‫دليل مكتب إدارة المشاريع‬

‫‪PMO‬‬
‫المحتويات‬
‫‪06‬‬ ‫الــمــلــخــص الــتــنــفــيــذي‬

‫‪09‬‬ ‫التعريف بمكتب إدارة المشاريع‬

‫‪10‬‬ ‫أهمية إدارة المشاريع في المنظمات الغير ربحية‬

‫‪12‬‬ ‫العالقة مع اإلدارات‬

‫‪13‬‬ ‫عمليات إدارة المشروع‬

‫‪14‬‬ ‫توزيع األدوار والمهام والمسؤوليات في المشروع‬

‫‪16‬‬ ‫لــوحــة تــدفــق الــعــمــلــيــات‬

‫‪20‬‬ ‫إيضاح للوحة تدفق العمليات‬

‫‪32‬‬ ‫منهجية عمل مكتب إدارة المشاريع‬

‫‪34‬‬ ‫فريق عمل مكتب إدارة المشاريع‬

‫‪5‬‬ ‫إخاء لرعاية األيتام‬

‫المقدمة‬

‫‪6‬‬
‫عملت المؤسسة الخيرية لرعاية األيتام «إخاء» للنهوض بقدراتها مرتكزة على رؤية المملكة ‪ ،2030‬حيث بادرت ”إخاء“ إلى تحديد رؤيتها‪،‬‬
‫المتضمنة منظومة من‬
‫ّ‬ ‫ورسالتها‪ ،‬والقيم التي تتب ّناها‪ ،‬واألهداف التي تسعى إلى تحقيقها‪ ،‬وبنت على ضوئها خطتها االستراتيجية‪،‬‬
‫متخصصة‬
‫ّ‬ ‫شك أن تلك المنظومة تتط ّلب خبرة‪ ،‬ومعرفة‬
‫ّ‬ ‫التحول من ”الرعوية“ إلى ”التنمو ّية“‪ ،‬وال‬
‫ّ‬ ‫المبادرات‪ ،‬والبرامج‪ ،‬والمشاريع‪ ،‬التي ّ‬
‫تعزز‬
‫شاملة في مجال رعاية األيتام‪ ،‬وفي مجال قيادة العمل الخيري‪ ،‬وهو ما تسعى إليه ”إخاء“ لتكون رائدة على المستوى اإلقليمي‪ ،‬وكان‬
‫من بين مبادراتها االستراتيجية‪ ،‬مبادرة ”المؤسسة المتع ّلمة“ التي تهدف إلى اآلتي‪:‬‬

‫للتحول إلى مؤسسة متع ّلمة‪.‬‬

‫ّ‬ ‫الداعمة‬
‫‪ -‬تهيئة البيئة التنظيمية ّ‬
‫‪ -‬التأسيس لثقافة التآزر والتعاون المهني‪ ،‬وترسيخ ثقافة التع ّلم المستمر‪.‬‬
‫المتخصص‪.‬‬
‫ّ‬ ‫ّ‬
‫المنظم‪ ،‬وتشجيع االبتكار واإلنتاج المعرفي‬ ‫‪ -‬ترسيخ ثقافة التع ّلم‬
‫فعالة‪.‬‬
‫‪ -‬اإلسهام في بناء عالقات مهنية إيجابية‪ ،‬وتهيئة قنوات اتصال ّ‬
‫‪ -‬بناء أدوات التع ّلم ّ‬
‫الذاتي‪ ،‬والتشاركي‪ ،‬وتوفير أوعية وقنوات تبادل المعرفة‪ ،‬ونشرها‪.‬‬

‫لنشر األصول المعرفية وتصديرها للمجتمع ومؤسساته لتعزيز ثقافة التأزر والتعاون‬ ‫المعرفة ننقلها لكم‬
‫ويأتي هذا الدليل أحد مخرجات مبادرة‬
‫وترسيخ ثقافة التعلم المستمر‬

‫‪7‬‬ ‫إخاء لرعاية األيتام‬

‫الملخص‬
‫التنفيذي‬
 ‫في إطار تحول مؤسسة إخاء إلى مؤسسة رائدة في مجال األيتام على المستوى اإلقليمي‪،‬‬
‫ولمتطلبات اإلدارة الحديثة بادرت بإنشاء وتأسيس مكتب إلدارة المشاريع‪ ،‬لتحقيق رؤيتها‪ ،‬ورسالتها‪،‬‬
‫الرعوية إلى التنمو ّية ‪ ،‬المبن ّية‬
‫بالتحول من ّ‬
‫ّ‬ ‫والقيم التي تتب ّناها‪ ،‬واألهداف التي تسعى إلى تحقيقها‬
‫التحول الوطني ‪ ،2030‬بادرت ”إخاء“‪ ،‬ليتولى المكتب اإلشراف على تنفيذ البرامج والمشاريع‬
‫ّ‬ ‫على رؤية‬
‫وفق منهجية علمية‪ ،‬لضمان تحقيق كفاءتها وفاعليتها‪ .‬ويعد هذا الدليل المرجعية المعتمدة‬
‫إلدارة المشاريع في إخاء‪ ،‬إذ يحدد طبيعة العالقة بين مكتب إدارة المشاريع وقطاعات وإدارات‬
‫إخاء‪ ،‬وتوزيع المهام واألدوار والمسؤوليات لضمان سير األعمال بتكامل وانسجام‪ .‬ويتضمن الدليل‬
‫شرحا مفصال لألدوات والنماذج المستخدمة في تنفيذ منهجية إدارة المشاريع في إخاء‪.‬‬
‫ً‬
‫في يومنا هذا برزت إدارة المشاريع كحل أساس ورئيس في عمليات المنظمات الخيرية دون تقييد‬
‫ً‬
‫كبيرة أو متوسطة أو كبيرة‪ ،‬حيث تدرك المنظمات أن النهج العلمي في‬ ‫سواء‬
‫ً‬ ‫لحجم المنظمات‬
‫إدارة المشاريع يضمن فاعلية التخطيط والتنفيذ وضبط ومراقبة المشاريع‪ ،‬وهو إحدى الكفايات‬
‫األساسية الضرورية للنجاح‪ .‬وفقا لموقع ‪ CIO.com‬إنشاء الـ (‪ )PMO‬ليست استراتيجية على المدى‬
‫القصير لتخفيض التكاليف‪ .‬إن الدراسات على الشركات يشير إلى أن من منهم لديه (‪ )PMO‬هو‬
‫من يكون له أفضل النتائج التي تحققت للوصول إلى أهداف المشروع (الذي قد يؤدي إلى خفض‬
‫التكاليف)‪ .‬وحيث تشمل مهام الـ (‪ )PMO‬تشمل متابعة المشروع حتى االنتهاء‪ ،‬وتقديم التقارير‬
‫إلى اإلدارة العليا في الغرض االستراتيجي‪.‬‬

