta-
rinë dhe punën e personave juridikë ose fizikë. Në aspektin e mbrojtjes së saj
aplikohen dispozitat e ligjit dhe të dispozitave të tjera të cilat kanë të bëjnë me
lëndën arkivore.
Lëndë/material në formën analoge: Lëndë ku përmbajtja është shënuar
në formën analogjike dhe ruhet në bartësin elektronik të shënimit.
Lëndë regjistraturike në formë fizike: Lëndë në bartësin fizik të
dokumentit (në letër, film etj.), e cila mundëson reprodukimin e përmbajtjes së
saj pa përdorimin e teknologjisë komunikative ose atyre të afërta.
Dokument i përbërë, është ai dokumenet i cili përbanë forma të përzira
të informatave. Mund të përmban tekstin, zërin, fotografitë e ndryshme.
Dokument autentik: Çdo ekzemplar origjinal e burimor i dokumentit.
Tekst me të cilin autentiteti pa dyshim është dëshmuar e vërtetuar.
Dokument blanko: Formular standard i paplotësuar për shënime të
caktuara informative.
Dokument grafik: Dokument figurativ, i përcaktuar nëpërmjet vijave,

numrave dhe shenjave të ndryshme.
Dokument/lëndë figurative: Dokumentet/lëndë në formë fotografike,
pikture, ilustrimi, shtypi dhe veprime me efekte të tjera fotografike.
Dokument/lëndë arkivore fotografike-piktuale: Lëndë në formë
fotografie, duke përfshirë edhe negativet dhe shtypin.
Dokumente joaktive/gjysëmvijuese: Dokumentet të cilat rrallë pëdorën
në kryerjen e punëve vijuese, andaj nga zyra mund të vendosën në ndonjë lokal
të ruajtjes ose drejtëpërdrejt në ndërdepo, deri të përzgjedhja përfundimtare.
Dokumente personale: Dokumente/lëndë arkivore me prejardhje
joqeveritare; dokumente që sipas veçorive dëshmojnë çeshtjet personale.
Dokument i normuar: Bartja në datotekën e normuar e cila përmban
informata për fletëqasjet. Dokumenti i normuar vërteton formën e titullit,
përcakton dërgesat kontradiktore dhe marrëdhëniet ndërmjet titujve në
datotekën e normuar dhe e dokumenton vendimin.
Dokument i reprodukuar: Kopja e dokumentit e ftuar me mjete të
ndryshme gjatë shumëzimit.
Dokumentet audio-vizuale: Dokumente/lëndë arkivore në formën
zënore dhe fotografike, pa marrë parasysh në format.
Dokument/lëndë arkivore kartografike: Dokumente/lëndë e cila
përmbanë informata të shënuara në formë grafike dhe fotogrametirke, pjesë e
paraqitjes së sipërfaqës tokësore ose të ndonjë trupi qiellor, siç janë hartat
gjeografike, mapat, projektet dhe lëndë e njëjtë (globuset, hartat topografike dhe
hidrografike, kartogramet, modelet e relievit, fotografitë qiellore).
Dokument logjik: Në përpunimin e shënimeve, dokument i përcaktuar
në bazë të përmbajtjës së tij, e jo vendosjes së tij fizike ose të përcaktimit të
hapësirës.
Dokumente financiare: Dokumentacion i krijuar me veprimtarinë
financiare dhe kontabiliste të personat e ndryshëm juridikë dhe fizikë.
Dokumene gjeologjike: Dokumentet e shkuara dhe figurative, proces i
fiksuar dhe rezutat i hulumtimeve të koresë së tokës.
Dokumente hidrologjike: Dokumente të shkruara dhe figurative,
rezultate të fiksuara në hulumtimin e ujrave natyrorë, fenomeneve dhe proceseve
që rrjedhin.
Dokumente me afate të ruajtjes së përcaktuar: Dokumente për të cilat
ende nuk është përcaktuar asgjësimi përfundimtar.
Dokumente me afate të ruajtjes së kufizuar
- Në administrimin me shkresa, dokumentet me afat të ruajtjes së
kufizuar të cilët nuk guxojnë të asgjësohen sipas regjistrit me afate të ruajtjes
92 | Arkivistika
për shkak të rrethanave të veçanta, siç është urdhëresa gjyqësore, andaj kërkohet
përjashtim i përkohshëm nga afati i ruajtjes së lejuar.
- Në administrimin me shkresa, veprimtarinë zyrtare, dokumente për të
cilat është konstatuar se kanë vlerë të përkohëshme dhe të kufizuar dhe janë të
lejuar për asgjësim, dhe ato ose momentalisht ose pas afatit të ruajtjes së
përcaktuar.
Dokumente pronësoro-juridike: Dokumente që dëshmo-jnë pronësinë,
si p.sh. tapitë, kontratat e shit-blerjes, fletëposedimi, etj.
Dokumente televizive: Dokumente të krijuara e punën e televizionit,
përkatësisht gjatë prodhimtarisë programore. Në shërbim të specializuar ruhen,
përpunohen dhe arkivohen në mënyrë profesionale dhe për nevoja informative,
shfrytëzimit.
Dokumente të lexuara me makinë/ Dokumente automatike: Doku-
mente/lëndë arkivore, zakonisht e koduar, e regjistruar në bartës/medi siç janë
disku magnetik, shiriti magnetik ose kartela e shpuar/shiriti ku përmbajtja e saj
lexohet vetëm me anë të makinës, ndërsa është e organizuar në harmoni me
parimin e provenijecës/prejardhjes dhe dallohet nga arkivi - baza e të dhënave.
Dokumente vijuese/aktive: Dokumente të cilat rregullisht shfrytëzohen
për kryerjen e punëve vijuese të ndonjë institucioni ose organizate dhe e cila për
atë arsye edhe më tutje ruhen në vendin e krijimit. Në Kanada për shkresa vijuese
quhen edhe dokumentet aktive.
Dokument virtual: Është prodhim i lidhjeve të tërësive të tekstit
(shënimeve) në bazën e shënimeve. Dokumenti vitual nuk ekziston si entitet
fizik në bazën e të dhënave, por tregohen sit ë dhëna të ndërlidhura në bazë. Kur
dokumenti virtual shtypet ai do të krijohet si entitet fizik. Dokumenti virtual
përbëhet nga disa lidhje dhe tregues sipas pjesëve të tekstit (shënimeve) të cilat
janë vetëm tërësi fizike në bazë.
Faksimil i dokumentit:
Reprodukim i dokumentit i cili sa është e mundur të paraqet në mënyrë
të besueshme përmbajtjen, formën dhe pamjen e origjinalit, po jo obligative edhe
madhësinë e tij; Fotografia e besueshme e dokumentit, e cila bartet në mënyrë
elektonike në vend tjetër. Kur shfrytëzohet në këtë kontekst, faksimili është i
njohur si “fax”.
Dokument i falsifikuar: Dokument i falsifikuar është ndërrim apo
ndryshim i të dhënave në dokument për të mashtruar të tjerët; dokument i
falsifikuar ose pjesë e tij. Ai paraqet si të vërtet diçka të rremë, shtrembimi i së
vërtetës.
DOKUMENTACIONI ARKIVOR DHE

TRASHËGIMIA KULTURORE
Dokumentacioni arkivor thesar i kulturës

Kultura është tërësi komplekse që përfshinë njohurit, besimin, artin,
moralin, të drejtën, zakonet, aftësitë dhe shprehitë që njeriu i ka arritur si pjesëtar
i shoqërisë. Pra, kultura është vlerë që në thelb është e paprekshme, vlera që
është në sferën e dimensioneve shpirtërore, mirëpo, ekzistojnë edhe format e
materializuara të asaj se çka kultura është dhe çka është vlera e saj. Si kulturë
materiale mund të llogaritet edhe dokumentacioni arkivor. Dokumentacioni
arkivor, përkatësisht lënda arkivore në të vërtetë është thesar kulturor.
Lënda arkivore si pjesë e thesarit kulturor është e mbrojtur nga konventat
e UNESCO-s që e trajtojnë si të mirë kulturore lëvizëse që duhet të mbrohet me
ligje nga ana e çdo shteti dhe të trajtohet në mënyrë adekuate. Në Deklaratën
universale për arkivat të aprovuar nga Këshilli Ndërkombëtar i Arkivave - ICA-
e (International Council on Archives), si organizatë botërore kulmore arkivore
dhe të aprovuar nga UNESCO janë determinuar si përcaktues kryesor për atë së
çka janë arkivat dhe çka është lënda arkivore, ku edhe një herë është theksuar
dhe vërtetuar roli i theksuar i arkivave dhe lëndës arkivore në shoqërinë bashkë-
kohore. Kështu që, në Deklaratë, në mes tjerash se duhet njohur karakterin unik
të arkivave si dëshmitar i besueshëm i aktiviteteve administrative, kulturore dhe
intelektuale, që është pasqyrë e zhvillimit të shoqërisë dhe me rëndësi thelbësore
në formësimin e kujtesës individuale dhe kolektive për të kaluarën dhe për
dokumentimin e të sotmes me qëllim të implementimit të aktiviteteve të
ardhshme. Nga dokumentacioni arkivorë njeriu njihet me të kaluarën dhe nga
ajo nxjerrim mësime për të ardhmen. Ai iu ndihmon njerëzve të zbulojnë të
vërtetën për ta, kulturën, prejardhjen dhe identitetin e tyre.
Rol të veçantë në ruajtjen dhe shfrytëzimin e trashëgimisë kulturore,
përkatësisht të dokumentacionit arkivor luajnë edhe arkivistët. Ata duhet me
qenë përherë në rrjedha të ndryshimeve moderne teknologjike, sepse prodhimi i
dokumenteve të rëndësishme elektronike të cilët edhe janë lëndë arkivore është
shumë i madh, andaj edhe arkivistët duhet me qenë në gjendje të merren me atë.
Edhe arkivat me lëndën e tyre arkivore nuk duhet të jenë vetëm ndërmjetësues
ndërmjet tyre dhe shfrytëzuesve. Ata duhet të jenë pjesëmarrës aktiv në
shfrytëzimin, në shpjegimin dhe interpretimin e tyre, sepse janë më të njohurit
me atë. Me atë i shmangen kurthit të paradigmës së informacionit dhe ndikimit
të tyre në arkivistikë, e cila në shoqërinë e sotme siç është, ku çdo gjë është
reduktuar në kapital dhe pushtet, vrapim për profit, dëshirojmë ose nuk
94 | Arkivistika
dëshirojmë i nënshtrohen edhe degë të ndryshme shkencore, pra edhe ajo

arkivore dhe kërcënohen që të zhvleftësojnë dhe relativizojnë të gjitha të vërtetat
fisnike, të cilat nëpërmjet hulumtimeve shkencore zbulohen.
Teoria bashkëkohore arkivore e shikon lëndën arkivore si records
continuum, që do të thotë shënim në kontinuitet: prej momentit kur ajo krijohet
deri te momenti kur ajo në ndonjë institucion arkivor shfrytëzohet për hulumtime
të llojllojshme. Sot flasim se lënda arkivore është memorie e shoqërisë dhe si
pjesë e thesarit kulturor, është e shënuar në formën unikate, e kjo formë tani
është gjithnjë e më tepër në formën elektronike.
Dokumentet arkivore si burim historik

Arkivat janë vendet kryesore ku mund të gjenden burime të shkruara
historike – arkivore. Studimi i burimeve historike, i quajtur ndryshe heuristikë,
operon me materialet bazë, me të cilat punon kërkimi historik. Burimet janë
rezultate të veprimeve njerëzore, të cilat fillimisht ishin menduar, ose për të
transportuar njohuritë dhe provat e fakteve historike, ose së paku janë
momentalisht të prirura për këtë, për arsye të ekzistencës së tyre, origjinës dhe
rrethanave tjera.
Se sa është përmbajtja e dokumenteve pasqyrë e plotë dhe e drejtë e
ngjarjeve dhe ndodhive varet nga shumë faktorë shoqëror të ndërlidhur ndërmjet
veti të karakterit të jashtëm dhe të brendshëm.
Në grupin e faktorëve të jashtëm bëjnë pjesë: heterogjeniteti dhe ndarja
e shoqërisë njerëzore në sisteme të ndryshme, rregullimet shoqëroro-politike të
llojllojshme të shteteve, marrëdhëniet shoqëroro-politike dhe ekonomike të
grupacioneve të veçanta ideologjike dhe të tjera të shteteve (brenda dhe jashtë
saj), marrëdhëniet në mes forcave dhe lëvizjeve konservative dhe përparimtare
politike, konflikte ndërmjet interesave vetanake dhe qëllimeve të shteteve dhe
shumë të tjera.
Faktorët e brendshëm politiko-shoqëror, gjithashtu mund të ndikojnë në
përmbajtje të dokumentit, p.sh. klasor, politik, ideologjik, nacional dhe faktor të
tjerë. Ato dokumente në aspektin përmbajtjesor janë jo të plota, nuk munden
hulumtuesit t’ia tregojnë atmosferën dhe rrethanat nën të cilat janë krijuar.
Shkatërrimi me qëllim apo pa qëllim i lëndës arkivore gjithashtu ndikon
në tërësinë e shënimeve të burimeve historike. Nuk është rast i rrallë që klasa
sunduese ose ndonjë shtresë dhe shërbim në mënyrë të planifikuar e kanë
shkatërruar llojin e caktuar të lëndës, e cila për shkak të përmbajtjes së saj ka
mundur që tù sjell dëm interesave ose qëllimeve të tyre. Arsyet për shkatërrimin
e lëndës arkivore kanë rrjedh edhe nga pozita specifike e aktiviteteve njerëzore
në kontekst me shtetin. Këtu më së shpeshti janë format ilegale të aktiviteteve
politike. Krijuesit e tillë të dokumenteve i kanë shkatërruar ato për shkak të

rrezikut që iu kanosej nga pushteti për veprimtarinë e tyre.
Gjithashtu, luftërat dhe format tjera të konflikteve ndërmjet shteteve dhe
brenda shtetit i kanë sjell dëme të mëdha dokumenteve arkivore, ku në masë të
madhe janë shkatërruar fonde të tëra.
Vështirësi më të mëdha në hulumtimet shkencore bëjnë ato lëmi të
aktiviteteve ku dokumentet nuk janë krijuar ose janë krijuar shumë pak. Këtu ka
të bëjë më së tepërmi mungesa e burimeve historike nga puna e formave të
veprimtarisë ilegale, i cili është problem i veçantë.
Dokumentacioni arkivor trashëgimi kulturore lëvizëse

Trashëgimia kulturore varësisht nga karakteri i saj mund të ndahet në :
- të palëvizshme (objektet arkitektonike, mbeturinat e ndërtimeve, për-
mendoret etj.); dhe
- lëvizëse (historike, artistike, etnologjike dhe objektet arkeologjike,
lënda arkivore, fotografitë, dorëshkrimet e vjetra, filmat etj.)
Dokumentacioni arkivorë si pjesë e trashëgimisë, përkatësisht e mirë
kulturore lëvizëse paraqet tërësinë e përzgjedhur, material dokumentar burimor
dhe i reprodukuar me vlerë të përhershme, me rëndësi për shtetin, shkencën,
kulturën dhe për nevoja të tjera të shoqërisë dhe të qytetarëve.
BURIMET HISTORIKE –ARKIVORE
Me fjalën burime nënkuptojmë dokumente origjinale, letra, relacione,

mbishkrime etj. nga nxirren të dhëna për të bërë studime të caktuara. Ndërsa,
burimor janë dokumente të shkruara, të cilat shërbejnë si material bazë për
kërkime e studime shkencore të caktuara. Burimor janë edhe dokumentet që
shërbejnë si burime të dhënash të ndryshme.
Në konceptin e arkivistikës i ndajmë në burimet arkivore dhe burimet
historike. Burimet arkivore janë të gjitha shënimet që merren në arkiv nga
lënda arkivore për temën e cakuar apo për ndonjë publikim. Ndërsa, burime
historike, janë të gjitha të dhënat, burimet, shënimet e shkruara, apo materiale a
shpirtërore, në vende të ndryshme nga të cilat mund të nxirren shënime dhe
dëshmi për ndriçimin e të kaluarës historike nga të gjitha lëmenjtë e jetës dhe të
zhvillimit njerëzor.
Burimet historike janë mbetje nga e kaluara historike, të cilat ofrojnë
informata, plotësojnë, përkatësisht dëshmojnë për të gjitha lëmitë e jetës
njerëzore, si dhe ngjarjet. Burimet historike, zbulimi i tyre dhe interpretimi kritik
96 | Arkivistika
(analiza) paraqesin një prej çështjeve kryesore të metodologjisë së shkencës

historike. Në atë proces, burimet historike janë bërë ndërmjetësues, përkatësisht
lidhje ndërmjet kohës në të cilën mësohet dhe për kohën për të cilën mësohet, të
tanishmes dhe të kaluarës.
Burimet historike mund të jenë in situ, në vendin e vet burimor. Nëse ato
ruhen, grumbullohen dhe mund të përpunohen, barten në vende të veçanta të
ruajtjes – në muze, arkiva, biblioteka. Prej këtyre arkiva paraqet “kujtesën tonë
të përbashkët”. Detyra e çdo arkivi është që të mbrojë thesarin kulturor, e cila
ruhet dhe siguron që dëshmitë e ngjarjeve të kaluara të jenë në dispozicion të
gjeneratave të ardhshme. Këto dy funksione arkivi i realizon me përdorimin e
teknologjive të reja në mbrojtjen e lëndës arkivore dhe shfrytëzimin e saj, si
fotokopje, mikrofilm, dokument i digjitalizuar etj.
Kuptimi burim përfshin të gjitha lëmitë e jetës njerëzore. Të gjitha
gjurmët e veprimtarisë njerëzore janë burime nëse mundësojnë njohjen e pjesëve
të caktuara të zhvillimit historik. Nëse rekonstruimi i historisë duhet të
mbështetet në bazat e sigurta, duhet të dimë se cilat mbetje nga e kaluara
ekzistojnë dhe ku gjenden. Historiani bashkëkohor nuk duhet t’i ik faktit se në
këtë lëmi të hulumtimeve historike, në kërkim të njohurive ose heuristikë, në
deceniet e fundit ka në dispozicion një numër të madh të mundësive, duke iu
falënderuar zhvillimeve teknologjike në shoqërinë informative. World Wide
Web dhe një numër i madh i sajteve me interes për shkencën e historisë CD-
ROM-ët multimedial, digjitalizimi i lëndës arkivore, të gjitha këto janë terma të
cilat në historiografitë botërore të zhvilluara që me të madhe po trajtohen dhe
çdo ditë po tentohet të gjenden modelet, mundësitë dhe rekomandimet të
përdorimit të inovacioneve teknologjike të cilat me shpejtësi po vijnë. Interneti
si një bibliotekë e madhe në formën digjitale, gjithsesi hulumtuesit shkencorë i
ofron mundësi të panumërta.
Metoda më bashkëkohore e ruajtjes së burimeve historike është arkivimi
digjital, i cili krijohet me konvertimin e dokumenteve nga formave të tjera të
informimit në formën elektronike, ku mundësohet ruajtja e tyre e përhershme
dhe administrimi direkt nga kompjuteri.
Gjetja dhe zgjedhja e burimeve historike si lëndë, vlerësimi i autenti-
citetit të tyre, besueshmëria dhe rëndësia, paraqesin disa prej detyrave më të
vështira për çdo njërin që merret me çështjet historike.
Klasifikimi i burimeve
Burimet janë të llojllojshëm dhe në vete përmbajnë të dhëna dhe dëshmi
në bazë të cilave ndërtohen ngjarjet historike. Ato na ndihmojnë për ndriçimin
e të kaluarës historike. Të bazuar në modelet e ndryshme metodologjike të

hulumtimit mund të bëhet ky klasifikim i burimeve:
1. Burimet materiale. Burimet më të shumta – ato janë materiale nga e
kaluara të cilët njerëzit dikur i kanë përdorur (armë, monedha, vegla, stoli, enë,
veshmbathje, instrumente, vendvarrime, ndërtesa, etj.). Mund të gjenden në
vendet arkeologjike, hulumtimet në terren, blerje etj.
2. Burimet gojore të trashëguara. Në burimet gojore historike bëjnë
pjesë këngët, tregimet, përrallat, lojërat gazmore, rimat e ndryshme (bejtet),
dëshmitë e dëshmitarëve, të cilat mund të bartën nga të vjetrit në gjeneratën e re,
gojarisht ose nëpërmjet grumbullimit, të shënuara, e disa prej tyre madje të
regjistruara në arkiva në momentin e caktuar, e pastaj janë publikuar në formën
e shkruar, në imazhe ose audio-vizuale.
3. Burimet e shkruara. Burimet e shkruara tradicionale kryesisht janë:
shkrimet dhe stilet e shkrimit me dorë; burimet historiografike; burimet letraro-
poetike; biografitë; burimet e shkruara administrative (diplomat, regjistrat e
dokumenteve publike, burimet legale); indekset personale; indekset e objekteve
– inventarët; raportet, shënimet, materialet ndihmëse referuese; dokumentet
dorëshkrime në përgjithësi; burimet e botuara propagandistike; shënimet dhe
publikimet në aktivitetet shkencore në një kuptim më të gjerë; mbishkrimet, etj.
Ndarja themelore e burimeve të shkruara mund të bëhet në:
a. Burimet narrative. Duke marrë parasysh atë se shumë rrallë mund të
gjejnë ndonjë formë tjetër të burimit primar, sidomos në rastet nëse ato janë
humbur ose më nuk ekzistojnë, burimet narrative të shkruara e fitojnë rëndësinë
e tyre. Burimet narrative e ndërlidhin pasqyrën e ngjarjes, me dëshminë e caktuar
të subjektivitetit të autorit, që paraqet dobësinë më të madhe. Në këtë bëjnë pjesë
veprat letrare dhe publikimet e përafërta, siç janë: biografitë, gjenealogjitë,
kronikat, vjetarët, almanahet, letrat, udhëpërshkrimet të cilët duke marrë
parasysh kohën kur janë krijuar dhe përmbajtjen e tyre mund të ndahen në
burime primare, sekondare dhe terciare.
b. Dokumentet, janë krijuar si pjesë përbërëse e ngjarjeve historike.
Përmbajta e tyre është më pak tendencioze. Llogariten si burime të dorës së parë.
Ekzistojnë lloje të ndryshme të dokumenteve si burime historike.
c. Publikimet të krijuara në kohën kur kanë ndodhur ngjarjet e caktuara
historike, siç janë: gazetat, revistat, mbishkrimet.
4. Burimet figurative. Janë monumentet e artit vizual, vizatimet
tekniko-shkencore, vizatimet për publikime, harta, shenjat: shenjat fetare,
shenjat magjike, shenjat teknike, shenjat politike, veshjet e ushtrive, vulat,
shenjat dalluese, fotografitë etj., të punuara në teknika të ndryshme dhe nga
materialet e ndryshme, disa prej të cilave janë krijuar në periudhat më të hershme
98 | Arkivistika
të bashkësisë njerëzore, shpesh shërbejnë edhe për interpretimin e zakoneve,

kulturës dhe për të marrë informacione të tjera nga historia.
Sa i përket fotografisë ajo mundëson qasjen e atyre që në kohë ose
hapësirë janë larg nga ajo. Fotografia ka hyrë në dëshmi materiale të kujtesës, e
cila i takon kulturës arkivore.
4. Burimet audio-vizuale -bëjnë pjesë shënimet zanore dhe pamore nga
e kaluara, të cilët janë të varura nga mënyra se si janë krijuar, përpunimi dhe
përmbajtja, mund të shërbejnë si burime primare ose sekondare për marrjen e
informatave nga historia.
5. Burimet gjuhësore- si burime gjuhësore është gjuha në vetvete.
6. Burimet historike elektronike- ekzistojnë një numër i madh i internet
adresave në të cilat historiani mund të gjejë material burimor relevant, prej
burimeve të shkuara, siç janë korrespodenca private, ditarët, memoaret,
autobiografitë, ligjet, kontratat, raportet, deri te materiali audio vizual ku
përfshihen fotografitë, imazhet, pllakatet, hartat, emblemat, shënimet tonike,
filmat etj.
Me rëndësi të veçantë janë edhe burimet gojore (orale), përkatësisht
historia gojore (orale).
Prejardhja e burimeve
Sipas prejardhjes dhe rëndësisë, burimet historike mund të jenë:
a. Burimet primare
Me burime primare ose burime të dorës së parë, shkenca e historisë
nënkupton mbetjet e të kaluarës të cilat drejtpërdrejtë rrjedhin nga ndonjë ngjarje
historike, përkatësisht për autenticitetin e tyre mund të dëshmojë, ashtu siç janë
zhvilluar. Janë burime të cilat njerëzit vetë i prezantojnë, qoftë me shkrim ose
me gojë.
b. Burimet sekondare
Burimet sekondare kanë të bëjnë në citate dhe komentarët, të cilat
krijohen në bazë të burimeve primare. Janë burime në të cilat më vonë shënohen
ngjarjet e kaluara.
c. Burimet terciare
Burimet terciare janë publikimet si enciklopeditë dhe koleksionet tjera,
të cilat kryesisht i përmbledhin burimet sekondare. Paraqesin kompilacionin e
burimeve të rendit të dytë, edhe pse shpesh përmbajnë burime primare.
Shumë burime sekondare dhe terciare nuk ofrojnë vetëm informata, por
japin formën e caktuar, kuptimin, vizionin e autorit i cili i thekson, andaj gjatë
shfrytëzimit të këtyre burimeve, është e domosdoshme të shqyrtohet sa më
shumë burime të ndryshme, si dhe të studiohen vizionet e autorëve të tyre, në
mënyrë që të fitohet një pasqyrë gjithëpërfshirëse e fakteve historike dhe

interpretimin e tyre.
Tipologjia e burimeve (dokumenteve)

Gjatë pjesës më të madhe të historisë së kohëve të fundit regjistrimet “e
shkruara” janë përbërë nga një lloj forme të shkruarit mbi letër. Megjithatë, që
nga fillimi i viteve 1990, në pjesë e mirë e regjistrimeve mbahen ose në formë
elektronike (në memorien e kompjuterëve) ose në formë që mund të hapet vetëm
nëpërmjet kompjuterit (CD-ROM-ët, DVD-ROM-ët, kartat ose shufrat e të
dhënave (memory sticks/cards) etj.). Ky është një ndërlikim, por mendojmë se,
në shumicën e rasteve ndryshimi i formatit nuk ka pse të merret parasysh dhe
mënyra më e lehtë për t’i trajtuar këto dokumente është që të mendojmë për
mediumin në të cilin janë krijuar.
Tipologjia e dokumenteve:
Mediumi: në letër: me shkrim/shtypje; elektronike: memorie kompju-
teri, CD-të, DVD-të, karta etj.
Mediumi: fotografi (përfshinë fotografi digjitale); film; video (shirit,
disk apo memorie); audio (shirit, disk apo memorie); mbishkrime zyrtare (pllaka
përkujtimore, gurë themeli, shkrime në ndërtesa etj.); shkrime të tjera (slogane
në rroba, grafiti, gurë varri etj.); media masive (gazeta, revista, televizioni, radio
etj.); interneti.
Origjina: primare: dokumentet e krijuara nga personi/njerëzit që
vrojtuan/morën pjesë në ngjarjet e përshkruara; sekondare: raporte të gjërave të
para apo regjistruara nga të tjerët; terciare: përmbledhje bazuar në dokumentet
sekondare dhe të dhëna tjera.
Origjina: personale: dokumentet të krijuara nga individë “privatë”;
zyrtare: dokumente të krijuara nga qeveritë, kompanitë, organizatat ndërkom-
bëtare etj.; historike: dokumentet e krijuara posaçërisht për të regjistruar
“histori”.
Qëllimi: disa qëllime janë njëlloj si origjina, pra zyrtare ose historike.
Qëllimi tjetër kryesor për krijimin e dokumenteve është për t’ua ofruar
informacionin të tjerëve. Nganjëherë, kjo hyn në kategorinë zyrtare dhe pastaj
quhet arkiv. Arkivat janë zakonisht sasi të mëdha të dhënash të ruajtura në një
lloj mënyre të organizuar për të lejuar kërkimin dhe qasjen.
Arkivat moderne gati të gjitha kanë për bazë kompjuterin. Arkivat më të
vjetra zakonisht kishin për bazë letrën. Kjo ka pasoja të kuptueshme për qasjen
dhe kërkimin.
100 | Arkivistika
Të dhënat nga mediumet

Një kohë të gjatë, mënyra themelore e komunikimit ishte gojor. Njerëzit
në botë kryesisht kuptoheshin nëpërmjet tingujve. Me përhapjen e shkrim-
leximit dhe shfrytëzimit gjithënjë më ta madh të shkrimit, shtypit dhe librave,
fjala e shkruar dhe e shtypur bëhet mjet dominant i komunikimit. Dokumenti i
shkruar ka mundur atëherë të jetë primar, ndërsa fjala e gojës si mjet ndihmës.
Sot fjalën e shkruar prap po e zëvendëson edhe mjeti më i fuqishëm i
komunikimit audio-vizual – televizioni dhe filmi. Forma vizuale-verbale prap
po e merrë karakterin ndihmës, dhe kur telefoni kryesisht po i zëvendëson letrat,
origjinali në shumicën e shkëmbimeve qenësore ndërmjet individëve, duke mos
llogaritur Internetin, prap po bëhet komunikim gojor. Të gjitha ato dokumente
në mediume të ndryshme janë burim me rëndësi për ndriçimin e të kaluarës
historike.
Mediumet janë mjet teknologjik, zhvillimi i të cilave pasqyron shkallën
e zhvillimit të një shoqërie dhe kanë rol të madh në aspektin e thjesht të transferit
të fakteve nga e kaluara në realitet. Ato janë mjete të memorizimit, transporter
pasive “i pasqyrës” së të kaluarës historike, medium nëpërmjet të cilës pak a
shumë në mënyrë autentike dekodohet e kaluara dhe nënvizohet e ardhmja.
Përmbajtjet mediale, si mjete më të rëndësishme të kujtesës mediale, e kanë rolin
e faktorit aktiv në: interpretimin e të kaluarës, ndërtimin e identitetit individual
dhe kolektiv, takimin me të kaluarën nëpërmjet të glorifikimit të sukseseve dhe
ballafaqimi me fajin. Narracioni medial auditiv ose/dhe vizual ofron mundësi që
të njihen kohëra dhe vende të ndryshme dhe është aleat i rëndësishëm në
prezantimin, shpesh edhe në rekonstruimin e të kaluarës.
Mediumet të cilat shfrytëzojnë mjetet teknike që në mënyrë autentike i
shënojnë ngjarjet e caktuara, bëjnë që ne në të vërtetë nuk e kujtojmë ngjarjen,
por të kujtojmë imazhet e mediave e atyre ngjarjeve me të gjitha mangësitë ose
manipulimet të krahasuar me realitetin. Duke e kujtuar ngjarjen, ne në të vërtet
e kujtojmë zërin e udhëheqësit, fotografit “nga vendi i ngjarjes”, kuadrat të cilat
dikush i ka zgjedhur si më representative që të pasqyron ndonjë ngjarje. Duke iu
falënderuar mediave futen kujtimet e kombinuara kognitivo-emocianle të cilat
janë formësuar në mënyrën e reprezentimit medial të ngjarjes.
KAPITULLI IV
KRIJIMI, KRIJUESIT DHE POSEDUESIT E

LËNDËS ARKIVORE
Krijimi
Lënda arkivore, të cilën e përbëjnë dokumentet e shkruara apo të krijuar
në formë dhe medium tjetër, e cila është krijuar dhe krijohet, paraqet shprehjen
më konkrete të ngjarjeve shoqërore të një sistemi të caktuar shoqëror-politik dhe
ekonomik, e vetvetiu edhe shprehjen e etapave të caktuara në zhvillimin e tij. Në
saje të kësaj dukurie lënda arkivore paraqet një dokumentacion shumë të
vlefshëm me interes të përbashkët, i cili përmban në vete interesin e individëve
dhe të bashkësisë në tërësi. Ajo ruhet si tërësi dhe nuk mund të tjetërsohet,
asgjësohet dhe as të keqpërdoret. Asgjësimi, tjetërsimi ose keqpërdorimi
dënohet me ligj.
Dokumentet krijohen kur ka arsye për to. Nga arsyetë e krijimit varet
përmbajtja dhe forma e dokumentit, mënyra se si ato dokumente do të organi-
zohen dhe mënyra se si do të veprohet me to.
Dokumentet mund të krijohen me qëllim të: komunikimit të informa-
tave; organizimin dhe kryerjen e proceseve afariste; mbështetjen informative në
menaxhim; dokumentimin dhe përcjelljen e veprimtarisë; mbrojtjen nga humbja
dhe harresa e informatave.
Krijuesit dhe poseduesit e lëndës arkivore

Krijuesit e lëndës arkivore janë personat juridikë dhe fizikë të cila kanë
rëndësi të veçantë, duke pasur parasysh veprimtarinë dhe funkcionin në
shoqërinë e caktuar dhe në kontekstin kohor, por me punën e tyre kanë krijuar
ose ende krijojnë dokumente, të cilët me legjislacionin pozitiv arkivor i
plotësojnë kriteret e përcaktuara të vlerësimit. Ndërsa, posedues të lëndës
arkivore janë personat juridikë dhe fizikë të cilët janë pronarë ose posedues të
lëndës, me të cilën ata administrojnë ose posedojnë në çfarëdo forme e arsyje.
Çdo arkiv në territorin e veprimtarisë së vetë e harton regjistrin e
krijuesve dhe poseduesve të lëndës arkivore dhe materialit dokumentar.
102 | Arkivistika
KATEGORIZIMI I KRIJUESVE
Kuptimi dhe qëllimi

Kategorizimi është procedurë me të cilën përcaktohet rëndësia e tërësisë
së lëndës arkivore e krijuar me punën e krijuesit për dokumentim të veprim-
tarisë dhe funkcioneve që i kryen. Kategorizimi gjithashtu është procedurë me
të cilën krijuesit e lëndës arkivore, klasifikohen si tërësi, varësisht nga rëndësia
e tërësisë të lëndës së krijuar me veprimtarinë e tyre.
Me kategorizim, përcaktohet rëndësia e tërësisë së lëndës të krijuar me
veprimtarinë e çdo krijuesi veç e veç, për dokumentimin e veprimtarisë dhe
funksionit të cilin krijuesi e kryen. Kategorizimi është bazë për politikën
mbikëqyrëse dhe akvizicionale, ndërsa zbatohet për krijuesit e lëndës publike
dhe private. Vlerësimi, po ashtu edhe kategorizimi janë zhvilluar si procedurë
arkivore për shkak të rritjes së madhe të sasisë së dokumentacionit në kohën
bashkëkohore. Me kategorizim sigurojmë që të ruajmë dhe t’i mbrojmë
dokumentet që krijohen në sistemin e shoqërisë.
Zyrtarët arkivorë e kanë kuptuar se nuk është i kuptueshëm harxhimi i
njëjtë i energjisë për të gjithë krijuesit dhe poseduesit e regjistruar të lëndës
arkivore, por është treguar nevoja që me dispozita ligjore të përcaktohen dhe të
kategorizohen ata sipas rëndësisë.
Qëllimi i kategorizimit është përcaktimi i politikës monitoruese dhe
politikës së pranimitë të lëndës në institucionin kompetent arkivor.
Në kuadër të sistemit ndërkombëtar të mbrojtjes së të mirave kulturore
ekzistojnë kriteret themelore dhe mekanizmat e mbrojtjes, por janë përcaktuar
edhe obligimet e shteteve anëtare të Kombeve të Bashkuara (UN) dhe të
UNESCO-së që të ndërtojnë sistemet kompatibile kombëtare (shtetërore) të
mbrojtjes së të mirave kulturore. Detyrë e pakapërcyeshme në atë veprim paraqet
parimi dhe kriteri i vlerësimit të të mirave kulturore (sipas llojeve), në kuadër të
cilave përfshihën edhe çështja e kategorizimit të krijuesve (regjistraturave) kur
ka të bëjë me mbrojtjen e lëndës arkivore gjatë krijimit.
Nivelet e kategorizimit
Procedurën e kategorizimit mund ta shiqojmë në tri nivele:
- përmbajtja e dokumentit;
- forma e dokumentit (që paraqet funkcionin); dhe
- konteksti shoqëroro-historik të krijuesve të njëjtë dhe krijuesve të lloj-
llojshëm.
Kushtet e nevojshme për kategorizimin e krijuesve

Realizimi i suksesshëm i çdo punë profesionale nënkupton sigurimin e
kushteve të caktuara. Për kategorizimin e krijuesve të lëndës arkivore është e
domosdoshme që të sigurohen këto parakushte:
- Ekzistimin e rrjetit të tërësishëm dhe racional të rrjetit arkivor në tërë
territorin e shtetit;
- Ekzistimin e tërësishëm dhe kompatibil të legjislacionit arkivor në tërë
territorin e njësisë administrative;
- Ekzistimin e njohurive arkivore të cilat sigurojnë zgjidhjen e tërësishme
dhe unike të çështjeve profesionale të çdo regjistrature (krijuesi): kuadrin
profesional arkivorë në arkiv, evidencimin e lëndës, rregullimin normativ të
menaxhimit zyrtar dhe arkivor të krijuesve (regjistraturave), kuadrin profesional
në regjistratura, lokalet optimale të punës dhe të vendosjes me pajisje etj.
Te definimi i këtyre parakushteve është nisur nga fakti se valorizimi i
lëndës arkivore bëhet në nivel të shtetit, në kuadër të sistemit juridik dhe
profesional të formësuar si sistem kombëtar i mbrojtjes e që duhet me qenë
kompatibil me sistemin ndërkombëtar, si marrëdhënie të sistemit të vlerësimit të
përgjithshëm dhe të veçantë. Çdo përcaktim partikular që qonë në përkufizimin
e sistemit të vlerësimit në nivel të ndonjë njësie administrative (rajoni, komune)
nuk është real dhe nuk aplikuar, sepse është antiligjor, joprofesional dhe në
kundërshtim me legjislacionin dhe praktikën arkivore.
Mirëpo, në praktikë shumë vështirë që të zbatohen të gjitha kushtet për
kategorizimin e krijuesve dhe pranimin e lëndës arkivore në arkiv. Kjo bëhet për
shkak të gjendjes së lëndës arkivore te krijuesit, rrezikimit të saj, suprimimit dhe
likuidimit të regjistraturave të shumta etj. që e detyron arkivin që pothuaj në
mënyrë stihike të pranojë dokumentacionin, vetëm e vetëm që ta shpeton atë.
Kategorizimi si proces statiko-dinamik

Kategorizimi është analiza e krijuesve e cila përfshin funkcionin,
autorizimet dhe veprimtarinë e krijuesit. Bazë për regjistrimin në arkiv të
poseduesve e krijuesve të lëndës arkivore janë udhëzimet e Standardit ISAAR.
(Standardi i Këshillit Ndërkombëtar të Arkivave ISAAR(CPF) për dokumente
arkivore të normuara për persona juridikë e fizikë dhe familje). Në evidenca
mund të jenë të dhënat për karakteristikat e lëndës arkivore, sasinë, strukturën,
duke iu përshtatur nevojave vetanake, por duke marrë parasysh format unike për
tërë shtetin.
Procedura e kategorizimit është proces statiko-dinamik. Statik është në
kuptimin e gjendjes dhe marrëdhënieve momentale, andaj në atë situatë duhet
edhe përcaktuar kategorizimin, ndërsa dinamik është në kuptimin e paravlerë-
104 | Arkivistika
simit, varësisht nga lëvizjet e marrëdhënieve shoqërore dhe politike në shoqëri,

se ato marrëdhënie e përbëjnë procesin.
Kategoritë e klasifikimit të krijuesve

Krijuesit e lëndës klasifikohen në tri kategori:
- Kategorinë e parë e përbëjnë krijuesit: që përcaktojnë politikën,
qëllimet dhe mënyrën e kryerjes së veprimtarive të caktuara; lënda e të cilëve
ofron qasje në mënyrën, vëllimin dhe kushtet për kryerjen e funksioneve të
caktuara në kuadër të veprimtarisë së njëjtë; që kanë pozitë të lartë ose të
përcaktuar në lëmin e veprimtarisë së vet; që sjellin ose zbatojnë strategjinë e
zhvillimit të veprimtarisë ekonomike, shoqërore dhe kulturore, si dhe kanë
ndikim të madh në ngjarjet shoqërore, në lëmin e veprimtarisë së vet.
- Kategorinë e dytë e përbëjnë krijuesit të cilët në lëminë e veprimtarisë
së caktuar janë kompetent për zbatimin e politikës së përcaktuar dhe kryerjen e
punëve vijuese dhe operative, ndërsa mënyra dhe vëllimi i veprimtarisë, nuk janë
të dokumentuara mjaft me lëndën e krijuesve të kategorisë së parë. Këtu janë
institucionet e madhësisë më të vogël ose të rangut më të ulët, të vëllimit të
kufizuar, lëmisë së kufizuar dhe vëllimit funksional nga ato në kategorinë e parë,
mirëpo, janë reprezentative për lëmi të rëndësishme të caktuara të jetës
ekonomike, shoqërore dhe kulturore. Në kategorinë e dytë janë edhe krijuesit,
lënda e të cilëve ruhet sipas parimit të shembullit repre-zentativ për krijuesit e
lëmisë së veprimtarisë së njëjtë. Përzgjedhja bëhet sipas parimit të përfaqësimit
të njëjtë të krijuesve të lëndëve publike, të mjediseve dhe trevave të ndryshme.
- Kategorinë e tretë e përbëjnë krijuesit të cilëve mënyra dhe madhësia e
veprimtarisë iu është dokumentuar me lëndët e krijuesve të kategorisë së parë
dhe të dytë. Ato janë institucione të vogla, të vëllimit të kufizuar dhe të rangut
të ulët, të cilat mbështesin, por nuk e përcaktojnë ose mbikëqyrin funksionin e
krijuesit të kategorisë së parë dhe të dytë. Informatat për ta, sipas rregullit
gjenden në lëndën e institucio-neve më të mëdha udhëheqëse, përkatësisht
institucioneve amë të kategorisë së parë ose të dytë.
Kategorizimin e krijuesve të lëndës e përcakton organi kompetent,
përkatësisht Agjencia Shtetërore e Arkivave të Kosovës. Agjencia e Arkivave
duhet që krijuesve, përkatësisht poseduesve të lëndës ua lëshojnë vendimin për
kategorizim. Në vendim vëhen këto shënime: titulli i kategorisë, numri i krijuesit
në evidencat e arkivit kompetent, titulli, selia dhe adresa e krijuesit, numri amë
në regjistrin statistikor, si dhe arsyetimi me analizën e shkurtër të kritereve bazë
të kategorizimit.
Krijuesve të cilët me vendim janë të kategorizuar në kategorinë e dytë
ose të tretë, në arsyetim u vëhet emri dhe numri në evidencën e arkivit
kompetent, të klasifikuar në kategorinë e parë, përkatësisht në kategorinë e dytë,

dhe që lënda dokumenton mënyrën dhe madhësinë e veprimtarisë së krijuesit,
vendimi i të cilit ka të bëjë.
Renditja hierarkike e krijuesve dhe analiza e tyre funksionale është
parakushti themelor i çdo vlerësimi dhe përzgjedhje të lëndës arkivore. Ajo i
obligon arkivat dhe të tjerët që të bëjnë kategorizimin e krijuesve. Në analizë
duhet të përfshihen funksioni, kompetencat dhe veprimtaria e krijuesve të
caktuar – duke përfshirë edhe lidhjen hierarkike.
Kriteret e vlerësimet dhe kategorizimit

Janë kritere sipas të cilave përcaktohet obligimi, nevoja dhe interesi si
dhe përfitimet individulae ose ato të gjëra shoqërore nga ruajtja e lëndës deri të
kalimi ose pas kalimit të afatit të caktuar. Kriteret e vlerësimit janë:
- rëndësia e veprimtarisë dhe e funkcionit të ndonjë krijuesi;
- dispozitat dhe standardet të cilat i përcaktojnë obligimet dhe afatet e
ruajtjes së lëndës;
- nevojat e menaxhimit dhe monitorimit në menaxhim të krijuesve të
lëndës; mbrojtja e të drejtave dhe interesave të individëve ose të grupeve për të
cilat lënda ka të bëjë; interesi i opinionit për shiqim të fakteve që përmbanë
lënda, d.m.th. faktet që lënda i dokumenton;
- vlera evidencuese e lëndës, përkatësisht mundësia e vështrimit autentik,
të tërësishëm dhe të besueshëm në veprimtarinë gjatë kohës kur lënda është
krijuar, në formën dhe vështrimin e qartë;
- vlera informative e lëndës;
- rëndësia e lëndës për kulturën, historinë dhe shkencat tjera;
- vlera e lëndës si e mirë kulturore.
Kompetencat territoriale dhe faktike të arkivave

Kompetenca është tërësi e punëve të cilat i kryen ndonjë subjekt specifik,
kusht i domosdoshëm për funkcionimin e suksesshëm të institucionit të caktuar.
Arkivi si institucion ka të drejtë dhe detyrë që të kryen punët e caktuara,
për të cilat është kompetent. Ai këto punë i kryen në bazë të kompetencave të
cilat iu janë dhën me Ligj dhe nuk mund të refuzon kryerjen e tyre. Kjo njëherit
tregon edhe të drejtën që ai e ka, e jo ndonjë arkiv tjetër, të kryen punët e
caktuara. Nëse nuk përcaktohet kompetencat e caktuara, do të vie deri të ajo që
disa punë mos të kryehen me sukses, ose në ndonjë punë të punojnë në të njëjtën
kohë disa arkiva.
Dispozitat të cilat i përcaktojnë kompetencat e arkivave dallohen në
kompetencat faktike ose materiale dhe territoriale ose vendore. Kompetencat
106 | Arkivistika
faktike përcaktohen sipas llojit të punëve të cilat i kryen arkivi, ndërsa kompe-
tencat territoriale sipas marrëdhënieve hapësinore në të cilat ajo punë kryhet.
Në aspektin e kometencave faktike në Kosovë dallohet dy lloje të
arkivave, dhe ato:
1. Arkivat e kompetencave të përgjithshme, ku janë kompetent për
lëndën arkivore të të gjithë krijuesve për territorin e caktuar, p.sh. Arkivi
Shtetëror i Kosovës, për institucionet qendrore shtetërore, ndërsa arkivat
rajonale për institucionet në rajonin e caktuar, dhe
2. Arkivat speciale, të cilat janë kompetent për lëndën e llojit të caktuar
ose të krijuesve të caktuar (p.sh. Ministria e Punëve të Brendshme, Universiteti,
etj.).
Objekti i kompetencave faktike të arkivave të të dy llojeve është lënda
arkivore e caktuar, përkatësisht mbrojtja e saj.
Territori i caktuar i shtetit në të cilin arkivat kryejnë punët e kompe-
tencave të tyre faktike është kompetenca territoriale. Andaj, edhe themi se
kompetencat territoriale shërbejnë për përcaktimin e territoreve të caktuara në të
cilat shtrihet veprimtaria e veçantë e arkivave.
Në realizimin e mbrojtjes së lëndës me interes është që çdo arkiv, pa
marrë parasysh në kometencat e tij, të ketë evidencë për krijuesit e lëndës
arkivore, për lëndën arkivore në kuadër të kompetencave të tij. Ato duhet të
përpilohen nga të dhënat e përcaktuara precize, unike për të gjithë krijuesit,
ndërsa ato të dhëna duhet të evidencohen në formë unike.
Me udhëzim janë përcaktuar këto evidenca: regjistri i krijuesve
(regjistraturave) aktive; skedari i regjistraturave; dosjet e regjistraturave;
regjistri i regjistraturave që kanë pushuar së funkcionuari; dhe regjistri i lëndës
arkivore të arritur për pranim.
Bashkëpunimi i arkivit me krijuesit e lëndës arkivore

Të gjitha obligimet e arkivit, në një anë dhe krijuesit të lëndës arkivore,
në anën tjetër, janë të drejtuara në mbrojtjen efikase të lëndës arkivore. Ato
kushtëzojnë bashkëpunimin e përhershëm të të dy palëve, e që zgajt tërë kohën
deri sa lënda gjendët të krijuesi, përkatësisht deri sa arkivi nuk e pranon për
mbrojtje dhe përpunim.
Format dhe mënyrat e atij bashkëpunimi janë të llojllojshme, dhe arkivat
e kryejnë në formën direkte dhe indirekte. Mënyra e drejtëpërdrejtë përbëhet në
kontaktin direkt të arkivit me poseduesin e lëndës. Kjo është forma më efikase
e bashkëpunimit të arkivit me krijuesin e lëndës – regjistraturën, sepse me atë
rast nuk konstatohet vetëm gjendja e lëndës, por jepen edhe këshilla konkrete
dhe ndihma e nevojshme profesionale për veprim të drejtë me lëndën. Por, në
shumë raste, për shkak të numrit të madh të regjistraturave dhe numrit të vogël
të zyrtarëve në arkiv, është e pamundur realizimi i kontakteve të drejtëpërdrejta,
shfrytëzohen format e tjera të bashkëpunimit. Këto janë format indirekte të
kontaktimit me krijuesit, të cilat në praktikë janë treguar mjaft efikase. Ato, para
së gjithash, realizohen nëpërmjet të këtyre formave: mbajtjen e takimeve ose
këshillimeve me numrin më të madh të krijuesve nga lëmia e njëjtë ose e përafrët
e punës, mbajtja e takimeve ose e këshillimeve të të gjithë krijuesve për ndonjë
problem të caktuar të mbrojtjes së lëndës arkivore, etj.
Mbikëqyrja profesionale e arkivave në lëndën arkivore

te krijuesit
Një prej detyrave themelore të çdo institucioni arkivore është mbikëqyrja
profesionale të krijuesve të lëndës arkivore. Arkivi e mbikëqyrë punën e
krijuesve dhe poseduesve të lëndës arkivore nga kompetencat e tij. Kompetencat
(hirarkike dhe territoriale) të institucioneve arkivore janë përcaktuar me ligj për
çdo arkiv.
P.sh. Arkivi Shtetëror i Kosovës bënë mbikëqyrjen e institucioneve
publike, privato-publike në nivel shtetëror, dhe të poseduesve të lëndës arkivore
niveleve të larta, ndërsa arkivat rajonale bëjnë mbikëqyrjen e poseduesve dhe
krijuesve të lëndës arkivore në nivel më të ulët, rajonal, por edhe komunal.
Në mbikëqyrje profesionale të arkivit te krijuesit dhe poseduesit e lëndës
arkivore hyjnë:
- mbikëqyjrja e drejtëpërdrejt në kryerjen e këtyre punëve: arkivimi,
ruajtja, mbrojtja dhe mirëmbajtja profesionale e lëndës që gjendët të krijuesit
dhe poseduesit;
- mbikëqyrjen në përzgjedhjen e lëndës arkivore dhe asgjësimin e
materialit të pavlershëm;
- arkivi e urdhëron poseduesin dhe krijuesin e lëndës arkivore, nëse
paraqitet nevoja që të ndërmarrin masa për menjanimin e mangësive dhe
dëmtimit të lëndës arkivore;
- evidencojnë poseduesit apo krijuesit të regjistrojnë lëndën që
posedojnë;
- të pranojnë lëndën nga krijuesit dhe poseduesit;
- me qëllim të përparimit të menaxhimit arkivore kohë pas kohe organi-
zon seminare për zyrtarët e poseduesve dhe krijuesve.
Obligimet e krijuesve dhe të poseduesve të lëndës arkivore

Në bazë të dispozitave ligjore, standardeve e konventave ndërkombëtare,
arkivat janë të obliguar që të bëjnë edhe kontrollin sistematik të lëndës arkivore
108 | Arkivistika
te poseduesit e ndryshëm, përkitazi me mirëmbajtjen, vendosjen, sigurimin nga

dëmtimi, zhdukjen dhe humbjen.
Krijuesit dhe poseduesit e lëndës arkivore, e cila ende nuk ka arritur në
arkiv, sipas dispozitave ligjore janë të obliguar:
- që të informojnë arkivin kompetent për themelimin e saj, për ndry-
shimin e statusit dhe të ndryshimeve të tjera
- që lëndën arkivore publike dhe private që posedojnë t’ia paraqesin për
evidencim autoritetit kompetent të arkivit dhe ta mirëmbajnë sipas kërkesave
ligjore dhe standardeve arkivore;
- që lëndën arkivore publike e private ta ruajnë në gjendje të rregullt dhe
ta mbrojnë nga dëmtimi deri në dorëzimin e saj në arkivin kompetent;
- të dërgojnë, me kërkesën e arkivit kompetent regjistrin e lëndës dhe të
informojnë për çdo ndryshim përkitazi me te;
- të marrin mendimin nga arkivi kompetent para se të ndërmarrin masa
që kanë të bëjnë me lëndën e tyre;
- që të klasifikojnë dhe rregullisht të arkivojnë dokumentacionin
arkivorë;
- që rregullisht të bëjnë përzgjedhjen e lëndës arkivore nga materiali
regjistaturik;
- t’iu mundësojnë punëtorëve arkivorë të arkivit kompetent të bëjnë
mbikëqyrjen profesionale përkitazi me ruajtjen e lëndës arkivore;
- të evidencojnë dhe të klasifikojnë lëndën arkivore publike dhe
private sipas sistemit të përcaktuar të shërbimit të shkrimtorës, përkatësisht të
udhëheq evidencë unike për lëndën arkivore;
- që lëndën arkivore t’ia dorëzojnë arkivit kompetent pas kalimit të afatit
të caktuar;
- t’i përmbahen udhëzimeve të arkivit kompetent për sa i përket
mbrojtjes së lëndës;
- të sigurojnë lokal, pajisje dhe mjete për ruajtjen e lëndës arkivore;
- të ndërmarrin masat e nevojshme për mbrojtjen e lëndës arkivore në
rast lufte ose gjendjeje të jashtëzakonshme;
Përveç obligimeve të theksuara më lartë, poseduesit dhe krijuesit e
lëndës arkivore publike dhe regjistrike janë të obliguar që të ndërmarrin masa të
veçanta për mbrojtjen e lëndës arkivore gjatë kohës së rrethanave të jashtë-
zakonshme.
Krijuesi dhe poseduesi i lëndës arkivore publike dhe regjistrore duhet ta
ruaj, ta mbrojë dhe mirëmbajë atë sipas kërkesave ligjore dhe standardeve
arkivore.
Kur krijuesi ose poseduesi i lëndës arkivore nuk e mirëmban lëndën

arkivore në kushte optimale, ose ekziston frika se atë mund ta dëmtojë, përkatë-
sisht ta asgjësojë, arkivi zyrtarisht ndërmerr masa ligjore në të mirë të ruajtjes,
mbrojtjes dhe mirëmbajtjes së përshtatshme të saj.
Krijuesit dhe poseduesit e lëndës arkivore, autoriteti kompetent i arkivit
mund t’i urdhërojë për të ndërmarrë masa të nevojshme për lëndën arkivore dhe
në rastet kur ai dështon apo nuk i përfillë ato, masat e tilla t’i ndërmerr vetë, por
në shpenzime të krijuesit, përkatë-sisht të poseduesit të lëndës.
Poseduesit e lëndës arkivore janë të obliguar që lëndën arkivore ta ruajnë
në gjendje të rregullt dhe të sigurt, ta ruajnë nga shkatërrimi, dëmtimi, nga
lagështia, nxehtësia e tepërt, zjarri, rrezet e tepërta të diellit, insektet, vjedhja etj.
Poseduesit e lëndës arkivore private janë të obliguar që ta lajmërojnë
arkivin kompetent shtetëror për posedimin me lëndë, sigurimin e ruajtjes dhe
mbrojtjes së saj, të rregullon dhe të regjistron dhe t’ia dërgon arkivit të dhënat
për te, e në rast nevoje edhe incizimin e sigurimit. Nëse nuk janë në gjendje ta
rregullojnë dhe regjistrojnë, janë të obliguar që arkivit t’ia japin që atë të bënë,
dhe nëse nuk kanë kushte për ruajtje të rregullt dhe mirëmbajtje profesionale të
lëndës, arkivi mund ta merrë në ruajtje deri të sigurimi i saj.
MBROJTJA DHE RUAJTJA E LËNDËS ARKIVORE

TE KRIJUESIT
Rëndësia e mbrojtjes
Lënda arkivore dhe materiali regjistraturik janë të mbrojtura pa marrë
parasysh se në pronësi ose posedim të kujt janë, pwrkatwsisht se te ku gjenden,
se a është e regjistruar ose e evidencuar.
Lënda arkivore krijohet me punën e përditëshme të krijuesve të saj,
përkatësisht të të gjithë subjekteve në shoqëri, duke filluar nga bashkësia lokale
deri të organet shtetërore, të veprimtarive ekonomike e shoqërore, të personave
etj. Këta krijues janë të shumë dhe „prodhojnë“ çdo ditë sasi të madhe të lëndës
arkivore. Në ndërkohë këto dokumente janë bartësitë masovik të të dhënave dhe
informatave për veprimtarinë e krijuesve.
Se lënda arkivore një periudhë të gjatë (sipas ligjit 30 vjet e më shumë)
gjendet jashtë arkivit dhe shfrytëzohet në punën e përditshme të krijuesve të saj,
andaj çështja e mbrojtjes së saj zënë vend të rëndësishëm në funkcionet që një
arkiv i kryen. Lënda arkivore e parregulluar, dëmtimi i saj fizik, fondet e
papërkufizuara – të gjitha këto e vështirësojnë punën e mëtejshme në arkiva.
110 | Arkivistika
Andaj mbrojtjes së lëndës arkivore të krijuesit e saj jashtë arkivit i kushtohet

mjaft kujdes.
Bazat e sistemit të mbrojtjes së lëndës arkivore të krijuesit është
rregulluar me ligjet për mbrojtjen e saj, për arkivat dhe punën e tyre. Metodo-
logjia e punës në realizimin dhe zbatimin e kësaj mbrojtje mbështetet në
udhëzimet e pruara në harmoni me Ligjin. Legjislacioni arkivorë veçanërisht
karakterizon përhershmërinë e kësaj lëndë në aspektin e zbatimit të masave të
përcaktuara mbrojtëse. Në harmoni me këtë, të gjithë krijuesit dhe poseduesit e
lëndës arkivore janë të obliguar që me veprimet e veta me kujdes të veçantë të
zbatojnë masat e mbrojtjes.
Për zbatimin e mbrojtjes efikase, si dhe në realizimin obligimeve të
shumta dhe të ndërlikuara të cilat i kanë krijuesit, vend dhe rol të veçantë, si dhe
obligime kanë vetë arkivat. Ato obligime realizohen nëpërmjet të këtyre punëve:
mbikëqyrjen profesionale të arkivave në krijuesitë e lëndës në aspektin e
evidencimit, klasifikimit, arkivimit, ruajtjes, mirëmbajtjes profesionale, përzgje-
dhjes së lëndës arkivore dhe asgjësimit të materialit të pavlershëm regjistraturik.
Shërbimi arkivor këtë e realizon duke pasur kontakt të përhershëm dhe të
drejtëpërdrejtë me krijuesit e lëndës arkivore.
Duhet theksuar se nga mbrojtja cilësore e lëndës arkivore jashtë arkivit,
të krijuesit varet edhe funkcioni dhe kryerja e detyrave të arkivit si institucion.
Këtë arkivi e realizon nëpërmjet të: organizimit të shërbimit të mbrojtjes brenda
arkivit (shërbimit të inspekcionit), aftësimit profesional dhe përfeksionimit të
kuadrave të cilët punojnë kë këto punë, kontrollin e asgjësimit të materialit të
pavlershëm dhe përzgjedhjes së lëndës arkivore, si dhe ndërtimin e sistemit të
mbrojtjes në kushtet e ndryshimeve dhe të jashtëzakonshme.
Ruajtja e dokumenteve te krijuesit gjatë përpunimit

Shkresat, lëndët dhe dosjet në formën fizike ruhen në njësinë organi-
zative dhe të zyrtarët të cilët i zgjedhin. Obligimi i ruajtjes zgjatë aq sa është e
paraparë me dispozita zyrtare ligjore. Me ruajtje të obliguar nënkuptojmë
ndërmarrjen e masave të mbrojtjes nga dëmtimi, shkatërrimi, humbja ose nga
qasja i paautorizuar. Në rast të konstatimit të një veprimi të tillë, për këtë
mbahet një shënim zyrtar dhe lajmërohet shefi i shkrimtorës.
Për ruajtje të dokumenteve elektronike kujdeset zyrtari i sistemit për
administrim dhe ruajtje të dokumenteve. Në sistemin informativ të institucionit
sigurohet mbrojtja nga qasja e personave të paautorizuar.
Pajisjet informative dhe bartësit e të dhënave, së bashku me kopjet e
punës dhe mbrojtëse, gjithashtu mbrohen në aspektin fizik. Në lokalet e punës,
pajisjet informative vëhen ashtu që personave të paautorizuar iu pamundësohet
qasja në shënimet në ekran. Me rastin e largimit nga vendi i punës është e

nevojshme që personi i autorizuar t’i siguron pajisjet kompjuterike nga qasja e
shfytëzimit të paautorizuar. Një prej këtyre formave është mbyllja e lokaleve,
përdorimi i shenjave të hapjes së kompjuterit të ashtuqutjrua “pasvord”.
Ruajtja e dokumenteve në shkrimtore

Ruajtja e dokumenteve në shkrimtore përfshinë masat dhe veprimet e
mbikëqyrjes gjatë lëvizjes dhe shfrytëzimit të tyre.
Masat e ruajtjes së dokumenteve kanë të bëjnë edhe gjatë lëvizjes së
tyre, duke filluar nga krijimi, hapja e dokumenteve të pranuara, vënia e vulës
së pranimit, datimi, sinjimi, evidencimi në evidencën themelore apo ndihmëse,
dërgimi në punë, kthyerja në shkrimtore, ekspedimi, arkivimi, ruajtja, etj.
Në shkrimtore ruhen lëndët e kryera deri sa të dorëzohen në arkiv si dhe
lëndët që janë në afatorën e lëndëve, deri të kompletimi i tyre dhe dorëzimi në
punë.
Masat e ruajtjes së dokumenteve pas arkivimit me qëllim të shfrytëzimit
të tyre të mëtejmë i zbatojnë zyrtarët e shkrimtorës dhe ata të arkivit të
institucionit në bazë të dispozitave ligjore të menaxhimit zyrtar.
Ruajtja e dokumenteve në arkiv të shkrimtorës

Arkivi është pjesë organizative e shkrimtorës i caktuar për ruajtje të
lëndëve të kryera, dokumenteve në mediumet magnetike, mikrofilmike dhe
elektronike, evidencat për shkresa dhe lëndë, si dhe materialin tjetër
regjistraturik deri të dorëzimi në arkivin kompetent. Çdo institucon është i
obliguar që të këtë arkivin.
Dokumentacioni në arkiv mund të vie nga disa burime:
- dokumentacioni i krijuar me punën e krijuesit;
- dokumentacioni i shfrytëzuar me punën e krijuesit;
- dokumentacioni i cili gjendët në pronësi të institucionit (dokumenta-
cioni i paraardhësit të institucionit dhe dokumentacioni i krijuar me punën e
personave të tjerë juidikë ose fizikë).
Në arkiv zbatohen masat e ruajtjes dhe mbrojtjes së dokumentacionit,
kryehen punët e rregullimit, dhënies në shfrytëzim, vlerësimit, ndarjes dhe
udhëheqjes së evidencave për dokumentacionin arkivor, si dhe punët përga-
titore për dorëzim të dokumentacionit, arkivit kompetent.
Në terminologjinë arkivore ky lokal i dedikuar quhet ndërmjet-arkiv
(angl. records center), që tregon për fazën gjysëm aktive (angl. semiactiv) në
ciklusin jetësor të dokumenteve. Në te ruhen dokumentet të cilët për krijuesin
ende kanë rëndësi operative dhe të cilët pas humbjes të kësaj rëndësie do të
112 | Arkivistika
ndahen (të asgjësohen, shkatërrohen) ose për shkak të rëndësisë së tyre

shkencore, kulturore dhe shoqërore do t’i dorëzohen arkivit kompetent.
Lokalet e ruajtjes së dokumentacionit të krijuesit

Poseduesit e dokumentacionit janë të obliguar që të sigurojnë lokale
përkatëse për vendosje dhe ruajtje të lëndës arkivore.
Me lokale përkatëse nënkuptojmë lokalet:
- të cilat janë të terura dhe me dritë,
- të cilat janë larg nga burimet e zjarrit të hapur dhe nga lokalet ku janë
të deponuara mjetet e djegura lehtë,
- në të cilat nuk ka instalime të ujësjellësit, kanalizimit, gasit, pastaj
instalime të pajisjeve elektrike dhe aparate të nxemjes qendrore dhe të kenë
mbrojtje përkatëse, duke përfshirë edhe mbrojtjen nga depërtimi i ujrave
nëntokësore dhe tokësore.
Me lokale arkivore të krijuesit nënkuptojmë shkrimtoret dhe depot
arkivore.
Shkrimtorja është lokal ku ruhen shkresat e zgjedhura dhe lëndët, më së
shumti një vit nga viti i zgjidhjes. Ndërsa, depot arkivore janë lokale ku ruhen
shkresat e zgjedhura dhe lëndët pas kalimit të afatit të ruajtjes në shkrimtore.
Në rast të kryerjes së punëve ndërtimore, zejtare dhe të tjera në lokalet
e arkivit, nuk guxojnë të përdoren mjetet dhe veprimet të cilat mund të kenë
ndikim në dëmtimin e lëndës arkivore p.sh. zjarri i hapur, përdorimi i mjeteve
kimike agresive dhe materialit ndezës, lagështira e tepërt etj.
Lokalet në të cilat ruhet lënda arkivore duhet të pajisen me numër të
mjaftueshëm të aparateve të thata për fikjen e zjarrit si dhe të kenë temperaturë
dhe lagështi optimale sikurse depot në institucionet arkivore.
Qasja në lokalet e arkivit iu mundësohet vetëm personave të autorizuar
dhe atyre që janë të ngarkuar me punë.
Mirëpo, duhet theksuar se në Kosovë problem të konsiderueshëm
paraqet mungesa e lokalit dhe pajisjeve për vendosje dhe ruajtje të lëndës
arkivore të krijuesit. Ata zakonisht lëndën arkivore e ruajnë në lokalet e punës
ose në ndonjë lokal tjetër joadekuat.
KAPITULLI V
MENAXHIMI ME DOKUMENTE
MENAXHIMI ZYRTAR
Kuptimi
Menaxhimi zyrtar është tërësi e rregullave dhe masave të veprimit me
shkresa/lëndë, pranimin dhe dërgimin e tyre, evidencimin dhe dërgimin e tyre
në punë, përpunimin, shfrytëzimin, ekspeditimin, ruajtjen, asgjësimin dhe
dorëzimin arkivit kompetent ose ndonjë organi tjetër kompetent. Përveç kësaj
menaxhimi zyrtar është procedurë me dërgesat në formën elektronike të kryer
në harmoni me dispozitat të cilat e rregullojnë punën me dokumentet
elektronike.
Sipas Standardit Ndërkombëtar ISO 15489, Menaxhimi me dokumente
është lëmi e menaxhimit e cila përfshinë përgjegjësinë për kontrollin efikas dhe
sistematik në krijimin, pranimin, ruajtjen, mirëmbajtjen, shfrytëzimin dhe publi-
kimin e dokumenteve duke përfshirë edhe proceset e pranimit të dokumenteve
në sistem, ruajtjes dhe mirëmbajtjes të dëshmive dhe informatave në aktivitetet
afariste dhe transaksionet në formën e dokumenteve. (Record menagement).
Përveç kësaj menaxhimi zyrtar është një prej nënsistemeve informative,
në të cilin shkresat klasifikohen dhe evidencohen, në mënyrë që pastaj kur është
e nevojshme – mund të gjenden lehtë dhe shpejt.
Parimet e menaxhimit zyrtar

Parimet e menaxhimit zyrtar janë: parimi i saktësisë, ekspedivtetit,
thjeshësisë, parimi i unitetit ose i uniformitetit, parimi i ekonomisë dhe parimi
i vigjilitetit.
- Parimi i saktësisë. – Çdo punë zyrtare duhet të jetë e sakt, d.m.th. të
mbështetët në faktet reale, si dhe të jetë e qartë dhe çdo komunikim duhet të
bëhet me kujdes, në mënyrë precize dhe pa dykuptimësi.
- Parimi i ekspedivitetit. – Punët zyrtare nuk durojnë shtyerje, që do të
thotë se çdo punë duhet të filloj me kohë dhe në afatin e caktuar të kryhet.
- Parimi i thjeshtësisë. – Çdo punë zyrtare duhet kryer në mënyrë sa më
të thjeshtë.
114 | Arkivistika
- Parimi i unitetit ose i uniformitetit. – Menaxhimi zyrtar duhet të kryhet

sipas dispozitave të përcaktuara më parë dhe ato në mënyrë unike.
- Parimi i ekonomisë. - Rekomandon që me sa më pak mjete, me më pak
forca psikofizike të kryesve të punëve dhe detyrave dhe me kohë më të shkurtër
të arrihen rezultate sa më të mira. Ky parim duhet të zbatohet në të gjitha fazat
e punëve dhe detyrave të punës.
- Parimi i vigjilencës. - Menaxhimi zyrtar duhet të organizohet në atë
mënyrë që të mundëson sigurinë e vulave, pastaj të shkresave sekrete dhe tepër
sekrete dhe dokumentacionit tjetër zyrtar, si gjatë orarit të punës ashtu edhe pas
tij.
Me rëndësi duhet theksuar edhe parimin e shkrimit me stil zyrar dhe
afarist. Gjuha është mjeti themelor i shpejtësisë së mendimit. Stili është mënyra
e shprehjes së mendimit. Fjalia duhet të jetë e shkurtër, pa mëdyshje e sipas
rregullave drejtëshkrimore dhe gramatikore, pa përdorimin e fjalëve të huaja
kuptimi i të cilave nuk dihet, pa përdorim të arkaizmave. Të shkruarit me fjali të
thukëta dhe të shkurtëra nënkupton përdorimin vetëm të aq fjalëve sa janë të
domosdoshme për shprehjen e mendimeve të caktuara. Ta shkuash një letër qartë
nënkupton ta shkruash atë që dëshiron të dijë dhe kuptojë ai që e pranon, dhe jo
atë që e die dhe mendon ai që e dërgon.
Stili afarist duhet të jetë i matur dhe jo nënshtrues. Kjo do të thotë se
duhet të shprehet, kur kjo është e domosdoshme, edhe fjalë që kërkohet falje,
aso të mirënjohjes, lutjes dhe dëshirës, por me masë, me dinjitet, me ton korrekt
dhe të sjellshëm, dhe jo me përulësi.
Stili zyrtar dallon nga ai afarist. Duhet të posedojë të gjitha karakteristika
që i posedon stili afarist, por toni është zyrtar. Maturia dhe zyrtarizmi janë
karakteristikat e stilit zyrtar.
Gjatë komunikimit me shkrim me personat juridikë apo fizikë, duhet të
zbatohet edhe parimi i teknikës së mirë të përpunimit të shkresave. Çdo formë e
shkruar duhet të jetë mirë e përpunuar teknikisht në mënyrë që tek marrësi të lë
përshtypje sa më të mirë. Në këtë aspekt duhet: të përdorët letër cilësore dhe e
dizajnuar bukur grafikisht, me formë të paraparë me standardet e përpilimit të
shkresave (francez apo amerikan). Tipi, madhësia dhe lloji i shkronjave të jetë
konform standardeve. Shkresa që dërgohet të palohet mirë dhe të vendoset në
zarfa me shënime të qarta.
Të krijuesit dhe poseduesit e lëndës arkivore duhet të aplikohet edhe
parimi i ruajtjes së sekretit zyrtar dhe afarist. Ky parim i obligon të gjithë zyrtarët
e institucionit/organit. Me ligj, statut, dispozita të caktuara dhe vendime të
posaçme vendoset çka konsiderohet sekret zyrtar, përkatësisht afarist.
Komponentët e sistemit të menaxhimit zyrtar

Komponentët e sistemit të menaxhimit zyrtar janë:
- Njësitë përmbajtësore (shkesa ose akti, lëndët dhe dosjet).
- Rregullat (përcaktojnë veprimet të cilat menaxhimi zyrtar i përfshinë).
Rregullat mund të jenë eksterne (fjala është për dispozitat të cilat i aprovojnë
organet kompetente shtetërore), si p.sh. Ligji për menaxhim zyrtar i cili ka të
bëjë me organet e administratës shtetërore dhe organet tjera shtetërore, organet
administrative dhe të tjera të njësive të administratës lokale, të personave
juridikë të cilët kryejnë punët publike ose kanë autorizime publike, ndërsa
Rregullorja e gjykatave ka të bëjë për të gjitha nivelet dhe llojet e gjyqeve. Në
procedurën administrative aplikohen dispozitat e Ligjit për administratën. Në
menaxhimin zyrtar, gjithashtu aplikohen dispozitat për veprimet me dokumenta-
cion, përkatësisht me informatat që ai i përmban, si p.sh. Ligji për qasjen në
informata dhe Ligji për mbrojtjen e të dhënave personale. Më pastaj dispozitat
mund të bihen edhe për veprimtari ose shërbime të caktuara, si p.sh. Ligji për
financa, për prokurim, rregullore të ndryshme për evidencimin ose mënyrën e
udhëheqjes së llojeve të caktuara të dokumenteve. Rregullat interne (i sjellin
institucionet, por mund të paraqesin plotësim dhe përpunim të dispozitave
eksterne).
- Zyrtarët (ata i aplikojnë rregullat dhe nga qëndrimet dhe aftësitë e tyre
varet rregullshmëria në zbatimin e tyre).
Përfitimet nga menaxhimi zyrtar

Sipas Standardit ISO 15489, menaxhim zyrtar përmban informata të cilat
janë resurs i vlefshëshm dhe pronë e rëndësishme afariste. Menaxhimi me dokume-
nte duhet qasur në mënyrë sistematike sepse ajo është me rëndësi për mbrojtje dhe
ruajtje të dokumenteve si mjet dëshmie gjatë procedurave të punës. Sistemi i
menaxhimit me dokumente është burim i informatave për aktivitetet afariste të cilat
mund të shërbejnë si mbështetje aktiviteteve vijuese dhe vendimeve afariste, dhe
siguron përgjegjësi ndaj palëve të tanishme dhe të ardhëshme.
Standardi ISO 15489, thekson se menaxhimi me dokumente në një
organizatë përfshinë:
a. miratimin e politikave dhe standardeve;
b. ndarjen e përgjegjësive dhe kompetencave;
c. vendosjen dhe publikimin e procedurave dhe direktivave;
d. sigurimin e disa veprimeve të cilat kanë të bëjnë me menaxhimin dhe
shfrytëzimin e dokumenteve;
e. projektimin, aplikimin dhe menaxhimin me sisteme të specializuar për
menaxhim me dokumente në sistemet dhe proceset afariste.
116 | Arkivistika
Dokumentet përmbajnë informata të cilat janë resurs i vlefshëm dhe

pronësi e rëndësishme afariste. Ato iu mundësojnë që puna të kryhet në mënyrë
të rregullt dhe konsekuente, që të dokumentohen dhe të mbrohen të drejtat dhe
interesat e organizatës, të të punësuarëve dhe palëve, mbështetin kryerjen e akti-
viteteve brenda organizatës, iu sigurojnë të të punësuarëve qasje në informata të
cilat iu janë të nevojshme në kryerjen e punëve, sigurojnë kontinuitetin e
menaxhimit dhe e mbrojnë organizatën nga rreziqët që mund t’i paraqitën.
Krijuesve të lëndës arkivore menaxhimi zyrtar iu mundëson, që:
- Që t‘i kryejnë punët në mënyrë të rregullt, efikase dhe me përgjegësi,
- Të mbështesin dhe të dokumentojnë formësimin e politikës dhe pruarjen
e vendimeve për menaxhim,
- Të realizojnë vendoshmërinë, kontinuitetin dhe produktivitetin në udhë-
heqje dhe menaxhim,
- Lehtësojnë kryerjen efikase të aktiviteteve brenda organizatës së krijuesit,
të siguron kontinuitetin në rast të fatkeqësive,
- Të jenë në përputhje me kërkesat juridike dhe normative, duke përfshirë
edhe aktivitetet të cilat kanë të bëjnë me lëndën arkivore, verifikimin dhe moni-
torimin,
- Të realizojnë mbrojtjen dhe mbështetjen në kontekstet, duke përfshirë
edhe menaxhimin e rreziqeve që janë të ndërlidhura me ekzistimin ose mungesën
e dëshmive për aktivitetet në organizatë,
- Të mbrojnë interesat e organizatës dhe të drejtat e të punësuarve, palëve
dhe të aktorëve aktual dhe të ardhshëm të interesuar,
- Të përkrahin aktivitetet e tanishme dhe të ardhshme në hulumtim dhe
zhvillim, përparimet dhe të arriturat, gjithashtu edhe hulumtimet historike,
- Të vendosin indetitetin afarist, personal dhe kulturor,
- Të lëjnë dëshmi për aktivitetet afariste, personale dhe kulturore, dhe
- Ruajtjen e kujtesës korporative (ekonomike), personale dhe kolektive.
Automatizimi i menaxhimit zyrtar

Automatizimi i menaxhimit zyrtar përfshinë këto grupe të punëve:
− Komunikimi brenda organizatës (Electronic Mail);
- Komunikimi ndërmjet organizatave (Electronic Data Interchange -
EDI);
- Planifikimi i orarit të punës, (Time management&Planning);
- Menaxhimi me projekte (Project management);
- Përpunimi i dokumenteve (Graphics Editor);
- Arkivimi dhe gjetja e dokumenteve (Document Library);
- Përgatitja e vendimeve menaxhuese;
- Memorimin e detyrave afariste;

- Përgatitja dhe realizimi i mbledhjeve afariste.
Për lehtësim apo automatizim të punëve në manaxhimin zyrtar me të
madhe përdorën formularët. Formulari është dokument i cili e paraqet informa-
tën e rregulluar në formë tabelare ose metodike ose dokument i shtypur ose i
përpiluan në formë tjetër me hapësirë të caktuar për regjistrimin e informatave
të caktuara. Në diplomaci, formular - të gjitha veçoritë e dokumenteve të cilat
mund të ndahen nga përmbajtja e tij. Formulari në aspektin historik dhe
funkcional dallojë lëndën sipas veçorive të tija të materjes/fizike, sipas çështjes
të përmbajtjes së tij intelektuale ose sipas renditjes së informatave në to.
Fushëveprimi dhe organizimi i menaxhimit zyrtar

Fushëveprimi dhe organizimi i menaxhimit zyrtar varët nga subjektet të
cilët i aplikojnë dispozitat e tyre, përkatësisht se a ka të bëjë me organet e
pushtetit, gjykata, institucione që kryejnë autorizime publike, ndërmarrje
publike dhe shoqëri ekonomike, sepse duhet theksuar se menaxhimi zyrtar është
sistem i kodifikuar i dispozitave që përmbajnë ligje si dispozita të ranguara më
nivelin më të lartë dhe dekretligje si akte nënligjore të rangut më të lartë,
rregullore si dispozita implementimi dhe udhëzimet si akte të përgjithshme që i
sjellin organet administrative kompetente.
Dispozitat ligjore të cilat drejtëpërdrejt aplikohen në menaxhimin zyrtar
janë: Ligji për vulat, Ligji për vërtetim të nënshkrimeve, dorëshkrimeve, Ligji
për takstat administrative, Ligji për administrimin e punës në zyre, etj.
Si akte nënligjore që ka aprovuar Qeveria e Kosovës janë Udhëzimi
administrativ për pranim-dorëzimin e lëndës arkivore dhe Udhëzimi admini-
stativ për përzgjedhjen e lëndës arkivore dhe asgjësimin e materialit të pavler-
shëm regjistraturik. Aktet e përgjithshme që i miratojnë gjykatat, institucionet
që kryejnë autorizime publike, subjektet publike dhe personat të tjerë publikë i
elaborojnë dispozitat dhe dispozitat e akteve nënligjore dhe në pajtim me
autorizimet përcaktojnë menaxhimin zyrtar të atyre subjekteve.
Menaxhimi zyrtar përfshinë: pranimin, hapjen, kontrollimin dhe
shpërndarjen e postës (shkresave) në punë, puna me shkresa, bashkimin e
lëndëve, dërgimin e lëndëve dhe shkresave në punë, puna me shkresa, çregji-
strimi i lëndëve dhe shkresave, afatorën e lëndëve, ekspeditimin e postës dhe
vendosjen e lëndëve dhe shkresave në arkiv (arkivimin) dhe ruajtjen e tyre.
Përveç kësaj menaxhimi zyrtar përfshinë tërësinë e masave, veprimeve, rregu-
llave dhe sistemeve në përdorimin, organizimin, shfrytëzimin, përpunimin,
118 | Arkivistika
ruajtjen, mbrojtjen, vlerësimin, asgjasimin dhe dorëzimin e lëndëve dhe doku-

menteve.
Është e nevojshme që të theksohet se dispozitat dhe aktet e përgjithshme
nga lëmia e menaxhimit zyrtar aplikohen plotësisht te organet e administratës,
në institucionet që kryejnë autorizime publike, ndërmarrjet publike në pjesën e
autorizimeve publike të besuara.
Në gjykata kanë të bëjnë parimet themelore nga lëmia e menaxhmit
zyrtar me aplikim të duhur, ndërsa shoqëritë ekonomike dhe personat tjerë
juridikë aplikojnë gjithashtu dispozitat e rregulloreve nga lëmia e menaxhimit
zyrtarë nëse me aktet e tyre të veçanta kjo materie nuk është rregulluar në
mënyrë tjetër.
Në harmoni me implementimet e theksuara, të gjitha subjektet mund të
ndahen në këto grupe:
- organet e administratës, shërbimet për administrim dhe organet tjera të
pushtetit (shërbimet dhe organeve administrative dhe ekzekutive),
- institucionet të cilat kryejnë autorizime publike dhe ndërmarrjet
publike,
- gjykatat,
- shoqëritë ekonomike dhe personat të tjerë juridikë.
Organet e administratës dhe shërbimet për administratë, menaxhimin
zyrtar e kryejnë në shkrimtore si njësi organizative ose në kuadër të shkrimtorës
së përbashkët për të gjitha organet e administratës, përkatësisht shërbimet e
administratës. Kur menaxhimi zyrtar kryhet në shkrimtore të përbashkët, atëherë
është e obligueshme që të kenë edhe arkivin e përbashtë për ato organe (shërbi-
me).
Për formimin e arkivit të përbashkët për organet e administratës së
qyteteve vendos kryetari, ndësa për shërbimet komunale të administratës vendos
kryetari i komunës. Udhëheqësi i organeve të administratës (Shërbimi për
administratë), është i obliguar që me vendim të cakton personin zyrtar, i cili
drejtëpërdrejt është përgjegjës për udhëheqjen e menaxhimit zyrtar dhe ia
përcakton të drejtat dhe obligimet atij personi në kryerjen e atyre punëve.
PËRFORMANCAT E MENAXHIMIT ME DOKUMENTE

Në mënyrë që të dokumenton dhe mbështet menaxhimin e organizatës,
sistemi i menaxhimit me dokumente sipas standardit ISO 15489 – Menaxhimi
me dokumente duhet të ketë disa performanca (karakteristika) themelore.
Besushmëria:
1. I besueshëm llogaritet ai sistem për menaxhim me lëndë, i cili vepron
sipas procedurave dhe rregullave të përcaktuara; në mënyrë rutinore pranon të
gjitha lëndët në lëmin e aktiviteteve afariste që i mbulon; lëndët klasifikohen në
mënyrë që shprehin proceset afariste të krijuesve të lëndëve; lëndët i mbron nga
ndryshimet e paautorizuara ose vënies në dispozicion; në mënyrë rutinore
vepron si burim primar i informatave për aktivitetet që janë dokumentuar në
lëndë; siguron qasjen në të gjitha lëndët relevante dhe paratëdhënat që kanë të
bëjnë për atë;
2. I besueshëm është ai dokument me përmbajtjen e të cilit mund të
besohet që në mënyrë të përpiktë dhe të plotë janë paraqitur aktivitetet afariste
dhe faktet të cilat e vërtetojnë, dhe në të cilat mund të mbështetemi gjatë
aktiviteteve afariste vijuese.
Integriteti: Integriteti i dokumenteve do të thotë se ai është i plotë dhe i

pandryshuar. Është e domosdoshme që dokumenti të mbrohet nga ndryshimi i
paautorizuar.
Integriteti i sistemit varet nga tërësia e rregullave dhe kontrollave të cilat
e përcaktojnë mundësinë dhe mënyrën e kryerjes së disa funkcioneve të
menaxhimit me dokumente. Këto rregulla mund të implementohen në vet
sistem, në mënyrë që punët në sistem mund të kryhen në mënyrën e parashikuar
dhe në kushtet e parashikuara ose madje jashtë sistemit duke u mbështetur në
rregullat e tjera, organizimin e menaxhimit dhe kulturën korporative.
Autenticiteti: Autentik është ai dokument për të cilin mund të

dëshmohet: a) që ajo që është në të duhet të jetë; b) që e ka krijuar ose dërguar
personi për të cilin thuhet se e ka krijuar ose e ka dërguar dhe c) që e ka krijuar
ose e ka dërguar në atë kohë në të cilën ajo është bërë.
Organizata duhet të siguron se ata që krijojnë dokumente janë të
identifikuar dhe të autorizuar pët atë, që dokumentet janë të mbrojtur nga të
dhënat e shtuara, nga fshirja, ndryshimi, shfrytëzimi dhe shkatërrimi i tyre.
Përputhshmëria: Menaxhimi me lëndë dhe me dokumentacion duhet të

jetë në përputhshmëri me dispozitat dhe standardet që kanë të bëjnë në vet
lëndët, por edhe në menaxhim (p.sh. nëse kërkohet mundësia e vërtetimit dhe
përcjelljes së menaxhimit), nevojave të menaxhimit të tanishëm dhe pritjeve të
bashkësisë në të cilën organizata vepron. Kërkesat e dispozitave dhe standardeve
relativisht është lehtë të vërehen, ndërsa deri të përcaktimi i nevojave të
menaxhimit dhe pritjeve të bashkësisë kërkojnë analiza më të mëdha, dhe të
120 | Arkivistika
kuptuarit të menaxhimit dhe mjedisit në të cilën organizata vepron dhe nuk e

udhëheq përherë me konkluzat e qarta.
Tërësia: Sistemi i menaxhimit me dokumente duhet të përfshinë në

tërësi dokumentacionin i cili krijohet dhe shfrytëzohet për menaxhim. Ka mjaft
faktorë të cilët mund të rrezikojnë tërësinë: nga rregullat afariste dhe shprehive
të cilët në disa aktivitete afariste lejojnë krijimin e dokumenteve pa sistem ose
në mënyrë sporadike, deri te ndarjet e kushtëzuara teknologjike të pjesëve të
dokumentacionit dhe përmbajtjeve të tjera informative.
Sistemi: Sistemi për menaxhim me dokumente duhet të vepron në

mënyrë rutinore dhe kontinutive sipas rregullave dhe procedurave të përcak-
tuara.
Në kuadër të kësaj duhet përfshirë edhe Kontekstin. Kontekst janë të

dhënat që sigurojnë identifikimin e dokumenteve dhe të institucioneve që i ka
krijuar. Këto janë edhe qenësore për autenticitetin dhe besushmërinë e
dokumenteve. Konteksti është edhe njohuri për atë se ku dokumenti është
krijuar, për çka, për kend dhe kur, kur është pranuar dhe arkivuar, por edhe
marrëshëniet me dokumentet tjera, pa të cilat nuk mundet në tërësi të kuptohet.
Në anën tjetër Kontinuteti, (continuum), është qendrushmëria e
përhershme në formën origjinale. Kuptimi tjetër është, modeli bashkëkohor i
shiqimit në dokumentet arkivore, si krahasim të pikëpamjeve për „ciklusin
jetësor“ të dokumenteve. Koncentrohet në kontinuitetin e përgjegjësive lidhur
me sistemet e menaxhimit zyrtar që administrojnë, ruajnë dhe prezantojë
dokumentacionin si evidencë të aktiviteteve të ndonjë personi juridik. Në këtë
mënyrë fshihen etapat në ciklusin jetësor të dokumenteve nga krijimi,
shfrytëzimi, ruajtja, vlerësimi, asgjësimi dhe dorëzimi në arkiv.
Funksionet e menaxhimit
Sistemi i menaxhimit me dokumente në tërësi duhet të përfshinë këto
funksione të menaxhimit, përkatësisht lloje të punëve të cilat kryhen në
menaxhimin me lëndë:
- Përcaktimi i politikës dhe programit të menaxhimit me dokumente:
Qëllimi i kësaj politike të menaxhimit me dokumente është të përcaktohet roli
dhe vendi në veprimtarinë e përgjithshme dhe organizimin e punës, të
përcaktohen përgjegjësitë dhe resurset, si dhe të sigurohet që programi i
menaxhimit me dokumente të jetë i njohur, i mbështetur dhe i aplikuar në të
gjitha nivelet e organizatës.
- Formësimi, vënia dhe mirëmbajtja e sistemit të menaxhimit me

dokumente: Standardi ISO 15489 Menaxhimi me dokumente i kushton
vëmendje të madhe formësimit dhe futjes së sistemin për menaxhim me
dokumente. Atë sistem e përbëjnë standardet dhe rregullat, mjetet, personat,
masat dhe veprimet në menaxhim me dokumente. Standardi i theksuar në
mënyrë të hollësishme e përshkruan edhe një mundësi të mundshme ose meto-
dologjinë për formësimin dhe futjen e sistemit të menaxhimit. Aty parashihen
këto aktivitete: Hulumtimet paraprake; Analiza e aktiviteteve afariste; Identifi-
kimi i kërkesave për dokumente; Analiza e sistemeve ekzistuese; Identifikimi i
strategjive duke përmbushur kërkesat për dokumente; Formësimi i sistemit të
menaxhimit; Vënia e sistemit të menaxhimit dhe kontrolli pas futjes.
- Përcaktimi se cilat dokumente duhet të krijohen gjatë menaxhimit:
Qëllimi kryesor i menaxhimit me dokumente është të përcaktohet se cilat
dokumentet krijohen gjatë menaxhimit, në mënyrë që ato në të vërtet të krijohen
dhe të jenë në dispozicion aq sa është e nevojshme.
- Përcaktimi i afateve të ruajtjes: Mund të identifikohen disa burime ose
kritere për caktimin e afatit të ruajtjes së dokumenteve, siç janë: Nevojat afariste
të vet organizatës; Mbrojtja e të drejtave dhe interesave të organizatës dhe
personave të tjerë; Mbështetja informative e menaxhimit; Vlera evidencuese;
Vlera informative varësisht nga nevojat e menaxhimit; Vlera simbolike (vlerë
kulturore); Vlera artistike dhe e reprezentativitetit; Vlera materiale etj.
- Vënia e sistemit të evidencimit, përkatësisht të paratëdhënave për
dokumente dhe funksionet e menaxhimit: Strukturat e paratëdhënave mund të
formësohen si një ose (sipas rregullit) në shumë evidenca klasike, si bazë ose
bazë e të dhënave ose evidencat tjera të strukturuara elektronike. Gjatë
formësimit të strukturës së paratëdhënave në menaxhim zyrtar duhet nisur nga
funksionet dhe qëllimet e tyre. Funksionet e strukturës së paratëdhënave në
menaxhim sipas rregullit janë: Identifikimin i njësive të dokumentacionit;
Identifikimi i vendit të njësisë në strukturën e dokumentacionit; Identifikimi i
vendit të vendosjes; Prezantimi i njësisë së dokumentacionit; Kërkimi dhe gjetja;
Menaxhimi.
- Pranimi i dokumenteve në sistem për menaxhim të lëndëve: Njësitë e
dokumentacionit mund të pranohen në sistem nga burime të ndryshme dhe në
mënyra të ndryshme: si postë klasike ose elektronike hyrëse dhe dalëse, me
dërgesë, me komunikimin intern, duke krijuar dhe arkivuar dokumente ose
shënime brenda organizatës ose në sistemet e tyre informative.
- Evidencimi dhe përshkrimi: Evidencimi dhe përshkrimi i njësive të
dokumentacionit shpesh bëhet gjatë pranimit në sistem, në të njëjtën kohë me
regjistrimin. Disa përshkrues relativ e sidomos paratëdhënat e transaksionuar
122 | Arkivistika
krijohen pas regjistrimit, në procesin e përpunimit të lëndëve ose të vetë

dokumentacionit, kështu që koncepti i përshkrimit mund të zgjerohet me
përfshirjen fillestare dhe shënimin e paratëdhënave, të cilat krijohen ose bëhen
të nevojshëm.
- Organizimi dhe klasifikimi i dokumenteve: Një prej detyrave më të
rëndësishme në menaxhimin me dokumente është që të organizohet që ata të
kenë pasqyritet, të strukturuar në mënyrë të qartë dhe në vazhdimësi. Mjeti
themelor për to është plani i klasifikimit të dokumenteve. Me të parashihet që
njësi të dokumentacionit duhet ose mund të krijohen gjatë menaxhimit dhe ku
është vendi i tyre në strukturën e përgjithshme të dokumentacionit. Ky plan
duhet të përfshinë tërë veprimtarinë e organizatës dhe tërë dokumentacionin i
cili gjatë asaj mund të krijohet.
- Menaxhimin me ciklusin e dokumenteve: Ciklusi i dokumenteve
përfshinë disa punë të cilat kryhen me njësitë e dokumentacionit, prej krijimit të
tyre deri te vendimi përfundimtar i asgjësimit ose dorëzimit institucionit tjetër
kompetent. Zakonisht punët në ciklusin me dokumente janë: Formësimi dhe
krijimi i njësive të dokumentacionit: Pranimi dhe regjistrimi i njësive (pranimi,
vërtetimi, shpërndarja, regjistrimi në evidencën themelore, klasifikimi);
Menaxhimi me lëvizjen e njësive gjatë përpunimit (dërgimi në punë, përcjellja
në harmoni me proceset afariste, dërgimit; Arkivimi (ruajtja); Kontrolli dhe
vërtetimi i dokumentacionit të arkivuar; kopjimi, transferimi, migrimi
(dokumentacioni në formën digjitale e cila ruhet në afat të gjatë); Shfrytëzimi;
Vlerësimi; Asgjësimi, shkatërrimi ose dorëzimi institucionit kompetent.
- Arkivimi dhe ruajtja e lëndëve: Sistemi i ruajtjes së dokumenteve në
tërësi duhet t’u përgjigjet tri kërkesave: Se si të mbrohen dokumentet nga
dëmtimi, humbja dhe tjetërsimi; Si të pengohet qasja dhe shfrytëzimi i
paautorizuar; Se si të sigurohen që dokumentacioni vital afarist dhe informatat
të “mbijetojnë” në rast të fatkeqësive dhe katastrofave eventuale. Dokumentet
duhet mbrojtur në kohën e veprimit aktiv të ciklusit me dokumente, deri sa janë
në përpunim dhe të shfrytëzohen gjatë kohës së menaxhimit dhe më pastaj.
- Qasja dhe shfrytëzimi i dokumenteve: Ky funksion i menaxhimit
përfshinë dy aspekte të shfrytëzimit të dokumenteve: a. administrimin e qasjes
juridike, b. mundësia e gjetjes dhe shfrytëzimit të dokumenteve të cilat i
përgjigjen kërkesës te shfrytëzuesit e caktuar. Këtu ka të bëjë edhe me
shfrytëzimin e dokumenteve sekrete dhe dëmin që mund t’i shkaktohet
organizatës.
- Vendimi dhe veprimi me dokumente pas kalimit të afatit: Pas kalimit
të afatit të ruajtjes, dokumentet asgjësohen ose shkatërrohen pas dorëzimit të
institucionit kompetent në ruajtje të mëtejshme.
- Dokumentimi i veprimeve në menaxhimin me dokumente: Punët që

janë kryer gjatë menaxhimit me njësitë e dokumentacionit dhe veprimet e tjera
gjatë menaxhimit me dokumente në mënyrë që të vërtetohet dhe të përcaktohet
integriteti dhe besueshmëria te vetë njësitë e dokumenteve, të sistemit të
menaxhimit në tërësi, duhet të përcillet dhe të sigurohet përgjegjësia e
shfrytëzuesit të sistemit të menaxhimit.
- Mbikëqyrja dhe përcjellja e sistemit për menaxhim me dokumente:
Qëllimi i mbikëqyrjes dhe përcjelljes së sistemit të menaxhimit me dokumente
sigurohet që menaxhimi me dokumente të zhvillohet në harmoni me politikën
dhe kërkesat e organizatës dhe të realizon qëllimet e parashtruara, si dhe të
mbështesë mirëmbajtjen dhe zhvillimin e mëtejmë.
Lëvizja e shkresave
SHKRESAT
HYRËSE
Njësitë e
përpunimi
profesional
Njësitë e
SHKRIMTORJA përpunimi
profesional
Njësitë e
përpunimi
profesional
Shkresat Përpunimi administrativo-

dalëse teknik
Kopja për
arkiv të
shkrimtorës
124 | Arkivistika
Fazat e menaxhimit zyrtar

Menaxhimi zyrtar kalon nëpër këto faza:
- Faza e evidencimit që ka të bëjë prej momentit të regjistrimit të
shkresave e deri të arkivimi dhe dorëzimi i tyre në arkiv, dhe
- Faza e kërkimit që ka të bëjë prej momentit të regjistrimit të
shkresave. Faza e kërkimit varet prej disa kritereve, siç janë - koha. Në kuadër
të këtij kriteri viti ka rëndësi apsolute, pastaj dërguesi ose krijuesi i
dokumenteve, shenja e njësisë organizative, si njësi e brendshme në bazë të
numrave të përcaktuar dhe përmbajtja – e dokumentit.
Qëllimi i menaxhimit zyrtar

Menaxhimi zyrtar ka dy qëllime: afatshkurtër dhe afatgjatë.
Qëllimi afatshkurtër është që të siguron hulumtimin dhe gjetjen e lehtë
të shkresave, ndërsa ai afatgjatë të mbron besueshmërinë (forcën dëshmuese)
të shkresave deri sa ato gjendën të krijuesi.
Nga aspekti i veprimtarisë arkivore, qëllimi përfundimtar i menaxhi-
mit zyrtar është që të siguron derdhjen e dokumentacionit relevant në arkiv dhe
mbrojtja e besueshmërisë (forcës dëshmuese) të shkresave deri sa ai gjendet
te krijuesi.
Komunikimi zyrtar
Të gjitha krijuesit e lëndës arkivore në realizimin e detyrave themelore
të tyre gjatë menaxhimit zyrtar komunikojnë me personat e ndryshëm juridikë
dhe fizikë.
Komunikimi zyrtar mund të jetë:
- Komunikim zyrtar i jashtëm, që përfshin komunikimin e që bëhet në
mes të një institucioni me institucione të tjera vendore dhe ndërkombëtare, si
dhe me palë të tjera gjatë realizimit të të drejtave dhe detyrave të tyre.
- Komunikim zyrtar i brendshëm, që përfshin komunikimin në mes të
njësive të brendshme të të njëjtit institucion për realizimin e detyrave dhe
përgjegjësive që lidhen me mandatin e institucionit.
Komunikimi zyrtar për pranim-dorëzimin e shkresave mund të bëhet
përmes dërgimit postar dhe sistemit elektronik.
Te komunikimi mund ta përdorim termin edhe korrespodencë. Korres-
podenca aplikohet në të gjitha fushat e jetës publike, ekonomike, shoqërore dhe
private, ndërsa sajimet me shkrim me të cilat vëhet kontakti me të cilat bihet në
kontakt (kontaktohet) mund të dërgojnë personat fizikë dhe juridikë.
Ndarja e korrespodencës në menaxhimin zyrtar

Për shkak të specifikës së punëve me të cilat merren persona të caktuar
juridikë dhe dispozitave që kanë të bëjnë me ta, korrespodencën mund ta ndajmë
në: private, zyrtare (administrative), ekonomike (afariste) dhe publike.
- Korrespedenca private është letërkëmbim të cilin e realizojnë personat
fizikë ndërmet vete, do të thotë këmbimi me shkrim i mendimeve në mes
familjarëve, miqve, shokëve etj.
- Korrespodenca zyrtare është letërkëmbim e cila rrjedh nga organi
drejtues dhe institucioneve të cilat kanë autorizime publike dhe merren me
ndonjë veprimtari të dobishme shoqërore. Ajo mund t’i drejtohet një personi
fizik dhe juridik me qëllim të ushtrimit të nje veprimtarie të caktuar, përktësisht
të një të drejte apo obligimi të rregulluar me ligj.
Në bazë të organeve drejtuese dhe institucioneve të tjera prej të cilave
vjen dhe problematikës të cilën e rregullon, korrespodenca zyrtare mund të
ndahet, përkatësisht përfshinë:
- Korrespodenca administrative është letërkëmbimi i ndërsjellë i
organeve dhe institucioneve shtetërore si dhe letërkëmbimi të cilin ata e bëjnë
me personat tjerë fizikë dhe juridikë në kuadër të autorizimeve të veta. Në kuadër
të kësaj korrespodence zhvillohet edhe korrespodenca gjyqësore.
- Korrespodenca publike është letërkëmbim ndërmjet institucioneve
publike që ato ua drejtojnë personave të tjerë fizikë dhe juridikë, e në kuadër të
veprimtarisë së tyre publike.
- Korrespodenca diplomatike është letërkëmbim në mes përfaqësuesve
të shteteve të ndryshme, përkatësisht përfaqësuesve diplomatikë dhe konsularë
dhe letërkëmbimi të cilin ata e zhvillojnë me persona të tjerë juridikë, e përmes
Ministrisë së Punëve të Jashtme në lidhje me punët e politikës së jashtme.
Deri në shekullin XVIII letërkëmbimi ndërkombëtar kryhej në gjuhën
latine, nga shek. XVIII në atë franceze, kurse pej vitit 1918 gjuhë diplomatike
bëhet gjuha angleze.
- Korrespodenca ushtarake paraqet letërkëmbimin e organeve ushtarake
në lidhje me çështje dhe detyra të ndryshme ushtarake.
- Korrespodenca afariste është letërkëmbim i tërësishëm të cilën e
zhvillojnë në mes firmat, duke kryer veprimtari të caktuara ekonomike, si dhe
letërkëmbimi të cilin e kryejnë me persona të tjerë fizikë dhe juridikë. Varësisht
nga veprimtaria e tyre korrespodenca afariste mund të ndahet në: industriale,
tregtare, bankare, turistike, hoteliere, bujqësore, të transportit, ndërtimore, të
shoqatave të sigurimit etj.
126 | Arkivistika
SHKRIMTORJA
Funksioni i shkrimtorës
Shkrimtora është njësi organizative ose vend i punës, në të cilën kryhen
të gjitha punët e administrimit të dokumenteve zyrtare. siç janë: pranimi i
dokumenteve, pranimi i postës, hapja dhe kontrollimi i postës, evidencimi dhe
bashkimi i shkresave, vulosja e shkresave dhe lëndëve, udhëheqja e afateve të
punës, dërgimi i akteve (shkresave) dhe lëndëve në procedim, dërgimi i postës,
shpërndarja e postës (shkresave) dhe e lëndëve, duke përfshirë edhe postën
elektronike, vënia e tyre në depon e regjistraturës, si dhe mbajtja e të gjitha
vulave katrore dhe rrethore, përgatitja dhe dorëzimi i dokumenteve në arkiv
(arkivimi) etj. Në Shqipëri përdorët termi – sekretari, ndërsa, në Ligjin Nr.
04/L-184 për administrimin e punës në zyrë quhet Njësia e administrimit të
dokumenteve.
Struktura e punëtorëve në shkrimtore: shefi i shkrimtorës, regjis-

truesi, dërguesi, arkivisti.
Format e shkrimtorës:
- Tradicionale: Shkrimtore e centralizuar dhe shkrimtorja e
decentralizuar.
- Shkrimtorja bashkëkohore, mbështetet në dokumentet ektronike dhe
quhet terminale.
- Shkrimtorja elektronike mbështetet në: pajisjet teknike (angl.
Ardware dhe netware), zgjedhjet programore (angl. software); zgjedhjet
organizative (angl. orgware), dhe kuadri (angl. lifeware).
- Shkrimtorja virtuale – të gjithë akterët e saj komunikojnë nëpërmjet
formës elektronike.
Organizimi i shkrimtorës: Sipas kompetencave, shkrimtorët ndahen

në kryesore dhe ndihmëse.
Standardizimi i punëve në shkrimtore: Me standardizim nënkuptojmë

aplikimi i standardeve ndërkombëtare ose kombëtare. Aplikimi i standardeve ka
për qëllim largimin e të gjitha llojeve të barierave, më së shpeshti administrative,
në këmbimin e mallërave dhe shërbimeve.
Automatizimi i punës në shkrimtore: Me automatizim nënkuptojmë

aplikimi i të arriturave teknologjike me qëllim të shpejtimit të proceseve afari-
ste. Në kontekst të kësaj, automatizimi i shkrimtorës është disiplinë e veçantë
e cila ka për qëllim që të shpejton dhe racionalizon punët të cilat në te kryhen.
Organizimi terminal
Ky organizim në esencë preferon ndryshimin fleksibil të bartësve. Pas
pranimit të dokumentit në shkrimtore dhe regjistrimit në evidencë, të dhënat
nxirrën nga dokumeti dhe bartën në mediat tjera (magnetike, optike), ndërsa
dokumenti përjashtohet nga përpunimi i mëtejshëm. Punët e shkrimtorës me atë
përfundojnë, ndërsa kërkimi, si kuptim i saj, i lihet përpunimit të përmbajtjes.
Me rrjetin e monitorëve terminal, ajo mundësohet të shfrytëzohet në çdo vend
ku është e nevojshme.
Punët e gjëra dhe të shumta në evidencimin e çdo ndryshimi (në librat e
ekspedicionit) më nuk janë më të nevojshme. Nuk janë të nevojshëm as shkuarjet
në arkiv të shkrimtorës dhe as kërkimi i drejtëpërdrejtë në lëndët e arkivuara. Në
vend të tyre, të gjitha punët kryhen në terminale, duke vështruar të gjitha lëndët,
me shpejtësi të madhe pa marrë parasysh se ku gjënden ato.
Përpunimi përbajtësor vetë e bënë kërkimin dhe bëhet e pavarur nga
shkrimtorja. Me këtë qasja është sjellë deri të kufizimet përfundimtare. Përveç
kësaj ëshë mundësuar kërkimi pa kritere tradicionale (numri rendor, shenja e
klasifikimit, dërguesi etj.) që deri me tani ishte e paparamendueshme. Në të
vërtetë, çdo fjalë e shkruar, sidomos ndonjë titull ose emrër (të ashtuqujtur
shenja), në atë rast bëhen kriter për kërkim. Duke i kombinuar me to edhe të
dhënat tjera të njohura, deri të dokumenti i kërkuar vjen sipas parimit të prerjes
së tyre (eleminimin gradual).
Në përfundim mund të konstatojmë se shumë punë manipulative janë
sjellë në minimum. Shpejtësia e kërkimit, si masë e efikastitetit, është rritur në
masë, e për herë të parë, kriteret janë zgjeruar në terë përmbajtjen. Me këtë është
rritur efikasiteti i përgjithshëm, dhe me atë janë zgjeruar edhe të gjitha mundësitë
e tjera.
Arkivi i shkrimtorës
Pjesë e shkrimtorës është arkivi i shkrimtorës. Lënda arkivore dhe dhe
materiali regjistraturik në arkivin e shkrimtorës dorëzohet në gjendje të
rregulluar, në njësi teknike të shënuara sipas njësive arkivore me regjistër të
lëndës, të përfshira në procesvërbal. Nëse lënda në arkivin e shkrimtorës arrin e
parregulluar plotësisht ose pjesërisht, duhet të bëhet rregullimi i saj. Rregullimi
është një prej punëve të mbrojtjes, me të cilat njësitë arkivore sistemohen,
128 | Arkivistika
përkufizohen dhe regjistrohen, ku arrihet pasqyriteti dhe gjetshmëria. Faza e

parë e rregullimit përbëhet në ndarjen në njësive regjistraturike sipas krijuesve
(sipas prejardhjes ose provenijencës). Pason ndarja në njësi më të vogla
evidencuese (si p.sh. lëndët administrative dhe joadministrative, dokumenta-
cioni në regjistra etj.), ndërsa brenda tyre në vite. Në fund bëhet regjistrimi që
përfshinë renditjen e fashikujve, kutive etj.
Sikurse që shkrimtorja mund të jetë e decentralizuar, ashtu edhe arkivi
qendror i shkrimtorës nuk është e obligueshme të jetë në një vend. Zakonisht
arkivat e shkrimtoreve të organeve administrative dhe të jurisprudencës duhet të
jenë qendrore, ndërsa të subjektet ekonomike mund të jenë nëpër drejtoritë,
ndërsa te institucionet shkencore sipas sektorëve.
Shkrimtorja elektronike
E-shkrimtorja siguron plotësisht menaxhimin me dokumentacion dhe me
dokumenacionin arkivorë sipas rregullave të menaxhimit zyrtar dhe ligjor,
mundëson aplikimin e standardeve të menaxhimit (librit të protokolit, librave të
pranimit, udhëheqjen e librave të ekspedicionit etj.), puna me reverse, librin
arkivor, regjistrin e shkresave etj.
Dokumentet elektronike ruhen në sistemin për menaxhim me
dokumente, me të cilën arrihet kërkimi i shpejt, i thjesht dhe efikas si dhe një
pasqyritet ekzistues më të mirë të dokumenteve elektronike. Me qëllim të sigu-
rimit të informatave, moduli i shkrimtorës elektronike lejon nivel të ndryshme
të qasjeve, varësisht nga struktura organizative dhe funkcioni i shfrytëzuesit.
Moduli i shkrimtorës elektronike mundëson regjistrimin unik të të

gjitha dokumenteve. Përveç evidencimit të lëndëve e-Shkrimtorja siguron
përcjelljen e statusit dhe lëvizjen e lëndëve. Në rast se dokumentet hyrëse dhe
dalësve ekzistojnë në formën elektronike e-Shkrimtorja mundëson lidhjen
automatike të dokumenteve me lëndën përkatëse.
Funkcionet themelore të postës elektronike janë:
- pranimi, evidencimi dhe dërgimi i shkresave dhe lëndëve në punë,
- arkivimi i lëndëve dhe ruajtja e tyre sipas rregullave të përcaktuara,
- përcjellja efikase dhe azhuriteti në përgatitjen e raporteve ose kontrolli
në lëndë,
- miratimi i kodeve dhe regjistrave,
- përcjellja e ndryshimeve dhe plotësimi i lëndëve me gjetje të lehtë dhe
të shpejt,
- funkcionaliti që është rregulluar me akte ligjore për menaxhimin zyrtar,
- zgjidhja e lëndëve dhe ankesave,
- afatet e ruajtjes.
Përparësitë e Shkrimtorës elektronike:

Aplikimi e-Shkrimtorës ka këto përparësi:
- regjistrimi unik i të gjitha lëndëve pa marrë parasysh se njësitë
organizative janë të dislokuara me përcjellje të statusit dhe lëvizje të lëndëve si
dhe ngarkesës së përpunuesit,
- digjitalizimi i dokumenteve dhe ruajtja e tyre në formën elektronike
nëpërmjet të lidhjes automatike me lëndën përkatëse,
- efikasiteti dhe ekonomiteti i personit juridik në zvoglimin e kohës në
përpunimin e lëndëve,
- orinetimi shfrytëzues i Web aplikacioneve duke iu përshtatur bartjes
intensive dhe produktivitetit të punës, vendosja e organizuar dhe e centralizuar
e dokumenteve në eDocumentus,
- sigurimi i informatave dhe lejimi i qasjes në nivele të ndryshme të
strukturës organizative dhe të funkcioneve.
Softveri i shkrimtorës elektronike është i integruar me eDocumentus,
ashtu që dokumentet që janë të lidhura për lëndën e caktuar paraqitën në formën
e njëjtë të prezantimit në softver, dhe ruhen në sistemin për menaxhim me
dokumente.
Dokumentet që gjenerohen në softever vendosën në eDocumentus në
mënyrë automatike pa intervenimin e shfrytëzuesit. Softveri i shkrimtorës
elektronike mundësojnë leximin, bartjen, ndryshimin dhe fshirjen e dokumen-
teve. Të gjitha ndryshumet automatikisht incizohen në eDocumentus.
Shkrimtorja elektronike mbështet edhe akcionet e punës me dokumente:
shfletimin, leximin, editimin, copy/paste, importin (eksportin), krijimin e
dokumentit të ri, krijimin e dokumenteve nga formulari, krijimi i folderave.
Softveri i shkrimtorës elektronike është i integruar me sistemin ekzistues
për proceset e menaxhuara. Shfrytëzuesi i aplikacioneve duhet të ketë
informatën e qartë për detyrat e tij dhe afatet.
SISTEMET E MENAXHIMIT ZYRTAR
Në Kosovës, sikurse edhe shumë pjesë të Ballkanit, menaxhimi zyrtar në

institucione/organizata është udhëhequr sipas librit të protokolit të madh dhe
sistemit të kartotekës, përkatësisht protokolit të shkurtër. Në gjykata/prokurori
sistemi i menaxhimit zyrtar – gjyqësor është udhëhequr nëpërmjet të emërorëve
dhe regjistrave.
130 | Arkivistika
Elementet qenësore të menaxhimit zyrtar sipas sistemit të librit të

protokolit të madh janë: protokoli si evidencë themelore e shkresave dhe
lëndëve, plani i shenjave të klasifikimit (sipas strukturës organizative ose
klasifikimit të thjeshtësuar numerik), vula e pranimit, regjistri i akteve, librat
ndihmëse dhe afatorja e lëndëve.
Elementet qenësore të sistemit të kartotekës janë: klasifikimi unik i
shkresave (sipas veprimtarive, grupeve të punëve themelore dhe përmbajtjes së
punëve), kartoteka e shkresave dhe lëndëve dhe librat ndihmëse të evidencave.
Me këtë sistem, para lufte kanë udhëhequr organet e administrative të pushtetit
që gjatë vitit kishin më shumë se 3.000 lëndë, ndërsa më pak se ky numër është
udhëhequr libri i potokolit të shkurtër.
Si sisteme karakteristike të menaxhimit zyrtarë në botë duhet përmedur:
- Sistemin anglez të dosjeve,
- Sistemin amerikan të fletëve evidencuese.
Në shumë institucione/organizata në Kosovë ka filluar që krahas sistemit
klasik të menaxhimit zyrtar të udhëhiqet edhe sistemi i menaxhimit zyrtar
elektronik (programor).
Ecuria e regjistrimit të shkresave/lëndëve në evidencën

themelore dhe ndihmëse
EVIDENCAT NË MENAXHIMIN ZYRTAR
Ndarja e evidencave
Në menaxhimin zyrtar evidencat zyrtare janë themelore për menaxhimin
me dokumente si sistem informative. Ato janë evidencat për shkresa, për lëndë
dhe dosje. Nëpërmjet tyre regjistrohen dokumentet hyrëse dhe dalëse, bëhet
identifikimi, përcillet lëvizja e tyre, por edhe shërbejnë si inventorë të lëndës së
arkivuar.
- Evidencat themelore, zakonisht janë librat e protokolit. Për ndonjë lloj
të dokumenteve mund të përcaktohen edhe evidenca të tjera. Në gjykata
zakonisht si evidencë themelore janë regjistrat sipas llojit të lëndëve.
- Evidencat ndihmëse, e përbëjnë regjistrat dhe emërorët, librat e
ekspedicionit, librat arkivore, etj. Ato shërbejnë kryesisht si ndihmesë në gjetjen,
përcjelljen e lëvizjes së lëndëve, ndërsa janë edhe si invetar të lëndës së arkivuar.
Sipas funkcionit librat administrative mund të ndahen:

- librat për regjistrim (protokolet, regjistrat);
- për kërkim (udhëhiqen sipas abecedës së dërguesve me udhëzim për
referim në numrin e regjistrimit);
- për përcjelljen e lëvizjeve (të ashtuqujturat librat e ekspedicionit me të
cilat përcillet e tërë lëvizja e lëndëve e deri të kryerja e tyre; librat e postës së
pranuar, librat interne, librat e dërgimit të postës);
- librat e inventarit të lëndës së arkivuar (udhëhiqet si libri arkivor ose
regjistri i tërë lëndës në arkiv të shkrimtorës).
Librat administrative mund të udhëhiqen edhe në mediumet elektro-
nike, si baza e të dhënave.
Shënimet që regjistrohen në librin administrativ janë: shenja e identi-
fikimit dhe numri themelor nga evidenca themelore ose ndihmëse; data e
regjistrimit; përmbajtja e shkurtër; dërguesi ose shënimi për lëndën vetanake;
numri i shkresave në lëndë; data e arkivimit (pas përpunimit).
Kriteret e evidencimit dhe klasifikimit përkatësisht të kërkimit

mund të jenë: koha, dërguesi/pranuesi, përmbajtja, lloji i veprimit, qasja dhe
komunikimi hyrës ose dalës.
Shiqimi i librave administrative në shkrimtore përcaktohet me numrin
evidencues, përkatësisht numrit identifikues të lëndës nëpërmjet të librit të
protokolit ose regjistrit. Përcaktohet statusi i lëndës, a është në përpunim apo
132 | Arkivistika
është arkivuar. Në rastin e parë konsultohen librat interne, ndërsa në të dytin,

libri arkivor.
Kërkimi është proces i kundërt nga regjistrimi: fillohet nga njësia më e
vogël (shkresa) të cilat i bashkojnë në më të mëdha, ndërsa kërkimin e fillojnë
nga njësia më e madhe - tërësia e dokumentacionit (zakonisht është një evidencë,
p.sh. kontabiliteti, burimet njerëzore, regjistra të ndryshëm, lëndët admini-
strative, lëndët joadministrative), kah nivelet më të vogla – dosjet përkatësisht
lëndët deri të shkresa e kërkuar. Te sistemi i mirë i menaxhimit zyrtar nivelet
nuk përzihen.
Evidenca themelore – libri i protokolit të madh

Pa dyshim një prej evidencave më të rëndësishme në institucione/organe
e organizata është libri i protokolit të madh. Libri i protokolit, është evidenca
themelore e shkresave (lëndëve) në sistemin e menaxhimit zyrtar. Në librin e
protokolit regjistrohen të gjitha shkresat e pranuara (hyrëse) dhe vetanake
(dalëse).
Në librin e protokolit nuk regjistrohen shkresat zyrtare për të cilat
udhëheqët evidencë e veçantë. Si shembull, në protokol nuk regjistrohen faturat
hyrëse ose dalëse, sepse ato regjistrohen në librin e faturave hyrëse, përkatë-
sisht dalëse. Kjo është e paraparë edhe me dispozitat ligjore të kontabilitetit.
Ndërsa, në librin e protokolit nuk regjistrohen: literatura profesionale, shtypi,
gazetat zyrtare, prospektet, ftesat për mbledhje, urimet etj. si dhe lëndët për të
cilat udhëhiqet evidencë e veçantë (p.sh. fletudhtimet regjistrohen në librin e
udhëtimeve zyrtare).
Në librin e protokolit shkresat regjistrohen, sipas rregullit, në të njëjtën
ditë kur janë pranuar. Nëse nuk është e mundur, atëherë prioritet kanë
evidencimi i postës së telegrameve ose lëndët lidhur me afat. Kështu që
zyrtarëve që kanë për detyrë që ta përpunojnë profesionalisht të kenë një ditë
më shumë për zgjidhjen e saj.
Libri i protokolit udhëhiqet sipas sistemit të numrave themelor dhe
nënnumrave. Numri themelor shënon çdo lëndë dhe atë sipas rendit kronologjik
të pranimit të saj ose të krijimit, duke filluar nga numri rendor 1 dhe vazhdon
deri në fund të vitit. Nënnumrat shënohen të gjitha shkresat të cilat kanë të
bëjnë në atë lëndë, si dhe shkresat vetanake me të cilat formohet lënda.
Shkresa e parë (inicuese) e ndonjë lënde e merr numrin themelor sipas
rendit vijues të numrave themelor në librin e protokolit, dhe pastaj nënnumrin
1. Shkresa tjetër e cila hynë në përbërje të lëndës e merrë nënnumrin vijues
(sipas sistemit të numrave të rritur).
Për udhëheqje të librit të protokolit shfrytëzohet formulari i lidhur të

formatit vertikal 250 x 353 mm (B4).
Me kalimin e vitit kalendarik libri i protokolit mbyllët. Nën numrin
themelor të fundit vëhet shënimi është mbyllur me numrin rendor ..... Shënimi
datohet, nënshkruhet nga ana e zyrtarit i cili e ka udhëhequr librin e protokolit
dhe udhëheqësit të autorizuar të shkrimtorës si dhe vërtetohet me vulë.
Në kopertina të librit të protokolit shënohet titulli i personit juridik, viti
për të cilin është mbajtur ose distanca e viteve (për disa vite). Nëse janë mbajtur
disa protokole, atëherë shënohet edhe titulli i njësisë organizative.
Libri i protokolit sekret dhe tepër sekret, regjistrohen të gjitha lëndët
sipas llojit të sekretit (shtetëror, ushtarak, zyrtar), ndërsa në kuadër të llojit sipas
shkallës së sekretit (tepër sekret, sekret, sekret intern).
Libri arkivor si evidencë e lëndës arkivore

Poseduesit e lëndës arkivore janë të obliguar që të udhëheqin librin
arkivor. Libri arkivor është evidenca e cila udhëhiqet në kuadër të menaxhimit
zyrtar dhe paraqet pasqyrën e përgjithshme të invetarit të tërësishëm të lëndës
arkivore dhe të materialit regjistraturik të krijuar me punën e krijuesve dhe
poseduesve të lëndës arkivore.
Lëndë e regjistrimit në librin arkivor janë njësitë regjistraturike
(fashikujt, regjistratorët, kutitë etj.) në të cilat janë vendosur lëndët dhe shkresat
e arkivuara. Përveç lëndëve dhe shkresave të arkivuara, në librin arkivor
regjistrohen edhe evidencat themelore për lëndët dhe shkresat: protokolët,
regjistrat, emrorët etj.).
Regjistrimi i materialit regjistraturik në bëhet sipas viteve, shenjave të
klasifikimit, llojit dhe sasisë së lëndës. Lënda e regjistruar regjistrohet në librin
arkivor sipas sistemit të arkivimit në shkrimtore.
Në librin arkivor regjistrohet edhe lënda arkivore e cila në çfarëdo baze
juridike gjendet të poseduesit e lëndës.
Pas përfundimit të regjistrimit të lëndës në librin arkivor, në njësitë
regjistraturike shënohet numri rendor nga libri arkivor, që njëherit është edhe
numri i inventarit.
Përshkrimi ose një kopje e librit arkivor në të cilën është regjistuar
materiali regjistraturik për vitin e kaluar i dërgohet arkivit kompetent, më së
largu deri në muajin prill të vitit vijues.
Libri arkivor paraqet evidencën, të cilën janë të obliguar që ta udhëheqin
të gjith organet dhe shërbimet administrative publike/shtetërore, përkatësisht të
gjithë personat juridik, në kuadër të menaxhimit zyrtar. Ky libër është inventari
i përgjithshëm i tërë dokumentacionit që posedon ai organ/institucion.
134 | Arkivistika
Lënda arkivore dhe materiali regjistraturik regjistrohet në librin arkivor

sipas sistemit të arkivimit që është aplikuar të poseduesit ose krijuesit e saj.
Libri arkivor nuk mbyllet në fund të vitit por vazhdon në mënyrë
kontinuive deri sa ka dhe krijohet dokumentacion.
Evidencat e tjera:
Regjistri i shkresave ose i lëndëve, është evidencë ndihmëse e cila
mundëson gjetjen e shpejt dhe të thjeshtë të numrit themelor nga libri i
protokolit.
Emërori, kryesisht përmban emrin dhe mbiemrin e personit fizik,
përkatësisht juridik dhe numrin nën të cilin lëndë është regjistruar në librin e
protokolit.
Regjistri i akteve, është pjesë përbërëse e librit të protokolit.
Shfrytëzohet për regjistrimin e shkresave të një lloji që paraqitën masovikisht
gjatë vitit, që zgjidhin gati në të njëjtën mënyrë.
Librat ndihmëse evidencuese

Në këto libra regjistrohen të dhënat për lëvizjen e shkresave. Ekzistojnë
këto evidenca:
- Libër i ekspedicionit intern: Evidencë e cila shërben për dërgimin e
shkresave – lëndëve në punë nga shkrimtorja nëpër njësi të brendshme
organizative.
- Libër i ekspedicionit të postës: Evidencë në të cilën regjistrohen të
gjitha shkresat – dërgesat nëpërmjet të shërbimit postar, si dhe arsyetimi i të
hollave të shpenzuara në emër të shpenzimeve postare;
- Libër i ekspedicionit të vendit: Evidencë për dërgimin e shkresave
dhe dërgesave institucioneve të ndryshme në të njëjtin vend dhe urgjent,
nëpërmjet të korrierit.
- Libër i faturave hyrëse/dalëse: Evidencë për regjistrimin e faturave
që hyjnë/dalin nga institucionet.
- Libër arkivor: Evidencë, pasqyrë e përgjithshme e inventarit të lëndës
arkivore dhe e materialit regjistror të krijuar të krijuesit, ku regjistrohen të gjitha
njësitë arkivore sipas rendit kronologjik.
Këto evidenca mund të udhëhiqen edhe në mënyrë elektronike.
POSTA
Kuptimi i postës:
- Të gjitha shkresat ose lëndët të cilat janë objekt i pranimit dhe dërgimit,
ndërsa në formën përfundimtare mund të identifikohen dhe lexohen;
- Çdo shkresë, mbështjellës i hapur ose i mbyllur, paketat, telegramet
telefakset, porositë elektronike e të tjera që është lëndë e pranimit ose dërgimit
të institucioneve;
- Institucion zyrtar që merret me dërgimin e dërgesave të ndryshme dhe
me shpërndarjen e tyre; me lidhjet telefonike-telegrafike etj.;
- Ndërtesë ku është i vendosur ky institucion;
- Dërgesa që dërgohen e shpërndahen nëpërmjet të këtij institucioni.
Pranimi i postës: Pranimin e postës sipas rregullit e bën personi i

autorizuar në shkrimtore. Në mungesë të tij mund ta pranojë edhe ndonjë person
tjetër i autorizuar.
Vërtetimi i pranimit të postës: Vërtetimi për pranimin e postës jepet

nëse është paraparë me dispozita ligjore ose atë e kërkon dërguesi përkatësisht
pranuesi. Vërtetimi lëshohet me shenjën e vulës së pranimit ku shënohen data e
dorëzimit/pranimit dhe shenja evidencuese e shkresës. Vërtetimin e nënshkruan
zyrtari i cili shkresën e ka pranuar.
Koha e pranimit të postës: Posta në formën fizike pranohet gjatë orarit
të rregullt të punës. Jashtë orarit të punës posta mund të pranohet vetëm nëse
janë siguruar kushtet për pranim.
Hapja dhe identifikimi i postës: Hapjen e postës së zakonshme e hap

personi i autorizuar i shkrimtorës. Ai duhet të vërtetojë dhe identifikojë
përmbajtjen e saj.
Vërtetimi i postës: Posta e pranuar menjëherë pas pranimit vërtetohet

me vulën e pranimit. Vula e pranimit është e formës së caktuar e cila vihet në
shkresën e pranuar, dhe përfshinë shënimet të nevojshme për evidencimin e saj.
Evidencimi i postës: Për postën e pranuar në shkrimtore udhëhiqen
evidenca. Posta e hapur pa u vonuar i dërgohet personit i cili udhëheq evidencat
e postës së pranuar.
136 | Arkivistika
Shtojca është përmbajtje e shkruar ose mjet fizik tredimensional i

bashkangjitur shkresës, me qëllim të plotësimit, shpjegimit ose dëshmisë së
përmbajtjes së shkresës.
Shpërndarja e postës: Me shpërndarje të postës nënkuptojmë ndarjen e

saj sipas përkatësisë dhe përmbajtjes. Shpërndarjen e bën udhëheqësi ose personi
i autorizuar për hapjen e dërgesës.
Procedura e shpërndarjes së postës përfundon me regjistrimin e shenjës
së njësisë organizative ose të referentëve në rubrikën gjegjëse të vulës së
pranimit.
Në sistemin informativ kompjuterik punët e shpërndarjes në masë të
madhe mund të automatizohen. Në këtë rast shpërndarja e postës i lejohet
evidencuesit i cili shënimet i bartë në bazë, por me mundësi të domosdoshme
për ndryshime në raste të caktuara, si dhe mundësinë e parandarjes së lëndëve
zgjedhja e tyre është në punë.
Dërgimi i postës: Është procedurë rreth dërgimit të shkresave,

dërgesave nëpërmjet të shërbimit postar, postës elektronike ose korierit. Posta
dërgohet në zarfë të standardizuara, të formateve të ndryshme, varësisht prej
vëllimit dhe madhësisë së shkresave/lëndëve. Përveç kësaj shfrytëzohen edhe
rrotllat dhe zarfet jo të standardizuara.
Në terminologjinë e menaxhimit zyrtar personi që e dërgon postën,
përkatësisht dërgesat quhet ekspeditor, përkatësisht dërgues. Dërguesi është
person juridik ose fizik, përkatësisht organ i pushtetit, i cili e ka dërguar ose në
emër të tij pranuesit i dërgohet dokumenti elektronik.
Evidencat e postës së dërguar: Posta zyrtare e dërguar në formën fizike

evidencohet në librin e dërgesave të postës. Posta e dërguar personale dhe
jozyrtare nuk evidencohet.
Postë elektronike (E-mail) nënkuptojmë:

- Teknologji elektronike me anë të cilës bartën dhe pranohen porositë;
- Komunikim afarist për komunikim elektronik intern dhe ekstern ndër-
mjet dy kompjuterëve. Është e përshtatshme për të gjitha fazat e procesit afarist.
Adresa elektronike. Adresa elektronike formohet në këtë mënyrë: Pjesa

e parë e adresës përbëhet nga emri të cilin serveri (shërbyesi) për postë e
identifikon shfrytëzuesin dhe mund të ketë forma të ndryshme. Pjesën e dytë të
adresës e përbën @, si shenjë e përgjithshme për postën elektronike. Pjesën e
tretë të adresës (domen) e njeh serverin për postën elektronike dhe përbëhet nga
emri i serverit (në rastin konkret inecco) dhe ekstenzisë (net, com, edu, org, mil,
gov etj.), e cila njëherit është edhe identifikator. Emri dhe ekstenzia ndahet me
pikë.
Pranimi i postës elektronike: Posta elektronike pranohet/dërgohet

nëpërmjet programit të veçantë ose programit i cili është pjesë përbërëse Web
kërkuesit (Internet, mail, Messeger). Porosisë elektronike mund t’i bashkë-
ngjiten më shumë datoteka (dokumente të krijuara me çfarëdo programi,
fotografi, tabela, etj.).
Dërgimi i postës elektronike: Posta në formën elektronike dërgohet
nëpërmjet sistemit kompjuterik. Në sistem sigurohen supozimet për sigurimin e
integritetit të dokumentit të dërguar.
SHKRESA/AKTI
Kuptimi
Shkresë është çdo përpilim i shkruar me anë të cilit inicohet, plotësohet,
ndryshohet, ndërprehet ose kryhet ndonjë veprimtari zyrtare.
Shkresë është edhe çdo shënim, pa marrë parasysh llojin, formën ose
teknikën e punimit, unik me përmbajtjen dhe formën, i lexuar drejtëpërdrejt ose
në formën e makinave. Shënimi është informatë (porosi, përmbajtje) e bartur (e
shkruar, e përforcuar) në ndonjë bazë të përhershme (medium, letër, pergamenë,
xham, tekstil, disk magnetik, disk opitik etj.).
Me shkresë mund të kuptohet edhe çdo vendim nënligjor me vlerë
shtetërore apo shoqërore; shkresë zyrtare, dokument, që pasqyron një vendim të
institucioneve, organizatave, organeve etj., e që vërteton se një veprim i caktuar
është kryar zyrtarisht.
Shkresa është mjet zyrtar i komunikimit zyrtar dhe afarist.
Në krijmin e shkresës merrë pjesë më se paku një person fizik ose juridik
që e krijon, përkatësisht në emër të cilit ose me dëshirën e tij ai e përpilon
(krijuesi, aktori, autori, pruesi).
Porosia në shkresë ka të bëjë ose iu dedikohet shfrytëzuesve (destinatorit,
adresatit). Në këtë rol mund të paraqitën një ose më shumë persona fizikë ose
juridikë, të theksuar me emër ose të patheksuar.
Shkresa në formën fizike i dërgohet pranuesit. Dërguesi i shkresës
zakonisht është krijuesi i saj.
138 | Arkivistika
Qarkore është shkresë zyrtare e një organi apo organizate që përmban

një urdhër apo një udhëzim ose një njoftim të rëndësishmë dhe që u dërgohet
njësoj të gjithë oganeve apo institucioneve më të ulëta ose varëse; shkresë qar-
kore.
Karakteristikat e shkresës
Shkresa është e përkufizuar me përmbajte. Përveç me përmbajtjen,
shkresa është e lidhur ose e bashkangjitur me paratëdhënat (të dhënat për të
dhënat) të cilët janë të lidhur me veprimet që shkresa i dokumenton.
Shkresën e karakterizojnë: përmbajtja (informata), mediumi në të cilën
është shkruar, personi i cili e krijon dhe forma. Sa i përket formës ajo paraqitet
në formën fizike dhe intelektuale. Forma fizike përmban kuptimet e shfrytëzimit
të shkrimit dhe të simboleve, ngjyrën, vulën, softverin etj. Forma intelektuale
përfshinë kuptimet e informatave të strukturuara, formën të cilën ai e komunikon
(teksti, fotografia, skica, vizatimi etj.) dhe shënimet plotësuese.
Ndarja e shkresave
- Shkresat sipal llojit të drejtimit të komunikimit: Shkesa është mjet
zyrtar dhe afarist i komunikimit. Në disa raste shtojca është pjesë përbërëse e
shkresës.
Ndarja e tyre sipas drejtimit të komunikimit bëhet në shkresa hyrëse dhe
shkesa dalëse. Ato që dërgohen nga ndonjë dërgues janë hyrëse, ndërsa ato
dalëse (vetanake), që iu dërgohen ndonjë pranuesi.
- Shkresat sipas fazës së përpilimit: Sipas fazës gjatë përpilimit
dallohen koncepti dhe origjinali. Si mjet i komunikimit zyrtar dhe afarist,
shkresë mund të llogariten vetëm origjinalet.
- Shkresat sipas rënditjes: në inicuese dhe në përgjegje.
- Shkresat sipas llojit të procedurës: në administrative dhe joadmi-
nistrative (joadministrative janë shkresat që duhet të jenë të shkurtëra, të qarta
- Shkresat sipas qasjes: të zakonshme, sekrete, tepër sekrete dhe sekret
shtetëror (shkalla e besushmërisë kushtëzon edhe mënyrën e përpunimit,
përdorimit dhe shfrytëzimit).
- Shkresat sipas formës: Në menaxhimin afarist më së shpeshti
praktikohen dy forma kryesore të shkrimit të shkresave afariste: franceze dhe
amerikane. Forma franceze është trajtë më e vjetër e shkrimit. Është paraqitur
në Francë dhe Angli, andaj sipas emërtimit të këtyre dy vendeve edhe e ka marrë
emrin – forma franceze, përkatësisht angleze ose evropiane. Për shkak të pamjes
së saj quhet edhe shkallëzore apo dhëmbëzore. Forma amerikane e shkrimit
është e datës më të re. Në vitet njëzet të shkullit XX filloi të praktikohet në
140 | Arkivistika
Amerikë, sipas të cilës edhe e ka marrë emrin. Për shkak të pamjes së saj quhet
edhe bllok-formë.
Veçoritë e shkresës
Pjesët përbërëse të shkresës

Përshtypja e parë për një e komunikimit zyrtar të një institucion/organ
fitohet në bazë të shkresës së përpiluar, përkatësisht të dërguar. Ajo duhet të jetë
e përpiluar bukur dhe e kovertuar sipas rregullave.
Pjesët e obligative të shkresës janë:
- kapitulli (llogoja),
- emërtimi dhe adresa e marrësit (adresatit),
- lënda e shkurtër (objektivi),
- përmbajtja (teksti) i shkresës,
- nënshkrimi i personit të autorizuar dhe shenja e vulës zyrtare.
Krahas pjesëve të theksuara obligative shkresa mund të ketë edhe pjesë
të tjera të cilat mundësojnë punë më të lehtë dhe më të sigurt në menaxhimin
zyrtarë. Këto pjesë janë lidhja e numrave, shenja „shtojcë”, shenja „mënyra e
dërgesës” dhe shenja kujt i dërgohet.
VULAT
Vula e institucionit shërben për të vërtetuar aktin autentik zyrtar, të cilin

e lëshojnë institucionet. Me vulë vulosen vetëm ato akte, dokumente dhe
shkresa, që janë nënshkruar nga personi i autorizuar. Vula vihet në anën e majtë
të nënshkrimit të personit të autorizuar për nënshkrim, ashtu që do të
mbulojë afërsisht një të katërtën (1/4) e nënshkrimit. Institucionet mund të kenë
vulë të vogël për rastet, në të cilat përdorimi i saj do të ishte më i
përshtatshëm për vërtetimin e dokumenteve të një madhësie të vogël.
Vulat mund të fiksohen mbi dokumente në forma të ndryshme: 1. Ato
mund të jenë të vendosura mbi dokument nëpërmjet bërjes së një prerjeje në
formë të një kryqi mbi materialin e tekstit, i cili është shkruar në këtë letër dhe
janë vendosur atëherë në këtë vrimë; 2. Ato mund të fiksohen mbi dokument,
nëpërmjet një rripi pergameni, ose një spagoje e bërë prej fije kërpi, ose një fijeje
mëndafshi; 3. Ato mund të përdoren për të mbyllur një dokument.
I njëjti person ka mundur të përdorë disa vula të ndryshme, për shembull
vulë të madhe (vula mbretërore), vulë të vogël, vulë për mesazhe sekrete, një
vulë të veçantë për pjesën e prapme të vulës së tyre normale dhe një vulë speciale
mbi vulën e unazës, e cila është përdorur në të shumtën e rasteve pa ndonjë
mbishkrim. Ndërsa, sot në administratë përdoret vula katrore (në vend të
memorandumit), vula e rrumbullakët, vula e pranimit dhe vula e vogël.
Përdorimi i vulave në Kosovë rregullohet me Ligjin për vulat në
institucionet e Republikës së Kosovës (Ligji 03/L-054. Qëllimi i këtij ligji është
rregullimi dhe përcaktimi i formës dhe përmbajtjes së vulës, procedurës për
mënyrën e punimit, përdorimit, ruajtjes si dhe përgjegjësia për përdorimin e
vulës në institucionet e Republikës së Kosovës.
Në institucione zakonisht përdorën këto vula:
- Vula e rrumbullakët, e cila shërben për vërtetimin e dokumenteve
zyrtare;
- Vula e pranimit është shenjë e formatit të caktuar e cila vëhet në
shkresat e pranuara, ndërsa përmban shënime me rëndësi për evidencimin e tyre;
- Vulë e thatë, shenjë e formatit të caktuar e cila vëhet në dokumente të
kategorisë së caktuar, si dipoma, karta, pasaporta etj.;
- Vulë katrore, shenjë e formatit të caktuar e cila vëhet në shkresat që
dërgohen, ndërsa përmban shënime me rëndësi për evidencimin e tyre. Përdoret
si memorandum dhe vëhet në pjesën e sipërme të majtë të shkresës.
Vulosja është vënia e vulës në dokumente me qëllim të caktimit të
përkatësisë së arkivit dhe vërtetim i një dokumenti, shkrese etj. duke e vulosur.
142 | Arkivistika
Në parim institucioni duhet të ketë vetëm një vulë dhe në rastet të veçanta
mund të ketë edhe një vulë të vogël. Mirëpo, institucionit i lejohet të ketë më
shumë ekzemplarë të vulave, nëse ushtron veprimtarinë e tij në më
shumë se në një ndërtesë dhe nëse është e arsyeshme sipas kërkesave të punës.
Nëse ka më shumë ekzemplarë të vulës, atëherë secili ekzemplar shënohet me
numrin rendor romak, i cili vihet në mes të stemës së Kosovës dhe emërtimit të
selisë së institucionit.
LËNDA
Kuptimi: Lënda është përmbledhje e shkresave dhe shtojcave të cilët

kanë të bëjnë për të njëjtën çështje ose detyre dhe e përbëjnë në tërësi të veçantë.
Lënda përbëhet prej dokumenteve të cilët janë të lidhur së bashku gjatë kryerjes
së punëve në një detyrë ose në një lëmi të veprimtarisë.
Nënlënda: Pjesë e njësisë arkivore p.sh. mbështjellësit ose librit
(procesvërbalit, regjistrit) në një kuti
Ndarja: Lëndët ndahen në ato administrative dhe joadministrative,
ndërsa ato administrative ndahen në lëndët e shkallës së parë dhe lëndët e
shkallës së dytë.
Hapja e lëndës: Lënda hapet: me evidencimin e shkresës inicuese me të
cilën fillon veprimi zyrtar; kur dispozitat dhe rregullat afariste obligojnë hapjen
e lëndës, dhe kur bihet vendimi për fillimin e procedurës.
Formimi i lëndës: Lënda formohet pas regjistrimit të: pranimit të
shkresës inicuese; shkresës e cila është krijuar gjatë zgjedhjes së lëndës; shkresës
me të cilën lënda është hapur.
Lëndët formohen edhe në formën elektronike: nëse të gjitha shkresat
dhe shtojcat të cilat e dokumentojnë punën në lëndë janë në formën elektronike;
nëse pjesërisht ose në tërësi përbëhen prej dokumenteve të cilët janë burimor,
por janë konvertuar në formën elektronike. Në këtë rast është e nevojshme të
plotësohen edhe kushtet shtesë. Kopja elektronike, sidomos në kuptimin
përmbajtësor, duhet të zëvendëson dokumentin në formën fizike, por me kusht
që ruajtja e dokumentit fizik nuk është përcaktuar me dispozita të veçanta,
përkatësisht që dokumenti fizik ruhet deri të kalimi i afatit të ruajtjes të paraparë
me regjistrin e aprovuar të kategorive të materialit regjistratorik. Me paraqitjen
e shkresës elektronike, paraqitet nevoja edhe për formimin e lëndës së
kombinuar.
Mbështjellësi i lëndës
Mbështjellësi i lëndës është fletë e hollë dhe e fortë e paluar në arak i cili
shërben për mbrojtje të dokumentve veç e veç ose disa prej prej tyre. Mbëshjellës
me shënime përkatëse që shërben në shkrimtore për mbështjelljen e lëndëve
gjatë ekspedimiti, arkivimit, ruajtjes etj. Mbështjellës prej letre në të cilin vëhen
lëndet e regulluara në arkiv dhe shënohen shënimet përkatëse për te.
Mështjellësin e lëndës në formën elektronike e përbëjnë shënimet nga
evidencat themelore dhe ndihmëse, të cilat theksohen në mbështjellësin e
lëndëve në formën fizike.
Krijimi i lëndës
Përpunimi administrative-teknik i lëndëve

Siç është theksuar se të gjitha shkresat dhe shtojcat që i takojnë lëndës,
nga përmbajtja kanë të bëjnë me shkresën inicuese, përbëjnë një tërësi dhe
dokumentojnë veprimin e lëndës. Është përfundim logjik se lënda nuk mund të
ndahet. Mirëpo, në shumë raste ndodhë se gjatë përpunimit të lëndës, ndonjë
lëndë i takon ndonjë lënde tjetër, ajo atëherë bashkohet me atë.
Bashkimi i lëndëve - bëhet kur paraqitet ndarja pas të cilës dy ose më

shumë lëndë zgjidhen së bashku, si një lëndë. Lënda e bashkuar mbyllet dhe në
librat e evidencës lidhen me lëndët e reja të hapura në kuadër të cilës vazhdohet
zgjedhja e tyre. Kur gjatë zgjedhjes së lëndës paraqitet çështje, problem ose
detyre e cila nuk i takon lëndës (nuk e përbën veprimin e lëndës),
Por gjatë punës me lëndë mund të ndodhë që lënda ndahet. Kështu që
për atë çështje, detyrë ose problem hapet lëndë e re. Nëse lënda e re e hapur është
në lidhje të drejtëpërdrejt me lëndën e ndarë, në librin e protokolit ose në bazën
e të dhënave evidencohet lidhja në mes tyre.
144 | Arkivistika
Afatorja e lëndëve - Afatorja e lëndëve është evidencë e posaçme e

shkrimtorës, në të cilën qëndrojnë shkresat deri në kohën kur është e
domosdoshme që të merren prapë në punë, pas kalimit të afatit të caktuar të
kompletimit të tyre.
Afatorja e lëndëve përfshinë: lëndët e papërfunduara, lëndët e mbyllura
deri në afatin e caktuar dhe lëndët e hapura në bazë të vendimit të organit
kompetent ose dispozitave, përkatësisht rregullave afariste.
Në sistemin informativo-kompjuterik të organeve të administratës
funkcionin e afatorës së lëndëve e merrë baza e të dhënave.
DOSJA
Me dosje nënkuptojmë:
1. Dosjet janë njësitë përmbajtësore hierarkike më të mëdha dhe njësitë
themelore për klasifikim dhe arkivim, dhe e përbëjnë lëndët për një subjekt,
juridik ose fizik ose për ndonjë lloj të punëve.
2. Tërësi e lëndëve ose të shkresave, të cilat kanë të bëjnë në materien e
njëjtë (ngjarje, dukuri, çështje) ose me personin e njëjtë fizik ose juridik;
3. Njësi e organizuar (mapë, tom etj.) e dokumenteve të grupuara bashkë,
për përdorim nga krijuesi ose në procesin e rregullimit arkivor për arsye se kanë
të bëjnë për subjektin, veprimin ose transaksionin e njëjtë. Dosja zakonisht është
njësi themelore brenda serisë së dokumenteve;
4. Në përpunimin e të dhënave dy ose më shumë shënime të pamjes së
njëjtë të cilët konsiderohen si një tërësi. Tërësia është më e madhe se dokumenti,
po më e vogël se sistemi i shënimeve, ndërsa është e njohur si seri e shënimeve
ose seri e dosjeve.
Sipas kritereve të vendosjes së lëndëve dallohen këto dosje: personale,
sipas përmbajtjes, sipas vendeve, sipas korrespodentëve etj.
Hapja e dosjeve: Dosja hapet kur paraqitet nevoja që ndonjë dukuri
(temë, objekt, aktivitet afarist, person juridik ose fizik) shikohet në mënyrë
gjenerale dhe nëpër kohë. Prurja e vendimit për hapje të dosjes duhet t’i besohet
shefit të shkrimtorës ose udhëheqësit të organit në kuadër të të cilit është
shkrimtorja.
Llojet e dosjeve: Sipas kriterit të arkivimit të lëndëve në dosje I
dallojmë:
- dosjet personale,
- sipas përmbajtjes,
- sipas vendeve,
- sipas korespodentëve, etj.