‫‪9‬‬ ‫إخاء لرعاية األيتام‬

 ‫التعريف بمكتب إدارة المشاريع‬
‫تلبية للمتطلب الرئيسي في التحول الوطني الستراتيجية المملكة وإيما ًنا‬
‫ً‬
‫وانطالقا من رسالتها ‪ ،،‬تم إنشاء مكتب إدارة المشاريع في‬ ‫من رؤية إخاء ‪..‬‬
‫إخاء وذلك لتنفيذ المبادرات االستراتيجية المعتمدة من مجلس االدارة‪،‬‬
‫والموثقة في بطاقة المبادرة المعتمدة من سعادة الرئيس التنفيذي‪.‬‬
‫ويقوم مكتب إدارة المشاريع بالمشاركة في التنفيذ وضبط اإلجراءات من‬
‫الناحية الزمنية والكلفة المالية ومعايير نطاق عمل المشروع‪.‬‬
 ‫الرؤية‪:‬‬
‫التميز في القطاع الثالث في إدارة المشاريع باحترافية ومنهجيه علمية (‪ )PMI‬بنهاية ‪2020‬م‪.‬‬

‫الرسالة‪:‬‬
‫توفير افضل الخبرات البشرية في إدارة المشاريع وفق منهجية (‪ )PMI‬وانجازها بجودة عاليه‪.‬‬

‫األهداف‪:‬‬
‫تسعى إخاء في إدارتها الى العمل وفق اخر ما توصلت اليه اإلدارة الحديثة محققه األهداف التالية‪:‬‬

‫‪ -‬االرتقاء بجودة األداء والمنتجات‪.‬‬

‫‪ -‬االستثمار األمثل للموارد البشرية والمالية‪.‬‬

‫‪ -‬التطوير والتحسين المستمر للمشاريع‪.‬‬

‫‪Scope‬‬

‫‪Costs‬‬ ‫‪Time‬‬

‫‪11‬‬ ‫إخاء لرعاية األيتام‬

 ‫أهمية إدارة المشاريع‬
‫في المنظمات الغير ربحية‬
‫أصبحت ادارة المشاريع هامة للمنظمات بشكل عام وحياة األشخاص بشكل خاص‪ .‬وبات من اآلن في هذه المنظمات ان تقوم بعمليات‬
‫المشاريع في تطوير المنتجات وتحقيق األهداف والرقي بنوعية الخدمات‪ ،‬وهي من يقوم بتحديد بيئة المشروع وتحديد بدايته ونهايته‪،‬‬
‫ومخرجاته وتكاليفه وموارده البشرية‪ .‬إن نجاح ادارة المشاريع في المنظمات األخرى ادى الى ادخالها إلى بيئة عمل إخاء لتنفيذ البرامج‬
‫والمشاريع بكفاءة وفاعلية وخفض التكاليف المادية في وقت قياسي‪.‬‬
‫وعلم ادارة المشاريع يقدم ادوات قوية متقدمة للمنظمات في التطوير والتحسين في قدراتها في التخطيط والتنفيذ والتحكم في‬
‫األنشطة وايضا في االستفادة من مصادرها البشرية ومواردها المالية‪.‬‬
‫عندما يتم إقصاء دور إدارة المشاريع من القيام بمهامه وتطبيق منهجيته ستواجه المنظمة العديد من الصعوبات والعقبات‪ .‬فعلى‬
‫سبيل المثال ال الحصر تقول الدراسة التي أعدها مارك اي النغلي الرئيس والمدير التنفيذي لمعهد إدارة المشاريع األمريكي (بأن معدل‬
‫األموال المهدرة في الواليات المتحدة في عام ‪2016‬م نتيجة عدم تنفيذ إدارة المشاريع كانت ‪ 122‬مليون دوالر أمريكي لكل مليار دوالر‬
‫أمريكي وبمعدل ارتفاع ‪ 12%‬عن عام ‪2015‬م)‪.‬‬
‫وقد خلصت الدراسات إلى أن أهم األسباب وراء تعثر المشاريع يعود إلى عدم تطبيق إدارة المشاريع في المنظمات‪ .‬وإدارة المشاريع‬
‫عديدا من المزايا ‪ ..‬من أهمها‪:‬‬
‫ً‬ ‫تعطي المنظمات‬

‫الموائمة بين استثمار المشروع واستراتيجية المؤسسة‪.‬‬ ‫كفاءة االنفاق المالي‪.‬‬ ‫رفع نسبة نجاح المشاريع‪.‬‬

‫تحقيق الجودة في المشاريع‪.‬‬ ‫رفع القدرة على التخطيط‪.‬‬ ‫استثمار الموارد البشرية المتاحة‪.‬‬

‫ضبط الوقت والتكلفة‬ ‫التنبؤ بالمخاطر والتعامل معها‪.‬‬ ‫استثمار الموارد التقنية‪.‬‬

‫‪13‬‬ ‫إخاء لرعاية األيتام‬

 ‫مراحل إنشاء مكتب‬
‫إدارة المشاريع في إخاء‬
 ‫‪ -‬تطوير آلية إسناد وتصنيف المشاريع للقطاعات‪/‬االدرات‬
‫تقديم خدمات الدعم‬ ‫‪ -‬وثيقة خطة تأسيس مكتب إدارة المشاريع‪.‬‬
‫‪ -‬تصنيف المشاريع وفق درجة األولوية‬
‫والمساندة واالستشارات‬ ‫‪ -‬خطة االتصاالت‪.‬‬
‫‪ -‬تطوير معايير المشروع‬
‫للمشاريع‪.‬‬ ‫‪ -‬خطة تسويق مكتب إدارة المشاريع داخل إخاء‪.‬‬
‫‪ -‬تطوير النماذج واألدوات والقوالب لخدمة المشاريع‬

‫تطوير نموذج‬ ‫تقييم‬ ‫التخطيط والبدء‬

‫التشغيل‬ ‫التنفيذ‬ ‫إخاء إلدارة‬ ‫في تأسيس‬ ‫البداية‬
‫الجاهزية‬
‫المشاريع‬ ‫المكتب‬

‫‪ -‬اجتماع إنجاز بشكل اسبوعي‪.‬‬ ‫‪ -‬نشر ثقافة إدارة المشاريع بين الموظفين‪.‬‬ ‫‪ -‬تقييم الوضع الراهن‪.‬‬
‫‪ -‬التنسيق مع مكتب االستراتيجية ‪.‬‬ ‫‪ -‬تطبيق وتنفيذ أدوات إدارة المشاريع‪.‬‬ ‫‪ -‬موائمة الوضع الحالي مع المستقبلي وفق التوجهات االستراتيجية‪.‬‬

‫إدارة التغيير‬

‫التدريب ونقل المعرفة‬

‫‪15‬‬ ‫إخاء لرعاية األيتام‬

 ‫العالقة مع اإلدارات‬
‫تتسم عالقة مكتب إدارة المشاريع باآلخرين بأنها عالقة وثيقة مبنية‬
‫على التكامل والشراكة في تنفيذ المهام واألدوار المرتبطة بالبرامج والمشاريع‪.‬‬

‫الرئيس التنفيذي‬

‫قطاع‬ ‫قطاع‬ ‫قطاع‬ ‫قطاع‬

‫قطاع الفروع‬
‫الخدمات المساندة‬ ‫الشراكات واالتصال‬ ‫التنمية اإلنسانية‬ ‫االستراتيجية‬

‫اإلدارة المالية‬ ‫مدير فرع (ع)‬ ‫إدارة الموارد البشرية‬ ‫إدارة الشراكات واالستثمار‬ ‫إدارة األبناء‬ ‫مكتب إدارة المشاريع‬

‫إدارة الشؤون‬
‫إدارة االتصال‬ ‫إدارة التمكين‬ ‫إدارة المعرفة‬
‫اإلدارية واإلسكان‬

‫إدارة تقنية المعلومات‬ ‫إدارة قياس التقويم‬

‫وقياس األثر‬

‫مكتب االستراتيجية‬

‫‪16‬‬
 ‫عمليات إدارة المشروع‬

‫البدء‬

‫المتابعة‬
‫اإلغالق‬ ‫التخطيط والتحكم‬

‫التنفيذ‬

‫‪17‬‬ ‫إخاء لرعاية األيتام‬

 ‫توزيع األدوار والمهام‬
‫والمسؤوليات في المشروع‬
 ‫مسؤولية مدير المشروع‬ ‫أدوار ومهام مشتركة‬ ‫مسؤولية مالك المشروع‬

‫التحقق من موائمة استراتيجية‬

‫المشروع مع استراتيجية إخاء‬ ‫تحديد االحتياجات‬ ‫إعداد بطاقة المبادرة ونطاق العمل‬

‫تحليل بيئة المشروع‬

‫تحديد القيود الفنية‬ ‫التنفيذ واإلشراف والمتابعة‬

‫تحديد الميزانية التقديرية‬

‫تحديد أصحاب العالقة‬ ‫تحديد األنشطة‬
‫تحديد المدة الزمنية‬

‫إدارة المشتريات‬ ‫توقيع االتفاقيات والشراكات‬ ‫بناء الوثائق واألطر التنظيمية‬

‫إدارة االتصاالت واالجتماعات‬ ‫تحديد االطار العام واألهداف‬ ‫حل اإلشكاالت الفنية‬

‫إدارة المخاطر‬
‫تصميم المشروع‬ ‫تطوير فريق العمل فن ًيا‬

‫بناء لغة مشتركة مع فريق العمل‬

‫إدارة الموارد البشرية‬ ‫إدارة التزام أصحاب العالقة‬
‫قبول المخرجات وفق المعايير‬

‫إغالق األمور المالية‬ ‫تكوين فريق العمل‬ ‫تحديد معايير قبول المخرجات‬

‫كتابة تقرير اإلغالق‬

‫‪19‬‬ ‫إخاء لرعاية األيتام‬

‫لوحة تدفق‬
‫العمليات‬
 ‫العمليات‬
‫تدفق العمليات‬
‫تدفق‬

‫إعتماد‬
‫إعتماد‬
‫الرئيس‬ ‫مكتب‬ ‫بطاقة المبادرة‬ ‫مكتب‬
‫‪PMO‬‬
‫‪PMO‬‬ ‫الرئيس‬
‫التنفيذي‬ ‫مكتب‬
‫اإلستراتيجية‬ ‫المبادرة‬
‫بطاقةالمعنية‬
‫اإلدارة‬
‫مكتب‬
‫اإلستراتيجية‬
‫والدة المبادرة‬
‫والدة المبادرة‬
‫التنفيذي‬ ‫اإلستراتيجية‬ ‫اإلدارة المعنية‬ ‫اإلستراتيجية‬

‫عدم الموافقة‬
‫عدم الموافقة‬
‫عدم الموافقة‬
‫عدم الموافقة‬

‫موافقة‬ ‫التوصية باإلعتماد‬

‫كتابة وثائق‬ ‫التوصية باإلعتماد‬ ‫إعتماد‬
‫موافقة‬
‫المبادرة‬ ‫مالك‬ ‫رئيس القطاع‬ ‫إعتماد‬
‫المشروعوثائق‬
‫واقتراح‬
‫واقتراح‬
‫كتابة‬
‫المشروع‬
‫الميزانية‬
‫مالك المشروع‬
‫المبادرة‬ ‫ومدير‬ ‫رئيس القطاع‬
‫بصفته مشرفًا‬ ‫‪PMO‬‬
‫‪PMO‬‬
‫الرئيس‬
‫الرئيس‬
‫التنفيذي‬
‫‪PMO‬‬
‫‪PMO‬‬
‫المشروع‬ ‫ومدير‬
‫للوثائق‬ ‫بصفته مشرفًا‬ ‫التنفيذي‬
‫الميزانية‬ ‫على ‪PMO‬‬
‫للوثائق‬ ‫على ‪PMO‬‬