Dosjet në formën elektronike formohen nën kushtet dhe në mënyrën që
formohen lëndët në formën elektronike. Dosjet në formën elektronike mund të
formohen edhe me qëllim të lehtësimit të pamjes në ndonjë shkresë. Paralelisht
me këto mund të formohen edhe dosjet ndihmëse në formën elektronike.
Formimi i dosjeve ndihmës bëhet në mënyrën në të cilën formohen lëndët
ndihmëse në formën elektronike.
Pra, dosjet janë njësi të dokumentacionit, të cilën e përbëjnë dokumentet
që kanë të bëjnë për një person, çështje, ngjarje ose dukuri. Për dallim nga lëndët,
ato parimisht nuk janë njësi të mbyllura, përkatësisht lëndët dhe dokumentet e
reja mund t’i shtohen deri sa ekziston interesi për atë çështje, person ose ngjarje
për të cilën dosja ka të bëjë.
Në arkiv ekzistojnë edhe këto lloje të dosjeve:
- Dosje e fondit/koleksionit: Tërësi e dokumentacionit në një fond/
koleksion të krijuar me punë gjatë rregullimit dhe përpunimit të lëndës arkivore.
- Dosje e hulumtuesve: Tërësi e dokumenteve të krijuara në arkiv nga
hulumtuesitë gjatë kërkimit, shfrytëzimit, dublimit etj. të lëndës arkivore.
- Dosje e regjistraturave: Dosje e krijuesve dhe poseduesve juridikë
dhe fizikë të lëndës arkivore dhe e materialit regjistraturik që ende nuk e kanë
dorëzuar në arkiv.
SERIA
Në terminologjinë arkivore me seri nënkuptojmë këto kuptime, të cilat

nuk dallojnë esencalisht njëra prej tjetrës:
- Dokumentet e rregulluara në harmoni me planin e klasifikimit ose të
ruajtjes së njësive të caktuara pa marrë parasysh se a është kontribut i të njëjtit
grumbullues ose i procedurës klasifikuese, të funksionit të njëjtë ose të
veprimtarisë së njëjtë; e kanë formën e caktuar; ose ndonjë lidhje tjetër e cila
krijohet me krijimin, pranimin ose shfrytëzimin e tij. Seritë janë të njohura edhe
si seri të dokumenteve.
- Tërësi e dokumenteve të rregulluara sipas sistemit të klasifikimit të
dosjeve ose dokumenteve, për arsye se janë rezultat i procedurës së njëjtë të
grumbullimit ose të arkivimit, ose janë krijuar me veprimtarinë e njëjtë; ose e
kanë formatin e veçantë; ose për shkak të marrëdhënieve të tjera të cilat dalin
nga krijimi, pranimi ose përdorimi i tyre. Seria gjithashtu është e njohur edhe si
seri e shkresave. (Standardi ISAD (G), Series).
146 | Arkivistika
- Seria është tërësi e njësive të dokumenteve (shkresave, lëndëve ose

dosjeve) të lidhura dhe për kah përmbajtja e njëjtë, të vendosura sipas kritereve
të caktuara më parë – abc, kronologjik, përmbajtjes (shenjave të klasifikimit).
Në kuadër të kriterit të përcaktuar dokumentet vendosen sipas sistemit të shtimit.
Serisë i bashkëngjitën vetëm njësitë e formës së njëjtë (shkresat, lëndët ose
dosjet) dhe të llojit.
Lidhjet funksionale ndërmjet njësive të dokumentacionit mund të kenë
rrënjë të ndryshme - veprime të njëllojit, të cilat janë krijuar nga shumë lëndë
ose persona, procedura të ndryshme në të njëjtën lëndë ose person etj. Kështu në
shkrimtore p.sh. krijohen seritë e procesvërbaleve nga mbledhjet, seritë e librave
të protokollit, seritë e kartelave financiare dhe ditarëve etj.
Edhe seria hapet për ato shkresa/lëndë ose dosje të cilat i takojnë nivelit
më të ultë në sistemin e shenjave të klasifikimit. Seria hapet duke regjistruar
shkresën, lëndën ose dosjen e parë që i takon.
Seria elektronike formohet në të njëjtën mënyrë siç formohen lëndët
elektronike dhe dosjet elektronike.
NËNSERIA
Është tërësi e dokumenteve brenda serisë, e cila mund të përcaktohet

sipas lëndës.
Shkresat, lëndët dhe dosjet e llojeve të ndryshme në kuadër të një serie
formojnë nënserinë. Te formimi i serive, nënseritë i takojnë njësisë së
dokumentacionit të llojit dhe formës së njëjtë.
Në fund duhet theksuar se në lidhje me formësimin e njësive më të
mëdha të dokumentacionit krijohet me bashkimin e njësive themelore të
dokumentacionit (dokumenteve veç e veç, lëndëve, dosjeve), drejtpërdrejt në
njësi më të mëdha sipas kritereve të përzgjedhura të ndërlidhjeve reciproke.
Kriteret e grupimit mundën me qenë: kronologjik, tematik ose lëndor, funksional
(sipas funksionit afarist), sipas krijuesve, sipas korrespodentëve, sipas formës
(sipas llojit dhe teknikës së dokumentit, bartësit, madhësisë etj.), sipas llojit të
dokumenteve ose veprimeve që i dokumenton (dispozita, kërkesa, urdhëresa
etj.).
KLASIFIKIMI I DOKUMENTEVE TE KRIJUESIT
Sistemi i klasifikimit
Klasifikimi është sistem i njohurive dhe renditjes së dokumenteve në
kategorinë e cila është në harmoni me konvencionet logjike të rregulluara, si dhe
me metodat dhe rregullat vepruese në planin/skemën e klasifikimit, përkatësisht
përcaktimi i vendit të dokumenteve arkivore sipas planit të klasifikimit.
Ekzistojnë dy sisteme themelore të klasifikimit të dokumenteve: numerik
dhe alfabetik. Sistemet e tjera të klasifikimit në të vërtetë janë modifikime
(decimal ose centimal) ose kombinime (alfanumerik, topografik, kronologjik,
ideologjik, sipas ngjarjeve afariste) të dy sistemeve themelore.
Në botë, por edhe të ne janë përdorur dhe disa ende përdorën këto
sisteme:
- Sistemi më i thjeshti, është i ashtuquajturi sistemi numerik i pastër,
ndërsa baza është renditja e numrave natyrorë (arab) nga 0 deri në 9. Numrat
romakë më pak përdorën dhe janë më pak të përshtatshëm për shkak të
mosekzistimit të zeros, që e pamundëson përdorimin e sistemit të klasifikimit
decimal dhe centimal. Sistemi i pastër numerik përdorët p.sh. në kontabilitet
(numërimin e faturave, urdhëresave për regjistrim etj.), gjatë udhëheqjes së
librave amë etj.
- Sistemin e klasifikimit universal decimal e gjejmë në bibliotekari,

ndërsa sistemi i klasifikimit të obliguar ka qenë i aplikuar në Kosovë në organet
e administratës.
- Sistemin arbitrar të klasifikimit decimal e gjejmë në shumicën e
shoqatave ekonomike, institucioneve dhe shoqërive. Pasi nuk ekziston asnjë
dispozitë në këtë aspekt. Skemën e klasifikimit, të gjitha subjektet e kanë
përcaktuar në mënyrë individuale. Në Kosovë më së shumti aplikohet ky sistem
i klasifikimit.
148 | Arkivistika
Sistemi i klasifikimit decimal sipas nevojës rregullohet me përdorimin e

shenjave njëshifrore, dyshifrore dhe treshifrore.
- Sistemi i klasifikimit centimal është sistemi i modifikuar me sistemin e
klasifikimit decimal. Për shënimin e kuptimeve në këtë sistem shfrytëzohet më
tepër se një vend i shifruar me shfrytëzimin e vizës (-) ndërmjet disa kuptimeve.
Çdo ditë e gjejmë në numrat e llogarive rrjedhëse.
Disa lëndë, varësisht prej llojit mund të klasifikohen me sistemin
alfabetik. Ky sistem përdoret për lëndët që kanë të bëjnë me personat e ndryshëm
dhe renditja e tyre bëhet sipas alfabetit, si p.sh. të banesave, të ndërtesave të
banimit, pronave të ndryshme, shitblerjeve të pronave etj.
Librat kadastrale klasifikohen sipas klasifikimit topografiko-numerik. Në
to vihen numrat me renditje të pandërprerë në kuadër të komunës së njëjtë
kadastrale.
Ndërmjetësuesi i berzës e udhëheq dokumentacionin për të gjitha punët
me letra me vlerë, për çdo klient. Ai dosjet e klientëve i udhëheq sipas alfabetit,
ndërsa shkesat në kuadër të dosjes (dosjet e dokumenteve) sipas sistemit
kronologjik.
Ndërmarrja e cila merret me shitjen e mallit në formë katalogu e
udhëheq korrespodencën sipas mostrave, cilësisë ose çmimeve, mënyrën e
pagesës. Malli porositet në formë katalogu, ndërsa paguhet pasi të merret. Është
e zakonshme që fletëkërkesat në këto raste të klasifikohen dhe arkivohen sipas
sistemit kronologjik.
Te organet e jurisprudencës zbatohet sistemi alfabetiko-numerik i
klasifikimit. Lëndët klasifikohen sipas shenjave p.sh. P (penale), C (civile), H
(hetuesisë), T (trashëgimisë) etj. dhe në kuadër të tyre në mënyrë kronologjike,
(P-210/05).
- Klasifikimi ideologjik bëhet sipas ndarjes në grupe kryesore, në grupe
dhe nëngrupe. Ky sistem është aplikuar në Arkivin Shtetëror të Kosovës në
klasifikimin e fondeve dhe koleksioneve arkivore. Nënklasifikimi në kuadër të
nëngrupeve bëhet sipas kritereve kohore dhe alfabetike.
- Klasifikimi sipas ngjarjeve afariste mbështetet në formimin e dosjeve
(dosjet lëndore), të cilat përmbajnë të gjitha shkresat që kanë të bëjnë me ndonjë
çështje afariste (pjesëmarrja në panaire, ndërtimi i fabrikës etj.), shkresat
arkivohen në mënyrë kronologjike, ndërsa dosja e merr numrin e vet. Për gjetjen
e lëndëve përdoret regjistri lëndor ose numëror.
Plani/skema i shenjave të klasifikimit

Plani, përkatësisht sistemi i shenjave të klasifikimit është sistem logjik
dhe hierarkik, i cili mundëson evidencimin, rregullimin dhe gjetjen e dokume-
nteve të caktuara ose tërë dokumentacionin. Sistemi duhet të jetë gjithëpërfshirës

dhe të shpreh nevojën e organit/ institucionit për të cilin dokumenti ka të bëjë.
Pra, plani i klasifikimit është plan hierarkik e organizimit të dokumentacionit.
Ndërsa, shenja e klasifikimit është shenja unike e paragrafeve në planin e
klasifikimit.
Sistemi, përkatësisht rregullim hierarkik ose logjik, i cili mundëson
rregullimin dhe shënimin e dokumenteve të veçanta ose të lëndës arkivore në
tërësi. Ai mund të jetë:
a) i përgjithshëm, i cili mundëson klasifikimin e lëndës arkivore të
tërësishme të një arkivi, dhe
b) i veçantë, rreth mundësisë së klasifikimit të dokumenteve brenda çdo
fondi ose koleksioni të veçantë.
Plani i klasifikimit të dokumentacionit është mjet themelor me të cilin
vendoset struktura e tërësisë së dokumentacionit. Ky tregon që njësitë e
dokumentacionit mund të krijohen dhe se si disa njësi bashkohen në tërësi në
nivel më të lartë. Plani i klasifikimit tregon marrëdhëniet hierarkike ndërmjet
njësive dhe njësive më të mëdha të dokumentacionit. Megjithatë, marrëdhëniet
hierarkike nuk janë edhe i vetmi që ekziston.
Me sistem gjithëpërfshirës nënkuptojmë synimin që të përfshinë të gjitha
dokumentet, pa marrë parasysh formën dhe mediumin në të cilën janë shënuar,
të cilët krijohen ose të cilat shfrytëzohen për kryerjen e funksioneve.
Plani i klasifikimit përbën shenjën e njësisë së brendshme organizative,
e cila zbërthehet më tutje në kuadër të njësisë në sektore apo shërbime, dhe në
kuadrin e tyre sipas llojit të dokumentacionit. Ky është në funksion të kërkimit
të shkresave dhe të lëndëve.
Në mënyrë që të zhvillohet një plan i përshtatshëm, përkatësisht sistem
në mënyrë që dokumentacioni të klasifikohet, duhet mësuar dhe ditur plotësisht:
- cilat njësi të dokumentacionit duhet ose mundën të krijohen në kryerjen
e veprimtarisë së caktuar, aktivitetit afarist ose detyrave të punës, ose me fjalë
të tjera, duhet ditur se cilin dokumentacion duhet të përfshin plani i klasifikimit;
- cilat janë nevojat e vërteta për dokumentacion dhe mbështetjen
informative të funksioneve afariste dhe aktiviteteve të caktuara. Disa prej atyre
nevojave mund të kushtëzojnë që në strukturën e dokumentacionit e
anashkalojnë njësitë dhe tërësitë e caktuara të cilat përndryshe nuk do të ishin;
- se si është formësuar dhe kufizuar ciklusi i dokumentacionin nëpërmjet
të cilit disa njësi kanë kaluar;
- se si janë ndarë përgjegjësitë për dokumentacion. Nëse për një pjesë të
dokumentacionit është përgjegjës shërbimi i veçantë ose ndonjë sektor, sigurisht
se ai dokumentacion do të përbën tërësi të veçantë;
150 | Arkivistika
- se si organizimi i dokumentacionit ndikon në kryerjen e funksioneve të

tjera të menaxhimit me dokument (kërkimi dhe shfrytëzimi, vlerësimi etj.).
Identifikimi i dokumenteve, posaçërisht te krijuesit e dokumenteve me
strukturë organizative të ndërlikuar, është detyrë mjaft e komplikuar.
Në mënyrë që të vërtetohet tërësia e dokumentit (identifikimi i fondit
arkivor), aplikohen disa kritere:
- statusi i personit juridik (pavarësia) e krijuesit të fondit është kriteri më
i rëndësishëm. Ai nënkupton ekzistimin e aktit juridik ose faktik për themelimin
ose ekzistimin e personit juridik. Në numrin më të madh të rasteve ky është
aktvendimi i gjykatës kompetente regjistruese për regjistrim në regjistrin e
gjykatës. Pasi që organi shtetëror nuk regjistrohet në regjistrin e gjykatës, ky
kriter lidhet me ligj ose dispozitë tjetër me të cilën ato organe themelohen;
- funksioni ose veprimtaria e përcaktuar me ligj ose me aktin themelues;
- përcaktimi i vendit të saktë në strukturën hierarkike;
- personi i autorizuar për nxjerrjen e vendimeve në sistemin e përcaktuar
hierarkik;
- përcaktimi i organizimit të brendshëm dhe sistemimi (organogrami);
- sistemi i pavarur i menaxhimit zyrtar.
Me sistemin e shenjave të klasifikimit janë të përfshirë të gjitha lëndët
dhe dokumentacioni arkivor i krijuesve.
Zbatimi i sistemit të përcaktuar të klasifikimit është obligativ për të gjitha
shkrimtorët dhe arkivat. Me qëllim të lehtësimit të kërkimit dhe gjetjes së njësive
të dokumentacionit mund të aplikohet edhe sistemi alternativ i klasifikimit, por
kurrsesi nuk guxon të ndikojë në sistemin themelor.
Pra, plani i klasifikimit është mjet themelor me të cilin vendosët tërësia
strukturale e dokumentacionit; përcaktohet terminologjia për shënimin e njësive
të dokumentacionit; kontribuon në kërkimin dhe gjetjen e dokumenteve;
lehtëson mbikëqyrjen dhe administrimin me dokumentacion etj.
Krijuesi nuk e zbaton sistemin e vet të shenjave të klasifikimit në
dokumentacionin i cili nuk është krijuar me punën e tij. Në atë dokumentacion
zbatohet sistemi i shenjave, i cili i përgjigjet strukturës së tij.
Sistemi i përcaktuar i shenjave të klasifikimit gjatë një viti nuk mund të
ndryshohet, por mund të plotësohet. Kështu, plani i shenjave të klasifikimit
përcaktohet përpara, në fund të vitit me qëllim të përdorimit në fillim të vitit
kalendarik. Ky plan mund të përcaktohet në fillim të punës së krijuesit, zakonisht
me vendim të drejtorit.
Meqë zyrtari i cili punon në përdorimin e këtij plani nuk është në gjendje
t’i mbajë në mend të gjithë ata numra, rekomandohet që në pjesën e brendshme
të kopertinës së librit të protokollit të ngjitet kopja e planit të klasifikimit. Duhet
theksuar se ky plan më vonë në arkiv gjatë rregullimit dhe përpunimit të

dokumentacionit të këtij fondi të shërbejë si ndihmesë.
Në kontekst të sistemit numeriko-kronologjik të evidencimit dhe të
arkivimit, sistemi i planit të shenjave të klasifikimit ka përparësi, sepse mjaft e
lehtëson gjetjen dhe rregullimin e dokumentacionit, si dhe ndarjen e materialit
të pavlershëm regjistraturik.
Përpilimi i planit të klasifikimit për dokumentacion

Para se t’i qasemi formësimit të planit të klasifikimit të dokumenteve,
duhet përcaktuar fushën në të cilin ai do të aplikohet. Plani i klasifikimit duhet
të përfshinë të gjitha lëmitë e veprimtarive dhe të gjitha aktivitetet afariste të
krijuesit për të cilin përpilohet, përkatësisht dokumentacion i cili mund të
krijohet ose të grumbullohet. Nëse kjo nuk është kështu, plani nuk do të jetë i
plotë dhe do të paraqitet dokumentacion të cilën nuk mund ta vendosnin në
vendin e caktuar në strukturën e përgjithshme të dokumentacionit.
Plani i klasifikimit duhet me qenë i përshtatshëm për dokumentacion që
sipas tij do të krijohet dhe organizohet. Ai duhet të jep mundësinë e zbërthimit
atje ku është e nevojshme për shkak të pasqyritetit dhe shfrytëzimit më të mirë,
dhe kjo sipas kritereve të cilët janë relevant për llojin e dokumentacionit i cili
krijohet edhe për nevoja të mbështetjes informative dhe dokumentare në
veprimtari. Zbërthimi i tërësisë të dokumentacionit duhet me qenë i qartë dhe
logjik, i udhëhequr me kriterin të unifikuara nëpërmjet të strukturës së plotë të
zbatimit të tyre.
Plani i klasifikimit duhet të mbështet punët e menaxhimit zyrtar
(menaxhimit të të drejtave të qasjes, kërkimit, arritjes dhe asgjësimit) dhe
lehtësimin e zbatimit të tyre.
Përpilimi i planit të klasifikimit përfshinë disa procedura.
a. Analiza e veprimtarive, funksioneve afariste dhe procesin e
krijimit të dokumentacionit. Qëllimi i kësaj analize është që në mënyrë të
besueshme të përcaktohet se çka në tërësi plani i klasifikimit do të përfshinë. Me
interes është hartimi i regjistrit ose diagramit të funksioneve afariste dhe
aktiviteteve, si dhe të përshkruhet rrjedha e tyre, duke marrë parasysh atë ku
duhet ose ku mundet të shfaqet ajo njësi e dokumentacionit. Gjithashtu, duhet
vënë re se si njësitë e dokumentacionit që u takojnë do të lëvizin nëpër proces,
të vlerësohet se cilat informata ose dokumente do t’iu janë të nevojshme
pjesëmarrësve në proces.
b. Vendimi për atë se cilat njësi të dokumentacionit do të formëso-
hen. Kur jemi njoftuar me funksionin afarist, proceset që i takojnë dhe nevojat
e tyre për dokumentacion dhe informata, mundemi të shqyrtojmë në themel
152 | Arkivistika
mundësitë për formësimin e njësive të dokumentacionit: a duam që procesin ta

dokumentojmë dhe mbështesim vetëm me dokumente lëndore të llojit të caktuar
ose do të parashikojmë edhe njësi tjetër, me çfarë resurse do t’i takojnë nevojave
të tjera informative të cilat paraqiten në atë funksion afarist, se si ti grupojmë
dhe klasifikojmë njësitë e dokumentacionit, në mënyrë që qasja dhe pasqyra të
jenë sa më të lehtë, se cili organizim i dokumentacionit do të zvogëlon kohën e
nevojshme për grumbullim dhe përpunim të të dhënave, se cila zgjidhje në
përgjithësi është e thjeshtë dhe e aplikueshme duke marrë parasysh përdorimin
me menaxhimin me dokumente etj.
Vendosja për njësitë e dokumentacionit të cilat do të formësohen nuk
duhet marrë si fazë përfundimtare gjatë përpilimit të planit të klasifikimit.
Shpesh do të kemi rastin që pastaj, kur e përpilojmë planin e klasifikimit, prapë
i vlerësojmë se njësitë të cilat i kemi paraparë në logjikën e duhur të strukturimit
të dokumentacionit në tërësi, të shqyrtojmë edhe opsionet tjera dhe sipas nevojës
të revidojmë vendimin e mëparshëm.
c. Vendimi për kriterin ku tërësia e dokumentacionit do të zbër-
thehet në tërësi të nivelit më të ulët. Me planin e klasifikimi njësitë themelore
të bashkuara (lëndët, dosjet, seritë e dokumenteve të caktuara) organizohen në
strukturën hierarkike. Elementet e asaj strukture nuk janë dhënë vetvetiu: për
dokumentet e njëjta parimisht mund të jepen më shumë struktura të pranueshme,
përkatësisht plane të klasifikimit. Gjatë përpilimit të strukturës së planit të
klasifikimit paraprakisht duhet vendosur sipas cilit kriter disa pjesë më tutje
duhet të zbërthehen. Si kriter më së tepërmi merret tema (lloji i lëndës ose
çështjes), për të cilën njësia e dokumentacionit ka të bëjë ose funksioni afarist
në të cilin ose për të cilën njësia është krijuar. Në rastin e parë ka të bëjë për
klasifikimin lëndor, ndërsa në të dytin në klasifikimin funksional. Sot, në
menaxhimin zyrtar më së tepërmi aplikohet klasifikimi funksional.
d. Përpilimi i strukturës së planit të klasifikimit. Nga mjeshtëria e
përpilimit të planit të klasifikimit, njohjes së dokumentacionit të tij dhe
proceseve afariste varet se çfarë plani i klasifikimit do të përpilohet. Nëse kemi
vendosur për planin e klasifikimit sipas temave, i zhvillojmë disa lëmi të
caktuara të temave, por nëse vendosemi për qasje funksionale, lëmia e caktuar e
veprimtarisë ose e afarizmit, paraqitet në mënyrë hierarkive me përpilimin e
tërësisë së kuptimeve. Ekzistojnë disa rregulla formale që kësaj duhet t’iu
përmbahemi:
1. Fusha e klasifikimit duhet në mënyrë të qartë të përcaktohet. Nëse nuk
është e qartë se cilat janë të gjitha temat e mundshme ose funksionet afariste,
dhe nuk mund të futën ne planin e klasifikimit, e qartë është se fushën e
klasifikimit nuk kemi mundur në mënyrë precize ta përcaktojmë. Për ne në
Kosovë, fushën e sistemit të klasifikimit në menaxhimin zyrtar duhet përcaktuar

me Ligjin për administrimin me dokumente dhe aktet që do përpilohen në bazë
të tij. Mund të përdorët edhe fusha e klasifikimit decimal që përdoret në
biblioteka;
2. Pjesët e planit të klasifikimin në nivelin më të ulët duhet në mënyrë të
plotë të shterrohet dimensioni i termit më superior dhe nuk guxon të nënkuptohet
diçka që nuk e nënkupton termi më superior. Nuk është mirë që kësaj pjese mund
t’ia bashkojmë përmbajtjen e cila vështirë që ti takoj termit më superior. Po
ashtu, nuk është mirë nëse ka përmbajtje e cila dukshëm i takon termit më
superior, por nuk ka term të nivelit më të ultë që mund t’i bashkëngjitej;
3. Termat në nivelin e njëjtë të planit të klasifikimit, brenda termit të
njëjtë më të lartë, duhet të jenë qartë të përkufizuar. Njëjtë përmbajtja nuk guxon
t’iu bashkohet dy termave të koordinuara, dhe me këtë do të bëhet e disku-
tueshme edhe vet qëllimi i klasifikimit. Këto dyshime nuk është lehtë të
tejkalohen sepse plani i klasifikimit në mënyrë të rekomanduar i përcjellë
udhëzimet për aplikimin dhe veprimin në këto raste të dyshimta;
4. Kriteri për zbërthimin e termave (kuptimeve) në planin e klasifikimit
në termat e niveleve më të ulëta duhet me qenë relevant për llojet e përmbajtjeve
që mund t’i bashkëngjiten atij kuptimi;
5. Plani i klasifikimit duhet përpiluar deri në atë nivel ose aq sa është e
nevojshme;
6. Struktura e planit të klasifikimit duhet në tërësi të ketë pasqyritet dhe
të është lehtë e kuptueshme. Personi i cili e lexon, e shikon ose nëpërmjet të saj
e kërkon ndonjë përmbajtje, nuk guxon të vëren ndonjë mangësi.
e. Optimizmi i strukturës së planit të klasifikimit. Shpesh nuk do të
jemi të kënaqur menjëherë plotësisht me planin e klasifikimit të cilin e kemi
punuar. Do të paraqiten çështje që nuk i kemi paraparë, andaj kërkon edhe
revizionin e tij.
f. Udhëzimet e përgatitjes. Vet plani i klasifikimit duhet të përcjell
shpjegimet dhe udhëzimet të dedikuara kryesisht personave të cilët do të
aplikojnë.
Për përpilimin e planit të klasifikimit shpesh duhet të shfrytëzohen planet
mostër dhe orientues të aprovuar në nivel kombëtar, siç është Rregullorja për
planin unik të shenjave të klasifikimit.
Zbatimi i planit të klasifikimit

Njësitë e dokumentacionit iu bashkëngjitën pjesëve të planit të klasi-
fikimit sipas rregullit gjatë regjistrimit në njësinë themelore. Personi i cili e bënë
regjistrimin, në bazë të planit të klasifikimit e ndërton strukturën e vërtetë të
154 | Arkivistika
klasifikimit. Që ajo punë të kryhet si duhet, ai duhet të njoh mirë jo vetëm planin
e klasifikimit, por edhe lëmin dhe mënyrën e menaxhimit të krijuesit, llojit të
dokumentacionit që krijohet ose që pranohet, si dhe parimet dhe rregullat për
formësimin e njësive të dokumentacionit, siç janë:
1. Të shikon në karakteristikat e tij që janë relevante për klasifikim (tema
ose lënda që ka të bëjë, funksioni afarist dhe procesit që i takon, në disa raste
dhe shërbimit ose organit me të cilin çështje dokumenti është i lidhur, varësisht
prej asaj se në çfarë parimi plani i klasifikimit është formësuar);
2. Të vërteton se a ekziston njësia e dokumentacionit që dokumenti duhet
t’i takon ose t’ia bashkëngjit numrit më të madh të njësive (p.sh. një kopje dosjes
lëndore, ndërsa tjetri ndonjë dosje ose serie të dokumenteve të caktuara);
3. Nëse dokumenti i bashkëngjitet numrit më të madh të njësive, të
konstatohet në cilat raste atë duhet bërë ai me rastin e regjistrimit, në cilat
ndoshta duhet lënë personit tjetër (p.sh. dokumenti me rastin e regjistrimit i
bashkangjitet dosjes lëndore, ndërsa një kopje mbetet në shërbimin që udhëheq
koleksionin e dokumenteve dhe evidencën vetanake për atë koleksion);
4. Të përcakton a duhet kopja (ose kopjet) të dokumenteve të dërgohen
në shiqim shërbimit ose personit, ashtu që ajo kopje edhe mos të evidencohet:
5. Të krijon dhe klasifikon njësinë e dokumentacionit që do t’i bashkë-
ngjitet dokumenti, nëse si e tillë ajo nuk ekziston.
6. Të përcakton dhe shënon vendin e dokumentit një njësinë e dokumen-
tacionit që i është bashkangjitur.
Duke punuar në klasifikimin e lëndëve me kohë do të vërehen edhe
mangësitë, si në dyshimet rreth klasifikimit, qasjes, zgjidhjes etj. Me atë plan të
klasifikimit punojnë disa persona etj. Për të gjitha këto rekomandohet që të
hartohen udhëzimet për aplikimin e planit të klasifikimit.
Përpilimi i planit/skemës të klasifikimit nga krijuesit elektronikë

Klasifikimi i dokumenteve elektronike është njëri prej detyrave më të
rëndësishme dhe më të ndërlikuara. Ky klasifikim duhet të jetë i qartë dhe i
kuptueshëm edhe për institucionet e tjera, sidomos për ato të cilat janë
përgjegjëse për informatat elektronike.
Nga analiza, të cilën e ka bërë krijuesi me ndihmën e arkivistit, del plani
i klasifikimit, që është pasqyrë e strukturës funksionale të organizimit të
krijuesit. Duhet theksuar se analiza funksionale dhe plani i klasifikimit dallohen
në mënyrë të dukshme nga skema organizative e institucionit, e cila është mjet
afatshkurtër për administrim, ndërsa funksionet kryesore janë të përhershme.
Bazë e arkivimit të mirë është organizimi i klasifikimit të dokumenteve
që sa më parë që të jetë e mundshme, më së miri në kohën e krijimit të tyre. Për
këtë arsye duhet bërë analizën funksionale të krijuesve, mundësisht në nivelin

më të lartë.
Këshilli Ndërkombëtar i Arkivave ka përpiluar standardin ndërkombëtar
për përshkrimin arkivor (ISAD (G)2 të cilin duhet marrë parasysh, kur
përcaktohet mënyra në të cilën dokumenti do të klasifikohet.
Klasifikimi i dokumenteve elektronike duhet të bëhet në bazë të planit të
klasifikimit të organit/organizatës. Ky plan mbështetet në bazë të organogramit
të organit/organizatës. Planin e klasifikimit e harton personi përgjegjës i
administratës dhe më të duhet të njihen të gjithë zyrtarët e institucionit/
organit/organizatës.
Sipas normës ISO 15489 thuhet: “Procedura analitike ka për qëllim të
klasifikohen, shqyrtohen të gjitha aktivitetet e organizatës dhe t’i vendos ato në
kuadër të detyrave të caktuara dhe qëllimeve të cilat ajo i plotëson,
drejtpërdrejtë ose indirekt”.
Nga ajo analizë, të cilën e ka aplikuar krijuesi me ndihmën e arkivistit,
bëhet plani i klasifikimit, i cili është pasqyrë e strukturës funksionale të
organizimit të krijuesit.
Përkitazi me dokumentet elektronike është e domosdoshme:
- të strukturohet ky plan i klasifikimit, në mënyrë që struktura mund të
ndikojë në planin e emërimit të datotekave;
-të emërohet ose të para emërohet datoteka, në mënyrë që të jetë e
kuptueshme për të gjithë krijuesit dhe hulumtuesit e ardhshëm;
- të organizohen logjikisht në marrëdhënie reciproke brenda atij plani.
Pra, ka të bëjë me formësimin e informatave, nëse ato nuk janë bërë në fillim të
krijimit të këtyre shënimeve.
Në aspektin hierarkik të planit të klasifikimit përfshihen:
- niveli i parë, zakonisht përfshin funksionin të cilin e kryen krijuesi;
- niveli i dytë i përshkruan aktivitetet të cilat i takojnë atij funksioni;
- niveli i tretë dhe nivelet e tjera më detajisht i theksojnë procedurat ose
tërësitë e procedurave të cilat e përfshijnë çdo aktivitet.
Përpiluesi i shkresave është i obliguar që madje në mënyrë të përgji-
thshme të indeksojë çdo dërgesë, ndërsa postën e vetë të shpërndajë në direkto-
riume. Për indeksim do të shfrytëzojë termet të cilat i ka lejuar dhe të cilat i
mbikëqyrë arkivisti, dokumentaristi ose personi përgjegjës për “Records
Menagement” në institucionin e krijuesit. Ky indeksim do të mundësojë
integrimin e çdo dokumenti elektronik në planin e klasifikimit. Pra, është e
domosdoshme të kemi arkitekturën e arkivit në harmoni me atë të dërgimit dhe
2
General International Standard Archival Description.
156 | Arkivistika
të pranimit të postës, në mënyrë që shkresat dhe dokumentet e bashkangjitura të

klasifikohen në mënyrë që të mund të arkivohen.
Për shënimet në kompjuter duhet të hartohen paratëdhënat, ose siç i
quajmë “shënimet për shënimet”. Shumica e këtyre paratëdhënave të përshk-
ruara dhe atyre për regjistrim mund të pranohen automatikisht duke filluar nga
vet struktura e postës elektronike. Arkivisti duhet menjëherë, në fillim të kërkojë
që ky funksion të merret parasysh. Ai ose administratori i shënimeve duhet t’u
shpjegojë shfrytëzuesve se plani i klasifikimit për dosje në letër vlen edhe për
repertorin elektronik. Ai do të mundësojë që prodhimtaria e datotekave
elektronike të strukturohet, që është e domosdoshme për hulumtimet e tyre, dhe
ia jep kuptimin për arkivimin e tyre.
Në një dosje – lëndë punojnë disa persona që mund t’u takojnë shërbi-
meve të ndryshme. Ato informata janë të shpërndara, prandaj është i nevojshme
grumbullimi dhe arkivimi i tyre. Arkivistët dhe të gjithë përgjegjësit e tjerë për
administrim me dokumente duhet t’i paralajmërojë dhe t’ua tërheq vërejtjen se
informatat të cilat ata i prodhojnë duhet të përpunohen në tërësi, pa marrë
parasysh se a është e hartuar lënda apo jo.
Dokumenti i izoluar, i cili nuk është i vendosur brenda në dosje është në
rrezik që të shkatërrohet definitivisht. Dosja e cila nuk është përfshirë në planin
e klasifikimit më vështirë mund të gjendet nga ajo që është e përfshirë. Këto dy
parime thelbësore janë të aplikueshme në datotekat të cilat janë krijuar në
veprimtarinë zyrtare.
Përpilimi i regjistrave për administrim me dokumente elektronike

Regjistrimi për administrim me dokumente përfshin kategoritë kryesore
të dokumenteve të cilat personi juridik dhe fizik i prodhon ose i pranon për
kryerjen e veprimtarisë së vet. Këto regjistrime i përpilojnë institucionet krijuese
dhe arkivistët e tyre. Nëse ka të bëjë me një lloj të lëndës, e lejon Agjencia
Shtetërore e Arkivave të Kosovës, prandaj nuk mund të lejohet kurrfarë
asgjësimi i lëndës pa lejen e Agjencisë ose ndonjë përfaqësuesi të saj.
Në një anë, shënimet elektronike duhet marrë parasysh në regjistrat të
cilët kanë të bëjnë me dokumentet në letër. Çdo bartës (në letër, bartës
elektronik) duhet të përpilohet në kontekst ndaj tjetrit.
Në anën tjetër, regjistrimi i gjeneratave të reja duhet të mbështetet te
planet klasifikuese hierarkike të prodhimit të dokumenteve të institucionit të
caktuar. Është e nevojshme të kalohet në tipologjinë lineare, të pastrukturuar, të
cilën e kanë dispozitat e tanishme, në lidhjen e tipave të dokumenteve të cilat
shprehin formësimin e informatave, p.sh., në një relacion të bazës së të dhënave.
Në atë mënyrë kriteret e përzgjedhjes janë më të qartë.
Për çdo kategori të dokumenteve duhet theksuar: fjalëçelësi; pozitën në

planin e klasifikimit; përshkrimin e shkurtër të kontestit të krijimit, duke
përfshirë edhe datën e parë të krijimit; rëndësinë informative dhe juridike; kohën
e ruajtjes në institucion; afati i përdorimit administrativ; fatin përfundimtar të
dokumentit (asgjësim, ruajtje, lloji i përzgjedhjes); marrëdhënia me kategoritë e
tjera ose llojet e dokumenteve.
INFORMATIZIMI I MENAXHIMIT ZYRTAR
Mbështetja informative e menaxhimit zyrtar

Sikurse dhe në segmentet tjera të menaxhimit ku aplikohet teknologjia e
informacionit, edhe në menaxhimin zyrtar paraqitën qasje të ndryshme, mundësi
dhe nivele të mbështetjes informative, që është me interes të madh.
Gjendja dhe zhvillimi i teknologjisë në tridhjetëvjetët e fundit, pajisjet
me mjete të informimit në institucione dhe aftësia për përdorimin dhe
shfrytëzimin e sistemeve kompjuterike, duke përfshirë edhe ofertat në tregun
informativ, kanë kushtëzuar edhe në përdorimin dhe avancimin në menaxhimin
zyrtar, në administrimin me informata dhe dokumentacion në proceset e
organizimit në tërësi në institucione. Në parim mund të dallohen këto nivele ose
lëmi të mbështetjes informative të menaxhimit zyrtar:
1. Menaxhimi zyrtar zhvillohet pa mbështetje informative;
2. Në mënyrë elektronike udhëhiqen vetëm evidencat themelore, sipas
shembullit klasik (shpesh në mënyrë elektronike dhe klasike);
3. Evidencat elektronike zgjerohen ashtu, që përfshijnë të dhëna nga të
gjitha ose shumica e evidencave administrative, si dhe të dhënat shtesë të cilat
e rrisin shfrytëzimin e evidencave dhe mundësinë e kërkimit;
4. Në mënyrë elektronike përcillet e tërë ose pjesa më e madhe e ciklusit
me dokumente;
5. Komunikimi afarist dhe ciklusi dokumentar në të gjitha segmentet
qenësore zhvillohet në mënyrë elektronike.
Nivelet e arritura të mbështetjes informative sipas rregullit niset nga ato
më të thjeshta deri të ato të ndërlikuara. Organizata e cila dëshiron në mënyrë
sistematike të menaxhon me procesin e informatizimit dhe të shfrytëzon
mundësitë të cilat teknologjia i ofron, duhet kuptuar natyrën dhe të arriturat
momentale të nivelit të informatizimit të çdo menaxhimi zyrtar, të identifikohen
dhe kuptohen kërkesat që i parashtrojnë konceptet dhe teknologjitë të cilat
mendohet të futën. Ngritja e mbështetjes informative të menaxhimit zyrtar në
nivelin më të lartë, shpesh nuk është përmirësim dhe mbështetje në të kaluarën.
158 | Arkivistika
Futja e sistemit të ri nuk duhet kuptuar kalimi “i qetë” nga ai ekzistues. Arritjet
serioze shpesh nënkuptojnë edhe ridizajnim të veprimeve si në menaxhimin
zyrtar, ashtu edhe në mënyrën e kryerjes së proceseve afariste, sepse menaxhimi
zyrtar, në mes tjerash, duhet shiquar në perspektivë të organizimit dhe është një
prej mekanizmave infrastruktural të menaxhimit në tërësi.
Informatizimi i menaxhimit zyrtar në parim varet nga mbështetja e
përgjithshme informatitike e menaxhimit, jo vetëm ose në radhë të parë për
nivelin e pajisjeve, por edhe në aftësinë e organizatës që teknologjinë ta integron
në menaxhimin e vet dhe në mënyrën të cilën ajo aplikohet.
Një prej çështjeve kyçe në informatizimin e menaxhimit zyrtar është
rrjetëzimi brenda organizatës, e pastaj hapja dhe shfrytëzimi i kanaleve elektro-
nike të komunikimit ndaj mjedisit afarist. Rrjetëzimi mundëson komunikimin
dhe përcjelljen e përmbajtjeve të cilat krijohen ose shfrytëzohen gjatë procesit
afarist, e kjo njëherit është edhe funksioni kryesor operativ i menaxhimit zyrtar.
Sistemet të cilat mundësojnë komunikimin dhe përcjelljen e përmbajtjeve gjatë
punës dhe veprimtarisë, krijimit të përmbajtjeve të përbash-këta, të serviseve
informative dhe dokumentare, të cilat i janë në dispozicion organizatës në
njëfarë kuptimi janë sisteme alternative të menaxhimit zyrtar, sepse në thelb
shërbejnë për të njëjtat çështje. Çdo aplikim të ri dhe sistem të ri të rrjetit duhet
konsideruar si arritje në sistemin e menaxhimit zyrtar.
Rrjetëzimi ku nuk rrezikohet logjika e menaxhimit zyrtar, në anën tjetër,
lehtë mund të sjell deri te “para rregullimi” i gjendjes ose menaxhimit zyrtar,
madje pa rregulla të miratuara dhe të zhvilluara. Rrjetat e komunikimit dhe të
përmbajtjeve të integruara në menaxhimin zyrtar në njëfarë mënyre edhe e
ngushtojnë fushën e deklarimit të menaxhimit zyrtar. Menaxhimi zyrtar nuk
guxon të vonohet me zhvillimin e përgjithshëm të informatizimit të organizatës.
Informatizimi i suksesshëm i menaxhimit zyrtar nuk qëndron në incizimin e
evidencave dhe modeleve ekzistuese, por në shfrytëzimin e atyre mundësive të
cilat në mënyrë shembullore të teknologjisë poseduese, që nganjëherë kërkon
rekonceptualizimin e menaxhimit zyrtar dhe bashkëpunimit të afërt dhe
zhvillimin e koncepteve të përbashkëta, udhëheqësve të menaxhimit,
informatorëve dhe administratës.
Dhe në fund duhet konstatuar se menaxhimi zyrtar, duhet kuptuar si
sistem i plotë i menaxhimit me informata dhe me resurset e dokumentacionit dhe
me proceset në organizimin, andaj me rëndësi është të kihet parasysh në
integrimin e procesit të të dhënave dhe implementimit të të ashtuquajturave
kërkesave të menaxhimit zyrtar, siç janë definuar në specifikacionin MoReq-
Model Requirements for the management of electronic records.
KAPITULLI VI
RREGULLIMI DHE PËRPUNIMI I LËNDËS ARKIVORE
Rregullimi i lëndës arkivore dhe përpunimi i saj janë dy punë tipike dhe
të rëndësishme, të cilat kryhen në institucionet arkivore. Lënda arkivore mund
të rregullohet dhe përpunohet në mënyra të ndryshme – varësisht nga qëllimi i
parashtuar dhe në harmoni me rregullat, parimet dhe metodat e punës.
Lënda arkivore duhet të rregullohet ashtu për shfrytëzuesit që struktura
e saj të jetë transparente dhe e kuptueshme, dhe me lëndën më lehtë të
menaxhohet. Përpunimi duhet të jetë ashtu që në mjetin informativ shfrytëzuesi
lehtë mund të identifikon atë që e kërkon dhe shpejtë të porositë njësinë e
kërkuar.
Lënda arkivore në institucionet arkivore rregullohet dhe përpunohet
sipas fondeve dhe koleksioneve arkivore.
Regjistrimi i lëndës arkivore përfshinë krijimin e regjistrit për lëndën
arkivore me qëllim të përcaktimit të gjendjes, përmbajtjes dhe përbërjes së
fondeve.
FONDI ARKIVOR
Kuptimi: Fondin arkivor e përbëjnë tërësia e dokumenteve, pa marrë

parasysh formën ose bartësin/mediumin, ku në mënyrë organike e ka krijuar ose
e ka grumbulluar dhe shfrytëzuar ndonjë individ, familje ose person juridik në
kuadër të kryerjes së veprimtarisë dhe funkcionit të vetë (Fonds).
Fondi është tërësi e pa ndarë dhe në asnjë rast nuk mund të ndahet, por
duhet të ruhet në arkiv si fond i tërë.
Titulli i fondit: Sipas rregullit titulli i fondit përcaktohet sipas krijuesit

të fondit. Mirëpo, në disa raste vjen deri të ndërrimi i emrit të krijuesit të fondit,
andaj sipas rregullës në këto raste duhet të merret titulli i tij i fundit.
Data: Data e dokumentit më të vjetër merret si vit fillestar i fondit,

ndërsa data e dokumentit të fundit, si vit përfundimtar i fondit.
160 | Arkivistika
Përherë duhet dalluar vitet kufitare të fondit dhe vitet kufitare të lëndës.
Zakonisht vitet kufitare të fondit dhe vitet kufitare të lëndës nuk përputhën. Vitet
kufitare të fondit janë viti i themelimit dhe i likuidimit. Vitet kufitare të lëndës
janë më të gjëra, p.sh. të fondet personale, dokumetet për varrim, telegrame
ngushllimi, përvjetor, etj. Të fondet e tjera, nëse shkruhet më vonë për atë
person, i bashkangjitet fondit, ndërsa te personat juridik, është dokumentacioni
i likuidimit.
Pandashmëria e fondit: Lënda arkivore dhe regjistraturike e krijuar me

punën e ndonjë personi juridik ose fizik e përbën një tërësi (fond), dhe sipas
rregullit nuk mund të ndahet dhe të gjendët të disa posedues.
Lënda arkivore/regjistraturike mund të ndahet ose të bashkohet në këto
raste:
- ndryshimit të strukturës organizative të krijuesit,
- bartja e disa punëve ose e të gjitha punëve në krijuesin tjetër,
përkatësisht marrjen e pjesëve të punëve ose të gjitha punëve të krijuesit tjetër.
Për këto çështje duhet të merret mendimi paraprak i arkivit kompetent.
Hapja dhe mbyllja e fondit: Fondi mbetet i hapur deri atëherë kur
organi/organizata nga i cili është krijuar i dorëzon dokumentet. Fond i hapur
mund të quhet ai fond, i cili mund të plotësohet me dokumente të reja arkivore.
Fondi i organit/organizatës, i cili përfundon së ekzistuari duhet të
konsiderohet i ndarë dhe fond i përfunduar. Fond i mbyllur konsiderehet ai fond
në të cilën nuk do të ketë më dokumente, pasi që krijuesi ka pushuar së
funkcionuari, ose është bërë riorganizim i madh administrativ, ose ka ardhur deri
të ndryshimet rrënjësore në projektin/sistemin e vendosjes së dokumenteve.
Kompletimi i fondit, nënkupton:

1. Bashkimi i pjesëve të një fondi të ruajtur te poseduesit e ndryshëm, në
lokacione të ndryshme.
2. Rekonsturimi i pjesëve të fondeve të humbura në bazë të fondeve të
tjera.
KRITERËT PËR PËRCAKTIMIN E FONDIT ARKIVOR
1. Statusi i personit juridik: Që institucioni të ketë statusin e personit

juridik duhet t’i ketë tri akte themelore: aktin për themelimin (fondi mundet me
qenë më i vjetër se akti mbi themelimin); aktin mbi ndarjen ose funksionimin;
aktin mbi suprimimin e institucionit (aktin e likuidimin). Institucionet që kanë
ndërprerë punën, pastaj pas një kohe vazhdojnë punën duhet të të përbëjnë një
fond.
Njësitë organizitive, të cilat nuk e kanë statusin e personit juridik
(përkatësisht që e kanë pronarin, i cili ai e administron, ato të cilët udhëheqin
libra të veçanta arkivore, kanë menaxhim të veçantë financiar edhe pse janë
bartur nga institucioni në institicion, mundët me qenë fond i veçantë. Kjo bëhet
me qëllim që mos të coptohet në fonde të ndryshme;
2. Ndryshimi i funkcionit për shkak të ndryshimeve politike dhe
rregullimit shtetëror: Kjo ka të bëjë sidomos me organet e pushtetit. Këto
mund të jenë fonde të veçanta;
3. Ndryshimet e kompetencave: Kjo kryesisht ka të bëjë lidhur me
territorin në të cilin ndodhet institucioni, e që është e ndërlidhur me ndarjen
territorialo-administrative, zgjerimin apo zvogëlimin e kompetencave.
4. Posedimi i mandatit specifik zyrtar, d.m.th. me kompetencat e
definuara saktësisht në teksin zyrtar.
5. Shkalla e përgjegjësisë, që të ketë pozitën e caktuar saktësisht brenda
hierarkisë administrative;
6. Autonomia (pavarësia në punë) d.m.th. duhet të ketë autorizime dhe
fuqinë vendimarrëse për shumë çështje të punëve që i kryen, dhe
7. Skema organizative, në mënyrë të qartë paraqitet organizimi,
përkatësisht struktura organizative e krijuesit të fondit.
LLOJET E FONDEVE ARKIVORE
Në punën profesionale rreth përcaktimit të fondeve, në arkiv ruhen fonde

të ndryshme, varësisht nga prejardhja. Po i theksojmë disa prej tyre:
Fond arkivor kombëtar: Është tërësia e dokumenteve të krijuara, të
dërguara dhe të përpunuara gjatë veprimtarisë së institucioneve shtetërore ose
joshtetërore, të personave juridikë e fizikë, privatë, pavarësisht nga koha, vendi,
pronësia, mënyra e krijimit dhe lloji i tyre janë me vlerë historike kombëtare
juridike, politike, ekonomike, sociale e kulturore.
162 | Arkivistika
Fond/arkiv familjar: Lëndë arkivore e një familje ose disa familjeve

farefisnore dhe/ose anëtarëve të caktuar të familjeve, të cilat kanë të bëjnë në
veçantitë e tyre dhe veprimtarinë publike si dhe menaxhimin me pasurinë e tyre.
Fond personal:
1. Grumbull i dokumenteve të krijuara në mënyrë organike gjatë jetës
dhe punës së personave, të cilët kanë luajtur rol me rëndësi në jetën shoqërore,
politike, kulturore, shkencore, publike etj.;
2. Dokumente personale të cilat i ka tubuar ndonjë individ ose atij i
takojnë dhe i cili ajo/ai i ka zgjedhur.
Mirëmbajtja e fondeve arkivore

Është procedurë e mirëmbajtjes së lëndës arkivore të fondeve arkivore,
e cila përfshinë palimin e dokumenteve të thyera, largimin e ngjitëseve të
dëmshëm në letër, përpilimin e kopjeve të dokumenteve në gjendje të keqe,
ruajtjen e lëndës në mbështjellësa dhe në kutia pa thartinë, etj. Më pastaj
mirëmbajtja e fondeve përfshinë edhe vendosjen e lëndës në vend të sigurt dhe
që është në mbikëqyrje të përhershme si dhe ndërmarrja e të gjitha masat e
mirëmbajtjes që mbështetën në dispozitat ligjore që përcaktojnë përdorëshmë-
rinë, sigurinë dhe ruajtjen e përmbajtjes së lëndës.
KLASIFIKIMI I FONDEVE DHE KOLEKSIONEVE

ARKIVORE NË ARKIV
Në shumë arkiva gjenden me qindra e mijëra fonde dhe koleksione të

ndryshme, andaj është e nevojshme të klasifikohen me qëllim të pasqyritetit dhe
paraqitjes së tërësive të lëndës në arkiv. Bazë për klasifikim dhe kategorizim të
fondeve dhe koleksioneve në arkiv janë veprimtaritë e krijuesve të lëndës
arkivore, si administrata, jurisprudenca, ekonomia, arsimi, shkenca, kultura,
shëndetësia, fondet familjare dhe personale, bashkësitë fetare, etj. Më pastaj, në
kuadër të veprimtarive, klasifikimi bëhet sipas periudhave historike, përkatësisht
periodizimit të caktuar që shpreh ndryshimet më të rëndësishme historike dhe
politike, e nganjëherë edhe rregullimin administrativo-territorial.
Në vendin tonë aplikohet klasifikimi unik i fondeve dhe koleksioneve
sipas degëve të veprimtarisë, periudhave kohore dhe llojit të koleksioneve
arkivore. Grupet themelore dhe nëngrupet sipas këtij klasifikimi janë:
A. FONDET ARKIVORE TË ORGANEVE, ORGANIZATAVE
1. ADMINISTRATA DHE SHËRBIMET PUBLIKE

1.1. Fondet arkivore deri në vitin 1912.
1.2. Fondet arkivore 1912-1941.
1.5. Fondet arkivore 1999 -
2. ORGANET E JURISPRUDENCËS
2.1. Fondet arkivore deri në vitin 1912.
3. NJËSITË USHTARAKE, INSTITUCIONET DHE

ORGANIZATAT
3.1. Fondet arkivore deri më 1941.
4. ENTET, INSTITUCIONET DHE ORGANIZATAT

ARSIMORE, KULTURORE E SHKENCORE
4.1. Institucionet arsimore.
4.2. Institucionet kulturore.
4.3. Institucionet shkencore.
5. INSTITUCIONET SOCIALE DHE SHËNDETËSORE

5.1. Institucionet sociale.
5.2. Institucionet shëndetësore.
6. EKONOMIA DHE BANKAT

6.1. Periudha e kapitalizmit
6.1.1. Bankat dhe entet financiare.
6.1.2. Shoqatat ekonomike.
6.1.3. Ndërmarrjet ekonomike:
6.1.3.1. Industria dhe xehetaria.
164 | Arkivistika
6.1.3.2. Bujqësia dhe pylltaria.

6.1.3.3. Tregtia, hoteleria dhe turizmi.
6.1.3.4. Komunikacioni.
6.1.3.5. Të tjera.
6.1.4. Zejtaria.
6.1.5. Kooperativat.
6.1.6. Të tjerat.
6.2. Periudha e socializmit:
6.2.3. Ndërmarrjet ekonomike.
6.2.3.5. Të tjera.
6.2.4. Zejtaria.
6.2.5. Kooperativat.
6.2.6. Të tjera.
6.3. Periudha e tranzicionit
6.3.3. Ndërmarrjet ekonomike.
6.3.3.5. Të tjera.
6.3.4. Zejtaria.
6.3.5. Të tjera.
7. ORGANIZATAT SHOQËRORO-POLITIKE,
SHOQËRITË DHE SHOQATAT
7.1. Organizatat (partitë) politike dhe shoqëroro-politike.
7.2. Shoqatat profesionale.
7.3. Shoqatat humanitare.
7.4. Shoqatat kulturo-arsimore.
7.5. Shoqatat dhe shoqëritë artistike.
7.6. Shoqatat dhe shoqëritë sportive.
7.7. Të tjera.
8. ORGANIZATAT FETARE
8.1. Islame.
8.2. Katolike.
8.3. Ortodokse.
B. FONDET PERSONALE DHE FAMILJARE

a. Fondet personale.
b. Fondet familjare.
C. KOLEKSIONET
Ç. LËNDA ARKIVORE E HULUMTUAR NË

ARKIVAT E BOTËS
D. MIKROTEKA
DH. KINOTEKA
E. FOTOTEKA
F. DOKUMENTET ELEKTRONIKE
Renditja e prezantimit të fondeve brenda grupeve dhe nën-grupeve, në

shumicën e rasteve përcaktohen sipas llojit të institucioneve dhe nivelit, nga të
lartat te më të ulëtat. Fondet arkivore të të njëjtit rang renditen sipas rendit
alfabetik të vendit – selisë së krijuesit të fondit arkivor. Ndërsa, fondet personale
dhe familjare prezantohen sipas alfabetit të emrit të krijuesit.
SHKALLËT E PARREGULLËSHMËRISË SË
LËNDËS ARKIVORE
Te krijuesit dhe poseduesit, por edhe në institucionet arkivore lënda
arkivore gjendët ose është pranuar në gjendje të parregulluar. Gjendja e
parregulluar e lëndës është si pasojë, se pari nga papërgjegjësitë e krijuesve, më
pastaj edhe nga ndonjë faktor tjetër, si p.sh. i bartjes nga një vend në tjetrin,
fatkeqësive elementare etj.
166 | Arkivistika
Mirëpo, ajo lëndë e parregulluar dallohet nga gjendja e saj faktike, dhe
shkallës së parregullimit. Te krijuesit por edhe në arkiv, lëndën arkivore të
ndonjë fondi apo koleksioni, mund ta klasifikojnë këto shkallë të parregullësisë:
1. Shkalla e parë – është shkalla më e lartë, përkatësisht më e keqe, ku
dokumentet arkivore janë tërësisht të përzira në mes veti, të dy ose më shumë
njësive regjistraturike (fondeve). Dokumentet nuk janë të vendosura në fashikuj
ose njësi të tjera fizike;
2. Shkalla e dytë – është ajo shkallë kur dokumentet e një njësie
regjistraturike (fondi) janë të përzira, nuk janë janë të vendosura në fashikuj ose
njësi tjera fizike;
3. Shkala e tretë – është ajo shkallë kur dokumentet arkivore të disa
njësive regjistraturike (fondeve) nuk janë të përzira, por në njësitë fizike
(fashikujt etj.) që janë të vendosur ato nuk janë të shënuar të dhënat për
përmbajtjen;
4. Shkalla e katërt – është ajo shkallë, ku janë të përzira njësitë fizike
(fashikujt etj.) brenda një tërësie regjistraturike;
5. Shkalla e pestë – është ajo shkallë ku fashikujt e dy ose më shumë
njësive të tërësive regjistraturike janë të përzira, edhe pse janë të shënuara me
përmbajtjen e tyre;
6. Shkalla e gjashtë – kur fashikujt brenda një njësie të tërësisë
regjistraturike janë të përzirë në mes veti, edhe pse janë të shënuara me
përmbajtjen e tyre;
7. Shkalla e shtatë – është shkalla më e ultë e parregullësisë së fondit,
kur fashikujt në mënyrë të rregullt janë të ndara dhe të klasifikuara, por nuk janë
të regjistuara dhe të numruara.
RREGULLIMI I LËNDËS ARKIVORE
Vështrim historik
Rregullimi i lëndës arkivore e ka historikun e vet. Arkivistika në fillim
me vështirësi është ndarë nga bibliotekaria. Deri në fund të shek. XVIII
rregullimi i lëndës arkivore është bërë me metodën e dosjeve të lira. Çdokush ka
formuar dosje, ashtu siç ka dashur. Australianët në fillim të pjesës së dytë të
shek. XVIII e kanë vënë në përdorim për herë të parë në institucione librin e
protokolit, i cili ka mundësuar që lënda arkivore të rregullohet sipas viteve. Në
shek. XIX filloi formimi i dosjeve lëndore. Kur është formuar Arkivi Nacional
i Francës, drejtorët e të gjitha sektoreve ishin bibliotekistë. Ata për rregullimin
e lëndës arkivore kanë krijuar grupe, sipas disa lëmive tematike. Në vitin 1937,
kanë ekzistuar 46 grupe me 818 nëngrupe dhe 3 sekcione (sekcioni për

dokumente të vjetra, dokumentet e sekretarisë dhe dokumentet e administratës).
Tërësia e fondit nuk është respektuar.
Arkivistët francez në vitin 1841, kanë konstatuar dhe kanë thënë:
“Klasifikimi i shkresave në fonde, e brenda fondeve sipas materialit (lëndëve) e
vetmja është ajo që të siguron veprimin unik me lëndën”. Ky klasifikim
nënkupton se respektohet parimi i provinijencës dhe parimi i tërësisë. Sipas këtij
parimi lënda nuk guxon të ndahet nga fondi. Edhe në Gjermani, në vitin 1881
përmendet parimi i provinijencës, sipas të cilit respektohej renditja e lëndës në
fond. Lënda arkivore duhet të shpreh organizimin e institucionit nga i cili
rrjedhin dokumentet. Fondi konsiderohej tërësi e pandarë dhe mund të ruhet
vetëm në një arkiv, që shpesh ka ardhur deri të problemi i kompetencave.
Kuptimi dhe rëndësia e rregullimit të lëndës arkivore

Rregullimi i lëndës arkivore është obligim ligjor i të gjithë krijuesve dhe
poseduesve. Obligimi i rregullimit të lëndës arkivore është përcaktuar si për
lëndën e cila është krijuar me punën e poseduesit, ashtu edhe për lëndën e cila
gjendet te poseduesi në çfarëdo baze juridike.
Në mënyrë që lënda arkivore mund të shfrytëzohej për qëllime
shkencore, historike e juridike, është e domosdoshme rregullimi i saj në arkiv.
Rregullimi i lëndës arkivore bëhet pas përzgjedhjes së saj nga materiali
regjistraturik. Rregullimi i lëndës arkivore është procedurë me të cilën të gjitha
pjesët përbërse (shkresat/lëndët/dosjet) e një tërësie (fondi arkivor) iu
përcaktohet vendi në atë tërësi, si dhe marrëdhëniet reciproke të pjesëve përbërse
gjatë përcaktimit të strukturës së rregullimit të fondit. Struktura e fondit arkivor
(renditja e shkresave/lëndëve) përcaktohet në harmoni me dispozitat ose me
aktin e përgjithshëm të krijuesit, ose me rregullat e përgjithshme të aprovuara
nga shërbimi arkivor.
Me rëndësi është dallimi i rregullimit fizik nga ai arkivor (intelektual,
logjik), përkatësisht strukturimit të fondit dhe formësimi i tij logjik.
Rregullimi fizik është në të vërtet radhitja dhe formësimi i njësive

fizike. Njësitë fizike munden, por nuk duhet të përkojnë me njësitë arkivore, ku
shprehet tërësia strukturore e lëndës. Kutitë dhe librat nuk janë elemente të
strukturës së fondit, ashtu edhe nuk duhet të jenë lëndë e trajtimit të përshkrimit
arkivor. Me rregullimin fizik krijohen njësitë fizike, me të cilat manipulohet dhe
të cilat janë mbrojtëse nga humbja ose dëmtimi i dokumenteve (më së shpeshti
është fjala për kutitë arkivore).
168 | Arkivistika
Struktura e fondit përbëhet nga njësitë arkivore (seria, nënseria,

dokumenti), e jo njësia teknike (libri, fashikulli, regjistatori, kutia), andaj ato
duhet përshkruar ashtu që struktura të jetë e qartë dhe transparente.
Rregullimi arkivor duhet të bazohet në analizën e besueshme të

veprimtarisë së krijuesit dhe në strukturën e dokumentacionit të krijuar me
punën e tij. Aty është baza në struktuirimin dhe organizimin e lëndës në
veprimtarinë e krijuesve, me aktivitetet konkrete gjatë rrjedhës kur dokumentet
janë krijuar. Por, edhe anasjelltas. Nga organizimi i rregullimit të lëndës shihet
se çfarë veprimtarie krijuesi ka kryer, çfarë janë ato aktivitet dhe si janë
reflektuar ato nëpërmjet të dokumentacionit të dalur nga ato. Pra, me rregullimin
arkivor duhet rezoltuar strukturën, e cila duhet të paraqes veprimtarinë e krijuesit
në tërësi dhe në mënyrë të qartë. Duke shiquar në tërësinë e lëndës, shfrytëzuesit
i lehtësohet kërkimi dhe ballafaqimi si dhe lehtëson manipulimin me lëndë.
Pra, në tërësi rregullimi i lëndës arkivore është veprim intelektual dhe
fizik, për ndarjen dhe rregullimin e lëndës arkivore në harmoni me parimet
arkivore të aprovuara, veçanërisht të parimit të provenijencës/prejardhjes, në
numër të nevojshëm të këtyre niveleve: në depo, në koleksion, në fond, në
nënfond, në seri, në nënseri, në mbështjellës lëndor/dosje dhe në lëndë.
Për rregullimin e lëndës arkivore përpilohet plani i rregullimit, në bazë
të cilit bëhet rregullimi arkivor i lëndës arkivore. Ky plan përfshinë informatat
për strukturën e brendshme dhe/ose sistemin e klasifikimit të njësive të
përshkrimit.
Sistemet e deritanishme të rregullimit të lëndës arkivore

Praktika ka treguar se ekzistonin disa sisteme të rregullimit, siç janë:
- Sistemi i dosjes së lirë: Shkresat dhe shtojcat përkatëse formojnë lëndët,
ndërsa ato bashkohen në dosje. Ky sistem është përdorur në shekujt e
mëhershëm.
- Sistemi kronologjik: Shkresat regjistrohen në librin e protokolit sipas
pranimit ose krijimit të tyre, pa formimin e lëndëve, që njëherit vështirëson
gjetjen e tyre në lidhjet përmbajtësore. Numri i shkresës së evidencuar siguron
edhe vendin e saj në strukturën e fondit arkivor gjatë rregullimit të saj.
- Sistemi i lidhjes së dosjes pa protokol (tematik): Fillon me përcaktimin
e planit të dosjeve (sistemi amerikan). Shkresa mund të gjendet në lëndë,
përkatësisht në dosje të cilës i përket.
- Sistemi i dosjes kronologjike: Nënkupton ekzistimin e protokolit, por
pa plan të dosjeve. Në këtë sistem dosjet formohen në mënyrë kronologjike,
sipas nevojës.
- Sistemi i protokolit: Mbështetët në protokol. Mënyra e arkivimit dhe

rregullimit të lëndëve bëhet nga lloji i protokolit. Te protokoli i thjesht, lëndët
vendosën sipas numrit të fundit, ndërsa të protokolet e kombinuara, nën numrin
themelor.
- Sistemi gjygjësor: Lëndët vendosen sipas përmbajtjes dhe rendit
kronologjik të evidencuar në regjistrat lëndor.
- Sistemi i klasifikimit të rregullimit (klasifikimit dhe sistemimit të lëndës
arkivore), që do të jetë objekt trajtimi në këtë libër.
PARIMET E RREGULLIMIT TË LËNDËS ARKIVORE
Përkitazi me rregullimin e lëndës arkivore ekzistojnë disa mënyra, të

cilat në terminologjinë arkivore quhen parime. Ndër parimet themelore të
rregullimit të lëndës arkivore janë:
Provinijenca
Në interpretimin juridik, të ngushtë dhe të thjeshtë parimi i provini-
jencës, te lënda e krijuar me punën e një krijuesi duhet të jetë e organizuar dhe
të ruhet në një tërësi, që quhet fondi arkivor. Ajo nuk guxon të përzihet me
lëndën e prejardhjes tjetër. Në interpretimin e gjerë parimi i provinijencës ka të
bëjë në disa tërësi brenda fondit arkivor. Lënda brenda fondit e krijuar me
kryerjen e një veprimtarie të një krijuesi është tërësi, e cila në strukturën e fondit
duhet në mënyrë të qartë të përkufizohet nga lënda e krijuar në kryerjen e ndonjë
veprimtarie tjetër të atij krijuesi. Çdo dokument është i vendosur në kontekstin
e vet afarist dhe shfrytëzuesi e kërkon përmbajtjen duke lëvizur nëpër strukturën
e fondit.
Rendi fillestar
Lënda gjatë krijimit e fiton njëfarë rendi fillestar. Në to më së miri duhet
të përshkruhet veprimtaria e krijuesit, lidhjet në mes të dokumenteve dhe
grupimi i tyre. Sigurisht, me supozim që krijuesi në të vërtetë lëndën si duhet e
ka klasifikuar dhe se ai klasifikim madje deridiku është ruajtur. Pastaj duhet
pasur kujdes a i përgjigjet gjendja e gjetur rendit fillestar. Nëse jo, rendin fillestar
duhet rikonstrukturuar në bazë të njohurive për menaxhimin zyrtar të krijuesit
përkatësisht klasifikimit burimor të dokumentacionit (shenjës së klasifikimit,
përkatësisht sistemit të klasifikimit). Nuk është e rrallë që rendi fillestar nuk
është opcioni më i mirë për planin e rregullimit të lëndës arkivore. Ndoshta
170 | Arkivistika
sistemi i klasifikimit nuk është përpiluar, ndoshta nuk është zbatuar ose krijuesi
atë e ka përpiluar gabimisht.
Gjatë krijimit të dokumenteve shpesh ndodhë që ato të ndahen në sekrete
dhe josekrete. Kjo ndarje është më tepër pasojë e rexhimit të përdorimit të doku-
menteve, e jo klasifikimi i veprimtarive. Andaj, arsyja kryesore e formësimit të
serive të dokumenteve të përgjithshme është ajo, që ato nuk janë të ndara në
ndonjë rexhim të posaçëm të menaxhimit.
Andaj, duhet theksuar se struktura e mirë e fondit bazohet në veprim-
taritë dhe aktivitetet e punës së krijuesit. Ndarja nuk guxon të jetë e paqartë dhe
e padefinuar mirë. Përherë duhet bërë pyetje se sa futja e niveleve të reja në
strukturë (nënseri, nënënseri, nënënënseri etj.) kontribuon në precizimin e
kontekstit afarist, përkatësisht se sa e orienton shfrytëzuesin në pjesën e fondit
që është përgjigjja në pyetjen e tij.
Parimi i provinijencës së lirë

Në vendin tonë, varësisht prej gjendjes së lëndës arkivore në masë të
madhe zbatohet edhe parimi i provinijencës së lirë. Ky është parim respekton
tërësinë dhe vitet kufitare të krijuesit të fondit, por jo edhe sistemin e punës të
krijuesit të fondit dhe mbështetet në përcaktimin e lirë të zyrtarit arkivor, i cili
mundet, por nuk obligohet që t’i përmbahet ndonjë sistemi të afarizmit zyrtar.
Parimi i provenijencës së lirë paraqitet në shumë forma nga të cilat më
të rëndësishmet janë: struktura organizative e krijuesit të fondit; veprimtaria dhe
funksioni i krijuesit të fondit dhe parimi tematik.
Parimi i pertinencisë (parimi sipas përmbajtjes – materjes)

Sipas këtij parimi rregullimi i lëndëve bëhet sipas materjes, përkatësisht
sipas temave (p.sh. programet, raportet, procesvërbalet, aktet normative etj.). Në
praktikën arkivore ky parim është aplikuar majft, sidomos te rregullimi i fondeve
familjare dhe personale, si dhe të ato fonde ku janë ruajtuar pjesërisht ose te
krijuesit të cilët nuk i kanë regjistruar në evidencat themelore.
Parimi i pertinencisë rregullisht aplikohet gjatë rregullimit të
koleksioneve arkivore, ndërsa në raste të rralla për ato fonde të të cilët është
përcaktuar renditja paraprake të krijuesi.
Thellësia e rregullimit
Në praktikë më së shpeshti janë katër nivele të rregullimit: fondi, seria,
lënda (dosja) dhe dokumenti i vetëm.
Fondi mund të jetë i ndërlikuar, por numri më i madh i niveleve zakonisht
funkcionon ashtu që nivelet e caktuara, zgjerohet përtej atyre kornizave, janë
treguar më tepër si shenjë e strukturës se sa si njësi arkivore. Përshkrimi intenziv

i të gjitha niveleve, se sa mund të dukej logjike dhe në vazhdimësi, mund të
zvoglon pasqyritetin e strukturës. Cilin nivel duhet përzgjedhur si nivel
përshkrues themelor, varet nga struktura e fondit dhe se si ai nivel është i
përshtatshëm për përshkrim informativ cilësor dhe indeksim. Mund të llogaritej
se është e përshtatshme ai nivel (seria, nënëseria, etj.) në të cilën nivelet tjetra
më të ulta i përbëjnë njësitë të cilat rënditen me ndonjë renditje – si abecedik,
kronologjik ose sipas ndonjë kriteri tjetër të njëkuptimt, mund të thuhet se fondi
është i rregulluar.
Rregullimi në nivel të njësive themelore të dokumenteve të bashkuara –
dosje e lëndëve në të vërtet është vërtetimi i përmbajtjes së lëndës.
Rregullimi në nivelin e dokumenteve të veçanta në të vërtetë është
vërtetimi i tërësisë së asaj dhe vendosjes brenda ndonjë niveli më të lartë. Nëse
ai nivel më i lartë nuk ekziston, dokumenti i veçantë është njësi themelore e
bashkimit. Kjo në arkiva është rasti më i shpesht te koleksionet arkivore (të
krijuesit aktual, madje ato situata kryesisht janë pasojë e konceptit të keq të
menaxhimit zyrtar).
Procedura e rregullimit
Në fillim të procedurës së rregullimit duhet konstatuar gjendjen e lëndës,
përmbajtjen dhe prejardhjen e saj. Përveç kësaj duhet lexuar dispozitat ligjore
në fuqi, procesvërbalet e pranim-dorëzimit dhe dokumentacionin tjetër që
përmban informata për lëndën. Burimi tjetër që marrim informata janë edhe
dokumentet që e përshkruajnë veprimtarinë e krijuesit dhe mënyrën e veprimit
të tij me lëndën.
Më pastaj, duhet shiquar se nga rrjedh lënda e cila rregullohet, sa ka, a
është e plotë, si është struktura e gjetur, cilat janë shenjat në lëndë, në
mbështjellës, në kuti, në regjistrim, në cilat nivele është rregulluar, a ekzistojnë
seritë, si janë klasifikuar, se si dokumentet e veçanta renditen brenda serive të
caktuara, etj. Qëllimi i kësaj pune është që sa më konkretisht të përcaktohet dhe
të përshkruhet gjendja e lëndës, se çka do të lehtëson pruarjen e vendimit për
mënyrën dhe planin e rregullimit.
Përveç kësaj është e nevojshme të hulumtohet veprimtaria dhe mënyra e
afarizmit të krijuesit të lëndës, se si të grumbullohen të dhënat për organizatën
dhe rregullimin e lëndës në fond. Qëllimi është krijimi i strukturës provizore
(klasifikimit) të veprimtarisë, përkatësisht të aktiviteteve afariste të krijuesit.
Analiza e historikut të fondit është e nevojshme që të vërtetohet se lënda
në çfarë gjendje është gjetur, përkatësisht se si ishte fillimisht e klasifikuar.
Përcaktohet menaxhimi zyrtar i krijuesit, por jo vetem të përcaktohen dispozitat
172 | Arkivistika
dhe rregullat me të cilat është rregulluar, por sistemi i vërtet i bashkimit dhe
arkivimit të dokumenteve (a ishte aplikuar përherë në të njëjtën mënyrë, apo
kishte ndryshuar etj.).
Kur në atë mënyrë grumbullohen të dhëna të mjaftueshme për veprim-
tarinë e krijuesit, gjendjen fillestare dhe të gjetur të lëndës, duhet definuar
strukturën e dëshirueshme të rregullimit të fondit. Në situatën ideale ajo duhet
t'i përgjigjet organizimit fillestar të lëndës, por ajo në shumë raste nuk ekziston.
Në nivelet më të larta duhet theksuar lëminë e veprimtarisë së krijuesit, ndërsa
në nivelet më të ulta duhet të theksohen seritë të njësive themelore të lëndëve të
bashkuara ose të dokumenteve të veçanta brenda aktiviteteve të caktuara
afariste. Në të vërtetë, nuk duhet që struktura të bëhet tepër e ndërlikuar.
Qenësore është që në strukturën e përzgjedhur, veprimtaria e krijuesit të
paraqitet mirë, që struktura të është logjike dhe transparente, dhe që shfrytëzuesi
duke u nisur sipas asaj strukture të kupton përmbajtjen dhe mund të identifikon
lëndën e cila i intereson.
Planin e rregullimit duhet përpiluar në formën e shkruar. Me këtë më
lehtë organizohet puna në rregullim, posaçërisht nëse është fjala për fondet e
mëdha dhe të ndërlikuara, në të cilin punon numër më i madh i zyrtarëve. Plani
i rregullimit duhet të përmban përshkrimin e gjendjes së gjetur dhe historikun e
fondit, përshkrimin e veprimtarisë së krijuesit, përshkrimin e menaxhimit zyrtar
të krijuesit dhe strukturën e fondit që synohet të krijohet.
Metodat e rregullimit të lëndës arkivore:

1. Drejtëpërdrejtë – nënkupton vendosjen e renditjes së dokumenta-
cionit arkivorë, pa ndihmën e evidencave ndihmëse;
2. Indirekt – nënkupton shënimin e skedave për çdo njësi teknike, pastaj
rregullimin e tyre, dhe në bazë të tyre bëhet rregullimi i dokumentacionit
arkivorë.
Zgjendja e këtyre metodave varet nga shkalla e gjendjes dhe sasia e
dokumentacionit arkivorë.
Rregullimi i fondeve të shkapërderdhura

Lënda arkivore, sipas rregullit, në arkiv pranohet në gjendje të rregullt
me procesvërbal dhe e regjistruar në formë të rregullt. Mirëpo, në arkivat tona
ka dokumentacion që është pranuar dhe është i përzirë me fonde të tjera. Deri
të përzirja e fondeve të ndryshme ka ardhur për arsyra të shumta, sidomos
veprimit të pandërgjegjshëm dhe joprofesional të krijuesve apo poseduesve të
lëndës arkivore.
Rregullimi i kësaj lënde të parregulluar, sidomos asaj të përzier dhe që

iu takon disa fondeve, kërkon më shumë kohë dhe njohuri profesionale. Së pari
është e domosdoshme të bëhet ndarja e dokumenteve të ndryshme, lëndëve dhe
të librave në fonde të cilave u takojnë, duke u bazuar në kapitullin e dokumentit
ose të vulës së pranimit. Nëse dokumenti nuk i ka ato elemente, atëherë
klasifikimi bëhet sipas përmbajtjes së dokumenteve.
Nëse në arkiv ekzistojnë fonde ku gjendën dokumentet e shkapërder-
dhura, atëherë ato vendosën në vendin përkatës në fond. Nëse nuk ka fonde,
atëherë duhet konstatuar se a gjendën në ndonjë arkiv tjetër, por nëse ajo është
e pamundur (në bazë të sasisë së lëndës arkivore dhe rëndësisë së saj) formohen
fondet e reja.
Pas ndarjes së lëndës në fonde (nëse ekzistojnë më shumë fonde),
vazhdojnë procedurat tjera të rregullimit, sikurse bëhet te rregullimi i fondeve të
tjera. Së pari përcaktohet parimi i rregullimit, pastaj fillon klasifikimi i lëndës
në fond, duke vazhduar te sistemimi dhe më në fund të përpunimi i saj.
FAZAT E RREGULLIMIT TË LËNDËS

ARKIVORE
Ndarja e lëndës në fonde është procedurë thelbësore me të cilën

definohet objektiva e punës së ardhshme të zyrtarëve arkivorë.
Ndryshimet e shpeshta të rregullimit shoqëroro-politik, ndryshimet
territoriale dhe riorganizimet e të gjitha llojeve, ndryshimi i statusit juridik dhe
përfundimi i punës së shumë personave juridik, ka ndikuar që te poseduesit e
lëndës arkivore të ruhen shumë fonde. Pasi që dokumentet rregullohen në kuadër
të fondit, si tërësi organike të cilës i takojnë, klasifikimi i lëndës në fonde është
detyrë prioritare. Siç e dijmë fondin arkivor e përbëjnë të gjitha dokumentet të
krijuara me veprimtarinë dhe punën e ndonjë personi juridik ose fizik.
Rregullimi i lëndës arkivore kalon nëpër tri faza:
1. FAZA E PARË
Në këtë fazë janë përgatitjet për rregullimin dhe përpunimin e lëndës
arkivore. Kjo fazë varët nga ajo se si është menaxhuar lënda, se si ka ardhur në
arkiv dhe si ishte e rregulluar te krijuesi. Më e rëndësishmja është përzgjedhja e
fondit për rregullim. Përkitazi me këtë arkivi fillimisht përpilon Listën
prioritare të krijuesve, e cila duhet të përfshinë:
174 | Arkivistika
- rëndësia e lëndës (rëndësia e përgjithshme për shoqëri) – se pari

rregullohet lënda më e rëndësishmja, e pastaj lënda e qeverisë, kuvendit,
komunës, e kështu me radhë.
- interesimi shkencor,
- shkalla e rregullushmërisë te krijuesi – së pari rregullohet lënda e
ruajtur. Zakonisht ajo është lënda më e rëndësishmja, sepse ajo më së miri ruhet.
Kur të përzgjidhet lënda për rregullim, duhet kontrolluar dhe të
grumbullohen të dhënat themelore për krijuesin e fondit. Këtu përcaktohet
shkalla e gjendjes së lëndës në fond, vitet kufitare të fondit, sasia e lëndës
arkivore (në kuti dhe fashikuj, dhe pastaj matja në metra), shiqohet se cila është
veprimtaria themelore e krijuesit të fondit, si dhe veprimtaritë dytësore.
Gjithashtu në këtë fazë bëhet përgatitja për asgjësim të materialit të pavlershëm.
Në këtë fazë hapet dosja e fondit. Dosja plotësohet edhe në fazat tjera.
Nëse është në pyetje fondi i shuar merret dosja e regjistraturës (krijuesit). Kjo
plotësohet me dokumentet plotësuese për suprimimin e regjistraturës ose
dokumentet e gjyqit. Dosja e fondit mund të përmban edhe kopje të vërtetuara,
koncepte, madje edhe kur janë edhe origjinalet. Pra, fondi përmban dosjen e
krijuesit të fondit dhe dokumentacionin e krijuar gjatë përpunimit të lëndës.
2. FAZA E DYTË
Shënimi historik
Faza hulumtuese është qëllim kryesor, e ky është shënimi historik. Lënda
arkivore, e cila e përfshinë një fond përbëhet prej dokumenteve me prejardhje të
njëjtë dhe të cilat kanë pasur rëndësi për punën e krijuesit të fondit. Mirëpo,
përveç vetive të përgjithshme, çdo fond i ka edhe specifikat e veta, të cilat janë
rezultat i rrethanave të ndryshme (funksioni, organizimi i brendshëm, ndarja
administrative), të cilat e bëjnë atë që të dallohet nga të tjerët.
Puna e parë që kryhet gjatë rregullimit dhe përpunimit të fondit është
studimi i historikut të krijuesit të fondit. Shënimet për studimin historik
grumbullohen me shfletimin dhe studimin e literaturës, ligjeve dhe dispozitave
që japin shënime për atë krijues si dhe vet studimi i lëndës arkivore. Ato
grumbullohen për çdo fond veç e veç, ose për grupe të fondeve homogjene për
territorin e caktuar.
Për hartimin e shënimit historik grumbullohen zakonisht këto shënime
për institucionin: historiku; organizimi i brendshëm; menaxhimi zyrtar dhe
gjendja e lëndës.
- Historiku i krijuesit:
Ky zakonisht duhet të përfshijë: titullin e fondit, titullin e organizatës
ose organit i cili i ka parapri themelimit të saj, datën e themelimit, detyrat e
funksionet dhe kompetencave, ndërrimi i emrit, data e likuidimit, titulli i organit

ose organizatës e cila në rast se i ka trashëguar ose marrë funksionin e saj. Pastaj
këtu duhet të hyjnë edhe rrethanat historike në të cilat është themeluar krijuesi,
roli i institucionit, organit në aparatin shtetëror.
Historiku i krijuesit (institucionit) është pjesë e mjeteve informative e
cila sjell historikun e krijuesit me punën e të cilit është krijuar ose grumbulluar
atje lënda e përshkruar, me theks të veçantë në rregullimin dhe funksionimi e
krijuesit në kohën e veprimtarisë së tij. Ai duhet me qenë sa më detal. Nga faza
e parë dihet për titullin e fondit, vitet kufitare të fondit, për ndryshimet e
strukturës së brendshme të krijuesit të lëndë.
Shënimi historik përpilohet për çdo fond, krijuesi i të cilit është organi
apo organizata, gjithashtu edhe për fonde të bashkuara, për fonde personale e
familjare dhe për koleksione.
- Organizimi i brendshëm i institucionit:
Përfshinë strukturën organizative të fondit, përkatësisht organizimin e
brendshëm dhe ndarjen e bërë në bazë të tij, siç janë: departamentet, drejtoratet
etj. në kuadër të tyre në sektorë, shërbime, referate etj., e këto në mënyrë
kronologjike sipas viteve.
- Menaxhimi zyrtar:
Jepen shënime për mënyrën e udhëheqjes së menaxhimit zyrtar, si ka
qenë ai i organizuar, si p.sh. në mënyrë të centralizuar, të decentralizuar, i
kombinuar dhe ka përfshirë të gjitha ndryshimet në mënyrën e udhëheqjes së
administratës dhe evidencimit të lëndës arkivore. Nëse menaxhimi zyrtar është
mbajtur në mënyra të ndryshme, atëherë është e nevojshme të theksohet
periudha kohore e mënyrës së udhëheqjes së atij sistemi, se a është evidencuar
lënda nëpërmjet të një libri ose të disa librave – evidencave, se cilat njësi
organizative kanë udhëhequr libër të veçantë, të theksohen librat, të cilat krijuesi
i ka udhëhequr, mënyrën se si lënda është arkivuar, se lëndët a janë komplete
etj.
- Gjendja e lëndës:
Përfshinë këto shënime: kur është marrë fondi, nga kush dhe në çfarë
gjendje, a është komplet apo jo, nëse jo ku gjendet pjesa tjetër e lëndës: A është
fondi i përzierë me lëndën e fondeve të tjera, a është bërë asgjësimi, kur dhe sa;
a është bërë mikrofilmimi apo digjitalizimi; madhësia e fondit në suazat
kronologjike, dhe gjendja fizike e lëndës në fond.
176 | Arkivistika
Përpilimi i planit të klasifikimit:

Paraqet bazën finale për përpunimin e lëndës arkivore, sipas cilit parim
dhe sipas cilës renditje do të rregullohet lënda arkivore. Me rëndësi është të njifet
sistemi i menaxhimit zyrtar i një tipi të regjistraturave (p.sh. fakultetit, shkollës)
duke e njohur edhe punën e institucionit përkatës. Parimi i provinijencës në këtë
pjesë aplikohet në tërësi. Kur të nënshkruhet plani i klasifikimit, të cilin e lejon
drejtori i arkivit mund të vihet deri të ndonjë ndryshim, por vetëm me komision.
Këtu për çdo dokument duhet të përcaktuar renditjen e vërtet dhe atë arkivistët
duhet ta aplikojë. Parimi i provinijencës plotësisht e respekton sistemin zyrtar të
regjistraturës, përkatësisht të institucionit. Parimi i provinijencës së lirë
aplikohet kur lënda në mënyrë fragmentare është ruajtur, është e shkapërderdhur
ose ka pasur shumë ndryshime të brendshme organizative. Arkivisti në mënyrë
të lirë e cakton sistemin e rregullimit, sepse nuk mundet ta dijë me siguri parimin
e provinijencës, sepse lënda nuk është ruajtur në tërësi.
Udhëzimi metodik
Është instruksion i punës në bazë të cilës kryhet puna në rregullim, në
bazë të planit të caktuar. Ai përfshinë: parimin e rregullimit, organizimin e
procedurës së tërësishme gjatë punës në rregullimin e lëndës dhe renditjen e
punëve që duhet të kryhen. Gjithashtu edhe udhëzimi metodik gjatë rregullimit
të lëndës mund të ndryshohet dhe plotësohet.
3. FAZA E TRETË
Në këtë fazë të rregullimit të lëndës arkivore ekizstojnë dy etapa:
klasifikimi dhe sistemimi.
KLASIFIKIMI
Kuptimi
Klasifikimi është çdo veprim i njohjes së ndërlidhjeve ndërmjet
dokumenteve. Ai është sistem i njohurive dhe renditjes së dokumenteve sipas
metodave dhe rregullave të përcaktuara në planin e klasifikimit.
Operacionet e klasifikimit të lëndës
Kjo etapë përfshinë disa operacione të punës, të cilat kryhen në bazë të
planit klasifikasifikimit, sipas kësaj renditje:
- identifikimi dhe klasifikimi i librave sipas llojit dhe njësive
organizative;
- klasifikimi i lëndës në njësi organizative më të mëdha, si p.sh. në
departamente, divizione, drejtori etj.; klasifikimi në kuadër të njësive të mëdha
organizative në njësi më të vogla si sektore, shërbime, referate;
- klasifikimi në grupe dhe në nëngrupe të dokumenteve sipas llojit të

lëndës;
- klasifikimi i lëndës në vite;
- klasifikimi i grupeve dhe nëngrupeve në vite;
- vendosja e lëndës së klasifikuar në kuti dhe përpilimi i etiketave të
jashtme të përkohshme, në bazë të shënimeve të lëndës në kuti;
- përpilimi i regjistrit të përkohshëm të kutive.
Te organet shtetërore dhe te të tjera që janë mandatore, klasifikimi i tyre
bëhet sipas mandatit – periudhës zgjedhore, ndërsa në kuadrin e periudhave – në
mënyrë kronologjike.
Vetëm lënda e kuvendit rregullohet në mënyrë kronologjike, sepse
kuvendi përherë ekziston por jo në përbërjen e njëjtë. Lënda ndahet në mënyrë
kronologjike në periudha zgjedhore (p.sh. te ne është katërvjeçare). Lënda
ndonjëherë mund të klasifikohet edhe sipas njësive organizative, por
obligativisht në mënyrë kronologjike.
Në aspektin sigurisë së informatave pas klasifikimit të shkallës së
sigurisë, pastaj bëhet deklasifikimi, që do të thotë heqja i të gjitha përkufizimeve
të klasifikimit të sigurisë të informatës ose të shënimit.
SISTEMIMI
Sistemimi i lëndës ka për qëllim gjetjen e shpejtë, e më këtë edhe
shfrytëzimin e gjithanshëm të lëndës arkivore. Ky bëhet zakonisht pas
klasifikimit të saj, me renditje të caktuar, për çdo njësi të veçantë. Renditja e
punëve në sistemimin e lëndës zakonisht i përgjigjet shkallëve të rregullimit,
përkatësisht të jorregullimit të një fondi.
Operacionet e sistemimit të lëndës

Sistemimi i lëndës përfshinë këto operacione të punës:
- Përpunimi i librave
Kjo është puna më e shpejt dhe më e thjeshtë. Së pari bëhet identifikimi
i llojit të librave, pastaj përcaktohet titulli i fondit që i takon libri, emri i njësisë
organizative (përherë emri i fundit), titulli i librit, viti ose distanca e viteve.
Librat e rregulluara regjistrohen sipas njësive organizative, ndërsa gjatë
regjistrimit renditën sipas këtij rendi: procesvërbalet, regjistrat e protokolleve
përkatëse, protokollet, e pastaj librat tjera sipas rëndësisë. Në fund regjistrohen
librat e kontabilitetit, edhe këto gjithashtu regjistrohen sipas rëndësisë që kanë
pasur. Nëse ndonjë libër nuk është ruajtur përpilohet shënimi për atë se nuk
ekziston.
178 | Arkivistika
- Rregullimi i lëndëve
Lënda, e cila është klasifikuar në njësi organizative, grupe dhe nëngrupe,
mund të rregullohet në disa mënyra siç janë: sipas shenjave të klasifikimit, sipas
tematikës, periudhave, korrespodentëve, territoreve, dosjeve ose sipas llojit të
lëndëve. Rregullimi i lëndëve sipas shenjave të klasifikimit, do të thotë –
rregullimi sipas numrit të protokolit, numrit të regjistrimit, fashikullit dhe
shifrave. Nëse lënda rregullohet sipas tematikës, ajo sistemohet sipas perm-
bajtjes së dokumenteve. Nëse rregullohet sipas territoreve, rregullimi bëhet sipas
njësive administrative-territoriale: qarqeve, rretheve, komunave, vendeve etj.
Nëse lënda rregullohet sipas dosjeve, sistemimi bëhet sipas rendit alfabetik të
dosjeve. Rregullimi sipas llojit të lëndëve do të thotë sistemimi i dokumenteve
sipas llojit: procesvërbalet, raportet, planet, programet, analizat, elaboratet etj.
- Formimi i lëndëve
Bëhet në dy mënyra: a. me ndihmën e librave, dhe b. në formë skedari.
a. Kur librat janë të ruajtura, lënda formohet me ndihmën e shenjës së
protokolit (numrit të protokolit), shenjës së klasifikimit, fashikullimit dhe me
ndihmën e shifrave. Ekzistimi i librave është një lehtësim i madh për formimin
e lëndëve. Kështu, p.sh. numri i protokollit regjistron ekzistimin e një dokumenti
në lëndë. Numrat e ndryshëm të protokollit mund të formojnë lëndën sipas
numrit të parë ose të fundit të librit të protokollit, varësisht nga dispozitat ose
praktikës në mënyrën e udhëheqjes së administratës së krijuesit të fondit.
b. Në rast, kur librat nuk janë ruajtur, lëndët mund të formohen edhe në
formë të skedarit. Në këtë mënyrë mund të rregullohet fondi në tërësi ose vetëm
pjesë të tij. Puna në formimin e lëndëve, me ndihmën e fletëzave në formë
kartele bëhet në këtë mënyrë: për çdo dokument ose lëndë përpilohet fletëza, në
të cilën vihet shenja e fondit, ose e sektorit të tij, përmbajtja e shkurtër e
dokumentit ose e lëndës; data ose e tërë ajo e cila do të ndihmonte që lënda do
të bashkohej. Çdo fletë ose dokument gjegjës ose lënda do të merr numrin e
njëjtë të përkohshëm. Ata numra provizor do të renditën ashtu siç gjenden
dokumentet dhe lëndët në momentin e plotësimit të fletëzave. Prandaj, fletëzat
bashkohen sipas numrave provizor dhe me ndihmën e tyre gjenden dokumentet
gjegjëse dhe bashkohen në lëndë. Kur bëhet kompletimi i plotë i lëndëve,
numrat provizor fshihen nga dokumentet dhe lëndët dhe pastaj ato e marrin
signaturën definitive. Në mënyrë skedari lëndët formohen edhe në raste kur
lënda është e pa fashikulluar, me shenjën e protokollit ose pa të, te e cila nuk
janë ruajtur librat ose nëse janë ruajtur nuk mund të shfrytëzohen. Në këtë
mënyrë, lëndët e formuara pastaj rregullohen sipas numrit të protokollit, në
mënyrë kronologjike. Metoda e punës me fletëz mundëson që lënda të ruhet sa
më mirë, sepse gjatë sistemimit nuk bartet prej vendit në vend tjetër.
Gjatë formimit të lëndëve, nëse në pjesët përbërëse të saj, në formë

shtojce paraqitën fotografitë, planet, albumet, hartat, skicat, tabelat, pllakatet e
të tjerë, atëherë ato mbetën pranë saj. Nëse sipas formatit ato dallohen, atëherë
ndahen nga lënda, por për to përpilohet fletëza udhëzuese, e cila mbetet në lëndë.
Materiali bibliotekar: revistat, librat, gazetët zyrtare, broshurat etj. nëse
nuk janë shtojcë të lëndëve ndahen dhe i dorëzohen bibliotekës së arkivit.
Shiritat magnetofonik ose filmik, pllakat fonografike dhe fotografike,
mjetet fizike, posaçërisht materialet me vlerë muzeale etj. ndahen nga lëndët
edhe nëse janë shtojcë e tyre, ndërsa në vend të tyre hartohet fletëza udhëzuese,
e cila mbetet në lëndë.
Tekstet e deshifruara dhe lënda e përkthyer nga gjuhët e huaja, e bërë në
arkiv me qëllim të lehtësimit të shfrytëzimit të dokumenteve, vendoset në fund
të të gjitha materialeve të fondit ose të grupeve gjegjëse, përkatësisht të njësive
organizative. Shënimi për përkthimet e bëra dhe vendet e tyre vihen në dosje të
fondit.
- Vërtetimi dhe çrregjistrimi i dokumenteve nëpërmjet librave
Për gjetjen e vendit të dokumentit dhe vërtetimi i përkatësisë së
dokumenteve të fondit të caktuar, kryesisht shërbejnë librat e protokollit dhe
regjistrat. Dokumentet në lëndë vërtetohen sipas përmbajtjes ose sipas numrave
të regjistrimit.
Çregjistrimi përbëhet nga ajo se çdo dokument nga lënda çregjistrohet
nëpërmjet librave, sipas numrit të protokollit dhe bartët në sinjaturën e fundit,
përkatësisht në numrin e protokollit, nën të cilin lënda është arkivuar.
Nëse lënda është krijuar dhe ka përfunduar gjatë vitit të njëjtë,
çregjistrimi bëhet në atë mënyrë që sinjatura vihet në protokoll te çdo numër i
protokollit, të cilin e bartë dokumenti i lëndës përkatëse. Por, nëse lënda përcillet
në disa vite, ajo çregjistrohet në atë mënyrë, që çdo dokument, sipas numrit të
protokollit, nga viti i kaluar dërgohet në atë të fundit ku është kryer, aty ku lënda
e ka marrë sinjaturën përfundimtare.
Ekzistojnë edhe mënyra tjera të vërtetimit dhe çregjistrimit të
dokumenteve në rastet kur librat pjesërisht janë ruajtur, kur pjesa më e madhe e
lëndës mungon, etj.
- Asgjësimi i materialit të pavlershëm
Gjatë rregullimit, në bazë të listës së kategorive të materialit
regjistraturik me afate të ruajtjes, ndahen dokumentet të cilat nuk kanë vlerë të
përhershme. Mënyra e asgjësimit bëhet me procedurë të caktuar.
- Regjistrimi i lëndëve për shërim dhe restaurim
Gjatë rregullimit të lëndës dokumentet e dëmtuara ndahen. Ato vihen në
mbështjellës dhe regjistrohen në listën e brendshme të kutisë, duke ua vënë
180 | Arkivistika
sinjaturën. Ndërkohë, edhe për kuti, në të cilat ekziston ai lloj i lëndëve

përpilohet regjistër i posaçëm. Pas kryerjes së rregullimit kjo listë vihet në
dosjen e fondit, ku atje edhe ruhet. Ato dokumente të ndara, varësisht nga shkalla
e dëmtimit i nënshtrohen restaurimit në laboratorin përkatës.
- Rregullimi i dokumenteve në lëndë
Rregullimi i dokumenteve në lëndë do të thotë vendosja e rendit në të.
Ajo renditje fillon me shkresën inicuese nga e cila lënda fillon të krijohet, e
pastaj renditën kronologjikisht sipas numrit të regjistrimit në evidencën
themelore të vitit përkatës.
Nëse lënda përbëhet prej shumë dokumenteve me disa numra të
protokollit, qoftë ato origjinale ose koncept, rregullimi bëhet sipas numrave,
duke filluar prej më të voglit kah më i madhi. Por, nëse lënda përbëhet prej
shumë shkresave me numër të njëjtë, qoftë ato origjinale ose koncept,
përkatësisht kopje, rregullimi në lëndë bëhet sipas rendit kronologjik të krijimit
të tij, duke i dhënë përparësi atij dokumenti i cili është krijuar më herët.
Shtojcat vendin e vetë në lëndë e gjejnë duke u renditur pas origjinalit
ose aktit përcjellës, në atë rend të cilin janë të theksuar në akt ose në mënyrë
kronologjike. Shtojcat mund të jenë origjinale të fondeve ose lëndë të
tërësishme.
Dokumentet në lëndë rregullohen në mënyrë kronologjike, atëherë kur
lënda është e përbërë nga dokumentet e regjistruara në libra të protokollit të
ndryshëm (të përgjithshëm, sekret dhe tepër sekret)
Rregullimi teknik - punët teknike

Rregullimi teknik i lëndës arkivore përfshinë punët në arkiv me
dokumentacion që përfshinë vërtetimin e renditjes së fletëve, foliacionin,
vulosjen, vendosjen e lëndëve në këmishëzat mbrojtëse, heqjen e kapëseve
metalike, përpilimin e regjistrave për lëndë, paketimin në kuti, mbishkrimet në
kuti, shënimin dhe regjistrimin e librave, vendosjen e lëndës së gjetur më vonë.
Në punët teknike përfshihën edhe largimi i mbështjellësve të
panevojshëm, palosja e dokumenteve të thyera në mes, ndërrimi i këmishëzave
ose vënia e lëndëve voluminoze në mbështjellës të hollë ose të letrës së fortë.
- Foliacioni
Me këtë kuptojmë numërimin e fletëve, duke përfshirë çdo copë të letrës,
pa marrë parasysh çfarë madhësie. Foliacioni bëhet kur të përcaktohet rendi i
dokumenteve në lëndë. Aty fiksohet rendi i të gjitha fletëve në një lëndë. Të
gjitha fletët, të cilat kanë çfarëdo shënimi ose teksti numërohen në njërën ose
tjetrën faqe. Çdo fletë e plotë në lëndë e fiton numrin e vet, e atë në pjesën e
këndit të sipërm të djathtë. Këta numra zakonisht shkruhen me laps të thjesht.

Fletët e zbrazëta, blanket e paplotësuara dhe formularët e shtypur të zbrazët,
vetëm nëse janë shtojcë, nuk numërohen, ato mund edhe të asgjësohen. Pas
kryerjes së numërimit, në anën e prapme të lëndës, në këndin e majtë të poshtëm,
theksohet numri i përgjithshëm i fletëve të plota. Kur kryhet foliacioni i të gjitha
lëndëve në një njësi arkivore (kuti, fashikull etj.), mblidhen të gjitha fletët dhe
numri i tyre vihet në regjistër – inventar ose në fletën e brendshme.
Foliacioni mundëson që lënda sa më mirë të ruhet, e ndërkohë na ofron
mundësinë, se nëse vjen deri të ndonjë vështirësi rreth lëndës, rendi i tij shpejt
të përsëritet.
Për dallim nga foliacioni, me paginim kuptojmë numërimin e të gjitha
anëve të dokumentit – lëndës.
- Vulosja
Vulosja e dokumenteve është puna përfundimtare në rregullimin e lëndës
arkivore. Vula tregon përkatësinë – pronësinë e dokumentit. Ajo është një lloj i
sigurimit të dokumenteve dhe i librave të arkivit. Në rast se ato humbin, vula
mundëson që të gjenden më lehtë dhe t’i kthehen pronarit.
Në dokument vula vihet në atë vend (zbrazëtirë), e cila nuk ka tekst, duke
pasur kujdes të mos dëmtohet teksti. Ajo vihet zakonisht në mes të rreshtave të
tekstit. Vula mund të jetë e formës së rrumbullakët, trekëndëshi, por edhe në
formë teksti.
- Sinjimi i lëndëve
Me sinjaturë nënkuptojmë shenjën e njësisë arkivore ose të një tërësie,
të përcaktuar në bazë të strukturës së lëndës, por e shprehur me shkronja, numra
ose të kombinuar së bashku. Me ndihmën e sinjaturës përcaktohet vendi i
përhershëm i lëndës në një fond, dhe përmes saj lënda gjendet. Ajo përbëhet nga
këto elemente: shenja e arkivit, numri i fondit nën të cilin është regjistruar në
inventarin e përgjithshëm, njësitë organizative (shifra), viti, fashikulli dhe numri
rendor. Ndërsa, sinjim, do të thot ndarja e sinjaturave njësive arkivore.
Ndërsa, sipas normave të Arkivit Shtetëror të Quebecut, përkitazi me
sinjimin është paraqitur kjo metodologji e punës, përkatësisht standard, të cilin
e përdorin në forma të ndryshme edhe disa shtete të tjera të botës:
Shenja vëhet në nivelin e njësisë arkivore e cila njëherit merret edhe si
njësi e cila përcaktohet (sinjohet) dhe si njësi e cila jipet në shfrytëzim dhe e cila
rregullohet.
182 | Arkivistika
Njësia arkivore (kutia, regjistrat ose fashikujt) duhet të regjistrohen njëra

pas tjetrës sipas planit klasifikues të fondit ose koleksonit, në përmbërje të të
cilit gjendet.
Shenja e ndonjë njësie arkivore përfshin së paku tri elemente, ndërsa më
së shumti pesë elemente. Këto janë:
- një ose dy shkronja,
- numri rendor që të përcaktohet seria, kur njësia arkivore lidhet me atë
seri, e jo drejtëpërdrejt në fond ose koleksion (sipas zgjedhjes);
- numri rendor i cili e përcakton njësinë arkivore (e obligueshme).
Tabela konkordante është ndërlidhja dhe praqitja e sinjaturave të vjetra
dhe të reja, të cilat aplikohen në rast të ndryshimeve të mëdha në fizionominë e
fondit, për shkak të rregullimit me parim tjetër, pranimit ose të asgjësimit, për
shkak sinjatura e vjetër bëhet e papërdorushme, por edhe për shkak të përdorimit
të mëparshëm dhe të citimit të përdorimit të mëheshëm.
Fleta e brendshme
Për çdo njësi arkivore e cila është e rregulluar, gjatë punës me të
përpilohet fleta e brendshme. Në të vihen këto shënime: titulli i arkivit, titulli i
fondit, titulli i njësisë së brendshme organizative, viti, shenja e njësisë kutisë-
fashikullit ose mbështjellësit, distanca e numrit të lëndëve, numri i përgjithshëm
i lëndëve, numri i përgjithshëm i fletëve, numrat e lëndëve të cilat mungojnë ose
të atyre të cilat ekzistojnë (te sasia e vogël e lëndëve të ruajtura në fond),
sinjatura e lëndëve të cilat duhet shëruar (nëse ka nevojë). Fleta përfundon me
nënshkrimin e personit i cili fletën, përkatësisht kutinë e ka përpunuar dhe datën
kur ka përfunduar rregullimi. Fleta e brendshme përpilohet në dy kopje, të cilat,
njëra vihet në kuti ose fashikull, ndërsa tjetra mbetet të personi i cili punon në
rregullim, si informatë gjatë punës, ndërsa pas kryerjes së punëve i bashkëngjitet
dosjes së fondit.
Përshkrimi i jashtëm – etiketa

Është pjesë e letrës e ngjitur në faqën e përparme të dosjes/mbështjellësit
lëndor, kutisë ose ndonjë materiali tjetër ku janë shënuar sinjaturat ose
informatat tjera në mënyrë që të lehtësohet përgatitja dhe gjetja;
2. Shenjë e cila shfrytëzohet për identifikimin /gjetjen ose vendosjen e
ndonjë lënde, lëmie të memories, të dokumentit ose të dosjes/mbështjellësit
lëndor.
Çdo njësie arkivore duhet t’i vihet etiketa, e cila përfshinë këto shënime:
titulli i arkivit, fondi, njësia e brendshme organizative, viti, distanca e numrave
të lëndëve në kuti-fashikull dhe numri rendor i njësisë arkivore.
Regjistrimi i kutive
Pas kryerjes së të gjitha punëve në rregullimin e lëndës arkivore, në
mënyrë që të përcaktohet gjendja numërore e njësive (kutive, fashikujve) në
fondin e caktuar, bëhet numërimi i tyre dhe iu vihet numri rendor në mënyrë
kronologjike.
Rregullimi i lëndës arkivore të pranuar më vonë

Në rast që pas përfundimit të punëve në rregullimin e lëndës arkivore të
një fondi, arkivi pranon material arkivor, i cili i takon atij fondi, procedura rreth
rregullimit të tij varet nga sasia e materialit të ri, të pranuar dhe nga struktura
administrative e fondit. Kjo do të thotë, se nëse kemi të bëjmë me dokumentet
apo lëndët e veçanta, ato vihen në vendin gjegjës, e pastaj në inventar, nën
rubrikën “vërejtje”, theksohet ky plotësim. Nëse është pranuar sasi e vogël e
lëndës arkivore, ajo vihet në njësinë organizative përkatëse në kuadër të fondit.
Mirëpo, nëse është pranuar sasi e madhe e lëndës arkivore, ajo duhet të
rregullohet në mënyrë të veçantë dhe t’i bashkëngjitet fondit të cilit i takon.
Revizioni i lëndës
Lënda e rregulluar i nënshtrohet revizionit të rregullimit dhe me atë rast
bëhen përmirësime, ndryshime dhe plotësime eventuale në fletën e brendshme.
PËRPUNIMI I LËNDËS ARKIVORE
Përpunimi i lëndës arkivore nënkupton operacionet e punës në

sistemimin e lëndës arkivore me qëllim të përfitimit të dhënave shkencore për
shfrytëzimin më të lehtë të lëndës arkivore. Kjo realizohet në përpilimin e
mjeteve ndihmëse shkencoro-informative për lëndën arkivore në fondet dhe
koleksionet arkivore. Si sinonim i përafërt i përpunimit të lëndës, në disa vende
përdoret edhe nocioni përshkrim i lëndës arkivore. Përshkrim, nëkupton – punën
profesionale në lëndën arkivore me të cilën fitohen njësitë e përshkrimit,
përkatësisht mjetet informative për kërkim, të cilat tregojnë përmbajtjen,
qëllimin, suazën kohore të lëndës arkivore. Në kontekstin tjetër përshkrim
arkivor nënkuptojmë përpilimin e përshkrimeve precize të njësive arkivore duke
shënuar informata që shërbejnë për njohjen, përdorimin, gjetjen dhe shpjegimet
e lëndës arkivore dhe kontekstit të sistemit që e ka krijuar atë.
184 | Arkivistika
Përshkrimi i lëndës arkivore ka disa funksione:

Identifikimi
Identifikimi është i domosdoshëm kur çdo njësi arkivore e indetifikojmë
në mënyrë të qartë. Standardi ndërkombëtar i përgjithshëm për përshkrimin e
lëndës arkivore –ISAD (G) – obligon për këto të dhëna në lëminë e identifikimit:
shenja e identifikimit, titulli, vendi i krijimit, niveli i regjistrimit, sasia dhe
bartësi i të dhënave.
Ekziston edhe një standard i veçantë për përpilimin e shënimit arkivor të
normuar i cili i përshkruan personat juridikë dhe fizikë si dhe familjet,
përkatësisht krijuesit. Fjala është për standardin ndërkombëtar për normimin e
shënimit të normuar për persona juridikë dhe fizikë si dhe për familje –
ISSAR(CPF) – i cili nëpërmjet të disa lëmive informative hollësisht i përshkruan
krijuesit: nga titulli, pastaj vendi dhe koha e veprimit, kompetencat dhe
funkcionet me të cilat është shërbyer, rregullimit administrativ të tij e më tutje.
Prezantimi
Njësia duhet të përshkruhet ashtu që shfrytëzuesi nga përshkrimi mundet
në mënyrë të besueshme të konkludon se çka ajo është dhe çka mund të pret që
në lëndën e asaj njësie do të gjenë. Nëse shfrytëzuesi edhe pa qasje në vetë lëndë,
nga përshkrimi në mënyrë të qartë sheh, se cilat dokumente gjendën në njësinë
përshkruese, çfarë informata përbajnë dhe sa është sasia e lëndës, mund të thuhet
se përshkrimi është i suksesshëm.
Përshkrimin e paraqesin përmbajtja, konteksti, forma, vëllimi, veçoritë
fizike dhe historiku i njësive. Qëllimi është paraqitja e njësive pa e parë lëndën.
Nuk duhet synuar në atë që të jepet pasqyrë detale dhe e plotë. Qëllimi i
përshkrimit dhe i mjeteve informative nuk është në atë që të zëvendosojnë lëndë
ose që ta analizojnë, por që që shfrytëzuesit t’ia mundësojnë që njësinë arkivore
ta gjejnë dhe të kuptojnë se cila është përmbajtja e tyre. Shfrytëzuesi nuk duhet
të rëndohet me përshkrime të zgjeruara, përkatësisht të kërkohet nga ai që t’i
lexon gjatë mjetet informative.
Gjetja
Qëllimi themelor i përshkrimit dhe i mjeteve informative është që të
mundëson gjetjen e njësive të lëndës të cilat shfrytëzuesit i duhen. Përshkrimi i
hartuar, për të cilin shfrytëzuesi kërkon ndihmë nga arkivisti që të kupton, nuk
është i mirë. Duhet pasur me dije se shfrytëzuesi shpesh në fillim të hulumtimit
edhe nuk e ka kërkesën e qartë dhe precize që do ta dërgonte menjëherë deri të
njësia e kërkuar e lëndës, por nëpërmjet të shiqimit të mjeteve ndihmëse
gradualisht e precizon kërkesën e tij.
Te hulumtimi dhe gjetja e njësisë së lëndës shfrytëzohen fjalët çelsi,

kuptimet nga indeksi, lëvizjen nëpër strukturën e lëndës, referim në njësitë e
lëndëve të cilat janë në lidhje të caktuar.
Menaxhimi
Të dhënat për qasje, mënyrën e shfrytëzimit, vendosjen dhe gjendjen
fizike të njësive të lëndëve në radhë të parë i shërbejnë personelit arkivorë,
përkatësisht arkivit të shkrimtorës, të cilët punojnë me lëndën. Këto të dhëna
nuk është e nevojshme t’iu jepen shfrytëzuesve, përkatësisht të paraqiten në
mjetet informative ndihmëse. Fatkeqësisht, shumë invetarë sumarë në arkiva
sipas përmbajtjes dhe strukturës më tepër iu përgjigjen atij funkcioni, se sa
nevojave të shfrytëzuesve në gjetjen e lëndës.
PËRSHKRIMI I LËNDËS ARKIVORE DHE KRIJUESVE

TË SAJ SIPAS STANDARDEVE NDËRKOMBËTARE
Sipas standardeve ndërkomëbtare, përshkrimi arkivor është përpilim i

pasqyrës së sakt të ndonjë njësie të përshkrimit dhe të pjesëve përbërse të saj,
me zgjedhjen, zbërthimin, ndarjen dhe regjistrimin e informatave, të cilat
mundësojnë njohjen, administrimin dhe përcaktimin e vendit dhe shpjegimin e
lëndës arkivore, si dhe kontekstin dhe sistemin e menaxhimit zyrtar, me të cilin
lënda është krijuar. (Archival description, Description archivistique)
Ndërsa, njësia përshkruese është shënim (dokument) ose tërësi e
shënimeve (dokumenteve) të çfarëdo forme fizike, të cilët llogariten si njësi dhe
si të tilla përbëjnë bazën e përshkrimit. (Unit of descripton, Unite de
description).
Niveli i përshkrimit është pozita e njësisë përshkruese në hierarkinë e
fondit. (Leves of description, Neveau de description)
Standardi ISAD(G) jep udhëzimet e përgjithshme për përpilimin e
përshkrimit arkivor. Ky standard duhet të shfrytëzohet së bashku me standardet
ekzistuese nacionale ose si bazë për standardet kombëtare.
Qëllimi i përshkrimit të lëndës arkivore është të identifikon dhe sqaron
kontekstin dhe përmbajtjen e lëndës arkivore dhe në atë mënyrë të lehtëson
qasjen e saj. Kjo arrihet në përpilimin e pasqyrave të qarta dhe të përshtatshme
si dhe organizimin e tyre në harmoni me modelet e përcaktuara më parë.
Veprimet lidhur me përshkrimin mund të fillojnë gjatë kohës ose para krijimit
të dokumentit dhe që të vazhdojnë gjatë terë përiudhës së ruajtjes së dokumentit.
186 | Arkivistika
Ato veprime mundësojnë që të vendoset kontrolla intelektuale e domosdoshme

dhe që të ruhen gjatë kohës të dhënat autentike, të besueshme dhe të qasura.
Për përshkrim duhet të jetë dokumenti i normuar dhe kontrolli i
normativ.
Dokumenti i normaur është forma zyrtare e titullit/emrit të entitetit të
kombinuar me elementet tjera të informatës, e cila e identifikon dhe e përshkruan
entitetin e përcaktuar dhe mund të tregoj për dokumentet tjera identike.
(Authority record).
Kontrolli normativ është kontrolli i shprehjes së normuar, duke përfshirë
edhe emrat/titujt (të personave fizikë dhe juridikë, emrat gjeografik), të cilët
shfrytëzohen për paraqitje. (Authority control).
Njësitë e përshkrimit
Fondi: Tërësi e dokumenteve, pa marrë parashysh formën e tyre ose
bartësin, të cilin në mënyrë organike e ka krijuar dhe /ose e ka pranuar dhe e ka
shfrytëzuar individi, familja ose personi juridik në kryerjen e veprimtarisë së vet.
(Fonds).
Nën-fondi: Nënndarja e ndonjë fondi, i cili i përgjigjet ndarjes

administrative të institucionit ose krijuesit, përkatësisht, nëse kjo është e
pamundur, që i përgjigjet ndarjes gjeografike, kronologjike, funkcionale ose
ndonjë ndarje tjetër të lëndës arkivore. Kur krijuesi e ka rregullimin hierarkik të
ndërlikuar, çdo nënfond, nëse është e nevojshme, më tutje ndahet në mënyrë që
të vjen në shprehje niveli i strukturës hierakike, i nënshtruar njësisë kryesore
administrative.(Sub-fonds, Sout-fonds).
Seria. Dokumentet e rregulluara sipas sistemit të klasifikitmit të dosjeve

ose dokumenteve që ruhen si tërësi, për arsye se janë rezultat i procedurës së
njejtë të grumbullimit ose të arkivimit, ose janë krijuar me veprimtarinë e njëjtë;
ose e kanë formatin e veçantë; ose për shkak të marrëdhënieve të tjera të cilat
dalin nga krijimi, pranimi ose përdorimi i tyre. Seria gjithashtu është e njohur
edhe si seri e shkresave. (Series, Serie).
Nënseria: Është tërësi e dokumenteve brenda serisë, e cila mund të

përcaktohet sipas lëndës. Shkresat, lëndët dhe dosjet e llojeve të ndryshme në
kuadër të një serie formojnë nënserinë. Te formimi i serive, nënseritë i takojnë
njësisë së dokumentacionit të llojit dhe formës së njëjtë.
Lënda/dosja: Sipas standarit ISAD(G), dosja është grumbull i

dokumenteve/lëndëve, të cilët i ka bashkuar krijuesi për përdorim vijues ose janë
bashkuar në procedurën e rregullimit arkivor, sepse kanë të bëjnë me të njëjtën
përmbajtje ose objektiv. Lënda përherë është njësi themelore brenda ndonjë
serie. (File, Dossier).
Modeli i përshkrimit
Njësia: Njësia arkivore më e vogël e pandarë intelektuale, p.sh. letër,

shënime, informatë, fotografi, dokument zë. (Item, Piece).
188 | Arkivistika
I. STANDARDI I PËRGJITHSHËM NDËRKOMBËTAR

PËR PËRSHKRIMIN E LËNDËS ARKIVORE ISAD (G)
PËRSHKRIMI SHUMËNIVELËSH SIPAS STANDARDIT

ISADG)3
RREGULLAT
Janë katër rregulla themelore të cilat është e nevojshme të aplikohen
gjatë përpilimit të përshkrimit hierarkik.
1. Përshkrimi nga e përgjithshmja tek e veçanta
Këtu paraqitet konteksti dhe struktura hierakike e fondit dhe pjesëve të
tij. Në nivelin e fondit jipen informatat për fondin në tërësi. Në nivelet tjera jipen
informata për njësitë të cilat përshkruhen. Paraqitën përshkrimet e fituara në
marrëdhëniet hierarkike, kështu që të shkohet nga e përgjithshmja (fondi) te e
veçanta - dokumenti.
2. Informata të përshtatura nivelit të përshkrimit
Në mënyrë të qartë paraqitet konteksti dhe përbërja e njësisë
përshkruese. Theksohen vetëm ato informata, të cilat i përshtatën nivelit, i cili
përshkruhet. P.sh. mos të jepen informacione të hollësishme për përmbajtjen e
dosjeve nëse njësia përshkruese është fondi; mos të theksohet historiku
administrativ i tërë ministrisë, nëse krijuesi i njësisë përshkruese është sektori.
3. Lidhja e përshkrimeve
Në mënyrë të qartë përcaktohet vendi i njësisë përshkruese në hierarki.
Nëse është e mundur të ndërlidhet çdo përshkrim me njësinë e ardhshme më të
lartë dhe të përcaktohet niveli i përshkrimit.
4. Mospërsëritja e informatave
Duhet të hiket nga përsëritja e informatave në përshkrimet e ndërlidhura
hierarkike të lëndës arkivore.
Në nivelin më të lartë thesohen informatat e përbashkëta ose për të gjitha
pjesët përbërëse. Në njësinë më të ulët të përshkrimit nuk duhet të përsëriten
informatat të cilat veç janë theksuar në nivel më të lartë.
3
Më gjerësisht shih: Këshilli Ndërkombëtar i arkivave, ISAD(G) Standardi i përgjithshëm
ndërkombëtar për përshkimin e lëndës arkivore (botimi i dytë), përgatitur dhe përshtatur nga
dr. Jusuf Osmani, Prishtinë, 2009.
ELEMENTET E PËRSHKRIMIT
Të bazuar në Standardin ISAD(G), nëse fondi përshkruhet si tërësi,
duhet të paraqitet në përshkrimin unik, duke përdorur elementet e përshkrimit
që janë: .
Lëmia e identifikimit:
- Shenja(t) e identifikimit/sigatura(ve) –
Në mënyrë unike indentifikohet njësia e përshkrimit dhe mundësohet
lidhja me përshkrimin i cili paraqitet. Duhet të theksohen këto elemente të
nevojshme për identifikimin unik:
1. Shenja e shtetit sipas verzionit të fundit të ISO 3166 Codes for the
representation of names of countries (Shenjat për pasqyrën e emrave të
shteteve),
2. Shenja e arkivit në harmoni me standardin kombëtar ose ndonjë shenjë
tjetër identifikimi të një rëndësie të njëjtë.
3. Shenja/sinjatura e veçantë e vendosjes, numri kontrollues ose shenja
tjetër e identifikimit të një rëndësie të njëjtë.
Të tri elementet duhet të theksohen me qëllim të këmbimit të informatave
në nivel ndërkombëtar.
- Titulli
Duhet theksuar titullin burimor ose titullin përmbledhjes zëvendësues në
harmoni me rregullat e përshkrimit shumënivelësh dhe me dispozitat nacionale.
Nëse është e nevojshme, të shkurtohet titulli i gjatë burimor, por vetëm nëse kjo
ëshë e mundur të bëhet pa humbjen e informatave qenësore. Në titujtë
zëvendesues në nivelin më të lartë të përfshihet edhe titulli i krijuesit të lëndës.
Në nivelet më të ulta ai mund të përfshihet, p.sh. emri i autorit të dokumentit dhe
kuptimi, i cili thekson llojin e lëndës të përfshirë në njësinë e përshkrimit, dhe
atje ku është e nevojshme, ndonjë shprehje e cila paraqet funkcionin,
veprimtarinë, lëndën, vendin dhe temën. Përveç kësaj duhet të dallohen titujt
formal/burimor dhe zëvendësues në harmoni me dispozitat kombëtare ose
gjuhësore.
- Data(t) e krijimit të lëndës4
4
Data e krijimit të lëndës përfshinë vitin e parë dhe të fundit të krijimit të lëndës gjatë kohës së
veprimtarisë të krijuesit të asaj lënde. Nëse mungojnë disa vite të caktuara në suazën e
distancës së viteve, kjo shënohet me pika ndërmjet viteve (p.sh. 1918-1925.1930-1940). Nëse
lënda nuk është ruajtur e plotë, theksohet me një vijë të pjerrët (p.sh. 1918/1940). Koha e
krijimit të lëndës mund të dallohet nga koha e veprimit të krijuesit. Në atë rast paralëndët,
përkatësisht paslëndët vehën në kllapat këndore [1914-1917] 1918-1940 [1941-1945].
190 | Arkivistika
Duhet të përcaktohen dhe të vëhen datat e krijimit të lëndës në njësinë

përshkruese. Më pastaj duhet të theksohen se paku një prej këtyre llojeve të
datave për njësinë përshkruese, konform lëndës dhe shkallës së përshkrimit:
1. Data(at) e pranimit të lëndës gjatë veprimtarisë ose gjatë kryerjes së
veprimtarisë vetanake.
2. Data(t) kur dokumentet janë krijuar. Ajo përfshinë edhe datat e
kopjeve, botimit ose variantet e ndryshme të dokumenteve ose të shtojcave të
tyre ose datat e dokumenteve burimore të krijuara gjatë pranimit të tyre në
shkrimtore.
Theksohet lloji i datave të praqitura. Mund të theksohen edhe datat tjera
në harmoni me dispozitat nacionale.5
Nëse është e nevojshme, të theksohet data e veçantë ose distanca e viteve.
Koha e krijimi të lëndës domosdo duhet të përfshihet, përveç kur ka të bëjë me
njësinë (ose pjesëve të saj) e përshkrimit të dokumenteve vijuese në shkrimtore.
- Niveli i përshkrimit
Fillimisht përcakohet niveli i njësisë përshkruese në strukturën e fondit
dhe pastaj theksohet niveli i njësisë përshkruese, p.sh. fondi, nënfondi, seria,
nënseria, lënda ose dosja dhe njësia.
- Vëllimi dhe bartësi i njësisë përshkruese (sasia, vëllimi, madhësia)
Këtu vërtetohet dhe përshkruhet - a. vëllimi fizik ose logjik dhe b. bartësi
i njësisë përshkruese, p.sh. shënohet sasia e lëndës së njësisë përshkruese,
përkatësisht të njësive fizike ose logjike me numra arab dhe njësitë matëse.
Pastaj theksohet bartësi(t) i veçantë i njësisë përshkruese. Shënimet për sasinë
paraqitën me njësitë teknike (lib. – libra, kut. – kutia, cop. – copë, fash. –
fashikuj, mbështjellës, mapa, bobinë, kasetë, regjistrator) dhe metra gjatësi
(p.sh. kut. 25; 2,5), ose, theksohen metrat gjatësi ose metrat kub të njësisë
përshkruese.
Lëmia e kontekstit
- Titulli/emri i krijuesit(ve)
Përcaktohet krijuesi (ose krijuesit) e njësive përshkruese. Këtu theksohet
titulli i organizatës(ave) ose të individit (ëve) të cilët janë përgjegjës për krijimin,
grumbullimin dhe ruajtjen e lëndës në njësinë përshkruese. Titulli duhet të
pruhet në formën normative, siç është rregulluar me dispozitat ndërkombëtare
ose nacionale në harmoni me parimet ISSAR(CPF).
5
Rekomandohet që në mënyrë të drejtë për shënimin e datave të shërbehtet ISO 8601:1988
Data elements and interchange formats – Information interchange – Representation of dates
and times.
- Historiku i krijuesit / Shënime bibliografike

Paraqitet historiku i krijuesit ose shënimet bibliografike për krijuesin
(ose krujuesit) të njësisë përshkruese, në mënyrë që lënda arkivore të vendosët
në kontekstin e krijimit në mënyrë që të bëhet e kuptueshme.
Shkurtimisht paraqiten të gjitha shënimet qenësore për krijimin,
zhvillimin dhe veprimtarinë e institucionit (përkatësisht institucioneve), ose për
jetën dhe punën e individit (individëve) përgjegjës për krijimin e njësisë
përshkruese. Nëse ka edhe shënime plotësuese në ndonjë burim të publikuar,
duhet të theksohet edhe ai burim.
Lëmia e informatave ISSAR (CPF) propozon elemente të veçanta
informative, të cilat mund të inkorporoheshin në këtë element.6 Për personat ose
familjet theksohen informatat, siç janë emrat e plotë dhe titujt, vitet e lindjes dhe
vdekjes, vendi i lindjes, vendqendrimi i përhershëm, veprimtaria, titulli ose
shërbimi, emri burimor ose emra të tjerë, të arriturat e rëndësishme dhe vendi i
vdekjes.
- Historiku i fondit/koleksionit
Paraqitën të dhëna për historikun e njësisë përshkruese të rëndësishme
për besushmërinë, tërësinë dhe interpretimin e të shënimeve.
Numrohen me rradh ndryshimet e pronësisë, përgjegjësive dhe/ose të
ruajtjes të njësisë përshkruese dhe theksohen të arriturat në lëndë, siç janë
historiku i rregullimit, përpilimi i mjeteve informative bashkëkohore, shfrytë-
zimi i serishëm i lëndës për qëllime të tjera ose migrimi i softverit, të cilët kanë
kontribuar në strukturën e tyre të tanishme dhe të rregullimit. Theksohen datat e
atyre të arriturave, nëse mund të konstatohen. Nëse historiku i fondit arkivor
është i panjohur, theksohet ajo informatë.
- Mënyra e pranimi-dorëzimit
Përcaktohet burimi i drejtëpërdrejtë i pranimit ose dorëzimit të lëndës.
Theksohet burimi nga i cili njësia përshkruese është pranuar dhe datën dhe/ose
mënyrën e pranimit në arkiv, nëse nuk ka të bëjë me dokumentet sekrete. Nëse
burimi është i panjohur, theksohet ai shënim. Sipas zgjedhjes jepet numri ose
shenja e akvizicionit.
6
Me udhëzim mendojmë se elementet e theksuara gjatë përshkrimit të krijuesitë të lëndës
arkivore shfrytëzohen këto elemente të ISSAR(CPF): koha dhe vendi i veprimtarisë, selia e
veprimtarisë, kompetencat, qëllimi, funkcioni dhe fusha e veprimtarisë, rregullimi
administrative dhe lidhjet.
192 | Arkivistika
Lëmia e përmbajtjes dhe strukturës

- Përmbajtja
Iu mundësohet shfrytëzuesve që të vlerësojnë rëndësinë potenciale të
njësisë përshkruese. Në formë të shkurtër të përshkruhet në kornizat e krijimit
(kohore dhe gjeografik) dhe përmbajtja (p.sh. lloji i dokumentit, përmbajtja e
përgjithëshme lëndore, procedurat administrative) të njësive përshkruese, në
harmoni me nivelin e përshkrimit.
- Përzgjedhja, asgjësimi dhe afatet e ruajtjes
Ofrohen të dhënat për vlerësimin, përzgjedhjen, asgjësimin dhe
rezultatet e atyre veprimeve. Shënohen të gjitha veprimtet e kryera ose të
planifikuara të vlerësimit, përzgjedhjes dhe asgjësimit të lëndës të përfshirë në
njësinë përshkruese, posaçërisht nëse ka mundësi të ketë ndikim në interpretimin
e lëndës.
- Plotësimet
Informohet shfrytëzusesi për mundësitë e plotësimeve në njësitë
përshkruese. Gjithashtu theksohet se a janë të paraparë plotësimet.
- Plani i rregullimit
Ofrohen të dhëna për strukturën e brendshme, rendin dhe/ose sistemin e
klasifikimit/ndarjes të njësive përshkruese.
Theksohet struktura e brendshme, rendi dhe/ose ndarja e sistemit të
njësive përshkruese. Theksohen se cilat metoda arkivisti i ka shfrytëzuar gjatë
rregullimit. Për të dhënat elektronike të theksohet ose të drejtohet në informatat
për sistemin e arkitekturës.
Lëmia e kushteve të qasjes dhe shfrytëzimit

- Kushtet e qasjes
Ofrohen informata për statusin juridik ose dispozitat tjera të cilat
mundësojnë ose ndikojnë në qasjen e njësive përshkruese. Theksohet statusi
ligjor ose juridik, kontrata, dispozita ose politika që ndikon në qasjen në njësinë
përskruese. Nëse është e mundur, theksohet edhe afati ose data pas të cilës ajo
lëndë do të ketë qasje.
- Kushtet e publikimit ose të shumëzimit:
Paraqitën të gjitha informatat për sa i përket publikimit dhe shumëzimit
të njësive përshkruese. Theksohen informatat për kushtet, siç janë të drejtat e
autorit (copyright), të cilat kanë të bëjnë në publikimin dhe shumëzimin e
njësive ku shfrytëzimi është i lejuar.
- Gjuha/shkrimi i lëndës arkivore
Përcaktohet gjuha, shkrimi dhe sistemi i simboleve (shifrat) të
shfrytëzuara në njësinë përshkruese. Më pastaj theksohen gjuha(ët) ose shkrimi
(et) në lëndën që përfshihet në njësinë përshkruese. Theksohet çdo abecedë

veçmas, shkrim sistemi i simboleve (shifrave) të shfrytëzuara ose shkurtesat.
Sipas zgjedhjes, gjithashtu duhet të përfshihen edhe shenjat përkatëse
ISO shenja për gjuhë(t) (ISO 639 dhe ISO 639-2; International Standard for
Longuage Codes) ose shkrimi(et) (ISO 15924: International Standard for
Names of Scripts).
- Karakteristikat materiale dhe kërkesat teknike
Ofrohen informata për të gjitha karakteristikat më të rëndësishme
materiale ose kërkesat teknike të cilat ndikojnë në shumëzimin e njësisë
përshkruese. Theksohen të gjitha kushtet e rëndësishme teknike, të cilat janë
p.sh. kushtet e ruajtjes, të cilat ndikojnë në shfrytëzimin e njësisë përshkruese.
Theksohet edhe softveri dhe/ose hardveri i nevojshëm për qasje në njësinë
përshkruese.
- Mjetet informative
Përcaktohen të gjitha mjetet informative për njësinë përshkruese. Më
pastaj jipen të dhëna për të gjitha mjetet informative të cilat i kanë arkivat ose
krijuesit e lëndës, të cilat ofrojnë informata për përmbajtjen e njësisë
përshkruese. Nëse është e nevojshme, duhet të jipen të dhënat se ku mund të
merret kopja e tyre.
Lëmia e burimeve plotësuese

- Ekzistimi dhe vendi i ruajtjes së origjinalit
Theksohet ekzistimi, vendi i ruajtjes, qasja dhe/ose shkatërrimi i
origjinalit, në rast kur njësia e përshkrimit është kopje. Nëse në njësinë e
përshkrimit në original ka qasje (në vet institucionin ose diku tjetër), theksohet
vendi i ruajtjes dhe shenja e identifikimit. Nëse orgjinalet nuk ekzistojmë më ose
ruajtja e tyre nuk dihet, kjo është e nevojshme të theksohet.
- Ekzistimi dhe vendi i ruajtjes së kopjeve
Theksohen ekzistimi i kopjeve të njësisë përshkruese, vendi i ruajtjes dhe
qasja e tyre. Nëse ekziston kopja e njësisë përshkruese (në arkiv ose në ndonjë
vend tjetër), theksohet vendi i ruajtjes dhe shenja identifikuese.
- Burimet plotësuese
Vërtetohen burimet plotësuese të njësisë përshkruese.
Theksohen informatat për njësinë përshkruese në arkivin e njëjtë ose në
institucionet tjera, të cilët janë me prejardhje (provinijencën) ose me lidhje të
tjera të ndërlidhura me njësinë përshkruese. Në atë rast, në mënyrë koncize
shpjegohet natyra e asaj lidhje, përkatësisht e atyre lidhjeve. Nëse burimi
plotësues e ka shpjeguar mjetin ndihmës, paraqitet ajo lidhje duke shfrytëzuar
elementet e përshkrimit të mjeteve informative.
194 | Arkivistika
- Bibliografia
Përcaktohen të gjitha publikimet të cilat kanë të bëjnë me njësinë
përshkruese ose janë krijuar në bazë të shfrytëzimit të saj, studimit ose analizës.
Këtu sipas rregullit ofrohen të gjitha informatat për publikimet të cilat kanë të
bëjnë në njësinë e përshkrimit ose janë krijuar në bazë të shfrytëzimit të tyre,
studimin ose analizës. Përfshihen edhe treguesit në botimet të lëndës arkivore të
publikuar ose faksimilet.
Lëmia e vërejtjeve
- Vërejtje
Ofrohen informata të cilat nuk mund të theksohen në asnjerën prej
lëmive të përshkrimit si dhe theksohen informatatat e veçanta ose të tjera të cilat
nuk janë theksuar në asnjerën prej elementeve të lëmive të tjera të përshkrimit.
Lëmia e kontrollit të përshkrimit

- Vërejtjet e arkivistit
Sqarohet se cili përshkrim është përpiluar dhe kush e ka përpiluar, si dhe
theksohen se cilat burime janë shfrytëzuar në hartimin e përshkrimit dhe kush i
ka përpiluar.
- Rregullat ose dispozitat
Përcaktohen rregullat dhe dispozitat në bazë të cilave është mbështetur
përshkrimi, si dhe theksohen se cila rregullë ndërkombëtare, nacionale dhe/ose
kombëtare ose dispozita janë shfrytëzuar gjatë përpilimit të përshkrimit.
- Data e përpilimit të përshkrimit

Tregohet se kur përshkrimi është krijuar dhe/ose modifikuar, pra
theksohe data(t) të krijimit të përshkrimit dhe/ose modifikimit.
II. PËRSHKRIMI I DOKUMENEVE ARKIVORE TË

NORMUARA PËR PERSONAT JURIDIKË E FIZIKË
DHE FAMILJE SIPAS STANDARDIT NDËRKOMBËTAR
ISAAR (CPF)
Ky standard jep udhëzime për përpilimin e dokumentit arkivor të

normuar, i cili mundëson përshkrimin e personave juridikë, fizikë dhe të
familjeve të ndërlidhura me krijimin dhe ruajtjen e lëndës arkivore.
Përshkrimi i krijuesve të dokumenteve është aktivitet esencial i
arkivistëve, pavarësisht nga ajo se a shprehen përshkrimet në sistemet manuale
ose të automatizuara. Kjo kërkon dokumentim të plotë dhe mirëmbajtje të

kontinuar të kontekstit të krijimit të dokumenteve dhe shfrytëzimit, si më të
rëndësishmit, të prejardhjes së lëndës dhe të dokumenteve.
Qëllimi i këtij standardi është ndihmesa në këmbimin e dokumenteve
arkivore të normuara të nxitura në krijimin e përshkrimeve konsekuente, të
përshtatshme dhe vetëshpjeguese të personave juridik, personave fizikë dhe
familjeve të cilat krijojnë dokumente. Është paraparë që standari të shfrytëzohet
së bashku me standardet ekzistuese kombëtare ose si bazë për zhvillimin e
standardeve nacionale.
Qëllimi themelor i këtij standardi është, që të siguron rregulla të
përgjithshme për standardizimin e përshkrimit arkivor dhe kontekstit të krijimit
të dokumenteve që mundësojnë:
- qasja në lëndën arkivore dhe dokumenteve të bazuar në përshkrimet të
kontekstit të krijimit të dokumenteve, që janë të ndëlidhura me përshkimin,
shpesh të dokumenteve fizike të llojllojshme të shpërndara;
- të kuptuarit e të shfrytëzuar të kontekstit të krijimit dhe të përdorimit të
lëndës arkivore dhe të dokumenteve në mënyrë që ata mundën më mirë të
interpretojnë rëndësinë dhe domedhënien e tyre;
- identifikimin preciz të krijuesve të dokumenteve, duke përfshirë edhe
përshkrimet e marrëdhënieve/lidhjeve ndërmjet krijuesve të ndryshëm, posaçë-
risht të dokumentimit të ndryshimeve administrative në kuadër të organeve
juridike ose ndryshimeve personale të rrethanave të individët dhe të familjet;
dhe
- këmbimi i këtyre përshkrimeve ndërmjet institucioneve, sistemeve
dhe/ose rrjetave.
ELEMENTET E DOKUMENTIT TË NORMUAR

Lëmia e indentifikimit
- Llojet e krijuesve (entiteteve)
Përcaktohet lloji i krijuesit (personi juridik, personi fizik dhe familja), i
cili përshkruhet në këtë dokument të normuar.
- Forma(t) zyrtare të emrave/titujve
Përpilohet pikë qasja normative, e cila në mënyrë të njëjtë do të
indentifikon personin juridik, fizik ose familjen.
Regjistrohen në formën e standardizuar emri/titulli i krijuesit, i cili
përshkruhet në pajtim me të gjitha dispozitat relevante ndërkombëtare ose
shfrytëzuesit juridik nga institucioni, i cili e ka përpiluar dokumentin e normuar.
Shfrytëzohet data, vendi, kompetencat, profesioni, llagapi ose përcaktuesit tjerë
196 | Arkivistika
të përshtatshëm për dallimin e emrin/titullit normativ nga krijuesit tjerë me

emra/tituj të njëjtë.
- Format paralele të emrit/titullit
Teksohen format e ndryshme në të cilat dokumentet e normuara
paraqiten në gjuhë ose shkrime të tjera.
Shënohen percaktuesi(t) paralel(e) të emrave/titujve në pajtim me të
gjitha dispozitat ose rregullat ndërkombëtare ose kombëtare të cilat i ka
institucioni i cila e ka përpiluar dokumentin e normuar, duke përfshirë edhe
nënelementet e domosdoshme dhe/ose përcaktuasit të cilët i kërkojnë ato
dispozita ose rregulla.
- Format e standardizuara të emrave/titujve në pajtim me rregullat
tjera
Theksohen format e standardizuara të emrave/titujve për personat
juridikë, personat fizikë ose familjet të punuar sipas rregullave të ndryshme nga
ato të cilat janë shfrytëzuar për përpilimin e dokumentit të normuar. Kjo mund
të lehtëson këmbimin e dokumenteve të normuara ndërmjet bashkësive të
ndryshme profesionale.
- Format tjera të emrit/titullit
Paraqitet çdo emër (emra) tjetër/titull(uj) për personin juridik, personin
fizik ose familjen, të cilët nuk janë shfrytëzuar në tjetër vend, në lëminë e
Identitetit.
Shënohen emrat/titujt tjerë të krijuesve të cilët mund të jenë të njohur,
siç janë:
a) format tjera të emrit të njëjtë, p.sh. akronimet;
b) emrat tjerë të personave juridik, p.sh. ndërrimi i titullit gjatë kohës kur
kanë vepruar.
c) emra të tjerë të personave ose të familje, p.sh. ndërrimi i emrit gjatë
jetës së tij, duke përfshirë edhe pseudonimet, mbiemrin e vajzërisë, etj.;
d) emrat dhe titujt emërorë, siç janë titujt fisnor ose titujt e nderit të cilët
e kanë pasur individët ose familjet.
- Identifikatorët për personat juridikë
Jipen çfarëdo shenja numerike ose alfa-numerike të cilat janë përdorur
për identifikimin e personit juridik. Kur është e mundur shënohet çdo emër
zyrtar ose identifikator (p.sh. numri amë i ndërmarrjes) për personin juridik dhe
të drejtohet në kompetencat juridike dhe skemën në bazë të cilës i është ndarë.
Lëmia e përshkrimit
Qëllimi i kësaj lëmie është të përshkruhet historiku, roli, konteksti dhe
veprimtaria e personit juridik, personit fizik ose familjes.
- Koha e veprimit
Shënohet koha e veprimit të personit juridik, personit fizik, ose të
familjes. Për personat juridikë përfshihet data e themelimit /konstituimit/ të aktin
juridik për fillimin e punës dhe të suprimimit. Për persona fizikë përfshihet data
ose përafërsisht datat e lindjes dhe të vdekjes ose, edhe pse këto data nuk janë të
njohura, datat e veprimtarisë më intenzive të personit, lulëzimit (floruit7). Nëse
janë shfrytëzuar sistemet paralele të datimit, ekvivalentët mund të shënohen në
pajtim me dispozitat ose rregullat relevante.
- Historiku
Jipet historiku përmbledhës i personit juridik, personit fizik ose
familjeve. Shënohet në formën narrative ose kronologjike ngjarjet kryesore nga
jeta, veprimtaria, suksesi dhe/ose rolet e krijuesit, i cili përshkruhet. Këtu mund
të përfshihet edhe informata për gjininë, kombësinë, familjen dhe përcaktimin
fetar ose politik. Ku është e mundur, vëhen datat si pjesë integrale e përshkrimit
narrativ.
- Vendi
Theksohen vendet kryesore dhe/ose institucionet ku personi juridik,
personi fizik ose familja është themeluar, jetuar ose banuar ose ka pasur lidhje
të tjera. Zakonisht shënohet emri i vendit(eve) dhe/ose institucionit(et), së
bashku me karakterin dhe kohën e marrëdhënieve/lidhjeve me krijuesin.
- Statusi juridik
Shënohet statusi dhe pozita juridike (p.sh. kombi, sektori shtetëror,
organizata private, organi i autorizuar, veprimtaria afariste e ndërmarrjes,
kompania e bashkuar) të krijuesit, së bashku me kohën e zgjatjes së asaj pozite.
- Funkcioni, profesioni dhe veprimtaria
Përcaktohet dhe shënohet funkcioni, profesioni dhe veprimtaria të cilin
e ka kryer krijuesi (personi juridik, fizik ose familja), i cili përshkruhet, së
bashku me kohën kur ajo është më interes. Nëse është e nevojshme, shënohet
natyra e funkcionit, profesionit ose veprimtarisë.
- Kompetenca(t)/burime(t) e autorizimet
Theksohen burimet e autorizimeve (baza juridike) për persona juridikë,
persona fizikë ose familjet në kuptimin e influencës së tyre, përgjegjësisë ose
fushëveprimit, duke përfshirë edhe kompetencat territoriale. Shënohen të gjitha
dokumentet, ligjet, urdhëzimet ose dëshmitë të cilat llogariten për autorizime të
catkuara, funkcione dhe përgjegjësi të krijuesit i cili përshkruhet, se bashku me
7
Fjala flruit do të thot kur një person ishte gjallë ose aktiv (kjo shprehje përdoret kur data e
lindjes ose e vdekjes nuk është e njohur).
198 | Arkivistika
informatat për kompetencat e vërteta territorial dhe datat e zgjatjeve ose të

ndryshimeve të atyre kompetencave.
- Rregullimi administrativ / Gjenealogjia
Përshkruhet dhe/ose paraqitet struktura adminstrative e brendshme e
personit juridikë ose gjenaologjia e familjes. Këtu përshkruhet struktura e
brendshme e personit juridik dhe datat e të gjitha ndryshimeve në atë strukturë
të cilat janë të rëndësishme për të kuptuarit e mënyrës se si personi juridik i ka
kryer punët e veta (p.sh. nëpërmjet të datimit të dokumenteve të personit juridik).
Përshkruhet gjenaologjia e familjes (p.sh. nëpërmjet të trungut familjar),
në mënyrë që të paraqitën marrëdhëniet e brendshme ndërmjet anëtarëve të saj
me datat relevante.
- Konteksti i përgjithshëm
Sigurohen informata të kontekstit të përgjithshëm shoqëror, kulturor,
ekonomik, politik dhe/ose historik në të cilën personi juridik, personi fizik ose
familja ka vepruar, jetuar dhe punuar.
Lëmia marrëdhëniet/lidhjet
Qëllimi i kësaj lëmie është përshkrimi i marrëdhënieve/lidhjeve me
personat tjerë juridikë, personat fizikë dhe familje ashtu siç mund të përshkruhej
në dokumentet tjera të normuara.
- Emri(at)/Shenja(t) të personave juridik të ndërlidhur, personave
fizikë ose familjeve
Shënohet në forma zyrtare e titullit/emrit dhe të gjithë identifikatorët
unik me rëndësi, duke përfshirë edhe identifikatorët e dokumentit të normuar,
me entitetin e ndërlidhur.
- Llojet e marrëdhënieve/lidhjeve
Përcaktohet lloji i përgjithshëm i marrëdhënieve/lidhjeve ndërmjet
krijuesit i cili përshkruhet dhe personave të tjerë juridikë ose personave fizikë
ose familjeve.
Këtë marrëdhënie janë:
a. Hierarkike – sunduesi – i nënshtruari; kontrolluesi-i kontrolluari;
pronari-në pronësi etj. Në ndërlidhjet hierarkike, krijuesi mund të ketë
autorizime të caktuara dhe kontrollin në aktivitete të personave të shumtë
juridikë, personave fizikë ose familjeve. Krijuesi gjithashtu mund të jetë i varur
nga shumë persona të tjerë juridikë, persona fizikë ose familje.
b. Kohore (p.sh. paraardhësi / pasardhësi). Në marrëdhëniet / lidhjet
kohore krijuesi mund të ndjek shumë persona juridikë, persona fizikë ose familje
në kryerjen e funkcioneve dhe veprimtarive të caktuara. Më pastaj ai mund të
jetë trashëgimtar i shumë personave juridikë, personave fizikë ose familjeve.
c. Familjare. Në familje personi mund të ketë rreth të gjerë të lidhjeve

me anëtarët tjerë dhe familjet, si dhe familjen si etnitet. Kur struktura
gjenaologjike është e ndërlikuar, mund të përpilohen dokumente të veçanta të
normuara për çdo anëtar dhe të ndërlidhen me prindin(ët), bashkëshortin(ët) dhe
fëmijën(ët). Sipas zgjidhjes, kjo informatë mund të regjistrohet në elementin -
Struktura e brendshme/gjenaologjia.
ç. Asociative. Marrëdhënia e ndërlidhur është kategori e përgjithshme e
cila nuk bënë pjesë në asnjërën prej kategorive të theksuara (p.sh.
furnizuesi/klienti, anëtarësi, pjesa/tërësia, partneri afarist).
- Përshkrimi i marrëdhënieve/lidhjeve
Këtu shënohet përshkrimi preciz i natyrës marrëdhënia/lidhja ndërmjet
krijuesit i cili e përshkruan në këtë dokument të normuar dhe personave të
ndërlidhur juridikë dhe fizikë, si dhe familjet, p.sh. organi i mbikëqyrës, pronari,
paraardhësi, bashkëshorti, bashkëshortja, djali, kusheriri, mësuesi, studenti,
kolega profesional.
- Datat e marrëdhënieve/lidhjeve
Prezantohet koha e zgjatur e marrëdhënieve/lidhjeve me personin tjetër
juridik, fizik ose familjen. Shënohet, ku është relevante, data e fillimit të
marrëdhënieve/lidhjeve ose data e trashëgimisë, ku është relevante, data e
ndërprerjes së marrëdhënieve/lidhjeve.
Lëmia: Kontrolli
- Identifikatori (Shenja) i dokumentit të normuar
Shënohet identifikatori unik i dokumentit të normuar në harmoni me
dispozitat lokale dhe/ose nacionale. Nëse dokumenti i normuar do të
shfrytëzohet në nivelin ndërkombëtar, shënohet kodi i shtetit në të cilin
dokumenti i normuar është përpiluar në harmoni me verizionin e fundit ISO
3166 (Kodet për prezantimin e emrave të shteteve).
Ku krijuesi i dokumentit të normuar është organizata ndërkombëtare, në
vend të kodit të shtetit shënohet shenja e organizatës.
- Identifikatorët (shenjat) e institucioneve
Shënohet forma e plotë e titullit të institucionit (insitucioneve)
përgjegjëse për përpilimin, ndryshimin ose distribuimin e dokumentit të
normuar, ose sipas zgjedhjes, shënohet kodi i institucionit në pajtim me
standardët kombëtare ose ndërkombëtare për kode të institucioneve.
Përfshihen udhëzimet në të gjitha sistemet e identifikimit të shfrytëzuara
për identifikimin e institucionit (p.sh. ISO 15511).
- Rregullat dhe/ose konventat
200 | Arkivistika
Theksohen dhe shënohen rregullat kombëtare ose ndërkombëtare të

zbatuara në përpilimin e dokumentit arkivor të normuar, sipas nevojës edhe
botimi dhe data e botimit të tyre. Në mënyrë të veçantë theksohen rregullat e
aplikuara për përpilimin e Formës zyrtare të emrin/titullit. Më pastaj përfshihen
udhëzuesit për çdo sistem të datimit të shfrytëzuar për përcaktimin e datave në
këtë dokument të normuar (p.sh. ISO 8601).
- Statusi
Shënohet statusi momental i dokumentit të normuar, duke treguar në atë
se dokumenti a është në projekt, i kryer dhe/ose i ndryshuar ose i shlyer.
- Niveli i detajeve
Vërtetohet se dokumenti a përbëhet nga nivelet e detajeve minimale, të
pjesërishme ose të plota në pajtim me udhëzimet dhe/ose rregullat relevante
ndërkombëtare dhe/ose kombëtare. Në mungesë të udhëzimeve ose rregullave
kombëtare, dokumentet minimale janë ato të cilët përbëhen vetëm nga këto
elementet themelore të shënimeve në pajtim me ISAAR(CPF), ndërsa të plotë
janë ato shënime të cilat sjellin informata për të gjitha elementet relevante të
përshkrimit ISAAR(CPF).
- Data(t) e përpilimit, ndryshimit ose fshirjes
Tregohet se kur dokumenti i normuar është përpiluar, ndryshuar ose
fshirë si dhe datat e çdo ndryshimi.
- Gjuha(ët) dhe shkrimi(et)
Duhet të shënohen gjuhën(ët) ose shkrimin(et) të dokumentit të normuar
arkivor. Këtu inkorporohen kodët përkatëse të ISO për gjuhët (ISO 639-2)
dhe/ose të shkrimit (ISO 15924).
- Burimet
Shënohen burimet e konsultuara në përpilimin e dokumentit të normuar.
- Vërejtjet për ruajtje
Të shënohen vërejtjet e përshtatshme që kanë të bëjnë për përpilimin dhe
ruajtjen e dokumentit të normuar. Këtu mund të shënohen emrat e personave
përgjegjës të ngarkuar për përpilimin e dokumentit të normuar.
NDËRLIDHJA E PERSONAVE JURIDIKË, PERSONAVE

FIZIKË DHE FAMILJEVE ME LËNDËN ARKIVORE
TË BURIMEVE TË TJERA
Dokumenti arkivor i normuar është përpiluar së pari me qëllim të
dokumentimit të kontekstit të krijimit të lëndës arkivore. Në mënyrë që ky
dokumentacion të bëhet i përdorueshëm, është e nevojshme që të ndërlidhjen
dokumenti i nomruara me lëndën arkvivore. Dokumentet arkivore të normuara
gjithashtu mund jenë të ndërlidhura edhe me burimet tjera relevante informative.
Kur ajo ndërlidhje është bërë, është me rëndësi të përshkruhet natyra e

lidhjeve/marrëdhënieve, atje ku është e njohur ndërmjet personit juridik, fizik
ose familjes dhe atij burimi.
Këtu shënohet informatat relevante si tekst narrativ dhe/ose tekst të
strukturuar, siç është theksuar në elementet nën dhe/ose lidhjet (linqet) kah
burimet.
1. Identifikatorët dhe titujt/titujt e burimeve të ndërlidhura

Përcaktohen në mënyrë unike burimet e ndërlidhura dhe/ose të
mundësohet ndërlidhja e dokumentit të normuar me përshkrimin e burimit të
ndërlidhura, atje ku ato përshkrime ekzistojnë.
Sigurohen identifikatorët unikë/kodet referente dhe/ose titujt për
burimet e ndërlidhura. Aty është e mundëshme të theksohen edhe identifikatorët
të çdo përshkrimi të veçantë të burimeve të ndërlidhura.
2. Llojet e burimeve të ndërlidhura

Përcakohet lloji i burimeve të ndërlidhura, p.sh. lënda arkivore (fondet,
seritë etj.), regjistrimi, mjetet informative, monografitë, artikujt gazetaresk,
WEB faqet, fotografitë, koleksionet muzeale, filmi dokumentar, dokumenti
audio-vizual.
3. Natyra e marrëdhënieve/lidhjeve
Përcaktohet dhe përshkruhet natyra e lidhjeve/marrëdhënieve ndërmjet
personave juridikë, personave fizikë ose familjeve dhe burimit të ndërlidhur,
p.sh. krijuesi, autori, tema, kustosi, pronari i të drejtave të autorit, kontrollori,
pronari.
4. Datat e burimeve të ndërlidhura dhe/ose lidhjet/marrëdhëniet

Theksohen dhe jipen të gjitha datat në lidhje me burimet e ndërlidhura
dhe/ose marrëdhëniet ndërmjet personave juridikë, fizikë dhe familjeve dhe
burimeve të ndërlidhura dhe përshkruhet rëndësia e atyre datave.8
8
Më gjerësisht dhe me shembuj konkret për ketë shih: Këshilli Ndërkombëtar i Arkivave,
ISAAR (CPF) Standardi ndërkombëtar për dokumente arkivore të normuara për persona
juridikë e fizikë dhe familje, Agjencia Shtetërore e Arkivave të Kosovës, Prishtinë, 2009.
Përgatiti dhe përshtati ddr. Jusuf Osmani.
202 | Arkivistika
MJETET INFORMATIVE DHE MJETET

INFORMATIVO-SHKENCORE
Historiku
Nga fillimi i shek. XIX në arkivistikë fillon të aplikohet parimi i tërësisë
dhe i qasjes në lëndën arkivore. Me këtë është rritur numri i shfrytëzuesve, por
ata ishin mësuar në qasjen tematike në lëndë, andaj janë ballafaquar me
problemet kur ka filluar të aplikohet parimi i provinijencës dhe i tërësisë. Ky
është shkaku që kah mesi i shek. XIX ka filluar që të përpilohen mjetet
informative. Ato janë të rëndësishme sepse mundësojnë qasje më të lehtë në
lëndë dhe më pak manipulim me to. Zgjidhje për atë ishte përpilimi sa më i mirë
dhe më i plotë i mjeteve informative. Në fillim mjetet informative ishin vetë
përshkrimi i zakonshëm, me numra të inventarit. Më vonë krijohen mjetet
shkencore-informative të plota dhe ato paraqesin burim themelor të informatave
për përmbajtjen e lëndës arkivore.
Kuptimi
Mjetet informative janë mjet përshkruese, qoftë e publikuar ose e
papublikuar, në letër ose në formën elektronike, të cilën e ka përpiluar krijuesit,
arkivi i shkrimtorës, arkivi ose depoja e dorëshkrimeve me qëllim të mbikëqy-
rjes fizike ose intelektuale në dokumente/lëndë arkivore.
Mjetet themelore informative-shkencore përfshijën bazën e të dhënave
të regjistrimit të lëndës në nivel vendor, regjional ose nacional: Udhërrefyes,
inventarë, regjistra, inventarë topografikë, katalogje, regjistrime të përkohë-
shme, indekse, inventarë analitikë; ndërsa për dokumente elektronike, dokume-
ntacionin në softver.
MJETET INFORMATIVE
Sipas Standardit Ndërkombëtarë ISAD (G), mjeti informativ është titull

i përgjithshëm për të gjitha llojet e përshkrimit ose mjeteve ndihmëse që ndonjë
institucion arkivor i ka përpiluar ose pranuar gjatë ushtrimit të detyrës së
mbikëqyrjes administrative ose intelektuale në lëndën arkivore.
Mjetet informative krijohen si rezultat rregullimit dhe përshkrimit të
lëndës arkivore dhe mundësojnë shfrytëzimin e saj. Varësisht prej nivelit të
përshkrimit (deri në cilën shkallë të përshkrimit është arritur), intenzitetit dhe
dedikimit, në terminologjinë e zakonshme të arkivistikës dallojmë disa lloje të

tyre.
LLOJET E MJETEVE INFORMATIVE

A. Mjetet informative, duke u bazuar në llojet, ndahen në dy grupe të
përgjithshme:
1. Mjetet themelore informative – Ato mund jenë sumare dhe analitike.
Përveç kësaj mund të jenë të përgjithshme (p.sh. udhërrefyesi nëpërmjet të
fondeve dhe koleksioneve të caktuara),
2. Mjetet informative të specializuara – mund të jenë tematike (psh.
tema arsimi dhe edukimi).
B. Sipas ndarjes tjetër, mjetet informative ndahen në:

1. Mjetet informative evidencuese
Ato janë të drejtuara në lëndën arkivore dhe materialin dokumentar te
krijuesit dhe poseduesit dhe në arkiv. Ekzistojnë pesë lloje të atyre mjeteve:
- Mjetet informative të evidencave për mbrojtjen e lëndës arkivore
jashtë arkivit – Ato janë kartoteka e regjistraturave, regjistri i regjistraturave
aktive, regjistri i regjistraturave të cilat kanë pushuar së funkcionuar dhe dosjet
e regjistraturave.
- Mjetet informative evidencuese për vendosjen e lëndës arkivore, të
fondeve dhe koleksioneve në arkiv. Kjo evidencë përpilohet kur lënda arrinë
në arkiv. Ato janë: treguesi topografik, udhërrefyesi nëpër depo, pasqyra e
fondeve, pasqyra e koleksioneve, regjistrimi i fondeve që gjenden momentalisht
në arkiv, regjistrimi i koleksioneve që momentalisht gjenden në arkiv dhe
regjistri i lëndës arkivore të rëndësisë së jashtëzakonshme që udhëhiqet në nivel
qendror dhe që ekziston në çdo shtet dhe ka të bëjë për lëndën e ndonjë arkivi
në vend ose jashtë vendit.
- Mjetet informative të evidenuese për lëndën e incizuar. Ka të bëjë
për lëndën arkivore të incizuar nga arkivat tjera dhe arkivin vetanak, me të
dhënat përkatëse, për vendin e incizimit, fondet, vitet, numrin e njësive të
inventarit, sasia në metër gjatësi, shenjat topografike në depo, etj. Në vitet e
fundit përveç evidencave për mikrofilma ekzistojnë edhe evidenca për lëndën
arkivore të digjitalizuar.
- Mjetet informative evidencuese për lëndën arkivore të shfrytëzuar
– Këto të dhëna merren në sallë të leximit. Kur shfrytëzuesi hyn në arkiv për
shfrytëzim të lëndës arkivore, ai përveç kërkesës me shkrim jep edhe të dhënat
personale, temën e hulumtimit, të dhënat për fondet dhe koleksionet e
shfrytëzuara dhe datat e shfrytëzimit.
204 | Arkivistika
- Mjetet informative evidencuese për mbrojtjen teknike të lëndës –

Lënda nga fondi mund të merret vetëm në shfrytëzim dhe shërim. Këtu ka të
bëjë për lëndën e cila është në restaurim dhe konservim. Në këtë evidencë
plotësohen të dhënat për titullin e fondit, numrat e njësive të inventarit, sinjatura
e dokumetntit, lloji i dëmtimit dhe lloji i shërimit.
2. Mjetet e përgjithshme informative

Qëllimi i tyre është që të sigurojnë lëndë nga dëmtimi, humbja dhe
vjedhja. Ato e përcjellin lëndën nga krijuesi deri në arkiv. Ekzistojnë disa lloje
të këtyre mjeteve informative. Ato së bashku duhet të jepin këto të dhëna, të cilat
janë të rëndësishme për mbikëqyrjen ndaj lëndës: të dhënat për lëndën e pranuar,
si ka ardhur lënda, sasia nga kush dhe kur është pranuar; të dhënat për
provinijencën nga ka ardhur; të dhënat për sasinë e lëndës arkivore, sa ka lëndë;
të dhënat për strukturën e lëndës, çka pëmban, sa fonde, lloji i lëndës; të dhënat
për distancën e viteve; të dhënat për gjendjen e lëndës arkivore, a duhet të
shërohet; të dhënat për vendosjen e lëndës, në cilën depo është vendosur; të
dhënat për valorizimin, a është asgjësuar materiali i pavlershëm dhe në çfarë
mase.
Në arkiv ekzisojnë këto mjete informative - evidenca:
Libri i pranimit të lëndës arkivore
Mbështet në librin arkivor, ku përveç të dhënave nga libri arkivor
ekzistojnë edhe këto të dhëna: data e pranimit të lëndës, sasia e lëndës, struktura
e lëndës, gjendja e lëndës, krijuesi i lëndës, vendosja e lëndës.
Inventari i përgjithshëm
Është regjistër i të gjitha fondeve dhe koleksioneve të një arkivi. Shërben
si dokument themelor për mbrojtjen e lëndës arkivore të arkivit, si dokumen-
tacion për të mirat kulturore dhe mjet i parë informativ për përmbajtjen e lëndës
të disa fondeve dhe koleksioneve. Nga ky formohen të gjitha llojet tjera të
mjeteve informative. Detyra e tij është që të shpreh renditjen e fondeve dhe
koleksioneve në arkiv.
Sipas inventarit të përgjithshmë lënda arkivore ndahet në: fonde të
personave juridik (institucioneve), fonde të personave fizikë (fondet personale
dhe familjare) dhe koleksionet.
Regjistrimi në inventarin e përgjithshëm bëhet sipas arrijtes në arkiv.
Renditja e pranimit përcaktohet nga libri i pranimit. Inventari i përgjithshëm jep
të dhëna më të përgjithshme për të gjitha fondet dhe koleksonet.
Inventari i përgjithshëm përbëhet prej këtyre pjesëve pjesëve kryesore:
a. Të dhënat e përgjithshme për fondin ose koleksionin. Këto të dhëna

janë edhe në librin e pranimit. Këtu janë edhe të dhënat se kujt lënda i takon,
kush është krijues, distanca e viteve;
b. Të dhënat në fond ose koleksion: data e pranimit, emri (ndryshimi i
emrit), distanca e viteve të fondit, emri i njësive organizative dhe distanca e vite-
ve si dhe vëllimi i lëndës – numri i fashkujve dhe kutive, librave dhe metrazha;
c. Të dhënat për gjendjen e lëndës në fond ose koleksion. Këto të dhëna
plotësohen përherë. Shënimet për fondin ose koleksionin – se fondi ose
koleksioni janë a të plotë, a ka ndonjë zbrazëti, a ekziston lënda e incizuar, se si
ka ardhur lënda në arkiv.
Dosja e fondit/koleksionit
Përpilohet së bashku me inventarin e përgjithshëm. Duhet të përfshinë
këto pjesë: emri i fondit/koleksionit, numri i inventarit, procesvërbalin për
pranimin e lëndës arkivore, shënimin preliminar historik për fondin, raportin për
rregullimin e lëndës para ardhjes në arkiv, raportin për materialin e asgjësuar, të
dhënat për kompletimin e lëndës, të dhënat për përpunimin e lëndës.
Regjistri i rariteteve
Ky regjistrim është me rëndësi që raritetet të ruhen dhe të mbrohen.
Raritete janë dokumentet e jo lëndët. Regjistrimi i rariteteve do të mbështetet në
përpilimin e regestave. Duhet të shënohen këto të dhëna: privinijenca – nga i cili
fond dokumenti ka ardhur dhe cili është numri i inventarit në atë fond. Në atë
fond vëhet fletëza pyetëse që flet se ku dokumenti është bartur; emri zyrtar i
dokumentit; lloji i dokumentit; autori i dokumentit; numri i faqeve të
dokumentit; gjuha e dokumentit; materiali ose baza e dokumentit; përmbajtja e
shkurtër (1-2 fjali).
Ky regjistrim i rariteteve hartohet sipas dy mënyrave: sipas rendit të
hyrjes në arkiv dhe sipas përmbajtjes, përktësisht sipas rëndësisë së përmbajtjes
së dokumentit.
Pasqyra e fondeve dhe koleksioneve

Përfshinë shënimet e përgjithshme për të gjitha fondet dhe koleksionet
arkivore të një shteti.
Udhërrëfyesi arkivor
Udhërrefyesi arkivor është mjet informative, i cili i përshkruan fondet të
një ose të disa arkivave dhe/ose të depove të dorëshkrimeve sipas ndonjë teme,
periudhe kohore ose treve gjeografike ose sipas llojeve përkatësisht kategorive
206 | Arkivistika
të dokumenteve ose të lëndës arkivore. Udhërrefyesi zakonisht përpilohet sipas

fondeve, llojin e lëndës arkivore ose koleksioneve, ndërsa brenda tyre sipas
nënfondeve dhe serive.
Udhërrefyesi arkivor tematik është përshkrim i njësive arkivore të

ndonjë lëndë të rëndësishme për ndonjë temë, ndonjë trevë ose periudhë kohore.
Udhërrëfyesi në pjesën hyrëse përmban historikun e arkivit, të dhënat
për shfrytëzimin e lëndës dhe bibliografinë.
MJETET INFORMATIVO-SHKENCORE
Përveç mjeteve informative të theksuars ekzistojnë edhe mjetet

informative-shkencore, siç janë invetari sumar, inventari analitik, regesti dhe
katalogu.
Mjetet informative-shkencore nuk janë interne, por janë të dedikuara
shfrytëzuesve për qëllime shkencore dhe operative. Duhet të ofrojnë informata
themelore për historikun e fondit ose të koleksionit. Me rëndësi është statusi dhe
hierarkia e krijuesit të fondit. Këto mjete i përpilojnë arkivistët me përvojë dhe
të shkolluar. Është e dëshirueshme që arkivisti, i cili e ka përcjellur lëndën të
krijuesi të përpilon edhe mjetet informative-shkencore, sepse ai më së miri e
njeh strukturën organizative të krijuesit të fondit.
Qëllimi i mjeteve informative-shkencore është që shfrytëzuesve t’iu
ofron të dhëna të plota për përmbajtjen e lëndës arkivore të një fondi ose
koleksioni.
Mjetet informativo-shkencore përherë përpilohen pas rregullimit dhe
përpunimit të fondit/koleksionit. Ato duhet të ofrojnë këto të dhëna:
- objektive – që mos të ketë kurrfarë konkluzione vetanake;
- gjithëpërfshirëse – asgjë me rëndësi nuk guxon të mbetet; dhe
- përmbledhëse – nuk guxon të ketë të dhëna të panevojshme.
Hartimi i mjeteve informativo-shkencore nuk përpilohen pa u përpiluar
mjetet informative të përgjithshme. Mjetet informativo-shkencore duhet të
përcjellin strukturën e fondit. Thelbësore është që të respektohet parimi i tërësisë
dhe i provinijencës. Renditja nuk guxon të jetë subjektive, por të përcjell
renditjen e numrave të inventarit të dokumentit dhe të lëndëve.
Përpilimi i mjeteve informativo-shkencore

Përpilimi i mjeteve informativo-shkencore paraqet pjesën përfunditare të
përpunimit të lëndës arkivore. Me këtë fondi ka qasje. Mundësimi i shfrytëzimit
të lëndës arkivore është puna më e rëndësishme e arkivit, përveç mbrojtjes së

lëndës arkivore. Marrëdhënia e arkivit me publikun mbështetët në dy parime:
parimi i transparencës dhe parimi i qasjes. Me këto parime nënkuptojmë të
drejtën e çdo hulumtuesi, individi, institucioni etj. të shfrytëzon lëndën arkivore
pa kurrfarë përkufizimi, përveç kur sipas dispozitave ligjore dokumenti është i
mbrojtur me ligj si dokument me interes shtetëror dhe nëse krijuesi urdhëron
ndryshe (p.sh. te fondet personale).
INVENTARËT
Inventari është përshkrim i njësive arkivore të një fondi ose koleksioni,

i cili mundëson kërkimin, gjetjen dhe kuptimin e përmbajtjes dhe kontekstit të
njësisë arkivore brenda fondit si dhe gjetjen e njësive arkivore përkatëse.
Te përpilimi i inventarëve, së pari përpilohet inventari sumar, pastaj
analitik, regesti dhe në fund katalogu.
Inventari sumar (përmbledhës)

Inventari sumar është regjistrim përmbledhës i njësive arkivore brenda
tërësive të mëdha arkivore (fondeve, koleksioneve). Ai është mjet shkencoro-
informativ për lëndën arkivore të një fondi ose koleksioni.
Ky inventar përpilohet pas rregullimit të fondit dhe duhet të ketë çdo
arkiv. Detyra e tij është që të informon shfrytëzuesin për përmbajtjen e lëndës.
Objekt i përpilimit të inventarit sumar është fondi ose koleksioni. Njësia
themelore e përshkrimit është fashikulli, kutia dhe libri.
Gjatë përpilimit të inventarit sumar duhet të respektohet parimi i
provinijencës. Njësitë e inventarit përpunohet me atë renditje siç janë rregulluar
dhe asgjë nuk guxon të kapërcehet. Numrat e njësive të inventarit shkojnë në
kontinuitet pa marrë parasysh se cilës njësi organizative i takojnë.
Nuk është e paraparë se sa duhet të jetë madhësia e përshkrimit të
inventarit, por kjo varet nga sasia, përmbajtja dhe vjetërsia e lëndës.
Rekomandohet që inventarin ta përpilon një arkivist profesionalist. Me këtë
respektohet parimi i njëtrajtshmërisë.
Inventari sumar përbëhet prej pesë pjesëve:

- Faqja e parë. Këtu shënohet titulli i plotë i arkivit dhe shkurtesa
(Arkivi Shtëtëror i Kosovës (ASHK), numri themelor i fondit ose koleksionit
(emri i shkurtër, përherë shkruhet emri i fundit), vitet kufitare në fond ose në
208 | Arkivistika
koleksion, numri sumar i njësive të inventarit në fond ose në koleksion – sa kuti,

fashikuj, libra janë, por nuk shkruhet saktësisht se sa dokumente janë.
- Parathënia. Shkruhet shkurtimisht dhe në te duhet përshkruar
strukturën e invetarit sumar (çka përmban fondi) dhe të tregohet në zbraztësirat
(se çka mungon).
- Shënimi historik. Përbëhet prej tri pjesëve: historiku i krijuesit të
fondit – kjo është biografia e institucionit; shënimi për organizimin hirarkik të
fondit – zakonisht përpilohet në formë grafikoni; shënimi për strukturën e
brendshme të fondit – duhet të tregon varësinë reciproke të njësive organizative.
- Përshkrimi i inventarit. Kjo është pjesa më e rëndësishme dhe
përbëhet nga këto pjesë: numri rendor nga faqja e parë, emri i krijuesit të fondit
dhe emri i njësisë organizative, distanca e viteve në fond; titulli i çdo njësie të
inventarit, p.sh. 80 fashkuj, 110 kuti….; numri i përgjithshëm i dokumenteve
dhe numri i përgjithshëm i fletëve (të plota, të zbrazëta dhe të pastra) në çdo
njësi të inventarit; përmbajtja sumare e lëndës. Kjo përmbajtje nuk guxon të
shkruhet në formë të thashethënave, por pëshkrim i përmbajtjes. Kjo përmbajtje
duhet të jetë precize dhe e qartë si dhe duhet të paraqet faktet më të rëndësishme
në dokument. Përmbajtja jipet në gjuhën amtare, pa marrë parasysh se në cilën
gjuhë është shkruar dokumenti. Në fund, në rubrikën - vërejtje, shënohet se
dokumenti a është i dëmtuar dhe më pastaj a është gjetur dhe plotësuar me
ndonjë dokument i ri.
Inventari sumar përgatitet zakonisht në formë të librit (varësisht prej asaj
se sa njësi ekzistojnë, përpilohet një ose më me shumë libra).
Inventari analitik
Inventari analitik nuk përpilohet për tërë fondet dhe koleksionet, por
vetëm për ato më të rëndësishmit dhe përpilohet pas inventarit sumar. Derisa te
inventari sumar njësia themelore është fondi ose koleksioni, të inventari analitik
është lënda. Renditja e përpunimit e përcjell renditjen e lëndëve. Nëse është fjala
për shumë lëndë në një fond, duhet të përcillet renditja e lëndëve. Përmbajtja
është shumë detale dhe duhet të jetë precize dhe objektive. Llojet e dokumenteve
duhet në mënyrë të qartë të theksohen. Kjo për inventarin sumar nuk bëhet.
Inventari analitik paraqet strukturën e lëndës së caktuar në fond.
Struktura e inventarit analitik e përcjell strukturën e inventarit sumar, por faqës
e parë i shtohet edhe titulli i lëndëve.
REGESTI
Regesti është përmbajtje e shkurtër, përmbledhje ose paraqitje e shkurtër

e dokumentit. Përpilohet vetëm për dokumente me rëndësi të veçantë. Njësi
themelore e përshkrimit është dokumenti. Regesti është mjeti i parë
informativo-shkencor dhe zanafilën e ka nga Mesjeta. Në shek. XIX regesti më
tepër i është përshtatur nevojave të shkencës, dhe gjithnjë e më tepër është
përsosur. Fjala regenere d.m.th. shkurtimisht të përsëritet. Në të vërtet regesti e
përsërit përmbajtjen.
Regesti përbëhet prej gjashtë pjesëve:
- sinjatura e një dokumentit – me këtë përcaktohet vendi i sakt i
dokumentit në fond;
- data dhe vendi i krijimit të dokumentit – viti, muji dhe dita. Nëse në
dokument është i shënuar data, atëherë e shënojmë ( ), e nëse e dijmë datën nga
ndonjë burim tjetër atëherë e shënojmë [ ];
- emri dhe mbiemri i autorit të dokumentit, adresantit (dërguesit) dhe
adresatit (pranuesit). Përveç emrit shënohet edhe titulli, nëse ekziston në
dokument;
- përmbajtja e dokumentit – kjo është pjesa më e rëndësishme e
dokumentit. Ajo duhet me qenë e shkurtër, por varët edhe nga ajo se çfarë
dokumenti është në pyetje;
- anotacioni (shënimi) – kjo është pjesë me rëndësi. Këtu plotësohet dhe
shpjegohet, p.sh. se si ka ardhur dokumenti, a është origjinal apo kopje etj, dhe
- karakteristikat e jashtme të dokumentit – kjo ka të bëjë sidomos me
dokumentet e vjetra dhe të rëndësishme. Për shkak të rëndësisë i shtohen edhe
këto të dhëna: lloji i dokumentit (diplomë, dekret, letër, kontratë, padi); forma e
dokumentit (origjinal, kopje, koncept, përshkrim); materiali ose baza (letër,
mikrofilm, dokument audio-vizual etj.); numri i fletëve dhe formati i dokumentit
(i plotë, i zbarazët, fletë e pastër. Formati shënohet në centimetra).
Në përpilimin e regestave duhet me qenë restriktiv. Sot regesti gjithnjë e
më pak po përpilohet.
INDEKSI
Indeksi është mjet informativ për gjetjen më të lehtë dhe më të shpejtë të

kuptimeve të caktuara (emrave, kuptimeve gjeografike, temave).
Në parim përpilohen tri lloje të indekseve.
210 | Arkivistika
a. Indeksi emëror. Mund të jetë i dyfisht: indeksi i përgjithshëm (në te

shënohen të gjitha emrat në atë njësi të inventarit) dhe indeksi i specializuar (në
te shënohen vetëm disa emra). Mund të jetë edhe më shkurtër (vetëm viti i lindjes
dhe i vdekjes) dhe zhvilluar (me biografinë e shkurtër). Personat në indeks
shënohen ashtu siç paraqiten në tekstin e dokumentit.
b. Indeksi gjeografik. Përpilohet nëse ka shumë emra gjeografik.
Indeksi gjoegrafik varet nga fondi dhe mund të udhëhiqet sipas abecedës ose në
bazë territoriale.
c. Indeksi tematik. Në përgjithsi, ky është indeks i kuptimeve dhe i
ngjarjeve. Në institucionet arkivore, zakonisht indeksi përpilohet për ngjarje.
Indeksimi
Indeksimi është proces i zgjidhjes apo hartimit të indeksimit të caktuar
dhe përdorimit të tij në testin e dokumentit të caktuar, që bëhet në bazë të
klasifikimit. Indeksimi në sistemin informativ është përshkrim i përmbajtjes së
njësive duke i zgjedhur termat më të përshtatshme. Kështu që termat e zgjedhura
e përbëjnë fjalorin i cili është bazë e sistemit të kërkimit të njësive të
përshkruara. Përveç kësaj, indeksimi është edhe veprim i vendosjes së pikave të
qasjes me qëllim të gjetjes së dokumenteve dhe informatave.
Me rëndësi të veçantë te indeksimi duhet përmedur fjalën deskriptor.