‫تنفيذ المشروع‬
‫تغيير‬ ‫المشروع‬ ‫تنفيذ‬ ‫االجتماع‬
‫طلب تغيير‬ ‫المتابعة‬ ‫وفق الخطة‬ ‫االجتماع‬
‫تغيير‬
‫المشروع‬ ‫المتابعة‬ ‫الخطة‬ ‫وفق‬ ‫العالقة‬ ‫بأصحاب‬
‫طلب تغيير‬ ‫والتحكم‬ ‫الزمنية‬ ‫العالقة‬ ‫بأصحاب‬
‫المشروع‬ ‫والتحكم‬ ‫الزمنية‬ ‫المشروع‬ ‫في‬
‫المالية‬ ‫والتكلفة‬ ‫في المشروع‬
‫والتكلفة المالية‬

‫معالجة‬
‫معالجة‬
‫التعثر‬
‫التعثر‬ ‫استالم‬
‫ال‬
‫ال‬
‫استالم‬
‫المخرجات‬
‫المخرجات‬

‫لجنة‬
‫إغالق المشروع‬ ‫قبول‬ ‫لجنة‬ ‫شهادة إنجاز‬
‫قبول‬ ‫قبول‬
‫إغالق المشروع‬ ‫المخرجات‬ ‫قبول‬ ‫شهادة إنجاز‬
‫المخرجات‬ ‫المخرجات‬
‫المخرجات‬

‫ال‬
‫ال‬
‫إعتماد‬
‫إعتماد‬
‫الرئيس‬
‫الرئيس‬
‫التنفيذي‬
‫التنفيذي‬

‫تقرير‬ ‫أصحاب العالقة‬

‫‪PMO‬‬
‫‪PMO‬‬
‫إغالقتقرير‬
‫المشروع‬ ‫العالقة‬
‫المشروع‬‫أصحاب‬
‫في‬
‫‪EPM‬‬
‫إغالق المشروع‬ ‫في المشروع‬
‫‪EPM‬‬

‫‪21‬‬ ‫إخاء لرعاية األيتام‬

 ‫تدفق العمليات‬
‫تدفق العمليات‬

‫إعتماد‬
‫الرئيس‬ ‫مكتب‬ ‫بطاقة المبادرة‬ ‫مكتب‬
‫‪PMO‬‬ ‫إعتماد‬
‫التنفيذي‬
‫الرئيس‬
‫اإلستراتيجية‬
‫مكتب‬ ‫اإلدارة المعنية‬
‫بطاقة المبادرة‬ ‫اإلستراتيجية‬
‫مكتب‬
‫والدة المبادرة‬

‫‪PMO‬‬ ‫التنفيذي‬ ‫اإلستراتيجية‬ ‫اإلدارة المعنية‬ ‫اإلستراتيجية‬

‫والدة المبادرة‬

‫عدم الموافقة‬

‫عدم الموافقة‬ ‫عدم الموافقة‬

‫عدم الموافقة‬
‫موافقة‬ ‫التوصية باإلعتماد‬
‫كتابة وثائق‬ ‫إعتماد‬
‫مالك المبادرة‬ ‫التوصيةالقطاع‬
‫رئيس‬
‫المشروع واقتراح‬
‫كتابة وثائق‬
‫الميزانية‬
‫موافقة‬
‫ومدير المشروع‬
‫مالك المبادرة‬
‫باإلعتماد‬
‫مشرفًا‬
‫بصفتهالقطاع‬
‫رئيس‬
‫‪PMO‬‬ ‫الرئيس‬
‫إعتماد‬
‫التنفيذي‬
‫‪PMO‬‬
‫المشروع واقتراح‬
‫الميزانية‬
‫للوثائق‬
‫ومدير المشروع‬ ‫مشرفًا‬ ‫على‬
‫بصفته ‪PMO‬‬ ‫‪PMO‬‬ ‫الرئيس‬
‫التنفيذي‬
‫‪PMO‬‬
‫للوثائق‬ ‫على ‪PMO‬‬

‫تنفيذ المشروع‬
‫تغيير‬ ‫االجتماع‬
‫طلب تغيير‬ ‫المتابعة‬ ‫وفق الخطة‬
‫المشروع‬ ‫تنفيذ المشروع‬ ‫بأصحاب العالقة‬
‫تغيير‬ ‫والتحكم‬ ‫الزمنية‬ ‫االجتماع‬
‫طلب تغيير‬ ‫المتابعة‬ ‫وفق الخطة‬ ‫في المشروع‬
‫المشروع‬ ‫والتكلفة المالية‬ ‫بأصحاب العالقة‬
‫والتحكم‬ ‫الزمنية‬
‫في المشروع‬
‫والتكلفة المالية‬
‫معالجة‬
‫التعثر‬
‫معالجة‬ ‫استالم‬
‫ال‬ ‫التعثر‬ ‫المخرجات‬
‫استالم‬ ‫‪22‬‬
‫ال‬ ‫المخرجات‬
 ‫للوثائق‬ ‫على ‪PMO‬‬
‫‪PMO‬‬ ‫على‬

‫تنفيذ المشروع‬
‫المشروع‬ ‫تنفيذ‬
‫تغيير‬ ‫االجتماع‬
‫االجتماع‬
‫تغيير‬ ‫تغيير‬ ‫المتابعة‬ ‫وفق الخطة‬
‫وفق‬
‫طلب تغيير‬
‫طلب‬ ‫المشروع‬
‫المتابعة‬ ‫الخطة‬ ‫بأصحاب العالقة‬
‫العالقة‬ ‫بأصحاب‬
‫المشروع‬ ‫والتحكم‬
‫والتحكم‬ ‫الزمنية‬
‫الزمنية‬ ‫في المشروع‬
‫المشروع‬ ‫في‬
‫والتكلفة المالية‬
‫المالية‬ ‫والتكلفة‬

‫معالجة‬
‫معالجة‬
‫التعثر‬
‫التعثر‬
‫استالم‬
‫استالم‬
‫ال‬ ‫المخرجات‬
‫المخرجات‬

‫لجنة‬
‫لجنة‬
‫المشروع‬ ‫قبول‬
‫قبول‬
‫إغالق المشروع‬
‫إغالق‬ ‫قبول‬
‫قبول‬ ‫إنجاز‬
‫شهادة إنجاز‬
‫شهادة‬
‫المخرجات‬
‫المخرجات‬ ‫المخرجات‬
‫المخرجات‬

‫ال‬
‫إعتماد‬
‫إعتماد‬
‫الرئيس‬
‫الرئيس‬
‫التنفيذي‬
‫التنفيذي‬

‫تقرير‬
‫تقرير‬ ‫العالقة‬
‫أصحاب العالقة‬
‫أصحاب‬
‫‪PMO‬‬ ‫المشروع‬
‫إغالق المشروع‬
‫إغالق‬ ‫المشروع‬
‫في المشروع‬
‫في‬ ‫‪EPM‬‬

‫‪23‬‬ ‫إخاء لرعاية األيتام‬

 ‫إيضاح للوحة تدفق العمليات‬
‫والدة المبادرة‪:‬‬
‫هي برنامج أو مشروع تم اعتماده ضمن اعمال الخطط االستراتيجية والتنفيذية من قبل مجلس اإلدارة وفق التالي‪:‬‬
‫‪ -‬الوزارة‪ ،‬ألنها حسب النظام األساسي هي المشرفة على إخاء‪ .‬والمعنية باأليتام (ذوي الظروف الخاصة) «ومثال ذلك مشروع‬
‫كهاتين»‬
‫‪ -‬األهداف االستراتيجية التي دونت في الخطة لتحقيق رؤية ورسالة إخاء‪« .‬ومثال ذلك سجلي»‬
‫‪ -‬المدير العام التنفيذي إلخاء‪« .‬ومثال ذلك مركز إخاء للتدريب والتأهيل واالستشارات»‬
‫‪ -‬احدى إدارات اخاء تقترح إدراج المبادرة ضمن الخطة حسب احتياجات اإلدارة والمهام المناطة بها‪.‬‬

‫مكتب االستراتيجية‪:‬‬
‫المكتب الذي يدير استراتيجية إخاء ويراقب أداء عملها لضمان التزام القطاعات واإلدارات بتحقيق األهداف االستراتيجية‪.‬‬

‫بطاقة المبادرة نموذج (أ)‪:‬‬

‫تحتوي على الهدف االستراتيجي المنبثقة منه وتعريف بمراحل تنفيذ المبادرة والمخرجات النهائية‪.‬‬

‫‪24‬‬
 ‫‪Initiative Card‬‬ ‫بطاقة مبادرة‬

‫تاريخ اإلصدار‬

‫معلومات املبادرة‬ ‫‪.1‬‬

‫اإلدارة املعنية‬ ‫اسم املبادرة‬
‫وصف املبادرة‬
‫البعد االسرتاتيجي‬
‫اهلدف االسرتاتيجي‬
‫األهداف‬
‫خطوات تنفيذ املبادرة‬
‫عدد األشهر‬ ‫تاريخ االنتهاء‬ ‫تاريخ البدء‬ ‫مدة املبادرة‬

‫طريقة أداء املبادرة‬ ‫‪.9‬‬

‫املرحلة األوىل‬

‫املرحلة الثانية‬

‫املرحلة الثالثة‬

‫نسبة اإلجناز لكل مرحلة ‪%‬‬

‫املرحلة الثالثة‬ ‫املرحلة الثانية‬ ‫املرحلة األوىل‬

‫املخرجات‬ ‫‪.3‬‬
‫‪-‬‬
‫‪-‬‬
‫‪-‬‬
‫‪-‬‬
‫‪-‬‬
‫‪-‬‬

‫راجعها وأوصى باعتمادها‬ ‫‪.5‬‬ ‫أعد الشهادة وأوصى بها‪:‬‬ ‫‪.4‬‬

‫التاريخ‬ ‫التوقيع‬ ‫االسم‬ ‫العالقة‬ ‫التاريخ‬ ‫التوقيع‬ ‫االسم‬ ‫العالقة‬

‫مكتب‬
‫مدير اإلدارة‬
‫االسرتاتيجية‬
‫بطاقة المبادرة‬
‫نموذج (أ)‪:‬‬ ‫االعتماد النهائي لبدء ميثاق املشروع‬ ‫‪.6‬‬
‫التاريخ‬ ‫التوقيع‬ ‫االسم‬ ‫الدور‬

‫املدير العام التنفيذي‬

‫‪-‬نهاية البطاقة ‪-‬‬

‫‪25‬‬ ‫إخاء لرعاية األيتام‬

 ‫إيضاح للوحة تدفق العمليات‬
‫اإلدارة ‪:‬‬
‫هي االدارة مالكة المبادرة والقائمة على تنفيذها والمسؤولة عنها ويتم تسكين المبادرة ((المشروع)) ضمن مسؤولياتها‪.‬‬

‫وثائق المشروع نموذج (ب) ‪:‬‬

‫تحتوي على عدد من الوثائق يتم تعبئتها بالمشاركة مع مدير المشروع وهي‪:‬‬
‫‪ - 1‬ميثاق عمل المشروع‪ .‬نموذج (ج)‬
‫‪ - 2‬نطاق عمل المشروع‪ .‬نموذج (د)‬
‫‪ - 3‬الخطة الزمنية للمشروع‪ .‬نموذج (هـ)‬
‫‪ - 4‬النظرة العامة واألهداف للمشروع‪ .‬نموذج (و)‬
‫‪ - 5‬المعايير والمواصفات األولية للمخرجات‪ .‬نموذج (ز)‬

‫مالك المبادرة ومدير المشروع على الوثائق‪:‬‬

‫يظهر توقيع كال من مالك المشروع ومدير المشروع على الوثائق متفقين على سالمة الوثائق‪.‬‬

‫عدم الموافقة(في حالة عدم اتفاق مالك المشروع ومدير المشروع على الوثائق)‪:‬‬
‫إعادة بناء الوثائق وفق المالحظات التي طرأت‬