Deskriptori është fjalë çelës e standardizuar për përpilimin e indekseve kordinate
të njësive përshkruese, i takojnë gjuhës natyrore e cila është e liruar nga
sinonimet, homonimet etj. Deskriptorët funksionojnë pavarësisht njëri prej tjetrit
dhe të dhënë një tërësi mund të tregojnë kuptime të pavarura të cilat gjenden të
shpërndara në ndonjë dokument.
Deskrepsion është përshkrim i dokumentit, tekstit pa qëllim të
komentimit.
KATALOGU
Katalogu është:
- mjet ndihmës për identifikimin dorëshkrim-manuskripteve;

- koleksion i regestave në formë të skedarit dhe i rregulluar sipas skemës
të përcaktuar paraprakisht.
3. gjenerik për të gjitha mjetet ndihmëse arkivore.
Katalogu është mjet informative-shkencor mjaft i rëndësishëm. Rrjedh

nga fjala greke katalogos, që do të thot regjistrim, regjistër. Nëse hulumtuesi
vjen në arkiv, ai fillimisht e kërkon katalogun, sepse ai jep të dhëna për atë se
çfarë të dhëna ka në lëndë dhe në vet dokumentin. Objekt i punimit të katalogut
është lënda ose dokumenti. Gjatë përpilimit të katalogut nuk respektohet
parimi i provinijencës. Katalogu përpilohet nëse ekziston regesti, sepse në bazë
të tij edhe përpilohet.
Katalogu është regjistrim i lëndës, zakonisht e rregulluar sistematikisht,
duke i përshkruar veçantitë. Katalogjet punohen në formate të ndryshme, duke
përfshirë librat, kartelat, mikrofilmat ose format elektronike.
Në mënyrë që të përpilohet katalogu, ekzistojnë disa parime të cilave
duhet përmbajtur. Katalogu duhet të jetë sistematik – asnjëherë nuk përpilohet
vetëm një katalog, por disa lloje. Katalogu përpilohet së paralel me inventarin
sumar.
Nga mënyra e grupimit të të dhënave, ekzistojnë këto katalogje:
- Katalogu logjik - në te, të dhënat mund të inventarizohen sipas temave
dhe veprimtarive, e në kuadër të tyre sipas rendit kronologjik);
- Katalogu formal - të dhënat grupohen sipas abecedës, pastaj sipas
emrave, përcaktuesve gjeografikë, etj.).
Katalogjet e ndryshme kanë edhe strukturën e ndryshme të të dhënave.
Katalogu përpilohet për dedikim të caktuar. Ekzistojnë katër lloje të katalogjeve:
- Katalogu sistematik – të dhënat paraqitën sipas lëmive dhe
veprimtarive.
- Katalogu lëndor – të dhënat në te grupohen sipas lëndëve, p.sh.
veprave, personaliteteve, emrave të vendeve…. Përpilohet sipas rendit alfabetik.
Në te përherë ekzistojnë rubrikat dhe nënrubrikat. P.sh. nëse rubrika është emri,
nënrubria zakonisht është profesioni. Nëse rubrika është kuptim gjeografik,
nënrubrika mund të jetë e llojllojshme, p.sh. historia, territori, demografia,
ekonomia, arqitektura, etj. Rubrika mund të jetë kuptim, atëherë nënrubrika
disiplina ose pjesë e kuptimit. Rubrika mund të jetë kronologjike (vitet 1998-
1999), ndërsa nënrubrika krimet serbe, lufta e UÇK-së etj. Në kuadër të rubrikës,
nënrubrikat shënohen sipas abecedës, e jo në mënyrë kronologjike.
- Katalogu lëndoro-tematik – këtu përherë është rubrika veprimtaria.
P.sh. nëse rubrika është shkenca informative, nënrubrika mund të jetë –
arkivistika, ndërsa tema – pranimi i lëndës, përpunimi i lëndës etj.
- Katalogu kronologjik – të dhënat në te grupohen sipas viteve dhe
datave.
Cili do katalogj që përpilohet, obligativisht duhet të përfshinë pesë lloje
të të dhënave:
212 | Arkivistika
- Të dhënat e klasifikuara – katalogu përpilohet për dokumente ose

lëndë, por duhet ditur se cilës lëndë ai dokument i takon. Këtu shënohen këto të
dhëna: rubrika dhe nënrubrika (p.sh. industria), koha (viti i dokumentit), p.sh.
1980, Fabrika e amortizatorëve Prishtinë;
- Të dhënat informative - shenojnë vendin e dokumentit në fond. Ato
informojnë për dokumentin, kush është adresant dhe adresat, cila është
përmbajtja themelore, p.sh. shenja e dokumentit, lloji i dokumentit (raport
vjetor), materiali i dokumentit (letër), adresanti – autori i dokumentit (kontabi-
liteti), adresati (kujt dokumenti i është dërguar, kolegjiumit, përmbajtja e
shkurtër e dokumenit (të hyrat dhe të dalurat), të dhënat bibliografike (kryesisht
shkruhen për letra);
- Të dhënat pyetëse - tregojnë se si mund të gjendet dokumenti ose
lënda, gjetjen e dokumentit ose të lëndës në fond ose atë fond në arkiv. Këtu janë
këto të dhëna: titulli i arkivit, titulli i fondit, titulli i njësisë organizative dhe
sinjatura.
- Të dhënat e jashtme - emri dhe mbiemri i arkivistit i cili e ka përpiluar
katalogun dhe datën kur është përpiluar katalogu;
- Të dhënat kontrolluese - shfrytëzohen pas revizionit të dokumentit.
Llojet e katalogjeve
Ekzistojnë katër lloje të katalogjeve:
- plani universal i klasifikimit - është më i rralli dhe përpilohet për
çështjet më të rëndësishme. Ky është klasifikimi i shteteve të ndryshme, sipas
veprimtarive;
- plani nacional i klasifikimit - klasifikimi i lëndës nga lëmitë e
ndryshme në një shtet;
- plani i specializuar i klasifikimit – lënda klasifikohet në kuadër të një
veprimtarie, në kuadër të të gjitha veprimtarive;
- plani individual i klasifikimit – kategorizimi i lëndës së një
institucioni. Ky katalog përpilohet më së shpeshti.
Përveç këtyre katalogjeve, përpilohen edhe:
- Katalogu abecedik, në të cilin fletët/skedat janë të renditura sipas
abecedes së autorëve idividualë a kolektivë, përkatësisht titujve, dhe
- Katalogu emrëror, mjet informativ ku kartelat me shënime për lëndën
sistemohen dhe renditën sipas emrave/mbiemrve të individëve, pseudonimeve,
etj.
Katalogjet përpilohet në formë të fletëve ose në formë të librave. Sot ata
përpilohen edhe në mënyrën elektronike.
RREGULLIMI DHE PËRPUNIMI I

DOKUMENTACIONIT SPECIFIK
DOKUMENTACIONI TEKNIK
Kuptimi i dokumentacionit teknik

Dokumentacioni, përkatësissht lënda arkivore teknike është pjesë
përbërse e tërë dokumentacionit arkivor që ruhet në arkiv dhe jashtë arkivit.
Sipas terminologjisë arkivore dokumente teknike përfshijnë dokumente të
krijuara gjatë procesit të hulumtimit dhe të projektimit të ndërtesave, makinave
etj., gjatë organizimit të proceseve prodhuese, si dhe rezultateve të punës
shkencoro-hulumtuese nga lëmi i teknikës; krijimi gjatë bartjes në vizatim,
llogaritje, në grafikone dhe përshkrime të dokurive natyrore, të proceseve
artificiale, etj.
Llojet e dokumenteve teknike

Në llojet e dokumenteve teknike bëjnë pjesë: vizatimet, vizatimet
teknike, llogaritë, përshkrimet teknike, grafikonet, materiali teknologjik, foto-
dokumentet, parallogaritë, materiali hartografik, etj.
Tërësitë e dokumentacionit teknikë, të cilat krijohen në institucionet
shkencore ose në byrotë projektuese i quajmë:
1. Projektet,
2. Raportet mbi hulumtimet,
3. Komplekset e materialit topografik-gjeologjik dhe hartografik.
Këto dallohen për kah përmbajtja dhe përbërja e dokumenteve që hyjnë
në to.
Projekti – është kompleksi i dokumenteve teknike, i cili ka të bëjë për
një mjet të ndërtimit ose me çështjet e prodhimtarisë industriale. Projekti i
ndërtimit përbëhet kryesisht prej këtyre elementeve kryesore: detyrës
projektuese, projekti i përpiluar teknik dhe projekti ekzekutues. Varësisht prej
llojit të projekteve dallojmë edhe pjesët përbërëse të tij, si p.sh. dokumentacioni
investues teknik, projekti ideor, projekti kryesor, projekti ekzekutues (ndërtimit,
i pajisjeve), etj.
Raportet mbi hulumtimet: - përfshijnë kompleksin e dokumenteve të
shkruara me punën hulumtuese-shkencore të një institucioni, grupe të veçanta,
apo të një sektori të organizatës punuese. Ato mund të përbëjnë llogari të
214 | Arkivistika
ndryshme, grafikone, vizatime, skema, analiza, tekste, si dhe dokumente tjera

teknike, si p.sh. raportet gjeologjike, analizat klimatike e të tjerë.
Materiali topografiko-gjeologjik dhe hartografik – si komplekse
grupohen sipas territoreve, llojeve të fotografimit, punëve në terren dhe
proporcioneve.
Dokumentet gjeologjike përbëjnë dokumentet e shkuara dhe figurative,
proces i fiksuar dhe rezultat i hulumtimeve të koresë së tokës, ndërsa,
dokumentet hidrologjike janë dokumente të shkruara dhe figurative, rezultate të
fiksuara në hulumtimin e ujrave natyrorë, fenomeneve dhe proceseve që
rrjedhin, etj.
Dokumentet kartografike, janë dokumente që përbajnë informata të
shënuara në formë grafike dhe fotogrametirke, pjesë e paraqitjes së sipërfaqes
tokësore ose të ndonjë trupi qiellor, siç janë hartat gjeografike, mapat, projektet
dhe lëndë e njëjtë (globuset, hartat topografike dhe hidrografike, kartogramet,
modelet e relievit, fotografitë qiellore).
Sipas dedikimit ose veçorive, hartat mund të jenë të përgjithshme dhe
speciale. Hartat speciale sipas dedikimit të vet, ndahen në: harta fiziko-gjeogra-
fike (gjeologjike, pedologjike, hidrografike, botanike); socialo-ekonomike
(ekonomike, energjetike, të komunikacionit, të bujqësisë); socialo-gjeografike
(etnografike, demografike, historike, politiko-administrative).
Në dokumentet teknike nënkuptojmë edhe planin urbanistik të lagjeve,
të rrugëve lokale e rajonale, hekurudhave, elektronave etj.
Lloj të veçantë të dokumentacionit teknik paraqesin edhe dokumen-
tacioni investivo-teknik. Ky njëherit është edhe lloji më i shumtë i dokumenta-
cionit teknik.
Evidencat për dokumentacionin teknik

Për këtë dokumentacion të krijuar mbahen evidenca të veçanta. Në
evidencë shënohen këto të dhëna: titulli i objektit të investituar, titulli i
nënobjektit (repartit) dhe kapacitetet e tij, titulli i organit, i cili e ka dhënë lejen
për ndërtim me numër dhe datë të vendimit, përmbajtja e dokumentacioit
investivo-teknik (projekti arqitektonik, llogarija e statikës, instalimi projektues
etj.), titulli i organizatës e cila e ka përpiluar dokumentacionin investivo-teknik,
titullin e organizatës, e cila e ka dhënë pelqimin për dokumentacion me datën
dhe numrin e pelqimit, të dhënat për ndryshimet dhe plotësimet e mëvonshme
në dokumentacion, numrin dhe datën e lejës së përdorimit dhe vërejtjet.
Prejardhja e dokumentacionit teknik

Dokumentacioni teknik mund të ketë prejardhjen nga burime të

ndryshme. Të krijuesit ajo mund të krijohet nga veprimtaria e përhershme e
byrove projektuese ose nga obligimet e kontraktuara, por edhe me marrjen e
dokumentacionit të gatshëm teknik. Ndërsa, në arkiv ky dokumentacion vjen me
rastin e pranimit nga krijuesit e ndryshëm.
Dokumentacioni teknik ka një vlerë të madhe dhe të veçantë, si në
aspektin historik, shkencor, juridik, por edhe operativ.
Krijimi i dokumentacionit teknik

Dokumentacioni i karakterit teknik është një lloj dokumentacioni
burimor i shkruar për historinë, shkencën dhe teknikën. Karakterizohet për kah
specifiteti i vet, si për kah përmbajtja, ashtu edhe për kah lloji i materialit dhe
mënyra e punimit.
Dokumentacioni teknik krijohet gjatë procesit të hulumtimit dhe të
projektimit të ndërtesave, makinave e tjerë, gjatë organizimit të proceseve
prodhuese, dhe si rezultat i punës shkencoro-hulumtuese nga lëmi i teknikës.
Ajo krijohet gjatë bartjes në vizatim, llogaritjeve, grafikoneve dhe përshkrimi i
dukurive natyrore, proceseve artificiale, si dhe krijimi i llojeve tjera të lëndës
teknike.
Formati i dokumentacionit teknik

Dokumenetacioni teknik, nga dokumentacioni tjetër dallohet nga formati
jostandar, bazën në të cilën është punuar, punimit teknik, rëndësisë,
konfedincialitetit të të dhënave që përban dhe mënyrës së krijimit ose të marrjes.
Shumica e vizatimeve në dokumentacionin teknik janë të dimenzioneve
jostandarde A0 (841 x 1189 mm= m². Shumë objekte të ndërtimit të ulët janë
projektuar në formatin vazhdues A4 (lartësia 297 mm), ndërsa gjatësia në disa
metra. Këto vizatime lidhen dhe me procedurën e përcaktuar palohen në
formatin A4. Ndërsa, dokumentet të tjera janë të formateve shumë më të mëdha.
Ky dokumentacion krijohet në lloje të ndryshme të letrës (më së shumti
në paus) ose në folitë plastike.
Qëllimi i rregullimi të dokumentacionit arkivor teknik

Veprimtaria themelore e çdo arkivi është rregullimi dhe përpunimi i
lëndës arkivore. Rregullimi i lëndës arkivore, duke përfshirë edhe
dokumentacionin teknik ka për qëllim që të përcakton rendin dhe vendin e
përhershëm të tij në fond.
216 | Arkivistika
Qëllimi i rregullimit i këtij lloj dokumentacioni është: pasqyriteti dhe

kuptushmëria e strukturës; që më lehtë të administrohet dhe që shfrytëzuesi të
identifikon dhe të gjenë ma lehtë.
Plani i rregullimit të dokumentacionit arkivor

Dokumentacioni për rregullim zgjidhet sipas prioritetit dhe rëndësisë së
fondeve. Fillimisht menaxheri i arkivit për rregullim të dokumentacionit teknik
që posedon arkivi e që është në gjendje të parregulluar duhet bërë planin e punës
dhe prioritetet e dokumenteve. Zakonisht duhet të rregullohen dhe përpunohen
dokumentet që janë më të rëndësishmet dhe që kërkohen më së shumti nga palët.
Për radhitjen e punëve në disa fonde, merret vendi dhe roli i dokumenta-
cionit teknik, vendi dhe koha e krijimit të dokumentacionit, pastaj rëndësia e tij
shkencore, historike, politike, ekonomike, kulturore dhe praktike.
Sistemet e rregullimit
Me që dokumentacioni teknik dallohet për kah përmbajtja, karakteri dhe
përbërja e tij, andaj rregullimi dhe sistemimi i tij bëhet në mënyra të ndryshme.
Ndërsa, sistemimi i punëve shkencoro-hulumtuese varet nga karakteri i tyre.
Ekzistojnë sisteme të ndryshme të rregullimit të këtij dokumentacioni,
pa marrë parasysh a është fjala për objektet e ndërtimit ose të instalimit (doku-
mentacioni projektues), makinave dhe pajisjeve ose të prodhimeve (dokumenta-
cioni teknik).
Mënyrat e rregullimit të dokumentacionit arkivorë janë: sistemi alfabe-
tik, tematik, gjeografik, kronologjik, etj.
Si shembull mund ta marrim dokumentacionin teknik të ujësjellsit dhe të
kanalizimit. Dokumentacioni i kësaj ndërmarrjeje mund të rregullohet sipas
lokacionit të tyre, si: rrugëve, lagjëve (sistemi gjeografik), me shkronjën e parë
të emrit të rrugës (sistemi alfabetik) ose sipas viteve të ndërtimit të trasave të
caktuar të ujësjellësit ose të kanalizimit (sistemi kronologjik).
Në kuadër të një elaborati projektues rregullohen, dhe më pastaj
evidencohen, të gjitha pjesët përbërëse të saj: studimi projektues, detyra
projektuese, llogaria statike, llogaritja dhe përcaktimi i punëve, zgjidhja ideore,
programi investues, skicat dhe hartat e gjeodezisë, projekti kryesor dhe
ekzekutues, projekti i instalimit, projekti i armaturës etj.
Parimet e rregullimit të dokumentacionit arkivor teknik

Gjatë rregullimit të kësaj lënde, këtu duhet t’i përmbahemi parimit të
provenijencës së lirë dhe të integritetit.
Parimet themelore të rregullimit të dokumentacionit arkivor teknik

bazohet sikurse edhe të lënda arkivore tjetër në kuadër të një fondi. Zakonisht,
duhet bazuar në parimin e provinijencisë që do të thotë rregullimi ashtu siç është
krijuar lënda të krijuesi, ndërsa, parimi tjetër është i provinijencës së lirë, atëherë
kur dokumentacioni teknik dhe dokumentacioni tjetër është në gjendje të
parregulluar, atëherë arkivisti përcakton mënyrën e rregullimit. Zakonisht, te
dokumentet arkivore teknike zbatohet rregullimi në këtë mënyrë: sipas
objekteve, në kuadër të objekteve sipas llojit, më pastaj vitit.
Format e rregullimit
Në arkiv dokumentacioni rregullohet sipas parimeve dhe metodave të
përcaktuara, që atë e quajmë rregullim arkivor. Dokumentacioni teknik
kryesisht është pjesë përbërëse e ndonjë fondi në arkiv, andaj edhe rregullimi
dhe përpunimi j tij bëhet në kuadër të atij fondi.
Duhet pasur parasysh se gjatë rregullimit të dokumentacionit arkivor
teknik, dokumentacioni teknik i objektit të rrënuar e humb rendësinë operative,
por e fiton rëndësinë historike. Kjo lëndë nuk guxon të asgjësohet.
Nëse për ndonjë objekt mungon ndonjë dokument teknik, atëherë
arkivisti atë duhet të angazhohet që ta plotëson me projekte të njëjta nga fondet
tjera, me që dokumentacioni teknik mund të ruhet në disa vende, aty ku është
projektuar, Byron projektuese, kryesin e punimeve, investitorin, organit për
dhënie të lejes, etj.
Përpunimi i dokumentacionit arkivor

Pas rregullimit të dokumentacionit arkivor teknik në kuadër të një fondi,
atëherë bëhet edhe përpunimi i tij. Përpunimi është fazë më e lartë e procedurave
të punës në një fond.
Përshkrimi i dokumentacionit arkivor teknik dhe të tjerë mundëson:
identifikimin, prezantimin, gjetjen dhe administrimin me lëndën.
Në arkiv për lëndën arkivore teknike, për gjetjen dhe shfrytëzimin më të
lehtë hartohen mjetet informative, siç janë: lista e brendshme për çdo kuti
arkivore, inventari sumar dhe sipas nevojës edhe regjistri. Për dokumentet me
rëndësi të madhe mund të hartohen edhe inventari analitik.
Elementet themelore të regjistrimit të kësaj lënde janë: titulli i
institucionit, numri dhe titulli i projektit dhe përmbajtja e dokumentacionit.
Për përpunimin teknik të dokumentacionit, mjaft me rëndësi është
rëndësia dhe dedikimi i objektit, sepse nga ajo varet edhe shkalla e rregullimit
detal arkivor të dokumentacionit. Kur të kryhet formimi i njësive arkivore
(teknike), atëherë dokumentacionin duhet regjistruar. Shënimet kryesore të
218 | Arkivistika
regjistrimit janë: 1. Titulli i institucionit projektues dhe njësitë e tij organizative;

2. Titulli i projektit; 3. Shifra e projektimit; 4. Data e punimit; 5. Numri i fletëve.
Në mënyrë që të kemi një pasqyrë të qartë të përmbajtjes së
dokumentacionit teknik, përkatësisht projekteve të tjera, në arkiv kryhen të
gjitha ato punë profesionale të parapara me normat dhe udhëzimet profesionale.
Për përshkrimin e lëndës arkivore, rekomandon edhe Standardi
ndërkombëtar ISAD (G), që obligon çdo arkiv që për lëndën arkivore në kuadër
të një fondi të përpilon: shenjën e identifikimit (sinjaturën), titullin e njësisë
arkivore, vitin e krijimit të njësisë arkivore, nivelin e përshkrimit (fond, seri ose
nënseri etj.).
Pajisjet teknike dhe arkivimi i dokumenteve teknike

Dokumentacioni arkivor duhet vendosur dhe ruajtur në gjendje të rregullt
dhe të sigurt, të pajisur teknikisht dhe të formësuar në njësi arkivore. Pasi njësitë
arkivore të pajisen teknikisht, pastaj duhet të regjistrohen njësitë arkivore dhe
ato të vendosën në depo.
Njësitë arkivore vendosën në mbëshështjellës ose në ambollazhë tjetër të
përshtatshme me qëllim të përdorimit më të lehtë dhe të mbrojtjes. Pastaj ato
vendosën në njësitë teknike, siç janë: mapat, regjistratorët, kutitë arkivore,
lidhëset e tjë tjera.
Në këto njësi teknike shënohet këto elemente të përshkrimit: titulli i
fondit/emri i krijuesit, titulli i krijuesit, numri rendor i njësisë teknike, viti ose
vitet e lëndës teknike në njësinë teknike, lloji i dokumenteve të vendosura në
njësi teknike dhe shenja ose distanca e shenjave në njësinë teknike dhe numri
rendor i njësisë teknike.
Sikurse edhe dokumentacioni tjetër, edhe ai teknik, pasi të vëhet në
njësitë teknike (kuti, fashikuj, mapë, lidhese etj.), për ruajtje të përhershme
vendoset në depo të arkivit.
Mbrojtja dhe ruajtja në depo të arkivit

Që nga momenti i krijimit të dokumenteve teknike, por edhe të tjera me
dispozita ligjore vendore, standarde ndërkombëtare por edhe me akte të
brendshme normative është rregulluar mënyra e mbrojtjes, rregullimit,
përpunimit, ruajtjes e tjerë të tyre. Mirëpo, fatkeqësisht kjo nuk po funkcionon,
institucionet tona që e krijon atë dokumentacion nuk iu përmbahen atyre
dispozitave.
Krijuesit dhe poseduesit e lëndës arkivore, duke përfshirë edhe ate
teknike janë të obliguar që lëndën arkivore ta ruajnë në gjendje të rregulluar dhe
ta sigurojnë nga dëmtimi deri të dorëzimin në arkivin kompetent. Ndërsa, në
arkiv, pas perfundimit të rregullimit, dokumentacioni paketohet në njësitë

teknike përkatëse dhe vendosën në rafte sipas shenjës së klasifikimit të
përcaktuar me listën me afate të ruajtjes.
Dokumentacioni arkivorë, duke përfshirë edhe dokumentacionin teknik
vendoset dhe ruhet në depot e arkivit në mënyrë të veçantë. Vendosja e këtij lloji
të dokumentacionit në depo është një prej një prej mënyrave më të rëndëshime
të mbrojtjes së lëndës arkivore nga ndikimet biologjike, ndryshimeve klimatike,
shkatërrimit fizik, dëmtimit, ndikimit të rrezeve të diellit, nga brejtësit etj.
Shfrytëzimi dhe përdorimi i dokumentacionit teknik

Shfrytëzimi i dokumenteve arkivore, duke përfshirë edhe ato teknike
bazohet mbi kërkesat që janë e drejtë demokratike e individëve dhe shprehje e
demokracisë së çdo shteti, sepse asnjë “shtet nuk do të jetë plotësisht demokratik,
për deri sa secilit nga banorët e tij nuk i garantohet e drejta njohjes objektive
të historisë së atij shteti dhe asaj individuale”.
Parimisht të gjithë qytetarët, personat fizikë, juridikë dhe civilo-juridikë
kanë të drejtë nën kushte të njëjta në shfrytëzimin e lëndës arkivore, ku bënë
pjesë edhe dokumentacioni teknik, përveç rasteve kur kemi të bëjmë me ndalesat
ligjore të parapara mbi kufizimin e perdorimit të disa dokumenteve arkivore,
sidomos të dokumenteve teknike të disa objekteve vitale.
Dokumentacioni arkivorë shfrytëzohet në pajtim me regullativat
arkivore të cilat janë specifike për çdo shtet në harmoni me dispozitat interne të
çdo shërbimi të caktuar arkivor. Kjo do të thot se nuk ekziston ende ndonjë
rregullore internacionale që e rregullon në mënyrë unike këtë çështje.
Për shkak të rëndësisë, e në shumë raste dhe të dhënave konfidenciale të
cilat i përmban dokumentacioni teknik kërkon tretman të posaqëm. Me këtë
dokumentacion duhet ta përdorë vetëm personi i përgatitur profesionalisht.
Arkivat teknike
Në disa shtete të botës ekzistojnë arkiva të veçantë për dokumentet
teknike. Një arkiv i tillë ekziston edhe në Shqipëri, i themeluar në vitin 1993 me
titullin Arkivi Qendror Teknik i Ndërtimit. Detyra kryesore e këtij arkivi
është që të ruajë, mirëmbajë dhe të administrojë dokumentacionin teknik të
fushës së ndërtimit. Ky Arkiv ka një pasuri dokumentare prej 45.000 dosje.
Dokumenti i parë i arkivit është i vitit 1911 - "Rikonstruksioni i Urës së Bunës"
mbi lumin Bunë, Shkodër.
Në Kosovë dokumentet teknike ruhen nëpër fondet përkatëse.
220 | Arkivistika
DOKUMENTACIONI I ORGANEVE TË
JURISPRUDENCËS
Rëndësia
Lënda arkivore e krijuar në punën e organeve të jurisprudencës, ku bëjnë
pjesë kryesisht gjykatat dhe prokuroritë e të gjitha niveleve është me rëndësi të
posaçme për shumë çështje, sidomos për studimin e të kaluarës historike dhe
shkencore. Siç dihet gjatë të kaluarës shumë çështje nga jeta shoqërore,
ekonomike, politike etj. kanë shkuar nëpërmjet gjykatave. Edhe çështjet
pronësoro-juridike, po ashtu kanë shkuar nëpërmjet gjykatave. Kështu, nga
aspekti i zgjedhjes së kontesteve pronësore, lënda arkivore e gjykatave është me
rëndësi shumë të madhe, andaj, arkivat kësaj lënde i kushtojnë rëndësi të
posaçme.
Menaxhimi zyrtar gjyqësor

Menaxhimi i brendshëm në gjykata organizohet ashtu që gjyqi mundet
në mënyrë ligjore, me kohë dhe në mënyrë efikase të kryen funkcionin e vet, me
qëllim që palëve t’iu mundëson që në mënyrë të shpejtë dhe ekonomike t’i
realizojnë të drejtat e tyre të cilat me ligj iu takojnë, si dhe kryerjen e obligimeve
të tyre.
Menaxhimi në gjykata përcaktohet me aktin e përgjithshëm të cilin e bjen
kryetari i gjyqit, përkatësisht Rregullorës për organizimin dhe mënyrën e
menaxhimit të brendshëm në gjykata, të cilin e bjen ministri kompetent i
drejtësisë në kuadër të autorizimeve ligjore nga lëmia e gjykatave.
Organizimi dhe menaxhimi i brendshëm në gjykata përcaktohet ashtu që
të jetë në harmoni në pozitën kushtetuese të gjykatave dhe të autorizimeve
ligjore dhe të siguron kryerjen e punëve në mënyrë ligjore, efikase dhe racionale
nga kompetencat e tij.
Me kryerjen e punëve të administratës gjyqësore konsiderohet
administrimi dhe kryerja e punëve të caktuara dhe autorizimeve në lidhje me
organizimin e punës në gjykatë, përcaktimin e të drejtave dhe obligimeve dhe
përgjegjësive të të punësuarëve në gjyq dhe udhëheqjen me administratë, punët
materiale dhe financiare si dhe të siguron kushte për funkcionim të duhur dhe
menaxhim të gjykatave.
Të gjitha punët në gjykatë rregullohen me Rregullorën për organizimin
dhe mënyrën e menaxhimit të brendshëm në gjykata, të mbështetur në Ligjin për
gjykata.
Organizimi i brendshëm i gjykatave organizohet ashtu që gjykata
funkcionin e vet mund të realizon ligjërisht, me kohë dhe në mënyrë efikase, që
palëve t'iu mundëson në mënyrë të shpejt t'i realizojnë të drejtat të cilat me ligj
iu takojnë, përkatësisht t'i kryejnë obligimet e veta.
Në kuadër të menaxhimit gjyqësor kryhet punë dhe detyra të punës
administrative duke filluar nga pranimi, hapja, kontrollimi, regjistrimi i
shkresave/lëndëve, dërgimi në punë, udhëheqja e evidencave ndihmëse dhe
punëve të tjera të menaxhimit gjyqësor.
Në menaxhimit zyrtar në gjykata rol të rëndësishëm kanë shkrimtorja
dhe arkivi i gjykatës.
Shkrimtorja e gjykatës bënë pranimin e lëndëve dhe kryen punët

administrative-teknike në kompetencë të gjyqit, e sidomos në udhëheqjen e
regjistrave, emërorëve, formimin dhe shpërndarjen e lëndëve, ruajtjen e lëndëve,
punët e arkivit dhe të ekspeditimit, përpilimin e raporteve për punën e gjykatësve
etj.
Sa i përket evidencimit të kësaj lëndë, ajo kryesisht regjistrohet në
regjistra dhe emërorë, si dhe disa libra ndihmëse, të cilët janë udhëhequr sipas
llojit të proceseve gjyqësore dhe sipas shkallës së rëndësisë. Edhe lëndët janë
krijuar bazuar sipas llojit dhe shkallës së rëndësisë.
Evidencat mbahen në mënyrë manuale dhe elektronike.
Arkivi i gjykatës: Në arkiv arkivohen të gjitha lëndët e zgjidhura, librat

zyrtare me të gjitha dokumentet që kanë të bëjnë, librat ndihmëse, regjistrat,
emërorët, dhe të gjitha dokumentet të tjera që nuk janë më të nevojshme për
punë të mëtutejshme në gjykata dhe për për nevoja të sistemit të mediave
informative.
Ruajtja, përzgjedhja dhe dhënia e lëndëve dhe evidencave në shfrytëzim
bëhet sipas dispozitave ligjore nga kjo lëmi.
Punët e arkivit të gjykatave janë: arkivimi, ruajtja, përzgjedhja e lëndëve
me vlerë dhe atyre që iu ka kaluar afati i ruajtjes si të lëndëve konvencionale
ashtu edhe të aytre jokonvencionale.
222 | Arkivistika
Arkivimi: Me arkivim nëkuptojnë vendosjen e lëndëve, librave zyrtare

dhe të gjitha dokumenteve të tjera që kanë të bëjnë për to, librave ndihmëse,
regjistrave, emërorëve dhe të tjera në njësi të arkivore (mbëshjellës, fashikuj,
kuti etj.) në lokal të vençatë në gjykatë.
Me arkivim nënkuptojmë edhe transformimin e të gjitha lëndëve, librave
zyrtare me dokumentacion, regjistrave, librave ndihmëse, emërorëve dhe
dokumnteve të tjera nga forma burimore në dokument elektronik, në mediumin
elektornik lëvizës ose jolëvizës (disk, CD/DVD disk, diskun transmetues ose të
fortë), vendosjen e këtyre mediave në njësitë fizike (kuti) dhe ruajtjen në lokalin
e caktuar në kushte optimale, të mbrojtura nga lagështia, zjarri, shkatërrimi,
vjedhja etj.. Ruajtja e këtyre mediave kërkon ruajtje në mediat e caktuara që
garantojnë siguri maksimale.
Para arkivimit të lëndëve duhet vërtetuar se lëndët a janë të rregulluara,
a ka në lëndë ndonjë dokument që duhet kthyer palëve, se lënda definitivisht
është kryer, a janë të dhënat e plota në mbështjellës, sidomos afatet e ruajtjes etj.
Vlerësimi i dokumenteve të gjykatave bëhet sipas rëndësisë dhe vlerës
së tyre sipas rëndësisë historike, shkencore dhe juridike. Përcaktimi i vlerës së
dokumenteve bëhet në bazë të Listës së kategorive të dokumentacionit sipas
afateve të ruajtjes.
Rregullimi i lëndës gjyqësore në arkiv

Rregullimi i fondit arkivor të gjykatave dhe prokurorive bëhet kryesisht
sipas llojit në kuadër të fondit, pastaj në kuadër të llojit, lënda ndahet sipas
viteve, në kuadër të vitit sipas numrit rendor të regjistruar. Lëndët ndahen
varësisht prej fondeve, si p.sh. ato: penale, civile, jashtëkontestimore, të
trashëgimisë, të të miturve, hetimore, ekzekutive, etj.
Për rregullimin dhe përpunimin e lëndëve vlejnë kriteret e njëjta sikurse
edhe të fondet tjera me disa ndryshime te vogla.
DOKUMENTACIONI FINANCIAR
Në institucione, organizata, organe etj. krijohet sasi e madhe e dokumen-

tacionit materialo-financiar, të kontabilitetit, të prokurimit, etj. Në organizatat
tregtare ai arrinë deri në 90% të tërë dokumentacionit. Një pjesë e vogël e atij
dokumentacioni vjen në arkiv.
Personat juridikë dhe ndërmarrësit janë të obliguar që të mbajnë librat
afariste, njohjen dhe vlerësimin e pronës dhe obligimeve, të ardhurave dhe të
dalurave, përpilimin, dërgimin, prezantimin dhe revizionin e raportit financiar,
si dhe të revizionit intern në harmoni me regullativat ligjore, profesionale dhe

interne.
Me rregullativa ligjore nënkuptojmë ligjet dhe dispozitat nënligjore që
kanë të bëjnë në zbatimin e ligjit përkitazi me dokumentacionin arkivorë.
Me regullativën profesionale nënkuptojmë: Kornizat për përgatitjen dhe
prezantimin e raporteve financiare; Standardët ndërkombëtare të kontabilitetit
(International Accounting Standards – IAS), përkatësisht Standardi ndërkom-
bëtar për raportimin financiar (International Financial Reporting Standards –
IFRS), interpretimet e të cilëve janë pjesë përbërëse të standardit; Standardet
ndërkombëtare të revizionit (International Standards on Auditing – ISA) dhe
Kodeksi i etikës për kontabilistët profesional (Code of Ethics for Professional
Accountants).
Me regullativat interne nënkuptojmë aktet e përgjithshme që i aprovojnë
personat juridikë, përkatësisht ndërmarrësi, të cilët përmbajnë udhëzime të
veçanta për udhëheqjen e afarizmit financiar, të kontabilitetit etj.
Personat juridik dhe ndërmarrësit me aktin e përgjithshëm, në harmoni
me ligjin e rregullojnë organizimin e kontabilitetit në mënyrë që të mundëson
evidencimin gjithëpërfshirës, si dhe pengimin dhe zbulimin e evidencimit të
ndryshimeve afariste, rregullojnë kontrollin intern të kontabilitetit, përcaktojnë
politikën e kontabilitetit, caktojnë personelë, të cilët janë përgjegjës për
ligjëshmerinë për rregullësinë e dokumenteve financiare, të kontabilitetit e të
tjera, duke filluar nga krijimi, menaxhimi, lëvizja, përpunimi, plotësimi etj.
Krijuesit e këtij lloji të dokumentacionit, të cilët bëjnë përpunimin e të
dhënave në kompjuter janë të obliguar që të përdorin standardet e softverit të
kontabilitetit që mundëson funkcionimin e sistemit intern të kontabilitetit.
Sipas ligjeve për dokumentet financiare, përkatësisht dokumenteve të
kontabilitetit, prokurimit etj., të gjithë personat juridikë dhe ndërmarrësit janë të
obliguar që dokumentacionin financiar, librat afariste, raportet financiare e të
tjera t’i ruajnë në mënyrë të rregulltë, dhe me akt të përgjithshëm të caktojnë
personat përgjegjës dhe lokalet afariste për ruajtjen e tyre, si dhe mënyrën e
ruajtjes.
Ky dokumentacion rregullohet sipas viteve të krijimit dhe llojit, ndërsa
në kuadër të llojit sipas numrit të evidencave të kontabilitetit (librave të faturave
hyrëse dhe dalëse, librit të dorëzimit të virmaneve bankës etj.), udhëheqja e të
cilave është rregulluar me dispozita ligjore.
Dokumentacioni financiar ruhet në afatin kohor të përcaktuar sipas
dispozitave ligjore nga kjo lëmi.
Arkivimi dhe klasifikimi i tyre zakonisht bëhet sipas llojit, e në kuadër
të tyre në mënyrë kronologjike. Dokumentet financiare, të kontabilitetit e të tjera
224 | Arkivistika
duhen në origjinal ose duke shfrytëzuar mjete të tjera të arkivimit të përcaktuar

me ligj.
Varësisht prej llojit të tyre, bëhet edhe rregullimi, si p.sh.:
- llogaritë përfundimtare dhe ato periodike, vendosën në njësi fizike si
të veçanta, për arsye të afateve të ruajtjes, të parat kanë vlerë të përhershme,
ndërsa të dytat të përkohëshme;
- fletëregjistrimet, janë të llojllojshme. Disa kanë vlerë të përhershme
(të pronës, ndërtesave, fitimeve shumëvjeçare, salldos themelore, makanizimit,
licencave), të tjerat janë me afat të ruajtjes së përkohshëm (inventarit të imtë,
materialit harxhues, materialit të depos, prodhimeve të gatshëm, etj.). Rregullimi
i tyre bëhet sipas llojit dhe afati i tyre i ruajtjes është 5 vjet.
- fletëpagesat rregullohen sipas muajve,
- kartelat e të ardhurave rregullohet sipas sistemit alfabetik. Tani në
Kosovë, të ardhurat në institucionet shtetërore por edhe private merren
nëpërmjet të sistemit bankiar, dhe atje kryesisht bëhet regjistrimi i tyre.
- kartelat financiare rregullohen sipas shenjës së kontos,
- ditarët financiarë (ditari i blerësve, ditari i furnizuesve, ditari ditor
etj.), ndahen sipas llojeve, ndërsa në kuadër të llojeve sipas sistemit kronologjik,
- dokumentet e kontabilitetit (urdhëresat për regjistrim, çeçeve),
rregullohen sipas rendit kronologjik të krijimit,
- dokumentacioni i arkës, rregullohet sipas rendit kronologjik të
krijimit.
- faturat hyrëse dhe dalëse rregullohen sipas rendit kronologjik të
regjistrimit në librin e evidencave (librin e faturave hyrëse dhe dalëse).
- dokumentacioni i furnizimit, i magazinës dhe ekstraktët nga banka
rregullohen gjithashtu sipas sistemit kronologjik.
Në vitet e fundit nëpër institucione krijohet sasi e madhe e dokumen-
tacionit të prokurimit. Ky dokumentacion, përveç raporteve përfundimtare
vjetore, statistikave, procesvërbaleve përfundimtare që mund të ruhen si të
përhershme, dokumentet tjera kanë afat të caktuar të ruajtjes. Rregullimi i tyre
bëhet sipas shpalljeve të prokurimit, dhe në kuadër të tyre sipas ofertuesve.
FONDET PERSONALE DHE FAMILJARE
Fondet personale dhe familjare bëjnë pjesë në fondet specifike. Ato kanë
dhe sistem të caktuar të rregullimit dhe përpunimit. Dokumentet ndahen sipas
llojit.
Fondi personal është tërësi e dokumenteve të krijuara në mënyrë

organike gjatë jetës dhe punës së personave, të cilët kanë luajtur rol me rëndësi
në jetën politike, shkencore, arsimore, kulturore, etj.
Fondi familjar është krijuar me veprimtarinë e organizuar të anëtarëve
të një familjeje, e cila ka pasur vend dhe rol të rëndësishëm dhe të caktuar në
shoqëri. Dokumentet e këtij fondi duhet të përbëjnë cilësi e sasi të caktuar, nga
të cilat mund të fitohet një pasqyrë e drejt e jetës private dhe publike te familjes
së caktuar.
Fondi familjar, formohet në rast kur është ruajtur lënda e familjes, dhe
sipas kritereve për formimin e fondeve. Në bazë të tabelave të hartuara
gjenealogjike grupohet lënda e anëtarëve të caktuar të familjes. Për çdo njeri
aplikohet skema e përgjithshme e sistemimit për rregullimin e fondit personal.
Gjithashtu, e tërë procedura në rregullimin e fondit personal aplikohet edhe në
fondin familjar.
Formimi i fondit personal/familjar

Gjatë formimit të këtyre fondeve, përveç kriterit themelor, se lënda është
e lidhur ngushtë me jetën dhe punën e krijuesit, duhet pasur parasysh edhe këto
elemente:
- Fondi personal, përkatësisht familjar duhet ta ketë madhësinë e caktuar.
Si fond nuk mund të llogariten disa dokumente, edhe pse janë të rëndësishme,
nuk mjaftojnë që ta ndriçojnë jetën dhe punën e krijuesit të fondit;
- Nëse në fond gjendet edhe lënda, të cilën krijuesi e ka grumbulluar si
koleksionar, mund të mbahet në fond si formë e punës, nëse atë e ka kërkuar
vetë dhënësi në kontratë ose në testament dhe nëse arkivi nuk e ka formuar
koleksionin në arkiv për atë lloj të dokumenteve (koleksioni i fotografive, i
pllakateve etj.). Nga fondi do të ndahen koleksionet, të cilat nuk janë të lidhura
me veprimtarinë e krijuesit dhe arkivi për atë lloj të dokumenteve e ka formuar
koleksionin;
- Nëse në fond gjendet edhe lënda arkivore e krijuar me punën e
institucioneve në të cilat ka punuar krijuesi i fondit ose ndonjë tjetër, atë lëndë
duhet bashkangjitur fondit gjegjës, por atë duhet theksuar në shënimin historik.
Një ekzemplar i regjistrit me sinjaturë vihet në dosjen e fondit personal,
përkatësisht familjar, ndërsa tjetrin në dosjen e fondit të cilit i bashkohet. Nëse
arkivi nuk e ruan fondin e caktuar, ndërsa lënda është ruajtur në sasi të vogël,
mund të mbetet si shtesë në fund të fondit personal ose familjar.
Titulli i fondit: Titullin e fondit personal e përbëjnë emri dhe mbiemri i

personit, me punën e të cilit është krijuar fondi, ndërsa atë të familjes – mbiemri
226 | Arkivistika
i familjes. Nëse fondi përbehet nga lënda e dy familjeve të lidhura familjarisht,

titullin e tij e përbëjnë mbiemrat e të dy familjeve.
Vitet kufitare të fondit: Vitet kufitare të fondit personal e përfshijnë viti

i lindjes dhe viti i vdekjes së personit me punën e të cilit është krijuar, ndërsa atë
familjar viti i lindjes së anëtarit më të vjetër dhe viti i vdekjes së anëtarit më të
ri të familjes.
Vitet kufitare të lëndës në fond: Dokumenti i parë është certifikata e

lindjes, ndërsa viti kufitar i lëndës është edhe disa vjet pas vdekjes, siç janë
telegramet e ngushllimit, fjalimet gjatë vdekjes, njoftimet për vdekje, shënimet
për jubilet, shkrimet e ndonjë gazete apo emisioni në radio apo TV etj.
Rregullimi i lëndës të fondit personal

Lënda e këtij lloji rregullohet në këtë mënyrë: kur lënda arkivore te
krijuesi është e rregulluar dhe është përcaktuar rendi i saj, atëherë në arkiv
aplikohet parimi i provenijencës, ndërsa lënda e parregulluar dhe e shkapër-
derdhur e fondit personal rregullohet në arkiv në bazë të skemës së përgjithshme
të sistemimit, por varësisht prej përbërjes dhe ruajtjes së lëndës. Për çdo fond
përcaktohet skema e sistemimit.
Fillimisht duhet të përcaktohen të dhënat themelore, siç janë: bibliografia
e krijuesit të fondit; të dhënat detale për veprimarinë e krijuesit të fondit (nëse
është fjala për ndonjë shkrimtar, shkenctar, krijues, etj.), këtu jipet edhe
bibliografia; të dhënat për fondit (se si ka ardhur në arkiv, prej sa dokumenteve
përafërsisht përbëhet); të dhënat për gjendjen e lëndës (a është e rregulluar, a
është e dëmtuar); të dhënat për rëndësinë e lëndës (mendimi i arkivistit).
Operacionet e punës së rregullimit

Rregullimi i fondit personal/familjar përfshinë këto operacione të
punës:
1. Studimi i historikut të krijuesit dhe historiku i fondit; në bazë të tij
hartohet shënimi historik. Ai përpilohet në bazë të literaturës dhe të vetë lëndës,
dhe përfshinë këto shënime: titullin e fondit, shënimet biografike, tabelën
gjenealogjike, vitet e lindjes dhe të vdekjes, përkatësisht vitet kufitare, shënimet
për aktivitetin politik, shoqëror, shkencor, kulturor etj. të krijuesit, madhësia,
suazat kronologjike të lëndës arkivore, gjendjen e lëndës arkivore, rëndësinë,
mënyrën dhe kohën e rregullimit, etj. Pra, në krahasim nga fondi, krijues i të
cilit janë organi ose organizata, te fondi personal në vend të historikut studiohen
shënimet biografike dhe shënimet për aktivitetin politik, shoqëror, shkencor,

kulturore etj. të krijuesit të fondit.
2. Përpilimi i skemës së sistemimit për fond, udhëzimi metodik
përpilohet në bazë të skemës së përgjithshme të sistemimit. Bëhet ndarja e lëndës
në grupe, rregullimi në kuadrin e grupeve dhe lëndëve brenda tyre.
Ndarja në grupe
Sipas karakteristikave të jashtme dhe përmbajtjes, dokumentet e fondit
personal, në bazë të skemës së përgjithshme, zakonisht ndahen në shtatë grupe,
sipas kësaj renditje.
1. Dokumentet personale: Ato zakonisht dëshmojnë për krijuesin e
fondit. Këto janë: certifikatat e lindjes, dëftesat gjatë shkollimit, dokumentet mbi
obligimet ushtarake, dokumentet për marrëdhënien e punës (vendimet për
caktimin në vende pune, përparimin, pensionimin, dënimet, etj.), diplomat dhe
mirënjohjet, dokumentet për dekoratat, letërnjoftimi, librezat e anëtarësisë,
pasaporta, certifikata e kurorëzimit, certifikata e vdekjes, etj. Rregullimi i këtyre
bëhet sipas llojit të theksuar, e brenda tyre në mënyrë kronologjike.
2. Dokumentet pronësoro-juridike: Këtu bëjnë pjesë: shkresat për të
drejtën në pronësi (tapitë, testamentet, vendimet, dhuratat, kontratat e
shitblerjes); faturat mbi menaxhimin me pronësi (për ndërtimin e shtëpisë,
banesave, të veprimtarisë); faturat mbi të dalurat në amvisni dhe dokumente tjera
të ndryshme, të cilat dëshmojnë për çështjet pronësore të krijuesit. Rregullimi i
këtyre bëhet sipas llojit dhe përmbajtjes, e pastaj në mënyrë kronologjike.
3. Dokumentet e veprimtarisë të krijuesit të fondit: Këto janë grupe të
llojllojshme, të cilat përbëjnë lëndën arkivore të veprimtarisë zyrtare, politike,
shoqërore, shkencore, artistike e tjerë, varësisht nga lloji i veprimtarisë, me të
cilën është marrë krijuesi (dorëshkrimet e veprave shkencore dhe letrare me
vërejtjet e autorit ose të personave të tjerë, materiali përgatitor, studimet,
analizat, artikujt, fjalimet, raportet, fejtonet, dorëshkrimet, memoaret, ditarët,
lënda e krijuar me punën e zyrave të avokatit etj.). Rregullimi i këtyre
dokumenteve bëhet sipas llojit dhe veprimtarisë, përkatësisht punimeve, dhe
mundësisht në kuadrin e tyre në mënyrë kronologjike.
4. Korrespodenca: përfshinë letrat me përmbajtje dhe forma të
ndryshme. Kjo ndahet në:
a. Letrat e krijuesit të fondit (konceptet, kopjet dhe letrat e padërguara),
të cilat varësisht prej prejardhjes rregullohen në mënyrë kronologjike;
b. Letrat e dërguara krijuesit nga personat dhe institucionet e ndryshme,
të cilat varësisht nga sasia mund të rregullohen në tri mënyra: sipas renditjes në
228 | Arkivistika
formë të abecedës, përkatësisht alfabetit të adresantit, tematike dhe

kronologjike;
c. Letrat familjare, të cilat i përfshijnë letrat e anëtarëve të familjes ose
të farefisit të krijuesit të fondit. Këto grupohen sipas anëtarëve të cilët shkruajnë,
ndërsa rregullohen sipas shkallës së farefisnisë dhe brenda tyre në mënyrë
kronologjike.
Korrespodenca e familjes rregullohet në mënyrë kronologjike sipash
shkallës së afërsisë: nëna, baba, vëllezërit, motrat, bashkëshorti/ bashkëshortja
dhe fëmijët dhe farefisi më i largët.
5. Lënda arkivore e personave të ndryshëm për krijuesin: Këtë e përbëjnë
referatet, recensionet, kritikat, pjesë nga gazetat, nekrologët etj., të cilat
rregullohen në mënyrë tematike dhe sipas llojit, e pastaj në mënyrë kronologjike.
6. Materiali i ilustruar: i cili në mënyrë indirekte flet për krijuesin e
fondit, por nuk mund të përfshihet në asnjërën prej grupeve të paraparë, siç janë
fotografitë, panoramat, prospektet, etj. Këto rregullohen sipas llojit.
7. Lënda e farefisit të krijuesit të fondit: Këtu bënë pjesë lënda e
anëtarëve të familjes. Ndahet sipas rendit të farefisnisë së çdo personi
(bashkëshortësh, fëmijëve etj.), ndërsa brenda tyre rregullimi bëhet sipas skemës
gjegjëse për rregullimin e fondeve personale.
Punët përfundimtare të rregullimit

Pas kryerjes së rregullimit për këtë lëndë, përpilohet regjistri i lëndëve,
dosja e fondit dhe përshkrimi i jashtëm, dhe pastaj bëhet regjistrimi i lëndës së
rregulluar për dorëzim në depo.
Varësisht prej rëndësisë së krijuesit të fondit që ka pasur, përveç
inventarit sumar bëhet edhe ai analitik. Paralelisht me to përpilohen edhe
regjistrat emëror dhe tematik. Sinjaturën e lëndës të fondi personal e përbëjnë
shenja dhe numri i inventarit të përgjithshëm, si dhe numri i inventarit analitik.
FOTO – FONO DOKUMENTET DHE

DOKUMENTET AUDIO-VIZUALE
I. FOTO DOKUMENTET
Kuptimi
Me shprehjen foto dokumente kuptojmë të gjitha dokumentet audio-
vizuale me fotografi statike. Sipas mënyrës së përpunimit dhe dedikimit
dallohen, të ashtuquajturit negativet dhe pozitivet. Sipas llojit të teknikës, të
gjitha llojet ndahen në materiale me ngjyrë bardhë e zi dhe kolor. Përpunohen
në letër (vetëm pozitivet) dhe në bazë të shiritit filmik. Në terminologjinë

arkivore quhen edhe fotografi.
Fotografia është dokument i krijuar me teknikën e prodhimit të figurave
të njerëzve a të sendeve në letër etj. me anë të aparateve të veçanta optike nën
veprim të rrezeve të dritës etj., me rëndësi shkencore e historike, si dhe fotografi
e prodhuar në materje foto të ndieshme me reakcione kimike të dritës ose të
energjive rrezatuese.
Fotografimi i dokumenteve, objekteve, fëtyrave të ndryshme etj. me
aparat fotografik quhet fotografim. Ndërsa, fotokamerë, është kamerë, apo
apartat fotografik me të gjitha paijsjet.
Historiku
Vështrimi, zbulimi dhe gjetjet në lëminë e kimisë, posaçërisht të fotoki-
misë, optikës dhe zbulimi i aparateve, përfundimisht kanë sjellë parakushtet për
“shkrim me dritë”, përkatësisht fotografimin.
Shënimi fotografik në krahasim me atë të shkrimit është më i ri, ka lindur
në Francë në vitin 1826, kur Nicepcore Neipce e ka vendosur në dritare në
nënkulm kamerën në pllakën kostren të ndjeshme në dritë. Pasi që i ishte
eksponuar diellit tetë orë, në pllakë është paraqitur fotografia e oborrit të tij.
Niepce atë e ka quajtur heliografi, duke e shfrytëzuar fjalën greke për diell dhe
shkrim.
Prej vitit 1839 deri me sot janë ndryshuar shumë formate dhe teknologji.
Dokumentet më të vjetra janë incizuar në pllakën e argjentë (dagerotepia), pastaj
në pllaka te qelësit, në shtresën e djegur të nitrocelulozës dhe më pastaj në
shtresën e padrejgur nitrocelulozë (plan filmat). Në kushtet bashkëkohore më së
shumti përdorën filmat prej 35 mm (Leica format) dhe 6 x 9 cm filmat e
pështjellur. Përveç llojeve të theksuara në kohërat më të reja krijohen edhe lloje
të specializuara të fotodokumenteve si ato të rengentit, mikroskopike, astrono-
mike, nënujore, mikrofilmi, etj.
Gadi dyqindë vjet sa kanë kaluar nga zbulimi e deri me sot, fotografia ka
gjetur aplikim të gjerë në të gjitha lëmitë e veprimtarisë së njerëzimit. Ka ndikuar
në zhvillimin e mëtejmë të veprimtarive dhe teknikave ekzistuese dhe të krijimit
të atyre të rejave. Po i përmendim disa nga këto: fotografimi i lëvizjeve në
studion e punës, pastaj përcjellja e ndryshimeve në periudhat kohore të shkurtëra
dhe të gjata – kinematika – në punën hulumtuese shkencore, pastaj kinema-
tografia dhe tani mikroelektronika në bazë të aplikimit të çipave.
Rëndësia e fotografisë
230 | Arkivistika
Në fillim arkivistët nuk i kanë kushtuar shumë rëndësi fotografive. Por

më vonë, duke e parë rëndësinë e tyre ato i kanë grumbulluar në forma të ndry-
shme dhe i kanë ruajt si koleksione të veçanta ose në kuadër të fondit përkatës.
Ato sot janë shndërruar në dëshmi vizuale e ndriçimit të së kaluarës historike.
Pas zbulimit të Niepcës, fotografia është bërë pjesë vitale e jetës dhe
formë universale e komunikimit. Gazetarët e përdornin fotografinë për informim
dhe ilustrim për lexuesve. Meteorologët shfrytëzonin fotografitë satelite që të
tregojnë dhe të prognozojnë kohën. Urbanistët dhe planografët tjerë shfrytëzonin
fotografinë si burim natyror për planifikim. Reporterët televiziv e shfrytëzonin
fotografinë që t’i njoftojnë shikuesit e vet për ngjarjet e ndryshme në botë, pastaj
fotografinë e shfrytëzonin fizikanët, gjeografët e shumë të tjerë. Kështu,
fotografia i ndihmon njerëzve për të kuptuar botën dhe ndikon në çdo pore të
jetës së tyre. Kështu që, fotografia si dëshmi e kohës ka shprehur interesimin
edhe të arkivistëve për grumbullimin, përpunimin dhe ruajtjen e saj, për
ndriçimin e shumë ngjarjeve nga e kaluara historike. Kështu, qëllimi i
fotografisë është që të evidencon faktet, në mënyrë precize dhe të drejtpërdrejt.
Ajo është dëshmi e besueshme e tërë asaj që shihet. Fotografia shndërrohet në
një formë të re të komunikimit ndërmjet njerëzve. Sot, fotografitë konsiderohen
si burimi më autentik.
Krijimi dhe ndarja e fotografive

Është me rëndësi të posaçme krijimi i fotografive nga aspektet e ndry-
shme. Në fillim kryesisht janë krijuar fotografitë portrete, pastaj fotografitë e
tjera për natyrën, ngjarjet, ndodhitë apo fotografitë si dëshmi të kohës.
Fotografia e cila dëshmon se një ngjarje e caktuar ka ndodhur, e quajmë fotografi
dokumentare.
Bartësit e shënimeve fotografike ndahen në transparente dhe reflektuese.
Në mediat transparente bëjnë pjesë xhami, folia filmi dhe letra e dyllosur, ndërsa
ato reflektuese: metali, letra, kartuqi, parceloni, etj.
Fotografitë sipas polaritetit ndahen në negative dhe pozitive. Ndërsa,
sipas teknikës, incizimet ndahen në fotografi bardhë e zi dhe me ngjyra.
Vlera e fotografive
Një prej detyrave të arkivistëve është edhe valorizimi i fotografisë. Vlera
e fotografisë duhet bazuar në interesin e arkivit. Si faktorë në përcaktimin e
vlerës së fotografisë, në arkivistikë duhet pasur parasysh: vlerën dëshmuese,
vlerën informative, vlerën hulumtuese, formën, vjetërsinë, sasinë, të drejtën e
autorit, marrëdhëniet ndaj fotografive të tjera dhe vlera e brendshme.
Vlera e fotografive është e shumëfishtë. Sot, ajo shfrytëzohet si

dokument autentik dhe burimor për studimin e të kaluarës historike. Në disa
raste, në aspektin autentik, vlera e saj e tejkalon rolin e burimit arkivor të shkruar
ose atij elektronik. Arsyea themelore pse formohet koleksioni i fotografive është
specificiteti i tyre. Në këtë koleksion ruhen jo vetëm fotografit, por edhe
negativat. Koleksionin e fotografive e përbëjnë: fotografitë individuale dhe
albumet e fotografive, negativët dhe fotografitë e reprodukuara.
Vendosja e fotografisë në arkiv

Kur fotografia hynë në arkiv, përpilohet procesvërbali për pranim-
dorëzim dhe shënohen këto të dhëna: data, vendi, nga kush janë pranuar, nëse
është e mundur bëhet identifikimi i fotografive – kur janë incizuar, kush i ka
incizuar dhe kush është në fotografi. Nëse ekzistojnë negativat, mund të
përcaktohet kur është krijuar fotografia.
Rregullimi dhe përpunimi i fotografive

Rregullimi
Parimet e njëjta të cilat vlejnë për dokumentet e shkruara gjatë
grumbullimit, vlerësimit, përpunimit ose përdorimit, vlejnë edhe për fotografi.
Parimi i provinijencës ose parimi i rendit paraprak aplikohet edhe gjatë
përpunimit të koleksionit të fotografive. Mirëpo, koleksionet e fotografive i kanë
edhe specifikat e veta, të cilat dokumentet e shkruara nuk i kanë. Prandaj është
me rëndësi njohja e llojeve dhe formave të ndryshme të fotografive, kuptimeve
thelëbësore dhe procedurave të fotografimit. Duhet theksuar se te fotografia,
procedurat dhe polariteti, format dhe llojet, teknika dhe mediat në mes veti
gërshetohen dhe paraqitën në kombinacione të shumta, që pasqyrojnë
specifitetin e fotografisë si lëndë arkivore.
Para se të rregullohen fotografitë, së pari duhet të bëhet identifikimi i
tyre, sepse në të kundërtën nuk mund të bëhet rregullimi i tyre. Varësisht prej
përmbajtjes dhe madhësisë së koleksionit varet se si do të rregullohet lënda
arkivore, në mënyrë kronologjike, sipas hyrjes në arkiv ose në mënyrë tematike.
Rregullimi i fotografive varet nga shumë faktorë.
Te rregullimi kronologjik, fotografitë rregullohen sipas rendit që kanë
hyrë në arkiv dhe ashtu edhe përpunohen.
Te mënyra e rregullimit tematik, fotografitë ndahen në katër grupe:
- Fotografitë e personaliteteve. Këto janë fotografitë më të shumta në
çdo arkiv. Këto fotografi të personaliteteve rregullohen sipas rendit alfabetik –
mbiermave, pastaj në mënyrë kronologjike, sipas personaliteteve nëse është e
mundur. Nëse ka më shumë personalitete, përshkruhet çdo njëra prej tyre dhe
232 | Arkivistika
rregullohet në mënyrë kronologjie, dhe çdo njëra prej tyre do ta ketë singaturën
e njëjtë.
- Fotografitë e ngjarjeve. Këto janë zakonisht fotografi nga luftërat.
Ndarja e tyre bëhet sipas ngjarjeve, ndërsa brenda tyre në mënyrë kronologjike.
Ndërsa, rregullimi bëhet jo sipas llojit të ngjarjeve, por sipas ngjarjes konkrete.
- Fotografitë e vendeve. Ndahen sipas shteteve, krahinave, trevave,
maleve etj. dhe në kuadrin e tyre rregullohen sipas alfabetit.
- Fotografitë e objekteve. Ato klasifikohen sipas llojit (p.sh. fotografitë
e xhamive, kishave, etj.). Pastaj klasifikohen në mënyrë kronologjike.
Përpunimi
Për koleksionin e fotografive përpilohet inventari analitik në të cilin
shënohen: numri rendor i fotografisë; data e regjistrimit; përmbajtja e fotografisë
– kush ose çka është në ate; mënyra e marrjes dhe nga kush është marrë – a është
pozitiv, negtiv, reprodukcion; vërejtje; signatura – (pozitivi është shënuar me
shenjë A, negative me B, reprodukimi me P). Sinjatura shënohet në këndin e
epërm dhe dukët kështu: ASHK-AI-K.5-123.
Koleksioni i fotografive sipas karakterit është i tipit të hapur dhe kështu
përherë bëhet plotësimi dhe kompletimi i tij, ndërsa sipas përmbajtjes ai është i
llojllojshëm.
Albumet:Albumet e fotografive përbëjnë tërësinë tematike dhe

përfshihen në grupin përkatës. Nëse janë të përmbajtjes së ndryshme mund të
formohen grupet e posaçme të albumeve. Çdo fotografi nga albumi përcaktohet
individualisht dhe bartë numrin e vetë të inventarit, ndërsa në rubrikën e
inventarit “vërejtje” theksohet albumi në të cilin gjendet.
Fototeka: Nga fotografitë e ndryshme që grumbullohen në arkiv

krijohen koleksionet e ndryshme të fotografive, që në terminologjinë arkivore
quhen fototekë. Fototekën, përkatësisht koleksionin e fotografive e përbëjnë
fotografitë e veçanta të personave, të ngjarjeve, të objekteve, të vendeve, të
gjësendeve dhe albumet e fotografive të ndryshme. Në fototekë, përkatësisht
koleksion ruhen gjithashtu fotografitë e reprodukuara dhe negativet. Fototeka –
koleksioni i fotografive sipas karakterit është i tipit të hapur dhe kështu përherë
bëhet plotësimi dhe kompletimi i tij, ndërsa sipas përmbajtjes ai është i
llojllojshëm.
Ruajtja e fotografive
Fotografitë përbëhen nga materiet e ndryshme kimike dhe fizike, andaj

në krahasim me dokumentet, ruajtja dhe kujdesi ndaj tyre është më i ndërlikuar.
Llojet e ndryshme të fotografive kërkojnë edhe kushte të ndryshme të ruajtjes
dhe mikroklimatike.
Fotografitë në krahasim me dokumentet e shkruara, ato janë shumë më
të ndieshme dhe janë nën ndikim të shkatërrimit më të shpejt. Faktorët e
dëmtimit të fotografisë janë ato fizikë, kimikë dhe biologjikë. Dëmtuesit fizikë
mundën me qenë ato struktural dhe mekanik. Rezultat i kësaj është përdorimi i
keq dhe vendosja joadekuate. Të dëmtuesit kimikë zakonisht janë shkaktarët e
jashtëm dhe të brendshëm. Si pasojë e atij dëmtimi është se fotografia e ndërron
ngjyrën, zbehet ose errësohet. Ndërsa, të dëmtuesit biologjikë shkaktarë janë
insektet, bakterjet, etj.
Ruajtja e fotografive kërkon një tretman të posaçëm. Rekomandohet që
ruajtja dhe shfrytëzimi i lëndës fotografike të bëhet në temperaturën 20+1ºC në
lagështinë e përhershme relative 35-40%. Këto janë vlera kompromise të cilat
bazohen në faktin, se arkivat në koleksionet e tyre ruajnë lloje të ndryshme të
lëndëve fotografike, dhe çdo njëra prej tyre duhet të mbahet në kushte diçka të
ndryshme mikroklimatike. Me qëllim është rekomanduar distanca e vogël +1ºC
në mënyrë që sa më shumë të plotësohen kushtet e zakonshme mikroklimatike
brenda ndërtesës e cila i përgjigjet lëndës. Në literaturë shpesh theksohet se si i
lejueshëm numri prej +3ºC, por në to lejohet lagështia prej 10%, e cila është e
lartë për ruajtje arkivore. Temperatura përherë duhet të jetë nën 21ºC.
Institucionet arkivore duhet t’i ndajnë fotografitë nga fondet dhe
koleksionet konvencionale. Fotografitë dhe dokumentet në letër nuk ruhen në
kushte të njëjta flet fakti në favor të kësaj teze. Fotografitë janë shumë të
ndieshme dhe duhet ruajtur në kushte të ndryshme të lagështisë dhe të
temperaturës. Kjo varet shumë nga mënyra e fotografimit, materiali, etj. Kështu,
veprimet e vjetra fotografike siç janë dageraterapia, ambroterapia dhe ferotipia
si dhe pozitivet bardhë e zi në letër ruhen në temperaturë 17ºC dhe 35% lagështi;
negativat bardhë e zi në xham, nitratet dhe tri-acetate negative ruhen në
temperaturë prej rreth 13ºC dhe 13%+5% lagështi. Të gjitha negativet dhe
diapozitivet me ngjyra ruhen në temperaturë rreth 3ºC dhe 35% lagështi. Në disa
shtete kolorët ruhen në temperaturë nën 0ºC. Të gjitha rritjet me ngjyra dhe
polaroidet ruhen në temperaturë prej rreth 13ºC dhe 35% lagështi, por kurrsesi
bashkë me negativat bardhë e zi, edhe pse kushtet e ruajtjes (vlerat e
temperaturës dhe lagështia relative) janë të njëjta.
Koleksionet e fotografive duhet të ruhen në lokalet adekuate, jo të
nxehta, të thata, larg instalimeve të ndryshme, si hidrantëve dhe burimeve të
tjera të ujit. Lokali i depos duhet të jetë i sigurt, ndërsa qasje duhet të kenë vetëm
234 | Arkivistika
personat e autorizuar. Varësisht prej llojit dhe formateve të fotografive bëhet

vendosja dhe ruajtja e tyre.
Me qëllim të përzgjedhjes së fotografisë nga hulumtuesit, bëhet
fotokopjimi i tyre. Ndërsa, mikrografimi edhe pse ofron mundësinë për qasje më
të mirë, kursimit të lokalit dhe mbrojtjes së fotografisë burimore nga përdorimi
i panevojshëm, i ka përkufizimet e veta. Fotografimi i tyre duhet bërë në formë
profesionale dhe sipas standardeve bashkëkohore. Kopjet e fotografive më së
tepërmi kërkohen, si për qëllime të mbrojtjes, ashtu edhe për qëllime të
publikimit dhe demonstrimit. Brenda fototekës të çdo arkivi, negativët dhe
pozitivët duhet të jenë të ndara dhe të vendosura në mënyrë të drejtë (sipas
teknikave, mediumeve, formateve etj.).
Çdo institucion arkivor duhet të punojë kopjet mbrojtëse, shfrytëzuese
dhe siguruese ose ato të ndërrimit, varësisht prej koleksionit. Sot këtë funkcion
po e merrë kopja digjitale.
Ruajtja e fotografive-pikturale dhe vizatimeve me teknika

të ndryshme
Çdo ekzemplar i veçantë i fotografive, pikturave dhe vizatimeve vihet
në mbështjellës të punuar nga materiali neutral.
Ruajtja ideale e fotografive - pikturave dhe vizatimeve të punuara nga
teknikat e ndryshme, posaçërisht ato të madhësive jostandarde bëhet në ormane
të veçanta për harta gjeografike dhe projekte. Ndërsa, fotografitë e madhësive të
mëdha jashtë standardeve ruhen në mbështjellësa të rrafsht të punuara nga
materiali neutral. Fotografitë, pikturat dhe vizatimet është e nevojshme të ruhen
nga drita, pluhuri dhe fatkeqësitë e befasishme, duke i vendosur ato në
mbështjellësa dhe foli, në temperaturë dhe lagështi të preferuar.
Për dokumentet e shkruara, vizatimet dhe pikturat e punuara në teknika
të ndryshme, hartat dhe projektet, rekomandohet temeperatura 20 - 25ºC (verës)
dhe 15-20ºC (dimrit). Ndërsa, lagështia relative e ajrit duhet të sillet rreth 50%.
Duhet t’i ikim ndryshimeve të mëdha të temperaturës dhe lagështisë.
Mbrojtja e fotografive
Sa i përket mbrojtjes së fotografisë, ato në rast nevoje duhet të konser-
vohen dhe të restaurohen. Konservimi përfshinë tri veprimtari – hulumtimi,
mbrojtja dhe restaurimi. Hulumtimi përfshinë veprimet e përcaktimit të
strukturës hulumtuese dhe materialin, si dhe shkaqet dhe shkallën e dëmtimit.
Masat e mbrojtjes merren me qëllim të stabilizimit të gjendjes ekzistuese dhe
pengimin e dëmtimit. Kjo arrihet në mbikëqyrjen e mikroklimës, vendosjes dhe
ruajtjes adekuate, dhe mbikëqyrjen e shfrytëzimit dhe përdorimit. Restaurimi
përfshinë punët në stabilizimin dhe kthimin e lëndës së dëmtuar aq sa është e

mundur në gjendjen burimore.
Me qëllim të përzgjedhjes së fotografisë nga hulumtuesit, bëhet foto-
kopjimi i tyre. Ndërsa, mikrografimi edhe pse ofron mundësinë për qasje më të
mirë, kursimit të lokalit dhe mbrojtjes së fotografisë burimore nga përdorimi i
panevojshëm, i ka përkufizimet e veta. Fotografimi i tyre duhet bërë në formë
profesionale dhe sipas standardeve bashkëkohore. Kopjet e fotografive më së
tepërmi kërkohen, si për qëllime të mbrojtjes, ashtu edhe për qëllime të publiki-
mit dhe demonstrimit.
Një prej formave të mbrojtjes është edhe përdorimi i drejtë i fotografive.
Personat të cilat i përdorin ato duhet përherë të kenë përherë dorëza të pastra të
pambukut. Fotografitë gjithnjë përdorën me dy duartë dhe mbahen në pjesën
anësore. Për përdorimin e fotografive zbatohen rregulla të veçanta. Fotografitë
nuk goxojnë të palohen ose të mbahen në rrotkë me qëllim që të pengohet
dëmtimi i pjesëve anësore, këndeve ose vet sipërfaqës.
Shkrimeve në fotografi duhet t’u iket. Por, nëse është e nevojshme që kjo
të bëhet atëherë duhet të shfrytëzohet lapsi grafik i butë, dhe të shkruhet ngadalë
në faqën e prapme të fotografisë, mundësisht sa më afër pjesëve anësore.
Fotografitë nuk guxojnë të forcohen me dokumente tjera me kapse të
metalit, shirita ngjitës të letrës ose me shirita të gomës.
Ruajta e fotografive filmike jolëvizëse

Gjatë përdorimit të tyre duhet pasur kujdes të posaçëm, të përdoren dhe
të shfrytëzohen dorëzat e holla të pambukut të bardhë, nuk guxon asnjëherë të
shkruhet në negativ dhe diapozitiv, si dhe nuk guxojnë të palohen ose të
lakohen. Asnjëherë nuk guxon të ngjitet ndonjë lloj tjetër i dokumentit me
fotografinë jolëvizëse me ndihmën e ngjitësve të metalit, shiritave ngjitës të
letrës ose shiritave të gomës.
Fotografitë jolevizëse bardhë e zi duhet të ndahen nga ato me ngjyra. Për
mbrojtjet duhet të shfrytëzohen mbështjellsat nga letra neutrale, e cila nuk
përmban ngjitës ose material tjetër të papërshtatshëm, ose më mirë të shfrytë-
zohen materiale sintetike inertne (polietilen, tricatat i celulozës ose poliester).
Nëse në fotografitë jolëvizëse ekziston ndonjë shënim ato duhet të
shënohen në mbështjellës ose në kutinë e metalit.
Fotografia – negativi i aerofotografive asnjëherë nuk guxon të prehet në
fotografi të veçanta, por të ruhet në kuti metalike të mbyllura hermetikisht.
Për ruajtjen e diapozitiveve 35 mm në ngjyrë ekzistojnë dy metoda:
1. Nëse ka të bëjë me numër të vogël të diapozitivave, çdonjëra duhet të
vendoset në mbështjellësin e veçantë mbrojtës nga folia, e cila nuk përmban
236 | Arkivistika
plivinilklorid (PVC), të vendosen në kuti, album ose orman në formë kartoteke;

dhe
2. Nëse ka shumë, diapozitivët në ato raste vendosen pa mbështjellësa
në kuti ose arka të ormanëve. Me rastin e përdorimit duhet të përdoren dorëzat
e bardha prej pambuku. Diaprojektori duhet të vendoset afër.
Fotografitë e palëvizshme të formateve të mëdha nga ato të zakonshmet
mbrohen me vendosjen e tyre në mbështjellës të punuar nga materiali neutral.
Sa i përket kushteve të ruajtjes, për filmat bardhë e zi rekomandohet
temperatura rreth 21ºC (e dëshirueshme është temperatura më e ulët) dhe
lagështia relative në mes 30 dhe 35% (asnjëherë nuk guxon të kalon 60%). Për
filmat me ngjyrë rekomandohet temperatura prej 2ºC (temperaturës prej 0ºC
duhet t’i iket për shkak të ngrirjes dhe shkrirjes) dhe lagështia relative në mes
20 dhe 30ºC (asnjëherë nuk guxon të kalon 60%).
Negativët në shiritin nitroceluloid duhet të kopjohen për shkak të
jostabilitetit të tyre dhe faktikisht gjithnjë shkatërrohen. Ndërsa, ato duhet të
ruhen nga veprimi i dritës, të ruhen në depo me ajër të pastër, i cili nuk ka pluhur
dhe ndotës tjerë.
II. FONO DOKUMENTET
Kuptimi
Fono dokumente i quajmë fjalime ose vepra artistike të incizuara në
material special. Fono dokumente janë shiritat magnetofonikë, pllakat e
gramafonit dhe audio shirita (kaseta).
Historiku
Paralelisht me lëndën e shkruar, në përbërjen e dokumenteve të fondit
arkivorë hyjnë edhe fono dokumentet. Regjistrimet e para zënore janë bërë prej
vitit 1877 nga fonografi i parë Tomas Edisonit (cilindrat zënor). Ai ka arritur jo
vetëm të incizon zërin por edhe ta reprodukon. Ndërsa në vitin 1887 krijohet
Pllaka e Gramafonit të Berlinit.
Me zbulimin e fotografisë fillon epoka e re e civilizimit njerëzor në të
cilin dominojnë komunikimet vizuele. Në fund të shek. XIX ka filluar incizimi
i zërit nëpërmjet të gramafonit. Njeriu së shpejti ka filluar të ngadhnjej mbi
teknologjinë duke zbuluar më vonë filmin më 1895 dhe televizionin më 1930.
Prej vitit 1929 në ish Bashkimin Sovjetik ka filluar prodhimi i fono dokumen-
teve në kino film, ndërsa prej vitit 1945 aplikim praktik të incizimit magne-
tofonik të zërit.
Llojet e fonodokumenteve
Kanë ekzistuar tri sisteme të incizimit të zërit: mekanik, optiko-
fotografik dhe magnetofonik. Në kushtet bashkëkohore shfrytëzohen këto lloje
të fonomaterialit (që përbëjnë vetëm tinguj zënorë): pllakat e gramafonit, shiritat
magnetofonik, audio compact disk (CD disk) me shënime digjitale të zërit, audio
kasetat.
Shiritat magnetofonik të cilat një kohë të gjatë janë përdorur, janë punuar
nga një shtresë e hollë e oksidit magnetofonik të pështjellur me pëlhurë të lidhur.
Më pastaj, përsoset edhe sistemi magnetofonik, ku zëri incizohet nëpërmjet anës
elektromagnetike. Si anë negative e saj është se incizimi mund të ç`magnetizohet
për shkak të kushteve jo të përshtatshme të ruajtjes ose të përdorimit jo të drejt.
Fono arkivi
Arkivi i parë i fonogrameve, përkatësisht i lëndës fonograme është
krijuar në Vjenë në vitin 1899, dhe diçka më vonë në Kopenhagë, Paris, Upsallë,
Romë, Moskë dhe Londër.
Koleksion i shiritave të magnetofonit ose i pllakave të gramafonit quhet
e emrin Fonotekë. Ndërsa, vendi ku ruhen dhe rregullohet, quhet edhe me emrin
diskoteka, gramoteka, arkivi i shiritave magnetofonikë etj.
Me rëndësi të posaçme në arkiv është kryerja e këtyre operacioneve të
punës: grumbullimi, përzgjedhja, pranimi, përpunimi shkencoro-teknik,
shfrytëzimi, ruajtja, përdorimi, kontrollimi, kushtet e ruajtjes – temperatura,
lagështia dhe publikimi.
Fono dokumentet kur të pranohen në arkiv regjistonin në librin e
pranimit. Në librin e pranimit duhet të ekzistojnë këto të dhëna: data dhe vendi
i inçizimit, lloji i dokumentit, autori, përbajtja, zgjatja e reprodukcionit – koha e
zgjatjes, shpejtësia e reprodukcionit, mënyra e praninit të lëndës – a ësht falur,
pranuar apo e krijuar në arkiv.
Koleksionet e fono-dokumenteve
Koleksionet ose fondet e fonodokumenteve formohet nga bartësitë e
zërit. Krijohet në radio dhe televizion, nga ndërmarrjet filmike, organizatat dhe
klubet e ndryshme, institucionet hulumtuese shkencore, por edhe te personat
privat. Prandaj, arkivat janë të obliguar që të vënë kontakte me krijuesit dhe
poseduesit e tyre, që në procedurë ligjore të marrin atë lëndë për ruajtje,
përpunim, vendosje dhe publikim. Arkivat i pranojnë ato incizime të cilat kanë
vlerë historike, shkencore, kulturore, politike, etj.
238 | Arkivistika
Dokumentët tonike (zënore) nganjëherë munden me qenë e dhe pjesë e

ndonjë fondi. Atëherë dokumentet bartën në këtë koleksion, ndërsa në fond
mbetët fletëza udhëzuese për atë. Si mjet informativo-shkencor përpilohet
inventari analitik ku gjendën të gjitha shënimet paraprake, ndërsa i shtohet edhe
të dhënat për atë se incizimi a është origjinal apo kopje, e kjo shënohet para
mënyrës së pranimit të lëndës.
III. DOKUMENTET AUDIO-VIZUALE
Dokumentet e krijuar me teknologjinë e re i quajmë jokonvencionale,

për dallim nga dokumentet e shkruara dhe të shtypura që i quajmë
konvencionale. Dallimi në mes tyre është sepse dokumentet jokonvencionale
nuk mund të përdoren pa aparate përkatëse.
Dokumentet jokonvencionale janë: fotografitë, filmat, pllakat e grama-
fonit, shiritat magnetofonik, video kasetat, CD-ROM, DVD.
Dokumentet audio-vizuale janë ato në të cilat janë të regjistruar
fotografitë, zëri dhe lëvizja, ndërsa krijohen në kinematografi dhe televizion.
Ato janë: filmat e formateve të ndryshme; shiritat magnetofonikë të formateve
të ndryshme, videokasetat analoge dhe digjitale, videodisqet digjitale.
Burimet audio-vizuale e kanë origjinën e vet në zhvillimin e filmave pa
zë dhe më vonë në filmat më zë, së pari në bardh e zi, më pas me ngjyra; me
zhvillimin e mekanikës dhe elektro-magnetikes së mbartjes së zërit dhe figurës
(kasetat, records, CD, dhe videot, etj.
Burimet audio-vizuale mund të manipulohen lehtë teknikisht. Origjina e
figurës dhe zërit janë të kontrollueshme me vështirësi. Gjatë shek. XX, burimet
audio-vizuale kanë qenë të manipuluara gjatë dhe pas prodhimit, për arsye
propagandistike. Filmat e famshëm në realitet ishin montazhë, që tregojnë
situata që asnjëherë në realitet nuk kanë ekzistuar në atë formë. Për këtë arsye,
burimet audio-vizuale kërkojnë një kritikë të kujdesshme dhe njohuri të mira të
problemeve teknike. Edhe aspekti gjuhësor i burimeve audio-vizuale duhet të
merret gjithashtu parasysh. Gjithashtu interpretimet muzikore dhe të gjitha llojet
e zhurmave që janë të regjistruara në vetvete janë një burim historik.
FILMI (DOKUMENTET FILMIKE LËVIZËSE)

Kuptimi
Sipas normave ndërkombëtare, nocioni film do të thotë: “Fletë e
lakueshme apo shirit nga plastika e tejdukshme, në të cilën mund të incizohet
fotografia”. Ndërsa, filmi kinematografik është: “Pjesë e prodhuar me ndihmën

e mjetit ndihmës teknik, në të cilin krijohet kino-efekti (fotografitë lëvizëse), pa
marrë parasysh mediat e shfrytëzuara (shiriti filmik, video shiriti etj.)”.
Filmi lëvizës janë sekuenca të fotografive në shiritin filmik ose
videoshiritin i cili, si filmi ose shiriti përfeksionohet, ka treguar pamjen e nisjes
ose lëvizjes. Në Kanada: cinefilm; në Australi: cinematograph film-kino film.
Dokumentet filmike lëvizëse, në termionologjinë arkivore quhen edhe film.
Shkenca që merret me artin e filmit quhet Filmologji, ndërsa regjistimi
i filmave sipas datave të premierave, sipas autorëve ose sipas producentëve si
dhe regjistrim i veprave filmike të një periudhe ose të një vendi quhet
Filmografi.
Vendi ose depoja për ruajtje të filmave të ndryshëm, koleksioni dhe
rregullimi i tyre, mund të jetë edhe institucion quhet me emrin Kinotekë diku
edhe Filmotekë.
Historiku
Filmi është baza e parë e informacionit në figurë dhe zë. Koleksioni i
parë filmik është krijuar në vitin 1894 në Bibliotekën e Kongresit në SHBA, ku
producentët i kanë ruajtur filmat në mënyrë që të mbrohen të drejtat e tyre
autoriale. Filmat e parë ishin filma bardhë e zi me shtrat nitroceluloze. Në vitin
1915 doli teknika e zhvillimit të filmave pozitiv tekniko-kolor mbi bazën e
ndarjes së dy ngjyrave. Ndarja e tri ngjyrave të mbivendosura në film u realizua
në vitin 1932. Filmi i parë me zë fotografi u shfaq më 1932. Ky është dokumenti
më i vjetër i informacionit në figurë e në zë. Arkivi i parë filmik (Staten Film
Cental) është themeluar më 1912 në Danimarkë. Dispozita e parë ligjore për
nevojën e ruajtjes së lëndës filmike është aprovuar në Bashkimin Sovjetik më
1918. Në Britani të Madhe me urdhër të qeverisë është urdhëruar që të gjithë
filmat e luftës duhet të ruhen në Zyrën e luftës. Për ndërmarrjen e masave të
mbrojtjes së lëndës filmike në formën modeste mund të flasim rreth vitit 1935
(Britsh Film Institute), pastaj në mënyrë intenzive prej vitit 1951, kur në vend të
shiritit filmik me bazë nitrate përdoret shiriti filmik me bazë acetane. Në vitin
1935 në Paris formohet Kinoteka e Francës (Cinomathoque Française), si arkiv
i parë në botë i filmit. Më pastaj gati në të gjitha shtetët e botës themelohen
arkivat e kinotekës.
Filmat e parë me zhvillimin kromogjen i përkasin vitit 1936. Shtrati i
filmave prej nitrati, zëvendësohet me acetat, që në përgjithësi përdoret edhe sot.
Filmi që përdoret si material bazë për xhirimet kinematografike,
përbëhet nga shumë shtresa materiale që janë: shtrati i filmit ose siç quhet
zakonisht baza, mbi të cilën fiksohet emulsioni, ku bëhet regjistrimi optik i
240 | Arkivistika
figurës dhe i zërit, me një nënshtresë ngjitëse shumë të hollë. Ka vetëm një
shtresë emulsioni për filmat bardhë e zi, tri të tilla për filmat me ngjyra, që janë
një për çdo parësore e zbritëse (e verdha, e kuqja e errët, e kaltërta e errët), që u
shtohet një ose më shumë shtresa fillestare.
Ndarja e filmave sipas formateve dhe materialit të prodhimit

Formatet standarde dhe profesionale që shfrytëzohen më shpesh, janë
formatet prej 35 mm dhe 16 mm gjerësi të shiritit filmik. Substandardet janë të
formatit prej 8 mm i ashtuquajtur super 8, në përdorim profesional dhe amater.
Filmovat e incizuar në vitet e 30-ta, mund të gjindën në shiritin filmi, të gjerësisë
9,5 mm me perforcion në mes të shiritit (e jo në pjesën anësore si të formatet
tjera). Janë të rralla formatet 70 mm (Todd AO dhe Pathe 9,5 mm).
Prodhimi i shiritit filmik në kolor ka filluar në vitin 1930, por ngjyra në
film kanë vendosur edhe më herët me ngjyrosje me dorës, ose me teknikën e
zhvillimit të filmave.
Sipas materialit në të cilin prodhohet, filmat ndahen në: nitrofilm me
bazë nga nitroceluloza dhe filmi sigurues, me afat të ruajtjes të llojllojshmë dhe
rrezik të ndryshmë për mjedisin (që ndikon edhe në vendimin për mënyrën e
ruajtjes). Në bazën nitro (të djegur), filmat janë prodhuar deri në vitin 1953 dhe
vëtëm në formatin 35 mm. Ndërsa formatet tjera kanë filluar të prodhohen në
bazën e sigurisë (të rrezistueshme në temperaturë, ose të tretur gjatë nxemjesë).
Mbrojtja dhe ruajtja e filmit

Filmat mblidhen, ruhen dhe përpunohen nëpër kinoteka dhe filmoteka,
të cilat mund të jenë njësi punuese në përbërje të arkivit, por edhe institucione
të pavarura.
Dokumentet filmike duhet të ruhen në depot arkivore të ftohta, të thata
dhe të pastra. Mirëpo, ruajtja e burimeve audio-vizuale, ku bënë pjesë edhe filmi
është shumë e ndërlikuar dhe e shtrenjtë. Për më tepër, aparaturat teknike duhet
të konservohen, ose regjistrimet duhet të jenë të transferueshme mbi mjete të
reja teknike. Rindërtimi i të vjetrave, shpesh e dëmton materialin bazë, që është
shumë e kuptueshme dhe kërkon një sërë veprimesh e operacionesh.
Faktorët dëmtues të filmave janë gazëratë e dëmshëm që ndodhen në
mjedise të ndryshme atmosferike, e në veçanti mbeturinat kimike që mbeten
gjatë ndryshimeve, larjes së filmave. Por, një rol të veçantë në ruajtjen e filmave
luajnë kushtet e mjedisit ku vendosen ato.
Zyrtari i arkivit ose institucionit përkatës gjatë hapjes së çdo rollne të

filmit duhet të përcaktoj llojin e filmit, vjetërsinë e tij, gjendjen fizike, etj. Një
prej detyrave kryesore është procedura e identifikimit të filmave. Si shënime
kyçe në identifikimin e shiritave filmik është analiza e pjesëve anësore të shiritit
filmik, pjesëve të tyre hyrëse, perforacionit filmik, titujt ndërmjetës në to në
kohën e filmimit, formatet filmike dhe kronologjia e krijimit.
Me rëndësi të posaçme për mbrojtjen e filmave janë edhe kushtet
optimale të ruajtjes, siç janë temperatura, lagështia etj.
- Temperatura për ruajtjen është 13ºC+2ºC, ndërsa temperatura
maksimale e lejuar pa rrezik të prishjes së filmit është 21ºC. Ruajtja afatmesme
dhe afatgjatë është 25ºC. Temperatura më e lartë nuk duhet të kalojë 32ºC.
- Lagështia relative për ruajtjen e filmave: Ruajtja arkivore – film
argjendohologjen – bazë celuloze 15-40%, bazë poliesteri 30-40%; film diazo
dhe film vezikular 15-30%; Ruajtja afatmesme dhe afatgjatë: film argjendo-
halogjen – bazë celuloze 15-60%, bazë poliesteri 30-60%; film diaz dhe film
vezikuar 15-50%.
Sa i përket ruajtjes, shiriti filmik nitrat për shkak të përmbajtjes së tij
kimike lëshon dyoksid azotik, i cili në lagështi dhe temperaturë të madhe krijon
karakteristika eksplozive dhe njëherit e shkatërron emulsionin e filmit. Të gjitha
bazat filmike të shfrytëzuara deri të përdorimi i poliesterit kanë pasur zakonisht
afat të shkurtër të ruajtjes. Disa lëndë filmike me bazë nitrate, për shkak të
kushteve të këqija të ruajtjes dhe pamundësisë së ajrosjes9 pas dhjetë viteve janë
djegur ose janë shndërruar në pluhur eksploziv. Sot, disa arkiva ruajnë lëndën
filmike në bazën nitrate.
Sa është temeperatura më e ulët në depo, degradacioni i filmit është më
i ngadalshëm. Për ruajtje afatgjatë të filmave EBU (European Broadcasting
Union) në vitin 2000 arkivistëve iu është rekomanduar: 5 shkallë celzius të
temperaturës dhe 20-30% të lagështisë relative. Në këto kushte pritet qëndru-
shmëria e filmave të arkivuar prej 500 deri 600 vjet.
Sipas standardeve për projektime asnjëherë nuk guxon të shfrytëzohet
filmi origjinal. Për kontrollimin e filmit origjinal shfrytëzohet tavolina
montuese, ndërsa për projektim hartohet kopja. Për filmat 35 mm në shiritin e
9
Shkenctarët e njohur, arkivistët filmik dhe hulumtuesit në Komisionin teknik të FIAF
mendojnë se kutia në të cilën ruhet shiriti filmik në bazën nitrate duhet të ketë vrima të hapura
në pjesën anësore, të cilat do të mundësonin hyrjen e dioksidit azotik.
242 | Arkivistika
nitrocelulozës10 duhet pasur kujdes gjatë përdorimit, sepse janë jostabil dhe lehtë
ndizen.
Sikurse të tjerat edhe ato bardhë e zi duhet ndarë nga ato me ngjyrë.
Filmin origjinal duhet mbështjellur në bazë plastike e jo në rrota dhe në fund
duhet të forcohet në sipërfaqe të lirë me shirit ngjitës.
Pas largimit të pjesës plastike, e cila përdoret në laboratorium, është e
dëshirueshme që filmi të vendoset në kuti nga plastika inertne, ndërsa atë duhet
vendosur në pozitën horizontale. Në kuti duhet të shkruhen shënimet e njëjta
sikurse në film: sinjatura e filmit dhe shenja e formatit (8 mm, super 8 mm, 16
mm, 35 mm etj.).
Nitro baza ka dy veçori negative që e vështirësojnë ruajtjen. Janë të
djegëshme, te filmat e freskët vjenë deri të vetdjegja në cca 130°C, ndërsa te
vendosja në 41°C. Digjet shumë shpejtë, dhe nuk ka mundësi të fiket, në raste
të të sasive të mëdha digjet me shpejtësi të eksplozivit. Ndërsa, plini mund të
dëmton edhe filmat në bazë të padjegëshme. Për arsye të siguriës dhe pengimit
të shkatërrimit, nitrofilmat ruhen në kushte të veçanta (temperatura deri 4°C dhe
lagështia relative prej 55 do 60%), ndërsa zgjidhja e përhershme e mbrojtjes së
saj është incizimi në shiritin me bazë të padjegur.
Te filmi i sigurisë janë larguar mangësitë e nitrofilmit: Baza në aspektin
kimik është më stabile, nuk vetdigjet, në sasi të vogla nuk digjet por vetëm
tymoset. Mangësi është sepse nën ndikimin oksigjenit bëhet e ngrutë dhe e
bishtë, të lagështia e madhe bëhet e butë dhe kristalizohet. Për këtë arsye këto
filma ruhen në kushte të kontrolluara, me temperatura të barazpeshës prej deri
15°C dhe lagështisë relative prej 55 deri 60%. Për shkak të ruajtjes së ngjyrës,
filmat e incizuar me teknikën kolor kërkojnë temperaturë shumë më të ulët.
Rregullimi dhe përpunimi i filmit

Rregullimi dhe përpunimi i materialit filmik kryhet nëpër këto faza:
1. Shikimi, seleksionimi dhe konservimi i materialit;
2. Sistemimi i filmave sipas llojeve dhe përmbajtjes ose kronologjikisht
(sipas librit të inventarit hyrës);
3. Rregullimi i dokumenteve përcjellës sipas principeve, në bazë të të
cilave rregullohen edhe materialet tjera arkivore.
Dokumentin përcjellës e përbëjnë: skenari dhe sinopsisi, libri i incizimit,
lista e dialogjëve, treguesi i autorit dhe bashkëpunëtorëve, setfotografia dhe
10
Duhet ditur se filmat 35 mm në shiritat nitrocelulozoid janë punuar deri në vitin 1952.
Njihen me emrin Nitrate film të shënuar në pjesët anësore ose në afërsi të preforacionit.
fotografitë e punës, skicat e dekorit dhe kostumeve, kurse për filmat vizatimor
edhe skica e karaktereve.
Pas marrjes në arkiv, çdo film, si dhe materiali përcjellës filmik
regjistrohet në librin e inventarit hyrës, respektivisht në librin e materialit të
pranuar. Numri rendor nën të cilin është shënuar në librin e materialit të pranuar,
është në të njëjtën kohë edhe numri i inventarit, sipas të cilit ajo dërgohet në
evidencat e tjera. Evidenca themelore është lista amzë me këto rubrika: titulli,
vendi ku është prodhuar, viti i prodhimit, producenti, autori i skenarit, lloji i
filmit, regjia, pronari i filmit, mënyra e përfitimit, cenzura, fotografia, kamera,
grupi muzikor, montazhi, aktorët, të dhënat e përmbajtjes dhe përpunimit
profesional, pastaj rubrikat që lidhen me anën teknike të filmit – baza ku është
vendosur, emulsioni, gjuha, përkthimi, numri i kasetës (rollnës), ngjyra, gjatësia,
formati, teknika, toni, çmimi dhe data e arkivimit.
Lista amzë është bazë për punimin e skedarit, pastaj për përpilimin e
skedarëve të ndryshëm: kronologjik, tematik, skedari i aktorëve, producentëve,
regjisorëve, skenaristëve etj.
Arkivat audio-vizuale
Dokumentet audio-vizuale me fotografi dhe zë në mënyrë autentike
dëshmojnë për kohën e vet, për këtë arsye janë të mbrojtura me ligjin arkivor si
vlerë e paçmuar e dokumenteve kulturore dhe historike prandaj si të tilla ruhen
të përhershme në arkivat speciale. Arkivat audio-vizuale grumbullojnë, ruajnë
dhe përpunojnë dokumentet autentike (incizimet) në zë dhe vizuale (fotografitë
e gjalla). Specifika e tyre është se ato në mënyrë autentike prezantojnë ngjarjet
nëpërmjet zërit ose fotografisë lëvizëse (të gjallë).
Me rëndësi të posaçme në arkiv është kryerja e këtyre operacioneve të
punës: grumbullimi, përzgjedhja, pranimi, përpunimi shkencoro-teknik,
shfrytëzimi, ruajtja, përdorimi, kontrollimi, kushtet e ruajtjes – temperatura,
lagështia dhe publikimi.
Arkivat e TV
Në fillim televizioni nuk e ka pasur teknologjinë e regjistrimit, prandaj
përmbajtjet e saj i ka emituar “drejtpërdrejt”, me ç‘rast pas emitimeve të tyre ato
kanë përfunduar së ekzistuari. Për këtë arsye televizioni fillon të shfrytëzoj
teknologjinë e filmit të cilën e modifikon për nevoja të veta. Fillon të përdoret
filmi 16 mm, filmi lëvizës dhe sistemi tonik dubël. Kështu pranë stacioneve TV
filluan të krijohen arkivat e mëdha filmike. Për këtë arsye para 40 viteve
formohen arkivat speciale të televizionit të cilët i ruajnë emisionet e krijuara në
televizionin amë.
244 | Arkivistika
Në Kosovë është formuar arkivi special i RTK, më parë i RTP, i cili

posedon dokumentacion që nga vitit 1972.
Për shkak të ndryshimeve të përhershme të teknologjive filmike në
arkivat e TV si sedimente janë grumbulluar lloje të ndryshme të dokumenteve
audio-vizuale.
Në arkivin e TV kryesisht ruhen këto dokumente:
- Dokumentet audio-vizuale të krijuar me teknologjinë televizive
filmike: 16 mm bardhë e zi dhe filmat me ngjyra.
- Dokumentet audio-vizuale të krijuara me video-teknologjinë televi-
zive: shiritat magnetoskopi prej 1 dhe 2 inqa.
- Videokasetat: U-matic, Betacam SP, S-VHS, VHS.
- Dokumentet audio-vizuale të krijuara me teknologjinë digjitale, siç
janë: videokasetat digjitale; Digjitial Betacam; Betacam SX, Videodisqet
digjitale: DVD, XD CAM.
Këto dokumnete i karakterizojnë disa variabla: vlera kulturore dhe
historike; vlera programore; vlera e marketingut; mënyra e regjistrimit dhe e
reprodukimit; aparatet për reprodukimin dhe mirëmbajtjen e tyre; njohuritë e
nevojshme rreth punës me to; qëndrushmëria e dokumenteve; tipi i memories:
përfundimtar ose shkruaj/shlyej memorien; veçoritë kimike dhe fizike; madhësia
e mediave të arkivimit; pesha e mediave të arkivimit; kushtet e ruajtjes
(temperatura, lagështia ...); pajisjet për arkivim; çmimi i pajisjeve arkivore;
shpejtësia e qasjes deri te dokumentet; çmimi i mediave të arkivimit.
Detyra e arkivave të TV është që në kushtet e tyre, duke u bazuar në
ndryshimet e teknologjive televizive, në qëndrushmërinë dhe pasigurinë e
shënimeve në bartësit e të dhënave, në pasigurinë e aparateve për reprodukim
dhe mirëmbajtjen e tyre duhet që dokumentet audio-vizuale t’i mbrojnë
maksimalisht dhe të mundësohet reprodukimi i tyre cilësor dhe për shfrytëzim.
Për shkak të ndryshimeve të shpeshta të teknologjive të TV, në mënyrë
që të plotësohen kërkesat e theksuara më lartë, arkivat e TV po shndërrohen edhe
në muze të teknologjive të vjetra televizive, aparateve të vjeta për reprodukim
dhe i mediave të vjetra të regjistrimeve audio-vizuale.
Si Videomediale digjitale, prej vitit 2000 në disa arkiva të TV kanë
filluar të arkivohen videodokumentet e para digjitale.
Mbrojtja e video-dokumentacionit
Videomediat ruhen në depot arkivore në temperatura 18-20˚C dhe 50-
60% të lagështisë relative. Depoja arkivore duhet të jetë e mbrojtur nga pluhuri,
radiacioni dhe rrezatimi magnetik. Për çdo videoformat ekzistojnë aparatet për
mbështjellje dhe pastrim. Çdo shirit ose kasetë duhet një herë në vit të
mbështillet në ato aparate.
Ndërsa, te mbrojtja e dokumenteve digjitale audio-vizuale, kushtet e
ruajtjes së mediave digjitale audio-vizuale janë të njëjta sikurse edhe për ato
analoge, por kërkesat janë më të ashpra për eleminimin e pluhurit në depot
arkivore.
Mbrojtja e video-dokumenteve në bartësit elektronikë dhe digjitalë

Çështje e hapur për të gjithë arkivat filmike në Europë dhe në botë është
se si të ruhen filmat të cilat janë incizuar në video ose në mediat elektronike. Për
këtë ende nuk është gjetur formati përkatës për ruajtje të përhershme të të
dhënave digjitale.
Në kongresin e fundit të shoqatës botërore të arkivave filmike (FIAF) të
mbajtur në Qershor të vitit 2005 në Lubjanë, punëtorët profesional të Institutit
filmik të Danimarkës, i cili ka përvoja të mëdha në produksionin dhe mbrojtjen
e filmave në mediat elektronike, kanë praqitur nga aspekti profesional se deri
me tani e vetmja zgjidhje për tërë lëndën video në formatet e vjetra VHS, U-
matic dhe Shiritat Betacam të bartën në Betu digjital!
Pajisjet arkivore për dokumentet audio-vizuale

Pajisjet arkivore për dokumentet audio-vizuale po bëhen gjithnjë e më të
sofistikuara, ndërsa zgjedhja e tyre varet para së gjithash, nga mundësitë
financiare të arkivave të TV. Ato mund të jenë: rafta të drurit; rafta metalike,
mangazhe; regalla arkivore levizëse; regalla lëvizëse elektrike arkivore; silose
arkivore vertikalomobile; silose shutlle vertikale; sisteme automatike arkivore:
tape robot, juke box, tape tower etj.
Për kategorizimin dhe reprodukimin e videodokumenteve, arkivat e TV
duhet të kenë numër të mjaftueshëm të aparateve për reprodukim të të gjithë
formateve arkivore në gjendje të rregullt. Ato aparate janë të shtrenjta, ndërsa
mungesa e tyre e pamundëson punën e arkivistëve.
Për përpunimin arkivor (katalogjizim) dhe reprodukim arkivi audio-
vizual duhet të ketë: mbështjellësin e filmave, tavolinën e montazhit të filmit,
projektorët e filmit dhe telekino. Ky është projektor i specializuar, i cili
fotografinë filmike e shndërron në signal elektronik. Pa telekino televizioni nuk
mund të shfrytëzoj fondin e vet arkivor. Në shumë vende telekino është e vjetër
ndërmjet 15 dhe 20 vjet, pastaj vjetërsohet.
Migracioni analog/digjital i dokumentacionit audio-vizual

246 | Arkivistika
Entropitë e ashpra posaçërisht janë të shprehura në lëminë e arkivistikës

audio-vizuale. Edhe pse është arritur zhvillim shumë i madh në zhvillimin e
teknologjisë së regjistrimit audio-vizual, e cila prodhon media cilësore dhe të
qëndrueshme, pas euforisë fillestare për “dokumentet e përhershme”, shpejt
zbulohen dobësitë e paparapara dhe fillon degradacioni i shpejt i tyre. Është
paradoksale të thuhet se mediat më të vjetra audio-vizuale, filmi dhe mikrofilmi
janë mediat më të qëndrueshme nëse ruhen nën kushte optimale.
Për shkak të faktit të degradacionit të papërkryer të çdo medie audio-
vizuale, e vetmja mënyrë e shpëtimit të përmbajtjeve me vlerë është migrimi
(kopjimi) i tyre me kohë në media të reja. Dokumentet e vjetra audio-vizuale
janë të regjistruara me të ashtuqujturat teknologji analoge, por migrohen në
media të reja digjitale të cilat mundësojnë qasje të shpejt të shfrytëzuesit (on line
ose near on line), shumë më lehtë restaurohen dhe distribuohen. Kjo është
zgjidhje e përkohshme sepse çdo dokument me vlerë audio-vizuale prapë duhet
të migrohet në ndonjë medij të ri. Përparsi e migrimit të dokumenteve digjitale
në mediat e reja digjitale është mundësia e migrimit të shpejtë e të shumëfisht
për dallim nga migrimi analog/digjital i cili zhvillohet në të ashtuqujturën kohë
reale (1 orë për një orë).
Të gjithë arkivistët e botës duhet të jenë të vetdijshëm për këtë problem
të madh dhe duhet të jenë aktiv në punët e migrimit. Migrimi i dokumnteve
audio-vizuale është procedurë e ndërlikuar dhe e shtrejt ku kërkon ekipe
profesionale interdisciplinare, si dhe mjete të mëdha financiare. Për këtë arsye
duhet të përgatiten projekte të mira të migrimeve, të gjinden mjete të shumta
financiare dhe sa më parë të fillohet në migrimin selektiv të dokumenteve më të
rrezikuara audio-vizuale. Duhet përgatitje për aplikimin e migrimit permanent.
Vetë migrimi i dokumenteve audio-vizuale analoge të krijuara gjatë 40 vjetëve
të kaluara, do të zgjatë ndërmjet 10 dhe 20 vjet, në shtetet mesatarisht të
zhvilluara. Është rrezik që në arkivat audio-vizuale të shteteve të pazhvilluara
tërë fondi arkivor do të shkatërrohet, nëse nuk ndërmerret shpejt ndonjë akcion
botëror për shpëtim nga UNESCO - Memory of the Word (Memoria e botës).
Në ndërkohë të gjithë arkivat audio-vizuale do të jenë në tranzicion të
përhershëm nga ato analoge në digjitale, kështu që do të krijohen të ashtuqujturit
arkivat hibrid në të cilat arkivistët audio-vizual do të kenë vështirësi të mëdha
në organizimin e relacionit dhe mënyrës së përdorimit.
IV. LLOJET E TJERA TË DOKUMENTEVE SPECIFIKE

Si lloje të veçanta të dokumenteve që mund të hyjnë në arkiva, përveç

dokumenteve të shkruara, dokumenteve elektronike, foto-dokumente, fono-
dokumenteve, dokumenteve audio-vizuale, janë edhe dokumentet e bëra në
teknika të ndryshme, si vizatimet, fotografi të shtypura, vizatime, gravura,
akuarele, vizatime me thëngjill druri, litografi, akuarel në pëlhurë, pikturat në
pastel, vurratat, shenja gishti, vizatimet me shkumës të kuq, gravurat në bakër,
urimet, vizatimet religjioze etj.
Të gjitha këto dokumente duhet të ruhen në ambalazhë të veçantë dhe
duhet të përdorën me kujdes. Për përdorimin e tyre duhet shfrytëzuar dorëza të
buta të bardha prej pambuku.
KOLEKSIONET
Gjatë pranimit të lëndës arkivore, në arkiv arrijnë lloje të ndryshme të

dokumenteve, të cilat nuk kanë një kontinuitet të krijimit, ose janë nga shumë
krijues. Nga ato dokumente kryesisht formohen koleksionet arkivore. Çdo arkiv
ka lëndë që nuk mund ta klasifikon në ndonjë fond, për shkak se nuk e dinë
prejardhjen e saj dhe për shkak se ka të bëjë në material të veçant, përkatësisht
bazën në të cilën janë ruajtur.
Në krahasim me lëndën arkivore, e cila është e lidhur në mënyrë organike
– kontinuive në një fond, në arkiv ekziston edhe grupi i dokumenteve të
formuara në një tërësi në mënyrë artificiale. Gjatë krijimit të atyre tërësive, në
të cilat nuk ekziston lidhja natyrore e dokumenteve, si dhe nuk i takojnë asnjë
organi ose organizate, familje ose personi i quajmë koleksione. Koleksioni është
bashkimi i dokumenteve, përkatësisht grup i dokumenteve me prejardhje të
ndryshme, të krijuar nga zgjedhja ose rastësisht. Pra, koleksioni është
grumbullim i dokumenteve në mënyrë artificiale në bazë të ndonjë karakteristike
të përbashkët (ngjajshmërisë, mënyra e akvizicionit, krijuesit, përmbajtjes,
gjuhës, mjedisë, formatit, emrit të grumbulluesit) pa marrë parasysh në prej-
ardhjen/provenijencën e dokumenteve. Çdo koleksion është tërësi artificale me
dokumente të provinijencës së ndryshme dhe të llojit të ndryshëm (bazës).
Koleksionet arkivore janë të hapura dhe përherë plotësohen. Për çdo
koleksion, lëndët zakonisht përpunohen në mënyrë analitike, hartohen regjistrat
gjegjëse të personaliteteve, tematik, lëndor dhe gjeografik.
248 | Arkivistika
Përveç koleksioneve të cilat formohen në arkiv, koleksione mund të

gjenden edhe të koleksionarët e ndryshëm, të cilët i formojnë ato sipas interesit
dhe dëshirës së tyre. Nëse koleksioni i dorëzuar nga koleksionuesi në arkiv është
i rregulluar, atëherë mbahet ai rend të cilin krijuesi e ka formuar, ndërsa
koleksioni i parregulluar, rregullohet sipas natyrës së lëndës.
Sinjaturën e çdo koleksioni e përbëjnë: titulli i koleksionit, shenja e
kaptinës dhe numri i lëndës në të. Ndarja në kaptina dhe sinjatura gjegjëse,
mundësojnë plotësimin më të lehtë me dokumente të reja dhe rritjen e
koleksionit. Te koleksionet e vogla mungon shenja e kaptinës, lënda zakonisht
sinjohet në kontinuitet, ndërsa plotësimi bëhet sipas datës së hyrjes në arkiv.
Ekzistojnë dy lloje të koleksioneve: koleksionet klasike, e përbëjnë
dokumentet klasike në letër dhe pergamenë dhe koleksionet karakteristike,
këto janë koleksionet në shtresat bashkëkohore (të krijuara në 70 vitet e fundit).
Këto koleksione ndahen sipas bazës dhe të sigurimit të kushteve të veçanta të
ruajtjes dhe mbrojtjes teknike. Këto janë koleksione zënore (pllakave të
gramafonit, audiokasetat CD) dhe dokumentet vizuale (video kasetat, shiritat
filmi, TV fotografitë).
Koleksioni i pllakateve
Koleksioni i pllakatave është një prej koleksioneve të rëndësishme që ka
një arkiv. Pllakatat janë material i shtypur dhe paraqesin dokumente zyrtare.
Koleksionin e pllakateve e përbëjnë pllakatet, shpalljet, afishet, proklamatat,
prospektet, ftesat e ndryshme etj. Pllakatet, shpalljet, proklamatat janë lajmërime
publike, të cilat në disa ekzemplarë ekspozohen në vende të ndryshme publike.
Këto në të shumtën e rasteve janë të shtypura, por mund të jenë të shkruara me
dorë dhe të vizatuara.
Pllakatet sipas përmbajtjes shërbejnë për reklamimin e një ngjarjeje.
Vizatimi mbizotëron ndaj tekstit dhe është i dimensionit të madh. Shpalljet sipas
dimensionit janë diçka më të vogla. Mbizotëron teksti ndaj vizatimit. Pllakatet
kryesisht i publikojnë organizatat kulturore, arsimore dhe të tjera shoqërore,
ndërsa shpalljet kryesisht organet e pushtetit, të administratës, organizatat
politike, joqeveritare, etj.
Lënda e këtij koleksioni hynë në arkiv me pranimin e lëndës (në
përbërjen e ndonjë fondi), me anë të faljes ose të blerjes. Pas hyrjes, në arkiv të
gjitha pllakatet regjistrohen në librin e pranimit dhe vendosën në koleksionin e
pllakateve, sipas skemës strukturale të inventarit të përgjithshëm.
Nëse arkivi ka mjaftë lëndë të një lloji, si p.sh. të pllakateve, atëherë
mund të formohet koleksion i veçantë vetëm për pllakate, ndërsa tjetri nga
afishet. Numri i koleksioneve të pllakateve në një arkiv varet nga lloji, sasia dhe
skema strukturale e inventarit të përgjithshëm.
Rregullimi i këtij koleksioni përfshinë: kontrollimin e lëndës, regjistri-
min dhe klasifikimin sipas periudhave, hartimi i planit klasifikues dhe i
udhëzimit metodik.
Me grumbullimin e lëndës, tubohen shënimet themelore mbi përbërjen e
koleksionit, çka mundëson klasifikimin e tij sipas periudhave historike. Atëherë
kur lënda klasifikohet sipas periudhave, fillon hartimi i planit klasifikues dhe
udhëzimit metodik.
Pllakatat ndahen sipas llojit dhe sipas asaj se kush i ka publikuar. Sipas
llojit pllakatat ndahen në: afishe, shpallje, lajëmrime, deklaratat, reklama.
Sipas prejadhjes pllakatat në ndahet në nëntë grupe dhe sipas atyre
grupeve edhe rregullohen:
1. Pllakatet të cilat i lëshojnë organet e pushtetit;
2. Pllakatat e organeve ushtarake;
3. Pllakatat e organeve gjyqësore;
4. Pllakatat e organeve politike dhe shoqërore – këto kanë më së shumti
nëngrupe, p.sh. sipas organizatave;
5. Pllakatat e partive dhe lëvizjeve ilegale – këto janë pllakata të krijuara
vetëm në periudhë të caktuar;
6. Pllakatat e institucioneve fetare;
7. Pllakatat e institucioneve shëndetësore;
8. Pllakatat e institucioneve kulturore, p.sh. teatrave, galerive, muzeve,
dhe
9. Të gjitha të tjerat.
Rregullimi bëhet sipas këtyre grupeve. Pllakatet mund të ndahen edhe në
nëngrupe dhe pastaj në kuadër të tyre rregullohen kronologjikisht. Nganjëherë
rregullohen edhe në mënyrë tematike, p.sh. ato që kanë të bëjnë me luftën. Lënda
e nëngrupeve në kuadrin e grupeve themelore mund të rregullohet duke filluar
nga organizatat të nivelit më të lartë, ato më të rëndësishmet, kah ato të nivelit
më të ultë, me rëndësi më të vogël ose sipas rendit alfabetik. Në kuadër të
nëngrupeve, lënda rregullohet sipas këtyre kritereve: kronologjik, tematik,
ndërsa në kuadrin e atij tematik – ai alfabetik.
Pllakatet, shpalljet etj., të cilat gjenden në koleksionin e faljeve dhe të
blerjes, varia dhe të fondeve tjera, të cilat nuk janë të rregulluara dhe nuk janë
pjesë përbërëse e lëndëve, i bashkëngjiten koleksionit të pllakateve.
Gjatë rregullimit, ndahen pllakatet e tepërta, mbi dy copë. Gjithashtu,
ndahen dokumentet që nuk kanë vlerë shkencore dhe praktike, ato asgjësohen
250 | Arkivistika
sipas procedurës përkatëse. Atëherë kur lënda rregullohet, vuloset, përgatitet për
inventarizim, signohet dhe bëhet foliacioni.
Lënda vendoset nëpër mapa, kuti, fashikuj etj. sipas planit klasifikues
dhe për to hartohet regjistri.
Afishet janë lajmërime të shkurtëra mbi ngjarjen e caktuar, të cilat nuk
ngjitën, por iu ndahen kaluesve. Sipas rregullës janë të shtypura ose të
shumëzuara në aparate të ndryshme.
Prospektet dhe ftesat janë kryesisht të shtypura, ndërsa mund të jenë të
madhësive të ndryshme. Sipas karakterit të vet, koleksioni i pllakateve është i
tipit të hapur, andaj kompletimi dhe plotësimi i tij është i përhershëm. Sipas
përmbajtjes është i llojllojshëm.
Koleksioni i hartave gjeografike

Dikur hartat gjeografike janë vizatuar me dorë, nganjëherë edhe janë
shtypur. Hartat gjeografike janë dokumente planimetrike dhe multidisiplinare,
me rëndësi si burim historik, për armatë, kadastër, komunikacion etj.
Ekzistojnë dy lloje të hartave gjeografike: hartat e përgjithshme dhe
harta speciale, që ndahen në nëngrupe dhe në kuadër të tyre ndahen sipas
territoreve. Sipas karakterit ato janë të llojllojshme, si ato: fizike, politike,
topografike, ekonomike, gjeologjike, hidrografike, kadastrale, të maleve,
komunikacionit etj. Ndërsa sipas madhësisë ato janë po ashtu të ndryshme,
varësisht prej karakterit.
Mirëpo, hartat na ofrojnë shënime për shumë fakte, siç janë ato
gjeografike, politike, të natyrës kulturore ose ato për kufijtë zyrtar, llojet e
kulturave, pronësisë, rrugëve, lumenjve etj. Si lëndë arkivore harta dallohet me
disa karakteristika të veta nga lënda tjetër.
Hartat shpesh janë jo vetëm një shkrim, por gjithashtu, një burim i
pikturuar që mbart kuptime të veçanta, për shembull, një kuptim artistik ose
propagandistik.
Sipas prejardhjes, hartat gjeografike, të cilat gjendën në arkiv mund të
jenë: shtojca të lëndëve, pjesë të veçanta, të pavarura të fondit dhe koleksione të
veçanta.
Hartat gjeografike, të cilat janë shtojcë të lëndëve nuk ndahen nga ato,
vetëm në raste – për shkak të arsyes teknike – të formatit të madh, vështirë ose
kurrsesi nuk mund të ruhen në raftet normale me shkresa, atëherë duhet të
ndahen dhe të vendosen në vende të caktuara. Në vendin e tyre, në lëndë vihet
fletudhëzimi.
Pjesët e veçanta dhe të pavarura të fondit janë të lidhura me lëndën në
dorëshkrim, e cila i përket, dhe njëra pa tjetrën nuk janë të kuptueshme. Këtu
është rasti p.sh. me hartat kadastrale, hartat tokësore etj. Këto pjesë rregullohen
sipas parimit të provenijencës, sipas prejardhjes, përkatësisht rendi i hartave nga
vendi ku janë krijuar dhe janë marrë.
Si koleksione të veçanta, hartat gjeografike kryesisht rregullohen sipas
llojit, e brenda grupeve të formuara – sipas rregullave topografike. Rregullimi
sipas llojit fillon nga qëllimi i hartës dhe ndahen në tipologjike, në ato të
përgjithshme dhe speciale. Këto të dytat mund të jenë si p.sh. harta të sipërfaqeve
të pyjeve, harta të lumenjve, të rrugëve, të hekurudhave etj. Ndarja e mëtejme e
tyre bëhet sipas territoreve, ku respektohet kronologjia sipas datës së botimit të
hartës.
Koleksionet e vogla (sipas madhësisë) rregullohen kronologjikisht sipas
datës së botimit të mapave dhe hartave, ndërsa të rritja e mëtejmë, sipas arritjes
në arkiv.
Sikurse edhe dokumenteve tjera të madhësive dhe formave të ndryshme
edhe për hartat dhe projektet duhet pasur kujdes të veçantë gjatë ruajtjes së tyre.
Ato ruhen në mbështjellësa të madhësive standarde jostandarde.
Hartat dhe projektet e madhësive standarde, nëse ato gjatë pranimit janë
marrë në formë të rollneve ose të paluara, duhet të rrafshohen dhe të vendosen
në mbështjellësa të madhësisë përkatëse të punuar nga materiali neutral, duke
marrë parasysh që në një mbështjellës mos të vihen më tepër se 10 - 15 copë.
Sikurse te fotografitë dhe te vizatimet edhe të hartat dhe projektet faqet
e ndieshme duhet të mbrohen me letër të hollë e cila do ta pengonte dëmtimin.
Sinjaturat shkruhen në faqen e prapme të hartës ose projektit, në këndin
e poshtëm të djathtë. Për shkrimin e shënimeve duhet po ashtu të përdoret lapsi
grafik dhe gjatë shkrimit mos të dëmtohet dokumenti. Ndërsa, sinjaturat në
hartat dhe projektet e ruajtura në mbështjellës, sinjatura, titulli i fondit dhe shenja
topografike shkruhen në të njëjtën mënyrë në mbështjellës para se të vihen ato
në të.
Këto ruhen në ormane të veçanta të dedikuar për to. Renditja e tyre bëhet
sipas madhësive. Ato më të mëdhat vihen në fund, ndërsa ato më të voglat në
pjesën e sipërme. Ndërsa, hartat dhe projektet të madhësive të mëdha, të cilat
janë mbështjellur në rrollne duhet të ruhen në ormane përkatës. Me rastin e
përdorimit dhe hapjes së tyre duhet pasur kujdes që mos të dëmtohen.
Koleksioni i lëndës memoare

Gadi çdo arkiv ka lëndë memoare (ato janë intervistat, kujtimet, ditarët
etj.). Lënda memoare pranohet me komision dhe regjistrohet sipas datës kur ka
hyrë në arkiv, e jo sipas datës së krijimit të saj. Ky është koleksion e cila e ka
librin e veçantë të pranimit, e cila që nga fillimi llogaritet shumë e vlerfshme.
252 | Arkivistika
Në libër ekzistojnë këto të dhëna obligative: data e pranimit; emri dhe miemri i
krijuesit të lëndës; data dhe vendi i krijimit të lëndës; përbajtja e shkurtër – e cila
mund të jetë në 10-20 faqe; vëllimi i lëndës – numri i faqëve të dokumentit të
shkruar ose numri i minutave nëse është incizuar; mënyra e pranimit të lëndës –
blerja, falja, depoziti ose qëllimi i grumbullimit të lëndës; vërejtje për qasje – se
lënda ka qasje të menjëherëshme ose ekziston ndonjë afat. Nëse nuk ka qasje të
menjëhershme, arkivisti është i obliguar që ta rregullon.
Lënda memoare rregullohet sipas librit të pranimit. Kujtimet asnjëherë
nuk grupizohen, por rregullohen sipas rendit të ardhjes në arkiv. Lënda memoare
llogaritet apsolutikisht lëndë me randësi dhe për çdo koleksion përpilohet
regesti, përkatësisht përmbajtja e shkurtër e çdo dokumenti. Regesti është mjet
informativo-shkencore. Në te shënohen këto të dhëna: sinjatura, distanca e
viteve për të cilat janë të bëjnë kujtimet; data dhe vendi i krijimit të kujtimeve;
lloji i lëndës memoare – a është dorëshkrim, ditar, intervistë; autori i kujtimeve;
përmbajtje e shkurtër precize – vetëm theksohen çështjet më të rëndësishme;
numri i faqeve/ koha e zgjatjes së reprodukcionit dhe karakteristikat e jashtme.
Për lëndën memoare përpilohen katër katalogje: autorit, lëndor,
topografik dhe kronologjik. Ai kronologjik është me rëndësi, se në te, ai i cili e
hulumton mund të gjenë ndonjë vit që i intereson, e shënon sinjaturën dhe në atë
mënyrë e gjenë lëndën të cilën e kërkon.
Koleksioni i lëndës arkivore të incizuar

Kjo është lënda e cila veç gjendet në arkiv, e incizuar me qëllim të
mbrojtjes, me qëllim të ruajtjes në disa kopje, me qëllim të këmbimit dhe për
nevoja shkencore hulumtuese. Kjo është lënda në mikrofilm ose lënda e
digjitalizuar. Kjo lëndë incizohet sipas tri kritereve: dokumentet e vlefshme, për
shkak të rrezikut nga vjedhja; lënda e cila është dëmtuar dhe shfrytëzimi i saj i
mëtutejshëm e dëmton; dhe lënda e cila më së shpeshti shfrytëzohet.
Kur bëhet incizimi i ndonjë lënde nga ndonjë fond, nuk mbahet në fond,
por formohet koleksioni i lëndës së incizuar nga ai arkiv. Udhëhiqen shënime
precize për atë se cila lëndë është incizuar, sa është incizuar etj. Incizimi i lëndës
arkivore është i shtrenjtë dhe proces i ndëlikuar. Shpesh incizohet lënda që është
dëmtuar, andaj para saj duhet bërë konservimin, palimin e fletëve të rrudhosura,
dhe të gjitha këto kërkojnë përgatitje të veçanta teknike.
Koleksioni i lëndës arkivore të incizuar e ka librin e vetë në të cilën
shënohen këto të dhëna: titulli i arkivit, titulli i fondit, titulli i njësisë organi-
zative, numri i fashikullit ose i kutisë, numri i mikrofilmave. Të dhënat shënohen
kështu: ASHK (Arkivi Shtetëror i Kosovës), KE (Këshilli ekzekutiv), DKK
(Drejtoria e Kadastrës së Kosovës), 42, I-2.
Nëse ndodhë që dokumenti origjinal zhduket, ai mund të nxirret nga

mikrofilmi dhe të shtypet dhe të zëvendëson origjinalin. Lënda e mikrofilmuar
përpunohet sipas të gjitha rregullave që vlejnë për çdo fond. Koleksioni i lëndës
së mikrofilmuar mund të formohet nga disa fonde.
Tërë lënda arkivore e mikrofilmuar në arkiva të ndryshme, ruhet në një
vend të caktuar, të cilin e quajmë mikrotekë e arkivit. Kështu, deri sa laboratori
për mikrofilmim ka për detyrë që të incizojë dhe kopjojë lëndën arkivore,
mikroteka e pranon atë, në mënyrë teknike dhe arkivore e përpunon, manipulon
më të dhe i krijon kushtet për ruajtjen e saj. Prandaj, mikroteka përcakton
standardet themelore dhe obligimet të cilat gjatë mikrofilmimit të lëndës duhet
tì përmbahen si laboratori, ashtu edhe arkivi dhe çdo bashkëpunëtorë, i cili e
pranon dhe e organizon atë punë.
Me norma të posaçme janë caktuar kushtet për vendosje dhe ruajtje të
lëndës së mikrofilmuar, dhe ato duhet të jenë optimale. Për këtë lëndë ekzistojnë
evidencat e posaçme në formë inventari sumar dhe tërë kjo duhet të botohet në
udhërrëfyesit e arkivit.
Filmat vendosën në rollna të posaçme, të cilat renditen sipas sistemit të
përcaktuar më parë. Për mikrofilma ekzistojnë arka të posaçme në formë të
ormanëve. Në shfrytëzim jepen vetëm filmat e caktuar për këtë qëllim, ata në
negativ. Shfrytëzimi i kësaj lënde është i përcaktuar me rregullat e arkivit. Tani
me zhvillimin e teknologjisë me aparaturë speciale mikrofilmat kanë filluar të
digjitalizohen dhe shfrytëzimi i tyre do të bëhet me anë të kompjuterit, në vend
të mikrolexuesit. Pra, mikroteka, mikrofilmat i përpunon dhe i përgatitë për
shfrytëzim.
Koleksioni i vulave
Vula është shenjë e bërë me amzën në dyllë, ose në ndonjë material tjetër
të plastikës ose gomës, zakonisht e varur në dokument, si shenjë e një
institucioni ose të një personi, i cili dokumentin përkatës e lëshon dhe e vërteton.
Paraqitet dhe përdorët për nevoja personale dhe publike. Ndërsa, vurratë e
shenjës së vulës (stema, inicialet, mbishkrimi etj.) me materie plastike, glinë,
dyllë, rrëshirë, metal etj.. Shërben si mjet për vërtetimin e shkresave dhe të
diplomave.Vulat janë përdorur për disa qëllime të caktuara: si mjet për të
identifikuar njerëzit, si një lloj letërnjoftimi; për mbylljen e letrave dhe
dokumenteve dhe si verifikim. Kjo nënkupton se ato janë përdorur për të treguar
që një dokument nuk është i falsifikuar.
Vulat metalike janë quajtur bullë. Ndër raste të veçanta perandorët dhe
mbretërit përdornin vula metalike prej ari. Vulat metalike prej argjendi janë
përdorur në Perandorinë Bizantine dhe në Venedik. Vulat prej plumbi janë
254 | Arkivistika
përdorur prej Papës dhe prej autoriteteve venedikase. Dylli i përdorur për vula
ishte shpesh i ngjyrosur. E kuqja ka qenë ngjyra që është përdorur më shpesh.
Nga shekulli XVI e këndej hyri në përdorim dylli spanjoll, i quajtur gjithashtu
vulë prej dylli. Më vonë njerëzit përdorën vula prej osteje dhe më në fund vula
të stamposura, të tilla quheshin edhe vula të thata. Përveç vulave tradicionale,
vulat e bëra prej stampave metalike dhe kauçuku u bënë popullore në epokën
moderne.
Së bashku me lëndën arkivore në arkiv hyjnë edhe lloje të ndryshme të
vulave, andaj detyrë e arkivistëve është që të bëjnë regjistrimin, vlerësimin,
përpunimin dhe ruajtjen e tyre sipas metodave dhe udhëzimeve paraprake.
Vulat në arkiv ruhen në kuadër të fondit përkatës ose formohen
koleksione të veçanta të vulave dhe vurratave. Sipas nevojës dhe rëndësisë ato
kanë forma dhe madhësi të ndryshme dhe shërbejnë për qëllim të caktuar.
4. Koleksioni “Varia” (miscellanea)

Këtë koleksion e përbëjnë dokumentet e palidhura reciprokisht të
përmbatjeve të ndryshme dhe provinijencës së llojllojshme. Për shkak të
përmbajtjes së ndryshme të koleksionit, ajo quhet “varia”, të cilin emër e ka
marrë nga fjala latine “varia” – e cila paraqet lloje të ndryshme, të përziera. Varia
përfshinë dokumentet e shpërndara, të cilat i kanë humbur lidhjet ndërmjet veti,
dokumente të cilat nuk ka mundësi të bashkohen në një fond, e për të cilat është
kompetent arkivi. Por, këto kanë vlerë historike dhe kulturore dhe me
përmbajtjen e tyre i plotësojnë fondet.
Këtë lëndë është vështirë të rregullohet.Varësisht prej llojit të lëndës
arkivore mund të bëhet rregullimi i koleksionit. Kryesisht rregullimi bëhet në
mënyrë kronologjike, por mund të bëhet edhe në mënyrë tematike ose në bazë
të alfabetit. Nëse është e mundur formohen lëndët të cilat kanë të bëjnë për një
ngjarje ose person, e pastaj ato lëndë rregullohen kronologjikisht. Koleksioni
plotësohet përherë. Sikurse për fonde, ashtu edhe për koleksione hartohet
shënimi historik preliminar dhe përfundimtar. Shënimet të cilat duhet t’i
përfshijë shënimi historik, varen nga veçoritë e koleksionit, koha dhe kushtet e
formimit, etj.
Koleksioni “Varia” është e haprur, dhe ajo përherë mund të plotësohet
me ndonjë dokument.
Koleksioni i dorëshkrimeve
Janë dokumente të shumta në dorëshkrime të grumbulluara dhe u takojnë

krijuesve të ndryshëm. Ato kanë vlerën dhe rëndësinë historike dhe letrare.
Koleksioni i planeve dhe skicave

Janë tërësi e planeve dhe e skicave të llojllojshme në arkiv të rregulluara
dhe të evidencuara sipas sistemit të caktuar.
KAPITULLI VII
VLERËSIMI DHE PËRZGJEDHJA E LËNDËS ARKIVORE
I. VLERËSIM I LËNDËS ARKIVORE

Kuptimi i vlerësimit
Me kuptimin vlerësim i lëndës arkivore nënkuptojmë procesin e tërë të
përcaktimit, përzgjedhjes të atyre dokumenteve të cilët kanë vlerë të
përhershme, përkatësisht, të dokumenteve që janë pasqyrë e kohës kur janë
krijuar dhe më së mirë për atë kohë dëshmojnë. Ato mund të jetë vlerë nga
aspekti historik, por edhe për hulumtime të tjera shkencore, para së gjithash në
aspektin e dëshmisë së lëndës për funkcionet e caktuar shoqërore, por edhe të
institucioneve të vetme, lëvizjeve, ngjarjeve dhe personave. Pastaj, mund të flitet
për vlerën e lëndës në aspektin e sigurimit të të drejtave të individëve, të grupeve
të ndryshme shoqërore ose të vetë shtetit, ashtu siç mund të thuhet për vlerat e
lëndës brenda thesarit të përgjithshëm kulturor të një populli.
Qëllimi i vlerësimit
256 | Arkivistika
Vlerësimi si procedurë arkivore fillimisht paraqitet si proces i nevojshëm

për shkak të një arsye shumë të madhe pragmatike: prodhimit masovik të lëndës,
sidomos të dokumenteve të shtypura në letër. Kjo është koha kur brenda
profesionit të arkivistit paraqitet teza “ruani të gjitha, mos ruani asgjë”, andaj
është bërë e qartë se tërë lënda arkivore nuk mund të ruhet, e as që të arkivohet.
Para së gjithash këtë nuk e mundësojnë lokalet dhe kapacitetet profesionale të
arkivave si institucione, por përveç kësaj, është bërë e qartë se e tërë lënda nuk
ka vlerë për ruajtje të përhershme. Për këtë arsye hulumtoheshin metoda dhe
mënyra se si nga tërë lënda arkivore të përzgjidhet ajo për të cilën institucionet
e specializuara – arkivat duhet të ruajnë të përhershme.
Rreth sasisë së ruajtjes së lëndës arkivore me vlerë të pëhershme, nga
ana e ekspertëve të arkivistikës ka mendime të ndryshme, fillon nga 1-5%
(ekspertja australiane Barbara Reds, Keeping Archives, Melbourne 1993), më
pastaj 5-8% (vlerësimi i arkivistëve të Arkivit Shtetëror të Kanadas). Në disa
shtete, sidomos të Evropës, ruhet 20%, ndërsa në shtetet e Ballkanit ky numër
është më i madh.
Vlerësimi në të kaluarën
Arkivistët një kohë të gjatë nuk i janë qasur procesit të vlerësimit të
lëndës arkivore, duke konsideruar se detyra e tyre qenësore është ruajtja e lëndës
arkivore e cila është marrë në arkiv, dhe se ata nuk kanë nevojë që të ndërhyjnë
në përzgjedhjen e asaj që ka hyrë në arkiv, por edhe atje ku është krijuar. Kjo ka
të bëjë për refuzimin e përgjegjësisë për një procedurë të rëndësishme, e cila
përcakton se cila lëndë do të mbetet për ruajtje për të ardhmën. Këtë përgjegjësi
në shumë vende, madje edhe sot iu lëjnë vetë krijuesve të lëndës akrivore.
Nëse shiqohet historikisht, periudha e parë e ruajtjes së lëndës është që
nga antika, e quajtur periudha e trezorit. Kuptimi i ruajtjes së lëndës do të thotë
ruajtje e disa dokumenteve të veçanta të cilët përbënin disa të drejta, prerogative
(marrëveshjet, privilegjet, pushteti politik dhe administrativ). Me fillimin e
zhvillimit të veprimtarisë zyrtare në Evropë, kah mesi i shek. XVI, fillon
periudha e ruajtjes administrative– periudhë kur kancelaritë e disa sundimtarëve,
pa marrë parasysh cilit nivel (krijuesit) në mënyrë të kujdesshme kanë
menaxhuar me lëndën në çdo kuptim dhe vetë vendosnin a do t’i dorëzonin
arkivit. Praktikisht, ajo periudhë se çka do të dorëzohet në arkiv, përkatësisht se
çka do të mbetet për ruajtje të përhershme zgjatë deri në shek. XIX. Andaj, ishte
e kuptueshme që gjithë theksi prap ishte në ato dokumente të cilët e kanë forcën
dëshmuese në ruajtjen e të drejtave të shtetit dhe të individëve, kuptohet atëherë
të personave të privilegjuar.
Pas Revolucionit francez vjen deri të ndryshimet e mëdha shoqërore, si

rrjedhojë është prurja e dispozitave të para ligjore në nivel shtetëror për arkiva.
Më këtë është synuar që të arrihet demokratizimi i të drejtave të individëve (jo
vetëm atyre të privilegjuarëve, por të gjithëve). Me rritjen e theksuar të sasisë së
dokumentacionit në kalimin nga shek. XIX dhe XX, filloi të mendohej për
vlerësimin e lëndës arkivore, si bazë objektive për përzgjedhje të lëndës, e cila
do të ruhet në arkiva.
Nga fjalia paraprake mund të konkludojmë që vlerësimi në praktikë si
pasojë rezulton me veprimet konkrete të përzgjedhjes për ruajtje të përhershme
të lëndës, përkatësisht asgjësimin e materialit i cili më vonë do të shkatërrohet.
Teoritë të vlerësimit në të kaluarën

Teori të llojllojshme të vlerësimit në të kaluarën vërtet janë zhvilluar dhe
ende zhvillohen në aspekte të ndryshme, por ato më dominatet janë:
1. Administrata (krijuesi) – përcakton se çka do të ruhet;
2. Arkivistët – përcaktojnë vlerën e dokumenteve të krijuar me punën e
ndonjë subjekti juridik. Kjo qasje paraqet rolin aktiv të arkivistëve, që një kohë
të gjatë janë nisur nga pikëpamjet e ngushta të vlerësimit të lëndës, në radhë të
parë për hulumtime historike dhe të tjera, por jo ekskluzivisht hulumtime
shkencore. Rëndësi te theksuar rolit të arkivistit i jipet që nga koha e shtetit të
Prusisë. Që në vitin 1833 disa ministri shtetërore kishin hartuar dispozitat me
afate të ruajtjes, ndërsa në vitin 1858 me dekretin mbretëror ishte përcaktuar se
çdo administratë shtetërore përkitazi me asgjësimin e materialit duhet të
informon administratën e arkivit. Gjermani Otto Muller më 1926 kishte zhvilluar
teorinë e vlerësimit, që nisej nga nga kompetencat e organeve administrative. Ai
dallon tri nivele: organet qendrore shtetërore, organet e mesme administrative
dhe administratën lokale. Në nivel të shtetit në vitin 1937 në Gjermani është
aprovuar dispozita për asgjësimin e obligueshëm në çdo 5 vjet, por vendimin për
përbajtje dhe asgjësim e bjen arkivisti. Otto Muller kishte përcaktuar këto kritere
të asgjësimit: vjetërsia e lëndës, përmbajtja e lëndës dhe pozita heirarkike e
organeve që prodhonin lëndë.
3. Bashkëpunimi i administratës me arkivistët – kjo mbështetet në
bashkëpunimin e arkivistëve dhe administratës rreth vlerësimit të lëndës
arkivore. Edhe në botë sot ende ekziston një bashkëpunim i tillë. Në Kosovë
ekziston sherbimi i inspekcionit që bashkëpunon edhe në këtë drejtim.
Arkivisti i njohur amerikan T.R. Shelinberg, që quhet edhe “baba i
teorisë së vlerësimit”, në vitin 1956, e fut risinë në vlerësim, ku elaboron
kuptimet: vlerën primare dhe vlerën sekundare të dokumenteve. Vlerë primare
e dokumentit është ai dokument që ka vlerë për institucionin me punën e të cilit
258 | Arkivistika
është krijuar, ndërsa vlera sekundare e dokumentit është ajo që dokumenti e ka

si burim historik dhe si burim për shkenca të ndryshme, por edhe publicistikë,
për hulumtime vetanake dhe të tjera, por edhe për realizimin e të drejtave
personale juridike ose të personave privat.
Specifikacionin tjetër të cilin Shelinbergu e fut, është si pasojë e
pikëpamjeve që dokumenti ka vlerë “në vetvete”, andaj sipas vlerës së tij të
brendshme dallojmë: vlerën evidencuese dhe vlerën informative të dokumen-
teve. Vlerën evidencuese e përbëjnë informatat të cilat i përfshinë dokumenti,
e që mundësojnë vështrim të besueshëm, të plotë dhe autentik në veprimtarinë
gjatë kohës kur lënda është krijuar, në formën e qartë dhe përmbledhëse. Më së
shpeshti janë informata indirekte, të cilat dokumenti i përmban për krijuesin e
tij, p.sh. për historikun e institucionit, organizimin, veprimtarinë e tij si dhe
procesin afarist. Vlera evidencuese e dokumentit nuk lexohet në mënyrë
eksplicite, por më së shpeshti nga karakteristikat formale të dokumenit
(kapitulli, nënshkrimi, vula, parafi i kontrollit, sinjatura etj.). Vlerën
informative e përbëjnë informatat që dokumenti i përmban për personat, vendet,
ngjarjet, çështjet, lëvizjet shoqërore, etj.
LËNDA E VLERËSIMIT
Duke u bazuar në sasinë e lëndës arkivore që krijohet, sot në të vërtetë
flasin për ekologjinë jo vetëm të lëndës, por në përgjithësi të informatave si të
tilla. Për këtë arsye, shtrohet pyetja se çka të ruhet nga dokumentacioni i
tërësisëhm të ndonjë krijuesi që të merret në arkiv.
Qëllimi i vlerësimit arkivor është që me dokumentacion sa më minimal
të fitohet maksimumi i informatave. Kjo realizohet me hartimin e regjistrave të
kategorive të dokumentacionit arkivor me afate të ruajtjes. Vlerësimi i
dokumentacionit arkivor pa dyshim është një prej problemeve më delikate dhe
më të rëndësishme, me të cilën shërbimi arkivor sot po ballafaqohet.
Procedurën e vlerësimit e zbatojmë dhe e orientojmë në dy nivele: a.
Vlerësimi i krijuesve, procedurë e ashtuqujtur makrovlerësim, dhe Vlerësimi i
lëndës.
A. Vlerësimi i krijuesve
Në bazë të kriteriumeve me rastin e vlerësimit të krijuesve duhet vënë
vemendjen në:
1. Politika e akvizacionit e arkivit në mënyrë më të thjesht të thuhet, se
kjo politikë më së shpeshti përgjigjet në sfidat e plotësimeve konstante të fonde-
ve të cilat veç gjenden në arkiv, në mënyrë që të arrihet kontinuiteti i tyre. Priori-
tet në mes të të tyre ka vet kategorizimi i vet krijuesve të lëndës arkivore. Arkivi-
stët me punën kontinuive nëpër gjenerata veç i njohin krijuesit (përkatësisht

nivelin e funkcionit të tyre në shoqëri), të cilët prodhojnë në mënyrë poteniciale
lëndën më të rëndësishme, andaj krijuesit i klasifikojnë në kategori.
2. Pozita hierarkike, rregullimi organizativ dhe analiza funkcionale
të krijuesve të lëndës. Ky kriter do të thot nevojën e zbarthimit të funkcioneve
të veprimtarive dhe kompetencave të krijuesve, si dhe lidhjeve të tyre hierarkike
me organet, përkatësisht subjektet juridike mbikëqyerëse ose varëse, por edhe
me organet dhe institucionet tjera të nivelit të njëjtë, që ta çojnë deri të niveli i
caktuar i rëndësisë së lëndës e cila pranë ndonjë krijuesi është krijuar.
Krijuesit e lëndës arkivore janë kategorizuar në tri kategori (që është
paraqitur në kapitullin – Krijuesit e lëndës arkivore). Me kategorizim realizohet
përzgjedhja paraprake për vlerësimin e ardhshëm të lëndës, sepse lënda arkivore
e krijuesve të kategorisë së parë dhe të dytë obligativisht merret në institucionet
arkivore.
B. Vlerësimi i lëndës
Për vlerësimin e lëndës arkivore përpilohet regjistri (lista) i lëndës
arkivore me afate të ruajtjes dhe aty përcaktohet vlera e dokumenteve dhe afati
i tyre i ruajtjes ku përfshihen dokumentet me vlerë të përhershme dhe doku-
mentet me vlerë të përkohëshme.
Në bazë të regjistrit të dokumenteve me afate të ruajtjes bëhet
përzgjedhja e lëndës arkivore dhe e asgjësimit të materialit të pavlershëm.
Regjistrimi i dokumenteve me afate të ruajtjes, sipas rregullës bëhet në tri nivele:
- Regjistrimi i përgjithshëm - është regjistrim i atyre llojeve të lëndëve
që dëshojmë për të ashtuqujturat punët administrative të çdo krijuesi. Fjala është
për lëmitë logjike, siç janë: funkcioni organizativ, lëmia normative, puna dhe
marrëdhëna i punës, punët financiare, prona, pajisjet, punët e juridike dhe punët
e përgjithshme, etj.
- Regjistrimi sipas degëve - regjistrimi i dokumenteve me afate të
ruajtjes për disa lëmi të veprimtarive specifike (bankave, jurisprudencës,
shkencës, arsimit etj.).
- Regjistrimi i veçantë – është regjistër i dokumenteve me afate të ruajtjes
që e përpilojnë veç e veç çdo subjekt juridik, përkatësisht krijues, dhe përfshinë
të gjitha llojet e dokumenteve që krijohen me punën e tij (krijimin vetanak ose
nga marrja).
260 | Arkivistika
Regjistri i veçantë përmban të gjitha funksionet (veprimtaritë), të cilat i

kryen krijuesi i caktuar. Ky regjistër hartohet në bazë të regjistrit të përgjithshëm
dhe regjistrit të degëve për lëminë e veprimtarisë të çdo krijuesi të veç e veç.
Për çdo kategori të caktuar në regjistrin e veçantë, duhet të jetë në mënyrë të
dukshme se a ka të bëjë me lëndën e zyrës kompetente primare apo për zyrën e
cila nuk është kompetente. Nëse afatet e ruajtjes, të theksuara në regjistrin e
veçantë dallohen nga afatet e ruajtjes të lëndës së njëjtë në listën e përgjithshme
ose të degëve, në regjistrin e veçantë shënohet arsyetimi. Përpilimi i regjistrit të
veçantë me afate të ruajtjes në harmoni me projektin klasifikues është obligim i
çdo krijuesi të dokumentacionit.
Në praktikën tonë arkivore në Kosovë janë hartuar regjistra (listat) të
veçantë. Çdo posedues i dokumentacionit arkivor është i obliguar që të hartojë
regjistrin (listën) e vet. Ato regjistra përfshijnë dokumentacionin e tërësishëm,
i cili krijohet me punën e krijuesit duke përfshirë dokumentacionin me vlerë të
përhershëm dhe atë me afat të ruajtjes së kufizuar.
Duhet theksuar se të tri llojet e regjistrimeve sipas karakterit të tyre mund
me qenë:
- pozitive, ato të cilat e përcaktojnë vetëm lëndën me vlerë të përhershme,
- negative, ato të cilat e përcaktojnë vetëm lëndën (materialin) të dedi-
kuar për asgjësim dhe ia caktojnë një afat të ruajtjes,
- të përzira, që përcaktojnë afatet e ruajtjes së përhershme dhe ato me
afatë të ruajtjes së kufizuar.
Në Kosovë nga krijuesit e ndryshëm hartohen kryesisht regjistrat të
përzier, ku janë të përfshira të gjitha dokumentet që krijohen te krijuesi ose
pranohen nga ai.
PROCEDURA DHE KRITERËT E VLERËSIMIT

1. Procedura e vlerësimit
Zhvillimi i teknologjisë bashkëkohore në administratë, si dhe në
përgjithësi në komunikim, këtij problemi i ka dhënë edhe dimensionin e vet të
ri. Teknologjia bashkëkohore mundëson që, lënda arkivore të ruhet në nga

bartësit e ndryshëm, andaj problemi i vlerësimit po bëhet gjithnjë e më i
ndërlikuar, sepse paraqitet nevoja të merret vendimi për bartësit e ndryshëm, si
dhe për përmbajtjen.
Vlerësimi, përzgjedhja dhe asgjësimi i materialit të pavlershëm, sot është
njëra prej detyrave themelore të arkivistëve. Në procedurën e vlerësimit,
përkatësisht të përcaktimit të vlerës me rëndësi të posaçme janë edhe njohuritë
dhe këshillat e krijuesve, organeve të larta dhe të tjerëve, të cilët e njohin
veprimtarinë e krijuesit të dokumenteve.
Sot, është e qartë dhe është i pranuar parimi, se është i pamundur
vlerësimi prej dokumentit në dokument, por vlerësimi duhet të bëhet në nivelin
e tërësive të caktuara, të cilat duhet të përcaktohen me shenjën e klasifikimit ose
me ndonjë shenjë tjetër. Në tërë botën është pranuar, se për vlerësim paraprak
të dokumenteve është hartimi dhe miratimi i listave të kategorive të
dokumentacionit arkivor me afate të ruajtjes dhe se vlerësimi është procedurë që
duhet të zbatohet në mënyrë kolektive.
Renditja hierarkike e krijuesve dhe analiza e tyre funksionale është
parakushti themelor i çdo vlerësimi dhe përzgjedhje të lëndës arkivore. Ajo i
obligon arkivat dhe të tjerët që të bëjnë kategorizimin e krijuesve. Në analizë
duhet të përfshihen funksioni, kompetencat dhe veprimtaria e krijuesve të
caktuar – duke përfshirë edhe lidhjen hierarkike.
Përkitazi me dokumentet elektronike, sipas disa teoricientëve të kësaj
lëmie, vlerësimi i shënimeve duhet të kryhet në fazën e mëhershme të krijimit të
tyre. Shpesh kjo ndodh para se dokumenti të krijohet. Në harmoni me këtë,
arkivat duhet të miratojnë atë lloj të qasjes së vlerësimit, i cili bazohet në
njohuritë e tërësishme për krijuesin, funksionet e tij dhe proceset e punës;
funksionet që i janë ndarë istitucionit dhe janë të theksuara në mandatin e tij, si
dhe ato funksione që kryhen gjatë procedurës dhe aktiviteteve afariste. Kjo qasje
është drejtuar në funksionin dhe aktivitetet, në të cilën shënimet janë krijuar dhe
shfrytëzuar, prandaj është quajtur edhe vlerësimi funksional.
Faza e formësimit është koha më e përshtatshme për vlerësim, sepse
ofron mundësi më të madhe që vendimet për vlerësim të aplikohen në veprat
krijuese. Në atë fazë institucionet, përkatësisht krijuesit duhet të përcaktojnë se
cilat informata duhen për veprimtarinë e tyre, dhe vendosin se si t’i organizojnë
dhe t’i përpunojnë informatat në mënyrë sistematike, që të përkrahin misionin
dhe mandatin e tyre. Vlerësimi funksional na mundëson të përcaktojmë se cila
përbërje për administrim të dokumenteve përmban lëndë arkivore, dhe se ato
shënime në atë përbërje do të kenë vlerën arkivore. Faza e formësimit përfundon
me dhënien e formës, instalimin dhe testimin e përbërjes.
262 | Arkivistika
Vlerësimi i dokumenteve elektronike në fazën e ruajtjes nuk është i

dëshirueshëm. Në mënyrë që shënimet elektronike të ruhen në formë autentike,
arkivat duhet të kenë mbikëqyrje profesionale në lëndë. Te të gjitha format e
lëndëve, kjo mbikëqyrje kërkon që shënimet të përshkruhen sipas standardeve
arkivore.
2. Kriteret e vlerësimit
Kriteret e vlerësimit janë kritere me të cilat përcaktohet obligimi, nevoja
dhe interesi i individëve dhe i grupeve ose interesit të përgjithshëm shoqëror për
ruajtje të dokumenteve, deri të kalimi ose pas kalimit të afatit të caktuar.
Kriteret parimore të vlerësimit janë:
- rëndësia e veprimtarisë dhe e funksionit të krijuesit,
- dispozitat juridike dhe standardet, të cilat i përcaktojnë obligimet dhe
afatet e ruajtjes së dokumenteve,
- nevoja e veprimtarisë dhe e mbikëqyrjes në veprimtarinë e krijuesit të
lëndës,
- mbrojtja juridike e interesave të individëve ose e tërësive për të cilat
dokumentacioni ka të bëjë,
- interesi i opinionit për qasjen në faktet e përfshira në dokumentacion,
përkatësisht faktet të cilat lënda i dokumenton,
- vlera evidencuese e lëndës, përkatësisht qasja e tërësishme, e sigurt dhe
autentike në veprimtarinë gjatë të cilës lënda është krijuar,
- vlera informative e lëndës,
- rëndësia e lëndës për kulturën, historinë dhe shkencat e tjera, dhe
- vlera e lëndës si e mirë kulturore.
Mirëpo, sot në teorinë dhe praktikën arkivore, ekziston një numër mjaft
i madh i kritereve për caktimin e vlerës së dokumenteve. Ne po i theksojmë ato
më kryesoret, që i aplikojnë shumë shtete të botës, siç janë:
a. Përcaktimi i rolit dhe rëndësisë së krijuesit
Në kohën e centralizimit të pushtetit, lënda arkivore më me rëndësi ishte
ajo e organeve dhe e institucioneve shtetërore, e organizatave në nivelin më të
lartë shoqëror, subjektet e larta ekonomike dhe asociacionet e tyre. Kjo është e
kuptueshme, sepse të gjitha vendimet e rëndësishme i merrnin organet e pushte-
tit qëndror, ministritë kompetente etj. Në kohën e decentralizimit, rritet rëndësia
e vlerës së lëndës arkivore, e cila është krijuar me punën e organeve lokale.
b. Përcaktimi i kohës dhe i vendit kur dhe ku është krijuar lënda arkivore:
Përkitazi me këtë, së pari merret si bazë vjetërsia e krijimit të saj. Pastaj,
me rëndësi është edhe koha e ndodhjes së ndonjë ngjarjeje të rëndësishme në
kohën e caktuar, që ishte kthesë historike. Po ashtu, edhe vendi i krijimit të saj.
Me këtë rast, do të ilustroja lëndën arkivore të krijuar në luftën e fundit të

agresionit pushtetar serb në Kosovë, në vitet 1998-1999, rëndësinë e saj të
krijuar nga UÇK-ja, si dhe vendet ku janë zhvilluar ngjarjet më të rëndësishme,
sidomos në vendet e përfshira nga lufta, ku dhe janë bërë masakra, etj.
c. Përcaktimi i shkallës së ruajtjes dhe i fizionomisë përmbajtësore të
lëndës:
Ky është njëri ndër kriteret më të ndërlikuara. Kuptimi i fizionomisë
përmbajtësore të lëndës është përmbajtja e saj. Kjo nuk është kategori e njohur
që duhet më parë të definohet, por duhet të jetë objekt i analizës dhe i
hulumtimit. Në qenien e saj, fizionomia përmbajtësore e lëndës manifestohet në
mënyrë tekstuale ose në ndonjë formë tjetër të shënuar (projekt, fotografi etj.)
për ngjarjet, dukuritë, gjendjen, marrëdhëniet, lëndën në kuptimin e gjerë të
fjalës, personat etj. Përmbajtja manifestohet në formë të caktuar, si dhe në
cilësinë dhe në sasinë e regjistruar në shënime.
Shkalla e ruajtjes së lëndës në fond është një faktor i rëndësishëm për
përcaktimin e vlerës. Në fond, në të cilin mungojnë dokumentet themelore,
duhet të ruhen përherë edhe dokumentet “e dorës së dytë”, nëse përmbajtja e
dokumenteve, të cilat në një masë të caktuar duhet të tregojnë veprimtarinë e
krijuesit të fondit, zhvillimin e tij, organizimin etj. Shkalla e ruajtjes së lëndës
duhet të shikohet në kuadër të kompleksit të fondeve të përafërta.
ç. Parimi i unikatit dhe i autenticitetit të lëndës
Njëra prej rëndësive qenësore të lëndës është edhe origjinaliteti i saj. Me
zhvillimin e teknologjisë së shumëzimit, krijohen një mori dokumentesh të llojit
të njëjtë ose me pak ndryshime përmbajtësore. Numri dhe lloji i tyre gjithsesi
kanë ndikim në vlerësim, ku duhet pasur kujdes të posaçëm në dallimet
eventuale të teksteve.
Autenticiteti është gjithsesi një prej faktorëve parësore në procesin e
vlerësimit, por duhet të përcaktohen edhe motivet, qëllimet dhe autorësia e
teksteve, të cilët për ndonjë shkak nuk janë autentike.
d. Reprezentimi i lëndës
Pasqyrohet në atë se në çfarë mase lënda përmban informata të
tërësishme për dukurinë e caktuar ose tërësinë e dukurive shoqërore, për një ose
veprimtari të shumta të ngjarjeve shoqërore, për territor të ngushtë apo për të
cilin kanë të bëjnë.
Informatat duhet të analizohen sipas materies, strukturave sociale,
lëmive që kanë të bëjnë etj. Zbatimi i këtij kriteri duhet të tregojë, se lënda
arkivore përmban shënime për ngjarjet dhe ndodhitë e shumëfishta jetësore,
brenda shtetit dhe rajoneve të tij.
dh. Kriteret e tjera me rëndësi të posaçme
264 | Arkivistika
Pavarësisht nga kriteret e përmendura më lartë, në teorinë dhe praktikën

arkivore janë të njohura edhe disa kritere të tjera, që duhet të ndikojnë në ruajtjen
e përhershme të lëndës arkivore, siç janë:
- dokumentet e vlerës artistike ose vlerës tjetër kulturo-historike:
dorëshkrimet karakteristike, vizatimet ose realizimet e tjera artistike, vulat,
lidhjet grafike, etj.
- autogramet e personave me rëndësi historike,
- lënda, e cila i takon ndonjë personi me rëndësi historike, kulturore,
artistike, etj.
- lënda në të cilën gjendën shënime për ndonjë personalitet të njohur,
- shtojcat e lëndëve, të cilat ishin të ndaluara, të censoruara, shembuj të
librave, afisheve, pllakatave, etj.
- lënda e posaçme për rëndësinë e gjuhës së vendit, me shkrim të vjetër
ose ajo me shkrim karakteristik, kaleografik etj.
- lënda për monumentet e tjera të kulturës,
- lënda e rezervuar, e cila ende nuk ka qasje në publik, etj.
Duhet marrë parasysh, se vlerësimin nuk mund ta bëjnë personat të cilët
nuk e njohin rëndësinë e dokumentit, strukturën, organizimin dhe veprimtarinë
e krijuesit.
Këto kritere kryesisht vlejnë për dokumentet në letër. Ndërsa, për
dokumentet elektronike, që ruhen në aparatet për lexim të master datotekave në
shiritat përkatës, është e nevojshme, që të jepen edhe kriteret plotësuese për
vlerësim. Regjistrimit tradicional të vlerësimit i janë shtuar edhe përpunimi dhe
mundësia e lidhjeve nëpërmjet të kompjuterëve. Në mesin e kritereve të
vlerësimit janë përfshirë edhe çështjet teknike, të cilat kanë të bëjnë në
lexushmërinë dhe bartjen në aparatet për leximin e shënimeve. Kjo është si
pasojë e vjetërsimit të teknologjisë, dhe paraqitjes së kompjuterëve të rinjë dhe
softverëve. Mirëpo, për të gjitha këto, arkivistët duhet të përgatitën profesio-
nalisht dhe të përcaktohen kriteret faktike, të cilët ende në teknologjinë
bashkëkohore dhe në format profesionale arkivore nuk janë përcaktuar. Për këtë
nevojitet kohë dhe përgatitje profesionale, si dhe gjetja e teknologjisë përkatëse
për afatet e qëndrushmërisë së dokumenteve në mediat elektronike, me afate
kohore shumë më të gjata. Kjo, do të zvogëlonte punët e arkivistëve dhe të
krijuesve të dokumenteve elektronike për migrim të përhershëm në mediat
elektronike të kohës dhe të tregut.
Kriterët e mbështetura në përmbajtjen e dokumentit

Gjatë përcaktimit të kriterit rreth përmbajtjes së dokumenteve, duhet
theksuar se gjatë menaxhimit zyrtar krijohen dokumente të shumta me të dhëna
të ngjashme dhe të njëjta. Andaj, në këtë rast duhet mbështetur në kritere

plotësuese, siç janë:
- Tërësia, veçantësia, papërsitshmëria. Përparësi në ruajtje të
mëtejshme kanë dokumentet ku të dhënat janë paraqitur si më të plota, në
mënyrë të veçantë dhe pa përsëritje të të dhënave të njohura.
- Reprezentativiteti. Përparësi do të kenë ato dokumente në të cilat
dukuritë e njohura, çështjet dhe ngjarjet përshkruhen me detaje më të shumta,
më të thella dhe të gjerë.
- Varijantiteti. Nëse për dokumentin e njëjtë ekzistojnë vlerësime të
kundërta, përkatësisht interpretime të ndryshme, përparësi kanë ato
përfundimtare dhe të miratura.
- Apsorbiriteti dhe koncetrimi i të dhënave. Në aspektin e të dhënave
veç e veç dhe analitike, përparësi duhet të kenë dokumentet ku të dhënat janë
sumare, përkatësisht janë apsorbuar.
Përveç këtyre, në arkivistikë përmednët edhe vlerësimi funkcional, që
do të thot qasja e vlerësimit të lëndës arkivore të bazuar kryesisht në analizën e
funkcioneve të krijuesëve të caktuar. Ndërsa, vlerësimi evidencues është
vlerësimi i dokumenteve që dëshmojnë natyrën dhe mënyrën e menaxhimit,
organizimit dhe veprimtarinë e krijuesit të vet.
PËRPILIMI, PËRCAKTIMI, MIRATIMI I LISTËS
(REGJISTRIT) ME AFATE TË RUAJTJES
Qëllimi
Regjistrimet e përpiluara mirë paraqesin bazë për politikën e punës me
dokumente, sepse mundësojnë që të definohet dhe racionalizohet puna në
ruajtjen dhe menaxhimin me masën e dokumentacionit. Ai regjistrim nuk
shërben vetëm për asgjësim, por paraqet masë e caktur për vlerësimin e
dokumenteve në aspektin administrativ, ligjor dhe historik, andaj asgjësimi
shërben edhe për mbrojtje më të mirë, zvoglimin e shpenzimeve të ruajtjes,
ngritjen e nivelit të veprimtarisë administrative.
Forma e listës
Siç është theksuar më lartë, forma e regjistrimit të veçantë është e tillë
që pason veprimtarinë themelore të lëmive të krijuesve – mund t’i quajmë edhe
funkcione – ndërsa brenda tyre definohen disa veprime (p.sh. të përgjithshme,
politika, rregullat normative, lënda përkatëse e procedurës së caktuar, vendimi
dhe leja).
1. Përpilimi i Listës (regjistrit)

Përpilimi i Listës së kategorive është punë që kërkon njohuri të larta
profesionale. Është punë e ndërlikuar dhe e mundimshme. Përpilimi i Listës u
266 | Arkivistika
besohet personave me përvojë dhe atyre të cilët më së miri e njohin veprimtarinë

e hartuesit të listës.
Për përpilimin e Listës formohet komisioni nga profilet e ndryshme, siç
janë juristët, ekonomistët, inxhinierët, profesorët, mjekët etj., të cilët në mënyrë
gjithëpërfshirëse e njohin veprimtarinë e krijuesit të dokumentacionit arkivor.
Komisioni duhet t’i përcaktojë të gjitha kategoritë e dokumentacionit, i
cili krijohet me punën e krijuesit dhe afatet e ruajtjes së tyre. Për këtë arsye ai
duhet të njihet me dispozitat e përgjithshme ligjore dhe aktet interne normative,
si p.sh. dispozitat për kontabilitetin dhe financat, për kreditë, marrëdhëniet
pronësoro-juridike, të drejtat e autorëve, marrëdhënien e punës dhe të tjera.
Gjithashtu duhet të njihet me historikun e krijuesit të dokumentacionit, si dhe
rrethanat historiko-shoqërore në të cilat ai ka vepruar.
Zyrtartët profesionalë prej çdo njësie të brendshme organizative duhet të
jenë në gjendje që të japin shënime të hollësishme, përkatësisht regjistrin e
dokumenteve që krijohen me punën e tyre. Për përpilimin e listës në mënyrë më
të drejtë është që kategoria e dokumentacionit në listë të definohet dhe të
klasifikohet sipas strukturës organizative të përpiluesit të listës, përkatësisht të
bazuar në sistemin e menaxhimit zyrtar.
Listat me afate të ruajtjes përpilohen në harmoni me projektin e grupimit
dhe përbëjnë shenjën klasifikuese, titullin ose përmbajtjen, afatet e ruajtjes,
llojin e bartësve në të cilin dokumenti ruhet dhe udhëzimin e procedurës me
lëndën pas kalimit të afatit të ruajtjes.
2. Përcaktimi i afateve të ruajtjes

Me listën e kategorive përcaktohen afatet e ruajtjes të të gjitha njësive të
dokumentacionit, lëndëve dhe dosjeve të cilat krijohen me punën e personave
juridikë dhe fizikë. Poseduesi i dokumentacionit është i obliguar që të përcaktojë
edhe afatet e ruajtjes (të bie listën e kategorive) të dokumenteve që të ai ruhen.
Afati i ruajtjes nuk mund të përcaktohet në afat më të shkurtër se ai që
është paraparë me ligj, me dispozitat e tjera ose me vendimin e organit
kompetent. Në çfarëdo rasti, afati i ruajtjes përcaktohet me Listën e kategorive
të dokumentacionit arkivor me afate të ruajtjes. Nëse është e nevojshme, mund
të përcaktohen afatet e ruajtjes së dokumentacionit të caktuar, i cili është më i
gjatë nga afati i përcaktuar me ligj.
Afatet e ruajtjes më të shkurtër se ato të përcaktuara me ligj mund të
përcaktohen për ndonjë njësi të dokumentacionit, i cili ruhet në disa kopje, por
me kusht që së paku një kopje të ruhet deri të kalimi i afatit të pëcaktuar
maksimal të ruajtjes. Në atë rast duhet pasur kujdes që njësia lëndore të ruhet në
dokumentacionin e njësisë organizative, e cila parimisht është kompetente për

kryerjen e punëve të cilën ajo njësi e dokumenton.
Afati i ruajtjes së lëndëve dhe dosjeve është afati më i gjatë deri në të
cilin ligji, dispozita ose vendimi e obligon ruajtjen e lëndës, dosjes dhe çdo
shkrese ose lënde të përfshirë në lëndën, përkatatësisht në dosjen përkatëse. Me
fjalë të tjera, nga lënda nuk mund të ndahen disa shkresa nëse afati i ruajtjes së
lëndës nuk ka kaluar, si dhe as që mund të asgjësohen lëndët në përbërje të dosjes
nëse afati i ruajtjes së dosjes nuk ka kaluar. Përcaktimi i afatit të ruajtjes së çdo
kategorie të definuar të dokumentacionit arkivor është punë shumë delikate gjatë
përpilimit të listës.
Afati i përhershëm i ruajtjes përcaktohet, në radhë të parë, për dokumen-
tacionin i cili me dispozita të veçanta (ligjin, aktet nënligjore, vendimin, standar-
din etj.) të paraparë për ruajtje të përhershëm. Pra, çmohet vlera përmbajtësore
e dokumenteve (rëndësia, vendi, statusi dhe fushëveprimi i punës së krijuesit të
dokumentacionit, rëndësia dhe shënimet që përfshin dokumenti, shënimet për
themelim, transformimet organizative, pronësore dhe veprimtaria).
Për ruajtjen e përhershme përcaktohet edhe dokumentacioni i cili është
me rëndësi për mbrojtjen e interesave të individëve ose të grupeve për të cilat ka
të bëjë, pastaj dokumentacioni me rëndësi për shkencën dhe kulturën,
dokumentacioni i cili e ka cilësinë e të mirës kulturore, i nevojshëm për afarizëm
ose për qëllimet e mbikëqyrjes në afarizëm.
Përveç kësaj, vlerësohen edhe veçoritë e jashtme të dokumenteve
(autenticiteti, origjinaliteti (mos)përsëritja e shënimeve që përfshinë, gjuha e
përdorur, shkrimi, forma e dokumentit etj.
Si kritere shfrytëzohen edhe vlerësimet e nevojave afariste, interesi i
publikut për qasje në dokumentacion, vlera informative e dokumentit në
kontekst me burimet informative të njohura etj.
Me rastin e përcaktimit të afateve të ruajtjes me rëndësi është të kihet
parasysh që disa kategorive ku informatat gjenden në vend tjetër të mos iu
caktohen afatet e ruajtjes së përhershme. Është e panevojshme të ruhen të
përhershëm regjistrat e rrogës ose kartelat e të ardhurave nëse janë ruajtur
llogaritë përfundimtare vjetore të të ardhurave të punëtorëve. Të gjitha shënimet
relevante të të ardhurave të punëtorëve gjenden në llogarinë përfundimtare. Para
së të asgjësohen këto duhet vërtetuar. Po ashtu edhe ditarët e nxënësve duhet të
ruhen 10 vjet, nëse shënimet janë të plota në librin amë të nxënësve. Nëse nuk
janë shënimet, duhet ruajtur regjistrat e pagave në afatin e caktuar kohor deri në
50-70 vjet, me përjashtim të atyre të personaliteteve të njohura nga shkenca,
kultura, politika etj. Me rëndësi janë ruajtja e disa mostrave të dokumenteve që
asgjësohen në mënyrë masovike.
268 | Arkivistika
Afatet e ruajtjes së kufizuar përcaktohen sipas eksperiencës, llojit dhe

përmbajtjës së dokumenteve ose nevojave të poseduesve. Këto afate shprehen
në këtë formë: 1 vjet, 2 vjet, 5 vjet, 7 vjet, 10 vjet, 15 vjet, 30 vjet, 50 vjet, etj.
3. Pjesët përbërse të listës

Lista e kategorive përfshin këto pjesë: hyrjen; titullin; historikun e
krijuesit të dokumentacionit – fondit; numrin rendor; shenjën e klasifikimit;
titullin e dokumentacionit (materialit regjistraturik); bartësin e ruajtjes – letër
ose në mediat optike apo magnetike; afatin e ruajtjes; dispozitat për zbatimin e
listës; nënshkrimin; vulën dhe numrin e protokolit dhe datën.
Hyrja, ose siç quhet edhe preambula përfshin bazën ligjore të hartimit
dhe miratimit të listës dhe titullin e poseduesit, i cili e ka hartuar listën.
Titulli i listës së kategorisë përmban: “Listën e kategorisë së dokumenta-
cionit arkivor me afate të ruajtjes” dhe përmban titullin e krijuesit të dokumenta-
cionit arkivor – fondit.
Historiku i krijuesit – fondit përmban shënimet për themelimin dhe
ndryshimet statutare, veprimtarinë, afarizmin zyrtar, organizimin e brendshëm,
kompetencat, origjinalitetin, gjendjen fizike të dokumentacionit etj.
Numri rendor shkruhet me numër arab në vazhdimësi nga numri i parë
deri të i fundit të kategorisë së përfshirë në listë.
Shenja e klasifikimit është shenja e dosjes e përcaktuar gjatë
regjistrimit në evidencë, ndërsa shërben më vonë gjatë arkivimit.
Titulli i kategorisë së dokumentacionit përcaktohet sipas llojit dhe
përmbajtjes së dokumentit, përkatësisht afatit të ruajtjes.
Bartësi i lëndës arkivore – në çfarë bartësi gjendet dokumenti – letër
ose në formë optike ose magnetike.
Afati i ruajtjes së dokumentit paraqitet në listën e kategorisë në mënyrë
numerike (2 vjet, 7 vjet, 10 vjet, etj.) dhe me shenjën “e përhershme”. Për ruajtje
të përhershme përcaktohet dokumentacioni, siç u tha më lartë, i cili përmban
shënime të rëndësishme për historinë, shkencën, kulturën dhe për nevoja të tjera
publike, shënimet për veprimtarinë dhe të tjera.
Dispozitat për zbatimin e listës. Në arsyetim të zbatimit të listës vëhen
dispozitat ligjore në të cilat mbështetet procedura e përzgjedhjes dhe e asgjësimit
të materialit të pavlershëm, si dhe dispozitat për atë se në të cilin dokumentacion
ka të bëjë.
Në fund lista nënshkruhet nga personi përgjegjës, protokolohet dhe
vuloset.
5. Miratimi i Listës
Listën e miraton organi i krijuesit që është përcaktuar me statut ose me

aktin e përgjithshëm.
Krijuesi i dokumentacionit është i obliguar që listën e vërtetuar dhe të
vulosur në dy kopje t’ia dërgojë arkivit kompeten për miratim. Në të njëjtën
mënyrë veprohet në rast të plotësimit të listës. Arkivi kompetent është i obliguar
të lëshojë vendim për lejimin e listës në afatin prej 30 ditësh nga dita e pranimit
të propozimit. Lista mund të aplikohet vetëm pas dhënies së pëlqimit nga arkivi
kompetent për zbatim. Pruesi i listës është i obliguar të veprojë sipas
sugjerimeve eventuale të arkivit kompetent.
Lista e kategorive nuk është akt i përhershëm. Ndryshimet shoqëroro-
politike të sistemit, funksionit, veprimtarisë dhe kompetencave pakushtimisht
qojnë në krijimin e llojeve të reja të dokumentacionit arkivor. Lista duhet të
përban këto ndryshime, prandaj ajo përherë kontrollohet, plotësohet ose
ndryshohet. Duke mos i marrë parasysh të gjitha këto mund të vie deri të pasojat
të cilat nuk mund të sanohen.
II. PËRZGJEDHJA E LËNDËS ARKIVORE DHE

ASGJËSIMI I MATERIALIT TË PAVLERSHËM
Procedura e përzgjedhjes dhe e asgjësimit është e lidhur ngusht me

problemin e vlerësimit, i cili ka filluar të paraqitet në fund të shek. XIX me
zhvillimin e administratës moderne, përkatësisht me paraqitjen e prodhimit
masovik të dokumenteve. Me kohë është bërë e qartë se e tëra nuk mund të ruhet.
Të ruhet e tëra, do të thotë nevojë e sigurimit të lokalit të madh për atë dedikim,
personelin i cili do të punojë me atë dokumentacion, gjithashtu edhe shpenzime
të mëdha, e që në të vërtetë nuk janë të nevojshëm. Gjithashtu, prodhimi masovik
i dokumentacionit sjell edhe problemin e gjetjes dhe të ngadalsimit të gjetjes së
dokumentacionit, që nuk është për ta mos përfillë. Andaj, duhet të ruhet vetëm
ajo që ka vlerë. Ajo çka nuk është e vlefshme nuk është e nevojshme, mund të
asgjësohet dhe të shkatërrohet. Për shkak të të gjitha këtyre, në arkivistikë vlejnë
këto dy thënie:
- të ruhet e tëra, do të thotë mos të ruhet asgjë (ka të bëjë se gjithnjë e
më vështirë të gjendën në sasinë e madhe të lëndës);
- të ruhet, do të thotë asgjësimi në mënyrë të drejtë.
Përzgjedhja është procedurë e cila kryhet në dokumente joaktive, pas
vlerësimit të tyre dhe kalimit të afatit të ruajtjes, të paraparë me ligj, me dispozita
270 | Arkivistika
ose me procedurë administrative. Këto veprime përfshijnë dorëzimin arkivit ose

asgjësimi. Përkatësisht është procedurë e ndarjes së lëndës arkivore me vlerë të
përhershme nga materiali dokumentar, duke i asgjësuar ato pjesë të cilave iu ka
kaluar afati i ruajtjes dhe nuk e kanë cilësinë e lëndës arkivore. Ndërsa,
asgjësimi është procedurë me të cilën nga tërësia e dokumentacionit ndahen ato
pjesë ku afati i caktuar i ruajtjes ka kaluar dhe më nuk janë të nevojshëm në
veprimtarinë e përhershme, e as të nevojshëm për mbikëqyrje të asaj veprim-
tarie, as për realizimin e të drejtave dhe interesave të individëve, si dhe as për
nevoja të tjera shoqërore.
Nga e tëra mund të konstatohet se përzgjedhja është procedurë ku lënda
arkivore përzgjidhet nga materiali dokumentar duke asgjësuar ato pjesë të
materialit dokumentar të cilat nuk paraqesin rëndësi për punën vijuese të
institucionit dhe nuk e kanë cilësinë e lëndës arkivore.
Për përzgjedhje, paraprakisht duhet të bëhet ekspertiza e ruajtjes të vlerës
së dokumenteve që është një proces pune tepër kompleks e i vazhdueshëm dhe
ndër më të rëndësishmit e veprimtarisë së krijuesve, përkatësisht poseduesve dhe
të arkivave. Nëpërmjet ekspertizës përcaktohet qenia ose mosqenia fizike e
dokumenteve. Kjo arrihet nëpërmjet parimeve, kritereve dhe normave të
posaçme arkivore e juridike.
Thelbi i ekspertizës, konsiston në klasifikimin e dokumenteve me afat të
përhershëm të ruajtjes ose me rëndësi historike, kombëtare dhe në dokumente
me afat të përkohshëm të ruajtjeje, veçimin për asgjësim dhe asgjësimin periodik
të këtyre të fundit, pas plotësimit të afatit të përcaktuar për ruajtje.
Sipas rregullës, përzgjedhja e lëndës arkivore duhet të bëhet sipas:
përzgjedhjes të cilën e bënë krijuesi, përkatësisht administrata e tij gjatë veprim-
tarisë së rregullt në periudha të caktuara kohore, në harmoni me dispozitat ligjore
dhe në sasinë e materialit regjistror në depot e tyre; përzgjedhja dhe mënjanimi
që bëhet para dorëzimit të lëndës arkivit kompetent; përzgjedhja sistematike, pas
studimeve thelbësore dhe përgatitjeve të gjithanshme, të cilat kohë pas kohe
krijohen në institucionet arkivore; dhe asgjësimi i mëvonshëm, që bëhet kohë
pas kohe vetëm në arkiv, pas një afati të caktuar kohorë që, në disa raste e humb
rëndësinë historike, shkencore, juridike etj.
Në Kosovë përzgjedhja e lëndës arkivore dhe asgjësimi i materialit të
pavlershëm, bëhet në bazë të Ligjit për arkivat shtetërore, Udhëzimit administra-
tive për përzgjedhjen e lëndës arkivore dhe asgjësimit të materialit të pavershëm
si dhe listave të kategorive të materialit të materialit regjistraturik me afate të
ruajtjes.
Përzgjedhja e lëndës arkivore dhe mënjanimi i materialit të pavlershëm
regjistror bëhet me procedurë të caktuar dhe për këtë përpilohet lista e kategorive
të materialit regjistrik me afate të ruajtjes, regjistri i materialit për asgjësim,

procesvërbali dhe kryhen me anë të komisionit përkatës. Regjistrimi (lista) i
lëndës arkivore, me afate të ruajtjes, bëhet me qëllim të zbatimit të procedurës
së përzgjedhjes dhe të asgjësimit. Regjistrimet me afate të ruajtjes përpilohen në
harmoni me projektin e grupimit dhe përbëjnë shenjën klasifikuese, titullin ose
përmbajtjen, afatet e ruajtjes, llojin e bartësve në të cilin shënimi (dokumenti)
ruhet dhe udhëzimin e procedurës me lëndën pas kalimit të afatit të ruajtjes.
Sipas rregullës përpilohen tri lloje të regjistrave: regjistrimi i përgjith-
shëm; regjistrimi sipas llojeve dhe regjistrimi i veçantë.
Përkitazi me dokumentet elektronike – regjistri me afate të ruajtjes
(relation schedule) – është tërësi e udhëzimeve bashkuar kategorisë ose lëndës,
me qëllim të përcaktimit të kohës së zgjatjes në të cilin institucioni duhet t’i ruaj
dokumentet e veta me qëllim të afarizmit, si dhe fatin përfundimtar pas kalimit
të kësaj periudhe kohore.
Krijuesi i lëndës është i obliguar që, propozimin e regjistrit të veçantë
me afate të ruajtjes, si dhe çdo propozim për ndryshimin e regjistrit, t’ia dërgoj
arkivit kompetent për miratim. Arkivi kompetent është i obliguar të lëshoj
vendimin për lejimin e regjistrit të veçantë në afatin prej 60 ditëve nga dita e
pranimit të propozimit të regjistrit.
Procedura e përzgjedhjes së lëndës arkivore
a. Procedura e përzgjedhjes dhe asgjësimit te institucionet
Asgjësimi është procedurë kur nga një tërësi e lëndës ndahen njësitë të
cilave afati i përcaktuar i ruajtjes iu ka skaduar. Ndërsa, sipas Standardit
ndërkombëtar ISO 15489, asgjësim d.m.th. procedurë e eliminimit ose fshirjes
së dokumenteve, në atë mënyrë që rikonstruktimi të jetë i pamundshëm.
Të bazuar në dispozitat ligjore, krijuesi i lëndës arkivore është i obliguar
që rregullisht të zbatoj asgjësimin e materialit afati i të cilit ka kaluar, më së
largu 5 vjet nga aplikimi i procedurës së fundit. Procedura e përzgjedhjes dhe e
asgjësimit është e obligueshme të zbatohet para dorëzimit të lëndës në arkiv.
Krijuesit e lëndës, të kategorisë së parë dhe të dytë, janë të obliguar që
për çdo asgjësim, përkatësisht përzgjedhje të kenë lejen paraprake me shkrim të
arkivit kompetent. Ndërsa, krijuesve të lëndës të kategorisë së tretë, arkivi
kompetent mund t’iu jep leje për asgjësim të pjesëve të caktuara të lëndës në afat
të caktuar sipas regjistrimit të lejuar, pa obligim që të jepet leja për çdo asgjësim
të veçantë.
Krijuesit e lëndës janë të obliguar që t’ia dërgojnë arkivit kompetent
procesvërbalin për çdo asgjësim të bërë me regjistrim të materialit të asgjësuar.
Procedurën e përzgjedhjes dhe të asgjësimit e bënë krijuesi në bazë të
regjistrit të veçantë të lëndës. Krijuesit e lëndës arkivore, të kategorisë së parë
272 | Arkivistika
dhe të dytë, me rastin e asgjësimit janë të obliguar që arkivit kompetent t’ia

dërgojnë regjistrin e materialit për lejim të asgjësimit. Propozimi përmban
shënimet për mënyrën, kohën dhe vendin e asgjësimit dhe shkatërrimin e
materialit të asgjësuar, si dhe arsyetimin me anë të procedurës me bazë juridike.
Propozimit domosdo i bashkëngjitet regjistri i materialit për asgjësim.
Regjistri përveç shënimeve nga regjistri i veçantë, përmban edhe
shënimet për sasinë dhe vendin e krijimit të materialit.
Vendimin për lejim të asgjësimit arkivi kompetent është i obliguar ta
lëshoj më së largu në afat prej 30 ditëve nga dita e pranimit të propozimit për
asgjësim. Nëse më këtë vendim refuzohet leja për asgjësim, ajo domosdo duhet
të përmbaj arsyetimin, përkatësisht udhëzimin për përmirësimin e të metave, për
të cilat propozimi është refuzuar. Vendimin për asgjësim e sjellë personi
kompetent i krijuesit, në harmoni me vendimin e arkivit kompetent. Ky vendim
domosdo përmban shënimet për mënyrën, kohën dhe vendin e ekzekutuesit të
asgjësimit dhe të shkatërrimit të materialit të asgjësuar. Vendimit i bashkëngjitet
regjistri i materialit për asgjësim të cilin e ka lejuar arkivi kompetent.
b. Procedura e përzgjedhjes dhe e asgjësimit në arkiv
Vendimin për inicimin e procedurës në formë të shkruar e sjellë drejtori
i arkivit me propozim të udhëheqësit të njësisë organizative kompetente. Me
këtë vendim emërohet edhe komisioni i cili do të zbatoj procedurën e asgjësimit
dhe të shkatërrimit të materialit të asgjësuar.
Komisioni e harton propozimin për asgjësim në të cilin domosdo
theksohen shënimet e përgjithshme për fondin arkivor (titulli, koha e krijimit të
lëndës), shënimi për asgjësimin e mëhershëm, shënimet për tërësinë e lëndës së
ruajtur, propozimi i kritereve për asgjësim me arsyetim dhe regjistrim të
materialit ose llojit (tërësisë) të dokumenteve të cilët janë propozuar për
asgjësim. Regjistri i materialit për asgjësim përpilohet sipas tërësive, duke
shënuar shenjën për vitet kufitare për çdo kapitull.
Në bazë të propozimit të komisionit, vendimin për asgjësim e sjellë
drejtori i arkivit në formë të shkruar.
Komisioni i cili e zbaton asgjësimin është i obliguar që domosdo të mbaj
procesvërbalin për asgjësim. Procesvërbalit i bashkangjitet regjistri i materialit
të asgjësuar ose regjistri i llojeve (tërësive) të dokumenteve të asgjësuara.
Arsyet themelore të asgjësimit të materialit arkivor

Arsyeja themelore e asgjësimit është masoviteti i tepërt i dokumen-
tacionit bashkëkohor. Si pasojë e atij masoviteti krijohen edhe dy arsye të
veçanta: i pari ka të bëjë në vetë arsyeshmërinë e ruajtjes që kërkon shpenzime
të mëdha (lokali, pajisjet, shpenzimet e përgjithshme), ndërsa i dyti ka të bëjë në
gjetjen e ngadalshme në kushte të sasisë shumë të madhe. Për shkak të këtyre

dy arsyve të theksuara, asgjësimi është detyrë e rregulltë (çdo vit ose çdo pesë
vite), që në një anë të zvogëlohen shpenzimet, e në anën tjetër të mundësohet
gjetja më e lehtë.
Mënyra e kontrollit të vlerësimit të materialit për asgjësim

Komisioni gjatë ndarjes së materialit të pavlershëm për asgjësim,
kontrollon dhe vlerëson. Vlersimi bëhet në këto mënyra:
1. Sipas parimit të dosjevë të tëra – metoda e parë përbëhet në vlerësimin
e tërë dosjeve pa hyrë në përbërjen e saj, kjo është më ekonomike, por kërkon
një klasifikim të mirë dhe konsekuencë të arkivimit;
2. Veçanërisht shkresë për shkresë – kjo metodë shkresë me shkresë (ose
lëndë me lëndë) aplikohet kur nuk mund të zbatohet metoda e parë. Kur nuk
ekziston renditja e dokumenteve. Pa marrë parasysh në këto parashikime
aplikohet edhe në procedurën përfundimtare (në arkiv);
3. Sipas parimit të mostrës – kjo metodë është kombinim ndërmjet këtyre
dy të parave; në të njëjtën kohë vlerësohen disa dokumente, por jo edhe e tërë
dosja. Aplikohet në hulumtimet e ngushta shkencore (demografike, sociale dhe
ekonomike), e sidomos për shkak të sasisë shumë të madhe të gjitha dokumentet
nuk është e mundur të ruhen.
Segmentet e procesit të asgjësimit

Të gjitha kriteret dalin nga interesat e caktuara dhe ato paraqesin
prejardhjen e tyre. Në harmoni me këtë ekzistojnë dy lloje të interesave dhe dy
lloje të kritereve. Në një anë gjenden interesat dhe kriteret nga puna e tanishme,
ndërsa në anën tjetër, kriteret shkencore dhe të përgjithshme shoqërore.
- Kriteret nga puna e tanishme, kanë të bëjnë me ato dokumente, për
të cilët supozohet se mund të jenë të nëvojshëm. Ato janë interesa, ashtu edhe
kriter që përcaktojnë vetëm kohën e përkufizuar të ruajtjes. Ato mund të jenë të
ndryshme, nga një vit në shumë vite, por në asnjë rast nuk ka nevojë për ruajtje
të përhershme. Për punët e veta të gjitha përgjegjësitë i bartë poseduesi. Ata janë
të obliguar që të kujdesën edhe për kriteret dhe për realizimin e tyre. Nga kjo del
se afatet e ruajtjes i përcakton poseduesi në harmoni me dispozitat dhe nevojat
vetanake. Për ato ruajtje, si dhe pasojat që dalin nga ajo, ai është i vetmi që bartë
përgjegjësinë. Afatet nuk mund të jenë më të shkurtër nga ato të përcaktuara,
nëse për atë ekzistojnë dispozita të tilla, por mund të jenë edhe më të gjata.
- Kriteret i interesit shkencor dhe të përgjithshëm shoqëror. Këtu
përfshihen arkivat. Kjo ka të bëjë me dokumentet e përhershme. Në aspektin
shkencor kanë të bëjnë për burimet historike dhe burimet të tjera shkencore,
274 | Arkivistika
ndërsa ato të përgjithshme shoqërore, kanë të bëjnë me dokumentet të

rëndësishme për bashkësinë e ngushtë dhe të gjerë shoqërore (projeket, të dhënat
me rëndësi për popullsinë, etj.).
Gjatë përzgjedhjes së dokumenteve, duhet pasur parasysh edhe kriterin
e multikateve. Aty ku krijohen shumë multikate duhet ruajtur mostrat në ato
vende ku janë krijuar. Po ashtu nëse disa dokumente të njëjta gjendën të disa
krijues, atëherë duhet ruajtur te ai krijues që është i një rëndësie më të madhe.
Në anën tjetër, nëse gjatë luftës, fatkeqësive elementare janë shkatërruar
dokumente të rëndësishme, atëherë duhet ruajtur edhe ato më pak të rëndësi-
shme, edhe pse vlera e tyre ndoshta nuk është në atë shkallë të dëshiruar.
Kufijtë kohorë dhe gjeografikë

Përkitazi me përzgjedhjen e lëndës arkivore dhe asgjësimin e materialit
të pavlershëm, në shumë vende të botës përcaktohen kufinjët kohorë dhe kufinjtë
gjeografik.
Kufijtë kohorë. Duke marrë parasysh se në kohërat më të hershme ka
pasur shumë pak dokumente. Andaj, përcaktohen kujfitë kohorë deri kur nuk
mund të bëhet asgjësimi i materialit të pavlershëm. Në rast se ajo bëhet atëherë
duhet bërë me një procedurë të veçantë (varianti apslolut ose relativ). Në Kosovë
viti kufitar që deri në atë nuk mund të bëhet asgjësimi është fundi i vitit 1945.
Asgjësimi i ndonjë dokumenti para këtij viti mund të bëhet vetëm me vlerësimin
dhe pëlqimin e Agjencisë Shtetërore të Arkivave të Kosovës.
Kufijtë gjeografikë. Në rast në ndonjë territor të caktuar gjatë një
periudhe kohore kanë ndodhur ngjarje të rëndësishme, luftëra, apo fatkeqësi
elementare etj. janë krijuar apo shkatërruar dokumente të shumta, andaj duhet
pasur parasysh moslejimin e asgjësimit apo asgjësimin me procedurë të caktuar
rigoroze. Kjo është e lidhur me lokalitetet gjeografike ku ato ngjarje janë
zhvilluar. Për këtë mund të themi se gjatë luftës së UÇK-së (1998-1999) janë
shkatërruar shumë dokumente apo krijuar në kushte specifike, si p.sh. në
Llapushë, Dukagjinë, Anadrini, Drenicë etj. atëherë duhet ikur asgjësimit dhe
ruajtur dokumentet edhe pse nuk kanë ndonjë përmbajtje të theksuar.
Inicimi i procedurës së asgjësimit të materialit arkivorë

Procedurën për asgjësim të materialit të pavlershëm i inicon poseduesi
dhe me komision e propozon atë pjesë të materialit që konsideronë që nuk është
e nevojshme më për ruajtje dhe nuk ka vlerë historike, shkencore, juridike dhe
operative. Përfaqësuesi i arkivit e vlerëson atë në vendin e ruajtjes, ndërsa, arkivi
kompetent, në bazë të asaj e bjen vendimin. Në vendosje të saj, arkivat kanë të
drejtë në vendimin diskret. Propozimi mund të lejohet në tërësi, ose pjesërisht,

ose në tërësi të refuzohet.
Shkatërrimi i materialit të asgjësuar

Mënyra e shkatërrimit të materialit të asgjësuar përcaktohet me vendimin
për asgjësim. Shkatërrimi i materialeve të cilat përbëjnë shënime sekrete,
domosdo zbatohet në atë mënyrë që ato shënime mos të kenë qasje te personi i
cili nuk ka të drejtë në shikimin e atyre shënimeve. Për procedurën e shkatërrimit
të materialit të asgjësuar përpilohet procesvërbali. Një kopje e procesvërbalit i
dërgohet arkivit kompetent. Dokumentacioni për procedurën e asgjësimit dhe të
shkatërrimit ruhet përherë.
Asgjësimi bëhet duke i djegur, prerë, lagur ose coptuar dokumentin e
pavlershëm. Ndërsa, të dokumentet elektronike është veprim i largimit ose
shlyerjes së dokumenteve pa kurrfarë mundësie për rekonstruimin e tyre.
KAPITULLI VIII
PRANIM- DORËZIM I LËNDËS ARKIVORE NË ARKIV
Lënda arkivore ka rol të përhershëm dhe të pazëvendësueshëm në

mbrojtjen dhe realizimin e interesave shtetërore dhe kombëtare, si dhe atyre
personale dhe pronësoro-juridike të qytetarëve. Përkitazi me këtë, shteti
obligimet e veta në aspektin e mbrojtjes së lëndës arkivore ia beson arkivave.
Ky qëllim i definuar i mbrojtjes së lëndës arkivore realizohet me
dorëzimin e saj në arkiv. Aty lënda vendoset dhe ruhet përherë, vlerësohet në
mënyrë profesionale, rregullohet dhe përpunohet, evidencohet dhe jepet në
shfrytëzim.
Koncentrimi i lëndës në një vend (arkiv) ka shumë përparësi: sigurohet
zbatimi i parimit të racionalitetit të shfrytëzimit të lëndës dhe parimi i qasjes së
lirë, përcaktimi dhe zbatimit e kritereve të valorizimit të lëndës dhe sigurohet
zbatimi unik në procesin e përzgjedhjes së saj.
276 | Arkivistika
Kushtet e përgjithshme të dorëzim-pranimit

Dorëzimi është akt, i cili paraqet ndryshimin fizik të ruajtjes së
dokumenteve/lëndës arkivore me ndryshimin ose pa ndryshimin e titullit juridik.
Me dorëzimin e lëndës arkivore në arkiv vjen deri të ndryshimi i bartësit të
pronësisë dhe kompetencave ndaj saj. Kjo është procedurë kur lënda arkivore
nga krijuesi ose poseduesi vendoset në arkivin kompetent sipas dispozitave
ligjore të aprovuara nga secili shtet.
Sipas ligjeve ekzistuese për lëndën arkivore, arkivat ekskluzivisht janë
kompetent për lëndën arkivore në pronësi shtetërore – publike, ndërsa për lëndën
arkivore në pronësi private, e grumbullojnë në bazë të të drejtës parësore për
blerje, dhënies në testament, depozit dhe falje.
Mënyra e dorëzim-pranimit realizohet në:

- bartjen e kompetencave të punëve në institucionin tjetër;
- marrjen e lëndës të organizave të likuiduara, të falimentuara, të supri-
muara;
- ndryshimit të stukturës pronësore të krijuesit (privatizimi);
- dorëzimi arkivit kompetent sipas detyrës zyrtare – pas kalimit të afatit
ligjor;
- marrja arbitrare me qëllim të mbrojtjes;
- marrja me dhunë nga poseduesi joligjitim i lëndës;
- bartja eventuale në ndërmjetarkiv.
Format juridike të pranimit të lëndës realizohen:

- sipas detyrës zyrtare (sipas rregullit 30 vjet nga krijimi i lëndës);
- blerjes (arkivi e ka të drejtën parësore të blerjes);
- me falje;
- me depozit.
Sipas detyrës zyrtare pranohet lënda arkivore publike, ndërsa me blerje,
falje dhe depozit merret lënda arkivore private. Pronari privat, i cili e ka ruajtur
lëndën e mban të drejtën e pronësisë, nëse ndryshe nuk është rregulluar me
kontratë të pranim-dorëzimit.
Nëse lënda arkivore publike edhe pas 30 viteve i është e nevojshme
krijuesit/poseduesit, duhet të bëhet regjistrimi i saj dhe të caktohet afati shtesë
për dorëzim arkivit kompent.
Me lëndë arkivore publike në Kosovë, kuptohet edhe dokumentacioni i
krijuar nga institucionet e Kosovës, por edhe ato nga organet e dhunshme të
pushtetit serb, nga viti 1989 deri më 12 qershor 1999, kur vendoset pushteti i
UNMIK-ut, pastaj edhe të Republikës së Kosovës. Pas periudhës së privatizimit,
subjektet juridike, përkatësisht Agjencia Kosovare e Privatizimit, është e

obliguar që për dokumentacionin arkivor të kujdeset dhe t’ia dorëzon arkivit
kompetent më se largu 10 vjet pas kalimit të vitit kalendarik, kur është bërë
transformimi. Përjashtimet janë të mundur, nëse ajo lëndë edhe më tutje i është
e nevojshme pronarit të ri për kryerjen e veprimtarisë, por në këtë rast është i
obliguar të bënë regjistrimin e lëndës arkivore dhe atë t’ia dorëzojë arkivit
kompetent. Nëse arkivi nuk ka mundësi ta pranon lëndën të arritur për pranim
(30 vjet nga krijimi i saj), personi juridik edhe më tutje është i obliguar të ruan
në gjendje të rregullt.
Vendi dhe afatët e dorëzimit

Lënda arkivore dorëzohet:
- sipas kompetencave territorialo-rajonale, arkivave rajonale;
- sipas kompetencave qendrore – arkivit shtetëror qendror ose arkivave
speciale, të parapara me Ligjin mbi arkivat shtetërore.
Afatët e dorëzimit/pranim-dorëzimit janë:
- për lëndën arkivore publiku sipas rregullit 30 vjet pas krijimit të
dokumenteve;
- para afatit ligjor në këto raste: në kushtet e jashtëzakonshme me qëllim
të mbrojtjes dhe marrëveshjes ndërmjet poseduesit dhe arkivit kompetent.
Me rëndësi është të theksohet se me pranim-dorëzim merret përgjegjësia
për dokumente, por jo edhe mediumet e ruajtjes të dokumentet elektronike. Me
konverzimin dhe migrimin e të dhënave mund të vjen edhe të ndryshimi i tyre.
Procedurat e pranim-dorëzimit
Pranim-drëzimi bëhet me dispozitat e Ligjit mbi arkivat shtetërore dhe
Udhëzimit administrativ për pranim-dorëzimin e lëndës arkivore ndërmjet
poseduesve dhe arkivit kompetent.
Lënda arkivore dorëzohet:
- burimore, d.m.th. dokumentet e para me shenjen e vlefshmërisë, pa
marrë parasysh në bazën dhe llojin e dokumentit;
- pas kryerjes së procedurës së asgjësimit;
- në gjendje të rregulluar. – E rregulluar llogaritet lënda ku disa doku-
mente ose njësi themelore të bashkuara gjendën në vendin e caktuar, sipas
mënyrës së menaxhimit të dokumenteve dhe të arkivimit të tyre;
- e regjistruar;
- e përgatitur teknikisht (e vendosur në mbështjellësit e letrës dhe njësitë
teknike – kutitë arkivore, mapa, pa pjesë të metalit dhe të plastikës);
278 | Arkivistika
- të dhënat e shënuara në mënyë të qartë në njësitë teknike: emrin e

krijuesit, njësinë organizative, shenjën dhe përshkrimin e përmbajtjes; distancën
e viteve dhe numrin rendor të njësisë arkivore të regjistruar;
Regjistrimi i lëndës për dorëzim-pranim

Përveç shënimeve themelore për titullin e krijuesit, periudhën kohore të
lëndës së krijuar, regjistri përfshinë edhe sasisë e përgjithshme të lëndës,
përpiluesin dhe kohën e përpilimit të regjistrit. Dorëzuesi i lëndës arkivore është
i obliguar që të dorëzon regjistrin e veçantë të dokumenteve të rregulluara
konvencionale dhe jokonvencionale. Regjistri duhet me qënë më mënyrë logjike
i strukturuar.
Struktura minimale e regjistrimit duhet të përfshinë: numrin rendor;
titullin e njësisë së regjistruar; përmbajtjen e lëndës në njësi; kohën e krijimit të
lëndës; sasinë e lëndës.
Mjetet ndihmëse regjistraturike gjithashtu llogariten si lëndë arkivore.
Në rast se lënda është shënuar në sistemin e krijuesit me shenja interne
(shifra), duhet dorëzuar edhe kodin për kuptimin e tyre.
Sipas rregullit lënda pranohet në tërësi, dhe nëse kjo nuk ndodhë, duhet
theksuar se cila pjesë e lëndës mbetet te krijuesi dhe për atë përpilohet regjistri.
Në rast se si objekt i pranim-dorëzimit të dokumentacionit janë një
numër më i madh i krijuesve, është e nevojshme të përpilohet edhe regjistri
përkatës i numrit të tyre.
Dokumentacioni i pranim-dorëzimit
Dokumente të pranim-dorëzimit, varësisht nga transakcioni, janë:
procesvërbali i pranim-dorëzimit, nëse lënda është pranuar sipas detyrës zyrtare;
kontrata për shitëblerje, nëse lënda është blerë; kontrata e faljes, nëse lënda është
falur; kontrata e deponimit, nëse lënda është deponuar.
Procesvërbali mbi pranim-dorëzimin përfshin këto të dhëna: koha e
pranim-dorëzimit; subjekti i dorëzimit; subjekti i pranimit; personat që e kanë
bërë pranim-dorëzim; dispozitat themelore të pranim-dorëzimit; titulli, selia dhe
koha e veprimtarisë së krijuesit; përmbajtja e lëndës; koha e krijimit të lëndës;
sasia e lëndës (njësitë teknike ose metrat); ruajtja e lëndës, përkatësisht shënimi
për lëndën e cila nuk është pranuar; qasja në lëndë; gjendja e lëndës; regjistri i
lëndës si shtesë; regjistri i lëndës e cila përkohësisht ka mbetur te poseduesi,
duke përcaktuar afatet shtesë të dorëzimit në arkiv.
Procesvërbali përpilohet në pesë kopje, dy për dorëzuesin, tri për arkiv.
Atë e nënshkruajnë personat përgjegjegjës të dorëzuesit dhe të pranuesit
(drejtorët ose titullarët tjerë të institucioneve). Një kopje e procesvërbalit të
marrë nga arkivat të tjerë të Kosovës i dorëzohet Agjencisë Shtetërore të

Arkivave të Kosovës, si institucion qëndror kompetent i sistemit informativ për
lëndën arkivore në Republikën e Kosovës.
Pas përfundimit të veprimtarisë së krijuesit, nëse trashëgimtari juridik
nuk ekziston ose nuk është i njohur, personi juridik, i cili zbaton ndryshimet
statutare, para se të filloj procedura e likuidimit duhet të lajmëron Agjencinë
Shtetërore të Arkivave të Kosovës, të asgjëson materialin e pavlershëm dhe të
dorëzon në pajtim me Ligjin për arkivat shtetërore dhe Rregullorën për pranim-
dorëzim të lëndës arkivore.
Në rast se lënda është braktisur, nuk ka trashëgues, procesvërbalin e
nënshkruajnë pronarët e objektit ku është gjetur ajo. Nëse persona të tillë nuk
ekzistojnë, shënohet vetëm shënimi zyrtar për lëndën e pranuar.
Në kontratën e shitblerjes dhe të faljes si dhe ate të depozitit, gjithashtu
duhet të theksohen palët e kontraktuara, lënda e kontratës e shprehur në
përmbajtjen e lëndës, periudhën kohore dhe sasinë e lëndës arkivore, si dhe të
dhënat për pronarit, të drejtat e autorit, selia e arkivit ku do të ruhet ajo lëndë,
kushtet e qasjes si dhe obligimet e palëve të kontraktuara ndaj personave të tretë.
Sikurse edhe të procesvërbali mbi pranim-dorëzimin e lëndës arkivore, pjesë e
kontatës është edhe regjistrimi i lëndës së pranuar (përmbajtja, periudha kohore,
sasia e lëndës). Te shitblerja dhe falja kontratat përbëjnë edhe shënimin për
bartjen e pronësisë, ndërsa kontrata mbi shitbljerjen edhe çmimin e përcaktuar.
Kushtet dhe afatet e lëndës së deponuar si dhe mundësia e përsëritjes së
kontratës, posaçërisht janë përcaktues të rëndësishëm të pranimit të lëndës me
blerje dhe depozit.
Rast specifik i dorëzimit të lëndës arkivore është bartja e lëndës arkivore
jasht shtetit, me qëllim të prezantimit, ekspertizës ose mbrojtjes, që bëhet me
lejen e Kryeministrit ose zëvendëskryeministrit të Kosovës. Përveç kushteve të
tjera, domosdo theksohet afati i kthimit në vend, ndërsa si kusht për dërgim jasht
shtetit është incizimi mbrojtjës i lëndës.
Qasja në lëndën e pranuar

Me rastin e pranimit të lëndës duhet mbrojtur atë nga keqpërdorimi dhe
të konstatohet aspekti juridik i qasjes së të dhënave – si të qytetarëve ashtu edhe
të organeve publike.
Kujdes të veçantë duhet pasur për lëndën sekrete të dorëzuar në lidhje
me mbrojtjen e sekretit – të dhënave personale, dokumentacionin zyrtar, i cili
qysh të krijuesi është klasifikuar në ndonjë shkallë të sekretit, deri te të dhënat
në lidhje me sigurinë kombëtare. Duhet paraparë edhe procedurën e mundëshme
e heqjes së shenjës së sekretit – deklasifikimit.
280 | Arkivistika
Me rastin e lëndës arkivore private posaçërisht duhet respektuar prone-

sinë autoriale, botuese, ekzekutuese dhe të drejtat të tjera pronësore të definuara
me aktet ligjore përkatëse. Ato mund të jipen pjesërisht ose të mbahen me një
përkufizim kohor dhe territorial.
Me rëndësi është të dallohen të drejtat eventuale të dorëzuesit nga të
drejtat e autorit të personit të tretë lënda e të cilit është dorëzuar.
Kushtet e qasjes duhet posaçërisht të theksohen me rastin e dorëzimit të
lëndës në ruajtje (depozit).
Nëse nuk ka kurrfarë kontrate për pranim, lënda p.sh. është e braktisur,
arkivi në bazë të dispozitave pozitive në fuqi e cakton afatin e qasjes.
Dokumentet elektronike (teknologjia e rrezikut më të lartë)

Dokumentet elektronike dorëzohen në formën dhe në bartësin e
shënimeve, në bazë të asaj që merren vesh arkivi kompetent dhe dorëzuesi, së
bashku me dokumentacion dhe shënimet të cilat nevojitën për leximin dhe
kuptimin e dokumenteve, kështu që të jenë kompatibil me teknologjinë
ekzistuese informative dhe të ruajnë nivelin burimor të sigurimit, autenticitetin
dhe besueshmërinë.
Para dorëzimit të dokumenteve elektronike, arkivi kompetent është i
obliguar që dorëzuesit t’ia dërgon regjistrin e kërkesave përkitazi me tërësinë e
dokumentacionit, kompatibil me teknologjinë ekzistuese informative, formatet
dhe mediat, në të cilat dokumentet elektronike do t’i dorëzohen arkivit, si dhe
regjistrin e kërkesave përkitazi me sigurinë, autenticitetin dhe besueshmërinë e
dokumenteve.
Kujdes të veçantë me rastin e dorëzimit të dokumentacionit elektronik
duhet pasur në tërësinë e qarkut të informacionit – informacionet kontekstuale,
shenja e kontrollit, aplikacioni i standardizuar dhe struktura e dokumenteve të
ruajtura. Të gjitha këto duhet të sigurohen në hamoni me kërkesat minimale, të
cilat institucioni arkivor i përcakton para dorëzim-pranimit.
Mirëpo, me rastin e dorëzimit të atij lloji të dokumentacionit duhet të
sigurohet lexushmëria, autonticiteti dhe mundësia siguruese e mbrojtjes së të
dhënave. Vetëm ashtu është e mundur të sigurohet besushmëria dhe vlefshmëria.
Pra, me qëllim të sigurimit është e nevojshme të ruhen dhe të mbrohen kopjet e
lëndës së dorëzuar.
Me rastin e të dhënave elektronike, për shkak të mundësisë së lehtë të
incizimit dhe të bartjes – është theksuar mundësia e ndarjes së dy llojeve të
pranim-dorëzimit:
- pranimi fizik,
- marrja e përgjegjësisë.
Kjo do të mundësonte qasje në lëndë në arkiv, ndërsa vendosja e saj

fizike është të krijuesi. Arkivi në këtë rast duhet të siguron autonticitetin.
Shpenzimet e pranim-dorëzimit
Shpenzimet e dorëzimit dhe të transportit të lëndës, si dhe nëse është e
nevojshme edhe përzgjedhja, rregullimi, regjistrimi dhe pajisjet teknike i bartë
poseduesi, përkatësisht dorëzuesi i lëndës arkivore.
KAPITULLI IX
SHFRYTËZIMI DHE QASJA NË LËNDËN ARKIVORE
I. SHFRYTËZIM I LËNDËS ARKIVAVE
Roli dhe rëndësia

Roli dhe rëndësia e dokumentit arkivor si dëshmi e fakteve historike,
juridike dhe fakteve të tjera relevante jetësore, e ngrit gjithnjë e më tepër vlerën
e tij për nevoja shkencore e shoqërore. Paralelisht me zhvillimin e historisë si
dhe metodave hulumtuese të saj, ngritet rëndësia e lëndës arkivore si burim i
hulumtuesve, duke ia dhënë karakteristikat e rolit bashkëkohor, dhe me këtë
edhe të arkivave. Kërkesat e zhvillimit shoqëror kanë bërë që përveç rëndësisë
shkencore, lënda arkivore si monument i kulturës, të ketë edhe rëndësi kulturore-
arsimore, propagandistike, etj.
Përveç punëve të theksuara përkitazi me dhënien e informatave për
lëndën arkivore, arkivi mundëson edhe shfrytëzimin e saj. Lënda arkivore në
arkiv shfrytëzohet për punë shkencore-kërkimore dhe profesionale nga ana e
punëtorëve shkencorë, profesionalë, publicistëve, studentëve, nxënësve e tjerë,
282 | Arkivistika
pastaj për nevoja administrativo-juridike dhe praktike të institucioneve, enteve,

organizatave punuese, organeve etj. dhe për qëllime privato-juridike. Pra, në
arkiv hulumtimi dhe shfrytëzimi i lëndës arkivore bëhet nga lëmit e ndryshme
si: ekonomike, politike, kulturore, të jetës shoqërore dhe nga e kaluara historike
e popullit. Shfrytëzimi i lëndës arkivore bëhet kryesisht nga punëtorët shkencorë
për tema të doktoraturës, magjistraturës, diplomës etj., pastaj për krijimtarinë
historike shkencore të veprave të ndryshme, hartimin e monografive, etj.
Shërbimi përkatës i arkivit për çdo shfrytëzues të lëndës arkivore dhe për
vet lëndën arkivore të shfrytëzuar mban evidencat përkatëse.
E drejta e shfrytëzimit
E drejta për shfrytëzim të informatave të cilat posedojnjë, disponojnë
ose i mbikëqyrin organet publike të pushtetit rregullohen me dispozita ligjore. E
drejta për qasje në informata përfshin të drejtën e të autorizuarit për kërkimin
dhe marrjen e informatave, si dhe obligimet e organeve pushtetit publik që të
mundësojnë shfrytëzimin e informatave të kërkuara.
Në këtë aspekt, edhe arkivi, si institucion publik nuk është vetëm
detyra themelore ruajtja e lëndës arkivore, rregullimi dhe përpunimi, por edhe
mundësia e shfrytëzimit të saj për nevoja shkencore, administrative dhe private.
Çdo person juridik dhe fizik ka të drejtë të shfrytëzon lëndën arkivore të
arkivuar në arkiv me të drejta të barabarta dhe nën kushtet e parapara ligjore.
Përkitazi me shfrytëzimin e dokumenteve nga ana e qytetarëve të huaj,
duhet theksuar parimet dhe përvojat e shërbmit arkivor, siç janë:
- shtetasit e huaj e shfrytëzojnë lëndën arkivore në harmonim me
marrëveshjet për bashkëpunimin shkencor dhe kulturo-arsimor në bazë të
reciprocitetit faktik;
- shfrytëzimi i lëndës arkivore të çështjeve pronësoro-juridike nga ana e
shtetasëve të huaj ose përfaqësuesve të tyre mundësohet nëpërmjet të organeve
shtetërore administrative dhe gjyqësore.
Të gjithë personat që e shfrytëzojën lëndën arkivore janë të obliguar që
të ruajnë sekretin e të dhënave për të cilat janë njoftuar gjatë shfrytëzimit të
dokumentacionit. Ky obligim nuk ka të bëjë me të dhënat publike që kanë qasje.
Rekomandimi i Komitetit të Ministrave të Këshillit të Evropës për shtetet
anëtare në lidhje me një politikë evropiane, në fushën e komunikimit të arkivave,
synon të harmonizojë rregullat e shfrytëzimit të lëndës arkivore të arkivave të
shteteve anëtare të Këshillit të Evropës, me qëllim që t’u garantojë qytetarëve
evropianë të njëjtat kushte shfrytëzimi për dokumentet arkivore.
GLOBALIZIMI, STANDARDIZMI DHE

SHFRYTËZIMI I LËNDËS ARKIVORE

Globalizimi, garat ekonomike globale, humbja e rolit dhe rëndësisë së
shteteve nacionale, integrimi i shteteve europiane në Unionin Evropinan,
paraqitja e institucioneve të reja të fuqishme, siç janë koorporatat ndërkombëtare
dhe kompanitë multinacionale, rritja e madhe e shpenzimeve për financimin e
shtetit, kanë sjellë deri të nevoja e zvogëlimit të shpenzimeve të aparatit shetëror.
Në administratë janë sjellur metoda të pamëshirshme të menaxhmentit, çështjet
lidhur me pagesat, arsyetimi i shpenzimeve, cilësisë së shërbimeve, tregut, etj.
«E-administrata», që do të thotë «administratë e informatizuar» që synon se
gjatë kryerjes së disa punëve administrative të mos të ketë zyrtarë ose numri i
tyre në masë të madhe është zvogëluar. Me këtë arrihet kursim i madh në kohë
dhe shpenëzime materiale. E-administrata paraqitet si ndërmjetësues i qytetarit
dhe nivelit administrativ.
E-administratë do të thotë edhe normizimi dhe standardizimi i proceseve,
prodhimit dhe shërbimeve, dhe automatizimi i punëve, në të cilën makinat e
zëvendësojnë fuqinë punëtore të paarsimuar, menaxhimin nëpërmjet të
kompjuterëve, ku qytetarët disa pjesë të punëve mund t’i kryejnë vetë.
Globalizimi kërkon nivelin e njëjtë të shërbimeve në cilin do vend të botës, si
dhe tretmani i njëjtë për çdokënd.
Globalizimi ndikon edhe në punën e arkivave. Malli kryesor i epokës së
informimit, njohuria e ka vlerën e tregut, objekti është mjet i eksploatimit. Arki-
vat i ruajnë informatat. Promblemi është se si të vihet deri të informata e ruajtur
në lëndë. Ardhja deri të informata nëpërmjet të parimeve tradicionale arkivore
është vështirë pa rolin aktiv të arkivistit si ndërmjetësues ndërmjet lëndës dhe
shfrytëzuesit. Se si po synohet automatizimi i punës, është e nevojshme që të
gjendën aso mënyra të prezantimit të lëndës, të cilat shfrytëzuesit do ti
mundësonin gjetjen e informatës së kërkuar pa ndihmën e ndërmjetësuesit.
Kalimi nga arkivi si vend fizik, në të cilin arkivistët janë ndërmjetësues
ndërmjet lëndës dhe shfrytëzuesit dhe botës ku kompjuterët po luajnë atë rol,
është i pashmangshëm. Më nuk vjen në pyetje qasja on-line e lëndës, kjo është
bërë imperative. Pjesa më e madhe e shfrytëzuesve i kënaqin nevojat e tyre me
fotografinë e dokumentit, dhe nuk është qenësore se origjinali është arkivuar në
arkiv, bibliotekë, muze, koleksionin privat ose në administratë. Shfrytëzuesit
presin lëndën në kompjtuerin e vet, kurdo dhe kudo. Shfrytëzimi on-line
mundëson që me të njëjtën lëndë dhe në të njëjtën kohë të shfrytëzojnë më shumë
njerëz, që me lëndën klasike nuk është e mundur, dhe për arkivistët paraqet
nxitje me të cilën, në parim, nuk janë ballafaquar në punën e deritanishme.
Dokumentet on-line, të paktën në WEB faqe të arkivave të jashtme, shfrytëzuesit
nga mbarë bota e shfrytëzojnë në mënyrë anonime. Kërkesat bashkëkohore
284 | Arkivistika
kërkojnë që të gjithë shfrytëzuesve t’iu mundësohet që lëndën ta lexojnë dhe të

interpretojnë sipas nevojave vetanake, që do të thot të kuptuarit të arkivistëve
dhe pranimi i kompetencave të shfrytëzuesve në aspektin e lëmisë së
hulumtimet, e jo diktimi i mënyrës së «drejtë« të të kuptuarit të lëndës.
Teknologjia informative paraqet çështjen e arsimimit, punësimit dhe rolit të
ekspertëve informativ, të cilët do t’i kënqin nevojat e shfrytëzuesve.
Tani arkivat kanë filluar të gjenden në situatë të vështirë. Në një anë, nga
ato kërkohet – sidomos te ato në vendet në tranzicion – ende nuk është realizuar
Ideali i Weberit, që të përfishihet: hierarkia, përgjegjësia në udhëheqje,
papolitizimi, specializimi dhe profesionalizmi, komunikimi i sakt me shkrim,
procedurat shembullore dhe korrekte, mbrojtja e të dhënave, paanshmëria dhe
etika, përfaqësimi me këmbngultësi i interesit publik, ndërsa në anën tjetër, me
qëllim të konkurencës edhe nga arkivat, kërkohet veprimtaria moderne, e aftë, e
besueshme, e hapur, transparente, përgjegjëse, efikase dhe konsekuente, e cila
në aspektin e shpenzimeve është sjellë në korrnizat e mundësive reale, besnike
ndaj ligjshmërisë, angazhimi i punës cilësore të zyrtarëve, afrimi i shfrytëzuesve,
niveli i lartë i profesionalizmit, aplikimi i parimeve «meritë» në punën e
zyrtarëve, informatizimi, digjitalizimi, etj.
Nga e tërë kjo duhet theksuar se arkivat duhet të shkojnë në hap me
kohën, që t’iu përgjigjën kërkesave të shoqërisë së civilizuar. Teknologjia
informative iu mundëson shfrytëzimin e informatave çdo kujt. Standardizimi i
punës në arkiva dhe e arkivistëve, nevoja për automatizim, qasja më e madhe në
lëndën elektronike, domosdo do të sjellin që arkivat të dalin nga mbyllja e tyre.
Arkivat duhet të kuptojnë se shfrytëzuesit janë në qendër të vemendjes, dhe se
qëllimi kryesor i punës në arkiva është shfrytëzimi dhe qasja e shpejtë, e lehtë
dhe thjeshtë e lëndës arkivore dhe e mjeteve informative, sepse është e drejtë
themelore e njerëzore e shfrytëzuesit, e drejta në informata dhe e drejta në
pjesëmarrjen në jetën kulturore. Kjo kërkon rregullimin dhe regjistrimin e plotë
të lëndës arkivore, informatat e sakta dhe on-line të besueshme, bashkëpunimin
e madh të arkivistëve me profesionet e afërta dhe me krijuesit, arsimimin e
përhershëm të arkivistëve, shqyrtimi i kërkesave të shfrytëzuesve, etj.
QËLLIMI I SHFRYTËZIMIT
Lënda arkivore mbrohet, rregullohet, ruhet, shfrytëzohet etj. për nevoja
historike, arsimore, shkencore, kulturore, informative, punë profesionale dhe për
nevoja të qytetarëve.
Të drejtën e shfrytëzimit të lëndës arkivore e kanë të gjithë shfrytëzuesit,
me të drejta të barabarta.
Shfrytëzimi i lëndës arkivore për nevoja shkencore

Një prej rolit të arkivit është edhe ajo që të siguron kushte për shfrytë-
zimin e lëndës arkivore për qëllime shkencore.
Në aspektin e shfrytëzimit të lëndës arkivore për qëllime shkencore
ekziston parimi i përgjithshëm, të cilit i përmbahen gati të gjitha arkivat në botë.
Këto parime, në të vërtetë janë, masat e kujdesit të cilin e ndërmarrin arkivat në
mënyrë që ta mbrojnë lëndën arkivore. Për këtë qëllim nga shfrytëzuesi kërkohet
vërtetimi me shkrim (nënshkrimi në revers) për pranimin e lëndës arkivore e cila
i jepet në shfrytëzim. Në këtë mënyrë ai e merrë përgjegjësinë për lëndën e
pranuar.
Sistemi i shfrytëzimit të lëndës arkivore për nevoja shkencore duhet t’i
përshtatet individit dhe institucionit shkencor, dhe nëpërmjet të realizimit të
numrit të caktuar të përmbajtjeve, siç janë: hulumtimi i lëndës arkivore me
qëllim të plotësimit të fondeve dhe koleksioneve arkivore, me qëllim të
hulumtimeve të shumta shkencore, hartimit të temave historike dhe të tjera në
formë të artikujve, shkruarjes së punimeve monografike, përpilimit të punimeve
të magjistraturës, tezave të doktoraturës etj.
Se sa do të përfshihet komponenta shkencore në një institucion arkivor
në masë të caktuar do të varet nga numri i fondeve dhe koleksioneve të rëndësi-
shme, nga tërësia e tyre dhe aktualiteti, si dhe nga interesi i hulumtuesve
shkencor për ndriçimin e ndonjë lëmie të caktuar. Interesi dhe detyra e arkivit
është që opinionin e gjerë ta njofton me rëndësinë dhe funksionin e arkivit, dhe
në mes tjerash edhe nëpërmjet publikimit të hulumtimeve shkencore.
Niveli i të arriturave dhe rezultateve shkencore varet nga cilësia dhe sasia
e përgatitjeve të burimeve historike. Vetëm në bazë të burimeve historike valide
dhe të plota është i mundur interpretimi dhe rekonstruimi i drejt i të kaluarës. Pa
burime historike, prezantimi i ngjarjeve nga e kaluara do të ishte jo i plotë dhe
jo i tërësishëm. Lënda arkivore (burimet arkivore primare) do të ndihmojnë më
së shumti në parandalimin e improvizimeve dhe interpretimeve subjektive
arbitrare të ngjarjeve dhe dukurive nga e kaluara.
Për vendosjen e sistemit shkencoro-hulumtues në një institucion arkivor
është e domosdoshme infrastruktura profesionale-shkencore. Me këtë nocion
nënkuptojmë përgatitjen e fondeve dhe koleksioneve arkivore për shfrytëzim,
krijimit të bazës juridike për shfrytëzimin e tyre pa pengesë për nevoja
shkencore, sigurimin e lokalit, kuadrove dhe pajisjeve, të cilat do të mundësonin
që lënda arkivore të ofrohet pa pengesë në funksion, për nevoja të shkencës. Me
sigurimin e dimensionit shkencor, forcohet funksioni i tërësishëm i institucionit
arkivor, çka është edhe nevojë e arkivistikës, e cila duhet të shkon në drejtim të
tejkalimit të tradicionalizmit dhe konzervatizmit brenda lëmisë, dhe kështu
286 | Arkivistika
nëpërmjet komponentëve shkencore të hap arkivat dhe t’i bënë ata sa më

funksional, sepse kjo është nevojë jo vetëm e shkencës dhe e profesionit, por
edhe e shoqërisë në tërësi.
Shfrytëzimi i lëndës arkivore për nevoja zyrtare

Te të gjithë krijuesit e lëndës arkivore deri sa lënda gjendët te ta,
shfrytëzohet edhe për nevoja zyrtare, nga palët dhe nga vetë zyrtarët e
institucionit. P.sh. për shfrytëzimin e lëndës arkivore të gjykatave, më se shumti
paraqitën palët, përkatësisht personat privatë ose avokatë, të cilët më së shpeshti
kërkojnë përshkrimin e dokumenteve lidhur me ndonjë kontest ose realizimin e
ndonjë të drejte.
Dhënia e përshkrimit bëhet në bazë të dokumentit origjinal ose kopjes së
vërtetuar.
Shfrytëzimi i lëndës arkivore për qëllime mësimore

Hapja e arkivit ndaj institucioneve arsimore është nevojë e kohës së
sotme. Arkivi duhet të jetë vend, të cilin duhet kohë pas kohe ta vizitojnë
nxënësit e studentët. Me këtë arkivi arrin një nivel më të lartë propagandues dhe
afirmativ dhe zhvillon te të rinjtë ndjenjën, kujdesin dhe qëndrimin e drejtë ndaj
lëndës arkivore. Me popullarizimin e arkivit, njoftimin për rëndësinë e lëndës
arkivore në zhvillimin e tanishëm bashkëkohor të shoqërisë, arkivat duhet të
bëhen qendra kulturore, shkencore, informative etj. të interesimit jo vetëm të
punëtorëve shkencor, por edhe të një rrethi më të gjerë. Kështu, me rëndësi të
posaçme është prezantimi i dokumenteve arkivore për qëllim mësimore dhe
zgjedhja e dokumenteve për këtë qëllim.
Zgjedhja e dokumenteve për qëllime mësimore mund të ndahet në dy
kritere kryesore: didaktiko-psikologjike dhe edukativo-ideore. Në të parin duhet
të jenë ato, të cilët janë më të rëndësishmit, më reprezentativ, më tipik, në
korrelacion me plan-programin mësimor, profilin dhe detyrat e shkollës etj.,
ndërsa në të dytin, që në mënyrë të gjithanshme të kënaqin qëllimin e arsimit
dhe edukimit, t’i përgjigjen aspektit ideor didaktik, etj.
Shfrytëzimi i lëndës arkivore për qëllime propagandistike

dhe të tjera
Lënda arkivore në arkiv mund të shfrytëzohet edhe për nevoja të tjera
nga institucionet por edhe nga qytetarët. Lëndën arkivore mund ta shfrytëzojnë
edhe mediat, siç janë gazetat, radio dhe televizioni. Ata mund të përgatisin tema
të ndryshme të bazuar në lëndën arkivore. Me këtë në një formë edhe bëjnë

propagandë për rëndësinë dhe ngrisinë vetëdijen për lëndën arkivore.
Edhe institucionet të tjera mund të shfrytëzojnë lëndën arkivore për
përpilimin e monografive të tyre, përgatitjen e prospekteve, ndojë kartele
postale, albumi, etj.
Shfrytëzimi i lëndës arkivore për nevoja operative

Me që shumë arkiva tona ruajnë edhe lëndën operative, në shumë raste
paraqitën edhe organet dhe organizatat të cilat i shfrytëzojnë dokumentet e tyre
të domosdoshme për realizimin e projekteve të filluara, të detyrave programore
afatëgjata dhe të tjera.
Koha e shfrytëzimit
Lënda arkivore publike, sipas rregullës është e shfrytëzueshme 30 vjet
pas krijimit të saj, por mund të shfrytëzohet edhe para këtij afati, po qe se qysh
nga krijimi i është dedikuar publikut dhe në rastet kur krijuesi e cek në
procesvërbalin për pranim-dorëzimin e lëndës në arkiv.
Lënda arkivore publike, e cila përmban shënime që kanë të bëjnë me
mbrojtjen, marrëdhëniet ndërkombëtare, përfitimet ekonomike të shtetit dhe me
çështjet e sigurimit kombëtar, me publikimin e së cilës do të kishte pasoja të
dëmshme për sigurimin kombëtar ose interesin nacional të vendit, është e
shfrytëzueshme 50 vjet pas krijimit të saj, përveç, nëse me dispozitë të veçantë
nuk është përcaktuar ndryshe.
Lënda arkivore publike, e cila ka të bëjë me të dhënat personale (librat e
amzës, dosjet personale, dokumentacioni mjekësor, gjyqësor, tatimor, dosjet
financiare, etj.) mund të shfrytëzohen në bazë të dispozitave ligjore të veçanta
të vendit përkatës. Në bazë të tyre caktohet afati i shfrytëzimit dhe lloji lëndës.
Lëndën arkivore mund ta shfrytëzojnë pa përkufizim krijuesit me punën
dhe veprimtarinë e të cilit është krijuar, si dhe për qëllime për të cilat është
krijuar, përkatësisht të cilëve iu ka shërbyer.
PROCEDURA E SHFRYTËZIMIT-HULUMTIMIT
Punët para shfrytëzimit - përgatitja
Rekomandohet që para hulumtimeve arkivore për temën e caktuar së pari
duhet të konsultohen librat, enciklopeditë dhe punimet tjera të publikuara,
ndërkaq, nëse tema është e llojit gjenealogjik, duhet të grumbullohen emrat,
mbiemrat, vendi i lindjes. etj. Hulumtimet e burimeve sekondare jo vetëm që do
t’i zgjerojnë njohuritë për temën e hulumtimit dhe kontekstin historik, por do të
jenë udhërrëfyes ndaj burimeve historike, përkatësisht dokumenteve arkivore.
288 | Arkivistika
Lënda arkivore është rregulluar sipas krijuesve, me veprimtarinë e të

cilëve është krijuar edhe struktura e cila kryesisht është përcaktuar në mënyrën
se si institucioni i caktuar e ka organizuar veprimtarinë e vet, në dokumenta-
cionin afarist dhe zyrtar, por jo sipas temave, në mënyrë që tërë ajo që iu
intereson është e rregulluar në një vend.
Para se të fillohet në hulumtimin e lëndës arkivore, së pari duhet të
konstatohet se në cilat tërësi (fonde dhe koleksione) mund të gjendet lloji i cak-
tuar i dokumenteve, e pastaj të shfrytëzohen mjetet informative, të cilat merren
në sallën e leximit, me anë të të cilave do të gjenden dokumentet e kërkuara.
Punët paraparke të shfrytëzimit

Zgjedhjen e lëndës për hulumtim, shfrytëzuesi e bënë në bazë të regjistrit
të fondeve dhe koleksioneve arkivore, si dhe të mjeteve informative të cilat
posedon arkivi.
Para fillimit të punës në shfrytëzimin e lëndës arkivore, shfrytëzuesi i
lëndës arkivore ia jep udhëzimet për kushtet dhe obligimet gjatë shfrytëzimit të
lëndës arkivore të cilat ai duhet ti lexon dhe t’iu përmbahet.
Kërkesa – fletëparaqitja dhe porosia

Shfrytëzuesi para se të paraqitet në sallën e leximit, duhet të lajmërohet
në shërbimin e administratës, ku edhe duhet të bëjë kërkesën përmes plotësimit
të Fletëparaqitjes për shfrytëzimin e lëndës arkivore. Fletëparaqitja plotësohet
për çdo temë të hulumtimit, dhe vlen për një vit kalendarik.
Fletëparaqitjen me nënshkrim e lejon drejtori i arkivit ose personi tjetër
i autorizuar, dhe ajo vlen si leje për shfrytëzimin e lëndës arkivore. Me rastin e
paraqitjes, shfrytëzuesi do të informohet dhe do të marrë mjetet informative
arkivore, për fondet dhe koleksionet arkivore, të cilat përmbajnë të dhëna për
temën e hulumtimit, si dhe mundësitë e shfrytëzimit dhe fotokopjimit të lëndës
arkivore.
Me anë të nënshkrimit në fletëparaqitje, shfrytëzuesi obligohet dhe
deklarohet se do t’i përmbahet rregullorës për shfrytëzimin e lëndës arkivore dhe
rregullorës për punë në sallën e leximit.
Lënda arkivore dhe bibliotekare jepen në shfrytëzim në bazë të kërkesës
me shkrim, të cilën shfrytëzuesi është i obliguar ta paraqet së paku një ditë para
fillimit të hulumtimeve.
Kërkesa duhet të përfshinë:
- emrin, mbiemrin dhe adresën e hulumtuesit, numrin e dokumentit të
identifikimit, nënshtetësinë, profesionin dhe vendin e punësimit të shfytëzuesit,
titullin e temës të cilën e përpunin, qëllimin e shfrytëzimit, të dhënat për atë në

emër të kujt dhe në llogari të kujt hulumton.
Këto të dhëna plotësohen edhe për personin të cilin hulumtuesi e
angazhon që t’i ndihmon gjatë punës në sallë të leximit.
Salla e leximit
Rregullat e punës në sallën e leximit
Për punë në sallën e leximit janë të përcaktuara rregullat të cilave janë
të obliguar t’i përmbahen të gjithë shfrytëzuesit e saj, siç janë:
- Në sallë të leximit mund të merret vetëm letra, mjetet e shkrimit dhe
kompjuteri personal. Mjetet tjera duhet të dorëzohen në gardërobë ose në vendin
e caktuar për to;
- Në sallë të leximit ndalohet pirja e duhanit dhe biseda me zë të lartë.
Gjithashtu është i ndaluar ushqimi ose shfrytëzimi i mjeteve të ndryshme,
përmes të cilave mund të dëmtohet lënda arkivore;
- Parimisht, për shfrytëzim, jepen fotokopjet e lëndës arkivore;
- Në shfrytëzim nuk mund të jepet lënda filmike burimore dhe vizatimo-
re, si dhe incizime sigurimi;
- Origjinali mund të jepet për shfrytëzim vetëm atëherë kur nuk
ekzistojnë kopjet e incizuara të asaj lënde ose atëherë kur këtë e kërkon
metodologjia shkencore e punës;
- Shfrytëzuesi plotëson fletëkërkesën për lëndën arkivore;
- Nëse lënda e porositur nuk shfrytëzohet më gjatë se 5 (pesë) ditë,
atëherë ajo kthehet në depo;
Dokumentet e nevojshme për qëllime zyrtare, parimisht arkivat i japin
për shfrytëzim në formë të fotokopjeve të vërtetuara.
Shfrytëzimi i lëndës arkivore ndalohet përkohësisht atëherë kur:
a) lënda është e dëmtuar;
b) lënda është e parregulluar;
c) lënda është në procesin e rregullimit dhe përpunimit arkivor;
ç) dikush është duke e shfrytëzuar atë lëndë;
d) lënda është dhënë për t’u fotokopjuar;
dh) lënda është në restaurim;
e) lënda është huazuar për ekspozitë.
Në sallë të leximit brenda ditës mund të shfrytëzohen më së shumti pesë
njësi arkivore (kuti, fashikuj, libra, dosje, albume etj.). Njëkohësisht mund të
shfrytëzohet vetëm një njësi arkivore. Me vendim të titullarit të arkivit, kjo mund
të ndryshohet.
Shfrytëzimi i lëndës arkivore dhe i mjeteve informative është pa pagesë.
290 | Arkivistika
Për punimin e kopjeve, përdorimin e pajisjeve të veçanta mbrojtëse ose

huazimin e lëndës audiovizuele, arkivit i paguhet kompensimi sipas tarifave së
çmimeve të shërbimeve të arkivit.
Obligimet e shfrytëzuesve
Në bazë të rregullave të punës dhe dispozitave ligjore, shfrytëzuesit e
lëndës arkivore janë të obliguar:
- Të kenë kujdes gjatë përdorimit të lëndës arkivore, që mos ta dëmtojnë
dhe shkatërrojnë. Nuk guxojnë të mbështetet në lëndën arkivore. Nuk guxojnë
të bëjnë shënime në lëndën arkivore, që të nënvizojnë tekstin, t’i palojnë ose
lagin fletët, dhe t’i shfrytëzojnë dokumentet arkivore si bazë për shkrim.
- Shfrytëzuesit nuk guxojnë të ndryshojnë renditjen e lëndëve. Nëse
shfrytëzuesi vëren se është bërë çrregullimi i renditjes së lëndëve, ose mungon
ndonjë lëndë apo dokument, menjëherë duhet të lajmëroj zyrtarin kujdestar në
sallë të leximit.
- Shfrytëzuesit në asnjë mënyrë nuk guxojnë që ta nxjerrin lëndën jashtë
sallës së leximit.
- Para se të largohet nga salla e leximit, shfrytëzuesi është i obliguar që
të lajmëroj zyrtarin në sallë të leximit, për përfundimin e punës dhe ta kthej
lëndën.
- Nëse shfrytëzuesi në çfarëdo mënyre e dëmton lëndën arkivore, e cila
i është dhënë për shfrytëzim, është i obliguar që të kompensoi dëmin e
shkaktuar.
Dëmtimi, shkatërrimi, tjetërsimi ose tentativa për tjetërsim të lëndës
arkivore, është vepër penale, që sanksionohet sipas dispozitave të Ligjit Penal
të Kosovës. Kundër personit i cili qëllimisht e dëmton, e shkatërron, e
përvetëson ose tenton ta tjetërsoj lëndën arkivore, arkivi është i detyruar që të
ngrit fletëpadinë pranë organit kompetent të administratës shtetërore, në
harmoni me ligjin.
Për çdo dëmtim ose cenim të të drejtave të ndokujt, të krijuara gjatë
shfrytëzimit të lëndës arkivore, përgjigjet personi, të cilit i është lejuar
shfrytëzimi i lëndës, në harmoni me ligjin.
Shfrytëzuesi i lëndës arkivore personalisht është përgjegjës në rast të
shkeljes së dispozitave të ligjit për të drejtat e autorit.
Në rast të dhënies së lejës së posaçme, për shfrytëzimin e lëndës, të cilës
afati i qasjes, përkatësisht i shfrytëzimit ende nuk i ka arritur, nga shfrytëzuesi
kërkohet që të bëhet deklarata, përmes të cilës obligohet se nuk do të bëjë
publike asnjë informatë, e cila mund të cenoj interesat private, dhe në rast të
kontestit, të gjitha përgjegjësitë ligjore dhe materiale i bartë vetë.
Shfrytëzuesi, i cili në punimet ose shkrimet e tij, në të cilat si burim ka

shfrytëzuar lëndën arkivore, është i obliguar që në mënyrë të drejtë ta vë titullin
e arkivit, të fondit arkivor ose të koleksionit, si dhe shenjën e njësisë arkivore
të lëndës së shfrytëzuar.
Për publikimin e lëndës arkivore shfrytëzuesi është i obliguar që të
kërkoj leje të posaçme me shkrim nga drejtori i arkivit.
Shfrytëzuesi i lëndës arkivore është i obliguar që t’ia dërgoj bibliotekës
së arkivit, nga një kopje të punimit të tij profesional ose shkencor, përkatësisht
librit të publikuar në bazë të lëndës arkivore të shfrytëzuar.
Evidencat për shfrytëzimin e lëndës arkivore

Shfrytëzuesit e lëndës arkivore në arkiv duhet të posedojnë evidencat
përkatëse siç janë: fletëparaqitja – të cilën hulumtuesi ia paraqet drejtorisë së
arkivit. Shënimet për hulumtuesin bartën në librin e shfrytëzimit të lëndës
arkivore, në të cilin vihen të gjitha shënimet e parapara: numri rendor, emri dhe
mbiemri, profesioni, adresa, titulli i temës, data dhe nënshkrimi i hulumtuesit.
Për çdo hulumtues hapen edhe dosjet e tyre. Në to vihen të gjitha shënimet e
krijuara gjatë shfrytëzimit të lëndës arkivore. Edhe reversi shërben si evidencë
për shfrytëzimin dhe shfrytëzuesin e lëndës arkivore, i cili përbëhet prej këtyre
shënimeve: emri dhe mbiemri i shfrytëzuesit, numri i kërkesës (fletëparaqitjes),
titulli i fondit, viti, sinjatura, data dhe nënshkrimi. Në bazë të reversit,
shfrytëzuesi e merr lëndën nga depoja, mikrofilmat nga mikroteka, librat,
gazetat, revistat nga biblioteka, etj.
Në arkiv është e nevojshme të udhëhiqet edhe libri i vizitave ditore.
Në bazë të dispozitave ligjore, arkivi me kërkesën e qytetarëve, organeve
e organizatave lëshon certifikata, vërtetime, fotokopje, përshkrime të ndryshme
të dokumenteve arkivore, etj. Të gjitha këto shërbejnë si dëshmi për rregullimin
e çështjeve personale nga marrëdhënia e punës, kualifikimin shkollor,
marrëdhëniet pronësore, banesore, kontesteve gjyqësore, tatimore, etj.
Ndalesat e shfrytëzimit të lëndës arkivore

Në rast të shfrytëzimit të lëndës arkivore për qëllime komerciale
(përpilimi i kalendarëve, postereve, kartelave, broshurave etj.) nuk lejohet
reprodukimi ose shumëzimi i lëndës arkivore në çfarëdo forme ose me mjete
elektronike ose mekanike, duke përfshirë fotokopjimin, fotografimin ose
arkivimin në sistemin informativ pa pelqimin e arkivit kompetent.
Citimi i lëndës arkivore të shfrytëzuar

292 | Arkivistika
Gjatë publikimit të lëndës arkivore të shfrytëzuar, hulumtuesi është i

obliguar që në formë reference ose sinjature të citojë dokumentet e shfrytëzuara.
Te citimi i lëndës arkivore të papublikuar vëhen të gjitha të dhënat e
nevojshme që lexuesi mund t’i gjenë, përkatësisht të gjenë dokumentin. Lexuesi
në punimin e tij duhet cituar të dhënat sipas kësaj renditje: Arkivi Shtetëror,
Fondi/koleksioni; numri amë i fondit/koleksionit; seria përkatësisht nënseria
(sipas mundësisë titulli i saj dhe numri); numri i kutisë/fashikullit/dosjes; viti;
faqja përkatësisht fleta. Këtë mund të bëjë në formë të shkurtesave, por këto në
fillim të punimit duhet të sqarohen.
Në arkiv në shumë raste struktura e fondeve ndryshon, edhe pse një prej
parimeve themelore është struktura fillestare e fondit nuk duhet ndryshuar.
Mirëpo, arkivat këtë e bëjnë shpesh. Në mënyrë që lexuesi të gjendet më lehtë,
atëherë në punim vëhet sinjatura e re dhe e vjetër ose vetëm e reja, duke theksuar
se ka ekzistuar më parë edhe sinjatura tjetër e përparme.
Huazimi i lëndës arkivore

Parimisht nuk lejohet dalja e lëndës arkivore jashtë arkivit. Në raste të
jashtëzakonshme lënda arkivore mund të huazohet, por me kushte të caktuara
dhe me afat të caktuar. Mirëpo, paraprakisht për këtë lidhet kontrata më shkrim,
bëhet regjistrimi i dokumenteve, punohet kopja mbrojtëse e dokumenteve, bëhet
sigurimi i tyre. Lënda jepet kryesisht për ekspozita, ekspertizë në gjykata etj.
Parimisht çdo dokument që bartet jashtë arkivit duhet të mikrofilmohet
ose digjitalizohet në mënyrë që të mbrohet.
Për çdo huazim kërkohet sa është e mundur të jetë në numër sa më të
vogël të dokumenteve orgjinale, që mbështetet nga kërkesa. Mirëpo, asnjë
huazim nuk guxon, sipas kërkesës të kalon 10 copë ose një lëndë (mbështjellës,
dosje, regjistër), përkatësisht një njësi arkivore (këmishëz, dosje, regjistrator),
përkatësisht një njësi arkivore (kuti ose libër).
Arkivi Shtetëror në Kanada – Quibec, lejon daljen e dokumentit jashtë
lokaleve të arkivit kur ruhet, vetëm në këto katër raste:
1. Kur lënda arkivore ruhet të ndonjë organ shtetëror ose te ndonjë
shërbim privat arkivor të autorizuar për ruajtje;
2. Kur ndonjë dokument huazohet për qëllim të ekspozitës në harmoni
me rregullat e parapara;
3. Kur ndonjë dokument bartet me qëllim të shumëzimit ose restaurimit;
ose
4. Kur ndonjë dokument duhet të shumëzohet sipas urdhëresës së gjyqit
ose të hetuesitë të autorizuar.
ROLI I ARKIVIT NË REALIZIMIN E TË DREJTAVE

TË QYTETARËVE
Arkivat në tërë botën janë institucione të karakterit publik, të cilët përveç
tjerash posedojnë dokumentacionin unikat për ngjarjet, jetën e njerëzve dhe të
bashkësisë si pjesë e trashëgimisë kulturo-historike të vendit ku veprojnë. Një
prej detyrave themelore të tyre është që të mundësojnë shfrytëzimin e fakteve
nga lënda arkivore e arkivuar me të cilën posedojnë. Për këtë arsye nëpërmjet të
aftësimit të arkivave, në përgjigjjen e qytetarëve, matet edhe shkalla e
demokratizimit dhe e funksionimit të sistemit ku veprojnë, por edhe nga vetë
suksesi i punës të arkivave.
Dokumentet, përkatësisht lënda arkivore është burim i mbrojtjes së të
drejtave të qytetarëve dhe provë e indentitetit të tyre. Nëse ekzistenca e
dokumenteve garanton njohjen e individëve nga shoqëria, sepse ata u tregojnë
atyre liritë e tyre individuale dhe kolektive dhe i legjitimojnë ata, atëhërë
asgjësimi i dokumenteve mund të jetë, në rast konfliktesh, një armë e
pamëshirshme për mohimin e këtyre individëve dhe të të drejtave të tyre. Po
ashtu, mohimi sistematik i kundërvënë disa etnive për të shfrytëzuar dokumentet
që lidhen me to është përdorur si një armë për diskriminimin, madje edhe për
spastrimin etnik.
Arkivat kanë rol të rëndësishëm në demokratizimin e shoqërisë, sidomos
si pjesë përbërëse e pushtetit publik. Arkivat duhet të jenë përherë në nivel të
detyrës. Të tregojnë dhe dëshmojnë se janë institucione për të gjithë qytetarët
dhe të kenë marrëdhënie dhe qëndrim të njejtë e korrekt ndaj informatave me të
cilat posedon, ndaj shtetit si themelues dhe ndaj shfrytëzuesve, dhe gjithnjë në
rrjedha të regullativës ligjore pozitive. Arkivat janë garantues të shtetit të së
drejtës dhe të drejtave të njeriut. Ndërsa, dokumentet janë burim i mbrojtjes së
të drejtave të qytetarëve dhe provë e identitetit të tyre.
Në të gjitha shtetet e botës lënda arkivore evidencohet, mbrohet,
pranohet, rregullohet dhe përpunohet. Qëllimi i të gjitha këtyre aktiviteteve është
që t’iu mundësohet qasja në dokumente të të gjithë shfrytëzuesve të interesuar
me ato të dhëna që kanë vlerë informative dhe dëshmuese.
Veprimtaria e arkivit, punët dhe detyrat e punës nëpër të cilat ajo
veprimtari kryhet janë përcaktuar me aktet ligjore dhe nënligjore. Me to është
përcaktuar edhe statusi dhe fushëveprimi i arkivit. Me udhëzime e rregullore
janë precizuar dhe përcaktuar metodologjia e punës profesionale në arkiv.
Në ditët e sotme, në kohën e ndryshimeve të mëdha politike dhe të tranzi-
cionit ekonomik, pruarjes së ligjeve të reja bashkëkohore me të cilat po
përmirësohen disa gabime të kohërave të kaluara dhe shumë çështje të tjera të
294 | Arkivistika
kësaj gjendje momentale shoqëroro-ekonomike, i kanë sjellura arkivat në njëfarë

mënyre në pozitën e servisit të qytetarëve. Arkivi është vendi i parë në mendjen
e qytetarëve ku mund të gjejë, në mungesë të arkivit personal, dokumentet për
zgjidhejn e shumë çështjeve të tyre personale, e sidomos të atyre pronësoro-
juridike.
Vlera e përgjithshme e arkivave dhe roli i arkivit shiqohet në mes tjerash,
edhe në faktin që qytetarët si individë, personat juridik dhe institucionet e
shfrytëzojnë lëndën arkivore për mbrojtjen e të drejtave të tyre personale, ose
interesave shtetërore ose zyrtare.
Pa dyshim, se nevojat objektive shoqërore kërkojnë gjithnjë në mënyrë
intensive shfrytëzimin e lëndës arkivore, duke përfshirë edhe atë më të renë, me
përkufizime minimale të shfrytëzimit të saj. Jo vetëm që nevojat objektive
shoqërore kërkojnë shfrytëzimin intensiv të lëndës arkivore, por ekziston fakti
se gjithnjë po bëhet çështje më aktuale. Po ashtu edhe në procesin shkencoro-
hulumtues, kërkohet në mënyrë imperative përsosshmëria maksimale dhe
racionalizimi i shërbimit arkivor.
Përkitazi me shfrytëzimin e lëndës arkivore Këshilli Ndërkombëtar i
Arkivave këtë çështje e kishte vuar në rend të ditës në Kongresin Ndërkombëtar
të Arkivave në vitin 1965, dhe në Tryezën e Rrumbullakët të arkivave në vitin
1967. Aty u diskutua për synimet e gjetjeve të mundësive për liberalizimin e
shfrytëzimit të lëndës arkivore në të gjitha shtetet dhe të përpilimit të një
Udhëzimi ndërkombëtar në këtë lëmi.
Sipas rekomandimit të Këshillit Ndërkombëtar të Arkivave – KNA
(International Council on Archives – ICA) dhe UNESKO-s, arkivat janë unik
dhe të patjetërsueshme. Arkivat iu shërbejnë të gjithë qytetarë, sepse ato
paraqesin dëshminë e të drejtave dhe privilegjeve të tyre. Arkivat janë bazë e
identitetit kulturor dhe historik të individëve dhe popujve, prandaj janë qenësore
sa i përket njohjes së kulturave të ndryshme, qoftë brenda një vendi qoftë në
aspektin global ndërkombëtar. Ruajtja e dokumenteve në arkiva garanton
besushmërinë, tërësinë dhe disponimin me informata, të cilat janë të
rëndësishme për kohën kur informata është krijuar.
Dëshmitë për qytetarët

Arkivi përveç tjerash jep kontribut të theksuar realizimit e të drejtave të
qytetarëve, të cilat me Kushtetutë dhe me dispozita ligjore janë të garantuara për
të gjithë. Në bazë të dispozitave ligjore, arkivi me kërkesën e qytetarëve,
organeve e organizatave lëshon certifikata, vërtetime, fotokopje, përshkrime të
ndryshme të dokumenteve arkivore, etj. Të gjitha këto shërbejnë si dëshmi për
rregullimin e çështjeve personale nga marrëdhënia e punës, kualifikimin

shkollor, marrëdhëniet pronësore, banesore, kontesteve gjyqësore, tatimore etj.
Shumë personave, sidomos gjatë luftës, por edhe nga pakujdesia iu janë
humbur ose shkatërruar dokumentet të cilat kanë të bëjnë me statusin e tyre të
punës. Andaj, shumë prej tyre këto të drejta i realizojnë në arkiv.
Lëshuarja e certifikatave
Arkivi është i obliguar që me kërkesë të organeve shtetërore, juridike,
personave civilë dhe fizikë të lëshon certifikata dhe dokumente të tjera për
gjendjen faktike në lëndën arkivore.
Faktet në lëndën arkivore në bazë të cilave qytetarëve ose personave
juridikë iu lëshohen certifikata të ndryshme, të cilat shërbejnë për realizimine e
të drejtave ligjore dhe njerëzore, në tërësi janë në qasje të opinionit. Certifikata
për vërtetimin e gjendjes faktike të përmbajtjes në lëndën arkivore lëshohet,
sipas rregullit me kërkesë të palës.
Certifikatat që i lëshon Arkivi janë valide dhe pranohet nga të gjitha
organet publike dhe të tjera.
Llojet e certifikatave – dëshmive
Kërkesat për realizimin e të drejtave për dëshminë dhe realizimin e të
drejtave njerëzore, përkatësisht të palëve në arkiv janë të shumta. Mirëpo, ato
më të shpeshtat janë këto:
- Dhënia e certifikatave me qëllim të dëshmisë për kualifikimin shkollor
dhe kualifikimin profesional, stazhit të punës dhe të drejtave që dalin nga
marrëdhënia e punës. Këto kërkesa paraqitën kryesisht për qëllim të dëshmisë
së posedimit të diplomës, punësimit, shkollimit të mëtëjmë, kompletimit të
dosjeve, etj.
- Çështjet pronësoro-juridike (vendimet e organeve të pushtetit, lejet e
ndërtimit, pelqimi urbanistik, dokumentacioni projektues pronësor, etj.). Lënda
arkivore sidomos luan rol të rëndësishëm në zgjedhjen e marrëdhënieve
pronësoro-juridike, sidomos në shtetet në tranzicion në të cilat marrëdhëniet
pronësoro-juridike janë të parregulluara dhe të çrregulluara. Kërkesa për
zgjedhjen e çështjeve të marrëdhënieve pronësoro-juridike paraqitën si dëshmi
për posedimin e lejës për ndërtimin e shtëpive, garazhave, mbindërtimeve,
aneksndërtimeve ose shitja e objekteve banesore, kompletimit të procedurës
pronësoro-jurdike, kontesteve gjyqësore, kthimit të pasurisë në pronësi, etj.;
- Mbrojtjen invalidore-luftarake;
- Lidhjen e stazhit të punës, blerjen e banesave, kthimin e pronave dhe të
drejtat banesore, dhe shumë të tjera.
296 | Arkivistika
Kërkesa e palës
Çdo palë e cila kërkon të dhënat në bazë të dokumenteve arkivore është
i obliguar që të bënë kërkesën me shkrim arkivit kompetent. Kërkesa duhet të
jetë e shkruar në njërën prej gjuhëve zyrtare në Kosovë. Kërkesat paraqitën me
shkrim me ardhjen në arkiv. Në disa vende ka filluar që kërkesat të paraqitën
npërmjet të Web faqeve.
Kërkesa për lëshuarjen e certifikatës pranohet në shkrimtore të arkivit,
ku duhet të vërtetohet se a është arkivi kompetent që të zgjidhë atë lëndë sipas
kërkesës, se kërkesa a përfshin të gjitha të dhënat të nevojshme për zgjidhjen e
saj dhe më pastaj regjistrohet në librin e protokolit dhe dorëzohet shërbimit
përkatës të depos për zgjedhjen e saj.
Kërkesa duhet të përbanë shënime të mjaftueshme në lidhje me natyrën
dhe/ose përmbajtjen e fakteve të kërkuara dhe të përmban emrin e paraqitësit të
kërkesës si dhe shënimet për kontaktet me të. Përveç kësaj ajo duhet të përmban
të dhënat precize për atë se cilat shënime kërkohen, nga i cili fond dhe në çfarë
forme.
Përpunimi i të dhënave sipas këtyre kërkesave ka prioritet ndaj shfrytë-
zimit të lëndës arkivore sipas bazave të tjera.
Nëse kërkesa ka të bëjë për informatën personale, atëherë kërkesa,
përveç plotësimit të kushteve se lënda arkivore ka qasje për shfrytëzim,
përfshinë edhe të dhënat për personin fizik për të cilin kërkesa ka të bëjë,
përfaqësuesin i tij ligjor ose personin i cili e ka paraqitur kërkesën dhe është i
autorizuar në formën me shkrim. Atëherë kur kërkesa ka të bëjë me personin
përkatës, ai person e nënshkruan kërkesën dhe e tregon dokumentin për
identifikim me fotografi.
Nëse kërkesa ka të bëjë me përfaqësuesin ligjor, nga paraqitësi i
kërkesës kërkohet ose nga personi i cili është i autorizuar për qasje në informata,
që ai person do të nënshkruan kërkesën, do të tregon dokumentin e identifikimit
me fotografi, dëshminë për përfaqësim ligjor ose autorizimin.
Kërkesa e palës plotësohet në formularin përkatës që e përgatit Arkivi.
Procedura rreth lëshimit të certifikatave

Parimisht pranim-dorëzimi i kërkesave për lëshuarjen e certifikatave
ndërmjet zyratëve të arkivit, shkrimtorës, shërbimit të depos etj., bëhet
nëpërmjet të librit intern të dorëzimit.
Personi kompetent i cili vërteton të dhënat e nevojshme për lëshuarjen e
certifikatës është i obliguar që të njëjtat në mënyrë të sakt t’i vërteton duke
theksuar burimin nga i cili janë marrë të dhënat, të shënon në pjesën e prapme
të kërkesës ose në një letër të veçant, e cila i bashkangjitet kërkesës, shënon kur
të dhënat i ka vërtetuar dhe nënshkruhet.
Zyrtari i cili i vërteton të dhënat e nevojshme për lëshuarjen e certifikatës
kërkon nga paraqitësi i kërkesës që të plotëson kërkesën, nëse mendon se të
dhënat e reja mund të kontribuojnë të përcaktimin e gjendjes faktike. Përmbajtja
e certifikatës duhet të jet adekuate me faktet e përfshira në dokumente, në bazë
të cilit lëshohet certifikata.
Nëse arkivi nuk është në gjendje të plotësoj kërkesën e palës për shkak
të mungesës së kushteve formale, atëherë më së largu në afatin prej 8 dite, nga
dita e pranimit të kërkesës, duhet që me shkrim të informon paraqitësin e
kërkesës se ajo informatë është e mundëshme, andaj kërkesa nuk mund të
përpunohet për shkak të arsyrave të theksuara. Me atë shkresë paraqitësi i
kërkesës do të ftohet që në afatin prej 15 dite të menjanon mangësitë, dhe do të
përfshinë të gjitha informatat të domosdoshme për kontakt.
Nëse kërkesa nuk është në harmoni me dispozitat ligjore, atëherë në
informatë duhet të theksohen. Nëse arkivi nuk është kompetent në lidhje me
kërkesën e paraqitur, atëherë ai do t’ia dërgon arkivit kompetent ose organit
tjetër publik, dhe për te do ta informon paraqitësin e kërkesës me anë të një
informate me shkrim.
Zyrtari kompetent gjatë lëshimit të certifikatave nuk guxon të bënë
kurrfarë përmirësimi të gabimeve ose lëshimeve të organit i cili faktet i ka
shënuar në dokument.
Certifikata lëshohet në dy kopje nga e cila një i dërgohet palës, ndërsa
tjetra ruhet në shkrimtore/arkiv të institucionit arkivor. Ajo domosdo regjistrohet
në librin e protokolit, në numrin themelor dhe në nënumër ku është regjistruar
kërkesa.
Nëse pala kërkon që t’i lëshohen më shumë kopje, personi i autorizuar
do ta drejton te organi kompetent i administratës që të bën dhe t’i vërteton
numrin e kopjeve të kërkuara. Certifikata lëshohet më së largu 15 ditë nga
paraqitja e kërkesës.
Forma e certifikatave
Cerfitikata sipas formës dhe përmbajtjes duhet të përmban këto
elemente:
- Titullin e institucionit që e lëshon certifikatën, numrin e librit të
protokolit dhe datën e lëshimit.
- Theksimi se në bazë të cilës kërkesë certifikata lëshohet.
- Bazën juridike për lëshuarjen e certifikatës.
- Shenjën e certifikatës, si titulli i përgjithshëm ligjor,
298 | Arkivistika
- Përshkrimi i shkurtër, i plotë dhe i sakt i fakteve të cilat e vërtetohen

ose theksohen në certifikatë.
- Theksimet se në bazë të cilave evidenca themelore lëshohet certifikata
(emri i evidencës, numri i faqeve, viti për të cilën udhëheqet, etj.).
- Nënshkrimi i drejtori të arkivit.
Të drejtat e palës
Paraqitësi i kërkesës duhet të informohet plotësisht më kërkesën e tij, dhe
nëse kërkon, duhet t’i mundësohet shiqimi i dokumentit nga i cili iu janë nxjerr
të dhënat.
Pala ka të drejt në fotokopje ose në përshkrim të dokumentit me obligim
që të bartë shpenzimet e nevojshme. Shuma e shpenzimeve i tregohen palës më
parë. Nëse të dhënat nga kërkesa kanë të bëjë me dokumentin e palexuar,
dokumentin e dëmtuar etj., palës do t’i lëshohet fotokopja e dokumentti ose do
të ftohet personi i autorizuar i organit përkatësisht organizatës e cila e ka kërkuar
certifikantën që të bënë ekspertizën dhe të përcakton gjendjen faktike.
Vërtetimi i dokumentit
Nëse pala kërkon vërtetimin e përshkrimit ose të fotokopjes së
dokumentit, arkivi do të bën atë në atë mënyrë që në vendin e përshtatshëm të
përshkrimit ose të fotokopjes do të shënon tekstin:
“Vërtetohet se përshkrimi-fotokopja është autentike e
dokumentit origjinal, i cili ruhet në këtë Arkiv”.
Në dokument, në vendin ku nuk dëmtohet teksti vëhet vula përkatëse e
vogël e arkivit.
Në fund të dokumentit vëhet data dhe nënshkrimi i personit të autorizuar.
Refuzimi i lëshimit të certifikatës – dëshmive

Dëshmitë për lëndën arkivore, palës në disa raste nuk mund t’i lëshohen.
Në rastin konkret kur të dhënat nuk ekzistojnë në evidencat zyrtare, kur të dhënat
e kërkuara nuk kanë të bëjnë për gjendjen faktike, por në lëndën arkivore gjendja
faktike është ndryshe.
Arkivi nuk mund të lëshohen certifikata në bazë të lëndës memoare,
marrjes në pyetje, deklaratës së dëshmitarëve, shtypit ose të publikimeve.
Gjithshtu, arkivi nuk mund të bëjë interpretimin e dokumenteve ose të
dhënave që përmban dokumenti.
Pala e pakënqur në rast se refuzohet kërkesa mund të parashtojë ankesë.
Shfrytëzimi i arkivave audio-vizuale

Tani paralelisht me lëndën e shkruar, në arkiva kanë filluar të hyjnë edhe

fono dokumentet (shiritat magnetofonik dhe pllakat e gramafonit), dokumentet
audio-vuzuale me fotografi dhe zë dhe të tjera. Këto dokumente në mënyrë
autentike nëpërmjet zërit dhe fotografisë dëshmojnë për kohën e vet. Për këtë
arsye janë të mbrojtura me ligj si vlerë e çmuar e dokumenteve kulturore dhe
historike. Arkivat grumbullojnë ruajnë, përpunojnë dhe japin në shfrytëzim
dokumentet fono dhe audio-vizuale.
Sot krijuesit më të mëdhenj të dokumenteve audio-vizuale janë
televizionet. Të gjitha stacionet televizive në botë, ashtu edhe te ne, prodhojnë
program i cili emitohet për shikues. Programi mund të jetë i zhanreve të
ndryshme dhe dhe me teknologji të llojllojshme të mënyrës së prodhimit. Kështu
prodhohen progamet: informative, politike, dokumentare, arsimore, kulturo-
artistike, zbavitëse, muzikore, për fëmijë dhe të tjerë. Materiali që prodhohet në
televizion sot është program, ndërsa nesër është viedo material arkivor.
Video arkivi është material i grumbulluar, i incizuar dhe kryesisht
program i emituar i ndonjë televizioni. Rëndësia e video arkivit televiziv është i
shumëfisht dhe i madh, jo vetëm në aspektin shoqëror, kulturor, historik dhe për
nevoja të tjera, por në rastin konkret edhe si material dëshmues për nevoja të
qytetarëve.
Materiali nga video arkivi mund të shfrytëzohet si dëshmi – dokument
për ndonjë ngjarje që ka ndodhur, si p.sh. në luftën e fundit të agresorit serb në
Kosovë ku janë bërë masakra të shumta në popullatë, janë rrënuar objekte të
shumta banimi, shkolla, xhami dhe objekte të tjera. Pastaj ai mund të shfry-
tëzohet edhe nga ndonjë deklaratë, incizim rasti për ndonjë ngjarje apo ndodhi.
Në disa raste video arkivi shfrytëzohet edhe për çështje të tjera, siç janë
kujtimet nga e kaluara. P.sh. në të kaluarë është incizuar ndonjë program për
personin e caktuar, familjen ose diçka tjetër nga e kaluara. Ai atë dëshiron ta
shfrytëzon si kujtim nga fëmijëria, rinia apo jeta e përditshme në të kaluarën.
Për shfrytëzimin e dokumenteve fono dhe audio-vizuale, arkivat duhet
të sigurojnë aparaturën përkatëse siç janë gramafonat, magnetofonat, kamerat
dhe të tjera të nevojshme.
II. QASJA NË DOKUMENTACION
Qasje në dokumentaicon do të thotë mundësi e shiqimit në lëndën

arkivore, zakonisht duke respektuar rregullat dhe kushtet e caktuara e parapara
me dispozita ligjore. Me qasje nënkuptojmë shiqimin e drejtëpërdrejt në
dokumentacionin origjinal ose në kopje të dokumentit.
300 | Arkivistika
E drejta për qasje/shfrytëzim

- Të drejtë në shfrytëzimin e dokumenteve kanë të gjithë zyrtarët e
organit shtetëror dhe personat të tjera në pajtim me dispozitat ligjore dhe të
tjera.
- Të drejtë në shfrytëzimin e lëndëve të papërfunduara kanë personat
zyrtar të cilët drejtëpërdrejt i vendosin ato lëndë ose marrin pjesë në vendosjen
e tyre, personat dhe shërbimet të autorizuara për mbikqyrje të punëve dhe
zyrtarët dhe shërbimet tjera të autorizuara.
- Të drejtë shfrytëzimi të lëndëve të përfunduara kanë personat zyrtar
dhe personat të tjerë të cilët kryejnë punë për organe shtetërore, por me kusht
që shënimet në dokumentacion iu janë të nevojshme për kryerjen e punëve për
organe shtetërore, persona ose shërbime të autorizuara për mbikqyrje afariste
dhe persona të tjerë.
Nga kjo mund të konstatohet se qasja e përkufizuar ka të bëjë në zyrtarët
e organit shtetëror dhe në shfrytëzuesit e jashtëm. Përkufizimi duhet të forma-
lizohet edhe me aktet interne ose të përgjithshme. Çështja është komplekse,
sepse zgjidhja e drejtë dhe e rregullt kërkon njohje të mirë të kërkesave afariste
dhe juridike të organeve.
Duhet theksuar se përkufizimi nuk ka karakter të përhershëm, sepse edhe
kërkesat për përkufizim janë të ndryshueshme. E përhershme duhet të jetë
vetëm mbikëqyrja në të drejtën e qasjes në dokumente.
Mbrojtja dhe përkufizimi i qasjes në dokumentacion

Qasja në dokumentacion bëhet për qëllime zyrtare, private dhe të tjera.
Ndalimet dhe përkufizimet në qasje të dokumenteve bëhet me qëllim të
mbrojtjes së intersave personale dhe të përgjithshme, siç janë:
- shfrytëzimi i saj do të ishte kundër interesave të Republikës së Kosovës,
- përmbajtja e tyre paraqet sekret shtetëror, ushtarak ose zyrtar.
- ekziston rreziku se me publikimin e atyre të dhënave do të cenohen
interesat e individëve, sepse do të paraqiteshin të dhënat nga jeta personale.
Nga ndalesat e dhe përkufizimet e theksuara mund të konstatojmë se ato
janë të drejtuara në çështjet e mbrojtjes së sigurisë shtetërore, interesave sekrete
komerciale dhe të drejtat e individëve (të dhënave personale, private, pronësisë,
të drejtën e autorit, të drejtën profesionale).
- Qasje në dokumente/lëndë arkivore për shfrytëzim dhe ndërkohë si
rezultat e të drejtës ligjore dhe ekzistimit të mjeteve informative. Në qasje mund
të ndikoi nevoja për mbrojtje të dokumentit/lëndës arkivore nga dëmi e cila
mund të krijohet për shkak të gjendjës së saj fizike, pastaj formatet në të cilat
shfrytëzohet dhe afërsia fizike e lëndës me hulumtuesin.
- E drejta, mundësia, mjeti për gjetje, shfrytëzim dhe kërkim të
informatave.
Shfrytëzimi i dokumenteve kundër interesave të Republikës së Kosovës

Me shfrytëzimin e dokumenteve kundër interesave të Republikës së
Kosovës nënkuptojmë se me shfrytëzimin e tyre mund të sjellte dëme të
konsideruara ndaj:
- interesave të mbrojtjes dhe sigurisë, si dhe të sigurimit publik të
Republikës së Kosovës,
- në pengimin e krimenalitetit dhe çdo zbulim të kriminalitetit,
- në procesin e pruarjes së vendimeve nga ana e organeve publike, në
dhënien e mendimeve, këshillave ose rekomandimeve nga ana e organeve
publike, të personave të punësuar në organet publike, ose të çdo personi i cili
kryen aktivitete për ose në emër të organeve publike.
Përkufizimet e theksuara nuk përfshijnë faktet, informatat statistikore,
shkencore dhe teknike.
Sipas Ligjit mbi qasjen në dokumentet publike (Ligji Nr. 03/L-215)
është rregulluar përjashtimet e qasjes në dokumente në këto raste: sigurisë
kombëtare, mbrojtjes dhe marrëdhënieve ndërkombëtare; sigurisë publike; para-
ndalimit, hulumtimit dhe ndjekjes së aktiviteteve penale; hulumtimeve
disiplinore; inspektimit, kontrollimit dhe mbikëqyrjes nga institucionet publike;
privatësisë dhe interesave të tjerë legjitim privat; interesave komerciale dhe të
tjera ekonomike; politikave ekonomike, monetare dhe këmbimore të shtetit;
barazisë së palëve në procedura gjyqësore dhe administrimin efikas të drejtësisë;
mjedisit, apo, diskutimeve brenda apo ndërmjet institucioneve publike lidhur
me shqyrtimin e ndonjë çështjeje.
Të dhënat publike të qasura

Të dhënat publike të qasura janë:
- për të cilat me ligj, me dispozita të tjera ose me aktin e përgjithshëm të
organit kompetent në bazë të ligjit nuk janë përcaktuar se janë sekrete.
- për të cilat organi i administratës nga ana e burimit të të dhënave nuk
është i obliguar që ti ruan si sekrete,
- me publikimin e tyre nuk i sjell dëme interesave të shtetit ose
shërbimeve publike dhe nuk i rrezikon të drejtat e personit të tretë.
Ekzistojnë dy lloje të dokumenteve të qasura:
- dokumentet të cilat përbëjnë vetëm të dhëna publike të qasura, dhe
302 | Arkivistika
- dokumente në të cilat janë shndërruar në të dhëna të palexuara, të cilët

nuk kanë qasje publike.
Organi publik nuk mund të refuzon kërkesën për qasje të dokumenteve
publike të qasura, si dhe personi i cili e ka paraqitur kërkesën është i obliguar
që ta arsyeton atë.
Dokumentacioni i cili përmbanë sekret shtetëror, ushtarak

dhe zyrtar
Sipas llojit të sekretit të cilin e përmbajnë shkresat mund të paraqesin
sekretin shtetëror, ushtarak dhe zyrtar.
- Sekretin shtetëror e paraqesin të dhënat të cilat sipas ligjit, dispozitat
tjera ose me aktin e përgjithshëm të organit kompetent të pruar në bazë të ligjit
janë caktuar si sekret shtetëror, dhe se me zbulimin e tyre do të krijoheshin
pasoja për mbrojtjen, sigurimin kombëtar ose interesat nacionale të Republikës
së Kosovës.
- Sekretin ushtarak e paraqesin të dhënat të cilat me ligj, me dispozta
të tjera ose me aktin e përgjithshëm të organit kompetent të pruar në bazë të
ligjit janë caktuar si sekret ushtarak.
- Sekretin zyrtar e praqesin të dhënat të cilat janë grumbulluar dhe se
shfrytëzohen për nevoja të shtetit dhe organeve publike, të cilat në bazë të ligjit,
dispozita të tjera ose me aktin e përgjithshëm të organit kompetent të aprovuar
në bazë të ligjit janë shpallur sekret zyrtar.
Dokument sekret llogaritet ai i cili përmban të dhëna sekrete. Lënda dhe
dosja janë sekrete kur përmbajnë dokumente sekrete.
Nëse nuk është rregulluar ndryshe me dispozita të veçanta, përgjegjësi i
organit të administratës nga i cili shkresa rrjedh e cakton llojin dhe shkallën e
sekretit të dokumentit, kohën e zgjatjes së sekretit, afatin kur do të vërtetohet
baza e mbajtjes së sekretit, etj.
Dokumentet të cilat përmbajnë të dhëna sekrete evidencohen në libër të
veçant të protokolit, të quajtur protokoli sekret dhe tepër sekret.
Mbrojtja e sekretit të interesave komerciale të personit të tretë

Shfrytëzimi i dokumenteve do të ndalohet ose do të përkufizohet nëse
konstatohet se ato përfshijnë interesa sekrete komerciale të personit të tretë. Me
atë rast pala e tretë do të informohet për dhënie në shiqim të këtyre informatave
dhe do të kërkohet nga ajo që në afatin prej 15 ditëve, në formë të shkruar të
lajmëron organin se ato informata a i konsideron sekrete dhe të thekson arsyet
për dëmin i cili do të pasonte nga publikimi i informatave.
Mbrojtja e çështjes private

Në Kosovë nuk është rregulluar me dispozita ligjore çështja e mbrojtjes
së jetës private. Mirëpo, me dispozita ligjore të arkivistikës ndalohet shfrytë-
zimi i dokumenteve kur cenohet integriteti i personaliteti. Këtu duhet
përmendur shumë dokumente publike, personale e të tjera, në mesin e tyre është
edhe historikun e sëmundjes.
Në disa shtete të botës kjo çështje deridiku është rregulluar. Mirëpo, nuk
është rregulluar mbrojtja e informatave private të kompjuterizuara, të cilat
objektivisht të thuhet po i rrezikojnë të drejtat personale private. Për këtë arsye
Këshilli i Ministrave të Këshillit të Evropës, shteteve anëtare, përveç tjerash u
rekomandon “ndalimin e ndërlidhjeve, bashkimit dhe pranimit të datotekave të
cilat përmbajnë të dhëna personale, të cilat rrjedhin nga datotekat që kanë qasje
nga pala e tretë, me qëllim që të punohen datoteka të reja, si dhe bashkimin ose
ndërlidhjen reciproke të datotekave të të dhënave personale të cilat i posedon
pala e tretë me një ose më më shumë datoteka të cilat i posedojnë organet
publike në mënyrë që të begatohen datotekat ekzistuese ose të dhënat”.
Nga kjo sot nga kompjuterizmi në masë të madhe është rrezikuar jeta
private e garantuar me normat ndërkombëtare.
Mbrojtja e të dhënave në formën elektronike
Për shkak të rrjetave të hapura të komunikimit, zhvillimit të teknologjisë
dhe numrit të madh të këmbimit të porosive, përmbajtja e komunikimeve
elektronike iu janë ekspozuar shumë rreziqeve. Burimi themelor i rreziqeve
është ndërprerja e vijave. Përveç kësaj përmbajtja e informatave mund të
përgjohen, ndryshohen, infektohen me virus.
Format themelore të mbrojtjes paraqesin mbrojtja e hardverdit të
instaluar dhe mbrojtja e porosive elektronike, ndërsa rezultati më i mirë arrihet
në aplikimin në të njëjtën kohë të të dy metodave.
Subjektet e menaxhimit elektronik mund të merren vesh që të aplikojnë
mbrojtjen e veçantë të dhënave të caktuar ose të të gjitha të dhënave të cilat
këmbehen. Ky problem në botë është zgjedhur me futjen e sistemit të mbrojtjes
kriptografike.
Në zabatim janë dy formate për shifrimin e nënshkrimit: DES (Data
Encription System) algoritam, me të cilën derguesi dhe pranuesi posedojnë me
çelsin e njëjtë dhe RSA (sipas emrit të zbuluesëve Rovest, Schamir dhe
Adelman) algoritam me dy çelësa (publik dhe privat). Edhe nënshkrimi
elektronik paraqet një formë kriptografike të mbrojtjes.
Projektimi i skemës për qasje të shënimeve të përfshira në bazën e të
dhënave është procedurë mjaftë e kërkuar. Fazën fillestare sigurisht e paraqet
analiza e menaxhimit dhe riziku nga qasja e paautorizuar (mundësia që të vie
304 | Arkivistika
deri të qasja e paautorizuar dhe vlerësimi i dëmit eventual). Me analizë do të

përcaktohen grupet e veprimtarive për të cilat ekziston rreziku dhe ashtu do të
konstatohen nivelet e qasjes. Tërë puna drejtëpërdrejt do të varet nga cilësia e
kryer e klasifikimit të dokumenteve. Nivelet e lejuara të qasjes në të dhëna
aplikohet nga momenti i përfshirjes së dokumenteve në sistemin informativ.
Mbrojtja e të dhënave elektronike të arkivuara

Përveç mbrojtjes kripotgrafike, me të cilën mbrohen të dhënat gjatë
bartjes nëpërmjet të komunikacionit ose në sistemin e rrjetës, është e mundur
të vëhen edhe forma tjera të mbrojtjes së tyre.
Formën themelore të mbrojtjes e ofrojnë standardet të cilët sigurojnë
lexushmërinë, kuptushmërinë dhe gjetjen e të dhënave dhe harmonizimin e tyre
me sistemin në tërësi dhe me të gjitha aplikacionet tjera të tyre.
Në sistemin informativ të projektuar sigurohen nivele të ndryshme të
qasjes së të dhënave, si formë e sigurimit dhe garancisë së besushmërisë së
tyre. Kryesisht janë të mundëshme tri nivele të qasjes: i pakufizuar, i kufizuar
dhe shfrytëzuar. Me futjen e shifrave të qasjes (pasëord, shenja digjitale etj.)
përcaktohet e drejta e qasjes dhe zbulon identitetin e personit i cili iu qaset të
dhënave, ndërsa në sistem dokumenton qasjen në të dhëna.
Përcaktimi i nivelit të qasjes në sistemin informativ është detyrë mjaft e
komplikuar. Para së gjithash, ajo kërkon identifikimin e aktiviteteve afariste në
të cilat ekziston rreziku nga lëndimi i të dhënave të arkivuara, dhe pastaj
përcaktimi i të drejtave dhe përkufizimet e qasjes në informata, duke përfshirë
të gjitha çështje të tjera.
Niveli i përcaktuar i qasjes ndërlidhet me llojin përkatës të dokumenta-
cionit qysh në fazën e projektimit të sistemit. Kështu që përkufizimi i qasjes
automatikisht arkivohet në momentin e përfshirjës së akteve në sistem.
Përveç formave të theksuara të mbrojtjes, në sistem sigurohen krijimi i
paratëdhënave, përpilimi i back-up kopjeve, reformatirimi i dokumenteve etj.
Padyshim, forma më e mirë e mbrojtjes paraqet aplikimi i një numri më të madh
të formave të mbrojtjes.
Akti i përgjithshëm për shfrytëzimin e dokumentacionit

Organet e publike, të bazuar në Ligjin për lëndën arkivore dhe arkivat
dhe në dispozitat tjera ligjore duhet të përpilojnë aktin e përgjitshëm për
mënyrën e udhëheqjes së menaxhimit zyrtar. Në këtë akt duhet të përfshihen
obligimet e çdo krijuesi apo poseduesi të dokumentacionit për shfrytëzim dhe
qasje të dokumenteve publike. Përveç kësaj aty duhet të përfshihen edhe kushtet
dhe mënyra e ruajtjes, rregullimit, shfrytëzimit, përzgjedhjes së dokumenteve

si dhe asgjësimin e materialit të pavlershëm.
PARIMET E QASJES SË LËNDËS ARKIVORE

-Të aprovuara nga Këshilli Ndërkombëtar i Arkivave,
më 12 Gusht 2012 në Brisbon të Australisë
Këshilli Ndërkombëtar i Arkivave që një kohë të gjatë merret me

çështjen e qasjes në lëndën arkivore. Në dritën e ndryshimeve politike në Evropë
në fillim të vitit 1990 arkivistët e Evropës kanë përgatitur draftin e politikës
evropiane të normuar për qasje në lëndën arkivore (angl. Outline of a Standard
European Policy on Access to Archives), të cilin e ka miratuar KNA në
mbledhjen e saj vjetore në Edinburg në vitin 1997. Më pastaj në vitin 2010 është
miratuar edhe Deklarata unike për lëndën, në të cilën theksohen karakteristikat
themelore të lëndës arkivore në të cilën mbështetet efikastiteti afarist,
përgjegjësia dhe transparenca me qëllim të mbrojtjes së të drejtave të qytetarëve,
vendosjes së kujtesës individuale dhe kolektive, të kuptuarit e historisë dhe
shënimi i së tanishmes me qëllim të zbatimit të veprimeve të ardhme,
identifikimin e njërit prej roleve kyçe të arkivistëve, të cilët i sjellin dokumentet
që të kenë qasje për përdorim dhe angazhohen që arkivistët të veprojnë që në
lëndën arkivore të kenë qasje të gjithë, duke respektuar dispozitat dhe të drejtat
në fuqi të individëve, krijuesve, poseduesve dhe të shfrytëzuesve.
Lënda arkivore ruhet për gjeneratat e tanishme dhe të ardhme që të mund
të shfrytëzojnë. Shërbimi i shfrytëzimit e ndërlidh lëndën me publikun,iu ofron
shfrytëzuesve informata për institucionin dhe lëndën, si dhe ndikon në shkallën
e besueshmërisë të opinionit në ruajtësit e lëndës dhe shërbimet që ofron.
Arkivistët e mbështesin kulturën e hapjes, por edhe i pranojnë kufizimet që i
kërkon ligji, administrata, etika ose kërkesat e dhuruesve. Nëse kufizimet janë
të pashmangshme, atëherë ato duhet të jenë të qarta dhe të kufizuara në treva
dhe të afatizuara. Arkivistët i inkurajojnë personat kompetentë që të formësojnë
në mënyrë të qartë punën dhe rregullat konsekuente të qasjes, por edhe në
mungesë të orientimeve të qarta, arkivistët ofrojnë qasje në pajtim me etikën
profesionale, barazinë dhe drejtësinë në kuadër të kornizave ligjore. Arkivistët
sigurojnë përdorimin e drejtë dhe shfrytëzimin racional, pengojnë qasjen e
paautorizuar në lëndë me afat të kufizuar dhe ofrojnë mundësitë më të gjera të
shfrytëzimit të lëndës në kufinjtë e monitorimit dhe largimin me kohë të atyre
kufizimeve që më nuk janë të nevojshëm. Arkivistët qendrojnë të palëkundur në
306 | Arkivistika
parimet e qasjes në lëndën arkivore dhe në krijimin dhe zbatimin e politikës së

qasjes.
Përgjegjësitë e zbatimit të parimeve për qasje në lëndën arkivore

Institucionet që ruajnë lëndën arkivore janë të inkurajuara që të
aprovojnë parimet si udhërrëfyes profesional për qasje në lëndën arkivore që
është nën mbikëqyrjen e tyre. Përgjegjësia themelore për zbatimin e parimeve
është ndarë në mes të personelit administrativ, arkivistëve, dhuruesve dhe
personave në institucionet që i dorëzojnë dokumentet e tyre në arkiv për ruajtje.
- Personat brenda institucionit arkivor ose të organit mbikëqyrës duhet
të kenë detyrën udhëheqëse për programin e qasjes. Zyrtari ose grupi i tyre kanë
autorizime të mjaftueshme që të sigurojnë publikimin me kohë, por edhe
mbrojtjen e informatave. Personat përkatës të organeve mbikëqyrëse janë
përgjegjës për përkrahjen e programeve të institucioneve arkivore për qasje,
ofrojnë mjete të nevojshme, sigurojnë personelin e përgatitur profesional, si dhe
mbështetjen që është e nevojshme për kryerjen e detyrave të tyre lidhur me
shfrytëzuesit, lëndën, krijuesit dhe dhuruesit.
- Arkivistët janë përgjegjës për projektimin, implementimin dhe
mirëmbajtjen e sistemit për mbikëqyrjen në qasje. Tërë personeli duhet t’i
kuptojë parimet themelore të qasjes, nevojën për përdorimin e sigurt të
informatave me qasje të kufizuar, si dhe përgjegjësitë që mos të zbulohen
informatat, përveç, nëse nuk janë publikuar me procedurat e lejuara. Arkivistët
që marrin pjesë në procedurën e sjelljes së vendimeve duhet t’i njohin me themel
dispozitat ligjore, praktikën lidhur me qasje në lëndë, si dhe nevojat e
shfrytëzuesve. Arkivistët e arsimojnë personelin e ri për atë se si programi i
qasjes funksionon në atë masë sa është e nevojshme për kryerjen e detyrave të
tyre të rregullta të punës.
- Dhuruesit dhe personat e institucioneve që e dorëzojnë lëndën arkivore
në arkiv për ruajtje e kuptojnë se lënda dorëzohet që të ketë qasje në te. Nëse për
disa informata duhet që një kohë të caktuar të ketë kufizime, ata janë përgjegjës
që në mënyrë të qartë të theksojnë se cilat janë ato informata, cilat janë arsyet e
kufizimit të qasjes dhe kohën e zgjatjes së kufizimit. Personeli i atyre
institucioneve dhe dhuruesit diskutojnë me arkivistët në frymën e bashkëpunimit
dhe mirëbesimit.
Mbështetja e programit të qasjes fillon nga juristët, kompjuteristët dhe
profesionalistët për mbrojtje dhe atyre për heqjen e shkallës së sekretit. Juristët
duhet të kuptojnë parimet themelore të menaxhimit dhe që të mbeshtesin
institucionin arkivor, sepse ata i harmonizojnë nevojat e institucionit dhe të
shfrytëzuesve brenda suazave ligjore. Kompjuteristët janë përgjegjës për
saktësinë e qasjes së të gjitha dokumenteve arkivistëve dhe shfrytëzuesve, kur

ata i kërkojnë dhe të vendosin kufizimet me qëllim të pengimit të qasjes së
paautorizuar. Ekspertët e mbrojtjes janë përgjegjës për sigurimin dhe përcjelljen
dhe qasjet në lokalet e depove të arkivit, e kujdes të veçantë i kushtojnë vendeve
ku ruhet lënda me qasje të kufizuar. Profesionalistët për heqjen e shkallës së
sekretit, përkatësisht personat nga zyret që i kanë krijuar dokumentet e që duhet
t’i shikojnë me qëllim të deklasifikimit të mundshëm, duhet të ofrojnë raport të
plotë dhe me kohë për deklasifikim.
Parimet
Parimet e qasjes në lëndën arkivore përbëhen prej dhjetë parimeve me
shpjegime plotësuese.
1. Publiku ka të drejtën e qasjes në lëndën e institucioneve publike.
Organet publike dhe private duhet të ofrojnë qasje në lëndën e tyre deri në
nivelin më të lartë të mundshëm.
Qasja në lëndën administrative është qenësore për shoqërinë informative.
Demokracia, përgjegjësia, menaxhimi i drejtë dhe përfshirja e qytetarëve
kërkojnë garanci ligjore, të cilën qytetarët e kanë në qasjen e lëndës së organeve
publike, të cilat i kanë vendosur organet e administratës shtetërore, të qeverisjes
lokale dhe regjionale, institucionet ndërqeveritare, të çfarëdo organizate ose
personi juridik dhe fizik në kryerjen e funksioneve publike dhe në shfrytëzimin
e mjeteve publike. Tërë lënda arkivore e organeve publike është e hapur për
publikun, përveç, nëse iu nënshtrohen dispozitave ligjore të tjera që e
përjashtojnë këtë.
Institucionet publike ose private, të cilat posedojnë lëndë arkivore
private nuk kanë obligim ligjor që të hapin lëndën arkivore për shfrytëzuesit e
jashtëm, përveç në raste kur është e përcaktuar me dispozita ligjore, kërkesave
ligjore ose në rast kur dispozitat ligjore ia japin atë përgjegjësi. Mirëpo, shumë
arkiva private ruajnë dokumente të institucioneve ose të personave të cilët janë
të rëndësishëm për të kuptuarit e historisë shoqërore, ekonomike, fetare, lokale
dhe personale, si dhe për krijimin e ideve dhe mbështetjes së zhvillimit.
Arkivistët të cilët janë të punësuar në institucionet private dhe menaxhojnë me
dokumente të institucionit, e inkurajonë institucionin që të ofron qasje publike
të lëndës së tij, sidomos nëse ajo lëndë do të ndihmojë në mbrojtjen e të drejtave
ose do të shfrytëzohet për interesa publike. Arkivistët theksojnë që hapja e
lëndës së institucionit ndihmon në transparencën dhe besueshmërinë e
institucionit, përmirëson të kuptuarit e historikut të institucionit në opinion dhe
kontributin e saj në shoqëri, ndihmon institucionin në përmbushjen e
308 | Arkivistika
përgjegjësisë së tij ndaj shoqërisë dhe të shkëmbejë informata për të mirën

publike, si dhe përmirëson reputacionin e institucionit.
2. Institucionet që posedojnë lëndë arkivore tërheqin vemendjen për

praninë e lëndës arkivore, duke përfshirë edhe lëndën me qasje të kufizuar
dhe zbulojnë ekzistimin e përkufizimeve të cilat kanë të bëjnë me qasjen
në atë lëndë.
Shfrytëzuesve duhet t’iu mundësohet gjetja e institucionit arkivor që
ruan lëndë për të cilën janë të interesuar. Arkivistët pa pagesë duhet të ofrojnë
informata themelore për institucionin dhe lëndën të cilën ajo e ruan. Ata e
informojnë opinionin për dispozitat e përgjithshme për përdorimin e lëndës në
harmoni me mandatin ligjor, politikën dhe rregullat e institucionit. Sigurojnë që
përshkrimi i lëndës së tij është azhur, i saktë dhe në harmoni me standardet
ndërkombëtare për përshkrimin e lëndës në mënyrë që të lehtësojnë qasjen.
Arkivistët ndajnë draftin e përshkrimit të lëndës arkivore me shfrytëzuesit, nëse
nuk i kanë versionet përfundimtare, por vetëm nëse nuk e rrezikojnë lëndën
arkivore ose çfarëdo përkufizimi të qasjes.
Institucionet që ofrojnë qasje publike të cilësdo pjesë të lëndës së saj,
publikojnë politikën e qasjes. Arkivistët nisen nga supozimi i hapjes, por nëse
përkufizimet e qasjes janë të nevojshme, ata sigurojnë që ato përkufizime të jenë
të shënuara qartas, në mënyrë që opinioni të mund t’i kuptojë dhe që të
përmirësojë konsekuencën e aplikimit të tyre.
Shfrytëzuesit kanë të drejtë të dinë se a ekziston seria, dokumenti, njësia
e caktuar ose pjesë e tyre, madje edhe nëse qasja është e kufizuar ose është
asgjësuar ai dokumentacion. Arkivistët në mënyrë precize e përshkruajnë dhe
me vendosjen e fletëve ose shenjave elektronike për eleminim që dëshmojnë
faktin se lëndë e mbyllur ekziston. Sa është e mundur, arkivistët ofrojnë
informata për lëndën me qasje të përkufizuar duke përfshirë edhe arsyet e
kufizimit, datat e mëvonshme të vlerësimit ose realizimin e qasjes së asaj lënde,
si dhe në mënyrë që përshkrimi mos të zbulon informata për arsyen e kufizimit
ose të cenohet ligji ose rregullorja e detyrueshme.
3. Institucionet që ruajnë lëndën arkivore aplikojnë qasje proaktive.