‫‪26‬‬
 ‫)‪Project Charter (JCE‬‬ ‫وثيقة برنامج‬
‫معلومات المشروع‬ ‫‪.1‬‬
‫اسم‬
‫مدير المشروع‬
‫المشروع‬
‫المشرف على‬
‫رمز المشروعات‬
‫المشروعات‬
‫مدير البرنامج‬ ‫اسم البرنامج‬
‫الادارة المعنية‬
‫(الجهة الطالبة‬
‫للمشروع(‬
‫تاريخ‬ ‫تاريخ‬ ‫مدة المشروع‬
‫رقم مركز التكلفة‬
‫النتهاء‬ ‫البدء‬ ‫المتوقعة‬
‫مرجع اعتمااد‬
‫المشروع‬
‫‪ .1‬نظرة عامة على المشروع‬

‫ذوو العلقة بالمشروع‬ ‫‪.2‬‬

‫ملحظات‬ ‫العلقة بالمشروع‬ ‫الوحدة‪/‬الادارة‬ ‫السم‬

‫وثائق المشروع نموذج (ب)‬

‫‪ .3‬تحليل المتطلبات‬

‫خ‬

‫‪ .4‬نطاق العمل العام للمشروع‬

‫‪ .5‬أهداف المشروع‬
‫‪.1‬‬

‫‪ .6‬الميزانية المرصوادة للمشروع‬

‫نعم‬ ‫هل الميزانية‬ ‫كتابة‬ ‫رقما‬
‫معتمدة؟‬
‫ل‪.‬‬
‫احتياجات التخطيط للمشروع‪:‬‬ ‫‪.7‬‬
‫م‪/‬غ‬ ‫الوحدة‪/‬الادارة‬ ‫المهام المطلوبة‬ ‫العد‬ ‫تصنيف الموراد‬ ‫م‬
‫‪.‬‬
‫التاريخ‪:‬‬ ‫مكتب إادارة المشاريع‬ ‫صفحة ‪ 1‬من ‪2‬‬

‫‪27‬‬ ‫إخاء لرعاية األيتام‬

 ‫إيضاح للوحة تدفق العمليات‬
‫التوصية باالعتماد من رئيس قطاع االستراتيجية بصفته مشرفًا على مكتب إدارة المشاريع‪:‬‬
‫تعرض الوثائق على رئيس قطاع االستراتيجية ويتم التوصية بها‪.‬‬

‫الرئيس التنفيذي‪:‬‬
‫المعتمد النهائي للوثائق بعد اطالعه‪.‬‬

‫في حالة الرفض من قبل الرئيس التنفيذي‪:‬‬

‫ُتعاد الوثائق لمكتب إدارة المشاريع لتعديل الالزم أو يتم حفظها‪.‬‬

‫أصحاب العالقة في المشروع‪:‬‬

‫أصحاب العالقة إدارة في إخاء ‪/‬شخص «مستشار»‪/‬جهة خارجية يتأثرون أو يؤثرون في المشروع‪.‬‬

‫المتابعة والتحكم‪:‬‬
‫ضمن مسؤوليات ومهام مكتب إدارة المشاريع المتابعة والتحكم‪ ،‬ورفع التقارير لإلدارة العليا ومعالجة التعثر إن وجد‪.‬‬

‫تعثر المشروع نموذج (ح)‪:‬‬

‫في حال تعثر المشروع أو عدم تنفيذه بالشكل المطلوب أو اعتذار مالك المشروع عن تنفيذه أو اختالف القيمة المالية للمشروع‬
‫أو عدم التزام مدير المشروع بإجراءات المشروع فيتم تعبئة النموذج لمعالجة التعثر كالتالي‪:‬‬
‫‪-‬إذا كان التغيير جذري يرفع للرئيس التنفيذي‬
‫‪ -‬إذا كان التغيير ثانوي ُيكتفى بتوقيعه من مدير مكتب إدارة المشاريع‪.‬‬

‫‪28‬‬
 ‫)‪Project Change Request (JCR‬‬ ‫طلب تغيري يف املشروع‬
‫م‬ ‫تاريخ اإلصدار‬ ‫رقم الطلب‬

‫معلومات املشروع‬ ‫‪.1‬‬

‫مدير املشروع‬ ‫اسم املشروع‬
‫مالك املبادرة‬ ‫رمز املشروع‬
‫اإلدارة املعنية‬
‫)اجلهة الطالبة للمشروع)‬
‫تاريخ‬ ‫تاريخ‬
‫رقم مركز التكلفة‬ ‫مدة املشروع‬
‫االنتهاء‬ ‫البدء‬

‫تفاصيل ومربرات طلب التغيري‬ ‫‪.9‬‬

‫طالب التغيري‬
‫وصف الطلب‬
‫السبب يف التغيري ومستنده‬
‫النهج املقرتح للحل‬

‫التأثري‬ ‫‪.3‬‬
‫نطاق املشروع‬
‫املخاطر‬
‫اجلدول الزمين‬
‫التكلفة‬
‫اجلودة‬
‫املوارد‬

‫حتليل درجة التغيري‬ ‫‪.4‬‬

‫قائمة التوزيع‬ ‫املوافقات املطلوبة‬ ‫جماالت التغيري املتأثرة حسب الدرجة‬ ‫درجة التغيري‬
‫تعثر المشروع نموذج (ح)‬ ‫املوارد البشرية‪،‬املالية‪،‬‬
‫إدارة املشاريع‬
‫املدير العام التنفيذي‬ ‫نطاق عمل املشروع‪ ،‬تكلفة املشروع‪ ،‬املراحل التعاقدية (تواريخ التسليم)‪ ،‬مدة املشروع‪.‬‬ ‫تغيري جذري *‬

‫الشؤون اإلدارية‪،‬إدارة‬ ‫مكتب إدارة املشاريع‬ ‫اخلطة األساسية للمشروع‪ ،‬خطة املشرتيات األساسية‪ ،‬تغيري مدير املشروع ‪ /‬املشرف‪ ،‬إعادة‬
‫تغيري رئيسي‪/‬ثانوي **‬
‫املشاريع‪ ،‬اإلدارة املعنية‬ ‫واإلدارة املعنية‬ ‫تسمية املشروع‬