Arkivistët kanë përgjegjësi profesionale të promovojnë qasjen e lëndës
arkivore. Ata publikojnë informata për lëndën në forma të ndryshme: me internet
ose me rrjetin e publikimeve, materialin e shtypur, programet publike, mediumet
komerciale, aktivitetet arsimore dhe aktivitetet e hapjes së arkivit. Ata janë në
rrjedha të përhershme me ndryshimet teknologjike dhe të komunikimit dhe
shfrytëzojnë ato që janë në dispozicion dhe më praktike për promovimin e
njohurive për lëndën. Arkivistët bashkëpunojnë me arkivat dhe institucionet

tjera në përgatitjen e inventarëve, udhërrëfyesve, portalit arkivor dhe mjeteve
tjera ndihmëse në mënyrë që shfrytëzuesve t’iu lehtësoj gjendjen e lëndës
arkivore. Në mënyrë proaktive ofrojnë qasje të pjesëve të lëndës që janë me
interes të përgjithshëm për opinionin me ndihmën e materialit të shtypur,
digjitalizimit, publikimeve në faqen e interentit të institucionit ose bashkë-
punimin me projektet e jashtme botuese. Arkivistët i shqyrtojnë nevojat e
shfrytëzuesve që të vendosin se si ta publikojnë lëndën.
4. Institucionet të cilat e ruajnë lëndën sigurojnë që kufizimet e

qasjes të jenë të qarta dhe të zgjasin gjatë kohës së theksuar, të jenë në
harmoni me kornizat ligjore pozitive, që e pranojnë të drejtën për privatësi
dhe e respektojnë të drejtën e pronësisë në lëndën private.
Arkivistët ofrojnë qasjen më të madhe të mundshme, por vrojtojnë dhe
pranojnë nevojën për disa kufizime. Kufizimet janë të rregulluara me ligj, me
politikën e institucionit, qoftë atij arkivor ose të organit të tij mbikëqyrës ose që
e ka përcaktuar dhuruesi. Arkivistët sigurojnë se me publikimin e politikës së
qasjes dhe me rregullat e institucionit, kufizimet janë të qarta për publikun dhe
arsyet e ekzistimit të tyre.
Arkivistët kujdesen që të zvogëlojnë shkallën e kufizimeve të parapara
me ligj ose pjesëve të tij të caktuara me të cilët qasja shkakton dëmtimin e
interesit privat ose publik që tejkalon përfitimet me hapjen e asaj lënde.
Kufizimet janë përcaktuar për periudhë kohore të caktuar, përkatësisht deri të
kalimi i kohës së caktuar ose deri të rrethanat e caktuara, p.sh.të vdekjes së
personit. Kufizimet e përgjithshme kanë të bëjnë në tërë lëndën arkivore. Në
harmoni me politikën e institucionit ajo i mbron të dhënat personale dhe
privatësinë, sigurinë, informatat në lidhje me hetuesin ose të punëve të
brendshme, sekretin komercial dhe sigurinë shtetërore. Shkalla e kufizimeve të
përhershme dhe të përgjithshme duhet të theksohet në mënyrë të qartë.
Kufizimet e veçanta kanë të bëjnë vetëm në pjesë të caktuara të lëndës.
Ato zgjasin për një kohë të caktuar. Deklarimi i qartë për kufizimet e veçanta
është i përfshirë në përshkrimin arkivor publik të lëndës së caktuar. Qasja në
dokumentet e falura dhe dokumentet personale është kufizuar me kushtet e
theksuara në dokumentacionin e marrjes, p.sh. në dokumentin e faljes, në
testament ose dokumentet e këmbyera. Arkivistët negocojnë dhe i pranojnë
kufizimet e dhuruesit të lëndës për qasje nën kushte që ato të janë të qarta, koha
e kufizuar dhe mund të zbatohen nën kushtet e barabarta.
5. Lënda arkivore ka qasje në kushte të barabarta dhe të drejta.

310 | Arkivistika
Arkivistët, shfrytëzuesve iu ofrojnë qasje të barabartë, të drejtë dhe të

menjëhershme pa diskriminim. Individë të shumtë shfrytëzojnë lëndën arkivore,
andaj edhe rregullat e qasjes mund të dallohen ndërmjet grupit të shfrytëzuesve
(p.sh. publiku i përgjithshëm, fëmijët e adaptuar që kërkojnë të dhëna për
prindërit biologjikë, hulumtuesit medicinalë që këkojnë të dhëna statistikore nga
dokumentet e spitalit, viktimat e shkeljes së të drejtave të njeriut). Rregullat e
qasjes në mënyrë të barabartë kanë të bëjnë për personat brenda çfarëdo grupi
pa diskriminim. Nëse kufizimi i ndonjë njësie prap është shqyrtuar dhe qasja i
është mundësuar një anëtari, atëherë njësia bëhet e qasur edhe për të gjithë
anëtarët tjerë të bashkësisë, nën rregulla dhe kushte të barabarta.
Vendimi për qasje bihet më shpejt sa është e mundur pas pranimit të
kërkesës për qasje. Dokumentet e organeve shtetërore dhe të administratës
publike që opinionit iu janë dhënë për qasje para bartjes në institucionin arkivor,
përveç nëse në mënyrë ilegale ose të paautorizuar janë publikuar, mbesin të
qasura edhe pas bartjes së tyre në arkiv, pa marrë parasysh përmbajtjen, formën
ose vjetërësinë e tyre. Nëse vetëm një pjesë e informatës e ndonjë njësie është
publikuar ose veç opinioni ka pasur qasje, qasja në informatën e publikuar
mbetet edhe më tutje e hapur edhe pas bartjes në institucionin arkivor. Për
informatën e papublikuar aplikohen politikat e zakonshme të metodave të qasjes.
Arkivistët inkurajojnë veprimet ligjore dhe juridike me të cilët në mënyrë
të përgjegjshme i hapin dokumentet, nuk i mbeshtesin tentimet që qasja e
kufizuar e informatës që më parë ishte e publikuar, qoftë edhe me veprimin e
ridhënies së shkallës së sekretit ose kërkesës për asgjësimin e lëndës.
Institucionet private që ruajnë lëndë iu ofrojnë qasje të barabartë
shfrytëzuesve. Mirëpo, ekziston kontrata me dhuruesin, andaj nevojat e sigurisë
së institucionit dhe kufizimet e ndërlidhura mund t’iu mundësojnë arkivistëve
që të krijojnë dallime ndërmjet shfrytëzuesve. Kriterët që i shfrytëzojnë
institucionet private me qëllim të përcaktimit të qasjes së kufizuar janë të
theksuar në politikën e qasjes publike të institucionit dhe arkivistët e
inkurajonjnë institucionin e vet që të zvogëlojnë këto përjashtime në nivelin sa
më të ulët të mundshëm.
6. Institucionet që ruajnë lëndën arkivore sigurojnë që viktimat e

shkeljes së rëndë të të drejtave ndërkombëtare kanë të drejtë në qasje në
lëndë që iu mundëson dëshmitë për realizimin e të drejtave të tyre njerëzore
dhe me qëllim të dokumentimit të shkeljes së tyre, madje edhe nëse lënda
është e mbyllur për opinion.
Dokumenti i gjykatës së lartë për të drejtat e njeriut të Kombeve të
Bashkuara të vitit 2005, që ka shqyrtuar shumë parime për mbrojtjen dhe
përparimin e të drejtave të njeriut në luftë kundër të padënuarve (ang. The

Updated Set of Principles for the Protection and Promotion of Human Rights
through Action to Combat Impunity), potencon se viktimave që iu janë shkelur
të drejtat ndërkombëtare duhet të njihen me të vërtetën.
Parimet theksojnë rolin kyç që ka qasja në lëndën arkivore për njohjen
me të vërtetën, për padinë ndaj personave që kanë shkelur të drejtat e njeriut,
kërkimin e kompenzimit dhe mbrojtjen nga padia për shkak të shkeljes së të
drejtave të njeriut. Parimet theksojnë se çdo person ka të drejtë të dijë se a
paraqitet emri i tij në lëndën arkivore në arkivin shtetëror, si dhe ka të drejtë të
paraqesë korigjimin e informatës, e cila gjendet në atë lëndë, ku arkivistët më
vonë duhet që bashkë me lëndën burimore që e përfshin emrin e personit, çdo
kush që e kërkon atë lëndë t’ia mundësojë qasjen edhe korrigjimin e bërë.
Institucionet arkivore pranojnë dhe ruajnë dëshmitë të cilat janë të
nevojshme për mbrojtjen e të drejtave të njeriut dhe për kontekstet në lidhje me
shkeljen e të drejtave të njeriut, në rastet kur janë bërë krime ndërkombëtare.
Personave që kërkojnë qasje në lëndë me qëllim të realizimit të të drejtave të
njeriut iu mundësohet qasja në lëndën qenësore edhe në rast kur ajo lëndë është
e mbyllur për publik. E drejta në qasje me qëllim të realizimit të të drejtave
njerëzore aplikohen në lëndën publike e në mundësitë më të mëdha të mundshme
edhe në lëndën private.
7. Shfrytëzuesit kanë të drejtë ankese për shkak të mohimit të

qasjes.
Çdo institucion arkivor e ka politikën e qartë dhe procedurat e ankesës
në mohimin e qasjes fillestare në lëndë. Kur kërkesa për qasje në lëndë
refuzohet, arsyet e refuzimit në mënyrë të qartë paraqiten në arsyetimin me
shkrim që i dërgohet sa më parë paraqitësit të kërkesës. Shfrytëzuesëve të cilëve
qasja iu ka mohuar kanë të drejtë ankese në afatin ligjor, nëse ai ekziston.
Për lëndën publike mund të ekzistojnë këto nivele të ankesave: p.sh. e
para, ankesë organit të brendshëm dhe e dyta ankesë, organit kompetent të
paanshëm dhe të pavarur. Për lëndën arkivore private procedura e ankesës mund
të jetë e brendshme, por duhet pasur mbështetje në parimet e përafërta.
Arkivistët që marrin pjesë në refuzimin e parë i ofrojnë informata të
rëndësishme organit kompetent, i cili e vërteton atë rast, por nuk marrin pjesë në
procedurën e sjelljes së vendimit për ankesë.
8. Institucionet që ruajnë lëndë arkivore kujdesen që kufizimet

operative mos të pengojnë qasjen në lëndë.
312 | Arkivistika
E drejta e barabartë në qasje me lëndën arkivore nuk është vetëm qasje e

barabartë, por njëherit edhe e drejtë e barabartë në shfrytëzimin e asaj lënde.
Arkivistët i kuptojnë nevojat ekzistuese dhe potenciale të hulumtuesve
dhe atë mirëkuptim e shfrytëzojnë që të zhvillojnë politikën dhe shërbimet që i
plotësojnë ato nevoja dhe i zvogëlojnë kufizimet operative të qasjes. Ata
sidomos iu ndihmojnë personave: invalidët, analfabetët dhe të tjerëve që kanë
pengesa të theksuara gjatë shfrytëzimit të lëndës.
Institucionet publike arkivore nuk paguajnë kompenzim personave të
cilët dëshirojnë të hulumtojnë lëndën. Nëse institucionet private e paguajnë
kompenzimin, ata duhet marrë në konsideratë mundësinë materiale të pagesës
së hulumtuesit, si dhe kompenzimi i paraparë nuk guxon të jetë pengesë për
shfrytëzimin e lëndës.
Shfrytëzuesit mund të marrin kopjen e lëndës në formatet nga mundësitë
teknike të brendshme të institucionit arkivor, pa marrë parasysh se a e viziton
institucionin arkivor ose është larg tij. Institucionet mund të paguajnë
kompenzimin e duhur për shërbimet e kopjimit sipas kërkesës.
Publikimi i pjesshëm i lëndës siguron qasjen në raste kur dokumenti ose
njësia nuk mund të publikohet në tërësi. Nëse njësia arkivore përmban informata
të ndjeshme në disa fjali ose në numrin e caktuar të faqeve, ato informata
tërhiqen, ndërsa pjesa tjetër e njësisë publikohet. Sa është e mundur arkivistët
nuk refuzojnë redaktimin e përmbajtjes së lëndës për shkak të punës që është e
nevojshme për atë. Mirëpo, nëse redaktimi i njësisë së kërkuar mund të sjell deri
te konkluzionet e gabuara ose do të sjell deri te mospërdorimi i njësisë, arkivistët
nuk do ta redaktojnë dhe ajo mbetet e mbyllur.
9. Arkivistët kanë të drejtë qasjeje në tërë lëndën e mbyllur dhe

kryejnë punët e nevojshme arkivore në te.
Arkivistët kanë qasje në tërë lëndën e mbyllur dhe nën mbikëqyrjen e
tyre analizohet, ruhet, organizohet dhe përshkruhet, me të cilën nxjerrin në pah
ekzistimin e asaj lënde dhe arsyet e kufizimit të saj. Kjo punë arkivore pengon
që lënda me qëllim ose pa qëllim të shkatërrohet ose të harrohet, e më këtë
ndihmojnë sigurimin e tërësisë së lëndës. Me ruajtjen dhe përshkrimin e lëndës
së mbyllur avansohet besueshmëria e opinionit në institucionin arkivor dhe në
shërbimin arkivor, sepse arkivistëve ato aktivitete iu mundësojnë që t’iu
ndihmojnë individëve në kërkimin për krijimin dhe natyrën e përgjithshme të
lëndës së mbyllur dhe që të njihen se kur në atë lëndë do të ketë qasje.
Nëse lënda arkivore e mbyllur ka shkallën e përhershmërisë ose ndalesa
të tjera që kërkojnë leje të veçantë, arkivistët iu përmbahen procedurave të
nevojshme të lejimit të qasjes.
10. Arkivistët marrin pjesë në procedurat e sjelljes së vendimeve në

lidhje me qasjen.
Arkivistët iu ndihmojnë institucioneve të tyre që të vendosin politika të
qasjes dhe e shqyrtojnë lëndën me qëllim të mundësisë së heqjes së kufizimeve
të qasjes në kuadër të ligjeve, rregulloreve dhe praktikave më të mira. Arkivistët
punojnë me juristët dhe partnerët tjerë me qëllim të vendosjes së kornizave
themelore dhe shpjegimeve të kufizimeve, nevojave dhe kërkesave të grupeve
të interesit dhe për informatat që tani janë publike e që janë të ndërlidhura me
lëndën. Arkivistët i aplikojnë ato njohuri gjatë sjelljes së vendimeve. Arkivistët
e ndihmojnë institucionin që të sjell vendime të informimit dhe të arrijë rezultate
të qendrueshme dhe të arsyeshme.
Arkivistët mbikëqyrin përkufizimet duke shqyrtuar lëndën dhe i
menjanojnë kufizimet të cilat më nuk janë të aplikueshme.
KAPITULLI X
PUBLIKIMI I LËNDËS ARKIVORE DHE VEPRIMTARIA

KULTURO-ARSIMORE E ARKIVIT
I. PUBLIKIMI I LËNDËS ARKIVORE
Rëndësia dhe qëllimi i publikimit

E kaluara historike e një vendi ose populli në mënyrë reale dhe të
argumentuar mund të shpjegohet, shtjellohet dhe të prezantohet, nëse për atë
periudhë historike ekzistojnë dokumente të shkruara historike arkivore. Andaj,
detyrë e punëtorëve shkencorë është që të ndriçojnë të kaluarën historike, të
argumentojnë dhe të publikojnë të vërtetën shkencore, e cila ka të bëjë në radhë
të parë me publikimin e lëndës arkivore autentike me rëndësi historike dhe
shkencore.
314 | Arkivistika
Publikimi i dokumenteve arkivore paraqet veprimtari shkencore dhe

profesionale të llojit të vet, i cili kërkon njohjen e mirë të problematikës dhe
qëllimit të caktuar të publikimit, njohuritë për dokumentet, përvojës së
redakturës, njohja e mirë e gjuhës në të cilën është shkruar dokumenti, vlerësimi
i dokumenteve arkivore etj. Andaj, kjo është punë mjaftë me rëndësi, e
ndërlikuar dhe me përgjegjësi.
Kur përzgjidhen dokumentet për publikim, përherë zgjidhet dokumenti
origjinal. Nëse dokumenti është i vlerës së veçantë, publikohet edhe origjinali
nëse ka dallime. Te përshkrimet, nëse është e mundur publikohet letra e cila
është pranuar, e nëse nuk ka origjinal, merret koncepti nga ai i cili e ka dërguar.
Publikimi i burimeve arkivore mundëson mbrojtjen më të mirë të lëndës
arkivore, lehtëson punën e hulumtuesve shkencorë, sidomos në kohë dhe me
mjete financiare; e zgjeron horizontin e njohurive nga historia dhe shkencat tjera,
e më këtë edhe popullaritetin e saj.
Publikimi i përmbledhjeve – koleksioneve ose edicioneve të dokumen-
teve shërbejnë për njohjen me ngjarjet apo ndodhitë historike, jo vetëm të
punëtorëve shkencorë, por të një rrethi më të gjerë, të cilëve iu interesonte e
kaluara historike. Me publikimin e dokumenteve ruhen burimet origjinale nga
përdorimi i shpesht dhe dëmtimi, dhe njëherësh i vihen në dispozicion një numri
më të madh të shfrytëzuesve, e në radhë të parë punëtorëve shkencorë, Puna e
kryer në mënyrë të drejtë dhe të plotë, në bazë të parimeve shkencore-
profesionale bashkëkohore, në publikimin e dokumenteve është me vlerë të
përhershme, sepse publikimi i tejkalon shumë paraqitjet historike të ngjarjeve,
të cilat u nënshtrohen ndryshimeve dhe plotësimeve të përhershme. Publikimi
kontribuon në zgjedhjen e shumë çështjeve e detyrave të caktuara në
fushëveprimet e ndryshme nga lëmia e veprimtarisë shkencore-hulumtuese,
arsimore dhe qëllimeve ideologjike-politike dhe edukative, dhe për nevoja tjera
kulturo-historike.
Qëllimi i publikimit të dokumenteve duhet të jetë i shumëfishtë. Siç
janë: botimi shkencor, diplomatik, shkencoro-popullor, shkollor, filologjik etj.
Mirëpo, botimi i dokumenteve arkivore, pa marrë parasysh qëllimin, duhet të
bëhet në bazë të parimeve të caktuara shkencore dhe procedurës metodologjike
të përcaktuara në bazë të njohurive teorike dhe përvojave shumëvjeçare.
Publikimi i lëndës arkivore është i lidhur ngushtë me metodologjinë e
regjistrimit dhe të prezantimit të lëndës arkivore. Ky është operacioni i fundit i
përpunimit të lëndës arkivore. Qëllimi i publikimit është paraqitja e fakteve për
ndonjë ngjarje, personalitet ose periudhë kohore të caktuar, që me një fjalë e
quajmë faktografi. Faktografi është shkrim i cili përbëhet vetëm sipas rënditjes
së fakteve e ngjarjeve, pa hyrë në analizë dhe shpjegimin e tyre.
Puna në publikimin e dokumenteve përbëhet prej: grumbullimit të doku-

menteve dhe zgjedhja e tyre, përcaktimi i origjinalitetit, shikimi i tekstit me
qëllim të shpjegimit të të metave dhe stilit, ose të gabimeve dhe përcaktimit
eventual të instruksioneve, në zgjedhjen e shkurtesave dhe mjaftë shpesh në
transkripsionin nga shkrimi i vjetër në atë modern, me faksimilin origjinal
eventual. Puna në publikim përfshinë edhe shumë shpjegime të dukurive
historike, ngjarjeve, personaliteteve dhe lidhjet e tyre, hartimin e legjendave të
dokumenteve (institucioni arkivor, sinjatura, lloji dhe fizionomia, botimi
eventual) dhe përcaktimi i elementeve të titullit të tij në libër, përpilimi i
indeksit, shtojcat eventuale, pasqyrat dhe fjalorthi, përpilimi i regestave, para-
thënies, karakterit redaktues ose në përgjithësi hyrja në lëndë e cila publikohet.
Dokumentet arkivore, parimisht duhet të publikohen në tërësi (in
extenso). Në aspektin ekonomik duhet të mbështetemi, se dokumentet në tërësi
nuk duhet të publikohen, por vetëm ato të cilët janë me rëndësi të madhe
historike. Përkitazi me këtë, më parë duhet të studiohet në mënyrë të gjithanshme
lënda arkivore, e pastaj të bëhet zgjedhja e drejtë e saj për publikim.
Kriteret e zgjedhjes së dokumenteve për publikim

Për publikim zgjidhen ato dokumente, të cilët në mënyrë të drejtë dhe të
plotë e paraqesin temën e prezantuar; nga aspekti historik janë më interesant;
janë më të rëndësishmit; i kënaqin nevojat e hulumtimeve shkencore moderne;
shërbejnë për qëllime edukative; janë më tipik; janë të saktë nga aspekti
shkencor, etj.
Botimi i dokumenteve duhet të përbën aso lloj shënimesh të cilat janë të
rëndësishëm jo vetëm për historianin, por edhe për juristin, gazetarin, profesorin
dhe në përgjithësi njeriun e arsimuar. Pra, duhet botuar ato dokumente të cilat
paraqesin më shumë informata të cilat janë aktuale.
Aparati kritik, është punë e tërësishme studimore redaktoriale në
dokumente, të cilët përgatiten për publikim e që përfshinë interpretimet dhe
shpjegimet.
Tipet e publikimit të dokumenteve

Ekzistojnë disa tipa të publikuar të dokumenteve, siç janë:
- Publikimi akademik, shkencor dhe shkencoro-hulumtues, ku përfshinë
të gjitha dokumentet mbi temën kryesore të paraqitur;
- Publikimi shkencor i dokumenteve të zgjedhura. Publikim i lëndës
arkivore me kritere të larta shkencore, duke përdorur aparaturën kritike.
- Publikimi diplomatik. Ku publikim i lëndës arkivore i dedikohet një
rrethi të ngushtë të hulumtuesve.
316 | Arkivistika
- Publikimi i dokumenteve të vjetra dhe të vlefshme: diploma, krisobula,

fermane, berate, etj.
- Publikimi shkencoro-popullor. Është tip i publikimit të lëndës arkivore
për një rreth të gjerë lexuesish me aparaturë të qartë kritike.
- Publikimi shkolloro-dokumentar. Publikim i lëndës arkivore për proce-
sin mësimor, i lidhur ngushtë me programin shkollor.
- Publikimi i lëndës arkivore në revista dhe gazeta.
Llojet e publikimeve sipas kategorive

Ndërsa, sipas kategorive të lëndës arkivore i dallojmë këto publikime:
shkencor i tipit standard; diplomatik; i dorëshkrimeve të autorëve; shkencoro-
popullarizues, dhe shkollor.
Format e publikimit të dokumenteve

Sa i përket formës së kritereve të publikimit të dokumenteve ekzistojnë
këto kritere të publikimit: sistematiko-kronologjik; tematik (i cili ka të bëjë për
një çështje apo problem); sipas karakterit, përkatësisht llojit të burimeve; sipas
provenijencës; botimi i një fondi; në bazë të gjuhës; shkrimit; autenticitetit, etj.
Dokumentet mund të publikohen në këto forma: tërë teksti (in exenco);
ekstrakte të dokumentit; në formë regesti; në formë të tabelës, e cila përfshinë
shënimet e shkurta nga disa dokumente të formës së njëjtë; në përkthim. Mund
të bëhen publikime të dokumenteve nga lënda arkivore në formë të kombinuar.
Parimisht dokumentet arkivore duhet të botohen në tërësi. Vetëm në atë
mënyrë me siguri mund të shihet dhe vlerësohet lënda e caktuar në hollësi me të
gjitha përpjesëtimet e tërësisë dhe me fragmentet e caktuara. Fragmente të
dokumenteve mund të botohen në raste të volumit të madh të lëndës.
Struktura e publikimit të dokumenteve

Publikimet e një koleksioni të dokumenteve arkivore duhet të përfshijnë
këto kaptina: 1. Parathënia dhe hyrja; 2. Regjistri i shkurtesave; 3. Regjistri i
lëndës së shfrytëzuar; 4. Kronika e ngjarjeve; 5. Tekstet e dokumenteve me
kapituj, legjendën dhe vërejtjet; 6. Tabelat me renditjen kronologjike të dokume-
nteve (nëse vet renditja e dokumenteve nuk është në rendin kronologjik); 7.
Shtojcat; 8. Fjalorthi i shprehjeve dhe termave më pak të njohura; 9. Përkthimet
ose regestat e zgjedhura, për dokumentet në gjuhë të huaja; 10. Bibliografia; 11.
Ilustrimet; 12. Indeksi; dhe 13. Përmbajtja.
Publikimi i mjeteve informativo-shkencore

Përveç publikimeve të lëndës arkivore me rëndësi të madhe dhe të

shumëfishtë janë edhe publikimet e mjeteve informativo-shkencore për lëndën
arkivore në arkiv, siç janë: Pasqyra e fondeve dhe koleksioneve; udhërrëfyesit;
inventarët sumar, analitik; regestat; regjistrat, dhe katalogjët.
Publikimi i mjeteve informative-shkencore është edhe obligim i arkivit,
sidomos i atij kombëtar. Qëllimi themelor i publikimi të mjeteve informative-
shkencore është që opinioni të informohet për lëndën të cilën e posedon arkivi
dhe të tregon për rëndësinë e lëndës për shkencën, kulturën, etj. Informohet
opinioni edhe për rregullimin e lëndës arkivore. Së pari publikohen mjetet
informative-shkencore, të cilat japin informata të përgjithshsme për arkivin,
pastaj ato të veçanta. Në Evropë praktikohet që të publikohen mjetet informative
që përfshijnë tërë lëndën arkivore në shtet. Posaçërisht arkivi është i obliguar që
të publikon Udhërrefyesin e fondeve dhe koleksioneve arkivore, më pastaj
inventarët sumar dhe analitik.
Publikimi i vëllimeve të dokumenteve

Ekzistojnë dy llojet të publikimit të dokumenteve:
1. Seritë shumëvëllimshe – Dokumentet e para të publikuara ishin seritë
shumëvëllimshe, të cilat janë hartuar në periudha të caktuara kohore dhe sipas
llojit të caktuar të lëndës. Janë më të mëdhat dhe më të shtrenjta, duke marrë
parasysh numrin e madh të njerëzve të angazhuar në përpilimin e tyre. Seritë
shumëvëllimshe nuk ndalen vetëm në lëndë që i takon një arkivi, por e
shfrytëzojnë lëndën edhe të arkivave të tjerë. Këtu përfshihen edhe dokumentet
e botuara më herët, por duhet theksuar këtë.
2. Buletini njëvëllimësh – Për publikim nuk merret tërë fondi, por kanë
formë të ngusht të hulumtimit. Koncentrohen në pjesë të fondit, në temë të
caktuar. Buletinet llogariten si punim shkencor.
Çdo buletin njëvëllimësh ose shumëvëllimësh e ka strukturën e vetë.
Aparati shkencor mund të jetë i gjerë ose i ngushtë. Në aparatin e gjerë bëjnë
pjesë regjistrimi kronologjik i dokumenteve, fjalorthi i fjalëve më pak të njohura.
Struktura themelore e buletinit të dokumenteve është:

1. Hyrja dhe parathënia, që përbëhet prej tri pjesëve:
- Pjesa historike, që është pjesa shkencore. Kjo është pasqyrë historike
e periudhës nga e cila janë dokumentet, dhe pastaj shkruhet historiku i krijuesit
të lëndës. Në fund tregohet rëndësia e dokumenteve etj;
318 | Arkivistika
- Pjesa arkeografike – Flet për vet lëndën, si është struktura e fondit, sa

është ai i madh, se si lënda ka ardhur në arkiv, në çfarë mase është ruajtur. Duhet
të jipet pasqyra e plotë e fondit. Këtu përfshihet edhe përshkrimi paleografik;
- Shkurtesat – Këtu shënohen shkurtesat. Në shkurtesa llogariten fjalët
jo të plota.
2. Teksti – Përpilimi i tekstit të publikimit përfshinë të gjitha punët

lidhur me publikimin, siç janë: Përgatitja dhe hulumtimi për publikim. Së pari
zgjidhet tema e hulumtimit. Studiohen të gjitha mjetet informativo-shkencore në
tërë arkivin ku pritet se mund të gjendent dokumentet në lidhje me temën.
Publikimi duhet të ketë ndonjë plan. Plani i publikmit përpilohet pasi të
kontrollohen fondet dhe koleksionet. Pastaj bëhet përzgjedhja e dokumenteve.
Duhet shiquar se ndonjë dokument më parë a është publikuar, nëse po, atëherë
ato prap mund t’i publikojmë, por duke theksuar këtë. Dokumentet duhet të
renditën sipas rendit kronologjik. Për çdo dokument duhet të përpilohet fletëza
kronologjike, në të cilën shënohet: titulli i arkivit, titulli i fondit ose koleksionit,
numri i inventarit, numri i lëndëve, numri i dokumentit në lëndë, numri i fletëve,
shenja se a është ogjigjinal/kopje/koncept.
Përgatitja e teksti të dokumentit kalon nëpër katër faza:
a. Analiza kritike e jashtme e dokumentit: Kjo është analizë e jashtme,
ku duhet të konstatohet autenticiteti i dokumentit (nënshkrimi, vula, kapitulli).
Përcaktohet edhe lloji dhe forma e dokumentit (letër, lutje, procesvërbal). Në
këtë fazë përcaktohet se kush është krijues i dokumentit, nëse kjo është e
mundur. Në këtë shkallë për herë të fundit bëhet vlerësimi i dokumenit, në
kuptimin se a ia vlenë të publikohet ose jo. Problemi më i madh është kur nuk
ekzistojnë karakteristikat e jashtme, se pa to nuk mund të përcaktohet auton-
ticiteti i dokumentit. Me rëndësi është përcaktimi i autorësisë së dokumentit
privat. Ndërsa, analiza arkeografike e brendshme e dokumenit, kërkon
grumbullimin e të gjitha formave ekzistuese të një dokumentit (origjinali,
kopja). Pastaj përzgjidhet se cili prej tyre do të publikohet. Origjinali kryesisht
përherë publikohet, por edhe mund të publikohet edhe koncepti si shtojcë e
origjinalit. Forma më e rëndësishme e dokumentit është që të përcaktohet
autenticiteti i dokumentit. Pastaj bëhet reprodukimi i tekstit, i cili duhet me qenë
i saktë, duhet mirë të studiohet teksti me të gjitha mangësitë, parregullësitë,
pasaktësitë dhe të shtypet mirë, sakt ashtu siç është e shkruar në dokument.
Duhet plotësisht të ruhet stili i tekstit, konstrukcioni i gjuhës dhe stili grafik. Nuk
guxon të përmirësohet dhe t’i përshtatet gramatikës dhe stilit të sotëm. Pastaj
duhet të konstatohen gabimet në tekst (fjalën e shkruar gabimisht, gabimin
material) dhe ato më vonë duhet përmirësuar. Nëse vërehen pjesë të tekstit të
lëshuar dhe mungesa të tij të tekstit, duhet tentuar zgjidhjen dhe interpretimin e
tyre se çka është ajo që mungon. Kjo vëhet mbrenda { } ose në vet publikimin.
Rekonstruimi i pjesëve të tekstit ka edhe rregullat e tij. Bëhet ashtu se
tentohet rekonsturuimi i ndonjë teksti, që më lehtë të përcaktohet nëse mungonjë
një fjalë, dhe vëhet në [ ], siç vehen edhe shkrutesat. Redaksia letrare e tekstit
gjithashtu nuk guxon të bëhet. Teksti nuk guxon në mënyrë arbitrare të
shkurtohet, por mund të shkurtohen vetëm formulat e caktuara, të cilat duhet
definuar në dokumentin e parë. Çdo shkurtesë duhet të arsyetohet në vërejtje.
b. Vërejtja e gabimeve. Gabimet më së shpeshti janë drejtshkrimore dhe
gramtikore. Disa gabime nuk përmirësohen, por tregohen në vërejtje. Gabimet
tjera nuk përmirësohet në vetë tekstin e dokumentit. Të gjitha ato që autori në
mënyrë të veçant i ka shënuar mbesin në tekst (p.sh. nëse diçka e ka nënvizuar
ose e ka vënë në thojza). Në tekst përmirësohen gabimet gramatikore, p.sh.
shkronja e madhe. Kjo në të vërtet shtypet në mënyrë të rregullt në tekst. Në
tekst përmirësohen gjithashtu edhe fjalët e përpiluara dhe të veçuara, nëse shihet
se është shënuar gabimisht. Interpukcionet duhet përmirësuar sipas rregullave të
sotme drejëshkrmore. Shkronjat e lëshuara përherë vëhen brenda [ ]. Gabimet
gramatikore në gjini, numër dhe rasë përmirësohen në dokumentet zyrtare.
Transkriptimi fonetik përmirësohet në harmoni me drejtshimin e sotëm. Pastaj
bëhet redaksia e tekstit.
c. Përpilimi i kapitullit të redaksisë. Këtë e bënë vet organizatori i
botimit të dokumenteve. Shënohen këto të dhëna: vendi dhe data e botimit të
dokumenteve. Mund të shkruhet në dy mënyra: vendi, d/v/v ose vendi, v/v/d.
Nëse vet përcaktohet ndonjë pjesë e datës shënohet brenda [ ]; emri i përpiluesit
të dokumentit; emri i pranuesit të dokumentit; titulli i dokumentit; përmbajtja e
shkurtër e dokumentit.
ç. Legjenda. Shënohet në këndin e poshtëm të djathtë, ndërsa në këndin
e majtë të poshtëm, shënohet sinjatura. Në legjendë jipen të dhëna për vet
dokumentin, sinjatura, a është origjinal, mënyra e reprodukimit (dorëshkrim,
autograf – dorëshkrim i vetë krijuesit), shkrimi me makinë, material i shtypur, a
është i dëmtuar, baza (kjo e dhënë shkruhet për dokumente të vjetra), lloji i vulës,
shkrimi, madhësia e dokumenteve në cm, numri i fletëve, nëse dokumenti veç
është i botuar diku, atëherë vëhet ku është botuar.
Buletinet e dokumenteve mund të kenë shtojca, ilustrime, etj. Shtojcat
mund të jenë burimor – dokumente të cilat ekzistojnë në fond, por edhe
përpiluesi mund të i bënë vet shtojcat. Nëse janë fotografi si pjesë përbërëse e
dokumentit, atëherë vendosën zakonisht në fund të librit. Shtojcat dhe ilustrimet
nuk janë të obligueshme, por mund të ndihmojnë me rastin e leximit.
320 | Arkivistika
Pas librit dhe ilustrimit shkruhet aparati shkencor i cili është obligativ
dhe i ka këto pjesë: vërejtjet, ku shkruhen vërejtjet më të nevojshme dhe perso-
nat, ndonjë e dhënë nga dokumenti. Tregohen edhe në gabimet faktografike
(p.sh. data e gabuar). Vërejtjet duhet të vëhen te çdo gabim redaksional;
regjistrin e shkurtesave – nganjëherë jipen në legjendë; regjistrin e dokumenteve
– pjesë obligative; bibliografia dhe indeksi; përmbajtja – shënohet në fillim ose
në fund. Në fund shënohet fjalori i fjalëve dhe shprehjeve më pak të njohura.
II. VEPRIMTARIA KULTURO-ARSIMORE E

PROPAGANDISTIKE E ARKIVAVE
Pasuria dhe thesari i arkivit, me dokumentacion arkivorë jep mundësi të

madhe për realizimin e misionit intensiv kulturo-arsimor dhe propagandistik të
tij. Andaj, arkivi kujdes të posaçëm i kushton edhe bashkëpunimit me institu-
cionet kulturore, arsimore, informative, publike etj., përkatësisht me veprimta-
rinë kulturo-arsimore dhe propagandistike. Kjo veprimtari e arkivit deri me tani
është realizuar nëpërmjet ndihmës me shënime përkatëse dhe kopje të
dokumenteve arkivore për nevoja të institucioneve, në organizimin e ekspo-
zitave, bashkëpunimin me institucionet e ndryshme shkollore, kulturore,
shkencore etj., në mbajtjen e ligjëratave të ndryshme përkitazi me rëndësinë e
mbrojtjes dhe grumbullimit të lëndës arkivore, pastaj në bashkëpunim me mjetet
e informimit: radion, televizionin, shtypin etj. me qëllim që, publiku i gjerë të
njihet me tërë veprimtarinë dhe problematikën e arkivit, përkatësisht rëndësinë
e hulumtimit, grumbullimit, rregullimit, publikimit, shfrytëzimit dhe ruajtjes së
lëndës arkivore dhe me vet përmbajtjen e saj, pastaj të njihet me veprimtarinë,
aktivitetin, punën dhe rezultatet e arkivit.
Në pajtim me kërkesat e arkivistikës bashkëkohore gjithnjë më aktuale
është funksionimi kulturo-arsimor i institucioneve arkivore, i cili reflektohet në
lëminë e gjerë të veprimtarisë pedagogjike. Në interes të përgjithshëm shoqëror
është që institucionet arkivore të rritën në qendra kulturore, informative, shken-
core etj. Qëllimi i të cilave është që të ngjallin interesimin e opinionit të gjerë
publik për shfrytëzimin e trashëgimisë së pasur kulturore, të cilat arkivat i ruajnë.
Dokumenti arkivor për rikonstruimin shkencor të së kaluarës historike
ka hyrë në një fazë të re të ekzistencës, duke përjetuar një fazë të renesancës në
sferën e interesit të shkencës, kulturës, politikës, ekonomisë dhe të formave të
tjera të jetës publike. Interesimi për dokumente arkivore tani nuk është vetëm i
shkencës së historisë, por edhe i disiplinave tjera shkencore. Me rëndësi të
posaçme është edhe prezantimi i dokumentit arkivor, si dhe ndikimi i tij.
Në arkivistikën bashkëkohore ekzistojnë forma të ndryshme të veprim-

tarisë kulturo-arsimore të arkivave, siç janë: ekspozitat arkivore, ligjëratat,
publikimet e ndryshme, studimi i historisë së vendlindjes, bashkë-punimi me
institucionet shkollore, kulturore, mjetet e informimit publik – televizioni,
shtypi, radio etj., me organizatat turistike, etj. Të gjitha këto e ngrisin rëndësinë,
rolin dhe funksionin e arkivit, i cili gjithnjë e më tepër po del nga kornizat e rolit
të rojtarit pasiv të dokumenteve arkivore, dhe inkuadrimin e tij në rrjedhat
bashkëkohore të jetës publike, shkencore, kulturore, arsimore, etj. duke i ofruar
vlerat e tija opinionit të gjerë.
Ekspozitat
Ekspozitat janë një prej formave të rëndësishme të veprimtarisë kulturo-
arsimore dhe propagandistike të arkivave.
Sipas përmbajtjes, karakterit vendit dhe mënyrës së prezantimit
ekspozitat janë të llojllojshme. Ato zakonisht janë të përgjithshme, tematike dhe
pedagogjike.
- Ekspozitat e përgjithshme, kanë kryesisht karakter propagandues.
Organizimi i tyre bëhet me qëllim të popullarizimit të shërbimit arkivor.
- Ekspozitat tematike organizohen me qëllim të prezantimit të ndonjë
ngjarje të caktuar historike, ose ndonjë periudhe historike, pastaj jetën dhe vepri-
mtarinë e ndonjë personaliteti, ndonjë institucioni etj. Krahas dokumenteve, në
këto ekspozita mund të ekspozohen edhe dokumente të kulturës materiale, si ato
muzeale, etnografike, arkeologjike, numizmatike, artistike, etj. Këto eksponate
ia rrisin vlerën ekspozitës dhe e bëjnë më atraktive. Këto ekspozita mund të
organizohen së bashku me muzetë, bibliotekat, galeritë etj.
- Ekspozitat pedagogjike – organizohet në bashkëpunim me shkollat.
Prezantimi dhe shfrytëzimi i këtillë i lëndës arkivore, përkatësisht pjesëve të saj
në procesin mësimor, iu mundëson arkivave inkuadrimin në aktivitetet e
dobishme kulturo-arsimore dhe hap perspektivën e bashkëpunimit të gjerë me
shkolla.
Sipas kohës së funksionimit, ekspozitat ndahen: në kohë zgjatje të
shkurtër, periodike dhe aktive – të përhershme.
- Ekspozitat me kohë zgjatje të shkurtër – organizohen nga dokumentet
më të rëndësishme dhe origjinale, me qëllim që të pasurohet një temë, të shërbejë
si pasqyrë dhe ilustrim i ndonjë tubimi;
- Ekspozitat periodike – zakonisht iu përshtaten datave, të cilat i
shërbejnë ndonjë jubile dhe konceptohen për një rreth me të gjerë të vizituesve.
Kryesisht organizohen jashtë ndërtesës së arkivit, në ato vende ku tubohen dhe
më tepër qarkullojnë qytetarët;
322 | Arkivistika
- Ekspozitat e përhershme aktive – organizohen kryesisht në arkiv dhe

karakteristikë e tyre kryesore është se përfshijnë shumë tema nga historia e
vendit.
Sipas vendit ekspozitat ndahen: lëvizëse dhe jo lëvizëse.
- Lëvizëse janë ato, të cilat prezantohen në shumë vende dhe institucione,
përkatësisht lokalitete të ndryshme.
- Jo lëvizëse – përgatitën ashtu që mund të prezantohen dhe të ekspozo-
hen në një vend, kryesisht në ndërtesën e arkivit ose në ndonjë institucion tjetër
kulturor, arsimor, shkencor, etj.
Për organizimin e suksesshëm të ekspozitave arkivore, së pari duhet të
përcaktohen këto elemente themelore: përcaktimi i temës, madhësia dhe qëllimi
i ekspozitës, njoftimi me literaturën dhe lëndën arkivore ekzistuese për temën e
ekspozitës dhe përpilimi i koncepcionit të ekspozitës, në bazë të cilit do të bëhet
zgjedhja e dokumenteve; sigurimi i pajisjeve gjegjëse materialo-teknike në
mënyrë që të sigurohet efekti vizual dhe estetik; informimi i opinionit për
përmbajtjen e ekspozitës; përpilimi i katalogut, prospekteve, pllakateve dhe
shpjegimet e nevojshme vizituesve.
Puna në përgatitjen e ekspozitës përbëhet prej dy etapave: Përgatitja
shkencore-profesionale dhe vendosja profesionalo-teknike e ekspozitës.
Për ekspozita zakonisht përpilohet katalogu, i cili u shërben vizitorëve si
udhërrëfyes nëpër ekspozitë, ndërsa hulumtuesve dhe shfrytëzuesve të lëndës
arkivore si mjet informativ për lëndën, për temën e cila është prezantuar në
ekspozitë.
Para mbylljes së ekspozitës duhet të bëhet albumi i saj, ku fotografohen
të gjitha panotë dhe pjesët e ekspozitës. Materiali nga ekspozita me të gjithë
dokumentacionin vendosët në depo të arkivit dhe ruhet si e përhershme.
Bashkëpunimi i arkivit me procesin mësimor

Një prej detyrave kryesore nga aspekti i veprimtarisë kulturo-arsimore të
arkivit është bashkëpunimi me shkolla, fakultete e të tjera. Ky bashkëpunim
mund të realizohet në forma të ndryshme, siç janë ligjëratat e ndryshme,
organizimi i ekspozitave në institucionin arsimor, temat shpërblyese, vizita e
nxënësve dhe studentëve në arkiv, organizimi i kryzhoqeve në arkiv, garat e
nxënësve dhe studentëve në njohjen e historisë së vendlindjes e të tjerë.
a. Ligjëratat:
Ligjëratat mund të mbahen në arkiv dhe jashtë arkivit.
Ligjëratat në arkiv organizohen përkitazi me këto çështje: për rëndësinë
e arkivit në hulumtimin, grumbullimin dhe mbrojtjen e lëndës arkivore; nga
historia e vendlindjes përkitazi me shfrytëzimin e dokumenteve origjinale;

ligjëratat nëpërmjet të ekspozitave të dokumenteve arkivore; ligjëratat e rastit,
lidhur me festat dhe jubiletë, etj.
Ligjëratat jashtë arkivit organizohen në institucionet arsimore, në bazë
të kërkesës dhe në pajtim me plan-programin mësimor; në akademitë solemne,
në vigjiljen e festave nga historia e vendit dhe personaliteteve të njohura; pranë
përmendoreve, busteve ose lapidarëve të heronjve dhe dëshmorëve të vrarë të
popullit; ligjëratat nëpërmjet dokumenteve arkivore të organizuar në institucio-
net arsimore ose në ndonjë vend tjetër.
Nëpërmjet këtyre ligjëratave, arkivi mundëson njohjen me ngjarjet më të
rëndësishme nga historia e vendit, të shënuara në dokumentet arkivore, duke u
shpjeguar vlerat dhe rëndësinë e tyre, jo vetëm nxënësve dhe studentëve, por
edhe qytetarëve, punëtorëve, etj.
Bashkëpunimi i arkivit me procesin mësimor është një formë e
organizimit të aksioneve të përbashkëta në hulumtimin dhe grumbullimin e
dokumenteve arkivore, nxitjes së nxënësve, studentëve dhe të tjerëve që sa më
shumë të shfrytëzojnë sallën e leximit të arkivit në hartimin e temave seminarike,
të diplomës, të magjistraturës, të doktoraturës dhe punimeve të tjera.
b. Studimi i historisë së vendlindjes

Arkivi duhet të jetë iniciator në organizimin e punës në studimin e
historisë së vendlindjes. Kjo veprimtari e arkivit mund të realizohet në
grumbullimin e dokumenteve arkivore për monografitë dhe kronologjitë e atyre
vendeve, që kanë luajtur rol me rëndësi historike nga ajo trevë, etj. Pra, arkivi
duhet të bëhet qendër për studimin e historisë së një treve të caktuar, varësisht
nga funksioni dhe kompetencat e tija.
Përkitazi me studimin dhe njohjen e historisë së vendlindjes dhe të vendit
apo më gjerë, arkivat nëpërmjet dokumenteve arkivore mund të organizojnë gara
të ndryshme. Arkivi me rastin e shënimit të ndonjë jubileu, të ndonjë ngjarje
historike për studentë dhe nxënës mund të shpalli ndonjë temë shpërblyese
historike, e cila do të punohej në bazë të dokumenteve arkivore. Nga ky aspekt
mund të formohen edhe kryzhoqe apo seksione të historianëve, të cilët punojnë
në grumbullimin, hulumtimin, mbledhjen e dokumenteve, fotografive e tjera për
të kaluarën historike të vendlindjes dhe më gjerë.
c. Shfrytëzimi i lëndës arkivore për qëllime mësimore

Hapja e arkivit ndaj institucioneve arsimore është nevojë e kohës së
sotme. Arkivi duhet të jetë vend, të cilin duhet kohë pas kohe ta vizitojnë
nxënësit e studentët. Me këtë arkivi arrin një nivel më të lartë propagandues dhe
324 | Arkivistika
afirmativ dhe zhvillon te të rinjtë ndjenjën, kujdesin dhe qëndrimin e drejtë ndaj
lëndës arkivore. Me popullarizimin e arkivit, njoftimin e rëndësisë e lëndës
arkivore në zhvillimin e tanishëm bashkëkohor të shoqërisë, arkivat duhet të
bëhen qendra kulturore, shkencore, informative etj. të interesimit jo vetëm të
punëtorëve shkencor, por edhe të një rrethi më të gjerë. Kështu, me rëndësi të
posaçme është prezantimi i dokumenteve arkivore për qëllim mësimore dhe
zgjedhja e dokumenteve për këtë qëllim.
Zgjedhja e dokumenteve për qëllime mësimore mund të ndahet në dy
kritere kryesore: didaktiko-psikologjike dhe edukativo-ideore. Në të parin duhet
të jenë ato, të cilët janë më të rëndësishmit, më reprezentativ, më tipik, në
korrelacion me plan-programin mësimor, profilin dhe detyrat e shkollës etj.,
ndërsa në të dytin, që në mënyrë të gjithanshme të kënaqin qëllimin e arsimit
dhe edukimit, t’i përgjigjen aspektit ideor didaktik. etj.
ç. Publikimet e arkivit si mjet propagandistik

Arkivat kryesisht botojnë revistat e tyre profesionale, publikime të
ndryshme, shkencore, publikime të veçanta në bazë të lëndës arkivore, informata
të ndryshme për lëndën arkivore, si dhe publikime të ndryshme të karakterit
propagandistik dhe të dedikuara qëllimit kulturo-arsimor. Këto publikime janë
mjetet kryesore të kontaktit të arkivit me publikun e gjerë. Andaj, detyrë e arkivit
është që të publikoj aso lloje të publikimeve, të cilat me cilësinë e vet do të
ndihmojnë në zgjerimin e rrethit të shfrytëzuesve dhe të jenë të dobishme e të
përshtatshme për shtresat e gjëra shoqërore.
Rëndësi të posaçme për këtë qëllim kanë publikimet dedikuar aspekteve
kulturo-arsimore, të cilat botohen me rastin e shënimeve të përvjetorëve të
arkivave, ose datave më të rëndësishme historike, dokumenteve të zgjedhura për
ndonjë temë nga vendlindja, botime të dokumenteve nga ndonjë koleksion i
zgjedhur, apo kushtuar ndonjë personaliteti etj. Këto publikime zakonisht
ilustrohen me dokumentet arkivore dhe me fotografi – me shpjegime dhe
sqarime të tyre.
4. Bashkëpunimi i arkivit me institucionet e informimit dhe të tjera

a. Bashkëpunimi me mjetet e informimit: Ekzistojnë forma të ndryshme
të bashkëpunimit me mjetet e ndryshme të informimit, si me shtypin, radion,
televizionin, etj. Publiku i gjerë duhet të njihet me tërë çështjen dhe rëndësinë e
mbrojtjes, grumbullimit, rregullimit, publikimit, shfrytëzimit dhe të ruajtjes së
lëndës arkivore, si dhe me vetë përmbajtjen e saj, pastaj të njihen me veprim-
tarinë, aktivitetin, punën dhe rezultatet e arkivit.
Një bashkëpunim i arkivit me mjetet e informimit është i interesit

reciprok, por edhe me interes të tërë shoqërisë. Ky bashkëpunim nxitë kujdesin
shoqëror ndaj lëndës arkivore, ndërsa mjetet e informimit e begatojnë
përmbajtjen e veprimtarisë së vetë, kontribuojnë informimin e plotë të opinionit,
i freskojnë, i argumentojnë dhe i begatojnë emisionet e ndryshme me dokume-
ntet arkivore.
Në tekstet e gazetave duhet të botohen artikuj të ndryshëm nga veprim-
taria arkivore dhe përmbajtja e dokumenteve arkivore. Në to mund të botohen
artikuj nga dokumentet, që flasin për temën e caktuar, ekstrakte ose dokumente
në tërësi, artikuj për çështjet arkivore dhe në përgjithësi për punën e arkivit.
Në emisionet dokumentare informative, shkollore, dokumentare –
historike, serialeve televizive dokumentare dhe të tjera në televizion mund të
përdorën dokumentet arkivore. Në to mund të ilustrohen me dokumente,
fotografi, harta, skica, pllakate, afishe, filma etj. Edhe radio në emisionet e veta
mund të flet për veprimtarinë e arkivit në grumbullimin, mbrojtjen, ruajtjen,
pranimin, shfrytëzimin, publikimin etj. të lëndës arkivore, posaçërisht për propa-
gandën, për nevojën e dorëzimit të dokumenteve me rëndësi nga poseduesit
privat etj. Në emisionet e veta radio dhe televizioni mund të flasin për ndonjë
temë nga lëmia e arkivistikës, historisë, në bazë të dokumenteve arkivore e të
tjerë.
a. Bashkëpunimi me institucionet e kulturës dhe ato shkencore: Arkivi
bashkëpunon edhe me muzetë, bibliotekat, institutet e mbrojtjes së monument-
teve të kulturës, galerisë, institutin e historisë e tjerë, me qëllim të ndërmarrjes
së ndonjë aksioni të përbashkët, siç janë ekspozitat, botimet, huazimin e
eksponateve, punëve në mikrofilmimin, digjitalizimin, restaurimin e dokumen-
teve arkivore, hulumtimet e përbashkëta arkivore dhe aktivitete tjera që janë me
interes reciprok dhe të përgjithshëm shoqëror.
c. Bashkëpunimi me institucionet tjera: Për interesa të përgjithshme
shoqërore arkivi bashkëpunon edhe me organet dhe organizatat e ndryshme,
posaçërisht në ndihmën për hartimin e historikut të tyre, monografive,
ekspozitave prospekteve, etj. Përveç kësaj, arkivi disa organizatave dhe
organeve iu del në ndihmë në dhënien e planeve dhe projekteve të ndryshme për
objektet industriale, për infrastrukturë, etj. që ruhen në arkiv dhe që nevojitën
për punën e tyre në të ardhmën. Arkivi bashkëpunon edhe me organizatat e
ndryshme turistike, kryesisht në përpilimin e prospekteve turistike, ciceronëve
turistik nëpër qytete dhe vend të tjera të rëndësishme, në përgatitjen e ndonjë
pullë postare nga ndonjë dokument karakteristik arkivor, përdorimin e vulave
për ndonjë souvenir, etj.
326 | Arkivistika
BIBLIOTEKA E ARKIVIT
Në arkiv si njësi organizative ekziston biblioteka, e cila është e lidhur

ngushtë me detyrat themelore dhe me veprimtarisë e shërbimit arkivor.
Biblioteka e arkivit sipas funksionit të vet dhe organizimit bënë pjesë në grupin
e bibliotekave speciale. Biblioteka speciale ka për detyrë dhe i shërben kryesisht
themeluesit.
Biblioteka mundëson aftësimin dhe ngritjen profesionale të zyrtarëve
arkivorë, iu ndihmon hulumtuesve shkencor në arkiv, si dhe punët rreth
rregullimit dhe përpunimit të lëndës arkivore.
Detyrat themelore të bibliotekës janë: që të furnizon, të rregullon, të
përpunon në mënyrë profesionale, të ruan dhe të jep në shfrytëzim tërë material-
lin bibliotekar, siç janë: librat, revistat, gazetat zyrtare, gazetat dhe materiali
tjetër i shtypur ose i shumëzuar. Përveç kësaj, biblioteka kujdeset që hulum-
tuesve dhe zyrtarëve arkivorë t’u përgatitë shënimet e botuara të cilat
drejtpërdrejt ose tërthorazi kanë të bëjnë për lëndën arkivore të arkivit të caktuar,
dhe që tërë lëndën arkivore të botuar në arkivat e ndryshme të vendit e në disa
raste edhe ato jashtë vendit t’iu vënë në dispozicion shfrytëzuesve.
Fondi i bibliotekës duhet të përfshinë kryesisht këtë: të gjitha botimet për
lëndën arkivore të publikuar, në përbërjen e të cilës gjendet biblioteka
profesionale; lëndën arkivore të publikuar të të gjitha arkivave në vend dhe
jashtë vendit, e cila ka të bëjë për të kaluarën historike të popullatës së vendit;
veprat nga historia kombëtare, pa marrë parasysh problematikën të cilën e
shqyrton, pastaj ato sidomos nga historia lokale-rajonale; veprat nga historia e
përgjithshme, nëse ato flasin për të kaluarën tonë historike; veprat nga shkencat
ndihmëse të historisë (paleografia, numizmatika, heraldika, diplomatika,
sfragistika, kronologjia, etj.), të cilat mundësojnë studimin dhe kuptimin më të
lehtë të dokumenteve të ndryshme; shënimet dhe publikimet statistikore;
periodiku – revistat nga arkivistika, bibliotekaria, muzeologjia, historia etj.;
fjalorët e gjuhëve të huaja, enciklopeditë, leksikonet; veprat nga gjeografia, të
cilat kanë të bëjnë për territorin ku vepron arkivi; monografitë, botimet jubilare,
botimet bibliografike; gazeta, revistat, librat dhe botimet e tjera; botimet e
organeve dhe organizatave më të rëndësishme; përmbledhjet e ligjeve dhe
dekretligjeve, etj.
Fondi i bibliotekës në arkiv formohet paralelisht me veprimtarinë e
arkivit dhe gjithnjë në mënyrë të planifikuar plotësohet dhe pasurohet.
Plotësimi dhe begatimi i bibliotekës bëhet nëpërmjet blerjes – me mjete
financiare të arkivit; këmbimit të publikimeve – dublikatave me arkivat dhe
institucionet shkencore e kulturore në vend dhe jashtë vendit; faljes – ku organet

ose organizatat apo individët ia falin arkivit; ekzemplarit të obliguar të të gjitha
botimeve të shtypshkronjës, e që kanë të bëjnë për territorin për të cilin është
kompetent arkivi; marrjes – nga ndonjë pronar i bibliotekës, i cili më nuk
ekziston dhe me vendimin e organit kompetent është bartë në arkiv; me
depozitë – ku me vendimin e organit kompetent të administratës ose të gjyqit,
fondi bibliotekar i cila ka mbetur pa pronar, në ndërkohë bëhet pronë e
bibliotekës së arkivit.
Në përbërjen e bibliotekës së arkivit gjendet edhe biblioteka ndihmëse
(doracake) – e cila është e vendosur në sallën e leximit të arkivit. Kjo bibliotekë
duhet të jetë gjithnjë pranë hulumtuesit. Këtu duhet të jenë fjalorët,
enciklopeditë, leksikonët, doracakët e arkivistikës, paleografisë, kronologjisë,
atllaset, etj.
Përveç shfrytëzuesve të lëndës arkivore, biblioteka iu shërben edhe
zyrtarëve arkivorë si mjet ndihmës në përpunimin e lëndës arkivor dhe ngritjes
profesionale të tyre.
Përpunimi i fondit bibliotekar në të kaluarën është bërë në formën
klasike, me inventarizim dhe katalogizim. Sot bëhet sipas programeve
kompjuterike.
KAPITULLI XI
TEKNOLOGJIA INFORMATIVE DHE ARKIVISTIKA
Pjesa hyrëse
Me sintagmën informatikë arkivore nënkuptojmë aplikimin çdo ditë të
teknologjive informative, posaçërisht në punën profesionale të institucioneve
arkivore, çështjet teknologjike dhe organizative të cilat paraqitën në lidhje me
te, si dhe të gjitha llojet e të arriturave në zhvillimin e teknologjisë informative
që ndikojnë në teorinë dhe praktikën arkivore. Për shkak të prezencës së
teknologjisë informative në jetën dhe punën e përditshme, si dhe me zhvillimin
328 | Arkivistika
e tyre të shpejt, njohurit themelore për këtë çështje iu duhen të gjithëve që

merren me punët arkivore.
Teknologjia informative është teknologji kompjuterike dhe komuni-
kative që shfrytëzohet për krijimin, organizimin, administrimin, kërkimin dhe
këmbimin e informatave të shkruara eletronike.
Vlera informative (informational value), është veçori e dokumenteve që
jep informata për personat, vendet, çështjet dhe lëndët për të cilat kanë të bëjnë.
Interoperbilitetit, është mundësi e sistemeve të ndryshme, të kompju-
terëve dhe aplikacioneve që të punojnë së bashku me qëllim të këmbimit të të
dhënave.
Organizata botërore e arkivave për herë të parë vemendje serioze
teknologjive informative i ka kushtuar në Kongresin e shtatë ndërkombëtar të
arkivave në Moskë, në vitin 1972. Këtu është përkrahur fillimi i përdorimit të
kompjuterit në arkiva. Arkivistët e kanë përcjellur zhvillimin e teknologjive
informative, andaj disa arkiva nacionale në botë kanë filluar menjëherë me
programet e para për përpunimin e dokumenteve me aparatura kompjuterike.
Në deceniet e fundit, komunikimi global, menaxhimi elektronik dhe
Interneti kanë sjellur në jetën shoqërore dobi të theksuara. Gjithnjë e më shumë
është duke u afirmuar menaxhimi elektronik, që kërkon kuadër të arsimuar,
rrjetin telekomunikativ, ligje dhe dispozita të tjera që mundësojë atë formë të
menaxhimit dhe të punës. Në këtë aspekt është me rëndësi të veçantë zgjidhjet
përkatëse për administratë (egovernment). Informatizimi në këtë aspekt është
veçanërisht me rëndësi me qëllim të demokratizimit dhe të drejtave të
qytetarëve, ndërsa rol qenësor ka në aspektin e integrimeve evropiane dhe
botërore.
Padyshim se teknologjia informative është me rëndësi të jashtë-
zakonshëm edhe në arkiva për përpunimin e të dhënave (evidencave, invetarëve
dhe mjeteve ndihmëse informative) me qëllim të ardhjes së lehtë deri të
informatat dhe propagandimin e tyre efikas, dhe në përgjithësi për rezultatet më
të mira në planin profesional dhe shkencor, si dhe në planin e realizimit të
përcaktimit për qasje më të madhe në lëndën arkivore. Për më tepër, në kohën
e sotme kompjuterët janë bërë jo vetëm përditshmëri, por edhe nevojë.
Në të njëjtën kohë, aplikimi i teknologjive informative në veprimtarinë
arkivore kanë hapur shumë pyetje: Arkivistika sot ballafaqohet me problemet e
lëndës arkivore – si interes i saj qenësor – e cila është krijuar me përdorimin e
teknologjive informative. Këtë jo vetëm që e ka futur si detyrë për njohuritë e
arkivistëve për teknologjitë informative, por para sprovës ka vënë disa parime
themelore, pra edhe të kuptimeve themelore të arkivistikës. Andaj, në lëminë të
cilën e quajmë informatikë arkivore, nuk ka të bëjë vetëm me teknologjinë
informative (TI) në arkiva, ku arkivistët janë një prej shumë shfrytëzuesve, por
edhe për problemet e përdorimit të TI në vet krijimin e dokumenteve – lëndës
arkivore, menaxhimin e saj, mirëmbajtjen dhe ruajtjen afatgjate.
Përdorimi i teknologjive informative

Teknologjia informative në përgjithësi mund të definohet si infra-
strukturë e nevojshme për bartjen e numrit sa më të mëdh të informatave nga
një vend në tjetrin. Ato janë teknologjitë kompjuterike dhe të komunikimit, të
cilat shfrytëzohen për krijimin, organizimin, menaxhimin, kërkimin dhe
këmbimin e informatave të shkruara në mënyrë elektronike.
Qysh në vitet e pesëdhjeta të shekullit të kaluar, shoqëria ishte dëshmitar
i evolucionit të TI, e cila është e dimenzioneve të tilla që mund të flasim e dhe
për revolucion. Zhvillimi i TI mund të ndahet në tri faza:
1. Kompjuterët e mëdhenjë qendror, të cilët karakterizoheshin se ishin
shumë të shtrenjtë, me mundësi modeste të softverit dhe hapat e parë në futjen
graduale të punës të më shumë njerëzve në një kompjuter;
2. Kompjuterët personal – PC (Personal Computer), të cilët kanë
filluar të pëdoren në vitin 1981, kur kompania IBM ka hedhur në treg
kompjuterin e parë të tillë. Futjen e kompjuterit personal, do të thot
decentralizim në përpunimin e të dhënave, por kanë mbetur të pazgjidhura
problemet e kompa-tibitetit të prodhimit ndërmjet shumë prodhuesve;
3. Faza e rrjetave, e cila fillon në vitet e tetëdhjeta të shekullit të kaluar,
duke iu falënderuar integrimit të kompjuterëve me telekomunikimin. Se pari ka
ardhur deri të krijimi i rrjetit lokal, i quajtur LAN (Local Area Network),
nëpërmjet të cilit mund të ndahen softverët dhe baza e të dhënave dhe të
këmbehen dokumentet, e pastaj edhe të pranimit të standardeve të telekomuni-
kimit. LAN-ët janë lidhur në rrjetin rajonal dhe global – WAN (Wide Area
Network).
Edhe arkivat si vend ku grumbullohet, ruhet dhe përpunohet dokume-
ntacioni duhet të bëhen pjesë e shoqërisë informative. Rekomandohet që si
zgjidhje e kësaj çështje të krijohet sistemi informativ arkivor në nivel të shtetit,
që do të shërbente për arkivimin, ruajtjen, menaxhimin dhe shfrytëzimin e doku-
menteve. Mirëpo, kjo kërkon mjete të konsiderueshme financiare, teknologji
informative e posaçërisht kuadër të përgatitur profesionalisht për TI. Mirëpo, me
që arkivistika si lëmi, nuk është pozicionuar në shoqëri në vendin e duhur, ka
problem të konsideruar në realizimin e sistemit informativ vetanak. Zgjidhja
optimale është furnizimi me një nga programet speciale për punë në arkiva,
sikurse në botë që ekzistojnë të tillë, si dhe arsimimin e kuadrit për punë për TI.
330 | Arkivistika
DIGJITALIZIMI NË ARKIVA
Një prej llojeve më të përhapura të TI në arkiva është procedura e

digjitalizimit të dokumenteve – lëndës arkivore (digital imaging). Digjitalizimi
është procedurë e krijimit të incizimeve të ndonjë objekti – dokumenti me
skener, kamerë digjitale ose me ndonjë aparat tjetër, me të cilin fitohet
dokumenti digjital, si dokument i bartur në formën digjitale dhe si i tillë
arkivohet në ndonjë sistem kompjuterik. Kuptimin e dokumentit të
digjitalizuar duhet dalluar nga kuptimi dokumenti digjital, i cili është krijuar
në origjinal si i tillë.
Teknika digjitale, si mënyrë më e re e shënimit dhe administrimit me
informata është paraqitur në fund të shekullit të XX. Ajo ofron shumë
karakteristika pozitive, të cilat i tejkalojnë të metat e mikrofilmit në lëmin e
incizimit, mbrojtjes dhe punimit të kopjeve siguruese të lëndës arkivore.
Në punët e digjitalizimit më së shpeshti përdorën kamerat me kapacitete
të mëdha. Për veçoritë e lëndës arkivore e cila digjitalizohet, varët se cili lloj i
kamerave do të shfrytëzohet, varësisht a janë dokumentet e lidhura apo jo.
Me digjitalizimin e lëndës arkivore, me fitimin e incizimeve ka përfitime
të mëdha. Përfitimi i parë dhe më i madh nga digjitalizimi është mbrojtja e lëndës
arkivore origjinale gjatë shfrytëzimit, sepse ajo përherë dëmtohet, madje edhe
tjetërsohet. Në të njëjtën kohë, arrihet edhe lehtësimi dhe shpejtësia e kërkimit,
madje edhe pa prezencën fizike në vendin ku dokumentacioni ruhet (shembull,
nëse dokumentet e digjitalizuara kanë qasje nëpërmjet interentit), dhe me
mundësinë që dokumentet e zbehura mund të lexohen. Kështu me krijimin e
njësive është e nevojshme, që me qëllim të hulumtimit, t'i vëhet ndonjë
përshkrim, përkatësisht ndonjë shenjë e indeksit, sipas të cilës dukumenti pastaj
mund të gjendet më lehtë. Procedurat e digjitalizimit, përveç asaj, mund të bëhen
edhe për plotësimin e fondeve me lëndë nga arkivat e tjera, sidomos ato të
shteteve të jashtme.
Shkurtimisht të thuhet, me digjitalizimin në arkiva sot mund të kryhen të
gjitha punët të cilat tradicionalisht janë bërë me mikrofilmim, si një prej
obligimeve të rëndësishme dhe të detyrave të institucioneve arkivore. Përfitimet
e theksuara të digjitalizimit të lëndës arkivore, në të vërtetë mund të mbulonin
të gjitha llojet e mikrofilmimit të lëndës arkivore.
Në shumë arkiva të botës, veprimet e digjitalizimit gërshetohen me
mikrofilmimin. Pasaçërisht është e popullarizuar procedura e incizimit hibrid.
Një dokument mundet së pari të mikrofilmohet, e pastaj me skenimin e
mikrofilmit fitohen incizimet digjitale. Por, mund të shkohet edhe në formën e
kundërt, se pari skenohet, e pastaj nëpërmjet të kamerës digjitale bëhet incizimi

i mikrofilmuar. Kjo metodë është zgjidhje e mirë për arkiva, sepse incizimet
digjitale mund të jepën në shfrytëzim, që në të njëjtën kohë origjinali
përjashtohet, kurse mikrofilmi i fituar bëhet kopje sigurie e lëndës arkivore.
Në përgjithësi, punët e digjitalizimit të lëndës arkivore, në mungesë të
kuadrit dhe të mjeteve duhet të koncentrohen në fondet prioritare, përkatësisht
në fondet më të vlefshme dhe në dokumente të caktuara.
Përparësitë e digjitalizimit janë: kursimi i madh i lokaleve dhe
pajisjeve, zvogëlimin e punëtorëve në punët e mbrojtjes dhe përpunimit të
dokumentacionit, qasja e shpejtë e informatave të tëra, kontrollimi dhe marrja e
shpejtë e dokumenteve të digjitalizuara, mundësia e shfrytëzimit të informatave
dhe të dhënave nga ana e më shumë shfrytëzuesve, mundësia e gjetjes dhe
shfrytëzimit të dokumenteve në shumë adresa (përcaktues), mundësia e
përkufizimit të qasjes dhe gjetjes së përmbajtjeve të digjitalizuara, varësisht nga
kërkesa e porositësit dhe mbrojtja cilësore e të dhënave, zgjedhja, gjetja,
shtypja, përgatitja e raporteve etj., ngritja e produktivitetit, kursimi i kohës,
hapësirës, mjeteve financiare, niveli më i lartë i shërbimeve të qytetarëve,
mundësia e punimit të kopjeve cilësore në baza të ndryshme, mundësia e
kopjimit të shumëfishtë pa humbjen e cilësisë etj.
Me rëndësi të veçantë është se në arkivimin digjital në një vend të vogël,
p.sh. në një media CD mund të vendosen dokumente të shumta dhe pastaj mund
të shumëzohen në shumë kopje.
Digjitalizimi paraqet edhe përparësi të shumta, siç janë: kopjimi është
shumë i lehtë, kopja mund të ruhet në disa lokacione. Ndryshimin e saj mund ta
bëjë vetëm personi i autorizuar si dhe çdo ndryshim evidencohet. Palëve nuk iu
jepet origjinali i lëndës arkivore, andaj edhe mundësia e vjedhjes dhe e dëmtimit
me qëllim është e pamundur.
Dokumentacioni i digjitalizuar ruhet në një “hard disk”, i cili me qindra
herë zë më pak vend nga lokali ku ruhen dokumentet origjinale. Qasja në
dokumente të digjitalizuara është shumë më e lehtë dhe komform se në
dokumentet klasike. Nuk ka përkufizime në dhënien e dokumenteve dhe nuk ka
problem me lëndën që më parë iu është dhënë hulumtuesve të tjerë. Në mënyrë
automatike regjistrohen të dhënat se cilat dokumente janë kontrolluar si dhe
shumë lehtësira të tjera.
Mirëpo, teknika e reprodukimit digjital është në një shkallë të lartë të
rrezikut, në radhë të parë për shkak të vjetërsimit të softverve dhe hardverve,
ndërsa lidhur me to edhe mosekzistimi i standardeve sipas të cilave do të oriento-
332 | Arkivistika
heshin. Gjithashtu, nuk është i parëndësishëm shënimi se incizimet digjitale

vështirë merren si dëshmi e besueshme.
Digjitalizimi sot bëhet nëpërmjet skenimit të fotografive, teksteve, zërit
(me signalin elektrik), digjitalizimi i fotografive lëvizëse (filmave dhe videove),
digjitalizimi tredimensional (3D digjitalizimi). Skenimi është procedurë me të
cilën dokumentin origjinal e shndërrojmë në dokument kompjuterik, pastaj e
ruajmë në ndonjë media kompjuterik, zakonisht ai është disku.
Skenimi i dokumenteve në disqet optiko-magnetike dhe optike mun-
dëson: - ruajtjen e të dhënave (dokumenteve) në një hapësirë të vogël (25.000
faqe në një disk); kontrollimin e shpejtë të dokumenteve nëpërmjet kompjuterit
klasik personal; dokumentet në formën digjitale shumë lehtë dhe shpejt mund t’i
jepen kërkuesit. Mirëpo, kjo procedurë e ka një dobësi të madhe-zhvillimi
kompjuterik nuk ka përfunduar dhe ende po ndryshon si hardveri, ashtu edhe
softveri, kështu që bartësi i fundit ende nuk është i njohur, përkatësisht nuk është
standardizuar.
Në arkivistikë përdorët edhe emolucioni (emulation) që do të thotë
kopjim burimor. Ky është edhe kopjim i sistemeve të vjetra me qëllim të
mundësisë së shfrytëzimit dhe kërkimit të dokumenteve në softverët e vjetër.
ARKIVAT DHE INTERNETI
Edhe pse nuk ka ndonjë definicion të qëndrueshëm për internetin mund

të konsiderohet si “rrjet mbi rrjetat kompjuterike” i cili lidh kompjuterët
anembanë botës. Këta kompjuterë janë të rangut të ndryshëm, duke filluar prej
PC-së (kompjuteri personal) dhe Micintosh-it e deri te superkompjuterët, por, të
gjithë këta shfrytëzojnë një gjuhë të njëjtë të standardizuar kompjuterike të
quajtur protokoll, e cila lejon rrjeta të ndryshme të kompjuterëve të komunikojnë
ndërmjet veti. Ky protokoll njihet formalisht si TCP/IP (Transmission Control
Protokol/Internet Protocol) dhe është në mënyrë standarde për të grupuar dhe
adresuar të dhënat kompjuterike (sinjalet elektrike), në atë mënyrë që ato të
mund të transportohen në çdo vend të botës dhe të mbërrijnë pa u dëmtuar apo
humbur.
Interneti është shumë i ri. Ai filloi si një grup i vogël institucionesh

kërkimore ushtarake dhe universitetesh në vende fizikisht të ndara që kishin
nevojë të shkëmbenin të dhënat e kompjuterizuara të kërkimeve. Në vitin 1980,
Nacional Science Foundation krijoi një rrjetë të veçantë duke lidhur pesë
qendrat e saj superllogaritëse. Ky rrjet i veçantë (i quajtur NSFNET) është
themeli i Internetit në U.S.
Interneti sot ofron shërbime të ndryshme e ndër to më të rëndësishme po
i përmendim:
- Posta elektronike (e-mail-i)
- Rrjeti global i kompjuterëve (WWW, World Wide Web)
- Protokolli për bartjen e datotekave (FTP, File Transfer Protocol).
Në mënyrë që komunikimi dhe bashkëpunimi të jetë në nivel të
kënaqshëm, arkivat duhet të lidhen në fushën e komunikimit dhe informimit
përmes internetit. Në ditët tona rëndësia e internetit është shumë e madhe dhe
më se e nevojshme. Përveç internetit arkivat duhet të krijojnë edhe Web faqen e
vet. Faqja e internetit, nga natyra është një fenomen i cili iu ikë tentativave të
klasifikimit dhe konstantet e saj transferuese pengojnë shumë, mundësitë e
përcaktimit të modaliteteve të referencave që do të validoheshin për një kohë të
gjatë. Kjo nuk do të duhej të pengonte vendosjen e letërkëmbimeve bazike, të
cilat do të mundësonin zhvillimin dhe përdorimin në mënyrë të organizuar të
potencialeve që burimet teleinformative në shërbim, në fushën e arkivistikës.
Faqja e internetit nuk është një sirtar i thjeshtë, që teknikët mund ta
mbushin me objekte të krijuara sipas një logjike të huaj, në krahasim me atë të
teleinformatikës. Në të vërtetë, atë të cilën e përcaktojmë si faqe arkivistike,
shndërrohet vetvetiu në një instrument kërkimor dhe si i tillë, ai duhet të
pranohet nga institucionet arkivistike. Është e domosdoshme të shihet se
teknologjitë e reja të aplikuara në arkiva kanë prodhuar forma të reja të
instrumenteve kërkimore, jo vetëm në zhvendosjen e instrumenteve të vjetra në
formate të reja, por gjithashtu duhet të përcaktohet së në ç’mënyrë këto
“prodhime” të reja, duke sjellur koncepte dhe praktika kërkimore në përgjithësi
të pranuara, modifikojnë koncepcionin dhe modalitetet e elaborimit dhe të
përdorimit të këtyre instrumenteve të njëjta hulumtuese.
Hapi i parë në këtë drejtim është kryesisht i natyrës kulturore dhe kalon
nëpër pranimin e një dimensioni specifik, në hulumtimin arkivistik në rrjet. Një
hap që shumë përdorues, më pak apo më shumë të specializuar, tashmë e kanë
kaluar dhe të cilët dëshirojnë të llogarisin në ndërmjetësimin e trajtimeve të
dokumenteve. Analiza e këtyre të dhënave, paraqet bazën e parë solide, në
mënyrë që të orientohet rrugëtimi ynë drejt konstruktimit të faqes së internetit,
që konsiderohet si instrument i hulumtimit. Mbi bazën e kërkesës së përdorimit
334 | Arkivistika
gjithnjë e më të llojllojshëm dhe të nevojshëm, institucionet arkivistike mund të

orientojnë në mënyrë sa më konkrete, strategjinë e komunikimit përmes këtij
rrjeti.
Shfrytëzuesit, nëpërmjet internetit, kërkojnë kryesisht projekte organike
dhe jo ndonjë përdorim të improvizuar të faqes së internetit, qëllimi i së cilës
është ekspozimi i thesarit të ruajtjes dhe përshkrimi i mrekullive të botës së
arkivave dhe të vlerës së memories.
Për t’i kënaqur kërkesat e hulumtimit, është e nevojshme të vihen në
dispozicion të shfrytëzueseve, në të njëjtën kohë, instrumentet e nevojshme për
t’u orientuar në shpupuritjen e burimeve që çdo institucion i ruan, por edhe të
burimeve vetanake.
Gjithmonë, aktivitetet e arkivave tërësisht janë kthyer drejt hulumtimit
dhe luajnë rolin e ndërmjetësuesit në krahasim me hulumtimet dhe shfrytëzuesit.
Këtu kemi të bëjmë kryesisht me aspektin esencial të vlerës në burimet
teleinformatike, që është një instrument i rëndësishëm për vazhdimin e
objektivave të komunikimit arkivistik, prandaj është e nevojshme të kuptohen
se cilat janë cilësitë, të cilat duhet t’i ketë një instrument i tillë. Arkivistët duhet
të dinë të kthejnë anasjelltas në rrjet, jo vetëm kompetencat e tyre specifike, por
kryesisht ata duhet të dinë të vlerësojnë, që nga fillimi i elaborimit të zgjedhjeve
teknologjike, nevojën që të bëjnë nga instrumentet e tyre, vegla të mediacionit
duke përmbushur detyrat me të cilat ballafaqohen edhe jashtë rrethit informatik.
Organizimi i rrjetit digjital në arkiva është shumë i rëndësishëm.
Fotografitë digjitale dhe dokumentet e shkruara të një sasie të madhe të
informimit elektronik, kërkojnë organizimin e një rrjeti të tillë. Arkivi, sikurse
edhe institucionet tjera duhet të jetë i lidhur me një rrjet LAN, i cili mundëson
këmbimin e informatave direkte brenda një ndërtese, të cilët mund ta përdorin
hardverin dhe softverin, që në mënyrë fizike janë të memorizuar në një largësi
deri në 500 m. Ky rrjet ndryshe quhet edhe WAN (Wide Area Network) dhe i
lidhë rrejtet lokale që janë përhapur në një ndërtesë të caktuar. Ky rrjet përfshin
edhe vlerësimin e dokumenteve, çka do të thotë grumbullimin dhe afatin e
ruajtjes së tyre në faqe, ku mund të jetë në shërbim të kërkuesit dhe të vet
punëtorëve. Pra kur flasim për vlerësimin e dokumentit do të thotë të dijmë ta
ruajmë vlerën e tij funksionale dhe për aq kohë sa konstatohet kjo vlerë, ai
dokument mund të jetë në sherbim, në faqet e caktuar të arkivit. Mbështetur në
këtë aspekt është krijuar edhe posta elektronike. Ky është hapi i parë që arkivisti
duhet të ketë në dispozicion dhe kjo është gati e ngjajshme me postën në letër.
Arkivisti, aty duhet të indeksojë të gjitha pajisjet e nevojshme. Për ato
dokumente të rëndësisë më të madhe, duhet të përcaktohet një kuti e ndarë nga
të tjerat, e cila është e paraparë që në mënyrë automatike të arkivohet. Por, këtu
shtrohet një varg problemesh që lidhen me përgatitjen e dokumentit dhe me

përpunimin e tij.
Analiza e faqeve të ndryshme të institucioneve publike dhe private që
furnizojnë sherbime në fushën e arkivave, mundëson të dallohen pesë kategori
në funksion të potencialeve të hulumtimit: Faqet informative; Faqet
përmbledhëse; Faqet përshkruese statike; Faqet përshkruese dinamike dhe
Faqet komplete.
Me futjen në shfrytëzim të internetit në arkiva, institucione, organe etj.
është krijuar mundësia e gjetjes së të dhënave të shumta për shumë ngjarje,
çështje që janë me interes për njerëzimin dhe për popullatën e trevës së caktuar.
Prandaj, në disa arkiva të botës, përveç punës së përditshme profesionale, është
obligim ligjor grumbullimi i dokumenteve me rëndësi në internet.
Shkrimtoret, përkatësisht qendrat informative arkivore në organe e
organizata, gjithashtu mund të arkivojnë faqet e internetit dhe ekstraktet e WEB
faqeve që kanë të bëjnë ose janë me interes për organin ose organizatën e vet.
Burimet arkivore nga interneti

Ndikimi i teknologjive të reja, të cilat në një mënyrë të caktuar e
plotësojnë fjalën e shkruar, është me rëndësi për të kuptuar popullaritetin dhe
mbizotërimin e metodave të grumbullimit të të dhënave historike dhe të tjera.
Filmi, televizioni, diktafoni, fotografia dhe interneti janë mjete ndihmëse të
pashmangshme në punën e historianëve dhe arkivistëve, të cilët shërbehen me
këtë metodë. Informatat e grumbulluara dhe të përpunuara ofrojnë mundësinë e
publikimit (librave, CD, qasja në interenet), ndërsa me ngritjen e popullaritetit
të atyre burimeve dhe me pajisjet e lira për krijimin e tyre, do të rritet edhe
mundësia e shfrytëzimit më të gjerë të historisë. Por, edhe më shumë se ajo,
teknologjia e re digjitale ndryshon mënyrën e incizimit, ruajtjes, katalogizimit,
interpretimit, ndarjen dhe prezantimin e historisë. Qysh tani intervistat mund të
shënohen në kompjuter, dhe është e mundur edhe shfrytëzimi i Web-kamerave
për udhëheqjen e intervistës virtuale me njerëzit në vendet të largëta.
Incizimet digjitale audio-vizuale mund të kenë qasje të plotë edhe
nëpërmjet të internetit, ndërsa metodat e indeksimit dhe katalogizimit, të cilat
ndoshta mund të shfrytëzohen në projekte të mëdha, do të mundësojnë
ndërlidhjet mbrenda koleksionit të historisë, duke shfrytëzuar zërin, fotografinë,
si dhe tekstin.
Incizimet bashkëkohore të zërit dhe “dhe kujtesa elektronike e zërave”,
shfrytëzimi i internetit jepin fuqi të plotë kujtesës së zërit të së kaluarës.
“Shfrytëzuesit digjitalë” të dokumenteve

336 | Arkivistika
Në deceniet e fundit në botë po ndodhin ndryshime të mëdha. Këto

ndryshime po reflektohen edhe në sferën e krijimit të dokumenteve, ku gjithnjë
e më tepër krijohen dokumentet në format elektronike. Kjo sjell me vete
përshtatjen e procesit të përpunimit, arkivimit, ruajtjes, mbrojtjes dhe
shfrytëzimit të formave të reja të dokumenteve. Përveç kësaj, ndryshimet kanë
imponuar edhe përdorimin më të gjerë të aparateve të reja në arkiva, në
regjistratura, por edhe nëjetën e përditshme të individit. Kemi gjithnjë e më
shumë kompjuterë, shtypës, skener, aparate dhe kamera digjitalizimi, telefona
mobil etj. Këto i mbështesin programet e llojllojshme kompjuterike (softverët).
Nga dita në ditë jemi dëshmitarë të aplikimit të teknologjikeve dhe rrjetave
kompjuterike – Internetit, posaçërisht servisit të tyre më të përsosur: postës
elektorinike dhe World Wide web.
Tani ekzistojnë dokumente në formatet tradicionale dhe në atë
elektronike, d.m.th. ekzistojnë bartësit e klasikë dhe elektronik të informatave.
Kemi edhe mjete tradicionale informative paralelisht me programet
kompjuterike për përpunimin e lëndës arkivore. Ekzistojnë edhe zyret digjitale,
kemi eAdministratën, e-Qeverinë, e-Gjykatat, e-Arsimin, e-Ekonominë, e-
Tregtinë, por edhe e-Arkivin.
Web teknologjia ofron ndryshime për depon klasike, andaj është gjithnjë
e më e pranueshëm depoja virtuale, edhe për arsye se ofron kapacitet shumë më
të madh për ruajtje të informatave dhe gjetjen më të lehtë. Qasja fizike në
dokumentet arkivore gjithnjë e më tepër po transformohet dhe gjithnjë e më
shpesh në atëintelektuale. Andaj, me siguri mund të konstatojmë se sot
paralelisht kemi veprimtarinë arkivore tradicionale dhe virtuale.
Profilin e ri të shfrytëzuesëve të lëndës arkivore, i quajmë “shfrytëzuesit

digjitalë”, të cilët dita me ditë gjithnjë e më tepër, presin nga arkivat si
institucione që të fukcionojnë dhe të ofrojnë informata për nevoja të tyre në
mënyrën që ofrojnë teknologjitë e reja, sidomos servisi i tyre i gjerë: posta
elektronike. Ata presin që në çdo moment dhe në çdo vend që të marrin
informata që është kombinim i suksesshëm i teknologjisë audio, video, web dhe
GPS. Mjafton që të përkujtojmë që për shembull, nëpërmjet të zhvillimit të rrjetit
shoqëror (Facebook, MySpace, Linke-dIn...), jeta personale, shoqërore dhe
profesionale e çdo individi qenësisht ka ndryshuar. Përveç mundësive të reja të
pakufizuara të komunikimit dhe të argëtimit, web teknologjia nëpërmje të këtyre
rrjetave ofron kushte të gjëra për qasje në informata të shumta, për hulumtime
shkencore, për mësim dhe përfeksionim, për kryerjen e shumë punëve profesio-
nale, duke i pasuruar drejtëpërdrejtë përvojat dhe njohuritë e shfrytëzuesve.
Sot para akivave dhe arkivistave paraqiten shumë probleme serioze të

zhvillimit të profesionit në drejtim të përshtatjeve të kërkesave të teknologjisë
bashkëkohore. Tani këto procese në shtetet e ndryshme zhvillohen me dinamika,
varësisht dhe shkalla e zhvillimit të tyre ekonomik dhe shoqëror. Mirëpo, është
e qartë se arkivat më nuk mund të funkcionojnë jashtë miliemumit informativ.
Por, arkivat që disa vite janë pjesë e strategjive të zhvilluara të shoqërisë së re
informative. Ato krijohen dhe miratohen në nivelet botërore, rajonale dhe
nacionale.
Interneti – distribus i të dhënave

Historia bashkëkohore jo vetëm që synon të krijon parametrat
metodologjik në zbatimin e arrijtjeve më të reja të cilat me vedi i sjell epoka e
informacionit, por me te të shërben si mjet simbolik të hulumtimeve të tyre.
Paralelisht me ngjarjet nga sfera e politikës, kanë luajtur edhe kthesat
revolucionare në fushën e të arriturave teknologjike ka paraqitja e internetit.
Ekspanzioni i internetit, kompjuterët personal, revolucioni digjital, shoqëria
informative, të gjitha këto janë përcaktues të epokës bashkëkohore. Ky mjet
është një prej ngjarjeve më të rëndësishme që paralajmron daljen e historianëve,
arkivistëve dhe të tjerëve nga kornizat e punës tradicionale, që të mbështetet në
inovacionet teknologjike, të shkojnë në hap me kohën. Një prej këtyre të
arriturave që i shfrytëzojnë edhe historianët dhe të tjerët është interneti.
Interneti ose Rrjeti ndërkombëtar kompjuterik (International net work)
është medium universal, resursi më i madh global informativ dhe i vetmi mjet
për komunikimin masiv në botën reale. Interneti iu mundëson shfrytëzuesve
përdorimin e serviseve të shumtë dhe të ndarë, nga të cilët padyshim është posta
elektronike (E-mail) dhe rrjeti ndërkombëtar (World Wide Web).
Lëmi ineresante të komunikimit elektronik paraqet edhe “e-learning”
(shkollimi në distancë), e cila mund të definohet si “metodë e studimit dhe
trajnimit, e cila është paramenduar që të tejkalon barijerat kohore dhe
hapësinore, në mënyrën që studentëve iu mundëson studimin në vendlindjen e
tyre ose në institucionet lokale, shpesh në të vërtet si mënyrë që më së tepërmi i
përgjigjet, e kjo nëpërmjet të shfrytëzimit të materialit, që kanë qasje nëpërmjet
të postës elektronike ose në formë elektronike”.
Mediat si rrjet i komunikimit të kujtimeve dhe jo vetëm që janë ato që
regjistrojnë të dhëna, por janë edhe media që ato i distribuojnë. Distribuimi i
teksteve dhe fotografive ishte detyrë i shtëpive botuese, distribuimi i fotografive
lëvizëse është punë e televizioneve, kinemave, si dhe të zhvillimit të video,
përkatësisht DVD-tregut, të cilën në ndërkohë organizonin tregun analog të
librave. Përkundër kësaj paraqitet interneti i cili tregohet si medium hybrid i
338 | Arkivistika
shumëfisht. Ky nuk është vetëm medium hybrid që ndërlidhë të gjitha shënimet

siç janë letrat, fotografitë dhe zërin, por edhe për atë që plotësisht në mënyrë të
re kombinon funkcionet e shkrimeve, komunikimit dhe distribuimit. Interneti
është medij i individualizuar masovik i cili i tejkalon institucionet e zakonshme
të publikimit dhe të distribuimit. Në internet zhduken dallimet nga ajo private
dhe publike. Çdo kush që ka qasje në atë medijë mund të prodhon opinion
vetanak. Interneti është medium global të interakcionit dhe komunikimit, por
është ai edhe medium i kujtesës.
Interneti si resurs informativ, përveç mundësive të jashtëzakonshme të
komunikimit brenda bashkësisë shkencore, ai hulumtuesve iu ofron edhe
mundësi të mëdha në aspektin e gjetjes së materialit burimor, shfrytëzimit të
lëndës digjitale, informimet për të arriturat bashkëkohore në shkencë nëpërmjet
të revistave, artikujve, recensioneve, etj.
Hulumtimi në internet është mbledhja e të dhënave përmes kompjuterit
dhe zakonisht grupe të fokusit etj. për t’u përdorur në një mjedis vitual në
internet.
Interneti si medium interakcioni me potencial për komunikim masovik
është zhvilluar si vend i rëndësishëm i kujtimeve virtuale, që gjërsheton privatën
dhe zyrtarën, të afërmen dhe të largtën, lokalen me globalen. Është formë e re
në të cilën historia dhe kujtimet konstituohen nga poshtë. Pranë shumë
aktiviteteve individuale paraqitën në ndërkohë edhe interesimi për arsimimin e
kuadrit dhe integrimit të aktiviteteve lidhur me kujtimet. Në suazë të atij arkivi
të caktuar profesional të ruajtur, ndryshe të dëshmive jetëshkurtër arrijnë
strukturim dhe stabilitet të caktuar të cilat përndryshe iu mungojnë internet-
porosive të tjera. Sepse si medium i ruajtjes interneti nuk ka shumë që të ofron.
Edhe ajo që është e shkruar në një pjesë të letrës më shumë do të mbijeton se
ndonjë e dhënë elektronike, që afati i ruajtjes në internet , që sipas rregullës nuk
është shumë i gjatë. Asnjëherë nuk mund të mbështetemi në atë që ndonjë
përmbajtje që sot gjendet në internet do të jetë edhe nesër.
Përparsi të madhe që ofron Interneti në aspektin e burimeve historike
është mundësia e menjanimit të një prej rreziqeve kryesore lidhur me
reprezentativitetin e materialit me të cilin historiani disponon. Nëse nuk
ekzistojnë burimet për periudhën dhe trevën e caktuar gjeografike, rezultatet e
hulumtimit nuk mund të përgjithsohen dhe duhet të përkufizohen në territore të
ngushta dhe periudha për të cilat burimet informojnë. Shërbimet e intrenetit siç
janë Web-i dhe posta elektronike i mundësojnë historianit bashkëkohor që t’i
zgjeron horizontet e tija dhe që më lehtë të gjenë lëndën për të cilën është i
interesuar, ose nëpërmjet të komunikimit elektronik t’i merrë informatat me
interes për hulumtimet e tija. Gjithashtu decentralizimi i internetit dhe mundësia
e prezantimit të materialit nga rrethi më i gjerë i institucioneve dhe individëve

mundëson që reprezentititeti i lëndës të zgjerohet edhe në aspektin kvantitativ
(psh. shtypi nga gjithë bota) dhe kvalitativ (p.sh. koleksionet private të
fotografive, pllakatave, dokumenteve tonike, ditarëve të njerzëve të zakonshëm
etj.). Sikurse dikur mikrofilmimi i dokumenteve iu ka favorizuar historianët
duke dalur nga historia tradicionale, me atë që nuk duhet më që me orë të tëra të
ulën në ndonjë arkiv dhe me mund përshkruanin çdo dokument, ose merrnin
shënime nga ai, ndërsa sot e kanë në dispozicion Internetin, CDROM-et, bazën
e të dhënave të dokumenteve, postën elektronike, aparatin elektronik etj.
Web portalet për prezantimin e burimeve historike mundësojnë marrjen
e lëndës arkivore në burimin e saj, formën origjinale, pa marrë parasysh në
llojllojshmërinë e gjuhëve. Në atë rast dokumentet origjinale skenohen dhe në
vizionin digjital i tyre, iu jepet në dispozicion hulumtuesve.
Mundësia e të cilën e ofron publikimi i lëndës historike e publikuar në
internet, e bëjnë të pashterrshëm atë se çka dëshirojmë të prezantojmë. Çdo ditë
në Internet botohen sasi më mëdha të materialit, i cili mund të ishin me interes
për çdo segment të jetës në të kaluarën janë të një rëndësie të veçantë. Edhe
lënda ikonografike mund të shfrytëzohet nëpërmjet të internetit. Me rëndësi janë
veprat elektronike të përmbajtjeve të ndryshme.
Duhet theksuar se kalimi nga forma e vizionit elektronik e të shprehurit
dhe komunikimit me ndërmjetësimit të teknologjive bashkëkohore informative-
komunikative po sjell deri të menjanimi i burimeve tradicionale historike, apo
edhe moskrijimi i tyre siç janë: letrat, kartolinat, ditarët, telegrameve, të dhënat
të tjera, në mënyrë të përafërt sikurse zbulimi i shtypshkronjës shënonte kthesë
të madhe të civilizimit në vigjile të epokës së hershme moderne. Paralelisht, se
si këto burime historike gjithnjë e më tepër po marrin formën e vjetërsimit dhe
të përdorimit të mëpakët, vjen deri të paraqitja e homologëve në formën
elektronike: e-mail etj. që mund të llogariten si lloje të tjera të burimeve
historike, si nga specifiteti i formës elektronike, ndjeshmërisë të formave të
llojllojshme të ndryshimeve, ose keqpërdorimet në Internet, ndryshimet e
shpeshta të përmbatjeve të faqeve (update ose azhurimi), vjen deri më marrja e
tyre në formë kritike, për përcaktimin e autenticitetit.
Ndihmë të pafund dhe rol të pazavendëshueshmë në hulumtimet
historike, Interneti ofron mundësinë e vet që për një kohë shumë të shkurtër i
ofron shfrytëzuesit informata të përmbajtjeve të ndryshme: prej pasqyrës së
periodikut aktual botëror, lajmeve të ndryshme botërore dhe ngjarjeve në fushën
e shkencës për të cilat shkenctari është përcaktuar për profesion të ngusht, deri
të të gjitha navigacionet relevante të thjeshta nëpërmjet të oqeanit të vërtet të
340 | Arkivistika
informatave, bazës së të dhënave dhe botimeve integrale elektronike të librave

dhe të artikujve.
Mirëpo në shfrytëzimin e të dhënave nga interneti, hulumtuesve të
ardhshëm duhet me ua tërheq vemendjen se Interneti, edhe pse është i pakapër-
cyeshëm, duhet pasur kujdes në shfrytëzimin e tyre. Në Internet po lansohen
informata të llojllojshme jo shkencore dhe pseudohistorike, të cilat po zëjnë
hapësirë të madhe. Çdo kush që merrët me historinë e re konstaton se ka shumë
material të prejardhjes së dyshimtë. Kjo vjen për arsye se shpërndarjes së shpejt
dhe të lehtë të informatave nëpërmjet të rrjetit të komunikimit, shkakton në
publikimin e materialeve pa kurrfarë kontrolli, se çdo kush në formë të thjeshtë
mund të lanson informata, nga njëherë edhe për vetvehtën etj. Pseudoshkenca
gjithnjë e më tepër po futet në internet. Historiani i arsimuar dhe i përgatitur
profesionalisht dhe shkenctarisht duhet ato t’i vlerësoj në të mbëshetur në
njohurit dhe përvojat e veta dhe në parimet e shkencës historike.
Duhet aplikuar disa krietere themelore. Në rend të parë, vërtetimi i
besushmërisë duhet përcaktuar në prejardhjen e sajtit të caktuar, se kush e ka
vendosur atë sajt, cili individ ose institucionon qëndron pas asaj përmbajtje dhe
materialit të paraqitur, se të dhënat e paraqitura a janë në kompetencë e atij
personi ose institucioni. Si kriter tjetër për vlerësimin e prezantimit në Internet
mund të na ofron informata për qëllimin e sajtit dhe se qëllimi në mënyrë të qartë
është theksuar në faqën e parë, si dhe disa të tjera që historiani duhet ditur e
bazuar në të dhënat e mëparshme që posedon për atë ngjarje ose personalitet.
Komunikimi përmes kompjuterit

E-mail (posta elektronike) – Komunikimi midis dy ose më shunë
njerëzve përmes e-mail-it (postës elektronike) është bërë një prej mënyrave më
të parapëlqyera për të mbajtur kontakt me njerëzit. Në thelb, kjo është një
metodë komunikimi me anë të tekstit, e cila bën të mundur gërmimin e porosive
të menjëhershme nga një kompjuter në tjetrin. Largësia fizike nuk përmbën asnjë
problem dhe porosia merret nga ana tjetër e botës pothuaj po aq shpejt sa edhe
po të ishte në dhomën ngjitur. Pastaj porosia hapet dhe lexohet nga marrësi, i cili
i përgjigjet ose ua kalon atë personave të tjerë, sipas rastit. E-maili mund t’iu
dërgohet disa marrësve në të njëjtën kohë.
Vetë e-maili mund të përmban edhe dëshmi të bashkangjitura, të
gjeneruar nga vetë kompjuteri – këto mund të jenë dokumente, fotografi,
regjistrime filmike, tabela, e kështu me radhë. Po kështu, e-maili mund të
përfshijë edhe lidhje për adresa në internet ose e-mail të tjera.
- Grupet e diskutimit me e-mail. – Grupet e diskutimit me e-mail u
japin njerëzve që kanë interesa të përbashkëta mundësinë “të bisedojnë” duke
përdorur mënyrën e zakonshme të komunikimit me e-mail. Grupet e diskutimit

me e-mail zakonisht lidhin se bashku njerëz që kanë diçka të përbashkët – për
shembull, persona që po hulumtojnë të njëjtën fushë ose kanë të njëjtat interesa.
Secili person abonohet në listën e e-mailit – kjo zakonisht bëhet pa pagesëë –
dhe merrë e-maile që dërgohen nga anëtarët e grupit. Ndonjëherë grupet
përdoren për të gjeneruar një diskutim për një çështje të caktuar, kurse herë të
tjera thjeshtë për të shkëmbyer informacion.
Një diçka e rëndësishme që duhet theksuar këtu është se “diskutimi”
midis personave që përdorin grupin e diskutimit dhe e-mail është komunikim
asikonik – që do të thotë se anëtarët e grupit që marrin pjesë në diskutim, jo të
gjithë janë domosdoshmërisht të ulur të gjithë tek kompjuterët e tyre në të njëjtën
kohë. Anëtarët e grupit mund t’i përgjigjen një e-maili ose të kontribuojnë në
diskutim në çfarëdo kohe.
- Grupet e diskutimit në rrjet (internet). – Këto ndahen në dy kategori
të dallueshme njëra – tjetrës. Kategoria e parë është e grupeve të diskutimit në
internet (që ndonjëherë quhen forume) që janë të ngjashme me grupet e
diskutimit me e-mail, përveç faktit që ato kryhen në faqe interneti. Kjo do të
thotë që ato janë të hapura për t’u lexuar nga pjesëmarrësit pa pasur nevojën e
regjistrimit të një aderese e-maili. Megjithatë, shumë faqe interneti u kërkojnë
pjesëmarrësve potencialë që të regjistrohen përpara se t’u lejojnë afishimin e
porosive të tyre në të. Kategoria tjetër është ajo e chat rooms(dhoma e bisedave).
Këto janë diskutime që zhvillohen në kohë reale – ose komunikm sinkronik (i
njëkohshëm). Pjesëmarrësit mund të bisedojnë me anë të porosive në formën e
teksti, të cilat mund të shihen nga të gjithë anëtarët e tjerë të grupit që janë në
linjë në kohën kur ato sapo janë shtypur (ndonjëherë edhe ndërkohë që po
shtypen). Përgjigjet janë të menjëherëshme dhe mund të vijnë nga një ose më
shumë anëtarë të grupit njëherësh. Grupet e bisedës nuk janë të vështira për t’u
krijuar.
Kohët e fundit kjo ka shkuar edhe më tej, me përdorimin gjithnjë e më të
gjerë të kamerave të rrjetit dhe lidhjeve me zë nga kompjuteri në kompjuter,
dhe ka shumë të ngjarë që hulumtuesit në të ardhmen t’i përdorin gjithnjë e më
shumë këto mundësi (megjithëse bisedat në grup përmes telefonit kanë vite që
përdoren, edhe bisedimeve në grup në linjë po përdoren nga gjithnjë e më shumë
njerëz).
- Ditarët, blog-ët dhe faqet e internetit. – Në internet botohen një fushë
e gjerë materialesh, që nga materialet e arkivuara të ditarëve nga njerëz që kanë
jetuar në të shkuarën deri tek blog-ët – ditarët e sotëm ose komentet që afishohen
çdo ditë në internet nga politikanët, persona të njohur apo njerëz të zakonshëm.
Në materialet e botuara në këtë mënyrë mund të ketë qasje lehtësisht kushdo që
342 | Arkivistika
përdorë internetin dhe disa mund të kenë edhe grupe ose mundësi diskutimi
midis shkruesit dhe lexuesve.
Përdorimi i kompjuterit për të mbledhur të dhëna arkivore historike

Hulumtuesit që nga viti 1990 kanë filluar të përdorin kompjutetin për të
mbledhur të dhëna. Mirëpo, për përdorim të internetit duhet aftësi paraprake e
hulumtuesit për të përdorur instrumentet në internet, përkatësisht njohuritë dhe
aftësite e hulumtuesit në përdorimin e teknologjisë së informacionit. Qasja e
hulumtuesit në kompjuter dhe programe kompjuterike do t’i mundësojë të kryejë
hulumtimin – dhe burimet materiale dhe të ketë aftësi për të përdorur atë.
Kompjutertë përdorën për mbledhjen e të dhënave kryesisht për këto
arsye: Nuk kushton shumë. Shumica e shërbimeve janë pa pagesë. Një pyetësor
që dërgohet me e-mail nuk ka nevojë të shtypet në letër, të postohet apo
indeksohet, dhe hulumtuesi nuk ka nevojë të shkoj nga një vend në vendin tjetër;
Pjesëmarrësit që janë të shpërndarë gjeografikisht mund të ftohen të marrin
pjesë, nga pjesët të ndryshme të vendit, ose nga kudo gjetkë në botë, për sa kohë
kanë qasje në teknologjinë e duhur. Mund të jetë veçënarisht te përshtatshme kur
hulumtohet në grupe të caktuara njerëzish, si njerëzish që nuk kanë mundësi të
takohen me hulumtuesin ose pjesëmarrësit për një arsye apo një tjetër. Disa
grupe njerëzish mund të jenë më të gatshëm të diskutojnë tema të ndjeshme ose
që nuk janë fort të pranueshme nga shoqëria me anë të përdorimit të kompjuterit,
sesa ballë për ballë, për shkak të anominitetit që siguron komunikimi nëpërmjet
të internetit etj. Mund të jetë një qasje e përshtatshme në rastet kur pjesëmarrësit
e mundëshëm vijnë nga një popullatë e fshehur ose e padukshme, pra grupe që
nuk është e lehtë të indentifikohen.
Kriteret themelore të vlerësimit të faqës së internetit

Para vlerësimit të faqës së internetit për tematikat historike duhet
miratuar disa kritere themelore. Në mesin e tyre mund të caktohen: besushmëria,
saktësia, objektiviteti, përmbajtja dhe funkcionaliteti.
- Besushmëria. Së pari në internet duhet të konstatohet adresa. Nga ajo
shihet se kush është autori (institucioni apo individi), dhe menjëherë e kemi
vlerësimin e parë në cilësinë e burimit. Arkivi, institutet, fakultetet, bibliotekat
dhe shoqatat profesionale llogariten në mesin e burimeve më të besueshme. Më
pastaj duhet shiquar se autori i materialit ose artikullit a është theksuar. Faqja e
internetit me përmbajtje të dyshimt ose me të pavërtetë zakonisht nuk e
theksojnë qartë autorësinë, arikujt janë paraqitur me pseudonim ose janë
plotësisht anonim. Pastaj duhet shiquar kompetencat ose profesionalizimi i
autorit. Përveç emrit të theksuar, duhet shiquar edhe kompetencat për temën e
caktuar ose arsimimin e tij. Disa faqe të internetit përveç emrit të autorit
shënohet edhe biografia dhe bibliografia e tij. Nëse është theksuar emri i autorit,
por pa informata shtesë, atëherë rekomandohet që të kërkohet në internet
publikimet tjera të autorit të përmendur. Poashtu duhet hulumtuar kush është
botues i faqës së caktuar. Nëse në faqet e internetit nuk mund të gjendet emri i
pronarit ose shënimet e tij kontaktuese, krebiliteti i faqës automatikisht
zvoglohet. Më pastaj duhet konstatuar a ka faqja sponzor dhe kush janë
sponzorët. Faqet me përmbatje profesionale ose shkencore sipas rregullit nuk
kanë sponzor të theksuar. Nëse kanë, ato janë vendosur në margjinat e
përmbajtjes. Kur është në pyetje sponzori, duhet vërtetur kush janë ata, a
mundemi me iu besuar si dhe të vlerësohet se cilat janë qëllimet e tyre në
mbështetjen e faqës së internetit. Si kriter tjetër duhet theksuar se faqja e a ka
ndonjë tregues tjetër të besushmërisë. Nëse faqja e internetit e ka numrin ISSN
kjo tregon për seriozitetin e saj.
- Saktësia. E rëndësie të veçantë në vlerësimin e faqës së internetit është
pyetja se ku autori i ka gjetur ato burime për shkrim. Në faqe duhet kërkuar disa
nga indikatorët të informatës kvalitative. Artikulli i theksuar a e ka literaturën,
burimet ose fusnotat. Nëse i ka linket e theksuara në faqen tjetër, duhet vërtetuar
se linket a janë në rregull dhe çfarë është besushmëria e atyre burimeve. Për
burimet dhe literaturën e theksuar mund të vërtetohet se a janë cituar në mënyrë
të drejtë ose ndoshta me qëllim janë ndryshuar ose pjesërisht janë cituar që në
atë mënyrë do të arrinin efektin e caktuar propagandues. Lexuesi i kujdesshëm,
i cili është profesionalist, mund të vërteton se të dhënat e paraqitura në faqën e
caktuar a janë pa gabime dhe të besueshme. Me vlerë janë edhe të dhënat për
ekzistimin e redaksisë ose recenzentëve të materialit të publikuar.
- Objektiviteti. Objektiviteti shumë varët nga qëllimi i autorit. Për këtë
duhet konstatuar edhe këtë: 1. Cili ëshë qëllimi i faqës? Se qëllimi i saj është
informimi i opinionit për hulumtimet e kryera ose ndoshta e informon opinionin
në konkluzione të gabuara për ndonjë temë; 2. A mundet nëpërmjet të
përmbajtjes të vërehet orientimin politik i autorit ose në ndonjë drejtim tjetër?
Këtë mund ta konstatojmë ndikimin eventual të sponzorit në qëndrimin e
autorëve; 3. Cilat informata kanë qasje në faqe dhe sa ato dallohen nga
publikimet tjera? Nëse ato dallojnë, duhet menduar se cila është arsyeja e tyre.
- Përmbajtja. Te përmbajtja duhet vërtetuar se ndonjë temë në faqën e
internetit studjohet në thellësi. Kjo prap varet nga publiku që përmbajtja iu
dedikohet (opinionit profesional ose të zakonshëm). Varësisht prej qëllimit,
autorët ia përshtatin edhe stilit të shkrimit (terminologjinë profesionale dhe
shkencore).
344 | Arkivistika
- Funkcionaliteti. Në mungesë të shprehjes më të mirë e cila do të

bashkonte dizajnin, strukturën dhe lehtësinë e shfrytëzimit të faqës së caktuar të
internet, duhet theksuar kriterin e funkcionalitetit. Koncenzuesi për Web
standardet të përdoruesit të thjeshtë ose historianit në këtë rast nuk është aq me
rëndësi se sa i janë detajet të cilët lehtësojnë punën me faqën. Dizajni i faqës
duhet me qenë i ballansuar ashtu që disa përmbajtje shtesë siç janë videot,
reklamat dhe të tjera nuk e pengojnë leximin. Në faqet me strukturë të mirë lehtë
mund të caktohen titujt, nëntitujt, fusnotat ose shënimet. Në ato faqe nuk është
problem të gjenden autorët ose kontakt shënimet për ta. Në mënyrë që më lehtë
të shfrytëzohet faqet e mëdha duhet pasur përmbajtje të theksuar ose e
ashtuqujtura site map (mapën e faqës). Këtu mund të përfshihen edhe vënia e
datës së faqeve, edhe pse ato për tema historike nuk janë e rëndësie më madhe,
por mund të jenë tregues se autori a kujdesët për të dhënat relevante në rast të
zbulimeve të reja.
Falsifikimet, mashtrimet dhe vlerëshmëria e të dhënave

të marra në internet
Interneti është ende një fushë e re dhe në zhvillim të shpejtë, dhe ai
kapërcen kufijtë kombëtar dhe kulturor, kështu që nuk është gjithmonë e qartë
se çfarë është e ligjshme dhe e pranueshme kur komunikohet në internet.
Megjithatë, për shumë kontekste interneti po harton kode sjelljeje dhe rregulla,
kryesisht për të shmanguar gjuhën ofenduese ose fyese, dhe këto përbajnë
këshilla dhe praktikat e mira në mjedise të ndryshme në internet.
Gjatë përdorimit të të dhënave të marra nga interneti duhet me qenë
shumë i kujdesshëm. Sot teknologjia kompjuterike mundëson që për një kohë të
shkurtër me njohuri modeste kompjuterike fotografitë, imazhet dhe lënda tjetër
ikonografike lehtëfalsifikohen.Të njëjtën lloj të kujdesit duhet pasur edhe gjatë
marrjes nga internet të dokumenteve aukustike ose tonike, siç janë incizimet
origjinale të ndonjë ngjarje (demonstrate, fjalimi, manifestimi, konference etj.)
ose raportet e ndonjë pjesëmarrsi në ndonjë ngjarje. Edhe vet historiani, arkivisti
e të tjerët mund të prodhoj dokumente tonike, nëse me ndihmën e diktafonit i
fikson burimet gojore.
Në komunikimet përmes kompjuterit ndërmjet hulumtuesit dhe pjesëma-
rrësve në studim, të dy palët mund të kenë një identitet virtual. Hulumtuesi nuk
mund të jetë asnjëherë i sigurt për moshën, gjinin ose etnicitetin e pjesëmarrësve
në internet dhe këta të fundit mund të mos të jenë të sigurt për identitetin e
hulumtuesit! Një person që merr pjesë ose “përgjon” në një dhomë bisedash
mund të vendosë qëllimisht t’i mashtrojë anëtarët e grupit me qëllim që të
vrojtojë dhe të mbledhë të dhëna. Disa hulumtues e konsiderojnë këtë jo etike.
Edhe kur hulumtuesi shfaqet hapur, pjesëmarrësit petencialë nuk do të kenë të

dhëna pamore që t’i ndihmojnë të vendosin nëse duan të marrin pjesë, çfarë të
thonë a të mos thonë, dhe a t’i besojnë hulumtuesit. Është mirë, sidomos në një
grup që është i hapur vetëm për pjesëmarrësit, që të ketë, për shembull, një foto
të hulumtuesit dhe pak informacion si për të ashtu edhe për hulumtimin.
Megjithatë, duhet pasur kujdes për sigurinë personale dhe duhet menduar me
kujdes se çfarë rrjedhonash mund të ketë po të jepen informacione personale,
personave të panjohur në një faqe të hapur të internetit.
Ndonëse për vlefshërinë e të dhënave që mblidhen në internet vlejnë të
njëjtat çështje që zbatohen edhe për të dhënat e mbledhura në mënyra të tjera,
anonimiteti i internetit dhe petenciali për t’u larguar lehtë nga faqja e hulumtimit,
kur nuk nuk ka kontakt ballë për ballë me hulumtuesin dhe me pjesëmarrësit e
tjerë, mund të bëjë që pjesëmarrësit ta kenë më lehtë të gënjejnë, ose të paktën
t’i japin hulumtuesit një ide të gabuar. Ndonëse në pyetësorët në internet mund
të futen edhe element kontrolli, është vështirë që t’i “gërmosh” pjesëmarrësit për
të shpjeguar mospërputhjet ose për të eksploruar historinë e tyre në thellësi në
intervistat ose grupet e intervistimit në internet, ku pjesëmarrësi mund të tërhiqet
në çast. Ashtu si në çdo metodë tjetër të mbledhjes së të dhënave, është gjith-
monë të realiteti shoqëror që ato pretendojnë se përfaqësojnë, dhe hulumtuesi
duhet të jetë i vetëdijshëm për këtë mundësi. Nga ana tjetër, duhet vënë në dukje
se anonimiteti i internetit mund të bëjë që disa nga pjesëmarrësit të jenë më të
gatshëm të japin më shumë informacion për përvojat dhe mendimet e tyre, se sa
po të ishin ballë për ballë.
DOKUMENTET ELEKTRONIKE
Kuptimi i dokumentit elektronik

Dokumenti elektronik është tërësi e të dhënave të përbëra nga shkronjat,
simbolet, numrat, shënimet grafike dhe video shënimet të përfshira, dërgesë me
shkrim, vendim ose në çfarëdo akti tjetër të cilën e hartojnë personat juridikë
dhe fizikë ose organi i pushtetit me qëllim të shfrytëzimit për qarkullim juridik
ose në procedurën juridike, gjyqësore ose të tjerë para organeve të pushtetit, nëse
është përpiluar në formën elektronike, i digjitalizuar, i dërguar, i pranuar, i
ruajtur ose i arkivuar në mediat elektronike, magnetike, optike ose të tjera.
Po ashtu, dokumenti elektronik është informatë e shkruar e cila është
dërguar dhe ruajtur me ndihmën e aparaturës elektronike gjatë kryerjes së ndonjë
346 | Arkivistika
transaksioni. Ai është shënim ku informata është shënuar në formë të atillë që

është e përshtatshme për hulumtim, përpunim dhe bartje me ndihmën e
kompjuterëve digjital.
Me dokument elektronik nënkuptojmë edhe dokumentin, i cili është
shkruar ose ruajtur me ndihmën e kompjuterit, në formën ku paraqet nevojën e
përdorimit të kompjuterit gjatë përpunimit ose shfrytëzimit të tij. Në atë mënyrë
ai qartas është ndarë nga dokumenti i cili është përpunuar por jo edhe i arkivuar
në formën elektronike.
Për dallim nga dokumentet konvencionale (letër), ku dokumenti shëno-
het me anë të përdorimit të simboleve (shkronjave, numrave dhe shenjave të
tjera) dhe mund të lexohet drejtpërdrejt, dokumenti elektronik (jokon-vencional)
shënohet me ndihmën e simboleve të cilat quhen kode. Në mënyrë që dokumenti
elektronik (kodi) të mund të lexohet, duhet të dekodohet. Njeriu nuk ka qasje të
drejtpërdrejt në medium në të cilin janë të shënuar të dhënat, andaj i nevojitet
aparatura përkatëse.
Për dallim nga dokumentet konvencionale, dokumenti elektronik e ka
strukturën fizike të ndryshuar. Nga kjo arsye në mënyrë të theksuar e fiton
rëndësinë struktura logjike e tij. Kryesisht është ajo strukturë identike e cila
shihet në monitor. Pasi që struktura logjike e dokumentit elektronik është e
koduar, dekodimi është i mundur vetëm nëse është ruajtur çelësi i tij. Kjo është
edhe arsyeja që dokumenti elektronik definohet si entitet logjik e jo entitet fizik.
Në mënyrë që dokumenti elektronik të jetë i kuptueshëm, duhet të ruhen
paratëdhënat (metadatat, metatëdhënat ose shënimet për shënimet) për
kontekstin dhe strukturën e tij gjatë tërë kohës së ciklusit jetësor të tij.
Kuptimi i dokumentit elektronik origjinal

Dokumenti elektronik është dokument në formën elektronike i cili
shfrytëzohet në veprimtarinë ekonomike, në procedurat administrative,
gjyqësore e të tjera, ndërsa përfshinë të gjitha format e tekstit të shkruar dhe të
tjerë, shënimet, fotografitë, vizatimet, hartat, zërin, muzikën, fjalimin, bazën
kompjuterike të të dhënave, etj.
Në mënyrë që dokumenti elektronik të llogaritet si origjinal, është e
nevojshme që:
-të ekziston garanca e sigurt për integritetin e të dhënave në atë dokument
nga momenti kur për herë të parë është gjeneruar në formën e vet përfundimtare;
dhe
- të mbetet i tërësishëm dhe i pandryshuar, pavarësisht nga të dhënat

shtesë komunikative të cilat paraqitën zakonisht gjatë dërgimit, ruajtjes dhe
prezantimit.
Krijimi i dokumentit elektronik

Zhvillimi i teknologjisë informative në deceniet e fundit në botë është
reflektuar edhe në krijimin me shpejtësi të madhe të dokumenteve të shumtë në
të gjitha lëmenjtë e veprimtarisë njerëzore. Kjo teknologji informative i ka
përfshirë edhe të gjithë krijuesit e dokumenteve arkivore në Kosovë. Ky zhvillim
i shpejt dhe i përhershëm i teknologjive informative dhe komunikative, rritja e
pandërprerë e forcave procesore të kompjuterëve, rrjetat e depërtushmërisë,
mundësitë e lidhjeve ndërmjet veti të kompjuterëve të largtë në mënyrë gjithë-
përfshirëse ndikojnë në metodat ruajtjes së dokumenteve elektronike.
Dokumenti elektronik është çdo informatë elektronike e arkivuar në atë
formë, e cila lejon përpunimin automatik. Llojet kryesore të këtyre dokumenteve
janë:
- Dokumenti lienar elektronik, „datoteka e rrafshtë“, që paraqet
tekstin e strukturuar në formën elektronike;
- Baza e të dhënave, organizon tërësinë e të dhënave të ndërlidhura
reciprokisht. Përbëhet nga të dhënat nga çdo përmbajtje dhe strukture dhe që ato
të dhëna i menaxhon. Disa arkivistë nuk e llogarisën bazën e të dhënave të
dokumenteve në vetvete, por si „bazë“ nga e cila ndonjë dokument do të krijohet;
- Hipermedia, ose dokumenti elektonik joliniear është dokument ku
përmbajtja është paraqitur nëpërmjet të lidhjeve të ndryshme (linqeve), por
mund të përmban edhe fotografi, grafika, tekste, dokumente audio-vizuale dhe
lloje të tjera. Këto dokumente virtuale krijohen vetëm si rezultat i këtyre
lidhjeve, që do të thotë se në formën në letër do të humbnin tërësinë dhe kuptimin
e tyre. Pra, hipërmedia është dokumente që mund të përmban fotografik, grafika,
tekst, shënime audiovizuale etj.
- Dokumenti i zgjuar (smart), dokument interaktiv, i cili i ka treguesit
e burimit të informatave nga jashtë, të cilat sipas nevojës mund të thirren.
Shumica e dokumenteve elektronike krijohen me bartjen e të dhënave të
caktuara, më së shpeshti nëpërmjet të tastaturës së kompjuterit. Mirëpo, kur
është fjala për vetë bartjen e të dhënave, është e nevojshme të theksohet edhe
mundësia e krijimit të dokumenteve elektronike nëpërmjet të konvertimit nga
letra. Shënimi nga letra skenohet, por nuk fitohet fotografia, sikurse fitohet me
procedurat e digjitalizimit, por nga letra bartët tërë teksti, i cili në rrjetin
kompjuterik mund të përpunohet. Kjo realizohet nëpërmjet veprimeve optike të
njohjes së shenjave – OCR (Optical character recognizing) dhe njohjes
348 | Arkivistika
intelegjente të shenjave – ICR (Inteligent character recognizing). Saktësia e

konvertimit të tekstit të skenuar në shqyrtimet arkivore vlerësohet se është deri
në 90%, por tërë procedura varet nga cilësia e dokumentit.
Në këtë kontekst përdoren edhe shkurtesat EAC (Encoded Archival
Context), format që mbështet ndryshimin e të dhënave arkivore të normuara.
Ndërsa, shkurtesa EAD (Encoded Archival Description), është standard për
leximn e mjeteve arkivore dhe të tjera ndidhmëse (inventarë, regjistra, indekse),
me qëllim të këmbimit dhe gjetjes në www.
Te dokumentet elektronike, përdorët termi kompatibilitet, që është
aftësi e kompjuterit që të pranon dhe përpunon të dhëna në të njëjtën mënyrë
sikurse kompjuteri tjetër, pa modifikimin e të dhënave ose mediumeve në të cilin
janë bartur.
Objektet elektronike informative

Objektet informative, në kuptimin e gjerë, paraqesin çdo lëndë e cila
ofron informata pa marrë parasysh a është ai në formën analoge ose digjitale
(elektronike). Objekti elektronik informativ, paraqet atë objekt i cili është krijuar
me ndihmën e teknologjisë informative, pa marrë parasysh se a është formë
burimore ose është fjala për lëndën në formën klasike, e cila është bartur në
qarkun elektronik nëpërmjet digjitalizimit.
Çdo formë e objektit informativ kërkon qasje specifike të procesit të
ruajtjes. Për objektet informative në formën klasike, analoge ekzistojnë mënyrat
dhe metodat e njohura dhe të vërtetuara të ruajtjes. Ndërsa, ruajtja e objekteve
informative elektronike varet nga veçoritë e tij, metodat e ruajtjes afatgjate dhe
ruajtja autenticitetit të tij.
Veçoritë themelore të objekteve elektronike informative kushtëzojnë
ruajtjen e tyre afatgjate. Çdo objekt informativ, pa marrë parasysh përmbajtjen,
mund të shikohet në nivelin e tij fizik, logjik dhe konceptual. Disa nivele i kanë
veçoritë vetanake, si dhe veçoritë të cilat dalin nga lidhjet reciproke të niveleve.
Nivelet në mes veti mund të lidhen me një ose me lidhje të gërshetuar të
shumëfishtë. Me analizën e problemeve të çdo niveli, si dhe me sintezën e
përsëritur në një tërësi mund të shikohet në përgjithësi kompleksi i tërë problemit
të ruajtjes së objekteve elektronike informative.
Niveli fizik është nivel i shënimit të objektit elektronik informativ në
ndonjë medie.
Niveli logjik përcakton mënyrën në të cilën përmbajtja do të organizohet
dhe shënohet në formë fizike. Niveli logjik duhet të jetë prezent edhe në nivelin
fizik. Pra, duhet të shënohet në formën fizike.
Niveli konceptual paraqet atë nivel të objektit elektronik informativ në

të cilin ai objekt njihet si tërësi kuptimore, përkatësisht si njësi informative (p.sh.
dokument, libër, fotografi, melodi etj.). Ky nivel mund të quhet edhe niveli
intelektual. Përmbajtja dhe struktura e tij duhet të përfshihen në nivelin logjik.
Statusi juridik i dokumenteve elektronike

Në disa shtete në definicionin e dokumentit elektronik janë të përfshirë
tre përcaktues çelësor: dokumenti elektronik është gjenerizuar në formën elek-
tronike (pa marrë parasysh a është dokument i konvertuar me digjitalizim ose
me dokumentin elektronik origjinal), i përcjellur (pranuar ose dërguar) dhe i
ruajtur në formën elektronike, që paraqet përdorimin e kompjuterëve gjatë
përpunimit të mëvonshëm ose të shfrytëzimit të tyre.
Shënimet të cilat udhëhiqen në formën elektronike në bazë të dispozitave
ligjore mund të ruhen në formën elektronike nëse:
- të kenë qasje dhe jenë në disponim për përdorim të mëvonshëm;
- të shkruar në formën elektronike, i cili në mënyrë të besueshme paraqet
shënimet e krijuara, të dërguara ose të pranuara;
- në formën elektronike nga e cila mund të përcaktohet nga rrjedh, kujt i
është dërguar, koha dhe vendi i dërgimit të tij ose pranimit;
- të ruhet në formën në të cilën është krijuar ose pranuar;
- është formuar në aplikimin e teknologjive dhe të veprimeve të cilat
mundësojnë që në mënyrë të besueshme mund të përcaktohet çfarëdo ndryshimi
në dokumentin elektronik.
Sipas dispozitave ligjore, dokumentet elektronike si fakte nuk mund të
përdorën për:
- punët juridike me të cilat bëhet bartja e të drejtave të pronësisë në
patundshmëri ose në ato ku përcaktohen të drejtat tjera juridike në patundshmëri;
- deklaratat e palëve dhe pjesëmarrësve të tjerë në procedurën ku
shqyrtohet trashëgimia, format e testamentit, kontratat për dhënien dhe shqyrti-
min e pronave, kontratat për mbajtje gjatë tërë jetës dhe marrëveshjet lidhur me
trashëgiminë, si dhe kontratat tjera nga lëmia e të drejtës së trashëgimisë;
- kontratat për rregullimin e marrëdhënieve pronësore ndërmjet
bashkëshortëve;
- kontratat për posedim të pronës të personave të cilëve iu është marrë
aftësia afariste;
- kontratat për falje;
- punët të tjera juridike dhe të tjera, të cilat me ligj të veçantë ose në bazë
të ligjit të dispozitave të prura, decidivisht është përcaktuar përdorimi i
nënshkrimit të vetë në dokumentet në letër ose vërtetimi i nënshkrimit të vet.
350 | Arkivistika
Vlera e dokumentit elektronik:

- Vlera informative: Dokumentet elektronike pa log, vulë dhe nën-
shkrim e kanë vetëm vlerë informative.
- Vlera juridike: Dokumenti mund të ketë vlerën juridike vetëm nëse
është i pandryshueshëm dhe t’i ketë elementet e autenticitetit (besushmërisë),
nënshkrimin, vulën ose llogon dhe elemente të tjera që janë të parapara me
dispozitat ligjore.
Dokumenti elektronik për të pasur vlerën juridike, duhet:
1. Të regjistrohet në formën e pandryshuar të programit kompjuterik;
2. Të ketë nënshkrimin elektronik të autoritetit të drejtuar;
3. Të regjistrohet firma elektronike e autoritetit zyrtar në një regjistër
shtetëror, që mund të funkcionoj:
- pranë Qeverisë (Sekretari i Përgjithshëm);
- pranë Komunës (Sekretari i Përgjithshëm).
Për arsye të vlerës së dëshmive të dokumenteve në një anë dhe rëndësisë
së tyre për hulumtime shkencore në anën tjetër, duhet gjithashtu të përcaktohet
se cilat versione duhet të ruhen, nga cili server, nga cili vend i punës, nga cila
dosje në letër. Metodat mbesin të pandryshuara, mirëpo prodhimtaria
elektronike është e ndërlikuar.
Bartësitë e dokumenteve elektronike

Sot, si krijues të dokumenteve arkivore, janë, pa dyshim, mediat
elektronike. Mediat (medium) është medij fizik, në të cilën shënimet mund të
shënohen, ruhen dhe të hulumtohen. Sipas, formës, strukturës dhe përbërjes, ato
i ndajmë në: mediat magnetike dhe mediat optike.
- Mediat magnetike
Mediat magnetike janë përdorur qysh në fillim të aplikimit të TI. Llojet
e tyre janë:
- disketa, shfrytëzohet vetëm për ruajtje të shkurtër dhe për këmbim të
datotekës. Afati i ruajtjes së saj është i kufizuar. Zakonisht paraqiten disketat 3
1/5” (floppy). Tani gadi është dalur nga përdorimi;
- kaseta magnetike (1/4” dhe ½”) shërben për ruajtjen e shënimeve me
përmasa të mesme;
- shiriti magnetik, me qëllim të ruajtjes, duhet të mbështillet përsëri në
çdo dy vjet dhe të incizohet prap çdo 10 deri 15 vjet në shirit të ri (në të njëjtin
ose të llojit të ndryshëm);
- 8 mm video kaseta, të cilat duhet të incizohen çdo dy vjet;
- DAT (Digital Audi Tape – shiriti audio digjital), shfrytëzohet

kryesisht për audio incizime. Këto duhet të incizohen çdo dy vjet.
Të gjitha mediat magnetike i karakterizojnë ndjeshmëria dhe qëndrush-
mëria relativisht e shkurtër.
- Mediumet optike janë llojet e ndryshme të disqeve, të cilët më së
shpeshti paraqitën në tri shtresa. Shtresa e parë është baza, shtresa e dytë, në të
cilën „skalitën“ të dhënat, ndërsa shtresa e tretë mbrojtëse. Disqet (mediat)
optike e kanë kapacitetin më të madh, ndësa çasja në ruajtjen e të dhënave është
më e lehtë. Dallojmë disa lloje të mediave optike, dhe ato:
- WORM (Write Once Read Many), janë disqe që të dhënat sipas nevojës
mund të shlyhen dhe të ndryshohen, por ende nuk janë të formatit të
standardizaur. Modeli më i ri është prej 100 GB.
- CD – ROM (Read Only Memory), disqe të kapaciteteve të madhe, të
cilët janë duke u përdorur shumë.
- DVD (Digital versatile disc). Ka kapacitet më të madh se CD-ROM. Ai
po i zëvendësoh video shiritat, diskun llaserik, audio CD dhe CD-ROM. Është
më i qëndrueshëm dhe mund të lexohet me qindra herë. Janë të kapacitetit prej
4,7 deri 18 GB.
Në krahasim me mediat magnetike, ato optike kanë kapacitet shumë më
të madh për shënimin e të dhënave, por edhe e karakterizojnë qëndrushmëria më
e gjatë. Te CD – ROM-ët janë të përhershëm ata prej xhami, por vlerësohet se
ata të lyrë me ari mund të jenë të qëndrueshëm deri në 100 vjet. Në anën tjetër,
të mediat optike ekziston problemi i qendrushmërisë së mediave, andaj duhet që
pas një kohe të caktuar të incizohen.
Duhet të cekim që afatet e lartëpërmendura të ruajtjes janë të përdorshme
vetëm në kushtet optimale të ruajtjes së tyre dhe se këto gjithsesi ndryshojnë me
ndryshimin e ambietit dhe kushteve të ruajtjes, të cilat shkojnë në shkurtimin
drastik të jetës së tyre. Për shkak të zhvillimit të teknologjisë dhe afatit të
kufizuar të ruajtjes së mediave elektronike, rekomandohet që në to të incizohet
rregullisht lënda arkivore digjitale, edhe kur ajo i ngre shpenzimet, por me atë i
shmangemi shumë problemeve të shkaktuara me formate jostandarde dhe
ndërrimeve teknologjike.
Arkivimi i dokumenteve elektronike

Pas krijimit të dokumenteve elektronike me rëndësi të posaçme është
edhe mënyra e arkivimit dhe ruajtja e tyre. Mirëpo, nuk mund të ketë politikë të
mirë të arkivimit pa vetëdijen për rëndësinë e dokumentacionit arkivorë.
Arkivat, së bashku me institucionet kompetente shtetërore, si dhe me vetë
352 | Arkivistika
krijuesit, duhet të krijojnë një politikë të ruajtjes afatgjatë të dokumenteve

elektronike, duke përfshirë edhe klasifikimin dhe arkivimin e tyre.
Mënyra e arkivimit të informatave, përkatësisht dokumenteve arkivore
në mediat elektronike, gjatë krijimit, pasqyrohet më vonë në mënyrën e arkivimit
dhe të ruajtjes së tyre në arkiv. Arkivisti së bashku me krijuesin e shënimeve,
duhet të përcaktojë se cilat shënime do të arkivohen. Mirëpo, ato shënime, në
momentin e arkivimit duhet të kenë strukturë të fortë dhe të qëndrueshme.
Bazë për arkivim të mirë është të organizohet sistemi i klasifikimit të
dokumenteve që nga momenti i krijimit të tyre. Duhet të hartohet plani i
klasifikimit, i cili është pasqyrë e strukturës funksionale të organizimit të
krijuesit. Në bazë të planit të klasifikimit duhet të bëhet edhe evidencimi,
klasifikimi dhe arkivimi i dokumenteve elektronike.
Vështirësitë në arkivimin e dokumenteve elektronike

Me rëndësi të veçantë është arkivimi i dokumenteve elektronike,
përkatësisht i postës elektronike, për arsye se kjo si mjet komunikimi afarist çdo
ditë e më shumë po rritet, e me këtë edhe nevoja e arkivimit autentik.
Vështirësi e theksuar e këtij arkivimi është sepse posta elektronike
përmban tipe të llojllojshme të dokumenteve dhe të shtojcave (attachment) si
nga formati, dedikimi, afati i ruajtjes etj, të dedikuar shfrytëzuesve të ndryshëm
në institucion dhe jashtë institucionit. Kjo në masë të madhe e vështirëson
procedurën e klasifikimit dhe arkivimit, për arsye se kjo procedurë sot kryesisht
bëhet në mënyrë manuale.
Gjatë arkivimit të postës elektronike është e nevojshme të kemi parasysh
atë se ndonjë e-mail porosi mos të arkivohet disa herë (redundacioni). Ky rrezik
është real për arsye se e-porosia shpesh dërgohet në disa adresa në një
institucion, andaj është problem i theksuar të përcaktohet se kush është i
autorizuar për arkivim. Ky problem tani është mënjanuar me futjen e kodit, i cili
e krahason përmbajtjen e porosisë ekzistuese dhe attachmentit me atë të pranuar
të ri dhe konstaton se ato a janë arkivuar deri më tani. Nëse kjo është bërë,
atëherë në sistem vendoset lidhja sipas e-mailit të vjetër.
Vështirësi të theksuar paraqesin edhe afatet e ruajtjes të disa kompo-
nentëve të postës elektronike. Afatet e ruajtjes në listë dallojnë prej dokumentit
në dokument. Në këtë rast mund të aplikohet rregulla e përgjithshme - afati i
ruajtjes së lëndës është si tërësi e jo shkresat në të veç e veç. Lënda mund të
asgjësohet vetëm si tërësi, si p.sh. akti iniciues, në bazë të cilit është krijuar lënda
mund të asgjësohet vetëm atëherë në rast kur të gjitha shkresave u kalon afati i
ruajtjes si tërësi.
Përparësitë dhe mangësitë e dokumenteve elektronike

Deri më tani, puna për krijimin dhe manipulimin me dokumente arkivore
është bërë në mënyrë klasike. Sipas një analize dhe disa hulumtimeve, gjatë
krijimit, klasifikimit etj. të dokumenteve arkivore, në administratën klasike
zyrtare është konstatuar se ajo është mjaft voluminoze, kërkon kohë të gjatë dhe
fuqi punëtore. Për realizimin e asaj veprimtarie, është harxhuar kjo kohë pune:
14% në plotësimin e formularëve; 14% në shkrimin me dorë dhe me makinë;
5% në klasifikim; 10% në vërtetimin e dokumenteve; 10% në hulumtimin e
dokumenteve dhe 10% në punë të tjera.
Sipas disa hulumtimeve është konstatuar se punëtorët administrativ
madje edhe deri në 80% të kohës së punës i harxhojnë në punët e dërgimit,
gjetjes dhe arkivimit të dokumenteve. Shpenzimet e vendosjes dhe ruajtjes së
dokumenteve janë të përhershme dhe të larta. Për shembull, në 100 m² të depos
arkivore mund të vendosën kushtimisht 600 metra gjatësi dokumente, ndërsa
kapaciteti i WORM-it është rreth 800.000 faqe, që përafërsisht i përgjigjet sasisë
prej 160 metrave gjatësi të dokumenteve, përkatësisht rreth 1600 regjistratorë.
Shpenzime të theksuara paraqesin edhe ato të kopjimit ose furnizimit me njësitë
teknike të ruajtjes (fashikuj, regjistratorë, kuti etj.).
Përparësitë e mëdha të administrimit të dokumenteve, bazuar në letër,
kanë qenë dhe janë: një shkallë e lartë e besueshmërisë dhe siguri e madhe ndaj
manipulimeve të paautorizuarve; një ruajtje më kompakte e shkresave zyrtare;
një përpunim më transparent i dokumenteve; përputhja e saktë me trajtimin
arkivor; përputhja me normat ligjore të administrimit; transparenca e kuadrit etj.
Një administrim i dokumenteve i organizuar kërkon, përveç numrit të
madh të personelit, edhe hapësirë të madhe të vendit. Si rrjedhim, nevoja për një
regjistrim të kujdesshëm çon në zgjatjen e ndjeshme të kohës së përpunimit, nëse
dosjet nuk janë menjëherë të qarta.
Pavarësisht nga ajo se si janë krijuar dhe në çka janë arkivuar, doku-
mentet elektronike kanë shumë përparësi, por kanë edhe dobësi. Me përpu-
nimin elektronik të dokumenteve, ndryshimi i disa të dhënave nuk kërkon
bartjen e serishme të të gjitha shënimeve. Në administratë, edhe vet libri i
protokolit mund të udhëhiqet në mënyrë elektronike, që rezulton me gjetjen
shumë më të shpejtë të lëndëve që nevojitën në veprimtarinë e përditëshme.
Si përparësi në menaxhimin zyrtar, por edhe në arkiv, përdorimi i
mjeteve elektronike dhe ruajtja e tyre janë: shënimet në kompjuter të përpunohen
shumë më lehtë dhe më thjeshtë sesa ato me makinë shkrimi; ndryshimi i disa
elementeve në tekstin në kompjuter nuk kërkon, që të shkruhen prapë të gjitha
shënimet; mediat elektronike mundësojnë që të arkivohen më shumë shënime në
një vend sa më të vogël; shumë lehtë është që të kopjohet tërë dokumenti –
354 | Arkivistika
shënimi; bartja e informatave, nga një vend në tjetrin bëhet shumë lehtë dhe
shpejt; në përdorimin e strukturës elektronike të përpunuar ka mundë-si të bëhen
edhe format më të ndërlikuara të shfrytëzimit etj.
Ndërsa, sa i përket dobësive të shfrytëzimit dhe ruajtjes së tyre, po
theksojmë ato më kryesoret: nuk ekziston një strategji e planifikimit sa i përket
ruajtjes, arkivimit, përdorimit, shfrytëzimit, vlerësimit, mbrojtjes etj. të doku-
mentacionit elektronik; mungon ende legjislacioni që rregullon mënyrën e
adminis-trimit prej çastit të krijimit të tyre në administratën publike e deri te
vendosja dhe ruajtja në arkiv; mungesa e kuadrove kualifikuese profesionale;
vështirësitë në përzgjedhjen e dokumenteve me vlerë të përhershme dhe
mënjanimit të materialit të pavlershëm regjistraturik, etj.; si vështirësi e theksuar
që paraqitet në arkiv, pas pranimit të dokumenteve elektronike, është ajo se
punëtorët arkivorë nuk kanë njohuri të duhura, dhe atë lëndë e pranon në format
të vjetruar, kështu që për migrimin e informatave në aparaturën përkatëse është
punë mjaft e vështirë dhe e shtrenjtë, mirëpo, gjatë krijimit të dokumenteve
elektronike; për leximin e tyre nevojiten aparatura përkatëse të llojit dhe kohës
së vet; harxhime financiare për sigurimin e pajisjeve elektronike (kompjuterë);
një punë e madhe profesionale për mirëmbajtjen e sistemeve kompjuterike dhe
të dhënave elektronike; punë e madhe organizative (ristrukturimi, modernizimi
dhe përshtatja e vazhdueshme e proceseve të punës, të drejtave të përdorimit të
të dhënave); afati shumë i shkurtër i ruajtjes së mediave, përkatësisht bartësve të
informatave, disketave, CD etj. në krahasim me letrën dhe mikrofilmin;
ndryshimi dhe vjetërsimi i shpejtë i aparaturës për shfrytë-zimin dhe leximin e
informatave; kushte specifike adekuate optimale për ruajtjen e tyre; mundësia
shumë e lehtë e dëmtimit; shkatërrimi nga viruset e ndryshme, përkatësisht
shlyerja e informatave; shumëzimi dhe mundësia e lehtë e ndryshimit të tekstit
burimor (çka ndikon që të bjerë në dyshim forca e dëshmisë dhe autenticiteti i
dokumentit), kur kemi të bëjmë me dokumentet që nuk janë krijuar nga
programet e pandryshueshme; ndryshimet e shpejta të teknologjisë dhe të tregut,
e vështirësojnë gjetjen e formateve ekzistuese dhe afatgjate, të cilat duhet të
shfrytëzohen.
Me dokumente elektronike, të përpiluara në programet e ndryshueshme,
në disa raste mund të manipulohet lehtë dhe të mos lërë asnjë gjurmë, kështu që
vlera e tyre si dëshmi në gjyq e kudo, është e zbehtë ose nuk pranohet fare. Që
dokumenti elektronik të ketë vlerë juridike, ai duhet të regjistrohet në format të
pandryshueshëm, pastaj të ketë nënshkrimin elektronik të autoritetit drejtues dhe
elementet e tjera juridike. Duke mos e ditur rëndësinë e dokumenteve historike
e shkencore, por edhe juridike, pas përfundimit të procedurës administrative,
përfundimit të asaj lënde, përpiluesit dhe krijuesit e saj, ato dokumente në shumë
raste i fshijnë nga kompjuteri ose nga bartësit e informatave, ose shkatërrohen
në kompjuter nga virusi, avaritë e ndryshme etj.
Në shumë organizata ka ndërrime të kuadrit, i cili me kalimin në
organizatë të re, ato informata nuk ia dorëzon askujt. Ato, me kalimin e kohës
shkatërrohen. Është konstatuar se disa institucione që krijojnë dokumentacion
elektronik, ato i konsiderojnë vetëm si informacione të thjeshta, e jo si informa-
cione arkivore. Ato institucione më tepër preokupohen me çështjet teknike dhe
administrative absolutisht të çastit. Shumë pak persona janë të njohur me
kuptimin e vërtetë të arkivit elektronik.
Nga e tërë kjo mund të konstatojmë se futja e sistemeve të përpunimit
elektronik, bazuar te kompjuteri, si dhe lindja e dokumenteve elektronike, që
nuk mund të bazohen më në materialin bartës tradicional: letrën, krahas anëve
pozitive, si sigurimi, shpërndarja dhe përpunimi më i shpejtë i informacionit,
bart edhe rreziqe më vete. Kjo vjen sepse me çdo kusht duhet siguruar që
dokumentet të jenë të shfrytëzueshme edhe pas shumë vjetësh, madje dekadash,
në tërësinë dhe në kontekstin e tyre.
Baza e të dhënave
Shënimi (të dhënat) është bazë themelore e informatës. Kur disa shënime
(të dhëna) grupohen, ato e përbëjnë dokumentin, disa dokumente datotekën,
ndërsa disa datoteka të ndërlidhura përbëjnë bazën e të dhënave.
Ekzistojnë dy mënyra të ruajtjes të të dhënave – shënimeve: në formën e
dokumenteve të veçanta ose në depot e tyre (angl. Storage) në bazën e të
dhënave.
Baza e të dhënave është grumbullim i të dhënave të ndërlidhura
reciprokisht. Përbëhet prej: të dhënave individuale (përmbajtja) dhe strukturës
e cila ato të dhëna përkatësisht përmbajtje i organizon.
Bazat e të dhënave (ang. Data), janë programe të cilat mundësojnë
krijimin e sistemit për ruajtjen dhe përpunimin e të dhënave të natyrës admini-
strative, afariste, financiare. Shumë prej tyre ndodhen në kufirin në mes të
programeve aplikative dhe gjuhëve të larta të programimit. Sidoqoftë, ato
kryesisht përdoren, në pothuajse të gjitha nivelet e administratës.
Bazën mund ta definojmë edhe si regjistër i të dhënave elektronike. Disa
baza të të dhënave janë strukturuar edhe si regjistra ose skedar të dokumenteve
konvencionale. Vetia më e rëndësishme e bazave të të dhënave është se ato
vazhdimisht mund të pranojnë, të kërkojnë dhe të analizojnë të dhëna, shpejtë
dhe sigurt. Përveç kësaj, sasia e informatave që mund të ruhen është shumë e
madhe në krahasim me çmimin edhe dimensionet e mediumit në të cilin
vendosen. Nga ana tjetër, ekziston edhe mundësia e shfrytëzimit të njëkohshëm
356 | Arkivistika
të disa bazave nga i njëjti shfrytëzues, me qëllim që të bëhen krahasime të

caktuara në mes tyre, por edhe mundësia që më shumë shfrytëzues të shkruajnë,
lexojnë ose modifikojnë të dhëna në të njëjtën bazë. Në shumë raste, të dhënat
mund të shfrytëzohen nga programet tjera, siç janë p.sh. procesorët e tekstit ose
programet statistikore.
Informatat që ruhen në bazën e të dhënave rëndom zbërthehen në pjesë
më të vogla, të cilat i quajmë fusha (angl. Field). Kështu p.sh. emri i një personi
do të vendosej në një fushë, mbiemri në fushën fqinje, ndërsa datëlindja në
fushën e tretë.
Krijimit të bazës së të dhënave i paraprin përcaktimi i skemës logjike.
Kjo është detyra më e vështirë në kuadër të cilës definohen elementet e bazës (të
dhënat, përmbajtja) dhe lidhjet e tyre reciproke (struktura organizative). Për
shkak të përkufizimeve të softuerit nganjëherë struktura e bazës së të dhënave
nuk i plotëson kërkesat e paraqitura në skemën logjike.
Bazat e të dhënave komplekse (relacioneve) përbëhen nga disa tabela me
përcaktues të cilët drejtojnë nga një tabelë në tjetrën, por edhe struktura e tyre
logjike në bazë është e njëjtë me bazat unike. Bazat e të dhënave moderne,
përveç datotekave tekstuale, përmbajnë edhe hipertekst, fotografi, zë, etj.
Pasi që baza e të dhënave është grumbullim i organizuar i të dhënave,
ajo duhet të ruhet deri sa të ekziston edhe shënimi i fundit i përfshirë në te. Vetëm
ashtu ai shënim mund të gjendet.
Struktura e prezantimit të bazës së të dhënave është e pasqyruar në
monitor dhe shërben për futje dhe shikim të të dhënave. Në aspektin e definimit
të karakterit të bazës së të dhënave, ekzistojnë dy koncepte. Në të parin, baza e
të dhënave përmban dokumente, ndërsa në të dytin vetë baza e të dhënave është
dokument.
Nëse e plotëson konceptin e shënimit (të dhënave), baza është dokument.
Ato kërkesa janë plotësuar kur baza e të dhënave i dokumenton aktivitetet
afariste. Dokumentimi përfshinë shënimin e paratëdhënave dhe prapë shfrytë-
zohet përmbajtja, struktura dhe konteksti i shënimit.
Baza e të dhënave ruhet në diskun e fortë (hard diskun), i cili karakteri-
zohet me memorien e madhe eksterne. Në diskun e fortë ruhen edhe programet
aplikative dhe datotekat. Baza e të dhënave mund të kërkohet me shpejtësi të
madhe, ndërsa të dhënat të cilat i përfshinë mund të shfrytëzohen në aplikacionet
e instaluara.
Në fund mund të theksojmë se datoteka është tërësia e shënimeve të
regjistruara në bartësin e kompjuterit për ndonjë dedikim; sasi e madhe e shëni-
meve të rregulluara sipas parimit të caktuar në shiritin magnetik, disqet magne-
tike ose kartelat magnetike që e përbëjnë të ashtuquajturën memori ekstreme, e
kyqur në njësin qendrore të ndonjë kompjuteri. Datoteka është edhe program që

ruhen të dhënat me qëllim të shfrytëzimit të mëvonshëm sipas nevojës.
Parimet e administrimit me dokumente në bazën e të dhënave