‫أعدهـ‬ ‫‪.5‬‬
‫التاريخ‬ ‫التوقيع‬ ‫االسم‬ ‫الدور‬
‫مدير املشروع‬

‫تأييد الطلب من اجلهات ذات العالقة‬ ‫‪.6‬‬

‫التاريخ‬ ‫التوقيع‬ ‫االسم‬ ‫الدور‬
‫مالك املبادرة‬
‫** املوافقات أدناه مطلوبة إذا كان رئيسي‪ /‬ثانوي فقط‪.‬‬
‫املوافقة على الطلب‬ ‫‪.2‬‬
‫التاريخ‬ ‫التوقيع‬ ‫االسم‬ ‫االدارة‬
‫مكتب إدارة املشاريع‬

‫* املوافقات أدناه مطلوبة إذا كان التغيري جذري فقط‪.‬‬

‫اعتماد طلب التغيري‬ ‫‪.8‬‬
‫التاريخ‬ ‫التوقيع‬ ‫االسم‬ ‫الدور‬

‫املدير العام التنفيذي‬

‫‪ -‬نهاية الوثيقة ‪-‬‬

‫التاريخ ‪9112/11/92 :‬‬ ‫مكتب إدارة املشاريع‬ ‫صفحة ‪ 1‬من ‪1‬‬

‫‪29‬‬ ‫إخاء لرعاية األيتام‬

 ‫إيضاح للوحة تدفق العمليات‬
‫استالم المخرجات‪:‬‬
‫وهي الخطوة األهم في المشروع‪ ،‬ويتطلب هذا العمل انجاز المخرجات والجهود الفنية هي المتفق عليها في وثائق المشروع‬
‫سواء كانت مخرجات لمرحلة من المشروع أو مخرجات المشروع بشكل كامل وذلك وفق المواصفات ومعايير القبول‬
‫المعتمدة‪.‬‬

‫شهادة إنجاز (ط)‪:‬‬

‫يتم اصدار شهادة انجاز من ‪ PMO‬وذلك بعد استكمال االعمال اإلدارية‪.‬‬

‫‪30‬‬
 ‫شهادة إنجاز مخرجات مشروع‬

‫تاريخ اإلصدار‬ ‫رقم الشهادة‬

‫معلوما املشجوع‬ ‫‪.1‬‬

‫اسم الربنامج‬
‫اسم املشجوع‬
‫رمز املشجوع‬
‫اإلدارة‪ /‬املبادرة‪ /‬القطاع‬
‫مجكز التكلفة‬ ‫اختيار كتل اإلنشاء‪.‬‬ ‫تاريخ االنتهاء‬ ‫تاريخ البدء‬

‫املرخجاا املقدمة ‪:‬‬ ‫‪.9‬‬

‫عدد ‪ /‬نسبة‬
‫مستندا اإلجناز‬ ‫نسبة‬ ‫عدد ‪ /‬نسبة‬
‫التاريخ‬ ‫توقيعه‬ ‫اسم املسؤول‬ ‫اإلجناز‬ ‫اسم املُرخجج‬ ‫م‬
‫ووثائقه‬ ‫األداء‬ ‫املنجز حالياً‬
‫الرتاكمي‬

‫‪1‬‬

‫شهادة إنجاز نموذج (ط)‬ ‫تطبيق معايري إدارة املشاريع‬ ‫‪.4‬‬ ‫املوافقة على شهادة اإلجناز‪:‬‬ ‫‪.3‬‬
‫مت التحقق من تطبيق معايري إدارة املشاريع من الناحية‬ ‫مستوفية للمتطلبا‬

‫اإلدارية واإلاجائية فقط‪.‬‬

‫التاريخ‬ ‫التوقيع‬ ‫االسم‬ ‫العالقة‬
‫غري مستوفية للمتطلبا‬

‫التاريخ‬ ‫التوقيع‬ ‫االسم‬

‫مديج املشجوع‬

‫اعتماد وقبول املرخجاا ‪:‬‬ ‫‪.5‬‬

‫التاريخ‬ ‫التوقيع‬ ‫االسم‬ ‫العالقة‬

‫االعتماد النهائي واملصادقة‪:‬‬ ‫‪.6‬‬

‫التاريخ‬ ‫التوقيع‬ ‫االسم‬ ‫العالقة‬

‫الجئيس التنفيذي‬

‫‪ -‬نهاية الوثيقة ‪-‬‬

‫‪31‬‬ ‫إخاء لرعاية األيتام‬

 ‫إيضاح للوحة تدفق العمليات‬
‫لجنة قبول المخرجات‪:‬‬
‫ّ‬
‫المشكلة في بداية المشروع من قبل مالك المشروع ومدير‬ ‫وتعرف اللجان ذات االختصاص «اللجنة الفنية‪/‬التقنية‪/‬المالية‪».../‬‬
‫المشروع في نطاق العمل‪.‬‬

‫اغالق المشروع نموذج (ي)‪:‬‬

‫في المرحلة النهائية للمشروع يقوم مدير المشروع برفع شهادة إغالق المشروع في أحد األسباب التالية‪:‬‬

‫‪-‬إجازة المخرجات من لجنة قبول المخرجات‪ .‬وتحقيق أهداف المشروع وغرضه‪،‬‬

‫‪-‬تعثر المشروع وعدم القدرة على تحقيق أهدافه فيتم االغالق النهائي للمشروع وذلك باعتماد نموذج شهادة إغالق‬
‫ً‬
‫مغلقا‬ ‫المشروع نموذج (هـ) وبهذا يصبح المشروع‬

‫‪32‬‬
 ‫)‪Project Close-out Certificate (JCC‬‬ ‫شهادة إغالق المشروع‬
‫تاريخ اإلصدار‬
‫معلومات المشروع‬ ‫‪.1‬‬
‫مدير المشروع‬ ‫اسم المشروع‬
‫المشرف على المشروع‬ ‫رمز المشروع‬
‫اإلدارة المعنية‬
‫)الجهة الطالبة للمشروع)‬
‫رقم مركز‬ ‫تاريخ‬
‫تاريخ االنتهاء‬ ‫مدة المشروع‬
‫التكلفة‬ ‫البدء‬
‫تاريخ انتهاء العقد (إن وجد)‬ ‫رقم العقد(إن وجد)‬
‫المخرجات النهائية للمشروع‬ ‫‪.2‬‬
‫التكلفة‬
‫مالحظات‬ ‫المستند‬ ‫التاريخ‬ ‫بواسطة‬ ‫قبلت‬ ‫المسئول‬ ‫اسم المخرجات‬ ‫م‬
‫ر‪ .‬س‪.‬‬
‫اغالق المشروع نموذج (ي)‬
‫‪.1‬‬
‫لاير سعودي‬ ‫اإلجمالي النهائي لقيمة المخرجات المنفذة‬

‫تطبيق معايير إدارة المشاريع‬ ‫‪.4‬‬ ‫أعد الشهادة وأوصى بها‪:‬‬ ‫‪.3‬‬
‫تم التحقق من تطبيق معايير إدارة المشاريع من‬ ‫مستوفية للمتطلبات‬
‫الناحية اإلدارية واإلجرائية فقط‪.‬‬ ‫التاريخ‬ ‫التوقيع‬ ‫االسم‬ ‫العالقة‬
‫غير مستوفية للمتطلبات‬
‫التاريخ‬ ‫التوقيع‬ ‫االسم‬ ‫مدير‬
‫المشروع‬

‫‪ .1‬راجعها وأوصى باعتمادها‬

‫التاريخ‬ ‫التوقيع‬ ‫االسم‬ ‫الدور‬
‫المشرف على المشروع‬

‫مكتب إدارة المشاريع‬

‫‪ .2‬االعتماد النهائي إلغالق المشروع‬

‫التاريخ‬ ‫التوقيع‬ ‫االسم‬ ‫الدور‬

‫‪29/11/2017‬التاريخ ‪:‬‬ ‫‪JCC‬‬ ‫مكتب إدارة المشاريع‬ ‫صفحة ‪ 1‬من ‪2‬‬

‫‪33‬‬ ‫إخاء لرعاية األيتام‬

 ‫إيضاح للوحة تدفق العمليات‬
‫القياس والتقويم‪:‬‬
‫هي مرحلة تطبيق معايير محددة على مخرجات المشروع لقياسها وتقويمها واعطاء نتائج بصالحية مخرجات المشروع وتهدف‬
‫هذه العملية إلى معرفة مواطن الضعف والقوة في المخرج النهائي‪ .‬ولكي يعتبر المشروع منتهيا‪ ،‬فانه يجب اغالقه بطريقة‬
‫صحيحة وكاملة‪ .‬وبالطبع‪ ،‬ال يمكن البدء بعملية اغالق المشروع قبل ان يتم التأكد من انجاز جميع المخرجات بشكل كامل‪،‬‬
‫بالتزامن مع الحصول على الموافقة الرسمية من المالك‪.‬‬

‫‪ ‬تقرير إغالق المشروع نموذج (ك)‪:‬‬

‫هو عبارة عن تقرير يتم اعداده من قبل ادارة المشاريع كمرحلة‪.‬‬
‫اخيرة بتفاصيل المشروع التي تمت ومراحل التنفيذ والمخرجات‪.‬‬
‫التي انجزت ويتم عرضه على مالك المشروع وأصحاب العالقة‪.‬‬
‫في المشروع لغرض االستفادة من مشاريع مشابهة في المستقبل‪.‬‬

‫‪:EPM‬‬
‫هي عبارة عن قاعدة بيانات سحابية يتم رفع جميع وثائق المشاريع في المؤسسة لتوثيقها وحفظها ومشاركتها مع من يلزم‪.‬‬

‫‪34‬‬
 ‫تقرير إقفال المشروع‬
‫‪Project Closing Report‬‬

‫‪Project Name‬‬ ‫اسم املشروع‬

‫‪Concered Department‬‬ ‫اإلدارة املعنية‬
‫)‪(Project Requester‬‬ ‫(اجلهة الطالبة)‬

‫‪Project Code‬‬ ‫رقم املشروع‬

‫‪Issue Date‬‬ ‫تاريخ الوثيقة‬

‫تقرير إغالق المشروع نموذج (ك)‬

‫‪35‬‬ ‫إخاء لرعاية األيتام‬

 ‫منهجية عمل مكتب إدارة المشاريع‬
‫يعتمد مكتب إدارة المشاريع في إخاء منهجية المعهد األمريكي إلدارة المشاريع وهي مؤسسة غير ربحية ُتعنى بإدارة المشاريع‪،‬‬
‫وتطوير مهارة إدارة المشاريع عالميًا‪ ،‬وذلك عن طريق تقديم مجموعة من الخدمات إلدارة المشاريع‪ ،‬مثل وضع المعايير واألبحاث‬
‫والتعليم والنشر‪ ،‬واستضافة المؤتمرات والحلقات التدريبية‪.‬‬
‫ً‬
‫ثابتة في جميع مشروعات‬ ‫ً‬
‫لغة‬ ‫حيث قام مكتب إدارة المشاريع في إخاء بنمذجة العمل وفق المنهجية العالمية المعتمدة‪ ،‬لتكون‬
‫إخاء‪.‬‬

‫محفظة‬

‫برنامج‬ ‫برنامج‬

‫مشروع‬ ‫مشروع‬ ‫مشروع‬ ‫مشروع‬ ‫مشروع‬ ‫مشروع‬

‫‪36‬‬
 ‫هي مجموعة من المشاريع أو البرامج أو العمليات األخرى‬
‫محفظة ‪Portfolio‬‬
‫التي تحقق‪ ‬هدف استراتيجي معين من أهداف المؤسسة‪.‬‬

‫مجموعة من المشاريع ذات العالقة‪ ،‬يتم تضمينها في‬

‫برامج ‪Programs‬‬
‫برنامج واحد‪.‬‬

‫المشروع هو المساعي المحددة البداية و النهاية من أجل‬

‫مشاريع ‪Projects‬‬
‫صنع منتج أو خدمة أو نتيجة محددة‪.‬‬

‫‪37‬‬ ‫إخاء لرعاية األيتام‬

 ‫المعرفة ننقلها لكم‬

‫بادرة تطلقها إخاء لنشر األصول المعرفية‬

‫وتصديرها للمجتمع ومؤسساته لتعزيز ثقافة التأزر والتعاون‬
‫وترسيخ ثقافة التعلم المستمر‬

‫لتصلك إصداراتنا المعرفية أرسل إشتراك‬

‫‪0533666225‬‬ ‫‪k.m@ekhaa.org.sa‬‬

‫‪38‬‬
‫الرقم الموحد ‪920011939‬‬