Administrimi me dokumente në bazën e të dhënave paraqet kërkesa të
reja. Në mënyrë që baza të plotëson qëllimin e vet, është e nevojshme që të jetë
e projektuar dhe e aftë për ruajtje të të dhënave, por edhe të të gjitha ndryshi-
meve. Vetëm ajo bazë e projektuar në atë mënyrë është mjet efikas për
menaxhim. Kjo është kërkesë, sepse ndërrimi i të dhënave (përmbajtjes) dhe
strukturës organizative është i përditshëm.
Vendimi përkitazi me ruajtjen e dokumenteve duhet të merret gjatë
projektimit të sistemit informativ, përkatësisht para se të krijohet dokumenti i
parë. Ky vendim nuk guxon të merret pa konsultim të arkivit kompetent, kështu
që tani nga themeli ndërrohet roli i arkivit.
Parakusht për funksionimin e bazës së të dhënave është krijimi i drejtë
dhe i kuptueshëm i skemës logjike. Në të vërtetë ajo përmban rregulla për
ndryshime ose shlyerje e të dhënave. Ndryshimi i të dhënave, përkatësisht
përmbajtjes së bazës duhet të kryhet sipas parimeve të administrimit me
dokumente.
Ruajtja e shënimeve në bazën e të dhënave del nga qëllim i saj, si dhe
nga dispozitat dhe rregullat afariste. Të gjitha kërkesat e theksuara juridike dhe
afariste paraprakisht implementohen në listën e kategorive me afate të ruajtjes
dhe pastaj instalohen në dizajnin e bazës dhe në mekanizmat për kontrollin e
ndryshimeve dhe të shlyerjes të të dhënave të ruajtura.
Në mekanizëm është e domosdoshme të sigurohet ruajtja e bazës së të
dhënave me të gjitha shënimet e futura, rezultatet, paratëdhënat dhe dokume-
ntacionin, dhe atë në të gjitha nivelet: të dhënat, dokumentet, datotekat dhe baza
e të dhënave.
Administrimi me dokumente elektronike

Forumi DLM së pari e ka njohur nevojën për kërkesat funksionale
gjithëpërfshirëse për administrimin me dokumentet elektronike. Zhvillimi i
modelit të kërkesave funksionale për administrimin me dokumentet elektronike
–MoReq – e ka udhëhequr programi IDA (Interchange of Data betëeen
Administions – Këmbimi i shënimeve në mes trupave administrative).
Kërkesat për formësimin dhe administrimin me dokumente elektronike
(MoReq), është rezultat i iniciativës së programit IDA. Ajo përfshinë speci-
fikacionet dhe kërkesat funksionale dhe jofunksionale për modelin e
administrimit me dokumentet elektronike. Nënkupton ekzistimin e sistemit për
358 | Arkivistika
administrimin me dokumente në rrethin digjital (Sistemi për administrimin e

dokumentet elektronik).
Kërkesat mund t’i aplikojnë grupe të ndryshme të shfrytëzuesve: ata të
cilëve iu nevojitet sistemi i cili do të udhëheq me dokumentet elektronike (p.sh.
përgatitja e ftesave për ofertën më të mirë për kryerjen e punëve); ata të cilët e
kanë sistemin dhe duhet vetëm ta vërtetojnë, vlerësojnë ose ta begatojnë;
industria e softuerëve e cila do të orientojë zhvillimin e prodhimit; veprimtaritë
shërbyese që udhëheqin me dokumentacion, në mënyrë që të përcaktojnë
natyrën e shërbimeve e cila iu ofrohet; shfrytëzuesit potencial të shërbimeve të
jashtme të udhëheqjes me dokumentacion në mënyrë që të specifikojnë, cilat
shërbime iu nevojiten. Këto kërkesa mund dhe duhet të implementohen me
ndihmën e ekspertëve për softver, nëpërmjet veprimeve dhe aktiviteteve në
administrim.
Orientimet përfshijnë modelin referues, kërkesat ERMS, analizat e
funksioneve arkivore dhe informatave teknologjike (klasifikimi, mbikëqyrja
dhe sigurimi, ruajtja dhe dhënia e dokumenteve në përdorim, pranon dokumen-
tet, hulumtimin dhe gjetjen) dhe analizën e para të dhënave (meta shënimeve)
për sistemin e udhëheqjes me dokumente.
MoReq specifikon kërkesat funksionale për administrimin me dokumen-
tet elektronike. Përfshin modelin i cili tregon se si reciprokisht janë të lidhur
draftet e klasifikuar, lëndët, dokumentet etj. Modeli është aplikuar edhe në
dokumentet elektronike dhe në ato hibride (lëndët që përmbajnë dokumente
elektronike dhe dokumente në letër). MoReq supozon se ky model dhe këto
kërkesa do të aplikohen në përbërjen e quajtur ESVS – sistemi elektronik për
udhëheqjen e dokumenteve (Elecronic records menagement system). Ai madje
nuk sjellë specifikacionin ESVS, por vetëm e përcakton se çka ai duhet të punoj.
Përgjegjësia e shfrytëzuesit është se si ESVS do të aplikohet. MoReq, gjithashtu
e kyç modelin gjithpërfshirës të para të dhënave për administrimin me doku-
mente. MoReq është specifikacion i përgjithshëm dhe modular. Kjo do të thotë
mund të japim funksionalitetin plotësues relevant për situatën konkrete, dhe
sipas nevojës të mënjanohen aspektet MoReq. Flitet edhe për nevojat e tjera, siç
janë nënshkrimet elektronike, ruajtja e shënimeve digjitale dhe dokumentet
hibride.
Ky kombinim, kombinon përparësitë e mënyrës së punës elektronike me
shënimet e udhëhequra praktike, duke i mbuluar, p.sh. klasifikimin, admini-
strimin e dokumenteve, procesin e punës, paratëdhënat (meta shënimet –
metadatat) dhe teknologjitë tjera të lidhura. Ky dokument mbulon një spektër të
gjerë të nevojave për shumë shtete, në degë të ndryshme të prodhimtarisë dhe
me lloje të ndryshme të dokumenteve. Parashihet që të shërbej si model, por jo
që t’i rregulloj të gjitha mundësitë e aplikimit të ESVS. Sektorët e ndryshëm

afarist, institucionet e llojeve dhe madhësive të ndryshme dhe faktorët tjerë
mund të japin kërkesa të reja specifike.
Në këtë aspekt, nga arkivat kërkohet dhe pritet pjesëmarrja aktive në
procesin e administrimit me dokumente elektronike gjatë ciklit të tyre jetësor,
që është e mundur nëse arkivistët marrin qëndrim aktiv, të planifikuar, profe-
sional, funksionalo-orientues në relacion me krijuesit e lëndës. Me paraqitjen e
sistemeve kompjuterike me të madhe kanë ndryshuar lidhjet në mes të
funksioneve organizative dhe afariste të organizatave, duke marrë parasysh se
strukturat afariste bashkëkohore nuk janë të nevojshme të organizohen rreth
funksioneve të veçanta, por shpesh janë multi funksionale, ndërsa me zhvillimin
e mëtejshëm të teknologjisë, organizatat gjejnë përdorime të reja të
kompjuterëve, gjatë përdorimit të informatave dhe komunikimeve. Nga aspekti
arkivor, me rëndësi është që gjatë formësimit të sistemeve informative të
përshihen edhe kërkesat e arkivistëve, që dokumentet elektronike sistematikisht
të kontrollohen gjatë ciklit të tyre jetësor. Programet e udhëheqjes me doku-
mente elektronike duhet të jenë të integruara plotësisht me dokumentet në letër
të cilat rrjedhin nga i njëjti burim.
Paratëdhënat (metashënimet)
Paratëdhënat janë, në përgjithësi, shënimet për shënimet: të dhënat e
strukturuara që e përshkruajnë dokumentet me qëllim të identifikimit të tyre,
përshkrimin, menaxhimin dhe mbrojtjen, si dhe me qëllim të ruajtjes së
auteticitetit të tyre, përmbajtjes, strukturës dhe kontekstit. Gjithashtu detyrat e
paratëdhënave janë sigurimi i qasjes në dokument së personave të autorizuar,
dhe pengimin e qasjes së personave të pautorizuar..
Paratëdhënat janë “shënimet për shënimet”. Ato përbëjnë informatat në
kontekstin e krijimit, jetës dhe përpunimit të dokumenteve elektronike. Kriteret
e vlerësimit, përzgjedhjes (llojit, data e përcaktuar, data e përpunimit….) dhe
shfrytëzimi munden gjithashtu, qysh nga krijimi i shënimeve, të jenë pjesë e
paratëdhënave të tyre. Pra, ekzistojnë lloje të ndryshme të paratëdhënave: për
përshkrimin, për krijimin dhe administrimin, për ruajtjen afatgjate etj. Sot
ekzistojnë disa standarde të paratëdhënave.
Me zhvillimin e internetit e sidomos të menaxhimit elektronik është
nxitur zhvillimi i standardeve dhe i teknologjive. Një ndër to janë edhe paratë-
dhënat. Interesimi serioz për paratëdhënat është paraqitur para arkivistëve,
lidhur me problemin e mbrojtjes, pranimit dhe administrimit me dokumente
elektronike. Përpunimi dhe jo stabiliteti i shkallëzuar i dokumenteve dhe i
mediave, varësia prej qarkimit të softverëve dhe hardverëve dhe vjetërsimi i
360 | Arkivistika
shpejt i teknologjisë kanë paraqitur shqetësim në aspektin e ruajtjes së

përhershme dhe qasjes në dokumentet elektronike. Mirëpo, është paraqitur se
shënimet elektronike e kanë edhe një karakteristikë e cila jo vetëm e vështirëson
ruajtjen e përhershme, por mund të sjell në pyetje shfrytëzimin e tyre si mjet
autentik dhe i besueshëm për komunikimin afarist dhe dokumentacionit të
nevojshëm të aktiviteteve afariste, që të gjitha format të cilat dokumenti
tradicionalisht duhet t’i ketë. Se si struktura fizike dhe logjike të dokumenteve
elektronike nuk përputhen.
Lëmitë themelore në të cila arkivistët dallojnë tërësitë e paratëdhënave
janë: krijimi, shfrytëzimi dhe menaxhimi i dokumenteve, ndërsa qëllimet
kryesore të paratëdhënave mund të diferencohen si: identifikimi unik i
dokumenteve; autenticiteti i dokumenteve; ruajtja e përmbatjes, strukturës dhe
kontekstit të dokumenteve; menaxhimin me kushtet e veprimit dhe të arkivimit;
evidencimin e shfrytëzimit të dokumenteve; mundësia e kërkimit, gjetjes dhe
prosisë (së autorizuar) të shfrtëzuesve; pengimin e shfrytëzimit të paautorizuar;
sigurimin e interperbilitetit në qarkun e rrjetit.
Në këtë kontekst arkivistët vëmendje më të madhe i kushtojnë problemit
të mbrojtjes së autenticitetit, besushmërisë dhe kontekstit të dokumeneve
elektronike. Me kuptimin besushmëri nënkuptojmë karakteristika që
dokumentit mund t’i besohet, përkatësisht që dokumenti të shërben si dëshmi e
sigurt, që është lëshuar nga ai që ka pasur të drejtë dhe i autorizuar, se është
ruajtur konteksti i tij që mund të kuptohet në mënyrën e drejt. Ndërsa, me
kuptimin autenticitet në arkivistikë nënkuptojmë karakteristikat e dokumentit
që është ajo që ai paraqet, që është krijuar nga krijuesi që e ka krijuar dhe është
krijuar në kohën në të cilën është krijuar, dhe që është i buesueshëm nëpër kohë,
d.m.th. se forma dhe përmbatja e tij gjatë kohës nuk janë ndyshuar. Për kuptim
të vërtetë të dokumentit është e nevojshme edhe konteksti i tij. Në kuptimin
arkivor, konteksti i një dokumenti përfshinë njohur për ate se ku ai dokument
është krijuar, për çka, për ke, si është pranuar dhe arkivuar, por edhe marrë-
dhëniet e tij me dokumentet e tjera, pa të cilët nuk mundet në tërësi të kuptohet.
Disa nga inciativat dhe projektet e krijuesve dhe përdorimi i
paratëdhënave, të cilat janë të rëndësishme për arkiva, janë:
- SPRIT (Strategic Partneship with Industry – Research & Training), në
të cilin po punon grupi nga lëmitë e ndryshme. Nëpërmjet të këtij projekti, me
analizën e menaxhimit zyrtar, të standardeve nacionale dhe ndërkombëtare është
zhvilluar skema e paratëdhënave (Recordkeeping Metadata Schema);
- BAC (Business Acceptable Communication), është zhvilluar në
Univerzitetit e Pittsburghu, duke analizuar ligjet, rregullativat, standardet dhe
literaturën, e cila ka të bëjë me menaxhimin e dokumenteve. Prej të tjerëve, më
i njohuri është Dublin Core (Telbi i Dublinit), i cili kërkon grupin e elementeve
të paratëdhënave për gjetjen e dokumenteve elektronike. Si një prej inciativave
më të rëndësishme të këmbimit të informatave në Web, llogaritet si një prej
modeleve më të suksesshme të paratëdhënave.
Dokumenti elektronik shpesh nuk përmban tërë atë që është e nevojshme
në mënyrë që të mundet në formë të njëjtë të interpretoj kontekstin e tij,
prejardhjen, tërësinë dhe autenticitetin, ndonjëherë edhe strukturën. Elementet e
shënimet të cilat atë do ta mundësonin ndoshta kanë ekzistuar, por jo në vetë
dokumentin, ose, nëse dokumenti i përmban, por nuk janë të shfrytëzueshëm
funksionalisht, sidomos në kuptimin e vërtetimit të tërësisë dhe autenticitet – që
prapë janë kërkesat të cilat dokumenti tradicionalisht duhet t’i përfshijë. Nga kjo
vijon se koncepti i dokumentit në sistemin elektronik duhet të shprehet si njësi
logjike, e cila përveç përmbajtjes përmban edhe shënime të cilat sigurojnë
pjesëmarrjen e kontekstit, definicionin e një rëndësie të njëjtë të definicionit të
strukturës dhe vërtetimit të tërësisë dhe autenticitetit. Ato shënime, së bashku
me strukturën e cila i përcakton si tërësi, zakonisht quhen recordkeeping metoda
– paratëdhënat në administrimin me dokumente, ndërsa nxjerrën nga mënyrat
në të cilën kërkesat funksionale për dokumentet elektronike realizohen në
qarkun elektronik. Kur një dokument ka filluar të shikohet diçka që përmban
nga shënimet dhe paratëdhënat, ku nga paratëdhënat varet edhe vet definicioni i
dokumentit dhe atë se ndonjë tërësi e shënimeve mund të llogaritet dokument,
ata janë krijuar si pjesë e shqyrtimit për çfarëdo teme e cila ka të bëjë në
administrimin me dokumente.
Edhe pse me të drejtë mund të thuhet se paratëdhënat nuk janë diçka, që
veç nuk i njohim me ndonjë emër tjetër (evidencat administrative, mjetet
ndihmëse etj.), dy çështje janë të lidhura me përdorimin e këtij kuptimi kur është
fjala për shënimet elektronike, meriton koment plotësues. Ato janë lëmi të
zbatimit të tërësive të caktuara të paratëdhënave dhe nga aty ka dalë problemi i
veprimit të brendshëm (interoperabilitetit), si dhe roli tij në proceset e sistemit
pjesë e të cilit është.
Administrimi me dokumente elektronike përherë është i lidhur me
qarkun afarist dhe teknologjinë në të cilën zhvillohet dhe kështu sistemi për
administrimin me dokumente nuk është i dëshirueshëm të izolohet. Organizatat
të cilat shfrytëzojnë ndonjë sistem të tillë sigurisht veç e shfrytëzojnë një ose më
shumë sisteme afariste, vegla për krijimin, rregullimin e dokumenteve dhe
komunikimin me partnerët afarist. Paratëdhënat në administrimin me dokumente
nuk shërbejnë vetë, as në gjetjen dhe marrjen e shënimeve, siç është rasti me
disa skema të njohura. Nëse e shikojmë me kujdes ajo çka thuhet në kërkesat
funksionale që duhet të plotësohen, dhe i shikojmë regjistrimet e elementet të
362 | Arkivistika
shënimeve të cilat kanë dalë nga ndonjë projekt i cili është marrë me këtë temë,
do të shohim se në shumicën prej tyre ka të bëjë me dokumentimin dhe kujdesin
në funksionet me udhëheqjen e dokumenteve. Në këtë kuptim paratëdhënat janë
shprehje shënimesh të proceseve të caktuara: transaksioneve, e jo shënime
përshkruese. Shënimi përshkrues në parim është i përdorshëm përherë kur është
i përdorshëm edhe përmbajtja e tij, ndërsa transaksioni vlerën e tij ia ka borxh
asaj që në mënyrë sekrete është krijuar gjatë zbatimit të transaksionit dhe
përmban pjesën e dokumentit të përdorshëm për te. Shënime transaksionale me
këto kërkesa funksionale varen edhe nga zbatimi konkret i sistemit dhe në të
vërtet këtu qëndron problemi i formësimit dhe futjes në punë të sistemeve të
udhëheqjes me dokumente. Në formësimin e skemës së paratëdhënave në
administrimin me dokumente deri me tani ajo lidhet për transaksion dhe nuk
është marrë parasysh në masë të duhur, e as nuk është analizuar që ajo lidhje do
të thotë jo vetëm administrim me dokumente, por edhe formësim i skemës së
paratëdhënave, definim të karakteristikave të tyre dhe sjelljeve në sistemin aktiv
të udhëheqjes me dokumente.
Formësimi i skemës së paratëdhënave në administrimin me dokumente
varet nga tre faktorë të cilët i paraprijnë: perceptimi për atë se çka është
administrimi me dokumente dhe çka përfshinë në tërësi, për qarkun teknologjik
dhe afarist në të cilin ai zbatohet, dhe në rolin e paratëdhënave në funksionet e
veçanta të udhëheqjes me dokumente.
Të zhvillohet skema e paratëdhënave e cila mund të shfrytëzohet sot nuk
është aq punë e lehtë. Që ajo skemë të jetë e përdorshme janë të nevojshme tri
pjesë përbërëse: e caktuar, nëpërmjet të tërësisë së kuptimeve të formalizuara
për të kuptuar pjesët e vërteta për të cilat skema punohet – semantika, tërësia e
rregullave me të cilat ato kuptime ndërlidhen në kuptimin e dëshmive për lëndët
dhe kuptimet në pjesën e fundit të vërtetë – gramatika, dhe protokolli me të cilin
ato dëshmi mund të këmbehen – komunikimi. Për administrimin me dokumente
në nivelin semantik tani kemi disa propozime.
Paratëdhënat nuk funksionojnë dhe nuk përpilohen pa rregullat e zba-
timit, kontrollin e procesit dhe kontributin e tyre. Tërësitë e para të dhënave janë
prodhim dhe resurs i procesit, prandaj skemat duhet të formësohen sipas tyre.
Paratëdhënat, në sistemin e udhëheqjes me dokumente nënkuptojnë
modelin e tërësishëm të shënimeve të sistemeve afariste dhe informative, të cilat
e përbëjnë një tërësi afariste, e jo vetëm gjurmë të shënimeve për kryerjen e
funksioneve tradicionale të udhëheqjes me dokumente – në disa zbërthime
relative të komponentëve të shënimeve ose skemave të cilat në to paraqiten.
Funksioni i dytë i para të dhënave është identifikimi dhe organizimi i
dokumenteve, në ndonjë strukturë të caktuar, përkatësisht klasifikim. Të gjitha
skemat e paratëdhënave në administrimin me dokumente, i kanë elementet të

cilat e mundësojnë klasifikimin, përkatësisht organizimin e dokumenteve madje
në një strukturë shumë shtresore.
Të gjitha skemat e paratëdhënave të përfaqësuesit janë elemente të cilat
përbëjnë shënime për transaksione dhe dokumentojnë aktivitetet e udhëheqjes
me dokumente. Fjala është kryesisht për transaksionin e shënimeve të cilat
formësohen, dhe në sistem përfshihen gjatë kryerjes së aktivitetit të caktuar.
Mënyra e shënimit të këtyre shënimeve, në sistemet tradicionale i përgjigjet
prejardhjes së transaksionit të tyre. Skema e paratëdhënave në sistemet e
udhëheqjes me dokumente përfshinë ato shënime, por jo në mekanizëm i cili do
të siguroj besueshmërinë e tyre si dokument për transaksion.
Identifikimi dhe përcaktimi i kontekstit të dokumentit në skemën e
paratëdhënave përveç evidencave për transaksionet, përfshijnë edhe shënimet
përshkruese të cilat duhet të ndihmohen në kuptimin e rëndësisë së dokumentit
në kontekstin e aktiviteteve afariste.
Nga e tërë kjo mund të konstatojmë se skema e paratëdhënave për
administrimin me dokumente të cilat janë të zhvilluara, paraqitën në qarkun e
hapur me modelet e shënimeve të sistemeve afariste dhe informative në të cilat
zhvillohen pjesët e funksioneve tradicionale të udhëheqjes me dokumente. Kur
karakteristikat e dokumenteve janë të varura nga mënyra në të cilën formësohen
dhe me to përdorën këto sisteme, sistemi i tërësishëm i udhëheqjes me
dokumente dhe skema e paratëdhënave të cilën ai e kupton, krijohet në
integrimin dhe ndërlidhjen e modeleve të shënimeve në sistemin distributiv.
Paraqiten gjithnjë lloje të ndryshme të skemave të cilat janë specifike për
domenin e caktuar të aplikimit, ose për institucionin e veçantë. Pamundësia në
krijimin dhe unifikimin e skemave komplekse për shumë dedikime, në çështjen
e harmonizimit, po tentohet t’i përgjigjet zhvillimit të skemave të modeluara,
dhe definimit të rregullave vepruese të brendshme (të interoporebilitet).
Ndërtimi modular i sistemit të paratëdhënave në udhëheqjen me dokumente,
supozohet, përveç interoperabilintetit dhe shkallës së caktuar të harmonizimit
semantik, dhe definimit preciz të funksionit të skemave të caktuara e cila është
inkorporuar në sistem. Përgjigje konkrete në këto çështje varen në zhvillimin e
qarkut, të cilat mundësojnë integrimin e skemave modulare.
Rregullimi - Klasifikimi i dokumenteve elektronike

Klasifikimi i dokumenteve elektronike është një prej detyrave më të
rëndësishme dhe më të ndërlikuara. Ky klasifikim duhet të jetë i qartë dhe i
kuptueshëm edhe për organizatat e tjera, sidomos për ato të cilat janë përgjegjëse
për informatat elektronike.
364 | Arkivistika
Nga analiza, të cilën e ka ndërmarrë krijuesi me ndihmën e arkivistit, del

plani i klasifikimit, që është pasqyrë e strukturës funksionale të organizimit të
krijuesit.
Duhet theksuar se analiza funksionale dhe plani i klasifikimit dallohen
në mënyrë të dukshme nga skema organizative e institucionit, e cila është mjet
afatshkurtër për administrim, ndërsa funksionet kryesore janë të përhershme.
Këshilli Ndërkombëtar i Arkivave ka përpiluar standardin ndërkombëtar për
përshkrimin arkivor (ISAD (G), të cilin duhet marrë parasysh kur përcaktohet
mënyra në të cilën dokumenti do të klasifikohet.
Klasifikimi i dokumenteve elektronike duhet të bëhet në bazë të planit të
klasifikimit të organit apo organizatës. Plani i klasifikimit mbështetet në bazë të
organogramit të organit apo organizatës. Këtë plan të klasifikimit e harton
personi përgjegjës i administratës dhe me të duhet të njihen të gjithë punëtorët e
organit apo të organizatës.
Plani i klasifikimit përbën shenjën e njësisë së brendshme organizative,
e cila zbërthehet më tutje në kuadër të njësisë në sektorë apo shërbime, dhe në
kuadrin e tyre sipas llojit të dokumentacionit.
Përpiluesi i shkresave është i obliguar që madje në mënyrë sumare të
indeksoj çdo dërgesë, ndërsa postën e vetë të shpërndaj në direktoriume. Për
indeksim do të shfrytëzojë termet të cilat i ka lejuar dhe të cilat i mbikëqyrë
arkivisti, dokumentaristi ose personi përgjegjës për Records Menagement në
institucionin e krijuesit. Ky indeksim do të mundësojë integrimin e çdo letre
elektronike në planin e klasifikimit. Pra, e domosdoshme është të kemi
arkitekturën e arkivit në harmoni me atë të dërgimit dhe të pranimit të postës, në
mënyrë që letrat dhe dokumentet e bashkangjitura të klasifikohen në mënyrë që
të mund të arkivohen.
Për shënimet në kompjuter duhet të hartohen paratëdhënat (meta-
shënimet), ose siç i quajmë “Shënimet për shënimet”.
Shumica e këtyre paratëdhënave të përshkruara dhe metashënimeve për
regjistrim mund të pranohen automatikisht duke filluar nga vet struktura e
postës elektronike. Arkivisti duhet që menjëherë në fillim të kërkoj që ky
funksion të merret parasysh. Arkivisti ose administratori i shënimeve duhet t’u
shpjegoj shfrytëzuesve se plani i klasifikimit për dosje në letër vlen edhe për
repertorin elektronik. Ai do të mundësoj që prodhimtaria e datotekave
elektronike të strukturohet, që është e domosdoshme për hulumtimet e tyre, dhe
ia jep kuptimin për arkivimin e tyre.
Në një dosje – lëndë punojnë disa persona që mund t’u takojnë shërbi-
meve të ndryshme. Ato informata janë të shpërndara, prandaj është e nevojshme
grumbullimi dhe arkivimi i tyre.
Arkivistët dhe të gjithë të tjerët përgjegjës për administrimin me

dokumente duhet t’i paralajmërojnë dhe t’ua tërheq vërejtjen se informatat të
cilat ata i prodhojnë duhet të përpunohen në tërësi, pa marrë parasysh se a është
e hartuar lënda, apo siç e quajnë në disa shtete perëndimore në dosje ose në
datotekën elektronike ose madje edhe në të dy format.
Dokumenti i izoluar i cili nuk është i vendosur brenda në dosje është në
rrezik që të shkatërrohet definitivisht. Dosja e cila nuk është përfshirë në planin
e klasifikimit më vështir mund të gjendet nga ajo që është e përfshirë. Këto dy
parime thelbësore janë të aplikueshme në datotekat të cilat janë krijuar në
veprimtarinë zyrtare.
Rregullimi i shënimeve kompjuterike

- Rregullimi fizik: caktimi i grupeve të dokumenteve të paraqitur në
inventarin topografik. Renditja fizike lehtëson gjetjen e tyre.
- Rregullimi intelektual – lidhjet logjike dhe marrëdhëniet të cilat sipas
rregullit janë pasqyruar në inventar.
Përkitazi me punën rreth evidencimit, klasifikimit, arkivimit, shfrytë-
zimit, ruajtjes etj. të dokumenteve elektronike duhet të hartohet program i
caktuar.
Dokumentet elektronike në menaxhimin zyrtar

Dokumentet elektronike dhe format tjera të informatave elektronike të
cilat krijohen ose shfrytëzohen në afarizëm, në mënyrë më të qartë janë definuar
si dokumente të krijuara ose të përcjellura në formën elektronike. Sipas arsyes
së krijimit, funksionit dhe efektit të cilin e kanë nuk dallojnë nga dokumentet
tjera, andaj nuk ka arsye të veçantë që të ndahen nga tërësia e dokumenteve.
Mirëpo, arsyet teknike dhe faktet se gjenden në sistemin vetanak administrative
me pajisje dhe procedura specifike, kanë shkaktuar që në disa raste në formimin
para se gjithash tërësi teknike të kushtëzuara brenda krijuesit të dokumenta-
cionit, shpesh edhe në kompetencë të shërbimeve të ndryshme.
Përveç varësisë për teknologjinë e caktuar e cila është e nevojshme për
përpilimin, leximin, përcjelljen dhe ruajtjen e dokumenteve elektronikë dhe disa
të tjerëve, ndoshta veçori të vogla ndikojnë në qasjen dhe veprimin në
menaxhimin me dokumente elektronike.
Dokumenti elektronik është definuar me strukturën dhe përmbajtjen e
vet logjike. Ajo strukturë dhe përmbajtje janë të ndara nga dokumenti fizik në
media. Andaj, identifikimi i dokumentit elektronik, integriteti i tyre, vlefshmëria
dhe stabiliteti në kohë nuk varet aq nga stabiliteti i dokumentit në media dhe në
366 | Arkivistika
vet medium, por në aftësi që të lexon përmbajtjen dhe strukturën logjike dhe
andaj ekziston siguria e kuptueshme se janë të pandryshuar dhe të besueshëm.
Dokumentet dhe objektet tjera informative në formën elektronike në të
vërtetë në masë të madhe varen nga të dhënat për to (paratëdhënat) të cilat
ekzistojnë në sistemin drejtues ose në ndonjë formë tjetër të arritshëm. Janë të
varur gjithashtu nga besueshmëria me të cilën ato të dhëna e përshkruajnë dhe e
dokumentojnë objektin e informatës në të cilën ka të bëjë konteksti i tij, historia
dhe veprimet paraprake për shkak të cilëve është ashtu siç tregohet.
Nuk janë të gjitha dokumentet elektronike të cilat mund të gjenden në
sistemin e caktuar kompjuterin njëherit edhe dokumentet ose të dhënat të cilat
janë ose duhet të jenë pjesë e dokumentacionit zyrtar ose afarist për të cilat
kujdesët menaxhimi zyrtar. Duke shikuar nga perspektiva e menaxhimit zyrtar,
mund të vendosën disa rregulla ose udhëzime të cilat mund të ndihmojnë në
identifikimin e të dhënave relevante elektronike dhe përcaktimi i politikës dhe
procedurave në lidhje me to, siç janë:
- Të përcaktohen se cilat të dhëna elektronike duhet llogarit dokumente
elektronike dhe të përfshihen në sistemin e menaxhimit me dokumente.
Organizatat të cilat llogarisin se ende nuk janë të afta që në mënyrë të besueshme
dhe afatgjatë të menaxhojnë me dokumentet elektronike mund të vendosin edhe
rregulla të cilat kërkojnë dhe përpilimin e dokumentacionit klasik deri sa të mos
ndërtohet ajo aftësi;
- Të përcaktohen se ku gjenden dokumentet elektronike, kush është
përgjegjës për vendosjen e tyre dhe për sistemin kompjuterik në të cilin gjenden.
Edhe pse sistemi i menaxhimit zyrtar nuk është aftësuar për menaxhim me
dokumentet elektronike, do të ishte e dobishme, në disa raste edhe e mjaftue-
shme, të gjetur vendin se ku ato dokumente gjenden ose mund të gjenden, të
identifikohen se kush nga organizata është përgjegjës për ato të dhëna;
- Të analizohet gjendja dhe qëndrueshmëria, rreziqet dhe shfrytëzimi i
të dhënave ekzistuese elektronike. Nëse p.sh. konstatohet se ekzistojnë rreziqet
e papranueshme në lidhje me të dhënat në formën elektronike, mund të vihet
forma alternative e dokumentimit të proceseve lëndore afariste;
- Të arrihet kontrolli evidencues dhe përherë të përcillet gjendja. Me
përfshirjen e përmbajtjeve elektronike p.sh. plani i klasifikimit të dokumenta-
cionit të krijuesit dhe regjistrimit të dokumentacionit në posedim të organizatës,
në mënyrë indirekte kryen sistemi në tërësi të menaxhimit zyrtar dhe mundëson
kryerjen me rregull dhe të besueshme të procedurave të caktuara të menaxhimit
zyrtar (vlerësimi dhe asgjësimi);
- Të përfshihen dokumentet elektronike në procedurat e menaxhimit
zyrtar. Pa marrë parasysh në atë se dokumentet elektronike mund të jenë në
kompetencë të shërbimeve të tjera, me bashkëpunimin përkatës mund të arrihet

që procedurat e menaxhimit në mënyrë të njëjtë aplikohen në të gjitha segmentet
të dokumentacionit afarist, pavarësisht në formën dhe teknologjinë e përpilimit
ose të përgjegjësisë së drejtpërdrejt për ruajtje dhe menaxhim;
- Të definohen kërkesat e menaxhimit me dokumente për aplikimin ose
sistemet elektronike komunikative dhe afariste, të bëhet përpjekja që nga fillimit
të definohet statusi i të dhënave të cilat i prodhojnë ose me të cilat menaxhohet.
Në atë mënyrë do të sigurohet më së miri që dokumentet elektronike nga fillimi
të jenë nën regjimin e mirë të menaxhimit;
- Të punohet në njoftimin, bartjen dhe harmonizimin e koncepteve të
menaxhimit me dokumente dhe koncepteve të përfshira në sistemin elektronik
të cilët prodhojnë ose administrojnë me dokumentet elektronike;
- Të nxitet lëvizja kah niveli më i lartë i përkrahjes informative, sidomos
nëse ajo tendencë ekziston në disa segmente të menaxhimit. Niveli i ulët i
informatizimit të menaxhimit zyrtar pamundëson që të integron të gjitha
segmentet e dokumentacionit të cilat janë mbështetur në sistemet e mëparshme.
Mbrojtja e dokumenteve elektronike

Dokumentet konvencionale janë entitet fizik i fiksuar, i cili paraqet
përmbajtjen e shkruar (me laps, me makinë shkrimi, me printer etj.) drejtëpër-
drejtë në bartës. Mbajtja e „letrës“ në dorë dhe të kesh dokumentin si të tillë,
është dëshmi që dokumenti shihet me syrin e njeriut.
Për dallim nga ajo, dokumenti elektronik nuk është i lexueshëm pa
pajisje përkatëse. Ai është i bërë nga sinjalet digjitale, në numrat binarë, andaj
ka pak ose aspak karakteristika fizike. Kur dokumenti elektronik krijohet, ai
kalon leximi nga njeriu në leximin me makinë. Shkurtimisht, te dokumentet
elektronike janë të ndara përmbajtja dhe bartësi. Të dhënat që e përbëjnë
dokumentin elektronik mund të gjendën në bazën qendrore të të dhënave ose të
distribuar nëpër kompjuter të caktuar.
Për shkak të rrjetave të hapura të komunikimit, zhvillimit të teknologjisë
dhe numrit të madh të këmbimit të porosive, përmbajtja e komunikimeve
elektronike iu janë ekspozuar shumë rreziqeve. Burimi themelor i rreziqeve
është ndërprerja e vijave. Përveç kësaj përmbajtja e informatave mund të
përgjohen, ndryshohen, infektohen me virus.
Në të njëjtën kohë, për leximin dhe kuptimin e dokumenteve elektronike
është e nevojshme për të pasur mjete – aparat. Media e ruajtjes ka afat të
qëndrushmërisë shumë më të shkurtër se sa letra, dhe për shkak të ndryshimeve
të përhershme të teknologjive vështirësohet gjetja e formatit afatgjatë, e që për
368 | Arkivistika
arkivistikë është veçanërisht me rëndësi, dokumentet elektronike është shumë

lehtë të ndryshohen, që paraqet problem i ruajtjes së autenticitetit të tyre.
Lëmia e arkivistikës për këtë problem flet si për ndarjen e strukturës
fizike dhe logjike të dokumenteve. Ndarja e stukturës fizike dhe logjike para
nesh paraqet problem të mbrojtjes parasëgjithash të informatave: mbrojtja e
lexushmërisë dhe kuptushmërisë, garancioni se informata në ndërkohë nuk është
ndryshuar nga të paautrizuarit, si dhe mundësia e përpunimit dhe shfrytëzimit të
informatave nëpër kohë, para së gjithash është problemi më i madh i vjetërsimit
të përhershëm të pajisjeve të TI.
Mbrojtja e dokumenteve elektronike është një prej detyrave kryesore të
krijuesit të këtyre dokumenteve. „Ndjeshmëria“ më e madhe e këtyre
dokumenteve është në faktin se ato shumë lehtë mund të ndryshohen, dhe për
atë mos të lëjnë kurrfarë gjurme. Andaj, është e nevojshme që të përdorën
sistemet e mbrojtjes të vetë pajisjeve informative në institucion, në aspektin që
në to mos të hyn personi i paautorizuar, si dhe masat e mbrojtjes së hardverëve
dhe softverëve, duke përfshirë edhe përdorimin e passëordeve, scrfeensavea,
krijimin e kopjeve mbrojtëse të të dhënave, mbrojtja nga „virusi“, mbushjen e
përhershme me energji elektrike etj.
Format themelore të mbrojtjes paraqesin mbrojtja e hardverdit të
instaluar dhe mbrojtja e porosive elektronike, ndërsa rezultati më i mirë arrihet
në aplikimin në të njëjtën kohë të të dy metodave.
Subjektet e menaxhimit elektronik mund të merren vesh që të aplikojnë
mbrojtjen e veçantë të dhënave të caktuar ose të të gjitha të dhënave të cilat
këmbehen. Ky problem në botë është zgjidhur është zgjedhur me futjen e
sistemit të mbrojtjes kriptografike.
Në zabatim janë dy formate për shifrimin e nënshkrimit: DES (Data
Encription System) algoritam, me të cilën dërguesi dhe pranuesi posedojnë me
çelësin e njëjtë dhe RSA (sipas emrit të zbuluesëve Rovest, Schamir dhe
Adelman) algoritam me dy çelësa (publik dhe privat). Edhe nënshkrimi
elektronik paraqet një formë kriptografike të mbrojtjes.
Projektimi i skemës për qasje të shënimeve të përfshira në bazën e të
dhënave është procedurë mjaftë e kërkuar. Fazën fillestare sigurisht e paraqet
analiza e menaxhimit dhe riziku nga qasja e paautorizuar (mundësia që të vie
deri të qasja e paautorizuar dhe vlerësimi i dëmit eventual). Me analizë do të
përcaktohen grupet e veprimtarive për të cilat ekziston rreziku dhe ashtu do të
konstatohen nivelet e qasjes. Tërë puna drejtëpërdrejt do të varet nga cilësia e
kryer e klasifikimit të dokumenteve. Nivelet e lejuara të qasjes në të dhëna
aplikohet nga momenti i përfshirjes së dokumenteve në sistemin informativ.
Në përgjithësi, me kuptimin e mbrojtjes së dokumenteve nënkuptojmë të

gjitha ato masa dhe veprime që i largojnë ose i minimizojën dëmtimet kimike,
biologjike dhe fizike. Në të vërtetë për shkak të mediave të llojllojshme që lënda
arkivore gjendet, nuk mund të pruhen dispozita unike të masave të mbrojtjes,
por për çdo medij veç e veç. Të dhënat që i ka miratuar Këshilli Ndëkombëtar i
Arkivave për kushtet optimale të ruajtjes së dokumenteve elektronike, flasin për
temperaturat deri në 18ºC, lagështia relative prej 40%, si dhe nevojën e incizimit
në çdo dhjetë vjet. Te bartësit jokonvencional, shërbimi arkivor ka konstatuar se
dëmtimi i bartësve mund të sjell deri mospërdorimi i plotë i shënimeve.
Trajtimi i dokumnteve elektronike

Perkitazi me dokumentet elektronike, ekziston Nënkëshilli i Këshillit
Ndërkombëtar të Arkivave ICA / CER (Comittee on Electronic Records) që
trajton menaxhimin e dokumenteve elektronike, dhe atë në aspektin teknologjik
dhe juridik.
Edhe një aspekt është ai organizativ, i cili ka të bëjë në ndryshimin e
procedurave të komunikimit dhe mënyrën e punës, që ndikon edhe në krijimin e
dokumenteve. Por, me të drejtë është vrejtur se ndryshimet organizative nuk
shkojnë në hap me ato teknologjike.
- Aspekti teknologjik
Arkivistët që merren me problemin e TI mendojnë se hardverët dhe
softverët vjetërsohen në periudhën prej 10 viteve. Andaj, problem i parë është
edhe vet tregu. P.sh., disa prodhime mund të mungojë në treg, që shkaktojnë
probleme në mirëmbajtje, përkatësisht ndërrimin e pajisjeve. Po ashtu, nëse
karakteristikat e prodhimeve janë të prodhuesve të ndryshëm, pajisjet e TI
dallohen shumë, mund të vie deri te pamundësia e këmbimit të të dhënave
ndërmjet atyre. Për këtë aspekt flitet për nevojën e interoperobilitetit (ndër-
veprimit), përkatësisht për mundësitë që sistemet e ndryshme mund të
përpunojnë dhe këmbejnë të dhënat e njëjta. Organizata ndërkombëtare për
standarde – ISO prej vitit 1979, punon në standardet për zgjidhjen e këtyre
problemeve me titutull Open Systems Interconnection Reference Model, në
mënyrë që të krijon mundësi të ndarjes së të dhënave në sistemet e prodhuesëve
të ndryshëm. Unioni Evropian, p.sh. në konkurset për furnizim me pajisje TI
kërkon që furnizuesit të obligohen që të sigurojnë hardvere dhe softvere dhe
dokumentacionin e nevojshëm për shfrytëzim afatgjatë dhe bartje në formate të
tjera.
Edhe përkundër kësaj vjen deri të vjetërsimi i pajisjeve. Për ruajtjen e të
dhënave janë të nevojshme veprimet përkatëse.
370 | Arkivistika
Emulacioni (burimore: imitimi) ëshë veprim e ruajtjes së sistemeve

informative të vjetra në periudhë të gjatë me qëllim të ruajtjes dhe përdorimit të
të dhënave me të cilat janë krijuar. Vet vetiu kjo tregon, se ruajtja e sistemeve
të vjetra informative në periudhë të gjatë është e rrezikshme, e përveç kësaj
kërkon edhe mjaft shpenzime.
Migrimi është procedurë me të cilën të dhënat ose dokumentet barten
nga sistemi i vjetër informativ në sistem të ri. Migrimi mund të kërkoj
ndryshimin e formatit të dokumenteve, që në fund të fundit mund të rezultoj në
diskutushmërinë e integritetit të dokumentit, që sipas tij, së pari do të shprehet
si në mjetin dëshmues. Humbjet që mund të ndodhin para migrimit mund të jenë
në vetë të dhënat (që sistemi thjeshtë „përbinë“ të dhëna të caktuara), por edhe
në vetë bazën e të dhënave, humbjen e lidhjeve në mes të disa pjesëve, që rrënonë
tërësinë e të dhënave. Për migrimin mund të flitet te çdo printim të dokument
elektronik në letër, që aty mbetet problemi i theksuar i kuptushmërisë së atij
veprimi, sepsej disa dokumente (hipërmedia p.sh.) me atë humbin tërësinë dhe
kuptimin.
Sipas standardit ISO 15489 – Migrimi (migration), është veprim me të
cilin dokumentet bartën nga një sistem në tjetrin, duke e ruajtur autencitetin,
integritetin, bësushmërinë dhe integritetin. Ndërsa, Konvertim (konvrsion),
është veprim me të cilin dokumentet bartën nga një medium në tjetrin ose nga
një formë në tjetren.
- Aspekti juridik
Legjislacioni në përgjithësi, por edhe ai arkivor, nuk e ka mbajtur hapin
me ndryshimet teknologjike. Në definicionin e lëndës arkivore në legjislacionin
tonë arkivorë, dokumentet elektronike mund të gjendën vetëm në sintagmën
„edhe të shënuar në formën tjetër“.
Vendi i këtyre dokumenteve në shoqëri mund të shihet më së miri në
procedurat gjyqësore, ku vjen deri të hedhja poshtë e këtye dokumenteve si mjet
dëshmie.
Krijimi dhe shfrytëzimi i dokumenteve elektronike, së pari duhet të
rregullohet me ligj. Vetëm në atë mënyrë, dokumentet elektronike mund të
fitojnë forcën të cilën e kanë ato në letër. Legjislacioni për dokumentet
elektronike duhet të përcaktoj të drejtën e personave fizikë dhe juridikë në
përdorimin e dokumenteve elektronike të të gjitha punët në të cilat mund të
aplikohen pajisjet elektronike dhe programet. Andaj të gjitha ato veprime, duhet
të përcakohen dhe të aplikohen në veprimet përkatëse teknologjike.
Mbrojtja e të dhënave elektronike të arkivuara

Përveç mbrojtjes kripotgrafike, me të cilën mbrohen të dhënat gjatë

bartjes nëpërmjet të komunikacionit ose në sistemin e rrjetës, është e mundur të
vihen edhe forma tjera të mbrojtjes së tyre.
Formën themelore të mbrojtjes e ofrojnë standardet të cilët sigurojnë
lexueshmërinë, kuptueshmërinë dhe gjetjen e të dhënave dhe harmonizimin e
tyre me sistemin në tërësi dhe me të gjitha aplikacionet tjera të tyre.
Në sistemin informativ të projektuar sigurohen nivele të ndryshme të
qasjes të të dhënave, si formë e sigurimit dhe garancisë së besueshmërisë së tyre.
Kryesisht janë të mundshme tri nivele të qasjes: i pakufizuar, i kufizuar dhe
shfrytëzuar. Me futjen e shifrave të qasjes (pasword, shenja digjitale etj.)
përcaktohet e drejta e qasjes dhe zbulon identitetin e personit i cili iu qaset të
dhënave, ndërsa në sistem dokumenton qasjen në të dhëna.
Përcaktimi i nivelit të qasjes në sistemin informativ është detyrë mjaft e
komplikuar. Para së gjithash, ajo kërkon identifikimin e aktiviteteve afariste në
të cilat ekziston rreziku nga lëndimi i të dhënave të arkivuara, dhe pastaj
përcaktimi i të drejtave dhe përkufizimet e qasjes në informata, duke përfshirë
të gjithë çështjen parimisht të theksuara në temën – Ndalesat dhe përkufizimet e
qasjes në dokumente.
Niveli i përcaktuar i qasjes ndërlidhet me llojin përkatës të dokumenta-
cionit qysh në fazën e projektimit të sistemit. Kështu që, përkufizimi i qasjes
automatikisht arkivohet në momentin e përfshirjes së akteve në sistem.
Përveç formave të theksuara të mbrojtjes, në sistem sigurohet krijimi i
meta të dhënave, përpilimi i back-up kopjeve, reformatizimi i dokumenteve etj.
Padyshim, forma më e mirë e mbrojtjes paraqet aplikimiin e një numri më të
madh të formave të mbrojtjes.
Ruajtja afatgjate e dokumenteve elektronike

Arkivimi dhe ruajtja afatgjatë e dokumenteve elektronike kocepton në
strategjinë mjaftë të ndryshme nga ajo e cila me sukses aplikohet të dokumentet
klasike. Ruajtja afatgjate e dokumenteve klasike mbështetet në stabilitetin e
dokumenteve në mediume dhe kushtet e ruajtjes së mediave. Kjo strategji nuk
mund të jetë një kohë të gjatë e suksesshme të dokumentet elektronike, si për
shkak të vjetërsimit të teknologjisë, ashtu edhe për shkak të ndarjes së strukturës
logjike nga ajo fizike të dokumenteve elektronike.
Ruajtja afatgjate e dokumenteve elektronike më së miri përshkruhet si
vazhdimëse e mundëshme e qasjes, të të kuptuarit dhe të shfrytëzimit të doku-
menteve dhe ajo në kohë të caktuar me qasje të mundëshme ose me teknologjinë
e zakonshme të qasjes. Dokumenti elektronik është ruajtur deri atëherë kur ka
372 | Arkivistika
qasje, është i kuptueshëm dhe i besueshëm, por nëse njëri prej këtyre veçorive
është humbur ose kompromituar, madje edhe vetë dokumenti fizik në medium
ka mbetur i padëmtuar, dokumenti nuk mund të konsiderohet i ruajtur.
Arkivimi i dokumenteve elektronike mund të përshkruhet si ndarje e
përmbatjeve elektronike, të metatëdhënave që iu takojnë dhe funkcionaliteteve
relevante nga sistemi burimor në sistem tjetër (arkivor) në formën e krijuar dhe
sipas procedurës së caktuar.
Marrja e dokumenteve elektronike (p.sh. në arkivin e shkrimtorës me
qëllim të ruajtjes së mëtutejshme) nuk mund të sjellë në pranimin e meidave me
të dhëna. Në mënyrë që dokumenti elektronik të merret, është më se e nevojshme
të merret dokumenti (dhe të vërtetohen gjendja), paratëdhënat të cilat e
identifikojnë, përshkruajnë, mundësojnë gjetjen dhe të kuptuarit e kontekstit
dhe të përmbajtjes dhe më atë dokumentojnë ngjarjet relevante në historikun e
dokumentit (psh. migrimi, konverzimi), me çka është me veçënarisht me
rëndësi, mundësia e qasje, shfrytëzimit dhe administrimit.
Vendosja dhe ruajtja e postës elektronike

Hapi i parqë për ruajtje të drejt dhe të përhershme të postës elektronike
është pëcaktimi i procedurave të qarta dhe logjike të regjistrimit (përmbajtja e
shkurtër, data, autori etj., njësoj sikurse veprohet në postën në letër.
Gjatë ruajtjes afatgjatë të postës elektronike, paraqitën shumë probleme,
pavarsisht nga procedurat dhe nga teknika e përpunimit. Disa probleme janë të
karakterit sekondar, siç janë lajmërimi, kopja, vërtetimi i pranimit. Shumë porosi
elektronike nuk janë të nënshkruara, jo sipas rregullave për plotfuqishmërinë e
nënshkrimit, ose nëse janë të nënshkruara, nuk janë të nëshkruara në mënyrën
që garanton identitetin e nënshkruesit.
Për këtë arsye gjatë arkivimit të postës elektronike paraqitën këto pytje:
për karakterin personal të postës; për vlerën dëshmuese të këtyre dokumeneve
dhe për përzgjedhjen dhe asgjasimin e porosive.
Datoteka me shënime mbetet të ruhet në hard-disk të përpiluesve të vet,
vetëm një kohë të caktuar dhe zakonisht fshihen në momentin kur ai largohet
ose e përfundon atë aktivitet.
Çdo datotekë zyrtare duhet ta dokumentojë autori i tij, në mënyrë që ajo
mund të gjendet thjesht dhe lehtë, në mes tjerash duke ia dhën edhe fjalën çelës
(ose indeksimin e dokumenteve, duke filluar nga kuptimet në planin e
klasifikimit), pas emrit të autorit, destinimi, titulli dhe përmbajtja.
Sikurse në arkiv, edhe në institucione duhet të ketë një lokal i caktuar për
ruajtjen e dokumenteve elektronike dhe shërbimin për dokumentet arkivore
elektronike. Është e domosdoshme të caktohet kapaciteti e tyre për kohën e
caktuar (prej 8 d eri në 10 vjet), sasia e cila do të merret, strategjinë e ruajtjes

dhe mjetet të cilat institucioni për to do t’i ndanë. Pajisjet teknike të depos duhet
të kontribuojnë në sigurimin e shënimeve të tërësishme dhe dhe sigurimin e
qasjes së tyre gjatë kohëve.
Me që ende nuk është përcaktuar teknologjia e ruajtjes së dokumenteve
elektronike, propozojmë që krahas dokumenteve në media elektronike që janë
me vlerë të përhershme historike e shkencore të ruhet edhe në letër.
Nënshkrimi elektronik
Nënshkrimi elektronik do të thot: grumbull i të dhënave në formën
elektronike, të cilat janë bashkuar ose janë të ndërlidhura logjikisht me
dokumentet tjera elektronike dhe shërbejnë për identifikimin e nënshkruesve dhe
vërtetimin e besushmërisë së dokumentit elektronik të nënshkruar.
Nënshkrimi elektronik vërteton besushmërinë e dokumentit elektronik
dhe e identifikon nënshkruesi. Nënshkrimi elektronik drejtëpërdrejtë është i
lidhur me nënshkruesin dhe dokumentin e nënshkruar. Në formën e kodit binar
ai siguron formën e dokumentit, ndërsa në këmbimin e porosive nëpërmjet të
rrjetave është i domosdoshëm. Teknika e tij kryesisht është e mbështetur në
sistemin e çelsit elektronik dyfishë.
Praktika ka treguar se se kuptimi i gjerë përfshin nënshkrimin digjital,
por edhe passëord, Kodin PIN, teknologjinë biometrike (irida e syrit, vijat
papilare etj.)... Në këtë rast duhet dalluar nënshkrimin me dorë elektronik nga ai
i skenuari dhe i digjitalizuari të cilët e kanë karakterin e dokumentit elektronik.
Nënshkrimi elektronik i kualifikuar është nënshkrim me të cilin
garantohet në mënyrë të besueshme identiteti i nënshkruesit, integriteti i
porosive elektronike ose të dokumentit dhe pamundësinë e të mohuarit të
përgjegjësisë për përmbajtjen e tij.
Me dispozita ligjore ende nuk është standarizuar teknologjia e e-
nënshkrimit. Me fjalë të tjera, e drejta në nënshkrim të vërtetë certifikimi
(verifikimi) edhe me veprimet teknologjike dhe metodat e vjetruara. Kjo mund
të krijon pasoja afatshkurta në aspektin, p.sh. vështirësive të shumta gjatë
këmbimit të porosive, por edhe largpamëse të mëtejme në aspektin e krijimit të
hendekut teknologjik ndërmjet atyre që janë në gjendje të financojnë në
zhvillimin teknologjik dhe atyre për të cilët kjo nuk ka të bëjë.
Përveç kësaj me dispozita ligjore shumë çështje rreth dokumenteve
elektronike nuk janë zgjidhur. Njëra prej tyre është problemi i ruajtjes së
dokumenteve me nënshkrimin elektronik. Dokumenti elektronik duhet të ruhet
në gjendjen burimore, do më thënë në formën kriptovane. Mirëpo, nëse ai duhet
374 | Arkivistika
të jetë transparent në sistem, atëherë paraqitet problemi i dhënies në shfrytëzim

të çelësit për dekripcion personit të tretë.
Për nënshkrimit elektronik është e nevojshme edhe certifikimi. Sipas
rregullit, certifikati duhet të jipet veç e veç për çdo nënshkrues, dhe në te të
sigurohen shënimet relevante që identifikojnë shfrytëzuesin. Në terminologjinë
arkivore, certifikimi është përcaktimi i karakterit zyrtar të dokumentit si dhe
dhënia e të dhënave relevante, të cilat garantojnë që nënshkrimi është shfrytëzuar
në mënyrë të drejtë, në harmoni me normat ligjore.
Nënshkrimi elektronik i kualifikuar, i verifikuar në bazët të certifikatit të
kvalifikuar, e ka forcën e njëjtë juridike sikurse nënshkrimi më dorë dhe
pranohet si material dëshumes, me përjashtim të disa dokumenteve të cilat kanë
të bëjnë për të drejtën e trashëgimisë (kontratat), të drejtës familjare, kontratat
të cilat duhet regjistruar të organet etj.
Mirëpo, çështja e ekspertizës të dokumenteve elektronike ende është e
hapur. Përveç çështjeve të mbrojtjes së integritetit (tërësisë dhe sekretit) dhe
besushmërisë së dokumentit (dëshimisë së indetiteti të pjesëmarrësitë dhe të
pamohushmërisë së pjesëmarrjës së tij), ajo përfshinë edhe disa çështje të tjera
të cilat dalin nga korizat e menaxhimit zyrtar.
Shumë shtete të botës dhe të rajonit e kanë miratuar Ligjin për
nënshkrimin elektronik. Në Kosovë ende një ligj i tillë nuk është pruar.
Te posta elektronike, për autenticitetin e porosive mund të shfrytëzohet
edhe vula elektronike e veçantë, që do ta identifikon dërguesin. Kjo vulë mund
të jetë dërguese – për dërguesin, dhe pranuese – si vulë që pranuesi e vërteton
porosinë e marrë.
Shfrytëzimi i dokumenteve elektronike

Është e njohur se dokumentet në letër ende janë burimi më i rëndësishëm
i informatave. Ato quhen edhe dokumentet konvencionale. Sasia e madhe e tyre,
format e ndryshme të arkivimit dhe të klasifikimit në arkiv paraqesin punë të
mundimshme e cila kërkon mjaft kohë.
Në deceniet e fundit, në masë të madhe janë duke u paraqitur dokumentet
jokonvencionale, të cilat i quajmë edhe dokumente elektronike.
Dokumentet/lënda elektronike/jokonvencionale përfshinë:
- dokumentet elektronike të krijuara me ndihmën e kompjuterëve dhe të
aparateve të tjera elektronike;
- të dhënat të evidencuara në bazat e të dhënave elektronike në bazë të
cilave nëpërmjet të sistemeve informative krijohen dokumentet konvencionale;
- fotografitë digjitale të dokumenteve të krijuara me procedurën e

digjitalizimit të dokumenteve konvencionale.
Përparësitë e dokumenteve elektronike të krijuesit, por edhe në arkiva
janë të shumta, por ajo më e rëndësishmja është shkalla e lartë e efikasitetit dhe
produktivitetit, që përfshinë: shpejtësinë e madhe të distribuimit dhe qasjes në
dokumente; pasqyritetin e afarizmit; koncentrimin dhe qasjen intelektuale në
thesarin e institucionit; centralizimin e arkivit, qasjen, sigurinë dhe mbikëqyrjen;
lehtësimin e punëve me palë dhe në prurjen e vendimeve; ndarja më e mirë e
punëve – efikasitet më i lartë i afarizmit; konkurrenca më e madhe dhe kënaqësia
më e madhe e kominentave.
Përparësi tjetër është shpenzimet e ulëta të afarizmit, siç janë: kursimi i
kohës – nuk ka veprime të gjata të rregullimit, arkivimit dhe të kërkimit të letrës;
kohë e shkurtër e kërkimit; zvogëlimi i sasisë së letrës në qarkullim; lokal më i
vogël i nevojshëm për arkiv; më pak kopjime të dokumenteve dhe të tjera.
Mirëpo, duhet theksuar se ekzistojnë edhe disa mangësi.
Dokumentet elektronike ruhen në origjinal në sistemin informativ dhe në
mediat të cilat mundësojnë ruajtjen e përhershme të dokumenteve elektronike të
përcaktuar për kohën e ruajtjes, dhe përbëjnë arkivin elektronik.
Arkiva elektronike duhet të siguroj:
- që dokumentet elektronike të ruhen në formën që janë krijuar, dërguar,
pranuar ose arkivuar dhe të cilët materialisht nuk e ndryshojnë informatën,
përkatësisht përmbajtjen e dokumentit;
- që dokumentet elektronike të jenë në formën e lexueshme që gjatë tërë
kohës së ruajtjes të mund të shfrytëzohen nga personat të cilët kanë të drejtë
qasje në ato dokumente;
- që të ruhen të dhënat për nënshkrimet elektronike të cilat dokumentet
elektronike janë nënshkruar, si dhe të dhënat për vërtetimin e atyre nënshkri-
meve elektronike;
- që dokumentet elektronike të arkivohen në atë mënyrë dhe me ndihmën
e atyre teknologjive nëpërmjet instalimeve të nënshkrimeve elektronike të
ofrojnë garanci të kuptueshme për besueshmërinë dhe tërësinë për tërë kohën e
ruajtjes;
- që për çdo dokument elektronik të mundësohet përcaktimi i besue-
shmërisë, i prejardhjes, krijuesi, koha dhe forma në të cilën janë regjistruar në
sistemin për ruajtje;
- që dokumentet elektronike të ruhen në atë formë dhe me ndihmën e asaj
teknologjie dhe veprimi që ofrojnë garanci të arsyeshme dhe se nuk mund të
ndryshohen dhe nuk mund të fshihen në mënyrë të paautorizuar;
376 | Arkivistika
- veprimet e mirëmbajtjes dhe ndërrimit të mediave për ruajtje të

dokumenteve elektronike nuk shkaktojnë tërësinë dhe pacenueshmërinë e
dokumenteve elektronike; dhe
- që dokumentet elektronike të mbahen në formë të sigurt, të besueshme
dhe autentike në kohën kur janë përcaktuar me ligj dhe me dispozita të tjera ku
përcaktohen obligimet e ruajtjes së dokumenteve gjegjëse në letër.
Shënimet e evidencuara në bazën elektronike të të dhënave dhe
fotografitë digjitale të dokumenteve të krijuara me procedurën e digjitalizimit të
dokumenteve konvencionale ruhen në mënyrën që sigurohet nga qasja e
paautorizuar, fshirja, ndryshimi ose humbja e të dhënave, në harmoni me
standardet aktuale, si dhe të praktikës së mirë të administrimit dhe mbrojtjes së
sistemeve informative.
Procedurat e përpilimit të kopjes siguruese dhe përsëritjes të të dhënave
duhet të jenë aso që do të mundësojnë përsëritjen e tërësishme dhe të sigurt të të
dhënave në afatin e shkurtër.
Dokumentet elektronik arkivohen dhe ruhen në atë mënyrë që prej tyre
është e mundur të përsëriten të dhënat dhe të sigurohet mundësia e kontrollimit
dhe të shfrytëzimit në rast të humbjes ose të dëmtimit të të dhënave në sistemin
kompjuterik, në të cilin bëhet ruajtja dhe përpunimi i dokumenteve, si dhe
dëmtimi ose shkatërrimi i infrastrukturës e cila mundëson shfrytëzimin e të
dhënave.
Rregullisht duhet të kontrollohet tërësia, lexueshmëria dhe saktësia e
kopjes arkivore të dokumenteve elektronike në harmoni me vlerën e deklaruar
të afatit të ruajtjes dhe nga prodhuesi të kushteve të deklaruara të ruajtjes të
mediave në të cilat ruhen kopjet arkivore. Para kalimit të afatit të vlerës së
deklaruar bëhet incizimi në media të reja.
Edhe pse ende në arkiv, përveç dokumenteve të digjitalizuara, nuk ka
arritur dokumentacioni në bartësit elektronik nga poseduesit e ndryshëm, kjo do
të ndikojë edhe në ndryshimet në shfrytëzimin e lëndës arkivore. Tani arkivistët
nën presionin e dokumenteve elektronike do të detyrohen që të plotësojnë dhe
të ndryshojnë edhe shërbimin e shfrytëzimit të lëndës arkivore, në mënyrë që t’i
përgjigjet kërkesave ditore dhe ndryshimeve rrënjësore në krijimin dhe shfrytë-
zimin e dokumenteve arkivore.
Tani teknologjia e avancuar e informatikës dhe e internetit kanë
mundësuar dhe po mundësojnë mënyra dhe metoda të reja të cilat mund të
përdorën për afrimin e kërkuesve me lëndën arkivore apo dokumentet e caktuara.
Arkivat të cilat janë të lidhura me teknologjinë informative të intere-
suarve nëpërmjet internetit u ofrojnë informatat për dokumente madje edhe vetë
dokumentet. Arkivat nëpërmjet WEB faqeve e realizojnë mundësinë më të lehtë
për informim dhe hulumtim. Kjo mundëson në një farë forme shfrytëzimin e
dokumenteve në distancë. Në fillim arkivat kryesisht jepnin në dispozicion të
dhënat në mjetet informativo-shkencore për fondet dhe koleksionet arkivore,
dokumentet e publikuara dhe ndonjë dokument tjetër të rëndësishëm dhe që
kërkohet shumë.
Dokumentet që posedon arkivi mund t’i dërgohen kërkuesit në bartësit
elektronik. Kështu që, në vitet e fundit disa arkiva kanë filluar në mënyrë
elektronike t’iu dërgojnë të dhëna kërkuesve të dokumenteve. Andaj, edhe kanë
krijuar shërbim të posaçëm. Dërgimi bëhet në bartësin standard elektronik.
Të gjitha shpenzimet rreth incizimit, dërgimit dhe të tjera i bartë kërkuesi
i dokumenteve. Se sa kushton çmimi i atyre shërbimeve, kjo rregullohet me aktet
normative të brendshme të arkivit të bazuar në dispozitat ligjore. Në çmim
llogaritet puna e harxhuar e personit që i ka kushtuar hulumtimit, kopjimit dhe
dërgimit të dokumenteve, çmimi i bartësit të dokumentit i cili i është dërguar
kërkuesit, shpenzimet e amortizimit dhe puna e pajisjeve për kopjimin e
dokumenteve, pastaj shpenzimet e postës etj.
Për shfrytëzimin e dokumenteve elektronike dhe të digjitalizuara në
arkivi duhet siguruar kompjuter përkatës me programe të caktuara për
shfrytëzim.
KAPITULLI XII
MBROJTJA DHE RUAJTJA E LËNDËS ARKIVORE
Lënda arkivore e krijuar nga veprimtaria e institucioneve publike dhe

jopublike dhe puna e personave të caktuar juridikë dhe fizikë përbën një tërësi
(fond arkivor) dhe në parim nuk mund të ndahet. Ajo mbrohet dhe sigurohet nga
shteti. Me vendosjen e saj në arkiv ajo është e parevokueshme dhe e patjetërsuar.
378 | Arkivistika
Lënda arkivore është ruajtur dhe ruhet me qëllim të mbrojtjes së të

drejtave dhe interesave personale dhe kolektive, të cilat janë dëshmuar dhe janë
realizuar në bazë të dokumenteve autentike. Të gjitha këto padyshim ia rrisin
vlerën dhe rolin arkivit dhe në përgjithësi lëndës arkivore.
Një prej institucioneve më të rëndësishme ku ruhet lënda arkivore
padyshim janë arkivat. Ato janë shtyllat e një shteti demokratik. Lënda arkivore
që ruhet në arkiva është një memorie e kohës dhe ka cilësinë e monumentit të
kulturës. Lënda arkivore përveç arkivave si institucione ajo sot ruhet gjithkund:
në zyre, në depot e institucioneve, në shtëpi, në biblioteka, në muzeje, bashkësitë
fetare etj. ose diku në sistemet informative të cilat dikush i shfrytëzon.
Mirëpo, pa marrë parasysh se ku gjendet dhe ruhet lënda arkivore, është
obligon i të gjitha subjekteve që t’i kushtojnë kujdes të posaçëm mbrojtjes dhe
ruajtjes së saj në institucionet arkivore, te krijuesit dhe poseduesit e ndryshëm
etj.
Në terminologjinë arkivore, mbrojtja e lëndës arkivore përfshinë të gjitha
masat dhe veprimet të drejtuara në ruajtjen e lëndës arkivore, përkatësisht
menjanimin ose minimizimin e ndikimeve negative në dokument.
Në kohët e fundit, arkivat krijohen edhe si pasojë e ofrimit të shërbimeve
në arkivimin dhe ruajtjen e dokumenteve, ndoshta edhe përkohësisht. Me këto
arkiva menaxhon ai i cili ofron shërbime, por nuk është arkivi i tij, por arkivi
ose pjesë të arkivit të personit tjetër.
PARIMET E MBROJTJES DHE TË RUAJTJES

SË LËNDËS ARKIVORE
Parimi nga i cili duhet të nisemi është, se lënda arkivore është e mbrojtur
pa marrë parasysh në pronësi të kujt është ose te kush gjendet. Ndërsa, ndër
parimet themelore të politikës arkivore në botë dhe në vendin tonë janë: Arkiva
të hapur në shoqëri të hapur; Qytetari i informuar është qytetar i lire; Shërbim
arkivor që realizon transparencën e pushtetit; Barazi e institucioneve dhe
shtetasve në shërbim të këshillushmërisë; Baraspeshë në të drejtën e individit
për informim me të drejtën e komunikimit për të rezervuar një pjesë të
informacionit, në emër të sigurisë kombëtare; Afirmim-sigurim, etj.
Parimet themelore në administrim me lëndën arkivore prej krijimit qojnë

kah koncepti i ri i shërbimit arkivor: integrohen funksionet me qeverisjen e
dokumenteve në fazën e krijimit dhe në arkivat ku bëhet mbrojtja dhe ruajtja e
përhershme dhe shfrytëzimi i tyre për nevoja shkencore e historike. Me këtë
forcohet roli i arkivave si institucione të cilat e bëjnë mbrojtjen e lëndës arkivore
dhe aplikohen metodat dhe procedurat profesionale dhe teknike.
Parimet themelore
Parimet themelore në të cilat mbështetet politika ligjdhënëse në aspektin
e mbrojtjes dhe ruajtjes së lëndës arkivore janë:
- që lënda arkivore është me interes të përgjithshëm për të gjitha
nacionalitetet e vendit, për këtë arsye asaj duhet t’i mundësohet dhe t’i sigurohet
mbrojtje e posaçme dhe shfrytëzim për nevojat shkencore, kulturore dhe për
qëllime të tjera;
- që lëndën arkivore askush nuk guxon ta dëmtojë, shkatërrojë, huazojë
ose në ndonjë mënyrë tjetër ta cenojë tërësinë e saj, ta nxjerrë në treg ose ta bartë
jashtë vendit pa pëlqimin e organit kompetent;
- që çdo krijues i lëndës arkivore të sigurojë kushtet organizative dhe
kushtet e tjera për evidencimin, klasifikimin dhe ruajtjen e saj dhe të rregullohen
edhe çështje tjera me rëndësi për mbrojtjen dhe shfrytëzimin e lëndës arkivore;
- që arkivat kompetente të bëjnë mbikëqyrjen e krijuesit deri në
momentin e pranimit të saj në arkiv etj.
Në aspektin e mbrojtjes së lëndës arkivore ekzistojnë këto parime
themelore:
- Parimi i zhvillimit dhe organizimit të obliguar të

veprimtarisë arkivore
Veprimtaria akivore në mënyrë obligative zbatohet dhe organizohet në
tërë territorin e një vendi, në rastin konkret edhe të Kosovës. Realizimi i këtij
parimi dhe zbatimi i tij konseguent është i rëndësisë së veçantë.
Njëherit ky parim në mënyrë të qartë e ndan veprimtarinë arkivore nga
veprimtaritë tjera kulturore dhe është në lidhje të drejtëpërdrejtë me rëndësinë
dhe karakterin e lëndës arkivore. Ekzistojnë edhe disa specifika të veprimtarisë
arkivore:
- grumbullimi dhe pranimi i lëndës arkivore bëhet nëpërmjet transferimit
të obliguar nga administrata publike;
380 | Arkivistika
- në veprimtarinë arkivore vlen parimi i pandashmërisë së fondit, ku

respektohet integriteti i dokumentit dhe sistemi i dokumentimit të krijuesit të
fondit;
- valorizimi i fondit bëhet në aspektin e tërësisë së fondit dhe jo në bazë
të dokumenteve veç e veç.
Në këtë mënyrë veprimtaria arkivore bëhet pjesë e pandarë e sistemit të
veprimtarisë së obliguar në shtet. Thënia se “Arkivi është administratë në kulturë
dhe kulturë në administratë” tek ne e ka marrë edhe vërtetësinë praktike.
- Parimi i inventarizimit
Ky parim është parakusht për identifikimin e lëndës arkivore dhe për
ndërmarrjen e masave për mbrojtjen e saj.
Lënda arkivore evidencohet sipas metodologjisë unike. Arkivi i mban
evidencat për lëndën arkivore që posedon për poseduesit dhe krijuesit e lëndës
arkivore dhe materialit regjistraturik për lëndën arkivore e cila është në pronësi
të qytetarëve dhe të personave civilë dhe juridikë, etj.
- Parimi i mbrojtjes materiale

Zbatimi konseguent i këtij parimi e siguron lëndën arkivore nga dëmtimi,
shkatërrimi dhe humbja.
Mbrojtja zbatohet në harmoni me Ligjin për arkivat dhe lëndën arkivore,
Rregulloren për ruajtjen dhe mbrojtjen e lëndës arkivore dhe të materialit
dokumentar jashtë arkivit dhe me aktet e përgjithshme të poseduesve.
Poseduesit janë të obliguar të sigurojnë lokale të përshtatshme, pajisje
dhe kuadër për zbatimin e masave të ruajtjes dhe mbrojtjes së lëndës arkivore.
Punët profesionale në arkiv i kryejnë zyrtarët arkivor, të përgatitur
profesionalisht.
Poseduesit janë të obliguar që të planifikojnë dhe zbatojnë masat
preventive të mbrojtjes së lëndës arkivore në raste të jashtëzakonshme, të luftës
ose të rrezikut të drejtëpërdrejt nga lufta, duke i zbatuar dispozitat e përgjithshme
për ndërmarrjen e atyre masave. Edhe dispozitat e Konventës së Hagës, neni 3,
i obligojnë shtetet që qysh në kohën e paqes të përgatiten për ruajtjen e të mirave
kulturore ku bënë pjesë edhe lënda arkivore, nga pasojet në rast të konfliktit të
armatosur.
- Parimi i përzgjedhjes së normuar të lëndës arkivore

Poseduesit janë të obliguar që rregullisht të bëjnë përzgjedhjen e lëndës
arkivore dhe të asgjësojnë materialin e pavlefshëm regjistraturik. Procedura e
përzgjedhjes së lëndës arkivore është rregulluar me ligj dhe me akte nënligjore.
Përzgjedhja e lëndës arkivore nga materiali regjistraturik bëhet nën

mbikëqyrjen e arkivit kompetent. Kjo është punë shumë delikate. Rritja e madhe
e dokumenteve konvencionale në administratën bashkëkohore dhe zhvillimi i
tipeve të reja të dokumenteve, po e vështirëson shumë zbatimin e kësaj detyre.
Nevoja për zvogëlimin e shpenzimeve për ruajtje dhe për qasje më të
lehtë dhe të shpejt në dokumente e detyron arkivin që nga dokumentet e shumta
të përzgjedh ato të cilat ofrojnë më së shumti informata, duke pasur kujdes që e
vërteta të mos fshihet plotësisht, pjesërisht ose të shtrembërohet.
- Parimi i pandashmërisë (provinijencës)

Lënda arkivore e krijuar me punën e një poseduesi e përbën një tërësi
dhe nuk mund të ndahet.
Parimi i pandashmërisë në arkivistikë ka rëndësi të posaçme (në
veprimet e përpunimit profesional, këmbimin dhe restituimin e lëndës,
qarkullimit të lëndës, etj.). Parimi mbështetet në kompetencat funksionale dhe
territoriale të krijuesit.
Parimi i kompetencave territoriale mbështet të drejtën e shtetit që të
mbajë, përkatësisht të kërkoj lëndën arkivore të krijuar në territorin e vet.
- Parimi i dorëzimit të obliguar të lëndës arkivore arkivit kompetent

Qëllimi përfundimtar i mbrojtjes së lëndës arkivore realizohet me
dorëzimin e saj në arkiv. Aty lënda vendoset përfundimisht, mbrohet dhe ruhet
e përhershme, valorizohet dhe kategorizohet, rregullohet dhe përpunohet dhe
jepet në shfrytëzim. Kështu sigurohet racionaliteti i ruajtjes dhe shfrytëzimit të
saj, qasja e njëjtë dhe e lirë në lëndë, rregullimi dhe përpunimi i saj profesional,
valorizimi, etj.
Dekoncentrimi i lëndës arkivore të poseduesit e ndryshëm dhe mos-
zbatimi i afatit ligjor për dorëzim është shkaktar i problemeve të llojllojshme.
Ndryshimet e shpeshta dhe të shpejta shtetërore dhe shoqërore, përveç tjerash
janë shprehur fuqimisht edhe në strukturën administrativo-territoriale të
organeve të pushtetit. Në praktikë kjo ka sjellur që një sasi shumë e madhe e
lëndës me përmbajtje identike sot gjendet te një numër i madh i poseduesve dhe
ajo kryesisht në gjendje të parregulluar.
- Parimi i definimit ligjor të obligimeve të të gjithë

krijuesve dhe poseduesve
Obligimet e poseduesve dhe krijuesve të lëndës arkivore janë të
rregulluara me Ligjin për lëndën arkivore dhe arkivat dhe me aktet tjera ligjore
382 | Arkivistika
e nënligjore. Ky parim është obligues për të gjithë poseduesit dhe krijuesit e

lëndës arkivore si dhe arkivat si institucione për mbrojtjen e lëndës arkivore.
- Parimi i mbrojtjes së obliguar të materialit dokumentar

Poseduesit janë të obliguar që materialin regjistraturik (lëndën në krijim)
ta ruajnë nga dëmtimi, shkatërrimi dhe humbja, deri sa nuk bëhet përzgjedhja e
lëndës arkivore.
- Parimi i rregullimit të lëndës arkivore

Poseduesit dhe krijuesit e lëndës arkivore e cila është krijuar me punën
e tyre ose në ndonjë formë tjetër gjendet te ta, janë të obliguar që ta rregullojnë
dhe evidencojnë.
- Parimi i valorizimit dhe kategorizimit

Ky parim është element qenësor i identifikimt të çështjes së mbrojtjes.
Me aplikimin e këtij parimi mundësohet mbrojtja e dokumentacionit, i cili për
shkak të rëndësisë së tij për historinë dhe lëmi të tjera shkencore, kulturë në
përgjithësi dhe nevoja të tjera shoqërore, në të vërtetë paraqet lëndën arkivore
dhe tregon për prioritetet e aplikimit të masave të mbrojtjes.
Lënda arkivore rregullohet në mënyrë profesionale duke i aplikuar
standardet unike dhe udhëzimet profesionale të mbrojtjes, rregullimit, përpu-
nimit, regjistrimit, shfrytëzimit dhe të ruajtjes së lëndës arkivore të zbatuara në
vend dhe ato të sjellura në nivel ndërkombëtar.
- Parimi i sistemit unik kompjuterik të informimit

Tani me standarde ndërkombëtare, por edhe me ligje vendore ka filluar
që institucionet qendrore të mbrojtjes së lëndës arkivore dhe në përgjithësi të
mbrojtjes së të mirave kulturore të krijojnë dhe udhëheqin qendrat kompjuterike
informative. Mirëpo, tani në praktikë kjo është vetëm në fazën fillestare. Në të
ardhmen kësaj çështjeje duhet kushtuar kujdes i merituar.
- Regjimi juridik i pronësisë.

Me dispozita ligjore përcaktohet regjimi juridik i pronësisë së lëndës
arkivore. Lënda arkivore dhe materiali regjistraturik i krijuar nga puna e
organeve, institucioneve, ndërmarrjeve, organizatave shoqërore, organizatave
politike, shoqatat e qytetarëve, pastaj lënda e të gjithë poseduesve dhe krijuesve
të cilët kanë ekzistuar dhe punuar në territorin e vendit, në rastin konkret në
territorin e Kosovës dhe tani nuk ekzistojnë dhe nuk punojnë më, si dhe lënda e
krijuar gjatë kryerjes së autorizimeve publike të mëparshme si dhe autorizimet

e organizatave fetare, të gjitha janë pronë e vendit, përkatësisht e Kosovës.
- Parimi i qasjes në lëndën arkivore

Parimi i qasjes në lëndën arkivore është parim shumë i rëndësishëm. Ky
siguron shfrytëzimin e lëndës arkivore, që është qëllimi kryesor i ruajtjes dhe
mbrojtjes së saj. Dhënia e lëndës në shfrytëzim është obligim i përgjithshëm i
poseduesit.
Detyrat themelore të arkivit në mbrojtjen e lëndës arkivore
Lënda arkivore pas afatit të caktuar ligjor vendoset në arkiv dhe aty ruhet
si e përhershme. Arkivi mbrojtjen e saj e realizon nëpërmjet veprimarisë së vet
themelore, siç është:
1. Pranimi, ruajtja dhe mirëmbatja e lëndës arkivore;
2. Rregullimi dhe përpunimi profesional i lëndës arkivore;
3. Mbrikëqyrja profesionale në arkivimin, ruajtjen, mirëmbajtjen dhe
përzgjedhjen e lëndës arkivore;
4. Publikimin e mjeteve shkencore informative të lëndës arkivore;
5. Publikimin e lëndës arkivore;
6. Dhënien e lëndës arkivore në shfrytëzim;
7. Njoftimin e opinionit me vlerat dhe arsyet e ruajtjes së lëndës arkivore.
MBROJTJA JURIDIKE, TEKNIKE DHE PREVENTIVE

E LËNDËS ARKIVORE
Mbrojtja është politikë e paramenduar që bazohet në grumbullimin,

organizimin dhe ndarjen e resurseve – njerëzore, teknike dhe financiare, me
qëllim të ruajtjes optimale dhe zgjatjen së jetës bartësve të informatave të çdo
populli dhe tërë njerëzimit, që kanë vlerë të përhershme. Detyra e parë e
arkivistëve të ruajnë lëndën arkivore nga shkatërrimi, ndërsa e dyta të bënë atë
që të kenë qasje hulumtuesit dhe shfrytëzuesit.
384 | Arkivistika
Mbrojtja janë procedura dhe punë të tërësishme që merrën me qëllim të

stabilizimit dhe mbrojtjes së dokumenteve kundër dëmtuesve të saj si dhe masat
që merrën për përmirësimin e dokumentit të dëmtuar. Në mbrojtje përfshihen
edhe bartja e informatave në barëtës/mdiume të tjeta. Mbrojetje janë edhe
veprimet e përfshira në sigurimin e ekzistimit teknik dhe intelektual të
dokumenteve autentike gjatë kohës.
Mbrojtja teknike përfshinë marrjen e masave për sigurimin e kushteve
të ruajtjes, shfrytëzimit, prezantimit, konservimit, restaurimit, mikrofilmimit,
digjitalizimit etj. të lëndës arkivore. Mbrojtja përfshinë edhe mbrojtjen nga
fatkeqësitë elementare dhe katastrofave natyrore.
Në mbrojtjen preventive të lëndës arkivore përfshihen: mbrojtja nga
shkaktarët fiziko-kimik (lagështia, nxehtësia, rrezet e diellit dhe drita në depo si
dhe ndojtja e ajrit); mbrojtja nga shkaktarët biologjikë; mbrojtja nga dëmtuesit
mekanikë; mbrojtja nga fatkeqësitë elementare dhe luftërat; mbrojtja nga zjarri,
etj.
Mbrojtja juridike e lëndës arkivore

Lënda arkivore është e mbrojtur me ligj, pa marrë parasysh pronë e kujt
është dhe ku gjendet. Mbrojtja e lëndës arkivore realizohet përmes evidencimit,
grumbullimit, rregullimit, klasifikimit, mirëmbajtjes, mikrofilmimit, digjita-
lizimit, përpunimit, restaurimit dhe sigurimit nga dëmtimi, shkatërrimi dhe
humbja. Lënda arkivore ka tretman të posaçëm shoqëror, ruhet përgjithmonë,
është pronë shtetërore, ruhet në tërësi dhe nuk mund të tjetërsohet. Mbrojtja e
lëndës arkivore krijohet në parimin “ex Lege”, në përgjithësi, çka nuk është rasti
për llojet e tjera të monumenteve kulturore, të cilat karakterizohen kryesisht me
procedurë të veçantë.
Elementi i parë i mbrojtjes së lëndës arkivore është evidencimi i saj, e
pastaj vazhdohet me operacionet tjera të punës deri te publikimi.
Që në kohërat më të vjetra me paraqitjen e arkivave, paraqiten edhe ligjet
e para për mbrojtjen e dokumenteve të shkruara si në pllaka të gurit, drurit, glinë,
pastaj në papirus, pergamenë, letër e më vonë në mikrofilm dhe sot edhe në
bartës elektronik.
Përmendorët e kulturës, përkatësisht pasuritë kulturore janë me interes
të përgjithshëm dhe gëzojnë mbrojtje të posaçme. Lënda arkivore është një prej
këtyre pasurive kulturore. Mbrojtja dhe ruajtja e të mirave kulturore është me
interes të posaçëm dhe në këtë aspekt, çdo njëri është i obliguar që t’i ruaj të
mirat kulturore dhe ndaj tyre të sillet me kujdes. Ngritja e ndërgjegjes së
qytetarëve për rëndësinë e të mirave kulturore dhe mbrojtjen e tyre është detyrë
e përhershme e të gjitha institucioneve.
Sot mbrojtja e lëndës arkivore është e rregulluar me konventa ndërkom-

bëtare, ligje, dekretligje, rregullore dhe akte tjera ligjore dhe nënligjore. Në
Kosovë mbrojtja e lëndës arkivore është e rregulluar me ligjin për lëndën
arkivore dhe arkivat.
Në shumicën e vendeve të botës, çështja e mbrojtjes së lëndës arkivore,
sidomos të krijuesit është rregulluar dhe nuk paraqet problem. Ndërsa, tek ne
ende nuk i kushtohet kujdes i mjaftueshëm mbrojtjes së lëndës arkivore.
Mbrojtja e lëndës arkivore në rast të katastrofave

natyrore dhe luftërave
Prej viti në vit jemi dëshmitar të humbjeve të sasive të mëdha të thesarit
të shkruar si pasojë e shkaktarëve “natyrore” (p.sh. dritës, nxehtësisë, lagështisë,
pluhurit), por edhe të katastrofave të cilat i kanë goditur arkivat (zjarret,
vërshimet, tërmetet etj.). Shumë dokumente janë shkatërruar edhe në kohën e
luftërave (me qëllim ose rastësisht), ku jemi dëshmitarë edhe në luftën e fundit
të agresionit pushtetar serb në Kosovë në vitin 1998-1999.
Në rast të katastrofave që mund ta godasin arkivin, përkatësisht lëndën
arkivore, para së gjithash në shërbimin arkivor duhet përgatitje paraprake. Në
këtë rast duhet sensibilizim i të gjithë punëtorëve, plan i mirë dhe azhurim
konstant i masave të mbrojtjes në rast të katastrofave. Arkivat duhet të kenë
udhëzime interne për shpëtim të lëndës në rast të katastrofave, siç janë ato
natyrore: tërmetet, vërshimet, zjarret, vullkanet etj. si dhe ato të nxitura nga
njeriu: lufta dhe terrorizmi, vënia e zjarrit, instalimet, eksplozivët etj.
Plani i masave në rast të katastrofave është dokument i shkruar, i cili sjell
masat të cilat duhet të ndërmerren në rast të katastrofës dhe masat urgjente të
cilat duhet të pasojnë nëse vjen deri te katastrofa. Ai përfshin përshkrimin e
masave urgjente dhe rekomandimeve si dhe të azhurohet regjistri i njerëzve për
lidhje nëse katastrofa godet furnizuesit dhe dhënësit e shërbimeve. Në plan të
masave duhet të përfshihen se cilat koleksione, fonde kanë përparësi në shpëtim,
si dhe përdorimi i aparaturës përkatëse mbrojtëse.
Planifikimi
Planifikiminë rast të katastrofës përfshin pesë faza:
1. Vlerësimi i rrezikshmërisë (përcaktimi i rrezikut për ndërtesën dhe
dokumentet);
2. Masat mbrojtëse preventive (përdorimi i masave të cilat do të
mënjanonin ose do të zvogëlonin çdo rrezik);
3 Masat e gatishmërisë (përgatitja e planit të shkruar për masat e
gatishmërisë, shpëtimit dhe sanimit të pasojave);
4. Shpëtimi (gjatë dhe pas katastrofës);
386 | Arkivistika
5. Sanimi i pasojave (rimëkëmbja e vendit të fatkeqësisë dhe restaurimi

i lëndës së dëmtuar).
Në mbrojtje preventive duhet të krijohet ekipi për planifikim në të cilin
përfshihen njerëzit nga të gjitha shërbimet e arkivit. Ai në fillim duhet të
përcaktojë qëllimet konkrete të cilat duhet të plotësohen deri të afati i caktuar.
Përkitazi me vlerësimin e rrezikshmërisë, duhet së pari të merret
parasysh pozita e ndërtesës, rreziku nga zjarri, nga vërshimet, rreziku nga
pajisjet teknike dhe kryerja e punimeve, problemi i vandalizmit, mbrojtja në
raste të konflikteve të armatosura etj.
Rekomandimet dhe masat paraprake mbrojtëse

Për të gjitha këto rreziqe të përmendura duhet ndërmarrë masat
paraprake mbrojtëse të parapara me dispozita ligjore. Si bazë e mbrojtjes në
kushte të luftës është Konventa e Hagës e vitit 1954 dhe mikrofilmimi sigurues
si masë më e rëndësishme preventive. Konventa për mbrojtjen e të mirave
kulturore në raste të konflikteve të armatosura (Konventa e Hagës dhe Protokolet
e saj) i aplikon UNESCO, organizata përgjegjëse për mbrojtje juridike të
trashëgimisë kulturore. Konventa e Hagës, Convention for the Protection of
Cultural Property in the Event of Armend Conflict, është pruar në Hagë më 14
maj 1954. Ka hyrë në fuqi më 7 gusht 1956. Konventën e përbëjnë 40 nene. Në
të mira kulturore bënin pjesë thesari lëvizës dhe jolëvizës me rëndësi të madhe
për trashëgiminë kulturore për të gjithë njerëzit.
Në bazë të Konventës së Hagës më 1996 është formuar ICBS – The
International Committee of the Blue Shield ose Këshilli Ndërkombëtar i
mbrojtjes së kaltërt. Detyra e tij është t’i koordinon përgatitjet për ballafaqim në
situatat e krizës dhe të vepron në mënyrë adekuate në rast të konflikteve të
armatosura ose të fatkeqësive elementare dhe ato sipas Konventës së Hagës të
vitit 1954. Këtë e përbënin katër organizata joqeveritare:
- ICA – The International Council on Archives (Këshilli Ndërkombëtar
i Arkivave);
- ICOM – The International Council of Musseums (Këshilli Ndërko-
mbëtar i Muzeve);
- ICOMOS – The International Council of Monuments and Sites
(Këshilli Ndërkombëtar i Permendoreve dhe vendzbulimeve; dhe
- IFLA – The International Federation of Library Associations and
Institutions (Lidhja Ndërkombëtare e Shoqatave dhe Organizatave bibliotekare).
Konferenca e XXXVI ndërkombëtare e tryezës së rumbullakët për
arkivat e mbajtur në Washington më 1995 (CITRA), i ka shqyrtuar rreziqet
serioze të cilat paraqiten për lëndën arkivore nga luftërat dhe konfliktet tjera,
pasojat e të cilave paraqesin kërcënim për të drejtat e njeriut dhe të qytetarit. Në

njërin prej rezolutave të saj ajo ka kërkuar nga UNESCO që të inicon studimin
për këtë temë. UNESKO është e vetëdijshme për natyrën dhe përmasat e këtij
problemi dhe e ka inicuar studimin për mbrojtjen e lëndës arkivore nga shkatë-
rrimi dhe dëmtimi i lëndës arkivore, si pjesë e programit të saj “Kujtesa e botës”.
Në vitin 1998 është publikuar programi i UNESCO-s me titull:
“Emergency Programme for Safeguarding of vital records in the event of armed
conflict”. Programin e masave urgjente për mbrojtjen e lëndës vitale në raste të
konfliktit të armatosur e ka zhvilluar Këshilli Ndërkombëtar i Arkivave të cilin
ia ka besuar UNESCO-s në vitin 1997.
Shkatërrimi i dokumenteve gjatë luftës në Kosovë

Në luftën e fundit të agresorit pushtetar serb në vitet 1998-1999 në
Kosovë janë shkatërruar në masë të madhe dokumentet arkivore, si ato në
institucione e organizata, ashtu edhe ato në pronësi private. Posaçërisht janë
shkatërruar dokumentet e provinijencës osmane që janë ruajtur në biblioteka dhe
arkiva të vakëfeve, xhamive, teqeve, etj. Paramilitarët serb nga të dëbuarit
shqiptarë merrnin edhe dokumentet personale me qëllim që t’ua humbasin edhe
identitetin kombëtar. Në këtë luftë nga paramilitarët u dogj Arkivi komunal i
Deçanit, ndërsa nga disa arkiva, por edhe institucione të ndryshme është marrë
dokumentacioni, kryesisht ai i sigurimit shtetëror, çështjeve pronësoro-juridike,
çështjeve civile etj. dhe është dërguar në vende të ndryshme të Serbisë. Një
gjendje jo e mirë nuk ishte as në periudhën prej vitit 1990-1999 kur në Arkivin
e Kosovës u vendosen masat e dhunshme të pushtetit serb. Nga ky institucion u
larguan me dhunë kuadrot profesionale shqiptare. Gjendja ndryshoi pas
mbarimit të luftës kur kuadrat serbe u larguan nga arkivat në Kosovë. Mirëpo,
propaganda serbe edhe në atë kohë dhe pas lufte në forma të ndryshme
shtrembëronte të vërtetën. Kështu në Konferencën e 34 të Tryezës së
rrumbullakët të Këshillit Ndërkombëtar të Arkivistëve, të mbajtur më 6-9 tetor
1999, në Budapest, në Seminarin për përgatitjen në raste rreziku të
drejtëpërdrejte nga lufta, delegacioni nga Jugosllavia u paraqit me një referat,
me plot insiunata dhe të pavërteta. Në atë referat thuhet se kinse arkivistët serb
nga forca e dhunës i kanë lëshuar vendet e tyre të punës, tani shqiptarët kanë
ardhur në pronësi të arkivave, të cilët siç theksojnë ata po e shkatërrojnë lëndën
arkivore dhe atë më të rëndësishmen. Të gjitha këto thënie janë të pavërteta,
sepse lënda arkivore është shkatërruar kryesisht gjatë masave të dhunshme serbe
në Arkivin e Kosovës (1990-1999) në shumë regjistratura, ndërsa në asnjë arkiv
pas luftës nuk është shkatërruar asnjë dokument. Kjo dëshmohet me regjistrin e
fondeve dhe koleksioneve arkivore të çdo arkivi.
388 | Arkivistika
Elementet e mbrojtjes
Mbrojtja në rast të konflikteve të armatosura si formë e specializuar e
mbrojtjes nga fatkeqësitë elementare kërkon qasje të njëjtë të analizës së
rreziqeve dhe vlerësim, pas të cilit pason zhvillimi i strategjisë për shmangie dhe
zvogëlim të rreziqeve të vërejtura. Në fazën e parë ekziston rreziku nga
dëmtimet fizike të drejtëpërdrejta dhe të zjarreve nga pasojat e bombardimeve,
dhe pas luftës lëndës i kanoset rreziku nga dëmet në ndërtesë dhe pajisje së
bashku me shërbimin dhe personelin e dislokuar.
Për mbrojtje në raste të konflikteve të armatosura qenësore janë dy
elemente:
1. Shfrytëzimi i teknikave mbrojtëse në ndërtesa të arkivave – mbrojtja
në përgjithësi, ndërtimi i përforcuar i vetë ndërtesës;
2. Evakuimi dhe vendosja e fondeve/kolesioneve ose pjesëve të tyre ose
madje edhe kopje të dokumenteve në forma të tjera (përzgjedhja e kritereve për
mbrojtje, përcaktimi i strehimoreve).
Sa i përket lëndës vitale në rekomandime thuhet:
1. Arkivi nacional në çdo shtet duhet në marrëveshje me qeverinë dhe
me krijuesit të definojë se çka është lëndë vitale, e cila zakonisht nuk mund te
jete më shumë se 4% e lëndës së tërësishme.
2. Lënda e definuar si vitale duhet të klasifikohet sipas prioriteteve dhe
rëndësisë.
3. Mjetet e informimit duhet të kopjohen në kohën e paqes, ndërsa kopjet
duhet të ruhen në vende të largëta.
4. Tërë lënda vitale duhet të ruhet në rafte dhe në kuti në mënyrën
përkatëse.
Rekomandimet për ndërtesat arkivore
Për ndërtesat arkivore në rekomandime thuhet:
1. Forcësia e ndërtesës arkivore duhet të pëcaktohet dhe të shfrytëzohet
që të sigurohet hapësira për mbrojtjen e lëndës vitale in situ, aty në vend ku
ndodhet.
2. Në raste kur personeli dhe lënda arkivore duhet të vendosen në
ndërtesë, është e nevojshme që së bashku të planifikohet në fillim që masat e
mbrojtjes së njërës mos të ndikojnë në rrezikimin e tjetrës.
3. Dokumentacioni për programin e masave urgjente duhet të përfshihet
në planin e ndërtesës.
4. Regjistrimi i lëndës vitale duhet më parë të përgatitet me shenjën e
vendosjes së saj, ndërsa lokacionet të theksohen në plan. Edhe regjistri dhe plani
duhet të ruhen në fshehtësi.
Ndërtesa është vija e parë e mbrojtjes së lëndës arkivore dhe është

vendimtare për sukses të programit të mbrojtjes. Karakteristikat e saj, lokacioni
dhe konstrukcioni duhet të jenë të vërtetuara, ndërsa dobësitë të menjanohen ose
të zvogëlohen.
Lidhur me mbrojtjen e lëndës arkivore sipas disa rekomandimeve
arkivat duhet të veprojnë në këtë mënyrë:
1. Të fillojnë me programin e incizimit të lëndës së vet vitale në forma
të tjera, zakonisht në mikrofilm, duke filluar më atë që e konsideron më të
vlefshmet.
2. Kopjen siguruese të mikrofilmit të lëndës vitale duhet ta ruajmë në
vende të largëta. Në rast kur Arkivi Nacional e ka vetëm një ndërtesë ose
ndërtesat e tij janë afër njëra-tjetrës, mikrofilmat duhet të barten në institucione
të tjera.
3. Kopja siguruese mund të dërgohet edhe jashtë vendit me qëllim të
masave shtesë të mbrojtjes.
4. Nëse arkivat nuk kanë mundësi të mikrofilmimit është e nevojshme të
zbatohet fotokopjimi i kufizuar i lëndës vitale.
Në anën tjetër të mbrojtjes në rekomandime theksohet:
1. Përherë duhet së pari të shqyrtohet mundësia e mbrotjes in situ. Nëse
kjo nuk është e mundur ose e përshtatshme, atëherë duhet marrë parasysh
evakuimin e lëndës vitale.
2. Arkivat duhet gjithashtu të kenë plan të mirë për evakuim urgjent të
lëndës arkivore, e cila përmban regjistrin e asaj që është e nevojshme për
evakuim dhe në cilin rend, ku duhet të evakuohet dhe në çfarë mënyre.
3. Në kohën e rrezikut është e nevojshme të organizohet kujdestaria 24-
orëshe e punëtorëve në organizatë në ndërrime, si në ndërtesën arkivore, ashtu
edhe në çdo strehimore.
4. Zyrtarët e arkivit duhet të shfrytëzojnë edhe të praktikojnë thasët me
zallë si pjesë e trajnimit për përgatitjen në rast katastrofe.
Programi i masave urgjente për mbrojtje të lëndës vitale në rast të
konflikteve të armatosura duhet të zhvillohen së bashku me planin e
përgjithshëm të gatishmërisë në rast të katastrofave. Atje ku nuk ekziston një
plan i tillë është e nevojshme që të zhvillohet së bashku me programin e masave
urgjente në rast të konflikteve të armatosura. Planet duhet rregullisht të azhuro-
hen dhe të testohen, ndërsa personeli të kalojë në ushtrime të obligueshme.
Përkitazi me të dhënat kompjuterike, duhet përherë të punohet kopja
siguruese e të dhënave dhe ato të dislokohen në kompjuter tjetër që ndodhet më
larg.
390 | Arkivistika
Mikroformat, përkatësisht kopjet siguruese, duhet të mbrohen mirë dhe

të ruhen ndaras nga kopjet shfrytëzuese dhe nga origjinali. Në koleksionin e
hartave dhe të planeve duhet pasur kujdes të posaçëm, sepse ato janë unikat dhe
vështirë përdoren.
Masat preventive të mbrojtjes

Si masa preventive të mbrojtjes së lëndës arkivore në raste të luftës dhe
katastrofave natyrore duhet përmendur:
- Emërimi i përgjegjësve. Pas analizës së rrezikut, vlerësimit të rrezikut
të ndërtesës, ashtu edhe të vet lëndës, duhet që në mesin e anëtarëve të ekipit për
planifikim të caktohet koordinatori i shpëtimit dhe ndihmësi i tij të cilët së
bashku me anëtarët e shërbimit mbrojtës janë të angazhuar për kontrollin e
masave preventive mbrojtëse. Ata e vlerësojnë gjendjen në rast të katastrofës së
bashku me përgjegjegjësit (policinë, zjarrfikësit) dhe e koordinojnë shpëtimin e
lëndës.Organizatori është përgjegjës për transportin e lëndës. Me rëndësi është
ndarja e detyrave paraprake brenda ekipit në mënyrë që të pengohet kaosi dhe
jokoordinimi.
- Mbrojtja e lëndës. Përherë duhet të shfrytëzohen materialet e
padjegshme, të pastrohen lokalet e mbushura me gjëra të panevojshme, sidomos
në korridore dhe në shkallë. Shenja e daljes duhet të vendoset në vendet e
dukshme me madhësi e ngjyrë të përshtatshme për pamje në rast të keqësimit të
pamjes, si p.sh. të tymit.
Depot e arkivit duhet të jenë të ndara nga lokalet tjera dhe të ndara me
mure dhe dyer mbrojtëse ndaj zjarrit, të jenë larg nga instalimet e kanalizimit,
ujësjellësit, elektrikët etj. të parapara sipas dispozitave paraprake. Me një
ndërprerës kryesor të mundësohet ndërprerja e menjëhershme e rrymës. Depoja
të jetë e mbrojtur nga rrufeja, lagështia, nxehtësia, rrezet ultraviolete dhe
ndikimet tjera dëmtuese dhe të kenë statikën përkatëse. Raftet duhet të jenë të
forta, stabile dhe të padjegshme. Lënda arkivore duhet të vendoset në kuti që
nuk kanë thartirë. Hartat, planet dhe posteret është e nevojshme të ruhen në
formën horizontale në rafte metalike. Nëse nuk është e mundur, atëherë duhet të
palohen, ndërsa raftet duhet të mbulohen me folion e polietilenit në mënyrë që
të ruhen nga pluhuri dhe pika e ujit. Gazetat të lidhura ose në kuti, duhet
gjithashtu të ruhen horizontalisht në rafte. Mikroformat duhet të ruhen në
ormane të metalit. Lidhjet në letër dhe pëlhurë duhet ndarë nga ato të lëkurës,
sepse thartira dhe yndyra nga lëkura e shpejtojnë dëmtimin e letrës dhe pëlhurës.
Fashikujt mbrojtës duhet të jenë nga materiali pa thartirë dhe kurrsesi mos të
përdoren qeset e plastikës, sepse ato sikurse edhe mobilet plastike ngrohen në
rast të zjarrit. Fashikujt mbrojtës e ruajnë lëndën nga pluhuri dhe humbja e
faqeve. Lënda me rëndësi të veçantë nuk guxon të jetë afër dritareve,të cilat për
shkak të shiut duhet të jenë të mbrojtura ndaj rrezeve ultraviolete. Në depo duhet
të sigurohen kushtet optimale të ruajtjes në mënyrë që mos të vjen deri të
proceset e dëmtimit kimik dhe biologjik.
Në rast të katastrofës duhet të merren masa të menjëhershme të mbrojtjes
së lëndës arkivore,varësisht prej shkallës së dëmtimit të ndërtesës dhe dokume-
ntacionit, llojit të dëmtimit, llojit të dokumentacionit të dëmtuar etj. Atëherë
fillohet në masat e parapara që duhet ndërmarrë në shpëtim dhe mbrojtje të
lëndës arkivore,duke filluar nga ajo që është më e vlershmja e kështu me radhë.
Nga e tërë kjo mund të konkludojmë se shumë më lirë do të kushtonte
pengimi i burimeve të rrezikut ose zvogëlimi i përmasave të pasojave të tyre,
sesa sanimi i mëvonshëm i dëmit. Ekzistenca e sistemeve arkivore koherente
dhe marrja e masave për mbrojtjen e arkivave, përkatësisht të lëndës arkivore në
rast konfliktesh të armatosura ose fatkeqësish të tjera janë në themel të çdo shteti
të së drejtës. Patjetër që ata duhet të jenë pjesë përbërëse e masave që synojnë
vendosjen e një shteti të së drejtës.
Duhet theksuar se përveç shkatërrimit të lëndës arkivore nga katastrofat
e ndryshme ose luftërat, nga ana e arkivistëve është konstatuar edhe shkatërrimi
i lëndës arkivore gjatë ndryshimeve ose kthesave politike. Pra, rrethanat e
shkatërrimit nuk do të thotë që të jenë vetëm të luftës. Këso raste në botë ka
shumë,sidomos me kalimin prej një sistemi në tjetrin, në rrëzimin e një pushteti
etj. Që mos të lënë gjurmë nga ajo e kaluar, përkatësisht sundimi në forma të
ndryshme, protagonistët e atij sistemi dokumentet më të rëndësishme i
shkatërrojnë, sidomos dosjet e sistemit.
MIKROFILMIMI I LËNDËS ARKIVORE SI

MASË MBROJTËSE
Historiku
Interesimi dhe nevoja për kopjimin dhe shumëzimin e dokumenteve dhe
librave është i vjetër sa janë edhe vetë dokumentet dhe librat. Në fillim kjo është
bërë duke i përshkruar dokumentet me dorë, ku kopjet janë vërtetuar prap, me
qëllim të mbrojtjes së origjinalitetit. Mirëpo, kjo punë ishte mjaft e vështirë dhe
e shtrenjtë. Për këtë arsye njeriu me shekuj është munduar që të gjejë zgjidhje.
Zbulimi i shtypshkronjës në gjysmën e dytë të shek. XV, nga ana e Johan
392 | Arkivistika
Gutembergut dhe i makinës së shkrimit në Angli në vitin 1714 nga Henri Mil, e
përparoi në masë të madhe kopjimin e dokumenteve dhe librave. Në vitin 1839
paraqitet fotografia, e cila mundëson hartimin e kopjeve të dokumenteve, të cilat
janë autentike me origjinalitetin.Shpikësi i saj, anglezi Danger e përsos
fotoaparatin e tij në vitin 1852. Në vitin 1870, kimisti dhe fotografi i njohur Rene
Dagron e zbuloi dhe e përsosi metodën e zvogëlimit të dokumenteve të quajtur
mikrofilmim ose mikrokopjim. Këto i ka shfrytëzuar dhe i ka dërguar me qindra
mijëra copë në brendi të Francës, me anë të pëllumbave postë-bartës. Mirëpo,
përdorimi i mikrofilmit në botë fillon të aplikohet në fillim të shek.XX, për
nevoja të administratës dhe shkencës, së pari në SHBA, në vitin 1924, nga ana
e amerikanit Mac Cantry, e pastaj në Evropë, posaçërisht pas Luftës së Dytë
Botërore.
Kuptimi
Mikrofilmim do të thotë incizim i dokumenteve në masë të zvogëluar në
shiritin filmik në fomë pozitive dhe negative; reprodukim i lëndës arkivore
nëpërmjet aparatit fotografik në shiritin filmik ose pllakë të proporcionit të
zvogëluar me qëllim të ruajtjes, mbrojtjes, plotësimit të fondeve dhe shfrytëzimit
të tyre. Mikrofilmi është film i rezolucionit të madh në formë të lëmshit, i cili
pas zhvillimit dhe përpunimit, përmban fotografi të zvogeluara të origjinalit.
Mikrofilmi është bartës i shënimeve dhe i informatave. Me mikrofilm
nënkuptojmë reprodukimin e materialit të shkruar të të gjitha llojeve, vizatimeve
teknike dhe modeleve tjera fotografike në film, e cila është besnike e origjinalit,
ndërsa është zvogëluar nëpërmjet të mënyrës fotografimit. Mirëpo, sot ka situata
kur mikrofilmi krijohet pa bazë si dalje kompjuterike të shndërrimit në shënime
digjitale (COM sistemi). Ka edhe kuptime tjera ku mikrofilmit në kuptimin e
ngushtë i përcaktohet edhe materia filmike dedikuar për punimin e mikrofilmave
me mikrofotografi të fotografuar në bazë.
Përparësitë
Në krahasim me memoriet tjera, mikrofilmi ka disa përparësi në ruajtjen

e të dhënave në mikrofilm: mundësia e ruajtjes së bartësit më shumë se njëqind
vjet; standardizimi i kushteve për incizim, përpunim dhe ruajtje, të cilët
lehtësojnë procedura te incizimit dhe hartimit të reprodukcioneve si dhe
kopjimin e mëtejmë të shablloneve të kopjuara; mundësia e kalimit cilësor në
formën digjitale, me kusht që filmat të jenë të inçizuar sipas standardeve në fuqi;
mundësia e leximit të shënimeve me aplikimin e mjeteve ndihmëse më të
thjeshta; rezolucioni i lartë i incizimeve mundëson leximin e detajeve më të
imëta; besueshmëria e incizimeve të cilët merren si dëshmi edhe në gjykatë.
Kështu, mikrofilmi ka përparësi organizative, informative dhe të tjera.
Qëllimi i mikrofilmimit
Mikrofilmimi bëhet me qëllim të:
- Mbrojtjës – nga luftërat e ndryshme, fatkeqësitë elementare, dëmtuesit
fizikë, biologjikë, kimikë dhe të tjerë.
- Kompletimit - të fondeve, koleksioneve dhe nevojave të veta, të cilat
ruhen në arkivat e ndryshëm.
- Shfrytëzimit – të mbrojtjes së lëndës arkivore nga përdorimi i shpesht i
hulumtuesve dhe përdorimit më të lehtë.
Duke i theksuar të gjitha karakteristikat, mikrofilmi llogaritet teknologji
me nivel të ulët të rrezikut, prandaj sot paraqet teknikën e dëshiruar për
reprodukimin e lëndës arkivore. Përkundër shumë përparësive që ka, mikrofilmi
i ka edhe disa dobësi, siç janë:
- qasja e vetme me dorë e kërkimit të foto incizimeve, të cilat kryhen
vetëm në vendin ku gjendet filmi;
- humbja e lexueshmërisë prej rreth 10% te secila gjeneratë e ardhme e
kopjimit të mikroformave;
- ndjeshmëria nga dëmtimet mekanike dhe kimike;
- kontrollimi i cilësisë së incizimit bëhet vetëm pas kryerjes së përpuni-
mit kimik, që kërkon intervenim shtesë dhe montimin e përmirësimeve;
- përfundimisht, shkalla e cilësisë së incizimit vështirë mund të përmi-
rësohet.
Fazat e mikrofilmimit të lëndës arkivore:

1. Përgatitja e dokumentacionit;
2. Mikrofilmimi i drejtëpërdrejtë dhe
3. Përpunimi i materialit të incizuar. Përpunimi i plotë përfshin, si përpu-
nimin e mikrofilmave, ashtu edhe të origjinalit, nga i cili është bërë incizimi.
Llojet e mikrofilmimit:
394 | Arkivistika
- Mikrofilmim i ndërruar: Mikrofilmim për qëllime të kursimit ose të

sigurimit të hapësirës në depo dhe të pajisjeve ashtu që te origjinalet e
shkatërruara të ndërrohen me incizimet mikrofilmike. Mikrofilmim i ndërruar
gjithashtu quhet mikrofilmim me qëllim të kursimit të hapësirës.
- Mikrofilmim plotësues: Mikrofilm të cilin e ka punuar ose pranuar
ndonjë arkiv si shtesë ose plotësim i fondeve të tij.
- Mikrofilmim i sigurisë: Punimi i mikrofilmave në mënyrë që të ruhet
informata në dokumente.
Në arkiv bëhet edhe dublimi i mikrofilmave që nënkuptojmë procedurë
rreth dyfishimit të mikrofilmave, e cila bëhet në arkiv me qëllim të mbrojtjes,
këmbimit, plotësimit etj. të fondeve/koleksioneve arkivore. Dublimi, përkatë-
sisht incizimi i mikrofilmimit arkivor të pranuar me qëllim të mbrojtjes së
dokumentit informativ të cilët ose janë në gjendje të keqe ose janë të shkruar në
baza të cilësisë së dobët, si dhe me qëllim të ruajtjes së origjinalit nga dëmtimi i
mëtejmë me përdorim dhe shfrytëzim të shpeshtë.
Leximi i mikrofilmave
Në arkiva leximi i mikrofilmave bëhet kryesisht nëpërmjet të mikro-
lexuesve të llojeve të ndryshme. Ndërsa, sot po bëhet digjitalizimi i tyre dhe
shfrytëzimi mundësohet edhe nëpërmjet kompjuterit. Mikrolexuesi është aparat
optik për rritjen e fotografive në mikrokopje të dokumentit, i cili mundëson
leximin me sy. Mikrolexuesi është aparat për leximin e mikrofilmave,
mikrofisheve etj.
Ruajtja e mikrofilmave
Jetëgjatësia e mikrofilmave varet shumë nga kushtet e ruajtjes së tyre,
nga marrja me kohë e masave profilaktike, si dhe nga shfrytëzimi teknikisht i
mirë i tyre. Gjatë procesit të ruajtjes dhe shfrytëzimit, mikrofilmat pësojnë një
sërë ndryshimesh, të cilat sjellin prishjen dhe madje zhdukjen e tyre.Vetëm
njohja e shkaqeve kryesore, që i shpejtojnë proceset e vjetërsimit të shtresës
fotografike dhe të bazës, si dhe kontrollimi në kohën e duhur i gjendjes së tyre
teknike siguron marrjen e masave të nevojshme që ndihmojnë për ruajtje të
qëndrueshme shumëvjeçare të mikrofilmave.
Një nga shkaqet kryesore që sjellin ndryshimin e gjendjes fizike të
mikrofilmave është cilësia e përpunimit kimiko-fotografik të tyre pas fotogra-
fimit. Krahas me cilësinë e përpunimit fillestar, në ruajtjen e dokumenteve
ndikon edhe struktura e shtresës fotografike. Procesi i vjetërsisë natyrale të bazës
zhvillohet nën ndikimin e po atyre shkaqeve të jashtme që vihen re tek procesi i
vjetërsise të shtresës fotografike. Krahas me faktorët e jashtëm, siç janë
temperatura dhe lagështia, një ndikim të madh në ruajtjen e mikrofilmave

ushtron edhe veprimi i dritës, si dhe veprimi i përzierjeve mekanike e kimike që
përmban ajri. Grimcat mekanike shumë të imëta që gjenden në ajër, po kështu
edhe pluhuri, ndikojnë mbi filmin dhe shkaktojnë fshirjen e tij. Pluhuri që
grumbullohet me shumicë në shiritin që mban ngarkesë elektrike që në vetvete
ka mikroorganizma dhe gaz sulfuror që thithet mirë prej tij.
Rëndësia e veçantë për ruajtjen e mikrofilmave u kushtohet kopjeve të
sigurisë. Mikrofilmat e sigurisë ruhen në vende të veçanta nga kopja e
mikrofilmave të shfrytëzimit dhe kopja e ndërmjetme. Si mikrofilmi i sigurisë,
ashtu edhe ai i ndërmjetëm ruhen në rulofilm me gjatësi 30 – 50 m, të mbështjella
me bosht metalik ose plastik. Mjetet më të përshtatshme për ambalazhimin e tyre
janë kutitë metalike prej alumini, çeliku të paoksidueshëm, lëndë plastike
asnjanëse etj. Kutitë ambalazhuese të mikrofilmave vendosen në arka të
posaçme alumini në formë cilindri ose në rafte të posaçme metalike. Sipas
normave të njohura ky ambalazhim duhet të jetë i tillë që në temperaturën 120ºC
për 24 orë ose 150ºC për 4 orë filmi të mos pësojë ndryshime. Mikrofilmat e
shfrytëzimit ruhen në xhaketa dhe vendosen në skedarë të posaçëm metalikë të
paoksidueshëm. Mikrofilmat e sigurisë dhe të ndërmjetëm vendosen horizon-
talisht në rafte metalike.
Temperatura në mjediset ku ruhen mikrofilmat, nuk duhet të jetë më e
ulët se 10ºC dhe më e lartë se 20ºC, temperatura optimale është 14º+2ºC në 24
orë. Lagështia relative e ajrit nuk duhet të jetë më e lartë ose më e ulët se
40%+5% në 24 orë.
Para ambalazhimit filmi aklimatizohet në mënyrë të tillë që përmbajtja e
lagështisë relative t’i përgjigjet përmbajtjes së lagështisë relative të ajrit në
mjedisin ku do të ruhet. Aklimatizimi i filmit përpara kalimit në vendruajtje
bëhet në mjedise të posaçme aklimatizimi, ku filmi qëndron i lirë në rollne për
një kohë të caktuar. Filmi 16 m/m aklimatizohet për 2 javë dhe filmi 35 m/m për
5 javë.
Mbrojtja e lëndës arkivore ne pëlhurë, qelq, metal,

plastikë dhe dyll
Shënimet në pëlhurë, qelq dhe metal: Me dokumentet në pëlhurë
(hartat, projektet dhe fotografitë), qelq (negativet në pllakat e qelqit dhe
ambrotipie11) dhe metal (degerotipia dhe ferotipia) duhet të përdoren me dorëza
11
Ambrotipiet, të cilat janë ende në pllakat e qelqit me faqet e zeza, janë përgatitur me
veprimin me klodiumin e lëngët; janë zbuluar në vitin 1850, ndërsa shfrytëzoheshin për
qëllime dekorative dhe mbrojtëse.
396 | Arkivistika
të holla të bardha nga pambuku. Me to duhet pasur kujdes që mos të dëmtohen

anët dhe këndet e kutive, mos të gërvishen në sipërfaqe ose të dëmtohet struktura
e thyeshme. Duhet t’i iket hapjes së kutisë. Negativët në qelq dhe ambrotipi
mund të thehen, dëmtohen nga kontakti me gishta ose të gërvishen, andaj gjatë
përdorimit të tyre duhet pasur kujdes të madh.
Fotografitë – pikturat duhet të varen në bartësin përkatës lëvizës në
pozitën vertikale dhe të mbrohen nga veprimi i dritës. Nëse nuk kemi aso lloj
bartësish, fotografinë-pikturë duhet vendosur në rafte ose të vendosen në orman
për harta dhe projekte, në pozitën horizontale, ku pjesën e fotografisë duhet
drejtuar në anën e sipërme, por të mbrohen me foli të punuara nga najloni ose
poliesteri. Ndërsa, negativët në fotografi duhet të vendosen më parë në
mbështjellës nga materiali sintetik inert, e pastaj në mbështjellës nga letra
neutrale, pastaj të vendosen në kuti të punuara nga materiali i fortë dhe i
palakueshëm në pozitën vertikale. Për shkak të peshës së qelqit nuk guxojnë të
vendosen shumë negativë në një kuti.
Ambrotipitë, dagerotipitë dhe ferotipitë duhet të ruhen në kuti të ndara
të punuara nga materiali neutral, të cilat janë mjaft të mëdha për çdo fotografi
dhe për kutinë e saj. Ferotipitë, të cilat nuk kanë kurrfarë ambalazhi mbrojtës
duhet të vendosen në korniza dhe material bazik të punuar sipas masës.
Sa i përket dokumenteve në pëlhurë, për të gjitha llojet e shënimeve
duhet të sigurohen këto temperatura: në mes 20 dhe 25ºC (verës) dhe 15 dhe
20ºC (dimrit). Rekomandohet lagështia relative e ajrit rreth 50%. Me rëndësi të
veçantë është që te fotografitë – pikturat, mos të ketë ndërrime të mëdha të
temperaturës dhe lagështisë relative të ajrit. Fotografitë në pëlhurë duhet ruajtur
nga rrezet infra të kuqe dhe ultra ngjyrë vjollce, të mbyllur, nga pluhuri dhe
papastërtia, grimcat, insektet, faktorët kimik dhe mekanik, dëmtues etj.
Shënimet në qelq – negativët në qelq: Për këto dokumente rekoman-
dohet ruajtja në temperaturë ndërmjet 15 dhe 25ºC (e dëshirueshme është
temperatura prej 20ºC), lagështia relative ndërmjet 20 dhe 50% (e dëshirueshme
është temperatura nën 40%, e kurrsesi të kalojë 60%).
Për shkak të thyerjes së qelqit, metoda ideale e mbrojtjes është punimi i
kontaktkopjeve nga negativi në pllakat e qelqit. Ato kopje duhet të dublohen,
pasi që ai lloj materiali shpesh shfrytëzohet. Një kopje do të ketë rolin e sigurisë,
ndërsa tjetra kopjen mbrojtëse. Negativët në pllakat e qelqit duhet pastruar nga
pluhuri dhe papastërtitë tjera, duke përdor brushën e butë nga qimet dhe gjurmët
e yndyrave, duke përdor mjetet e kodakut dhe copa të pambukut për pastrim,
kurrsesi nuk guxojnë të shfrytëzohen tretës sikurse alkooli për pastrimin e
negativëve në qelq, të fituar me procesin e koldimit të lëngshëm.
Shënimet në qelq (ambrotipi) dhe metal: Për ambrotipi dhe ferotipi

rekomandohen temperaturat nën 20ºC. Temperaturat për këtë lloj të lëndës kurrë
nuk guxojnë të kalojnë mbi 24ºC, dhe as të ndryshojë brenda ditës në 4ºC.
Rekomandohet lagështia relative ndërmjet 30 dhe 35%, dhe kurrsesi nuk guxon
të jetë më e madhe se 60%. Duhet t’u iket ndryshimeve të mëdha ditore të
lagështisë.
Mbrojtja ideale është punimi i kopjeve të të gjithë negativëve në qelq,
degerotipi dhe ferotipi. Ambrotipitë, degeratopitë dhe ferotipitë duhet të
mbrohen veçanërisht nga uji dhe drita dhe të ruhen në lokalet ku nuk ka ndikime
të kimikaleve dëmtuese. Për pastrimin e ambrotipive, dagerotipive, dhe
fertopive nga pluhuri dhe papastërtitë tjera duhet përdorur brushat e buta nga
fijet natyrore, por duke i përdorur me kujdes.
Shënimet në plastikë: Gjatë përdorimit me lëndën arkivore në lloje të
ndryshme të pëlhurave duhet të shfrytëzohen dorëzat e najlonit ose të gomës.
Pas pastrimit dhe tharjes, shënimet në bazë plastike duhet të vendosen në
mbështjellëse të mbyllura, të cilat duhet të jenë rezistuese ndaj materieve në
gjendje të lëngshme dhe të gaztë. Ashtu të rregulluara duhet të ruhen në kuti të
forta të plastikës, të madhësisë përkatëse në pozitën vertikale. Në çdo kuti duhet
të vendosen 20 deri 25 pllaka, në mënyrë që t’i iket ngarkesës së madhe dhe
lakimeve (mbingarkesa, si dhe vendosja e paktë mund të ndikoj në lakim).
Për dokumentet në bazë plastike rekomandohet temperatura nën 24ºC
dhe lagështia relative ndërmjet 45 dhe 50%. Pas pranimit të këtij lloji të lëndës,
menjëherë duhet të punohet kopja, në mënyrë që të ruhet dhe të mbrohet baza
origjinale. Këtë lloj të bazës duhet ruajtur nga pluhuri dhe prekja me gishta. Për
largimin e papastërtive të futura në zgavrat e pllakave duhet të shfrytëzohen për
tretje metilhidrat në ujin e destiluar.
Vulat prej dylli: Këto janë shumë të ndjeshme, sepse nga një ndrydhje
sado e vogël qoftë mund të dëmtohen.
Vulat e vjerra dhe të shtypura kurrsesi nuk guxojnë të ndahen nga
dokumenti të cilit i takojnë. Po ashtu, nëse janë të ndara, nuk duhet të kthehen
prapë në dokument. Nëse dokumenti me vulë është ndarë nga fondi të cilit i
takon me qëllim të pengimit të dëmtimit të vulës, atëherë gjithmonë këtë veprim
duhet shoqëruar me një shkrim me vërejtje, të vendosur në fond, nga i cili ai
dokument është ndarë.
Asnjëherë nuk guxon që dokumentet me vulë të vendosen njëri mbi
tjetrin, me qëllim që t’i iket dëmtimit të vulës në rast të ngritjes së temperaturës
Dokumentet me vula duhet të vendosen në mënyrë të veçantë në
mbështjellës nga letra e trashë dhe të ruhen në formën vertikale, në kuti prej
materialit të fortë. Hapësirën e zbrazët në mes të mbështjellësve duhet plotësuar
398 | Arkivistika
me kartuç neutral. Dokumentet me vula të shtypura duhet mbrojtur nga shtypja

dhe dridhjet. Në rastet kur kemi të bëjmë me vulat e vjerra është e nevojshme që
të kihet kujdes për pozitën e tyre brenda mbështjellësit, me qëllim që t’i iket
kontaktit me vulat e tjera.
Vulat nuk guxojnë të jepen në shfrytëzim, përveç fotografive të tyre.
Vulat e thyera nuk duhet të përmirësohen.
DËMTIMI I LËNDËS ARKIVORE
Shkaktarët e dëmtimit të lëndës arkivore

Dëmtimin e lëndës arkivore mund ta shkaktojnë faktorët, përkatësisht
shkaktarët e jashtëm, kushtet e pavolitshme të ruajtjes dhe të përdorimit dhe
shkaktarët e brendshëm, parasëgjithash cilësia e dobët e materialit në të cilën
janë bërë.
Me kusht që dokumentet dhe librat janë shkruar ose shtypur me material
të mirë, madje edhe të cilësisë mesatare, kushtet e ruajtjes dhe të përdorimit
mund të ndikojnë dukshëm në jetëzgjajtjen e tyre. Mirëpo, dokumentet e
punuara nga materiali i dobët dhe të cilësisë së dobët, edhe kushtet opimale të
ruajtjes dhe të vendosjes nuk mund të sigurojnë jetëzgjatjen e tyre.
A. Dëmtuesit e jashtëm të lëndës arkivore:

1. Shkaktarët fizikë të dëmtimit janë: lagështia (absolute dhe relative),
nxehtësia, drita, ajri i ndotur, pluhuri etj.
2. Shkaktarët kimikë të dëmtimit janë: gazrat e ndryshëm nga
atmosfera.
3. Shkaktarët biologjikë të dëmtimit të materialit të shkruar janë:
shkaktarët e jashtëm të dëmtimit, siç janë: mikroorganizmat, mikrobët, bakteriet,
insektet, brejtësit dhe myku. Më të rrezikshmet janë bakteriet, myku dhe insektet
që ushqehen me komponentët e ndryshëm nga përbërja e letrës dhe kutive
(xhelatina, niseshta, tutkalli etj.). Në ato raste dëmtimi është i pakthyeshëm.
Shkaktarët biologjik të dëmit kërkojnë në mes tjerash për zhvillimin e tyre edhe
temperaturën dhe lagështinë e duhur. Mirëpo, mbajtja e temperaturës dhe
lagështisë relative të ajrit në depo, në kufinjte optimal, paraqesin njëherit edhe
garancion se nuk do të zhivillohen shkaktarët biologjik të dëmtimit.
Mbrojtja biologjike në radhë të parë bazohet në eliminimin e shkaktarëve
që kontribojnë për zhvillimin e shkaktarëve biologjik dhe ato janë temperatura
dhe lagështia e ngritur.Në ajër përherë ka spore myku të cilët zhvillohen
menjëherë kur e gjejnë bazën e përshtatshme dhe kushtet për zhvillim.Hapi tjetër
i mbrojtjes biologjike është dezinfektimi preventiv, dezinsekcioni dhe deratizimi

në bashkëpunim me institutet për mbrojtjen e shëndetit. Pas asaj është e mundur
dezinfektimi në raste kur paraqitet ndonjë infektim. Nëse ka të bëjë me sasi të
vogla të infektuara, dezinfektimi bëhet në kushtet laboratorike. Kur ka të bëjë
me sasi të madhe të infektimit, më së miri është të ftohet. Instituti kombëtar për
mbrojtjen e shëndetit popullor është ai i cili dezinfektimin ose dezinsektimit e
bënë në bashkëpunim me konzervatorin dhe udhëzimet e tij.
4. Dëmtimet mekanike: bëhen më së shpeshti për shkak të përdorimit
të pakujdesshëm (rënia, goditja, rrudhosja, grisja, thyerja e shumëfishtë e
dokumenteve të dimensioneve të mëdha, si projektet, hartat, pllakatet etj, ose
ruajtja e lëndës në kuti të dimensionit joadekuat (nuk janë të mira ato tepër të
mëdha dhe ato tepër të vogla).
5. Njeriu: Një prej qenieve të gjalla i cili e dëmton dhe e shkatërron
dokumentaconin dhe librat si dhe ai që i bënë më së shumti dëm është njeriu,
nga i cili kërkohet të ruhen nga dëmtimi dhe shkatërrimi. Në të kaluarën kemi
shumë raste të shkatërrimit të librave për shkak të fanatizmit fetar, arsyes
politike etj. Përveç shkatërrimeve dhe dëmtimeve masovike, ka raste të
shkatërrimit dhe të dëmtimit të qëllimt dhe pa qëllimin e atyre të cilët i përdorin
ato.Shpesh ka raste kur janë shqyer faqet e librit, fotografitë janë dëmtuar apo
tekstet janë nënvizuar etj.
6. Dëmtimet nga fatkeqësitë elementare: Dëmtimi i lëndës arkivore
nga fatkeqësitë elementare, siç janë vërshimet, zjarri, vullkanet, luftërat,
termetet etj.
B. Shkaktarët e brendshëm të dëmtimit

Gjatë kohës të gjitha materialet në natyrë, poashtu edhe lënda arkivore, i
nënshtrohen ndryshimeve. Në të vërtetë ka të bëjë me reaksionet e shumta dhe
të llojllojshme fiziko-kimike të cilat i quajmë plakja e natyrshme. Shpejtësinë e
zhvillimit të atyre reaksioneve e përcakton cilësia dhe qëndrushmëria e ndonjë
materiali. Sa janë ato të ngadalshme, cilësia dhe qëndrueshmëria janë më të
mëdha dhe anasjelltas.
Plakja është proces natyror. Shpejtësia e saj dallohet për çdo material dhe
varet nga karakteristikat dhe struktura, materiali i lëndës së parë nga i cili janë
punuar si dhe nga kushtet e ruajtjes. Punimi i dobët dhe jo sipas standardeve si
dhe përdorimi i lëndës së parë të standardit të dobët shkaktojnë llojin më të rëndë
të dëmtimit e cila është vështirë të pengohet, sepse qëndron në vet materialin.
Mirëpo edhe kushtet e dobëta të ruajtjes, vendosjes dhe të përdorimit të lëndës
së shkruar e shpejtojnë procesin e plakjes natyrore, sidomos nëse janë punuar
nga lënda e parë jocilësore.
400 | Arkivistika
RESTAURIMI DHE KONSERVIMI I LËNDËS

ARKIVORE SI MASË MBROJTËSE
Një prej funksioneve të rëndësishme të arkivit është mbrojtja teknike e

lëndës arkivore, e cila realizohet me masat e mbrojtjes preventive, konservimit,
restaurimit, etj.
Shembujt e parë të restaurimit të thesarit të shkruar i gjejmë qysh në
papiruset e vjetër egjiptian. Laboratoriumet e para përkitazi me këtë të cilët
shfrytëzojnë metodat shkencore, janë themeluar rreth vitit 1900, ndërsa
konservimi si metodë e tillë fillon në vitin 1950. Në Arkivin Shtetëror të
Kosovës laboratoriumi i restaurimit dhe konservimit të lëndës arkivore është
hapur në vitin 1974.
Konservimi (conservatore – ruajtje) është është proces i ruajtjes së
dokumenteve në gjendjen paraprake dhe pengimin e dëmtimit të mëtejmë.
Ndërsa, restaurimi paraqet masat për rekonstruimin e dokumenteve të dëmtuar
dhe të sëmuar. Restaurimi është tërësi e veprimeve kimike dhe fizike me qëllim
të sjelljes së lëndës arkivore në gjendjen paraprake (ose të përafërtë). Restaurimi
është njëherit edhe rekonstruim i dokumenteve, të cilët janë dëmtuar nga faktorët
fiziko-kimikë, biologjikë, mekanikë dhe të tjerë.
Konservimi d.m.th. ndërmarrja e masave preventive me metodat kimike
ose fizike, në mënyrë që dokumentet të mbrohen dhe të ruhen nga shkatërrimi,
kurse restaurimi - përmirësimi i gjendjes fizike të dokumenteve të dëmtuara
përmes metodave gjegjëse fizike e kimike.
Në mënyrë që të vihet deri të konservimi dhe restuarimi, se pari duhet
nisur nëpërmjet të disa procedurave, masave të mbrojtjes së dokumenteve. Çdo
arkiv duhet të ketë laboratoriumin që këto të zbatohen. Prova e shërimit të
dokumenteve përherë bëhet në lëndën e asgjësuar, që do të thotë paraprakisht
vërtetohet, se a është e dëmtuar apo jo.
Për dallim nga mbrojtja preventive, restaurimi përfshinë disa veprime
fizike dhe kimike, duke përfshirë edhe rekonstruimin e pjesëve të dokumentit,
të cilat veç janë dëmtuara, duke tentuar që të kthehen në gjendjen burimore ose
të përafërt. Të gjitha punët konservatore dhe restuauruse duhet të jenë të tilla që
do të thotë që të mundësohet që të kthehen në gjendjen paraprake (para restuari-
mit). Pastaj, veprimet nuk guxojnë të ndikojnë që të dëmtojnë dokumentet dhe
në kërkesat eventuale konservativo-restuaruese (nëse ato janë të nevojshme). Si
rregullë tjetër, që dokumentet të përmirësohen me atë material që me
përmbajtjen e tij është i përafërt me atë në dokument. Të gjitha materialet (letra,
ngjitësi, folia) paraprikisht duhet të kontrollohen se a ndikojnë në dëmtimin e

dokumentit.
Faza e parë e fillimit të punës është regjistrimi i dokumenteve për
shërim, kështu që prioritet kanë dokumentet më të rëndësishme por edhe ato më
pak të rëndësishme, por me shkallë të lartë të dëmtimit. Më pastaj fillon
kontrollimi kimiko-biologjik. Zakonisht aty konstatohet dëmtimi fizik i
dokumenteve, që ndonjë pjesë i mungon, ose teksti në dokument është zbehur,
por dëmtimet të tjera nuk shihen. Por edhe ato dëmtime që shihen duhet të
vërtetohen për çfarë arsye janë shkaktuara, a jënë shkaktarë minjë të cilët bartin
bakterje ose njollat e vajit, ndërsa dëmtimet nga zjari janë të dukshme. Për këtë
arsye duhet bërë hulumtime kimike dhe mikrobiologjike. Pastaj në fazë e parë
duhet bërë përcaktimin e metodës së shërimit dhe përgatitjes së dokumenteve
për shërim.
Konservimi dhe/ose restaurimi - kur të bëhet provat rreth dëmtimit të
dokumenteve, mund të ndodhë që mos të jetë e nevojshme konservimi e as
restaurimi. Dokumenti nuk duhet të trajtohet, kur nuk është e nevojshme, se në
atë mënyrë mund të dobësohet. Andaj, konservimi dhe restaurimi bëhet vetëm
në raste të caktuara. Kur baza nuk mund të forcohet, kur mundon baza ose kur
teksti është i paqartë. Dokumentet para restaurimit fotografohen. Përparësi për
restaurim kanë ato dokumente më të vlefëshme dhe më të dëmtueshme.
Në depo të arkivave gjenden dokumente të shumta me bazë materiale të
ndryshme, sidomos në letër, pastaj në pergamenë, dru, metal. dyllë, tani në film,
disqe magnetofonike, shirita magnetofonik, filma të llojllojshëm, dokumente
audio-vizuale, dokumente në bartësit optikë dhe magnetikë, të quajtur
dokumente elektronike.
Cila do qoftë baza materiale e dokumenteve, e përbashkëta është se ato
janë objekt i dëmtimeve që vijnë qoftë nga proceset e vjetërimit natyror, qoftë
nga faktorët mikrobiologjikë, biologjikë ose si pasojë e veprimit shoqëror
(luftëra, zjarre, përmbytje, keqtrajtime etj.).
Restaurimi gjithnjë e më shumë po trajtohet si një ndërhyrje e kufizuar,
çka do të thotë ndërhyje në rast detyrimi. Në fushën e restaurimit, çdo dokument
i dëmtuar duhet të konsiderohet si një rast i veçantë patologjik që ndryshon nga
vendi në vend, nga epoka në epokë. Në të gjitha rastet e ndërhyrjeve mbetet
thelbësorja: origjinaliteti i dokumenteve nuk duhet të ndryshohet. Ndërhyrja për
restaurim duhet të ndalojë dëmtimin dhe në qoftë se është e pamundur, të
ngadalësojë dukuritë degraduese, tì sigurojë një integritet të qëndrueshëm, jo
vetëm të jashtëm, por çka është kryesorja, atë të strukturës së dokumentit.
Të gjitha veprimet për restaurimin e dokumenteve duhet të jenë të
dukshme, të rikthyeshme dhe të respektojnë integritetin e dokumentit. Në të
402 | Arkivistika
gjitha rastet, të gjithë elementet e dokumentit origjinal duhet të mbeten të

pandryshuar pas restaurimit. Po kështu, edhe elementet tjera arkivore, si
shënime, numërimi etj. mbeten të pandryshuara gjatë veprimeve të restaurimit.
Materialet e restaurimit duhet të jenë në përputhje dhe të së njëjtës natyrë
me ato të dokumentit origjinal.
Dokumentet që restaurohen shoqërohen nga një kartelë përshkruese në
të cilën evidencohen, si gjendja para ndërhyrjes restauruese, ashtu edhe të gjitha
trajtimet e bëra. Në rastet e restaurimeve të dokumenteve të dëmtuara rëndë
është i domosdoshm të bëhet fotografimi i tyre para restaurimit.
Teknologjitë bashkëkohore kanë sjellur lloje të reja të dokumenteve në
mediat jokonvencionale – nga fotografia dhe filmi, nëpërmjet të dokumenteve
zënore deri të dokumentet e lexuara me makinë në mediat magnetike dhe optike.
Këto dokumente që po krijohen në masë të madhe pas një kohe të caktuar do të
sillen në arkiv, prandaj përveç mbrojtjes dhe ruajtjes së tyre duhet patur kujdes
të theksuar edhe në konzervimin e tyre.
Konservimi dhe restaurimi mund të jetë me dorë dhe me makinë. Me
dorë trajtohen dokumentet e dëmtuara rëndë, kështu që vëhen pjesët atje ku
dokumenti është sëmuar rëndë, andaj i thihet pjesa e sëmuar, saktësisht celuloza,
e teksti mbetet në bazën e re të shënosh e cila i shtohet, por pak zbehet. Këtë
punë e kryejnë kimistët dhe mikrobiologët.
Operacionet restauruese
- Dezinfektimi i dokumenteve
Dezinfektimi është proces i zhdukjes së bakterieve, kërpudhave dhe
dëmtuesve të tjerë, që janë të dëmshëm për letrën dhe në përgjithësi
dokumentacionin arkivor. Janë disa mënyra të zhdukjes së tyre: me rrugë
kimike, me rrezatim, ku bëjnë pjesë - drita e diellit, rrezet ultravjollcë dhe
roentgen; dhe me fushë elektromagnetike, me rrymë me frekuencë të lartë.
Mënyra më e shpeshtë që përdoret është ajo kimike: me materie të forta e të
gazta, që kanë veprim flungicid ose baktericid ose në të dy efektet përnjëherë.
Mirëpo, ekzistojnë edhe shumë materie kimike që përdoren për dezinfektim, si
p.sh. dezinfektimi me timol, me klortimol, me formalinë, dezinfetimi mekanik
etj. Më së shumti përdoret materia e quajtur timol.
Dezinfektimi i dokumenteve para restaurimit bën pjesë në tërësinë e të
gjitha operacioneve restauruese. Ky trajtim në këtë rast ka funksion kurues dhe
jo parandalues. Këtij procesi i nënshtrohen vetëm dokumentet që paraqesin
shenja të dukshme të dëmtimit nga myku ose insektet. Në këtë rast kemi të bëjmë
me një dezinfektim me përzgjedhje dhe jo masive.
- Dezinsektimi
Me dezinsektim kuptojmë luftën për zhdukjen e insekteve të dëmshme.

Veprimi i insekticideve duhet të jetë i atij lloji që të mos dëmtojë letrën ose
tekstin. Dezinsektimi bëhet me dioksid etilen, dezinsektimi me DDT (Dyklor
treklor etani).
- Deratizimi
Me deratizim nënkuptojmë eliminimin e brejtësve (minjve). Ekzistojnë
tri mënyra për eliminimin e brejtësve: mënyra mekanike, kimike dhe
bakteriologjike.
- Përgatitja e dokumenteve para restaurimit
Përpara restaurimit dokumentet kontrollohen për përputhjen e tyre me
skemën e përpunimit tekniko-shkencor. Kur vërehen mangësi ato evidencohen
në kartelën e restaurimit. Çdo rregullim ose intervenim bëhet duke u këshilluar
me specialistët përkatës për përpunimin tekniko-shkencor të dokumenteve. Me
këtë fillon edhe përshkrimi dhe evidencimi i dokumenteve për konservim dhe
restaurim. Folacioni i fletëve mundëson që pas restaurimit të ruhet rendi
paraprak i dokumenteve në lëndë.
- Pastrimi
Pastrimin nuk duhet ngatërruar me zbardhjen ose siç quhet ndryshe me
larjen e tyre. Çdo operacion zbardhimi është i ndaluar. Në fakt ky proces në
qoftë se nuk kryhet sipas kërkesave, rrezikon të dëmtoj rëndë qëndrueshmërinë
e letrës.
- Pastrimi në të thatë – Përpara çdo trajtimi restaurues, dokumenteve
duhet t’u hiqet pluhuri. Ky proces kryhet me brusha me qime të buta, gomë pudre
(lloj i veçantë gome). Në fund të procesit duhet pasur kujdes për heqjen e
mbetjeve të gomës ose materialeve të tjera të përdorura.
- Pastrimi në mjedis ujor – Para çdo pastrimi në mjedis ujor është e
domosdoshme që të bëhet një provë për qëndrueshmërinë e ngjyrës së përdorur.
Për të gjitha ngjyrat e shkrimit të tretshme në ujë është e këshillueshme që ky
proces të kryhet me pastrim të thatë, ose dokumentet të pastrohen në një tavolinë
të pajisur me thithës për pluhura.
Procesi i pastrimit në mjedis ujor shoqërohet nga shpëlarja në ujë të
pastër dhe të rrjedhshëm me qëllim që të asgjësohen të gjitha mbetjet e
produkteve të përdorura. Për dokumentet në letër, me bazë të dobësuar,
këshillohet që pas pastrimit në mjedisin ujor të bëhet përforcimi me
metilcelulozë. Dokumentet lihen të thahen në rafte të posaçme në kushtet e
mjedisit. Tharja me ngrohjen e dokumenteve në letër është e ndaluar.
- Heqja e njollave
Është formë e pastrimit mekanik. Për ta bërë menjanimin e njollave në
dokument vendoset tretësi, duke e lyer fletën me tampon vatë, pastaj vendoset
404 | Arkivistika
letra që pastrohet (letra me njolla) dhe letra thithëse. Letra thithëse kthehet nga
ana e njollosur dhe përputhet me të. Tretësi kalon nëpër letër të njollosur dhe në
letrën thithëse, duke i larguar njollat (tretësi i tretë njollat).
Ekzistojnë disa lloje të tretësve për largimin e njollave, varësisht se a
janë nga dylli, mizat, yndyrat, çaji, kafja, metalet, ngjyrat, tutkalli etj.
- Heqja e shiritave ngjitës
Në shumë raste gjatë punës me dokumente, tek të cilat janë bërë ngjitje
të dokumenteve të grisura me anë të ngjitësit me rastin e restaurimit ato nuk
duhet hequr në mënyrë mekanike, sepse dokumenti mund të dëmtohet. Mirëpo,
heqja e shiritave ngjitës mund të bëhet me këto preparate përkatëse, siç janë: uji,
alkooli, citone (pa përbërje acide), hidrokarbure (tolien, ksilen), tetrahidrofyrane
etj.
- Deacidifikimi – (neutralizimi)
Është një nga proceset më të rëndësishme restauruese. Ky ka për qëllim
të rregullojë përmbajtjen e pH së dokumenteve, i cili mund të ketë ardhur nga
vetë përmbajtja e letrës, e ngjyrës së shkrimit, nga ndikimi i mjedisit të jashtëm
ose nga kontaktet me dokumente të tjera me bazë acide. Një dokument në letër
konsiderohet asnjënës kur aciditeti i saj është 7.
Deacidifikimi është një proces mjaft delikat. Si i tillë ai nuk mund të
konsiderohet si një praktikë sistematike dhe asnjëherë nuk mund të shërbej si
një proces pastrimi paraprak. Meqenëse shkrimi në dokumente evidencohet me
ngjyrë, me përbërje të shumëllojtë, është e nevojshme që paraprakisht të
përcaktohet se si duhet trajtuar deacidifikimi. Pra, gjithmonë bëhet testimi i
ngjyrës së shkrimit dhe më pas vendoset për metodën deacidifikuese në mjedis
ujor ose të thatë.
a. Deacidifikimi në mjedis ujor – Ky trajtim kryhet vetëm për dokumen-
tet në letër kur ngjyra e shkrimit është e patretshme në ujë. Ajo bëhet në enë të
posaçme me ujë, në temperaturë 20 deri 25ºC dhe me përmbajtje tetraborati të
sodës që në laboratorët e restaurimit njihet me emrin borax. Raporti i preparatit
të përfituar është 1 g/l. Deacidifikimi në mjedis ujor bëhet me preparatet e
përcaktuara kimike dhe me procedurë të caktuar.
b. Deacidifikimi në mjedis jo ujor – përdoret zakonisht për dokumentet
në letër, ngjyra e shkrimit e të cilave tretet në mjedise ujore. Ndryshe kjo metodë
quhet edhe deacidifikimi në sipërfaqe. Zakonisht përdoret preparati i karbonatit
te metil-magneziumit në formë avulli. I tërë operacioni kryhet në kapak aspirimi
dhe personeli detyrimisht duhet të përdor maskë mbrojtëse me dorëza.
- Forcimi i fletëve
Një prej operacioneve të restaurimit dhe konservimit të letrës është edhe
forcimi i fletëve. Forcimi i fletëve bëhet me xhelatinë, me karboks metilcelulozë
(tani nuk preferohet), me metilcelulozë (eter metilik i celulozës), me poliamide,

me mjete të tjera, prakatësisht me përgatitje speciale dhe të merren për bazë
shumë faktorë.
- Ringjallja e tekstit të zbehur – bëhet me ndihmën e dritës, përkatësisht
me anën e rrezeve infra të kuqe. Me ndihmën e tyre teksti prap kthehet në
gjendjen paraprake.
- Pastrimi i njollave (nëse ekzistojnë) – këtu duhet pasur kujdes që mos
të dëmtohet ngjyra. Shkaktarët joorganik të njollave janë uji, vosaku dhe
yndyrërat, ndërsa shkaktarët organikë të njollave janë bakteriet dhe insektet. Më
së shumti shumohen në kontakt me brejtësit, andaj në arkiv shpesh duhet të bëhet
dezinsektimi dhe deratizimi.
Njollat janë të qëndrueshme dhe pastrohen vetëm me mjete kimike dhe
ekziston rreziku që mos të bëhet edhe ndonjë dëm më i madh. Për mënjanimin e
njollave shfrytëzohen klordioksidi dhe natriumkloridi. Përbërja e ngjyrës është
me rëndësi se nëse nuk e dimë përmbajtjen e ngjyrës dhe e përdorim natrium-
klorin, teksti do të zbehet në mënyrë të pakthyeshme. Ngjyra anilinë është
shfrytëzuar deri në fund të shek. XVIII. Ajo është mjaft e dukshme dhe mund të
pastrohet vetëm me benzinë. Për këtë është me rëndësi se cila ngjyrë është
përdorur në dokument në mënyrë që të mbrohet më së miri.
- Forcimi i bazës së dokumentit – Dokumenti vetvetiu do të lakohet për
shkak të vjetërisë ose përdorimit të shumtë. Kjo është për shkak se letra me kohë
e humb celulozën, bëhet joelastike dhe fillon që të shqyhet, sepse nuk mund të
tkurret. Shkalla e elasticitetit të letrës vërtetohet me lakim, kështu që bëhet
vërtetimi edhe deri në 100 herë. Me inxheksionim, xhelatina kthen elasticitetin
për këtë arsye se xhelatina përbëhet nga 40% e celulozës.
Laminimi
Laminimi në temperaturë të lartë dhe shtypje si metodë për herë të parë
u përdor më 1936 në Arkivin Nacional në Ëashington. Procedura e punës në atë
kohë kishte formë të thjeshtë, kurse tani ekzistojnë aparatura speciale të
përgatitura për këtë punë, siç janë makinat e quajtura laminatorë.
Metoda më e përhapur e restaurimit me makinë është laminimi.
Laminimi si proces i ruajtjes së materialit dhe i konservimit më së shumti
përdoret kur materiali është shumë i dëmtuar.
Laminimi është veprim që i paraprin heqja e thartinës për forcimin e
dokumentit të dobët ose të dëmtuar në letër, kështu që ai do të forcohet ndërmjet
dy fletëve të holla të tejdukshme të pëlhurës. Në procesin e laminimit, nën
ndikimin e shtypjes, temperaturës dhe ngjitësit, dy materialet bashkohen.
Dokumenti mbështillet me folion termoplastike dhe letër japoneze. Folia
406 | Arkivistika
shkrihet gjatë temperaturës së ngritur dhe letra japoneze ngjitet për dokumenti.
Laminohet me presën hidraulike ose laminatorin, ndërsa si foli shfrytëzohet
celuloza acetante dhe polietileni. Përparësitë e polietilenit janë neutraliteti
kimik, tejdukshmëria dhe elasticiteti.
Makina për restuarimin dhe konservimin e dokumenteve arkivore, e cila
vepron me ndihmën e nxehtësisë dhe shtypjes quhet me emrin laminator ose
impregnator.
Në botë bëhet edhe laminimi me temperaturë të ulët. Kjo metodë bëhet
me ndihmën e acetonit dhe për herë të parë u bë në Ë.J. Banoë më 1940, por u
ndërpre për shkak të toksicitetit të cetonit dhe rrezikut nga eksplodimi. Tentimi
tjetër, që kjo metodë të përdoret në masë të madhe u bë më 1951 në Neë Delhi.
Tani përdoret në disa shtete si në arkiva të SHBA-ve, në Kanada, në Francë, në
Amerikën Latine etj. Njihet me emrin metoda indiane.
Ekzistojnë dy metoda të mundshme të laminimit në të ftohtë: kur acetoni
vendoset me ndihmën e vatës dhe kur acetoni vendoset me brushë.
- Laminimi me dorë
Laminimin me dorë ose shkrirëse në të cilën aplikimi bëhet duke
vendosur fletët e folisë plastike, zakonisht të acetatit celozoid, ndërmej dy
pëlhurave dhe dokumentit duke i shtuar aceton, kështu që dokumenti plotësisht
është i mbrojtur nga lagështia, yndyrërat, rrezet (4-5 herë më gjatë) dhe
mikroorganizmat, kuptohet nuk është i mbrojtur nga brejtësit. Laminimi bëhet
edhe në dokumentet e shëndosha, posaçërisht nëse janë të rëndësishëm. Kur folia
hiqet, fitohet letra plotësisht e pastër. Në këtë rast përdoren letrat japoneze të
ashtuquajtura bifiks e sereks.
- Delaminimi
Delaminimi bëhet me alkool etilik 96% (etanol). Ky është proces i
kundërt me laminimin, d.m.th. heqja e folies së laminuar nga materiali. Folia
mënjanohet lehtë nga acetati i celulozës me aceton në temperaturë dhome.
Nevojitet sasi e madhe acetoni dhe kohë e gjatë derisa ajo të thahet. Delaminimi
nuk është proces i dëshirueshëm, sepse materiali dëmtohet. Çdo ndarje e folies
e dëmton tekstin, sepse gjatë ndarjes ajo merr me vete një pjesë të tij.
Restaurimi me dorë
Në krahasim me laminimin, restaurimi me dorë bëhet pa ndonjë aparat
të veçantë, por të gjitha operacionet bëhen me dorë, me veglat e nevojshme. Për
t’u restauruar dokumentet nuk mjafton që të përforcohet me letër japoneze dhe
ngjitës. Kjo punë kërkon njohuri më të thella të materialeve që do të restaurohen
dhe njohje të proceseve të ndryshme të riparimit, të cilave iu është nënshtruar
më parë materiali dhe që do t’i bëhen tani. Gabimi më i vogël në punë i
ndërmarrë pa një njohuri paraprake të natyrës së problemit, mund të kthehet në
dëmtime të pariparueshme ose edhe humbjen e plotë të dokumentit. Dokumenti

mund të dëmtohet lehtë, nëse nuk përdorim teknikën e mirë të restuarimit, duke
përdorur lëndë kimike me përmbajtje të panjohur dhe duke mos pasur njohuri
për qëndrushmërinë.
Gjatë restaurimit nuk duhet të ndryshohet teksti dhe as të dëmtohet.
Restauruesi duhet të jetë në dijeni të përdorimit të metodave të ndryshme të
riparimit, si dhe të materialit që do të përdorë.Varësisht nga lloji i dëmtimit bëhet
edhe restaurimi.
- Hekurosja e dokumentit
Me hekurosje rregullohet pamja e dokumentit. Ka shumë mënyra të
hekurosjes dhe kjo varet nga lloji i dokumentit, cilësia e letrës, ngjyra me të cilën
është shkruar ose shtypur etj. Shumë shpesh bëhet shtypja me pajisje të
ndryshme shtypëse: shtypës për libërlidhje që mund të jetë e dorës dhe elektrike,
shtypës pneumatik dhe shtypës hidraulik.
- Konservimi me folie sintetike
Pas viteve të pesëdhjeta të shekullit të kaluara u lajmëruan shumë
materiale të reja sintetike me veti të tilla fizike dhe kimike, të cilat nuk i hasim
në asnjë material natyral. Përpos kësaj, përbërja natyrore e tyre kur u shtohen
materie të ndryshme dhe sipas nevojës ndërrimi i tyre është një ndryshim i madh
pozitiv. Shumë nga këto materiale kanë gjetur përdorim të madh në konservim
dhe në restaurim të dokumenteve arkivore dhe bibliotekare. Kur punhet me
materie të tilla, para intervenimit, konservuesi duhet të ketë kujdes të veçantë.
Asnjë nga materialet nuk duhet të përdoret nëse nuk dihet përbërja dhe veprimi
i tyre.
Mbrojtja e dokumenteve me ndihmën e folieve sintetike mund të bëhet
në dy mënyra: ngjitja e folies në dokument me ndihmën e temperaturës së
ngritur, si dhe shtypja dhe ngjitja me ndihmën e ngjitësve specialë. Shkalla e
mbrojtjes kimike, fizike dhe biologjike e dokumentit varet nga lloji i folies, i
vetive fizike dhe kimike të saj, si dhe nga qëndrueshmëria biologjike. Përkitazi
me këtë janë përdorur materiale të ndryshme me bazë polivinilkloridi, polistiroli
dhe me bazë celuloze.
Teknika e restaurimit
a. Çngjitja e dokumenteve
Në laboratoriumet e restaurimit paraqiten dokumente të ngjitura me njëra
tjetrën, si rrjedhojë e ruajtjes dhe qëndrimit për një kohë të gjatë në mjedise të
lagështa ose të përmbytura nga uji. Është një operacion mjaft delikat dhe mënyra
e veprimit mund të jetë përdorimi i pajisjeve avulluese, çngjitja mekanike me
anë të shpatullave prej druri, futja e ngadalshme e një bartësi me të njëjtën bazë
etj. Përpara këtij operacioni dokumentet fotografohen për të bërë krahasimet e
408 | Arkivistika
mëpastajme. Pas çngjitjes dokumenti vendoset në një bartës konsolidimi dhe

përforcohet me një shtresë metil celuloze.
b. Restaurimi i dokumenteve të grisura ose me zbrazëtira.
Ky lloj restaurimi zakonisht bëhet me teknikën manuale. Ngjitja e
vendeve të grisura ose mbushja e zbrazëtirave bëhet me letër japoneze. Si
material ngjitës përdoret amidoni ose eteri i celulozës. Për mbushjen e
zbrazëtirave zgjidhet letër e së njëjtës natyrë dhe me peshë të njëjtë me atë të
letrës së dokumentit të dëmtuar. Gjatë çngjitjes veprohet me kujdes në mënyrë
që të mos preket ose të dëmtohet lexueshmëria e shkrimit të dokumentit.
Një metodë tjetër restaurimi për mbushjen e zbrazëtirave është edhe ajo
me pastë mekanike. Mbushja realizohet me anë të një pajisjeje të veçantë që
quhet mbushës shfibrues. Pjesë përbërëse ose e veçantë e saj është edhe
përgatitësi i pastës. Sasia e pastës hidhet duke llogaritur zbrazëtirën dhe peshën
e dokumentit në letrën e dëmtuar. Si material bazë për përgatitjen e kësaj paste
përdoret letër e familjes me bazë tekstili (linë, pambuk etj.).
c. Përforcimi i dokumenteve (dublimi)
Bëhet vetëm për ato dokumente për të cilët është e nevojshme.
Përforcimi bëhet në dy mënyra: metoda e restaurimit manual dhe ajo me anë të
makinave. Përforcimi me metodën normale bëhet duke përdorur letrën japoneze.
Përzgjedhja e përmasave dhe peshës së letrës japoneze bëhet në përputhje me
natyrën e dëmtimeve ose gjendjes fizike të dokumentit që do të restaurohet.
Trashësia dhe ngjyra e letrës japoneze që përdoret për përforcim duhet të jetë e
tillë që të integrohet në dokument pa e çnatyruar atë. Si material për ngjitje
zakonisht përdoret ngjitës me bazë amidoni ose eterceluloze.
Neutralizimi i dokumenteve në letrën me thartirë

Në të kaluarën monumentet e shkruara janë shënuar në lloje të ndryshme
të materialeve: dru, glinë, pllaka të dyllit dhe metalit, fletë të palmës, lëvore të
drurit, papirus dhe të tjera. Përparimi i shpejtë i automatizimit, kompjuterizimit,
teknologjive elektronike dhe të larta kanë sjellur deri të rritja e shpejtë e
dokumenteve në formën jokonvencionale. Rritja është mundësuar edhe me
zhvillimin e teknikave të reja të shtypit, të fotografisë, incizimeve filmike si dhe
incizimeve mekano-grafike, magnetike, optike dhe ato laserike. Mediat
jokonvencionale nga fotografia, dokumenteve në zë, atyre elektronike
(magnetike dhe optike), kanë sjellur të arkivistët detyra të reja të ndërlidhura me
përpunimin profesional, ruajtjen dhe mbrojtjen e tyre.
Mirëpo, një problem i theksuar paraqitet në shkatërrimin e shpejtë të
dokumenteve në letër, e cila ka sasi të mëdha të thartirës të prodhuar në industri
që nga mesi i shek. XIX.
Thartësira në letër sjell deri të hidroliza e molekulave celuloze në të cilat

zvogëlohet shkalla e polimerizimit. Fijet e shkurtëra të celulozës e kanë forcën
më të vogël mekanike dhe mund t’i nënshtrohen ndikimeve të tjera dëmtuese.
Thartësira në letër mund të krijohet në këto mënyra:
- veprimet në ajër të ndotur me gazra (nitrogjen dhe oksid sumpori) në
prezencën e lagështisë dhe thartirës,
- si pasojë e aktiviteteve të shkaktarëve biologjikë (bakterieve, mykut,
insekteve dhe brejtësve),
- veprimeve të ngjyrës së zezë me thartirë dhe pigmenteve.
- si produkt i shkatërrimit të vet celulozës në ndikimin e dritës, lagështisë
dhe faktorëve të tjerë,
- gjatë procedurës së prodhimit të letrës industriale, kur ajo si lëndë e
parë e shfrytëzon drurin, përkatësisht kur në masën e letrës jepen lëndë që janë
me thartirë ose gjatë përpunimit japin thartirë (lëndë për zmadhim, ngjitëse,
plotësim dhe të tjera).
Duhet theksuar se si kthesë në prodhimin e letrës konsiderohet viti 1840
kur zbulohet teknologjia e prodhimit të letrës nga druri dhe celuloza e drurit. Ky
zbulim sjell rënien e madhe të cilësisë dhe kohëzgjatjes së letrës, që arkivistët
dhe bibliotekistët e kanë vu re që nga fundi i shek. XIX. Rritja e prodhimtarisë
ka ndikuar edhe në shkruarjen e miliona librave dhe miliarda dokumenteve të
shkruara në letër të prodhuar nga druri. Kjo ka ndikuar që shumë dokumente pas
një periudhe të caktuar, posaçërisht ato të ruajtura në kushte të këqia
mikroklimatike të dëmtohen në masë. Mirëpo edhe nëse dokumentet e tilla ruhen
në kushte optimale, fatkeqësisht nuk mund të ruhen të përhershme. Posaçërisht
shtimi i madh i shtypit ka ndikuar që ai të përdor letrën, e cila përmban 80-85%
përmbajtje të drurit. Ndërsa, përmbajtja e zakonshme e letrës së drurit përmban
50% celulozë, 30% lignin, 16% kemicelulozë dhe 4% rrëshinë, yndyrë, lagështi
dhe nxehtësi). Tërë kjo ka ndikuar që dokumentet e tilla me thartirë të dëmtohen
masovikisht dhe për këtë përveç metodës së përmendur të neutralizimit
(deacidifikimit) në laboratorium të konservimit dhe restaurimit të gjenden edhe
format e neutralizimit masiv, por edhe mbrojtjes së dokumenteve të ndikimit të
thartirës në të adhmen.
Në mungesë të kapaciteteve të tilla në laboratoriume, sot në botë ka
filluar të prodhohet aparaturë përkatëse për procedurat e neutralizimit të
dokumenteve, por edhe të librave që kanë thartirë të tillë. Qëllimi i kësaj
aparature për neutralizim nuk është vetëm për neutralizimin e thartirës, e cila
ekziston në letër, por edhe në krijimin e puferit, lidhjes kimike, e cila do të neu-
tralizon edhe thartirën, e cila më vonë mund të bie në letër ose të krijohet në te.
410 | Arkivistika
Sot në botë procedura e zbatimit të neutralizimit masovik mund të ndahet

në dy tërësi: procedura e neutralizimit masovik të librave të palidhura dhe
procedura e neutratizimit të dokumenteve veç e veç.
Thartira dhe dokumentet jokonvencionale

Problemi i thartirës nuk paraqitet vetëm te lënda në mediat tradicionale.
Ajo paraqitet edhe në dokumentet jokonvencionale, në film. Aty është rasti më
i njohur i filmave në bazën nitroceluloze, e cila punohet nga oksidi nitrogjen, i
cili pastaj nën ndikimin e lagështirës dhe thartirës formon thartirat gjegjëse
shumë të forta. Kur kjo është vërejtur, baza netroceluloze për film është ndërruar
me shtresat nga acetati celulozoid, i cili në fillim është dukur shumë më i mirë
se ai në nitrocelulozë. Sot personat që merren me mbrojtjen e filmave,
ballafaqohen me problemin e përmasave të mëdha – sindromin acetat. Ai
sindrom është krijuar për shkak të punimit të bazës nga acetati celulozoid deri te
thartira ocete, e cila edhe pse është më e dobët se thartira nitrate, gjithashtu i
dëmton filmat.
Punët e libërlidhjes
Çdo arkiv duhet të ketë libërlidhjen. Ajo punon fashikuj, kuti të cilat
duhet të punohen posaçërisht për dokumentacionin, i cili është i madhësive të
ndryshme. Gjithashtu edhe kapakë të librave arkivore të cilët janë në letër, pastaj
punohen fletëzat e katalogut të cilët janë specifike për arkiv.
RUAJTJA E LËNDËS ARKIVORE
Kuptimi dhe qëllimi i ruajtjes

Me ruajtje të dokumenteve nënkuptojmë masa dhe veprime të shuma, të
cilat kanë për qëllim ruajtjen e përdorshmërisë dhe besueshmërisë së dokumentit
dhe gjendjes së tij fizike në harmoni me ligjin dhe dispozitat tjera.
Paraqitja e dokumenteve si mjet për këmbim në mes të njerëzve ishte një

ngjarje me rëndësi për historinë e zhvillimit të shoqërisë njerëzore. Çdo epokë
kohore gjatë zhvillimit të tij krijon lloje specifike të dokumenteve, të cilat janë
karakteristike për periudhën e caktuar. Ata i janë përshtatur strukturës dhe
veprimtarive të shoqërisë në shkallën e caktuar të zhvillimit. Të gjithë ata që nga
momenti i krijimit e deri në ditët e sotme kishin një qëllim – plotësimin e
detyrave praktike të këmbimit administrativ në mes të personave dhe në mes të
institucioneve të ndryshme. Me zhvillimin e shtetit, me krijimin dhe zgjerimin e
aparatit shtetëror, nevoja e regjistrimit të dokumenteve, normave juridike të
dokumentimit të këtyre ose të atyre fakteve që lidhen me veprimtarinë e shtetit
dhe të institucioneve të tij, zgjerohet në mënyrë të parreshtur. Pra, në këtë
periudhë lindi si një domosdoshmëri jo vetëm dokumenti i fakteve, por edhe
komunikimi i tyre çka diktohet nga zhvillimi i lidhjeve ekonomike dhe i
veprimtarisë administrative të shtetit. Kjo imponoi edhe nevojën e ruajtjes së
dokumenteve arkivore për afat të pakufizuar.
Njeriu me krijimin e dokumenteve të shkruara, duke e kuptuar rëndësinë
e tyre është kujdesur që atë edhe ta ruan. Mirëpo, qëllimi, interesimi dhe mënyra
e ruajtjes gjatë shekujve ndryshonte. Kështu në fillim me rëndësi të posaçme
ishte ruajtja nga vjedhja në lokalet e ashtuquajtura “me shumë çelësa”. Këtu
kujdes më i vogël i kushtohej mbrojtjes nga zjarri dhe uji, prandaj nga këta
faktorë në atë kohë janë shkaktuar dëme të mëdha të dokumentacionit arkivor.
Me përdorimin e materialeve të reja në administratë, siç është letra erdhi deri të
rritja e interesimit dhe kujdesit për ruajtjen e tyre.
Me paraqitjen e arkivave, kujdesi për ruajtjen dhe shfrytëzimin e doku-
menteve është bartur në ato institucione, me ç`rast është bërë detyrë dhe obligim
i tyre i përhershëm. Ndërtesat e para në të cilat arkivat ishin vendosur, nuk ishin
të ndërtuara për këtë qëllim, por ishin të vendosura në ndërtesat për qëllime tjera.
Një kohë të gjatë ndërtesat me qëllim të vendosjes së lëndës arkivore ishin
shumë të rralla. E tërë kjo e ka vështirësuar punën e institucioneve arkivore.
Ruajtja e arkivave garanton besueshmërinë, tërësinë dhe posedimin me
informata, që është me rëndësi për kohën kur informata gjithnjë e më shumë
është e paqenësishme dhe e ndryshueshme, ndërsa mediat elektronike jostabile
i nënshtrohen vjetërsimit të shpejtë të teknologjisë.
Institucionet që krijojnë dokumentacion arkivor janë të obliguar që në
bazë të Ligjit të caktojnë personin përgjegjës për grumbullimin, klasifikimin,
arkivimin dhe ruajtjen e dokumenteve.
Në procesin e ruajtjes së dokumenteve duhet të shfrytëzohen të gjitha
mjetet, metodat dhe mundësitë që ruajtja të bëhet për një kohë sa më të gjatë.
Për këtë arsye planifikimi është i domosdoshëm. Procesi i planifikimit përfshin
412 | Arkivistika
evoluimin e dy segmenteve dhe më pastaj formulimin e planit. Hapi i parë është

krijimi i formularit të ruajtjes në kuptimin e aspektit fizik të programimit të
objekteve dhe dëshmive nga një areal i caktuar.
Nuk është e thënë që personi përgjegjës të jetë i dalluar si ekspert në të
gjitha fazat e ruajtjes dhe të konservimit, por është me rëndësi që ai të ketë
njohuri të mira mbi çështjet e ruajtjes dhe të dijë për çdo gjë ku të drejtohet për
ndihmë. Qëllimi i ruajtjes së lëndës arkivore në kushte optimale do të thotë
mënjanimi i të gjithë ndikuesve dëmtues (fiziko-kimik, biologjik dhe mekanik),
zgjedhja e drejtë e ambalazhës mbrojtëse, përdorimi i drejtë i lëndës, mbrojtjen
gjatë shfrytëzimit në sallën e leximit, bartjen jashtë ndërtesës dhe në ekspozita,
mbrojtja e thesarit burimor nëpërmjet kopjimit në media të tjera, konservimin
dhe restaurimin e dokumenteve dhe librave të dëmtuara dhe posaçërisht ndërma-
rrjen e masave preventive në rast vjedhjeje, katastrofave natyrore dhe luftërave.
Kushtet optimale të ruajtjes së lëndës arkivore mund të arrihen vetëm në
ndërtesën përkatëse, e cila duhet të sigurojë ruajtjen e thesarit të shkruar në siguri
të plotë dhe qasjen e tyre, si zyrtarëve, ashtu edhe shfrytëzuesve.
Mënyra dhe vendi i ruajtjes

Ruajtja e trashëgimisë kulturore është tërësia e masave mbrojtëse të
karakterit juridik profesional të ndërmarra të përcaktuara me ligj, me akt juridik
të bazuar në ligj, përkatësisht tërësia e masave juridike të shoqëruara me veprime
institucionale për gjurmimin, mbrojtjen dhe për ruajtjen e trashëgimisë kultu-
rore.
Në bazë të të dhënave historike e dimë se ruajtja e dokumenteve me vlerë
në botën e civilizuar ka zënë një vend mjaft të rëndësishëm dhe mu për këtë që
nga kolosët e letërsisë, shkencës dhe kulturës, burrështetasit e deri te shtresa më
e ulët e shoqërisë që të gjithë ishin të interesuar që ta ruajnë gjenezën e tyre, e
cila pasqyrohej përmes tregimeve të pashkruara në fillim e dikur përmes
dokumenteve të ndryshme. Pra, kjo kërkesë e këtyre shtresave të shoqërisë, i
shtyri përgjegjësit e ndryshëm që të përpiqen t’iu dalin në ndihmë përmes
caktimit të një vendi ku do të mund të grumbulloheshin këto letra me vlerë. Të
parët që menduan se i tërë thesari historik dhe familjar duhet të ruhej si
dokument me vlerë, ishin kishat e pastaj edhe institucionet shtetërore. Ato kthina
ku duhej të ruheshin dokumentet u quajtën arkiva. Dëshmitë nga e kaluara kanë
vlera të veçanta për të cilat procesi i ruajtjes është më se i rëndësishëm.
Parimet e ruajtjes
Procesi i ruajtjes së dokumenteve dhe dëshmive arkivore është i ndërtuar
në disa parime:
1. Ruajtja është ndërmarrja më e madhe e rëndësishme dhe njëri nga

misionet primare të veprimtarisë arkivore;
2. Ruajtja sikundër edhe veprimet tjera në praktikën arkivore duhet të
bazohen mbi analiza dhe planifikim nga të cilat do të përcaktohen përparësitë.
Kjo për faktin se procesit të ruajtjes dhe trajtimit të veçantë nuk mund t’i
nënshtrohet çdo dëshmi që është e shkruar dhe nga kjo dinamikë e planifikuar e
mbrojtjes do të determinohen edhe angazhimet e arkivistëve në këtë fushë.
3. Ruajtja dhe mbrojtja bazike është obliguese. Funksionimi i progra-
meve për ruajtjen e historisë duhet paraprakisht të siguroj kushte të caktuara në
rregullativën ligjore për ruajtjen e dëshmive arkivore. Në këtë rast secili
institucion arkivor duhet të përmbush disa standarde themelore në fushën e
ruajtjes së dokumenteve. Pra, duhet të ketë stabilimentet që garantojnë
temperaturë konstante, evitim të plotë të lagështisë dhe ajrosje së përhershme të
hapësirave ku ruhen materialet. Në të vërtetë standardet e tilla janë si parakusht
për fillimin e punës së një agjensioni për ruajtjen e dëshmive historike.
4. Procesi i ruajtjes së dokumentacionit arkivor duhet të nënshtrohet
sipas një dinamike dhe një rendi që duhet të rrjedh nga një planifikim i detajuar
paraprak.
5. Në vazhdimësi zhvillohet një debat se cilat veprime në procesin e
ruajtjes duhet tì kryejnë arkivistët dhe çka duhet t’u lihet konservatorëve
profesional. Është një sugjerim i përgjithshëm veçmas për institucionet e vogla
dhe për përgjegjësit e tyre që aktivitetet e tyre në fushën e ruajtjes t’i thellojnë
aq sa janë të aftë dhe tì lënë punët teknike, siç është restaurimi dhe mikrofilmimi
në duar të ekspertëve.
6. Qasjet e ndryshme për formatet e nevojshme po ashtu janë të
domosdoshme. Formatet special, siç janë fotografitë, mikrofilmat, disqet e
kompjuterëve, kërkojnë qasje dhe kushte të veçanta të deponimit, gjithsesi të
ndryshme nga materialet e formatit të rëndomtë të krijuara në letër.
Faktorët fundamental që kushtëzojnë ndërveprimin e ruajtjes

Ruajtja kushtëzohet në masë të madhe nga ndërveprimi i tre faktorëve
fundamental:
1. Përbërja kimike: Nënkupton studimin e përbërjes së materialit në të
cilin është shkruar apo krijuar dëshmia historike dhe e veçorive kimike dhe
fizike të tij, qëndrueshmëria ndaj faktorëve dëmtues, si drita, lagështia, tempe-
ratura etj. Kimia në këtë rast ndihmon shumë, nëpërmjet njohjes së materialeve
dhe masave që duhet ndërmarrë për ruajtje.
414 | Arkivistika
Materiali më i përhapur në të cilin janë krijuar shumica e dëshmive

arkivore është letra, e cila tashmë më lehtë prodhohej, ishte më e lirë dhe më e
përshtatshme, por në gjysmën e shekullit XIX konsumi i letrës u rrit shumë.
Prodhimtaria manifakturale më nuk i përmbushte as për së afërmi nevojat e
tregut. Që këtej, në gjysmën e dytë të shekullit XIX filloi prodhimi industrial i
letrës. Rezultati ishte se të gjitha dëshmitë e shkruara tani ruheshin në letër, e
cila përmbante shumë më tepër acid dhe ishte shumë më pak rezistente.
Rrjedhimisht të gjitha këto materiale dokumentare janë relativisht të rrezikuara
dhe kërkojnë një mbrojtje permanente.
2. Kushtet (ambienti) i ruajtjes: Është faktori i dytë shumë determinues
në procesin e ruajtjes. Temperaturat e larta shkaktojnë tharjen dhe shtojnë
brishtësinë e letrës. Nga ana tjetër si pasojë e lagështisë së shtuar mund të
lajmërohet molci dhe myku. Ndotja e ajrit, poashtu mund të jetë një element
dëmtues i dokumenteve të shkruara.
3. Njeriu. Është faktori i tretë i rëndësishëm në procesin e ruajtjes.
Njerëzit në të njëjtën kohë janë krijuesit e vetëm të dëshmive historike dhe në
shumë raste shkatërruesit kryesor të tyre, madje edhe të atyre dëshmive me vlera
afatgjata. Kjo në të shumtën e rasteve ndodh për shkak të përkujdesjes së
pamjaftueshme ose për shkak të masave joefikase mbrojtëse. Po ashtu, njerëzit
ndikojnë në jetëgjatësinë e dokumenteve edhe për faktin se ata janë
përzgjedhësit kryesor të materialit në të cilin krijohen dëshmitë historike. Këtu
mund të konstatojmë se njerëzit kanë zgjedhur që vetëm një pjesë e vogël e
materialeve të jetë e shkruar në letër të cilësisë së lartë (pa acid), kurse pjesa më
e madhe e materialeve është e shkruar në letër të cilësisë së rëndomtë.
Ruajtja e dokumenteve të shkruara të madhësive jostandarde

Çdo dokument i veçantë, i cili për shkak të dimensioneve jostandarde
ndahet nga ndonjë fond ose koleksion, i cili duhet të ruhet në ndonjë vend tjetër
duhet t’i bashkangjitet kartela me këto shënime: emri i dokumentit, sinjatura dhe
shenja topografike. Ato vendosen dhe ruhen në ndonjë orman të veçantë të
madhësisë përkatëse në formë horizontale ose në rafte, në mbeshtjellës përkatës
të punuar nga kartuçi ose nga ndonjë foli sintetike, duke e shfrytëzuar në mënyrë
racionale vendin e vendosjes.
Kutia duhet të ketë numër të mjaftueshëm të mbështjellësve ose të
regjistrave në mënyrë që të mos vjen deri te lakimi dhe deformimi i tyre për
shkak të rëndësisë, kështu për këtë shkak duhet të vendosen në pozitën
horizontale dhe kutitë nuk duhet të mbushen tepër në mënyrë që të mos
vështirësojnë gjetjen e dokumenteve të caktuara dhe marrjen nga kutia.
Regjistrat e madhësive jostandarde duhet të vendosen në kuti të dimen-

sioneve përkatëse. Nëse ajo është e pamundur, duhet të vendosen në pozitën
horizontale në raft, por të ndara me letër përkatëse.
Të gjitha kutitë duhet të jenë të madhësisë përkatëse, ndërsa në rafte
vendosen në pozitën horizontale ose vertikale, ku shenja e identifikimit duhet të
shihet në mënyrë të qartë. Kutitë në rafte vendosen nga pjesa e sipërme në të
poshtmen, nga e majta në të djathtë në formë të pandërprerë, që do të thotë se në
mes të kutive nuk duhet të këtë zbrazëtira. Nëse kutitë vendosen në pozitën
horizontale njëra mbi tjetrën, lartësia e tyre nuk duhet të kalojë 20 cm.
Ruajtja e dokumenteve jokonvencionale

Për ruajtje të këtyre dokumenteve duhet të sigurohen edhe kushte të
veçanta. Kushtet optimale për ruajtje mundësohen me klimatizimin e depove.
Muret dhe tavanet duhet të lyhen me ngjyrë që mos të lëshojnë pluhur. Lejohet
sasia e pluhurit deri në 10 grimca në metrën katror, ndërsa madhësia e tyre deri
në 10 mikrona. Forca e fushës së jashtme, fushës magnetike nuk guxon të kalon
400 A/m.
Marrëdhënia e RV dhe temperaturat e disa llojeve dallohen, kështu për
filmat bardhë e zi në shiritin acetiloceluloz është 10-16 °C dhe RV 30-50%, për
pllaka të gramafonit 10-21 °C dhe 40-55% RV dhe për bartësit magnetikë 4-16
°C dhe 40-60 RV.
KAPITULLI XIII
OBJEKTET ARKIVORE
416 | Arkivistika
Roli i objekteve arkivore

Ndërtesa arkivore është objekt ose grup i objekteve të cilët me karakte-
ristikat e tyre të ndërtimit arkitektonik, lokacionet dhe veçoritë tjera duhet t’i
plotësojnë normat dhe standardet themelore (minimale) arkivore në mënyrë që
me sukses të mund t’i kryejnë funksionet themelore dhe përcjellëse të arkivit.
Qëllimi themelor i ndërtesës së arkivit është që të siguroj lokal gjegjës për
vendosjen, ruajtjen, përpunimin, shfrytëzimin etj. të lëndës arkivore.
Në disa shtete të Evropës që merren me kushtet e ruajtjes së lëndës
arkivore, specifikacioni e ndërtesave dhe pajisjeve dhe kërkesave për
konzervimin e tyre quhet ekonomia e arkivave.
Krahas resurseve njerëzore dhe suazave programore, të cilat e
përcaktojnë veprimtarinë e programit arkivor, bazën e tyre e përbën lokali dhe
pajisjet të cilat janë të nevojshme për kryerjen e veprimtarisë. Këtu duhet
përfshirë edhe resurset financiare, sistemet informative si dhe resurset
informative dhe dokumentariste janë mbështetëse të veprimtarisë dhe të
afarizmit. Shumë çështje që janë të ndërlidhura me lokalet dhe pajisjet kanë të
bëjnë edhe me mbrojtjen e lëndës (kushtet dhe pajisjet në depo), andaj më së
shumti flitet në atë kontekst.
Qëllimi themelor i ndërtesës së arkivit dhe niveli i veprimtarisë arkivore
kushtëzojnë dedikimin struktural të vet ndërtesës, pa marrë parasysh se a ka të
bëjë me ndërtesë të re ose ndërtesë të vjetër të adaptuar. Dedikimin themelor të
ndërtesës së arkivit e përcakton edhe degëzimi i përdorimit struktural. Përveç
kësaj për dedikim struktural të ndërtesës së arkivit duhet pasur parasysh edhe
këto elemente: territori ku vepron, sasia e lëndës arkivore, e cila krijohet dhe
duhet të merret nga ana e arkivit, laboratoriumet për mbrojtjen e lëndës
arkivore; numri i punëtorëve të punësuar në arkiv, frekuentimi i shfrytëzuesve
të lëndës arkivore dhe mundësitë e perspektivës së ardhme të arkivit.
Hapësira për ruajtje dhe të kontrolluarit e saj janë një ndër armët
kryesore nga arsenali i programeve për ruajtjen e historisë. Dëshmitë historike
duhet të jenë të deponuara në hapësira të sigurta dhe rezistente ndaj zjarrit, me
temperaturë dhe lagështi të kontrolluar, me detektorë të zjarrit dhe sistem të
autozjarrëfikjes dhe me sistem të aparateve kontrollues.
Një mjedis optimal garanton jetëgjatësi të dokumenteve, përderisa një
mjedis i pasigurt pashmangshëm do të ndikojë në dëmtimin dhe asgjësimin e
dokumenteve. Sigurimi i mjedisit optimal të ruajtjes kushtëzohet nga disa
faktorë dhe funksionimi i tij normal varet edhe nga lloji i dëshmive historike që
janë deponuar. Zakonisht në praktikë shumica e dëshmive historike gjenden të
shkruara në materiale të formatit të ndryshëm, prandaj edhe kushtet e mjedisit
për të gjitha llojet nuk janë të përshtatshme njësoj. Temperaturat e larta mund
të shkaktojnë reaksione të vetive kimike të dokumentit, përderisa temperaturat
e ulëta ndikojnë në rritjen e lagështisë. Që këtej ekspertët rekomandojnë
temperaturë 20 gradë C +- disa gradë, ndërsa, lagështia deri 45%. Rezistenca
kundër zjarrit nënkupton funksionimin e sistemeve parandaluese efikase.
Sistemi cilësor i ajrosjes nënkupton njërin nga faktorët me relevantë të veçantë
në kuadrin e mjedisit të ruajtjes.
Lokali si parakusht për ruajtje të lëndës arkivore

Lokali i arkivit është një prej parakushteve themelore për organizimin e
shërbimit arkivor dhe mbrojtjes së lëndës arkivore. Lokali duhet të përcaktohet
në atë mënyrë që të ndikojë në funksionimin më të mirë të shërbimeve përkatëse
të arkivit, duke filluar prej pranimit të lëndës arkivore, vendosja në depo,
rregullimi, përpunimi, mbrojtja e deri të shfrytëzimi i saj dhe puna me palë. Pra,
qëllimi themelor i objektit të ndërtesës së arkivit është që të siguron lokal
gjegjës për vendosjen, ruajtjen, përpunimin, shfrytëzimin etj. të lëndës
arkivore.
Lokali arkivor është faktori themelor i punës dhe ekzistimit të çdo arkivi
dhe veprimtarisë arkivore të çdo shteti. Pranimi i këtyre nevojave është i lidhur
ngushtë me gjendjen ekonomike të çdo shteti dhe kulturën e tij, posaçërisht
arkivore, traditën, që gjithsesi përfshin edhe nivelin e zhvillimit të veprimtarisë
arkivore në tërësi.
Ekzistimi i lokaleve arkivore përkatëse është me ndikim të rëndësishëm
për tërë veprimtarinë akrivore në çdo shtet. Kjo çështje në botë është rregulluar
në forma të ndryshme me dispozita të legjislacionit arkivore, pruarjen e
standardeve të veçanta për ndërtimin e objekteve arkivore etj. Në bazë të tërë
kësaj është e nevojshme që objektet arkivore duhet të plotësojnë përveç
kërkesave të përgjithshme edhe disa të veçanta, të cilat më së shumti kanë të
bëjnë me këtë çështje, përzgjedhja e lokacionit për ndërtim të objektit, veçantitë
e ndërtimit të objektit dhe funksionalitet të brendshëm të objektit.
Duhet theksuar se asnjë ndërtesë e arkivit, e cila nuk është dedikuar për
arkiv kuptohet se nuk është mjaft funksionale, si në aspektin e kushteve,
vendosjes, mbrojtjes dhe shfrytëzimit të lëndës, ashtu edhe për mungesë të
lokaleve të vendosjes dhe të punës.
NDËRTESA E ARKIVIT
418 | Arkivistika
Për kryerjen e veprimtarisë së vet normale për të cilën është themeluar,

arkivi duhet t’i ketë edhe kushtet normale për punë. Ndër kushtet themelore
janë lokalet për punë, vendosje dhe ruajtje të lëndës arkivore që në arkivistikë
i quajmë ndërtesa të arkivit. Ndërtesa arkivore është objekt ose grup i objekteve
të cilët me karakteristikat e tyre të ndërtimit arkitektonik, lokacionet dhe
veçoritë tjera duhet t’i plotësojnë normat dhe standardet themelore (minimale)
arkivore në mënyrë që me sukses të mund t’i kryejnë funksionet themelore dhe
përcjellëse të arkivit. Qëllimi themelor i ndërtesës së arkivit është që të sigurojë
lokal gjegjës për vendosjen, ruajtjen, përpunimin, shfrytëzimin etj. të lëndës
arkivore.
Objekti i cili do të plotësojë dedikimin themelor të ndërtesës së arkivit
mund të sigurohet në dy mënyra: përmes ndërtimit adekuat të ndërtesës së
dedikuar për arkiv (ku duhet në mënyrë maksimale të respektohen standardet e
arkivistikës, ndërtimtarisë etj.) ose përmes adaptimit të ndonjë objekti
ekzistues. Në këtë rast duhet të respektohen para së gjithash nevojat e
funksionit, pastaj kushtet e lokacionit dhe ndërtimoro-teknike të veprimtarisë
së arkivit.
Ndërtesa e re e arkivit duhet t’u përshtatet kushteve dhe qëllimeve
themelore për të cilin edhe dedikohet, siç janë vendi, lokacioni, mënyra e
ndërtimit – konstruksioni i ndërtesës, madhësia dhe renditja e lokaleve për punë
administrative, punëtorive – laboratoriumeve dhe atyre për vendosjen e lëndës
arkivore – depove. Pastaj me rëndësi për funksionimin e mirë të arkivit janë
edhe pajisjet teknike dhe mjetet për punë, instalimi, dhe në tërësi rregullimi i
brendshëm i arkivit.
Ndërtesa e arkivit kryesisht përbëhet prej dy pjesëve: lokali për punë –
zyrat e punës për mbrojtjen, rregullimi, përpunimi, shfrytëzimi i lëndës
arkivore, punëtoritë – laboratoriumet, lokalet administrative e tjerë dhe pjesa
tjetër lokali për ruajtjen e lëndës arkivore – depoja e arkivit.
Për fillimin e ndërtimit të ndërtesës së re të arkivit si element themelor
është zgjedhja e lokacionit. Mirëpo, këtu duhet të përfshihen edhe disa kushte
themelore, siç janë: përbërja gjeologjike e tokës, madhësia e saj, afërsia dhe
lidhja me institucionet e tjera me të cilat bashkëpunon dhe të jetë në vend të
përshtatshëm për shfrytëzimin e lëndës arkivore.
Ndërtesa e arkivit duhet të ndërtohet në ato terrene, të cilat janë të forta
dhe kryesisht të thata. Të jetë e mbrojtur nga lagështia, në vende stabile, mos të
ketë ujëra nëntokësore. Të jetë e izoluar, por e lidhur me lidhje të komuni-
kacionit dhe mos të jetë afër saj ndonjë fabrikë, ndërtesë banimi, objekt i
karakterit ushtarak etj. në mënyrë që lënda arkivore të jetë e siguruar nga
dëmtuesit e njohur të saj, siç janë zjarri, pluhuri, elementet kimike – gazrat dhe
ato biologjike e fizike, lufta e të tjerë. Afër ndërtesës së arkivit të ketë hapësirë
të mjaftueshme që në rast nevoje të mund t’i shtohet ndonjë pjesë e lokaleve
për vendosjen e lëndës arkivore.
Gjatë ndërtimit duhet pasur parasysh tipin dhe formën e arkivit,
varësisht nga terreni se a duhet të shkoj në lartësi apo në gjerësi. Përvoja ka
treguar se arkivi më tepër duhet të ndërtohet në gjerësi, ndërsa në lartësi jo më
shumë se pesë kate.
Me rëndësi të posaçme është edhe konstruksioni i vet ndërtesës së
arkivit dhe materiali nga i cili duhet të ndërtohet. Ndërtesa e arkivit duhet të
ndërtohet nga materiali i fortë ndërtimor, nga çimentoja, hekuri (armatura),
xhami dhe azbesti. Me këto arrihet forcimi i ndërtesës dhe njëherit janë
mbrojtësit më të mirë nga zjarri.
Qëllimi themelor i ndërtesës së arkivit dhe niveli i veprimtarisë arkivore
kushtëzojnë dedikimin struktural të vetë ndërtesës pa marrë parasysh se a ka të
bëjë me ndërtesën e re ose ndërtesën e vjetër të adaptuar. Dedikimin themelor
të ndërtesës së arkivit e përcakton edhe degëzimi i përdorimit struktural.
Përveç kësaj për sa i përket anës strukturore të ndërtimit të ndërtesës së
arkivit duhet pasur parasysh edhe këto elemente: territori ku vepron, sasia e
lëndës arkivore, e cila krijohet dhe duhet të merret nga ana e arkivit, llojet e
ndryshme të laboratoriumeve dhe punëtorive që duhet t’i ketë një arkiv, numri
i punëtorëve të punësuar në arkiv, frekuentimi i shfrytëzuesve të lëndës arkivore
dhe mundësitë e perspektivës së arkivit.
Lokalet në ndërtesën e arkivit

Lokalet, ndërtesën e arkivit duhet të përcaktohen në atë mënyrë që të
ndikojnë në funksionimin më të mirë të shërbimeve përkatëse të arkivit, duke
filluar prej pranimit të lëndës arkivore, vendosjes në depo, rregullimit,
përpunimit, mbrojtjes e deri te shfrytëzimi i saj dhe puna me palë. Pra, lokalet
në arkiv duhet të përcaktohen në atë mënyrë që të jenë sa më funksionale.
Institucioni arkivor duhet të siguroj lokalet përkatëse për punë dhe
vendosje të lëndës arkivore, si dhe pasisjet për to.
Lokalet adekuate për vendosjen e lëndës arkivore llogariten objektet të
cilët janë:
-të konstruksionit të fortë, të ndërtuara nga materiali i cili nuk digjet
ose digjet shumë vështirë,
- të ndara nga lokalet tjera në objekt,
- të jenë larg nga makinat prodhuese dhe energjetike, pajisjeve dhe bar-
tësve, magazinave dhe objekteve nga të cilat ekziston rreziku i rritur për lëndë
420 | Arkivistika
eksplozive, lëshuarjen e materialeve të shumta dëmtuese ose materiale të

ndryshme, të cilat janë të destinuara për luftë,
- në ato vende ku nuk ka instalime të ujit, kanalizimit, të plinit dhe
pajisjeve elektrike, si dhe aparate për nxemje qendrore, duke përfshirë edhe
mbrojtjen e shpërthimit të ujërave mbitokësor dhe nëntokësor,
- të jenë larg nga vendet me zjarr të hapur, nga lokalet ku ruhen mjetet
të cilat ndizen lehtë, nga burimet e pluhurit etj.,
- të jenë të lidhura me komunikacionin në mënyrë që të kenë qasje të
lehtë mjetet e zjarrfikësve,
- të pajisen me sisteme dhe aparaturë për mbrojtje kundër zjarrit,
- të mbrojtura nga qasja e personave të paautorizuar,
- të sigurohen dyert për mbojtje kundër vjedhjes dhe zjarrit,
- lokalet të jenë të thata me dritë dhe të mbrojtur kundër depërtimit të
rrezeve direkte,
- të kenë lidhje komunikuese së paku me dy dalje nga objekti,
- të jenë të ndritshme dhe pa lagështi,
- të sigurohen kushtet mikroklimatike, kimiko-biologjike dhe fizike për
mbrojtjen e lëndës arkivore nga dëmtuesit e ndryshëm si lagështia, drita e
tepërt, rrezet, pluhuri, mikroorganizmat, insektet, brejtësit dhe dëmtimi fizik.
Lokali i arkivit duhet përcaktuar në atë mënyrë që të ndikojë në
funksionimin më të mirë të shërbimeve përkatëse të arkivit, duke filluar prej
pranimit të lëndës arkivore, vendosjes në depo, rregullimit, përpunimit,
mbrojtjes e deri te shfrytëzimi i saj dhe puna me palë.
Madhësia e lokaleve duhet t’i përgjigjet sasisë së lëndës arkivore, e cila
ruhet, në mënyrë që në 100 m² mund të vendosen 600 metra lëndë arkivore.
Arkivi, sipas rregullave duhet të siguroj edhe lokale për pranim të lëndës
arkivore së paku për pesë vjet në vijim.
Masat e mbrojtjes kundër zjarrit dhe fatkeqësive elementare arkivi i
zbaton në harmoni me dispozita të veçanta.
Përveç depove për vendosje dhe ruajtje të lëndës arkivore, arkivi duhet
të posedojë edhe lokale adekuate për pranimin dhe përpunimin e lëndës dhe për
punë të personelit profesional, administrativ dhe ndihmës, posaçërisht me këto
lokale të punës:
- lokali ose lokalet për pranimin e lëndës arkivore dhe përpunimit teknik
gjatë pranimit,
- lokalet për pastrimin e pluhurit nga lënda,
- lokalet për rregullimin fizik të lëndës, kapacitet të mjaftueshëm për
punë të rregullt të arkivit,
- lokale për punë të punonjësve profesionalë, kapacitet të mjaftueshëm

për vendosje dhe për punë të papengueshme të të gjithë punonjësve profesio-
nalë,
- lokalet për drejtori dhe personelin administrativ,
- shkrimtore, përkatësisht lokal për pranimin e palëve,
- nyjen sanitare,
- lokali për material harxhues etj.
Lokalet e punës së arkivave duhet të jenë të mbrojtur nga qasja e
personave të paautorizuar gjatë kohës së punës dhe jashtë orarit të punës, të
pajisura me aparate për fikje të zjarrit. Këto lokale të punës duhet të jenë të
pajisura me tavolina të punës, ormane dhe me pajisje të tjera zyrtare.
Në lokalet e punës në arkiv duhet të vendoset rrjeti kompjuterik dhe
komunikativ i nevojshëm për punë. Ata arkiva që i kanë lokalet jashtë ndërtesës
qendrore, përkatësisht depo në disa lokacione duhet të posedojnë edhe mjete
bartëse.
Përveç lokaleve të theksuara arkivi duhet të ketë sallën e leximit, lokalet
për pranim, regjistrim, për këshillime të shfrytëzuesve dhe për garderobë të
shfrytëzuesve. Në hyrje të arkivit duhet të ketë kujdestari në mënyrë që të
mbikëqyret hyrja dhe të informohen vizitorët (palët).
Salla e leximit dhe lokalet për pranim duhet të vendosen në mënyrë që
në to të shkohet pa kaluar nëpër pjesën e objektit ku janë depot për vendosje të
lëndës, lokalet për rregullim të lëndës. Salla e leximit duhet të jetë e pajisur me
tavolina dhe karriga të mjaftueshme për shfrytëzues dhe me dritë të
mjaftueshme. Në sallë të leximit ose afër saj duhet të vendosen mjetet
informativo-shkencore dhe literatura. Në vendin adekuat duhet të vendoset
personi kujdestar.
Arkivat që ruajnë lëndë për shfrytëzimin e të cilave duhet të sigurohen
mjetet teknike ose aparaturat (dokumentet audio-vizuele, filmi dhe mikrofilmi,
dokumentet në mediat elektronike etj.) duhet të sigurohen aparaturat përkatëse
në gjendje të rregullt.
Pjesët funksionale të ndërtesave arkivore

Duke u nisur nga kërkesat e disa funksioneve arkivore (vlerësimi,
pranimi dhe përpunimi, mbrojtja, shfrytëzimi i lëndës arkivore dhe veprimtaria
publike e arkivit), lokali ku zhvillohet veprimtaria arkivore mund të ndahet në
katër tërësi funksionale:
1. depotë,
2. lokalet për shfrytëzim të lëndës arkivore dhe lokalet publike,
422 | Arkivistika
3. lokalet për përpunimin e lëndës arkivore, dhe

4. lokalet për punët administrative.
Në çdo njërën prej këtyre tërësive funksionale të lokaleve ekzistojnë
kërkesa të veçanta në aspektin e organizimit dhe pajisjeve, sigurimit dhe
kushteve të cilat duhet të sigurohen. Aty ku është e mundur, duhet synuar që
disa tërësi funksionale të jenë, të vendosen në nivele të llojllojshme të sigurimit
dhe regjimit të lëvizjeve dhe qëndrimit të të punësuarve si dhe të vizitorëve.
Standardet në ndërtimin e objekteve arkivore

Shërbimi arkivor bashkëkohor përherë synon që në nivel global të sillen
standardet për kryerjen e punëve profesionale arkivore dhe administrativo-
financiare në ndërtesa të arkivit.
Përkitazi me standardet rreth ndërtimit të ndërtesave arkivore mund të
theksohen disa parime në të cilat standardet mund të mbështeten:
1. Lokacioni – është një prej kushteve themelore dhe më të rëndësishme
për ndërtesat arkivore;
2. Mjedisi jetësor;
3. Kushtet urbanistiko-arkitektonike;
4. Rregullativa juridike dhe ligjore;
5. Hyrja, qasja në ndërtesa arkivore;
6. Mirëmbajtja, sigurimi dhe mbrojtja nga fatkeqësitë elementare;
7. Struktura e organizimit të hapësirës;
8. Kushtet e ngrohjes akustike ajrore dhe drita në ndërtesën e arkivit,
dhe
9. Komoditeti estetik.
Në Kosovë nuk ekziston ndonjë standard i aprovuar ku do të definohe-
shin normativat për objektet e dedikuara për arkiva, biblioteka, muze dhe
institute të mbrojtjes së monumenteve. Në vitet e tetëdhjeta të shekullit të kaluar
në Kosovë ekzistonte rregullorja për kushtet e përafërta pë funksionim të
arkivit, siç ishin kuadri, lokali dhe mjetet e nevojshme financiare. Mirëpo,
standardet e aprovuara ndërkombëtare në të ardhmen mund të shërbenin si bazë
për rregullimin e çështjës së objekteve të arkivit. Mund të shërbente Standardi
ISO 11799 – Informimi dhe dokumentacioni – Kërkesat për ruajtjen e materialit
arkivorë dhe bibliotekarë”.(ISO 11799:2003 – Information and documentation
– Dokumnt storage requirements for archive and library materials,
http://iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogu_detail.htm?csnumber=38
586 (Consulted August 3 rd 2012, 10.58), jep udhëzimet gjenerale për objektet
në të cilat gjenden arkivat pa marrë parasysh se a janë ndërtesa të reja të
ndërtuara për ato qëllime ose objektet ekzistuese të rekonstruara. Në mesin e
temave qenësore të cilat trajtohen në kuadër të këtij standardi janë: lokacioni i

ndërtesës, kontruksioni i ndërtesës, instalimi dhe pajisjet, përdorimi, plani për
situata të jashtëzakonshme.
DEPOJA E ARKIVIT
Rëndësia
Depoja e arkivit është pjesa më e rëndësishme dhe më delikate në të
cilën vendoset dhe ruhet lënda arkivore. Në të është i vendosur tërë thesari i
arkivit. Pra, vendi për vendosje dhe ruajtje të lëndës arkivore në depo, e bënë
atë pjesë më të rëndësishme në arkiv. Andaj ajo ka përparësi ndaj elementeve
tjera në arkiv.
Vendi dhe hapësirat e depos

Caktimi i vendit dhe hapësirës për ruajtje të dokumenteve arkivore është
njëra nga armët kryesore nga arsenali i programeve për ruajtjen e historisë.
Dëshmitë historike duhet të jenë të deponuara në hapësira të sigurta dhe
rezistente ndaj zjarrit me temperaturë dhe lagështi të kontrolluar, me detektor
të zjarrit dhe sistem të automatik të zjarrëfikjes dhe me sistem të qasjes të
kontrolluar. Një mjedis optimal garanton jetëgjatësi të dokumenteve, përderisa
një mjedis i pasigurt pashmangshëm do të ndikojë në dëmtimin dhe asgjësimin
e dokumenteve. Sigurimi i mjedisit optimal të ruajtjes kushtëzohet nga disa
faktorë dhe funksionimi i tij normal varet edhe nga lloji i dëshmive historike që
janë deponuar.
Madhësia e depos përcaktohet varësisht prej sasisë së lëndës arkivore,
e cila ekziston në arkiv dhe ajo e cila do të arrijë në perspektivë dhe do të
vendoset në te. Lokalet e depos mund të ndahen në: lokale për pranimin e lëndës
arkivore, lokale për heqjen e pluhurit, dezinfektimit dhe dezinsektimit të
dokumenteve dhe depove, të cilat mund të jenë depo për ruajtje të lëndës
arkivore, depo për ruajtje të mikrofilmave, depo për ruajtjen e rariteteve, të
fondit librar, kinotekës, tani edhe për dokumentet elektronike etj.
Depoja si pjesë përbërëse e arkivit, duhet të punohet prej materialit
ndërtimor në mënyrë që të sigurohet në tërësi lënda arkivore nga lagështia, drita
e tepërt, zjarri, pluhuri, minjtë dhe faktorët tjerë që e dëmtojnë dhe e
shkatërrojnë atë. Ato duhet të jenë të ndërtuara kryesisht nga çimentoja,
armatura, mallteri dhe metali dhe të pajisen me raftet, ormanët, tavolinat dhe
pajisjet tjera të nevojshme. Materiali elektrik duhet të jetë i mbështjellur me
424 | Arkivistika
përcjellës të cilët nuk digjen. Përveç këtyre, depot duhet të pajisen me rafte dhe
ormanë të metaltë, komora për dezinfektim, karroca të manipulantit etj.
Nga përcaktimi - vendi i depos në kuadrin e ndërtesës së arkivit bëhet
edhe konstruksioni i saj, varësisht nga ajo se a përcaktohet në sistemin e
pavilionit apo ndërtesa është një tërësi ndërtimore. Parimi themelor në
përcaktimin e lokaleve të depos, në kuadrin e ndërtesës së arkivit është që për
shkak të sigurimit të jetë plotësisht e ndarë nga lokalet tjera.
Depot duhet të jenë të lidhura në mënyrë sa më funksionale me lokalet
tjera të arkivit ku bëhet pranimi, rregullimi, përpunimi dhe shfrytëzimi i lëndës
arkivore. Transportimi i lëndës nga depoja në lokalet e punës së arkivit bëhet
me karrocën e manipulantit, ndërsa në mes të kateve të depos me ashensor.
Vendosja e lëndës arkivore në depo

Lënda arkivore në depo është e vendosur në rafte të metalta. Renditja
dhe rregullimi i fondeve dhe koleksioneve arkivore, përkatësisht i njësive
arkivore bëhet sipas udhërrëfyesve dhe treguesve topografikë për lëndën
arkivore në depo. Çdo fond në depo duhet të vendoset në një vend të bazuar në
parimin e pandashmërisë së fondit. Lëndët vendosen në fashikuj, kuti (të
kartonit ose të metalit). Librat – regjistrat, protokolet, etj. zakonisht vendosen
në rendin e fundit të regalleve arkivore.
Depot duhet të jenë të pajisura me aparaturë për matje të temepraturës
dhe lagështisë relative. Ato duhet të mbahen të pastra, të rregulluara dhe të
kalueshme. Në to lënda nuk guxon të qëndrojë në dysheme, në tavolina ose në
vende të tjera. Lënda nuk guxon të mbahet jashtë kutive ose njësive të tjera
teknike të cilës i takon ose në vendet ku vështirë shfrytëzohen. Në depo pa
mbikëqyrje nuk guxon të hyjnë ose të kalojnë personat të cilët nuk janë të
autorizuar për përdorim të lëndës në to.
Udhërrefyesi topografik
Udhërrefyesi topografik është mjet informative intern në arkiv që
përfshin regjistrimin e lëndës në sipas depove të caktuara ose të gjitha depove.
Shenja topografike në udhërrefyesin topografik duhet të përfshinë
ndërtesën/lokalin dhe regallet/raftet (topos/greqisht – vend) që paraqet pasqyrën
e vendosjes së fondeve dhe koleksioneve në depo.
Detyrat qenësore të depos

Detyrat qenësore të depos janë: sigurimi i dokumentacionit nga zjarri,
uji, gazrat dëmtues, rrezet e tepërta të diellit dhe në tërësi nga kushtet e
papërshtatshme klimatike, nga vjedhja etj., dhe të mundësojë ruajtjen sa më
ekonomike të saj. Andaj, tërë punimi i depos, përkatësisht konstruksioni,

dimensionet, kapacitetet, funksionimi, ngrohja, ajrosja, ndriçimi, pajisjet për
signalizim, për vendosje të lëndës në të etj., duhet t’i përshtaten funksionit të
vet, përkatësisht destinimit.
Në depo zakonisht kryhen këto punë: përcaktimi i sistemit dhe
vetëvendosja e tërësishme e lëndës në depo, pranimi dhe vendosja e lëndës së
re, e cila shpesh kushtëzon renditjen e lëndës së pranuar më parë, grumbullimi
i shënimeve për dosjet e fondeve dhe inventarin e përgjithshëm dhe përpilimi i
tyre, përpilimi i udhërrëfyesve dhe treguesve topografikë, vendosja e lëndës në
kuti arkivore, vënia e etiketave, dhënia e lëndës në rregullim dhe shfrytëzim,
revizioni i renditjes së lëndës, përgatitja e informatave për dokumentacionin,
gjetja e shënimeve për certifikata dhe vërtetime të ndryshme, kontrollimi dhe
mirëmbajtja e temperaturës dhe lagështisë, kontrollimi i aparateve për fikjen e
zjarrit dhe atyre elektrike, pastrimi i depos dhe i lëndës etj.
Evidencat për depo

Për depo zakonisht duhet të udhëhiqen këto evidenca: inventari i
përgjithshëm për fondet dhe koleksionet arkivore, regjistri i rariteteve, treguesit
topografik dhe udhërrëfyesit.
Mikroklima në depo
Thesarin e shkruar duhet ruajtur dhe shfrytëzuar në qarkun stabil.
Ekspertët që punojnë në ruajtjen e saj disa herë janë kujdesur që të gjejnë
mikroklimë “ideale”. Mirëpo, është e qartë se për shkak të shpenzimeve të
mëdha është jo praktike dhe jo reale të mirëmbahet temperatura e njëjtë në
ndërtesë ose në depo gjatë tërë vitit, sidomos në trevat me ndryshimet ekstreme
të temperaturave. Mirëpo, kur temperatura rritet mbi 20ºC me rëndësi qenësore
është që vlera e lagështisë relative mos të kalojë vlerat e pranueshme. Kështu,
që depot për ruajtjen e dokumenteve të pajisen me klimatizorë dhe me mjete
ajrosjeje për krijimin dhe mbajtjen e kushteve optimale për ruajtjen e tyre.
Përcaktimi i vlerave optimale të lagështisë relative përherë është
kompromis, para së gjithash, ndikim të madh kanë karakteristikat e koleksionit,
kushtet lokale klimatike dhe mjetet që posedojmë për mbikëqyrjen e
mikroklimës. Përveç kësaj, te përcaktimi i lagështisë optimale duhet marrë
parasysh edhe sasinë e lagështisë, e cila është e mjaftueshme për mirëmbajtjen
e elasticitetit të materialit, sasia e lagështisë, e cila është mjaft e ulët që e
ngadalëson shkatërrimin e lëndës dhe e pengon zhvillimin e insekteve dhe
mykut, si dhe sasinë e lagështisë, e cila me rastin e kondensimit për kohëra të
ftohta nuk do ta dëmtoj strukturën e ndërtesës.
426 | Arkivistika
Kushtet lokale mikroklimatike ndikojnë mjaft në lagështinë relative të

ajrit. Në trevat me klimë të lagësht është jo reale të priten vlerat nën 65% të
lagështisë relative dhe në të kundërtën në klimat e thata vlerën më të madhe se
45%. Në të dy rastet vlera optimale e lagështisë relative dhe temperaturës mund
të arrihet dhe të mirëmbahet vet me aparaturë klimatike, të cilat kërkojnë
shpenzime shumë të mëdha.
Trevat me klimë mesatare, me vera të nxehta dhe dimëra të ftohtë, shpesh
kalojnë më keq se ato treva të cilat janë përherë të thata ose të lagështa.
Lagështia relative gjatë stinës së verës mund të jetë e pranueshme, por dimrit
në lokalet me ngrohje qendrore, ajri ditën zakonisht është i nxehtë dhe i thatë,
ndërsa natën pas fikjes së nxemjes bëhet i ftohtë dhe i lagësht. Ato ndryshime
janë shumë më të dëmshme sesa lagështia relative e përhershme e ulët ose e
lartë gjatë tërë vitit.
Klima optimale dallohet nga llojllojshmëria e lëndës. Kushtet optimale
mikroklimatike janë për: lëndë në letër dhe pergamenë: 55-65% LR,
temperatura 13-18ºC; c/b foto dokumentet: 30-40% LR, temperatura më e ulët
se 18ºC; dokumentet me ngjyra: 30-40% LR, temperatura më e ulët se 2ºC;
dokumentet në zë: 40% LR, temperatura 18ºC; lënda në mediat magnetike: 30-
40% LR, temperatura 15+3ºC; disqet optike: 40% LR, temperatura më e ulët se
20ºC; mikrofilmat në bazën prej celulozës acetatë: 20-40% LR, temperatura
18+2ºC; mikrofilmat në bazat poliestere: 30-40% LR, temperatura 18+2ºC;
filmat në bazat prej celulozës acetate dhe poliesterit: aplikohen njëjtë sikurse
vlerat të c/b dhe foto dokumenteve në ngjyra; filmat në bazë prej nitratcelulozës
ruhen në depo të posaçme; forca e dritës në depo duhet të jetë rreth 20 luksa;
lartësia normale e depove duhet të jetë prej 2,50 deri 2,80 m.
Duhet të theksohet se dokumentet e lexuara me makinë, posaçërisht janë
të ndjeshëm dhe shpejt dëmtohen në kushtet e pavolitshme klimatike. Oscilimet
e mëdha të lagështisë relative dhe temperaturave në depo nuk janë të
dëshirueshme, prandaj duhet pasur kujdes në hapjen e dyerve dhe dritareve,
posaçërisht në ditët kur janë dallimet e mëdha në temperatura dhe lagështi
brenda dhe jashtë depos.
Dyshemeja dhe murët në depo
Muret në depo duhet të jenë të ngjurosura me ngjyra të qelta, më së miri
me të bardhë, në mënyrë që më kohë të vërehen problemet me lagështinë me
vet statikën e ndërtesës. Ngjyrat me të cilat ngjyrosen muret duhet me qenë të
padjegshme dhe nuk guxojnë që të bijnë lehtë nga muri.
Dyshemet munden me qenë nga materialet e ndryshme. Nëse ka të bëjë
me dyshemet nga druri ose parketi, duhet mbrojtur me llakë që sa më lehtë të
mirëmbahen. Dyshemet e betonit duhet mbrojtur me lyrje, në mënyrë që të
pengohet përderdhja dhe krijimi i pluhurit. Lyerjet mbrojtëse nuk guxojnë të

jenë të djegshme dhe është mirë që të kenë karakteristika antistatike në mënyrë
që mos të terheqin pluhurin. Në dysheme nuk guxon të ketë kurrfarë shtroje.
Të padëshirueshme janë pragjet të cilët mund të pengojnë nëse lind nevoja për
evokuimin e shpejt të lëndës.
Dyert dhe dritarët e depos

Me qëllim të mbrojtjes nga drita është e dëshirueshme që depot të kenë
sa më pak dritare. Nëse në dritare nuk ka kapakë, roleta etj., atëherë duhet
mbrojtur me folitë UV-filteri. Ato do të pengojnë jo vetëm rrezet ultraviolete,
por edhe do të zvoglojnë nxemjen nga rrezatimi, i cili vjen nga jashtë me kusht
që dritaret jenë të mbyllura. Rekomandohet që sipërfaqja e dritareve të mos jetë
më e madhe se 1/10 e fasadës së sallës. Dritaret në depo duhet të jenë të punuara
në atë mënyrë që në asnjë moment rrezet e diellit të mos bien drejtpërsëdrejti në
lëndën arkivore.
Dyet e depove jo vetëm që të jenë mbrojtëse nga zjarri, duhet të jenë të
gjëra së paku 0,90 cm. Duhet të hapen vetëm nga brenda, ndërsa nga jashtë
vetëm me çelës. Është e dëshirueshme që automatikisht të mbyllën, në rast se
harrohet mbyellja e tyre. Dyert duhet të janë në dy shtresa çeliku të izoluar
termikisht nga njëra-tjetra dhe të mbrojnë nga zjarri për 2 orë.
Pas kohës së punës dyert dhe dritaret mbyllen.
Ndriçimi artificial në depo

Në depo mund të vedosen poçat e zakonshme dhe flurocente. Nga
aspekti i mbrojtjes, poçat e zakonshme janë më të mira, sepse më pak i emitojnë
rrezet UV. Poçat elektrike duhet vendosur gjatë koridoreve dhe ndërmjet raf-
teve. Ato duhet të jenë të mbyllura hermetikisht dhe në drejtimin midis rafteve.
Ndriçimi artificial në depo nuk guxon me qenë tepër i fortë. Ndërmjet
çdo dy rendeve duhet vendosur nga një poçë prej 50-60 W, ndërsa në koridore
ndërmjet rafteve nga një poçë, në çdo 4-5 metra. Ndiçimi flurescent, që emiton
më shumë rreze UV nga poçat e zakonshme duhet mbështjellur me foli me UV
filter. Pjesët e ndriçimit duhet të jenë të mbrojtura më shtëpizën përkatëse. Ins-
talimet elektrike duhet të jenë sipërfaqësore, duke i futur në tuba zjarrdurues.Të
ketë një çelës kryesor për të gjithë godinën dhe një çelës për çdo depo.
Forca e ndriçimit artificial në depot dhe sallat e leximit të arkivit në të
cilët shfrytëzohet lënda arkivore duhet me qenë ndërmjet 200 dhe 300 luxa.
Lënda arkivore gjatë kohës së ekspozitave nuk guxon të jetë e ekspozuar forcës
maksimale prej 50-80 luxa gjatë 8 orëve në ditë në periudhën 60-90 ditë.
428 | Arkivistika
Pajisjet në depot në arkivit

Mjaft me rëndësi për depon janë edhe pajisjet e saj. Funksioni i pajisjeve
është i shumëfishtë. Ato duhet të mundësojnë përdorimin e lehtë të lëndës, të
jenë praktike dhe të mundësojnë ruajtjen e lëndës arkivore në mënyrë të sigurt
dhe ekonomike. Pra, asnjë depo, nëse nuk ndërtohet në mënyrë bashkëkohore,
nuk do ta kryen funksionin e vet, nëse nuk është e pajisur me pajisje të cilat i
përgjigjen.
Pajisjet janë pjesë përbërëse e ndërtesës dhe e rëndësishme për
mbrojtjen preventive. Depoja duhet të jetë e pajisur ashtu që të sigurojë kushtet
optimale për ruajtjen e thesarit të shkruar, mbrojtjen nga ndikimet e jashtme të
pavolitshme, klimatizimi (si pajisje e veçantë) ose mundësia e ajrosjes së
nevojshme dhe me përcjellës të kontrolluar të ajrit. Depot duhet të pajisen edhe
me aparaturë automatike për fikjen e zjarrit, termometër dhe higrometër, të cilët
reagojnë në temperaturën dhe lagështinë e ajrit në depo.
Pajisjet në depo përbëhen prej aparateve për kontrollimin e mikroklimës
– termohigrometrat, aparateve për mirëmbajtjen e mikroklimës, aparatet për
lagështi dhe terësi, pjesët ndriçuese, aparate për filtrimin e ajrit, senzorë për
lagështi dhe ujë, aparatet për lajmërim të zjarrit, aparate kundër vërshimit të
ujit, aparate përkatëse për fikjen e zjarrit; pajisje përkatëse për ruajtjen e lëndës
(rafte, ormanë trezori, lloje të tjera të ormanëve dhe mobilet).
a. Raftet, regallet dhe ormanet

Një ndër pajisjet më të rëndësishme dhe elementare për vendosje të
lëndës arkivore në depo janë raftet, përkatësisht regallet adekuate, të cilat duhet
të jenë të metalta dhe të proporcioneve të dedikuara si dhe ormanet. Raftet janë
orendi të punuara për vendosjen e lëndës arkivor, rëndom në trajtë të një kutie
të madhe pa kapakë dhe me të ndara, zakonisht të renditura dhe të lidhura në
mes veti. Kurse, rregalli është sistem prej shumë rafteve.
Regallet në depo të arkivit janë lëvizëse dhe statike (fikse) që shërbejnë
për vendosjen e dokumenteve arkivore, librave dhe njësive të tjera arkivore.
Përzgjedhja dhe vendosja e drejt e regalleve mundëson shfrytëzimin optimal të
lokalit dhe organizimin efikas të vendosjes së lëndës, që sjellë deri të kursimet
në menaxhim.
Raftet janë të dedikuara për ruajtjen e lëndës arkivore të llojeve të
ndryshme (letër, mikrofilm, CD, audio dhe video kaseta). Raftet më të reja
moderne, funksioni i tyre modular është që me pajisjet dhe masat mundëson
përshtatjen e çdo forme të lëndës, përkatësisht të gjitha dimensioneve të lokalit
posedues.
Për vendosjen dhe ruajtje të lëndës mund të shfrytëzohen raftat metalik

dhe/ose ormanet me sirtarë përkatës. Raftat e gjerësisë 0,30-0,40 m. janë më të
përshtatshme për nevoja të vendosjës së lëndës arkivore. Dy rafte vendosën
bashkë, të kthyer nga pjesët e pasme të njërit me tjetrin. Kështu si tërësi
vendosën në distancë prej 0,80 m. Po ashtu edhe në këtë distancë vendosën larg
murit. Rendet e rafteve vendosën në distancë prej 1,00 - 1,20 m.
Është e dëshirueshme, nëse ekziston mundësia që të konfigurohen
hapësirata ndërmjet ndarësve në rafte. Kur ka të bëjë me dokumentacionin e
madhësisë standarde, ndarëset të jenë fikse. Raftet optimale janë me 5 ndarëse,
por që rendi i parë duhet me qenë i ngritur se paku 0,15 cm. nga dyshemeja (kjo
është mbrojtja në rast të vërshimeve të vogla në depo, dhe njëherit edhe pastrimi
më i lehtë). Distanca ndërmjet rendeve (ndarësve) përcaktohet nga madhësia e
dokumenteve të cilat do të vendosën në rafte, duke pasur parasysh që ato të jenë
pak më të mëdha për shkak të përdorimit të lëndës.
Përveç rafteve standarde mund të shfrytëzohen edhe raftet kompakt, të
cilët mundësojnë shfrytëzimin më të mirë të hapësirës në depo, përkatësisht
vendosjes më të madhe të lëndës. Por, kur përzgjidhen këto rafte, duhet të
sigurohen kushtet optimale mikroklimatike dhe statika përkatëse. Pra, në
krahasim me raftet statike, përdorimi i rafteve lëvizëse e rrit kapacitetit e lokalit
mesatarisht për 70% në kapacitet. Me këtë krijohet një kursim jo vetëm i lokalit
dhe shfrytëzim racional i tij, por edhe në aspektin financiar. Lëvizja e tyre bëhet
me anë të mekanizmit të posaçëm.
Raftet duhet me qenë të larguar nga muret, sidomos ato të jashtme, sesa
ato të brendshmet. Nëse ka të bëjë me raftet në pjesën e prapme, lënda duhet
me qenë e larguar nga pjesa e prapme e raftit së paku 5 cm.
Raftet arkivore dhe ormanet duhet me qenë të punuara nga metalet që
janë të mbrojtur nga korezioni ose materiali tjetër rezistues nga zjarri dhe uji.
Raftet në mediumet magnetike duhet të mbrohen me veshje
antimagnetike. Veshjet mbrojtëse nuk guxojnë të punohen në bazë të nitro
dyzimeve ose kloro dyzimeve.
Rregullat e vendosjes duhet të aplikohen edhe në oramen me sirtar.
Distancën në mes tyre duhet përshtatur dimenzioneve të ormaneve, duke pasur
parasysh përdorimin e lehtë të lëndës kur sirtarët janë të hapur.
Të gjitha instalimet dhe pajisjet duhet rregullisht të mirëmbahen dhe të
kontrollohen në afate të caktuara ligjore.
b. Aparatet për mirëmbajtjen e mikroklimës në depo

430 | Arkivistika
Në depo të arkivit duhet të vendosen aparatet për matjen e temperaturës

dhe lagështisë. Për kontrollin e mikroklimës në depo duhet siguruar higrometër
me termometër.
Matjet e lashtëshitë relative dhe temperaturës së ajrit në depo me lëndën
arkivore bëhet rregullisht. Matja bëhet në çdo depo, përkatësisht në çdo 300 m²
të hapësirës së depot e mëdha, e posaçërisht në vendet ku është konstatuar se
kanë lagështi ose janë të thata.
Leximi i gjendjes shënohet në ditarin që përmban këto të dhëna: data,
koha e leximit (h), lagështia relative (%), temperature (ºC), emri i personit që e
ka bërë leximin, vërejtjet (kushtet e motit jashtë depos, vërtetimi parparpak
etj.).
Mikroklima mund të rregullohet me aparate për klimatizim, për tharje
ose lagie. Kjo bëhët me ajrosje të rregullt, nëse nuk ka kurrfarë mundësie për
pajisjen me aparaturë adekuate.
Nëse vetë ndërtesa është me lagështi, për zgjidhjen e këtij problem
duhet angazhuar ekspetët jashtë ndërtesës.
Frekuencat e ndryshimeve varen nga kushtet mikroklimatike në depo.
Nëse mikroklima është stabile dhe nuk ka oscilime të mëdha, mjafton matja
njëherë në ditë. Nëse ka të bëjë me lokale të lagështa ose me oscilime të mëdha
të lagështisë dhe të temperaturave, matjet duhet bërë disa herë në ditë.
Në rast se temperatura është e lartë në depo, për uljen e saj duhet të
merren këto masa: vihen në funksion aparatet e klimatizimit; bëhet ajrosja
natyrale me anë të hapjes së dritareve dhe të ajruesve; ndërpritet ngrohja. Ndërsa,
në anën tjetër për rritjen temperaturës në depo merrën këto masa: vihen në
funksion aparatet e klimatizimit; bëhet ajrosja natyrale me anë të hapjes së
dritareve dhe të ajruesve; vihet në funksion sistemi ngrohës.
Sa i përket lagështisë relative të ajrit në depo, për uljen e saj merrën këto
masa: vihen në funksion aparatet e klimatizimit; bëhet ajrosja natyrale me anë
të hapjes së dritareve dhe të ajruesve; vihet në funksionim sistemi ngrohës;
përdoren lëndë thithëse të lagështisë. Ndërsa, për rritjen e lagështisë relative të
ajrit në depo merrën këto masa: vihen në funksionim aparatet e klimatizimit;
bëhet ajrosja natyrale me anë të hapjes së dritareve dhe të ajruesve; lahet
dyshemeja me leckë të lagur e të shtrydhur; vendosen lecka të lagura ose enë me
ujë mbi radiatorë ngrohës; ndërron lecka të lagura midis rafteve.
Sipas standardeve të mbrojtjes së lëndës arkivore në depo nuk lejohet
spërkatja e dyshemes me ujë të bollshëm dhe vendosja në të e leckave të lagura
për të rritur lagështinë relative të ajrit.
c. Aparatet për lajmërim dhe fikje të zjarrit

Në arkiv duhet të ekzistojnë instalimet për lajmërim dhe fikje të zjarrit.

Ky instalim duhet të vendoset edhe në depo. Nëse nuk është e vendosur, ate
duhet domosdo vendosur.
Për fikje të zjarrit duhet të shfrytëzohen aparatet e dorës për fikje me
karbon dioksid ose klor. Aparatet për fikje të zjarrit të mbushur me pluhur mund
të shfrytëzohen kur lënda ëshë e vendosur në kuti të mbyllura.
Mirëmbajtja e depos
Mirëmbajtja e lëndës në depo është pjesë e rëndësishme e punës
teknologjike, ku shprehet më së tepërmi roli i depos. Kjo përfshin një mori
punësh dhe duhet të mundësoj mbrojtjen nga dëmtimi biologjik, ndikimi i
ndryshimeve klimatike, shkatërrimi fizik, dëmtimi, rrezet e jashtme, pluhuri etj.
Depot duhet me qenë të rregulluara dhe të pastërta. Për pastrim duhet
shfrytëzuar fshisën thithëse me filter që nuk e lëshojnë pluhurin. Te pastrimi i
depos duhet me qenë i kujdesshëm, sepse me pastrimin jo të drejtë mund të
rritet përqindja e lagështësisë në depo.
Me qëllim të mirëmbajtjes së depos, rekomandohet që jo më rrallë se një
herë në tre muaj të bëhet shpluhurëzimi i kutive, i arkave dhe i rafteve dhe jo
më rrallë se një herë në dy vjet bëhet shpluhurëzimi i njësive të ruajtjes.
Shpluhurëzimi i kutive, arkave, rafteve dhe dyshemeve bëhet me aspirator ose
me leckë të lagur e të shtrydhur mirë. Shpluhurëzimi bëhet duke filluar nga
raftet e sipërme në ato të poshtmet. Kur përdoret lecka e lagur nuk lejohet
shpluhurëzimi brenda dhomës ku ruhen dokumentet. Gjithashtu rekomandohet
që jo më rrallë se një herë në vit bëhet pastrimi i kutive, i arkave dhe i rafteve
me fomalinë me tretje 3% dhe çinfektimi i dhomave, ku ruhen dokumentet.
Koha më e përshtatshme për çinfektim është periudha Prill – Qershor.
Në depo nuk futja e dokumenteve pa u bërë shpluhurëzimi. Dokumentet
që hynë rishtas në këto dhoma për kompletimin e fondeve arkivore i
nënshtrohen çinfektimit.
Në vende të përshtatshme (në qoshet e mureve, nën rafte etj.) vendosen
mjete kundër brejtësve dhe jo më rrallë se një herë në vit bëhet deratizimi i
dhomave ku ruhen materialet dokumentare.
Në depot ku ruhen dokumentet nuk lejohet pirja e duhanit, futja e
ushqimeve dhe e lëndëve të vetëndezshme e plasëse e as përdorimi i furnelave
elektrike, i sobave etj. Po ashtu në depo nuk lejohet hyrja e punonjësve të
paautorizuar e që nuk kanë lidhje pune.
- Nxemja e depos
Për nxemje të depos nuk lejohen stufat me flakë të jashtme ose ato që
me nxemje krijojnë gazëra të dëmshme.
432 | Arkivistika
Nxemja qendrore është e lejueshme, por duhet pasur kujdes në

problemet e tharjes së ajrit në sezonën e nxemjes.
- Ambalazha mbrojtëse për lëndën arkivore
Për çdo lloj të lëndës duhet pajisur me ambalazhë përkatëse mbrojtëse:
kuti, fashikuj, mapa, këmishëza - mbështjellësa nga materiali neutral. Disa lloje
të dokumenteve në letër ruhen në kuti arkivore ku madhësia dhe pamja e tyre
janë të standardizuara dhe të përshtatura madhësisë së dokumenteve. Disa tërësi
brenda kutisë arkivore ruhen të vendosura në këmishëzat mbrojtëse.
Librat sipas rregullit ruhen në pozitën vertikale. Librat e mëdha dhe të
rënda mund të vendosën në rafte edhe në pozitën horizontale, s’paku tri libra
lejohet të vendosën njëra mbi tjetrën. Lënda e madhësive jostandarde – hartat,
projektet etj. ruhen të vendosura në mapa të materialit neutral, në ormanet e
metalit me sirtar në madhesi përkatëse që iu përgjigjen atyre. Në raste të veçanta
formatet e mëdha mund të ruhen të mbeshtjellura. Por përdorimi i projekteve
në këtë mënyrë duhet pasur kujdes të veçantë.
Ruajtja e dokumenteve në mapat mbrojtëse me mekanizëm të metaltë,
që nuk janë të mbrojtura nga korizioni, nuk preferohen të përdorën.
- Mbrojtja nga drita
Nëse në depo ekzistojnë dritarët, të cilat nuk janë të pajisur me kapakë
mbrojtës, me roleta ose me folia me UV-filtera, më qëllim të mbrojtjes nga drita
duhet vendosur perde prej lini, pasi që ato ndalin më se 60% të rrezeve
ultraviolete.
- Siguria në depo
Lëndën arkivore në depo duhet ruajtur me siguri të plotë. Kjo nënkupton
mbikëqyrjen e hyrjes në depo si dhe në shfrytëzimin e vetë lëndës arkivore.
Andaj, rekomandohet që me depo të ngarkohet vetëm një person. Në rast të
mungesës së tij për çfarëdo arsye, duhet zëvendësimi i tij.
Varësisht nga madhësia e institucionit, vlerës dhe sasisë së lëndës
arkivore, duhet siguruar lokalin e trezorit për dokumentacionin më të vlefshëm.
Institucionet e vogla mund të kenë ormane trezori me mundësi të ajrosjes,
ndërsa ato të mëdha duhet të kenë lokale të veçanta të trezorit.
Lënda arkivore në depo

- Përdorimi i lëndës arkivore
Me të gjitha llojet e lëndës duhet përdorim të kujdesshëm. Shiritat
vetëngjitës dhe ato të gomës, kapëset e metalit nuk guxojnë të shfrytëzohen për
çfarëdo lloji të lëndës arkivore. Për paginimin e dokumenteve origjinale mund
të shfrytëzohen vetëm lapsat e butë grafik.
Lënda arkivore në mediat tradicionale – letër dhe pergamenë, ruhet e

ndarë me lëndën në mediat e reja.
- Marrja dhe kthimi i dokumenteve nga depot e arkivit dhe
vendet tjera ku ruhet
Përveç kushteve klimatike të sigurisë dhe të tjera në depot e arkivit me
rëndësi është edhe siguria e dokumentacionit gjatë marrjes dhe kthimit.
Dokumentacioni nga depoja merret kryesisht për rregullim dhe përpunim,
shfrytëzim, mikrofilmim, digjitalizim dhe restaurim.
Marrja dhe kthimi i lëndës nga depot zakonisht bëhet me lejen e personit
të autorizuar për punët në depo. Për çdo marrje dhe kthim të dokumenteve duhet
të mbahet evidencë e posaçme. Këtë marrje dhe kthim e bëjnë vetëm zyrtarët e
ngarkuar për menaxhim me to. Kthimi i dokumenteve të marra rregullohet me
rregullat e punës së institucionit arkivor të miratuar nga organi më i lartë.
Në rast se dokumentet qiten nga arkivi për nevoja të ndryshme,
fotokopjim, ekspozitë apo për interes shtetëror, atëherë kjo bëhet me lejen e
titullarit të arkivit, bartët me automjet të posaçëm dhe nga personi i autorizuar.
Për këtë mbahet evidencë e veçantë.
PAJISJET NË ARKIV DHE NJËSITË

ARKIVORE FIZIKE
Pajisjet në arkiv
Pajisjet arkivore janë të gjitha pajisjet adekuate për ruajtjen e sigurt të
lëndës arkivore (regale, rafte, ormane, kaca, pajisje për mirëmbajtje dhe
lagështësisë dhe temparaturës, pajisje të zjarrëfikësve, termometra etj., të cilët
e kontrollojnë dhe i mirëmbajnë kushtet e vendosjes së lëndës arkivore etj.)
Pra, në arkiv përveç pajisjeve në depo, për punë të suksesshme dhe
normale në arkiv nevojiten edhe pajisje të tjera, siç janë: aparatura për mbrojtje
teknike të lëndës arkivore dhe aparatura për zhvillimin e veprimtarisë, aparatura
për laboratoriumet e konservimit dhe restaurimit të lëndës arkivore, aparatura
për mikrofilmimin e lëndës arkivore, pajisjet për libërlidhje, aparatura për
shfrytëzimin e lëndës arkivore – mikrolexuesit, fotokopjuesit, kompjuterët,
skenerët, printerët, interneti etj., aparatura për mirëmbajtjen dhe ruajtjen e
lëndës arkivore në kushte dhe temperaturë optimale etj.
Poseduesit e lëndës arkivore sigurojnë pajisjet arkivore që nënkuptojmë
kutitë dhe regjistratorët, përkatësisht njësitë regjistraturike për ruajtje, si dhe
ormanet, raftat, arkat, higrogramet, termometrat, aparatet për fikjen e zjarrit në
formë të thatë dhe aparatet tjera për kontrollimin dhe mirëmbajtjen e kushteve
434 | Arkivistika
optimale për vendosje dhe ruajtje të lëndës arkivore. Lëndët me rëndësi të

veçantë që e kanë shenjën “sekrete” ruhen në vende të caktuara të ndara nga
dokumentacioni tjetër dhe në to ka qasje vetëm personi i autorizuar.
Njësitë fizike (teknike)

Njësitë fizike janë çdo grup i dokumenteve ose i lëndëve nën shenjën e
njëjtë dhe në atë formë në të cilin janë vendosur (lidhëse, kapak kartuqi, kuti,
fashikull, libër etj.).
Në arkiv dhe te krijuesit e lëndës arkivore, lënda arkivore vendoset dhe
ruhet në njësitë fizike arkivore, siç janë kutitë, fashikujt, regjistratorët, mapat,
etj. Në çdo njësi fizike arkivore shënohen këto të dhëna: titulli i krijuesit, viti i
krijimit të lëndës, lloji i lëndës, distanca e numrave të lëndëve në fashikuj,
regjistrator, kuti etj, afati i ruajtes dhe numri rendor i regjistruar në librin
arkivor. Njsitë fizike (teknike) janë në funkcion të mbrojtjes fizike të
dokumentacionit, të pasqyritetit më të mirë dhe gjetjes më të lehtë.
Në menaxhimin zyrtar dhe arkivistikë përdoret edhe termi – njësi
regjistraturike, që është fashikull, kuti ose njësi tjetër për vendosjen ose
paketimin e lëndës, në aspektin profesional të miratuar me emrin e plotë të
organit/organizatës me punën e të cilit/ës është vendosur materiali, vitet e krijimi
të materialit, shenja e klasifikimi dhe numri rendor nën të cilin është regjistruar
në librin arkivor.
Ato njësi ku është e vendosur lënda arkivore në terminologjinë arkivore
aso së bashku me dokumentacioni quhen njësi arkivore, ndërsa ato njësi ku
është vendosur lënda quhe njësi fizike (teknike).
Në arkiv vendosën lloje të ndryshme të dokumenteve arkivore, andaj
edhe njësitë fizike për vendosje dhe ruajtje t tyre janë të llojllojshme, varësisht
prej llojit, formës, madhësisë së dokumenteve arkivore:
- Dosja, është njësi fizike e lnëdës arkivore ku vendosen tërësi e
shkresave, lëndëve ose dokumenteve të ndryshme brenda dy kapakëve kartoni,
lëkure, etj. Në kuptimin tjetër të përgjitshëm dosja është çdo tërësi e
dokumenteve. Në menaxhimin zyrtar ka këtë kuptim – tërësi e disa lëndëve që
kanë të bëjnë për materien e njëjtë (dosja lëndore) ose për personin e njëjtë
juridik ose fizik (dosje e dokumenteve) dhe si tërësi ruhen në të njëjtin vend.
- Fashikull, është njësi fizike e lëndës arkivore ku janë vendosur disa
lëndë ose dosje.
- Pako: grumbull i shkresave, lëndëve ose dosjeve të palidhura, në
mbështjellës, pa kartuç; sende ose lëndë të mbështjellura me letër, zakonisht në
trajtën e një kutie katërkandëshe.
- Kuti: arkë shumë e vogël druri, kartuçi, metali a ndonjë lënde tjetër në
trajta të ndryshme, zakonisht me kapak, e cila shërben për të mbajtur sende të
ndryshme: dokumente, filma, disqe etj.
- Kuti arkivore: njësi fizike prej kartuçi ose materialit tjetër (plastikë,
metal etj.), për vendosjen dhe ruajtjen e lëndës arkivore. Me një fjalë kutia
arkivore është njësi e veçantë e dizajnuar për vendosje dhe ruajtje të lëndës
arkivore.
- Kuti për vendosjen e filmave: njësi fizike prej metalit ose plastikës, të
dimensionit të caktuar, për vendosjen e filmave të llojllojshëm.
- Regjistrator: njësi fizike, kuti e tipizuar me shtojcë, ku shkresat/lëndët
vendosen dhe mbahen në rendin e caktuar me anë të mekanizmit.
- Kasetë: kuti prej plastike me dy rrota, në të cilën futet shiriti i hollë
celuloid apo material tjetër, ku janë incizuar materiale të ndryshme tonike,
video etj.; kasetë e cila shfrytëzohet te mikrokompjuterët për deponimin e
numrit të madh të informatave – programeve dhe shënimeve.
- Bobinë (Rrotkë): Rrotëz për mbështjelljen e shiritave filmikë,
magnetikë etj.
- Këmishëz ose mbështjellës i shkresave/lëndëve, mbështjellës prej letre
për vendosjen dhe ruajtjen e lëndës arkivore, lëndëve, shkresave etj. Në
menaxhimin zyrtar, mbëshjellës i veçantë në formular unik që shërben për
vendosjen e shkresave dhe lëndëve.
- Kasë: arkë ku ruhen dokumentet me vlerë të madhe në arkiv.
- Rollne: dokumente arkivore të përgatitura në formë cilindri.
Vendosja dhe paketimi i mirë në kuti, kartone etj. e mbron lëndën
arkivore nga ndryshimet e vogla të temperaturës, pluhuri nuk mund të dëmton
lëndën, letra nuk zbehet ose zverdhet, lënda në masë të madhe mbrohet nga
sumpordioksidi që gjendet në ajër në vendet urbane, që ndikon në thyerjen e
letrës, etj.
KAPITULLI XIV
436 | Arkivistika
KUADRI ARKIVOR
Prej se ekziston fjala e shkruar, njeriu e ndien veten përgjegjës që atë që

ruan t’ua bartë gjeneratave të ardhshme. Pra, njeriu është kujdesur dhe ende
kujdeset që te anëtarët e bashkësisë së vet të zhvillon ndërgjegjen për vlerat e
asaj që ka shkruar dhe ndërgjegjen e përgjegjësisë për gjurmët dhe besuesh-
mërinë e dëshmisë së jetës dhe veprimit të vet bashkësisë.
Qëndrimin pozitiv ndaj fjalës së shkruar të asaj përmbajtjeje, me kohë
është formësuar në shërbimin dhe veprimtarinë arkivore. Ky shërbim që në
njëqind vitet e fundit është zhvilluar si disiplinë shkencore dhe si shërbim e që
ka rol të caktuar dhe meritor në shoqërinë bashkëkohore. Zhvillimi i shkencës
arkivore, si një disiplinë universitare është pjesë përbërëse e zhvillimit të
profesionit të arkivistit. Nëse vështrojmë zhvillimin e shkencës arkivore gjatë
viteve të nëntëdhjeta të shekullit të kaluar, rezulton se ajo ka marrë një zhvillim
mahnitës. Kjo ka ndodhur sepse problemet me të cilat përballen sot arkivistët
kërkojnë një përkrahje shkencore. Tani duhet t’i qasemi problemit në mënyrë
shkencore, se çka është dokumenti arkivor, përdorimi i tyre në të ardhmen e
shumë çështje tjera. Shkenca arkivore është baza, madje një kërkesë e
domosdoshme për punën e arkivistëve të sotëm. Por, gjithashtu është e rëndë-
sishme të theksojmë se shkenca arkivore ka një sferë veprimtarie të gjerë që i
shërben jo vetëm shërbimit arkivor me metoda të zhvilluara, por edhe më gjerë.
Arsimimi dhe edukimi janë një prej elementeve më të rëndësishme që
duhet të krijojnë kushte për përparimin dhe përmirësimin adekuat të kryerjes së
shërbimit arkivor. Edhe politika kadrovike është e ndërlidhur me programet e
arsimimit dhe edukimit. Aftësimi i kuadrit arkivor është një prej parakushteve
themelore për kryerjen me sukses dhe efikase të veprimtarisë dhe për
planifikimin e suksesshëm të punëve në arkiv. Arsimimi i kuadrit ka rol të
rëndësishëm dhe është garancë për kryerjen e suksesshme të të gjitha detyrave
arkivore. Për t’i realizuar detyrat e parashtruara me sukses, arkivat duhet të kenë
kuadër arkivorë të mirëfilltë profesionalë, që kujdesën për ruajtjen e lëndës
arkivore si memorie e kombit.
Kuadri profesional arkivor

Kuadri profesional arkivor është një nga faktorët themelor për kryerjen
me sukses të punëve profesionale në arkiv. Aftësimi i kuadrit arkivor dhe
caktimi i ekspertëve profesionalë në vendet adekuate të punës është një ndër
kushtet themelore për kryerjen e suksesshme të detyrave profesionale dhe për
përparimin e shërbimit arkivor. Kuadri arkivor ka luajtur dhe luan rolin kryesor
në kryerjen e detyrave profesionale në arkiv dhe në përgjithësi në zhvillimin e
shërbimit arkivor.
Sot arkivat janë pronë e çdo qytetari. Puna e arkivistit është mjaft
delikate. Arkivisti ka luajtur dhe luan rolin kryesor në kryerjen e detyrave
profesionale në arkiv dhe në përgjithësi në zhvillimin e shërbimit arkivor.
Kuadri profesional arkivor është një nga faktorët themelor për kryerjen me
sukses të punëve profesionale në arkiv dhe të krijuesit të dokumenteve arkivore.
Aftësimi i kuadrit arkivor dhe caktimi i ekspertëve profesionalë në vendet
adekuate të punës është një ndër kushtet themelore për kryerjen e suksesshme të
detyrave profesionale dhe për përparimin e shërbimit arkivor. Arkivisti përveç
shkollimit të rregullt, duhet përherë të ngrihet profesionalisht në fushën e
arkivistikës. Përveç kësaj, arkivistët duhet të përdorin metodat e reja moderne të
të mësuarit dhe të pasqyrimit modern të teknikës së re të krijimit të
dokumentacionit arkivor. Kjo është e domosdoshme pasi arkivistika dhe në
përgjithësi shërbimi arkivor po shkon me rrjedhat e kohës.
Shërbimi arkivor gjatë zhvillimit të vet të deritanishëm ka pësuar
ndryshime dhe gjithnjë është përsosur. Kërkesat dhe programin e vet ia ka
përshtatur nevojave dhe kushteve, të cilat ia ka imponuar shoqëria gjatë
zhvillimit të vet. Puna rreth kryerjes së detyrave të ndërlikuara dhe me
përgjegjësi në arkiv që nga mbrojtja, pranimi, rregullimi, përpunimi, restaurimi,
mikrofilmimi, digjitalizimi, shfrytëzimi, ruajtja, publikimi etj. kërkon kuadër të
duhur profesional. Prandaj, shkollimit dhe aftësimit të kuadrit arkivor i është
kushtuar dhe në të ardhmen duhet kushtuar kujdes i përhershëm në harmoni me
nevojat e vendit dhe zhvillimit të teknologjisë. Pra, aftësimi i këtij kuadri, për
shkak të specificitetit të vet profesional ka qenë dhe është gjithnjë aktual, sepse
në radhën e çështjeve vitale në zhvillimin e shërbimit arkivor, kuadri luan një
rol kyç.
Përveç kësaj, kuadri profesional kryen punët arkivore në dokumenta-
cionin i cili është krijuar në kushte dhe periudha të ndryshme kohore, d.m.th.
që reflektohet jo vetëm në materialin e shkruar, por edhe në shkrimin, gjuhën,
paleografinë, formën etj., andaj arkivisti duhet të ketë kulturë të gjerë.
Në fazat e mëhershme, arkivistët kryesisht ishin historianë ose të ndonjë
lëmie tjetër. Zhvillimi bashkëkohor e ka afirmuar arkivistikën si shkencë të
veçantë, e cila iu përgjigjet kërkesave bashkëkohore me qeverisjen me shkresa
dhe me arkiva.
Profili i arkivistit
438 | Arkivistika
Profili i arkivistit në shoqëri është temë e diskutimit në qarqet arkivore

dhe në tubimet e tyre publike. Pjesa më e madhe e zyrtarëve në institucionet
arkivore punojnë në detyrat e punës të rregullimit dhe përpunimit të fondeve dhe
koleksioneve arkivore, ndërsa një numër shumë i vogël ata ambiciozë, merren
me punë shkencore dhe hulumtuese. Këta,në arkiv në të kaluarën, por edhe tani
në disa vende llogariten si persona operativo-teknik, por ata nuk janë të tillë dhe
nuk duhet të jenë të tillë. Ky mendim është tejkaluar pasi që këta zyrtarë
arkivorë vlerësojnë lëndën arkivore dhe e përgatisin për hulumtime shkencore,
prandaj nuk mund të quhen operativë.
Arkivisti, para së gjithash duhet të njoh të vërtetën tonë, të jetë i orientuar
sipas interesave të shoqërisë, të posedon me shkallë të caktuar të arsimimit
profesional dhe domosdo duhet të përcjell zhvillimin e të arriturave kulturore
dhe teknike, njohuritë që i ka arritur me shkollimin e rregullt të cilit do nivel,
aftësimin profesional nëpërmjet të kurseve të arkivistikës ose provimin
profesional arkivor nuk është e mjaftueshme që të bëhet profesionalist i mirë
arkivor. Pas arsimimit teorik, atëherë pason mësimi nëpërmjet punës praktike
me përcjellje të përhershme të literaturës profesionale dhe të gjerë me të cilën
plotësohet dhe begatohet baza teorike e përvetësuar. Arkivisti nuk guxon të
përkufizohet vetëm në një apo dy faza të punës profesionale, por duhet të njihet
me të gjitha punët në mënyrë që të jetë profesionalist i mirë. Arkivisti duhet të
njeh të gjitha punët profesionale e të ndërlikuara në mënyrë që të punojë në
mënyrë cilësore.
Roli i arkivistit
Arkivisti është i obliguar që të ndjekë e të kontrollojë ecurinë e
dokumenteve. Ai duhet të intervenojë shumë herët në ciklin jetësor të
informatave. Arkivisti duhet të marrë pjesë në zhvillimin e sistemeve të reja të
informacionit, të jetë mësues dhe instruktor për stafin që prodhon dokumente
arkivore dhe në një mënyrë ose në një tjetër të dokumentojë informacione që
nuk pasqyrohen në arkiva. Arkivisti qysh në fillim duhet të luaj rol të madh që
nga krijimi, përpunimi, arkivimi e deri te dorëzimi në arkiv.
Roli i arkivistëve në shoqërinë moderne ka ndryshuar përfundimisht, por
nuk është një rol krejtësisht i ri. Roli i vjetër duhet të vazhdojë duke u aftësuar
gradualisht, në mënyrë që të kujdesen për trashëgiminë tonë kulturore. Roli i ri
është shumë më i gjerë dhe shumë më aktiv në shoqëri. Ekziston një thënie:
“Nëse ju nuk shiheni, nuk ekzistoni”. Kjo është një mënyrë e ashpër e të thënit
që arkivistët e kanë ngritur zërin që të japin mesazhet që dëgjojmë. Kjo është një
pjesë kryesore e rolit të sotëm të arkivistëve.
Arkivisti është një prej faktorëve, por është neutral dhe i vetmi në
zinxhirin e përpunimit të dokumenteve të përfshira në kohë dhe në hapësirë. Ai,
në një anë ka parasysh shfrytëzimin e dokumenteve nga ana e atyre të cilët nuk
i kanë hartuar dhe në anën tjetër kujdeset për ruajtjen e shënimeve edhe pas
kalimit të përdorimit të drejtpërdrejtë.
Me krijimin e dokumenteve elektronike, arkivisti gjendet para një detyre
të ndërlikuar. Ai që nga momenti i krijimit të dokumenteve duhet të angazhohet
në zgjidhjen e shumë problemeve të ndërlikuara, sidomos të klasifikimit,
përdorimit, vlerësimit, përzgjedhjes, hartimit të mjeteve informativo-shkencore,
etj., sepse përshkrimi i shënimeve elektronike, vlerësimi dhe përzgjedhja e tyre
kërkon shumë më tepër kohë se rregullimi tradicional i lëndës arkivore dhe i
hartimit të mjeteve informativo-shkencore tradicionale. Prandaj, arkivisti duhet
të ndërmarrë rolin aktiv qysh në fillim të krijimit të dokumenteve arkivore.
Mirëpo, arkivisti edhepse aktivisht duhet të intervenojë në momentin e krijimit
të informatave, ai nuk mundet, sepse duhet të përmbahet që mos të ndikojë në
rikonstruimin e tyre.
Arkivistët duhet të kujtojnë në mënyrë seleksionuese (sikur burimet të
mos ekzistonin për gjithçka që duhet ruajtur) dhe ata gjithashtu duhet të
sigurojnë autenticitetin e asaj që është krijuar. Çdo shoqëri e përcakton vetveten
prej asaj se çfarë ka zgjedhur për të kujtuar dhe çfarë ka zgjedhur për të harruar.
Identiteti i arkivistit
Problemi i identitetit të arkivistëve këtë dhe çështjen e profesionit të
arkivistit duhet shikuar shumë më gjerë dhe gjithanshëm në kuadër të
funksioneve që ky shërbim ka në çdo shoqëri të zhvilluar, pozitën e saj në
shoqëri, arsimimin e arkivistëve dhe krijimin e vetëdijes vetanake të vet bartësve
të profesionit të arkivistit. Në këtë aspekt, zhvillimi bashkëkohor i shkencave të
informatikës dhe i teknologjisë dhe me atë edhe rëndësia e informatave dhe
përpunimi i tyre e bëjnë më të rëndësishëm edhe vet shërbimin arkivor.
Duhet theksuar se deri më tani puna e arkivistit në Kosovë ishte lënë në
margjina, ishte pak i vlerësuar, si në aspektin juridik, ashtu edhe arsimor.
Shërbimit arkivor i është dhënë një rëndësi periferike.
Në opinionin tonë, arkivistët janë identifikuar me historianin. Mirëpo,
sot arkivisti i vërtetë duhet të ketë një tretman më të mirë.
Identitetin e arkivistit duhet kërkuar edhe në kryerjen e rolit të tij
specifik, pasi që ai në radhë të parë kujdeset për ruajtjen, mbrojtjen dhe
përpunimin e memories së shkruar kolektive, si dhe mundëson përdorimin e saj.
Detyra e arkivistit shtrihet edhe në vlerësimin e lëndës arkivore, në kontrollin
material dhe intelektual të asaj lënde. Përfundimisht, arkivisti memorien e
440 | Arkivistika
popullit të vet duhet ta ruajë në kontekstin e vet historik në të gjitha llojet e

mediave të cilat i krijon teknologjia bashkëkohore.
Sfidat e kuadrit arkivor

Para arkivave dhe arkivistëve sot ka probleme të shumta dhe serioze të
zhvillimit të profesionit të arkivistikës në drejtim të përshtatjes të kërkesave të
teknologjisë bashkëkohore. Tani këto procese në shtete të ndryshme zhvillohen
me dinamikë jo të njëjtë, varësisht nga dinamika e shkallës së zhvillimit
ekonomik dhe shoqëror, mirëpo, qenësore është se arkivistët nuk mund të
funksionojnë jashtë botës informative.
Problematika e kuadrit dhe politikës kadrovike ishte dhe ende mbetet
problem i përhershëm i arkivave. Arkivistët janë të detyruar që të kryejnë disa
detyra të punëve në arkiv. Arsimimin në profesionin të cilin e kryejnë arkivistët
është i llojllojshëm, interdisiplinar dhe permanent. Ky arsimim zgjat gjatë tërë
veprimtarisë së punës së arkivistit.
Arkivisti pranon, rregullon, kontrollon, vlerëson, inventarizon, kategori-
zon dhe digjitalizon lëndën arkivore, ku përgatit dokumentet për përdorimin e
palëve të interesuara: studiuesit, shkencëtarët, studentët dhe të tjerët, andaj para
tij paraqiten sfida të shumta.
Në mungesë të shkollës profesionale të arkivistikës, kuadri i punësuar në
arkiva është i fakulteteve dhe shkollave të mesme të ndryshme.
Arsimimi dhe trajnimi i kuadrit arkivor

Arsimimi arkivor është sistem për krijimin e kuadrit arkivor..
Zhvillimi i teknologjisë informative dhe i zhvillimit të administratës
reflektohet edhe në krijimin e dokumenteve arkivore në letër dhe në formën
elektronike. Çdo ditë dokumentet arkivore krijohen në sasi shumë të madhe.
Kjo ndikon në nevojën e menaxhimit të tyre, duke filluar nga momenti i krijimit,
përdorimit, komunikimit, shfrytëzimit, ruajtjes dhe mbrojtjes. Për këtë duhet
kuadër i përgatitur arkivor. Këto ndryshime imponojnë nevojën që kuadri i
tanishëm profesional në institucione dhe në arkiva të jetë përherë në rrjedhën e
kohës, të njihet me risitë e krijimit të dokumenteve, sidomos atyre në mediat
elektronike – optike dhe magnetike.
Arsimimin e profesionalistëve e konsiderojmë elementin më qenësor të
zhvillimit të mëtejmë të shërbimit arkivor dhe administrimit me dokumente të
të gjithë krijuesit. Në fillim kërkesat e theksuara: operativitetin e organizatave
të caktuara, të drejtën për informim dhe mbrojtjen e dokumenteve arkivore me
vlerë të përhershme si e mirë e përgjithshme kulturore, sot është e pamundur të
arrihet pa arsimimin e profesionalistëve.
Komisioni evropian tani së fundmi ka paraqitur një program mësimi

afatgjatë, ku thuhet se arsimimi i vazhdueshëm është i domosdoshëm për
zhvillimin e aftësive profesionale, por edhe për të qenë në gjendje që të marrë
pjesë si një qytetar aktiv në shoqërinë e sotme. Është e qartë që arsimimi i
vazhdueshëm është një pjesë kryesore e zhvillimit të dijeve shoqërore. Ri
arsimimi dhe kompetenca për të përdorur informacionin është domosdoshmëri
për zhvillimin profesional të arkivistit dhe për jetën e tij si qytetar aktiv.
Konferenca e 41-të e Këshillit Ndërkombëtar të Arkivave të mbajtur më
17-21 Nëntor 2009, në St. Julians të Maltës, temën bosht e pati trajnimin e
kuadrit arkivor me titull “Arkivistët në shekullin XXI – Strategjia e edukimit
dhe trajnimit”. Përkitazi me këtë, arkivistët nga vendet e ndryshme të botës u
paraqiten përvojat e tyre në trajnimin e kuadrit arkivor dhe u dhanë propozimet
e tyre konkrete.
Për aftësimin dhe ngritjen profesionale të afaristëve, njëra prej formave
të ngritjes së përhershme profesionale të punëtorëve arkivorë janë edhe semina-
ret, këshillimet ose trajnimet e kohëpaskohshme, në të cilat trajtohen tema të
llojllojshme nga lëmitë profesionale arkivore. Në fund duhet theksuar se profe-
sioni i arkivistit është mjaft praktik. Për t’u bërë arkivist i mirë ai përveç njohu-
rive teorike dhe shkollimit adekuat, duhet të ketë patjetër edhe përvojë të mirë.
Nevoja e shkollimit të arkivistëve

Problematika e kuadrove arkivore, perfeksionimi dhe shkollimi i tyre në
botë dhe tek ne përherë ishte prezent në praktikën e punës së arkivave. Në fillim
numri i tyre ishte modest me tendencë të rritjes së ngadalshme. Por, edhe sot
numri i tyre është i pamjaftueshëm. Shumica e arkivave ka filluar punën e tyre
me numër të të punësuarve njëshifror që më vonë me kalimin e kohës numri i
tyre është shtuar, por edhe përkundër kësaj numri i të punësuarve nëpër disa
arkiva është i pamjaftueshëm. Për shkak të mungesës së kuadrit shumë arkiva
janë në pamundësi që organizimin e tyre të brendshëm ta përmirësojnë dhe ta
bëjnë efikas për kryerjen e detyrave dhe funksioneve themelore.
Zhvillimi i teknologjisë informative-digjitale ka sjellë qasje të re në tërë
jetën shoqërore që nuk i ka lënë anash as arkivat dhe as praktikën arkivore.
Zhvillimi i kësaj teknologjie në të ardhmen është i lidhur ngushtë me shkollimin
dhe aftësimin e kuadrit arkivor të bazuar në arritjet e reja teknike, modernizimin
e vet të teknikës së krijimit të dokumenteve, si dhe në problemet e reja me të
cilat ballafaqohen punëtorët arkivor në kushtet e sotme. Duke u bazuar në këtë
fakt, në Republikën e Kosovës edhe sot e kësaj dite nuk ekzistojnë shkolla
speciale për arsimimin e kuadrit arkivor.
442 | Arkivistika
Arsimimi klasik i arkivistëve është tejkaluar. Nevojat e sotme të shoqë-

risë dhe të vet arkivistikës dërgojnë në nevojën e njohurive multidisiplinare në
këtë veprimtari komplekse. Njohja e arkivistikës klasike dhe menaxhimit
tradicional me dokumente as për së afërmi nuk i plotëson nevojat moderne të
arkivave dhe të mjedisit shoqëror. Sot para arkivistit modern pritet njohja e
teknologjisë informative, llojeve të dokumenteve në bartësit e ndryshëm, si dhe
mënyra moderne e administrimit dhe shfrytëzimit të doku-menteve. Përveç
kësaj, arkivistika moderne kërkon edhe njohjen e kohës dhe vendit të krijimit të
dokumenteve, ngjarjeve historike që janë zhvilluar, etj.
Arkivistët punojnë me lëndën arkivore të periudhave të ndryshme dhe të
sistemeve të ndryshme të jetës shoqërore të krijuar në bartës të ndryshëm të
informatave (letër, dokumente audio-vizuele, mikrofilma, bartës bashkëkohor të
informatave) që kërkon njohuri të veçanta specialistike dhe multidisiplinare.
Para së gjithash kërkon njohjen e arkivistikës, historisë nacionale dhe botërore,
disiplinave ndihmëse historike (paleografi, diplomatikë, kronologji etj.), pastaj
rregullimin administrativ dhe historikun e institucioneve në vend, menaxhimin
zyrtar dhe arkivor, gjuhën e lëndës që e punon, kuptohet edhe veçoritë e bartësve
të informatave, njohjen e teknologjisë bashkëkohore të informimit dhe të
komunikimit etj.
Arkivistët kanë nevojë për arsimim dhe aftësim të përhershëm. Ata duhet
të përdorin metodat e reja moderne të të mësuarit dhe të pasqyrimit modern të
teknikës së re të krijimit të dokumentacionit arkivor.
Komisioni evropian tani së fundmi ka paraqitur një program mësimi
afatgjatë, ku thuhet se arsimimi i vazhdueshëm është i domosdoshëm për
zhvillimin e aftësive profesionale, por edhe për të qenë në gjendje që të marrë
pjesë si një qytetar aktiv në shoqërinë e sotme. Është e qartë që arsimimi i vazh-
dueshëm është një pjesë kryesore e zhvillimit të dijeve shoqërore. Riarsimimi
dhe kompetenca për të përdorur informacionin është domosdoshmëri për
zhvillimin profesional të arkivistit dhe për jetën e tij si qytetar aktiv.
Sot arkivat janë pronë e çdo qytetari. Puna e arkivistit është mjaft
delikate. Ai përveç shkollimit të rregullt duhet që përherë të ngritet profe-
sionalisht në fushën e arkivistikës. Kjo është e domosdoshme pasi arkivistika
dhe në përgjithësi shërbimi arkivor po shkon me rrjedhat e kohës. Rrjedhimi i
zgjerimit të profesionit që ka filluar të del në pah, është pamundësia që studentët
të pajisen me njohuritë e domosdoshme. Është jetësore të përcaktohen
prioritetet. Në momentin kur arkivisti ia fillon karrierës, atëherë mund të zgjedh
që të specializohet në fushën që dëshiron.
Gjatë shkollimit të tij, sa i përket dokumentacionit arkivor, arkivisti
duhet të arrijë aftësinë e komunikimit me profesionalistët e tjerë, aftësinë e
analizimit dhe të përshkrimit të përbërjeve të ndërlikuara dhe aftësinë e

vlerësimit dhe përshkrimit të dokumenteve.
Mënyrat e aftësimit të zyrtarëve arkivorë

Ekzistimi i kuadrove përkatëse si bartës të veprimtarive të caktuara është
çështje kruciale për përparimin e çdo veprimtarie. Për të gjitha institucionet
arkivore dhe për çdo shërbim kjo është çështje shumë me rëndësi, e ndërlikuar
dhe në çdo moment shumë aktuale dhe specifike. Specifikat e tyre janë të
përcaktuara me karakterin e veprimtarisë arkivore, ku dallueshmëria e
funksioneve dhe detyrave kërkon profile të kuadrove të ndryshme, më së shumti
të atyre me ngritje të lartë.
Është e qartë se problem i aftësimit dhe perfeksionimit të kuadrit
profesional në arkiva nuk mund të zgjidhet menjëherë. Kjo kërkon kohë dhe një
politikë të drejtë në kuadër të zhvillimit të shërbimit arkivor.
Profesioni i arkivistit është mjaft praktik. Për t’u bërë arkivist i mirë, ai
përveç njohurive teorike dhe shkollimit adekuat, patjetër duhet të ketë edhe
përvojë të mirë.
Gjatë punës në arkiv, arkivistët aftësimin shtesë e arrijnë në këshillimet
e ndryshme, kongreset dhe simpoziumet vendore e ndërkombëtare. Këto
realizohen nëpërmjet ligjëratave, punëtorive në të cilat marrin pjesë arkivistët.
Në ato takime, si dhe në margjinat e tyre zhvillohen direkt diskutime reciproke
të arkivistëve për shumë çështje profesionale e organizative.
Disa prej formave të ngritjes së përhershme profesionale të punëtorëve
arkivorë janë edhe seminaret, këshillimet ose trajnimet e organizuara kohë pas
kohe, në të cilat trajtohen tema të llojllojshme nga lëmitë profesionale arkivore.
Tani arkivat me zhvillimet e reja teknologjike duhet të ndryshojnë
organogramin e vendeve të punës, duke i inkorporuar ato vende ku ka të bëjë me
dokumentacionin elektronik, pra duke inkuadruar profilin e ri të kuadrit
profesional, i cili do të merret me punët e dokumenteve të krijuara me mediat e
reja elektronike. Arkivat duhet të krijojnë forma të reja të arsimimit dhe
perfeksionimit të arkivistit.
Orientimet e arkivistëve në rrjedhat bashkëkohore janë të qarta, poashtu
edhe të realizueshme nëse e vendosim sistemin e fortë dhe të qartë të arsimimit,
rregulloren e qartë ligjore dhe krijojnë kushtet themelore për popullarizimin e
arkivistikës si shkencë që para se gjithash është e domosdoshme. Po ashtu edhe
vet arkivistët duhet të jenë të vetëdijshëm për identitetin e tyre personal dhe
forcën të cilën e posedojnë.
Përgatitja e zyrtarëve arkivorë në të ardhmën
444 | Arkivistika
Arkivisti i kohës së tashme i përgatitur për rregullim, përpunim,

mbrojtje, shfrytëzim etj. të lëndës arkivore në formën klasike, duhet që në të
ardhmen të përgatitet edhe për dokumentet që po trokasin në dyert e depove të
arkivave, siç janë dokumentet elektronike, dokumentet audio-vizuele etj. Tani
profesioni i arkivistit kërkon kuadër shumë më të përgatitur se ky i tanishmi,
kërkon qasje më profesionale në mbrojtjen, ruajtjen, rregullimin, klasifikimin,
shfrytëzimin etj. të lëndës arkivore.
Duhet që të zgjidhet çështja kuadrovike e personelit të specializuar. Më
nuk është e nevojshme që arkivisti të jetë ai i cili i di të gjitha, pra nuk është më
e nevojshme që arkivisti të jetë me njohuri enciklopedike, por duhet të jetë
arkivist me specializim të ngushtë, i cili si profesionalist në fushëveprimin e vetë
të merr pjesë në punën ekipore për punët e caktuara.
Teknologjia e re ofron mjete dhe vegla me të cilat hapen dyert dhe
mundësitë për përparimin e cilësisë dhe efikasitetit të punës në të gjitha
segmentet e profesionit të arkivistit.
Një prej funksioneve kryesore të çdo arkivi është që të kënaq aspiratat
dhe nevojat e shfrytëzuesve dhe të hulumtuesve që çdo ditë nga lënda arkivore
të shfrytëzohen informatat. Për këtë arsye arkivat në mënyrë permanente duhet
të angazhohen që të gjejnë zgjidhje të zbatueshme për mbrojtjen e tyre që nga
themelimi, sepse ato janë të vetme origjinale dhe janë të pazëvendësueshme.
Digjitalizimi i dokumenteve arkivore kërkon kujdes të madh, sepse ato
paraqesin një prej ndryshimeve më të mëdha në arkivistikë. Nevojat e shoqërisë
bashkëkohore paraqesin para arkivave detyrën e veprimit, i cili del jashtë
suazave të rolit tradicional të ruajtjes së lëndës arkivore, andaj arkivave u takon
përgjegjësia që në kërkesat bashkëkohore t’u përgjigjet interesave bashkëkohore
të individëve dhe të shoqërisë. Kjo imponon nevojën që edhe shoqëria të
ndryshojë qëndrimin ndaj arkivave, por edhe profili klasik i arkivit do të
ndryshojë.
Tani është më se e nevojshme që arkivat e ardhme moderne duhet të kenë
kuadër teknik dhe atë në të gjitha nivelet e arsimimit. Ata do të orientohen në
mbështetjen teknike në aspektin e blerjes dhe të mirëmbajtjes së hardverëve dhe
dizajnimin e aplikacioneve të softverëve. Po ashtu, është e domosdoshme
simbioza e kuadrit teknik dhe atij arkivor. Vetëm puna ekipore e kuadrit teknik
dhe arkivor të autorizuar për punë me shfrytëzuesit mundet që arkivave t’u
sigurojë vend në shoqërinë e rrjetit informativ dhe të transformon arkivat nga
institucioni klasik në atë informativ.
Për kryerjen e suksesshme të funksionit të vet, arkivistit i duhen edhe
njohuri tjera shtesë, si ato të historisë, shkencave ndihmëse të historisë,
informatikës etj., por arkivisti nuk duhet të jetë as historian, as informaticient,
identiteti i tij mbështetet që ai të jetë arkivist, që do të thotë se ai në punën e vet

duhet të udhëhiqet para se gjithash me parimet, metodologjinë dhe zbatimin e
shkencës së arkivistikës.
Me rëndësi të veçantë për arkivistin është njohja e gjuhës së dokumentit.
Një arkivist nuk mund ta përpunojë një fond nëse nuk e njeh shkrimin dhe gjuhën
në të cilën është shkruar dokumenti. Kjo ka të bëjë edhe për dokumentet e vjetra
në gjuhët osmane, latine, e deri sot te njohja e gjuhës serbokroate që në Kosovë
kryesisht i ka mbajtur administrata serbe, përkatësisht jugosllave.
Për të qenë arkivist i mirë, domosdo duhet të dinë terminologjinë
profesionale.
Trajnimi i zyrtarëve arkivorë sipas Standardit ISO 15489

Përkitazi me rolin e arkivistëve në përvetësimin dhe vlerësimin e të
dhënave, më 3 tetor 2001 është dhënë një standard i ri ndërkombëtar ISO
(Informacioni dhe dokumentacioni – përdorimi i të dhënave) 15489 për Records
Menagment që u lansua në Konferencën e 46-të Ndërkombëtare të ARMA-s në
Montreal. Në pjesën e parë përshkruhen parimet e përdorimit të të dhënave.
Manuali i veprimit rreth proceseve të përfshirjes, i cili jepet në pjesën e dytë
është quajtur raport teknik.
Ndoshta mesazhi më i rëndësishëm i standardit është që të dhënat janë
një burim i rëndësishëm dhe një pasuri për çdo organizëm, dhe si rrjedhojë është
i nevojshëm trajtimi sistematik dhe i vetëdijshëm. Standardi skicon elementet që
kërkon për një drejtim sa më efikas të të dhënave – një politikë më të
përshtatshme, përcaktim të përgjegjësisë, njohje të mjedisit dhe parimeve të të
dhënave të drejtimit, pasqyrim dhe përfshirje në sistemin e të dhënave, duke i
monitoruar dhe ruajtur ato. Në esencë të standardit është procesi i pasqyrimit
dhe i përfshirjes së sistemimit të të dhënave. Në saje të këtij procesi vlerësohet
veprimtaria. Hyrja në mënyrë totale e mbështetësve të ISO 15489 ka vendosur
krijimin e të dhënave, marrjen e tyre, kontrollin dhe mbajtjen në të gjitha nivelet,
duke përfshirë edhe skicimin e sistemeve të të dhënave.
Standardi ISO 15489-1 shpjegon nevojën e organizatës për aplikimin,
përkatësisht zbatimin e programit të trajnimit për personelin e tërësishëm, i cili
krijon dokumente ose e shfrytëzon sistemin për menaxhim me dokumente. Kjo
pjesë e ISO 15489 shënon disa kërkesa për programin e trajnimit, për personelin
të cilin duhet trajnuar, për trajnimin e ekspertëve teknik, për metodat e trajnimit
dhe vlerësimit, si dhe revizionin e programeve të trajnimit. Programi i trajnimit
duhet të sigurojë që të kuptohen funksionet dhe dobitë nga menaxhimi me
dokumente në kuadër të organizatës. Ai duhet të shpjegojë politikat dhe të
vendos procedurat dhe proceset në kontekst me të cilën personeli do të
446 | Arkivistika
vetëdijesohet për rëndësinë dhe domosdoshmërinë e tyre. Ai do të bëhet më

efikas nëse formësohet sipas nevojave të grupeve të veçanta të personelit, në
disa raste edhe të individëve.
1. Kërkesat për programe të trajnimit

Për institucionet është me rëndësi marrëveshja për zbatimin e programit
të trajnimit për menaxhim me dokumente zyrtare dhe të përgatis programin e
trajnimit. Kjo është kërkesë e përhershme e kohës. Institucioni mund të vendos
që të shfrytëzon shërbimet e palës së tretë për zbatimin e një pjese ose trajnimit
të tërësishëm për menaxhim me dokumente.
2. Personeli i cili duhet të trajnohet

Me rëndësi është që trajnimi përkatës t’u ofrohet të gjithëve të cilët në
çfarëdo mënyrë janë përgjegjës për dokumente. Kjo përfshin:
a) udhëheqësit, duke përfshirë edhe udhëheqësit e lartë;
b) të punësuarit;
v) palët e kontraktuara;
g) volonterët dhe
d) të gjithë personelin përgjegjës për krijimin ose shfrytëzimin e doku-
menteve.
3. Trajnimi për administrator të dokumenteve

Shumë institucione duhet të punësojnë persona me kualifikime profesionale
në menaxhim me dokumentet ose me lëndë arkivore, në mënyrë që të udhëheqin
e menaxhojnë me programet e tyre për menaxhim me dokumente dhe të
ndërmarrin procese teknike, siç janë klasifikimi, përgatitja e vendimit për ndarje
dhe projektim të sistemit. Njohuritë relevante teknike mund të përfshihen edhe
në të kuptuarit e funksionimit të sistemit elektronik. Gjithashtu, kërkohet edhe
të kuptuarit e afarizmit të organizatës, qëllimeve dhe proceseve të saja.
Institucionet mund të përzgjedhin personel të trajnuar në mënyrë që
personelit tjetër t’ua lehtësojnë vijimin e programeve të jashtme përkatëse ose
mund të vendosin që të përfshihen përvojat e personave të kontraktuar ose të
konsultantëve.
4. Metodat e trajnimit
Metodat e trajnimit për menaxhim me dokumentet përfshijnë:
a) përfshirjen në programet e institucioneve dhe dokumentacionin për
orientim profesional të të punësuarve;
b) trajnimi nëpërmjet ligjëratave për të punësuarit, të cilëve iu janë ndarë

përgjegjësi të reja ose kur vjen deri te ndërrimi i sistemit;
c) trajnimin praktik dhe mësimin si pjesë e programit formal ose joformal
nga ana e të papërcaktuarve ose kolegëve të cilët posedojnë njohuri të caktuara;
d) konsultimet profesionale dhe seminare për çështjet e caktuar dhe
iniciativat lidhur me dokumente;
e) materialet informative dhe broshurat me udhëzime të shkurtëra
praktike, të cilët i përshkruajnë aspektet e politikës së menaxhimit me
dokumente dhe praktikën e institucionit;
f) prezantimet kompjuterike të cilat mund të jenë interaktive, të qasura
nëpërmjet të internetit ose në mediat elektronike;
g) teksti për ndihmë i kyçur në sistemin kompjuterik;
h) kurse, për trajnim të cilat i udhëheqin institucionet arsimore ose
organizatat profesionale dhe të cilat mund të jenë pjesë e ofertës së përgjithshme
të këtyre institucioneve ose mund të zhvillohen me kërkesë të institucionit si
përgjigje në nevojat e tyre.
5. Vlerësimi dhe vërtetimi i trajnimit

Vlerësimi i programit për trajnim mbështetet në operativitetin e plotë e
të suksesshëm për menaxhim me dokumente nga ana e të punësuarve. Ky
vlerësim mund të kërkojë matje në raport me shkallën e zbatimit të trajnimit dhe
vërtetimit operativ të sistemit të menaxhimit me dokumente në njësinë
organizative. Gjithashtu, programi mund të përcjell dhe të shënon shkallën e
aftësimit të të punësuarve në raport me kërkesat e parashtruara me program për
trajnim. Efektiviteti dhe efikasiteti i programit të trajnimit për menaxhim me
dokumente do të jetë më i madh nëse ai rregullisht shqyrtohet dhe nëse raportet
i dërgohen drejtorisë me kanale të zakonshme.
Gjithashtu, duhet vlerësuar shkallën e përfitimeve të vijuesve të kursit
dhe të aktiviteteve tjera të ofruara. Me rëndësi është që vlerësimi dhe shqyrtimi
i programit të trajnimit të përcjell përpunimin e programit, si dhe të trajnuarve
t’u mundësohet trajnimi sipas programit të ndryshuar.
Detyrat e reja të arkivistit rreth dokumenteve elektronike

Detyrat e arkivistit, përkitazi me dokumentet elektronike janë të
shumëfishta. Mirëpo, ato më qenësoret të cilat kanë të bëjnë me vetë krijimin e
dokumenteve janë: të përcaktojë se çka është e nevojshme të ruhet, t’u ndihmojë
krijuesve gjatë krijimit të shënimeve dhe të dokumenteve në mënyrë që ata të
kenë këto karakteristika: autenticitetin, besueshmërinë, tërësinë, aftësinë që
shumë herë të shfrytëzohet, t’u ndihmojë gjatë modelimit të rrjedhave të
448 | Arkivistika
informatave në institucion, t’i nxisë krijuesit e lëndëve që t’i ruajnë dokumentet

e punës ato përgatitore dhe të paseleksionuara dhe ato gjysmë zyrtare, të cilat
mundësojnë kuptimin e gjenezës së dosjes dhe në fund lënë gjurmë të rëndë-
sishme historike, të ndihmojnë në krijimin e një sistemi të besueshëm dhe të
tërësishëm të ruajtjes që do të jetë në pajtim me dispozitat në fuqi, të mbikëqyr
që të gjitha dokumentet të jenë të integruara në një tërësi të përcaktuar të ruajtjes,
të sigurojë që përbërja e ruajtjes të jetë e mirëmbajtur në mënyrë të drejtë dhe të
përhershme, të sigurohet qasja dhe të mundësohet gjetja e shënimeve në lidhje
me dispozitat e caktuara (sidomos duke u mbështetur në ligjshmërinë në fuqi)
etj.
Arkivisti duhet të ndjek teknologjinë e zhvillimit në fushën e krijimit,
arkivimit, ruajtjes, mbrojtjes etj. të dokumenteve arkivore, mirëpo nuk mund ta
përvetësojë atë plotësisht.
Arkivat dhe prodhuesit e informatave, përkatësisht dokumenteve
arkivore duhet të krijojnë një strategji të përbashkët akordimi dhe integrimi të
sistemeve informative arkivore dhe të dhënave elektronike. Nevoja e krijimit të
sistemit të arkivimit dhe të ruajtjes së dokumenteve elektronike paraqitet si
imperativ i kohës. Mirëpo, profesioni i arkivistit është i lidhur qartë me kohën e
kaluar. Ai kujdeset për dokumentet e së djeshmes dhe i bënë ato të hapura për
përdorim të sotëm. Ata tregojnë kujdes për informacionin e krijuar sot dhe për
ta përdorur sot, por edhe në të ardhmen.
Administrimi me lëndën arkivore në formën digjitale drejtpërdrejt është
e lidhur me sistemin e dizajnimit dhe mundësinë e qasjeve të reja që arkivistët
duhet t’i provojnë disa lloje të procedurave lidhur me menaxhimin zyrtar.
Bashkësia ndërkombëtare arkivore përfaqëson idenë se arkivistët duhet të jenë
të kyçur në dizajnimin e sistemit të kompjuterëve për administrim me
dokumente elektronike. Sipas standardeve ndërkombëtare të pranuara, qëllimi i
administrimit me informatat elektronike është ruajtja e besueshmërisë,
autenticitetit, tërësisë dhe sekretit të informatave gjatë kohës në administrimin
me dokumente elektronike, pastaj duhet përfshirë shënimin e informatave të reja
elektronike, përcaktimin e personit përgjegjës, koordinimi i përpunimit,
klasifikimi dhe vendimi për dorëzim të lëndës.
Me zhvillimin e teknologjive të reja informative, llojeve të reja të
dokumenteve dhe bartësve elektronik (magnetik dhe optik), tani është paraqitur
imperativ i kohës, jo vetëm për arsimimin e kuadrove arkivore që punojnë në
arkiva, por edhe të atyre në shkrimore të organeve, organizatave, institucioneve
etj. Shkollimi i kuadrit të tillë është i nevojshëm duke filluar nga shkollimi i
mesëm, ai superior dhe deri te ai pasuniversitar.
Gjendja e zyrtarëve arkivorë në Kosovë

Kuadrot arkivore, përkatësisht kanë qenë dhe kanë mbetur faktorë
limitues në zhvillimin e profesionit arkivor në Kosovë. Asnjë arkiv në Kosovë
nuk ka pasur dhe ende nuk ka kuadër të mjaftueshëm profesional arkivor të
bazuar në sasinë e lëndës arkivore që posedon ose që duhet të pranojë nga
krijuesit dhe poseduesit e saj. Përveç kësaj, me rëndësi është edhe cilësia e
kuadrove arkivorë, ku ndikim të theksuar ka pasur sistemi i aftësimit të kuadrit
arkivor. Kjo ka ndikuar që në arkiva dhe në shkrimore/arkiva të institucioneve
të punësohen individët me njohuri paraprake jocilësore. Kjo sidomos ka të bëjë
te krijuesit e lëndës arkivore, ku një kohë të gjatë është punësuar kuadri
joadekuat e që është manifestuar me gjendjen jo të mirë të lëndës arkivore.
Proceset e arsimimit dhe edukimit të arkivistëve dhe në përgjithësi të
kuadrit arkivor në Kosovë nuk janë në nivelin e kënaqshëm. Nuk ekziston
shkollim i rregullt në nivelin e mesëm dhe të lartë. Sa i përket arsimimit
universitar deri me tani situata, poashtu nuk është e kënaqshme. Në Fakultetin
Filozofik, dega e historisë mësohet lënda e arkivistikës, ndërsa në studimet
master në kuadër të historisë bashkëkohore mësohen lëndët arkivistika, sistemet
informative dhe arkivat digjitale. Në vitin shkollor 2014/2015 pranë
Universitetit të Prishtinës, Fakulteti Folozofik, programi i arkivistikës janë hapur
studimet mastër për arkivistikë. Në këtë vit shkollor janë pranuar 60 studentët e
parë master.
Duhet përmendur se në vitet e tetëdhjeta të shekullit të kaluar pran
Shkollës së mesme të kulturologjisë në Prishtinë, mësimi i orientuar, në dy vitet
e fundit më mësimit katëvjeçarë është hapur dega e arkivistikës, e cila ka
funksionuar disa vite.
Një prej funksioneve themelore të sukseseve të çdo pune dhe veprimtarie
janë kuadrot. Ashtu edhe në veprimtarinë arkivore suksesi në masë të madhe
varet nga aftësimi i kuadrit arkivor. Kuadri arkivor aftësohet në forma të
ndryshme profesionale, shkencore, praktike, si dhe përmbajtjes së veprimeve.
Në Kosovë kuadrot arkivore nuk arsimohen në sistemin e rregullt të shkollimit,
por në këtë veprimtari inkorporohen profile të ndryshme të ekspertëve më së
shumti profesor të historisë, gjuhëve dhe jurisë. Të gjithë këta kyçen në
veprimtarinë arkivore me njohuri të pamjaftueshme adekuate, andaj është e
nevojshme perfeksionimi i përhershëm profesional dhe arritja e njohurive
shtesë. Kjo sidomos ka të bëjë për zyrtarët arkivorë në menaxhimin zyrtar te
institucionet fondkrijuese të lëndës arkivore,sepse niveli i tyre profesional ka
ndikim të madh në fatin e lëndës arkivore.
450 | Arkivistika
Detyrat e arkivistit sipas Kodit etik

Kodi etik i arkivistëve (Code de déontologie, Code of ethics), është grup
i rregullave, të cilët arkivistët duhet t'i respektojnë, të aprovuara nga Këshilli
Ndërkombëtar i Arkivistëve në Kongresin e XIII në Peking prej 2 - 6.IX 1996.
Në kod në mes tjerash janë paraparë edhe këtë detyra të arkivistëve:
1. Arkivistët ruajnë integritetin e lëndës arkivore dhe në atë mënyrë
ofrojnë siguri se ajo paraqet dëshmi të përhershme dhe autentike të së kaluarës.
Detyra e parë e arkivistit është që të ruajë tërësinë e dokumenteve, të cilat
i janë besuar për përkujdesje dhe ruajtje. Në kryerjen e kësaj detyre, ata tregojnë
kujdes për legjitimitetin, ndonjëherë reciprokisht të kundërvëna me të drejtat dhe
interesat e punëdhënësve, pronarëve, personave dhe të shfrytëzuesve që përmen-
den në dokumente të mëhershme, të tanishme dhe të ardhme. Objektiviteti dhe
neutraliteti i arkivistit janë masa të profesionit të tij.
Arkivistët i kundërvihen çdo presioni pa marrë parasysh nga vjen,
qëllimi i të cilit është manipulimi me dëshmi ose fshehja apo falsifikimi i
fakteve.
2. Arkivistët e vlerësojnë, përzgjedhin dhe ruajnë lëndën arkivore në
kontekstin historik, juridik dhe administrativ, duke respektuar parimin e
provenijencës, duke ruajtur marrëdhëniet burimore ndërmjet dokumenteve, dhe
duke mundësuar që ato të vërehen në mënyrë të qartë.
Arkivistët veprojnë në pajtim me parimet dhe praktikën e pranueshme.
Arkivistët i kryejnë detyrat dhe funksionet e tyre në pajtim me parimet e
arkivistikës lidhur me krijimin, administrimin dhe zotërimin e shkresave në
zyrë, në arkiv dhe në mesarkiv, duke përfshirë dokumentet elektronike dhe
multimediale, pastaj në lidhje me përzgjedhjen dhe pranimin e dokumenteve, në
mënyrë që të vendosen në arkiv për t’u siguruar, ruajtur dhe mbrojtur lënda
arkivore, për të cilën kujdesemi për rregullimin, përshkrimin, publikimin dhe
sigurimin e qasjes së atyre dokumenteve.
Arkivistët i vlerësojnë dokumentet në mënyrë objektive e të paanshme,
duke e mbështetur mendimin e tyre mbi bazat e njohjes së nevojave admini-
strative të institucionit të vet, si dhe të politikës akvizicionale të institucionit të
vet. Ata i rregullojnë dhe i përshkruajnë dokumentet që janë përzgjedhur për
ruajtje në pajtim me parimet e arkivistikës (kryesisht në pajtim me parimin e
provenijencës dhe parimin e rendit burimor), si dhe me standardet e përgjith-
shme të pranueshme, madje sa më shpejt që është e mundur.
Arkivistët e bëjnë politikën akvizicionale në pajtim me qëllimet dhe
mjetet që posedojnë institucionet e tyre. Ata nuk kërkojnë dhe nuk e pranojnë
lëndën kur ajo paraqet rrezik për integritetin ose sigurinë e dokumenteve. Ata
janë të gatshëm për bashkëpunim në mënyrë që ato dokumente të vendosen në
një depo më të përshtatshme. Arkivistët angazhohen që ta kthejnë lëndën

arkivore të dalë nga shteti.
3. Arkivistët ruajnë besueshmërinë e dokumenteve gjatë procedurës së
përpunimit, mbrojtjes dhe shfrytëzimit.
Arkivistët duhet të veprojnë në mënyrë që vlera e dokumenteve arkivore,
duke përfshirë edhe dokumentet elektronike ose muldimediale të mos
zvogëlohet me veprimet arkivore të përzgjedhjes, rregullimit, regjistrimit,
mbrojtjes dhe shfrytëzimit.
Çdo përzgjedhje zbatohet në pajtim me procedurat dhe kriteret e
përcaktuara me kujdes.
Për ndërrimin e origjinalit me format e tjera vendoset në bazë të
shqyrtimit juridik, të vlerës së brendshme dhe informative të dokumentit.
Kur dokumentet, shfrytëzimi i të cilave i nënshtrohet kufizimeve të
përkohshme të hequra nga lënda, duhet informuar shfrytëzuesi për këtë gjë.
4. Arkivistët garantojnë që dokumentet të jenë përherë të pranueshme
dhe të kuptueshme.
Gjatë përzgjedhjes së dokumenteve për ruajtje të përhershme ose për
mënjanim, para së gjithash arkivistët tregojnë kujdes për nevojën që të ruhet
dëshmia thelbësore e veprimtarisë së personit ose institucionit, i cili i ka
prodhuar ose i ka grumbulluar, por gjithashtu duhet pasur parasysh se interesat
e hulumtuesve ndryshojnë.
Arkivistët duhet të jenë të vetëdijshëm se marrja e dokumentit me
prejardhje të dyshimtë edhe kur janë shumë interesante, nxisin tregtinë e
paligjshme. Ata u ndihmojnë kolegëve të tyre dhe shërbimeve kompetente për
kapjen dhe ndjekjen e personave të dyshimtë për vjedhje të lëndës arkivore.
5. Është e nevojshme që arkivistët t’i dokumentojnë veprimet e tyre gjatë
përpunimit të lëndës arkivore, por të jenë në gjendje që edhe ta arsyetojnë atë.
Arkivistët angazhohen për veprime të drejta për ruajtjen e dokumenteve
gjatë ciklit të tyre jetësor dhe për bashkëpunim me krijuesit e lëndës te përdorimi
i formave të reja dhe të veprimeve në administrimin me informata. Arkivistët
nuk përkujdesen vetëm për grumbullimin e dokumenteve të ekzistuara, por
gjithashtu ata sigurojnë që sistemet ekzistuese informative dhe arkivore të
inkorporohen që nga fillimi nëpërmjet procedurave të përshtatshme, të cilat
mundësojnë që të ruhet vlera e dokumentit.
Në bisedat për shërbimet që dorëzojnë lëndën, përkatësisht për
poseduesit e dokumenteve, arkivistët angazhohen për marrjen e vendimeve të
ndershme, të bazuara brenda mundësive, duke pasur në konsiderim të plotë këta
faktorë: autorizimet për dorëzim, falje ose blerje, marrëveshjet financiare dhe
452 | Arkivistika
fitimin, planin e përpunimit të lëndës, të drejtat e autorëve dhe kushtet e

shfrytëzimit.
Arkivistët i ruajnë gjurmët e shkruara për pranimin e dokumentit për
ruajtjen dhe mbrojtjen e tij.
6. Arkivistët angazhohen për qasje sa më të gjerë të lëndës dhe u ofrojnë
shërbime të gjithë shfrytëzuesve pa dallim.
Arkivistët përpilojnë mjetet informative përkatëse të veçanta dhe të
përgjithshme për të gjitha fondet të cilat ruhen.
Ata u ofrojnë të gjithëve në mënyrë të paanshme udhëzime dhe shfrytë-
zojnë mjetet poseduese, por u ofrojnë edhe nivel të barabartë të shërbimeve.
Arkivistët u përgjigjen njerëzisht dhe kujdesen që të ndihmojnë në të
gjitha hulumtimet e arsyeshme që kanë të bëjnë me dokumente, por edhe nxisin
shfrytëzimin e tyre në masën më të madhe të mundshme, në suazat që përcakton
politika e institucionit, mbrojtja e lëndës arkivore, respektimi i dispozitave dhe
i normave ligjore, të drejtat e individëve, si dhe marrëveshjet me dhuruesit.
Arkivistët u japin shpjegime shfrytëzuesve rreth kufizimit e shfrytëzimit
dhe i zbatojnë ato në mënyrë të drejtë. Arkivistët i luftojnë kufizimet e
pakuptueshme në qasjen dhe shfrytëzimin e dokumenteve, por mund edhe të
propozojnë ose të pranojnë si kusht pranimin e ndonjë lënde të përcaktuar në
mënyrë të qartë kufizimet me kohëzgjatje të përkohshme.
Ata i përmbahen rreptësisht dhe i zbatojnë paanshëm të gjitha marrë-
veshjet e përcaktuara në momentin e pranimit të lëndës, por në interes të
liberalizimit të qasjes ata do të duhej të merren vesh sërish për kushtet e
marrëveshjes kur rrethanat ndryshojnë.
7. Arkivistët e respektojnë lirinë e qasjes dhe të drejtën private dhe
veprojnë brenda kufinjve të dispozitave ligjore në fuqi.
Arkivistët kujdesen që jeta private e personave juridik dhe fizik, njësoj
sikurse edhe sigurimit shtetëror që të mbrohen pa asgjësimin e informatave,
veçanërisht në rastin e arkivave elektronike ku ndryshimet dhe shlyerja e
shënimeve është praktikë e zakonshme. Arkivistët duhet të respektojnë jetën
private të personave të cilët i kanë krijuar dokumentet, si dhe të atyre që kanë të
bëjnë me dokumentin, posaçërisht kur ata persona nuk kanë ndikim në vendimet
për shfrytëzimin dhe posedimin e lëndës.
8. Besimin e posaçëm që u është dhënë, arkivistët e shfrytëzojnë për të
mirën e të gjithëve dhe nuk e përdorin pozitën e tyre për përfitim personal ose
për ndonjë fitim të padrejtë.
Arkivistët ruhen nga çfarëdo veprimtarie që do të mund të dëmtonte
integritetin e tyre profesional, objektivitetin dhe paanshmërinë. Arkivistët nuk
nxjerrin nga veprimtaria e tyre asnjë dobi materiale ose të tjera personale që do
të mund të ishin në dëm të institucionit, të shfrytëzuesit ose të kolegëve.
Arkivistët nuk grumbullojnë dokumente burimore dhe nuk marrin pjesë
në tregti me dokumente si persona privat dhe për dobi personale. Ata u largohen
veprimtarive për të cilat opinioni mund të krijojë përshtypje të konfliktit të
interesave.
Arkivistët mund të shfrytëzojnë fondet arkivore të institucioneve të veta
për hulumtime personale dhe publikime nëse ajo punë kryhet në kushte të njëjta
që veprojnë shfrytëzuesit e tjerë të lëndës së njëjtë.
Ata nuk i zbulojnë dhe as nuk i shfrytëzojnë informatat që kanë marrë
nga puna në fondet arkivore ku qasja është e kufizuar. Ata nuk lejojnë që
interesat e tyre personale për hulumtime dhe botime, të vijnë në kundërshtim me
detyrat profesionale ose administrative për të cilat janë punësuar.
Kur shfrytëzohet lënda e institucionit të vet, arkivisti nuk guxon të
shfrytëzojë njohurinë e vet rreth rezultateve të pabotuara të hulumtuesve të
caktuar dhe që në mënyrë paraprake të mos informojë për qëllimin e vet që ta
përdor.
Arkivistët mund të paraqesin vlerësimet dhe mendimet rreth punimeve
që janë të afërta me lëmin e tyre të hulumtimeve, duke përfshirë edhe punimet,
të cilat janë krijuar në bazë të fondeve që i ruajnë.
Arkivistët nuk ia lejojnë askujt jashtë lëmisë së tij që të përzihet në punën
dhe detyrat e tij.
9. Arkivistët përpiqen të arrijnë nivelin më të lartë profesional
sistematikisht dhe përherë, duke i përsëritur njohuritë e tyre nga lëmia e
arkivistikës dhe duke i ndarë me të tjerët rezultatet e hulumtimeve dhe përvojat
e tyre.
Arkivistët bëjnë përpjekje që t’i zhvillojnë njohuritë e tyre profesionale
dhe aftësimin, të kontribuojnë në përparimin e arkivistikës dhe të sigurojnë që
ata të cilët janë të ngarkuar për arsimimin e tyre duhet të jenë të aftësuar për
kryerjen në mënyrë kompetente të detyrave të tyre.
10. Arkivistët e përparojnë mbrojtjen dhe shfrytëzimin e thesarit arkivor
botëror nëpërmjet bashkëpunimit me pjesëtarët e profesioneve të veta dhe
profesioneve të tjera.
Arkivistët përpiqen ta forcojnë bashkëpunimin dhe t’u shmangen
konflikteve me kolegët e tyre, të zgjidhin vështirësitë duke i respektuar
standardet arkivore dhe etikën profesionale. Arkivistët bashkëpunojnë me
përfaqësuesit e profesioneve të afërta në frymën e respektit reciprok dhe
mirëkuptimit.
454 | Arkivistika
Puna e kuadrit vullnetarë në arkiva

Në shumë shtete të Evropës Perëndimore, sidomos në Britani të Madhe,
në SHBA etj. shumë arkivistë, historian, juristë etj. të pensionuar, por edhe të
moshave të tjera bëjnë punë të rëndësishme vullnetare në arkiva, por edhe në
institucionet tjera, sidomos në biblioteka dhe muze. Këta kanë kohë të lirë për
t’iu kushtuar shërbimit vullnetarë, me dëshirë që me eksperiencën apo me
specializimin e tyre të kontribuojnë në punët arkivore të caktuara, sidomos
arkivsitët me përvojë në rregullimin e përpunimin e lëndës arkivore,
konzervimin dhe restaurimin, mikrofilmimin e digjitalizimin etj. Arkivistët
vullnetarë caktohen në vendet e punës konform natyrës dhe specifikave të punës
që më parë i kanë punuar, ndërsa të tjerët në punët që nuk kërkojnë ndonjë
specifikë të veçantë.
Si shembull po e theksojmë Arkivin Nacional në Londër, ku më se 100
vullnetarë punojnë në disa sektore të arkivit. Atyre arkivi iu siguron tretman të
njëjtë me zyrtarët e rregulltë arkivorë, me përjashtim të pagave. Si shpërblim
atyre iu siguron nga një shujtë ditore ushqimi, ndonjë biletë për ndonjë koncert,
vizitë muzeve etj.
Vullnetarët e përjetojnë si obligim moral që ndaj popullit dhe shtetit të
tij të kontribuojnë edhe më tytje në lëmitë përkatëse, në rastin konkretë në
arkivistikë.
Nga e tërë kjo mund të përfundojmë se roli i arkivistëve të sotëm përfshin

detyrimet për t’i bërë arkivat të njohur dhe të përdorshëm për dallim nga ata që
nuk janë përdorur akoma. Arkivistët sot po luajnë një rol mjaft të madh duke
vendosur një instrument të rëndësishëm për funksionimin e shoqërisë
demokratike – transparente. Përmbajtja e arkivave përfaqëson një thesar që na
pajisë të gjithëve me fakte bazë për të ushtruar të drejtat tona demokratike duke
kontrolluar autoritetet dhe se çfarë ato bëjnë për të mbledhur fakte për
këndvështrimin tonë në një çështje shoqërore. Në arkiva mund të gjenden fakte
të arsyetuara për ndërtimin e mendimit njerëzor. Është një detyrë për të gjithë
arkivistët, por edhe për të tjerët që t’i bëjnë arkivat të njohura dhe të përdorshme.
Arkivistët, përkatësisht kuadri profesional arkivor është një nga faktorët
themelor për kryerjen me sukses të punëve profesionale në arkiv. Aftësimi i
kuadrit arkivor dhe caktimi i ekspertëve profesional në vendet adekuate të punës
është një ndër kushtet themelore për kryerjen e suksesshme të detyrave
profesionale dhe për përparimin e shërbimit arkivor. Kuadri arkivor ka luajtur
dhe luan rolin kryesor në kryerjen e detyrave profesionale në arkiv dhe në
përgjithësi në zhvillimin e shërbimit arkivor.
Shërbimi arkivor gjatë zhvillimit të vet të deritanishëm ka pësuar

ndryshime dhe gjithnjë është përsosur. Kërkesat dhe programin e vet ia ka
përshtatur nevojave dhe kushteve, të cilat ia ka imponuar shoqëria gjatë
zhvillimit. Puna rreth kryerjes së detyrave të ndërlikuara dhe me përgjegjësi në
arkiv që nga mbrojtja, pranimi, rregullimi, përpunimi, restaurimi, mikrofilmimi,
digjitalizimi, shfrytëzimi, ruajtja, publikimi etj. kërkon kuadër të duhur
profesional, prandaj shkollimit dhe aftësimit të kuadrit arkivor i është kushtuar
kujdes, por edhe në të ardhmen duhet kushtuar kujdes i përhershëm, në harmoni
me nevojat shtetërore dhe zhvillimin e teknologjisë. Pra, aftësimi i këtij kuadri
për shkak të specificitetit të vet profesional ka qenë dhe është gjithnjë aktual,
sepse kuadri luan një rol kyç në radhën e çështjeve vitale në zhvillimin e
shërbimit arkivor.
Përveç kësaj, kuadri profesional kryen punët arkivore në dokumen-
tacionin i cili është krijuar në kushte dhe periudha të ndryshme kohore, d.m.th.
që reflektohet jo vetëm në materialin e shkruar, por edhe në shkrimin, gjuhën,
paleografinë, formën etj., andaj arkivisti duhet të ketë kulturë të gjerë.
Arsimimin e profesionalistëve e konsiderojmë elementin më qenësor të
zhvillimit të mëtejmë të shërbimit arkivor dhe administrimit me dokumente te të
gjithë krijuesit. Në fillim kërkesat e theksuara: operativitetin e organizatave të
caktuara, të drejtën për informim dhe mbrojtjen e dokumenteve arkivore me
vlerë të përhershme si e mirë e përgjithshme kulturore, sot është e pamundur të
arrihet pa arsimimin e profesionalistëve.
456 | Arkivistika
KAPITULLI XV
LEGJISLACIONI ARKIVOR, ARKIVI DHE TË DREJTAT

E NJERIUT DHE TË DREJTAT NDËRKOMBËTARE
1. LEGJISLACIONI ARKIVOR
Legjislacioni arkivor është pjesë përbërëse e arkivistikës si shkencë. Ai
merret me studimin e marrëdhënieve të teorisë arkivore dhe praktike në një anë
dhe teorisë juridike në anën tjetër – në dimensionin e saj historik, me qëllim të
përcaktimit të sistemit të mbrojtjes së lëndës arkivore, përparimin e saj të
përhershëm nëpërmjet aspekteve të ndryshme, në kohën e sotme dhe në atë të
ardhmen.
Përmbledhje e ligjeve dhe rregullativave juridike, të cilat menaxhojnë
me ruajtjen, shfrytëzimin dhe mbrojtjen e lëndës arkivore dhe organizimin e
arkivave në shtet e quajmë legjislacion arkivorë. Me rregullimin dhe aplikimin
e legjislacionit arkivore, rrjetësimin e institucioneve arkivore, rregullohet
mënyra e menaxhimit me arkiva, mbrojtja, valorizimi dhe shfrytëzimi i lëndës
arkivore. Me këtë normatizim, në mënyrë të besueshme dhe të organizuar
rregullohet tërë sistemi i mbrojtjes së lëndës arkivore. Roli i arkivit është i
shumëfishtë, ndërsa veprimtaria është mjaftë e ndërlikuar dhe me përgjegjësi,
andaj duhet të rregullohet me dispozita ligjore dhe nënligjore. Parakushti i
vetëm për mbrojtjen e suksesshme të lëndës arkivore, si dhe rregullimi
fundamental i veprimtarisë arkivore, është zbatimi i obligueshëm dhe i plotë i
dispozitave ligjore, por gjithësesi me prezencën edhe të dispozitave dhe
rekomandimeve ndërkombëtare.
Legjislacioni arkivor është pjesë e sistemit të tërësishëm juridik të një
shteti, që rregullon parimet themelore të statusit të arkivave dhe të shërbimit
arkivor, përkatësisht të mbrojtjes së lëndës arkivore dhe të funksionimit të
shërbimit arkivor. Lëmia normative e mbrojtjes së lëndës arkivore dhe e
materialit regjistraturik është mjaftë e gjerë dhe përfshirëse.
Nëpërmjet ligjeve, dekretligjeve, akteve nënligjore, rregulloreve,
udhëzimeve, rekomandimeve etj. nga lëmia e arkivistikës rregullohen këto
çështje: themelimi i arkivave (kushtet dhe procedurën e themelimit), pozita e
arkivit dhe rëndësia e tij në shoqëri, roli i tij shkencor, historik dhe kulturor,
fushëveprimi i kompetencave të arkivave, baza juridike e organizimit dhe
funksionimit të shërbimit arkivorë, ndarja e lëndës arkivore nga materiali

regjistraturik, përzgjedhja dhe rregullimi i lëndës arkivore, dorëzimi i lëndës
arkivore, e drejta dhe obligimi i mbrojtjes dhe sigurimit të lëndës arkivore,
ruajtja dhe kushtet e ruajtjes, pronësia juridike e lëndës arkivore, mbikëqyrja
profesionale në punën e arkivave, veprimtaria amë e arkivave, shfrytëzimi,
qasja dhe publikimi i lëndës arkivore, e drejta e pronësisë në lëndën arkivore,
bartja e lëndës arkivore jashtë shtetit, mbrojtja teknike, fizike, sanksionimet për
kryerjen e veprave kundërvajtëse dhe veprimeve penale, financimi i veprimta-
risë arkivore, etj.
Pra, legjislacionin arkivor e përbëjnë terësi të dispozitave ligjore dhe
dispozitave të tjera të cilat e rregullojnë sistemin e mbrojtjes, menaxhimit dhe
shfrytëzimit të lëndës arkivore, obligimeve dhe kompetencave të organeve dhe
subjekteve të tjera të cilat janë të përfshira në atë sistem, si dhe të drejtat
publikut dhe të individëve në lidhje me dokumentacionin. Disa çështje nga
lëmia e legjislacionit arkivor mund të rregullohet në një ose me disa dispozita
tjera të veçanta ku objektivi kryesor nuk është veprimtaria arkivore. Në botë
veprimtaria arkivore është rregulluar në mënyra të ndryshme, varësisht prej
shteteve. Mirëpo, Sektori për çështje juridike i Këshillit Ndërkombëtar të
Arkivave në vitin 1997 ka publikua Parimet e legjislacionit për arkiva dhe
dokumenet e tanishme në të cilat janë identifikuar dhe arsyetuar parimet
themelore dhe rregullat në bazë të cilave do të mbështetet legjislacioni arkivorë.
Fazat e zhvillimit historik të legjislacionit arkivor

Parimisht shërbimi akrivorë në aspektin e legjislacionit ka kaluar
kryesisht nëpër këto dy faza:
1. Periudha kur dispozitat pruheshin vetëm për institucionin e caktuar
ose për lëndën arkivore;
2. Periudha gjithëpërfshirëse e normimit të mbrojtjes së lëndës arkivore
dhe organizimit të shërbimit arkivorë.
Dispozitat ligjore për lëndën arkivore

Mund të flasim për legjislacionin arkivor në kuptimin e ngushtë dhe të
gjerë. Legjislacionin arkivor në kuptimin e ngushtë e përbëjnë dispozitat të cilat
e rregullojnë themelimin, veprimtarinë dhe detyrat e arkivave dhe të
programeve arkivore, kompetencave të tyre dhe marrëdhëniet me organizatat të
tjera në mënyrën e kryerjes së funkcioneve të caktuara arkivore. Arkivave këto
dispozita padyshim iu janë të rëndësishme sepse iu sigurojnë bazat juridike dhe
administrative për veprimtarinë e tyre, pa të cilat disa arkiva as që do të mund
të funkciononin.
458 | Arkivistika
Në legjislacionin arkivor në kuptimin e gjerë mund t’i përfshijmë edhe

të gjitha rregullat e dispozitave të tjera, të cilat e rregullojnë rregullat e
menaxhimit dhe qasjen në dokumentacion në çfarëdo konteksti. Këto lloj
rregulla mund t’i gjejmë në të drejtën në qasje të informatave, mbrojtjen e të
dhënave personale dhe konfidencionale, të drejtat e autorit dhe të tjera të
përafërta, menaxhimit zyrtarë dhe në shumë dispozita të tjera që rregullojnë
lëmi të tjera të caktuara dhe ndërkohë aprovojnë rregulla për menaxhim me
dokumentacion. Ato dispozita mund t’i konsiderojmë si të përafërta me
legjislacionin arkivor ose pjesë e legjislacionit arkivor në kuptimin e gjerë.
Nivelet e realizimi të legjislacioni arkivorë bashkëkohorë

1. Në nivelin e ligjeve themelore, me të cilët rregullohen çështjet
sistematike dhe më të rëndësishme të mbrojtjes të lëndës arkivore në territorin e
caktuar të shteti;
2. Në nivelin e dispozitave të veçanta, të cilat kanë të bëjnë në
rregullimin detal të disa dispozitave nga ligjet;
3. Në nivel të dispozitave interne, të cilat bazohen në ligje dhe dispozitat
ligjore, të cilat i aprovojnë proseduesit dhe institucionet arkivore. Rregullat
interne, në nivelin e dispozitave interne, të cilat bazohet në ligjet dhe dispozitat
ekzekutive i bijnë vet krijuesit e lëndës arkivore. Me aktet e veta interne
poseduesit e lëndës arkivore përcaktojnë kushtet konkrete dhe afatet e ruajtjes,
procedurën e asgjësimit dhe marrëdhënie e tyre me arkivin. Një prej këtyre
dispozitave është Akti i përgjithshëm për menaxhimin zyrtar dhe arkivor që
rregullon mënyrën e udhëheqjës së menaxhimit zyrtar dhe arkivor te
institucione/organe.
Ndërsa, arkivi si institucion me rregulloret e veta (për shfrytëzimin e
lëndës arkivore, për punën në sallë të leximit, për valorizimin dhe kategorizimin
e lëndës arkivore, për sistemimin e punëve etj.) aplikon ligjin themelor dhe
dispozitat ekzekutive në rrethanat e veta specifike.
Dispozitat interne rregullojë mbikqyrjen, kontrollin, ruajtjen dhe të tjera
të dokumenteve duke u harmonizuar me dispozitat ligjore në fuqi, zhvillimin
dhe përparimin tekniko-teknologjik dhe njohuritë profesionale (arkivore,
informative, etj.), në mënyrë që më kohë të menjanohen mangësitë gjatë
kontrollit intern.
Legjislacioni arkivor mbështetet edhe në konventat ndërkombëtare dhe
rekomandimet për mbrojtjen e lëndës arkivore si pjesë e thesarit kulturor.
Ligjet mbi lëndën arkivore dhe arkivat

Në shumë shtete të botës janë pruar ligjet që rregullojnë organizimin dhe
funkcionimin e shërbimit arkivorë dhe mbrojtjen e lëndës arkivore dhe
dispozitat tjera ligjore që dalin nga ato ligje. Gjatë kohës ato ligje janë ndryshuar
e plotësuar, kuptohet të imponuar me zhvillimet teknologjike, ndryshimet e
sistemit administrativ, territorial, apo edhe zhvillimit të teknologjive të reja
bashkëkohore.
Me ligje rregullohen çështjet më thelbësore rreth lëndës arkivore, siç
janë:
- definicioni për lëndën arkivore dhe materialin regjistraturik;
- që dokumentacioni arkivorë është pronë shoqërore/shtetërore;
- që lënda arkivore, si burim historik është e mbrojtur me ligj, pa marrë
parasysh në pronësi të kujt janë dhe ku gjenden;
- që mbrojtja e lëndës arkivore mbështetet në mbrojtjen, evidencimin,
grumbullimin, ruajtjen, shfrytëzimin, incizimin, publikimin etj.;
- që mbrojtjen e lëndës arkivore e bëjnë arkivat si institucione dhe se
veprimtaria e tyre është me interes të madh shoqëror;
- që poseduesit e lëndës arkivore janë të obliguar që dokumentacionin
arkivor t’ia paraqesin dhe t’ia dorëzojnë arkivit;
- që me ligj përcaktohen të drejtat dhe detyrat e arkivit në aspektin e
evidencimit, pranimit, rregullimit, përpunimit, ruajtjes, shfrytëzimit etj. të
lëndës arkivore si dhe si dhe të drejtat dhe detyrat e poseduesve të dokumenta-
cionit arkivor në mbrojtjen, evidencimin, ruajtjen, mirëmbajtjen, etj. të lëndës
arkivore dhe dorëzimit arkivit kompetent;
- që mbrojtja e lëndës arkivore bëhet me qëllim të shfrytëzimit të saj për
punë shkencoro-hulumtuese, për publikim, për realizimin e të drejtave juridike
private të qytetarëve dhe të tjerëve etj.
Ligji mi lëndën arkivore dhe arkivat, mbështetet në këto parime, të cilat
mund t'i karaketrizojmë në pesë elemente themelore: 1. Mbrojtja univerzale; 2.
Obligushmëria e shërbimit arkivorë; 3. Mbrojtja profesionale; 4. Karakteri
kompleks i institucioneve arkivore; 5. Mekanizmi i plotë i mbrojtjes juridike.
Legjislacioni arkivor në Kosovë

Legjislacioni arkivor para lufte
Deri në kohën e ndryshimeve kushtetutare në Jugosllavinë socialiste, kur
Kosova në vitin 1974, bëhet element konstituiv i federatës jugosllave, ku
miraton e dhe kushtetutën e vet, shërbimi arkivor në Kosovë mbështetej në
dispozitat ligjore të RS të Serbisë dhe të RSF të Jugosllavisë.
460 | Arkivistika
Me ndryshimet kushtetutare, pas një kohe të shkurtër në Kosovë

aprovohen dispozitat e para ligjore që rregullojnë mbrojtjen e lëndës arkivore.
Kuvendi i Kosovës më 27 dhjetor 1976 miraton Ligjin për lëndën arkivore dhe
shërbimin arkivorë (Gazeta Zyrtare e KSA të Kosovës, nr. 50/70). Më pastaj
aprovohet Ligji për Arkivin e Kosovës (Gazeta Zyrtare e KSA e Kosovës, nr.
47/78). Mbrojtja e lëndës arkivore është rregulluar edhe me nenin 153 të Ligjit
penal të Kosovës (Gazeta Zyrtare e KSA e Kosovës nr. 9/77).
Në bazë të Ligjit për lëndën arkivore dhe shërbimin arkivorë janë
aprovuar edhe këto akte nënligjore:
- Rregullorja për pranim-dorëzimin e lëndës arkivore (Gazeta Zyrtare e
KSA e Kosovës, nr. 16/78);
- Rregullorja për mënyrën e evidencimit, klasifikimit, arkivimit dhe
ruajtjes së materialit regjistraturik (Gazeta Zyrtare e KSA e Kosovës nr. 16/78);
- Rregullorja për kushtet e themelimit dhe punën e arkivave dhe të
njësive arkivore (Gazeta Zyrtare e KSA e Kosovës, nr. 13/79);
- Udhëzimi për procedurën e përzgjedhjes së lëndës arkivore, asgjësimin
e materialit të pavlershëm regjistraturik dhe për mënyrën e pranim-dorëzimit të
lëndës arkivore (Gazeta Zyrtare e KSA e Kosovës), nt. 35/85);
- Udhëzimi për mënyrën e udhëheqjes dhe shfrytëzimit të librit arkivor
(Gazeta Zyrtare e KSA e Kosovës, nr. 35/85).
Pas suprimimit të autonomisë së Kosovës në vitin 1989 nga Qeveria e
Serbisë, suprimon institucionet legjitime të Kosovës, kuptohet edhe ligjet në
fuqi. Në Kosovë nga organet e dhunëshme serbe zbatohet Ligji për të mirat
kulturore i Republikës së Serbisë, të vitit 1990 dhe pastaj të vitit 1994.
Legjislacioni arkivor pas lufte

Pas mbarimit të luftës në Kosovë, kthimin e punëtorëve shqiptarë në
vendet e veta të punës në arkivat e Kosovës, filloi menjëherë organizimi dhe
funksionimi i shërbimit arkivorë në rrethana të reja. Arkivat e Kosovës ishin në
kuadër të Ministrisë së Kulturës, Rinisë, Sportit dhe Çështjeve Jorezidente, që
funksiononte nën mbikëqyrjen e Misionit ndërkombëtar UNMIK. Sipas
vendimit të organeve qeverisëse të UNMIK-ut, në mungesë të ligjeve për
arkivat, një kohë zbatoheshin ligjet për arkivat dhe shërbimin arkivorë të
Kosovës, para suprimimit të autonomisë. Kjo gjendje zgjati deri në vitin 2003
kur u miratuan dispozitat e para ligjore nga lëmia e arkivistikës.
- Kuvendi i Kosovës, duke u bazuar në Rregulloren nr.2001/9 të dt. 15
majit 2001 të Kornizës Kushtetuese për Vetëqeverisjen e Përkohshme në
Kosovë, nenet 5.1 , 9.1.26 dhe tutje si duke pasur parasysh nevojën e vendosjes
së një sistemi modern të arkivimit i cili do të mundësojë ruajtje efikase dhe
shfrytëzim të avansuar të lëndës arkivore miraton Ligjin nr. 2003/7 për lëndën
arkivore dhe arkivat, 17 prill 2003.
Më pastaj aprovohen Ligjet për plotësimin e Ligjit nr. 2003/7 për lëndën
arkivore dhe arkivat, siç janë:
- Ligji nr. 02/L-80 për ndryshimi dhe plotësimin e Ligjit nr. 2003/7 për
lëndën arkivore dhe arkivat. Kuvendi i Kosovës, në bazë të Kreut 5.1(e) dhe
9.1.26 të Kornizës Kushtetuese për Vetëqeverisje të Përkohëshme në Kosovë
(Rregullorja e UNMIK-ut nr 2001/9 të datës 15 maj 2001), duke pasur parasysh
nevojën pёr plotësimin dhe ndryshimin e Ligjit për lёndёn Arkivore dhe Arkivat
nr. 2003/7 i shpallur me Rregullorën e UNMIK-ut nr. 2003/20 tё datës
23.06.2003, lidhur me ndryshimin e pozitës sё mbikëqyrjes sё Arkivit tё
Kosovës nga Ministria e Kulturës, Rinisë dhe Sportit nё kuadër tё Qeverisë sё
Kosovës, arkivat e Kosovës kalojnë në kuadër të Qeverisë së Kosovës, Zyrës së
Kryeministrit, në nivel të drejtorisë, datë 13 korrik 2006.
- Ligji nr. 03-L-077 për plotësimin dhe ndryshimin e Ligjit nr. 2003/7
për lëndën arkivore dhe arkivat, datë 7 nëntor 2008, i miratuar në Kuvendin e
Kosovës me 07.11. 2008, kurse është shpallur me Dekretin e Presidentit të
Republikës së Kosovës nr. DL-063-2008, datë 27.11.2008. Me këtë ligj
Drejtoria e Arkivave shndërrohet në Agjenci Shtetërore të Arkivave si
institucion qendror në kuadër të Qeverisë së Republikës së Kosovës – Zyrës së
Kryeministrit, i cili organizon, drejton dhe kontrollon veprimtarinë në të gjithë
rrjetin arkivor të vendit.
- Ligji nr. 04/L-088 për Arkivat Shtetërore i aprovuar nga Kuvendi i
Republikës së Kosovës, bazuar në nenin 65(1) të Kushtetutës së Republikës së
Kosovës (Gazeta Zyrtare e Republikës së Kosovës, nr. 4/ 19 mars 2012).
Përveç ligjeve, miratohen edhe aktet nënligjore, siç janë:
- Udhëzimi administrativ për përzgjedhjen e lëndës arkivore dhe
asgjësimin e materialit të pavlershëm regjistraturik Nr. 08/2007, datë
25.06.2007, dhe
- Udhëzimi administrativ për dorëzim-pranimin e lëndës arkivore Nr.
09/2007, datë 25.06.2007.
Në vitin 2013 është miratuar Ligji Nr. 04/L-184. për administrimin e
punës në zyrë.
2. DEKLARATA E PËRGJITHSHME PËR ARKIVAT

Kuvendi i Përgjithshëm i Këshillit Ndërkombëtar të Arkivave, në Shtator
të vitit 2010, në Oslo të Norvegjisë ka miratuar deklaratën për arkivat. Në këtë
deklaratë në mes tjerash thuhet: Arkivat ruajnë vendimet, aktivitetet dhe
kujtimet. Ata përbëjnë thesarin unik dhe të pazëvendësueshëm që bartet nga
462 | Arkivistika
gjenerata në gjeneratë. Me lëndën arkivore menaxhohet nga krijimi i saj, në

mënyrë që të ruhet kuptimi dhe vlera. Ai është burim i besueshëm i informatës
për një qeveri përgjegjëse dhe transparente, andaj edhe luan rolin e rëndësishëm
në zhvillimin e shoqërisë, duke kontribuar në ruajtjen e kujtesës individuale dhe
kolektive.Qasja e lirë në lëndë i begaton njohuritë për shoqërinë njerëzore,
promovon demokracinë,i zgjeron të drejtat e qytetarëve dhe përparimin e cilësisë
së jetës.
Në këtë kuptim thuhet në deklaratë se ne njohim:
- karakterin unik të arkivave si dëshmitar i besueshëm i aktiviteteve
administrative, kulturore dhe intelektuale, si dhe pasqyrën e zhvillimit të
shoqërisë;
- rëndësinë thelbësore të arkivave në mbështetjen e menaxhimit të
suksesshëm, përgjegjës dhe transparent në mbrojtjen e të drejtave të qytetarëve,
formësimin e kujtesës individuale dhe kolektive, të kuptuarit e të kaluarës dhe
dokumentimin e së tanishmes, me qëllim të zbatimit të suksesshëm të
aktiviteteve;
- diversitetin e arkivave në dokumentimin e të gjitha lëmive të
veprimtarisë njerëzore;
- bartësit e shumtë në të cilët lënda arkivore krijohet dhe ruhet, duke
përfshirë letrën, dokumentet elektronike, audiovizuale e forma të tjera;
- rolin e arkivistëve, arsimimin e ekspertëve, të cilët përherë perfek-
sionohen, iu shërbejnë të gjitha shoqërive, duke përcjellur krijimin e
dokumenteve, që i përpunojnë, i ruajnë dhe i bëjnë të përdorshëm për shfrytëzim;
- përgjegjësinë e të gjithëve – qytetarëve, administratës publike,
pronarëve dhe poseduesve të lëndës arkivore, publike ose private, arkivistëve
dhe ekspertëve të tjerë të informimit në menaxhim me lëndën arkivore;
Andaj, kjo i obligon që të veprojnë së bashku në mënyrë që:
- çdo shtet të ketë legjislacionin e pranueshëm dhe të miratuar, si dhe
politikat nacionale arkivore përkatëse;
- menaxhimi i lëndës arkivore të vlerësohet dhe në tërësi të përcillet nga
të gjitha organet, publike ose private, të cilët e krijojnë dhe e shfrytëzojnë lëndën
arkivore në kryerjen e veprimtarisë së tyre;
- të sigurohen mjetet e nevojshme për menaxhimin e arkivave, duke
përfshirë edhe punësimin e ekspertëve;
- lënda arkivore të ruhet në kushtet që sigurojnë autenticitetin, tërësinë
dhe kuptueshmërinë e saj;
- lënda arkivore të ketë qasje për të gjithë, duke respektuar dispozitat
përkatëse dhe të drejtat e individëve, krijuesve të lëndës, pronarëve dhe
shfrytëzuesve;
- shfrytëzimi i lëndës arkivore të kontribuojë në promovimin e lëmive

përkatëse.
3. ARKIVAT DHE TË DREJTAT E NJERIUT

Arkivat janë «të vjetra sa edhe vet bota». Ato ekzistojnë që nga paraqitja
e njerëzimit, megjithëse principi i tyre, format e tyre dhe finalizimi i tyre
thellësisht kanë evoluar. Të drejtat e njeriut në të kundërtën, sikurse thotë një
politikan frëng, në fillim të shekullit XIX të, janë një ide e re. Të gjitha shoqëritë
njerëzore dhe shumë individë kanë dashur, nga arsyet politike, administrative,
filozofike t’i konser-vojnë gjurmët e ekzistencës së tyre dhe të zhvillimit të tyre,
sikurse ata që i kanë shkelur këto të drejta njerëzore, por edhe ata të cilët janë
përpjekur që t’i respektojnë.
Koncepti i të Drejtave të Njeriut ka gjithashtu origjinë të lashtë në
civilizime të ndryshme. Por, në formën e tanishme janë përgjithësuar vetëm para
shekujsh, që do të thotë kanë marrë një kuptim të ri siç quhen në Evropë «dritat».
Etapa e fundit e këtij zhvillimi merr hov në gjysmën e shekullit të kaluar, të
nesërmen e luftërave botërore. Sipas një rrethi dialektik, shkeljen më të madhe
të të drejtave të njeriut e hasim tek regjimet totalitare dhe kolonizimet. Një
lulëzim të mbrojtjes së këtyre të drejtave e hasim pas një konvente të Kombeve
të Bashkuara, e cila quhet deklarata universale e vitit 1948. Ky dokument i tillë
është adoptuar nga shumica e vendeve, ndërsa kohëve të fundit në Evropë është
përgjithësuar në formën e Kartës së të drejtave fundamentale të Bashkësisë
Evropiane.
Në çfarë forme kanë të bëjnë Arkivat me këtë zhvillim? Esencialisht kjo
shprehet në dy mënyra.
Së pari, ato duhet të kontribuojnë në ruajtjen, në të njëjtën kohë të
kujtesës së përparimit të të Drejtave të Njeriut dhe të shkeljes së tyre.
Së dyti, ato janë një instrument i privilegjuar i jetësimit të të drejtave
qytetare që kanë parë dritën e tyre kohëve të fundit në formën e transparencës
dhe të participimit.
Problemi i parë, fatkeqësisht është gjithnjë aktual, që ka të bëjë me
shkeljen e të drejtave masive në sistemet represive. Fashizmi, luftërat dhe
kolonizimet kanë shkaktuar shkelje të rënda të të drejtave individuale dhe
kolektive që janë përsëritur me vjet: gjenocidet, torturat, diskriminimet e të
gjitha llojeve.
Kur këto krime kanë pushuar, fillon periudha e pastrimeve dhe
riparimeve të të gjitha këtyre të pabërave që i ka bërë njeriu. Prandaj, shtrohet
çështja e dënimit të atyre që i kanë shkaktuar këto krime, por edhe periudha e
dëmshpërblimit të atyre që i kanë vuajtur mbi shpinën e tyre. Në këtë periudhë,
464 | Arkivistika
arkivat kanë një rol esencial për ta luajtur, në mënyrë që të mundësohet

identifikimi i fajtorëve dhe i viktimave, të mundësohet përcaktimi i
përgjegjësive të palës që ka shkaktuar shkeljet dhe llogaritjes së humbjeve të
palës së dëmtuar. Ky është problem i tranzicionit, nga një shtet arbitrar në një
shtet tjetër demokratik, i cili është paraqitur shumë herë, por që vazhdon të
paraqitet edhe sot e kësaj dite, në të gjitha kontinentet dhe në forma të ndryshme.
Këto probleme, posaçërisht do të studiohen gjatë periudhave të reja dhe duhet të
bëjmë përpjekje të gjejmë zgjidhje fatlume dhe të llojllojshme që nganjëherë nuk
janë edhe aq adekuate. Një nga zgjidhjet më interesante është krijimi i një
komisioni që është quajtur «e vërteta dhe pajtimi», që është jetësuar së pari në
Afrikën e Jugut, ku janë bërë përpjekje të kombi-nohen nevoja e njohjes dhe e
asaj të kthimit të drejtësisë, të cilat mund të kontribuojnë në evitimin e
përsëritjeve të mundshme të krimeve. Kjo mund të bëhet vetëm atëherë, kur
njihen mirë shkaqet dhe mekanizmat që kanë shpjerë deri te këto vepra anti
njerëzore.
Problemet që shtrohen në arkiva gjatë kësaj periudhe të tranzicionit janë
mjaftë të vështira, sepse lidhen me çështjen e ruajtjes së të gjitha dokumenteve
të periudhave të mëhershme apo të seleksionimit të tyre, prandaj shtrohen edhe
shumë pyetje: A duhet të aplikohet e drejta e përbashkët e arkivave ose t’iu
nënshtrohen rregullave të posaçme dhe t’iu besohen institucioneve specifike? A
duhet të jenë të hapura si dokumente për të gjithë apo qasja në to duhet të jetë e
kufizuar ? Si të pajtohet kërkimi i së vërtetës dhe i respektimit të jetës private?
Detyra e kujtesës dhe e drejta e harrimit? Pa dyshim, përgjigje të përbashkët për
të gjitha këto pyetje nuk ka. Kryesisht duhet pasur parasysh rrethanat vetanake
të çdo vendi dhe të çdo populli, por së paku parimet fundamentale të një shteti
juridik duhet të rrespektohen. Ky rast mund të jetë i lidhur me procedurën
kontradiktore, me aplikimin e parimeve të barazisë dhe të joparcialitetit
(jopjesëshmerisë), dhe të flakjes së diskriminimeve të pajustifikuara. Roli i
shërbimeve të arkivave është pa dyshim fundamental, për krijimin e mundësive
të jetësimit të aplikimit të këtyre parimeve.
4. ARKIVAT DHE TË DREJTAT NDËRKOMBËTARE

Ekziston parimi se një shtet përveç disa elementeve qenësore shtetërore
nuk mund të mendohet pa arkiva, të cilët përbëjnë elementet që e karakterizojnë
ekzistencën e tij. Prandaj, në shkallë botërore ekziston qëndrimi i përgjithshëm
për rolin dhe rëndësinë e arkivave, si faktor vendimtar në problemin e identitetit
kombëtar. Prandaj, secili komb ka të drejt dhe detyrë të kujdeset për këtë bazë
autentike të identitetit dhe të përpiqet për të gjitha vlerat kulturore që dëshmojnë
për historinë e tij. Kjo është detyrë e qeverive të çdo shteti, por gjithashtu është
detyrë edhe në shkallë ndërkombëtare.
Detyra e çdo vendi është respektimi i vlerave apo trashëgimisë kulturore
që rregullohet qartë nga e drejta ndërkombëtare.
“E drejta” dhe “mbrojtja juridike ndërkombëtare” e arkivave kanë të
bëjnë me dy elemente: njëri lidhet me të drejtën ndërkombëtare të sanksionuar
me aktet juridike ndërkombëtare, i dyti me atë që buron nga vetë aktet juridike
të një vendi.
Mbrojtja juridike ndërkombëtare e arkivave normohet kryesisht nga tri
akte bazë të së drejtës ndërkombëtare, që janë: Konventa e Hagës e vitit 1954,
nga Konventa e vitit 1970, që prek masat e ndalimit dhe të shmangies së
importit, eksportit dhe të dorëzimit të së drejtës personale të vlerave kulturore,
e quajtur Konventa e Parisit e vitit 1970 dhe nga Konventa e vitit 1972 për
problemet e mbrojtjes së trashëgimisë botërore, kulturore dhe natyrore, e
quajtur Konventa e Parisit e vitit 1972. Në bazë të analizës së normave të tri
konventave, pavarësisht se diku përdoret shprehja “vlera kulturore”, e diku
“trashëgimia botërore kulturore dhe natyrore”, arrijnë në përfundimin që
nocioni “mbrojtja juridike ndërkombëtare” e përfshin plotësisht trashëgiminë
arkivore.
Elementi i dytë është respektimi nga çdo vend i vlerave kulturore të
krijuara dhe të trashëguara.
Sipas Konventës së Hagës, objekte të mbrojtjes janë: muzetë, biblio-
tekat e mëdha dhe arkivat, si dhe objektet dhe ndërtesat ku të mirat kulturore
ruhen, duke i përfshirë edhe depot dhe ambientin rreth e saj, ku të mirat
kulturore ruhen. Sipas Konventës, mbrojtje gëzojnë edhe reproduksionet e të
mirave kulturore, përkatësisht incizimet mikro-filmike, tani edhe memoriet
kompjuterike, me qëllim të restaurimit të të mirave kulturore nëse ajo i merret
poseduesit ose nëse do të asgjësohet.
Mbrojtja e përgjithshme sipas Konventës i obligon të gjitha shtetet që
qysh në paqe të ndërmarrin masa, të cilat i vlerësojnë të nevojshme për mbroj-
tjen e të mirave kulturore në territorin e vet dhe t’i ruajnë nga konfliktet e
armatosura.
Në kuadër të mbrojtjes së përgjithshme aksenti i vihet në: 1.
Kategorizimin e të mirave kulturore; 2. Shënimin e të mirave kulturore me
shenjë të veçantë të njohjes, në mënyrë që të lehtësohet identifikimi tyre; 3.
Ndalimin e marrjes së të mirave kulturore në kushtet e luftës; 4. Obligojnë
mbrojtjen e rrethinës së afërt të të mirave kulturore; dhe 5. Obligohet shteti
okupues që të ndihmojë shërbimin e mbrojtjes së shtetit të okupuar në shpëtimin
e të mirave kulturore.
466 | Arkivistika
Konventa e Hagës parasheh kategorizimin e të mirave kulturore në tri

kategori:
- Kategoria A - përfshinë të mirat kulturore të vlerës më të madhe;
- Kategoria B – të mirat kulturore shumë të rëndësishme, dhe
- Kategoria C – të mirat kulturore të rëndësishme.
Varësisht prej llojit të lëndës dhe gjendjes së saj kategorizohen edhe
fondet dhe koleksionet arkivore ose ndonjë dokument arkivor.
Konventa e Parisit e vitit 1972 (neni 4) sanksionon: “Çdo shtet, në radhë
të parë, është i detyruar të sigurojë identifikimin, mbrojtjen, ruajtjen,
ekspertizën e vlerës dhe dorëzimin e trashëgimisë kulturore brezave të reja”.
E drejta ndërkombëtare nuk bie ndesh me aktet ligjore të çdo vendi,
përkundrazi. Në nenin 6 të Konventës së Parisit të vitit 1972 pohohet respektimi
i sovranitetit të plotë të shtetit në territorin e të cilit ndodhet “trashëgimia
kulturore” dhe për më tepër, këtë ndërvarësi, siç përcaktohet në nenin 7 e sheh
si “krijim të sistemit të bashkëpunimit ndërkombëtar në ndihmë të shteteve, të
përpjekjet e tyre për sigurimin dhe identifikimin e kësaj trashëgimie”. Nga kjo
rrjedh, se elementi i parë i “mbrojtjes juridike ndërkombëtare” përmban në
vetvete të drejtën e brendshme të shtetit, por nga ana tjetër, edhe kjo e fundit
duhet t’i përshtatet detyrimeve ndërkombëtare.
Puna për kodifikimin e së drejtës ndërkombëtare rregullohet kryesisht
në kuadrin e OKB-së. Për realizimin e kësaj, që në vitin 1949, pranë Asamblesë
së Përgjithshme të OKB-së , ekziston një organ ndihmës, Komisioni i së Drejtës
Ndërkombëtare. Ky komision ka miratuar një katalog (parashtresa me
argumente), i vetmi në llojin e tij, i cili argumenton domosdoshmërinë e
rregullimit të mbrojtjes juridike ndërkombëtare. Në këtë katalog, këto
argumente mund të ndahen në 4 grupe kryesore:
1. Në këtë përcaktohet ruajtja me rigorozitet, në veçanti e dokumenteve
të arkivave shtetërore, është detyrim i administratës së çdo shteti. Arkivat
shprehin veprimtarinë shtetërore dhe njëkohësisht pasqyrojnë rëndësinë e kësaj
veprimtarie. Më tej përcaktohet se përkatësia shtetërore e trashëgimisë arkivore,
qoftë kjo me prejardhje shtetërore apo private, është e pathyeshme. Ajo
përfaqëson në vetvete trashëgiminë publike të një vendi.
2. Në të futet veprimtaria shkatërruese gjatë konflikteve ushtarake në
fushën e trashëgimisë arkivore. Duke u bazuar në rëndësinë e dokumenteve
arkivore, pushtuesi vë të gjitha forcat për t’i tërhequr ato në territorin e vet. Kjo
është shfaqur sidomos gjatë Luftës së Dytë Botërore, por edhe në luftën e fundit
të vitit 1999 nga ana e agresorit serb në Kosovë, që mori një sasi të konsideruar
të lëndës arkivore me vlerë të madhe shkencore e juridike.
3. Për zgjidhjen e problemeve të diskutueshme lidhur me kthimin e

dokumenteve arkivore, kërkohet krijimi i sistemeve të marrëveshjeve midis
shteteve.
4. Ky grup, përmban elemente që janë të lidhura me programin teknik,
i cili gjithmonë po merr një rol vendimtar, sidomos në njohjen apo kthimin e
trashëgimisë arkivore, në veçanti në rastet e krijimit të njësive të reja shtetërore.
Në saje të metodave bashkëkohore të retrografisë së dokumenteve, mund të
zgjidhen më lehtësisht shumë probleme lidhur me kthimin e dokumenteve nga
një vend në një tjetër. Në marrëveshje bilaterale midis shteteve, këto metoda
mund të kënaqin në mënyrë konseksuale palët e interesuara.
Sot, në kuadër të OKB-së në fushën e të drejtës dhe të mbrojtjes së
trashëgimisë arkivore, si organ i specializuar vepron UNESCO. Programi i
kësaj organizate është formuluar shumë qartë në parathënien e Konventës së
Parisit 1972.
Pika e parë e këtij programi shënon se zhdukja apo dëmtimi i vlerave që
i përkasin trashëgimisë kulturore (këtu përfshihet edhe ajo arkivore) përbën një
akt shkatërrimi për gjithë trashëgiminë botërore.
UNESCO, si organizatë që bashkërendon punën për ruajtjen, përparimin
dhe përhapjen e dijeve, duke vëzhguar përvojën botërore, në këtë fushë harton
rekomandime dhe më pas ato materializohen në konventa. Në fakt, rekoman-
dimet e UNESCO-s janë direktiva që duhet të udhëheqin veprimtarinë e
shteteve, sidomos në kushtet kur praktikat përkatëse kanë treguar se ende nuk
janë krijuar kushtet e aplikimit në formën e konventave ndërkombëtare. Me një
fjalë, rekomandimet e UNESCO-s shpesh janë varianti i parë i projektit të
konventës ndërkombëtare.
Një vend të rëndësishëm në rekomandimet e UNESCO-s zënë proble-
met e kthimit të dokumenteve në vendet, që në të kaluarën ndodheshin nën
pushtimin ose administrimin e huaj. UNESCO u rekomandon anëtarëve të saj,
që ta shohin pozitivisht mundësinë e dorëzimit të arkivave në kuadrin e gjithë
rregullimit të problemeve të tjera, nëpërmjet marrëveshjeve dypalëshe. Tashmë,
aktet ndërkombëtare paraqesin burime dhe shembuj për parimet që duhen marrë
parasysh në përpunimin e marrëveshjeve dypalëshe për problemet e dorëzimit
të arkivave. Në to janë marrë parasysh saktësisht parimet bazë të arkivistikës,
si: origjinës, të përkatësisë territoriale, si dhe elementet politike të krijuar. Në
të gjitha aktet ndërkombëtare ekziston koncepti se ”dokumentet historike duhet
t’i përkasin asaj toke, e cila e pa se si lindën”.
468 | Arkivistika
KAPITULLI XVI
STANDARDIZIMI I VEPRIMTARISË ARKIVORE
Shërbimi bashkëkohor arkivor në botë sot synon standardizimin e

veprimeve dhe punëve në mbrojtjen dhe përpunimin e lëndës arkivore me qëllim
të harmonizimit të praktikave arkivore. Standardet unike janë parakusht për
përpunimin unik informativ të lëndës arkivore në nivelin botëror. Standardet
arkivore i rregullojnë veprimtaritë arkivore që nga krijimi, pranimi, rregullimi,
përpunimi, mbrojtja e deri te shfrytëzimi dhe publikimi i saj. Trendet globale në
arkivistikën bashkëkohore manifestohen në integrimin e menaxhimit me
dokumente arkivore historike dhe të tanishme, qasjen unike në sektorin kulturor
si dhe duke theksuar rolin informativ të arkivave. Në harmoni me këtë është
aktualizuar edhe çështja e rregullimit juridik dhe standardizimit të rrjedhave të
informatave dhe vendosjen e standardit ndërkombëtar për disa segmente të
catkuara të veprimtarisë arkivore.
Çka janë standardet?

- Sipas ISO/IEC 2: 1996 - International Organization for Standardi-
zation: “Standardi është dokument për përdorim të shumtë dhe të përgjithshëm,
i aprovuar me koncensus, i lejuar dhe i pranuar nga institucionet që përmban
rregullat, udhëzimet dhe karakteristikat e veprimtarisë e të rezultateve të tyre si
dhe garanton shkallën më të mirë të rregullshmërisë në rrethana të caktuara”.
- Standardet janë dokumente teknike të cilat i përgatisin palët e
interesuara (firmat, konsumuesit, punëtorët, institucionet publike) në bazë të
disa parimeve (p.sh., koncensusit, sinqeritetit dhe qartësisë).
- Duke marrë në përgjithësi me standardizim nënkuptojmë “mekanizëm,
i cili u mundëson palëve të interesuara që me koncensus e veprime të hapura
dhe të qarta në kuadër të institucioneve të pranuara për standardizim t’i
definojnë specifikacionet teknike, të cilat me integrimin publik i pranojmë si
standard”.
- Standardin e përbëjnë tërësia e rregullave dhe udhëzimeve, të cilat në
kushte optimale garantojnë nivelin më të lartë të funksionimit.
Pse na duhen standardet?

Shikuar në sytë e shfrytëzuesit, standardet sigurojnë nivelin e pranuar të
cilësisë së prodhimit dhe të shërbimeve nga burime të ndryshme.
Standardet mundësojnë: zgjerimin e arritjeve akademike dhe të
publikimeve në nivel ndërkombëtar; përdorimin e lehtë në komunikimin
elektronik; zvogëlimin e shpenzimeve të nevojave të përgjithshme të shërbimeve
informative dhe në këmbimin e burimit të informatave.
Standardet kanë rol të rëndësishëm në të gjitha lëmitë e jetës njerëzore,
prej teknologjisë, industrisë, shkencës deri të bartja e informatave dhe e dijes.
Pa standarde vështirë se mund të paramendohen proceset integruese që
shërbejnë në këmbimin e informatave në mënyrë efikase dhe të sigurt, në
kapacitetet e prodhimeve duke përkufizuar dallimet, në tregtinë më të lehtë dhe
këmbimin ndërkombëtar të prodhimeve, në shërbimet dhe në informacionet,
andaj janë të një rëndësie të madhe në integrimet globale në të gjitha nivelet.
Parimet e standardizimit
Parimet qenësore për pjesëmarrje në përpilimin dhe aplikimin e
standardeve janë:
- koncensusi,
- transparenca,
- mbështetja në veprimet shkencore të dëshmuara,
- bashkëkohësimi i përhershëm.
Standardet shërbejnë për këmbimin efikas dhe të sigurt të informatave,
rezultatet e prodhimeve, përkufizimin e dallimeve dhe organizimin e
ndërlidhjeve të prodhimeve të ndryshme, tregtisë së lirë dhe këmbimit
ndërkombëtar të prodhimeve, shërbimeve dhe të informatave.
Niveli i standardeve
Zakonisht ekzistojnë tri nivele të standardeve:
1. Në nivelin më formal standardet përbëjnë rregulla dhe dispozita të
cilat i bien dhe i miratojnë organizatat, agjencitë dhe institucionet që kanë të
bëjnë me punën e tyre. Mund të jenë lokale, kombëtare dhe ndërkombëtare.
Aplikimi i tyre është obligativ, dhe për atë kujdesët qeveria, organet disiplinore
dhe shoqatat profesionale.
2. Lloji i dytë i standardit formal nuk ka të bëjë me obligushmërinë. Ky
është më tepër udhëzim për orientim, e që nënkupton ekzistimin e një të vërtete
fundamentale ose premise që janë bazë për veprim. Grupi i ekspertëve, më së
shpeshti i miratojnë me marrëveshje, ndërsa pranohen si bazë rekomanduese
për veprimtari.
470 | Arkivistika
3. Niveli i tretë është lloji formal më i vogël, që shënohet me përdorimin

e mjeteve ndihmëse informative dhe parimeve harmonizuese të shkruara të
veprimtarisë p.sh. fjalorët kontrollues në formë të regjistrit lëndor. Shpesh
përdorën edhe në biblioteka dhe në përgjithësi në lëmin e informatikës sepse
janë mjaftë efikas..
Qëllimet e standardizimit
Të bazuar në rregullat dhe parimet e përgjithshme, qëllimet e standar-
dizimit janë:
- ngritja e nivelit të sigurisë së prodhimeve dhe proceseve, ruajtja e
shëndetit të njerëzve dhe mbrojtja e ambientit,
- nxitja e cilësisë së prodhimeve, proceseve dhe shërbimeve,
- sigurimi gjithëpërfshirës i përdorimit në punë, material dhe energji,
- përmirësimi i efikasitetit të prodhimit, përkufizimi i dallimeve, sigu-
rimi i pajtueshmërisë dhe këmbimeve,
- mënjanimi i pengesave teknike në tregtinë botërore.
Zbatimi i standardeve të KNA, mundësojnë:

- Përmirësimin në qasjen në lëndën arkivore
- Krijimin e kushteve për të kuptuar dhe intërpretuar më mirë lën-
dën arkivore,
- Gjetjen më të lehtë dhe këmbimin e informatave në mes të
sistemeve të ndryshme,
Krijimin e sistemeve unike informative etj.
Organizatat dhe standardizimi në botë

Në botë ekziston rrjeti botëror për standarde - WSSN = World Standards
Services Network. Ai është rrjet publik i organizatave për standardizim.
International Organization for Standardisation (ISO) – Organizata
Ndërkombëtare për Standardizim është lidhje e institucioneve ndërkombëtare
për standarde. Ajo është agjensia më e rëndësishme për standarde, në punën e
të cilës janë të përfshirë rreth 40.000 ekspertë. Si organizatë joqeveritare është
themeluar në vitin 1947. Sot ka 157 anëtarë nga tërë bota dhe deri me tani ka
publikuar më tepër se 16.000 standarde ndërkombëtare.
Në botë ekzistojnë edhe shumë organizata tjera, të ranguara në nivel
ndërkombëtar, rajonal dhe nacional. Ndër organizatat më të njohura për
standardizim duhet përmendur:
- IEC (International Electrotechnical Commission = Komisioni Ndër-

kombëtar për Elektroteknikë),
- ITU (International Telecommunication Union = Unioni Ndërkombëtar
i Telekomunikacionit),
- ANSI (American Nacional Standards Institute - ANSI = Instituti
Nacional Amerikan për Standarde). ANSI nuk përpilon norma, por organeve të
tij u ndihmon në punën e tyre në nivel kombëtar dhe ndërkombëtar në përpilimin
e standardeve,
- NISO (National Information Standards Organization = Organizata
Nacionale Informative për Standarde),
- CEN (Comité Européen de Normalisation = Këshilli Evropian për
Standardizim,
- CENALEC (Comité Européen de Normalisation Electrotechnique =
Këshilli Evropian për Standardizim Elektroteknik,
- WTO (World Trade Organization = Organizata Botërore e Tregtisë),
- ETSI (European Telecommunications Standards Institute = Instituti
Evropian për Standarde të Telekomunikacionit).
Përgatitja dhe miratimi i standardeve

Standardet ndërkombëtare zakonisht i përgatisin këshillat teknike të ISO,
në bashkëpunim me organizatat e caktuara profesionale ndërkombëtare (p.sh.
ICA – Këshilli Ndërkombëtar i Arkivave - KNA).
Standardet ndërkombëtare nga koha në kohë ndryshohen, përkatësisht i
nënshtrohen revizionit, së paku çdo 5 vjet, siç është rasti edhe me standardet e
arkivistikës dhe të menaxhimit me dokumente. Unioni Evropian krijon dhe
harmonizon standarde të cilat i zëvendësojnë me qindra standarde kombëtare.
Standardet mund të jenë de jure, të lejuara nga organizata e pranuar, ose
de facto, si rezultat i aplikimit të një numri të madh të shfrytëzuesve (standardi
industrial).
Standardet arkivore
Duke marrë parasysh rritjen enorme të dokumenteve, si dhe paraqitjen e
një numri të madh dhe të llojllojshëm të bartësve të informatave, shërbimi
arkivor në botë e ka parë nevojën që të standardizohet (juridikisht të rregullohet)
puna dhe operacionet arkivore, në mënyrë që në to do të ndërtohet praktika
arkivore e njëjtë që në të njëjtën kohë do të jetë bazë e mirë për futjen e
përpunimit unik informativ, këmbimin e burimeve arkivore në nivel ndërkom-
bëtar. Në atë mënyrë do të kontribuojë në krijimin e gjuhës së përbashkët
shkencore për të gjithë e qartë, me të cilën do të arrihej cilësia e punëve arkivore
472 | Arkivistika
në çdo shtet të botës me këtë edhe shfrytëzimi dhe qasja më e lehtë në

dokumentet arkivore, këmbimit të informatave, literaturës dhe aparaturës së
njëjtë informativo-shkencore, etj.
Shërbimi arkivor bashkëkohor kërkon përgatitje globale, d.m.th.
standardizimin e të gjitha punëve që kanë të bëjnë me lëndën arkivore. Me këtë
synohet të barazohet praktika arkivore në numër sa më të madh të shteteve,
madje për çështjet më të rëndësishme arkivore, si dhe të ngritet cilësia e kryerjes
së punëve në nivelin e të arriturave të shkencës së arkivistikës. Përveç kësaj, në
aplikimin e të arriturave na drejtojnë dhe obligojnë aktet ndërkombëtare dhe
shoqërore. Këtu mendohet në konventat, veçanërisht ato në mbrojtjen e të
mirave kulturore, por edhe në pikëpamje të Këshillit Ndërkombëtar të
Arkivistëve - KNA dhe organeve të tij, të trajtuara në forma të shumë udhëzi-
meve, rekomandimeve, drejtimeve, normave etj. Shtetet anëtare të Organizatës
së Kombeve të Bashkuara (OKB) dhe UNESCO (anëtar kolektiv i të cilës është
edhe ICA - KNA), janë të obliguar t’i përmbahen standardeve ndërkombëtare të
aprovuara deri të sjellja e standardeve (nominale), përkatësisht deri të sjellja e
tyre duhet t’iu përmbahen dispozitave dhe rekomandimeve të përgjithshme
(ndërkombëtare). Nëse shtetet anëtare nuk iu përmbahen obligimeve, të cilat me
anëtarësimin në integrimet ndërkombëtare i kanë marrë, do të bartin sanksione
të caktuara juridike dhe shoqërore.
Në çdo lëmi shkencore, pra edhe në arkivistikë, do të mundohen që të
arriturat të trajtohen në nivelin e njohurive dhe shkathtësive. Duke marrë
parasysh rritjen enorme të lëndës dokumentare, si dhe paraqitjen e një numri të
madh dhe të llojllojshëm të bartësve të informatave që të gjitha së bashku mjaft
e ndërlikojnë mundësinë e kujdesit adekuat për dokumentet e të gjitha llojeve.
Arkivistët janë të detyruar që sa është e mundur në mënyrë precize t’i definojnë
rregullat e sjelljes së të gjithë pjesëmarrësve në këtë punë të ndërlikuar. Me fjalë
tjera, shërbimi arkivor në botë (i organizuar në ICA - KNA) e ka parë nevojën
që të standardizohen (juridikisht të rregullohen) punët dhe operacionet arkivore,
në mënyrë që në to do të ndërtohet praktika arkivore e njëjtë, që në të njëjtën
kohë do të jetë bazë e mirë për futjen e përpunimit unik informativ të lëndës
arkivore në nivelin ndërkombëtar (botëror). Në atë mënyrë do të kontribuojë
krijimin e gjuhës së përbashkët shkencore (arkivore), për të gjithë e qartë me të
cilën do të arrihej cilësia e punëve arkivore në çdo shtet të botës.
Standardizimin në të vërtetë e përbëjnë tërësi të veprimeve të cilat punën
e caktuar profesionale (normën), eksperiencën e vërtetuar e promovojnë në
normë juridike, kjo do të thotë duke i obliguar të gjithë të cilët merren me
veprimtarinë e caktuar, në të vërtetë, të cilët para kushtëzojnë për punë cilësore.
Këtë e vërtetojnë edhe vetë mënyra e përcaktimit të normës së punës (standardit)
në çdo proces të punës. Kështu, deri të standardet arkivore vjen para se gjithash
me zgjedhjen e punëve teorike dhe praktike, të cilat pas pranimit nga ana e
organeve kompetente të ICA - KNA bëhen standard ndërkombëtar profesional i
caktuar, e cila me pranimin dhe instalimin në sistemin juridik të çdo shteti
(dispozitat arkivore dhe të tjera) bëhen edhe juridikisht të obligueshme për të
gjithë pjesëmarrësit në punët arkivore.
Duke marrë në përgjithësi me standardizim nënkuptojmë “mekanizëm i
cili iu mundëson palëve të interesuara që me koncenzus e veprime të hapura dhe
të qarta në kuadër të institucioneve të pranuara për normim t’i definojnë
specifikacionet teknike, të cilat me integrimin publik i pranojmë si normë”.
Ndërsa, normën e përbëjnë tërësi e rregullave dhe udhëzimeve, të cilat
garantojnë nivelin më të lartë të funksionimit në kushtet optimale. Kjo çështje
sot është rregulluar ashtu që ekziston rrjeti botëror për standarde (Word
Standards Services Network), e cila si rrjet publik i organizatave për standarde
përfshin: Organizatat ndërkombëtare (në mesin e të cilave: Organizata
ndërkombëtare për standardizim – Internacional Organization for Standar-
dization – ISO), organizatat rajonale, të cilat i pranojnë organizatat ndërkom-
bëtare, institucionet ndërkombëtare normuese dhe organizatat e përafërta. Me
rëndësi të posaçme dhe vendimtare është roli dhe funksioni i ISO-s, si lidhje
botërore e institucioneve nacionale për normim. Normat ndërkombëtare i
përgatisin këshillat teknike të ISO-s në bashkëpunim me organizatat e caktuara
(profesionale) ndërkombëtare (p.sh. ICA – KNA). Së pari përcaktohen projektet
të cilat iu dërgohen anëtarëve në deklarim (votim), pranohet ai projekt për të
cilin kanë votuar së paku 75% e anëtarëve. Në rregullat e normave
ndërkombëtare i nënshtrohen revizionit çdo pesë vjet.
Standardet ndërkombëtare
Standardi shpreh shkallën e njohurive të arritura dhe aftësitë në lëmitë e
profesionit të caktuar, paraqet masë të cilësisë dhe ofron zgjidhje optimale.
Standardet ndërkombëtare në njëfarë mënyrë më tepër janë një lloj
rekomandimi, sesa që janë obligime – urdhëresa për aplikim në suazat nacionale.
Aplikimi i tyre në shtetin e caktuar varet nga ajo se shteti apo ndonjë segment i
tij dëshiron ta aplikojë standardin ndërkombëtar, përkatësisht do ta përcakton si
standard nacional ose do të ndërton si standard të vetin.
Nëse ndonjë subjekt e pranon ndonjë standard ndërkombëtar në veprim-
tarinë e vet duhet që dispozitat e atij standardi t’i inkorporon në aktet normative
të tij (rregulloren për menaxhim me dokumentacionin arkivor). Për disa,
standard është e nevojshme që të merret certifikati ndërkombëtar, që vlen për
474 | Arkivistika
një kohë të caktuar (siç janë standardet ISO – International Organization for
Standardization).
Përveç standardeve me të cilët sigurohet mbrojtja juridike e lëndës
arkivore (ligjet dhe aktet nënligjore), për arkivistikë me rëndësi janë edhe
standardet të cilat e rregullojnë edhe mbrojtjen fizike të lëndës arkivore. Ato
mund të klasifikohen në tri grupe:
1. Standardi ndërkombëtar për mbrojtjen materiale dhe ruajtjen e lëndës
arkivore;
2. Standardi ndërkombëtar për çështjet e menaxhmentit dhe arkivimit
elektronik dhe
3. Standardi ndërkombëtar për përshkrimin e lëndës arkivore.
1. Standardet ndërkombëtar për mbrojtjen materiale

dhe ruajtjen e lëndës arkivore
Mbrojtja materiale dhe ruajtja e lëndës arkivore është një prej detyrave
themelore të cilën e zbatojnë arkivat dhe krijuesit e lëndës arkivore. Vet sigurimi
i kushteve optimale varet prej llojit të lëndës (letra, fotografia, filmi, shiritat
magnetofonik dhe mediat optike dhe magnetike), andaj është e pamundur të
inkorporohen të gjitha rregullat e ruajtjes në një standard. Nga kjo arsye
ekzistojnë disa standarde, siç janë:
- Britsh Standard (BS) 5450:2000 Recommendation for the Storage and
Exhibition of Archival Documents (Rekomandimi për ruajtjen dhe klasifikimin
e lëndës arkivore), të cilit kujdes të veçantë i kushtohet ndërtesave dhe depove
(të rejave dhe ekzistuese) për ruajtjen dhe vendosjen e lëndës arkivore (kryesisht
në letër dhe në pergamenë).
- International Federation of Library Associations (IFLA): Principles for
dhe Care and Handling of Library Material (Parimet për ruajtjen e lëndës
bibliotekare dhe veprimi me te), që i përpunom procedurat e përpunimit,
përdorimit, ruajtjes, mbrojtjes dhe transportit si dhe reprodukimin e lëndës në
bartësit klasik dhe të rinj të informatave.
- ISO 18911:2000 Imaging Materials – processed Safety Photographic
Films – Storage Pracrices (Lënda filmike – filmat e përhershëm fotografik –
mënyra e vendosjes), që përcaktojnë mënyrën dhe kushtet e ruajtjes, mënyrën e
përpunimit, përdorimit dhe kontrollimit të filmave të inçizuar.
- ISO 181918:2000 Imagig Materials Photografic – Procesed Photogra-
phic Plates – Storage Practices (Lënda filmike – pllakat e incizuara – mënyra e
ruajtjes), që në mënyrë detaje i rregullojnë kushtet e ruajtjes, mënyrën e
përdorimit, kontrollimit dhe vendosjes së pllakave të inçizuara).
- ISO 18920:2000 Imagig Materials Photografic Refelection Prints –

Storoge Pracices (Lënda filmike – fotografitë – mënyra e ruajtjes), që përpunon
ruajtjen, mbrojtjen dhe përdorimin e fotografive.
- ISO 18923:2000 Imagig Materals. Plyester – Base Magnetic Tape –
Storage Practice (Lënda filmike – shiritat magnetic në bazë poliesteri – mënyra
e ruajtjes), që sjell rekomandimet për mënyrën dhe kushtet e ruajtjes, përdorimit
dhe mbrojtjes së shiritave magnetik.
- ISO 18921:2002 Imaging Materials – Compact Disc (CD-ROM) –
Method For Estimating the Life Expectancy Based on the Effect of Temperature
and Relative Humidity (Lënda filmike – disku kompakt (CD-ROM) – veprimet
për caktimin e vjetërsisë, të bazuar në ndikimin e temperaturave dhe lagështisë
relevante), që përmban rekomandime dhe rezultate të testimit për përcaktimin e
vjetërsisë të disqeve komakte – CD-ROM (compact disc – real only memory)
dhe CD – audio, duke marrë parasysh ndryshimet e temepraturës dhe lagështë-
sisë relative.
- ISO 18925:2002 Imaging Materials – Optical Disc Media – Storage
Practices (Lënda filmike – disqet optik – mënyra e ruajtjes), që sjellin kushtet
për ruajtjen arkivore të disqeve optike, për audio, video dhe përdorimin
kompjuterik, si dhe mënyrën e përdorimit, kontrollimit dhe pastrimit duke u
nisur nga ndikimet e temperaturave dhe lagështisë relevante e jo në ndikimin e
dritës, plinit dhe ndikimeve të tjera të rrezikshme.
- ISO 18927:2002 Imaging Materials – Recordable Compact Disc
System – Metod for Estimating the Life Expectancy Based on the Effect of
Temperature and Relative Hamidity (Lënda filmike – disqet kompakte me
mundësi shënimi të njëhershëm – procedura për përcatimit e vjetërsisë duke u
bazuar në ndikimin e temperaturës dhe lagështisë relevante), i cili është i
përafërt Standardit 18921, dhe sjell rezultatet e testimit për përcaktimin e
vjetërsisë së disqeve komptakte në të cilat nuk mund të ndryshohen të dhënat.
- ICA AGM adopts unanimously the Principles of Access to Archives: a
Success for Transparency and Right to Information. (Parimet për qasje në
arkiva), 2012, Brisbol, Australi.
2. Standardet ndërkombëtare për menaxhim dhe arkivimin

elektronik dhe të tjera
Teknologjitë informative kanë depërtuar në të gjitha sferat e veprimtarisë
të krijuesve të lëndës arkivore dhe kanë sjellur deri të prodhimi i madh i sasisë
së lëndës arkivore në formën elektronike. Me këtë është aplikuar “logjika e
arkivimit”, që në vend të mirëmbajtjes dhe ruajtjes së bartësve klasikë të të
dhënave, varet nga vendosja, mirëmbajtja dhe të kuptuarit e kontekstit në të cilën
476 | Arkivistika
të dhënat janë krijuar. Ato novitete duhet në mënyrë profesionale të punohen që

ka sjellur deri të pruarja e disa standardeve ndërkombëtare nga kjo problematikë,
siç janë:
- ISO 9001:2000 Quality Management System – Requirements (Sistemet
e udhëheqjes së cilësisë – kërkesat), të cilët e obligojnë organizatën në vendos-
jen, dokumentimin, zbatimin dhe mirëmbajtjen e sistemit të cilësisë, duke
përfshirë edhe udhëheqjen adekuate të dokumentacionit, si dhe të avansimit të
përhershëm të tij.
- ISO/TR (Techical Report) 12564:1997 Elektroniki Imaging Recom-
mendations for the management of Elektronic Recording Systems for the
Recording of Documents that may be Required as Evidence, on WORM Optical
Disk (Dokumentacioni elektronik – rekomandimet për ruajtjen e dokumenteve
me vlerë të përhershme në sistemin menaxhues elektronik në WORM disku
optik), që sjellë rekomandimet e përgjithshme teknike dhe këshillat e ruajtjes së
dokumentacionit elektronik.
- ISO 14721:2003 Space data and information transfer system – Open
archival information system – Reference model (Sistemi për transmetimin e të
dhënave hapësinore dhe informatave – sistemi i hapur informativ – modeli i
rekomanduar), i cili përcakton sistemin e arkivimit të dokumenteve klasike dhe
elektronike (në tërësi deri të përfshirja dhe arkivimi, ndëpërmjet të menaxhimit
dhe qasje deri të përdorimi i përsëritur).
- ISO 15489:2001 - Information and documentation - Records mana-
gement, parts 1 and 2, (Udhëzime dhe rekomandime – menaxhimi me
dokumente) që përbëjnë udhërrefyes për arkivim, ruajtje dhe shfrytëzim të
informatave në çdo institucion të nivelit shtetëror ose lokal.
- ISO 15836:2003 Information and Documentation – The Dublin Core
Metadata Element Set (Udhëzime dhe dokumentacioni – Dublin Core tërësi e
elementeve të paratëdhënave), të cilët sjellin elemente të metatëdhënave
dedikuar krijimit të burimeve për kërkime nënpërmjet të internetit.
- ISO 23081.1;2004 Information and documentation – Records
management processes – Metadata for records – Part 1: Principles (Udhëzime
dhe doklumentacioni – procedurat për menaxhim me dokumente – metatëdhënat
për dokumente – prejsa e parë: parimet), të cilët e përbëjnë bazën e udhërrëfyesit
për të kuptuar kornizat dhe futjen e paratëdhënave me rëndësi për shfrytëzimin
e ISO Standardit 15489: Menaxhimi me dokumente.
- IEC International Elektrotechical Comission – Këshilli Ndërkombëtar
për elektroteknikë 82045.2:2004 Document management – Par 2: Metadata
elements and information reference model (Menaxhimi me dokumente – pjesa e
dytë: Elementet e metatëdhënave dhe modeli referral informativ), që sjell

udhëzime se si të menaxhohet me dokumente gjatë ciklusit të tyre të tërë jetësor.
- NIST SP National Institute of Standards and Technology – Sepcial
Publication 500-252:2003 Care and Handling of CDs and DVDs – A Guide for
Librarians and Archivists (Ruajtja dhe procedurat me CD-të dhe DVD –
Udhërrefyes për bliblioteka dhe arkiva), që sjell udhëzime të procesimit me CD,
pastaj shpjegon edhe strukturën, si dhe jetëzgjatjen CD, si dhe kërkesat
funkssionale për menaxhim me dokumentet elektronike me sistem elektronik
për menaxhim me dokumente (ESUD), dedikuar të gjitha institucioneve të cilat
e dëshirojnë ta vënë ESUD.
- Standardi ISO 11799 – Informimi dhe dokumentacioni – Kërkesat për
ruajtjen e materialit arkivor dhe bibliotekar”, (ISO 11799:2003 – Information
and documentation – Dokumnt storage requirements for archive and library
materials,http://iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogu_detail.htm?csnu
mber=38586 (Consulted August 3 rd 2012, 10.58).
Ky standard jep udhëzimet gjenerale për objektet në të cilat gjenden
arkivat, pa marrë parasysh se a janë ndërtesa të reja të ndërtuara për ato qëllime
ose objekte ekzistuese të rekonstrura.
- Deklarata e UNESCO/UBC (University of British Columbia) nga
Konferenca në Vankuver në temën „The Memory of the World in the Digital
Age: Digitization and Preservation“, 26-28.9.2012.
3. Standardet ndërkombëtare për përshkrimin e lëndës arkivore

Përshkrimi i lëndës arkivore sjell edhe indentifikimin, shpjegimin e
kontekstit dhe të përmbajtjes, si dhe mundëson qasje më të lehtë në te. E tëra
fillon me evidencimin (identifikimin), i cili bëhet para se lënda të krijohet dhe
zgjat tërë kohën e ekzistimit të lëndës. Fjala është për sistemin e procedurës së
veprimti të mbikëqyrjes profesionale, të nevojshme për përpilimin e regjistri-
meve autentike të besueshme dhe të shpjegueshme të dokumentacionit dhe
llojeve të tjera.
- ISAD (G) – 2:2000 General International Standard Archival
Description, 2nd ed., Madrid: International Council on Archives, 2000. –
Standardi i përgjithshëm ndërkombëtar për përshkrimin e lëndës arkivore,
botimi 2, Madrid, Këshilli Ndërkombëtar i Arkivave 2000, ku sjell rregulla të
përgjithshme për përshkrimin arkivor me qëllim të kërkimit dhe kuptimit të
informatave për lëndën arkivore që të sigurojë ndërlidhjet e arkivave dhe
regjistrimeve në sistemin unik informativ.
- ISAAR(CPF) -2.2004. International Standard Archival Authority
Records for Corporate Bodies, Persons and Families, 2nd ed., Vienna:
478 | Arkivistika
International Council on Archives, 2004. - Standardi ndërkombëtar i

dokumenteve të normuara për personat juridik dhe fizik, si dhe të familjeve,
botimi 2, Vjenë: Këshilli Ndërkombëtar i Arkivave, 2004, që ka sjell elementet
e përshkrimit të informatave lidhur me kontekstin (burimin) të krijimit të lëndës
arkivore dhe sjell rregullat për formësimin e lëndës arkivore nëpërmjet të
përshkrimit të të gjithë krijuesve të lëndës arkivore.
- EAD DTD: 2002 Encoded Archival Description – Dokument Type
Definitions (Përshkrimi arkivor i koduar – definicionet e llojeve të dokumen-
teve), ka të bëjënë struktuimin e të dhënave në shemën e koduar.
- ISDF - International Standard for Describing Functions, 1st ed.,
International Council on Archives, 2008. – Standardi ndërkombëtar për
përshkrimin e funksioneve, Këshilli Ndërkombëtar i Arkivave, 2008.
- ISDIAH - International Standard for Describing Instituons with Archi-
val Holdings, International Council on Archives, 2008. – Standardi ndërkom-
bëtar për përshkrimin e funksioneve, Këshilli Ndërkombëtar i Arkivave, 2008.
Zhvillimi i teknologjisë informative ka sjellur deri të ndryshimet e
theksuara në nivelin ndërkombëtar profesional arkivor. Është ardhur të rezultatet
e reja në lëminë e menaxhimit elektronik. Shumë prej tyre janë formësuar në
standard ndërkombëtar. Profesioni arkivor dhe shkenca janë të obliguar jo vetëm
që të gjitha ato ti përcjell, por që njohuritë t’i orienton dhe formëson që të
promovohen të gjitha aspektet e çështjeve arkivore. Andaj, është më se e
nevojshme aftësimi i përhershëm i arkivistëve të cilët merren me çështjet teorike
dhe profesionale arkivore.
Veprimtaria arkivore e Unionit Evropian

Unioni evropian paraqet projekt aktual për bashkimin e shteteve të
Evropës. Ai koncept i globalizimit dhe bashkimit siguron disa përparësi në
planin politik, ekonomik dhe kulturor. Ai gjithsesi shprehet edhe në veprimta-
rinë arkivore e përfshinë sferën e kulturës, proces që në masë të madhe ka
ndikuar në standardizim, sidomos në legjislacionin arkivor. Po i paraqesim disa
rekomandime të këtij unioni që kanë të bëjnë me veprimtarinë arkivore dhe të
përafërt me të.
- Recommendation No. R (2000) 13 of the Committee of Ministers to
member States on a Europen polic on acces to archives. (Rekomandimi nr. R.
(2000) 13 Këshillit të ministrave të shteteve anëtare të politikës evropiane, sa i
përket qasjes në dokumentet arkivore (13.7.2000).
Rekomandimi përcakton përdorimin e disa kuptimeve themelore (arkivi,
materiali arkivor, qasja, shfrytëzuesit, ruajtja e të dhënave personale etj.), duke
u nisur nga dy parimet kryesore: hapja e arkivave pa përkufizime të caktuara ose
hapaj e arkivave me disa periudha të caktuara të mbylljes, d.m.th. mosqasja e

kjo periudhë është më së shpeshti 30 vjet deri të dorëzimi i dokumentacionit nga
poseduesi në arkiv.
- Rekomandimi Rec (2002) 2 Këshillit të ministrave të shteteve anëtare
përkitazi me qasjen deri të dokumentet zyrtare (21.2.2002). (Recommendation
Rec (2002) 2 Comimittee of the Ministres to member States on acces to official
dokuments).
Rekomandimi rregullon mundësinë e transparencës dhe posedueshmë-
risë së informatave publike në dokumentet zyrtare të administratës shtetërore.
Kjo materie kryesisht është e përfshirë në ligjet për qasjen deri të informatat e
çdo shteti anëtar të UE-së.
- Rekomandimi për arkivimin e dokumenteve elektronike në sektorin
juridik Rec (2003) 15, 9. shtator 2003. (A Recommendation on the archiving
electronic dokuments in the legal sector Rec (2003) 15).
Rekomandimi e rregullon menaxhimin dhe ruajtjen e dokumenteve
elektronike, çështjen e migrimit të të dhënave, duke nxitur procedurën e
emulimit të hulumtimeve si metodë e ruajtjes së dokumenteve.
Unioni evropian ka aprovuer edhe shumë dokumente (direktiva, dekrete,
rezoluta, konkluzione) me të cilat rregullohen çështje e veprimtarisë arkivore
edhepse ato nuk kanë të bëjnë direkt, por indirekt. Në mes tyre janë:
- Direktiva e Parlamenit dhe Këshillit evropain 96/9EC, datë 11.03.1996
për mbrojtjen juridike të koleksionit të të dhënave (Direktive 96/9EC of the
European Parlament and of the Council of 11.03.1996, on the legal protetction
of databases).
Direktiva rregullon problematikën e ruajtjes së të dhënave personale, që
në esencë mbështetet në Konventat e Gjenevës për të drejtat dhe liritë e njeriut.
- Direktiva e Parlamentit dhe Këshillit të Evropës 2001/29EC, datë
22.05.2001 për harmonizimin e pikëpamjeve të caktuara e të drejtave të autorit
dhe të përafërta në shkencën e informatikës. (Directive 2001/29EC, of the
European Parliament and of the Council of 22.05.2001 on the harmonization of
certain aspects of copyright and realitet riht in the information society, CELLEX
32001L0029).
Direktiva i ashpërson marrëdhëniet në mbrojtjen e të drejtave të autorit
dhe të drejtave të përafërta. Ajo përcakton që arkivat në tërësi bëjnë pjesë në
“lëmi të përjashtimeve”, përkatësisht përfukizimit të respektimit rigoroz të të
drejtave të autorit (të drejtën në reprodukim për dedikime të caktuara). Kjo
direktivë hap para arkivave çështjen e përkufizimit të shfrytëzimit të lëndës
arkivore për qëllime komerciale.
480 | Arkivistika
- Direktiva për përdorimin e sërishëm dhe përdorimin komercial të

dokumenteve publike, 2002/0123 (COD). (Direktive of the European and of the
council on the re-use and commercial exploitation of public sector information,
2002/0123 (COD).
Direktiva rregullon çështjen e përdorimit në bazën komerciale të
dokumenteve publike, qoftë a gjenden në arkiv ose në agjensitë komerciale.
Vendimi shkon në drejtimin që vlejnë kushtet e njëjta për çdo posedues të
dokumentit, pra nëse dokumenti shfrytëzohet pa përkufizime në agjensitë dhe
që ajo të mundësohet edhe me dokumentet që gjenden në arkiva.
- Dekreti (ES) nr. 1049/2001 i Parlamentit dhe Këshillit të Evropës, datë
30.05.2001, për qasjen e opinionit deri të dokumentet e Parlamentit, Këshillit
dhe Komisioneve Evropiane (Regulation (EC) 1049/2001 of the European
Parliament and of the Council and Commmission documents).
Dekreti rregullon qasjen publike deri të dokumenteve të institucioneve
UE: Parlamentit, Këshillit dhe Komisioneve. Me rëndësi të jashtëzakonshme për
vënien e parimit të transparencës në punën e administratës shtetërore në
përgjithësi. Të gjitha shtetet evropiane, por edhe disa shtete në tranzicion kanë
sjell ligjet e veta në frymën e këtij dekreti.
- Rekomandimi deri te qasja në arkivat publike (drafti, 7.10.2002).
(Guidilenes for Acces to Public Archives (draft, 7.10.2002).
Ky rekomandim për arkiva shumë i rëndësishëm, rregullon: 1. Të drejtën
për informim, 2. Masat për sigurimin e qasjes më të mirë deri të lënda arkivore
publike, dhe 3. Qasja deri të lënda arkivore të organizatave ndërkombëtare.
- Rezoluta e Këshillit për mbrojtjen e kujtesave të ardhme – mbrojtja e
përmbajtjeve digjitale për gjeneratat e ardhme. (Council Resolution of June
25.2002, on reserving tomorrows memory – preserving digital contet for future
gerations).
Rezoluta tregon për rëndësinë e ruajtjes se të dhënave digjitale,
zhvillimin e kulturës dhe të trashëgimisë digjitale në këmbimin e përvojave
ndërmjet anëtarëve të UE-së, duhet theksuar nevojën për mbështetje më të
madhe financiare arkivave, bibliotekave dhe muzeve.
- Dekreti i Këshillit (EGS) nr. 3911/92, datë 9.12.1992 për eksportimin
e materialit të trashëgimisë kulturore. (Council Regulation (EEC) No 391/92 of
9 December 1992. On the export of cultural goods).
Ky dekret si akt nënligjor është obligativ për aplikim. Mirëpo, ai nuk ka
të bëjë me tërë trashëgiminë kulturore që është vetëm një pjesë e lëndës arkivore.
- Rezoluta e Këshillit të Ministrave të kulturës për marrëveshjen që ka të
bëjë në arkivat, në takimin e Këshilli më 14.11.1991. (Resolution of the Council
and the Ministres of Culture, meeting within the Council of 14. November 1991.
On arrangements concerning archives).
Kjo rezolutë në tërësi ka të bëjë në veprimtarinë arkivore. Ka për qëllim
që të shërben si platformë për bashkëpunim të shërbimeve arkivore të anëtarëve
të Unionit Evropian, e formësuar më vonë (1994) në raportin e parë “Arkivat në
Unionin Europian”.
- Konkluzionet e Këshillit më 17.06.1991, që përfshijnë bashkëpunimin
më të madh në lëminë arkivore. (Council Conclusion of 17. June 1994,
concerning greater cooperation in the field of archives).
Pas propozimit të raportit të parë për arkivat e UE (“Black book”) janë
aprovuar këto konkluzione të këshillit që janë edhe fillim i veprimtarisë së
Forumit Document Lifecycle Menagement (DLM).
- Rezoluta e Këshillit, datë 6.05.2003 për arkivat anëtare të shteteve.
(Council Resolution of May 6. 2003. on Archives in Member States).
Kjo rezolutë paraqet bazën për publikimin e versionit të ri për raportin e
arkivave (Black book), si dhe për punën kooperative në aktivitetin e përbashkët
të anëtarëve të UE-së.
- Rezoluta e Këshillit më 28.10.1999, për integrimin e historisë në
veprimtarinë kulturore të bashkësisë. (Council Resolution of 28. October 1999)
integrating history into the Cocmnityes cultural action).
Rezoluta tregon për rëndësinë e veprimtarisë arkivore në zhvillimin e
shkencës së historisë, duke theksuar rëndësinë e të kuptuarit të historisë ndërmjet
popujve të Evropës.
Unioni evropian ka sjellur shumë dokumente (rezoluta etj.) që kanë të
bëjnë me lëndën filmike.
Grupet punuese dhe projektet

Gjetja e zgjidhjeve optimale nga lëmia e veprimtarisë arkivore në kuadër
të unionit evropian është zhvilluar nëpërmjet grupeve, kryesisht grupe të
specializuara. Më të rëndësishme janë:
1. European Bureau of Nationa Archivists (EBNA). EBNA e përbëjnë
përfaqësuesit e shërbimeve arkivore (drejtorët e arkivave nacionale) të shteteve
të UE-së si organ këshillëdhënës takohet dy herë në vit, duke filluar nga viti
2001.
2. Dokument Lifecycle Management (DLM), përkatësisht DSM (EEIG)
European Economic Interes Group, është grup për menaxhimin me ciklusin
jetësor të dokumenteve dhe të dhënave digjitale. Ajo paraqet grup të bashkuar të
interesit (arkivet e të gjitha llojeve, agjensive publike, organeve regullative,
organizatat nga lëmia e standardizimit, shoqatave të ndryshme, donatorëve dhe
482 | Arkivistika
individëve) me qëllim të përparimit të punëve të menaxhimit, ruajtjes dhe

mbrojtjes së dokumenteve digjitale. Në mes të çështjeve prioritare në punën e
këtij grupi janë: këmbimi i përvojave praktike, modernizimi i programit MoReq,
zgjidhjen e çështjeve juridike, zgjidhjen e çështjeve të dokumenteve elektronike,
arsimimin dhe edukimin e arkivistëve dhe shfrytëzimin e arkivave dhe të
dokumenteve elektronike, përpilimit të publikimeve përkatëse etj.
3. Grupi i punues është formuar për përgatitjen dhe publikimin e DLM
(EEIG) të grupit të ri deri të raporti për arkivat në Unionin evoprian e në bazë të
Rezolutës së Këshillit të Evropës datë 6.05.2003 ky raport do të jetë pasqyrë e
zhvillimit të teorisë dhe praktikës arkivore në shtetet e UE-së. Fjala është për
projektin ambicioz dhe të rëndësishëm që duhet të kontribuon ndërlidhjen e
shërbimit arkivor brenda UE-së dhe përparimit të tij konstruktiv. Aktivitetet
zhvillohen në kuadër të tri nëngrupeve: këshilli redaktues, grupi për zhvillimin
strategjik (Drafing group) që e përbënin përfaqësuesit e Francës, Anglisë,
Gjermanisë, Portugalisë, Irlandës, Çekisë, Lituanisë dhe komisionit evropian si
dhe grupi i autorëve. Raporti (libri – studimi) do të përfshijë të gjithë atë që
është me rëndësi për punën e përbashkët në punët e veprimtarisë arkivore në
kuadër të EU-së e që do të jetë me interes për përparimin e kësaj veprimtarie në
përgjithësi, si:
- formësimi i grupit arkivor të përhershëm të shteteve anëtare të UE-së
dhe institucioneve të UE-së,
- rritjen e këmbimit të informatave në mes të arkivave, duke përfshirë
edhe revistën e re “INSAR”,
- formësimin e një portali të veçantë për këmbimin e të dhënave për
fondet dhe koleksionet arkivore,
- funksionimi i rrjetit DLM dhe përpunimi i standardit MoReq,
- zhvillimin e menaxhmentit cilësor dhe formësimin e grupeve për cilësi,
- formësimi i deklaratës europiane për forcimin e marrëdhënieve ndër-
mjet shërbimeve arkivore të shteteve evropiane,
- përmirësimin e edukimit të personelit arkivor të punësuar,
- propozimin e standardit për lëndën arkivore private,
- përpunimin e legjislacionit arkivorë,
- propozimin dhe kordinimin e standardeve arkivore,
- përparimin e çështjeve të valorizimit të lëndës arkivore,
- hartimin e standardeve për lëndën arkivore, ruajtjen e lëndës arkivore
të të gjitha llojeve, ruajtjen e autenticitetit të dokumenteve elektronike etj.
Unioni evropian si formë e përparimit të veprimtarisë arkivore i financon
programet e caktuara që më së shpeshti kanë të bëjnë me tërë veprimtarinë e
kulturës, teknologjive informative etj. Komponenta arkivore është një prej

segmenteve të programit.
c. Rekomandimet e KNA dhe UNESCO

Duke marrë parasysh rolin dhe rëndësinë e arkivave në zhvillimin e
shoqërisë globale informative, KNA dhe UNESCO në seminarin e mbajtur në
Peking më 30-31.05.2002, i kanë dërguar konferencës botërore të shoqërisë
informative Rekomandimet për rëndësinë e arkivave dhe menaxhimit në
zhvillimin e shoqërisë informative globale dhe ruajtjes së memories së tij, që
përbëhet nga këto dhjetë parime:
1. Arkivat janë unik dhe të pazëvendësueshëm.
2. Arkivat iu takojnë të gjithë qytetarëve të tanishëm dhe të ardhshëm,
sepse ata paraqesin dëshminë e të drejtave dhe prerogativave.
3. Arkivat janë themel të identitetit historik dhe kulturor të individëve
dhe popujve, janë të nevojshëm të të kuptuarit e kulturave të ndryshme, si
ndërmjet shteteve të ndryshme, ashtu edhe brenda shtetit të njëjtë.
4. Arkivat janë parakusht për administratën efektive dhe përgjegjëse.
5. Arkivat janë të domosdoshëm për informim të qytetarëve.
6. Ruajtja e arkivave siguron besueshmërinë, tërësinë dhe poseduesh-
mërinë e informatave që është me rëndësi në kohën kur gjithnjë e më tepër
informata po bëhet e paqëndrueshme dhe e ndryshueshme, ndërsa mediat
elektronike jostabil dhe i nënshtrohen vjetërsimit të shpejtë teknologjik.
7. Arkivat paraqesin burimin publik më të rëndësishëm të informatave
dhe iu mundësojnë qytetarëve përdorimin pa pagesë dhe të pakufizuar të
informatave në fushat publike.
8. Qasja në arkiva paraqet ekzistimin dhe aplikimin e dispozitave ligjore
përkatëse.
9. Qasja në arkiva paraqet trajnim të duhur të shfrytëzuesve të arkivave
dhe zyrtarëve arkivorë.
10. Teknologjitë adekuate dhe financimi mundësojnë qasje globale on-
line të informatave dhe zhvillimin e shoqërive informative në të cilat të gjithë në
të njëjtën kohë janë bartës dhe shfrytëzues, duke krijuar gjatë asaj bashkësinë e
informatave dhe të njohurive.
Unioni evropian i kushton rëndësi të madhe çështjeve të veprimtarisë
arkivore, si punëve që kanë të bëjnë në menaxhimin arkivor të organeve brenda
unionit, ashtu edhe në planin e të gjitha përmbajtjeve arkivore në shtetet e UE-
së. Ky proces në mënyrë konstante zhvillohet dhe përparohet duke hapur rrugën
e optimalizimit të veprimtarisë arkivore nëpërmjet të sjelljes të standardeve të
reja si formë e konsenzusit të profesionit arkivor për çështjet e caktuara
484 | Arkivistika
konkrete. Në atë proces duke marrë pjesë në organet e ndryshme profesionale

dhe në projekte edhe shtetet tjera të Evropës. Por, kjo nuk është aspak e lehtë,
sepse për atë duhen shumë supozime: organizative, kadrovike, profesionale dhe
të natyrës materiale.
ISDIAH - STANDARDI NDËRKOMBËTAR PËR PËRSHKRIMIN

E INSTITUCIONEVE ME LËNDËN ARKIVORE
Standardi ndërkombëtar për përshkrimin e institucioneve me lëndën
arkivore ISIAH sjell rregullat e përgjithshme për normëzimin e përshkrimit të
institucioneve me lëndë arkivore dhe në këtë mënyrë mundëson:
- dhënien e udhëzimeve praktike në identifikimin dhe kontaktimin e
institucioneve me lëndën arkivore, qasjen në lëndë dhe shërbimeve të ofruara;
- krijimin e direktoriumeve të institucioneve me lëndë arkivore dhe/ose
regjistrave të normuar;
- vendosjen e lidhjeve me regjistrat e normuara të bibliotekave, muzeve
dhe/ose përpilimi i direktoriumeve të përbashkëta të institucioneve të cilët e
ruajnë thesarin kulturor në nivel regjional, shtetërorë ose ndërkombëtar;
- përpilimin e pasqyrave të statistikave për institucionet me lëndë arki-
vore në nivel regjional, shtetëror ose ndërkombëtar.
Këto përshkrime mund të shfrytëzohen: a. për përshkrimin e
institucioneve si njësi brenda sistemit të përshkrimit arkivor; b. si fletë qasje të
normuara për institucione me lëndë arkivore në direktoriume, në sistemin
dhe/ose rrjetin informative arkivor, dhe c. për shënimin e marrëdhënieve
ndërmjet institucioneve, si dhe në mes tyre për lëndën të cilën e ruajnë.
Objektivi kryesor i këtij Standardi është lehtësimi i përshkrimit të
institucioneve ku funksion primar është ruajtja e lëndës arkivore dhe që ajo të
ketë qasje në opinionin e gjerë. Por, edhe entitetet tjera siç janë institucionet e
kulturës (bibliotekat, muzetë), ndërmarrjet, familjet ose individët mund të
posedojnë lëndë arkivore. Ky standard ose nëngrupi përkatës i elementeve të tij
mund të zbatohet në të gjitha entitetet të cilët mundësojnë qasje në dokumentet
të cilat i ruajnë.
ELEMENTET E PËRSHKRIMIT
Lënda e identifikimit
- Shenja e identifikimit
Duhet shënuar shenjën e numrave ose të numrave - shkronjave me të
cilën identifikohet institucioni me lëndën arkivore në harmoni me standardet
relevante ndërkombëtare dhe nacionale.
- Forma(t) e normuara të emrave
Shënohet forma e normuar e emrit të institucionit me lëndë arkivore,

duke shtuar sipas nevojës, kvalifikatorët përkatës (p.sh. datat, vendet, etj.).
- Forma(t) paralele të emrave
Theksohen forma(t) paralele të emrave të institucionit me lëndë arkivore
në harmoni me konventat relevante nacionale ose ndërkombëtare, ose rregullat
të cilat i aplikon institucioni i cili e ka përpiluar përshkrimin, duke theksuar të
gjitha nënelementet e nevojshëm dhe/ose kvalifikatorët, që i kërkojnë ato
konvencione ose rregulla.
- Forma(t) tjera të emrave
Shënohen emrat tjerë të institucionit me lëndën arkivore, të cilët nuk janë
përfshirë tjetërkund në lëmin e identifikimit. Këtu mund të përfshihen edhe
variantet e emrit të njëjtë, shkurtesat, emrat tjerë të institucionit ose ndërrimet e
emrave gjatë kohëve me data të ndryshimeve, nëse është e mundur.
- Lloji i institucionit me lëndën arkivore
Përcaktohet lloji i institucionit me lëndën arkivore. (Për klasifikim të
institucionit me lëndë arkivore mund të shfrytëzohen sisteme të ndryshme të
kritereve në harmoni me konventat nacionale ose ndërkombëtare, rregullat ose
fjalorët e kontrolluar).
Lëmia e kontaktit
- Vendi dhe adresa
Shënohet vendi(et) për qasje publike të institucionit me lëndën arkivore,
(emri i rrugës dhe numri, numri postar i vendit, rajoni, shteti, etj.). Theksohen
edhe adresat tjera relevante (p.sh. adresat e objekteve të tjera). Shënohet
gjithashtu edhe adresa elektronike të cilën organizata e shfrytëzon (për shembull
emri URL, Web faqja).
- Telefoni, faxi, e-mail
Shënohet numri i telefonit, faxi /ose e-mail adresa dhe mjetet tjera
elektronike të cilat mund të shfrytëzohen për kontakt dhe komunikim me
institucionin me lëndë arkivore.
- Personat për kontaktim
Iu ofrohen shfrytëzuesve të gjitha informatat e nevojshme për kontaktim
me zyrtarët arkivorë. Shënohet emri, të dhënat me rëndësi për kontakt, si dhe
funksionin e zyrtarit(ëve) arkivorë (emri, mbiemri, lëmia e përgjegjësisë, e-mail
etj.).
Lëmia e përshkrimit
- Historiku i institucionit me lëndë arkivore
Jepet historiku i shkurtër i institucionit me lëndë arkivore. Shënohet çdo
informatë relevante për historikun e institucionit me lëndë arkivore. Ky element
486 | Arkivistika
mund të përfshinë informatat për datat e themelimit të institucionit, ndërrimin e

emrit, ndryshimin e kompetencave juridike ose kompetencave me çfarëdo baze
tjetër të institucionit me lëndë arkivore.
- Konteksti gjeografik dhe kulturor
Jipet informata për kontekstin gjeografik dhe kulturor për institucionin
me lëndën arkivore. Përcaktohet territori gjeografik në të cilin gjendët
institucioni me lëndën arkivore. Shënohet çdo informatë relevante në kontekstin
kulturor të institucionit me lëndën arkivore.
- Kompetencat/Burimet e autorizimeve
Theksohet burimi i autorizimeve për institucionin me lëndën arkivore në
aspektin e autorizimeve, funkcioneve, përgjegjësive ose fushëveprimit të tij,
duke përfshirë territorin gjeografik të veprimtarisë. Shënohet çdo dokument,
regjistrim, vendim ose dokument në të cilin bazohet kompetenca.
- Rregullimi i brendshëm
Paraqitet rregullimi momental i brendshëm i institucionit me lëndë
arkivore. Përshkruhet në formën narrative rregullimi momental administrative i
institucionit me lëndë arkivore ose të paraqitet pasqyra grafike e shfrytëzuar e
organizatës.
- Administrimi me lëndën dhe politika e akvizicionit
Shënohet informatat lidhur me administrimin e lëndën dhe politikën
akvizive të institucionit me lëndë arkivore. Përcaktohet lloji dhe natyra e lëndës
të cilën institucioni me lëndën arkivore e pranon. Theksohet se lënda arkivore
vjen në institucion me dorëzim zyrtar, si dhuratë, me blerje dhe/ose në depozitë.
Nëse politika akvizive përfshinë mbikëqyrjen aktive dhe shpëtimin, ato shënime
mund të vihen.
- Ndërtesa(t)
Shënohen informatat për ndërtesën/ndërtesat e institucionit me lëndën
arkivore, (karakteristikat e përgjithshme dhe arkitektonike të ndërtesës,
kapacitetet e lokaleve të depove etj.). Kur është e mundur të theksohen të dhënat
të cilat mund të shfrytëzohen për përpilimin e statistikave.
- Lënda arkivore dhe lënda tjetër
Shënohen profilet e fondeve/koleksioneve të institucionit. Shënohet
përshkrimi i shkurtër i lëndës së institucionit me lëndën arkivore, duke
përshkruar se kur është formësuar. Theksohet sasia e lëndës arkivore, lloji i
mediave, tërësitë tematike të cilat i mbulon etj.
- Mjetet ndihmëse informative, udhërrëfyesit dhe botimet
Jipet pasqyra e përgjithshme e mjeteve informative ndihmëse dhe
udhërrëfyesve të publikuar dhe/ose të pa publikuar, të cilët institucioni me
lëndën arkivore i ka publikuar, si dhe botimet të tjera relevante. Shënohet titulli
dhe të dhënat tjera përkatëse për mjetet informative dhe udhërrëfyesit e

publikuar dhe/ose të pa publikuar, të cilët institucioni me lëndën arkivore i ka
përgatitur, si dhe botimet tjera relevante. Mund të shfrytëzohet ISO 690
Information and documentation - Bibliographic references (ISO 690 Informa-
cioni dhe dokumentacioni – Udhëzimet bibliotekare) dhe rregullat të tjera
nacionale dhe ndërkombëtare për katalogim.
Lëmia e qasjes
- Orari i punës
Theksohet orari i punës së institucionit me lëndën arkivore, si dhe festat
vjetore, sezonale dhe publike, si dhe të gjitha mbylljet sipas planit. Shënohet
koha e ndërlidhur me mundësitë e shfrytëzimit dhe/ose ofrimit të shërbimeve të
caktuara (p.sh. lokalet për ekspozita, shërbimet për shfrytëzues etj.).
- Kushtet dhe kërkesat për qasje dhe shfrytëzim
Ofrohen informata për kushtet, kërkesat dhe veprimet, për qasje dhe
shfrytëzim të shërbimeve të institucionit.
Përshkruhen qasjet, duke përfshirë edhe të gjitha përkufizimet dhe/ose
rregullat për mënyrën dhe kushtet e shfrytëzimit të lëndës dhe shërbimeve të
tjera. Theksohen informatat për regjistrimin, pranimin e palëve, fletë hyrjeve për
shfrytëzues, rekomandimet e shkruara, çmimorja e hyrjes. Ku është e
nevojshme, të orientohen në dispozitat relevante ligjore.
- Qasja
Ofrohen informata për qasjen lidhur me institucionin me lëndën arkivore
dhe shërbimet e tij.
Theksohen informatat e rrugës deri të institucioni me lëndën arkivore, si
dhe informatat detale për vështirësitë e shfrytëzuesve, duke përfshirë edhe të
dhënat për karakteristikat e ndërtesës, për pajisjet dhe aparaturën e veçantë, për
parkingun ose liftet.
Lëmia e shërbimeve
- Shërbimet për hulumtuesit
Përshkruhen shërbimet që ofrohen për hulumtues nga institucioni me
lëndë arkivore. Shënohen informatat për shërbimet të cilat i ofron organizata aty
për aty, siç janë: informatat për gjuhët e huaja të cilat personeli i flet, për lokalet
e dedikuara hulumtuesve dhe pasqyrën e lëndës, informim për shërbimet të cilat
i zgjedhin pyetjet e palëve, për bibliotekat brenda institucionit, për sallën e
leximit të formatit të madh, mikrofishet, lëndën audio-vizuale, si dhe lokalet për
kompjuter etj. Gjithashtu, duhet të shënohet çdo informatë relevante për
488 | Arkivistika
shërbimet e hulumtuesve, siç janë hulumtimet të cilat i bënë institucioni me

lëndë arkivore, dhe sipas nevojës, informatat për çmimet e hulumtimeve.
- Punimi i kopjeve
Shënohen informatat për shërbimet në bërjen e kopjeve të cilat kanë
qasje në opinion (mikrofilmat, fotokopjet, fotografitë, kopjet digjitale). Thekso-
hen kushtet e përgjithshme për përkufizimet lidhur me përpilimin e kopjeve,
duke përfshirë edhe tarifën aktuale, si dhe rregullat për publikimin e lëndës.
- Hapësirat publike
Shënohen informata për hapësirat që ofrohen për shfrytëzim të publikut,
si (ekspozitat e përhershme ose të përkohshme, shfrytëzimi i internetit me ose
pa kompensim, bankomatët, restorantet me ose pa vetëshërbim, shitore tregtare
etj.).
Lëmia e kontrollit
- Shenjat e dokumentit të përshkruar
Shënohet shenja unike e dokumentit të përshkruar në pajtim me
konventat lokale dhe/ose ndërkombëtare. Nëse përshkrimi do të shfrytëzohet në
nivelin ndërkombëtar, të shënohet shenja e shtetit në të cilin dokumenti është
krijuar, në harmoni me versionin e fundit të ISO 3166-Codes for the
representation of names of countries (ISO 3166 – Shenja për prezantimin e
emrave të shteteve). Në rastin kur përpiluesi i përshkrimit është organizata
ndërkombëtare, në vend të shenjës së shtetit të shënohet shenja e organizatës.
- Shenja e institucionit
Identifikohet institucioni(et) kompetent për përshkrim. Shënohet tërë
forma e normuar e emrit të institucionit përgjegjës për përpilim, ndryshim ose
disiminim të dokumentit të përshkruar ose alternativë, të shënohet shenja e
institucionit në harmoni me standardet nacionale dhe ndërkombëtare për
shënimin e institucioneve.
- Rregullat dhe konventat e shfrytëzuara
Të identifikohen konventat nacionale dhe ndërkombëtare, si dhe
rregullat e shfrytëzuara në përpilimin e dokumentit të përshkruar. Shënohen, ku
është e nevojshme, botimi ose datat e botimit e konventave dhe rregullave të
shfrytëzuara. Në mënyrë të veçantë të theksohen se cilat rregulla janë aplikuar
për përpilimin e formës së normuar të emrit. Përfshihen pyetësorët për çdo
sistem të datimit sipas të cilit janë formësuar datat në këtë përshkrim (p.sh. ISO
8601).
- Statusi
Theksohet statusi i përpilimit të përshkrimit në mënyrë që shfrytëzuesit
ta kuptojnë statusin e tij të tanishëm. Shënohet statusi momental i përshkrimit,
duke theksuar se a ka të bëjë me paraprojekt, variantin përfundimtar, të

ndryshuar ose të fshirë.
- Niveli i detajeve
Shënohet se përshkrimi varësisht nga detajet a është përshkrim minimal,
i pjesshëm apo i plotë. Shënohet se a përbëhet përshkrimi nga numri më i vogël,
numri i pjesshëm ose i të gjitha detajeve në harmoni me direktivat relevante
ndërkombëtare dhe/ose nacionale dhe/ose rregullave. Në mungesë të direktivave
nacionale dhe rregullave, përshkrimi minimal është ai i cili ka më së paku tri
elemente të përshkrimit të direktivave dhe rregullave të përpiluar në harmoni me
ISDIAH-in, ndërsa përshkrim i plotë llogaritet ai përshkrim i cili jep informata
për të gjitha elementet relevante të përshkrimit ISDIAH-a.
- Datat e krijimit, ndryshimit dhe fshirjes
Theksohet kur përshkrimi është krijuar, ndryshuar ose fshirë. Shënohen
datat e përpilimit të përshkrimit, si dhe datat e të gjitha ndryshimeve të
përshkrimit. Të theksohet në elementin Rregulla dhe/ose konventa, mënyra e
datimit, p.sh. ISO 8601.
Theksohet gjuha(ët) dhe shkrimi(et) të cilat janë shfrytëzuar gjatë
hartimit të përshkrimit të institucionit me lëndën arkivore. Shënohet gjuha(ët)
dhe/ose shkrimi(et) e përshkrimit. Të përfshihen shenjat përkatëse të ISO për
gjuhë dhe ISO 639-2 - Codes for the representation of names of languages (ISO
639-2, shenjat për paraqitjen e emrave të gjuhëve dhe/ose të shkrimeve (ISO
15924 - Codes for the representation of names of scripts /ISO 15924 – Shenjat
për paraqitjen e gjuhëve).
- Burimet
Theksohen burimet e shfrytëzuara gjatë përshkrimi të institucionit me
lëndë arkivore. Shënohen burimet e shfrytëzuara për përshkrimin e institucionit
me lëndë arkivore.
- Vërejtjet për mirëmbajtje
Evidencohen të dhënat plotësuese për përpilimin dhe ndryshimin e përshkrimit.
Të shënohen të dhënat të cilat kanë të bëjnë në përpilimin dhe mirëmbajtjen e
dokumentit të normuar. Këtu mund të shënohen edhe emrat e personave
përgjegjës për përpilimin dhe/ose ndryshimin e përshkrimit.
NDËRLIDHJA E DOKUMENTIT PËR INSTITUCIONET

ARKIVORE ME LËNDËN ARKIVORE DHE KRIJUESIT E SAJ
Përshkrimi i institucioneve me lëndën arkivore më herët janë përpiluar
para se gjithash për marrjen e të dhënave detale për poseduesit e lëndës arkivore
dhe ofrimi i informatave të nevojshme për qasje në dokumente. Në mënyrë që
490 | Arkivistika
ky dokumentacion të jetë sa më i dobishëm, është e nevojshme të ndërlidhet

përshkrimi i institucionit të cilat ruajnë lëndë arkivore së bashku me përshkrim
të lëndës arkivore. Kur ato lidhje vendosën , me rëndësi është të përshkruhet
lidhja natyrore ndërmjet institucioneve me lëndë arkivore dhe lëndës arkivore të
ndërlidhur. Dokumenti arkivor i normuar për krijuesit e lëndës arkivore të cilin
e ruajnë ato institucione, gjithashtu mund të ndërlidhen dhe shfrytëzohen si fletë
qasje shtesë. Ky kapitull jep udhëzime se si ajo ndërlidhje mund të përpilohet në
kontekst të sistemit të përshkrimit arkivor.
Ndërlidhja e institucioneve të cilat e ruajnë lëndën arkivore me lëndën
arkivore mund të bëhet sipas planeve të klasifikimit dhe/ose kritereve të tjera të
rregullimit, të cilat i shfrytëzon institucioni me lëndën arkivore që në mënyrë
kuptimplotë t’i rregullon fondet të cilat ruhen. E zakonshme është që planet e
klasifikimit ose kriteret e rregullimit dhe përpunimit kanë për qëllim të paraqesin
strukturën e shtetit, sipas regjimeve politike dhe/ose llojit të lëndës arkivore
dhe/ose krijuesve të tyre (publik, privat, afarist, etj.).
- Emri dhe shenja e lëndës arkivore të ndërlidhur
Identifikohet lënda arkivore e ndërlidhur dhe/ose të mundësohet
ndërlidhja e përshkrimit të institucionit me lëndën arkivore dhe përshkrimin i
cili ka të bëjë me atë lëndë, ku lloj i përshkrimit ekziston. Theksohet emri dhe
shenja e lëndës arkivore të ndërlidhur.
- Përshkrimi i lidhjeve
Përcaktohet lloji ndërmjet institucioneve me lëndën arkivore dhe fondit
ose koleksionit, duke aplikuar planin e klasifikimit dhe/ose planin e rregullimit
të cilin institucioni me lëndë arkivore e shfrytëzon.
Paraqiten lidhjet ndërmjet institucioneve me lëndë arkivore dhe fondit
ose koleksionit, duke aplikuar planin e klasifikimit dhe/ose planin e rregullimit
të cilin institucioni me lëndën arkivore e shfrytëzon.
- Datat dhe lidhjet
Përcaktohet koha e ndërlidhjes ndërmjet institucionit me lëndë arkivore
dhe lëndës. Shënohen të gjitha datat relevante për lidhje në mes të institucioneve
me lëndë arkivore me lëndën arkivore.
- Forma(t) e normuara dhe shenjat e dokumentit të normuar të
ndërlidhur
Identifikohet krijuesi përkatës duke ndërlidhur përshkrimin e
institucionit me lëndë arkivore me përshkrimin e krijuesit të ndërlidhur, ku ato
përshkrime ekzistojnë. Vërtetohen emrat e formave të normuara dhe shenjave të

dokumentit të normuar për krijuesin e ndërlidhur.12
ISDF STANDARDI NDËRKOMBËTAR PËR

PËRSHKRIMIN E FUNKSIONEVE13
Standardi ndërkombëtar për përshkrimin e funkcioneve i jep orientimet
për përpilimin e funksioneve për përshkrimin e funksioneve të personave juridik
lidhur me krijimin e lëndës arkivore dhe administrimit me to.
Kuptimi “funksioni” në tërë standardin shfrytëzohet ashtu, që të
përfshinë jo vetëm funksionin por edhe të gjitha ndarjet e mëtejme të funk-
sioneve siç janë nënfunksionet, proceset afariste, aktivitetet, detyrat, transaksio-
net ose ndonjë kuptim tjetër në përdorimin ndërkombëtar, nacional ose lokal.
Standardi mund të shfrytëzohet për përshkrimin e funksioneve ose të çdo njërës
të ndarjeve të mëtejme.
Analiza e funksioneve të personave juridik është me rëndësi si bazë e
shumë aktiviteteve të udhëheqjes me dokumente. Funksionet në përgjithësi
llogariten stabile nga strukturat administrative të cilat shpesh bashkohen ose
ndahen me rastin e ristrukturimit. Funksionet si të tillë janë të përshtatshme që
të shërbejnë si: bazë për rregullimin, klasifikimin dhe përshkrimin e doku-
menteve; bazë për vlerësimin e dokumenteve dhe mjet për gjetjen dhe analizën
e dokumenteve.
Përshkrimi i funksioneve ka rol kyç për shpjegimin e provenijencës së
dokumenteve. Përshkrimi i funksioneve mundet që dokumentet në mënyrë të
sigurt t’i vendos në kontekstin e krijimit dhe shfrytëzimit të tyre. Ato mund të
shpjegohen se si dhe pse dokumentet janë krijuar dhe më pastaj janë shfrytëzuar,
qëllimin dhe funksionin në organizatë të cilat dokumentet duhet t’i plotësojnë
dhe se si dokumentet janë përshtatur dhe në çfarë marrëdhënie ishin me
dokumentet të tjera të cilët i ka prodhuar organizata e njëjtë.
Përshkrimet e funksioneve mund të shfrytëzohen:
a. me qëllim të përshkrimit të funksioneve si njësi brenda sistemit arkivor
të përshkrimit
b. me qëllim të mbikëqyrjes në krijimin dhe shfrytëzimin e fletë qasjeve
në përshkrimet arkivore
12
Më gjerësisht shih: Këshilli Ndërkombëtar i Arkivave, ISDIAH Standardi ndërkombëtar për
përshkrimin e institucioneve me lëndë arkivore, Agjencia Shtetërore e Arkivave të Kosovës,
Prishtinë 2012.
13
Më gjerësisht shih: Këshilli Ndërkombëtar ië Arkivave, ISDF – Standardi Ndërkombëtar për
përshkrimin e funksioneve, Agjencia Shtetërore e Arkivave të Kosovës, Prishtinë, 2012.
492 | Arkivistika
c me qëllim të dokumentimit të marrëdhënieve ndërmjet funksioneve të

ndryshme, ndërmjet funksioneve, personave juridikë të cilët i kanë prodhuar dhe
dokumentet që janë prodhuar.
ELEMENTET E PËRSHKRIMIT TË FUNKSIONEVE

Lënda e identifikimit
- Lloji
Theksohet dhe përshkruhet funksioni ose ndonjë nga ndarjet e tyre të
mëtejme, në harmoni me terminologjinë nacionale dhe ndërkombëtare.
- Forma(t) e normuara të titujve
Shënohen forma(t) e normuar(a) të emrave të funksioneve. Shfrytëzohet
vëllimi territorial dhe administrativ i funksioneve, titulli e institucionit i cili e ka
kryer, dhe kualifikatorë të tjerë përkatës, në mënyrë që funksioni të dallohet nga
funksionet tjera me emra të ngjashëm. Ky element iu dedikohet për përdorim së
bashku me elementin Shenja e përshkrimit të funksioneve.
- Forma(t) paralele të titujve
Shënohe forma(t) paralel(e) të titujve në harmoni me të gjitha konventat
ose rregullat relevante nacionale dhe ndërkombëtare të cilat i aplikon institucioni
arkivor i cili i ka përpiluar. Përshkrimi, duke përfshirë edhe të gjitha nënele-
mentet dhe/ose kualifikatorët, të cilët i kërkojnë ato konventa ose rregulla. Në
elementin Rregullat dhe/ose konventat e shfrytëzuara, theksohen cilat rregulla
janë aplikuar.
- Forma(t) tjera të titujve
Theksohen dhe shënohen të gjithë titujt tjerë të funksioneve.
- Klasifikimi
Klasifikohen dhe shënohet të gjitha kuptimet dhe/ose shenjat nga plani i
klasifikimit të funksioneve. Të shënohet plani i shfrytëzuar i klasifikimit në
elementin Rregullat dhe/ose konventat e shfrytëzuara.
Lëmia e kontekstit
- Datat
Përcaktohen dhe theksohen datat ose distancat kohore, të cilat i
mbulonjnë datat kur ka filluar funksioni dhe kur ka përfunduar.
- Përshkrimi
Jepen informata për qëllimin e funksionit dhe shënohen përshkrimet
narrative të qëllimit të funksionit.
- Historiku
Në pika të shkurta të paraqitet historiku i funksionit. Shënohen në formën
narrative ose në formën kronologjike historiku i funksioneve të kryera. Këtu
mund të jenë të përfshira informatat në atë se si dhe pse funksioni është kryer,
çfarë roli kanë kryer bartësitë e detyrave, sektorët, organizatat dhe entitetet tjera
në kryerjen e funksioneve, si dhe si ato eventualisht kanë ndryshuar gjatë kohës.
Kur është e mundur, të theksohen datat si pjesë përbërëse e përshkrimit.
- Dispozitat
Përcaktohet baza e funksionit. Shënohen të gjitha ligjet, urdhëresat ose
kontratat të cilat krijojnë, ndryshojnë ose i shërbejnë funksionit.
Lëmia e lidhjeve
- Forma(t) normative të emrave/shenja e funksionit të ndërlidhur
Shënohen forma(t) e normuar(a) të emrave dhe të gjitha shenjat paralele
të funksioneve të ndërlidhura.
- Lloji
Përcaktohet se a vërtetohet lidhja me funksionin ose me ndonjërën prej
ndarjeve të mëtejme, në harmoni me terminologjinë nacionale dhe ndërkom-
bëtare.
- Lloji i lidhjeve
Shënohet lloji i përgjithshëm i lidhjeve që i takon asaj të cilën e
përshkruajmë. Të shfrytëzohen llojet e përgjithshme të parashtruara me rregullat
dhe/ose konventat nacionale, ose njërën prej këtyre tri llojeve
a. hierarkike (p.sh. funksioni/aktiviteti; aktiviteti/funksioni)
Lidhja hierarkike është lidhje ndërmjet funksioneve dhe prej çdo njërës
nga ndarjet e mëtejme siç janë: nënfunksionet, proceset afariste, aktivitetet,
detyrat ose transaksionet.
- kohore (nga e mëhershme kah më e vonshmja ose anasjelltas)
Lidhja kohore është ajo kur një funksion e trashëgon tjetrin. Madje, atë
mund ta trashëgon funksioni i tretë.
- asociative
Lidhja asociative është kategori e përgjithshme për lidhje të cilat nuk
përkasin në asnjërën nga kategoritë e mëparshme.
Shënohen në element Rregulla dhe/ose konventa e shfrytëzuara
tipologjitë e shfrytëzuara për përshkrim të lidhjeve.
- Përshkrimi i lidhjeve
Shënohet përshkrimi preciz të lidhjeve natyrore në mes të funksioneve
dhe funksioneve të ndërlidhura.
- Datat e lidhjeve
Theksohet periudha e zgjatjes së lidhjeve me funksionin e ndërlidhur.
Ku është e nevojshme, shënohen data e fillimit dhe e përfundimit të lidhjeve. Në
494 | Arkivistika
elementin Rregulla dhe/konventa e shfrytëzuar shënohet çdo mënyrë e

shfrytëzimit të datave p.sh. ISO 8601.
Lëmia e kontrollit
- Shenja e përshkrimit të funksioneve
Shënohet shenja e njëllojtë e përshkrimit në harmoni me dispozitat
lokale dhe/ose nacionale. Nëse përshkrimi shfrytëzohet në nivel ndërkombëtar,
të shënohet shenja e shtetit në të cilin përshkrimi është krijuar, në harmoni me
verzionin e fundit ISO 3166 Codes for the representation of names of countries
(ISO 3166 Shenja për prezantimin e emrave të shteteve). Në rastin kur përpiluesi
i përshkrimit është organizata ndërkombëtare, në vend të shenjës së shtetit të
shënohet organizata.
- Shenjat e institucioneve
Shënohen forma(t) e normuara(a) të plota të emrave, të institucioneve
përgjegjëse për përpilimin, ndryshimin dhe propagandimin e përshkrimit,
përndryshe thekso shenjën e pranuar për institucion.
- Rregullat dhe/ose konventat e shfrytëzuara
Identifikohen konventat ose rregullat nacionale ose ndërkombëtare të
zbatuara te përpilimi i përshkrimit. Shënohen titujt dhe, ku është e dobishme,
botimi ose datat e botimeve të konventave ose rregullave të shfrytëzuara.
- Statusi
Shënohet statusi momental i përshkrimit, me shenjen se a ka të bëjë me
paraprojekt, përfundimtar, të ndryshuar ose variantin e shlyer.
- Niveli i detajeve
Të theksohet se përshkrimi a është në aspektin e detajuar minimal,
pjesërisht ose i plotë, a përbëhet nga numri më i vogël, numrit të pjesshëm ose
të gjitha detajet në harmoni me direktivat dhe/ose rregullat ndërkombëtare
dhe/ose nacionale. Në mungesë të direktivave ose rregullave nacionale, doku-
mente minimale janë ata që përmbajnë vetëm katër elemente të dokumenteve të
përpunuara në harmoni me ISDF-n, ndërsa dokumente të plota llogariten ato të
cilat japin informata për të gjitha elementet relevante të përshkrimit ISDF.
- Datat e krijimit, ndryshimit dhe fshirjes
Theksohet se kur përshkrimi është përpiluar, ndryshuar ose fshirë dhe
shënohet data e përpilimit të dokumentit të normuar, si dhe datat e të gjitha
ndryshimeve të përshkrimit.
Shënohen gjuha(ët) dhe/ose shkrimi(et) të shfrytëzuara gjatë përpilimit
të funksioneve në document.
- Burimet
Shënohen burimet e shfrytëzuara në përcaktimin e përshkrimi të

funksioneve.
- Vërejtjet për mirëmbajtje
Evidencohen të dhënat për përpilimin dhe ndryshimin e përshkrimit.
NDËRLIDHJA E FUNKSIONEVE ME PERSONAT

JURIDIKË, LËNDËN ARKIVORE DHE BURIMET TJERA
Për të kuptuar funksionin e personave juridikë është e nevojshme të
kuptuarit e plotë të provenijencës. Dokumentet rrënjësisht janë të lidhura me
funksionet. Ato drejtpërdrejt dalin nga funksionet e plotësuara. Më tutje, deri sa
lidhjet ndërmjet dokumentit dhe personave juridikë gjatë kohës mund të ndry-
shohen me ndryshimet e strukturës administrative dhe organizative të personit
juridik, lidhjet ndërmjet dokumentit dhe funksionit mbesin të përhershme.
Sistemi arkivor i përshkrimit, i cili me përshkrimin e krijuesit të dokumentit dhe
të vetë dokumentit përfshin edhe përshkrimet e funksioneve, të cilat do të japin
të dhëna të pasura e të dukshme për provenijencën.
Në mënyrë që përshkrimet e funksioneve të jenë të dobishme, është e
nevojshme të ndërlidhën me përshkrimin e personave juridik dhe të dokumentit.
Përshkrimi i funksioneve gjithashtu mund të ndërlidhet me burimet tjera të
informimit. Kur krijohen lidhjet, është me rëndësi të përshkruhet natyra e
lidhjeve ndërmjet funksionit dhe burimit të ndërlidhur.
Shfrytëzohen tri elementet e theksuara më poshtë në mënyrë që të
vendosen lidhjet me përshkrimin e personit juridik, të dokumentit ose të çfarëdo
burimi tjetër të informatës. Këto tri elemente mund të shfrytëzohen me qëllim të
vendosjes të numrit të nevojshëm të lidhjeve të tilla.
- Shenja dhe forma(t) e normuara të emrit/ titulli i burimit të
ndërlidhur
Identifikohen burimet e njëllojta të ndërlidhura dhe/ose të mundësohet
ndërlidhja e përshkrimit të funksioneve të burimit të ndërlidhur.
- Natyra e lidhjeve
Identifikohet dhe përshkruhet natyra e lidhjeve ndërmjet funksionit dhe
burimit të ndërlidhur. Për lidhjet me personat juridikë, shënohen informatat për
atë se si personi juridik kryen funksionin, p.sh. të plotë, të pjesshëm, në harmoni
me dispozitat, në harmoni me mandatin.
- Datat e lidhjeve
Shënohet periudha e zgjatjes së lidhjes ndërmjet funksionit dhe burimit
të ndërlidhur. Kur është e nevojshme, shënohet data e fillimit dhe përfundimit të
lidhjes.
496 | Arkivistika
KAPITULLI XVIII
TERMINOLOGJIA ARKIVORE
Terminologjia, me fjalë të tjera shkenca për shprehje merret me

emërtimin e kuptimeve të lëmive të caktuara profesionale, fjalëve dhe tërësive
të fjalëve, hulumtimin e atyre fjalëve, paraqitjen e tyre në fjalor, leksikone dhe
enciklopedi. Termat në mënyrë sistematike i paraqesin fjalorët dhe leksikonët
terminologjkë, enciklopeditë, shpjegimet, glosaret e nomenklaturave, standar-
det, shifrantët, fjalë çelësi etj. Në terminologji shprehen marrëdhëniet shoqërore
të shfrytëzuesve të një gjuhe të caktuar, zhvillimit të shkencës, profesionit dhe
shkollave, kujdesi për gjuhë, si dhe ndikimet gjuhësore. Çdo lloj i komunikimit
kërkon formë të caktuar të standardizimit të gjuhës.
Standardizimi i parë ndërkombëtar së pari ka filluar të zhvillohet në
lëminë elektronike. Qysh në vitin 1906 është themeluar komisioni për elektro-
teknikë IEC (International Elektrotechnical Commission). Punët fillestare në
lëmi të tjera i ka bërë federacioni ndërkombëtar i shoqatave kombëtare për
standardizim ISA (Internationa Federation of the Standardization Associations),
e cila është themeluar në vitin 1926. Në vitin 1946 përfaqësuesit e 25 shteteve
në Londër kanë sjellur vendimin që të themelohet organizata e re ndërkombëtare,
e cila ka filluar punën më 23 shkurt 1947. Kështu si bartës i aktiviteteve
ndërkombëtare që nga atëherë paraqitet Organizata Ndërkombëtare për
Standardizim ISO (International Organization for Standardization). Për
aplikimin e standardeve në kuadër të ISO janë autorizuar më tepër se dyqind
komitete teknike me nënkomitetet e tyre.
Për standardizimin e teminologjisë është përgjegjës komiteti teknik
ISO/TC 37 (Technical Committe ISO TC 37 >Terminology and other language
resources>), i cili është themeluar në vitin 1952. Komiteti me katër nënkomitetet
që merren me standardizimin e parimeve, metodave ose aplikacioneve lidhur me
terminologjinë dhe me burimet tjera gjuhësore. Ky komitet nuk është përgjegjës
për standardizimin e terminologjisë së komiteteve të tjera ISO, si p.sh. të
komitetit teknik ISO/TC46 (Technical Committe ISO TC 46 “International and
Documentation”) që merret më lëminë e informatikës dhe dokumentacionit.
Në vitin 1971 në Vjenë UNESCO ka themeluar Qendrën Ndërkombëtare
Informative për terminologji INFOTERM (International Informatio Centre for
Terminology), e cila grumbullon dhe ndërmjetëson ato standarde si literature

dhe si e tillë shërben si një lloj qendre informative për lëminë e treminologjisë,
e cila hulumtuesve iu siguron mjete të nevojshme për hulumtime në lëminë e
theksuar. Në vitin 1980 UNESCO e ka ftuar INFOTERM që të krijon rrjetin
ndërkombëtar për institucionet dhe organizatat të cilat merren me terimonogjinë,
por kjo ide është realizuar në vitin 1988 kur themelohet Forumi Ndërkombëtar
Term Net (International Network for Terminology).
ISO/TC 35 dhe Term Net së bashku me Institutin Ndërkombëtar për
hulumtimin e terminologjisë IITF (International Institute for Terminology
Research) dhe shoqata për terminologji dhe transferimin e njohurive GTW
(Gesellschaft fur die Terminologie und Wiesenschaft përkatësisht Associations
form terminology and Knoëlegde Transfer) janë bashkuar në “Global Group”, e
cila organizon, kordinon dhe promovon aktivitetet terminologjike në tërë botën.
Ekzistojnë edhe banka e të dhënave të tjera në hapësirën ndërkombëtare,
siç janë: Norma term në kuadër të Institutit për Standardizim ANFR, baza
terminologjike e të dhënave EIRPDOCAITP, ku është zhvilluar Byroja për
terminologji të Komisionit të Bashkësisë Evropiane në Luksemburg etj.
Standardizimi i terminologjisë arkivore dhe dokumentare

Hapi i parë për publikimin e terminologjisë arkivore ka filluar në vitin
1933. Atëherë, në kuadër të Institut International de cooperation intullectualle,
i cili është paraardhës i UNESCO-s, është tubuar grupi i ekspertëve të
arkivistikës me ide për formësimin (unifikimin) e terminologjisë në disa gjuhë.
Ky aksion i parë nuk dha rezultatet e duhura.
Në vitin 1948 në Kongresin e Dytë Ndërkombëtar të Arkivave - KNA
(International council on Archives ICA) në Hagë është formuar këshilli për
përpilimin e fjalorit terminologjik të arkivistikës. Në vitin 1953 vjen deri te
themelimi i Komitetit për Teknologji. Rezultat i punës së Komitetit, që punoi
gjatë viteve 1954-1963, nën udhëheqjen e H. Jeniksonit, ishte leksikoni i
terminologjisë arkivore, i botuar në vitin 1964. Leksikoni ishte i strukturuar në
grupe, duke marrë parasysh aspektet e llojllojshme të punës teorike dhe praktikë
arkivore. Leksikoni përbënte kuptimet arkivore në gjashtë gjuhë. Si gjuhë bazë
ishte frëngjishtja më pastaj është përkthyer në gjuhë të tjera.
Këshilli Ndërkombëtar i Arkivave në vitin 1977 prap e formoi këshillin
për revizionin e fjalorit të vitit 1964. Kështu në vitin 1984 botohet fjalori i ri në
gjuhen angleze dhe frënge me kuptime të fjalëve në gjuhën holandeze, gjermane,
spanjolle, italiane dhe ruse.
Në vitin 1992 në Kongresin e 12 të arkivistëve në Montreal, aprovohet
rezoluta për standardizimin e terminologjisë arkivore. Botimi i dytë i këtij fjalori
498 | Arkivistika
nga KNA është bërë në vitin 1997. Në ndërkohë Shoqata e Arkivistëve të SHBA
boton fjalorë teminologjikë të arkivistikës.
Çështja e terminologjisë arkivore është treguar jashtëzakonisht e rëndë-
sishme në lëmin e regjistrimit të lëndës arkivore. KNA – Komisioni ad hoc për
standarde (Ad Hoc Commission on Descriptive Standards of the Intgernational
Council on Archives) ka përgatitur standardin ndërkombëtar për regjistrimin
arkivor ISAD (International Standard on Archival Discription), i cili fut
përdorimin e gjerë të konceptit të përshkrimit të lëndës arkivore, pa marrë
parasysh natyrën ose madhësinë e njësisë përshkruese. Hapi i parë ishte zgjedhja
e konceptit dhe emërimit të tij që tregohej si detyrë shumë e vështirë, duke marrë
parasysh faktin se konceptet e caktuara rrënjësisht janë dalluar nga shteti në
shtet. Diskutimi për terminologjinë ishte me rëndësi dhe pjesë përbërëse e anës
profesionale të komisionit, i cili ka kërkuar hulumtime më të thella në tërë
kuptimet që në dukje ishin të përafërta.
Për shkak të ndryshimeve të mëdha që ka përjetuar profesioni i arkivistit,
në vitin 2000 KNA (ICA), ka marrë iniciativën e re për përpilimin e fjalorit të ri
në shumë gjuhë (botimi i tretë), i cili ka përfshirë edhe terminologjinë më të re
në lëminë e arkivistikës.
Në faqen e internetit është prezantuar Projekti i Grupit për Terminologji
të Këshillit Ndërkombëtar të Arkivave (Project Group on Terminologu of the
ICA (ICA/DAT) në gjuhën angleze, frënge, gjermane e spanjolle, i përkthyer
edhe në gjuhën kroate.
Në ish Jugosllavinë komuniste në vitin 1972, në emër të Lidhjes së
Shoqatave të Arkivistëve të Jugosllavisë është përpiluar “Riječnik arhivske
terminologjije Jugoslavije” (Fjalori terminologjik i arkivistikës së Jugosllavisë),
në gjuhën kroate, serbe, sllovene, maqedone, angleze, frënge, gjermane, ruse e
italiane.
Në Kosovë, prof. dr. Jusuf Osmani, publikon Fjalorin terminologjik të
arkivistikës, Prishtinë, 2007.
TEZAURUSI: Është regjistër i kontrolluar i termave të ndërlidhura në

marrëdhëniet semantike, hierarkike, asociative ose të njëkuptimta. Ky
instrument shërben si udhërrëfyes për ndarjen e termave klasifikuese të
dokumenteve të caktuara.
Tezaurusi përpilohet duke shfrytëzuar konvencionet dhe procedurat e
dokumentuara në ISO 2788).
500 | Arkivistika
SUMMARY
Archival science is a science which deals with the principles and

protection methods of archival materials, with the purpose of using them as a
source for history, other sciences and for other general social needs. From the
definition, it can be noted that the purpose of the protection of archival materials
is for its use.
Through analysis and synthesis, archives defines the principles and
methods which are applied to professional work with archive materials, starting
from the creation, protection, acceptance, assessment, arrangement, processing,
usage, publication and preservation.
With the approval of the archive master’s program in the academic year
2014/2015 at the Faculty of Philosophy, Department of History, urged the need
for the provision of new professional textbooks in the field of archives.
Ten years ago, I published the book “Archives – theory and practice”,
Prishtine, 2005, and I continued with publishing many other books in the
archives field, such as “the assessment of archival materials”, “Terminological
glossary of archives”, “The protection and preservation of archival materials”,
“Usage of archival materials”, etc., many archival professional workings in the
magazine “Vjetari” as well as other foreign magazines. However, with the latest
developments and advancements in technology, including the creation of
documents in electronic form, audio visuals, methods of communication and
information, there urged a need for the publishment of new materials which
would include the recent developments in the archival field in theory and
practice, especially the information technology.
A special and complicated transition of the Kosovar society is also
reflected in the segments of creation, protection, processing, assessment, usage,
publication,etc. of the archival materials. At the same time, rapid global
developments are also taking place in the archival doctrine level, mainly as a
response to challenges which are a result of the technological developments,
which definitely require a constructive breeding of the archival skills and
knowledge.
The publication of the book “Archives” is a result of the efforts of
providing knowledge to all those who work with the creation, management,
preservation and care of documentation - archival materials. The most important
documentation which was created daily by the activity of physical and judicial
persons will one day become archival materials. Besides the practical reasons
and the interest of every creator, this is another reason why the care for the
documents starts from the moment of their creation.
The text included in this book fits the education program of the archives,
the professional work of the archival officers in archival institutions, as well as
other officers who manage archival documents of their creators and owners.
For preparing this text, I was based on the existing publishing’s in the
archives field in the country, region and beyond, in the national and foreign legal
provisions, in the recommendations of the International Archives Council and
European Council, as well as other interesting materials.
The book includes topics starting from the creation of the archival
materials to its preservation in the archival institutions, its usage and publication.
It is divided in 19 chapters, based on the topics covered. So, the chronological
order of the texts has captured the life cycle of the archival documents.
I tried to ensure that this text covers as many issues as possible which
capture the current archival problems, but also global and national archival
developments from the past. However, I am aware that many issues from the
archives field have remained uncovered, or have not been sufficiently covered,
hence it is my responsibility and others as well, to ensure that other publications
will deal with those uncovered and recent issues.
In this text, you can find a brief description of the most recent
developments of the theoretical aspect. However, the volume of that content is
minimal, while the main focus was on their practical application. In other words,
the theoretical aspect is only presented to the extent needed for practical
purposes.
I hope that this text will contribute and will be an assisting tool to our
new archivists, which will help them enhance their knowledge on archives and
incorporate in the national and global developments, especially in the archives
foundations.
Donika AHMETI - OSMANI
502 | Arkivistika
BURIMET DHE LITERATURA
 Antoljak, Stjepan, Pomočne istorijske nauke, Kraljevo, 1971.

 Archiwa panstwowe Polsce, Informator, Warsawa, 1968.
 Arhivistika za djelatnike u pismohranama, Arhiv Hrvatske, Zagreb, 1992.
 Arhivski standardi i postupci Drzavnog arhiva Quebeca (prijevod na
hrvatski: K. Čvrljak i T. Mužnjak), Zagreb, 1994.
 Başbakanlik Devlet Arşivleri Gene Mudurlugu (prospekt), Ankara – Itanbul,
Turk Arsivileri Internette, http:www.devletarsivleri.gov.tr.
 Beaumont Newhall, The History of Photography (Boston: Little, Brown and
Companu, 1982).
 Bergstin, Aleksandar – Kapustić, dr. Slavko, Mikrografija, Samobor, 1989.
 Bernard Frediksson, Roli i ndryshuar i arkivave në shoqërinë moderne.
Botuar nga Drejtoria e Përgjithshme e Arkivave të Shqipërisë, Arkivat dhe
privatizimi, Tiranë, 2003.
 Beuc, Ivan, Arhivistika, Zagreb, 1968.
 Bob Mtthews dhe Liz Ross, Universiteti i Birminghamit, METODAT E
HULUMTIMIET, Udhëzues praktik për shkencat sociale dhe humane,
Qendra për arsimin demokratik (CDE), Tiranë, 2010.
 Borje Justrell, Michael Roper and Herbert J. Whie, Guidelines for the
preservation of microforms, Paris, 1996. (përkthyer në gjuhën kroate), Upute
za zaštitu mikrooblica, Zagreb, HAD, 1998.
 Bruk Ivanka – Popović Ljubomir, Arhivistika, Beograd, 1985.
 Bubenik, dr. sc. Branko, Zaštita audiovizulne dokumentacije, Arhivska
praksa, Tuzla, 2005.
 Čebulj, Janez (1993), Sadržaj, namjena i načela zaštite osobnih podataka i
zakonsko uredjenje u Sloveniji. V. P. Klasinc, et al (Ur.), Sodobni arhivi’93,
XV, savjetovanje o stručnim i tehničkim pitanje u arhivima, Maribor.
 Čengić Enver, Audiovizalni arhivi u funkciji memorija, Arhivska praksa
6/2003, Tuzla.
 Charles M. Dollar, Archival Theory and Information Techologies, The
impact of Information Technologies on Archival Principles and Methods.
(Chars M. Dollar, Arhivistika i informacijske tehnologjije, Uticaj
informacijse tehnologjije na arhivsku teoriju i praksu, Zagreb, 1999).
Direktory of Nationl Standards Relating to Archives Administration and

Records Management: A RAMP Study, UNESKO, Paris, 1986.
 Direktory of Nationl Standards Relating to Archives Administration and
Records Management: A RAMP Study, UNESKO, Paris, 1986.
 Dobernik Marjan, Skeniranje arhivske gradje, Arhivska praksa, Tuzla, 1998.
 Doracak për administrimin zyrtar dhe Arkivor, Përmblodhi dhe redaktoi
Zekirja B. Abdullahu, Gjilan, 2005.
 Dragojević Pavle, Informatika, Školska knjiga, Zagreb, 1971.
 Drejtoria e Përgjithshme e Arkivave, Arkivat dhe privatizimi, Tiranë, 2003.
 Drejtoria e Përgjithshme e Arkivave, Dispozita për punën me dokumente
administrative në organet shtetërore dhe jo shtetërore, Tiranë, 1995.
 Drejtoria e Përgjithshme e Arkivave, Dokumenti i numerizuar, Sinteza dhe
përvoja evropiane, Tiranë, 2001.
 Dreshaj – Asllani Shqipe – Slishani – Krasniqi Blerta, Ruajtja dhe
konservimi i librit, Prishtinë, 2006.
 Electronic Records: A Workbook for Archivist, ICA Study, Paris, 2005.
 Enberst Enberst – Poslovi u arhivu, Beograd, 1973.
 Gashi prof. dr. Ibrahim, Historia publike Menaxhimi i programeve për
Ruajtjen e Historisë, Prishtinë, 2005.
 Glozar Natalija, Ahivsko področje in Evropska Unija, “Tehnični in vsebinski
problemi klasičnego in elektronskega arhiviranja”, Maribor 2004.
 Guidelines on best practices for using electronic information, Haw to deal
with machine-readable data and electronic documents, Europen Mommu-
nities, 1997. (Smjernica za korištenje elektroničkih informacija: Kako
postupati sa strojno čitljivim podacima i elektroničkim dokumentima,
Zagreb, Hrvatski Državni Arhiv, 1999).
 Hadbeli, Dr. sc. Živana, Prilog raspravi o prirodi arhiva i arhivskog gradiva,
Arhivska praksa, 11, Tuzla 2008.
 Hedbeli dr. sc. Živana, Položaj, uloga i promjene pismohrana i arhiva kao
posljedica širenja elektroničke uprave; magistarski rad, Filozofski fakultet,
Zagreb, 2005.
 Hrvatski Državni Arhiv, Stručni ispit za zaštitu i obradu arhivskog gradiva,
skripta, Zagreb, 2007.
 ISAAR (CPF) Standardi ndërkombëtar për dokumente arkivore të normuara
për persona juridikë e fizikë dhe familje, KNA, Përgatiti dhe përshtati prof.
dr. Jusuf Osmani, Prishtinë, 2009.
 ISAD (G) – Standardi i përgjithshëm ndërkombëtar për përshkimin e lëndës
arkivore, Përgatitur e përshtatur nga prof. dr. Jusuf Osmani, Prishtinë, 2009.
504 | Arkivistika
 ISDF Standardi ndërkombëtar për përshkimin e funkcioneve, KNA,

Përgatitur nga prof. dr. Jusuf Osmani, Prishtinë, 2012.
 ISDIAH Standardi ndërkombëtar për përshkimin e institucionev me lëndë
arkivore, KNA, Përgatitur nga prof. dr. Jusuf Osmani, Prishtinë, 2012.
 Ivanović, Jozo, Priručnik iz arhivistike 1, Hrvatski Državni Arhiv, Zagreb.
2010.
 Iz arhivistike, Priručnik za službenike arhiva, Beograd, 1959.
 Karaman, Igor, Studije i prilozi iz arhivistike, Zagreb, 1993.
 Klasinc Pavel Peter, Elektronsko poslovanje, elektronski podpis in sloven-
ska arhivska teorija in praksa, “Sodobni arhiv”, nr. XXIII, Maribor, 2001.
 Kolanović, Josip:“Records continuum i arhivska praka“; uvodno izlaganje
na 38. savjetovanju Hrvatskog arhivističkog društva u Vodicama od 3. do
5. listopada 2002.
 Konserviranje knjig in papirja, Zbornik razprav, Ljubljana, 1997.
 Kovačec Deana, Standardi i postupci u obradi i zaštiti zbiriki fotografija,
Arhivski Vjesnik, 48/2005, Zagreb.
 Kozar dr. Azem, Ahivistika u teoriji i praksi 3, Tuzla, 2011.
 Kožar dr. Azem, Arhivistika u teoriji i praksi 2, Tuzla 2005.
 Kožar, dr. Azem, Problematika standardizacije arhivske djelatnosti Bosne i
Hercegovine, Tehnični in vsebinski problemi klasničnega in elektkronskega
arhiviranja, Maribor, 2004.
 Kukuljica, Mato, Zaštita i resturacija filmskog gradiva, HAD, Zagreb, 2004.
 Les archives electroniques – Manuel pratique, Par Catherin Derent,
conservaterur general a la direction des Archives de France, Paris 2002.
(Përkthim në gjuhën kroate: Elektronički Zapisi, Priručnik, Zagreb, 2003).
 Lesley Richmond, Kujtesa e shoqërisë: Biznisi. Botuar nga Drejtoria e Për-
gjithshme e Arkivave të Shqipërisë, Arkivat dhe privatizimi, Tiranë, 2003.
 Ligji për lëndën arkivore dhe arkivat i Kosovës, nr. 2003/7, datë 17 prill
2003.
 Ligji LIGJI NR. 04/L-088 për arkivat shtetërore.
 Ligji nr. 04/L—184 për administrimin e punës në zyrë në Republikën e
Kosovës.
 Ligji nr. 2003/17 për qasje në dokumentet zyrtare në Republikën e Kosovës.
 Luciano Dorunti, La gestione dell’archivio da parte dell’ente produttore,
Ministero per i Beni Culturali e Ambienti, Ufficio Centrale per i Beni
Archivistici, Roma, 1997.
 Mačkić, S. Zoran, Kancelarijsko i arhivsko poslovanje, Banja Luka, 2005.
 Manuel d’archivistikue, Paris, Imporiale nationale, 1970.
- Mary Lynn Ritzenthaler, Gerald J. Monoff, Margery S. Long, Upravljanje

zbirkama fotografija, Hrvatski Državni Arhiv, Zagreb, 2004.
 Memory of World: Lost Memory – Libraries and Archives destroyed in the
Twentieth Centry / prepared for UNESCO onbehalf of IFLA by Hans van
der Hoeven and on behalf on ICA by Joan van Albada, Paris: UNESCO,
1996.
- MoReq – Model equirements for the management of electronic records
(Përkthim në gjuhën kroate nga T. Čelupić, MoReq – Model zahtjeva za
upravljanje elektroničkim zapisima), Zagreb, 2003.
 Nacrt prijedlgoa Zakona o elektroničkom dokumentu; materijal Središnjeg
Državnog ureda za e-Hrvatsku Republike Hrvatske, preuzet sa www.e-
hrvatska.hr/ehrvatska/edokumentWEB_e_dok_Zakon_rasprava.pdf,26.01.
2006. information Management Journal article; January 2000, Vol. 34.
 Osmani, Mr. Jusuf, Stanje i perspektive razvoja arhivske službe na Kosovu
poslije rata 1998/1999, godine. 1 Kongres Bosanskohercegovackih
arhivsita, 2-4 novembra/studenog 2006, Srajevo.
 Osmani dr. Jusuf, Prikaz čuvanja arhivske gradje na Kosovu, Pokrajinski
Arhiv Maribor, 1986.
 Osmani dr. Jusuf, The influence of competent arhives on functioning o ar-
chival services of working organistation, „Sodobni arhivi“, Maribor, 1987.
- Osmani dr. Jusuf, Fjalor teminologjik i arkivistikës, Prishtinë, 2007.
- Osmani dr. Jusuf, Shfrytëzimi i lëndës arkivore, Prishtinë, 2008.
- Osmani dr. Jusuf, Archival Terminology as a Communikation Mean Etween
Archives Staf Members, Pokrajinski Arhiv Maribor. Tehnički in Vsebinski
Problemi Klasničnega in elektronskega Arhiviranja, Maribor, 2009.
- Osmani dr. Jusuf, Edukacion and Traning of Archival Staff in Kosovo,
Pokrajinski Arhiv Maribor. Tehnički in Vsebinski Problemi Klasničnega in
elektronskega Arhiviranja, Maribor, 2010.
- Osmani, dr. Jusuf, Funksionisanje Državne Agencije Arhiva Kosova,
“Arhivska Praksa”, Tuzla, 2010.
- Osmani dr. Jusuf , “Trashëgima kulturore e Kosovës”, Java e Bibliotekës në
Kosovë, “Lënda arkivore monument i kulturës, Prishtinë, 2010.
 Osmani, dr. Jusuf, Ustvaranje, arhiviranje in varstvo elektronskih
dokumentov na Kosovu, Pokrajinski Arhiv Maribor. Tehnički in Vsebinski
Problemi klasničnega in elektronskega arhiviranja, Maribor, 2004.
 Osmani dr. Jusuf, Private Archival Material in Kosovo ATLANTI, Review
for modern archival Theory und practice, International Institute for Archival
Sciene of Trieste and Maribor, Tireste, 2008.
506 | Arkivistika
 Osmani dr. Jusuf, The problem of selekctingarchival material and disposing

invalided documentary material in Kosovo (Problematika odabiranja
arhivskega gradiva in izločanja dokumentarnega gradiva na Kosovu),
Porkajinski Arhiv Maribor, Tehnički in Vsebinski Problemi Klasničnega in
elektronskega Arhiviranja, Maribor, 2012.
 Osmani dr. Jusuf, Records management at the creators of archival materials
in Kosovo (Upravljanje z dokumenti pri ustvarajlcih arhivskega gradiva na
Kosovu), Tehnički in Vsebinski Problemi Klasničnega in elektronskega
Arhiviranja, Maribor, 2013.
- Osmani dr. Jusuf, Vlerësimi i lëndës arkivore, Prishtinë, 2006.
- Osmani, dr. Jusuf, Arkivistika – teoria dhe praktika, Prishtinë 2005.
- Osmani, dr. Jusuf, Berisha Gazmend, Mbrojtja dhe ruajtja e lëndës arkivore,
Prishtinë 2007, Drejtoria e Përgjithshme e Arkivave të Kosovës.
 Pankow Stanislawa, Archiwa, Warszawa, 1975.
- Pejalić, Dubravka, Madjunarodni opči akti o zaštiti kulturnih dobara i
arhivi, Arhivist, br. 1-2, Beograd.
 Pejović Snežana – Pejović Srdžan, O problemima u odredjivanju mjesta i
uloge arhiva u Crnoj Gori u zaštiti elektronske gradje, Državni arhiv Crne
Gore, Arhivski Zapisi, god. XII/2005, br. 1-2, Cetinje.
Plathe, Axel. Uneskov program hitnih mjera za zaštiti vitalnog gradiva u
slučaju oružanih sukoba. Arhivski Vjesnik 43 (2000), Zagreb.
 Pllack, The picture History of Photography from the Earliest Beginnings to
the Present Day (New York: Harry n. Abrams, Inc. 1969).
 Popović Jovan, Zbrika propisa iz arhivske delatnosti, Savez arhivskih
radnika Jugoslavije, Beograd, 1987.
 Priručnik iz arhivistike, SDRJ, Zagreb, 1977.
 Priručnik iz kancelarijskog i arhivskog poslovanja za organe vlasti i pravna
lica, u Federaciji Bosnje Hercegovine, Kantonima, Republici Srpskoj i
Bosni i Hercegovini (stručna objašnjenja i propisi), Sarajevo, 2003.
 Profil savremenog arhiva u SFR Jugoslaviji, Savez arhivskih radnika
Jugoslavije, Beograd, 1984.
 Projekt rekomandimi i Ministrave të Këshillit të Evropës drejtuar shteteve
anëtare për shfrytëzimin e dokumenteve publike, miratuar nga DH-S-AC,
gjatë mbledhjes së VIII-të (18-21 shtator 2001).
 Robert Taft, Photography and the American Scene, 1839-1889 (New York,
Macmillan, 1938).
 Sinani dr. Shaban, Arkiva e hapur në shoqëri të hapur, Drejtoria e
Përgjithshme e Arkivave të Shqipërisë, Tiranë, 2003.
 Smjernice za korištenje elektroničkih informacija – Kako postupati sa

strojno čitljivim podacima i elektroničkim dokumentima; revidirano i
dopunjeno izdanje; Hrvatski državni arhiv, Zagreb 1999.
 Stančić Hrvoje, Arhivsko gradivo u elektroničkom obliku: Mogučnosti
zaštite i očuvanja na dulji vremenski rok, Arhivski Vjesnik, 49/2006,
Zagreb.
 Standardi ndërkombëtar ISO 15489 “Information and Documentation
Records Management”, “Arhivski Vjesnik”, Zagreb, 2001.
 Standardi ndërkombëtar ISO 15489, Informatat dhe dokumentacioni –
Menaxhimi me dokumente, KNA, Përgatitur nga dr. Jusuf Osmani,
Prishtinë, 2009.
 Stručna upustva i preporuke arhivskog veča SR Srbije, Beograd,1973.
 Stulli, Bernard, Arhivistika i arhivska sluzba, Studije i prilozi, Zagreb,
1997.
 Teorija i praktika arhivnoga dela v SSSR, Moskva, 1980.
 Th. R.Shcellinberg, Modreni arhivi, principi i tehnika rada, Beograd, 1968.
 The Guide for Managing Electronic Records from an Archival Perspective,
ICA, Paris, 1997.
 Todorović Mr. Milan, Pedagoska funkcija biblioteka, muzeja i arhiva
 Vodić za upravljanje elektroničkim gradivom s arhiviskog stajališta
(përkthim në gjuhën kroate Živana Hedjbeli, KNA, Zagreb, 1999.
 Zajec, Jasenca, Medjunardne i hrvatske norme od interesa za arhive, Zagreb,
2001.
 Zaloshnja Eduard, Ruajtja e dokumenteve, Tiranë, 2004.
 Zaštita osobnih podataka i dostupnost informacija, Preporuke Viječa
Europe, Zagreb, 2002.
 Zgodovinski Arhiv Ljubljana, Gradivo in razprave, Zbornik ob
Devetdesetletnici Arhiva, Ljubljana, 1988. Zbrika propisi za kancelarisko i
arhivsko rabotenje, Skopje, 1999, Arhiv na Makedonija.
 Žontar Jože, Arhivska veda v 20. stoletju, Arhiv Republike Slovenije,
Ljubljana, 2003.
 Žontar, dr. Joze, Arhivistika, Lubljana, 1984,
 Žumer, mag. Vladimir, Arhiviranje zapisov, Ljubljana, 2001.
 Žumer, mag. Vladimir, Valorizacija dokumentarnega gradiva za zgodovino,
znanost in kulturo, Lubljana, 1995.
508 | Arkivistika
SHËNIME PËR AUTORIN
Jusuf Osmani
u lind në Sllatinë e Madhe (Albanë të Madhe) të Fushë-
Kosovës më 1948. Pas shkollës fillore që e kreu në
vendlindje, vazhdoi shkollën e mesme në Prishtinë,
ShLP në Gjakovë, Fakultetin në Prishtinë (1972) dhe
studimet pasuniversitare në Zagreb (1978). Në vitin
1986 u doktorua në fushë të arkivistikës pranë
Fakultetit Filozofik (Dega e Arkivistikës) në
Universitetin e Lubjanës me temën: «Lënda arkivore
për reformën agrare dhe kolonizimin e Kosovës 1918-
1941». Është doktori i parë i arkivistikës në Kosovë si
dhe është doktoranti i parë në Universitetin e Lubjanës që e mbrojti temën nga
lëmi i arkivistikës. Sot punon në Agjencinë Shtetërore të Arkivave të Kosovës
që nga viti 2000 e deri më qershor 2011 mbajti postin e drejtorit të Arkivit të
Kosovës, përkatësisht Kryeshefit të Agjencisë. Tani është pensionuar, por i
angazhuar si profesor i lëndëve të arkivistikës në Fakultetin Filozofik - Prishtinë,
Departamenti i historisë, drejtimi i arkivistikës.
Deri me tani ka botuar vepra, punime e artikuj të shumtë, nga të cilat po
i veçojnë disa prej tyre: Lënda arkivore për kolonizimin dhe reformën agrare në
Kosovë 1918-1941, Prishtinë, 1996; Leksikon i termave dhe i shprehjeve të
arkivistikës, Prishtinë, 1996; Vrasjet në Pragë: e Cena Beut - 1927 dhe e
Alqiviadh Bebit - 1928 (sipas dokumenteve arkivore), Prishtinë, 1997;
Kolonizimi serb i Kosovës (recensent prof. dr. Noel Malcolm nga Londra),
Prishtinë, 2000, ribotuar me plotësime në vitin 2010; Udhërrefyesi i fondeve dhe
koleksioneve arkivore në Arkivin Shtetëror të Kosovës, Vëllimi I - III, Prishtinë,
2002-2004; Vendbanimet e Kosovë: 1-20, vitet 2003-2007 (20 vëllime për 30
komuna në Kosovë); Arkivistika - teoria dhe praktika, Prishtinë, 2005;
Vlerësimi i lëndës arkivore, Prishtinë, 2006; Fjalor terminologjik i arkivistikës,
Prishtinë 2007; Mbrojtja dhe ruajtja e lëndës arkivore, Prishtinë, 2007; Sabit Uka
intelektual i vizioneve, Prishtinë, 2007; Shfrytëzimi i lëndës arkivore, Prishtinë,
2008, Organizata e NDSH e mesuesve të Llapit, Podujevë, 2008, Krimet e
Serbisë në Kosovë 1998-1999, Libri I-II, Prishtinë, 2010 (ribotim 2012); Krimet
e Serbisë ndaj fëmijëve në Kosovë 1998-1999, Prishtinë, 2011 (ribotim 2013);
Bedri Prishtina – vizionar, atdhetar dhe humanist i shquar, Prishtinë, 2013;
Çerkezët në Kosovë, Prishtinë, 2014; Abetarja e gjuhës shqipe e vitit 1898,
Prishtinë, 2014; Enver Tali – martanon i lirisë, Prishtinë, 2015. Së bashku me

dr. Sabit Ukën botoi këto vepra: Historiku i Sllatinës së Madhe, Sllatinë, 1997;
Historiku i Shkollës fillore «Bajram Curri» në Sllatinë të Madhe, Sllatinë 1997
dhe Ismail Sllamniku veteran i LNDSH-së, Prishtinë, 2005, ndërsa së bashku
me Ramë Manaj, botoi librin “Masakra e Kralanit”, Prishtinë, 2012 dhe Ndarja
administrative-territoriale e Kosovës 1944-2010, Prishtinë, 2014.
Mori pjesë me kumtesa në shumë tubime shkencore e profesionale
kombëtare e ndërkombëtare. Kumtesat e tija janë botuar në shumë revista
shkencore të arkivistikës dhe të historisë në Munih, Stamboll, Moskë, Zagreb,
Maribor, Trieshtë, Sarajevë, Tuzullë, Tiranë, Beograd, Shkup, etj.
Është dekoruar me mirënjohje të shumta nga asociacionet
ndërkombëtare të arkivistikës dhe është shpallur ambasador i paqës.
510 | Arkivistika
Katalogimi në botim – (CIP)

Biblioteka Kombëtare e Kosovës “Pjetër Bogdani”
930.25(496.51)
Osmani, Jusuf
Arkivistika / Jusuf Osmani. – Prishtinë : Autori, 2015. – 505
f. ; 24 cm.
Parathënie : f. 7-8. – Shënime për autorin : f. 500-501. - Summary

: f. 491-492. – Burimet dhe literatura : f. 493-499
ISBN 978-9951-8658-4-5

Arkivistika

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Arkivistika

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

Prof. Dr.

Prof. dr. Jusuf OSMANI

RECENSUES: Mr. Qerim Lita, Shkup

LEKTURA: Habibe Qovanaj, Pranvera Gashi dhe

REDAKTOR TEKNIK: Fisnik Osmani

E drejtë e autorit © 2015 nga Jusuf Osmani

Të gjitha të drejtat janë të rezervuara.

U shtyp në shtypshkronjën “TREND” Prishtinë

Tirazhi: 500 copë

- KATEGORIZIMI I KRIJUESVE ………………………………. 102

- MJETET INFORMATIVE DHE MJETET

LËNDËS ARKIVORE ....................................................................... 383

SUMMARY ……………………………………………………….. 499

BURIMET DHE LITERATURA ………………………………... 501

Struktura momentale kadrovike, si të krijuesit dhe në arkiva, as për së

Arkivistika është disiplinë shkencore e cila merret me studimin teorik

përcjell të gjitha risitë që janë të lidhura me krijimin e dokumentacionit,

ZHVILLIMI I ARKIVAVE, ARKIVISTIKËS

1. Zhvillimi i arkivave dhe i arkivistikës

Pra, në kohën e Bizantit e gjejmë dispozitën e parë ligjore në historinë e

arkivore. Statuti i qytetit të Dubrovnikut i vitit 1278, në mënyrë të qartë ka

veprën "De Archiviliber singularis", dhe në te i përpunon disa probleme

janë vetëm vende për ruajtjen e dokumenteve, institucione të mbylluara, por si

se më nuk është e lidhur vetëm me një qark organizativ. Deri të ky proces në

tradicionale në letër e deri të dokumentet elektronike. Zhvillimi teknologjik dhe

2. Zhvillimi i shkrimit dhe materialit për shkrim

arabët e sjellin letrën në Spanjë. Ndërsa, në Bizant sillet nëpërmjet të rrugëve

Ekzistojnë edhe forma të tjera të mëvonshme të dorëshkrimeve.

Mjetet për shkrim

Kuptimi dhe zhvillimi i shkrimit

Njerëzitë e parë kanë filluar të që të paraqesin figurat, të cilat janë

2. Shkrimi ideografik ose kuptimor

3. Shkrimi simbolik ose rrokëzor

me në alfabet të panjohur a me shenja të panjohura; leximi, kuptimi i një

Ndarja e arkivistikës në fusha përkatëse është rezultat i procesit të

libërlidhjen etj.; metodat e punës të incizimit, mbrojtjes, fotoreproduksioni i

Detyrat e arkivistikës janë që në bazat shkencore të përcakton parimet

Praktika arkivore merret me studimin dhe përparimin praktik të

përfshinë periudhën e shekullit të ri deri në kohën më të re, ndërsa në aspektin

ARKIVISTIKA DHE SHKENCA

Roli i arkivit në veprimtarinë shkencore

duhet medoemos të jetë metodikisht i argumentuar, i paraqitshëm, i plotësue-

Arkivistika në shërbim të shkencës

dokumente dhe fotografi, si dhe disa mënyra të tjera të komunikimit elektronik,

lexuese në mediat magnetike, paraqesin para arkivistëve detyra të reja lidhur me

MARRËDHËNIET E ARKIVISTIKËS ME SHKENCAT

Duke u mbështetur në tërësinë e veprimtarisë së saj, arkivistika është e

2. Paleografia: Paleografia, shkenca për krijimin, zhvillimin, tipin e

3. Diplomatika: Diplomatika merret me përcaktimin e autenticitetit të

4. Sfragistika: Sfragistika mundëson që në bazë të vulave të përcaktohet

5. Kronologjia: Kronologjia studion sistemet e mëparshme të ndarjes,

matjes së kohës në sistemin tonë dhe analizat e historisë së sistemeve të

6. Numizmatika: Numizmatika si disiplinë për njësitë dhe vlerën e

7. Gjeografia historike: Gjeografia historike operon me ndryshimet e

8. Menaxhim zyrtar dhe arkivor: Menaxhimi zyrtar dhe arkivor

9. Arkeografia: Arkeografia studion zhvillimin, teorinë dhe metodikën

10. Gjenealogjia: Gjenaologjia studion prejardhjen, zhvillimin dhe

11. Heraldika: Heralidika studion stemat e ndryshme në vula dhe

12. Heuristika: Heuristika është shkencë, mjeshtri, shkathtësi

13. Epigrafia: Epigrafia është shkencë që merret me studimin e

14. Filigranologjia: Filigranologjia është mjet për datimin e dokumen-

15. Ikonografia: Ikonografia është njohje, punim dhe përshkrim i

16. Kriptologjia: Kriptografia është shkencë që merret me shifrimin dhe

17 Organizimi i pushtetit dhe historia e institucioneve: Është e lidhur